DATUM VERGADERING
27jUnİ2013
DATUM BEHANDELING IN
D&H
21
tTieī
2013
BIJLAGE(N) AGENDAPUNTNUMMER
commissie 0 MBH (12 juni 2013)
^
AAN DE V E R E N I G D E V E R G A D E R I N G
B1300273
R E A C T I E OP HET A C C O U N T A N T S V E R S L A G J A A R R E K E N I N G 2 0 1 2
1.
Aanleiding Op 5 april 2013 heef t de accountant na af ronding van de controle op de jaarrekening 2012 een accountantsverslag geschreven. Dit document is ambtelijk besproken in de DR van 17 april j l . De Auditcommissie heef t in zijn vergadering van 23 april j l . kennisgenomen van de inhoud van het accountantsverslag. De accountant heef t hierbij een korte toelichting gegeven. Bij deze ontvangt u de reactie van het college op het accountantsverslag.
2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. kennis te nemen van het accountantsverslag jaarrekening 2012; 2. kennis te nemen van de reactie van het college van dijkgraaf en heemraden op dit accountantsverslag.
3.
Motivering Algemeen In 2012 is het waterschap er voor de eerste keer in geslaagd om zowel voor het aspect getrouwheid als voor rechtmatigheid een goedkeurende verklaring te verkrijgen. Het oordeel van de accountant is voor het college een bevestiging dat de f inanciële beheersing van de organisatie zich weer verder heef t ontwikkeld. In de controleverklaring is opgenomen dat de jaarrekening voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. De Auditcommissie hee f t in haar vergadering van 23 april 2013 de jaarrekening en het verslag van de accountant behandeld. De accountant heeft in deze bijeenkomst een toelichting gegeven op zijn controle en rapportage. De Auditcommissie heef t postief geadviseerd. In het onderstaande wordt per paragraaf van het accountantsverslag - daar waar aanbevelingen door de accountant worden gedaan - de reactie van het college van dijkgraaf en heemraden weergegeven.
2.4 Ontwikkeling
beschouwing
toekomst
De accountant heef t vastgesteld dat de meerjarenraming niet structureel sluitend is. Het Waterschapsbesluit (art 4.6 lid 1) schrijf t voor dat er in beginsel sprake moet zijn van een structureel sluitende (meerjaren) raming. Geadviseerd wordt maatregelen te tref f en om te komen tot een sluitende meerjarenraming. Bij de bestuurlijke behandeling van de
waterschap
Hollandse Delta
DATUM VERGADERING ONDERWERP
27 jUľ1İ 2013 PAGINA Reactie op het accountantsverslag jaarrekening 2012
2
begroting 2013 e.v. is uitvoerig gesproken over de hoogte van de belastingopbrengst. Dit heeft geresulteerd in een structurele belastingverhoging van 0,5Vo. Hiermee is het begrotingsjaar 2013 sluitend. Meerjarig is vanaf 2014 geen sprake van een sluitende begroting. Bij het opstellen van de begroting 2014 wordt de aanbeveling van de accountant in acht genomen en is het streven om te komen tot een sluitende meerjarenraming 2014-2018.
waterschap
4.1 Administratieve organisatie en interne beheersing 2012 - Algemeen
Hollandse Delta
De accountant heeft vastgesteld dat, middels de verbeteragenda, de voortgang van verbeteringen wordt gemonitord en dat verbeteringen zijn gerealiseerd. De accountant geeft aan dat monitoring nu vooral vanuit concerncontrol plaatsvindt, maar dat het van belang is dat de verbeteringpunten een plek krijgen in de gehele organisatie en dat de goede werking van de geïmplementeerde verbeteringen wordt bewaakt. Het risico is dat niet wordt doorgepakt en dat verbeteringen niet tot het gewenste effect leiden. Zowel bestuurlijk vanuit het college als ambtelijk vanuit de directieraad wordt nadrukkelijk gestuurd op het realiseren van de voorgenomen verbeteringen. De uitdaging hierbij is dat het management steeds beter zijn rol oppakt waarbij het 'in-controľ komen en blijven een onderdeel is van de dagelijkse bedrijfsvoering. 5.1 Controle rechtmatigheid - algemeen De accountant heeft vastgesteld (mede op basis van de uitgevoerde interne controle) dat bij een aantal inkoopdossiers de EU-aanbestedingsregels ten onrechte niet zijn nageleefd. Dit resulteert in een rechtmatigheidsfout van C 925.000,-- over het boekjaar 2012. Een deel van deze fout (C 275.000,-) betreft een na-ijleffect uit voorgaande jaren. Het werken met zogenaamde inkoopactieplannen per afdeling moet waarborgen dat in de toekomst dergelijke fouten niet meer worden gemaakt. 5.2 Begrotingsrechtmatigheid De accountant heeft overschrijdingen vastgesteld van de begrote (netto) kosten van drie investeringskredieten en van de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging op het programma Watersysteem op orde en op het programma Wegen op orde. De overschrijdingen zijn toereikend geanalyseerd en wegen derhalve niet mee in de oordeelsvorming van de accountant inzake rechtmatigheid. De accountant adviseert om in het vervolg een paragraaf rechtmatigheid op te nemen in het jaarverslag. Hierin wordt verantwoording afgelegd over het rechtmatig handelen. Deze aanbeveling wordt door het college overgenomen en in de verbeteragenda opgenomen. 6. Frauderisico De accountant signaleert dat frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormen van de interne beheersingsomgeving en dat het belang van het vermijden en ontdekken van fraude niet voldoende uit de administratie blijkt. Het college onderschrijft het frauderisico zoals door de accountant wordt geschetst. Het college is evenwel van mening dat de governance structuur bij WSHD voldoende borging biedt om fraude zoveel als mogelijk te vermijden. Daarnaast heeft de organisatie in 2012 de nodige intensieve aandacht besteed aan het onderwerp "integriteit en fraude". Het gehele personeel heeft een workshop gevolgd over dit onderwerp. Ook is een zogenaamde geldstroomanalyse uitgevoerd op betalingen door een externe forensisch accountant. Hieruit is geen bevinding naar voren gekomen die duidt op fraude.
4.
Risico's Niet van toepassing.
DATUM VERGADERING ONDERWERP
27jUľlİ2013 PAGINA Reactie op het accountantsverslag jaarrekening 2012
3
5. Gevolgen a.
Financieel: Niet van toepassing.
b.
Personeel: Niet van toepassing.
c.
Juridisch: Niet van toepassing.
d.
Duurzaamheid: Niet van toepassing.
e.
Communicatief: Niet van toepassing.
g.
Wijze van publiceren: 13 Niet van toepassing D Intranet O Internet D Terinzagelegging D Pers
waterschap
Hollandse Delta
6. V e r d e r e a a n p a k / p r o c e d u r e De aanbevelingen van de accountant die zijn overgenomen door het college worden opgenomen op de interne Verbeteragenda ten einde de voortgang van de verbeteringen te monitoren.
7. E v a l u a t i e Niet van toepassing.
Dijkgraaf en heemraden, secretaris-directeur,
dijkgraaf,
drs. A.A. van Vliet
ing. J.M. Geluk.
Bijlagen ( 1 ) Accountantsverslag jaarrekeningen 2012
Rapport uitgebracht aan de leden van het algemeen bestuur van het waterschap Hollandse Delta Accountantsverslag jaarrekening 2012
Deloitte
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Aan de leden van het algemeen bestuur van het waterschap Hollandse Delta Postbus 4103 2980 GC RIDDERKERK
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
5 april 2013
drs. J. Schot RA
130410Zmv75501
Onderwerp
Uw kenmerk
Accountantsverslag jaarrekening 2012 Geachte leden van het algemeen bestuur, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2012. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Voorts treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en resultaat. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van dijkgraaf en heemraden van waterschap Hollandse Delta. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij hebben de jaarrekening 2012 gecontroleerd. Wij zijn voornemens om bij deze jaarrekening een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Dit accountantsverslag bespreken wij met uw auditcommissie op 23 april 2013. Bij die gelegenheid beantwoorden wij ook graag uw eventuele vragen. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur (VV) en het college. Het is zonder voorafgaande toestemming niet toegestaan om dit accountantsverslag te publiceren. Dit geldt ook voor de publicatie op uw website. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag openbaar te maken ten behoeve van de bestuurlijke behandeling in het algemeen bestuur. Hoogachtend, Deloitte
W.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of
Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte 2 5 april 2013 130410
Inhoud Managementsamenvatting
3
1. Inleiding
5
1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt 1.2 Gezamenlijkerisicoanalyseals basis 1.3 Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
2. Uw vermogen en resultaat 2.1 2.2 2.3 2.4
Vermogen Resultaat Vermogenspositie en schuldpositie Ontwikkeling beschouwing toekomst (ontwikkeling)
3. Controlebevindingen jaarrekening 2012 3.1 3.2 3.3 3.4
5 5 6
7 7 8 9 9
10
Verloop controle Risico' s in de jaarrekening - Garantstelling HVC Toepassen nota AWA (activeren, waarderen en afschrijven) Tijdigheid en volledigheid van subsidies
10 10 11 11
4. Administratieve organisatie en interne beheersing 2012
11
4.1 Algemeen 4.2 Automatisering
5. Controle rechtmatigheid
11 12
12
5.1 Algemeen
12
5.2 Begrotingsrechtmatigheid
12
6. Frauderisico
14
7. Tenslotte
15
I Ë
1i ö
O f«« 1
M VO "—j 1 1 *™" «rî OP
C
B
11 c
O
XS
8 e ex
c
u 1 c O O
1 1 į C
c O
WD CS
O
os n O)
1 O
e
2o
S
li w
m
0) WD 03
co
—Í
I
C
nzekei•heder
Ē
O
ox.
5.
onzekerheden
'5
ìĩ
1 9
fa
i MM
^
>
> 2
z
z
z'
>
z'
> Z'
c B 'H c -O
c 4)
M C C
I e
c ų ŭ Ü
s mm
C
«2 -Ē
S Í > O
B
c m
J
O
c
c
c
ŬJ O
5
Ü
G >
I
CL,
8 » 1Î
I
c B
í
•c
1
I
00
JU
c
1)
ra
c
J fi)
sE I c
N CN CN E O JȒ "O
ĎO c CL CN « 1'Ē c l yi
I B 1ü
E
T3 C
T3
îi
Si
•O
iá -O
1 üI ë8 Ie c
C
J
o8
a
c B 6
Ü
O
g
WC
B 'E « ei «—i O
5 o Is
J Ä
Gř w
E es -o
3
|
B Ä
s
«2 Ei l i Ie IJS 1E «5 « 11
al
o O
I
I
1 1
S3 c E 3 •S H c •o -m
I
B
u
E B 'E
es B es
a
9
es
I
1
E a I
I
J2 ft
I
Sž
B
.ie
Deloitte 5 5 april 2013 130410
1. Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen uw waterschap en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken formeel bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 24 oktober 2012 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2012.
1.2 Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico's waar u als waterschap mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en ver tegenwoordigers van uw waterschap (bestuur en management) en maakt deel uit van ons preauditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico's en de risico's in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie zal focus liggen op de risico's in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen dienen te resulteren in verantwoorde transacties in de jaarrekening. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaar rekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functio neert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussen tijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de proces- en programmarisico's, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IC) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin, wanneer dit aan de orde is, opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. De managementletter (kenmerk 1217007mvZ5501) is op 21 december 2012 aan het college van dijkgraaf en heemraden aangeboden en vervolgens ook besproken in de auditcommissie. Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (Waterschapsbesluit), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren.
Deloitte 6 5 april 2013 130410 Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Waterschapsbesluit. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag. Op 4 maart 2013 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De conceptjaarrekening was bij de start van de controle gereed. Het controleproces is voorspoedig opgelopen. Bij aanvang van de balanscontrole was de kwaliteit van de ter controle aangeboden conceptjaarrekening en het bijbehorende jaarrekeningdossier goed te noemen. De dossiervorming was adequaat en tevens hebben wij volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle en de daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in dit verslag opgenomen. Wij vragen de komende periode uw aandacht voor het opvolgen van de gegeven adviezen die naar onze mening direct bijdragen aan een verbetering van de verslaglegging, het inzicht in de financiële positie dan wel de verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. Wij adviseren u om de follow-up van de bevindingen te bewaken.
1.3 Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van accountants (het NBA) opgenomen in de "Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant" (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het 'normenkader' waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. In navolgend overzicht hebben wij onze dienstverlening aan uw organisatie samengevat: Controle gerelateerde diensten
»
Controle jaarrekening 2012
»
Controle diverse specifieke verantwoordingen
Adviesdiensten
«
Fiscale advisering
« Cursussen »
Geldstroomanalyse
Deloitte 7 5 april 2013 130410 Op basis van onze toetsing aan het 'normenkader' en waar nodig aanvullend getroffen maatrege len concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij uw waterschap in 2012 voldoende is gewaarborgd.
2. Uw vermogen en resultaat In de volgende paragrafen geven wij onze analyse van het resultaat en het vermogen van uw waterschap.
2.1 Vermogen In het Waterschapsbesluit, de verslaggevingsregels van waterschappen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de exploitatierekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt C 10.704.000 nadelig (2011: C 2.613.000 nadelig). In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (xC 1.000): 2010
201 1
2012
Stand van de reserves per 1 januari
36.016
41.853
39.242
Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar
-6.897
-4.714
-14.446
Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening
12.734
2.102
3.742
5.837
-2.613
-10.704
41.853
39.242
28.538
Ontwikkeling Eigen Vermogen
Totaal (resultaat vóór bestemming)
Stand per 31 december
De afname van het eigen vermogen wordt in belangrijke mate veroorzaakt door de extra afschrijving/afboeking naar aanleiding van de nieuwe nota 'activeren, waarderen en afscririjven' waarvan het nadelige effect grotendeels gedekt is uit de reserves.
DAlnitta I 1# I l i
m\»
^0
8 5 april 2013 130410 In een grafiek ziet het verloop van het eigen vermogen er als volgt uit:
Eigen vermogen per 31 december 45.000 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 2009
2010
2011
2012
Eigen vermogen per 31 december
2.2 Resultaat Het exploitatieresultaat 2012 is beïnvloed door een aantal incidentele baten en lasten. Deze incidentele baten en lasten zijn in paragraaf 2.2 van het jaarverslag weergegeven. Het "genormaliseerde" exploitatieresultaat 2012 kan op hoofdlijnen als volgt worden berekend: Resultaat na bestemming 2012 ( ľ miljoen) ;:
* = nadelig effect: - = voordelig effect
Overschot 3,7
Incidentele baten
-17,3
Incidentele lasten
17,5
Genormaliseerd resultaat 2012
Overschot 3,9
Voor een meer uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2012 verwijzen wij naar de toelichting op de jaarrekening. In de inleiding van de jaarstukken wordt de afwijking ten opzichte van de begroting na wijziging toegelicht. Zichtbaar is dat het uiteindelijke resultaat na bestemming positiever uitvalt dan begroot na wijziging. Ook in voorgaande jaren is gebleken dat er voorzichtig wordt begroot en dat de uiteindelijke realisatie positiever uitkomt dan geraamd.
5 april 2013 130410
2.3 Vermogenspositie en schuldpositie Voor een goed zicht in de vermogenspositie is een beoordeling van de schuldenpositie een goede invalshoek. Hierbij staat de vraag centraal: 'In hoeverre is het bezit van het waterschap belast met schulden'. Als definitie van schuld wordt uitgegaan van de som van langlopende en kortlopende schuldverplichtingen en de voorzieningen. De netto schuld is de schuld minus de kortlopende vorderingen en liquide middelen. De financieel vaste activa worden buiten beschouwing gelaten omdat deze vaak een langlopend karakter hebben en uitstaan met een publiek doel. De schuldpositie van uw waterschap is in 2012 afgenomen met C 7 miljoen. In het volgende overzicht is de ontwikkeling van uw schuldpositie weergegeven afgezet tegen het gemiddelde van de waterschappen in Nederland.
Hollandse Delta 2010
Netto schuld
(bemiddelde
Hollandse
(bemiddelde ,
waterschappen 2010
C 273 miljoen
Delta 201 1
Hollandse
1
waterschappen 2011
C 262 miljoen
Delta 2012 C 255 miljoen
Debt ratio
8996
8896
8996
8896
9196
Netto schuld/exploitatie
1,71
2,30
1,68
2,38
1,62
C313
C355
C301
C371
C293
Netto schuld/inwoner
Debt ratio: Totaal vreemd vermogen/Totaal vermogen (balanstotaal) Uitgaande van het kengetal 'netto schuld/exploitatie' heeft uw waterschap in 2011 de op drie na laagste schuldpositie van alle waterschappen van in totaal 25 waterschappen. Dit is een positieve ontwikkeling en het betekent dat de exploitatie steeds minder wordt belast met rentelasten.
2.4 Ontwikkeling beschouwing toekomst (ontwikkeling) In de meerjarenraming 2013-2017 is in 2013 een overschot geraamd, maar vanaf 2014 is sprake van een negatief exploitatieresultaat oplopend van C 1,1 miljoen in 2014 tot C 3,8 miljoen in 2017 (na bestemming).
Deloitte 10
5 april 2013 130410 Uw organisatie wijkt hiermee af van het Waterschapsbesluit waar in art. 4.6 lid 1 het volgende wordt gesteld: 'De meerjarenraming moet in beginsel structureel sluitend zijn, dat wil zeggen dat lasten en baten aan het einde van de meerjarenperiode in evenwicht moeten zijn. Ook bij de beoordeling van de begroting door zowel het algemeen bestuur als de toezichthouder speelt de meerjarenraming een rol.'
In voorgaande jaren is steeds gebleken dat de realisatie positiever uitvalt dan vooraf geraamd. Het is mogelijk dat dit ook in de komende jaren het geval zal zijn en dat het geraamde tekort zich niet in de realisatie zal voordoen. Het risico van de door u gehanteerde werkwijze is dat de budgetten volledig worden uitgeput en dat het tekort zich daadwerkelijk voordat. Wij adviseren u daarom maatregelen te treffen om te komen tot een sluitende meerjarenraming, bijvoorbeeld door de betreffende budgetten scherper te begroten. Wij merken overigens op dat wij geen accountantscontrole hebben uitgevoerd op de begroting.
3. Controlebevindingen jaarrekening 2012 3.1 Verloop controle Bij aanvang van de jaarrekeningcontrole was de kwaliteit van de ter controle aangeboden concept jaarrekening voldoende om onze controle te kunnen uitvoeren. De dossiervorming was adequaat en tevens hebben wij volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. Onze werkzaamheden zijn inmiddels afgerond en wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij de volgende bevindingen.
3.2 Risico's in de jaarrekening - Garantstelling HVC Samen met vier andere waterschappen participeert Hollandse Delta in de GR Slibverwerking. De GR houdt, namens de deelnemende waterschappen, 129b van de aandelen in het kapitaal van NV Huisvuilcentrale Noord-Holland (HVC). Uw waterschap staat samen met deze vier andere waterschappen garant voor een deel van de leningenportefeuille van HVC alsook voor een deel van het rekening-courant krediet. Deze garantstelling bedraagt momenteel voor uw organisatie 289fc van de restant schuld van C 52 miljoen plus het rekening courant krediet van C 10 miljoen. De garantstelling bedraagt derhalve circa C 17 miljoen. Uit recente openbare berichtgeving is gebleken dat de financiële positie van HVC onder druk staat. Dit betekent dat het risico op deze garantstelling voor uw organisatie is toegenomen. In de jaarstukken is dit risico uiteengezet op pagina 87 en 88.
Deloitte l i
5 april 2013 130410
3.3 Toepassen nota AWA (activeren, waarderen en afschrijven) Bij het bespreken van het auditplan, heeft de Auditcommissie aan ons gevraagd specifiek aandacht te besteden aan het toepassen van de nota AWA. Wij hebben bij de controle van de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa vastgesteld dat de nota AWA goed is toegepast in 2012.
3.4 Tijdigheid en volledigheid van subsidies Bij de controle van de jaarrekening 2012 hebben wij op verzoek van de Auditcommissie aandacht besteed aan de tijdigheid en volledigheid van subsidies. Wij maken naar aanleiding van onze controle de volgende opmerking. Wij hebben vastgesteld dat in de debiteuren een vordering op gemeente Ridderkerk van ruim C 113.000 is opgenomen ten aanzien van het project 'verkeersafwikkeling IJsselmondse Knoop'. Wij hebben vastgesteld dat naar aanleiding van de subsidiecontrole van dit project, deze vordering is gecorrigeerd en dat er een schuld aan Ridderkerk is van bijna C 22.000. Het verschil van C 135.000 was niet meer verwerkt in de concept jaarrekening 2012. In de definitieve jaarrekening 2012 is deze fout hersteld.
4. Administratieve organisatie en interne beheersing 2012 4.1
Algemeen
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2012 een interim controle uitgevoerd. Deze interim-controle is in belangrijke mate gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en de interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarreke ning opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter, De managementletter (kenmerk 121700AnvZ5501) is op 21 december 2012 (kenmerk: 121505AaZ5501) uitgebracht en besproken met het management en de auditcommissie. Voor onze adviespunten verwijzen wij u verder naar onze managementletter. Wij hebben vastgesteld dat u op basis van de verbeteragenda de voortgang van de verbeteringen monitort. Ook in 2012 zijn verbeteringen gerealiseerd. Dit gebeurt nu vooral vanuit de controlfunctie. Het is van belang dat de verbeteringen een plek krijgen in de gehele organisatie en dat de goede werking van de geïmplementeerde verbeteringen wordt bewaakt. Het risico is dat niet wordt doorgepakt en de verbeteringen niet tot het gewenste effect leiden.
12 5 april 2013 130410
4.2
Automatisering
Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW maken wij jaarlijks melding van de bij de controle van de jaarrekening opgedane bevindingen over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Bij onze controle zijn geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking gebleken, waarvan wij aan u zouden moeten rapporteren.
5. Controle rechtmatigheid 5.1
Algemeen
Met de invoering van het Waterschapsbesluit is rechtmatigheid vanaf 2009 een onderdeel van de accountantscontrole. In 2008 is uw organisatie gestart met het opstellen van een normen- en toetsingskader en het uitvoeren van interne controles. Rechtmatigheid is hiermee een vast onderdeel geworden van uw interne en externe controle. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van de interne controles en bevindingen van de interne controle relevant voor de rechtmatigheid hebben wij betrokken in onze oordeelsvorming ten aanzien van rechtmatigheid. Wij hebben de werkzaamheden van de interne controle getoetst en vastgesteld dat de kwaliteit deze werkzaamheden toereikend is zodat wij op deze werkzaamheden kunnen steunen voor onze controle. Uit de interne controle is gebleken dat bij een aantal inkoopdossiers ten onrechte de EUaanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Dit resulteert in een rechtmatigheidsfout van C 925.000. Ons is meegedeeld dat intern inmiddels acties zijn uitgezet op de betreffende afdeling om dergelijke onrechtmatigheden in te toekomst te voorkomen. De omvang van deze fout ligt nog onder de goedkeuringstolerantie en heeft daarom per saldo geen gevolgen voor het oordeel van onze controleverklaring.
5.2
Begrotingsrechtmatigheid
Op 3 investeringskredieten is een overschrijding geconstateerd voor in totaal C 111.000. In de toelichting in de jaarstukken is in bijlage 1 een toelichting opgenomen op deze begrotingsonrechtmatigheden.
13 5 april 2013 130410 Uit deze analyse blijkt, dat het gaat om overschrijdingen die volgens de kadernota rechtmatigheid niet hoeven worden meegenomen in de oordeelsvorming van de accountant. Op programma 2 - Watersysteem op orde en op programma 4 - Wegen op Orde is een overschrijding geconstateerd van de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging. De analyse van deze begrotingsonrechtmatigheid is gemaakt door uw organisatie, maar niet opgenomen in de toelichting op het programma. Conform de standpunten in de kadernota rechtmatigheid, adviseren wij u om deze toelichting volgend jaar in de jaarrekening op te laten nemen. De analyse, die wij van uw organisatie hebben ontvangen, luidt als volgt: Programma 2 - Watersysteem op orde C 803.000 De overschrijding op dit programma wordt met name veroorzaakt door hoger kosten (C 655.000) voor baggeren als gevolg van besteksafwijkingen en vergoedingen aan derden in de Hoekse Waard. De overschrijding is bekend geworden in oktober 2012. Vanwege het late tijdstip waarop dit bekend werd kon geen begrotingswijziging meer worden gemaakt. In de commissie Water van 5 november 2012 heeft de portefeuillehouder medegedeeld dat er een behoorlijke overschrijding van tijd en budget verwacht werd als gevolg van een bestek dat niet op orde was. Daarnaast is sprake van een overschrijding op de kosten voor monitoring watersystemen doordat de afrekening van Aquon circa C 240.000 hoger is dan begroot. Deze informatie is pas bekend geworden bij het opstellen van de jaarrekening van Aquon en kon derhalve niet eerder worden gemeld. Bij de Bestuursrapportages zijn de budgetten voor monitoring watersystemen overigens al aangepast op basis van de tussentijdse informatie van Aquon. Naar onze mening weegt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee voor het oordeel van de accountant over rechtmatigheid, aangezien: » de kostenoverschrijding betrekking heeft op activiteiten die passen binnen het bestaande beleid; » deze kostenoverschrijding niet eerder gesignaleerd en gemeld kon worden; en « de afwijkingen zijn toegelicht in de jaarrekening. Programma 4 - Wegen op Orde C 314.000 De overschrijding op dit programma wordt veroorzaakt door hogere kosten (6 138.000) voor gladheidsbestrijding in december 2012. Verder zijn de kosten voor onderhoud openbare verlichting C 181.000 hoger dan begroot doordat in 2012 rekening is gehouden met de afrekening van kosten met gemeenten van oude jaren (en 2012). Deze kosten zijn pas begin 2013 inzichtelijk geworden. Overigens is, vanwege dezelfde oorzaak, de bijdrage van derden voor onderhoud aan openbare verlichting dat wij voor gemeenten uitvoeren, C 46.000 hoger dan begroot. De van de gemeenten ontvangen bijdrage in het kader van de Wet herverdeling wegen is C 78.000 lager. Dit komt door de bijstelling door het Rijk van de indexering na het opstellen van Burap 2.
14 5 april 2013 130410 Tot slot was de gewenningsbijdrage die WSHD ontvangt van de provincie C 288.000 lager dan begroot. Dit werd enerzijds veroorzaakt doordat een deel van deze bijdrage al in 2011 is gerealiseerd. Anderzijds wordt een deel van fietspaden later dan gepland opengesteld waardoor het recht op de gewenningsbijdrage ook later ontstaat. Naar onze mening weegt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee voor het oordeel van de accountant over rechtmatigheid, aangezien: » de kostenoverschrijding betrekking heeft op activiteiten die passen binnen het bestaande beleid; » deze kostenoverschrijding niet eerder gesignaleerd en gemeld kon worden; en «» de afwijkingen zijn toegelicht in de jaarrekening. De conclusie is, dat deze begrotingsonrechtmatigheden niet in het oordeel ten behoeve van de controleverklaring worden betrokken. Wij adviseren u om in de jaarrekening 2013 in een paragraaf Rechtmatigheid verantwoording af te laten leggen door het college aan de VV over het rechtmatig handelen.
6. Frauderisico Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een profes sioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico's, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke frau des van materieel belang te voorkomen, en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communi ceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerk zaamheden worden ondernomen, de verenigde vergadering. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw waterschap, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Als onderdeel van onze controle hebben wij het management verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het management daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan.
Deloitte 15 5 april 2013 130410 Tijdens deze gesprekken heeft het management aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico's en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Zo is bijvoorbeeld in 2012 een geldstroomanalyse uitgevoerd op de betalingen door forensische accountants. Tegelijkertijd stellen wij vast dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving en dat uit de administratie (managementnotulen, bedrijfsplannen etc.) bijvoorbeeld geen vastleggingen blijken die het belang illustreren dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor bedrijven, instellingen en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing attenderen wij u op bijgesloten folder 'Frauderisicoanalyse door directie en toezichthoudend orgaan" en adviseren het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten uitmaken van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico's te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing. Wij hebben conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het "omzeilen" van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaal boekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico's van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2012 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
7. Tenslotte Wij vertrouwen erop dat wij met deze rapportage een zinvolle bijdrage leveren aan de bestuurlijke behandeling van de jaąrrejřening en dat deze rapportage bijdraagt aan een verdere verbetering van interne en extjsrrĩepmslaggeving van uw waterschap. Hoogachtend, Deloitte^cc^utìtani lanRA
