Daftar Isi
User Manual Sistem e-SM untuk Eksportir VERSI 1.0
C OPYRIGHT @2013
i
Daftar Isi
Daftar Isi Pendahuluan ............................................................................... 2 Tujuan Penulisan Dokumen ..............................................................................................2 Login ke Sistem e-SM ........................................................................................................2
Petunjuk Penggunaan Sistem .................................................... 4 Data Invoice ........................................................................................................................4 Pengisian Form Invoice .................................................................................................................. 5 Header................................................................................................................................................. 5 Goods .................................................................................................................................................. 7
Mengubah Data Invoice .................................................................................................................. 8 Menampilkan Pencetakan Data Invoice .......................................................................................... 9 Kirim Invoice ................................................................................................................................. 10 Hapus Permohonan Invoice .......................................................................................................... 11 Rollback Permohonan Invoice ...................................................................................................... 12 Pencarian Permohonan Invoice .................................................................................................... 13
1 Bab
Pendahuluan
S
istem SM (Self Certification) merupakan sistem sertifikasi pernyataan asal barang (origin of goods) yang dicantumkan dalam dokumen ekspor dan kewenangannya diberikan kepada eksportir yang telah ditunjuk oleh Issuing Authority masing masing negara anggota ATIGA.
Sistem e-SM bertujuan untuk menyederhanakan prosedur penerbitan Surat Keterangan Asal (SKA) sehingga mengurangi biaya transaksi dan mempercepat prosedur ekspor dan impor.
Tujuan Penulisan Dokumen Dokumen ini dibuat sebagai panduan untuk eksportir sebagai pengguna sistem. Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses pada sistem e-SM sesuai dengan prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan dapat dijadikan sebagai buku panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan sistem.
Login ke Sistem e-SM Untuk login ke sistem e-SM, pengguna harus terlebih dahulu mengakses form login melalui web browser. Berikut tampilan form login:
Cara Penggunaan: 1.
Masukkan data [User Name] dan [Password].
2.
Masukkan data Kode Keamanan sesuai dengan yang ditampilkan
Kode Captcha
pada [Kode Captcha]. 3.
Klik
.
3
Jika proses Login berhasil, akan menampilkan halaman utama sistem e-SM berikut:
Login ke Sistem e-SM
Klik [Log Out] untuk keluar dari sistem e-SM.
Klik [Buka Web SKA] untuk membuka web SKA.
2 Bab
Petunjuk Penggunaan Sistem Bagian ini menjelaskan petunjuk penggunaan sistem e-SM, antara lain terkait dengan penggunaan Data Invoice.
Data Invoice Menu ini berfungsi untuk manajemen data invoice. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data Invoice], akan menampilkan form Data Invoice berikut:
:
Tombol Edit Permohonan, digunakan untuk mengubah/memperbaiki data Invoice yang belum dikirimkan ke Kementerian Perdagangan.
:
Tombol Lihat Pencetakan, digunakan untuk menampilkan data Invoice yang telah siap untuk dikirimkan ke Kementerian Perdagangan.
:
Tombol Kirim Invoice, digunakan untuk mengirimkan data permohonan Invoice yang telah lengkap ke Kementerian Perdagangan agar dapat diproses lebih lanjut.
:
Tombol Hapus Permohonan, permohonan Invoice.
:
Tombol Rollback, digunakan untuk mengubah/memperbaiki data Invoice yang sebelumnya telah dikirimkan ke Kementerian Perdagangan.
digunakan
untuk
menghapus
data
5
Pengisian Form Invoice
Pengisian Form Invoice : Header
Proses ini digunakan untuk membuat data invoice baru. Langkah-langkah untuk proses pengisian form Invoice e-SM sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data Invoice], kemudian klik
.
Header Tampilan Form Header sebagai berikut:
:
Menyimpan data secara keseluruhan.
:
Menghapus isian data.
:
Menampilkan cetakan data Invoice dalam format file PDF.
:
Kembali ke form Data Invoice.
6
Petunjuk Pengisian:
Pengisian Form Invoice : Header
a.
Pada saat membuat data Invoice yang baru, hanya tab Header yang aktif. Tab lainnya (Goods) dalam kondisi tidak aktif, dan hanya dapat aktif jika data pada tab Header telah diisi dan disimpan.
b.
Data yang ditandai dengan (*) harus diisi.
c.
Untuk pengisian data pada bagian Data Invoice: Masukkan data Nomor Invoice. -
d.
Untuk pengisian data pada bagian Consignee: -
e.
f.
Klik untuk memilih Tanggal Invoice. Pilih data Penanda Tangan.
Klik untuk memilih data Consignee. Data Nama dan Alamat akan secara otomatis terisi sesuai data Consignee yang telah dipilih. Pilih Negara yang sesuai (PHILIPPINES atau LAOS).
Untuk pengisian data pada bagian Keberangkatan: -
Klik untuk memilih data keberangkatan From dan To. Pilih Jenis Transportasi (Laut atau Udara). Masukkan data Nama Angkutan yang sesuai.
-
Klik untuk memilih Tanggal Berangkat dan Tanggal BL/AWB. Masukkan Nomor BL/AWB yang sesuai.
Untuk pengisian data pada bagian Others: -
Masukkan data Credit Issuing Bank, Remark, dan Shipping Marks sesuai kebutuhan.
g.
Setelah data Header diisi dengan benar, klik untuk menyimpan data. Sistem akan menampilkan pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
h.
Klik . Data pada tab Header telah berhasil disimpan. Tab Goods akan menjadi aktif.
i.
Pengisian data Header telah selesai. Proses selanjutnya adalah pengisian data Goods.
7
Goods
Pengisian Form Invoice : Goods
Tampilan Form Goods sebagai berikut:
Petunjuk Pengisian: a. Data yang ditandai dengan (*) harus diisi. -
Klik untuk memilih data HS Number. Data Uraian akan otomatis terisi sesuai dengan HS Number yang telah dipilih.
-
Klik untuk memilih data Quantity (package), Quantity (Set), dan Gross Weight. Masukkan data Net Weight dan Unit Price in USD sesuai kebutuhan. Setelah data diisi dengan benar dan lengkap, data Amount (USD) akan ditampilkan.
-
b. Klik
untuk menyimpan data.
c. Data Goods yang telah disimpan akan ditampilkan pada Goods List berikut:
d. Klik
:
digunakan untuk mengubah detail data Goods.
:
digunakan untuk menghapus data Goods (pada bagian option).
:
digunakan untuk menghapus semua data Goods [Delete All Goods]. untuk menyimpan data.
8
Mengubah Data Invoice
Mengubah Data Invoice
Proses ini dilakukan setelah eksportir/pengusaha mengisi form Invoice. Data Invoice yang dapat diubah adalah data dengan status [Dokumen Baru]. Langkah-langkah untuk mengubah/mengedit data Invoice sebagai berikut: 1. Pilih menu [Invoice], kemudian klik
pada data yang akan diubah.
2. Sistem akan menampilkan form Edit Dokumen Baru seperti berikut:
9
3. Lakukan perubahan pada data Header atau Goods sesuai kebutuhan.
Menampilkan Pencetakan Data Invoice
4. Klik untuk menyimpan data. Sistem akan menampilkan pesan bahwa proses ubah data Invoice berhasil.
Menampilkan Pencetakan Data Invoice Proses ini dilakukan setelah eksportir/pengusaha mengisi form Invoice. Langkah-langkah untuk menampilkan cetakan data Invoice sebagai berikut: 1. Pilih menu [Invoice], kemudian klik
pada data yang akan diproses.
2. Sistem akan menampilkan hasil cetakan data Invoice seperti berikut:
10
Kirim Invoice
Kirim Invoice
Proses ini dilakukan setelah eksportir/pengusaha mengisi form Invoice. Data Invoice yang dapat dikirim ke Kementerian Perdagangan adalah data dengan status [Dokumen Baru]. Langkah-langkah untuk mengirim data Invoice sebagai berikut: 1. Pilih menu [Invoice], kemudian klik
pada data yang akan diproses.
2. Sistem e-SM akan menampilkan pesan berikut:
3. Klik untuk mengirim data Invoice. Data akan dikirim ke Kementerian Perdagangan untuk diproses lebih lanjut. Data yang telah berhasil dikirim akan ditampilkan dengan status [Terkirim].
11
Hapus Permohonan Invoice
Hapus Permohonan Invoice
Proses ini dilakukan setelah eksportir/pengusaha mengisi form Invoice. Data Invoice yang dapat dihapus adalah data dengan status [Dokumen Baru]. Langkah-langkah untuk menghapus data permohonan Invoice sebagai berikut: 1. Pilih menu [Invoice], kemudian klik
pada data yang akan dihapus.
2. Sistem e-SM akan menampilkan pesan berikut:
3. Klik untuk melanjutkan proses, akan menampilkan pesan bahwa proses hapus data permohonan Invoice berhasil.
12
Rollback Permohonan Invoice
Rollback Permohonan Invoice
Proses ini dilakukan setelah eksportir/pengusaha mengirim data permohonan ke Kementerian Pedagangan. Data permohonan Invoice yang dapat di-rollback adalah data dengan status [Terkirim]. Langkah-langkah untuk proses rollback data permohonan Invoice sebagai berikut: 1. Pilih menu [Invoice], kemudian klik
pada data yang akan diproses.
2. Sistem e-SM akan menampilkan pesan berikut:
3. Klik untuk melanjutkan proses, akan menampilkan pesan bahwa proses rollback data permohonan Invoice berhasil.
4. Data permohonan akan ditampilkan dengan status [Dokumen Baru] untuk selanjutnya dapat diproses ulang (Edit Permohonan, Kirim Permohonan, dan Hapus Permohonan).
13
Pencarian Permohonan Invoice
Pencarian Permohonan Invoice
Fungsi ini digunakan untuk melakukan pencarian data Invoice berdasarkan kriteria tertentu. Tampilan form pencarian Data Invoice seperti berikut:
Beberapa kriteria pencarian data pada form pencarian Data Invoice antara lain: a.
Pencarian berdasarkan Semua (kata kunci), Nomor Invoice, Nama Importir, Nama Angkutan, dan Nomor BL. 2)
Masukkan kata yang dicari
1)
Pilih Tipe Form yang dicari
3)
Klik untuk menampilkan hasil pencarian
b.
Pencarian berdasarkan Tanggal Daftar.
2)
Klik untuk menampilkan hasil pencarian
1)
Klik untuk memilih tanggal
Untuk melakukan pencarian data Invoice, pilih kriteria pencarian sesuai kebutuhan. Ikuti petunjuk yang terdapat pada kriteria pencarian. Lakukan secara berurutan sesuai dengan nomor urut yang tertera pada tiap petunjuk!
