EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIE, VRIJHEID EN VEILIGHEID Directoraat C: Civiel recht, burgerschap en rechten Eenheid C4: Financiële ondersteuning voor justitie, rechten en burgerschap
DAPHNE-PROGRAMMA II 2004-2008 TER VOORKOMING EN TER BESTRIJDING VAN GEWELD TEGEN KINDEREN, JONGEREN EN VROUWEN EN TER BESCHERMING VAN SLACHTOFFERS EN RISICOGROEPEN
GIDS VOOR HET OPERATIONEEL, ADMINISTRATIEF EN FINANCIEEL BEHEER VAN EEN DAPHNE II-PROJECT 2006-1
BELANGRIJKE OPMERKINGEN Deze Gids is bedoeld om organisaties die Daphne II-projectvoorstellen voorbereiden, richtlijnen te verschaffen voor het operationeel, administratief en financieel beheer. Voor resterende vragen kunnen projectcoördinatoren de sectie ‘Veel gestelde Vragen’ op de Daphne-website checken of, als ze ook daar geen antwoord vinden, contact opnemen met de Daphne HelpDesk via:
[email protected]. De inhoud van deze Gids is gebaseerd op het onderdeel ‘subsidies’ van het Financieel Reglement van de Europese Gemeenschappen1 en de desbetreffende uitvoeringsvoorschriften en andere relevante documenten. De richtlijnen van deze Gids reiken een set goede praktijken aan die de aanvragende organisaties worden verzocht te volgen. Alternatieve beheerprocedures moeten verantwoord worden en kunnen uitsluitend in overweging genomen worden indien zij: •
Geheel verenigbaar zijn met het Financieel Reglement van de Europese Gemeenschappen, de rechtsgrond van het Daphne-IIProgramma en de oproep tot voorstellen;
•
Transparant zijn;
•
Niet indruisen tegen de algemene filosofie die aan het Daphne- II-Programma ten grondslag ligt of tegen de algemene beginselen van goed beheer;
•
Bij het indienen van het projectvoorstel volledig worden toegelicht.
Als u overweegt subsidies van de Gemeenschap aan te vragen via het Daphne II-Programma, dan moet u ook de Praktische gids voor subsidieaanvragers 2006-1 raadplegen, die terug te vinden is op de Daphne website: http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm
1
Financieel Reglement van de Europese Gemeenschappen (Publicatieblad L 248 van 16 september 2002) en uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement (Publicatieblad L 357 van 31 december 2002), na wijziging (Publicatieblad L 201 van 2 augustus 2005) beide van kracht sinds 1 januari 2003 en beschikbaar op de EUR-LEX website, de on-line juridische databank van de Gemeenschap: http://europa.eu.int/eur-lex/en/search_oj.html.
1
INHOUD
1.
Definitie van veelgebruikte termen ..............................................................................................3
2.
Korte beschrijving van het Daphne II-Programma ..................................................................4
3.
Subsidies aanvragen onder Daphne II.........................................................................................4
4.
Operationeel beheer van het project............................................................................................5 Wijzigingen na de ondertekening van het contract ........................................................................5 Europese meerwaarde en zichtbaarheid van de Commissie .........................................................5 Verwachte resultaten en effecten......................................................................................................6 Eindrapport (inhoudelijk, niet financieel)........................................................................................6 Eindafrekeningen/Financieel overzicht...........................................................................................7 Managementstijl...................................................................................................................................7 Rapportage en contacten met de Commissie..................................................................................8 Bezoeken ..............................................................................................................................................8
5.
Financieel beheer ..........................................................................................................................10 Boekhoudsysteem/interne controle ...............................................................................................10 Bankrekening .....................................................................................................................................10 Draagwijdte van de begroting..........................................................................................................11 Douanerechten, BTW en overige heffingen op goederen en diensten .....................................11 Betaaltermijnen..................................................................................................................................11 Eindafrekening ..................................................................................................................................11
5.1.
Regels betreffende de subsidiabele uitgaven ........................................................................12
Geldige directe kosten .....................................................................................................................12 Niet-geldige kosten ...........................................................................................................................20 5.2.
Verantwoording en bewijzen die de Commissie aanvaardt ...............................................20
2
1.
Definitie van veelgebruikte termen
Aanvrager/coördinerende organisatie/leidende organisatie/gecontracteerde organisatie: de organisatie binnen het partnerschap die door alle partners samen wordt aangewezen om de subsidieaanvraag bij de Commissie in te dienen. Deze organisatie is verantwoordelijk voor de globale leiding van het project, de coördinatie van de taken, het contact met de Commissie en het beheer van de begroting, met inbegrip van de distributie van fondsen van de Gemeenschap die voor dit project aan de partners wordt toegekend. Ze is contractueel aansprakelijk voor het project. De aanvrager wordt een gecontracteerde organisatie zodra het voorstel is goedgekeurd en een overeenkomst is ondertekend. Partner: alle organisaties en instellingen die, in samenwerking met de coördinerende organisatie, de in de subsidieovereenkomst omschreven projectactiviteiten zullen uitvoeren. De coördinerende organisatie en de partners verdelen onderling de relevante taken en de financiering. Bijgevolg moeten zij bij de indiening van de aanvraag allen afkomstig zijn uit één van de landen die in aanmerking komen voor financiering in het kader van het Daphne IIProgramma. Geassocieerde partner: alle publiek- en privaatrechtelijke organisaties uit een land dat aan een project mag deelnemen, maar op dit moment niet in aanmerking komt voor ECfinanciering in het kader van het Daphne-programma. In 2006 mogen organisaties uit Bulgarije, Roemenië, Turkije, Albanië, Bosnië en Herzegovina, Kroatië, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, en Servië en Montenegro deelnemen aan projectactiviteiten als geassocieerde partners (in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgelegd in hun respectievelijke Europese Overeenkomsten en/of Kaderovereenkomsten met de Europese Gemeenschap voor hun deelneming aan ECprogramma's). 2 Andere betrokken partijen: Het kan gaan om dienstverleners, zoals mediaproductiebedrijven, webdesign- of onderzoeksbedrijven, enz. en sponsors die niet in aanmerking komen om deel te nemen aan het project als partners of als geassocieerde partners, zoals nationale ministeries of andere publiekrechterlijke diensten op centraal niveau die een rol kunnen spelen in het project. Begunstigden: de kinderen, jongeren en/of vrouwen die uiteindelijk de vruchten zullen plukken van het project. Doelgroepen of tussengroepen: de categorieën van personen op wie het project rechtstreeks is gericht, zodat de begunstigden er uiteindelijk ook profijt van ondervinden (meestal leerkrachten, de politie, maatschappelijk werkers, de media, het grote publiek, enz.)
2
Om in aanmerking te komen voor subsidies van de Europese Commissie binnen een Daphne project, moeten deze landen specifieke akkoorden hebben afgesloten met de Commissie betreffende financiële deelneming aan het Programma. Toen dit document werd voorbereid, had nog geen enkel van deze landen een dergelijke overeenkomst afgesloten. Bijgevolg mogen organisaties uit deze landen wel deelnemen, maar zonder ECfinanciering.
3
2.
Korte beschrijving van het Daphne II-Programma
Het Daphne-initiatief ging begin 1997 van start als onderdeel van het antwoord van de Europese Commissie op de toenemende bezorgdheid rond het geweld tegen kinderen, jongeren en vrouwen in Europa. Het oorspronkelijke programma had een looptijd van drie jaar en een begroting van 11 miljoen euro voor deze periode. Voortbouwend op het succes van dit initiatief werd in 2000 door de Europese Commissie het vierjarig Daphne-programma (2000-2003) goedgekeurd en gelanceerd, met een begroting van 20 miljoen euro voor de periode 2000-2003. In 2003 heeft de Commissie voorgesteld deze goed onthaalde actie voort te zetten. Daarop werd door het Europees Parlement en de Raad een nieuw programma aangenomen - Daphne II - voor de periode 2004-2008, met een begroting van 50 miljoen euro. De globale doelstelling van Daphne II is de bestrijding van geweld tegen kinderen, jongeren en vrouwen, en ondersteuning en bescherming van slachtoffers en risicogroepen. Geweld, zowel lichamelijk als psychologisch, wordt in de ruimst mogelijke zin opgevat, van seksueel misbruik tot huiselijk geweld, van seksuele uitbuiting tot pesten op school, van mensensmokkel tot discriminatoir geweld tegen personen met een handicap, minderheden, migranten of andere kwetsbare groepen. Daphne II neemt als uitgangspunt dat iedere vorm van geweld een misdrijf is. Het pakt dit verschijnsel aan door middel van steun aan slachtoffers, maar ook door het identificeren van maatregelen om geweld te voorkomen. Elk jaar worden prioriteiten voor dat jaar gesteld, die te vinden zijn op de Daphne-website en in de jaarlijkse Oproep tot Voorstellen. Tussen 1997 en 2004 kregen 361 projecten subsidies in het kader van Daphne. De resultaten van deze projecten zijn te lezen op een speciale website die werd opgezet als een hulpbron voor al wie werkt aan de verwezenlijking van de doelstellingen van het Daphne-Programma: www.daphne-toolkit.org
3.
Subsidies aanvragen onder Daphne II
Organisaties die subsidies willen aanvragen in het kader van het Daphne II-Programma worden verzocht om zorgvuldig de Praktische Gids voor Subsidieaanvragers te lezen, die geldt voor het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend (sommige richtlijnen veranderen af en toe). Deze bevat alle regels voor de geldigheid, de jaarlijkse deadlines, de vormgeving, de begroting en de wettelijke verklaringen en andere praktische hulp voor aanvragers. Vergewis u ervan dat aanvragen die niet nauw aansluiten op de richtlijnen onontvankelijk kunnen worden verklaard of kunnen worden afgewezen bij de evaluatie van het project.
4
4.
Operationeel beheer van het project
Wijzigingen na de ondertekening van het contract De subsidieovereenkomst zal als bijlage een beschrijving bevatten van de activiteit en een geraamde begroting voor de activiteit, die moet nageleefd worden. Dit betekent dat de coördinerende organisatie, de partners, de voornaamste managers, de projectlocatie(s), de begunstigden, de doelgroep(en), de begroting, het tijdschema, enz. niet meer kunnen gewijzigd worden, behalve als daar uitzonderlijke redenen toe zijn. Deze moeten naar duidelijk verantwoord worden aan de Commissie en een voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie is nodig. Wanneer één of meerdere van deze kernaspecten gewijzigd worden zonder toestemming, kan de Commissie de subsidie intrekken en de terugbetaling van reeds betaalde bedragen eisen. Wijzigingen in het contract: Indien de coördinerende organisatie een verzoek tot wijziging indient, dan moet dit verzoek tijdig worden toegezonden aan de Commissie, d.w.z. voordat het contract van kracht wordt en in ieder geval twee (2) maanden voordat het project wordt afgesloten, behalve in gevallen die van gronden worden voorzien door de gecontracteerde organisatie en die worden aanvaard door de Commissie. Wijzigingen in de overeenkomst moeten worden opgenomen in een schriftelijk annex bij de overeenkomst dat door de partijen gezamenlijk wordt opgesteld. Mondelinge overeenkomst of e-mailcorrespondentie is voor geen der partijen bindend. Verzoeken tot wijziging van reeds uitgevoerde activiteiten zijn niet ontvankelijk. Voorbeelden van gevallen waarin een subsidieovereenkomst gewijzigd kan worden: •
wijziging van de duur van de activiteit en/of de overeenkomst wegens onvoorziene vertraging of ontwikkelingen;
•
toevoeging of vervanging van een of meerdere contractanten of partners voor de activiteit;
•
wijziging van het bedrag van de subsidie; aanpassing van raming van de begroting, die een overheveling van een bedrag van de ene naar de andere rubriek van meer dan 10 procent inhoudt;
•
wijziging van de bankrekening;
•
wijziging van de wettelijke vertegenwoordiger.
Europese meerwaarde en zichtbaarheid van de Commissie Onder het Daphne II-Programma kunnen uitsluitend projecten met een Europese ‘meerwaarde’ worden gefinancierd. Dit betekent niet alleen dat de projecten in de vorm van een partnerschap tussen twee organisaties uit minstens twee verschillende Europese landen moeten worden uitgevoerd, maar eerder dat de activiteiten de nationale of lokale belangen moeten ontstijgen, zodat zij daadwerkelijk ‘Europees’ worden, met relevantie, overkoepeling, impact en potentieel op Europese schaal. Zo kunnen in het kader van de projecten bijvoorbeeld gegevens worden verzameld die relevant en vergelijkbaar zijn of kan dergelijk onderzoek gebeuren over de EU-grenzen heen. Ook kunnen manieren worden voorgesteld om succesvolle experimenten in andere Europese landen aan te passen en over te dragen, zodat ze bijdragen tot de opbouw van het Europees 5
kenniscentrum. Projecten zouden steeds moeten trachten bij te dragen tot de ontwikkeling van Europese beleidslijnen en praktijken, en tegelijkertijd moeten stroken met het bestaande EU-beleid. Van onder Daphne II gesubsidieerde projecten wordt verwacht dat de Europese Commissie en het Daphne II-Programma voldoende zichtbaar zijn in al hun acties en vooral in al het materiaal dat in het kader van het project wordt geproduceerd. Dit gebeurt het eenvoudigst door het EC-embleem en/of het Daphne II-Programmalogo te gebruiken, dat kan worden gedownload van de Daphnewebsite. Het moet worden gebruikt volgens de gebruiksregels die ook op de website staan. Het gebruik van dit logo maakt niet enkel de bijdrage van de Commissie duidelijk, maar maakt ook andere organisaties bewust van het bestaan van het Daphne II-Programma en moedigt ze aan om eraan deel te nemen en voordeel te halen uit de reeds behaalde resultaten.
Verwachte resultaten en effecten De verplichting om zich aan de projectuitvoering te houden zoals beschreven in het goedgekeurde projectvoorstel, geldt voor alle uit te voeren activiteiten, de verwachte resultaten en de beoogde doelstellingen. De nadruk moet echter worden gelegd op het bereiken van de verwachte resultaten en doelstellingen, en niet louter op het uitvoeren van de activiteiten (activiteiten zijn middelen die tot resultaten moeten leiden). Indien een voorgestelde activiteit om welke reden dan ook niet langer toereikend is om de verwachte resultaten te realiseren of indien die resultaten inmiddels zijn verwezenlijkt, dan dient die activiteit niet te worden uitgevoerd. Eventuele wijzigingen die de effectiviteit of doeltreffendheid van het project ten goede zouden komen, kunnen aan de Commissie worden voorgesteld. In dergelijke gevallen dient een verzoek aan de Commissie te worden voorgelegd, met een duidelijke uitleg waarom de wijziging gepast, noodzakelijk en wenselijk is. Vooraleer wijzigingen te mogen aanbrengen, moet de Commissie deze goedgekeurd hebben. Het is van belang rekening te houden met het feit dat het project uiteindelijk alleen aan de doelstellingen van het Daphne II-Programma zal hebben bijgedragen als het heeft geleid tot reële en meetbare positieve effecten voor de begunstigden (en de doelgroepen).
Eindrapport (inhoudelijk, niet financieel) De bedoeling van het Eindrapport is niet enkel een accuraat beeld te schetsen van het project, maar ook om een bron te zijn voor toekomstige projectplanners en voor de Commissie zelf. Het rapport moet alle lessen bevatten die uit het project kunnen worden getrokken, zowel uit de uitvoering van het project als uit de resultaten en producten. Vergeet niet dat het Eindrapport zal worden opgenomen in de Daphne Toolkit met het oog op verspreiding (www.daphne-toolkit.org). Daarom moet het gemakkelijk leesbaar en begrijpelijk zijn voor mensen van alle slag en moet het ernaar streven nuttige informatie te verstrekken die: • • •
hen helpt het project, de doelstellingen en methodologie ervan te begrijpen; de resultaten met hen deelt, met inbegrip van de getrokken lessen, de successen en obstakels (en hoe deze al dan niet werden overwonnen); hen leidt bij het verdere gebruik van de lessen uit het project als ze dit wensen, d.w.z. door hen te informeren over contactgegevens, beschikbaar materiaal, enz. 6
De Commissie zal een modelrapport verstrekken, om de vorm aan te geven die het Eindrapport moet hebben. Coördinerende organisaties moeten dit zorgvuldig volgen, gezien de rapporten op grote schaal gebruikt worden door de Commissie en dus vergelijkbaar en makkelijk toegankelijk moeten zijn. Het Eindrapport mag niet langer zijn dan 20 tot 30 pagina's. Meer schrijven dan nodig is om het project samen te vatten, maakt niet noodzakelijk indruk, en bijlagen die niet bijdragen tot het rapport (bijvoorbeeld kopieën van toespraken op conferenties) kunnen ertoe leiden dat anderen het rapport niet zullen gebruiken. Dergelijk materiaal moet naar behoren worden aangebracht op de websites van het project of in andere vormen beschikbaar zijn voor wie ze kan gebruiken.
Eindafrekeningen/Financieel overzicht Een financieel overzicht wordt ook vereist door de Commissie en moet worden opgesteld volgens het model dat de Commissie verstrekt. De Commissie zal het (inhoudelijk) Eindrapport en het definitief financieel overzicht onderzoeken, en enkel wanneer beide worden goedgekeurd, zal de Commissie de laatste betaling doen. De Commissie behoudt zich het recht voor de uitbetaling van het resterende tegoed op te schorten of slechts een gedeelte daarvan te voldoen, of reeds uitbetaalde EC- middelen terug te vorderen als de vorm en/of de inhoud van het Eindrapport en het definitief financieel overzicht niet overeenstemmen met de regels en met de overeenkomst. In het bijzonder zullen niet-subsidiabele uitgaven of niet-verschuldigde BTW of andere heffingen afgewezen worden. Zo wordt evenmin de overheveling van bedragen van meer dan 10% van een begrotingsrubriek naar een andere aanvaard, wanneer dit gebeurt zonder voorafgaande toestemming van de Commissie. Meer details over subsidiabele uitgaven vindt u in Hoofdstuk 5.1 hieronder. Om een nauwkeurige analyse van het financieel overzicht mogelijk te maken, kan de Commissie (sommige of alle) ondersteunende documenten vragen - zie Hoofdstuk 5.2 hieronder. Dit zijn de facturen, salarisstrookjes, ontvangstbewijzen, enz. die u normaal gezien moet bewaren, maar die u niet naar de Commissie moet sturen, behalve als deze opgevraagd worden. Als de Commissie dergelijke documenten vraagt, wordt de normale termijn van 45 dagen voor de goedkeuring van de definitieve verslaglegging opgeschort. Dergelijke onderbreking geldt ook als de ingediende eindafrekeningen of documenten onvolledig of onjuist zijn. De ‘aftelling’ wordt dan hervat eens de Commissie over de gevraagde informatie beschikt. Wanneer het Eindrapport en het financieel overzicht goedgekeurd zijn, zal de Commissie, na een bijkomende termijn van 45 dagen, de opdracht geven om de overeenkomstige eindafrekening te verrichten.
Managementstijl Iedere organisatie heeft haar eigen managementcultuur, die de Commissie respecteert, zolang zij niet discriminatoir is of anderszins indruist tegen de beginselen en waarden van het Daphne II-Programma. Desalniettemin is de Commissie een groot voorstander is van participatieve besluitvormingsprocessen en van de actieve betrokkenheid van begunstigden en overige belanghebbenden bij de uitvoering van het project. Deze benadering bevordert immers betrokkenheid in het project alsook identificatie met de projectdoelstellingen. Dit komt in 7
grote mate ten goede aan de duurzaamheid van de projectresultaten en draagt bij tot maximalisatie van de impact van het project.
Rapportage en contacten met de Commissie Vragen over het Daphne II-Programma of uw lopende projecten kunnen worden gericht aan: E-mail:
Voor operationele /technische vragen:
[email protected] Voor formele contacten met de Commissie:
[email protected]
Fax:
+32-2-298 88 12
Per post:
Europese Commissie, DG Justitie, Vrijheid en Veiligheid, Kantoor LX46 2/155, B-1049 Brussel
Bezoeken In aanvulling op de interne en externe evaluatie die als onderdeel van de projectactiviteiten gebeurt, kan de Commissie zelf externe monitoring-, evaluatie- of auditactiviteiten organiseren (wat ze gewoonlijk doet) voor de projecten die steun krijgen onder het Daphne IIProgramma: Monitoringbezoeken: De projecten zullen waarschijnlijk, tijdens de uitvoeringsfase, het bezoek krijgen van één of twee externe, onafhankelijke deskundigen, eventueel in het gezelschap van een ambtenaar van de Commissie. Hoofddoel van deze bezoeken is de bij de projecten betrokken organisaties te helpen en te adviseren tijdens de uitvoering (zodat er rekening kan worden gehouden met suggesties en hulp om het succes van het project beter te garanderen). De bezoeken gebeuren ter plaatse en duren meestal een halve dag. Na het bezoek zal de deskundige een rapport voor de Commissie voorbereiden, dat samen met de coördinerende organisatie wordt bekeken en besproken alvorens het wordt ingediend. De belangrijkste projectelementen die worden gecheckt, zijn: •
Vragen over het Daphne II-Programma die de coördinerende organisatie en/of partners willen stellen;
•
De huidige relevantie van projectdoelstellingen ten aanzien van het aangepakte probleem, de begunstigden, de context van het project, en de doelstellingen van het Daphne IIProgramma;
•
De resultaten die met het project tot op heden werden bereikt, gemeten in termen van effectiviteit, doeltreffendheid, potentiële duurzaamheid en de verwachte impact;
•
De kwaliteit van het projectbeheer.
De deskundige zal pogen na te gaan of de activiteiten en het financieel beheer goed zitten, om eventueel suggesties te kunnen doen of ideeën aan te reiken, waar mogelijk. De deskundige kan aanbevelingen doen aan de coördinerende organisatie en partners, en ook aan de Commissie, over acties of wijzigingen die nodig zijn opdat het project de gewenste resultaten zou opleveren. Evaluatiebezoeken: Evaluaties van projecten worden normaal gesproken achteraf uitgevoerd, te weten enkele maanden na de afsluiting van het project, en zijn bedoeld om de effecten en de resultaten van het project onder de loep te nemen. De cruciale onderdelen die worden geëvalueerd zijn: 8
•
De relevantie van de projectdoelstellingen, ten aanzien van het aangepakte probleem, de begunstigden, de context van het project en de doelstellingen van het Daphne IIProgramma;
•
De resultaten die met het project zijn bereikt, gemeten in termen van effectiviteit, doeltreffendheid, potentiële duurzaamheid en, in het bijzonder, de impact;
•
De kwaliteit van het projectbeheer;
•
De bijdrage die het project leverde aan de doelstellingen en lessen van Daphne II en aan het Europees beleid en de Europese acties.
In tegenstelling tot monitoringbezoeken, die bedoeld zijn om bij te dragen tot het project tijdens de uitvoering, is de evaluatie achteraf veeleer een overzicht van de algemene impact van en lessen die getrokken zijn uit het project. Zo kan ook de algemene impact van het Daphne II-Programma in een welbepaald jaar worden beoordeeld en het Programma voortdurend verbeterd. De evaluatie achteraf gebeurt meestal, maar niet altijd, ter plaatse door Programmadeskundigen die, ter voorbereiding van het bezoek ter plaatse, ook documenten en resultaten m.b.t. het project opvragen, om deze te beoordelen. Controle: Ieder jaar (of wanneer dat noodzakelijk wordt geacht) voeren de financiële controleurs van de Commissie steekproefsgewijze controles uit op subsidies. Deze omvatten een werkbezoek aan het project. Controles kunnen op ieder moment worden verricht in de periode van vijf (5) jaar na het verstrijken van het contract. Alle stukken die betrekking hebben op de uitgaven en de projectdocumentatie moeten gedurende deze periode dan ook zorgvuldig worden bewaard en beschikbaar zijn. Het hoofddoel van de controles is vast te stellen of de beschikbare systemen afdoende waren om de regelmatigheid van de uitgaven te garanderen alsook de juistheid en volledigheid van de financiële en andere gegevens die de Commissie aanleiding gaven tot het verlenen van subsidies en het verrichten van de daaruit voortvloeiende betalingen. Verder moeten controles garanderen dat de geclaimde onkosten geldig zijn en stroken met het financieel plan. Deze tests zijn veelal gericht op documentatiesystemen en behelzen doorgaans interviews met de betreffende medewerkers alsook documentatieonderzoek, naast een toetsing van het functioneren van de systemen. De belangrijkste besluiten van de controle, de mogelijke uitgelichte zwakke punten en de aanbevelingen om die te verhelpen, worden vervat in een controlerapport. Grote fouten of gebreken in het systeem worden tijdens de controle met de gecontracteerde organisatie besproken, niet alleen om die aan te sporen tot het nemen van de vereiste verbeteringsmaatregelen maar ook om te kunnen overleggen welke maatregelen er nodig zijn. Uit de toezicht- en controleactiviteiten kan blijken dat een bepaalde activiteit niet of niet in overeenstemming met de subsidieovereenkomst is verricht. In dat geval zouden de ten onrechte aan de gecontracteerde organisatie uitgekeerde communautaire middelen al dan niet geheel teruggevorderd moeten worden. De Commissie kan de volledige of gedeeltelijke terugbetaling eisen van bedragen die reeds aan de gecontracteerde organisatie werden uitbetaald.
9
5.
Financieel beheer
OPMERKING Informatie over de opstelling van de begroting (tijdens de planningsfase van de in te dienen aanvraag) is te vinden in het begeleidend document: Praktische Gids voor Subsidieaanvragers 2006-1).
Boekhoudsysteem/interne controle De gecontracteerde organisaties zijn verplicht een analytisch boekhoudsysteem of een toereikend systeem voor interne controle op te zetten aan de hand waarvan zij: •
de bronnen van de projectfinanciering, en
•
de gedurende de contractperiode verrichte projectuitgaven kunnen identificeren.
Alle met daadwerkelijke uitgaven en inkomsten verband houdende transacties die tijdens de contractperiode worden verricht, dienen stelselmatig te worden vastgelegd aan de hand van een voor ieder Europees project afzonderlijk op te zetten nummeringsysteem. De gecontracteerde organisatie is verplicht deze boekhoudkundige gegevens, alsmede alle bewijzen van uitgaven (facturen, kwitanties, enz.), gedurende minimaal vijf (5) jaar na het verstrijken van het contract te bewaren. Voor zover mogelijk dient het beheer zodanig te worden geregeld, dat de verantwoordelijkheid voor het projectbeheer en de verantwoordelijkheid voor het financiële beheer bij twee verschillende personen wordt ondergebracht.
Bankrekening De in de overeenkomst vermelde rekening waarop de subsidies moeten worden gestort dient: •
te zijn gesteld op naam van de gecontracteerde organisatie - persoonlijke rekeningen kunnen onder geen beding worden aanvaard;
•
specifiek voor het betreffende project te zijn bedoeld, in geval van een algemene rekening is de gecontracteerde organisatie verplicht een analytisch boekhoudsysteem op te zetten dat zowel de projectgerelateerde uitgaven als inkomsten overzichtelijk maakt;
•
te worden aangehouden hetzij in het land van de gecontracteerde organisatie, hetzij op de plaats waar de activiteit wordt uitgevoerd ;
•
een zodanige structuur te hebben dat bedragen die door de Commissie zijn uitgekeerd, duidelijk identificeerbaar zijn.
Indien de op genoemde rekening gestorte bedragen interest of winst genereren volgens de wetgeving van het land waar de rekening wordt aangehouden, komen dergelijke interest of winst aan de Commissie toe, indien zij voortvloeien uit een voorfinanciering. De gecontracteerde organisatie is verplicht deze interest/winst aan te geven bij het indienen van de eindafrekening.
10
Draagwijdte van de begroting Het financieel beheer van een onder het Daphne II-Programma gesteund project dient de gehele begroting (niet enkel het deel dat de Commissie mede financiert) en alle gemaakte kosten te bestrijken. Op die manier kunnen de Commissie en het publiek de volledige draagwijdte van het project kennen.
Douanerechten, BTW en overige heffingen op goederen en diensten De gecontracteerde organisatie dient op de hoogte te zijn van de bepalingen, regels en wetgeving die in het land waar de organisatie gevestigd is van kracht zijn met betrekking tot belastingen. Men kan zich daarvoor wenden tot de bevoegde (nationale) instanties. BTW-bedragen kunnen niet als projectkosten worden opgevoerd tenzij als finale heffing, m.a.w. een heffing die niet aftrekbaar is en niet kan worden teruggevorderd door de gecontracteerde organisatie of haar partners.
Betaaltermijnen Betalingsregelingen en -data worden in de subsidieovereenkomst vastgelegd. Ter kennisgeving en ten behoeve van de begrotingsplanning kan echter vermeld worden dat voor een standaardsubsidie voor een project van twaalf maanden doorgaans de volgende termijnen in acht worden genomen: •
Een voorfinanciering van 70% vindt plaats binnen 45 dagen na de datum waarop beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend;
•
Het resterende saldo van de subsidie wordt betaald na ontvangst (binnen drie maanden na afronding van het project) en goedkeuring door de Commissie, van een Eindrapport, een definitief financieel overzicht en een formeel verzoek tot uitbetaling.
Eindafrekening Bij hun verzoek tot de laatste uitbetaling, dienen de gecontracteerde organisaties volgende documenten in te dienen, alle ondertekend en gedateerd: •
• (Inhoudelijk) Eindrapport over de uitvoering van het project (volgens het model en de richtlijnen die de Commissie heeft verstrekt);
•
• De laatste uitgavenstaat in de nationale munteenheid, die moet worden geschreven op het model (Excel-bestand) en volgens de richtlijnen die de Commissie heeft verstrekt;
•
Een samenvatting van maximaal twee bladzijden, in het Engels, met uitleg over de doelstellingen, de context, de begunstigden, de doelgroepen en de verwezenlijkingen van het project (dat de Commissie zal gebruiken voor informatie en verspreiding);
•
Een formele brief met het verzoek tot uitbetaling.
Documenten waarvan het origineel niet wordt ingediend als verantwoording/bewijs bij het verzoek tot de laatste uitbetaling, moeten als gecertificeerde kopieën worden gekenmerkt. Enkel facturen voor de periode vermeld onder Artikel 1.2 van de standaard subsidieovereenkomst worden aanvaard. Als een factuur van een latere datum is, moet de gecontracteerde organisatie bewijzen dat de bestelling (voor een aankoop of een dienst) gebeurde tijdens de contractperiode van de activiteit. Dit kan enkel betrekking hebben op 11
bepaalde benodigdheden, vertalingen en publicatiekosten. Personeelskosten, uitgaven voor reis en verblijf moeten gemaakt zijn tijdens de periode van de activiteit.
5.1.
Regels betreffende de subsidiabele uitgaven
Uitgaven vallen uiteen in twee hoofdcategorieën: geldige directe kosten en geldige indirecte kosten (of algemene kosten). Geldige directe kosten Dit zijn de kosten die moeten worden gemaakt om de activiteit te kunnen uitvoeren. Deze kosten zouden niet zijn gemaakt als de betreffende activiteit niet was uitgevoerd. Voor subsidies geldt dat kosten in aanmerking komen voor EC-financiering indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: •
zij houden rechtstreeks verband met de projectactiviteit en worden verantwoord in de bijgevoegde raming van de begroting die aan de subsidieovereenkomst wordt toegevoegd;
•
zij zijn noodzakelijk om de activiteit te kunnen uitvoeren;
•
zij zijn redelijk en te rechtvaardigen, en in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk financieel bestuur, vooral wat betreft prijs-kwaliteitverhouding en het evenwicht van kosten en baten;
•
zij komen tot stand gedurende de looptijd van de activiteit, zoals uiteengezet in artikel I.2 van de subsidieovereenkomst. Uitsluitend uitgaven gedaan na de aanvangsdatum en vóór de afsluitingsdatum van de betreffende activiteit zijn geldig. Uitgaven die zijn gedaan tijdens de rapportageperiode van drie maanden na afloop van de activiteit, zijn niet geldig;
•
zij worden daadwerkelijk gemaakt door de begunstigde en worden verantwoord in zijn boeken of belastingdocumenten, en zij zijn herkenbaar en controleerbaar.
Vooral onderstaande directe kosten zijn subsidiabele kosten (zoals hieronder wordt uitgelegd): •
personeelskosten;
•
reis- en verblijfskosten;
•
de aankoop-/huurkosten van uitrusting;
•
consumptiegoederen en andere benodigdheden;
•
de kosten die voortkomen uit andere contracten die de begunstigde heeft toegekend om de activiteit te kunnen verrichten, mits daarbij voldaan is aan de voorwaarden van artikel II.9 van de modelovereenkomst inzake subsidiëring;
•
de kosten die rechtstreeks voortvloeien uit de vereisten krachtens de activiteit (verspreiding van informatie, specifieke evaluatie van de activiteit, audits, vertalingen, reproductie enz.), met inbegrip van de kosten van eventuele financiële diensten (vooral dan de kost van financiële waarborgen).
Het percentage voor EC-financiering dat in de subsidieovereenkomst wordt genoemd, wordt berekend over de totale geldige kosten. 12
A.
Personeelskosten
Dit betreft de kosten van personeel dat voor de activiteit wordt ingezet en omvat zowel hun huidige salarissen en sociale lasten als overige wettelijk verplichte bijdragen die deel uitmaken van hun bezoldiging, mits die kosten niet hoger uitvallen dan de gemiddelde bedragen die onder het gebruikelijke bezoldigingsbeleid van de gecontracteerde organisatie worden uitgekeerd. De personeelskosten moeten worden berekend op basis van de werkelijke dagelijkse salarissen/honoraria die de werknemers ontvangen, vermenigvuldigd met het aantal dagen dat zij aan het project werkten. Voor zover van toepassing dienen in dit bedrag alle gebruikelijke werkgeversbijdragen te worden begrepen, waaronder de sociale lasten, maar niet de eventuele bonussen, prestatiebeloningen of winstdelingen. Ook andere heffingen op het gebruik van menselijke hulpbronnen mogen worden opgenomen, voor zover die worden gespecificeerd in de oproep tot het indienen van voorstellen. Als vuistregel geldt dat personeelskosten uitsluitend kunnen worden aangegeven indien zij de gebruikelijke salarissen en overige heffingen van de aanvrager niet te boven gaan. Uitgaven die verband houden met ambtenaren en ander overheidspersoneel worden niet als geldige kosten beschouwd. Dit geldt ook voor dergelijke personen die in vast dienstverband werken bij de aanvragende organisatie en wier bijdrage aan de uitvoering van het project bestaat uit het vervullen van taken die deel uitmaken van hun dagelijkse werkzaamheden. Dergelijke personeelskosten worden daarom beschouwd als bijdragen in natura door partners of anderen en worden niet opgenomen in de totale geldige directe kosten van de begroting. De kosten van personeelsleden die de uitvoering van het project of delen daarvan leiden, kunnen echter wel als geldig worden beschouwd en genieten van een EC-financiering, indien deze persoon (al dan niet ambtenaar): •
Een persoon is die uitsluitend met het oog op de uitvoering van het project door de organisatie wordt ingehuurd (categorie 2 van het SCA-formulier3).
•
Een persoon is die een vast dienstverband heeft bij de aanvragende organisatie en de specifiek aan de uitvoering van het project verbonden taken vervult bij wijze van bezoldigd overwerk (categorie 3 van het SCA-formulier).
•
een persoon is die in vast dienstverband werkt bij de aanvragende organisatie en krachtens een naar behoren gedocumenteerd besluit van de organisatie wordt ingezet voor taken die specifiek verband houden met de uitvoering van het project en die geen deel uitmaken van zijn/haar dagelijkse bezigheden en die voor de vervulling van zijn/haar normale taken wordt vervangen door een andere medewerker (categorie 4 van het SCA-formulier).
Opmerking: de volgende personeelskosten kunnen ook als subsidiabel worden beschouwd, maar ze moeten worden gefinancierd met andere bronnen dan de EC-subsidie: •
een persoon die in vast dienstverband werkt bij de aanvragende/partnerorganisatie en krachtens een naar behoren gedocumenteerd besluit van die organisatie wordt ingezet voor taken die specifiek verband houden met de uitvoering van het project en worden toegewezen aan het project op basis van een duidelijke en controleerbare methode (uurroosters) (categorie 5 van het SCA-formulier).
•
Een persoon die in vast dienstverband werkt bij de organisatie, die deelneemt aan de uitvoering van het project voor taken die deel uitmaken van zijn/haar routinewerk (categorie 6 van het SCA-formulier). Er dient echter te worden opgemerkt dat als een
3
Staff Costs Analysis formulier bijgevoegd als een apart blad in het begrotingsformulier.
13
persoon een ambtenaar is die wordt ingezet door de organisatie, zijn/haar salaris niet subsidiabel is als een directe kost voor het project, maar wordt beschouwd als een bijdrage in natura (zie hierboven). De aanvrager moet deze informatie verstrekken in het SCA-formulier (opgenomen in het begrotingsformulier dat terug te vinden is op de website) als een verplichte bijlage bij de aanvraag. De afdelingen van de Commissie worden verzocht duidelijk te vermelden welke regels of plafonds worden toegepast bij de bepaling of personeelskosten al dan niet aanvaardbaar zijn. Bij het Daphne II-Programma zijn de maximaal toegestane bedragen voor een voltijdse werkdag, alle lasten inbegrepen, in principe € 450 voor een projectcoördinator, € 270 voor een projectassistent, en € 150 voor een secretaresse. Ten slotte kunnen uitgaven voor vertaaldiensten niet als personeelskosten worden opgevoerd. Vertalingen moeten worden opgenomen onder de rubriek “Overige directe kosten” (zie hieronder). B.
Reis- en verblijfskosten voor projectpersoneel
Dit onderdeel betreft alleen de kosten van projectmedewerkers en heeft geen betrekking op reiskosten die verband houden met conferenties en seminaries, die immers onder de speciale rubriek “Seminaries en conferenties” moeten worden verantwoord. Reiskosten: Uitsluitend reis- en verblijfskosten die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het project en verband houden met specifieke en duidelijk herkenbare activiteiten komen in aanmerking voor ECfinanciering. Voor andere reisbestemmingen dan de locaties waar de leden van de partners gevestigd zijn, moet worden aangetoond dat de betreffende reizen relevant zijn voor het project. Er dient te worden opgemerkt dat het project reiskosten en dagvergoedingen kan dekken voor vertegenwoordigers van Geassocieerde partners (die in principe niet in aanmerking komen voor EC-subsidies) om deel te nemen aan vergaderingen, seminaries enz. met hun partners in de EU/EER landen, mits hun deelneming nodig is om het project met succes te kunnen uitvoeren. In die gevallen moeten de reiskosten toch nog worden gemaakt op grondgebied van de EU/EER (vb. het ticket van de terugreis voor een Turkse Geassocieerde partner, IstanbulBrussel, moet worden gekocht door zijn Belgische partner). Volgens de overeenkomst zijn alleen de daadwerkelijk gemaakte reiskosten geldig. Het is verplicht gebruik te maken van de goedkoopste vorm van vervoer en alles in het werk te stellen om van de voordeligste tarieven te kunnen genieten. Alle lokale reiskosten worden gedekt door de verblijfskosten, behalve voor vervoer naar en van luchthavens/treinstations. De kosten van autogebruik worden als volgt gecompenseerd, mits zij afdoende zijn onderbouwd en niet buitensporig hoog zijn: •
Voor privé-voertuigen: op basis van aangifte van het te vergoeden verdrag, waarbij het maximaal te vergoeden bedrag overeenkomt met een treinkaartje eerste klas (slechts de prijs van één treinkaartje wordt vergoed, ongeacht het aantal reizigers in het voertuig). 14
•
Voor gehuurde auto’s (maximaal categorie B of gelijkwaardig) of taxiritten: de daadwerkelijk gemaakte kosten, voor zover die niet buitensporig zijn in vergelijking met andere vormen van vervoer.
Verblijfskosten: De verblijfskosten (bestaande uit kosten voor hotel en twee maaltijden per dag en alle overige uitgaven, waaronder de kosten voor taxiritten en plaatselijk vervoer) kunnen in het kader van het project gefinancierd worden, mits ze: •
In vergelijking met plaatselijke tarieven redelijk zijn;
•
Worden berekend volgens de interne regels van de partnerorganisaties, die kunnen uitgaan van hetzij de reële kosten hetzij een dagvergoeding.
De verblijfskosten mogen in principe niet hoger uitvallen dan: •
Hetzij de dagvergoeding per persoon zoals die wordt vastgesteld en toegepast door de organisatie waartoe de reizende medewerker behoort,
Hetzij de maximale dagvergoeding (DSA) per persoon zoals wordt opgegeven voor elk land in hoofdstuk 4.II van de ‘Praktische gids voor subsidieaanvragers’. Voor landen die niet in deze lijst voorkomen vindt u de maximale dagvergoeding op: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/pg/e03_en.htm dagvergoeding) C.
(Bijlage
over
de
Uitrusting, terreinen en onroerende goederen
Uitrusting (nieuw of tweedehands): De aankoopkosten voor de uitrusting (nieuw of tweedehands) zijn subsidiabel, mits die worden afgeschreven volgens de voor dergelijke posten algemeen aanvaarde belasting- en boekhoudregels die op de gecontracteerde organisatie van toepassing zijn. Slechts dat gedeelte van de afschrijving van de uitrusting dat overeenkomt met de duur van de activiteit en de mate waarin de uitrusting daadwerkelijk ten behoeve van die activiteit wordt gebruikt, kan door de Commissie in aanmerking worden genomen en expliciet vergoed, behalve wanneer de aard en/of context van het gebruik van die uitrusting een andere behandeling door de Commissie rechtvaardigt. In bepaalde gevallen kunnen ook uitgaven in verband met de aankoop, huur of lease van computer en audiovisuele apparatuur in aanmerking worden genomen. Daartoe dient de contractant, volgens de bepalingen van de overeenkomst: •
de prijzen van meerdere leveranciers met elkaar te vergelijken om na te gaan wie de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt;
•
alleen kosten m.b.t. de uitrusting die tijdens de contractperiode is aangeschaft of gehuurd als projectkosten in rekening te brengen, tegen een tarief dat de de mate van gebruiks en de gebruiksduur tijdens die periode weerspiegelt. In het geval van aangeschafte uitrusting dient de contractant een jaarlijks afschrijvingspercentage te hanteren dat overeenkomt met de nationale regels ter zake4.
4 Voorbeeld:
Totale waarde van de aangekochte uitrusting: € 1000. Veronderstelde economische levensduur: drie jaar (36 maanden). De toegestane maandelijkse afschrijving is dan € 1000/36 = € 27,78.
15
De aangekochte uitrusting moet binnen de organisatie waar ze wordt geïnstalleerd, nauwkeurig worden geïnventariseerd, waarbij ze van een inventarisnummer wordt voorzien. De contractanten moeten bij beslissingen inzake de huur, lease of aankoop van uitrusting de uitgangspunten van goed beheer in acht nemen en hun keuze kunnen motiveren. Terreinen en onroerende goederen: De kosten van terreinen en onroerende goederen (afschrijvingskosten of huurkosten, naar gelang de aard van de activiteit) zijn niet geldig. In uitzonderlijke gevallen kan de Commissie huurkosten van gebouwen voor het project echter aanvaarden indien deze huur noodzakelijk en rechtstreeks verbonden is met het project en wordt gedocumenteerd door een huurcontract/lease die uitdrukkelijk bedoeld is voor het projectteam en voor de desbetreffende periode van de projectduur. Dergelijke kosten moeten worden gemotiveerd door verwijzing naar de doelstellingen van de activiteit. Afschrijvingskosten van eigendom kunnen slechts worden aanvaard indien dat door de aard van de activiteit en/of het gebruik van het onroerend goed gerechtvaardigd kan worden. In dergelijke gevallen zal de Commissie de eindbestemming aangeven. Het is belangrijk om weten dat de toegelaten algemene kosten (zie geldige indirecte kosten) de afschrijving van onroerend goederen omvatten. D.
Consumptiegoederen en andere benodigdheden
De kosten van consumptiegoederen en benodigdheden zijn geldig, mits zij identificeerbaar zijn en aan de activiteit kunnen worden toegeschreven. De reële kosten van consumptiegoederen en benodigdheden voor acties die worden uitgevoerd met het oog op resultaten kunnen worden opgevoerd als ze strikt zijn gekoppeld aan de projectactiviteiten. Uitsluitend die kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project kunnen in het kader van de overeenkomst worden geclaimd, mits zij naar behoren zijn onderbouwd. Kosten van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden (pennen, papier, mappen, inktpatronen, diskettes, enz.), elektriciteit, telefoon en postdiensten, internetgebruik, computerprogrammatuur enz. moeten worden beschouwd als indirecte kosten (zie verder Algemene kosten). Consumptiegoederen en andere benodigdheden met betrekking tot conferenties en seminaries mogen niet worden opgenomen on deze rubriek; Ze moeten worden opgenomen in hun eigen rubriek “Seminaries en conferences” (zie verder). E.
Seminaries en conferences
Alle met seminaries en conferenties samenhangende kosten dienen onder deze rubriek te worden verantwoord, ongeacht hun aard (reiskosten, verblijfskosten, vertaal- en tolkkosten,
Looptijd van de overeenkomst: van 1/09/2004 tot 31/08/2006, d.w.z. 24 maanden. Datum aankoop (= factuurdatum): 30/03/2005 De gebruiksperiode in het kader van het project is dus beperkt tot 17 maanden. Stel dat de uitrusting gedurende de helft van de inzetbare tijd voor het project wordt gebruikt. Het gebruikspercentage ligt dan op 50 procent. Het totaalbedrag dat als afschrijvingssubsidie wordt uitbetaald komt daarmee op: (27,78 x 17) x 0,5 = € 236,13.
16
drukkosten, kopieerkosten, kosten van consumptiegoederen en benodigdheden, enz.). Hieronder vallen ook de deelnamekosten van de eigen medewerkers aan de conferentie. Voor dergelijke kosten moet een gedetailleerde onderverdeling worden opgesteld. F.
Publicaties en verspreiding
Publicaties komen alleen in aanmerking voor EC-financiering indien zij in het kader en ten behoeve van het project worden uitgebracht. Het type publicatie, het aantal bladzijden, de oplage, vertalingen, redactie- en drukkosten enz. moeten duidelijk worden aangegeven. G.
Overige mogelijke directe kosten
Audits en evaluatie: De kosten van audits en specifieke evaluaties van de activiteiten kunnen worden verantwoord onder rubriek G, indien deze audits en evaluaties overeengekomen zijn met of vereist worden door de Commissie. Controles van projectrekeningen zijn normaal gesproken niet vereist voor Daphneprojecten. Tenzij de Commissie uitdrukkelijk om een controle van het project verzoekt, zijn deze kosten dus niet subsidiabel. De Commissie beveelt aanvragers sterk aan een externe onafhankelijke evaluatie van het project te laten uitvoeren voordat het wordt afgerond. De kosten van deze evaluatie worden, binnen de redelijke grenzen, beschouwd als subsidiabel. Uitbestedingskosten: Bedragen betaald aan een externe partij die zelf geen lid is van het partnerschap en die ten behoeve van het project een specifieke, eenmalige taak verricht met betrekking tot het project, zijn uitbestedingskosten. Deze kosten dienen te worden opgenomen in de rubriek met betrekking tot het uitbestede werk (bijvoorbeeld tolk- en vertaaldiensten voor een conferentie onder Blad E en drukwerkzaamheden onder Blad F) of in de rubriek van overige mogelijke directe kosten. (Er dient te worden opgemerkt dat personen of organisaties die deze taken uitvoeren, worden opgenomen in het deel ‘Andere betrokken partijen’ van het Aanvraagformulier, als ze gekend zijn op het tijdstip van de aanvraag.) Dergelijke kosten komen enkel in aanmerking wanneer geen van de partners binnen de organisatie over de vereiste vaardigheden/capaciteiten beschikt. Uitbestedingskosten komen hoe dan ook niet in aanmerking indien zij niet stroken met de overeenkomst. Onderaannemers die in de lidstaten van de Europese Unie zijn gevestigd, genieten de voorkeur. De coördinerende organisatie zal met dergelijke dienstverleners uitbestedingsovereenkomsten afsluiten, die in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: •
doel van de overeenkomst;
•
begin- en einddatum van de overeenkomst;
•
te betalen bedrag;
•
gedetailleerde beschrijving van de kosten waarop voornoemd bedrag is gebaseerd;
•
werkschema/opleveringsfasen;
•
betalingsregelingen (een of meerdere voorschotten, gefaseerde betaling enz.);
•
clausules betreffende verzuim of te late voltooiing. 17
We merken op dat de Commissie GEEN partij is in de uitbestedingsovereenkomst tussen de coördinerende organisatie en de onderaannemer/dienstverlener, en dus geen verplichtingen heeft tegenover een partij in dergelijk contract. De coördinerende organisatie blijft alleen verantwoordelijk voor de uitvoering van het contract en voor de naleving van de bepalingen ervan, en ze moet de nodige regelingen treffen om ervoor te zorgen dat de onderaannemer/dienstverlener afziet van alle rechten met betrekking tot de Commissie binnen het contract. Het is niet toegestaan alle projectactiviteiten uit te besteden, aangezien dit zou indruisen tegen het partnerschapconcept. Om dezelfde reden mag de contractant evenmin het beheer en de algemene administratie van het project uitbesteden. Het is ook de partners niet toegestaan alle of de meeste van de activiteiten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, uit te besteden. Uitbestede werkzaamheden mogen niet meer dan 30 procent van de totale projectkosten belopen. Individuele uitbestedingsovereenkomsten waarmee bedragen van meer dan € 10.000 zijn gemoeid, moeten door de contractant worden aanbesteed en door het partnerschap worden goedgekeurd. Indien de coördinerende organisatie contracten moet afsluiten om de activiteit te kunnen verrichten en de kosten van die contracten als geldige directe kosten kan opgeven, dan is zij verplicht offertes aan te vragen bij potentiële onderaannemers en het contract toe te kennen aan de offertes met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Daarbij dient de organisatie de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van potentiële onderaannemers in acht te nemen en zich in te spannen om eventuele belangenvermenging te vermijden. De contracten waar in bovenstaande alinea naar wordt verwezen, kunnen uitsluitend worden toegekend op voorwaarde dat: (a) (zij slechts betrekking hebben op de uitvoering van een deel van de activiteit; (b) de uitbesteding afdoende gemotiveerd is op basis van de aard van de activiteit en hetgeen nodig is voor de uitvoering ervan; (c) de betreffende taken zijn uiteengezet in Bijlage I en de daarmee corresponderende geraamde kosten gedetailleerd zijn opgegeven in de begroting in Bijlage II; (d) er voor iedere uitbesteding gedurende de activiteit vooraf schriftelijke toestemming van de Commissie is verkregen; (e) de begunstigde volledig verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van de activiteit en voor naleving van de bepalingen van de overeenkomst. Overige directe kosten: Op basis van de overeenkomst kunnen ook andere aanvullende kosten die niet door de bovengenoemde categorieën worden gedekt, opgegeven worden, met toestemming van de Commissie, op voorwaarde dat zij noodzakelijk worden geacht voor het naar behoren uitvoeren van de activiteiten zoals die in de overeenkomst worden uiteengezet. Derhalve moeten de kosten die onder deze rubriek worden verantwoord aan de volgende voorwaarden voldoen: •
Zij mogen niet door een andere begrotingsrubriek worden gedekt;
•
Zij moeten noodzakelijk zijn om de activiteiten naar behoren te kunnen uitvoeren;
•
Zij mogen geen aanleiding geven tot enige wezenlijke verandering in het bestek en de inhoud van de activiteiten;
•
Zij moeten in het kader van de overeenkomst geldig zijn; 18
•
Zij moeten goed identificeerbaar zijn. en in detail worden weergegeven in de geraamde begroting.
Typische uitgavenposten in deze rubriek zijn onder meer: •
kosten voor financiële diensten in specifieke contexten (kosten voor banktransacties, het risico van wisselverliezen is uitgesloten);
•
kosten van diensten met betrekking tot subsidiabele kosten;
•
andere kosten afkomstig van verplichtingen binnen de subsidieovereenkomst die niet werden begroot voor een ander begrotingsonderdeel (rapporten, vertalingen, certificaten, deposito's, bankwaarborgen, enz.);
•
externe evaluatie (en controles indien de Commissie hierom verzoekt).
L.
Algemene kosten (werkingskosten) – Indirecte kosten/Overheadkosten
Indirecte kosten (algemene kosten) hebben betrekking op uitgavencategorieën die niet kunnen worden aangeduid als specifieke kosten die rechtstreeks zijn gekoppeld aan, en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteit. In Artikel I.3.2 van de subsidieovereenkomst werd een provisie uitgetrokken voor forfaitaire vergoedingen van indirecte kosten (maximum 7% van de totale subsidiabele directe kosten), zodat zij niet met rekeningen hoeven te worden gestaafd. Algemene kosten bevatten het volgende: administratie- en beheerskosten, afschrijving (volgens de wettelijke berekeningsmodellen die gelden in het land van de begunstigde) van gebouwen en uitrusting, huur, onderhoud, telecommunicatie- en portokosten, verwarming, watervoorziening, elektriciteit en andere vormen van energie, kantoormeubilair, kantoorbenodigdheden, kosten van personeel dat niet specifiek voor het project werd aangeworven, en verzekeringspolissen. Organisaties die een EU-gefinancierde exploitatiesubsidie ontvangen, kunnen in hun begrotingsraming geen indirecte kosten opnemen. N/V.
Bijdragen in natura
Bijdragen in natura gelden niet als daadwerkelijke uitgaven en vormen dus geen geldige kosten. Als in de raming van de begroting echter wordt voorzien in bijdragen in natura ten behoeve van de correcte uitvoering van de activiteit, dan is de gecontracteerde organisatie verplicht dergelijke bijdragen te verwerven. Bijdragen in natura zijn niet-contante uitgaven en vormen geen geldige kosten. Voorbeeld: • • • •
Schenkingen van grondstoffen (zoals papier en inkt voor publicatiedoeleinden); Een adviseur ‘schenkt’ zijn/haar tijd ten bate van de activiteit; Onbetaalde werkzaamheden voor het goede doel door een publiek- of privaatrechtelijke instantie of een bedrijf. Ambtenaar die aan het project werkt in het kader van zijn/haar normale routinewerkzaamheden.
19
Bijdragen in natura worden door de Commissie in aanmerking genomen bij het beoordelen van de verhouding kosten-baten van de activiteit.
Niet-geldige kosten De volgende kosten komen niet in aanmerking voor subsidies: •
Rendement van geïnvesteerd vermogen;
•
Schulden en kosten van schulden;
•
Voorzieningen voor verliezen of potentiële toekomstige verplichtingen;
•
Overige verschuldigde rentebetalingen;
•
Dubieuze schuldvorderingen;
•
Wisselkoersverliezen;
•
BTW, tenzij de gecontracteerde organisatie kan aantonen dat ze die onmogelijk kan terugvorderen;
•
Kosten die door de begunstigde reeds zijn opgevoerd in verband met een andere activiteit of een ander werkprogramma waarvoor een EC-subsidie is verleend;
•
Buitensporige of onverantwoorde uitgaven;
•
Bijdragen in natura;
•
Giften en geschenken;
•
Toeristische en vrijetijdsprogramma’s.
5.2.
Verantwoording en bewijzen die de Commissie aanvaardt
Personeel: om geldig te zijn, moeten de personeelskosten voldoen aan de voorwaarden zoals uiteengezet in de voorschriften betreffende de geldige uitgaven. In het bijzonder worden uitgaven m.b.t. ambtenaren en personeel van overheidsinstanties niet beschouwd als geldige kosten, behalve onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld wanneer deze persoon toegewezen is aan een project en voor zijn normale taken wordt vervangen, of voor taken m.b.t. het project specifiek met een vergoeding voor overuren wordt betaald. De volgende documenten moeten worden voorgelegd/beschikbaar zijn: •
Een kopie van de arbeidsovereenkomst met de persoon die specifiek voor het project is aangeworven, met vermelding van diens taken, arbeidstijd en salaris;
•
Uurroosters waarop de arbeidstijd en de verrichte activiteiten/taken staan vermeld, ondertekend en gedateerd door zowel de werknemer als de werkgever;
•
Een kopie van de salarisstrookjes van de betreffende persoon voor de maanden waarin die aan het project heeft gewerkt en bewijs van betaling via een bankrekening;
•
Voor ambtenaren/vaste medewerkers van een organisatie: bewijs van de toewijzing van de persoon aan het project (interne nota, bijvoorbeeld), met vermelding van de arbeidstijd en de toegewezen taken;
•
Voor ambtenaren/vaste medewerkers van overheidsinstanties: een kopie van het contract voor de persoon die de aan het project toegewezen ambtenaren/persoon vervangt; 20
•
Voor ambtenaren/vaste medewerkers van organisaties andere dan overheidsinstanties: een kopie van het salarisstrookje van de vervang(st)er;
•
Voor ambtenaren/vaste medewerkers: bewijzen van de betaling werkuren/overuren, waar van toepassing (betaling via een bankrekening).
•
Voor extern personeel zoals adviseurs, tolken: kopie van het contract of de factuur met vermelding van de taken, datum en uren, prijs; en
•
Betalingsbewijs/bankoverschrijving.
van
extra
Reiskosten: Volgende stukken zijn noodzakelijke bewijzen van uitgaven: •
Een kopie van de factuur voor vliegtickets of treinkaartjes;
•
Een kopie van de originele vliegtickets en treinkaartjes, met inbegrip van de instapkaarten;
•
Voor de kosten van reizen met een privé-auto: een kopie van de bij de aanvragende organisatie ingediende declaratie, met als maximum het overeenkomstige spoorwegtarief eerste klas. De coördinerende organisatie wordt verzocht zelf het overeenkomstige spoorwegtarief op te geven;
•
Bewijs van betaling of vergoeding aan de deelnemer indien die het ticket zelf heeft gekocht (betaling via een bankrekening, behalve als de Commissie andere betalingsvormen heeft goedgekeurd);
•
Indien reiskosten worden betaald door de deelnemer en daarna worden terugbetaald door de aanvrager/partner (bijvoorbeeld als de deelnemer een conferentie bijwoont die wordt georganiseerd door het project): kopie van tickets, met vermelding van naam, datum en prijs of een kopie van de factuur (sommige tickets vermelden niet de volledig prijs met inbegrip van belastingen enz.); PLUS
•
Kopie van de aanwezigheids-/deelnemerslijst van de bijgewoonde vergadering.
Verblijfskosten: vergoeding op basis van een vaste dagvergoeding: a) Voor openbare instanties, universiteiten inbegrepen: •
De dagvergoeding omvat alle kosten (verblijf, maaltijden, plaatselijk vervoer). De maximaal toegelaten tarieven per dag zijn weergegeven in de tabel hieronder. De coördinerende organisatie mag haar eigen systeem hanteren, maar dient wel de volgende documenten voor te leggen:
•
Een kopie van het onkostendeclaratieformulier van de betreffende medewerker (voor de betreffende opdracht) met vermelding van de plaats, datum en tijd, ondertekend en gedateerd door zowel de medewerker als de werkgever/persoon die de uitgaven heeft goedgekeurd;
•
De aanwezigheids-/deelnemerslijst handtekeningen van de deelnemers;
•
Mogelijk wordt ook gevraagd om een bewijs van betaling (via een bankrekening) van de dagvergoeding.
van
de
betreffende
vergadering,
met
de
21
b) Voor andere organisaties: •
De dagvergoeding omvat alle kosten (verblijf, maaltijden, plaatselijk vervoer). De bedragen zijn zoals vermeld in de tabel hierboven. De volgende documenten moeten worden overgelegd:
•
Een kopie van het onkostendeclaratieformulier van de betreffende medewerker (voor de betreffende opdracht) met vermelding van plaats, datum en tijd, ondertekend en gedateerd door zowel de medewerker als de werkgever/persoon die de uitgave heeft goedgekeurd;
•
De aanwezigheids-/deelnemerslijst handtekeningen van de deelnemers;
•
Voor contacten/bezoeken: een kopie van het zakelijk reisverslag;
•
Bewijs van betaling van de dagvergoeding (betaling via een bankrekening, of een door de deelnemer ondertekende verklaring dat hij/zij het aangegeven bedrag heeft ontvangen).
•
Indien de deelnemers/hun organisatie de kosten zelf betalen: opdrachtbrief van de deelnemende organisatie; aanwezigheids-/deelnemerslijst met de naam van de deelnemer; het bedrag moet ook worden opgegeven bij het onderdeel ‘inkomsten’ in de begroting.
van
de
betreffende
vergadering,
met
de
Verblijfskosten: vergoeding op basis van de werkelijke kosten: a) Indien de uitgaven zijn gedaan door de projectorganisator: •
Facturen (met de naam van de betreffende persoon, indien het een hotelrekening betreft);
•
Facturen (met vermelding van het aantal maaltijden, indien het een restaurant betreft);
•
Alle betalingsbewijzen voor plaatselijk vervoer (taxi, trein, bus), parkeergelden, voeding en diversen;
•
Een bewijs van de vergoeding (betaling via een bankrekening).
b) Indien de deelnemers/hun organisatie de kosten zelf betalen: •
Opdrachtbrief van de deelnemende organisatie;
•
Aanwezigheids-/deelnemerslijst met de naam van de deelnemer;
•
Het bedrag moet ook worden opgegeven bij het onderdeel ‘inkomsten’ in de begroting.
Alle overige onkosten: Het volgende moet beschikbaar zijn: •
Kopie van facturen;
•
Kopie van de betalingsbewijzen;
•
Voor vertalingen: specificeer in de factuur altijd de talen en het aantal bladzijden;
•
Bewijs van aankoop van de uitrusting;
•
Voor uitrusting5 de toepasselijke afschrijvingsmethode (over het algemeen drie jaar voor computers en technische apparatuur, of de methode die door de belastingdienst in uw
5 Gelieve te noteren dat de aankoop van uitrusting (nieuw of tweedehands) toegelaten is, mits deze afgeschreven wordt volgens de belasting- en boekhoudregels die van toepassing zijn op de coördinerende organisatie. Over het algemeen wordt enkel rekening gehouden met het deel van de afschrijving van de uitrusting dat overeenstemt met de looptijd van de activiteit en de huidige staat van gebruik voor de activiteit. In bepaalde gevallen kunnen uitgaven voor de aankoop, de huur of de lease van audiovisuele en computeruitrusting toegelaten worden. Daartoe moet de gecontracteerde organisatie de prijzen vergelijken om de beste koop te bepalen, en binnen het
22
eigen land wordt gehanteerd, indien die gunstiger uitvalt - voeg in dat laatste geval een kopie bij van de nationale regels). De datum van aankoop bepaalt het bedrag dat als afschrijving kan worden ingebracht. Indirecte geldige kosten (Algemene kosten): Moeten niet verantwoord worden, maar u dient er wel rekening mee te houden dat algemene kosten (algemene administratieve kosten) niet in enige andere rubriek opgegeven kunnen worden. Vermeld het contractueel overeengekomen percentage en pas het toe op het totaal van de geldige kosten. Organisaties die een werkbegroting ontvangen van de EU kunnen geen indirecte kosten opnemen in hun begroting.
kader van het project enkel het aandeel inbrengen dat verband houdt met de mate en de duur van het gebruik voor de projectactiviteiten.
23