DATA COLLECTION
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan No 1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal Kamis /
Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai
29 Maret
Kecamatan Tengaran tentang kearsipan yang ada di Kantor
2012
Kecamatan Tengaran, dari wawancara tersebut peneliti melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran, diantaranya adalah : a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan pengetahuan pengelolaan arsip. b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan seadanya, hanya ada satu lemari untuk menyimpan arsip seluruh unit kerja. c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan sikap ragu – ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan, sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit. Berdasarkan hal – hal tersebut peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran.
2
Senin/
Peneliti datang ke Kantor Kecamatan Tengaran, Kemudian
91
2 April
menemui Bapak Supriyanto, S.Sos yang merupakan Sekertaris
2012
Camat. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang tentang sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran. Bapak Supriyanto menyambut baik dan Menceritakan sedikit tentang kearsipan di Kantor Kecamatana Tengaran, beliau mengungkap tentang kekurangan kantor kecamatan tengaran yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak di kantor kecamatan tengaran.
3
Rabu/
Peneliti melakukan wawancara kepada sekretaris camat
4 April
tentang struktur organisasi Kecamatan Tengaran. Kecamatan
2012
tengaran memiliki 19 pegawai yang terdiri dari 1 orang camat, 1 orang sekretaris camat,
4 kepala seksi yaitu kasi tata
pemerintahan; kasi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat, dan desa; kasi kesejahteraan rakyat; kasi ketentraman dan ketertiban umum; yang dibantu oloeh 13 anggota seksi – seksi tersebut. Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran. Sekcam memberikan informasi bahwa kecamatan tengaran menggunakan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga kecamatan tengaran masih banyak kekurangan. 4
Senin /
Peneliti meminta Visi dan Misi serta rincian tugas pegawai
9 April
Kantor
Kecamatan
Tengaran,
namun
peneliti
tidak
bisa
2012
mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu. Karena visi dan misi kantor kecamatan tengaran tidak dapat ditemukan, peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika
92
menunggu akan terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui bagaimana Sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran. 5
Rabu /
Peneliti menenemui Bapak Supriyanto, kemudian meminta visi
11 April
dan misi kantor kecamatan tengaran. Kali ini peneliti dapat dengan
2012
mudah dan cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai melakukan penelitian, setelah itu Bapak Supriyanto merekomendasikan peneliti untuk bertemu dengan Drs. Utun Rahmanto karena Bapak Utun yang bertugas memberi izin mahasiswa yang melakukan penelitian di Kantor Kecamatan Tengaran.
Peneliti menemui
Bapak utun dan kemudian diminta untuk membuat surat Rekomendasi penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik . 6
Senin/
Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti
16 April
meminta rekomendasi ke Kantor Pertahanan bangsa dan politik
2012
kemudian hari itu juga menyerahkan surat rekomendasi kepada kantor kecamatan tengaran. Dengan adanya surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di kantor kecamatan tengaran.
7
Rabu/
Peneliti datang ke Kantor Kecamatan untuk meminta SOP
18 April
(standar operasional prosedur) kearsipan di kantor kecamatan
2012
tengaran. Peneliti mengalami kesulitan karena pegawai kantor kecamatan tidak mengetahui tentang sop ini, ternyata kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai sop dan digantikan dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis. Peneliti mengamati pegawai yang kesulitan menemukan data yang dicari, bahkan peneliti diminta untuk membantu mencari data tersebut. Dari pengamatan dan pengalaman peneliti terungkap bahwa sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berbentuk
93
buku – buku pedoman kerja kantor kecamatan tengaran hanya diletakkan pada satu almari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan. Belum
ada
pencatatan peminjaman arsip.
Data
yang
dibutuhkan peneliti langsung dibawa tanpa harus melalui proses pengisian formulir peminjaman arsip. 8
Selasa/
Peneliti melakukan wawancara kepada Ibu Surotun, S.Sos atas
24 April
rekomendasi dari Bapak Utun karena Ibu surotun merupakan
2012
pengelola arsip di kantor kecamatan tengaran. Dari wawancara ini peneliti menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya mengenai sistem kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Sistem yang digunakan adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara terpusat. Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas. Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip, peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari penyimpanan arsip kemudian peneliti melihat penyimpanan yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit. Ada jadwal retensi arsip tetapi belum bisa terlaksana dengan baik. Kesibukan lain dan sikap ragu – ragu pegawai membuat jadwal retensi arsip terkadang tidak terlaksana.
9
Jumat /
Peneliti mengamati pegawai yang sedang menagani surat
27 April
masuk. Kantor kecamatan tengaran menggunakan sistem kartu
2012
kendali dalam penanganan surat masuk dan keluar. Surat yang diterima oleh petugas yang sedang menjaga dan menerima tamu di
94
kantor kecamatan tengaran, petugas tersebut meneliti kebenaran alamat surat, kemudian menyerahkan kepada sekretaris kecamatan selaku pengarah surat. Sekcam memeriksa surat kemudian mengarahkan siapa yang berwenang menindak lanjuti surat tersebut. Prosedur yang dilaksanakan dalam penerimaan surat sudah sesuai dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis yang ada di kantor kecamatan tengaran. 10
Selasa/
Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan
1 Mei
peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif
2012
dan inaktif di kantor kecamatan tengaran. Sebelumnya peneliti mendapat informasi dari pegawai kantor kecamatan tengaran bahwa arsip aktif dan inaktif
di kantor
kecamatan tengaran disimpan dalam tempat yang sama. Namun setelah dilakukan wawancara kepada ibu suratun, itu semua tidak benar, arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit sedangkan arsip inaktif ditangani oleh pegawai sendiri. Pegawai kearsipan hanya menagani arsip yang sudah inaktif. Sedangkan arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit kerja. Arsip dinamis aktif hanya ditumpuk disamping meja kerja masing – masing unit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja. Peralatan yang digunakan di kantor kecamatan tengaran diantaranya adalah almari kayu yang berjumlah 3 unit, almari kaca 1 unit, dan sebuah filing cabinet.peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip inaktif yang dikelola oleh seorang orang petugas kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Petugas tersebut tidak mempunyai tugas khusus mengelola arsip, melainkan pegawai yang tugas utamanya adalah seksi tata pemerintahan.
95
11
Rabu /
Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip
2 Mei
dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran dengan
2012
anggota seksi kesejahteraan rakyat. Pegawai mengakui bahwa dia ragu – ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di sebelah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampu dengan arsip yang masih aktif. Penumpukan arsip disisi meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di sisi meja kerja.
12
Senin/
Kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai ruang khusus
7 Mei
untuk menyimpan arsip. Lemari arsip diletakkan di ruang kerja
2012
pegawai kecamatan, yang sebenarnya sudah sangat sempit sehingga tampak kurang rapi dan menggangu gerak pegawai. Arsip
inaktif
disimpan
dalam
filing
cabinet
dengan
pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing – masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi. Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur baru di sela – sela arsip agar tidak dimakan rengat. Kebersihan tempat penyimpanan arsip kurang diperhatikan, terlihat dari arsip yang kurang terawat dan kotor. 13
Rabu/
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan
9 Mei
kantor kecamatan tengaran yang berhubungan dengan kearsipan.
2012
Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
96
14
Rabu/
Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode
13 Juni
yang digunakan di Kantor Kecamatan dari pengurus arsip.
2012
Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di Kantor Kecamatan Tengaran Sebagai berikut: Umum dengan kode 000 a. 010 Urusan Dalam b. 020 Peralatan c. 030 Kekayaan Daerah d. 040 Dokumen e. 050 Perencanaan f. 060 Organisasi g. 070 Penelitian h. 080 Konperensi i.
090 Perjalanan dinas
Pemerintahan dengan kode 100 a. 110 Pemerintah Pusat b. 120 Pemda Tk. I c. 130 Pemda Tk. II d. 140 Pemerintah Desa e. 150 DPR - MPR f. 160 DPRD Tk. I g. 170 DPRD Tk. II h. 180 Hukum i.
190 Hubungan LN
Politik dengan kode 200 a. 210 Kepartaian b. 220 Org. Kemasyarakatan c. 230 Org. Profesi dan Fungsionil d. 240 Org. Pemuda e. 250 Org. Buruh, tani, nelayan f. 260 Org. Wanita
97
g. 270 Pemilihan Umum Keamanan/ Ketertiban dengan kode 300 a. 310 Pertahanan b. 320 Kemiliteran c. 330 Keamanan d. 340 Pertahanan Sipil e. 350 Kejahatan f. 360 Bencana g. 370 Kecelakaan Kesejahteraan rakyat dengan kode 400 a. 410 Pembangunan Desa b. 420 Pendidikan c. 430 Kebudayaan d. 440 Kesehatan e. 450 Agama f. 460 Sosial g. 470 Kependudukan h. 480 Media Massa Keuangan dengan kode 900 a. 910 Anggaran b. 920 Otorisasi c. 930 Verivikasi d. 940 Pembukuan e. 950 Perbendaharaan f. 960 Pembinaan Kebendaharaan g. 970 Pendapatan Kepegawaian dengan kode 800 a. 810 Pengadaan b. 820 Pengangkatan dan Mutasi c. 830 Kedudukan d. 840 Kesejahteraan
98
e. 850 Cuti f. 860 Penilaian g. 870 Tata Usaha h. 880 Pemberhentian i.
890 Pendidikan
Perekonomian dengan kode 500 a. 510 Perdagangan b. 520 Pertanian c. 530 Perindustrian d. 550 Perhubungan e. 560 Tenaga Kerja f. 570 Permodalam g. 580 Perbankan Pekerjaan Umum dan Ketenagaan dengan kode 600 a. 610 Pengairan b. 620 Jalan c. 630 Jembatan d. 640 Bangunan e. 660 Tata Lingkungan f. 670 Ketenagaan g. 680 Peralatan h. 690 Air Minum Pengawasan dengan kode 700 a. 710 Bidang Pemerintahan b. 720 Bidang Politik c. 730 Bidang Keamanan/ Ketertiban d. 740 Bidang Kesra e. 750 Bidang Perekonomian f. 760 Bidang Pekerjaan Umum g. 780 Bidang Kepegawaian h. 790 Bidang Keuangan
99
15
Kamis/ 14
Peneliti datang ke Kantor Kecamatan Tengaran untuk
Juni 2012
melakukan wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di kantor kecamatan Tengaran . Kemudian ibu Suratun menyarankan untuk membaca Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis karena semua sudah sesuai prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip selama dia bekerja sejak tahun 1999.
16
Senin/ 18 Juni 2012
Peneliti
mengamati
peralatan
yang
digunakan
untuk
penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya. 1. Kecamatan tengaran mempunyai sebuah Filling Cabinet/ rak arsip dengan 16 laci. Kecamatan tengaran mempunyai filling Cabinet dengan 16 laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi keempat seksi yang ada di Kantor Kecamatan Tengaran. 3 laci dari filing cabinet tersebut sudah mengalami kerusakan sehingga tidak difungsikan. 13 laci sisanya kurang dimanfaatkan dengan baik. Seksi
Tata
Pemerintahan
dan
seksi
Pembangunan,
Pemberdayaan Masyarakat dan Desa tidak menggunakan Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di sisi meja kerjanya. Seksi Tata Pemerintahan menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena filing cabinetnya rusak. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah ditentukan. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya : a. Laci 1 diberi judul Umum dengan kode (000); didalam laci 1
100
terdapat 14 sub judul yang sudah penuh dengan arsip, dengan rincian sebagai berikut : 1. Arsip Pemda Tk. II (130); berisi 30 lembar surat dan 3 lampirannya dari tahun 2004. 2. Arsip Hukum (180); berisi 6 surat dari tahun 2002 3. Arsip Organisasi/ Ketatalaksanaan (060); berisi 33 lembar surat dengan 21 lampirannya dari tahun 2000 4. Arsip Penelitian (070); berisi 10 surat izin penelitian dan proposal penelitiannya sejak tahu 2001 5. Arsip Perencanaan (050); berisi 6 surat dan rencana kegiatan sejak tahun 2005 6. Arsip tentang Kearsipan (045); arsip tentang Kearsipan berisi 12 surat tentang kearsipan sejak tahun 2004 7. Arsip tentang pengadaaan Peralatan (020); ada 11 surat dan 9 bukti pengadaaan peralatan kantor sejak tahun 1999 8. Arsip tentang Protokol (019); ada 5 surat dengan 6 lampiran sejak tahun 2000 9. Arsip Komunikasi (016); ada 8 surat sejak tahun 2002 10. Arsip Rumah Dinas (012); ada 4 surat sejak tahun 2000 11. Arsip tentang Gedung kantor (011); ada 3 surat sejak tahun 2003 12. Arsip tentang Hari Raya (033); 60 surat sejak tahun 1994 13. Arsip tentang Tanda Kehormatan (002) ; ada 20 arsip
101
dari tahun 1976-2006 14. Arsip tentang Umum (000); 26 arsip dari tahun 20042006 b. Laci 2 diberi judul Pemerintahan dengan kode (100) Laci nomor 2 ini tidak ada sekat-sekat ataupun folder, arsip sangat kacau, ada tumpukan map yang tidak diberi judul atau tanda apapun kemudian diikat dengan tali raffia. Disebelahnya ada setumpuk kertas surat yang tidak diklasifikasikan, hanya ditumpuk berdasarkan surat diterima. Jadi, surat yang paling awal diterima berada ditumpukan paling bawah. Jumlah surat dan lampirannya yang tertumpuk adalah 98 lembar sejak tahun 1990 sampai terakhir pada 2011. c. Laci 3 diberi judul Politik dengan kode (200) Laci 3 berisi SPJ Rutin yang dimasukkan kedalam map sejak tahun 2001. SPJ rutin dibuat per 3 bulan, jika dihitung sampai bulan juni 2012 seharusnya ada 46 map, tetapi hanya ada 36 map, ketika dikonfirmasi keberadaanya pengurus arsip hanya mengatakan “sedang dipinjam”. Peminjaman arsip tidak dicatat sehingga arsip tidak diketahui ada dimana. d. Laci 4 diberi judul Keuangan dengan kode (900) Laci 4 berisi rencana anggaran kerja sejak tahun
102
2002-2010 yang sudah diikat dengan tali raffia dan rencana anggaran tahun 2011 yang diletakkan di atas rencana anggaran yang sudah diikat. e. Laci 5 diberi judul Kepegawaian dengan kode (800) Laci 5 dengan judul Kepegawaian mempunyai 12 sub judul yang tertata dengan cukup rapi tetapi sudah terlalu penuh. Rincian dari ke12 sub judul tersebut adalah : 1. Data Mutasi dan Gaji (830); ada 23 surat sejak tahun 1992- 2000 2. Bapetarum (845); ada 11 surat dari tahun 1994-2006 3. Surat Tugas; ada 20 surat sejak tahun 1998 4. Penghargaan (861); ada 1 penghargaan pada tahun 2005 5. Pendidikan pegawai (890); ada 19 surat sejak tahun 2003 6. Keuangan (900); ada 31 surat sejak tahun 2003 7. TU Kepegawaian (870); ada 22 surat sejak tahun 2000 8. Cuti (850); ada 88 surat sejak tahun 1987 9. Dispensasi (848); ada 8 surat dari tahun 2005 10. Taspen/ Askes (842); ada 33 surat dengan lampirannya dan 20 lembar blangko kosong. 11. Mutasi (820); ada 2 surat yaitu pada tahun 2005 dan 2009. 12. Pengandaan (810); ada 11 surat dari tahun 2004 f. Laci 6 diberi judul Kesejahteraan Rakyat dengan kode (400) Laci 16 ada 7 sekat dan ada tumpukan arsip yang
103
sudah tidak bisa diidentifikasi karena ditumpuk dan diikat dalam map tanpa judul dengan tali raffia. Ketujuh sekat tersebut dilengkapi dengan sub judul yaitu : 1. Pendidikan (420); ada 27 surat sejak tahun 2005 2. Raskin (511); ada 7 surat sejak tahun 2005 3. Tenaga kerja (560); ada 71 surat sejak tahun 2006 4. Haji (456); ada 51 berkas sejak tahun 2008 5. Yaziz (451); ada 7 surat sejak tahun 2005 6. Olahraga (426); ada 21 surat sejak tahun 2007 7. Kesehatan (440); ada 43 surat sejak tahun 2005 g. Laci 7 diberi judul Kegiatan Sosial, tanpa kode. Laci 7 berisi 14 stopmap kertas. Tapi hanya ada 4 stopmap kertas yang ada keterangannya, yaitu : arsip tentang raskin, askeskin, pondok pesantren, dan 2001. h. Laci 8 diberi judul Keuangan dengan kode (900) Isi dari laci 8 tidak sesuai dengan judulnya. Laci ini sangat kacau. Ada tumpukan kertas yang tidak ada keterangan apapun, yang lebih mengerankan ada jaket yang dimasukkan kedalam laci ini. di dalam Laci 8 terdapat 6 sekat yang kesemuanya kosong. Arsip hanya ditumpuk disamping sekat tanpa ketetangan yang jelas. 6 sekat tersebut memiliki sub judul: 1. Lomba (414)
104
2. Promosi pembangunan (510) 3. Pembangunan (410) 4. Pemugaran perumahan (413) 5. DPDIK (412) 6. PMT (444) i. Laci 9 diberi judul Himpunan perda, tanpa kode. Laci 9 berisi 11 stopmap kertas dengan judul: 1. Laporan bulanan data kekuatan jumlah mutasi 2. Bahan rapat seksi trantip 3. Laporan triwulan infentaris data pembinaan kesehatan bangsa 4. Data perusahaan pengolahan limbah 5. Data pengolahan pasar 6. Undangan pemberitahuan keramaian/ hiburan 7. Laporan izin keramaian 8. Himpunan SK 9. Peta Kecamatan Tengaran 10. SK Pembangunan Kantor Kecamatan Tengaran 11. PERDA j. Laci 10 diberi judul Bin Trantip/ Linmas, tanpa kode. Laci 10 berisi map-map yang sudah diikat-ikat yang merupakan arsip inaktif yang tidak bisa diidentifikasi karena map untuk membungkus tidak diberi judul. Ada 3 map yang belum
105
diikat dengan judul : 1. Berkas pembangunan pasar baru 2. Bengkok desa 3. Pemilihan panwaslu k. Laci 11 tidak diberi judul, berisi 15 map yang sudah diikat. Map yang diikat tersebut sama seperti map yang diikat pada laci lain yakni tidak ada keterangan sehingga tidak dapat teridentifikasi karena tali tidak boleh dibuka. l. Laci 12 tidak diberi judul, berisi kertas-kertas yang tidak ada sekat dan keterangannya. Selain kertas-kertas ada kain lap didalam laci ini. m. Laci 13 tidak diberi judul, berisi buku agenda surat sejak tahun 2006 - 2012 n. Laci 14 Rusak o. Laci 15 Rusak p. Laci 16 Rusak 2. Kecamatan Tengaran mempunyai 3 almari Kayu. Almari 1 memiliki 3 pintu a. Pintu 1 bersisi arsip tentang UKM; berisi 218 proposal yang diterima sejak tahun 1990 yang ditumpuk begitu saja tanpa klasifikasi yang jelas. b. Pintu 2 Arsip IMB; berisi c. Pintu 3 Arsip PKK; sejak tahun 2000 berisi proposal
106
kegiatan PKK 21 bendel, buku-buku penyuluhan 5, rencana kegiatan dan pelaksanaan kegiatan PKK 13 bendel, hasil rapat PKK 35 bendel, dan ada arsip yang tidak bisa dikenali dan hanya ditumpuk-tumpuk dan sangat penuh. Lemari 2 berisi arsip2 dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali raffia. Lemari 3 berisi arsip dinamis inaktif yang hanya ditumpuktumpuk tanpa klasifikasi yang jelas sejak tahun 2000. Arsip ini berasal dari filling cabinet yang penuh, langsung dimasukkan kedalam almari arsip inaktif dan ditumpuk dengan arsip lain. Keterangan dari pegawai kearsipan ini adalah arsip kacau yang belum diidentifikasi ulang. 3. Kecamatan Tengaran Mempunyai 1 lemari kaca yang berisi buku- buku tentang hasil seminar/ penyuluhan dan UU dan Perda sebagai dasar pengambilan keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan pekerjaan Kantor Kecamatan Tengaran. 4. Kecamatan tengaran mempunyai 1 buah rak yang berisi kertaskertas suara, buku pedoman, rencana kerja dan laporan tentang Pemilu yang sebenarnya sudah tidak d pakai tapi belum sempat dibuat pertelaan arsipnya. 5. Kecamatan Tengaran mempunyai kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali surat dengan penomoran sama dengan Filling Cabinet untuk menyimpan arsip. 6. Kecamatan Tengaran mempunyai filling cabinet dengan 8 laci
107
untuk menyimpan lembar pengantar surat dan tembusan surat keluar yang masih aktif.
108
DATA REDUCTION
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti No 1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal Kamis /
Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari
29 Maret
wawancara dengan salah satu Pegawai Kecamatan Tengaran.
2012
Peneliti merumuskan masalah penelitian berdasarkan gejala problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang?
2
Senin/
Kantor Kecamatan Tengaran yang belum mempunyai pegawai
2 April 2012 khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak di kantor kecamatan tengaran. 3
Rabu/
Kecamatan tengaran memiliki 19 pegawai yang terdiri dari 1
4 April 2012 orang camat, 1 orang sekretaris camat, 4 kepala seksi yaitu kasi tata pemerintahan; kasi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat, dan desa; kasi kesejahteraan rakyat; kasi ketentraman dan ketertiban umum; yang dibantu oloeh 13 anggota seksi – seksi tersebut. Sistem penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga kecamatan tengaran masih banyak kekurangan. 4
Senin /
Penemuan Kembali arsip di Kantor Kecamatan Tengaran lama
9 April 2012 dan sulit. 5
Rabu / 11 April
Peneliti mendapatkan Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran.
2012 6
Senin/
Peneliti mendapatkan rekomendasi dari kantor pertahanan
109
7
16 April
bangsa dan politik, kemudian dipersilahkan memulai penelitian di
2012
Kantor Kecamatan Tengaran
Rabu/
Kantor Kecamatan Tengaran tidak mempunyai sop dan
18 April
digantikan dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan
2012
dinamis. Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berbentuk buku – buku pedoman kerja kantor kecamatan tengaran hanya diletakkan pada satu almari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan. Belum ada pencatatan peminjaman arsip. Data yang dibutuhkan peneliti langsung dibawa tanpa harus melalui proses pengisian formulir peminjaman arsip.
8
Selasa/
Sistem yang digunakan adalah gabungan antara sentralisasi dan
24 April
desentralisasi. Dimana arsip aktif dikelola oleh masing-masing
2012
seksi/ unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara terpusat. Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas. Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip, peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari penyimpanan arsip kemudian peneliti melihat penyimpanan yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit. Ada jadwal retensi arsip tetapi belum bisa terlaksana dengan baik. Kesibukan lain dan sikap ragu – ragu pegawai membuat jadwal retensi arsip terkadang tidak terlaksana.
9
Jumat /
Kantor kecamatan tengaran menggunakan sistem kartu kendali
27 April
dalam penanganan surat masuk dan keluar. Prosedur yang
2012
dilaksanakan dalam penerimaan surat sudah sesuai dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis yang ada di kantor kecamatan tengaran.
110
10
Selasa/ 1 Mei 2012
Arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit sedangkan arsip inaktif ditangani oleh pegawai sendiri. Pegawai kearsipan hanya menagani arsip yang sudah inaktif. Sedangkan arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit kerja. Arsip dinamis aktif hanya ditumpuk disamping meja kerja masing – masing unit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja. Peralatan yang digunakan di kantor kecamatan tengaran diantaranya adalah almari kayu yang berjumlah 3 unit, almari kaca 1 unit, dan sebuah filing cabinet.peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip inaktif yang dikelola oleh seorang orang petugas kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Petugas tersebut tidak mempunyai tugas khusus mengelola arsip, melainkan pegawai yang tugas utamanya adalah seksi tata pemerintahan.
11
Rabu / 2 Mei 2012
Pegawai masih ragu – ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di sebelah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampu dengan arsip yang masih aktif. Penumpukan arsip disisi meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di sisi meja kerja.
12
Senin/ 7 Mei 2012
Kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip. Lemari arsip diletakkan di ruang kerja pegawai kecamatan, yang sebenarnya sudah sangat sempit sehingga tampak kurang rapi dan menggangu gerak pegawai. Arsip
inaktif
disimpan
111
dalam
filing
cabinet
dengan
pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing – masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi. Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur baru di sela – sela arsip agar tidak dimakan rengat. Kebersihan tempat penyimpanan arsip kurang diperhatikan, terlihat dari arsip yang kurang terawatt dan kotor. 13
Rabu/ 9 Mei 2012
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan kantor kecamatan tengaran yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
14
Rabu/ 13 Juni 2012
15
Kamis/ 14 Juni 2012
16
Senin/ 18 juni 2012
Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di Kantor Kecamatan Tengaran Mengetahui proses surat masuk dan keluar dalam hal penciptaan arsip serta pemusnahan arsip. Mengetahui secara detail peralatan penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran dan arsip yang ada didalamnya.
112
DATA DISPLAY
Gambar 1.4 Penyajian Data
Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran
Gabungan
Sentralisasi
Desentralisasi
Arsip dinamis inaktif
Arsip dinamis aktif
Sistem manajemen kearsipan yang baik sudah tercapai
Kendala yang dihadapi
Sarana dan prasarana yang
Pegawai kearsipan
kurang memadahi dikantor
yang memiliki
kecamatan tengaran.
pekerjaan ganda
Sistem manajemen kearsipan yang baik belum tercapai
113
KETERANGAN DATA DISPLAY
1. Sistem penyimpanan arsip di kantor kecamatan tengaran adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. 2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di kantor kecamatan tengaran adalah : a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi dikantor kecamatan tengaran. -
Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip.
-
Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip dinamis aktif, arsip hanya di tumpuk di sisi meja kerja.
-
Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit diambil.
b. Pegawai yang kurang menguasai sistem manajemen kearsipan dan memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu. -
Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih tercampur dengan arsip aktif.
-
Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tampak kotor dan tidak rapi.
-
Penyimpanan arsip inaktif yang berbentuk buku panduan dan dokumendokumen hasil penyuluhan tidak ada kategorisasi, hanya ditata di almari kaca.
3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di kantor kecamatan tengaran tidak dapat menghasilkan kemudahan penemuan kembali arsip pada saat dibutukan.
114
CONCLUTION DWAWING / VERIFYING
1. Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan arsip aktif dan inaktif . 2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan. 3. Sistem penyimpanan arsip gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan pegawai tentang kearsipan yang memadahi.
115
Formulir : SURVEI ARSIP
1
INSTANSI
Alamat dan telepon
2
LOKASI PENYIMPANAN
Alamat dan telepon
3
ASAL ARSIP
4
KONDISI FISIK
Penanggung Jawab
Diterima tahun Ruangan Arsip
5
6
7
8
9
JENIS FISIK
TEX
AUDIO
KARTO
MACHINE
TUAL
VISUAL
GRAFI
READABLE
M/M LARI
RAK
KARUNG
LEMARI
FILLING KABINET
BOKS
KUANTITAS
KURUN WAKTU Hoofden Lijst/ Klarifikasi
KLAPPER
AGENDA
INDEKS
JALAN MASUK
PENATAAN
TANDA TANGAN 10 PENANGGUNG JAWAB
KARTU KARTU
LAIN LAIN
AUTO RI TEIN
TDK ADA
KLARIFIKASI
RUBRIK
STRUKTUR
DORSIR
SERI
KACAU
11 NAMA DAN TANDA TANGAN PETUGAS SURVEI
12 TANGGAL
116
Formulir : DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
INSTANSI : ALAMAT : TELEPON : NOMOR UNIT KERJA 1 2
TAHUN 3
JUMLAH 4
KETERANGAN 5
Catatan : Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi masing-masing
TANGGAL KEPALA UNIT KEARSIPA
117
Formulir : DAFTAR PERTELAAN ARSIP YANG DIMUSNAHKAN/ DISERAHKAN
INSTANSI : ALAMAT : TELEPON : NOMOR ISI (URAIAN MASALAH) 1 2
TAHUN
JUMLAH
KETERANGAN
3
4
5
Catatan : Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi masing-masing
TANGGAL KEPALA UNIT KEARSIPAN
118
Formulir : DAFTAR WAKTU PENYIMPANAN ARSIP
INSTANSI : ALAMAT : TELEPON : NO ISI URAIAN MASALAH 1 2
TAHUN 3
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN 4
JUMLAH
KET
5
6
Catatan : Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi masing-masing
TANGGAL KEPALA UNIT KEARSIPAN 119
BAGAN PROSES NASKAH DINAS PENTING MASUK UNIT KEARSIPAN Penerima
Pengarah
Pencatat
IP IP II K III M
Pengendali
Penyimpan
UNIT PENGOLAH Tata usaha Pimpinan unit Unit unit pengolah pengolah pelaksana
II K
IP
II K III M II K IP III M
II K
III M
II K
III M
D
Keterangan : I, II, III D K M P
: : : : :
Kartu Kendali Lembar Disposisi Kuning Merah Putih
1 D
I (File)
D D
120
BAGAN PROSES NASKAH DINAS BIASA MASUK UNIT KEARSIPAN Penerima N
Pengarah
Pencatat
N
Pengendali
N 1
Penyimpan
UNIT PENGOLAH Tata usaha unit Pimpinan unit Unit pelaksana pengolah pengolah
N
N
1 2
1 2
N D
2
2 1 N D Keterangan : N
1,2 : Lembar pengantar rangkap 2 D : LembarDisposisi D
121
N D
BAGAN PROSES NASKAH DINAS PENTING KELUAR UNIT PENGOLAH TATA USAHA
U N I T K E A R S I P A N Penerima
Pengarah
Pencatat
Pengendali
N
I II
A
N
I
1
II III
I II II
Penyimpan
N 3
A
I
III
III
2 III
Pengirim
II 4
A 5 I
Keterangan I, II, III : Kartu Kendali N : Naskah untuk dikirim A : Arsip surat 1 s.d 5 : Proses Jalannya Surat
III
122
INSTANSI LUAR
BAGAN PROSES NASKAH DINAS RAHASIA MASUK UNIT KEARSIPAN Penerima
Pengarah
Pencatat Khusus
UNIT PENGOLAH
Pengendali
Penyimpan
Tata usaha
Pimpinan
2 R
R
R
R 5
1 3 1
1
2
2
Keterangan :
4
1 & 2 : Lembar pengantar rangkap 2 1 s.d 5 : Proses jalannya surat
1
2
123
DAFTAR IKHTISAR ARSIP INSTANSI : ALAMAT
:
TELEPON : UNIT KERJA
KURUN
ASAL ARSIP
WAKTU
2
3
NO
1
JENIS
JALAN
FISIK
MASUK
5
6
KUANTITAS
4
124
PENATAAN
LOKASI
KETERANGAN
7
8
9
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR B (II)
P E N G E L O M P O K A N
NON ARSIP MUSNAH DUPLIKASI TUMPUKAN ARSIP
ARSIP KACAU
PEMILIH AN
K A R T U
SERI
ARSIP
RUBRIK
DORSIR
125
BUNGK US CATAT NOMOR SEMEN TARA
S K E M A
N O M O R D I P I N I T I P
D A F T A R P E R T E L A A N
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR A (I) SEMENTARA
PEMILIHAN MUSNAH PEMILIHAN ARSIP KACAU
PEMBERSIH AN
PEMILIH AN
UK
UK
ARSIP
PENGE LOMPO KAN UNIT KERJA
UK
UK
UK
126
PENGE LOMPO KAN PER TAHUN
DAFTAR PERTELAAN
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR B (II) DARI DAFTAR A (I)
UK/ TGL UK/ TGL DAFTAR
IDENTIFIKASI SERI
UK/ TGL
RUBRIK DORSIR
UK/ TGL
PENGELOMP OKAN SERI RUBRIK DORSIR
UK/ TGL
127
BUNGKUS CATAT NOMOR SEMENTARA
S K E M A
PENGELO MPOKAN KARTU NOMOR DIPINITIP
D A F T A R P E R T E L A A N
Almari Penyimpanan buku-buku pedoman hasil seminar dan PERDA
Filling Cabinet untuk arsip-arsip inaktif
Tempat penyimpanan kartu kendali, lembar pengantar, dan surat keluar
128
Almari Kayu Penyimpanan arsip IMB dan PKK
Suasana Ruang Kerja Pegawai Kecamatan Tengaran, dengan arsip aktif yang tertumpuk di samping meja kerja
Suasana Ruang Kerja Pegawai Kecamatan Tengaran, dengan almari arsip yang menanbah sempit ruang kerja
129
Arsip inaktif yang menunggu untuk dibuat daftar pertelaannya
Arsip aktif yang ditumpuk di sisi meja kerja
Laci Arsip inaktif yang kurang rapi dan penuh sesak oleh arsip
Suasana Ruang Kerja Pegawai Kecamatan Tengaran, dengan arsip aktif yang tertumpuk di bawah meja kerja
Arsip Pemilu yang merupakan arsip statis, tapi belum ada tindak lanjutnya
130
131
