29
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat untuk pembuatan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan berbagai Surat Keterangan di Kelurahan Cipadu masih kurang terorganisir dan belum terintegritas ini dikarenakan sebagian pembuatan khususnya pembuatan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga telah digunakan
alat bantu computer, akan tetapi masing-masing pembuatan memakai
program aplikasi yang berbeda. Pada pembuatan Kartu Keluarga menggunakan aplikasi Microsoft Excel 1997 dan pembuatan Kartu Tanda Penduduk menggunakan program aplikasi dengan bahasa pemrogramam Pascal Versi 5.0. Untuk
pembuatan
berbagai
surat
keterangan
dan
pembuatan
laporan
kependudukan masih dilakukan secara manual. Dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah dan Surat keterangan Tempat Tinggal menggunakan mesin tik sedangkan untuk pembuatan Surat Keterangan Kematian dan Surat Keterangan Kelahiran menggunakan tulisan tangan. Dengan demikian kegiatan tersebut diatas dapat menyulitkan dalam pelayanan kependudukan dan pembuatan laporan kependudukan.
30
4.1.
Prosedur Pelayanan Administrasi Kependudukan Yang Berjalan
4.1.1. Pembuatan/penggantian KK (Kartu Keluarga) A. Ketentuan Umum -
Setiap keluarga wajib memiliki Kartu Keluarga;
-
Kartu Keluarga diisi secara lengkap dan benar tentang data kepala keluarga dan atau anggota keluarga;
-
Setiap terjadi perubahan dalam keluarga harus dilaporkan ke Kelurahan paling lambat : -
Kepindahan
: 30 hari sejak tanggal kepindahan
-
Kematian
: 3 hari sejak tanggal kematian
-
Pindah dan Datang : 14 hari sejak terjadi perubahan
B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/ RW; 2. Fotocopy surat nikah bagi yang telah menikah; 3. Fotocopy KTP bagi yang wajib KTP; 4. Fotocopy Akte Kelahiran bagi yang belum wajib KTP; 5. Kartu Keluarga lama bagi yang menganti Kartu Keluarga 6. Surat keterangan Pindah (SKP) daerah asal bagi pendatang 7. Fotocopy SKCK dari Kepolisian bagi pendatang. 8. Formulir Data Keluarga yang telah disetujui Ketua RT
31
C. Mekanisme Pelayanan
Penduduk terlebih dahulu membuat surat pengantar dari RT dengan membawa Kartu Keluarga dan atau Surat keterangan Pindah dari daerah asal bagi pendatang ke Ketua RT setempat.
Ketua RT menerima berkas tersebut kemudian mencatat (nama, keperluan, nomor surat) ke dalam buku induk penduduk selanjutnya membuat surat pengantar
lalu di tanda tangani dan beri stempel oleh Ketua RT
kemudian mengisi Formulir Data Keluarga sesuai data yang diberikan oleh penduduk lalu Formulir Data Keluarga tersebut ditandatangani. Menyerahkan Surat Pengantar RT, Formulir Data Keluarga dan berkas ke penduduk yang nantinya akan dilanjutkan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
Ketua RW menerima Surat Pengantar RT, Kartu Keluarga dan atau SKP dari penduduk, lalu mencatat (nomor Surat, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku induk penduduk. Surat Pengantar dari RT di tanda tangani dan beri stempel selanjutnya menyerahkan Surat Pengantar RT/RW, Kartu Keluarga dan atau SKP ke penduduk.
Penduduk menerima berkas-berkas dari Ketua RW, kepala keluarga menandatangani Formulir Data Keluarga tersebut kemudian melengkapi persyaratan
untuk
pembuatan/penggantian
Kartu
menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
Keluarga
dan
32
Petugas Kelurahan memeriksa berkas persyaratan dari penduduk, petugas memberikan formulir data keluarga ke Lurah untuk di tandatangani dan beri stempel.
Bagi penduduk yang membuat Kartu Keluarga baru formulir data keluarga tersebut diinput sesuai dengan formulir data keluarga yang diserahkan dan disimpan dalam file kartu keluarga pada aplikasi Microsoft Excel 97 kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3 lembar. Kartu Keluarga printed sebanyak 3 lembar akan ditanda tangani dan stempel oleh Lurah.
Bagi penduduk yang menganti Kartu Keluarga, petugas melakukan pencarian data keluarga terlebih dahulu dalam file kartu keluarga yang disimpan bila data keluarga telah ditemukan petugas akan menginput data keluarga sesuai dengan formulir data keluarga yang telah mengalami penambahan atau pengurangan anggota keluarga dan disimpan dalam file kartu keluarga kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3 lembar yang kemudian ditanda tangani dan stempel oleh Lurah.
Kartu Keluarga lembar 2 dan berkas-berkas persyaratan akan diarsipkan oleh Kelurahan. Kartu Keluarga lembar 1 dan lembar 3 diberikan ke penduduk. Penduduk menyerahkan lembar 3 ke Ketua RT dan lembar 1 akan diarsipkan oleh Kepala Keluarga.
33
4.1.2. Pembuatan / Penggantian KTP A. Ketentuan Umum - KTP wajib dimiliki oleh penduduk yang berusia 17 tahun atau telah menikah; - Pembuatan KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak : - Berusia 17 tahun - Tanggal Pernikahan (bagi yang nikah belum berumur 17 tahun) - Menjadi penduduk kota Tangerang -
Penggantian KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak berakhirnya masa berlakunya KTP;
-
KTP berlaku selama 3 tahun, dan tanggal berakhirnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran yang bersangkutan; Khusus bagi yang berumur 60 tahun keatas (manula) berlaku seumur hidup;
-
Setiap penduduk yang pindah alamat dari satu Kelurahan ke Kelurahan yang lain dalam wilayah kota Tangerang, dalam jangka waktu 14 hari sejak ia tinggal pada alamat yang baru wajib melaporkan kepindahannya di Kelurahan yang baru dalam rangka penggantian KTP;
B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW; 2. Surat keterangan Pindah (SKP) dari daerah asal bagi pendatang; 3. Pas photo hitam putih ukuran 2 X 3 sebanyak 2 lembar; 4. Fotocopy Kartu Keluarga, Akte kelahiran atau Ijasah sekolah terakhir;
34
5. KTP lama yang telah habis masa berlakunya dan atau surat keterangan Lapor kehilangan KTP dari kepolisian bagi mereka yang memperpanjang KTP. C. Mekanisme Pelayanan
Penduduk membuat surat pengantar dengan membawa Kartu Keluarga dan atau SKP daerah asal ke Ketua RT setempat.
Ketua RT menerima berkas dari penduduk dan mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku induk penduduk. Membuatkan Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang nantinya diteruskan ke Ketua RW.
Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku induk penduduk kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW
dari
Ketua
RW
lalu
melengkapi
persyaratan
dalam
pembuatan/penggantian KTP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pembuatan/penggantian KTP setelah berkas persyaratan lengkap petugas mengisikan formulir master penduduk sesuai dengan berkas yang
35
diterima, selanjutnya formulir master penduduk diserahkan ke Lurah untuk di tanda tangani serta beri stempel.
Bagi penduduk yang membuat KTP baru, petugas akan menginput sesuai dengan data yang telah diisikan di Formulir master penduduk setelah itu menyimpan data dalam file KTP kemudian mencetak KTP. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah.
Bagi penduduk yang mengganti KTP, petugas melakukan pencarian terlebih dahulu dalam file KTP dengan memasukan nama penduduk bila data KTP penduduk tersebut telah ditemukan petugas akan memasukan data sesuai dengan formulir master penduduk yang telah mengalami perubahan setelah itu menyimpan dalam file KTP kemudian mencetak KTP.
KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah kemudian petugas kelurahan menempelkan pas photo hitam putih berukuran 2 X 3 pada KTP printed tersebut. KTP siap diserahkan ke penduduk. Penduduk menerima KTP lalu ditanda tangani dan atau cap jempol kiri.
4.1.3. Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL) A. Persyaratan 1. Surat Pengantar dari RT/RW 2. Surat Keterangan Persalinan dari Rumah Sakit/ Bidan
36
3. Fotocopy Kartu Keluarga dan KTP orang tua bayi 4. Fotocopy Surat Nikah orangtua bayi B. Mekanisme Pelayanan
Penduduk membawa fotocopy Kartu Keluarga yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) ke dalam buku mutasi. Membuatkan surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT kemudian menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk lalu diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKL dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan
Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut, mencatat data kelahiran dalam buku register kelahiran. Membuat SKKL dengan menuliskan data kelahiran sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKL lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel
37
oleh Lurah lalu menyerahkan SKKL Lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKL lembar 2 akan diarsipkan di Kelurahan. Penduduk menerima SKKL lembar 1 dari petugas Kelurahan.
4.1.4 Pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM) A. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW 2. Kartu Keluarga dan KTP jenazah 3. Surat pemeriksaan mayat dari Dokter/RS/Surat Keterangan lainnya B. Mekanisme Pelayanan
Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP jenazah yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuatkan Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
38
Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW , penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKM dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas tersebut. Mencatat data kematian dalam buku register kematian kemudian mencoret data yang meninggal di Kartu Keluarga dan mencabut Kartu Tanda Penduduk. Membuat SKKM dengan menuliskan data kematian sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKM lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKKM lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKM lembar 2 diarsipkan di Kelurahan.
Penduduk menerima SKKM lembar 1 dari petugas Kelurahan.
4.1.5. Pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP) A. Ketentuan Umum: -
-
Perpindahan penduduk meliputi: -
Perpindahan antar Kelurahan masih dalam wilayah Kecamatan;
-
Perpindahan antar Kecamatan masih dalam wilayah Kotamadya;
-
Perpindahan keluar wilayah kotamadya Tangerang.
Perpindahan penduduk dalam satu kelurahan hanya merupakan perubahan alamat tempat tinggal dan tidak diterbitkan surat keterangan pindah;
39
-
Bagi penduduk yang pindah antar Kelurahan maka Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Lurah sebagai gantinya akan diterbitkan SKP.
-
Bagi penduduk yang pindah antar Kecamatan dan atau keluar wilayah kota Tangerang, perpindahan harus diketahui oleh Camat kemudian Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Camat sebagai gantinya akan diterbitkan Surat Keterangan Pindah;
B. Persyaratan 1. Surat Pengantar dari RT/RW; 2. Kartu Keluarga 3. Kartu Tanda Penduduk; C. Mekanisme pelayanan
Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
Ketua RT menerima berkas, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi lalu membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar
40
RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyartan dalam pembutan SKP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut., mencatat data kepindahan dalam buku register kepindahan. Membuat SKP dengan mengetikan data penduduk yang pindah sesuai dengan berkas yang diterima kemudian SKP tersebut diberikan ke Lurah untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah.
Penduduk menerima SKP dari petugas Kelurahan.
4.1.6. Pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) A. Ketentuan Umum Pembuatan surat keterangan tempat tinggal adalah surat yang menerangkan bahwa penduduk pendatang tersebut benar adanya tinggal di lingkungan Kelurahan Cipadu. B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW; 2. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang diketahui oleh Camat dan atau Lurah; 3. SKCK dari Kepolisian;
41
4. Surat Keterangan Jaminan Bekerja bagi telah bekerja; 5. Kartu Keluarga Penjamin C. Mekanisme pelayanan
Penduduk melapor ke Ketua RT dengan membawa identitas diri (KTP/ Kartu Keluarga) atau Surat Keterangan Pindah dari daerah asal untuk mendapatkan surat pengantar.
Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat pengantar, nomor Kartu Keluarga, nomor KTP, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyaratan dalam pembutan SKTT dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut., mencatat data kedatangan dalam buku register penduduk baru. Membuat SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal) sesuai dengan berkas yang
42
diterima yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKTT ke penduduk. 4.1.7. Pembuatan Laporan Kependudukan Laporan kependudukan dilakukan secara periodik setiap bulannya. Laporan tersebut dibuat berdasarkan hasil pelayanan pada pembuatan surat keterangan yang menandai mutasi penduduk antara lain Kelahiran, Kematian, Pindah dan Datang dan juga pelayanan pada pembuatan Kartu Keluarga. Dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dalam penyerahan ke Lurah, hal ini disebabkan karena petugas terlebih dahulu membuka arsip pada masing-masing buku register dan mencari file-file nomor Kartu Keluarga yang disimpan berdasarkan nomor urutan setelah itu akan dihitung jumlah penduduk. Dalam laporan data penduduk dapat terlihat jumlah penduduk bulan lalu, jumlah penduduk WNI dan WNA yang lahir, mati, pindah dan datang, jumlah penduduk bulan ini dan jumlah kepala keluarga.
43
4.2.
Flow Of Document Berjalan
4.2.1. FOD pembuatan/penggantian Kartu Keluarga (KK)
Keterangan : FDK = Formulir Data Keluarga Gambar 4.1. Flow Of Document Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga
44
4.2.2. FOD pembuatan/penggantian Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Keterangan : FMP = Formulir Master Penduduk Gambar 4.2. Flow Of Document Pembuatan/Penggantian Kartu Tanda Penduduk
45
4.2.3. FOD pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL)
Gambar 4.3. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran
46
4.2.4. FOD pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM)
Gambar 4.4. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Kematian
47
4.2.5. FOD pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP)
Gambar 4.5. Flow Of Document Pembuatan Surat keterangan Pindah
48
4.2.6. FOD pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)
Gambar 4.6. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Datang
49
4.3. Masalah Yang Dihadapi Permasalahan utama yang sering terjadi yaitu pembuatan laporan kependudukan
yang
dibuat
oleh
seksi
pemerintahan
sering
mengalami
keterlambatan, hal ini ditimbulkan karena kegiatan yang dilakukan belum terintegrasi sehingga penempatan data menjadi tersebar. Untuk itu petugas terlebih dahulu membuka catatan atau file yang tersimpan dengan media yang berbeda sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan tidak adanya laporan-laporan mengenai laporan kelahiran, laporan kematian, laporan kepindahan dan laporan penduduk pada pelayanan yang berjalan sehingga hasil laporan tidak dapat diketahui secara lengkap dan akurat, padahal laporan tersebut berguna sebagai acuan dalam mengambil tindakan selanjutnya oleh Kepala Lurah. Permasalahan lainnya adalah dalam pembuatan Kartu Keluarga yang menggunakan Microsoft Excel 97 terjadi penumpukan file pada satu subdirectory sehingga mempersulit dalam pencarian data keluarga karena penyimpanan file tersebut berdasarkan pada nomor pembuatan Kartu Keluarga. Apabila Kartu Keluarga hilang atau rusak dan penduduk tersebut lupa atau tidak mengetahui Nomor Kartu Keluarga maka pencarian tidak dapat dilakukan untuk itu petugas akan membuatkan Kartu Keluarga baru. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya suatu kerangkapan data dan menyebabkan memperkecil ruang penyimpanan pada hardisk Di dalam pembuatan Kartu Tanda Penduduk yang memakai bahasa pemrograman pascal versi 5.0. sering mengalami kerusakan dan hang, yang kemudian program tersebut harus di instal kembali di Kecamatan.
50
4.4. Usulan Pemecahan Masalah Untuk menanggulangi permasalahan yang dialami di Kelurahan Cipadu, mengingat jumlah penduduk yang semakin bertambah maka dibutuhkan suatu pengolahan data yang baik dengan menggunakan pengolahan database agar dapat mengintegrasikan berbagai proses pelayanan yaitu pada pembuatan Kartu Keluarga, pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam melakukan kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan juga memudahkan pembuatan laporan kependudukan di setiap kegiatan pelayanan dengan hasil yang akurat, lengkap dan tepat waktu. Pada rancangan program aplikasi ini, penulis menggunakan perangkat lunak Microsoft Access 2002 sebagai alat bantu dalam pembuatan program aplikasi untuk pelayanan administrasi kependudukan guna melakukan penyimpanan pada satu tempat agar memudahkan petugas mengolah data dan mencetak data atau laporan kependudukan. Untuk mengolah data disediakan menu Input data yang terdiri dari input data kelahiran, input data kematian, input data Kartu Keluarga, input data permohonan kartu tanda penduduk, input data penduduk, input data surat keterangan pindah dan input data pengantar surat keterangan pindah. Pada masingmasing penginputan data terdapat fasilitas yang disediakan yaitu penambahan data, penghapusan data, pencarian data, penyimpanan data dan back-up data.
51
Untuk mencetak data atau laporan kependudukan di sediakan menu laporan yang terdiri dari cetak Kartu Keluarga, cetak Kartu Tanda Penduduk, cetak Surat Keterangan Kelahiran, cetak Surat Keterangan Kematian, cetak Surat Keterangan Pindah, cetak Pengantar Surat Keterangan Pindah, cetak Surat Keterangan Tempat Tinggal, cetak laporan kelahiran perbulan, cetak laporan kelahiran pertahun, cetak laporan kematian perbulan, cetak laporan kematian pertahun, cetak laporan pembuatan KTP perbulan, cetak laporan pembuatan KTP pertahun, cetak laporan Kartu Keluarga perbulan, cetak Kartu Keluarga pertahun, cetak laporan Surat Keterangan Pindah perbulan, cetak laporan Surat Keterangan Pindah pertahun, cetak laporan penduduk perbulan dan cetak laporan penduduk pertahun Di Kelurahan Cipadu hanya di fasilitasi satu buah komputer yang penggunaannya dilakukan secara bersama-sama oleh setiap kasi, untuk itu diperlukan pemakaian password atau kata kunci yang dimiliki oleh kasi pemerintahan guna memprokteksi agar data penduduk tidak dapat digunakan atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang.
4.5. Perancangan Program Aplikasi Usulan Data Flow Diagram atau DFD yang penulis usulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur pelayanan administrasi kependudukan yang berjalan di Kelurahan Cipadu, akan tetapi pada program aplikasi usulan ini penulis berusaha untuk menyempurnakan
52
prosedur yang sedang berjalan dengan membuatkan pelaporan Per Bulan dan Per Tahun dalam setiap kegiatan pelayanannya. 4.5.1. Data Flow Diagram 1. Diagram Konteks
Gambar 4.7. Diagram Konteks
53
2. Diagram Zero
Gambar 4.8. Diagram Zero
54
4.5.1.3. Diagram Rinci 4.5.1.3.1. Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga
Gambar 4.9. Diagram Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga
4.5.1.3.2. Rinci Pembuatan/Penggantian KTP
Gambar 4.10. Diagram Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Tanda Penduduk
55
4.5.1.3.3. Rinci Pembuatan Surat Keterangan
Gambar 4.11. Diagram Rinci Pembuatan Surat Keterangan
56
4.5.1.3.4. Rinci Pembuatan Laporan Kependudukan
Gambar 4.12. Diagram Rinci Pembuatan Laporan Kependudukan
57
4.5.2. Entity Relationship Diagram
Gambar 4.13. Entity Relationship Diagram
58
4.5.3. Normalisasi 4.5.3.1. Normalisasi 1NF (First Normal Form)
Gambar 4.14. Normalisasi 1NF (First Normal Form)
59
4.5.3.2.
Normalisasi 3NF (Third Normal Form)
Gambar 4.15. Normalisasi 3NF (Third Normal Form)
Keterangan: Tabel tersebut diatas telah memenuhi normalisasi bentuk kedua (2NF) dan bentuk ketiga (3NF) karena atribut yang ada tidak tergantung transitif terhadap key-nya masing-masing.
60
4.5.4.
Struktur Database
Nama Database
: Kelurahan Cipadu.mdb
Paket Program : Microsoft Access 2002 1. Tabel Penduduk Nama Field
Data Type
Field Size
* No_Urut FMP
Number
21
Kode FMP
Number
2
Ket_FMP
Text/String
10
Kecamatan
Text/String
20
Kelurahan
Text/String
20
Kode Kelurahan
Number
4
Nama Lengkap
Text/String
20
Jenis Kelamin
Text/String
1
Golongan Darah
Text/String
2
Tempat Lahir
Text/String
20
Tanggal Lahir
Date/Time
Medium Date
Status Perkawinan
Text/String
15
Hubungan Keluarga
Text/String
15
Agama
Text/String
10
Alamat
Text/String
25
Kewarganegaraan
Text/String
3
Kebangsaan
Text/String
20
Nomor SBKRI
Number
18
Tanggal SBKRI
Date/Time
Medium Date
Nomor Dok. Imigrasi
Number
18
Tanggal Dok. Imigrasi
Date/Time
Medium Date
Pendidikan
Text/String
15
Pekerjaan
Text/String
15
Akseptor KB
Text/String
10
Dapat Membaca
Text/String
10
Nama Bapak/Ibu
Text/String
20
Keterangan Cacat
Text/String
12
Number
2
Date/Time
Medium Date
Kode Mutasi Tanggal Mutasi
61
Pindahan Dari Pindahan Ke
Text/String Text/String
20 20
Tempat Penetapan
Text/String
15
Tanggal Penetapan
Date/Time
Medium Date
Nama Lurah NIP Lurah Nama Pengikut
Text/String Number Text/String
20 12 20
Jenis Kelamin
Text/String
1
Tempat Lahir
Text/String
20
Tanggal Lahir
Date/Time
Medium Date
Pddk
Text/String
15
Status
Text/String
15
Text/String Number
12 21
Keterangan Cacat ** No_SK Pindah
Tabel 4.1. Tabel Penduduk
2. Tabel Pembuatan Kartu Keluarga Nama Field
Data Type
Field Size
* No_Kartu Keluarga Tanggal Penetapan ** No_Urut FMP
Number Date/Time Number
21 Medium Date 21
Tabel 4.2. Tabel Pembuatan Kartu Keluarga
3. Tabel Kematian Nama Field
Data Type
Field Size
Number
21
Tanggal Penetapan
Date/Time
Medium Date
Tanggal Meninggal
Date/Time
Medium Date
Meninggal Di
Text/String
12
Meninggal Akibat
Text/String
10
Pelapor
Text/String
10
Number
21
* No_SKKM
** No_Urut FMP
Tabel 4.3. Tabel Kematian
62
4. Tabel Kelahiran Nama Field
Data Type
Field Size
Number
21
Tanggal Penetapan
Date/Time
Medium Date
Nama Anak
Text/String
20
Jenis Kelamin
Text/String
9
Tempat Lahir
Text/String
20
Tanggal Lahir
Date/Time
Medium Date
Number
2
Text/String
10
Text/String Number
10 21
* No_SKKL
Anak Ke Ditolong Oleh Pelapor ** No_Urut FMP
Tabel 4.4. Tabel Kelahiran
5. Tabel Permohonan Kartu Tanda Penduduk Nama Field
* No. Permohonan Tanggal penetapan
** No_ Urut FMP
Data Type
Field Size
Number
21
Date/Time Number
Medium Date 21
Tabel 4.5. Tabel Permohonan Kartu Tanda Penduduk
6. Tabel KTP Nama Field
* NIK Tanggal penetapan Berlaku Hingga ** No. Permohonan
Data Type
Field Size
Number Date/Time Date/Time Number
21 Medium Date Medium Date 21
Tabel 4.6. Tabel Kartu Tanda Penduduk
63
7. Tabel Surat keterangan Pindah Nama Field
Data Type
Field Size
Number
21
Tanggal Penetapan
Date/Time
Medium Date
Tanggal Pindah
Date/Time
Medium Date
Alasan Pindah
Text/String
15
Pindah Ke
Text/String
25
Kelurahan
Text/String
20
Kecamatan
Text/String
20
Kotamadya
Text/String
20
Propinsi
Text/String
20
Pengikut
Number
2
* No_SK Pindah
Tabel 4.7. Tabel Surat Keterangan Pindah
8. Tabel Pengantar Surat Keterangan Pindah Nama Field
Data Type
Field Size
Number
21
Sifat
Text/String
10
Lampiran
Text/String
10
Perihal
Text/String
10
Tembusan
Text/String
10
** No_SK Pindah
Tabel 4.8. Tabel Pengantar Surat Keterangan Pindah
64
4.5.5.
Rancangan Input-Output
4.5.5.1. Rancangan Input Rancangan input dari sitem pelayanan untuk pengolahan data dibagi menjadi dua bagian, yaitu file-file master yang digunakan untuk mendukung sistem yang sedang berjalan, dimana data-data tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan serta input yang dibutuhkan ketika petugas Kelurahan melakukan pelayanan administrasi kependudukan. 1. Rancangan Input Pembuatan Kartu Keluarga
Gambar 4.16. Rancangan Input Pembuatan Kartu Keluarga
65
2. Rancangan Input Permohonan Kartu Tanda Penduduk
Gambar 4.17. Rancangan Input Permohonan KTP
66
3. Rancangan Input Penduduk
Gambar 4.18. Rancangan Input Penduduk
67
4. Rancangan Input Surat Keterangan Kelahiran
Gambar 4.19. Rancangan Input Surat Keterangan Kelahiran
5. Rancangan Input Surat Keterangan Kematian
Gambar 4.20. Rancangan Input Surat Keterangan Kematian
68
6. Rancangan Input Surat Keterangan Pindah
Gambar 4.21. Rancangan Input Surat Keterangan Pindah
7. Rancangan Input Pengantar Surat Keterangan Pindah
Gambar 4.22. Rancangan Input Pengantar Surat Keterangan Pindah
69
4.5.5.2. Rancangan Output 1. Rancangan Output Kartu Keluarga
Gambar 4.23. Rancangan Output Kartu Keluarga Tampak Depan
Gambar 4.24. Rancangan Output Kartu Keluarga Tampak Belakang
2. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Bulan
Gambar 4.25. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Bulan
70
3. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Tahun
Gambar 4.26. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Tahun
4. Rancangan Output Kartu Tanda Penduduk
Gambar 4.27. Rancangan Output Kartu Tanda Penduduk
5. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Bulan
Gambar 4.28. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Bulan
71
6. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Tahun
Gambar 4.29. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Tahun
7. Rancangan Output Surat Keterangan Tempat Tinggal
Gambar 4.30. Rancangan Output Surat Keterangan Tempat Tinggal
8. Rancangan Output Laporan Penduduk Per Bulan
Gambar 4.31. Rancangan Output Laporan Penduduk Per Bulan
72
9. Rancangan Output Laporan Penduduk per Tahun
Gambar 4.32. Rancangan Output Laporan Penduduk Per Tahun
10. Rancangan Output Surat Keterangan Kelahiran
Gambar 4.33. Rancangan Output Surat Keterangan Kelahiran
73
11. Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Bulan
Gambar 4.34. Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Bulan
12. Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Tahun
Gambar 4.35. Rancangan Output Laporan Kel;ahiran Per Tahun
13. Rancangan Output Surat Keterangan Kematian
Gambar 4.36. Rancangan Output Surat Keterangan Kematian
74
14. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Bulan
Gambar 4.37. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Bulan
15. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Tahun
Gambar 4.38. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Tahun
16. Rancangan Output Surat Keterangan Pindah
Gambar 4.39. Rancangan Output Surat Keterangan Pindah
75
17. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Bulan
Gambar 4.40. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Bulan
18. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Tahun
Gambar 4.41. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Tahun
4.6. Perangkat Yang Dibutuhkan Perangkat yang digunakan di Kelurahan Cipadu pada saat ini adalah Sistem operasi windows 98 dengan kapasitas Harddisk 500 Mb, Processor Pentium I 133Mhz, Ram 32 Mb dan sistem aplikasi Office 97 yang dalam penggunaannya komputer tersebut di pakai oleh semua kasi untuk setiap kegiatan. Untuk itu sangatlah dianjurkan untuk menggunakan sistem Operasi Windows yang lebih baru yaitu windows 2000 atau windows XP dengan Processor Pentium III atau Pentium IV dan dengan kapasitas memori lebih dari 128 Mb dan Harddisk 10 Gb atau lebih dengan aplikasi Microsoft Office 2000 atau XP.
76
4.7. Langkah Menjalankan Program aplikasi Untuk memulai atau membuka program aplikasi pelayanan administrasi kependudukan, ikuti langkah berikut ini : 1. Double Klik Icon Kelurahan Cipadu Pada Desktop Komputer 2. Tunggu sampai jendela program aplikasi ditampilkan dan akan muncul tampilan Menu Awal. 3. Masukan password anda untuk memasuki program aplikasi ini. 4. Untuk memasukan data File Master a. Pilih salah satu File Master yang akan dipilih. Jika akan memilih Tanggal, klik Tanggal dan akan muncul tabel Tanggal. b. Masukan data Tanggal, setelah selesai memasukan data Tanggal, pilih tombol Close untuk menutup Tabel Tanggal dan akan kembali ke Menu Awal. c. Lakukan dengan cara yang sama untuk memasukan data Tabel selanjutnya pada File Master. 5. Untuk memasukan / menambah data kelahiran. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kelahiran dan akan muncul Form Kelahiran. b. Masukan data kelahiran pada form kelahiran dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi.
77
c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form Kelahiran tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 6. Untuk Memasukan data Kematian. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kematian dan akan muncul Form Kematian. b. Masukan data kematian pada form kematian dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form kematian tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 7. Untuk Memasukan data Kartu Keluarga. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kartu Keluarga dan akan muncul Form Kartu Keluarga. b. Masukan data keluarga pada form pembuatan Kartu Keluarga dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”.
78
Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form Kartu Keluarga tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 8. Untuk Memasukan data permohonan Kartu Tanda Penduduk. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Permohonan KTP dan akan muncul Form Kartu Tanda Penduduk. b. Masukan data Permohonan Kartu Tanda Penduduk pada form Kartu Tanda Penduduk dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form Kartu Tanda Penduduk tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 9. Untuk Memasukan SK Pindah. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Surat Keterangan Pindah dan akan muncul Form Surat Keterangan Pindah.
79
b. Masukan data kepindahan pada form kepindahan dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form Surat Keterangan Pindah tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 10. Untuk Memasukan data Pengantar SK Pindah. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Pengantar SK Pindah dan akan muncul Form Pengantar SK Pindah. b. Masukan data kepindahan pada form Pengantar SK Pindah dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form Pengantar SK Pindah tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal.
80
11. Untuk Memasukan data Penduduk. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Penduduk dan akan muncul Form Penduduk. b. Masukan data penduduk pada form penduduk dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol “Tambah Data”. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol “Simpan Data” untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol “Cari Data“. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol “Hapus Data”. d. Untuk keluar dari form penduduk tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 12. Untuk mencetak data atau laporan Kelahiran a. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelahiran. Masukan nomor SKKL yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kelahiran. b. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelahiran PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan Kelahiran Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan kepindahan PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kepindahan pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul Page Setup.
kotak dialog
81
13. Untuk mencetak data atau laporan Kematian c. Pilih Laporan, pilih dan klik kematian. Masukan nomor SKKM yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kematian. d. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelmatian PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan Kematian Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan kematian PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kematian pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul
kotak dialog
Page Setup. 14. Untuk mencetak data atau Laporan Penduduk a. Pilih Laporan, pilih dan klik Surat Keterangan Tempat Tinggal. Masukan nomor FMP yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Tempat Tinggal. b. Pilih Laporan, pilih dan klik penduduk PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan penduduk Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan penduduk PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan penduduk pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul Page Setup 15. Untuk mencetak data atau laporan Kartu Keluarga
kotak dialog
82
a. Pilih Laporan, pilih dan klik Kartu Keluarga. Masukan nomor Kartu Keluarga yang diinginkan dan akan muncul Kartu Keluarga. b. Pilih Laporan, pilih dan klik Kartu Keluarga PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan Kartu Keluarga Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan Kartu Keluarga PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan Kartu Keluarga pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul
kotak dialog
Page Setup. 16. Untuk mencetak data atau laporan Kartu Tanda Penduduk a. Pilih Laporan, pilih dan klik KTP. Masukan NIK yang diinginkan dan akan muncul KTP. b. Pilih Laporan, pilih dan klik KTP PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan KTP Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan KTP PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan KTP pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul Page Setup.
kotak dialog
83
17. Untuk mencetak data atau laporan SK Pindah a. Pilih Laporan, pilih dan klik SK Pindah. Masukan nomor SK Pindah yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kepindahan. b. Pilih Laporan, pilih dan klik pengantar SK Pindah. Masukan nomor SK Pindah yang diinginkan dan akan muncul Pengantar SK Pindah. c. Pilih Laporan, pilih dan klik SK Pindah PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan SK Pindah Perbulan. d. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan SK Pindah PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kepindahan pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup.
