DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... 1 CECKLIST FITUR VENDOR............................................................................................................... 2 BAB I .............................................................................................................................................. 4 PENGUMUMAN ............................................................................................................................. 4 1.1
MEMBUKA APLIKASI ...................................................................................................... 4
1.2
HALAMAN AWAL ........................................................................................................... 4
BAB II ............................................................................................................................................. 6 MENGIKUTI LELANG ...................................................................................................................... 6 2.1
FLOWCHART PROSES LELANG ....................................................................................... 6
2.1.1
HALAMAN LOGIN .................................................................................................. 8
BAB III ............................................................................................................................................ 9 PENDAFTARAN LELANG................................................................................................................. 9 3.1
PROFIL ........................................................................................................................... 9
3.1.1 3.2
INFORMASI .................................................................................................................. 10
3.2.1 3.3
KOMPOSISI PESERTA ............................................................................................... 10 VENDOR ....................................................................................................................... 11
3.4.1 3.5
BERITA ................................................................................................................. 10
LAPORAN ..................................................................................................................... 10
3.31 3.4
GANTI PASSWORD ................................................................................................. 9
DATA VENDOR ..................................................................................................... 11
VENDOR PENGADAAN ................................................................................................. 26
3.5.1
PENGUMUMAN VENDOR .................................................................................... 26
3.5.2
PENDAFTARAN LELANG ....................................................................................... 28
3.5.3
PENAWARAN ....................................................................................................... 29
3.6
LOGOUT ....................................................................................................................... 45
User Manual Vendor
Page 1
CECKLIST FITUR VENDOR APLIKASI E – PROCUREMENT No 1
Menu Profil
Sub Menu Ganti Password
Keterangan Halaman
Ganti
Password
adalah
halaman
yang
digunakan
untuk
menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya 2
Informasi
Halaman berita ini adalah halaman yang
Berita
menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun
3
Laporan
Komposisi Peserta
Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan
penawar
yang
ada
pada
pengadaan yang pernah diikuti 4
Vendor
Data Vendor
Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah melakukan
registrasi
dan
sudah
dikonfirmasi lewat email yang terdaftar menjadi vendor 5
Vendor
Pengumuman
Pengadaan
Lelang
Halamana
ini
menampilkan
adalah informasi
halaman
yang
pengumuman
lelang yang bisa di ketahui oleh vendor
Pendaftaran Lelang Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk dapat mengikuti lelang Penawaran
User Manual Vendor
Halaman Menu Penawaran adalah
Page 2
halaman yang menampilkan daftar penawaran dan detail tahapan lelang dari
pengadaan
yang
sudah
mendaftarkan sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya
User Manual Vendor
Page 3
BAB I PENGUMUMAN
1.1
MEMBUKA APLIKASI Aplikasi E – Procurement pada PT PERKEBUNAN NUSANTARA 3 yang ada di Jawa Timur adalah aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan cara menggunakan internet browser yang terkoneksi dengan jaringan internet. Aplikasi ini mempunyai fungsi menampilkan informasi pada Aplikasi E – Procurement pada PTPN 3 di Jawa Timur serta fitur – fitur yang ada di dalamnya.
1.2
HALAMAN AWAL Setelah selesai membuka aplikasi ini menggunakan internet browser user, kemudian akan muncul halaman Home/halaman awal aplikasi seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Halaman Awal Keterangan : Apabila pada pelelangan umum maka akan ditampilakan pengumuman pengadaan seperti pada gambar diatas dapat ditampilkan seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 4
Selanjutnya kllik pada dokumen pengumuman yang diberi arah panah warna merah seperti pada gambar diatas maka file tersebut dapat di lihat dan tampil seperti pada gambar dbawah ini.
tetapi jika pada pemilihan langsung atau penunjukan langsung maka akan ada undangan untuk vendor pada saat sesudah login terlebih dahulu.
User Manual Vendor
Page 5
BAB II MENGIKUTI LELANG 2.1
FLOWCHART PROSES LELANG
VENDOR
PANITIA
Lihat Pengumuman menu/pengumuman lelang
Download Dokumen menu/pengumuman lelang/dokumen lelang
Pendaftaran Lelang menu/pendaftaran lelang
Pemasukan Prakualifikasi menu/penawaran/pemasukan prakualifikasi
Evaluasi Prakualifikasi
Pengumuman hasil Prakualifikasi menu/penawaran/pengumuman hasil prakualifikasi
Evaluasi Prakualifikasi Tiap Peserta
Aanwijzing menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Aanwijzing
Tahap Pemasukan Penawaran
Input Harga Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Cetak berkas Penawaran menu/penawaran
Unggah File Digital Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Sistem Otomatis Melakukan Enkripsi Penyandian Dokumen
A
User Manual Vendor
Page 6
VENDOR
PANITIA A
Pembukaan Penawaran
Evaluasi Administrasi
Evaluasi Teknis
Pengumuman Hasil Evaluasi Sampul I
Pembukaan Penawaran Sampul II
Evaluasi Biaya
Penetapan Pemenang
Pengumuman Pemenang
Sanggahan
Jawaban Sanggahan
Batal Lelang
Penilaian Ulang Tidak
Penunjukan Pemenang
User Manual Vendor
Page 7
2.1.1 HALAMAN LOGIN Halaman ini adalah halaman awal pembuka aplikasi E – Procurement dengan memasukkan username dan password seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : Halaman Login Keterangan : Untuk dapat login terlebih dahulu masukkan username, password dan
verification Code dan klik tombol
User Manual Vendor
Page 8
BAB III PENDAFTRAN LELANG 3.1
PROFIL
3.1.1
GANTI PASSWORD
Halaman Ganti Password adalah halaman yang digunakan untuk menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : menu ganti password Keterangan :
: Berfungsi untuk menyimpan data
: Berfungsi untuk membatalkan proses mengubah password
User Manual Vendor
Page 9
3.2
INFORMASI
3.2.1
BERITA Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun seperti pada gambar dibawah ini.
3.3
LAPORAN
3.31
KOMPOSISI PESERTA
Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Komposisi Peserta
User Manual Vendor
Page 10
3.4
VENDOR
3.4.1
DATA VENDOR
Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah melakukan registrasi dan sudah dikonfirmasi lewat email yang terdaftar menjadi vendor seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : Form Data Perusahaan Keterangan : : berfungsi untuk mengubah/melengkapi data perusahaan
: berfungsi untuk mengembalikan kehalalman awal/home
: berfungsi untuk mengubah password
: berfungsi untuk menampilkan informasi sejarah perusahaan
User Manual Vendor
Page 11
Administrasi
: berfungsi untuk menampilkan data administrasi perusahaan yang terdiri dari : ijin usaha, akta pendiri, SPT Tahunan, dan Neraca seperti pada gambar dibawah ini. -
Ijin Usaha
Berikt ini penjelasan mengenai
yang befungsi untuk menampilkan informasi
ijin usaha apa saja yang ada pada perusahaan seperti pada gambar dibawah ini.
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk membuat ijin usaha baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 12
Jika sudah diisi data ijin usaha perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik -
Akta Pendiri
: berfungsi untuk menampilkan informasi akta pendiri dari perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk melihat data yang sudah di upload : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 13
Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik
: berfungsi untuk menampilkan perubahan akta pendiri badan usaha perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 14
-
SPT Tahunan : berfungsi untuk menampilkan laporan SPT Tahunan perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
-
Neraca : berfungsi untuk menampilkan data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi menampilkan tampilan perubahan pada data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 15
: berfungsi untuk menampilkan dokumen yang telah di upload oleh vendor
: berfungsi untuk mengupload dokumen
: berfungsi untuk mengubah data Klasifikasi
: berfungsi untuk menampilkan data klasifikasi perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data
User Manual Vendor
Page 16
: berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
Pemilik : berfungsi untuk menampilkan data pemilik perusahaan
User Manual Vendor
Page 17
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
Jika sudah diisi data pemilik perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
User Manual Vendor
Page 18
Pengurus
: Berfungsi untuk menampilkan data pengurus perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 19
Jika sudah diisi data pengurus perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
Tenaga Ahli
: berfungsi untuk menampilkan data tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu.
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 20
Jika sudah diisi data tenaga ahli perusahaan kemudian klik tombol
dan
apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
User Manual Vendor
Page 21
Pengalaman
: Berfungsi untuk meampilkan pengalaman perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 22
Jika sudah diisi data pengalaman perusahaan kemudian klik tombol
dan
apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol Peralatan
: berfungsi untuk menampilkan peralatan yang ada pada perusahan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 23
Jika sudah diisi data peralatan perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
DRT
: berfungsi menampilkan data perusahaan yang sudah aktif sebagai rekanan pada pengadaan seperti pada gambar dibawah ini.
: berfungsi untuk menampilkan pemberitahuan bahwa masa berlaku masih aktif pada kelengkapan dokumen administrasi
: berfungsi menampilkan data surat penetapan menjadi rekanan untuk vendor yang sudah menjadi DRT
User Manual Vendor
Page 24
Daftar Dokumen
: berfungsi untuk menampilkan semua dokumen yang telah di upload oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini
Jika ingin mendownload dokumen yang sudah di upload oleh vendor dengan klik tombol
User Manual Vendor
.
Page 25
3.5
VENDOR PENGADAAN
3.5.1
PENGUMUMAN VENDOR Halamana ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : menu pengumuman lelang/ undangan lelang Keterangan : Kemudian klik
untuk dapat mengetahui pengadaan yang telah di
undang sebagai peserta pada pengadaan yang sedang ada dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah diklik pada
maka akan tampil
seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 26
User Manual Vendor
Page 27
3.5.2
PENDAFTARAN LELANG
Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk dapat mengikuti lelang seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Pengadaan Keterangan : Apabila ingin mendaftarkan lelang ke pengadaan dengan klik pada tombol
User Vendor hanya dapat mendaftar ikut lelang paket yang sesuai data SUB BIDANG USAHA yang dimiliki vendor dan telah diverifikasi oleh Administrator Data PENGURUS telah diisi minimal 1 pengurus yang bersetatus penanggung jawab dan telah diverifikasi oleh administrator.
User Manual Vendor
Page 28
3.5.3 PENAWARAN Halaman Menu Penawaran adalah halaman yang menampilkan daftar penawaran dan detail tahapan lelang dari pengadaan yang sudah mendaftarkan sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Penawaran Keterangan : 1. Sesuaikan dulu distrik/unit yang ingin di cari 2. Kemudian dicari berdasarkan nama pekerjaan atau email perusahaan 3. Setelah itu Klik langsung pada pengadaan yang bertuliskan berwarna biru pada tabel yang yang ada arah panah warna merah kemudian akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 29
Gambar : Form Penawaran Pengadaan Keterangan : 1. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion
maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif yaitu
Sebelum memasukkan dokumen prakualifikasi terlebih dahulu mengisi pada melengkapi administrasi dengan memilih pengalaman perusahaan dengan klik
pada
User Manual Vendor
dan akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
Page 30
Jika sudah di pilih kemudian klik
dan langkah selanjutnya memilih tenaga
ahli perusahaan tersebut dengan mengklik pada
maka akan muncul
seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah memilih tenaga ahli perusahaan kemudian klik
.
Apabila sudah melengkapi semua administrasi kemudian dapat dilihat maupun di cetak kualifikasi untuk dapat mengetahui apakah sudah masuk kedalam dokumen
kualifikasi atau belum dengan mengklik pada
maka muncul seperti
pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 31
Adapun penjelasan dari dokumen pernyataan minat pada rincian penawaran di pengadaan yang anda sudah mendaftarkan dapat dilihat dan di cetak dengan mengklik
pada
maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 32
Apabila sudah terisi semua pada tahapan kualifikasi dan pemasukan dokumen
prakualifikasi maka bisa dilihat atau dicetak dengan klik pada seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah mengisi administrasi kualifikasi pada pengadaan umum Prakulaifikasi untuk
proses
User Manual Vendor
pemasukan
dokumennya
dengan
cara
klik
Page 33
kemudian prosesnya seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 34
Jika sudah memberi centang/menyetujui dan mengupload dokumen parakulifikasi diatas dari yang sudah dicetak dan ditanda tangani oleh penyedia/vendor kemudian klik tombol
dan apabila ingin membatalkan atau kembali ke
halaman sebelumnya maka klik tombol
User Manual Vendor
.
Page 35
2. Proses Aanwijzing Kemudian Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion
maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif selanjutnya yaitu Setelah itu jika pada tahapan aanwijzing sudah aktif maka kemudian klik pada jika tahapannya sudah aktif, maka bisa diproses seperti pada gambar di bawah ini
Keterangan : Jika ada pertanyaan pada pengadaan yang telah dibuat dengan klik tombol untuk dapat mengajuakan pertanyaan seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 36
Apabila sudah mengisi klik tombol
maka muncul seperti gambar dibawah
ini
: Berfungsi untuk mengedit pertanyaan : Berfungsi untuk menghapus pertanyaan : Berfungsi untuk mengembalikan ke halaman tahapan lelang
User Manual Vendor
Page 37
3. Pemasukan Penawaran
Pada tahapan selanjutnya sudah aktif dapat dilakukan pemasukan penawaran dengan klik pada
kemudian akan muncul
seperti pada gambar dibawah ini.
Klik tombol
untuk melanjutkan memasukkan penawaran jika tidak ada
spesifikasi yang dimasukkan seperti pada gambar diatas, maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah memberi penawaran dan mengupload dokumen seperti gambar diatas
kemdian klik tombol
dan jika ingin membatalkan atau kembali ke
halaman sebelumnya maka klik tombol User Manual Vendor
. Page 38
Setelah menginputkan rincian penawaran bisa di klik pada untuk dapat menampilkan surat penawaran sampul I seperti pada gambar dibawah ini
Apabila ingin mencetak dengan klik tombol
dan apabila ingin menyimpan
klik tombol
User Manual Vendor
Page 39
Dan apabila ingin menampilkan dan mencetak isian kualifikasi dengan klik pada
maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 40
Dan jika sudah lanjutkan untuk mencetak pernyataan minat dengan klik pada
seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 41
4. Masa Sanggah Prakualifikasi Pada tahapan ini jika pada proses umum prakualifikasi sudah aktif dapat di lihat pada akordion
kemudian klik pada
maka akan bisa di proses seperti pada gambar dibawah ini.
Apabila jika ada sanggahan dapat mengajukan pertanyaan baru dengan klik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 42
Jika sudah klik tombol
dan jika ingin membatalkan proses atau kembali ke
menu sebelumnya klik tombol 5. Auction Apabila tahapan auction ini jika muncul pada tahapan lelenag pada menu penawaran di awal kalau pada pengadaan yang menggunakan fungsi auction saja dan jika tidak maka tidak muncul fungsi auctionnya pada tahapan auction yang sudah aktif, maka dapat diproses dengan klik pada akan muncul seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan :
User Manual Vendor
Page 43
: berfungsi untuk menginputkan harga penawaran dengan sebanyak – banyaknya sampai batas waktu yang telah ditentukan pada kolom dibawah ini.
Jika penawaran peserta ada yanga terendah maka akan muncul notification seperti pada gambar dibawah ini
Apabila ingin mengemballikan ke halaman sebelumnya dengan cara klik tombol
User Manual Vendor
Page 44
3.6
LOGOUT Halaman Logout ini adalah halaman untuk menutup aplikasi yang sedang berjalan dengan klik tombol
yang ada arah panah warna merah
seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Logout
Apabila sudah klik tombol
pada gambar di atas maka akan keluar dan
kembali ke halaman utama login.
User Manual Vendor
Page 45
