MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIM
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIM Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
00400061101 4 6 Juni 2011 Kepala Tata Usaha ttd
Dikendalikan oleh
:
Mahmudah, SAB Pembantu Dekan I ttd
Disetujui oleh
:
Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMA maka disusun Manual Prosedur Pengembangan Sistem Informasi Manajemen. Manual Pengembangan Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu sistem yang akan diterapkan oleh Fakultas Pertanian untuk mengelola data-data yang terintegrasi dengan Jurusan. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pimpinan Jurusan dan Fakultas di Fakultas Pertanian untuk melakukan evaluasi diri sebagai dasar menyusun program pengembangan. Malang, 6 Juni 2011 Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman
KATA PENGA NTAR
i
DAFTAR ISI
ii
Tujuan
1
Ruang lingkup
1
Definisi
2
Pihak Orang Terkait
1
Uraian Prosedur
2
Referensi
3
Tim Penyusun
3
Lampiran
4
PENGEMBANGAN SIM TUJUAN Pengembangan Sistem Informasi Managemen (SIM) adalah: (1) Integrasi dari keseluruhan sistem informasi yang ada dan penambahan sistem informasi dengan memanfaatkan SIM yang dikembangkan di masing-masing Jurusan terutama yang terkait dengan sistem pendukung manajemen dilingkup FP, UB, dan (2) Meningkatkan kualitas akses data dan kapasitas transmisi data pada LAN UB sehingga memudahkan civitas untuk mendapatkan layanan informasi akademik terutama pada Terminal Akses Mandiri yang dikembangkan UPPTI. Manfaat lebih jauh dari implementasi pengembangan program ini adalah: 1) Meningkatkan kualitas pengelolaan data akademik, kepegawaian, dan keuangan secara profesional. 2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas layanan teknologi informasi yang informatif dan komunikatif. 3) Mengembangkan dan meningkatkan berbagai olahan data akademik, kepegawaian, dan keuangan yang siap saji dan dapat dipilih dan diakses secara terbatas (data keuangan) dan tak terbatas (data akademik dan kepegawaian) oleh pengguna kapan dan di mana saja. 4) Memberikan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders secara bermatabat dan bersahabat. RUANG LINGKUP Melengkapi sistem informasi untuk mendukung kegiatan akademik dan kegiatan manajemen asset dan sistem yang berhubungan dengan pengelolaan rencana kerja dan anggaran serta sistem manajemen lainnya di Fakultas Pertanian. Untuk pengembangan infrastruktur dan pengembangan program integrasi sistem informasi dan pemberdayaan sistem informasi yang dimiliki di Fakultas Pertanian, UB, maka dilakukan (1) pengembangan infrastruktur teknologi informasi, sebagai langkah awal pengembangan sistem. Aspek-aspek yang direncanakan dan diutamakan diperbaiki meliputi perbaikan media transmisi dan penggantian PC router dengan router khusus yang mampu melayani berbagai aplikasi. Selanjutnya pembangunan koneksi
1
lokasi yaitu kantor Fakultas dengan 4 Jurusan di lingkup Fakultas Pertanian, UB. (2) pengembangan aplikasi SIM terintegrasi baik Jurusan dan Fakultas. (3) Pengembangan komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas dan (4) pemanfaatan jaringan lokal untuk kepentingan perkuliahan virtual, dengan memanfaatkan aplikasi Video Conference. DEFINISI 1. Anggaran merupakan rencana pembiayan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan rencana operasional program kerja. 2.
Anggaran Rutin merupakan encana pembiayan kegiatan rutin yang secara reguler dilakukan sesuai dengan operasional program kerja rutin.
3.
Juru bayar adalah staf administrasi keuangan yang ditugaskan untuk mengusulkan, mencairkan dan membayarkan keuangan kepada pegawai
4.
Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: UB
: Universitas Brawijaya
SIM
: Sistem Informasi Managemen
PD I dan II PC TIK
: Pembantu Dekan I dan II : personal Computer : Teknologi Informasi Komunikasi
PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan Fakultas Pertanian 2. Pembantu Dekan I, II, III 3. Ketua Jurusan 4. Tim SIM URAIAN PROSEDUR 1. Pembantu Dekan I, team SIM bersama Ketua Jurusan FP, UB dibantu dengan tenaga ahli dibidang TIK melakukan optimalisasi dan integrasi sistem informasi, 2. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan perencanaan dan pelaksanaan infrastruktur terintegrasi, dan dilaporkan kegiatannya kepada
2
3.
4. 5. 6. 7.
Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan dan Team Pengadaan dan Penerima Barang/ Jasa. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan pengembangan aplikasi SIM terintegrasi ditingkat Jurusan dan Fakultas dan dilaporkan kegiatannya kepada Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan dan Team Pengadaan dan Penerima Barang/ Jasa. Pelatihan Unit kerja terhadap aplikasi SIM. Perencanaan, instalasi dan penerapan sistem komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas. Pengembangan content dan kegiatan akademik berbasis TIK Pemanfaatan SIM untuk pengelolaan Fakultas Pertanian dan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders (IK.GJM-FPUB.10.01.01).
TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2.
Team SIM, FP, UB.
3.
Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB.
4.
Tenaga Ahli Pengembangan SIM, FP, UB.
LAMPIRAN 1. Instruksi Kerja Pemanfaatan SIM
3
INSTRUKSI KERJA PEMANFAATAN SIM TUJUAN 1.
Sebagai panduan bagi pengguna SIM dalam memanfaatkan SIM FP UB yang telah terkoneksi.
2.
Tujuan Semua kebutuhan data elektronik FP UB terkompilasi secara IT
RUANG LINGKUP Mengintergrasikan pemanfaatan SIM mulai dari computer sampai dengan jaringan INSTRUKSI KERJA 1.
Datang di terminal komputer yang terkoneksi dengan sistem SIM FP UB.
2.
Nyalakan computer dan buka web site Fakultas Pertanian UB.
3.
Klik icon SIM FP UB.
4.
Klik icon lanjut dalam sistem aplikasi yang tersaji sesuai kebutuhan.
5.
Masukkan Pasword.
6.
Lakukan pemanfaatan SIM sesuai kebutuhan, bertanggung jawab dan bermartabat. Bagi team SIM FP UB melakukan update data setiap minggu, sedang pengguna SIM sesuai kebutuhan.
7.
Bila mendapatkan permasalahan pemanfaatan SIM dapat menghubungi call center team SIM FP UB : di 0341562126 atau email :
[email protected]
8.
Tutup aplikasi dan matikan memanfaatkan SIM secukupnya.
4
Komputer
bila
telah
REFERENSI Manual Prosedur Pengembangan SIM TIM PENYUSUN 5. Pembantu Dekan I 6.
Team SIM, FP, UB.
7.
Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB.
8.
Tenaga Ahli Pengembangan SIM, FP, UB.
5
