DAFTAR ISI. User Manual - SIM SARPRAS 2012

User Manual - SIM SARPRAS 2012

DAFTAR ISI 1. 2.

3.

PENDAHULUAN .................................................................. 1 Persiapan ................................................................................. 2 2.1 K oneksi Internet.............................................................................. 2 2.2 Software browser ............................................................................. 2 2.3 Softcopy data .................................................................................... 3 Environment Aplikasi SIM SARPRAS ....................................3 3.1 Tab Menu .......................................................................................... 3 3.2 Toolbar .............................................................................................. 4 3.3 Folder Menu...................................................................................... 4 3.4 Output Menu .................................................................................... 4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6

4.

Sort Ascending .......................................................................................5 Sort Descending .....................................................................................5 Columns...................................................................................................5 Group by this field.................................................................................5 Show in groups.......................................................................................5 Filters........................................................................................................6

3.5 Detil Informasi ................................................................................. 6 3.6 Area Lampiran .................................................................................. 6 3.7 Informasi User.................................................................................. 6 Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan........................... 7 4.1 Persiapan............................................................................................ 8 4.2 Periksa Data Profile ......................................................................... 9 4.3 Entri Data Pengajuan ...................................................................... 9 4.3.1 Buka Form Pengajuan...........................................................................9 4.3.2 Entri Data Field....................................................................................10

5.

4.4 Pengiriman Data Pengajuan .........................................................15 Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan ........... 15

Operator – Kab/Kota

i

User Manual - SIM SARPRAS 2012 6.

Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan ........................... 16 6.1 Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota .......................17 6.1.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................17 6.1.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................19

6.2 Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi .........................20 6.2.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................21 6.2.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................23

6.3 Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat ..............................24 6.3.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................25 6.3.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................27

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Membuat Surat Keputusan ................................................... 28 Membuat Persetujuan Proposal ............................................ 31 Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen ............. 35 Pencairan Dana ..................................................................... 37 Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima ........................ 41 Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ..... 41 12.1 Form Entri Data.............................................................................41 12.2 Memeriksa Pengiriman Laporan ..................................................45 13. Mengakses Area Publik......................................................... 47

Operator – Kab/Kota

ii


1. PENDAHULUAN Sub Direktorat Sarana dan Prasarana Kantor Kementerian Agama Republik Indonesia, saat ini telah menyediakan suatu sistem berbasis WEB, Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIM SARPRAS). Sistem ini mengelola mekanisme pengajuan bantuan, verifikasi dan pemilihan kandidat, persetujuan permohonan, pencatatan pemberian bantuan hingga pelaporan pelaksanaan pekerjaan bagi penerima bantuan. Semua mekanisme kegiatan ini dilakukan secara ONLINE dengan menggunakan berkas-berkas elektronik. Sistem ini juga dilengkapi dengan tampilan Geographical Information System (GIS) untuk menampilkan peta madrasah / lembaga yang ada di seluruh wilayah Indonesia. Gambaran alur mekanisme pengajuan bantuan sarana dan prasarana adalah seperti berikut :

Diharapkan dengan adanya sistem ini, pihak-pihak yang terlibat, seperti madrasah, kantor kemenag kab/kota, kantor kemenag propinsi dan kantor kemenag pusat dapat berpartisipasi aktif untuk melaksanakan aktifitasnya secara proporsional (sesuai dengan perannya). Aplikasi SIM SARPRAS dapat diakses pada alamat http://sarprasmadrasah.kemenag.go.id. Untuk memberikan pemahaman yang optimal terhadap sistem aplikasi SIM SARPRAS,

User Manual – SIM SRPRAS

hal - 1

User Manual - SIM SARPRAS 2012 diperlukan panduan pengoperasian aplikasi terhadap user-user yang terlibat (dapat mengakses). Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS ini diperuntukkan para operator Kabupaten / Kota sebagai panduan saat berinteraksi dengan Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIM SARPRAS). Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS akan membahas beberapa topik, antara lain : a. Persiapan. Bab ini membahas beberapa persiapan yang harus dilakukan oleh user. b. Environment Aplikasi SIM SARPRAS. Bab ini membahas fitur-fitur yang ada pada aplikasi SIM SARPRAS. c. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tata cara untuk membuat permohonan pengajuan bantuan dan mengirimkannya. d. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tentang bagaimana cara memeriksa status dari pengajuan permohonan bantuan. e. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen. Bab ini membahas tentang tata cara melakukan konfirmasi terhadap hal-hal yang diterima dari user lain. f. Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan. Bab ini membahas tata cara untuk membuat pelaporan terhadap progress pelaksanaan pekerjaan bagi madrasah yang telah menerima bantuan. g. Mengakses Area Publik. Bab ini membahas menu-menu yang dapat diakses oleh user publik.

2. Persiapan Untuk memulai berinteraksi dengan SIM SARPRAS, beberapa hal yang harus dipersiapkan antara lain :

2.1

K oneksi Internet

Aplikasi Sistem Informasi Management Sarana dan Prasarana (SIM SARPRAS) dibangun menggunakan teknologi web, sehingga untuk menjalankan aplikasi tersebut user harus menggunakan jaringan internet. Koneksi internet dapat dilakukan di lokal komputer, koneksi WIFI atau melalui Warnet.

2.2

Software browser


hal - 2

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Browser yang digunakan dapat bermacam-macam, tetapi kami merekomendasikan menggunakan Google Chrome, karena faktor kompatibilitas dan kecepatan akses via web. Browser Google Chrome disediakan gratis di internet, misalnya di www.google.com.

2.3

Softcopy data

Softcopy data harus disiapkan untuk melengkapi proses entri data. Data-data yang dimaksud adalah file gambar bangunan dan berkas-berkas / dokumen elektronik yang diperlukan. Untuk keperluan pelaporan progress diperlukan gambar sebanyak minimal 4 (empat) buah per laporan. Bila ada dokumen-dokumen lain yang harus disiapkan maka harus disiapkan di komputer lokal atau flash disk.

3. Environment Aplikasi SIM SARPRAS Tampilan umum aplikasi SIM SARPRAS adalah sebagai berikut :

Pada bagian ini akan dijelaskan fitur-fitur yang ada pada aplikasi SIM SARPRAS. Bagianbagian yang penting dijelaskan antara lain :

3.1

Tab Menu

Tab menu, seperti ditunjukkan pada label “A” menggambarkan menu-menu yang sedang aktif dan dipilih. Setiap menu yang dipilih dari folder menu, maka tab menu akan bertambah (ke sebelah kanan). User dapat menutup tab menu dengan menekan tanda “x” pada tab menu yang bersangkutan.


hal - 3

User Manual - SIM SARPRAS 2012 3.2

Toolbar

Toolbar, seperti ditunjukkan pada label “B” adalah tombol (icon) yang dapat dieksekusi untuk menjalankan fungsi tertentu. Misalnya bila tombol “Add” di klik maka akan menjalankan fungsi penambahan data. Masing-masing menu akan menampilkan toolbar yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan di menu tersebut. Adakalanya, toolbar melakukan ekseskusi baris yang terdapat pada sekumpulan baris yang ada pada Output Menu (label “D”). Untuk melakukan eksekusi baris, langkah yang harus dilakukan adalah menyorot (memposisikan kursor) pada baris yang dimaksud kemudian menekan (klik) toolbar yang dimaksud.

3.3

Folder Menu

Folder menu, seperti pada label “C” adalah kumpulan menu yang dapat diakses user untuk mengakses fungsi-fungsi tertentu. User dapat memilih menu-menu yang dimaksud dengan menunjuk menu yang dimaksud dan tekan klik. Folder menu ditampilkan dalam bentuk ”tree”, artinya menu-menu tersebut mempunyai struktur “ batang -> dahan -> ranting >..”. Menu dapat di “expand” ataupun di “hide” sesuai dengan keinginan user. User dapat dengan mudah mengakses menu tersebut karena seluruh menu dapat terbuka dengan jelas. Berbeda dengan menu pulldown, ada beberapa menu yang tidak terlihat karena tertutup oleh menu di atasnya (parent menu). Setiap user mengakses menu maka akan menambah tab menu (label “A”). User juga dapat berpindah-pindah menu dengan memilih tab menu yang tersedia (aktif). Jumlah menu yang tampil di area Folder Menu tergantung pada kewenangan user yang bersangkutan. Antara user yang satu dengan user yang lain bisa mendapatkan tampilan menu yang berlainan. Kewenangan user akan ditentukan oleh user Administrator dengan instruktruksi manajemen yang berwenang.

3.4

Output Menu

Output menu adalah area yang menampilkan form atau list sesuai dengan menu yang dipilih. Tampilan output menu seperti pada label “D”. Bila tampilan berbentuk tablist, pada tab / judul kolom, jika pada sebelah kanan ada simbol “▼” ada beberapa sub menu yang bisa digunakan untuk keperluan query / pencarian. Gambaran sub menu tersebut adalah :


hal - 4


Beberapa sub meu tersebut adalah :

3.4.1

Sort Ascending

Sort Ascending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari kecil ke besar mengacu pada kolom yang dipilih.

3.4.2

Sort Descending

Sort Descending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari besar ke kecil mengacu pada kolom yang dipilih.

3.4.3

Columns

Columns akan menampilkan kumpulan baris sesuai dengan kolom-kolom yang dipilih. Untuk memilih kolom-kolom mana saja yang akan ditampilkan, user tinggal memberikan tanda √ pada kolom-kolom yang dimaksud.

3.4.4

Group by this field

Group by this field, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompokkelompok menurut kolom yang dipilih. Pilihan ini akan mempunyai efek bila sub menu Show in groups dipilih (centang=√). Bila tidak dicentang, maka belum mempunyai efek pada tampilannya.

3.4.5

Show in groups

Show in groups, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompokkelompok menurut kolom yang dipilih. Sub menu Show in groups harus dicentang agar mempunyai efek pengelompokan baris.


hal - 5

User Manual - SIM SARPRAS 2012 3.4.6

Filters

Sub menu Filters memungkinkan user untuk menampilkan satu atau sekumpulan baris dengan memasukkan kriteria tertentu pada kolom yang dimaksud. Misalkan user ingin menampilkan satu atau kumpulan baris yang mempunyai “Nama=Andi”, maka langkah yang harus dilakukan adalah pada kolom Nama, klik kanan sehingga muncul sub menu, pilih filters dan masukkan text=Andi. Maka sistem akan menampilkan baris yang mempunya Nama-Andi.

3.5

Detil Informasi

Detil informasi, seperti pada label “E” akan menampilkan informasi detil dari baris yang dipilih pada area “D”. Tampilan pada area di label “E” akan berubah-ubah sesuai dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.

3.6

Area Lampiran

Area Lampiran, seperti pada label “F” akan menampilkan informasi detil dari baris yang dipilih pada area “D” berupa lampiran file. Tampilan pada area di label “F” akan berubah-ubah sesuai dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.

3.7

Informasi User

Area Informasi User berisi seputar informasi tentang : a. Nama user yang sedang aktif / login. b. Role / kewenangan user tersebut. c. Informasi organisasi user yang sedang login. d. Informasi waktu melakukan login. Selain informasi di atas, ada beberapa tombol yang bisa diklik antara lain : -

Tombol “Ganti Password” yang berfungsi untuk mengubah password. Setelah klik tombol password, maka akan ditampilkan dialog sebagai berikut :


hal - 6


Keterangan : a. Label “A” : Masukkan password yang lama / sebelumnya. b. Label “B” : Masukkan password yang baru. c. Label “C” : Ulangi memasukkan password baru sesuai / sama dengan password yang telah dimasukkan di Label “B”.

-

d. Tombol

untuk membatalkan proses pergantian password.

e. Tombol

untuk melakukan penyimpanan data perubahan password.

Tombol “Keluar” yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi SIM SARPRAS.

4. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan Madrasah atau lembaga yang bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan sarana dan prasarana dapat melakukannya secara Online dengan mengakses aplikasi yang telah disediakan oleh Subdit. Sarana dan Prasarana : www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id. Madrasah dapat mengajukan permohonan tanpa ada batasan waktu (24 jam) dan tempat (dimanapun). Beberapa hal yang harus dilakukan untuk melakukan pengajuan bantuan, adalah : -

Persiapan, menyangkut beberapa hal yang harus disiapkan untuk kelengkapan pengajuan bantuan.

-

Periksa Data Profile, data profil madrasah harus lengkap dan telah terverifikasi dan uptodate di database EMIS.

-

Entri Data Pengajuan, melakukan entri data yang diperlukan saat melakukan pengajuan permohonan.

-

Pengiriman Data Pengajuan, data yang sudah dientri siap untuk dikirimkan.

Gambaran mekanisme untuk permohonan pengajuan bantuan sarana dan prasarana dapat digambarkan sebagai berikut :


hal - 7


Gambar : Mekanisme pengajuan permohonan bantuan Catatan : 

Pengajuan permohonan dapat dilakukan sekali dalam satu tahun.



Madrasah yang belum disetujui permohonannya tahun ini, bisa mengajukan permohonan di tahun berikutnya.

4.1

Persiapan

Beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh user / madrasah untuk melakukan aktifitas pengajuan permohonan bantuan sarana dan prasarana adalah : -

Data (softcopy) foto bangunan obyek yang dimaksud untuk dimintakan bantuan. Untuk mendukung keakurasian dalam evaluasi sebaiknya melampirkan minimal 3 obyek foto. Sebaiknya foto yang dikirimkan tidak terlalu besar ukuran (byte) nya. Hal ini untuk menghindari pengiriman pengajuan yang memakan waktu lama.

-

Dokumen elektronik (softcopy) antara lain : 

Dokumen NSM / Surat Ijin Operasional



Dokumen Akreditasi



Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah


hal - 8

User Manual - SIM SARPRAS 2012 

Dokumen NPWP atas nama Madrasah



Dokumen Lampiran Nodin.



Dokumen Proposal. Dokumen ini diperlukan bila dianggap perlu untuk menjelaskan secara detil dari permohonan bantuan.

-

Sambungan internet (yang cukup stabil) untuk koneksi ke aplikasi WEB www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id.

4.2

Periksa Data Profile

Untuk melakukan evaluasi terhadap pengajuan permohonan bantuan, evaluator akan melihat profile dari madrasah yang bersangkutan. Madrasah harus melakukan update data profil dengan benar (apa adanya). Personil dari kantor kemenag kab/kota akan melakukan verifikasi terhadap data yang dikirimkan ke sistem. Biasanya madrasah akan melakukan update data profile melalui aplikasi EMIS. Sistem SIM Sarpras akan membaca data yang profile madrasah dari server EMIS. Ada persyaratan dari Subdit. Sarana dan Prasarana bahwa madrasah diperbolehkan untuk mengajukan permohonan bantuan bila madrasah telah melakukan update data profile minimal di tahun sebelumnya.

4.3

Entri Data Pengajuan

Untuk melakukan entri data pengajuan bantuan sarana dan prasarana, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :

4.3.1

Buka Form Pengajuan

Setelah LOGIN menggunakan hak akses Madrasah, pilih Menu “Create Items”, kemudian buka combo “Buat Dokumen” dan pilih “Pengajuan Proposal”. Pastikan tampilan pemilihan yang sudah dilaksanakan seperti di bawah ini :


hal - 9


Bila pemilihan sudah benar, klik tombol

. Tampilan formulir pengajuan

bantuan adalah seperti berikut :

4.3.2

Entri Data Field

Beberapa data field yang harus dientrikan adalah : 1. Tahun Anggaran Diisikan tahun anggaran saat mengajukan bantuan. User hanya membuka combo box dan memilih tahun yang sesuai. 2. Nomor Proposal Nomor proposal otomatis akan diberikan oleh system.


hal - 10

User Manual - SIM SARPRAS 2012 3. Tanggal Pengajuan Tanggal pengajuan sudah diset default yaitu tanggal hari ini (tanggal pengajuan dibuat). 4. Jenis Pengajuan Jenis pengajuan yang bisa dipilih (dengan membuka combo box) adalah : a. Ruang Kelas Baru (RKB) b. Rehab Rusak Ringan (RRR) c. Rehab Rusak Sedang (RRS) d. Rehab Rusak Berat (RRB) 5. Analisis Nilai Tingkat (% ) Rehabilitasi Gedung Bila pilihan Jenis Pengajuan bukan Ruang Kelas Baru, maka field Analisa Nilai Tingkat (%) Rehabilitas Gedung diisikan. Isian berupa angka 0 s/d 100. Hal ini mencerminkan tingkat kerusakan dari bangunan yang dimaksud. Isian ini biasanya ada rekomendasi dari Dinas Pekerjaan Umum setempat. 6. Subject Subject adalah isian singkat seperti perihal di surat-surat pada umumnya. 7. Uraian Uraian diisikan ringkasan yang menggambarkan isi dari pengajuan permohonan bantuan. Uraian disarankan singkat, padat dan tepat sasaran. 8. Tab Data Sarana dan Prasarana Pada tab Data Sarana dan Prasarana berisikan data fasilitas sarana dan prasarana yang dimaksudkan untuk diberitahukan kepada pengambil keputusan bahwa obyek tersebut yang akan dilakukan rehabilitasi. Pilihan sarana dan prasarana ini dilengkapi dengan fasilitas unggah foto. Beberapa fungsi yang dapat digunakan antara lain : a) Tambah Data Fungsi ini untuk menambahkan fasilitas sarana dan prasarana yang dimaksud untuk dilakukan rehabilitasi. Untuk melakukan pemilihan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :


hal - 11




Pilih Jenis Sarana Pilih ruangan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud. Pilihan jenis sarana adalah sebagai berikut :



Keterangan Keterangan adalah informasi singkat yang menggambarkan pilihan sarana dan prasarana.



Luas Ruangan Isian untuk ukuran ruangan. Nilai yang bisa dimasukkan adalah berupa angka untuk panjang x lebar.



Kondisi Isian untuk kondisi fasilitas sarana dan prasarana.Isian bisa dipilih di combo box : Baik / Rusak Ringan / Rusak Sedang / Rusak Berat.

Setelah isian di atas dianggap benar, klik tombol “Save” untuk menyimpan data atau klik tombol “Close” untuk membatalkan isian data di atas.


hal - 12


Untuk melakukan upload foto :

 perhatikan pada daftar sarana dan prasarana.  Arahkan pada sarana dan sarana yang dimaksud.  Arahkan kursor pada baris paling kanan ke bagian tombol sehingga muncul text : upload gambar.

 Klik tombol tersebut untuk melakukan upload gambar, sehingga muncul form upload seperti berikut :

 Isikan gambar yang akan diupload, sesuai dengan field yang ditampilkan. Bila diinginkan mengupload gambar lebih dari satu, lakukan klik ulang tombol

lagi. Demikian untuk

menambahkan gambar yang berikutnya.

 Untuk melihat gambar yang sudah pernah dimasukkan, klik tombol

di sebelah kiri tombol

.

b) Edit Data Tombol “Edit Data” dimaksudkan untuk melakukan revisi dari data-data yang sudah pernah disimpan, untuk dilakukan perbaikan yang selanjutnya dapat disimpan kembali. c) Hapus Data


hal - 13

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Tombol “Hapus Data” dimaksudkan untuk menghapus data yag telah dilakukan penyimpanan. Penghapusan data dilakukan satu per satu (tidak dapat dilakukan sekaligus). 9. Tab Dokumen Lampiran Tab dokumen lampiran digunakan untuk melakukan upload dokumendokumen penting yang berkaitan dengan madrasah yang diperlukan untuk bahan analisa oleh pihak-pihak sebagai pengambil keputusan. Dokumen ini harus dilakukan scan (file.pdf), sehingga dapat dilampirkan pada aplikasi. a) Upload Dokumen Untuk melakukan upload dokumen pendukung, klik tombol “Upload Dokumen” maka akan tampil form seperti berikut :

Pilih Jenis Dokumen dengan membuka combo box. Beberapa pilihan yang telah disiapkan adalah :

b) Hapus Dokumen 10. Tombol “Simpan Draft” Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan, tetapi belum melakukan pengiriman data ke level di atasnya. Hal ini memungkinkan user dapat mengoreksi kembali dan mengirimkannya di waktu-waktu berikutnya. 11. Tombol “Kirim” Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan dan sekaligus mengirimkan data ke user level di atasnya.


hal - 14

User Manual - SIM SARPRAS 2012 12. Tombol “Tutup” Fungsi tombol ini adalah untuk menutup form entri data dan membatalkan apa saja yang telah diisikan.

4.4

Pengiriman Data Pengajuan

Untuk melakukan pengiriman pengajuan bantuan, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : a. Buka form pengajuan bantuan. b. Periksa masing-masing field apakah sudah benar. c. Bila sudah benar, kirm perngajuan tersebut dengan menekan tombol “Kirm” pada form pengajuan. ( Perhatian : 

Bila pengajuan sudah dikirimkan, maka tidak bisa ditarik kembali.



Pengajuan bantuan dilakukan 1 (satu) kali untuk setahun ).

5. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan Madrasah yang telah mengirimkan pengajuan bantuan dapat memeriksa / memantau status pegajuannya melalui aplikasi SIM Sarpras. Untuk memantau pengajuannya, madrasah dapat mengakses aplikasi SIM Sarpras di folder “Sent Items”.

Status pengajuan bantuan akan terlihat seperti gambar di atas. Status tersebut akan berubahubah sesuai dengan perkembangan pengajuan yang ditangani oleh beberapa pihak terkait.


hal - 15


6. Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan Dokumen pengajuan bantuan yang dikirimkan oleh madrasah akan dilakukan pemeriksaaan / verifikasi oleh pejabat-pejabat yang berwenang. Pejabat pemeriksa dokumen pengajuan bantuan adalah Pejabat Kemenag kabupaten/kota, Kanwil Propinsi atau Kantor Pusat. Untuk mengetahui apakah ada pengajuan bantuan yang masuk, dapat dilihat di folder “INBOX”, seperti terlihat di bawah ini.

Pada tampilan di atas terlihat hanya ada satu (baris) pengajuan proposal dari Madrasah. Bila pengajuan ini dilakukan oleh beberapa madrasah, maka akan terlihat beberapa baris. User tinggal memilih (menyorot) proposal pengajuan bantuan dari madrasah mana yang akan dilakukan pemeriksaan. Untuk melakukan pemeriksaaan terhadap dokumen pengajuan bantuan, klik tombol “Tindak Lanjuti”. Setelah di klik tombol “TIndak Lanjuti”, maka akan ditampilkan form / data pengajuan bantuan yang telah dikirimkan oleh madrasah. Tampilan form dari pengajuan bantuan untuk user Kemenag Kabupaten/Kota, Kanwil Propinsi dan Kantor Pusat akan berbeda-beda. Tim Pemeriksa proposal pengajuan bantuan tinggal melakukan pengecekan detil dari data-data / dokumen yang disampaikan oleh madrasah. Catatan : Khusus untuk user Kemenag Kabupaten / Kota, dalam melakukan pemeriksaaan data / dokumen proposal wajib melakukan cek fisik ke madrasah yang bersangkutan.


hal - 16


Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah untuk user kemenag Kabupaten / Kota adalah sebagai berikut :

Dari tampilan di atas, user kemenag Kabupaten / Kota wajib untuk memeriksa itemitem data secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang sudah valid.

6.1.1

Fokus Pemeriksaaan

Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah dikirimkan oleh Madrasah, antara lain : a. Data Profil Madrasah. Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah


hal - 17

User Manual - SIM SARPRAS 2012 yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah adalah seperti di bawah ini :

b. Tanggal Pengajuan Disini yang perlu dicermati adalah tahun anggaran pengajuan dan tanggal proposal diajukan. Analisa dengan ketentuan yang berlaku saat ini. c. Subject dan Uraian Subject proposal berisi informasi singkat dari proposal pengajuan bantuan. Uraian akan membahas beberapa uraiang kalimat yang disampaikan oleh madrasah dalam memperkuat isi dari proposal yang diajukan. Perhatikan bahwa subject dan uraian apakah selaras dengan kategori bantuan yang telah diisikan ( RKB, RRR, RRS, RRB). d. Data Foto Foto-foto yang telah dikirimkan oleh madrasah dapat dicek untuk dilakukan

pemeriksaan.

Foto-foto

yang

disampaikan

harus

diuji

keabsahannya dengan melakukan survey fisik ke lapangan. Hasil cross check foto dengan di lapangan ini sangat diperlukan guna dapat memastikan apakah foto-foto tersebut valid atau tidak. e. Data Dokumen Institusi

Data dokumen yang dilampirkan oleh madrasah wajib untuk diperiksa kembali. Hal-hal yang perlu diperiksa adalah keabsahan dokumen serta valid atau tidaknya data-data yang ada di dokumen. Dokumen-dokumen yang harus diperiksa antara lain : 

Surat Ijin Operasional



Dokumen akreditasi


hal - 18

User Manual - SIM SARPRAS 2012 




NPWP atas nama Madrasah



Dokumen NODIN



Dokumen Proposal (bila ada)



Dokumen Lain-lain (selain di atas)

Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan.

6.1.2

Hasil Pemeriksaaan

Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang disampaikan oleh madrasah, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi adalah : -

Memberikan Keputusan Beberapa keputusan yang dapat diambil di user kemenag kabupaten / kota antara lain : a. Proposal Tidak Disetujui Bila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak. Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya. Catatan : Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat. b. Masukkan ke Rekomendasi Keputusan ini diambil bila di kemenag Kabupaten / Kota mempunyai dana / anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder “Recommended”. c. Teruskan ke Wilayah


hal - 19

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi criteria untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor kemenag Kabupaten / Kota tidak mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi ini dipilih, maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan disampaikan / diteruskan ke kantor wilayah dari kabupaten / kota yang bersangkutan. -

Menentukan Kategori Bantuan Bila proposal madrasah masuk nominasi, maka user kemenag Kabupaten / Kota akan menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh madrasah. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan dengan level paling tinggi.

-

Memberikan Catatan Catatan akan diberikan sesuai dengan keputusan yang telah diambil berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. Catatan ini akan membantu pengambil keputusan untuk melakukan evaluasi akhir.

-

Melampirkan Dokumen Bila diperlukan, user kemenag Kbupaten / Kota dapat melampirkan dokumen untuk dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level lebih atas.

Bila hal-hal di atas sudah diperiksa dan dianggap valid user dapat menyimpan atau mengirim hasil verifikasi ini untuk ditindak lanjuti dengan menekan tombol “Kirim”. Bila ingin membatalkan evaluasi data ini maka klik tombol “Tutup”.

6.2

Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota dan direkomendasikan ke Kanwil Propinsi adalah sebagai berikut :


hal - 20


Dari tampilan di atas, user Kanwil Propinsi wajib untuk memeriksa item-item data secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang sudah valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota perlu diperhatikan.

6.2.1

Fokus Pemeriksaaan

Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah dikirimkan oleh Madrasah, antara lain : a. Data Profil Madrasah. Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah adalah seperti di bawah ini :


hal - 21



pemeriksaan.

Foto-foto

yang

disampaikan

harus

diuji






Dokumen akreditasi








hal - 22


Dokumen NODIN







Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan. f.

Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / Kota Catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

6.2.2

Hasil Pemeriksaaan

Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang disampaikan oleh madrasah dan catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi adalah : -

Memberikan Keputusan Beberapa keputusan yang dapat diambil di user Kanwil Propinsi antara lain : a. Proposal Tidak Disetujui Bila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak. Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya. Catatan : Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat. b. Masukkan ke Rekomendasi Keputusan ini diambil bila di Kanwil Propinsi mempunyai dana / anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka proposal

madrasah

tersebut

akan

dimasukkan

di

folder

“Recommended”. c. Teruskan ke Kantor Pusat


hal - 23

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi kriteria untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor Kanwil Propinsi tidak mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi ini dipilih, maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan disampaikan / diteruskan ke kantor pusat. -

Menentukan Kategori Bantuan Bila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kanwil Propinsi akan menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user kemenag Kabupaten / Kota. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan dengan level paling tinggi.

-


-

Melampirkan Dokumen Bila diperlukan, user Kanwil Propinsi dapat melampirkan dokumen untuk dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level lebih atas.


6.3

Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota serta kanwil propinsi dan direkomendasikan ke Kantor Pusat adalah sebagai berikut :


hal - 24


Dari tampilan di atas, user Kantor Pusat wajib untuk memeriksa item-item data secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang sudah valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota dan Kanwil Propinsi perlu diperhatikan.

6.3.1

Fokus Pemeriksaaan

Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah dikirimkan oleh Madrasah, antara lain : a. Data Profil Madrasah. Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah adalah seperti di bawah ini :


hal - 25



pemeriksaan.

Foto-foto

yang

disampaikan

harus

diuji






Dokumen akreditasi








hal - 26


Dokumen NODIN







Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan. f.

Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / Kota Catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

g. Catatan Persetujuan Kantor Kanwil Propinsi

Catatan dari kantor Kanwil Propinsi juga perlu diakomodir untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

6.3.2

Hasil Pemeriksaaan

Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang disampaikan oleh madrasah, catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota dan Kanwil Propinsi, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi adalah : -

Memberikan Keputusan Beberapa keputusan yang dapat diambil di user Kantor Pusat antara lain : a. Proposal Tidak Disetujui Bila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak. Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya. Catatan : Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat. b. Masukkan ke Rekomendasi Keputusan ini diambil bila di Kantor Pusat mempunyai dana / anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar


hal - 27

User Manual - SIM SARPRAS 2012 rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka proposal

madrasah

tersebut

akan

dimasukkan

di

folder

“Recommended”. -

Menentukan Kategori Bantuan Bila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kantor Pusat akan menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user kantor Kanwil. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan dengan level paling tinggi.

-


-

Melampirkan Dokumen Bila diperlukan, user Kantor Pusat dapat melampirkan dokumen untuk disampaikan ke pihak-pihak yang berkepentingan.


7. Membuat Surat Keputusan Surat Keputusan dibuat oleh institusi yang berwenang untuk memberikan bantuan. Institusi ini bisa Kantor Kemenag Kabupaten / Kota, Kantor Wilayah atau kantor Pusat. Hal ini tergantung dana / anggaran yang tersedia ada dimana ? Dokumen Surat Keputusan dibuat dengan standar normal / manual dilakukan seperti biasa. Untuk berinteraksi dengan aplikasi SIM Sarpras, dokumen Surat keputusan yang sudah dibuat harus dilakukan digitalisasi / “scanning” terlebih dahulu. Softcopy Surat Keputusan ini akan dilampirkan di form membuat Surat Keputusan di aplikasi SIM Sarpras.


hal - 28

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Untuk membuat Surat Keputusan di aplikasi Sarpras, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Asusmsi bahwa Surat Keputusan dibuat di Kantor Pusat. b. Login ke aplikasi Sarpras dengan menggunakan user kantor pusat. c. Pilih folder “Create Items” -> Buat Dokumen -> Pilih “Surat Keputusan”-> “GO”

d. Setelah itu akan muncul form entri untuk pembuatan Surat Keputusan, seperti berikut :


hal - 29

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Surat Keputusan antara lain : - Tahun Anggaran

: Diisi dengan periode tahun anggaran yang berlaku.

- Nomor SK

: Diisi nomor SK sesuai dengan dokumen SK yang telah dibuat.

- Tanggal Terbit SK

: Diisi dengan tanggal terbit SK sesuai dengan dokumen SK yang telah dibuat.

- Subject

: Diisi uraian singkat tentang judul SK yang telah dibuat.

- Uraian

: Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat.

- Dokumen Lampiran

: melampirkan dokumen (softcopy SK) ke form, dengan cara melakukan klik tombol “Upload Dokumen” sehingga muncul tampilan seperti berikut :

Field yang perlu diisikan adalah : a. Keterangan : Keterangan singkat file SK. b. File

: Mengambil file softcopy SK yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan dokumen

SK.

Tombol

“Close”

digunakan

untuk

membatalkan proses upload dokumen. e. Setelah data-data diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Simpan”. Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”. Pembuatan Surat Keputusan ini harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan persetujuan terhadap proposal yang telah masuk sebagai nominasi. Surat Keputusan ini akan dijadikan kunci untuk melekatkan madrasah-madrasah yang akan memperoleh bantuan.


hal - 30


8. Membuat Persetujuan Proposal Bila Surat Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melakukan Persetujuan terhadap proposal-proposal yang telah dinominasikan (di folder Recommended). Proposal yang akan disetujui dimungkinkan tidak sebanyak proposal yang masuk ke folder “Recommended”. Jumlah proposal yang disetujui bergantung pada jumlah dana yang tersedia. Dalam satu tahun dimungkinkan akan terbit Surat Keputusan lebih dari satu. Persetujuan proposal selalu menginduk ke Surat Keputusan. Madrasah yang sudah mendapat persetujuan akan masuk ke folder “Approved”. Proses untuk melakukan Persetujuan Proposal adalah sebagai berikut : a. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat. b. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan). c. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Persetujuan Proposal”-> “GO”

d. Setelah itu akan muncul form Persetujuan seperti di bawah ini :


hal - 31


Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain : - Cari No. SK

: Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan tampil seperti berikut :


hal - 32

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk yang diinginkan kemudian klik tombol

untuk

memilihnya. Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan nomor SK otomatis akan terisi. - Subject

: Diisi uraian singkat tentang judul Persetujuan yang akan dibuat.

- Kelengkapan Data

: Diberikan tanda centang, bila dimaksudkan memberikan informasi kepada penerima bantuan (madrasah) untuk menyerahkan

dokumen-dokumen

tambahan

yang

dibutuhkan. Isi dokumen tambahan yang harus diserahkan bisa dituangkan dalam area uraian di bawahnya. Dengan diberikan tanda centang, maka otomatis system akan mengirimkan surat (elektronik) yang akan ditampilkan di folder “INBOX” saat madrasah melakukan Login di aplikasi Sarpras. - Uraian

: Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat. Uraian bisa juga memuat dokumen tambahan yang harus diserahkan oleh madrasah kepada pembere bantuan.

- Daftar Proposal Yang Disetujui

: memilih

nominatif

(folder

proposal

madrasah

Recommended)

yang

untuk

masuk dilakukan

persetujuan, dengan cara melakukan klik tombol “Tambah Data” sehingga muncul tampilan seperti berikut :


hal - 33

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang masuk di nominative. User tinggal memilih madrasah mana saja yang akan dilakukan persetujuan dengan meng-klik tombol

(pada sebelah kanan). Bila user menginginan

seluruh madrasah yang tampil di daftar nominative diberikan persetujuan semua, maka user dapat melakukannya dengan menekan tombol “Pilih Semua”. f. Bila field data di atas sudah diisikan semua, maka tampilan form di atas tadi menjadi seperti berikut :

g. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”. Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”. h. Madrasah yang telah dilakukan persetujuan proposal akan ditempatkan di folder “Approved”.


hal - 34


9. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen Pada bab di atas, bahwa saat dibuat persetujuan bila user pemberi bantuan menginginkan madrasah untuk mengirimkan dokumen tambahan, maka user pemberi bantuan harus memberikan centang pada bagian “Kelengkapan Data” serta menuliskan dokumen apa saja yang harus dikirimkan ulang di area “Uraian”. Setelah dilakukan penyimpanan, otomatis user madrasah akan mendapatkan pesan di folder “INBOX”, seperti terlihat di bawah ini :

Bila madrasah mendapatkan pesan ini, maka pesan ini harus direspon sesuai dengan isi pesan yang disampaikan. Respon ini akan mempengaruhi proses pencairan dana nya. Untuk merespon atau menjawab pesan dari pemberi bantuan, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : a. Persiapkan kelengkapan dokumen yang disyaratkan. b. Login sebagai user madrasah dan masuk ke folder “INBOX”. c. Pilih pesan yang dimaksud, kemudian klik tombol “Tindak Lanjuti”, maka akan tampil form seperti berikut :


hal - 35


Hal-hal yang perlu diisikan antara lain : - Uraian

: berikan

uraian

singka

bahwa

kelengkapan

data

yang

dipersayaratkan sudah dipersiapkan semuanya. Pada area uraian, data persayaratan dokumen masih disertakan sebagai pengingat. - Dokumen Lampiran : lampirkan dokumen yang disertakan (sesuai dengan yang dipersyaratkan) dengan menekan tombol “Upload dokumen” dengan mengisi form sebagai berikut :

Field yang perlu diisikan adalah : a. Keterangan : Keterangan singkat file yang dikirimkan.


hal - 36

User Manual - SIM SARPRAS 2012 b. File

: Mengambil file softcopy dokumen yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan dokumen

tersebut.

Tombol

“Close”

digunakan untuk

membatalkan proses upload dokumen. Untuk mengupload dokumen-dokumen berikutnya, ulangi langkah-langkah di atas. d. Setelah semua field isian data sudah dianggap selesai dan benar, maka klik tombol “Kirim” untuk menyimpan dan mengirimkan data atau klik tombol “Tutup” untuk membatalkan form tersebut. e. Setelah dokumen dikirimkan, maka otomatis pada folder “INBOX” di layar user pemberi bantuan akan muncul pemberitahuan, seperti berikut :

f. User pemberi bantuan dapat melakukan pengecekan pada pesan yang dikirimkan oleh madrasah, terutama pada kelengkapan dokumennya.

10.Pencairan Dana Bila dokumen-dokumen kelengkapan dari madrasah yang menjadi kandidat penerima bantuan dipenuhi,, maka langkah selanjutnya bagi pemberi bantuan adalah melakukan pencairan dana. Pencairan dana dilakukan secara manual oleh KPPN dan dilakukan transfer ke Bank-bank yang ditunjuk oleh Kementerian Agama khusus untuk pemberian bantuan sarana dan prasarana. Pada saat bank tersebut melakukan pencairan, maka petugas / user pemberi bantuan akan mencatat di SIM Sarpras dengan modul Pencairan Dana.


hal - 37

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Penairan dana ini akan menandai bahwa dana sudah diterima oleh madrasah penerima bantuan. Saat dana diterima berarti masa untuk memulai pelaksanaan kegiatan dinyatakan “dimulai”. Untuk melakukan pencairan dana di aplikasi SIM Sarpras, beberapa langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : a.

Pastikan bahwa dana untuk penerima bantuan / Madrasah sudah dilaksanakan oleh Bank pengirim.

b. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat.

c. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan). d. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Pencairan Dana”-> “GO”

e. Setelah itu akan muncul form Pencairan Dana seperti di bawah ini :


hal - 38


Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain : - Cari No. SK

: Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan tampil seperti berikut :


hal - 39

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk yang diinginkan kemudian klik tombol

untuk

memilihnya. Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan nomor SK otomatis akan terisi. - Subject

: Diisi uraian singkat tentang Pencairan Dana yang akan dibuat.

- Uraian

: Uraian yang menjelaskan pencairan dana yang akan dibuat.

- Daftar Proposal Yang Dicairkan

: memilih proposal madrasah yang sudah disetujui

(folder Approved) untuk dilakukan pencairan dana, dengan cara melakukan klik tombol “Tambah Data” sehingga muncul tampilan seperti berikut :

Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang sudah disetujui. User tinggal memilih madrasah mana saja yang akan dilakukan pencairan dana dengan meng-klik tombol

(pada sebelah kanan). Bila user menginginan

seluruh madrasah yang tampil di daftar dilakukan pencairan dana semua, maka user dapat melakukannya dengan menekan tombol “Pilih Semua”. f. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”. Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”. g. Dengan disimpannya proses pencairan dana, secara otomatis pemberi dana akan memberi tahukan kepada madrasah tentang pencairan dana ini. Pemberi dana meminta konfirmasi kepada madrasaha penerima bantuan, apakah dana sudah diterima.


hal - 40

User Manual - SIM SARPRAS 2012 h. Pesan ini akan diterima oleh madrasah di folder “INBOX”.

11.Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima Madarasah yang menerima pesan pemberitahuan dari pemberi dana, wajib untuk melakukan konfirmasi apakah dana tersebut sudah diterima. Madrasah dapat membuka pesan tersebut di folder “INBOX”. Untuk memeriksanya, klik folder INBOX, dan sorot pesar dari pemberi dana tersebut. Untuk melakukan konfirmasi kepada pemberi dana, klik tombol “Tindak Lanjuti” kemudian akan muncul form di bawah ini. Hal-hal yang perlu diisikan adalah : 1.

12.Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan Untuk melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan, ada beberapa hal yang dilakukan antara lain :

12.1

Form Entri Data

Setelah proses login sukses, maka akan tampilannya adalah sebagai berikut : 1. Login sebagai user madrasah penerima bantuan. 2 . Pilih menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Create Items, sehingga muncul menu seperti berikut :


hal - 41


Kemudian pilih button "Buat Dokumen", dan pilih "Laporan Progress". Setelah itu klik tombol

.

3. Tampilan form entri data segera muncul dengan tampilan seperti berikut :


hal - 42

User Manual - SIM SARPRAS 2012 Tata cara entri data setiap fieldnya akan dijelaskan sebagai berikut : No. 1.

Nama Field

Keterangan

Nomor SK

Nomor SK diisi dengan cara menekan tombol , pilih nomor Sk yang sesuai. Untuk madrasah negeri yang dipilih adalah nomor kontrak.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tahun Anggaran Tanggal Pencarian Jenis Rehabilitasi Dana Bantuan (Rp.) Tanggal Mulai Tanggal Selesai

Diisi dengan tanggal dimulainya pekerjaan. Diisi dengan tanggal selesai (sesuai perencanaan)

8.

Penanggung jawab

Diisi dengan ketua panitia pelaksanaan pekerjaan di madrasah. Untuk mengisi pelaporan yang ke-2 dan seterusnya field ini otomatis terisi sesuai dengan yang telah diisikan sebelumnya.

9.

No. Telp.

Diisi dengan nomor telepon penanggung jawab. Untuk mengisi pelaporan yang ke-2 dan seterusnya field ini otomatis terisi sesuai dengan yang telah diisikan sebelumnya.

10. 11. 12.

Nomor Laporan Tanggal Dilaporkan Subject

Subyek / Perihal Pelaporan, berisi uraian singkat pelaporan.

13.

Penyerapan Dana (Rp.)

Diisi besarnya dana yang sudah dikeluarkan saat pelaporan tersebut dibuat.

14.

Progress Fisik

Diisi dengan prosentase progress fisik saat pelaporan dibuat.

15.

Uraian

User dapat menuliskan keterangan tambahan (tanpa batas) untuk melengkapi pelaporan.


hal - 43

User Manual - SIM SARPRAS 2012 16.

Upload foto

Untuk

meng-upload

foto,

klik

tombol

, maka akan tampil file-file di komputer lokal. User tinggal memilih file yang dimaksud. Untuk saat ini file-file yang diijinkan hanya yang berformat gambar (.jpg, .tiff, .bmp, .png). Tampilan untuk uplod foto adalah sebagai berikut :

Keterangan field entri :

17.

Hapus foto

10A : Keterangan gambar yang akan dikirimkan. 10B : tombol untuk membuka file di komputer lokal. 10C : Tombol "Upload" untuk mengupload gambar yang sudah dipilih. 10D user : Tombol untuk file membatalkan Bila terlanjur"Close" menyimpan foto, dan upload gambar. berkeinginan untuk menghapus file tersebut, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : sorot di baris foto yang dimaksud, kemudian tekan tombol

18.

Simpan

.

Bila user bermaksud untuk menyimpan data yang dientri, tetapi tidak bermaksud mengirimkannya, maka user harus menekan tombol . Setelah dilakukan penyimpanan, maka pada sub menu "Create Items" akan muncul satu baris, yang merupakan informasi global entri data yang telah disimpan.

19.

Kirim

Bila user bermaksud untuk mengirimkan data yang dientri, sekaligus menyimpan, maka user harus menekan tombol

20.

Batal

Untuk membatalkan entri data, user dapat menekan tombol


.

. hal - 44


Memeriksa Pengiriman Laporan

Untuk memastikan apakah entri data yang sudah dilakukan terkirim dengan baik, user dapat memeriksa kembali hasil entri data yang sudah dilakukan. Untuk mengetahuinya, akses di menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Sent Items. Tampilannya adalah sebagai berikut :

Pada gambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Menu yang menunjukan hasil data entri yang sudah dikirimkan. 2. Daftar laporan-laporan

yang sudah dikirimkan. Pada gambar di atas

menunjukkan user telah mengirimkan laporan sebanyak 2 (dua) kali. 3. Informasi detil dari data entri di laporan nomor 2. 4. Informasi detil dari data entri khususnya di field "Uraian". 5. Informasi detil gambar-gambar yang menyertai di setiap laporan. Untuk melakukan pengecekan apakah laporan sudah terkirim bisa dilakukan juga melalui folder navigasi “Dashboard eMonev”, kemudian masukkan tahun anggaran dan set tampilan menjadi “penerima bantuan”. Kemudian masukkan nomor NSM yang dikehendaki. Gambaran dari eksekusi perintah di atas adalah sebagai berikut :


hal - 45


Bila madrasah yang dicari ditemukan, maka akan ditampilkan di koordinat peta, seperti berikut :

Untuk melihat detil dari laporan yang telah dikirimkan, klik tombol “Detil Bantuan”, dan akan tampil sebagai berikut :


hal - 46


13.Mengakses Area Publik. Folder Area Publik adalah menu yang dapat diakses oleh semua user yang dapat mengakses SIM SARPRAS. Konten di area public diupload oleh administrator. Konten pada area public dikelompokkan menjadi : -

Pemberitahuan

-

User Manual

-

Peraturan

Tampilan konten area public adalah sebagai berikut :


hal - 47

DAFTAR ISI. User Manual - SIM SARPRAS 2012

Recommend Documents