DAPHNE-PROGRAMMA II

EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIE, VRIJHEID EN VEILIGHEID Directoraat C: Civiel recht, burgerschap en rechten Eenheid C4: Financiële ondersteuning voor justitie, rechten en burgerschap

DAPHNE-PROGRAMMA II 2004-2008 TER VOORKOMING EN TER BESTRIJDING VAN GEWELD TEGEN KINDEREN, JONGEREN EN VROUWEN EN TER BESCHERMING VAN SLACHTOFFERS EN RISICOGROEPEN

PRAKTISCHE GIDS VOOR SUBSIDIEAANVRAGERS 2006-1

BELANGRIJKE OPMERKING Deze Praktische Gids is bedoeld om de organisaties die een aanvraag voor subsidies in het kader van het Daphne II-programma indienen, te helpen bij het invullen van aanvraagformulieren zodat het Programma de voorstellen billijk kan beoordelen en een selectie kan maken met kennis van zaken. Wij raden u stellig aan om het Aanvraagformulier aandachtig te lezen – erop wijzend dat dit jaarlijks bijgewerkt wordt op basis van de lessen die elk jaar worden getrokken.. Zodoende dient steeds het formulier te worden gebruikt dat op dat moment geldt. Verwijs naar de relevante delen van deze Gids bij het invullen van elk onderdeel van het Aanvraagformulier. Als u de gevraagde informatie niet verstrekt, of als de informatie niet beantwoordt aan de vooropgestelde criteria, kan uw aanvraag als niet-geldig worden beschouwd of worden afgewezen bij de evaluatie ervan. Gelieve deze Gids volledig te lezen voordat u het Aanvraagformulier begint in te vullen. Hij bevat nuttige informatie om de vereisten van het Daphne II-Programma beter te begrijpen. Aanvragers mogen niet vergeten dat de concurrentie voor de toekenning van Daphnefondsen erg groot is. In 2005 ontving de Commissie 413 voorstellen. Door de strenge toepassing van de criteria inzake geldigheid, selectie en toekenning die worden uiteengezet in de oproep tot voorstellen, en het competitieve selectieproces met strenge kwaliteitsnormen, selecteerde de Commissie slechts 57 voorstellen voor subsidies. Om een succesvol project voor te bereiden, is het van belang dat alle technische richtlijnen worden nageleefd en dat er rekening wordt gehouden met het praktische advies in deze richtlijnen en in andere documenten op de Daphnewebsite.

INHOUD 1.

Informatie over het Daphne II-Programma 2004-2008 ...........................................................3 I.

Wat is het Daphne II-Programma? .........................................................................................3

II.

Welke soort acties ondersteunt het Programma? ..................................................................3

III. Prioriteiten voor 2006 ...............................................................................................................3 2.

Geldigheid en selectie van projecten ...........................................................................................6 I.

Wie komt in aanmerking om subsidies van Daphne aan te vragen? ..................................6

II.

Wie kan deelnemen aan Daphne-projecten?..........................................................................6

III. Wat moet verder nog gecheckt worden alvorens de aanvraag verstuurd wordt? ............7 IV. Geldigheidscriteria.....................................................................................................................9 V.

Selectiecriteria ...........................................................................................................................10

VI. Toekenningscriteria .................................................................................................................10 VII. Wat gebeurt er na de evaluatie van de voorstellen?............................................................12 3.

Het Aanvraagformulier invullen.................................................................................................13 I.

Technische instructies voor het invullen van het elektronisch Aanvraagformulier .......13

II.

De vragen in het Aanvraagformulier beantwoorden ..........................................................14 1

4.

Het Begrotingsformulier invullen...............................................................................................18 I.

Technische richtlijnen bij het invullen van het Excel-begrotingsformulier.....................19

II.

Informatie die u nodig hebt om het begrotingsformulier in te vullen .............................19

5.

Staff Costs Analysis (SCA) -Formulier......................................................................................23

6.

Financiële Identificatieformulier (FIF) ......................................................................................24

7.

Nagaan wat op de diskette staat / CD-ROM...........................................................................24

8.

Waar u meer informatie vindt.....................................................................................................25

2

1.

Informatie over het Daphne II-Programma 2004-2008

I.

Wat is het Daphne II-Programma?

Het Daphne II-Programma 2004-2008 is een communautair actieprogramma met een looptijd van vijf jaar, dat gericht is op het voorkomen en bestrijden van geweld tegen kinderen, jongeren en vrouwen, en op het beschermen van slachtoffers en risicogroepen. II.

Welke soort acties ondersteunt het Programma?

De algemene doelstellingen van het Daphne II-Programma zijn: •

mee zorgen voor een uitstekende ondersteuning van de lichamelijke en geestelijke gezondheid, door kinderen, jongeren en vrouwen te beschermen tegen geweld, door geweld te voorkomen, door ondersteuning te bieden aan slachtoffers van geweld en door risicogroepen te beschermen;

•

de kennis van geweldmechanismen en van de behandeling van daders verhogen en de verzameling van gegevens over geweld in Europa verbeteren; en

•

NGO's en andere organisaties die op dit vlak actief zijn steunen en aanmoedigen en transnationale acties promoten.

De specifieke doelstellingen van het Daphne II-Programma worden verdeeld in 7 categorieën: •

Ontwikkeling en invoering van behandelingsprogramma's

•

Bewustmakingsacties voor specifieke publieksgroepen

•

Identificatie en uitwisseling van goede werkmethodes en werkervaring

•

In kaart brengen van enquêtes, studies en onderzoek

•

Veldwerk met de betrokkenheid van de begunstigden

•

Het creëren van duurzame multidisciplinaire netwerken

•

Opleiding en samenstelling van educatieve modules.

Alle projecten moeten duidelijk voldoen aan zowel de algemene als de specifieke doelstellingen van het Daphne II-Programma en zullen worden beoordeeld op basis van de criteria die in de oproep tot voorstellen werden uiteengezet en die hieronder worden vermeld. III.

Prioriteiten voor 2006

In 2006 wil de Europese Commissie vooral voorstellen zoeken voor projectactiviteit in de prioriteitsgebieden die hieronder worden beschreven. Aanvragers moeten duidelijk vermelden aan welke prioriteitscategorie hun voorstel voldoet. Projecten die worden ingediend buiten deze prioriteitsgebieden worden alleen doorgenomen als ze duidelijk geen maatregelen bevatten die reeds werden of worden genomen, en als ze blijk geven van vernieuwing en/of duidelijk toegespitst zijn op Europa. (1)

Geweld tegen gelijken en mechanismen voor de bescherming van gelijken •

in kaart brengen, studies, enquêtes en onderzoeken geleid door begunstigden om geweld tegen kinderen door kinderen, tegen jongeren door jongeren, en tegen meisjes 3

en vrouwen door meisjes en vrouwen beter te begrijpen (onder andere de identificatie van zwakke plekken, het profiel van daders, omstandigheden en contexten waarin geweld voorkomt en de manier waarop erop wordt gereageerd); •

in kaart brengen van bestaand onderzoek en programma's op het vlak van geweld onder gelijken en de bescherming tegen geweld onder gelijken om goede praktijken en waardevolle lessen te identificeren, alsook acties om deze conclusies te delen met beoefenaars op Europees niveau;

•

ontwikkelen, testen en invoeren (liefst met de betrokkenheid van begunstigden) van mechanismen om geweld onder gelijken te voorkomen, kwetsbare kinderen, jongeren en vrouwen te beschermen en daders van dit soort geweld op gepaste wijze aan te pakken;

•

ontwikkelen, testen en invoeren van programma's voor gebruik in onderwijsinstellingen (lager, middelbaar, tertiair, beroeps- en ander onderwijs) om geweld onder gelijken beter te doen begrijpen en de nultolerantie ervan te promoten;

•

aanbevelingen op Europees niveau over kaders, structuren en acties om invloed uit te oefenen op de omstandigheden en contexten van geweld onder gelijken om dit verschijnsel te doen afnemen of te elimineren.

(2)

Europese wetgeving met betrekking tot geweld •

in kaart brengen van de bestaande wetgeving in alle Lidstaten inzake alle vormen van geweld, en de voorlegging van de resultaten in een vorm die gemakkelijk kan worden bijgewerkt en die wijd kan worden verspreid; ook rekening houden met aanbevelingen op Europees niveau over latere richtlijnen voor wetgeving inzake geweld;

•

uitwisselen van ervaringen en lessen betreffende de wetgeving en de handhaving ervan, bedoeld om beoefenaars meer bevoegdheid te geven om de wet te doen naleven en op gerechtelijk en paralegaal vlak, en om praktische aanbevelingen te formuleren voor hervormingen en een betere handhaving.

(3)

(4)

Deelneming van kinderen, jongeren en vrouwen aan de preventie van geweld en slachtofferhulp •

in samenwerking met kinderen en jongeren de houding van jongeren tegenover geweld in kaart brengen en/of onderzoeken; hun suggesties om geweld te verzachten of te voorkomen; concrete manieren waarop jongeren zelf betrokken kunnen geraken bij preventieve acties, bescherming en/of slachtofferhulp; en aanbevelingen voor acties die moeten worden genomen;

•

directe actieprojecten die kinderen en jongeren aansporen om slachtoffers van geweld te steunen binnen de context van hun school, gezin en ontmoetingsplaatsen van jongerengemeenschappen (clubs, sportgroepen, gemeenschapscentra, enz.);

•

directe actieprojecten die vrouwen die geweld hebben overleefd, aansporen om slachtoffers te helpen en om het risico dat andere vrouwen het slachtoffer worden van geweld te verlagen, zoals de oprichting van duurzame netwerken voor dit doel en/of trainingspakketten om bekwaamheid hiertoe te verschaffen. Indicatoren en het verzamelen van gerelateerde gegevens

Om ervoor te zorgen dat geweld beter statistisch wordt onderzocht, en om bij elkaar passende en vergelijkbare gegevens te verzamelen, geeft de oproep voorrang aan de ontwikkeling van indicatoren en gerelateerde gegevens op het vlak van: •

geweld tegen migranten (kinderen, jongeren en vrouwen); 4

•

geweld tegen mensen die op straat leven en/of werken;

•

geweld binnen het gezin.

(5) Uitlichten van beleidskwesties gebaseerd op het werk dat reeds werd verricht in het kader van door Daphne gesubsidieerde projecten Op basis van de ervaringen met door Daphne gesubsidieerde projecten, kan het Programma bijdragen tot de ontwikkeling van beleidsbepalingen op lokaal, nationaal en/of Europees niveau. Er wordt voorrang gegeven aan studies die beleidskwesties uitlichten op het vlak van: •

institutionalisering en de-institutionalisering van kinderen;

•

geweld thuis, met inbegrip van geweld tussen echtgenoten en intieme partners;

•

geweld tegen vrouwen die werken in de sekssector, met inbegrip van vrouwen in situaties van gedwongen werk en/of mensenhandel.

(6)

Uitwisselen, toepassen en gebruiken van goede praktijken

Verwacht wordt dat projecten die in deze maatregelencategorie worden ingediend, laten zien hoe de ‘goede praktijk' werd geëvalueerd en geïdentificeerd, en wordt toegepast in de meeste, zoniet alle Lidstaten. Er wordt voorrang gegeven aan projecten die als doel hebben: •

de bestaande trainingspakketten die werden uitgewerkt onder Daphne te ontwikkelen, aan te passen en in te voeren;

•

bekwaamheid te verschaffen en ervaringen te delen in verband met de behandeling van daders van geweld.

UITERSTE TERMIJNEN VOOR DE SUBSIDIEAANVRAGEN VOOR 2006 De ingevulde aanvraag en bijlagen moeten bij de Commissie worden ingediend voor: 10 februari 2006 De termijnen moeten strikt nageleefd worden; aanvragen die na de uiterste termijn ontvangen worden, zullen automatisch afgewezen worden. De projecten die worden geselecteerd voor financiering in 2006 zullen waarschijnlijk eind 2006 van start gaan.

5

2.

Geldigheid en selectie van projecten

I.

Wie komt in aanmerking om subsidies van Daphne aan te vragen?

Om in het kader van het Daphne II-Programma steun te kunnen krijgen, moet u: •

Een publiek- of privaatrechtelijke instelling, vzw of organisatie zijn (lokale bevoegde overheidsdiensten, universiteitsafdelingen en onderzoekscentra - we merken op dat nationale/centrale overheden niet in aanmerking komen), actief op het gebied van de voorkoming en de bestrijding van geweld tegen kinderen, jongeren en vrouwen, of de bescherming tegen geweld, of bijstand aan de slachtoffers, of die doelgerichte acties opzet om de afkeuring van dergelijk geweld te versterken, of een verandering van houding en gedrag ten opzichte van kwetsbare groepen en slachtoffers van geweld aanmoedigt.

•

Geregistreerd zijn/bestaan in een staat die in aanmerking komt voor financiering in het kader van het Daphne-Programma: de 25 lidstaten van de Europese Unie en de EVA/EER-landen (IJsland, Liechtenstein en Noorwegen).

•

Een partnerschap sluiten met minimum twee publiek- of privaatrechtelijke instellingen of organisaties (de aanvragende organisatie meegerekend) in minimum twee Lidstaten die in aanmerking komen voor financiering in het kader van het Daphne IIprogramma.

Aanvragers mogen meer dan één aanvraag indienen, maar in elk geval dient telkens een apart aanvraagformulier met bijlagen ingevuld en ingediend te worden.

II.

Wie kan deelnemen aan Daphne-projecten?

Gezien Daphne-projecten moeten worden ingediend door een partnerschap van minimum twee organisaties in minimum twee landen (zie hierboven), en streven naar maximale betrokkenheid van en verspreiding in staten die in aanmerking komen, wordt van de coördinerende organisatie van het project vereist dat ze een team van partners /geassocieerde partners samenstelt (de definitie van deze twee termen vindt u hieronder). Per project mag slechts één subsidieaanvraag worden ingediend, en wel door de coördinerende organisatie. ALLE partners en geassocieerde partners moeten een Partner/Geassocieerde Partner Verklaring invullen en ondertekenen (die te vinden is op de DAPHNE webpagina van de Commissie, samen met het Aanvraagformulier). Het formulier moet door elke partner of geassocieerde partner worden ingevuld en ondertekend. Volgende definities worden gehanteerd in het Aanvraagformulier: Aanvrager/coördinerende organisatie/leidende organisatie: de partner die door alle partners samen wordt aangewezen om de subsidieaanvraag bij de Commissie in te dienen. Deze organisatie is verantwoordelijk voor het algemeen beheer van het project, de coördinatie van de taken, het contact met de Commissie en het begrotingsbeheer. Ze is contractueel aansprakelijk voor het project. Partner: alle organisaties en instellingen die, in samenwerking met de coördinerende organisatie, de in de subsidieovereenkomst omschreven projectactiviteiten zullen uitvoeren. De coördinerende organisatie en de partners verdelen onderling de relevante taken en de financiering. Bijgevolg moeten zij bij de indiening van de aanvraag allen afkomstig zijn uit één van de landen die in aanmerking komen voor financiering in het kader van het Daphne IIprogramma. 6

Geassocieerde partner: alle publiek- en privaatrechtelijke organisaties uit een land dat aan een project mag deelnemen, maar op dit moment niet in aanmerking komt voor ECfinanciering in het kader van het Daphneprogramma. In 2006 mogen organisaties uit Bulgarije, Roemenië, Turkije, Albanië, Bosnië en Herzegovina, Kroatië, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië en Servië en Montenegro deelnemen aan projectactiviteiten als geassocieerde partners (in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgelegd in hun respectievelijke Europese Overeenkomsten en/of Kaderovereenkomsten met de Europese Gemeenschap voor hun deelneming aan ECprogramma's). 1 Andere betrokken partijen: Het kan gaan om dienstverleners, zoals mediaproductiebedrijven, webdesign- of onderzoeksbedrijven, enz. en sponsors die niet in aanmerking komen om deel te nemen aan het project als partners of als geassocieerde partners, zoals nationale ministeries of andere publiekrechterlijke diensten op centraal niveau die een rol kunnen spelen in het project. Het is niet verplicht om informatie te verstrekken over deze partijen in het Aanvraagformulier, omdat de Commissie erkent dat ze misschien niet werden geselecteerd op het ogenblik van de aanvraag. Als het project een beroep doet op dienstverleners, moet de begroting rekening houden met deze diensten en als de gegevens van de partijen bekend zijn, kan de aanvrager ervoor kiezen om ze mee te delen. Dienstverleners moeten gevestigd zijn in een van de staten die in aanmerking komen voor subsidies in het kader van het Daphneprogramma. Nationale publiekrechterlijke diensten komen niet in aanmerking voor subsidies, maar mogen ondersteuning in natura of financiële bijdragen leveren voor het project. In het laatste geval moeten ze een verklaring van medefinanciering ondertekenen voor het bedrag van hun financiële bijdrage. Zowel bijdragen in natura als in contant geld van derden moeten worden opgenomen in de begroting.

III.

Wat moet verder nog gecheckt worden alvorens de aanvraag verstuurd wordt?

1. Vergewis er u van dat u rekening hield met alle voorwaarden en criteria die in deze gids voor het Daphne II- Programma worden opgesomd, en die gelden voor het specifieke jaar waarin u van plan bent om uw aanvraag te doen. Soms veranderen criteria en voorwaarden; ga dus na of u wel degelijk gebruik maakt van de informatie die op dat ogenblik geldt. Neem ook een kijkje op de Daphne-website: http://www.Europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm 2. Vergewis er u van dat u het huidige Aanvraagformulier en niet dat van een vorig jaar gebruikt. Nogmaals, de formulieren worden elk jaar bijgewerkt en als u een verouderd formulier gebruikt, beantwoordt u misschien niet aan alle vereiste vragen en vult u een onvolledige (en dus ongeldige) aanvraag in. De huidige formulieren zijn te vinden op voornoemde website. 3. De Aanvraagformulieren zijn uitsluitend in het Engels, Frans of Duits beschikbaar.

1 Om in aanmerking te komen voor subsidies van de Europese Commissie binnen een Daphne project, moeten deze landen specifieke akkoorden hebben afgesloten met de Commissie betreffende financiële deelneming aan het Programma. Toen dit document werd voorbereid, had nog geen enkel van deze landen een dergelijke overeenkomst afgesloten. Bijgevolg mogen organisaties uit deze landen wel deelnemen, maar zonder EC-financiering.

7

4. U moet het Aanvraagformulier invullen in Word, anders komt het niet in aanmerking. 5. Uw aanvraag bestaat uit het Subsidieaanvraagformulier (1 ondertekend origineel en 3 kopieën), plus 9 bijlagensets. De bijlagen bevatten: (1) een Partner/Geassocieerde partnerverklaring voor elke partner/geassocieerde partner (1 ondertekend origineel + 3 kopieën van elke Verklaring); (2) een Verklaring van Cofinanciering voor elke bron van cofinanciering (1 ondertekend origineel + 3 kopieën van elke Verklaring); (3) het Begrotingsformulier (1 ondertekend origineel + 3 kopieën); (4) het Staff Cost Analysis (SCA) -formulier (1 ondertekend origineel + 3 kopieën); (5) het Tijdschema (4 kopieën); (6) het Financiële Identificatieformulier (1 ondertekend origineel); (7) een Verklaring inzake Uitsluitingcriteria (1 ondertekend origineel); (8) de statuten van de aanvrager (1 exemplaar); en (9) het Financiële Jaarverslag/Jaarrekeningen voor de jongste 3 jaar (deze laatste bijlage is niet vereist voor universiteiten en publiekrechterlijke diensten). - Als de organisatie van de aanvrager onlangs werd opgericht, en u dus geen financiële verslagen kunt voorleggen voor de jongste 3 jaar, moet u dit uitleggen in een nota bij deze Bijlage en andere beschikbare financiële informatie over de organisatie voorleggen (1 of 2 jaarverslagen of een ander document dat de Commissie in staat stelt het financiële vermogen van de aanvrager te beoordelen). U moet de bijlagen nummeren en voorleggen in de vereiste volgorde, apart van het Subsidieaanvraagformulier. U mag deze bijlagen niet binden omdat de Commissie misschien bijkomende kopieën moet maken. Daarnaast moeten het Aanvraagformulier en het Begrotingsformulier ook in elektronisch formaat op diskette of CD-ROM worden ingediend. 6. U moet de volgende ondersteunende documenten opsturen, als ze bestaan: •

Certificaat van de wettelijke registratie van de aanvragende organisatie;

•

Lijst van de leden van de Raad van Bestuur of directeurs:

•

Technisch/beschrijvend verslag van de aanvragende organisatie voor het vorige boekjaar;

•

het meest recente accountancybureau;

•

referenties betreffende deelneming aan activiteiten met EC-financiering.

auditverslag

door

een

onafhankelijk

erkend

7. De volgende documenten moeten worden ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager en in originele vorm worden voorgelegd aan de Commissie: •

Aanvraagformulier (1 origineel + 3 kopieën); 8

•

Begrotingsformulier (1 origineel + 3 kopieën)

•

Staff Cost Analysis-Formulier (op een apart blad toegevoegd aan het Begrotingsformulier) (1 origineel + 3 kopieën)

•

Financieel Identificatieformulier (1 origineel)

Gefotokopieerde of elektronische handtekeningen vertegenwoordiger worden niet aanvaard.

van

de

wettelijke

8. Stuur aanvragen naar het adres hieronder op 10 februari 2006 ten laatste. Zo een privéboodschappendienst wordt ingeschakeld – expreskoeriersdiensten inbegrepen – moet de aanvraag binnen zijn vóór 16 uur op de uiterste indiendatum. De datum van ontvangst wordt genoteerd door de Commissie. Bij postverzendingen geldt het poststempel als bewijs van de datum van verzending. Per post (poststempel)

Persoonlijke afgifte of afgifte door een koerierdienst (16.00):

Europese Commissie DG Justitie, Vrijheid en Veiligheid OF JLS/C4 LX 46 02/155 B-1049 Brussel België

Europese Commissie CENTRAL MAIL DEPARTMENT (Registered post) Att: DG JLS/C4 Genèvestraat 1 B-1140 Brussel (Evere) België

9. Op de enveloppe dient duidelijk te worden vermeld: “APPLICATION UNDER THE DAPHNE II PROGRAMME 2006”. Indien u meer dan één enveloppe gebruikt, gelieve deze te nummeren ‘1 van 2’, ‘2 van 2’. Subsidieaanvragen die worden verstuurd per email of fax worden niet aanvaard. IV.

Geldigheidscriteria

Alle subsidieaanvragen worden beoordeeld op basis van de volgende geldigheidscriteria. Als een aanvraag ongeldig wordt verklaard, wordt ze niet onderzocht. De Commissie brengt de aanvragers op de hoogte van deze beslissing voordat de evaluatie van start gaat. De Commissie past deze criteria strikt toe en staat niet toe, in naleving van het principe van gelijke behandeling, dat aanvragers hun aanvragen corrigeren of aanvullen nadat de termijn voor de indiening is afgelopen. Als aan deze criteria niet is voldaan, wordt het voorstel dus ongeldig verklaard. a)

De subsidieaanvraag moet binnen de opgegeven termijn worden ingediend: ten laatste op 10 februari 2006;

b)

De Aanvrager en elke Partner en Geassocieerde Partner moeten in aanmerking komen om deel te nemen aan het Daphne II-Programma (wettelijk statuut en land van herkomst);

c)

Alle vakken van het Subsidieaanvraagformulier moeten ingevuld zijn (of de reden moet worden vermeld waarom een bepaald vak eventueel niet relevant/van toepassing is); 9

d)

Het origineel van het Subsidieaanvraagformulier dat bij de Commissie wordt ingediend, moet zijn ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de organisatie die de aanvraag indient;

e)

De negen sets vereiste Bijlagen moeten allemaal aangehecht worden aan het Subsidieaanvraagformulier. Aanvragen waarvan deze vereiste bijlagen onvolledig zijn, worden ongeldig verklaard;

f)

De aangevraagde EC-subsidie moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan 80% van de totale geldige kost van het project en voor elke periode van 12 maanden vallen tussen EUR 50.000 en 175.000; en

g)

De aanvrager moet een schriftelijk bewijs voorleggen in het ondertekende Begrotingsformulier, de Partnerverklaring(en) en de Verklaring(en) van Cofinanciering dat hij zich heeft verzekerd van een cofinanciering van minimum 20% van de totale geldige kost van het project.

V.

Selectiecriteria

Voor alle subsidiabele voorstellen worden volgende criteria geëvalueerd: a)

De subsidieaanvraag moet een project beschrijven dat overeenstemt met de doelstellingen van het Daphne II Programma;

b)

De organisatie die de aanvraag indient moet voldoende operationeel, financieel en professioneel vermogen bezitten om het project te beheren en af te handelen;

c)

De voorgestelde begroting moet voldoende gedetailleerd zijn om een beoordeling van alle individuele kosten mogelijk te maken. De begroting moet aansluiten op de activiteiten van het project. Ze moet aantonen dat de aangevraagde subsidie het noodzakelijke minimum is voor de afhandeling van het project.

VI.

Toekenningscriteria

De voorstellen die voldoen aan de selectiecriteria zullen grondig beoordeeld worden, waarbij punten worden gegeven op de antwoorden op de volgende 35 vragen: A. Doelstellingen van het voorstel 1

Is de afbakening van het probleem dat wordt aangepakt, duidelijk en nauwkeurig?

2

Sluiten de doelstellingen van het voorstel aan op de Daphne-prioriteiten voor het lopend jaar?

3

Is het project een nieuwe actie (eerder dan een voortzetting of een herhaling)?

4

Is het project vernieuwend of, zo niet, kan het wel als ‘nieuw’ worden beschreven wat betreft de geografische dekking, het onderwerp, de methodologie of de resultaten?

5

Blijkt uit het voorstel gepast en voldoende voorbereidend werk, met tevens een toereikend inzicht in de huidige stand van zaken en het eerder geleverde werk wat betreft het behandelde gebied?

B. Doelen van het voorstel 6

Zijn de tussenpersonen (zowel de rechtstreekse als de onrechtstreekse begunstigden) duidelijk omlijnd, zijn ze relevant voor het Daphne II Programma en het probleem dat 10

wordt behandeld door het project? 7

Zijn de tussenpersonen/doelgroepen (deze voor wie de acties bestemd zijn en die op hun beurt een invloed zullen hebben op de begunstigden, zoals leerkrachten of artsen) duidelijk omlijnd, relevant en toegankelijk voor het project?

C. Opmaak van het voorstel en middelen a) Acties en aanpak 8

Zijn de voorgestelde acties geschikt gezien de aard van het probleem en de gewenste resultaten?

9

Zijn de voorgestelde aanpak en methoden geschikt om deze acties uit te voeren, voor de aard van het probleem en de gewenste resultaten?

10

Zijn de voorgestelde acties haalbaar binnen het voorgestelde tijdschema?

11

Zijn de voorgestelde acties haalbaar binnen de voorgestelde begroting?

12

Zijn de voorgestelde vergaderingen of evenementen nodig om de vordering van het project en de gewenste resultaten te verzekeren?

13

Zijn het tijdschema en het werkplan duidelijk, aangewezen en realistisch? b) Partnerschap

14

Zijn de verschillende types van deskundigheid die de partners inbrengen, nodig en voldoende (gaat het om een multidisciplinaire samenwerking)?

15

Zijn alle partners betrokken bij de voorgestelde acties (of zijn sommige partners overbodig)?

16

Is het voorgestelde partnerschap geschikt om de acties uit te voeren en om een Europese samenwerking te bereiken? c) Projectcoördinator

17

Heeft de projectcoördinator (de persoon) de nodige deskundigheid en ervaring om het project te beheren en de gewenste resultaten te bekomen?

18

Zijn de voorgestelde acties en verantwoordelijkheden duidelijk en op een gepast wijze toegewezen aan de leidende organisatie en de partners? d) Risico en controle

19

Is er voldoende aandacht besteed aan ethische kwesties in verband met de gekozen methode?

20

Is de risicoanalyse naar behoren uitgevoerd en zijn er voldoende noodmaatregelen ingebouwd in het voorstel?

21

Omvat het voorstel acties of mechanismen om de vooruitgang in het project in goede banen te leiden, om problemen te identificeren en, zonodig, de actie bij te sturen?

22

Zijn er efficiënte plannen opgemaakt voor de beoordeling van het project tijdens zijn looptijd (extern of intern, formeel of informeel)?

D. Verwachte resultaten en uitkomsten van het voorstel 23

Zijn de verwachte resultaten van het project een geschikte oplossing voor het gestelde probleem? 11

24

Zullen de verwachte resultaten van het project een positieve impact hebben op de begunstigden?

25

Kunnen de verwachte resultaten een nuttige bijdrage leveren tot Europees inzicht in het gestelde probleem?

E. Opvolging, duurzaamheid en zichtbaarheid van het voorstel 26

Zijn er efficiënte plannen opgemaakt om de resultaten gepast en te gepasten tijde te verspreiden of te delen?

27

Zullen de producten en resultaten van het project duurzaam zijn?

28

Zijn er plannen om gepaste financiering na afloop van het project te verzekeren?

29

Werd er rekening gehouden met de overdraagbaarheid of aanpassing van de producten/resultaten in andere landen/andere contexten?

30

Zijn er plannen om de steun en de bijdrage van de Commissie passend in de kijker te plaatsen?

F. Europees beleid en meerwaarde 31

Sluit de aanpak aan op het beleid en op de huidige aanpak van de EU op dit gebied?

32

Zullen de voorgestelde acties bijdragen tot de ontwikkeling of invoering van het Europese beleid of van Europese initiatieven?

33

Heeft het voorstel een Europese dimensie (geografische dekking of complementaire unieke deskundigheid of Trans-Europees concept)?

34

Heeft het voorstel steun nodig op Europees niveau (vergeleken met het lokaal of nationaal niveau)?

35

Levert het voorstel een positieve bijdrage tot de ontwikkeling van het Daphneprogramma door eerdere ervaringen in te bouwen in het Programma en deze verder te ontwikkelen?

VII.

Wat gebeurt er na de evaluatie van de voorstellen?

Zodra de evaluatieprocedure is afgerond, het Programmacomité zijn mening heeft gegeven en de Commissie een beslissing heeft genomen, brengt de Commissie elke aanvrager op de hoogte van de uiteindelijke beslissing die werd genomen, met vermelding van de reden voor de weigering en van de volgende stappen. De Commissie zet dan de procedures in gang die nodig zijn om de subsidieovereenkomst voor te bereiden (met inbegrip van een gesprek met de aanvrager betreffende eventuele nodige technische en financiële aanpassingen alsook procedures voor uitgavenverbintenissen). Als alle onderhandelingen afgerond zijn, wordt een subsidieovereenkomst/contract opgemaakt. De Commissie kan op verzoek een voorbeeld geven van een subsidiecontract en de verschillende bijlagen.

12

3.

Het Aanvraagformulier invullen

I.

Technische instructies voor het invullen van het elektronisch Aanvraagformulier

1.

Het formulier moet ingevuld worden aan de hand van het Wordprogramma van Microsoft Office 97 of een recentere versie, onder een Windows/PC-omgeving. Macintosh-systemen zijn uitgesloten, omdat zij het automatisch rechtstreeks downloaden van de gegevens van het Aanvraagformulier in de database van het Daphne-Programma niet toelaten.

2.

U moet alle grijze velden invullen. Het Aanvraagformulier is in feite ‘beveiligd’ zodat u niet buiten deze grijze velden kan schrijven.

3.

Er is een grijs veld op de omslag van het Aanvraagformulier waarin de Commissie uw projectnummer zal invullen. Hier mag u niets aan wijzigen.

4.

Om van het ene veld naar het andere te gaan, kunt u de volgende toetsen gebruiken: PageDown of Tab brengt u naar het volgende veld. PageUp of Shift + Tab brengt u naar het voorgaande veld. U kunt ook naar een welbepaald veld gaan door er met de muis op te klikken.

5.

U moet drie soorten velden invullen: - Het aankruisvakje – een klein vierkantje dat u kunt aankruisen met een druk op de spatiebalk of door erop te klikken met de muis; - Een invulveld – een rechthoek waarin u tekst kan tikken. Het veld wordt automatisch groter terwijl u tikt, behalve voor velden waarin het aantal regels beperkt is. - Een ‘rolmenu’ – klik op het veld en u krijgt een menu te zien; selecteer uw antwoord met de muis.

6.

Hef de beveiliging van het formulier niet op, verander ook niets aan de opmaak, de nummering van de vragen of de kenmerken van de velden.

7.

In deel 2 van het formulier – Informatie over het project waarvoor financiële steun wordt gevraagd – wordt gevraagd naar informatie over het project. Dit is het enige deel dat voor de beoordelaars wordt vertaald. Bij het invullen van dit deel mag, om redenen die verband houden met de vertaling, de totale lengte van de tekst niet meer bedragen dan tien (10) bladzijden, met inbegrip van de vragen en de blanco ruimte tussen de onderwerpen. U moet er bij het invullen van dit deel vooral over waken dat u de vragen nauwkeurig beantwoordt.

8.

Als er een maximum aantal lijnen opgegeven is, moet u ook trachten nauwkeurig te zijn. U mag niet meer schrijven dan de ruimte toelaat, wees dus duidelijk. U mag niet trachten meer te schrijven door het veranderen van de interlinie, de spaties, de marges of de lettergrootte (het lettertype is Courier 12).

9.

Nadat u het Aanvraagformulier ingevuld hebt, drukt u het af en leest u het zeer zorgvuldig na. Maak alle eventuele correcties alvorens u de uiteindelijke exemplaren afdrukt die ondertekend zullen worden.

13

II.

De vragen in het Aanvraagformulier beantwoorden

1.

Informatie betreffende de aanvrager

Gelieve dit deel zo nauwkeurig mogelijk in te vullen. Enkele specifieke opmerkingen: 1.1. BTW-nummer – als u voor uw aankopen vrijgesteld bent van BTW, voeg dan een verklaring van vrijstelling van BTW van de bevoegde nationale belastingdienst toe aan uw aanvraag. 1.4. Bankreferenties – de informatie die u in het Aanvraagformulier verstrekt moet overeenstemmen met de informatie die in het Financiële Identificatieformulier staat (Bijlage 6 van de aanvraag). De IBAN-code moet verplicht worden vermeld voor betalingen binnen de EU. 1.10. Lijst van betrokken partners en geassocieerde partners – hier moet u de naam van de aanvrager/coördinerende organisatie zelf niet opnemen/herhalen. U krijgt een groot aantal velden maar het aantal partners/geassocieerde partners dat u bij uw project betrekt, mag hier niet door beïnvloed worden – er zijn geen verwachtingen omtrent het aantal partners dat u moet hebben. De beoordelaars zullen enkel nagaan of u voldoende partners/geassocieerde partners heeft gekozen om het project op gepaste wijze uit te voeren, en of deze geschikt zijn. In vraag 1.10 kunt u ook ‘andere betrokken partijen' vermelden (zoals dienstverleners, sponsorende nationale overheden, onderzoekers, enz..) maar dit is niet verplicht. 2.

Informatie over het project waarvoor financiële steun wordt gevraagd

2.1. Titel van project: Wees kort en bondig. U heeft maximaal twee regels, maar tracht een titel te kiezen die uw project zowel duidelijk als makkelijk te plaatsen maakt. In het algemeen, als u ‘'knappe' of ‘'leuke' namen geeft, kunnen deze beletten dat uw project op grote schaal wordt begrepen en geplaatst en zijn ze moeilijk te plaatsen in gegevensbanken of, bijvoorbeeld, in de "Daphne Toolkit" zoekmotor. Gebruik het woord ‘Daphne’ niet in de titel. Als u een acroniem kiest, gelieve de benaming ook voluit te geven. 2.2. Belangrijkste begunstigden: Kruis de gepaste gebieden aan. Kom niet in de verleiding om ze allemaal aan te kruisen omdat u denkt dat uw project dan meer kans maakt op selectie; wees nauwkeurig want dit helpt om uw project en de resultaten te volgen en maakt ze toegankelijker voor gebruikers na afloop van het project. Geef de leeftijdsgroepen van de begunstigden op (bij benadering). 2.3. Looptijd: De looptijd van projecten kan 12 of 24 maanden bedragen. 2.4. Sleutelwoorden: Kruis de relevante gebieden voor alle categorieën aan, hou u aan het opgegeven maximum. 2.5. Beschrijving van het project (ten hoogste 15 regels): Dit moet een beknopte, eenvoudige beschrijving zijn die lezers in staat stelt om meteen de aard van het project en zijn hoofdelementen te begrijpen. Probeer enkele regels te schrijven die, lang nadat het project is afgelopen, voor iedereen weergeven waarover het project ging. Een eenvoudige manier om dit te doen is deze formule volgen: “De bedoeling van het project is ….(bijvoorbeeld: ‘slachtoffers van mensenhandel meer bewust maken van hun rechten') door…(vermeld de activiteiten, bijvoorbeeld: ‘campagnes voeren in drie landen om het publiek meer bewust te maken’)”.

14

2.6. Redenering achter het project (ten hoogste 15 regels): Hier legt u uit waarom u besliste om dit project uit te voeren. U moet ook aangeven op welke van de prioriteiten voor 2006 het project betrekking heeft. U kunt bijvoorbeeld deze formulering gebruiken: “Het project is nodig omdat (bijvoorbeeld: ‘recente studies in de landen van de drie partners hebben aangetoond dat het geweld toeneemt bij adolescenten, op school, op ontmoetingsplaatsen zoals clubs, en op straat. Omdat het project jongeren tussen 12 en 18 mobiliseert en opleidt om slachtoffers van dit geweld te identificeren en het zorgt voor veilige, gepaste ondersteunende maatregelen, beantwoordt het aan prioriteit 3).” 2.7 Specifiek doel van het project (ten hoogste 10 regels): Hier zullen de beoordelaars speuren naar duidelijke tekenen van ‘oorzaak en gevolg’, dit wil zeggen dat de acties die u voorstelt, rechtstreeks bedoeld zijn om bij te dragen – hoe onvolledig ook – tot de oplossing van het probleem dat u beschreef. U moet de volgende formulering gebruiken: “Om in te spelen op het probleem, zal het project …(zet hier uiteen wat het doel is van het project, welk specifiek doel het project zal bereiken dat ook na het project blijft voortbestaan, bijvoorbeeld: ‘een context scheppen waarin het publiek in landen X, Y, Z zich meer bewust is van de rechten van migrantenarbeiders en waarin de regeringen van X, Y, Z hun beleid ten opzichte van migranten en vluchtelingen kunnen herzien’)”. 2.8 Verwachte resultaten: Hier geeft u aan wat u verwacht als rechtstreekse resultaten van het project, zowel wat output als wat impact betreft. Wees duidelijk. In het voorbeeld hierboven zouden de verwachte resultaten van het project bijvoorbeeld kunnen zijn: “(a) een zes maanden durende campagne om het publiek te informeren in grote steden van landen X, Y, Z; (b) specifieke pleitende materialen die naar het ministerie van xx worden gestuurd in de landen X, Y, Z”. 2.9 Voorbereiding van het project (ten hoogste 10 regels): Hier legt u uit welke voorbereidingen u trof bij de planning van het project, met inbegrip van onderzoek over het onderwerp, een overzicht van andere projecten die de kwestie benaderen (met inbegrip van andere Daphne-projecten), en hoe u er rekening mee hield. Wanneer u eerdere Daphneprojecten onderzoekt, raadpleeg dan de Daphne Toolkit website, www.daphnetoolkit.org, waar u samenvattingen vindt van alle projecten tot 2004 die werden gesubsidieerd door Daphne, alsook links naar de betrokken organisaties. 2.10 Specifieke en onrechtstreekse begunstigden: Specifieke begunstigden zijn kinderen, jongeren en/of vrouwen. Er kunnen echter ook onrechtstreekse begunstigden zijn, zo kan een project dat bedoeld is om kinderen te helpen ook de moeders van die kinderen helpen. Gelieve nauwkeurig te zijn. 2.11 Doel- of tussengroep(en): Hier beschrijft u de groepen waarop het project zich rechtstreeks zal richten om verandering teweeg te brengen. Dit zijn meestal leerkrachten, vrijwilligers, medisch personeel, politie, NGO’s of zelfs leden van de coördinerende en partnerorganisaties. 2.12 Personen die bij het project betrokken zijn: Hier herhaalt u de lijst van partners en geassocieerde partners, maar zet voor elk de specifieke rol uiteen die ze zullen vervullen en leg uit waarom de partner geschikt is om deze op zich te nemen. Vergeet niet dat elke partner en geassocieerde partner ook een Partner/Geassocieerde partner Verklaringsformulier moet invullen (zorg ervoor dat u zowel in het Aanvraagformulier als in de Partner/Geassocieerde Partnerverklaring dezelfde naam gebruikt voor een organisatie). In dit deel mag u, als u dit wenst, ‘andere betrokken partijen’ opgeven, zoals ontwerpers, onderzoekers of productiebedrijven. 15

2.13 Innovatieve of nog niet geteste elementen: Daphne zoekt vooral projecten die nieuwe methoden toepassen, nieuwe onderzoeks- of actiegebieden aanpakken of die nieuw terrein ontginnen. Het kan ook voorkomen dat iets wat in een bepaald land al gewoon is, in een ander land volledig nieuw is. De Commissie moedigt aanvragers aan om voort te bouwen op eerdere ervaring met Daphne en acties aan te passen aan nieuwe geografische of sectorgebonden contexten. 2.14 Meerwaarde op Europees niveau: Het feit dat het partnerschap een transnationale basis heeft is een voordeel, maar dit volstaat niet om te garanderen dat uw project een meerwaarde heeft op Europees niveau. Gelieve uit te leggen hoe uw project invloed kan hebben over de Europese grenzen heen, zowel qua beleid als toepassing, waarom het Europese financiering verdient (in tegenstelling tot lokaal of nationaal) en hoe de lessen van het project van betekenis zullen zijn voor de andere delen van Europa en aangepast of overgenomen kunnen worden. 2.15 Voorzienbare risico’s en moeilijkheden (ten hoogste 10 regels): Som hier alle factoren op die een negatieve impact kunnen hebben op belangrijke elementen van het project, een personeelswijziging in de coördinerende of partnerorganisatie, of een wetswijziging inzake het onderwerp van het project. Leg uit hoe u deze zult aanpakken als ze zich voordoen, zodat ze geen afbreuk doen aan de resultaten van het project. 2.16 Benadering, methodologie (ten hoogste 15 regels): Geef hier een overzicht van de werkmethoden die u zult toepassen, van wetenschappelijke uitgangspunten, sociologische benaderingen, eventuele theoretische referenties die de gekozen benadering onderbouwen. Leg, in verband met de gekozen methodologie, de omvang en de technieken van de steekproeven uit, zo van toepassing, en hoe u toegang zult hebben tot de respondenten of doelgroepen, hoe u deelnemers zult bereiken en alle andere vormen van belangrijke input. Vele projecten krijgen weinig punten voor deze vraag omdat ze geen volledige uitleg geven. Het volstaat bijvoorbeeld niet om te zeggen: ‘we zullen samenwerken met de politie’ als niet duidelijk is dat politie in kwestie hier waarschijnlijk mee zal instemmen (bijvoorbeeld door al te zeggen dat de politie een partner/geassocieerde partner zal zijn, of door uit te leggen hoe u hun medewerking zult verzekeren). 2.17 Ondernomen activiteiten, gebruikte middelen: Gelieve hier de activiteiten op te sommen die u zult uitvoeren en de middelen die u zult gebruiken, voor elk resultaat onder vraag 2.8. Soms de activiteiten op in een logische en chronologische volgorde voor elk resultaat en beschrijf kort de taken die voor elke activiteit moeten uitgevoerd worden. Elke activiteit moet ook genummerd zijn en dan opgenomen worden in het tijdschema (afzonderlijk aanleveren), met gebruik van dit nummer. De voorgestelde activiteiten moeten noodzakelijk en voldoende zijn voor het behalen van elk respectief resultaat. Bijvoorbeeld, “Resultaat A: Besprekingen met experts over de aanpak van de problemen met minderjarigen zonder begeleiding, en met communicatiespecialisten om bewustmakingscampagnes voor het publiek uit te werken met boodschappen, posters, radiospots en stickers die worden uitgedeeld aan kinderen en jongeren; Resultaat B: Opstellen van de bewustmakingsmaterialen in drie talen X, Y, Z.” 2.18 Ethische overwegingen: De aard van het werk in de bestrijding van geweld en in het bijzonder de hulp aan slachtoffers en risicogroepen, leidt tot een aantal ethische kwesties, die vooral te maken hebben met de noodzaak van de bescherming van slachtoffers, risicogroepen en wie voor hen werkt. Leg hier de ethische kwesties uit die volgens u relevant zijn voor het project dat u voorstelt, en hoe u ze zult aanpakken. 16

2.19 Organisatie- en uitvoeringsprocedures: Leg uit wie wat zal doen in het project en hoe de toegekende rollen van de coördinator en de partners zullen aangepakt worden. Leg ook uit hoe de beslissingen worden genomen. 2,20 Profiel van de persoon die het project daadwerkelijk zal leiden (ten hoogste 25 regels): Het is zeer belangrijk dat u minstens volgende details opgeeft over de persoon die het project daadwerkelijk dagelijks zal leiden (niet, bijvoorbeeld, de directeur van de organisatie of de wettelijke vertegenwoordiger of iemand die enkel verantwoordelijk is voor het projectbeheer in de organisatie): naam, geboortedatum, nationaliteit(en), taal(talen), adres, postsecundaire diploma’s, functies, belangrijkste verantwoordelijkheden en belangrijkste verwezenlijkingen voor elke post die relevant is voor het project. Geef ook aan waarom deze persoon geschikt is om het project te leiden, met inbegrip van de kennis van de behandelde onderwerpen en coördinatievaardigheden. Geef het geraamde aantal dagen op dat deze persoon aan het project zal besteden. Tijdens het controlebezoek aan uw project zal de expert noteren wie daadwerkelijk het project leidt. Hij zal ook elke afwijking van de informatie in het Aanvraagformulier noteren. Elke wijziging van de persoon die het project leidt, moet worden goedgekeurd door de Commissie voordat deze wijziging wordt doorgevoerd. De Commissie kan deze wijziging al dan niet goedkeuren. 2.21. Gebruik en verspreiding van de resultaten: Beschrijf de waarschijnlijke gebruikers en/of begunstigden van de verwachte resultaten en hoe ze deze waarschijnlijk zullen gebruiken of er baat bij hebben. Leg uit hoe de resultaten, met inbegrip van concrete producten, de vooropgestelde begunstigden zullen bereiken. Het volstaat bijvoorbeeld niet om gewoon materiaal op een website te zetten in de hoop dat mogelijke gebruikers het daar zullen vinden. U moet de verspreiding nauwgezet plannen, bijvoorbeeld: “Leerkrachten van kinderen tussen 12 en 15 zullen de opleidingsmodule nuttig vinden. Er zullen 1.000 kopieën van het opleidingpakket worden verspreid in elk land, via de nationale onderwijsvakbond. De resultaten van het project en de gegevens over de beschikbaarheid van het opleidingspakket worden ook meegedeeld via artikels die verschijnen in de belangrijkste onderwijstijdschriften in elk deelnemend land en in de nieuwsbrief van de coördinerende organisatie, die 5.000 leerkrachten per maand bereikt.” 2.22. Intern toezicht op de uitvoering van het project: Leg uit hoe de voortgang van het project intern gestuurd zal worden en door wie. Leg vooral uit hoe deze persoon/groep lessen kan trekken uit de acties die plaatsvinden (of de problemen die ontstaan bij de uitvoering van de acties, bijvoorbeeld). Dergelijke lessen zijn uiterst nuttig voor andere organisaties die projecten voorbereiden en moeten in het Eindrapport worden opgenomen. 2.23 Evaluatie van de inhoud en de resultaten: Leg uit hoe de projectinhoud, -resultaten en -impact/uitkomst zullen geëvalueerd worden en welke hoofdcriteria zullen worden gebruikt. Hier wilt u misschien de basiselementen van een voorlopige (niet gedetailleerd) ‘logische structuur opgeven, dat u zult hanteren (niet verplicht). Waar mogelijk moet u plannen om onafhankelijke externe evaluatoren aan te stellen. Vertel hoe ze zullen worden gekozen en gebrieft. Vermeld ook hoe u de externe evaluatie zult aanwenden om het project voort te zetten of toekomstige acties te verbeteren. 2.24 Duurzaamheid en opvolging: Leg uit hoe de resultaten van het project voortgezet zullen worden na de steun door de Commissie. Vergeet niet dat duurzaamheid niet noodzakelijk betekent dat er meer geld wordt gegeven om verder te gaan. Het kan bijvoorbeeld gaan om de uiteenzetting van de grote lijnen van een bewustmakingsprogramma voor de strijd tegen geweld voor leerkrachten in opleidingscolleges voor leerkrachten, of het in stand houden van een nieuw netwerk via uitwisseling per e-mail of via een gespecialiseerde 17

website. Als de opvolging moet worden gesubsidieerd (bijvoorbeeld om webpagina's up-todate te houden of een telefonische hulplijn te behouden), zeg dan hoe dit zal worden verzekerd. 2.25 Zichtbaarheid van de steun van de Commissie: Leg uit hoe u kenbaar zult maken dat uw project door de Commissie wordt gesteund. Op de Daphnewebsite bestaat er nu een Daphnelogo, met aanwijzingen voor het gebruik ervan. Verklaring door de wettelijke vertegenwoordiger Zorg ervoor dat dit formulier werd ondertekend en dat het origineel van het ingediende Aanvraagformulier een originele handtekening bevat. Aanvragen die worden ingediend zonder een ondertekende Verklaring worden niet in aanmerking genomen. De ondertekenaar moet de wettelijke vertegenwoordiger zijn van de organisatie die de subsidieaanvraag indient.

4.

Het Begrotingsformulier invullen

Het Begrotingsformulier is een Exceldocument dat aanvragers moeten invullen om volledige informatie te verstrekken over de projectbegroting. Het bestaat uit: (a) een begrotingsgedeelte met afzonderlijke bladen voor begrotingsrubrieken (personeelskosten, reisonkosten, enz..) en een blad met een samenvatting van de begroting; (b) een Staff Cost Analysis-formulier, met uitleg; en (c) een blad met tijdschema. Het Begrotingsformulier moet worden ingevuld in het Engels. Om duidelijk inzicht te hebben in de concepten van de begroting voor een subsidieaanvraag en in de subsidiabele kostencategorieën, kan u het EC-Vademecum voor subsidiebeheer raadplegen, in het bijzonder hoofdstukken 5 en 8 en de bijlagen. Dit is beschikbaar op: http://Europa.eu.int/comm/youth/program/vadem_sub_en.pdf Herinnering: De financiële inbreng van de Commissie kan niet meer dan 80%bedragen van de totale subsidiabele kosten (regel M op het blad met een samenvatting van de begroting). U zult daarom financiële middelen uit andere bronnen moeten verkrijgen om de resterende kosten van het project te dekken en dit bewijzen bij het indienen van de aanvraag. Financiële bijdragen van de aanvrager, partners en andere bronnen moeten worden opgenomen in de ad hoc rubrieken (R, S). De jaarlijkse inbreng van de Commissie’ in een bepaald project mag niet lager zijn dan 50.000 Euro of niet hoger zijn dan 175.000 Euro voor een periode van 12 maanden. Gelieve te noteren dat de raming van de begroting een onderdeel van uw subsidiecontract zal vormen, zo het project wordt goedgekeurd, en niet meer gewijzigd kan worden zonder de voorafgaande toelating van de Commissie.

18

I.

II.

Technische richtlijnen bij het invullen van het Excel-begrotingsformulier •

Het Begrotingsformulier is beschermd. Engels.

Het mag alleen worden ingevuld in het

•

Als u niet vertrouwd bent met Excel-formulieren, vraag dan hulp aan iemand. De begroting is een essentieel onderdeel van uw aanvraag.

•

U mag niets wijzigen aan de titels of namen in enige categorie of rubriek.

•

Het formulier werd zo opgesteld dat u uw begroting in detail kunt weergeven – u kunt een korte toelichting toevoegen in de kolom ‘verklaring’, en in het vakje ‘memo’ op elk blad kunt u nuttige aanvullende informatie kwijt.

•

Als een tabel tussentitels bevat (bijvoorbeeld blad ‘B’), kunnen deze tussentitels naar elke regel van de tabel worden verplaatst.

•

U kunt geen extra regels toevoegen. Als deze niet volstaan, tracht dan bedragen samen te voegen en licht dit toe in het vakje ‘memo’ of, zo nodig, kunt u alle verdere details en uitleg geven op een bijkomend blad.

•

Alle uitgaven en inkomsten moeten in Euro worden uitgedrukt.

•

Een voorstel kan niet voor subsidie in aanmerking komen als er fouten zijn in het begrotingsformulier, en een begroting die niet beantwoordt aan de regels wordt automatisch afgewezen.

•

Personeel – Gebruik de formule ‘aantal personen voor eenzelfde kwalificatie x aantal dagen x werkgeverskosten per dag’ (salaris plus sociale zekerheidsbijdragen). Gebruik de huidige loonkosten en vermeld het statuut (zelfstandige, werknemer enz.). Als personeel speciaal voor het project halftijds of voltijds wordt ingezet, vermeld dit dan.

•

Vertalen en tolken – Geef de prijs per bladzijde per taal op. Vermeld het aantal talen en het geschatte aantal bladzijden.

•

Reizen en huisvesting– Geef de gemiddelde kosten op tussen de plaats van vertrek en de bestemming, de vervoermiddelen, de duur van het verblijf, enz.

Informatie die u nodig hebt om het begrotingsformulier in te vullen

Betalingen door de Commissie De EC-steun wordt uitbetaald in Euro. Voor projecten met een looptijd van 12 maanden wordt binnen de 45 dagen na de ondertekening van de overeenkomst een voorschot van 70% gestort. Het saldo wordt betaald nadat de Commissie het eindrapport en de financiële documenten heeft goedgekeurd. Voor projecten met een looptijd van 24 maanden wordt het voorschot van 70% binnen de 45 dagen na de overeenkomst gestort; 20% wordt betaald nadat het eerste werkingsjaar bevredigend werd afgesloten; en 10% na de goedkeuring van het Eindrapport en de financiële documenten. Bij de betaling van het saldo zal het subsidiebedrag in verhouding staan tot de feitelijke (reële) kosten van het project. Zo het project minder kostte dan aanvankelijk was geraamd, wordt het betaalde bedrag evenredig verminderd. 19

Regels betreffende de subsidiabele uitgaven •

Deze regels moeten strikt in acht worden genomen.

•

Alleen werkelijk gemaakte kosten die onontbeerlijk zijn voor uitvoering van het project komen in aanmerking voor terugbetaling.

•

De EC-steun mag onder geen beding benut worden voor commerciële activiteiten of winst opleveren.

Personeelskosten – Uitsluitend directe kosten, die verwijzen naar categorieën 2, 3 en 4 van de Staff Cost Analysis (zie verder, item 5) komen in aanmerking voor ECfinanciering en worden vermeld op blad A van het Begrotingsformulier. Reiskosten en vergoedingen - Deze komen in aanmerking tot volgende maximale bedragen: Dagvergoeding (verblijf, maaltijden en lokale reiskosten) – afhankelijk van het land waar het evenement plaatsvindt: EU/EER Lidstaten (€) Oostenrijk België Tsjechische Republiek Cyprus Denemarken Estland Finland Frankrijk Duitsland Griekenland Hongarije IJsland Ierland Italië Letland Liechtenstein Litouwen Luxemburg Malta Nederland Noorwegen Polen Portugal Slowaakse Republiek Slovenië Spanje Zweden Verenigd Koninkrijk

203 201 230 160 240 190 233 170 171 166 215 245 220 175 250 215 250 189 175 210 207 270 194 175 170 195 233 236

Reiskosten – Geldig maximumbedrag = Vluchttarieven/Economy class of, waar mogelijk Apex, Pex, excursie of andere kortingsformules; Trein/Eerste klas; Auto/Prijs van een treinbiljet in eerste klas. 20

Geassocieerde partners: Geassocieerde partners komen niet in aanmerking voor ECsubsidies en de Commissie kan geen kosten terugbetalen die werden gedragen in nietEU/EER-landen. Vertegenwoordigers van Geassocieerde partners mogen echter wel deelnemen aan projectvergaderingen, conferenties, enz. die worden gehouden in EU/EER landen zolang de reisbiljetten werden gekocht in een land dat in aanmerking komt voor subsidies (bijvoorbeeld door de coördinerende organisatie) en per diemkosten/subsidiabele kosten ook worden gedragen in een land dat in aanmerking komt voor subsidies. Voorbeeld: een Geassocieerde partner uit Turkije (die niet in aanmerking komt voor subsidies in 2006) kan een conferentie in Brussel bijwonen. De Belgische coördinator/partner kan de vliegtuigbiljetten kopen in België. De kosten die worden gedragen tijdens de vergadering in Brussel zouden gedekt zijn. Vertaling, tolken, gegevensverwerking, verbruiksgoederen - Deze kosten mogen nooit de voornaamste post vormen van een steunaanvraag. Dergelijke uitgaven zijn enkel geldig waar nodig voor uitvoering van het project. De kosten voor tolken en vertalen mogen niet boven de marktprijs liggen. De coördinerende organisatie kan worden gevraagd hiervan het bewijs te leveren. Gebruik van openbare ruimtes en installaties; salarissen van ambtenaren – Deze zullen enkel als geldig worden beschouwd als ze betrekking hebben op andere dan de routinewerkzaamheden en taken die specifiek verband houden met de uitvoering van het project (zie alle details in het SCA-formulier). Bijdragen in natura - Deze bijdragen moeten worden vermeld op beide zijden van de voorgestelde begroting (Uitgaven/Inkomsten). Ze kunnen bestaan uit onbetaald liefdadigheidswerk door een particulier of door een organisatie, en de waarde van de stafmedewerkers die toegewezen worden aan het project en ambtenaren zijn en worden vermeld in de categorieën 6 van het SCA-formulier. Het bedrag dat aangegeven wordt door de coördinerende organisatie moet worden geëvalueerd op basis van objectieve factoren of van officiële schalen die zijn vastgesteld door een onafhankelijke instantie of een externe onafhankelijke deskundige. De kosten voor liefdadigheidswerk moeten worden geëvalueerd overeenkomstig de nationale regels betreffende de berekening van de arbeidskosten per uur, per dag, per week, voor zover dergelijke regels bestaan. Niet-geldige uitgaven – De volgende uitgaven mogen niet uit de EC-bijdrage worden gefinancierd: −

Duurzame verbruiksgoederen (vb. computerapparatuur, meubilair, kantoormaterieel), hoewel de waardevermindering van dergelijke goederen in bepaalde omstandigheden wel geldig kan zijn;

−

Algemene voorzieningen voor verliezen, mogelijke toekomstige aansprakelijkheden, enz.;

−

Schulden;

−

Verschuldigde interest;

−

Wisselkoersverliezen;

−

Dubieuze schuldvorderingen; 21

−

Representatie- en onthaalkosten, andere dan deze die de Commissie aanvaardt als onontbeerlijk voor de goede uitvoering van het project;

−

Uitgaven in verband met andere projecten die derde partijen financieren;

−

Kosten in verband met de bescherming van de projectresultaten;

−

Buitensporige of ondoordachte kosten.

De MAXIMALE toelaatbare bedragen zijn: Begrotingsonderdeel Salarissen per werkdag

Bedragen Projectcoördinator 450 Euro Projectassistent: 270 Euro Secretaresse: 150 Euro

Algemene onkosten in verband met het project (aard van de 7% van de totale subsidiabele uitgaven en berekeningsgrondslag vermelden) directe kosten Conferenties, seminars (interne en coördinatievergaderingen niet inbegrepen): Tolken

600 Euro per dag, reis- en huisvestingskosten inbegrepen

Huur van tolkcabines

750 Euro per cabine per dag

Huur van zalen

> 100 deelnemers, 40 Euro per persoon < 100 deelnemers, 60 Euro per persoon

Maaltijden voor deelnemers

Lunch: 30 Euro Diner: 50-70 Euro

Vertaling

45 Euro per bladzijde

Dagvergoeding (verblijf, ontbijt, lunch, diner)

Zie bovenstaande tabel

Hosts/hostesses

150-200 Euro

Beknopt tijdschema voor de operatie Het hiervoor te gebruiken formulier wordt apart verstrekt in het elektronisch bestand dat het begrotingsformulier bevat en dit in de vorm van een tijdschema. Geef een benaderend tijdschema voor uitvoering van het project, activiteit per activiteit. In de horizontale rijen, somt u de activiteiten en/of groepen van activiteiten op die genummerd zijn volgens uw lijst in het antwoord op vraag 2.17. (voorbeeld: A. 1 wordt het nummer van activiteit 1 van resultaat A). De verticale kolommen zijn genummerd van 1-12 (of 1-24 voor een project dat 2 jaar loopt) en stemmen overeen met de 12 of 24 maanden van een project van 1 of van 2 jaar. Plaats een kruisje (X) in de vakjes om de benaderende duur en periodes voor elke activiteit aan te geven. De tabel wordt niet vertaald, maak dus gebruik van de nummers van de activiteiten en van de kruisjes. Schrijf geen tekst. U mag het gegeven voorbeeld wissen wanneer u het tijdschema invult. 22

Waarborgen van cofinanciering De waarborgen van de cofinanciering moeten op het ogenblik van de aanvraag worden gegeven. Gewaarborgde cofinanciering moet bewezen worden aan de hand van het formulier van de Verklaring van Cofinanciering dat beschikbaar is op de Daphne-website. Voor bijdragen van Partners of Geassocieerde partners in het project zijn de verklaring en de handtekening op de Partner/Geassocieerde partnerschapsverklaring voldoende en bindend. De (eventuele) bijdrage van de coördinerende organisatie dient enkel genoteerd op het begrotingsformulier en de Verklaring van de wettelijke vertegenwoordiger op het Aanvraagformulier is voldoende en bindend. Of een verbintenis tot cofinanciering afkomstig is van een projectpartner Geassocieerde partner of van enige andere co-financieringsbron, de verbintenis tot cofinanciering dient gewaarborgd, onherroepelijk en onvoorwaardelijk te zijn. In het bijzonder zijn volgende vormen van verklaringen NIET aanvaardbaar als verklaring van cofinanciering: •

een algemene sponsoringverklaring van een sponsor voor de aanvragende organisatie, die niet specifiek en uitsluitend bestemd is voor de sponsoring van het Daphne-project van de aanvrager;

•

een algemeen voornemen of een belofte om het Daphne-project van de aanvrager mede te financieren of te sponsoren, dat/die afhangt van de toekomstige goedkeuring (of beschikbaarheid) van de eigen begroting van de sponsorende organisatie door een andere openbare of politieke overheid;

•

verklaringen van cofinanciering die niet voorgelegd worden op het geëigende formulier, niet ondertekend zijn of die een lager bedrag betreffen dan het bedrag dat is opgegeven voor dezelfde sponsorende organisatie op blad R of S van het Begrotingsformulier.

5.

Staff Costs Analysis (SCA) -Formulier

Het Staff Cost Analysis (SCA) formulier is opgenomen in het bestand dat het Begrotingsformulier bevat en bestaat uit 3 bladen: een voorbeeld (1), een uitleg met een gebruiksaanwijzing (het gedeelte ‘hoe dit formulier gebruiken? - ‘How to use this form’’) (2) en het in te vullen formulier (3). De bedoeling van dit formulier is zeker te stellen dat en na te gaan of de Commissie niet verzocht zal worden om bepaalde salariskosten te subsidiëren die niet in aanmerking komen voor EC-steun. In het kort: •

Enkel de directe kosten - ‘Direct Costs’ - kunnen door de Commissie gesubsidieerd worden;

•

Directe Kosten met aanverwant inkomen – ‘Direct Costs with related income’ kunnen niet gedekt worden door de Commissie en moeten gedekt worden door de aanvrager, de partners of enige andere sponsor; daarom, zoals aangegeven op bladzijden R en S van het Begrotingsformulier, moet het totale bedrag dat vermeld wordt op bladzijden R+S minstens zo groot zijn als de totale ‘Directe Kosten met aanverwant inkomen’, zoals zal blijken op het ingevulde SCA- formulier;

•

Salariskosten die een ‘Bijdrage in natura’ zijn, kunnen niet gedekt worden door de Commissie; daarom moeten ze apart worden opgegeven in het Begrotingsformulier, niet op de bladzijde ‘A. Staff’ maar op de bladzijde ‘N. Contributions in kind’. 23

De namen en bedragen die u zult vermelden op het blad ‘A. Staff costs’ zullen automatisch verschijnen in het bovenste gedeelte van de respectieve kolommen ‘Staff person n°’ in het blad ‘SCA form to fill’. Als u dan voor elke stafmedewerker de overeenstemmende letters ‘y’ of ‘n’ op de regel ‘category 1’ en de letter ‘y’ in de gepaste categorie 2 tot 5 tikt, zal het bovenste deel van het formulier (cellen G5 tot G10) automatisch het totaal van uw ‘salariskosten’ berekenen, opgeven en spreiden over de 3 voormelde categorieën. Om ervoor te zorgen dat het Begrotingsformulier en het SCA-formulier juist zijn ingevuld, moet u het volgende nagaan: •

Het totaal van blad ‘A. Staff costs’ moet gelijk zijn aan het totaal onder ‘Identified total Direct costs’ in het SCA-formulier.

•

Het bedrag onder ‘Contribution in kind’ van het SCA-formulier moet gelijk zijn aan 0 (zoniet zal het totaal onder ‘A. Staff Costs’ hoger zijn dan de som van ‘Identified total Direct costs’+‘Identified total Direct costs with related income’ en zal een foutmelding ‘ERROR’ verschijnen, naast het totaal ‘A’ op het blad ‘Budget’).

6.

Financiële Identificatieformulier (FIF)

De Excel- file met de ‘Financiële identificatiegegevens’ (Financial Identification Form.xls) kan gedownload worden van de website. Dit bestand bevat één bladzijde (‘sheet’) per land. Ga als volgt te werk: •

Selecteer het blad dat overeenstemt met het land van de aanvrager.

•

Vul dit blad in en onderteken het in 1 exemplaar. o Noteer in het eerste vakje ‘rekeninghouder’, de naam van de organisatie of instelling. Een rekening van een individuele persoon wordt onder geen beding aanvaard. o Zorg ervoor dat de bank het FIF ondertekent en afstempelt en dat de wettelijke vertegenwoordiger niet alleen ondertekent, maar ook de datum toevoegt in het desbetreffende vak onderaan de pagina

•

7.

Druk het formulier af, let erop dat het op één bladzijde kan afgedrukt worden, en voeg het bij het Aanvraagformulier.

Nagaan wat op de diskette staat / CD-ROM

U moet naar de Commissie een diskette met uw aanvraag sturen, die ENKEL het volgende mag bevatten: •

Het Aanvraagformulier – in Word of als een RTF-bestand met een benaming die als volgt in het Engels moet aangegeven worden: Name of organisation appliform06.doc

Als het bestand in RTF-formaat is, wordt .doc uiteraard .rtf. •

De Begroting – één enkel Excel-bestand dat alle bladen bevat, ook het ingevulde en ondertekende SCA-formulier en het tijdschema, met een benaming die als volgt moet aangegeven worden: 24

Name of organisation budget+calend06.xls De naam van de organisatie moet precies dezelfde zijn als op het Aanvraagformulier. Noteer dezelfde twee namen op een etiket op de diskette/CD-ROM.

8.

Waar u meer informatie vindt

De website van het Directoraat-Generaal Justitie, Vrijheid en Veiligheid: http://Europa.eu.int/comm/dgs/justice_home/index_en.htm De website van het Daphne-Programma: http://Europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm Meer algemene informatie over deze oproep tot voorstellen kan worden verkregen op volgend adres: [email protected] U zult volgende site nuttig vinden voor informatie over vroegere projecten: www.daphne-toolkit.org OPMERKING: Er is hier een aanvullende Gids bij, met gedetailleerde informatie over het beheer en de administratie van Daphneprojecten. Deze bevat in het bijzonder meer uitgebreid advies over geldige kosten voor de begroting en kan u van nut zijn als u uw begroting opstelt. Deze gids heet ‘ Gids voor het Operationeel, Administratief en Financieel Beheer van een Daphne II-Project, 2006’ en kan worden gedownload van de Daphnewebsite.

25

Example of a properly filled in budget form Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item A

Heading Staff Costs *

N° Name ***** 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Function in project ****

Mr. X

Total 55.160,00

**

Nb of units

Units ***

Unit rate

Project leader (1 year) 2 Junior Experts (5 months)

70,00

pers-day

Mrs. Y, Mr. Z

10,00

pers-month

2.000,00

178,00

Mrs. A

Assistant (1 year)

12,00

pers-month

1.500,00

(A).2 Short-term Mrs. D

Psychologist

5,00

pers-day

400,00

External evaluation

Expert

6,00

pers-day

450,00

Total 12.460,00 20.000,00 18.000,00 0,00 0,00 0,00 2.000,00 0,00 2.700,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo :

* : not including translation costs, which must be calculated by page and must be accounted for under (G) **: costs of permanent staff of applicant and partners are considered as an in-kind contribution and must be accounted for in sheet L if they appear in category 6 of the Staff Costs Analysis (SCA), for any project staff who is a civil servant or a public official ***: In all sheets, please always mention the 'units' (person-day, person-month, travel, page, meal etc.) and the number of units + unit cost. Unit reference to 'lumpsum' is not accepted for direct costs. ****: Please also fill in the SCA form enclosed to the budget sheets at the end of the present workbook. *****: the staff costs that are a 'contribution in-kind' according to the provisions of the SCA (staff belonging simultaneously to both categories 1 and 6 according to the SCA form) may not appear in this sheet but must necessarily appear in page 'N' - in-kind contributions.

REMARK : All cells of column "F / Total" of each sheet of this workbook are protected and are calculated automatically from the data in columns C and E, i.e. you cannot modify nor write directly in any of those cells. As a consequence, a) you cannot add or remove lines; b) the functions "cut/copy and paste" are NOT working on entire lines nor on any group of cells containing one or several cells of column F. If you try one of these impossible operations, an error window will appear or a "#REF" message will appear in column F. If the latter occurs, please use the "undo" function one or several times (the left-oriented, blue arrow button of the toolbar on top of the screen) until the “#REF” message disappears; do not try to delete it in any other way...the sheet could be spoiled. - If you need to copy data you can use the standard “copy and paste” function, but you can NEVER select entire rows nor any yellow cell in column F. - If you need to move data, instead of the standard "cut and paste" operation please proceed as follows : a) do the same as here above to first copy the data you wish to move, b) select the original cells and delete their contents; again, without selecting entire rows nor any yellow cell in column F.

Explanation from Applicant from partner X from partner Y

from German Ministry

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item B

Heading Travel costs and subsistence allowances for project staff *

N° Who ? (function) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Where and how ?

Nb of units

Units

Total 8.289,00 Unit rate

Travel Project Leader

4 return flights Germany - Portugal

4,00

return flight

500,00

Assistant

3 return flights Portugal - Germany

3,00

return flight

500,00

Assistant

5 train Lisbon - Castelo Branco for 1 pers.

5,00

return

100,00

143,00

Subsistence allowances Project Leader

1 person / 12 days in Portugal

12,00

pers-day

Assistant

1 person / 9 days in Germany

9,00

pers-day

127,00

Assistant

1 person / 10 days in Portugal

10,00

pers-day

143,00

Total

Explanation

0,00 2.000,00 1.500,00 500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.716,00 1.143,00 1.430,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo :

* : for the project staff (excluding seminars and conferences) project staff only includes staff mentioned on Sheet A / Staff; for travel and subsistence costs of other persons involved or participating in the project, please use Sheet E / conferences and seminars if the costs are related to seminars/conferences, and Sheet G if the costs are related to other project related meetings or other project travels (e.g. for external evaluator).

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item C

Heading Equipment, land and immovable property *

N° What ?

Where and How ?

Total 7.660,00

Nb of units

Units

Unit rate

Total

Explanation

1 Server for the hardware platform dissemination of manuals

1,00

server

400,00

400,00 1200 X 12/36 X 8/12 X 5/10

2 Client for the hardware platform 3 project headquarters:

1,00

client

300,00

300,00 900 X 12/36 X 8/12 X 5/10 0,00 3.600,00 (600x12) x 0,5 / per month 1.800,00 (300 x 12) X 0,5 360,00 1.200,00 (200 x12) x 0,5 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

For website for questionaires and

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

office room of the project

1 office, rental 1 year, half-time for project

12,00

rental month

300,00

hardware equipment rent

1 portable pc X 12 month rent, half-time

12,00

rental month

150,00

hardware equipment rent

1 printer

photocopier rent

1 year X 12 month rent, half-time

1,00

rental month

360,00

12,00

rental month

100,00

Memo : Equipment depreciation costs are related to the hardware platform (Server+Client) : depreciation for 12 months on a total depreciation time of 36 months, for an equipment to be used during 8 months only, in joint use 50% with another user.

* :Only equipment directly linked to project implementation will be eligible for funding. -Please apply the EC depreciation rule as explained with an example in the Daphne operational guide, section 5.1 C, 'Equipment'. -Please explain in the 'memo' why the equipment or property mentioned, is necessary for the project.

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item D

Heading Consumables and supplies *

N° What ?

Total 615,00

**

Details

Nb of units

1 Office supplies, computer mediaS Lithuania: Office consumables - cartridges Latvia: Office consumables -disks 2 Estonia: Computer media - EndNote 3 Lisbon: Computer media - Adobe Acrobat Pro 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Units

Unit rate

20,00

cartridge

8,00

3,00

disk

45,00

70,00

notes

1,00

software

1,00 250,00

Total

Explanation

160,00 135,00 70,00 250,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo :

* : excluding seminars and conferences **: office stationeries, office overheads: these costs should normally not be accounted for here but under Sheet L / general expenses. However, if specific supplies and consumables are directly linked, identifiable and necessary for the project activities, the actual costs for such items could be covered under this heading. Please explain in the 'memo' why each item is necessary for the project.

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item E

Heading Conferences and seminars *

N° What ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Where and How ?

Total 17.125,00 Nb of units

Units

Unit rate

2 SEMINARS OF 1 DAY IN 5 COUNTRIES: Lithuania, Latvia, Estonia, Denmark and Norway (about 15 participants in each) 2 local seminars rental-day Local seminars (room rent) 10,00 100,00 Local seminar (lecturers travel)

3 lecturers participate in each seminar

30,00

travel

30,00

Coffee-break (local seminars)

10 local seminars

10,00

cof-br

30,00

Local seminar lecturers

(3 lecturers in each local seminar)

30,00

lect.

50,00

Kick off meeting (Room rent)

Latvia, 2 days

2,00

rental-day

100,00

Lunch

2 partners meetings in NOR, EST/2day/15 pers

60,00

person

20,00

8,00

lecturers

70,00

INTERNATIONAL CONFERENCE 8 lecturers (2 from Lithuania and one from each country)

Conference lecturers* Travel from: Latvia

10 participants by bus

10,00

travel

30,00

Estonia

10 participants by bus

10,00

Norway

5 participants by plane

5,00

travel travel

175,00

Denmark

5 participants by plane

5,00

travel

175,00

Sweden

5 participants by plane

5,00

travel

170,00

Finland

5 participants by plane

5,00

travel

175,00

Accomodation

45 person X2 days

90,00

day

25,00

Meal

50 person X2days

100,00

meal

15,00

Rent of premises

Rent of room for conference

2,00

rental-day

150,00

2,00

day

50,00

Hostess

60,00

Interpretation

2 days, 2 interpreters per day

4,00

man-day

480,00

location interpretation booth

1 booth, 2 days

2,00

booth-day

510,00

Total

Explanation

0,00 1.000,00 900,00 300,00 1.500,00 200,00 1.200,00 0,00 0,00 560,00 0,00 0,00 300,00 600,00 875,00 875,00 850,00 875,00 2.250,00 1.500,00 300,00 100,00 1.920,00 1.020,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo : * Conference lecturers - fees for 2 lecturers from Lithuania and one from each country (Latvia, Estonia, Norway, Sweden, Denmark and Finland) for prepared presentation about they experience.

* : all costs related to seminars & conferences; please include a detailed breakdown for costs such as interpreters fees, airfares, per diem, meals for participants, room rental, translation booths, hostesses…; also: - if there are several conferences and seminars, please group all costs 'per conference' or 'per seminar' under a specific heading per event indicating clearly the city / country where it will take place, duration and number of participants; justify clearly the 'nb of units' for each budgeted item; - make a clear distinction between 'interpretation' (to be budgeted per person-day) and 'translation' (to be budgeted per page; number of pages and price per page must be indicated); - for any 'room rental' please indicate the expected number of persons and days/hours; - please provide complete details per budget item (travel, subsistence allowances, meals, local transport etc...) with all unit rates and number of units. Lumpsums are not accepted; - costs that are budgeted 'by participant' (e.g., meals offered or taken in common) should not include persons receiving 'subsistence allowance' for the same event under page B or E, unless such costs are deducted from these subsistence allowances or the persons pay their share themselves with their subsistence allowances.

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item F

Heading Publications and dissemination *

N° What ?

Description

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

1 manual approx. 50 Pages

Translation for Manual Manual

Total 23.147,65 Nb of units

Drafting

Units

50,00

page

1,00

drafting Work editing work

Manual

Editing

1,00

Manual

Printing

1.000,00

Manual

Circulation of the draft of the manual - Mailing

Manual

Dissemination of the manual - Mailing

Leaflet

Design and realisation of a leaflet - Drafting

500,00

37,50 1.500,00 500,00

copies

4,00

draft mailing

2,00

1.000,00manual distribution 1,00

Unit rate

design work

2,00 500,00

Leaflet

Leaflet concerning the web site - Printing

1.500,00

copies

0,50

Leaflet

Leaflet concerning the web site - Mailing

1.500,00

copies

1,82

Leaflet

Advertising on magazine and news letter - Edit

6,00

editing work

Translation for Leaflet

3 pages from English to Italian

3,00

page

36,00

Translation for Leaflet

3 pages from English to Dutch

3,00

page

37,50

Translation for Leaflet

3 pages from English to Spanish

3,00

page

37,50

Translation for Leaflet

3 pages from English to French

3,00

page

37,50

Translation for Leaflet

3 pages from English to Slovenian

3,00

page

37,50

1.289,11

Total 1.875,00 1.500,00 500,00 4.000,00 1.000,00 2.000,00 500,00 750,00 2.730,00 7.734,65 108,00 112,50 112,50 112,50 112,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo :

* : please include a detailed breakdown for the costs : type of publication, number of pages, number of copies, translations, editing, printing, distribution… - for translation costs (to be budgeted per page), number of pages and price per page must be indicated; - for publications, please give all details per component (copy writing, copy rights, design, lay-out…).

Explanation

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item G

Heading Other possible direct costs *

N° What ?

Description

1 literature

materials support

2 education activities 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

street childrens groups

Memo :

* : please be very specific and detailed.

Total 786,00 Nb of units 6,00

Units book

452,00 entrances tickets

Unit rate

Total

18,00

108,00

1,50

678,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Explanation

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item L

Heading General expenses (Operating costs) *

Total 2.760,00

N° What ?

Who?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Electricity

Applicant

1,00

lump sum

600,00

Heating

Applicant

1,00

lump sum

600,00

Electricity

partner 'X'

1,00

lump sum

480,00

Tel / Fax costs in Germany

Applicant + partner 'X'

1,00

lump sum

720,00

Tel / Fax costs in Portugal

partner 'Y'

1,00

lump sum

360,00

Nb of units

Units

Unit rate

Total 600,00 600,00 480,00 720,00 360,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo :

* : Maximum 7% of the direct costs (H), to be itemized (for the verification of the compliance of your proposal with this criterion, see 'budget' sheet here after, line 'L'). This heading aims at covering part of the extra operating costs generated by the fact that the project is implemented, provided these costs are not yet financed by other sources (such as the own operating budget of Universities, Public Authorities, etc.).

Explanation

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item N=V

Heading Contributions in kind (if any, to be itemized) *

N° What ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

How ? / Who ?

Nb of units

Total 20.600,00 Units

Unit rate

costs of staff belonging simultaneously to both categories 1 and 6 according to the SCA form Mr. HB Secretary

Helsinki Municipality

12,00

pers-month

1.300,00

voluntary work and other staff costs Voluntary work

3 persons - Germany- 5days

15,00

pers-day

200,00

Voluntary work

2 persons - Portugal- 5 days

10,00

pers-day

200,00

Memo :

*: the total amount of this page should in principle cover AT LEAST the total cost of those staff costs that are to be considered as a 'contribution in-kind' according to the provisions of the SCA form (staff belonging simultaneously to both categories 1 and 6 according to the SCA form).

Total 0,00 15.600,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.000,00 2.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Explanation

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item P

Heading Project-related income

N° What ?

How ?

1 Seminar fee 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

15 €/ 45 persons

Memo :

Total 675,00 Nb of units 45,00

Units fee

Unit rate 15,00

Total 675,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Explanation

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item R

Heading Financial contribution from applicant and project partners *

N° Who ?

What ?

1 from applicant: 2 from partners: 3 Partner 'X' 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

cash - flights foreseen on sheet B cash (salaries, 2 Junior Experts - 5 months)

Nb of units

Units

Total 24.000,00

** Unit rate ***

1,00

lumpsum

4.000,00

10,00

per month

2.000,00

Total

Explanation

4.000,00 0,00 20.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo : Partner "X": payment for 2 Junior Experts Mrs. Y and Mr. Z (5 months) (Sheet A - N° 2)

*: costs effectively and directly paid for this project, excluding general expenses (operating costs) and excluding in-kind contributions. **: total amount of pages R + S must cover AT LEAST the total cost of those staff costs that are mentioned on page A and that appear as 'direct costs with related income' in the SCA form, since these costs cannot be covered by the Commission. ***: Please make sure the co-financing amount mentioned by each partner in its respective partnership declaration is at least equal to the amount indicated for this respective partner in this column.

Organisation : 2006-1 Project title :

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN

Item S

Heading Contributions from other organisations (to be itemized) *

N° Who ?

What? How?

1 2 German Regional Ministry 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

cash (payment salary of psychologist)

Nb of units

5,00

Units

pers-day

Total 2.000,00 Unit rate ***

400,00

Total

Explanation

0,00 2.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Memo : German Regional Ministry: payment salary of psychologist ( Sheet A - N° 7)

*: the total amount of pages R + S must cover AT LEAST the total cost of those staff costs that are mentioned on page A and that appear as 'direct costs with related income' in the SCA form, since these costs cannot be covered by the Commission. ***: Please make sure the co-financing amount mentioned by each co-financing source in its respective co-financing declaration is at least equal to the amount indicated for this respective co-financing source in this column.

La Colombe SUPPORT TO MIGRANT CHILDREN Duration : 12

months

BUDGET ESTIMATE EXPENDITURES REF Headings 1. Eligible Direct costs Staff Costs - with a maximum of the sum of cells G7 + G8 of A the sheet 'SCA form to fill' = 55160€ B Travel and subsistance allowances for project staff C Equipment, land and immovable property D Consumables and supplies E Conferences and seminars F Publications and dissemination G Others direct costs H Total A+B+C+D+E+F+G

L M

2. Eligible Indirect costs Overheads (max. 7% of H = 7894,78 €) Total Cost of the operation (H+L)

N

3. Contribution in kind Contribution in kind

P R S T

U

V

EXPENDITURE (€)

(*)

55.160,00 OK 8.289,00 7.660,00 615,00 17.125,00 23.147,65 786,00 112.782,65

2.760,00 2,4% 115.542,65

20.600,00

INCOMES Headings INCOME € Project-related income 675,00 Financial contribution from applicant and project partners 24.000,00 Other Contributions 2.000,00 Contribution requested from EC 88.867,65 T : Max 80% of M = 92434,12€ and between 50000€ and 175000€ for a 12-month project (100,000 and 350,000 respectively for a 24-month project) Total of expected income (P+R+S+T) must be = M 115.542,65 Please check : U=M Contribution in kind

% 1% 21% 2% 76,9%

OK OK

20.600,00

(*) : please make sure no 'error' message remains at the right side of the table once the form is comp Name and quality

Date

Project Reference Number Coordinator Organisation's name :

06-1/ . . .

I hereby certify that the annexed informations are true and verifiable Date : Name and signature of authorised signatory of the organisation :

Total staff costs proposed

28.000,00

Identified total Direct costs Identified total Direct costs with related income

10.500,00 17.500,00 0,00 SEE 'NOTE' IN CELL J16 OF SHEET 'SCA EXPLANATION ! ! !

Contribution in kind

Organisation by which person is employed

Category 1

(this part of the form gets filled automatically with the data included for each staff member in page 'A Staff' of the present workbook) Name of the person Function 10 10 10 Number of working days on the project Cost per day (real salary + social security charges + other remuneration related costs) - € 150,00 250,00 350,00 1.500,00 2.500,00 3.500,00 TOTAL COSTS € This person is : Y/N Y/N Y/N A civil servant or public official (employed either by your Y Y Y organisation or any other public body) Put "Y" in the appropriate box

2

A person contracted by the organisation exclusively for the purpose of implementing the project

3

A person employed on a permanent basis by the organisation, who will fulfil tasks specifically linked to implementation of the project on the basis of overtime remuneration.

4

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to tasks that are specifically linked to implementation of the project and that are not part of his/her normal routine, and who is replaced for his/her usual tasks by another person recruited by the organisation

5

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to tasks that are specifically linked to implementation of the project and that will be allocated to the project on the basis of a clear and verifiable method (timesheets)

6

Put "Y" in the appropriate box

Put "Y" in the appropriate box

10

10

10

10

400,00 4.000,00

500,00 5.000,00

550,00 5.500,00

600,00 6.000,00

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

N

N

N

N

Put "Y" in the appropriate box

Put "Y" in the appropriate box

Put "Y" in the appropriate box

Put "Y" in the appropriate box

Y

Y

Y

Y

Y

Y

A person employed on a permanent basis by the organisation, who is participating to the implementation of the project for tasks that are part of his/her normal routine

Y

1500

4000 2500

Contribution in kind

3500

5000 5500

6000

Daphne programme : Staff costs analysis : explanatory statements Direct cost

Staff dedicated to the implementation of the project and representing an additional cost for the organisation

Coûts directs

Personnel mis à la disposition du projet et entraînant un coût additionnel

Direct cost with related income

Staff dedicated to the implementation of the project with no additional cost for the organisation (salary covered elsewhere)

Coûts directs avec recette affectée

Personnel mis à la disposition du projet sans coût additionnel (salaire déjà couvert par ailleurs)

Contribution in kind

Contribution to the project at no cost (voluntary work, etc.)

Contribution en nature

Apport non onéreux contribuant à la réalisation du projet (travail volontaire, etc.)

Expenses that must be funded by the contributors (Coordinator, =Partners, Commission, Sponsors) within their respective share (%). Dépenses devant être financées par les contributeurs (Coordonnateurs, Partenaires, Commission, Sponsors) à hauteur du % de chacun Expenses that must be funded by the sole contributor to which =the staff belong (= salary) or by other sources Dépenses devant être financée uniquement par le contributeur ayant ce personnel à sa charge (=salaire) Value that is not payable and must appear both in the expenses =and the incomes parts Valeur non finançable et reproduite intégralement en dépenses et en recettes

1

A civil servant or public official (employed either by your organisation or any other public body)

YES

NO

2

A person contracted by the organisation exclusively for the purpose of implementing the project

Direct cost

Direct cost

Total staff costs proposed

3

A person employed on a permanent basis by the organisation, who will fulfil tasks specifically linked to implementation of the project on the basis of overtime remuneration.

Direct cost

Direct cost

Can/must be funded by

- define carefully the category of staff for each person mentioned in page 'A Staff'; please remember that staff presented under categories 5 and 6 cannot be funded by the Commission

4

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to tasks that are specifically linked to implementation of the project and that are not part of his/her normal routine, and who is replaced for his/her usual tasks by another person recruited by the organisation

Direct cost

All contributors (of which the Commission can fund up to 80%)

10.500,00

- for each staff member mentioned in page 'A Staff', please fill the corresponding column in the SCA form: put 'Y' (for 'yes') or 'N' (for 'no') for each person in the line 'category 1 - civil servant etc,'

5

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to Direct cost with Direct cost with tasks that are specifically linked to implementation of the related income related income project and that will be allocated to the project on the basis of a clear and verifiable method (timesheets)

14.000,00

- for each staff member of sheet A then please fill the corresponding column in the SCA form: put 'y' (for 'yes') in the corresponding category of the person; if some staff appear as 'yes' in category 1 and in category 6, then their staff cost is an 'in-kind contribution'; these staff must then be removed from sheet 'A. Staff' and must appear under sheet 'N. In-kind'

3.500,00

- the top part of the form will then calculate automatically the respective parts of your staff costs to be covered respectively by the Commission ('direct costs'), or by the applicant or other sources ('direct costs with related income');note: since staff whose contribution is considered as 'in-kind' do not appear on sheet A but on sheet N, the total amount identified as 'in-kind' in the present SCA form must necessarily be '0'.

6

Direct cost

A person employed on a permanent basis by the organisation, Contribution in Direct cost with who is participating to the implementation of the project for kind related income tasks that are part of his/her normal routine

In the case of the enclosed sheet 'example' :

The organisation by which the person is employed or by any source other than the Commission

Contribution in kind

28.000,00

how to use this form?

- read carefully the 'example', the 'form' and the present 'explanation'

06-1/ . . .

Project Reference Number Coordinator Organisation's name : I hereby certify that the annexed informations are true and verifiable Date :

Total staff costs proposed

55160

Identified total Direct costs Identified total Direct costs with related income

33160 22000

Name and signature of authorised signatory of the organisation :

Contribution in kind Staff person n°:

1

0 2

3

4

5

6

7

8

9

0 0

External evaluation Expert 6

Organisation by which person is employed (this part of the form gets filled automatically with the data included for each staff member in page 'A Staff' of the present workbook) Mr. X Mrs. Y, Mr. Z Mrs. A 0 Name of the person Project leader (1 yea2 Junior Experts Assistant (1 year 0 Function 70 10 12 0 Number of working days on the project Cost per day (real salary + social security charges + other remuneration related costs) - € TOTAL COSTS € This person is : Category 1

A civil servant or public official (employed either by your organisation or any other public body)

A person contracted by the organisation exclusively for the purpose of implementing the project

3

A person employed on a permanent basis by the organisation, who will fulfil tasks specifically linked to implementation of the project on the basis of overtime remuneration.

4

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to tasks that are specifically linked to implementation of the project and that are not part of his/her normal routine, and who is replaced for his/her usual tasks by another person recruited by the organisation

5

A person employed on a permanent basis by the organisation, seconded by duly documented decision of the organisation to tasks that are specifically linked to implementation of the project and that will be allocated to the project on the basis of a clear and verifiable method (timesheets)

6

A person employed on a permanent basis by the organisation, who is participating to the implementation of the project for tasks that are part of his/her normal routine

0

(A).2 Short-term Mrs. D 0 Psychologist 0 5

0

178,00 12.460,00

2.000,00 20.000,00

1.500,00 18.000,00

0,00 0,00

0,00 0,00

0,00 0,00

400,00 2.000,00

0,00 0,00

450,00 2.700,00

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

N

N

N

Put "Y" in the appropriate box 2

0 0

Y

N

Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the Put "Y" in the appropriate box appropriate box appropriate box appropriate box appropriate box appropriate box appropriate box appropriate box

Y

Y

Y

Y

12460

Y

18000 20000

2700 2000

Timetable for implementation (number of "activity" rows at applicant's discretion; number of months: 12 or 24)

Activity 1 1.1 1.2 1.3

1

2

3

4

5

X

X

X

X

X

MONTHS 6 7

8

9

10

11

12

X X

X

X

X

X

X

X

X

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

23

24

2 2.1 2.2 2.3 Etc. Report

Example 4 4.1 4.2 5 Report

X

X

X X

X

X

X

1