Contents. User Manual versi UKM

User Manual versi UKM

Contents Pengantar : Tetang OMS Versi UKM ............................................................................................................ 3 Panduan Seting OMS versi UKM ................................................................................................................... 4 1. Login ...................................................................................................................................................... 4 2. Membuat User ...................................................................................................................................... 5 3. Seting Kategori ...................................................................................................................................... 6 4. Upload Download Produk ..................................................................................................................... 7 ORDER ........................................................................................................................................................... 9 Pesanan Baru ............................................................................................................................................ 9 Menyesuaikan Diskon ......................................................................................................................... 15 Ceklis Pesanan..................................................................................................................................... 15 Pembayaran Pesanan.......................................................................................................................... 16 Persetujuan Pembayaran .................................................................................................................... 17 Dropship .................................................................................................................................................. 22 Pembungkusan Barang ....................................................................................................................... 23 Cek Pesanan ........................................................................................................................................ 23 Pengiriman barang. ............................................................................................................................. 24 Pengiriman lain-lain ................................................................................................................................ 26 Utang Piutang Pengiriman Barang .......................................................................................................... 27 Cancel Pesanan ....................................................................................................................................... 27 Cancel dari pesanan ............................................................................................................................ 28 Cancel dari penjualan.......................................................................................................................... 29 Tidak jadi Cancel ................................................................................................................................. 29 Delete Pesanan ....................................................................................................................................... 30 Retur Pesanan ......................................................................................................................................... 30 PRODUK ...................................................................................................................................................... 32 Produk Aktif ............................................................................................................................................ 33 Produk non aktif...................................................................................................................................... 35 Stok Masuk.............................................................................................................................................. 35 Stok item keluar ...................................................................................................................................... 37

1 | http://oms.web.id

User Manual versi UKM SO (stock ofname) ................................................................................................................................... 38 Po Indent ................................................................................................................................................. 40 Stok Menipis ........................................................................................................................................... 41 PEMBAYARAN ............................................................................................................................................. 42 Tagihan dan pembayaran ....................................................................................................................... 42 Hutang piutang pembayaran. ................................................................................................................. 43 Pembayaran lain ..................................................................................................................................... 43 Cek Pembayaran ..................................................................................................................................... 44 Jika pembayaran sudah masuk (info dari keuangan atau yang bertugas atau owner) maka tinggal klik tombol acc diatas, akan ditampilkan gambar seperti dibawah ini tinggal acc oleh bagian keuangan. .. 45 Penjulan Kredit........................................................................................................................................ 45 MARKETING................................................................................................................................................. 45 Pelanggan ................................................................................................................................................ 46 Prospek ................................................................................................................................................... 47 Sales ........................................................................................................................................................ 50 Laporan ....................................................................................................................................................... 50 Stok ......................................................................................................................................................... 51 Item Masuk ......................................................................................................................................... 51 Item Terjual ......................................................................................................................................... 51 Item Keluar .......................................................................................................................................... 52 Pesanan ................................................................................................................................................... 52 Rekap Penjualan...................................................................................................................................... 52 Rekap Pembayaran ................................................................................................................................. 52 Rekap Pengiriman ................................................................................................................................... 53



Pengantar : Tetang OMS Versi UKM Sekilas tentang OMS (Operation Management System) OMS adalah ERP yang fokus pada marketing, penjualan, produksi serta di dukung fitur untuk keuangan berdasar best practice yang sudah lebih dari 3 tahun yang dibaangun berlandaskan valid knowledge. Dalam perkembanganya OMS dibuat menjadi 3 Versi 1. Versi Olshop. 2. Versi UKM 3. Versi UKM+ Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan OMS dengan mitra, sehingga kebutuhan bisa dipenuhi dengan feature yang pas. Kenapa OMS :  Berdasar best practice yang lebih dari 3 tahun sehingga membentuk system.  Case study dibeberapa usaha yang sudah lebih dari 6 tahun  Unlimited User  Sederhana namun tetap powerfull  Support system yang kredibel Apa yang bisa dilakukan OMS :  Membuat proses menjadi transparan, detail dan akurat dan lebih cepat  Membantu perencanaan, eksekusi dan evaluasi kegiatan perusahaan  Membantu data masukan sebagai salah satu pijakan strategi yang sebaiknya diambil perusahaan  Meningkatkan visibilitas perusahaan. Rekomendasi Sistem Operasi :  Menggunakan Browser Google Chrome Untuk dapat memaksimalkan penggunaan fitur OMS, maka menggunakan OMS dengan tepat, termasuk cara menlakukan analisa dari data yang ada di OMS menjadi salah satu kunci keberhasilannya. untuk itu user manual ini kami susun. tanpa perlu berpajang lebar, langsung saja kita memulai manual ini. Selamat mempelajari.



Panduan Seting OMS versi UKM 1. Login OMS diseting hanya user yang punya login saja yang bisa masuk ke sistem ini, untuk itu silakan login dengan memaksukan user dan password yang suda diinformasukan dengna jalur yang semestinya. Silakan login dengna user tersebut pada form sererti dibawah ini:

Setelah login kama Anda akan disuguhkan halaman sebagai berikut, jika bukan halaman seperti dibawah ini artinya Anda belum login, silakan diulangi atau kontak Andmin Anda :

Saat pertama kali login dengan user “admin” dan password “demoadmin” maka akan bisa menggunakan semua fitur OMS, karena user “admin” disini hak akses-nya adalah sebagai admin. Artinya semua yang terkait dengan sysmtem ini bisa diatur oleh admin. Termasuk salah satu-nya membuat dan mengatur user sesuai dengan hak akses-nya. 4 | http://oms.web.id


2. Membuat User 1. Klik pada menu adminitrsi denga logo kunci untuk menuju halaman user User seperti pada gambarh dibawah

2. Selanjutnya tambahankan user sesuai klik menu >> tambah user, di silakan diisi sesuai dengan hal user yang ingin dimasukkan. Dalam OMS ini ada beberapa hak User, yang tentu saja bisa di tambah atau di kurangi sesuai dengan kebutuhan. Hak yang sudah ada sebagai berikut : a. Umum : Biasa user ini untuk bagian umum, seperti pengiriman, packing b. Produksi : Bagian produksi c. Gudang : Bagian Gudang yang menyiapkan barang siap dijual d. Sales : Sales yang memproses penjualan e. Adminitrasi : Adminitrasi f. Marketing : bagian marketing, yang yang membawahi sales g. Keuangan : bagian keuangan yang mengontrol arus kas. h. Management : mangement yang bisa mengkases hak managment i. Adminintrator : Super User yang bisa mengontrol system



3. Setelah diisi laku klik menu add untuk menyelesaikan proses menambahkan user ke OMS, setelah terdaftar user bisa di edit dari Edit User :

3. Seting Kategori Untuk setting kategori bisa masuk dari >> setting kategori, setelah masuk, pilih menu add kategori untuk menambahkan kategori, akan ditampilkan halaman sebagai berikut :



Untuk menambahkan kategori, silakan klik kategori dan isikan form yang disediakan. setelah hasilnya sebagai berikut :

klik menu edit, seperti pada gambar untuk mengedit kategori dan delet (lambang sampah) apabila diperlukan.

4. Upload Download Produk Untuk, penggunaan baru atau backup bisa dilakukan dengan menu >> Upload data, setelah itu akan ditampilkan halaman sebagai berikut :



Untuk pertama kali menggunakan OMS apabila data Anda sudah banyak sebaiknya menggunak feature ini untuk memasukan data secara langsung, baik data model (buat SKU) data produtuk ataupun data pelanggan. download dahulu data model, produk dan pelanggan dari menu di gambar, file dalam bentuk excel. sesudah itu isikan field produk dan data terakait. seperti gambar dibawah ini.


User Manual versi UKM pastikan mengikuti petunjuk diatas untuk memastikan proses berjalan dengan benar, khususnya saat sa as ke .xls (excel 97-2003). Sesudah terisi dan disave as tinggal pilih menu "Choose File" selanjutnya upoad untuk masing-masing file yang sesuai.

ORDER Pesanan Baru 1. Pesana dari mitra baru (untuk yang bertugas menerima pesanan/sales) Sebelum Anda memproses pesanan, pastikan data barang sudah masuk database, karena dalam prosesnya data tersebut akan dipanggil. Masuk pada menu order, lalu pilih menu pesanan. Selanjutkanya akan disajikan gambar seberperti dibawah ini, tinggal klik "tambah pesanan".

3.1 Daftar halaman pesanan 2. Setelah itu Anda akan di sajikan form seperti dibawah ini :



3.2 Form Tambah Pesanan Langkah pertama Anda tinggal mengetika nama pelanggan, misalnya Anda ingin memasukan pesanan "arif" denga terlebih dahulu menuliskan huruf 'a', maka sistem otomastis menyajika data pelanggan (mitra) yang ada didalam sistem Anda yang menggunakan hufur 'a'. JIka tidak ditemukan maka Anda tambahkan terlebih dahulu calon pelanggan Anda dengan mengklik tomol "Tambah Pelanggan" sehingga akan disajikan tampilan seperti dibawah kepad Anda :



sesudah itu klik tombo "add pelanggan" dan proses tambah pelanggan selesai. Sealanjutnya tinggal kita panggil nama pelanggan yang kita maksud, dalam case ini adalah "arif", kita ketikan saja di field nama pelanggan, maka sistem akan menampilkan data yang kita maksud, tinggal pilih saya yang sesuai dengan yang kita maksud. seperti tampilan dibawah ini :



Dalam case real, semakin banyak mitra Anda, maka nama "arif" tentunya semakin banyak, tidak ada masalah disni, tinggal Anda ketik lebih komplit nama "arif" dan pilih yang sesuai dengan yang Anda maksud. setelah itu klik menu "simpan pesanan" makan Anda akan disajikan halaman sebagai berikut :



Dengan Anda melihat gambar ini, maka artinya Anda diminta untuk memasukan data detail pesanan pelanggan Anda. Langkah awal yang harus dilakukan untuk memasukan pesanan adalah tambah item, dengan klik tombol item diatas maka Anda akan disajikan gambar sebegai berikut :



tulikan item pesanan yang ingin ada Anda masukan, maka sistem secara otomatis akan menampilkan barang yang sesuai. setelah di pilih klik tombol "tambahkan", maka Anda akan disajikan windows sebagai berikut :

Lakukan pengulangan sampai item yang dipesan sudah diamukan semua, kemudian klik "selesai" untuk menutup halaman ini. next Anda akan mendapatkan halaman detail yang sudah terisi oleh pesanan yang Anda masukan, sebagai contoh akan kita tampilkan barang sebagai berikut :



Di halaman ini Anda selain memasukan pesanan pelanggan, juga memasukan rincian detail seperti pada gambar yang (berwarna merah), rincian ini dibuat manual, karena isinya berbeda-beda.

Menyesuaikan Diskon Secara defatuls, diskon bisa di set sesuai dengan status mitra awal, misalnya distributor 40% sehingga lebih mudah, tetapi dalam perjalannya bisa diedit sehingga bisa mengantisipasi perubahan kondisi yang terjadi. untuk mengedit tinggal arahkan kurson ke kolom disc, selajutnya edit nilainya dan jangan lupa simpan untuk memastikan edit-nya sudah selesai.

Ceklis Pesanan Jika barang sudah komplit memasukan, maka team gudang (by defaults sales tidak bisa) akan melakukan cek list pada menu yang sudah disiapkan yaitu menu "Cek Pesanan", dengan melakukan ceklist ini, otomatis jumlah stok di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah barang yang di cecklist. Seperti yang di tunjukan oleh gambar dibawah ini : 15 | http://oms.web.id


Cecklis pesanan Pada gambar diatas dan sebelumnya bisa terlihat jumlah stok yang berbeda. Jika stok telah di update makan sales bisa meminta tagihan ke pemesan. Disertakan dengan ongkos kirim yang sesuai. Setelah mitra tranfer, maka bisa di lakukan konfirmasi ke sistem seperti pada gambar dibawah ini. Untuk selanjutnya approval akan dilakukan bagian terkait.

Pembayaran Pesanan Jika barang sudah di cecklist dan sudah selesai, maka tagihan pembelanjaan akan muncul. selain itu perlu juga diinputkan ongkos kirim, sehingga tagihan ke mitra sudah total dari pembelanjaan dan ongkos kirim. berikut cara memasukan ongkir dari pelanggan.

untuk mendapatkan nilai berapa ongkir ke alamat mitra, silakan dapatkan info dari mitra pengiriman Anda dengan berat dan tujuan yang Anda maksud. contoh diatas adalah kirim JNE Reg dengan berat 1 Kg ke kota tujuan, nilainya 15.000,- maka tinggal kita masukan nilai tersebut. Jika ada biaya lain, retur, deposit, Vouceher, pot fatur bisa dimasukan di kolom yang sudah disediakan. selanutnya klik tombol "pembayaran" untuk memasukan nilai pembayaran, apabila mitra sudah melakukan pembayaran baik tranfer, maupun cast atau COD. 16 | http://oms.web.id


masukan nilai yang sesuai dengan hasil tranfer dari mitra, jika ada kekurangan atau kelebihan OMS akan mencatat semua dengan detail, sehingga bisa diinfokan ke mitra dipesanan berikutnya.

Edit Pembayaran Pembayaran ini bisa sekali bayar dengan nominal yang tertera, bisa juga sistem beberapa kali bayar. OMS akan punya catatan detail pembayaran, termasuk jika ada sisa ataupun kurang pembayaran. Sisa atau kurang ini akan muncul di transaksi berikut-nya.

Persetujuan Pembayaran proses pesanan tidak bisa lanjut ke penjualan, jika pembayaran belum disetujui oleh bagian keuangan, untuk harus disetui dulu, tentunya proses persertujuan setelah melakukan cek untuk memastikan pembayaran sudah masuk. Jika sudah disimpan, maka bagian terkait (keuangan) bisa melakukan cek ke rekening bank yang dimaksud, dan jika sudah masuk bisa malakukan approve terhadap pembayaran tersebut, approve bisa dilakukan dengna cara masuk ke menu >> Pembayaran >> Cek Pembayaran. Terlihat tampilan seperti dibawah ini :

Klik menu acc, makan akan dibawa ke pop up sebagai berikut : 17 | http://oms.web.id


Selanjutnya pilih sesuai status cek bank, kemudian simpan. Jika sudah masuk maka sales perlu nembahkan penjualan dan merubah status order.

Apabila sudah masuk, maka sales perlu update status pesanan menu >> Order >> Pesanan menjadi sudah tranfer dan nanati bisa di update menjadi sudah di kirim oleh bagian terkait. Tampilan update status seperti dibawah ini :

Selanjutnya barang bisa dikirimkan oleh gudang dan statusnya bisa diganti menjadi sudah di kirim, sampai disini sales bisa memasukan pesanan menjadi penjualan. Sehingga akan jelas mana saja barang yang sudah terjual. Dengan cara masuk ke menu >> Order >> Penjualan, pilih tambah penjualan. Tampilan setelah di klik tambah penjualan akan dibawah ini :



Klik menu aksi diatas makan akan menju ke halaman berikut :

Tinggal memastikan sudah sesuai apa belum, jika sudah langsung di klik simpan saja. Setelah beres maka prose penjualan sudah selesai, hasil penjualan bisa di lihat di mu penjualan seperti gambar dibawa ini :



Penjualan terbaru Susudah dimasukkan penjualan, sales baru bisa melanjutkan proses selanjutnya. dalam hal ini adalah cetak invoice penjualan dan cetak alamat. Cetak invoice penjualan dan alamat bisa dilakukan dengan mengklik tombol invoice dan alamat seperti pada gambar dibawah ini :

Halaman Penjualan


User Manual versi UKM selanjutsnya sistem akan menampilkan tammpilan invoice sebagai berikut :

Invoice Penjualan dan juga tampilan alamat kirim sebagai berikut :



Dropship Proses dropship mirip dengna proses penjualan, hanya saja pengirim dropship ini berbeda, dan inv juga dibuat berbeda. Tinggal di klik menu dropship, akan di tampilkan sebagai berikut :

Selanjut-nya alamatnya akan sebagai berikut :

Alamat Dropship 22 | http://oms.web.id


Pembungkusan Barang Gudang bisa melakukan pembungukusan barang dan tentu saja print, invoice dan alamat mitra pembeli. mitra yang sudah melakukan pembayaran akan muncul dihalan gudang secara otamatis. hanya perlu di refresh saja untuk memastikan semua yang sudah bayar muncul di halaman gudang. sebelum melakukan pembukusan barang, gudang sudah terlibat aktif saat pesanan baru masuk, gudang memastikan barang yang ada sesuai dengan pesana, dengan menu cek pesanan. jika tidak ada maka bisa berkomunikasi dengan sales untuk langkah selanjutnya,

Cek Pesanan Untuk cek pesanan bisa masuk ke menu >> Order >> Cek Pesanan. Disini akan di jumpai pesanan yang sudah masuk sesuai dengan statusnya, seprti pada gambar dibawah ini :

Pada halaman ini terdapat beberapa menu yang ada disampingnya, tinggal di klik di menu samping akan dibawa ke halaman yann dimaksud, menu itu sebagai berikut : POLengkap : untuk melihat PO yang sudah lengkap POLama : untuk melilhat PO yang sudah lama POIndent : untuk melihat PO yang inden Selanjutnya devisi yang terkait bias melakukan aksi berdasarkan halam PO tersebut. untuk mengecek pesanan yang tinggal kirim, maka klik PO Lenkap, maka akan tersaji gambar sebagai berikut :



diklik detail akan ditampilkan seperti ini diwabah ini :

sekali lagi proses cetak invoice, alamat dan pengiriman hanya bisa dilakukan jika semua barang sudah di ceklist oleh bagian gudang

Pengiriman barang.

Sesudah pesanan siap maka selanjutnya pengiriman, pengiriman bisa diakses dari menu >> Pengiriman >> Resi Pengiriman. untuk menambahkan pegiriman masuk ke tambah tab tambah resi.


User Manual versi UKM Selanjutnya pilih menu >> masukan pengiriman, maka akan di tampilkan sebagai berikut :

Anda isikan Jasa pengiriman, Nomer resi, ongkir resi serta perkiraan sampai. selebihnya sistem yang akan melengkapi. setelah itu simpan resi maka akan ditampilkan seperti dibawah ini:



Pengiriman lain-lain pada prinsipnya pengiriman lain-lain ini prosesnya mirip seperti kirim barang pesanan hanya saja yang dikirim bukan barang pesanan. prosesnya tinggal isi saja form seperti yang ada dibawah ini, dengan terlebih dahulu pilih menu Pengirman >> Pengiriman Lain



Utang Piutang Pengiriman Barang Pengiriman >> Hutang Piutang Berisikan catatan hutang piutang terkait ongkos kirim, jadi bisa deposit atau kredit pada pengiriman yang sudah terjadi, tetapi untuk pengiriman berikutnya bisa di singkronkan sehingga lebih fair dalam bertransksi, berikut tampilan dari Hutang Piutang Ongkir

Cancel Pesanan Cancel pesanan adalah mitra atau calon mitra tidak jadi membeli barang, setelah mitra atau calon mitra melakukan pemesanan. Banyak hal yang menyebabkan cancel pesanan ini, cancel merupakan hal yang wajar dalam jual beli, jadi dalam sebuah sistem yang bagus harus bsia men-cancel pesanan ini. secara umum pesanan yang dicancel ini tidak dihapus dari sistem, hanya ditandai kalo pesanan tersebut cancel. semisalnya dalam proses selanjutnya ternyata tidak jadi cancel, maka pesanan ini dapat dipanggil kembali dari menu >> order >> Pesanan >> tab. semua order.



Cancel dari pesanan Jika masih dalam proses pesan maka untuk cancel langkahnya lebih sederhana. Jika barang sudah di ceklist oleh bagian gudang, maka langkah pertama adalah meng-uncecklist dulu, dengan langkah ini artinya barang yagn sudah di pesan akan dikebalikan ke stok. tentunya yang melakukan ini adalah bagian gudang. seperti gambar dibawah ini :

setelah itu sales merubah status pesanan menjadi cancel, seperti gambar dibawah ini.

Lankah terakhir seperti biasa, menyimpan terhadap yang sudah dilakukan.



Cancel dari penjualan Cancel dari penjualan langkahnya lebih panjang satu langkah dari cancel pesanan, yaitu pergi ke penjualan dahulu baru kemudian lakukan cancel penjualan. masuk ke menu penjualan kemudian klik menu dan pilih hapus penjualan seperti gambar dibawah ini.

setelah itu maka posisi penjualan akan kembali ke menu penjualan, selanjutnya ikuti langkah cancel pesanan seperti pada menu sebelumnya. catatan : cancel order ini hanya bisa dilakukan jika status barang belum dikirim, jika sudah dikirim makan pesanan harus dicari di menu semua order.

Tidak jadi Cancel Jika ternyata karena satu dan lain hal, yang awalnya mitra atau calon mitra sudah konfirm calcel, dan akhirnya tidak jadi cancel. maka pesanan yang sebelumnya di cancel tinggal dipanggil kembali dari menu >> Order >> Pesanan >> Semua order. maka akan ditampilkan semua pesanan, untuk mempersingkat silakan di search lewat menu cari data



Delete Pesanan Delete pesanan ini hanya boleh dilakukan jika terjadi kesalah dalam input, misalnya input double atau sudah diinput sama sales lain. jadi lebih banyak ke double baru boleh menggunakan pilihan delete pesanan ini. Jika cuma salah ketik maka sebaiknya gunakan menu edit untuk mempercepat proses. berikut gambar dari delete pesanan.

Delete ini mengakitkan pesanan data yang didelete benar-benar hilang dari sistem, sehingga perlu hatihati dalam menggunakan menu ini.

Retur Pesanan rata-rata dalam jual beli harus ada pilihan retur ini, hanya memang terkadang batas waktunya berbedabeda. ada yang boleh return dalam 1 bulan, 3 bulan dan lain sebagainya tergantung kebijakan, OMS memfasilatasi return ini karene memang seharusnya diperbolehkan return.


User Manual versi UKM Sebagai catatan yang bisa dilakukan retur adalah yang status barangnya sudah terkirim, sehingga Anda perlu memastikan bahwa yang return itu benar-benar statusnya benar-benar yang sudah dikirim. jika belum maka Anda cukup masuk ke menu cancel pesanan seperti yang dijelaskan sebelumnya. Langkah awal return adalah masuk ke menu >>Order >> Retur >> Tambah Retun masukan nama yang malakukan retur. jika sudah ada di daftar menu retur tinggal search saja.

misalnya search dengan zubari makan akan ditampilkan seperti gambar diatas, selanjutnya pilih retur makan Anda akan disajikan menu seperti dibawah ini :

pilih sales dan simpan. sehingga akan masuk ke halaman detail rutur.



selanjutnya pilih detail dan isi form yang ada, pastikan dalam proses retur ini dibarengi dengan menginput pesanan baru sebagai pengganti retur ini. karena memang dalam form disyaratkan ada no PO yang harus diisi. Untuk menu status barang, ada opsi belum diterima, sudah diterima dan sudah kembali ke stok. ini digunakan untuk operasi internal kita.

PRODUK Untuk melihat produk detail bisa masuk dari menu >> Produk >> Stok, akan ditampilkan seperti dibawah ini semua stok yang ada urut berdasar nama.


User Manual versi UKM Anda bisa mencari item dengan memasukan keyword yang diinginkan, dan untuk mendapatkan hasil sesuai ukuran, silakan masukan ukuran yang diinginkan. Anda bisa klik kartu stok yang ada di menu tersebut untuk mendapatkan detail perjalanan stok, sehingga akan terlihat detail seperti ditampilkan dibawah ini.

Selanjutnya di tab menu ada menu “simulasi harga” yang bisa di klik untuk membantu simulasi harga dengan diskon yang sudah di set, menu ini akan membantu bila terjadi sale, atau program-progam dengan besar diskon tertentu. Tampilannya seperti dibawah ini :

Produk Aktif Menampilkan semua produk aktif, artinya produk sekarang aktif, bisa di pesan dan di produksi, tampilan produk aktif setelah masuk dari menu >> Stok >> Produk Aktif sebagai berikut :



Anda bisa melihat, di sana terdapat menu “tambah data produk”, “edit produk” serta ”Edit Grade” yang masing-masiang bisa digunakan sesuai keperluan. Untuk nenambahkan data produk, silakn klik menu >> tambah data produk. Maka akan ditampilkan seperti dibawah ini, tinggal isi form yang sudah disediakan dan simpan untuk menambahkan ke stok.

Selanjutnya edit bisa di coba dan yang di tampilkan disini adalah >> Grade, grade ini berfungsi untuk memberikan grade kepada stok, sehingga stok akan tergrade sesuai statusnya. Manfaat grade ini misalnya membantu produksi, jika produk grade A (fast moving) sudah menipis (paramter menipis bisa di inputkan) otomastis bagian PPIC harus segera menurunkan potongan, detail dari tampilan grade sebagai berikut :



Produk non aktif Merupakan produk yang sebelumnya Anda produksi dan jual, bisa karena stok habis karena slow moving atau kain tidak keluar atau sebab lainnya sehingga produk ini tidak diproduksi lagi, maka produk ini dalam OMS dimasukkan kedala produk non aktif, untuk mengakses produk non aktif bisa dari menu >> Produk >> produk non aktif. Akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini :

Selanjut bisa di edit, tampilan edit seperti pada tambilan stok aktif. Item yang mau di edit bisa di search dari kolom seacrh di kanan atas.

Stok Masuk Merupakan menu untuk menambahkan stok yang masuk ke gudang. Default tampilan sebagai berikut



Untuk menambahkan stok masuk tinggal klim menu “Tambah Stok Masuk”, maka akan ditampilan halam seperti dibawah ini :

Masukan kata untuk mencari produk yang kita inginkan, milsalkan kita masukan “jaket” makan akan di tampilkan sebagai berikut, selanjutnya tinggal isi form yang sesuai dengan yang dimaksud dan klik tambah “+” dibagian kanan.



Setelah proses sukses maka akan dapat konfirmasi seperti gambar dibawah ini.

Stok item keluar Secara umum item keluar adalah, barang yang keluarnya tidak melalui penjualan, entah buat hadian, di pinjam, untuk sample dan lalin-lain, yang penting setiap barang keluar harus tercatat oleh system, sehingga data di system sama dengan data real dilapangan. Untuk proses dan tampilan “item keluar” langkah langkahnya sama dengan “stok masuk” hanya perlu memberikan keterangan yang lebih jelas tentang penyebab barang tersbut kaluar. Tampilah halaman secara umum adalah sebagai berikut :



Tinggal tekan tombol “tambah item keluar” makan akan dibawah ke halaman yang secara tampilian mirip sekali dengan “stok masuk”, tinggal di isikan khususnya keterangan keluar, terus klik ok.

SO (stock ofname) Proses yang sesekali perlu dilakukan untuk mematikan kembali jumlah stok real, dengan catatan stok yang ada disystem. Idealnya sama antara stok yang tercatat di sistem dengan real stok gudang. Untuk melakukan so masu ke menu >> stok >> SO

Selanjutnya klik menu download, selanjutnya silakan buka file tersebut dan isikan sesuai dengan hasil SO real-nya. Setelah itu save dan lakukan upload dengna cara pilih menu “choose File” dan tekan tombol “Upload”. Berikut gambar dari form SO sebelum diisi reak stok.



Produksi Menu produksi menangani hal-hal yang tarkait dengan produksi, setelah login bisa langsung masuk ke menu produksi untuk melihat langsung berikut tampilan dari halaman home produksi.

Ketika akan menambahkan PO baru tinggal klik menu “tambah potongan” sehingga akan di bawa ke halaman cari produk, isikan produk yang sesuai setelah enter maka akan muncul halaman sebagai berikut :



Selanjutnya silakan diisi form yang disediakan sesuai dengan potongan yang akan diturunkan. Setelah itu klik menu “+” untuk memaskan potongan ke system.

Po Indent Adalah halaman untuk menampilkan barang yang masih inden di produksi, sehingga bagian produksi bisa membuat priotitas dalam pengerjaannya. di halaman indent ini ada menu “po urgent” po yang harus di kirim hari ini / besuk. Jadi hari jadi perhatian utama team yang terlibat. Tampilan Po indent seperti dibawah ini :



Stok Menipis Stok menipis adalah menu untuk melihat stok mana saja yang sudah menipis, menu ini bisa berjalan dengan baik jika stok minimal dan grade produk sudah diinputkan, jadi misalnya grade produk A dan stok menipis, maka bagian produksi bisa langsung menurunkan pesanan, tetapi semua balik ke kebijakan perusahaan, sistem hanya membantu saja. Berikut tampilan dari stok menipis :

Vendor Berisi tentang data vendor baik aktif maupun non aktif, silakan pilih menu “tambah vendor” untuk nembahkan vendor baru. tampilan sebagai berikut:



PEMBAYARAN Tagihan dan pembayaran Masuk kemenu Pembayaran >> Tagihan, seperti gambar dibawah. menginformasikan tentang mitra yang belum melakukan pembayaran, di menu pembayaran sebaliknya, menampikan mitra yang sudah membayar pesanan. Untuk menampilkan mitra yang sudah membayar silakan search di kolom yang sudah disediakan dengan terlebih dahulu klik menu “pembayaran”

Jika ada yang mekukan pembayaran Anda bisa klik pembayan dari action yang ada makan Anda akan disajikan gambar sebagai berikut :



Hutang piutang pembayaran. Jika di pembayaran angkata-nya tidak sama dengan tagihan, baik lebih atau kurang maka akan masuk ke halaman utang piutang pembayaran ini, sehingga transaki lebih fair dan lebih nyaman karena kejelasan hutang piutnganya.

jika kita klik detail maka akan disajikan detail hutang piutang, termasuk hutang piutang lainnya. seperti pada gambar dibawah ini :

Pembayaran lain Menu ini hampir sama dengan hanya bedanya pembayaran lain-lain ini diperuntukan untuk selain produk utama, misalnya spanduk, katalog, x banner dll.



Jika ingin menambahkan pembayaran lain, langsung saja di klik tab "Tambah Pembayran Lain" maka akan disajikan gambar dibawah ini.

form pembayaran lain memang simple, karena memang digunakan untuk menerima pembayaran yang sudah masuk, jadi lansung saja mengisi form yang sudah disediakan seperti gambar diatas.

Cek Pembayaran Menu ini digunakan untuk mengecek pembayaran apakan sudah masuk atau belum, jika belum masuk dan blom di konfirm oleh bagian terkait, maka proses penjualan tidak bisa berlanjut, jadi harus di konfirm dulu kalo sudah bayar di menu ini.


User Manual versi UKM Jika pembayaran sudah masuk (info dari keuangan atau yang bertugas atau owner) maka tinggal klik tombol acc diatas, akan ditampilkan gambar seperti dibawah ini tinggal acc oleh bagian keuangan.

Catatan : jika belum di acc, maka proses pemjualan tidak dapat dilanjutkan

Penjulan Kredit Untuk yang sudah di kenal atau karena satu dan lain hal ingin dikirim terlebih dahulu, maka masuk ke menu “pembayaran kredit”. setelah terbukan halaman tinggal pilih menu “tambah penjualan” akan disajikan nama-nama yang bisa di tambahkan, kalo belum ketemu nama yang dimaksud bisa di search nama yang dimaksud.

MARKETING Menu marketing ini mencatat semuga kegiatan marketing, dari prospek sampai close. proses detail perjalan dari prospek sampai close. setelah close maka masuk ke menu penjulan, karena memang integrated.



Pelanggan Merupakan halaman yang menampilkan mitra Anda dari awal sampai akhir, sehingga dengan data yang banyak tersebut harapanya bisa membantu dalam mengambil kebijakan, untuk tampilan halam awal

untuk mempermudah kita bisa cari nama mitra yang ingin dicari, jika data sudah banyak menu pencarian ini akan efektif. untuk tambah pelanggan tinggal pilih tab tambah pelanggan, selanjutnya akan disajikan halaman seperti dibawah ini :



Ada 2 yang form yang perlu diperhatikan dalam mengisi form pelanggan ini : 1. status mitra status ini tergantung dari sistem Anda, dalam sample ini misalnya ada Distributor, Agen, Reseller dan Retail. tentu dalam implemtasinya status ini akan desesuaikan dengan bisnis sistem yang Anda pakai. 2. Discount SIlakan isi form diskon sesusuai dengan sistem yang Anda punya, dan seperti status mitra, pasti ini akan disesuaikan dengan sistem Anda. catatan: Jangan kawatir untuk mengisi kedua form ini, dalam perjalanan nanti bisa di edit, bahkan untuk diskon sambil jalan pesanan bisa disesuikan nilainya.

Prospek salah satu yang menonjol di marketing ini adalah prospek, dengan prospek Anda bisa tahu detail berapa prospek yang masuk, berapa yang close. dalam hal ini bisa juga di pakai untuk mengukur kinerja bagian marketing atau sales.


User Manual versi UKM dimulai dari dapat prospek, memasukkan data prospek sampai close, detail kegiatan tersebut tersimpan di OMS, berikut tampilan awal dapat prospek.

Prospek denga data pelanggan setelah dapat prospek maka tinggal “tambah prospek” akan muncul tampilan sebagai berikut :

setelah di inputkan semua data yang di dapat, dan di save selanjutnya bisa klik detail untuk membuat prospek, seperti yang ditampilkan dibawah ini :



selanjutnya prospek history bisa di lihat setelah diinputkan, sehingga bisa mengatahu proses perjalanan lead dan bisa sebagai acuan kinerja sales terkait.

history prospek



Sales Menampilkan data sales lengkap dengan kontaknya, karena terintegrasi ke pengiriman katalog, barang dan lain-lain

Untuk Add sales, tinggal klik saja tab "Tambah Sales" makan Anda akan disuguhkan tampilan seperti dibawah ini :

Laporan Laporan ini menampilkan semua rekap yang terkait dengan System, mulai dari stok, pesanan, penjualan, produksi, pembayaran, pengiriman, pelanggan, evalusi mitra dan evalusi sales.


User Manual versi UKM secara umum rekap ini bisa dalam bentuk excel atau .pdf tergantung kebutuhan, kebanyakan memang di excel, tujuannya dari rekap ini memang tidak berhenti di rekap saja, tapi bisa di olah lebih lanjut untuk membantu mengambil langkah stragegic perusahaan. berikut beberapa rekap yang bisa dilakukan dengan OMS :

Stok pada halaman ini ditampilan beberapa pilihan yang bisa di pilih, mulai stok terkini, ready stok, update stok dan stok menipis, selanjutnya di tab berikutnya da menu “item terjual”, “item keluar”, “form pesanana” dan “rekap pokok” tinggal di pilih yang sesuai kebutuhan

Rekap Stok

Item Masuk Menu ini untuk merekap item apa saya yang sudah masuk pada sistem, kapan masuknya dan detailnya seperti apa bisa direpak dari menu history, seperi pada gambar dibawah ini :

Item Terjual Menu ini untuk mengatahu rekap dari item yang terjual, berapa saja jenis barang ini dalam periode waktu tertenu, tinggal dipilih dari tanggal periode waktu yang diiginkan.


User Manual versi UKM Item Keluar Menu ini untuk melihat rekap item barang yang keluar selain dari penjualan, bisa dari give, bonus, untuk donasi dan lain-lain. intinya semua barang yang keluar tidak melalui penjualan bisa rekapnya bisa dilihat di menu ini :

Pesanan untuk mengetahui kondisi pesanan terkini, dan mengambil langkah apa yang sebaiknya di lakukan terkait pesanan akan membantu Anda:

Rekap Pesan

Rekap Penjualan di rekap penjualan bisa dipilih berdasar waktu dan kategori, mulai dari semua penjualan, penjualan pake keteragan, perjulan per pelanggan, dan pejualan per sales.

Rekap Pembayaran Rekap pembayan seperti sebelumnya bida di pilih berdasar waktu dan kategori, mulai dari semua pembayaran, penjualan saja, pembayaran lain dan hiutang piutang bayar.



Rekap Pengiriman Pada rekap pengiriman ini terdapat pilihan rekap resi, rekap semua pengiriman, rekap pengiriman lain dan hutang piutang pengiriman.


Contents. User Manual versi UKM

Recommend Documents