DATA DAN INFORMASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PELALAWAN TAHUN 2013
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, sehingga kami dapat mengumpulkan data data yang akurat dari masing-masing bidang di kesekretariatan DPRD Kab. Pelalawan untuk up date data tahun 2013 sesuai dengan UU RI No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), yang sangat berguna bagi kepentingan intern Pemkab Kab. Pelalawan. Sabagai satu kesatuan unit kerja kami akan menyampaikan data dan informasi SKPD untuk tahun 2013 yang dikumpulkan melalui Bagian Persidangan, Bagian umum, Bagian Keuangan dan Bagian Humas yang mempunyai peran masing masing dalam kesatuan unit kerjanya. Demikianlah Data dan Informasi SKPD kegiatan ini kami sampaikan, semoga bermanfaat dan berdaya guna bagi Pemkab. Kab. Pelalawan. Wassalam,
Pj. SEKRETARIS DPRD KABUPATEN PELALAWAN
H. ABU BAKAR FE, S.Sos, M.AP Pembina NIP. 19661231 198807 1 011
VISI DAN MISI DPRD KAB. PELALAWAN
VISI: MEWUJUDKAN DPRD SEBAGAI LEMBAGA TERPERCAYA DAN AMANAH
MISI: 1. MENINGKATKAN TUGAS, PERAN DAN FUNGSI DPRD SEBAGAI MITRA PEMERINTAH DAERAH DALAM PELAKSANAAN PEMBANGUNAN 2. MENCIPTAKAN KERJASAMA DAN HUBUNGAN YANG HARMONIS DENGAN PEMERINTAH DAN PEMERINTAH DAERAH DALAM PEMBANGUNAN SESUAI DENGAN KEHENDAK MASYARAKAT 3. MEWUJUDKAN PROPESIONALISME DPRD
TUPOKSI KEPUTUSAN BUPATI PELALAWAN NOMOR : TAHUN 2011 TENTANG PEDOMAN URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN PELALAWAN BUPATI PELALAWAN Menimbang : a. bahwa dalam rangka pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan agar berhasil guna dan berdaya guna dalam pelaksanaannnya. perlu dibuat uraian tugas setiap jabatan struktural yang ada dalam Peraturan Daerah tersebut; b. bahwa untuk memenuhi maksud sebagaimana tersebut dalam huruf a di atas, perlu ditetapkan dengan Keputusan Bupati Pelalawan tentang Pedoman Uraian Tugas Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan; Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah (Lembaran Negara Tahun 1956 Nomor 25); 2.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);
3.
Undang-undang Nomor 53 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Pelalawan, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, Kabupaten Kuantan Singingi dan Kota Batam (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 181, Tambahan Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 3902) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 13 Tahun 2000 Tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 53 Tahun 1999 (Lembaran Negara Nomor 80 Tahun 2000; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3968);
4.
Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan perundang-
undangan (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4389); 5.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan kedua atas Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran negara Nomor 4844);
6.
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang wewenangan Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara RI. Tahun 2003 Nomor 15, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4263);
7.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara tahun 2007Nomor 82);
8.
Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara RI. Tahun 2007 Nomor 89);
9.
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 131-14-94 Tahun 2005 tentang Pengesahan pemberhentian dan Pengesahan Pengangkatan Bupati Pelalawan Propinsi Riau;
10.
Peraturan Daerah Kabupaten Pelalawan Nomor 04 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Kabupaten Pelalawan (Lembaran Daerah Kabupaten Pelalawan Tahun 2008 Nomor 04);
11.
Peraturan Daerah Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan (Lembaran Daerah Kabupaten Pelalawan Tahun 2008 Nomor 06, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 4);
12.
Keputusan Bupati Pelalawan Nomor : Kpts. 821.2/Kp/2008/939 tanggal 31 Desember 2008 tentang Pengangkatan dan Pemindahan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural Eselon II pada Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan;
MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN BUPATI PELALAWAN TENTANG PEDOMAN URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PELALAWAN. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Pelalawan; 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Pelalawan; 3. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pelalawan; 4. Bupati adalah Bupati Pelalawan; 5. Wakil Bupati adalah Wakil Bupati Pelalawan; 6. Pimpinan DPRD adalah Ketua dan wakil-wakil Ketua DRPD Kabupaten Pelalawan; 7. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kabupaten Pelalawan; 8. SekretarisDaerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Pelalawan; 9. Anggota DPRD adalah anggota DPRD Kabupaten Pelalawan; 10. Sekretariat DRPD adalah Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan; 11. Sekretaris DRPD adalah Sekretaris DPRD Kabupaten Pelalawan; 12. Atasan adalah Bupati, Wakil Bupati, Pimpinan DPRD, Sekretaris Daerah, Sekretaris DPRD Kabupaten Pelalawan; 13. Jabatan Struktural adalah kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi Negara; 14. Jabatan Fungsional adalah jabatan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau keterampilan tertentu serta bersifat mandiri; 15. Uraian Tugas adalah penguraian secara terperinci dan bulat tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh seorang pemegang jabatan struktural dan fungsional; 16. Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sehubungan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat;
17. Acara resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah daerah atau lembaga perwakilan daerah dalammelaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dihadiri oleh pejabat negara, pejabat pemerintah, pejabat pemerintah daerah serta undangan lainnya; 18. Tata acara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi; 19. Tata tempat adalah aturan mengenai urutan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah, pejabat pemerintahan daerah dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi;
BAB II SUSUNAN ORGANISASI Pasal 2 Susunan Organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari : 1. Sekretaris 2. Bagian Umum, terdiri dari : 2.1 Sub Bagian tata Usaha dan Kearsipan; 2.2 Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan; 2.3 Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga; 3. Bagian Keuangan, teridiri dari : 3.1. Sub Bagian Penyusunan Anggaran; 3.2. Sub Bagian Verifikasi dan Pembayaran; 3.3. Sub Bagian Pembukuan dan Pelaporan; 4. Bagian Persidangan dan Risalah, terdiri dari : 4.1. Sub Bagian Persidangan dan Alat kelengkapan; 4.2. Sub Bagian Risalah dan Perpustakaan; 4.3. Sub Bagian Perundang-undangan dan Produk Hukum;
5. Bagian Hubungan Masyarakat, teridiri dari : 5.1. Sub Bagian Protokol dan Santel; 5.2. Sub Bagian Informasi dan Dokumentasi; 5.3. Sub Bagian Aspirasi dan Pengaduan masyarakat; 6.
Kelompok Jabatan Fungsional.
BAB III URAIAN TUGAS Bagian Pertama Sekretariat DPRD Pasal 3 (1) Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD. (2) Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan tugas administrasi kesekretariatan, keuangan dan hubungan masyarakat serta mendukung dan memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. (3) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut : a. merencanakan, mengolah, menelaah, dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; b. mengelola administrasi ketata usahaan, keuangan, pembinaan kepegawaian, rumah tangga dan hubungan masyarakat; c. memfasilitasi penyelenggaraan persidangan/rapat-rapat, upacara, pelantikan dan acara-acara resmi yang diselenggarakan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; d. memelihara dan membina ketertiban serta keamanan.
Bagian Kedua Bagian Umum Pasal 4 (1) Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan administrasi ketata usahaan dan kearsipan, perlengkapan dan pemeliharaan, serta pembinaan kepegawaian dan Urusan Rumah Tangga. (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a Menetapkan dan melaksanakan program kerja/kegiatan Bagian Umum berdasarkan rencana program kerja/kegiatan Sekretariat DPRD; b menetapkan pembagian tugas bawahan sebagai pedoman kerja, memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya; c melaksanakan urusan ketata usahaan, pembinaan kearsipan dan tertib administrasi surat menyurat; d melaksanakan urusan perlengkapan dan pemeliharaan barang-barang Inventaris dan bangunan; e melaksanakan urusan administrasi dan pembinaan kepegawaian; f
melaksanakan urusan rumah tangga kantor, rumah jabatan/dinas dan pemelihara kebersihan, ketertiban serta keamanan;
g menginventarisasi permasalah-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sebagai bahan penyelesaian masalah dan penyusunan kebijakan atasan; h melakukan koordinasi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas; i
melakukan monitoring, pengawasan, evaluasi dan laporan terhadap pelaksanaan tugas bagian umum;
j
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Pasal 5
(1) Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan urusan tertib adminintrasi naskah dinas, penataan dan pemeliharaan arsip; (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. membuat dan melaksanakan program kerja/kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan; b. menyusun dan membuat pembagian tugas bawahan sebagai pedoman kerja sesuai bidang tugas dan tanggung jawab agar terciptanya pemerataan tugas; c. menyusun petunjuk teknis tata naskah dinas, tata kearsipan dan indek surat sebagai pedoman pelaksanaan tugas; d. mengelola agenda surat masuk dan surat keluar. e. mendistribusikan/membagikan dan mengirim surat-surat sesuai dengan tujuannya f. menyimpan dan memelihara naskah dinas dan arsip agar terciptanya tertib administrasi;
g. menyiapkan dan melaksanakan pembuatan surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas sekretariat DPRD; h. menginventarisasi permasalah-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sebagai bahan penyelesaian masalah dan penyusunan kebijakan atasan; i. melakukan pengawasan/monitoring, evaluasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas; j. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Pasal 6 (1) Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas melaksanakan urusan perlengkapan dan pemeliharaan bangunan serta barang-barang inventaris; (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. membuat dan melaksanakan program kerja/kegiatan Sub Bagian Perlengkapan dan Pememliharaan; b. menyusun dan membuat pembagian tugas bawahan sebagai pedoman kerja sesuai bidang tugas dan tanggung jawab agar terciptanya pemerataan tugas; c. mebuat pedoman dan menyiapkan petunjuk teknis perlengkapan dan pemeliharaan sebagai edoman pelaksaan tugas; d. menelola pembukuan barang inventaris, menyusun dan membuat registrasi, kode/penomoran barang-barang inventaris; e. mengumpulkan, menyajikan data barang yang meliputi jenis, sifat, harga, mutu, klasifikasi barang-barang tahun lain-lain secara sistematis; f.
mengumpulkan informasi harga serta menilai mutu barang dalam rangka penyediaan dan pengurusan data barang dan harga yang diperlukan ;
j.
menyusunan dan mengusulkan kebutuhan/keperluan perlengkapan dan peralatan kantor/rumah dinas, kendaraan serta kebutuhan pemeliharaan barang, bangunan dan kendaraan;
k. melakukan penelitian, pengendalian realisasi penggunaan barang dan status/perubahan status barang, serta melakukan penyimpanan barang; l.
menyiapkan bahan kelengkapan dokumen/surat-surat, barang-barang yang akan didistribusikan dalam bentuk berita acara pemeriksaan, penerimaan, penyerahan dan penolakan barang-barang;
m. menghimpun, memproses dan meneliti data inventaris barang-barang baik bergerak maupun tidak bergerak yang diusulkan untuk dihapus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku; n. menginventarisasi permasalah-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sebagai bahan penyelesaian masalah dan penyusunan kebijakan atasan; o. melakukan pengawasan, monitoring, evaluasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas dan kerja bawahan; p. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; q. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, melakukan perubahan perlengkapan barang inventaris, dan pemeliharaan barang inventaris;
Pasal 7 (1) Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi dan pembinaan pegawai, serta tata laksana rumah tangga; (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. membuat dan melaksanakan rencana/program kerja Sub Bagian Kepegawai dan Rumah Tangga; b. menyusun dan membuat pembagian tugas bawahan sebagai pedoman kerja sesuai bidang tugas dan tanggung jawab agar terciptanya pemerataan tugas; c. membuat pedoman dan petunjuk teknis, pembinaan kepegawaian dan penata laksanaan rumah tangga sebagaipedoman pelaksanaan tugas; d. mengelola tertib administrasi kepegawaian; e. data kepegawaian mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, penilaian dan mutasi pegawai, kegiatan-kegiatan pegawai dan pebinaan kepegawaian; f.
menyiapkan, menyusun dan melengkapi sarana dan prasarana tempat penyelenggaraan rapat-rapat, pertemuan dan upacara;
g. menyiapkan dan mengatur kebutuhan/keperluan dan pelayanan konsumsi guna kelancaran penyelenggaraan acara/kegiatan DPRD dan sekretariat DPRD; h. mengelola dan memelihara kebersihan, keserasian, kenyamanan kantor/gedung, halaman dan taman, rumah dinas/jabatan; i.
mengelola keamanan dan ketertiban lingkungan gedung, rumah dinas/jabatan;
j.
melakukan koordinasi dengan instansi terkait mengenai pengamanan dan ketertiban;
k. menginventarisasi permasalah-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sebagai bahan penyelesaian masalah dan penyusunan kebijakan atasan; l.
melakukan pengawasan monitoring, evaluasi dan pelaporan hasil pelaksanaan tugas;
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan;
Bagian Ketiga Bagian Keuangan Pasal 8 (1) Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan penyusunan anggaran, verifikasi dan pembayaran, serta administrasi pembukuan dan laporan keuangan. (2) Uraian tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun rincian kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan program kerja DPRD; b. membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas; c. memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; d. mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; e. memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; f.
mengkoordinasikan jadwal dan penggunaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
g. menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; h. melaksanakan perencanaan anggaran pengeluaran Sekretariat DPRD; i.
melaksanakan urusan keuangan untuk keperluan DPRD;
j.
melaksanakan penyusunan laporan keuangan Sekretariat DPRD;
k. memberi usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; l.
melaporkan hasil pelaksaaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
m. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. Pasal 9 (1) Sub Bagian Penyusunan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan perencanaan anggaran DPRD dan sekretariat DPRD. (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun dan menyiapkan bahan penyusunan rancangan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; b. menyusun dan menyiapkan bahan penyusunan rancangan perubahan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; c. menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan rencana anggaran biaya keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
d. menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kegiatan, pelaksanaan SPD dan SPM yang diterima; e. mempersiapkan bahan dalam rangka penyusunan laporan keuangan Sekretariat DPRD; f.
menyusun laporan kegiatan keuangan baik laporan bulanan, kwartal dan tahunan;
g. menyiapkan bahan penyusunan laporan pengendalian anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; h. menghimpun dan menyimpan dokumen-dokuman keuangan secara tertib dan teratur; i.
menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sebagai bahan penyelesaian masalah dan penyusunan kebijakan atasan;
j.
melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagi pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
k. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Pasal 10 (1) Kepala Sub Bagian Verifikasi dan Pembayaran mempunyai tugas melakukan verifikasi dan menguji kebenaran penagihan, menyelesaikan pembayaran; (2) Uraian Tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun rincian kerja Sub Bagian Verifikasi dan Pembayaran berdasarkan program kerja DPRD; b. membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas; c. memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; d. mengawasai pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; e. memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; f.
merumuskan dan melaksanakan serta membantu sekretaris DPRD dalam bidang tugasnya;
g. merumuskan dan melaksanakan serta mengurus keuangan untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD; h. merumuskan dan melaksanakan serta membukukan penerimaan dan pengeluaran keuangan; i.
meruuskan dan melaksanakan serta mengurus pembayaran uang kehormatan, uang persentase, uang paket dan lain-lain bagi pimpinan dan DPRD ;
j.
merumuskan dan melaksanakan serta mengurus pembayaran gaji, tunjangan dan lain-lain penghasilan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD;
k. merumuskan dan melaksanakan pengurusan dan penyimpanan data bukti kas, suarat-surat berharga dan dokuman lainnya yang bernilai uang; l.
merumuskan dan melaksanakan serta mengatur pembayaran uang siding dan biaya lainnya dalam lingkungan DPRD;
m. merumuskan dan melaksanakan serta mengadakan penyelesaian pembayaran uang / perjalanan dinas bagi pimpinan, anggota dan pegawai di lingkungan DPRD; n. merumuskan dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sepanjang menyangkut bidang tugasnya;
o. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagi pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; p. melakukan penelitian, pengujian, kelengkapan dan keabsahan surat pertanggungjawaban atau tanda bukti pengeluaran-pengeluaran; q. melakukan koordinasi kepada yang bersangkutan jika ditemukan dokumen-dokumen yang tidak sesuai dengan pertanggungjawaban keuangan; r.
memproses dan menertibkan pengesahan surat pertanggungjawaban keuangan;
s. meregister pengesahan surat pertanggungjawaban keuangan yang telah ditandatangani atau disahkan; t.
mengelola dan memelihara tanda bukti pengeluaran atau surat pertanggungjawaban keuangan;
u. mengevaluasi kecocokan atau kesesuaian surat pertanggungjawaban keuangan berdasarkan pengalokasian dana yang telah ditetapkan; v. menyelenggarakan pemeriksaan dan pengesahan terhadap bukti penggunaan uang realisasi anggaran Sekretariat DPRD; w. memberikan saran pertimbangan kepada atasan dalam penyelenggaraan kegiatan verifikasi; x. melakukan verifikasi dan pengujian kebenaran penagihan, menyelesaikan pembayaran;
Pasal 11 (1) Sub Bagian Pembukuan dan Pelaporan mempunyai tugas memimpn pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub Bagian Pembukuan dan Pelaporan dengan uraian tugas: (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun dan meneliti pertanggungjawaban perjalanan dinas bagi Pimpinan, anggota dan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD, ATK dan inventaris; b. melakukan pembukuan, meneliti kebenaran data keuangan yang diolah bendaharawan; c. menyusun dan mempersiapkan kebijakan teknis keuangan sebagi penjabaran lebih lanjut dari ketentuan yang berlaku; d. melaporkan pertanggungjawaban keuangan; e. melaksanakan administrasi pengadaan barang sebagai bahan pengolahan inventaris barang; f.
melaksanakan tugas lainnya di bidang pembukuan dan pelaporan yang diberikan oleh Kepala Bagian.
Bagian Ketiga Bagian Persidangan dan Risalah Pasal 12 (1) Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas mengkoordinir penyelengaraan rapat-rapat/sidang dan kegiatan DPRD, alat kelengkapan DPRD pembuatan risalah rapat, pembinaan perpustakaan, produk hukum (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Persidangan dan Risalah; b. membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya agar tercipta pemerataan tugas; c. memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; d. mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan ; e. memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; f.
menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja;
g. menelaahan hasil analisa terhadap materi Rancangan Peraturan Daerah yang berasal dari Bupati; h. menyiapkan materi Rancangan Peraturan Daerah yang merupakan usul inisiatif DPRD; i.
mengoreksi dan menyempurnakan konsep rancangan keputusan DPRD hasil pembahasan Panitia Khusus, Panitia Anggaran, Panitia musyawarah serta hasil Rapat Pimpinan DPRD sebagai bahan penyusunan kebijaksanaan Pimpinan DPRD;
j.
merumusan program pelaksanaan persidangan dan risalah sebagai bahan kebijaksanaan Pimpinan DPRD;
k. mengarahkan bawahan dalam kegiatan notulis, pendataan dan pelaksanaan kegiatan persidangan dan pembuatan risalah rapat sesuai dengan kebutuhan; l.
menelaah dan merumuskan bahan produk hukum DPRD;
m. mengaturan dan penyelenggaraan layanan adminstrasi yang berkaitan dengan tugas Bagian Persidangan dan Risalah; n. melaksanaan evaluasi, pembuatan laporan, dan pembinaan staf; o. melaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 13 (1) Sub Bagian Persidangan dan Alat kelengkapan mempunyai tugas menyiapkan persidangan, tata laksana rapat-rapat dan tempat serta melakukan urusan administrasi sidang/rapat-rapat. (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun rencana kerja Sub Bagian Persidangan dan Alat Kelengkapan; b. memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; c. mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; d. memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; e. menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; f.
melaksanakan pengadministrasian persidangan dan alat kelengkapan;
g. melaksanakan pengelolaan urusan persidangan dan alat kelengkapan; h. menyiapkan bahan persidangan dan alat kelengkapan; i.
mengkoordinasikan dan mengumpulkan bahan persidangan dan alat kelengkapan;
j.
menyusun kalender kegiatan tahunan DPRD;
k. menyiapkan bahan penyelengaraan upacara pelatikan pimpinan DPRD, Anggota DPRD serta upacara lain yang dilaksanakan di DPRD; l.
menyusun jadwal rapat paripurna DPRD;
m. menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat/ sidang yang diselenggarakan DPRD; n. menyiapkan dan menyelenggarakan daftar hadir rapat/ sidang DPRD; o. menyiapkan bahan untuk melayani kebutuhan Pimpinan dan Anggota-anggota DPRD pada waktu sidang/ rapat; p. menyiapkan undangan dan bahan untuk kegiatan sidang pleno, rapat paripurna, rapat fraksi dan rapat-rapat lainnya; q. menyiapkan bahan penyusunan laporan hasil peninjauan Anggota DPRD; r.
melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
s. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 14 (1) Kepala Sub Bagian Risalah dan Perpustakaan mempunyai tugas penyusunan dan pembuatan risalah rapat-rapat DPRD. (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyusun rencana kerja Sub Bagian Risalah dan Perpustakaan ; b. memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; c. mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; d. memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; e. menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; f.
merumuskan dan melaksanakan serta mempersiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan risalah, ikhtisar, resume rapat/ sidang yang telah diselenggarakan DPRD;
g. merumuskan, melaksanakan dan menghimpun serta meneliti surat-surat keputusan rapat/ sidang yang diselenggarakan DPRD; h. melaksanakan pengadministrasian risalah dan perpustakaan; i.
menyusun risalah rapat dan persidangan DPRD;
j.
melakukan pendokumentasian produk-produk DPRD;
k. melaksanakan evalusi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan risalah dan perpustakaan; l.
memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; n. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pasal 15 (1) Sub Bagian Perundang-undangan dan produk hukum mempunyai tugas melakukan koordinasi dalam rangka penyusunan rancangan Keputusan DPRD dan Keputusan Pimpinan DPRD serta produk-produk hukum lainnya. (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. Menyusun rencana kerja Sub Bagian Perundang-undangan dan Produk Hukum ; b. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; c. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; d. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya;
e. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; f.
Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan perundang-undangan;
g. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis dibidang peraturan perundang-undangan; h. Penelaahan hasil analisa terhadap materi Rancangan Peraturan Daerah yang berasal dari Bupati; i.
Menyiapkan materi Rancangan Peraturan Daerah yang merupakan usul inisiatif DPRD;
j.
Mengoreksi dan menyempurnakan konsep rancangan Keputusan DPRD, dan Keputusan Pimpinan DPRD serta hasil rapat Pimpinan DPRD sebagai bahan penyusunan kebijakan Pimpinan DPRD;
k. Melakukan penelitian dan pengkajian serta menelaah dan merumuskan bahan produk hukum DPRD; l.
Mengumpulkan dan menyiapkan referensi peraturan perundang-undangan;
m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja/ instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bagian Keempat Bagian Hubungan Masyarakat Pasal 16 (1) Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan bidang Protokol dan Santel, komunikasi dan dokumentasi serta aspirasi dan pengaduan masyarakat. (2) Uraian Tugas yang dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. menyelenggarakan kegiatan kehumasan dan keprotokolan pimpinan dan anggota DPRD b. menyusun program dan kegiatan bidang protokol dan santel, informasi dan dokumnetasi. c. menyusun pedoman pelaksanaan kegiatan bidang protokol dan santel, informasi dan dokumentasi serta aspirasi dan pengaduan masyarakat. d. melaksanakan pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan protokol dan santel, informasi dan dokumentasi serta aspirasi dan pengaduan masyarakat. e. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 17 (1) Sub Bagian Protokol Dan Santel mempunyai tugas mengatur kegiatan Keprotokolan, mengurus administrasi pekerjaan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD. (1) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. Menyusun rencana kerja Sub. b. Mengagendakan, mendistribusikan Bagian Protokol dan Santel. c. Mengurus administrasi perjalanan dinas Pimpinan dan anggota Dewan. d. Menyiapkan protokoler perjalanan dinas Pimpinan dan anggota Dewan. e. Menyiapkan penyelenggaraan tamu–tamu DPRD. f.
Menyusun rancangan jadwal acara dan agenda kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD.
g. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan protokol DPRD. h. Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara–upacara pelantikan, rapat–rapat Dinas dan pertemuan–pertemuan Dinas lainnyadan mengkonfirmasikan surat–surat yang masuk dan keluar melalui faximile. i.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pasal 18
(1) Kepala Sub Bagian Informasi dan Dokumentasi mempunyai tugas mengumpulkan, menyaring, menganalisa dan mengajukan informasi dan dokumentasi serta melaksanakan urusan pengelolaan penerbitan kegiatan DPRD. (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. mengolah data hasil liputan yang diperoleh dari peliput kegiatan Komisi–Komisi, Panggar, Badan Kehormatan dan kegiatan Pimpinan dan anggota DPRD; b. melakukan pilihan hasil liputan dari masing–masing peliput kegiatan Pimpinan dan anggota DPRD; c. menyiapkan dan mengkoordinir publikasi perjalanan dinas Pimpinan dan anggota DPRD d. mengkoordinir penataan dokumen kegiatan Pimpinan dan anggota DPRD. e. mengkoordinir penyusunan liputan kegiatan Pimpinan dan anggota DPRD . f.
melakukan Koordinasi dengan Kasubbag Protokol dan Santel dan Kasubbag Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat sesuai dengan tupoksi dan bidang tugasnya.
g. melakukan pengawasan terhadap bawahan secara melekat. h. menjalin hubungan dan kerjasama dengan mitra Pers/Wartawan
i.
menganalisa perkembangan informasi sebagai bahan masukan kepada Pimpinan dan anggota DPRD.
j.
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pasal 19
(1) Sub Bagian Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat mempunyai tugas mengatur kegiatan penyampaian aspirasi masyarakat, melakukan koordinasi dengan dinas atau informasi yang berkaitan dengan pengaduan masyarakat. (2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. melaksanakan koordinasi dan kerjasama antar lembaga, masyarakat umum dan organisasi kemasyarakatan lainnya. b. memberikan pelayanan dan memfasilitasi aspirasi masyarakat yang ditujukan ke DPRD c. melaksanakan koordinasi dengan dinas atau instansi yang terkait dengan pengaduan masyarakat. d. membuat rekapitulasi aspirasi yang masuk ke DPRD. e. melakukan Koordinasi dengan Kasubbag Protokol dan Santel dan Kasubbag Informasi dan Dokumentasi sesuai dengan tupoksi dan bidang tugasnya. f.
melakukan pengawasan terhadap bawahan secara melekat.
g. menghubungi pimpinan dan anggota dewan di komisi terkait untuk menerima aspirasi. h. menganalisa perkembangan aspirasi sebagai bahan masukan kepada DPRD dan Sekretaris DPRD. i.
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
BAB IV PENUTUP Pasal 20 Dengan berlakunya Keputusan ini, maka Keputusan Bupati Pelalawan Nomor : dinyatakan tidak berlaku.
tahun 2002 tentang pedoman uraian tugas Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan
Pasal 21 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan Ditetapkan di Pangkalan Kerinci Pada tanggal
2011
Plt. BUPATI PELALAWAN
RUSTAM EFFENDI
BAGIAN PERSIDANGAN DAN RISALAH
KABAG PERSIDANGAN DAN RISALAH
Ir. IBRAHIM NIP. 19660325 199703 1 001
JADWAL KEGIATAN/TIME SCEDHULE KEGIATAN BAGIAN PERSIDANGAN SEKRETARIS DPRD KABUPATEN PELALAWAN TAHUN 2013
BAGIAN UMUM KABAG UMUM
Hj. NUR AISYAH, SE NIP. 19620912 198909 2 001
BAGIAN KEUANGAN KABAG KEUANGAN
H. ABIZAR, S.Sos, M.Si NIP. 19650215 198804 1 001
Ringkasan kegiatan Bagian Keuangan Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Total anggaran Sekretariat DPRD Kab.Pelalawan berjumlah Rp.30.773.000,262,- yang terdiri dari 9 program yaitu ; Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Program Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur Program Peningkatan Disiplin Aparatur Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja & Keuangan Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah Program Peningkatan & Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah Program Penataan Peraturan Perundang-Undangan Program Legislasi
Untuk mendukung program diatas dibentuklah 39 kegiatan yaitu; 1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat 2. Penyediaan Jasa Komunikasi , Sumber Daya Air & Listrik 3. Penyediaan Jasa Pemeliharaan & Kendaraan Dinas/ Operasional 4. Penyediaan Alat Tulis Kantor 5. Penyediaan Barang Cetakan & Penggandaan 6. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor 7. Penyediaan Peralatan & Perlengkapan Kantor 8. Penyediaan Bahan Bacaan & Peraturan Perundang-Undangan 9. Penyediaan Makanan & Minuman 10. Rapat-Rapat Koordinasi & Konsultasi Keluar Daerah 11. Penyediaan Jasa Tenaga Pendukung Administrasib/Tekhnis Perkaantoran 12. Penunjang Panitia Pengadaan Barang & Jasa 13. Pengadaan Kendaraan Dinas Operasional 14. Pengadaan Perlengkapan Rumah Jabatan/Dinas 15. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor
16. Pengadaan Mebeleur 17. Pemeliharaan Rutin/Berkala Rumah Jabatan 18. Pemeliharan Rutin/Berkala Rumah Dinas 19. Peliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor 20. Peliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional 21. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan /Peralatan Kantor 22. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya 23. Pengadaan Pakaian Korpri 24. Bimbingan Tekhnis Implementasi Peraturan Perundang-Undangan 25. Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun 26. Rapat-Rapat Alat Kelengkapan Dewan 27. Rapat-Rapat Paripurna 28. Kegiatan Reses 29. Kunjungan Kerja Pimpinan & Anngota DPRD 30. Peningkatan Kapasitas Pimpinan & Anggota 31. Koordinasi dan Kerja Sama / Penyediaan Staf Ahli DPRD 32. Premi Asuransi Kesehatan DPRD 33. Peningkatan Pelayanan Kehumasan 34. Buletin Parlementaria 35. Pemeliharaan/Pengembangan Sistem Informasi Keuangan Daerah 36. Fasilitas Bantuan Hukum & Penyelesaiannya 37. Penyusuna Perda Inisiatif Dprd 38. Penyediaan Jasa Keberhasilan Kantor Untuk melaksakan tugas-tugas kegiatan diatas telah ditunjuk Pejabat Pelaksana Tekhnis Kegiatan (PPTK) sesuai dengan keputusan Sekretaris DPRD Kabupaten Pelalawan Nomor: kpts.05/UM/2013. Adapun PPTK mempunyai tugas ; Mengendalikan pelaksanaan kegiatan Melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan
Adapun belanja tidak langsung bagi anggota DPRD sejumlah Rp.275.311.270,- yang terdiri dari :
Gaji & Tunjangan Rp.7.850.373.270 Tunjangan Keluarga Rp.80.614.800 Tunjangan Jabatan Rp.834.939.000 Tunjangan Beras Rp.84.960.000 Tunjangan PPh/Tunjangan Khusus Rp.275.311.170 Uang Paket Rp.57.582.000 Tunjangan Badan Musyawarah Rp.17.356.500 Tunjangan Komisi Rp.37.818.900 Tunjangan Badan Anggaran Rp.25.029.000 Tunjangan Badan Kehormatan Rp.5,663.700 Tunjangan Alat Kelengkapan Lainnya Rp.173.386.300 Tunjangan Perumahan Rp.16.500.000 Uang Duka Wafat/Tewas Rp.287.910.000 Uang Jasa Pengabdian Rp.47.985.000
Adapun belanja penerimaan lainnya Pimpinan & Anggota DPRD serta KDH/WKDH yang merupakan tunjangan komunikasi intensif pimpinan &angota DPRD yang berjumlah Rp.2.268.000.000. Sedangkan belanja tidak langsung/belanja Pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Pelalawan adalah berjumlah Rp.4,254,660,174,- yang terdiri dari ;
Gaji pokok PNS/uang presentasi Tunjangan Keluarga Tunjangan Jabatan Tunjangan Fungsional Umum Tunjangan Beras Tunjangan PPh/Tunjangan Khusus Pembulatan Gaji Iuran Asuransi Kesehatan Belanja Penunjang Operasional Pimpinan DPRD Tambahan Penghasilan Berdasarkan Beban Kerja
Rp.1.773.153.806,Rp.155.472,769,Rp.176,085.000,Rp.110.464,250,Rp.119.740.500,Rp.46.220 .054,Rp.53,996,Rp.35,596.089,Rp.312,480.000,Rp.1,525,393,740,-
BAGIAN HUMAS KABAG HUBUNGAN MASYARAKAT
HENDRI GUNAWAN,AP NIP. 19750328 199311 1 001
