Crisiscoördinatoren, ROP-coördinatoren en communicatiepersoneel van alle zorginstellingen uit de regio Midden-Nederland
Heelkundige Specialismen Traumacentrum Midden Nederland Directeur: drs. L.L. van Spengler Universitair Medisch Centrum Utrecht Postbus 85500 (hpnr.G.04.228) 3508 GA Utrecht
tel. E-mail
088 – 75 59621
[email protected]
Datum 28 april 2014
Ons kenmerk 022-14
Onderwerp : Versterkingsprogramma Crisiscommunicatie
Uw kenmerk
Beste collega’s, Binnenkort start het regionale Versterkingsprogramma Crisiscommunicatie. Dit programma richt zich primair op het communicatiepersoneel, maar ook op crisiscoördinatoren, ROPcoördinatoren en functionarissen uit het CBT en OCT en is bedoeld om hun kennis op het gebied van crisiscommunicatie te verdiepen. In samenspraak met enkele communicatieprofessionals uit de regio hebben we een opleidingsplan opgezet dat aansluit bij de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied crisiscommunicatie. Er wordt gewerkt vanuit de visie dat crisiscommunicatie een operationeel proces is, waarbij de impact van de gebeurtenis op getroffenen het vertrekpunt is en er langs de doelstellingen informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving met de doelgroepen wordt gecommuniceerd. Het opleidingsprogramma biedt handvatten om in geval van crisis proactief en langs heldere werkprocessen aan de slag te gaan. E-learning module Alle communicatiepersoneel dat deelneemt aan het Versterkingsprogramma Crisiscommunicatie start met een verplichte e-learning module. Deze module vormt de basis voor de functietrainingen en neemt maximaal vier uur tijd in beslag. Medewerkers kunnen de e-learning module op eigen gelegenheid - doch uiterlijk voor 1 juli 2014 - doorlopen. Daarna starten de functietrainingen. Functietrainingen De functietrainingen zijn bedoeld om iedereen op zijn functie of rol tijdens een crisis voor te bereiden. De beschrijvingen en de data van de (functie)trainingen staan in de bijlage bij deze brief. Kosten Het Versterkingsprogramma Crisiscommunicatie wordt betaald vanuit het OTOstimuleringsbudget.
Aanmelden Aanmelden kan tot en met 31 mei 2014 via bijgevoegd inschrijfformulier. Mail het ingevulde formulier aan Marlène van Vijfeijken van het Traumazorg Netwerk Midden-Nederland. Deelname geschiedt op volgorde van aanmelding. Bij een eventuele ‘over inschrijving’ zullen wij vanuit het Traumacentrum proberen extra cursusdata te plannen. Dit zal overigens dit jaar in beperkte mate mogelijk zijn. Bevestiging U krijgt een bevestiging van deelname. In deze bevestiging staat tevens op welke locatie de training/oefening zal plaatsvinden. Ook ontvangt u richtlijnen voor het volgen van de elearning module. Meer informatie We hopen dat wij u hiermee een passend opleidingsprogramma hebben aangeboden en zien met belangstelling uit naar de aanmeldingen. Heeft u in de tussentijd nog vragen? Neem dan contact op met Marlène van Vijfeijken, communicatieadviseur van het Traumazorg Netwerk Midden-Nederland op T. 088 – 75 596 78 of M. 06 – 337 24 380.
Met vriendelijke groet,
Lukas van Spengler, directeur Traumazorg Netwerk Midden-Nederland coördinator Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ)
2
Bijlage (overzicht functietrainingen en oefeningen crisiscommunicatie) Kennisbijeenkomst Crisis- en (ROP)coördinatoren en leden van CBT en OCT (een dagdeel) Maximaal 18 deelnemers. Begeleiders: Hans Siepel en Frank Havik
Datum: dinsdag 1 juli 13.00 -16.30 uur Met de deelnemers gaan wij in deze bijeenkomst in gesprek over de maatschappelijke transformatie. Aan de hand van een aantal voorbeelden wordt op hoofdlijnen de gevolgen voor de communicatie doordacht: we duiden fundamentele maatschappelijke veranderingen; we geven met voorbeelden aan, wat daarvan de impact is op de effectiviteit en geloofwaardigheid van de woordvoering namens de gemeente. We gaan met de bestuurders of operationeel leiders in gesprek wat crisiscommunicatie is op basis van schadebeperking, informatievoorziening en betekenisgeving. Er wordt gewerkt aan de hand van theorie en veel praktijkvoorbeelden.
Functietraining communicatiepersoneel (‘aanpakkers’) (een dagdeel) Maximaal 18 deelnemers. Begeleiders: Hans Siepel en Frank Havik
Datum: vrijdag 4 juli 09.00 -12.30 uur Beschrijving Dit is een actieve training van één dagdeel voor alle medewerkers die als persvoorlichter, publieksvoorlichter of als webredacteur werken. Ook hier geldt het principe van flexibele inzetbaarheid. Procesmedewerkers beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om alle functies in beide teams te vervullen. In die rol moeten ze van alles doen, maar zeker ook snel en zorgvuldig teksten aanleveren. We hebben het dan over het liveblog, de publieksteksten, maar ook Q&A's en tweets. Aanpak Aan het begin van de dag zullen we vaststellen wie wordt geacht welke teksten tijdens een crisis 'op te leveren'. Daarna gaan we direct aan het werk (aan de hand van een gefingeerde oefensituatie). In het begin zal de tijdsdruk niet zo groot zijn, maar die voeren we wel op. Zo zal er op enig moment met de Q&A-schrijvers een afspraak worden gemaakt dat ze minimaal elk half uur de veelgestelde vragen een update geven en het liveblog bijwerken. Er wordt gewerkt met een op maat gemaakt scenario en gebruik gemaakt van een oefenomgeving. Dit om de werkelijkheid van een crisissituatie zoveel mogelijk te benaderen. In deze virtuele omgeving wordt de 'reactie' en 'beleving' van de samenleving zichtbaar gemaakt. Talloze twitterberichten, TV en radio, online media etc. met verschillende verhaallijnen en inbellende journalisten komen ‘real time’ voorbij.
3
Hoofd Communicatie, adviseur CBT en OCT (sleutelfunctionarissen) (twee dagdelen) Ongeveer 8 tot 12 deelnemers. Trainers: Hans Siepel en Frank Havik
Datum: maandag 8 september 2014 13.00 -16.30 uur en maandag 22 september van 13.00 – 16.30 uur Het hoofd en de communicatieadviseur zijn samengebracht in een functietraining van twee afzonderlijke dagdelen (met tussentijds een interval van minimaal veertien dagen). Beschrijving De twee functies zijn functies waarin je over te onderscheiden kwaliteiten moet beschikken, respectievelijk 'sturing' en 'inhoud'. Beide zaken komen uitgebreid aan de orde. Ook deze deelnemers zijn bekend met de essenties van de crisisorganisatie en de algemene beginselen van crisiscommunicatie. Ook gaan we ervan uit dat de deelnemers bekend zijn met het takenpakket van de twee functies. Werkvormen Aan de hand van een realistisch scenario gaan we met de deelnemers stap-voor-stap in gesprek over de crisiscommunicatieoperatie. De praktijk wordt afgewisseld met het doornemen van de theorie. Tijdens deze training maken we in het tweede dagdeel gebruik van een camera om de deelnemers zo realistisch mogelijk hun rol in het Actiecentrum, OCT of CBT te laten uitvoeren. De opname wordt vervolgens op een groot beeldscherm teruggekeken. Dit om de deelnemers zo realistisch mogelijk hun rol in het CBT uit te laten voeren.
Functietraining omgevingsanalyse (twee dagdelen) 8 -12 deelnemers. Trainers: Hans Siepel en Frank Havik
Datum: maandag 6 oktober van 09.00 -16.30 uur Beschrijving Omgevingsanalyse is een cruciaal onderdeel van de communicatieoperatie. Het operationele werkproces begint met omgevingsanalyses. Crisiscommunicatie dient immers te voorzien in de maatschappelijke informatiebehoeften. De omgevingsanalisten brengen die naar binnen. Verondersteld wordt dat de deelnemers bekend zijn met de essenties van de crisisorganisatie en de algemene beginselen van crisiscommunicatie. Omgevingsanalyse is de basis voor alle adviezen en aanpakken in de crisiscommunicatie en is beduidend méér dan 'het samenvatten van de berichtgeving op radio en televisie'. In deze module leren de 'omgevingsanalisten' hoe zij effectief en efficiënt invulling kunnen geven aan dit instrument.
4
Oefening CBT, OCT en Taakorganisatie Communicatie (een dagdeel, groep met maximaal 20 deelnemers. Trainers / begeleiders Frank Havik en Hans Siepel
Datum:
1e oefening donderdag 13 november van 09.00-12.30 uur 2e oefening maandag 1 december van 09.00-12.30 uur
Omschrijving: Na afronding van het traject opleiden en trainen komt de laatste stap in het opleidingstraject: het oefenen. In algemene termen is de oefening gericht op besluitvorming, samenwerking, afstemming, coördinatie met het oog op de communicatie met publiek en pers die resulteert in uitvoerbare adviezen en concrete producties. Voor de te onderscheiden rollen die de communicatieprofessionals tijdens de oefening vervullen, geldt dat ze geacht worden hun werkzaamheden conform de afgesproken taakbeschrijvingen te vervullen. Leerdoelen communicatieadviseur CBT en OCT: o Op welke wijze kunnen de communicatieadviseurs CBT en OCT langs de operationele lijnen de bestuurder adviseren in de ‘betekenisgeving. o Met de 'buitenwereld' als uitgangspunt gaan we in deze training uitgebreid in op persoonlijke competenties en vaardigheden; Leerdoelen Taakorganisatie: De crisissimulatie heeft de volgende doelen: o verzamelen, registeren, analyseren, evalueren, interpreteren, verwerken en verspreiden van alle gegevens met betrekking tot de crisis; o adviseren over de te volgen communicatieaanpak; o binnenkomende en uitgaande berichten verwerken; o vanuit communicatieoptiek te verwachten gebeurtenissen en ontwikkelingen inschatten; o zorgen voor de verspreiding van berichten onder alle relevante actoren, zoals getroffenen, betrokkenen en hun verwanten, alsmede media, algemeen publiek, intermediaire kaders, andere overheden. Virtuele oefenomgeving Er wordt gewerkt met een op maat gemaakt scenario en gebruik gemaakt van de virtuele oefenomgeving. Dit om de werkelijkheid van een crisissituatie zoveel mogelijk te benaderen. In deze virtuele omgeving wordt de 'reactie' en 'beleving' van de samenleving zichtbaar gemaakt. Talloze twitterberichten, TV en radio, online media etc. met verschillende verhaallijnen en inbellende journalisten komen ‘real time’ voorbij. De deelnemers kunnen met deze informatie op een realistische wijze hun analyse, advies en middelen maken. Media tegenspel Naast de inzet van de virtuele oefenomgeving wordt een professionele verslaggever ingezet bij de oefening. De verslaggever ‘bestookt’ de persvoorlichters met vragen. Na afloop wordt per deelnemer een korte evaluatie opgesteld met feedback en leerpunten. Zo kunnen de persvoorlichters oefenen met een realistisch tegenspel, te vergelijken met een echte crisissituatie.
5
Interactieve presentatie met leden van het ROAZ Datum: dinsdag 28 oktober van 17.00-18.00 uur Aansluitend aan het ROAZ-overleg van 28 oktober zal een korte presentatie voor bestuurders worden verzorgd over het belang van crisiscommunicatie. Zij worden hier nog apart voor uitgenodigd.
6
Inschrijfformulier Versterkingsprogramma Crisiscommunicatie Achternaam Tussenvoegsels Initialen Voornaam Organisatie Functie E-mailadres Telefoonnummer
neemt deel aan onderstaande trainingen:
Training
Datum
Deelname
Kennisbijeenkomst Crisis- en (ROP)coördinatoren en leden van het CBT en OCT Functietraining communicatiepersoneel (‘aanpakkers’) Hoofd Communicatie, adviseur CBT en OCT (sleutelfunctionarissen)
ja/nee
1e Oefening CBT, OCT en Taakorganisatie Communicatie*
dinsdag 1 juli 13.00-16.30 uur vrijdag 4 juli 09.00-12.30 uur maandag 8 september 13.00-16.30 uur én maandag 22 september 13.00-16.30 uur maandag 6 oktober 09.00-16.30 uur donderdag 13 november 09.00-12.30 uur
2e Oefening CBT, OCT en Taakorganisatie Communicatie*
maandag 1 december 09.00-12.30 uur
ja/nee
Functietraining Omgevingsanalyse
ja/nee ja/nee
ja/nee ja/nee
* duidelijk aangeven aan welke van de twee oefeningen je wilt deelnemen.
7
