14 DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SERANG Jalan Raya Serang Km 2 No. 22 Serang Tlp. (0254) 204052
Dasar Hukum:
Nomor Standard Opersional Prosedur Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Standar Opersional Prosedur Pencatatan dan Penerbitan Biodata Bagi Warga Negara Indonesia
1. Undang-undang No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan 2. Undang-undang No 25 Tahun 2003 tentang Pelayanan Publik 3. Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-undang No 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan 4. Peraturan Presiden No.25 tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil 5. Peraturan Presiden No 26 tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional 6. Permendagri No.28 tahun 2005 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah 7. Permendagri No 19 Tahun 2010 tentang Formulir dan Buku yang digunakan dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil 8. PerMenpan No per/21/M.Pan/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 9. Peraturan Bupati No 20 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk di Kabupaten Serang Keterkaitan: 1. Standar Operasional Prosedur Penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
Peringatan: Apabila dalam melaksanakan pencatatan dan penerbitan Biodata tidak berdasarkan SOP dapat mengakibatkan kesalahan database kependudukan
Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrator memiliki kualifikasi dan kompetensi sebagai Pejabat yang berwenang menandatangani dokumen kependudukan (Kadis Dukcapil) 2. Supervisor memiliki kualifikasi dan kompetensi sebagai Pejabat yang berwenang melakukan pengecekan kebenaran data dan kontrol kualitas (Kabid Administrasi Kependudukan dan Kabid Pengelola Informasi Admnistrasi Kependudukan) 3. Verifikator memiliki kualifikasi dan kompetensi sebagai Pejabat yang berwenang melakukan verifikasi dan validasi data (Kasie Pendaftaran Penduduk dan Kasie Pengolahan Data) 4. Petugas Operator memiliki keahlian mengoperasionalkan komputer dan program software SIAK serta diberi hak akses oleh Supervisor (Kabid Pengelola Informasi Administrasi Kependudukan) 5. Petugas Registrasi memiliki kualifikasi dan kompetensi (bersertifikat teknis registrasi) sebagai petugas yang mencatat pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting di desa, PNS dengan Pangkat paling rendah Pengatur Muda atau Golongan IIA
Peralatan Pelaksana: 1. Formulir Permohonan Biodata WNI (F 1.01/F1.07) 2. Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting (BHPKPP) 3. Perangkat komputer berisi program software SIAK dan printer
Pencatatan dan Pendaftaran: 1. Petugas Registrasi melaksanakan verifikasi dan validasi data Formulir Permohonan Biodata yang telah diisi dan ditandatangani oleh penduduk 2. Pencatatan ke dalam BHPKPP 3. Kepala Desa dan Camat menandatangani formulir permohonan 4. Perekaman data kedalam database kependudukan dan pengarsipan berkas permohonan 5. Kepala Dinas menandatangani Biodata dengan NIK
15
PROSEDUR PENCATATAN DAN PENERBITAN BIODATA BAGI WNI No
Uraian Kegiatan
Kode Kegiatan
Penduduk
(1)
(2)
(3)
(4)
1.
Pemohon mengisi dan mendatangani formulir Permohonan Biodata dilampiri persyaratan
Desa
Mutu Baku
Petugas Registrasi
Kepala Desa
Operator Kec
Petugas Kecamatan
Camat
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu
Output
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
Mulai
Ya
Tidak
Kecamatan
Formulir F1.01/ Formulir F1.07 Surat Pengantar RT/RW; Kutipan Akta Lahir; Ijazah/STTB; KK dan KTP; Kutipan Akta Nikah/Akta Perceraian
Berkas Formulir Permohonan Biodata
2.
Petugas Registrasi melaksanakan verifikasi dan validasi data
3.
Kepala Desa menandatangi Formulir Permohonan
4.
Petugas Registrasi mencatat dalam Buku Harian Persitiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
Database BHPKPP
5.
Petugas Registrasi menyerahkan berkas permohonan
Berkas sudah di TTD
6.
Pemohon menerima Formulir Permohonan yang sudah ditandatangani Kades beserta persyaratannya
1
Berkas Formulir Permohonan
Validitas data
Berkas Formulir Permohonan
Tanda Tangan Kepala Desa
16 No
Uraian Kegiatan
Kode Kegiatan
(1)
(2)
(3)
7.
Pemohon menyampaikan Berkas Formulir Permohonan Biodata Kepada Camat
8.
Petugas Loket/Operator Kecamatan melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas
9.
Petugas Kecamatan melaksanakan verifikasi dan validasi
10.
Camat menandatangi Formulir Permohonan Biodata
11.
Operator Kecamatan menyampaikan Formulir Biodata dilengkapi berkas persyaratan Kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Atau Serahkan ke Pemohon
12.
Pemohon menerima Formulir Permohonan yang sudah ditandatangani Camat beserta persyaratannya
Penduduk (4)
Desa
Kecamatan
Mutu Baku
Petugas Registrasi
Kepala Desa
Operator Kec
Petugas Kecamatan
Camat
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu
Output
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
1 Ya
Tidak
Tidak
Formulir permohonan dan persyaratan Ya
Berkas Formulir yang telah di periksa Berkas Formulir yang telah diverifikasi
Berkas Formulir yang telah di periksa Berkas Formulir yang telah diverifikasi Formulir Permohonan Biodata ditandatangani Camat
Formulir permohonan yg sdh di TTD dan persyaratan
2 3
Formulir permohonan yg sdh di TTD beserta persyaratannya
17 No
Uraian Kegiatan
Kode Kegiatan
(1)
(2)
(3)
13.
14.
Pemohon/Operator Kecamatan menyampaikan Berkas Formulir Permohonan Biodata ke Dinas Dukcapil
Petugas Loket melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan
15.
Petugas Loket memberi no tunggu dan tanda terima berkas serta mencatat dalam buku pendaftaran
16.
Petugas Verifikasi melaksanakan penelitian berkas dan verifikasi data
17.
Petugas Operator melakukan pengambilan/perekaman data ke dalam database dan pencetakan dokumen Biodata
18.
Petugas Supervisor melakukan penelitian berkas dan hasil cetakan serta melakukan Paraf
19. 20.
21.
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil menandatangani dan menerbitkan Biodata Petugas Loket menyerahkan Biodata ke pemohon dan Arsip ke petugas Pemohon mendapat Biodata dan Petugas Arsip menyimpan arsip
Penduduk (4)
3
Petugas Loket (5)
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Verifikator
Operator
Supervisor
Administrator
Arsip
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
Persyaratan/ Perlengkapan (11)
Mutu Baku Waktu
Output
(12)
(13)
2 Formulir yang sdh di TTD beserta persyaratan
Tidak Ya
Tidak
Ya
Tidak Ya
Berkas Formulir yang sdh di periksa
Terdaftar di buku pendaftaran
Berkas Formulir yang sdh di periksa
Berkas Formulir yang sdh diverifikasi
Berkas yang sudah di verfikasi
Database dan Dokumen Biodata
Berkas yg sdh diverifikasi dan hasil cetakan Biodata
Dokumen Biodata di Paraf
Hasil cetakan dokumen Biodata
Dokumen Biodata di Tandatangani
Dokumen Biodata
18
