Daftar Isi BAGIAN

Daftar Isi BAGIAN 1 .......................................................................................................................................... 1 RINGKASAN EKSEKUTIF ...................................................................................................................... 1 A.

PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 1 1.

Latar Belakang .................................................................................................................... 1

2.

Definisi ............................................................................................................................... 2

3.

Dasar Pertimbangan Kegiatan ............................................................................................. 3

4.

Maksud dan Tujuan ............................................................................................................ 3

5.

Sasaran .............................................................................................................................. 4

B.

RUANG LINGKUP KEGIATAN .................................................................................................... 4

C.

METODOLOGI ........................................................................................................................ 4

D.

PRODUK YANG DIHASILKAN ................................................................................................... 5

BAGIAN 2 .......................................................................................................................................... 6 GAMBARAN UMUM .......................................................................................................................... 6 A.

PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 6

B.

RUJUKAN DASAR HUKUM....................................................................................................... 9

C.

ORGANISASI KOMISI PEMILIHAN UMUM .............................................................................. 10 1.

Visi dan Misi Komisi Pemilihan Umum .............................................................................. 10

2.

Sasaran Strategis Komisi Pemilihan Umum ....................................................................... 10

3.

Tugas Pokok dan Fungsi Komisi Pemilihan Umum ............................................................. 11

4.

Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum .................................................................... 12

BAGIAN 3 ........................................................................................................................................ 20 GAMBARAN UMUM TIK KPU SAAT INI.............................................................................................. 20 A.

PENDAHULUAN .................................................................................................................... 20 1.

Kondisi umum aplikasi ..................................................................................................... 22

2.

Infrasruktur dan Security .................................................................................................. 31

3.

Sumber daya manusia ...................................................................................................... 33

B.

KONDISI EKSTERNAL ............................................................................................................. 34 1.

Wacana Penggunaan E-Voting Dalam Pemilu .................................................................... 34

2.

Tantangan Teknologi ......................................................................................................... 34 i

3.

Lingkungan Bisnis ............................................................................................................. 35

C.

KENDALA DAN HARAPAN ..................................................................................................... 36

D.

KESIMPULAN ....................................................................................................................... 38 1.

Tupoksi dan Proses Bisnis ................................................................................................. 38

2.

Aplikasi eksisting .............................................................................................................. 39

3.

Infrastruktur ..................................................................................................................... 39

4.

Organisasi dan SDM TIK .................................................................................................... 39

BAGIAN 4 ........................................................................................................................................ 40 ANALISA KEBUTUHAN TIK ................................................................................................................ 40 A.

PENDAHULUAN .................................................................................................................... 40 1.

Kebutuhan TIK Komisi Pemilihan Umum ........................................................................... 41

2.

Target aplikasi .................................................................................................................. 44

3.

Arsitektur target aplikasi................................................................................................... 55

4.

Deskripsi Aplikasi.............................................................................................................. 56

B.

ANALISIS KESENJANGAN ...................................................................................................... 74

C.

KESIMPULAN ....................................................................................................................... 77

BAGIAN 5 ........................................................................................................................................ 78 ANALISA MATURITY PENERAPAN TIK ................................................................................................ 78 A.

ABSTRAK .............................................................................................................................. 78 1.

FRAMEWORK COBIT ......................................................................................................... 78

2.

INDEKS TATAKELOLA IT/IT GOVERNANCE MATURITY ......................................................... 81

3.

METODOLOGI ................................................................................................................... 83

4.

ANALISIS .......................................................................................................................... 83

1)

IT Governance Maturity di KPU Pusat ............................................................................... 83

2)

Terkait Aspek dalam Assessment ...................................................................................... 89

3)

Aspek Pelaksanaan Aktifitas/Kegiatan Organisasi .............................................................. 90

4)

Aspek Pengukuran ............................................................................................................ 91

5)

Aspek Dokumen ............................................................................................................... 92

B.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI........................................................................................ 93 1.

KESIMPULAN .................................................................................................................... 93

2.

REKOMENDASI ................................................................................................................. 94 ii

iii

BAGIAN 1 RINGKASAN EKSEKUTIF

A. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Pemilihan Umum merupakan perwujudan kedaulatan rakyat guna menghasilkan pemerintahan yang demokratis. Penyelenggaraan pemilu yang bersifat langsung, umum, bebas, rahasia, jujur dan adil hanya dapat terwujud apabila Penyelenggara Pemilu mempunyai integritas yang tinggi serta memahami dan menghormati hak-hak sipil dan politik dari warga negara. Penyelenggara Pemilu yang lemah berpotensi menghambat terwujudnya Pemilu yang berkualitas. Salah satu faktor penting keberhasilan Komisi Pemilihan Umum (KPU) sebagai salah satu penyelenggaraan Pemilu dalam mensukseskan Pemilu Tahun 2014 adalah terletak pada kesiapan dan profesionalitas sumber daya manusia (SDM) di lingkungan Komisi Pemilihan Umum itu sendiri yang didukung dengan tatakelola pemerintahan yang baik serta didukung dengan penggunaan Electronic Government/Teknologi Informasi dan Komunikasi. untuk mewujudkan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) Komisi Pemilihan Umum seperti tertuang dalam Undang – Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum , Komisi Pemilihan Umum telah menyusun Rencana Srtategis (Renstra) Komisi Pemilihan Umum yang sejalan dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2009 – 2014 dan telah diadakan pembaharuan sebagaimana tertuang dalam draft renstra Komisi Pemilihan Umum tahun 2013 – 2017. Seperti tampak dalam rincian program dan kegiatan Renstra tersebut, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) berperan sangat besar dalam mendukung tercapainya Resntra Komisi Pemilihan Umum. TIK Komisi Pemilihan Umum merupakan asset yang sangat berharga bagi terlaksana nya Tupoksi Komisi Pemilihan Umum dan tercapainya program dan kegiatan Komisi Pemilihan Umum sesuai dengan Renstra. Sampai saat ini, kebijakan strategi TIK yang sejalan dengan Renstra Komisi Pemilihan Umum dan dapat menjadi pedoman Bagian Data dan Informasi dalam pengembangan dan pemeliharaan TIK di Komisi Pemilihan Umum, belum tersedia. Dalam pengembangan dan pengelolaan TIK, setiap unit kerja membangun prasarana TIK sesuai dengan kebutuhan 1

masing – masing sebatas penerapan praktis sehingga belum berorientasi pada kepentingan jangka pendek dan menengah dalam koridor Renstra Komisi Pemilihan Umum. Karena itu, dalam kapasitas nya sebagai unit yang bertanggungjawab terhadap semua program dan kegiatan berbasis TIK, Bagian data dan Informasi memerlukan panduan pengembangan TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum yang tertuang kedalam satu grand design TIK yang sejalan dengan Renstra Komisi Pemilihan Umum.

2. Definisi E-Government merupakan kependekan dari elektronik pemerintah. E-Government biasa dikenal e-gov, pemerintah digital, online pemerintah atau pemerintah transformasi. EGovernment adalah Suatu upaya untuk mengembangkan penyalenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik. Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Atau E-Goverment adalah

penggunaan

teknologi

informasi

oleh

pemerintah

untuk

memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Ada tiga model penyampaian E-Government, antara lain : (a) Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C) Adalah penyampaian layanan publik dan informasi satu arah oleh pemerintah ke masyarakat, Memungkinkan pertukaran informasi dan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah, contohnya G2C : Pajak online, mencari Pekerjaan, Layanan Jaminan sosial, Dokumen pribadi (Kelahiran dan Akte perkawinan, Aplikasi Paspor, Lisensi Pengarah), Layanan imigrasi, Layanan kesehatan, Beasiswa, penanggulangan bencana. (b) Government-to-Business (G2B) Adalah transaksi-transaksi elektronik dimana pemerintah menyediakan berbagai informasi

yang

dibutuhkan

bagi

kalangan

bisnis

untuk

bertransaksi

dengan

pemerintah.Mengarah kepada pemasaran produk dan jasa ke pemerintah untuk membantu pemerintah menjadi lebih efisien melalui peningkatan proses bisnis dan manajemen data elektronik. Aplikasi yang memfasilitasi interaksi G2B maupun B2G adalah Sistem e-procurement. Contoh : Pajak perseroan, Peluang Bisnis, Pendaftaran 2

perusahaan, peraturan pemerintah (Hukum Bisnis), Pelelangan dan penjualan yang dilaksanakan oleh pemerintah, hak paten merk dagang, dll (c) Government-to-Government (G2G) Adalah Memungkinkan komunikasi dan pertukaran informasi online antar departemen atau lembaga pemerintahan melalui basisdata terintegrasi. Contoh: Konsultasi secara online, blogging untuk kalangan legislatif, pendidikan secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu. Analisis Awal Penerapan e-gov adalah analisa awal dalam rangka pengembangan Strategi e-gov yang memuat program kegiatan kerja pokok yang menjadi acuan dalam pengembangan TIK (e-government) masa depan di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Analisa awal TIK yang terdiri atas beberapa aspek: 1) Analisa tugas fungsi dalam organisasi Komisi Pemilihan Umum 2) Analisa Kebutuhan e-gov terkait tugas dan fungsi 3) Rekomendasi Perangkat lunak, meliputi arsitektur aplikasi, target dan portofolio aplikasi, dan rencana penerapan nya.

3. Dasar Pertimbangan Kegiatan Kebijakan yang mendasari kegiatan penyusunan Grand Design TIK adalah: (a) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilu (b) Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008 (c) Rencana Strategis Komisi Pemilihan Umum tahun 2013 – 2017

4. Maksud dan Tujuan Penyusunan Analisa Awal Penerapan e-gov di lingkungan Komisi Pemilihan Umum bertujuan untuk memberikan Analisa awal kepada Komisi Pemilihan Umum dalam merencanakan, mengembangkan, dan mengelola TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.

3

5. Sasaran Sasaran dari penyusunan Analisa Awal Penerapan e-gov Komisi Pemilihan Umum adalah tersusun nya analisa awal yang dapat digunakan sebagai panduan dalam perencanaan, penegembangan, dan pengelolaan TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.

B. RUANG LINGKUP KEGIATAN Ruang lingkup kegiatan penyusunan Grand Design TIK Komisi Pemilihan Umum meliputi: 1. Asesmen a. Asesmen kondisi internal dan eksternal Komisi Pemilihan Umum b. Asesmen existing TIK Komisi Pemilihan Umum. c. Gap analysis 2. Penyusunan Analisa Awal kebutuhan e-gov 3. Maturity test penerapan TIK dengan COBIT

C. METODOLOGI Berikut ini gambar yang merinci metodologi yang digunakan dalam penyusunan Grand Design TIK Komisi Pemilihan Umum: Gambar 1. Metodologi

4

D. PRODUK YANG DIHASILKAN Produk yang dihasilkan dari penyusunan Grand Design TIK Komisi Pemilihan Umum terdiri dari 5 (Lima) bagian dokumen yaitu: 1. Bagian 1 : Ringkasan Eksekutif Dokumen ini memuat ringkasan dari hasil pekerjaan Analisa Awal Penerapan E – Gov Komisi Pemilihan Umum. 2. Bagian 2: Gambaran Umum Komisi Pemilihan Umum Dokumen ini memuat gambaran lingkungan Komisi Pemilihan Umum seperti struktur organisasi, Tugas pokok dan Fungsi, Visi dan Misi unit kerja 3. Bagian 3: Analisis Kondisi Komisi Pemilihan Umum Saat Ini Dokumen ini memuat proses bisnis (kegiatan) di Komisi Pemilihan Umum beserta analisis berbagai kegiatan dan permasalahan nya. 4. Bagian 4: Analisis Kebutuhan TIK Dokumen ini memuat analisis T yang dibutuhkan Komisi Pemilihan Umum berdasarkan hasil analisis proses bisnis, kegiatan, permasalahan, dan peluang untuk meningkatkan kinerja Komisi Pemilihan Umum. 5. Bagian 5: Analisis Maturity dan rekomendasi Dokumen ini memuat sejauh apa tingkat maturity penggunaan TIK di Komisi Pemilihan Umum sebagai dasar penyusunan rekomendasi strategi penerapan TIK di Komisi Pemilihan Umum.

5

BAGIAN 2 GAMBARAN UMUM

A. PENDAHULUAN Bagian ini merupakan rangkaian awal dari perumusan Grand Design TIK Komisi Pemilihan Umum ini secara khusus akan membahas gambaran umum mengenai Komisi Pemilihan Umum.

Gambar 2. Perumusan Grand Design TIK KPU

Gambaran tersebut dilakukan dengan mengenali kebijakan dan strategi organisasi serta tugas dan fungsi organisasi. Buku ini akan membahas: 6

1) Strategi dan kebijakan Komisi Pemilihan Umum mencakup Visi, Misi, dan sasaran Komisi Pemilihan Umum yang tertuang dalam Rencana Strategis (Renstra) Komisi Pemilihan Umum. 2) Struktur organisasi dan tugas pokok serta fungsi Komisi Pemilihan Umum dan unit kerja nya. Komisi Pemilihan Umum merupakan Lembaga Negara yang bertugas sebagai penyelenggara pemilu sebagaimana tertuang dalam Undang – Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilu. Karena tugas dan fungsi nya yang cukup vital, Komisi Pemilihan Umum perlu menyusun Rencana Strategis nya secara periodic. Agar dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi nya dengan lebih baik, Komisi Pemilihan Umum juga perlu memperhatikan berbagai isu terkini yang dianggap strategis diantaranya: a) Isu mengenai daftar pemilih tetap ( DPT) yang menjadi isu pada saat penyelenggaraan pemilu b) Pilkada oleh DPRD. Polemik Pilkada oleh DPRD menjadi topik diskusi, perbincangan serta perdebatan yang menarik dalam aktivitas publik pasca sidang paripurna penetapan atau pengesahan UU Pilkada oleh DPR RI menjelang berakhirnya masa jabatan mereka. Pengesahan UU Pilkada ini mendapat respon, tanggapan dan reaksi dari masyarakat sipil, kepala daerah (Bupati/Walikota & Gubernur) serta pengamat politik. Ada pro dan tentu saja ada yang kontra dengan sistem pilkada ini. Argumentasi politik yang dibangun atau yang dikemukan oleh anggota DPR RI yang terdiri dari beberapa fraksi yang tergabung dalam Koalisi Merah Putih (Golkar, Gerindra, PAN, PKS, PPP dan Demokrasi ) adalah bahwa Pilkada Langsung cenderung memboroskan anggaran negara, membutuhkan biaya yang begitu tinggi oleh kandidat serta cenderung menumbuh suburkan praktek money politik. Selain itu praktek sistem Pilkada Langsung sering menimbulkan konflik horizontal diantara masyarakat Sedangkan politisi (Anggota DPR RI dari fraksi PDIP, PKB dan Hanura) menolak Pilkada oleh DPRD atau mendukung Pilkada Langsung memberikan pertimbangan bahwa dengan Pilkada Langsung menunjukan adanya kemajuan dalam demokrasi dimana rakyat menentukan sendiri pemimpinya dan merupakan aktualisasi dari kedaulatan rakyat. c) Pilkada Serentak. Dalam pembahasan RUU Pilkada, DPR dan pemerintah telah menyepakati 7 klaster isu yang harus didalami lebih lanjut: mekanisme pemilihan, pemilihan paket atau tidakpaket, pencegahan politik dinasti, tugas wewenang dan syarat wakil kepala daerah, penyelesaian sengketa, pilkada serentak, dan anggaran pilkada. 7

Belakangan DPR danpemerintah juga menyepakati untuk memperdalam isu pembatasan belanja kampanye.Tentang pilkada serentak, sementara ini DPR dan pemerintah menyepakati dua alternatif pelaksanaan: pertama, Pilkada Serentak 2015 dan Pilkada Serentak 2018; kedua, Pilkada Serentak 2019. Yang pertama pilkada serentak dilaksanakan berbedawaktu dengan pemilu legislatif dan pemilu presiden; sedang yang kedua pilkadadibarengkan dengan pemilu legislatif dan pemilu presiden.Dengan dua alternatif pelaksanaan seperti itu, tampak dalam mengatur jadwal pilkada, pemerintah dan DPR hanya melihat masalah pilkada dari sisi proses pilkada. Itu punkhusus pada proses pelaksanaan pilkadaberbiaya mahal. Padahal jika hasil pilkada –yang berupa kepala daerah terpilih – mendapatkan perhatian yang lebih serius, pengaturan jadwal pilkada bisa digunakan untuk mengatasi masalah kronis ini: kepaladaerah terjerat korupsi, kepala daerah dan wakil tidak kompak, politik transaksional, dll. Dengan kata lain, pengaturan jadwal pilkada mestinya tak hanya bertujuan menghematbiaya, tetapi juga menghasilkan pemerintahan daerah yang efektif dan tidak korup. d) Penerapan TI untuk pemungutan dan perhitungan suara dalam pemilu Pemilihan umum menuntut untuk dilakukan secara Luber dan Jurdil yang didukung dengan keterbukaan dan transparansi informasi publik di setiap tahapan nya. Untuk menunjang tercapainya hal tersebut, maka peranan TIK sangat di butuhkan dan dimanfaatkan untuk mendapatkan hasil yang optimal dalam penyelenggaraan pemilu. KPU pada tahun 2014 telah menggunakan TIK terutama dalam pemuktahiran data pemilih dan penayangan hasil scan C1, DA, DB, DC melalui web KPU serta proses penghitungan suara dan kursi secara elektronika ( E-Counting). Hal ini telah sangat membantu KPU dalam pelaksanaan tugas – tugas nya terutama untuk penyampaian informasi kepada public dan para pemangku kepentingan lainnya. Sehubungan dengan akan diadakannya pemlihan Gubernur, Bupati dan walikuta serentak pada tahun 2015, maka perlu dikaji dan direncanakan penerapan TIK termasuk pemilihan suara elektronik ( E-Voting) sebagaimana dimaksud pada pasal 86 ayat (1) huruf b perpu ‘ memberi suara melalui peralatan pemilihan secara elektronik’. Untuk mengantisipasi perkembangan berbagai isu tersebut, Komisi Pemilihan Umum perlu meningkatkan kinerja, salah satu nya dengan merencanakan sistem informasi dan 8

manajemen TIK. Penerapan sistem ini dibuat berdasarkan kebutuhan Komisi Pemilihan Umum yang tergambarkan dalam visi, misi, tujuan dan rencana strategis, baik jangka pendek maupun jangka panjang seperti tertuang dalam Renstra Komisi Pemilihan Umum 2012 – 2014.

B. RUJUKAN DASAR HUKUM Komisi Pemilihan Umum menjalankan tugas nya Sesuai Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilu. Peraturan lain yang terkait dengan Komisi Pemilihan Umum adalah adalah: 1) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2008 tentang Perubahan Kesembilan Atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Repubtik Indonesia; 2) Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008. 3) lnstruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 4) Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Nomor 5 Tahun 2009, tentang Pedoman Penyusunan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-K/L) 2010 - 2014; Organisasi Komisi Pemilihan Umum pada dasarnya terbagi atas: 1) Biro Perencanaan dan Data 2) Biro Keuangan 3) Biro Hukum 4) Biro Umum 5) Biro SDM 6) Biro Teknis dan Hupmas 7) Biro Logistik 8) Inspektorat

9

C. ORGANISASI KOMISI PEMILIHAN UMUM 1. Visi dan Misi Komisi Pemilihan Umum Visi dan Misi Komisi Pemilihan Umum merupakan bagian dari Rencana Strategis Komisi Pemilihan Umum dan melibatkan segala komponen (stakeholder dan shareholder) dalam pencapaian nya. a) Visi Komisi Pemilihan Umum Visi Komisi Pemilihan Umum adalah Terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel, demi terciptanya demokrasi Indonesia yang berkualitas berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia. b) Misi Komisi Pemilihan Umum Dalam upaya mencapai visi tersebut di atas, Komisi Pemilihan Umum melaksanakan peran dan fungsi yang tergambar dalam pernyataan misi sebagai berikut: 1) Membangun lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapabilitas dalam menyelenggarakan Pemilihan Umum; 2) Menyelenggarakan Pemilihan Umum untuk memilih Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab; 3) Meningkatkan kualitas penyelenggaraan Pemilihan Umum yang bersih, efisien dan efektif; 4) Melayani dan memperlakukan setiap peserta Pemilihan Umum secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan Pemilihan Umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 5) Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam Pemilihan Umum demi terwujudnya cita-cita masyarakat Indonesia yang demokratis.

2. Sasaran Strategis Komisi Pemilihan Umum Sasaran strategis merupakan penjabaran dari sasaran umum dan gambaran ranah dalam pencapaian tujuan Komisi Pemilihan Umum. Sasaran strategis dilengkapi dengan 10

target kinerja yang dapat menjadi ukuran keberhasilan dalam pencapaian visi dan misi Komisi Pemilihan Umum. Penetapan sasaran strategis ini memperhatikan arahan sasaran strategis nasional yang tercantum dalam RPJMN 2010-2014, berikut adalah sasaran strategis dari Komisi Pemilihan Umum : Sesuai dengan draft RPJMN II, sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya akuntabilitas lembaga demokrasi termasuk di dalamnya peran masyarakat sipil dan organisasi masyarakat sipil, peran partai politik, peran lembaga legislatif, penyelenggara Pemilihan Umum, dan lembaga penyelenggara negara lainnya, serta terlaksananya Pemilihan Umum 2014 yang adil dan demokratis. Secara khusus, sasaran-sasaran strategis Komisi Pemilihan Umum yang hendak dicapai selama 2010-2014 adalah : a) Meningkatnya kesadaran dan partisipasi rakyat yang tinggi tentang Pemilihan Umum yang demokratis; b) Terjaminnya pemilih dalam menggunakan hak pilihnya secara bebas dan tertib; c) Terjaminnya perlakuan yang adil dan setara bagi peserta Pemilihan Umum, calon Anggota Legislatif, calon Presiden dan calon Wakil Presiden serta pejabat-pejabat publik lain sesuai Undang-undang; d) Terwujudnya organisasi pelaksana Pemilihan Umum yang memiliki sistem administrasi yang efisien, efektif dan memenuhi standar kerja professional di seluruh tingkatan yang didukung dengan system Komunikasi dan Teknologi Informasi yang menjangkau Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; dan e) Tersedianya peta logistik Pemilu dan Pilkada yang memadai.

3. Tugas Pokok dan Fungsi Komisi Pemilihan Umum Dalam Pasal 10 Undang-undang Nomor 3 Tahun 1999 tentang Pemilihan Umum dan Pasal 2 Keputusan Presiden Nomor 16 Tahun 1999 tentang Pembentukan Komisi Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum, dijelaskan bahwa untuk melaksanakan Pemilihan Umum, KPU mempunyai tugas kewenangan sebagai berikut :

11

1) Merencanakan dan mempersiapkan pelaksanaan Pemilihan Umum; 2) Menerima, meneliti dan menetapkan Partai-partai Politik yang berhak sebagai peserta Pemilihan Umum; 3) Membentuk

Panitia Pemilihan Indonesia yang selanjutnya disebut PPI dan

mengkoordinasikan kegiatan Pemilihan Umum mulai dari tingkat pusat sampai di Tempat Pemungutan Suara yang selanjutnya disebut TPS; 4) Menetapkan jumlah kursi anggota DPR, DPRD I dan DPRD II untuk setiap daerah pemilihan; 5) Menetapkan keseluruhan hasil Pemilihan Umum di semua daerah pemilihan untuk DPR, DPRD I dan DPRD II; 6) Mengumpulkan dan mensistemasikan bahan-bahan serta data hasil Pemilihan Umum; 7) Memimpin tahapan kegiatan Pemilihan Umum. Dalam Pasal 2 Keputusan Presiden Nomor 16 Tahun 1999 terdapat tambahan huruf: 1. tugas dan kewenangan lainnya yang ditetapkan dalam Undang-undang Nomor 3 Tahun 1999 tentang Pemilihan Umum. Sedangkan dalam Pasal 11 Undang-undang Nomor 3 Tahun 1999 tersebut juga ditambahkan, bahwa selain tugas dan kewenangan KPU sebagai dimaksud dalam Pasal 10, selambatlambatnya 3 (tiga) tahun setelah Pemilihan Umum dilaksanakan, KPU mengevaluasi sistem Pemilihan Umum. 4. Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum Struktur organsisasi Komisi Pemilihan Umum adalah sebagai berikut : Gambar 3. Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal KPU

Agar dapat menentukan kebutuhan informasi di setiap unit kerja Komisi Pemilihan Umum secara tajam, selanjutnya dilakukan penjabaran tujuan utama di setiap unit kerja Komisi Pemilihan Umum sesuai dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomer 6 tahun 2008 12

tentang

SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA

SEKRETARIAT JENDERAL KOMISI

PEMILIHAN UMUM, SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI DAN SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/KOTA.

1) Biro Perencanaan dan Data Gambar 4. Struktur Organisasi Biro Perencanaan dan Data

Tujuan utama Biro Perencanaan dan Data adalah sebagai berikut : Biro Perencanan dan Data mempunyai tugas menyusun rencana, program, angaran,

kerjasama

antar-lembaga,

penelitian

dan

pengembangan,

pengolahan data dan informasi, serta monitoring dan evaluasi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Perencanan dan Data menyelengarakan fungsi: 1) Penyusunan rencana, program, dan angaran; 2) Pelaksanan kerjasama antar lembaga, penelitian dan pengembangan organisasi dan sistem pemilu; 3) Pelaksanan pengolahan data dan informasi; 4) Pelaksanan monitoring dan evaluasi; dan 5) Pelaksanan urusan tata usaha biro.

13

2) Biro Keuangan Gambar 5. Struktur Organisasi Biro Keuangan

Tujuan utama Biro Keuangan sesuai adalah sebagai berikut : Biro Keuangan mempunyai tugas mengelola keuangan, verifikasi pelaksanan angaran, akuntansi dan pelaporan keuangan, dan perbendaharan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43, Biro Keuangan menyelengarakan fungsi: 1) Pengelolan keuangan; 2) Verifikasi pelaksanan angaran; 3) Pelaksanan akuntansi dan pelaporan keuangan; dan 4) Perbendaharan.

3) Biro Hukum Gambar 6. Struktur Organisasi Biro Hukum

14

Tujuan utama Biro Hukum adalah sebagai berikut: Biro Hukum mempunyai tugas menyiapkan penyusunan rancangan peraturan KPU,

advokasi,

penyelesaian

sengketa,

dan

penyuluhan

peraturan

perundang-undangan yang berkaitan dengan penyelengaran Pemilu, pengkajian, administrasi hukum peserta Pemilu, dokumentasi dan informasi hukum serta ketatausahan biro. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Hukum menyelengarakan fungsi: 1) Penyiapan penyusunan rancangan peraturan KPU; 2) Pengkajian peraturan perundang-undangan; 3) Pemberian advokasi dan penyelesaian sengketa hukum; 4) Pelaksanan administrasi hukum peserta Pemilu; 5) Penyusunan dokumen dan informasi hukum; dan 6) Pelaksanan urusan tata usaha biro.

4) Biro Umum Gambar 7. Struktur Organisasi Biro Umum

Tujuan utama Biro Umum adalah sebagai berikut : Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pengelolan urusan tata usaha, kearsipan, persidangan, protokol, rumah tanga, dan keamanan di lingkungan KPU. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana, Biro Umum menyelengarakan fungsi: 1) Pengelolan urusan tata usaha dan kearsipan; 2) Pengelolan urusan persidangan dan protokol; 3) Pengelolan urusan keamanan; dan 15

4) Pengelolan urusan rumah tanga.

5) Biro Sumber Daya Manusia Gambar 8. Struktur Organisasi Biro SDM

Tujuan utama Biro Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut: Biro Sumber Daya Manusia mempunyai tugas melaksanakan perencanan kebutuhan pegawai dan pengadan sumber daya manusia, mutasi, disiplin, pendidikan dan pelatihan serta tata laksana SDM berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU, Sekretariat KPU Provinsi dan Sekretariat KPU Kabupaten/K ota. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Sumber Daya Manusia menyelengarakan fungsi: 1) Perencanan kebutuhan dan pengadan sumber daya manusia; 2) Pelaksanan urusan mutasi dan disiplin pegawai; 3) Pelaksanan pendidikan dan pelatihan; 4) Pelaksanan urusan pendatan dan pembinan sumber daya manusia; 5) Penyusunan tata laksana sumber daya manusia; dan 6) Pelaksanan urusan ketatausahan biro dan kesejahteran pegawai.

16

6) Biro Teknis dan Hupmas Gambar 9. Struktur Organisasi Biro Teknis dan Hupmas

Tujuan utama Biro Teknis dan Hupmas adalah sebagai berikut : Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat mempunyai tugas menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelengaran Pemilu angota DPR, DPD, dan DPRD, Presiden dan Wakil Presiden, Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, pergantian antar waktu angota DPR, DPD, dan DPRD dan pengisian angota DPRD Pasca Pemilu di Daerah pemekaran; publikasi dan sosialisasi informasi Pemilu serta partisipasi masyarakat dalam penyelengaran Pemilu. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat menyelengarakan fungsi: 1) Penyiapan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelengaran Pemilu angota DPR, DPD, dan DPRD, serta Presiden dan Wakil Presiden, Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah. 2) Penyiapan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, supervisi, verifikasi dan administrasi pengantian antar waktu dan pengisian DPRD pasca Pemilu di Daerah pemekaran. 3) Penyiapan publikasi dan sosialisasi nformasi Pemilu. 4) Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelengaran Pemilu. 5) Pelaksanan urusan tata usaha dan rumah tanga biro.

17

7) Biro Logistik Gambar 10. Struktur Organisasi Biro Logistik

Tujuan utama Biro Logistik sesuai dengan Renstra 2010 – 2014 adalah sebagai berikut : Biro Logistik mempunyai tugas melaksanakan penyusunan, pengelolan data dan

dokumentasi

kebutuhan

Pemilu,

pengadan,

pendistribusian,

pemeliharan serta inventarisasi sarana dan prasarana Pemilu. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Logistik menyelengarakan fungsi: 1) Penyusunan pengelolan data dan dokumentasi kebutuhan sarana Pemilu; 2) Penyusunan alokasi barang; 3) Pelaksanan pengadan barang kebutuhan Pemilu; 4) Penyimpanan dan pemeliharan barang kebutuhan Pemilu; 5) Penyaluran dan pendistribusian barang kebutuhan Pemilu; 6) Pemeliharan dan inventarisasi sarana dan prasarana Pemilu; dan 7) Pelaksanan urusan Tata Usaha Biro.

8) Inspektorat Tujuan utama Inspektorat adalah sebagai berikut : Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU, Sekretariat KPU Provinsi dan Sekretariat KPU Kabupaten/Kota. 18

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 158 Inspektorat menyelengarakan fungsi: 1) Penyusunan rencana dan program pengawasan serta petunjuk teknis pelaksanan pemeriksan; 2)

pelaksanan

pemeriksan

terhadap

kepegawaian,

keuangan

dan

perlengkapan, kegiatan operasional pemilu; dan 3) Pelaksanan pengujian, penilaian pemeriksan atas kebenaran laporan.

19

BAGIAN 3 GAMBARAN UMUM TIK KPU SAAT INI

A. PENDAHULUAN Analisis kondisi saat ini dilakukan untuk mengetahui kondisi dan dukungan TIK terhadap kegiatan utama Komisi Pemilihan Umum beserta permasalahan yang dihadapi saat ini. Diharapkan peranan TI dapat ditingkatkan pada masa mendatang. Tuntutan peningkatan kinerja Komisi Pemilihan Umum tidak hanya di ukur dari perbaikan layanan publik yang dilaksanakan oleh Biro, akan tetapi pada proses bisnis secara umum sehingga Komisi Pemilihan Umum mampu menopang kegiatan organisasi tanpa harus bertumpu pada APBN sebagai satu – satunya sumber pendanaan. Tinjauan terhadap kebutuhan organisasi dilakukan dari dua sisi, sisi internal Komisi Pemilihan Umum dengan mengamati aktivitas utama Komisi Pemilihan Umum dan dukungan TI saat ini, dan dari sisi eksternal dengan mempelajari tren pemanfaatan TI untuk mengoptimalkan kinerja Komisi Pemilihan Umum. Secara khusus, bagiaan ini akan membahas hasil analisis konsultan berdasarkan gambaran pada bagian dua dan informasi terkait lainnya yang berhubungan dengan kondisi TIK saat ini.

Tabel 1. Hasil Analisis Kondisi TIK KPU Lokasi/unit Biro Perencanaan dan Data

Biro Keuangan Biro Hukum

Biro Umum

Kegiatan

Masalah

Harapan/rencana

1. Manajemen pengumpulan data dan pengolahan data 2. Penataan kelembagaan 3. Penegakkan disiplin PNS 4. Mengembangkan data center Kegiatan peningkatkan efesien dan efektifas pengelolaan keuangan pemilu Kegiatan penyusunan pedoman khusus untuk penyelenggaran pemilu oleh KPU

Aplikasi belum terintegrasi dan belum memiliki basis data yang sama

1. Seluruh pemilih terdapat di DPT 2. Jelas database 3. Mengkomunikasikan dengan pemangku kepentingan 4. Mengembangkan database terintegrasi Opini keuanganWTP

1. Kegiatan melengkapi sarana danprasarana operasi onal, pelayananadministrasi, ketatausahaan, persidangan keprotokolan, kerumahtanggaan dan keamanan. 2. Kegiatan rencana renovasi, pembangunan gedung kantor KPU pusat-provkab/kota dan pembangunan Graha Pemilu 2013

1. Jumlah komputer minim sehingga bisa dioperasikan optimal administrasi menyurat 2. Semua file

Peraturan yang sangat dinamis perubahan nya

masih belum secara untuk surat-

1. Menyelesaian masalah hukum cepat tepat dan akurat 2. Memberikan layanan hukum secara profesional 3. Memberikan respon masalah hukum cepat, tepat dan akurat 1. Tersedianya sarana an prasarana operasional secara memadai 2. Pengawasan dan Pengamanan Kantor yang optimal

hanya

20

Lokasi/unit

Kegiatan

Masalah

Harapan/rencana

disimpan di dalam hard disc, dan belum ada mekanisme back up 3. Dukungan anggaran yang kurang memadai 4. Jaringan dan infrastruktur IT khususnya dalam hal internet masih sering menemui kendala lambat dan mati sehingga masih beresiko untuk diterapkan e-government Biro SDM

1. Menata SDM secara profesional 2. Membangun sistem informasi SDM yang terintergrasi 3. Menyiapkan pelatihan yang komprehensif

Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat

1.

Biro Logistik

Inspektorat

Kegiatan PAW, Supervisi dan Monitoring Penataan dan Pengisian Anggota DPRD Pemekaran 2. Kegiatan Pembuatan Jurnal Suara KPU, Pemberitaan, Kliping serta Peliputan Dokumentasi Penyelenggaraan Pemilu dan Pemilukada tahun 2012 3. Kegiatan Pembekalan Penyelenggaraan Pemilukada kepada KPU Provinsi/Kab/Kota, Monitoring dan 4. Evaluasi Penyelenggaraan Pemilukada Kegiatan peningkatan efesiensi dan efektifas pengelolaan logistic pemilu

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

sertifikasi bagi auditor perekrutan tenaga auditor pelaksana analisa lingkungan kerja penyusunan visi misi inspektorat penyusunan SOP menyusun sistem informasi pemeriksaan membuat pemetaan temuan

Belum semua pegawai mengetahui aplikasi yang ada, bahkan untuk karyawan pada bagian yang bersangkutan.

1.

2.

Kebijakan mengenai Pemilu yang sangat dinamis. Karyawan belum terbiasa dengan pengguaan TI, masih bersifat manual

1. Tenaga ahli khusus bidang IT belum dimiliki oleh setiap Biro 2. Staf-staf di KPU Provinsi/Kabupaten/Kota masih belum memahami teknologi informasi 3. Kurang nya partisipasi operator untuk input data 4. Masih mengandalkan ITB untuk mengelola dan mengembangkan nya, kedepan diperlukan kemandirian untuk mengelola dan mengembangkan 5. Tidak terintegrasi dengan aplikasi lain ( sidalih misalnya untuk database) Tidak adanya e-audit atau web audit resource planning untuk melakukan pengawasan secara efektif.

1. On time 2. Jujur dalam setiap perilaku 3. Produktif yaitu mampu menyelesaikan pekerjaan administrasi 4. Melayani yaitu memberi pelayan yang baik 5. Antusias dalam bekerja dan kebersamaan saling mendukung 1. 100% fasilitasi bimbingan teknis PAW, 2. Penataan dan pengisian anggota DPRD 3. Provinsi dan DPRD Kabupaten/Kota 4. 100% Tersedianya bahan-bahan publikasi 5. Dan informasi Pemilu dan Pemilukada 6. 100% fasilitasi bimbingan teknis 7. Pemilukada untuk KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota

a. Bagi penyedia barang dan jasa adalah dokumen yang basic dan jelas, dan tidak terjadi kesalahan cetak surat suara b. BagiTPS adalah kebutuhan logistik pemilu dan keberhasilannya adalah kebutuhan logistic tepat waktu dan tepat jumlah

1. 2.

Naiknya opini Sistem harus berjalan dengan baik

21

1. Kondisi umum aplikasi Meskipun belum ada dokumen resmi yang menggambarkan kondisi system informasi di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, pimpinan Komisi Pemilihan Umum mengharapkan TIK dapat menunjang berbagai kegiatan operasional KPU. TIK berperan sebagai enabler elektronik bagi kegiatan pelayanan terhadap Stakeholder serta otomatisasi perkantoran. Diharapkan TIK dapat berperan dalam pelayanan internal terhadap karyawan (intranet), pelayanan eksternal terhadap partner (ekstranet) dan pelayanan eksternal terhadap masyarakat (internet). Sampai saat ini harapat bersebut belum dapat direalisasikan. Namun berbagai ikhtiar untuk melakukan komputerisasi dalam kegiatan pengelolaan pelayanan serta otomatisasi perkantoran telah mulai dilaksanakan. Secara umum, aplikasi yang ada saat ini dapat dikelompokkan kedalam dua kategori: (1) aplikasi yang berhubungan langsung dengan pengelolaan Pemilu yang merupakan core business Komisi Pemilihan Umum, dan (2) aplikasi yang mendukung core business. Kelompok aplikasi core business umumnya merupakan aplikasi yang digunakan untuk operasional unit kerja Biro, sedangkan kelompok aplikasi non core business digunakan di unit lain selain unit Biro. Berikut daftar aplikasi eksisting di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Penjelasan untuk setiap aplikasi terdapat pada uraian dibawahnya. Tabel 2. Aplikasi TIK KPU Lokasi Biro Perencanaan dan Data Biro Keuangan

Nama Aplikasi Sistem data pemilih (sidalih) Situng SAI

Fungsi

Status

Kegiatan yang Didukung

Membantu petugas dalam Terpakai proses pemutakhiran dan penyusunan daftar pemilih Laporan Keuangan dihasilkan melalui Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang terdiri dari Sistem Akuntansi Keuangan (SAK), Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan Aplikasi Persediaan.

Terpakai

SAI dirancang untuk menghasilkan Laporan Keuangan Komisi Pemilihan Umum yang terdiri dari Laporan Realisasi Anggaran, Neraca, dan Catatan atas Laporan Keuangan (calk).

22

Lokasi

Nama Aplikasi

Biro Hukum

JDIH

Biro Umum

Sistem persuratan

Biro SDM

Sistem Kepegawaian

Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat

SIM2P Sistem pencalonan

Sipol

Sidapil

Fungsi

Status

Menampilkan berbagai peraturan perundangan yang terkait dengan penyelenggaraan pemilu Pendistribusian surat masuk/keluar secara elektronik sehingga informasi dapat lebih cepat sampai dan terjaga karena tersimpan di dalam server

Terpakai

Mengelola data kepegawaian yang segala hal yang terkait dengan nya.

Terpakai, beberapa masih dalam tahap uji coba ( absen terpusat dan tunjangan kinerja)

Aplikasi off line yang digunakan oleh KPU dalam proses pendaftaran calon anggota DPR, DPD, dan DPRD Aplikasi yang berbasis web yang digunakan oleh KPU untuk membantu proses verifikasi partai politik calon peserta pemilu agar lebih cepat, akurat, dan transparan. Aplikasi Off Line yang digunakan KPU untuk menyusun Daerah Pemilihan (Dapil ) tingkat provinsi dan kabupaten/kota

Terpakai

Kegiatan yang Didukung

Terpakai

Kegiatan mutasi, perubahan jabatan, kenaikan pangkat, job bidding.

Terpakai

Terpakai

23

Lokasi

Nama Aplikasi

Fungsi

Rekap hasil pemilu terintegrasi

Aplikasi yang berbasis off line dan web yang digunakan KPU untuk menampilkan hasil penghitungan suara di TPS dan rekapitulasi di PPK, KPU Kab/Kota, dan KPU Provinsi secara on line

Website KPU

Memberikan informasi mengenai KPU yang merupakan Situs Statik Aplikasi berbasis web/internet yang digunakan oleh KPU dalam proses pengadaan dan monitoring distribusi logistik

Terpakai

-

-

Biro Logistik

Sistem logistik

Inspektorat

-

Kegiatan yang Didukung

Status

Terpakai

-

Gambar 11. Tampilan Dashboard SIDALIH

24

Gambar 12. Tampilan Dashboard JDIH KPU

Gambar 13. Tampilan Dashboard Website KPU

25

Gambar 14. Tampilan Dashboard SILOG

Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang dikembangkan unit kerja Komisi Pemilihan Umum saat ini: 1) Belum terintegrasi sehinga pemanfaatan data oleh unit – unit lain tidak optimal dan belum bisa membantu pengambilan keputusan 2) Dibangun berdasarkan kebutuhan sesaat, tanpa perencanaan jangka panjang dan perencanaan yang formil 3) Belum semua karyawan mengetahui aplikasi yang ada, bahkan untuk karyawan pada bagian yang bersangkutan. 4) Untuk kelompok aplikasi core business, pemanfaatan belum optimal. 5) Dibangun secara parsial, belum berdasarkan standar pengembangan baku, belum ada quality control, dan belum terintegerasi dengan aplikasi lain sehingga membentuk kegiatan yang saling mendukung. Hal ini disebabkan karena belum adanya panduan pengembangan TIK yang terencana dan mengakomodir kebutuhan bisnis Komisi Pemilihan Umum dalam tiga tahun mendatang sesuai daur hidup perangkat TIK yang berlaku umum. Oleh karena itu lah, diperlukan suatu perencanaan strategis pengembangan TIK yang tertuang dalam grand design TIK, sehingga menumbuhkan kesadaran bahwa keberhasilan penerapan TIK merupakan tanggungjawab bersama seluruh unit kerja di Komisi Pemilihan Umum.

26

a. Kelompok Aplikasi Core Business Saat ini, terdapat beberapa aplikasi dan web site yang berhubungan dengan core business Komisi Pemilihan Umum. 1) Sidalih Suara rakyat menjadi esensi mendasar dalam sebuah Pemilihan Umum. Demi menjunjung tinggi nilai demokrasi dan memberi penghargaan tinggi pada setiap suara, usaha mewujudkan daftar pemilih yang berkualitas adalah sebuah tuntutan besar bagi KPU yang berperan sebagai lembaga penyelenggara Pemilu. Kualitas daftar pemilih dapat ditentukan dari semakin kecilnya jumlah pemilih yang tidak terdaftar dalam Daftar Pemilih Tetap (DPT) padahal yang bersangkutan memenuhi kriteria sebagai Pemilih serta semakin kecilnya jumlah daftar pemilih ganda, dan semakin kecilnya jumlah pemilih yang tercantum dalam DPT meskipun seharusnya mereka tidak memiliki hak untuk memilih. Dalam rangka meningkatkan kualitas daftar pemilih Pemilu 2014, sumber penyusunan data yang akan digunakan oleh KPU untuk menyusun daftar Pemilih, tidak hanya berdasarkan Data Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4) yang diperoleh dari Kementrian Dalam Negeri, namun juga menggunakan data DPT Pemilu kepala derah terakhir sebagai data pembandingnya. KPU menyusun seluruh DPT Pemilukada dari daerah yang menyelenggarakan Pemilhan Umum Kepala Daerah selama tahun 2009 sampai dengan tahun 2012, untuk selanjutnya diolah dalam sebuah sistem aplikasi bertekhnologi tinggi, yang disebut dengan sistem pemutakhiran data pemilih (SIDALIH). Setelah daftar Pemilih ditetapkan pada tanggal 04 November 2013 sebesar 186.612.255 pemilih masih terdapat permasalahan Daftar Pemilih tetap yang belum mempunyai NIK sebesar 3.300.000 Pemilih jadi persantase yang didapat 1,8 % pemilih yang belum mempunyai NIK sedangkan untuk Pemilih yang tidak terdaftar Kemungkinan kecil dalam DPT Pemilu Anggota DPR, DPD dan DPRD Tahun 2014 dikarenakan didalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum telah mengatur proses secara rinci (terlampir). 2) Sistem pencalonan (Silon) Komisi Pemilihan Umum (KPU) saat ini telah memiliki sebuah apilkasi pencalonan yang diberi nama SILON. Dalam SILON tersebut, dimuat daftar riwayat hidup, formulir pencalonan dan foto bakal calon Anggota DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten/Kota. aplikasi pencalonan (SILON) yang dapat diakses pada website KPU yang berisikan menu daftar riwayat hidup, formulir pencalonan dan foto bakal calon 27

Anggota DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten/Kota kepada parpol peserta pemilu di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota dan kepada calon perseorangan (DPD) sebagai pemenuhan pengajuan bakal calon sebelum pendaftaran bakal calon Anggota DPR dan Anggota DPD.

Termasuk mekanisme alur kerja atau flow-chart dalam

mempersiapkan pencalonan dan tahapan pencalonan. 3) Sistem logistic (silog) Komisi Pemilihan Umum (KPU) memiliki aplikasi Sistem Informasi Logistik (Silog) untuk memastikan logistik Pemilu 2014 dapat terdistribusi di daerah tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat sasaran. Kontrol logistik melalui Silog merupakan evaluasi dari Pemilu 2009 yang berkendala pendistribusian. Pentingnya silog itu mengantisipasi beberapa kejadian yang pernah terjadi di 2009 lalu. Agar tidak terulang lagi, satu soal distribusi yang salah alamat. Yang kedua, kurang dari jumlah yang ditentukan. Kemudian yang ketiga, tidak tepat waktu. Ini beberapa catatan yang akan kita antisipasi dengan kita melakukan monitoring pengadaan dan distribusi logisitik. Dalam silog tersedia informasi terkait dengan misalnya apakah logistik sudah terdistribusi sampai di tempat tujuan dengan kualitas yang bagus serta sesuai dengan alamat yang tepat sehingga kualitas memang tepat sesuai dengan kebutuhan. Dalam Silog ini selain KPU Pusat, KPU daerah juga akan melakukan input data terkait dengan keaktualan distribusi logistik. Kelengkapan data di Silog juga akan tergantung pada peran KPU kabupaten/kota maupun provinsi untuk melaporkan apakah pendistribusian logistik maupun pengadaan sudah sampai di tempat dengan jumlah, alamat, dan waktu yang tepat. Bagi penyelenggaran pemilu selain kontrol tepat waktu, sasaran dan jumlah, Silog juga bermanfaat untuk KPU dapat cepat mengambil kebijakan ketika terjadi hambatan dalam misalnya pendistribusian logistik. Misalnya, ketika kita mengirim ke suatu daerah terhalang cuaca, tidak bisa pakai transportasi reguler, maka dapat langusng mengambil kebijakan disini dengan meminta minta bantuan pihak-pihak terkait seperti TNI Polri. Silog ini bekerjasama dengan Tim dari Institut Teknolog Bandung (ITB) dan Badan Informasi Geospasial (BIG). 4) Sipol Sebuah aplikasi yang berbasis web yang digunakan oleh KPU untuk membantu prose verifikasi partai politik calon peserta pemilu agar lebih cepat, akurat, dan 28

transparan. Sipol dapat diakses di http://sipol.kpu.go.id/ . Kegunaan Sipol dirinci sebagai berikut: 1) SIPOL digunakan untuk mengentry data partai politik 2) SIPOL digunakan untuk mendeteksi kelengkapan syarat kelengkapan dokumen 3) SIPOL digunakan untuk mendeteksi data ganda keanggotaan partai politik 4) SIPOL digunakan untuk fungsi kontrol publik atas kebenaran data yang diberikan oleh partai politik 5) Silon Merupakan sebuah aplikasi off line yang digunakan oleh KPU dalam proses pendaftaran calon anggota DPR, DPD, dan DPRD. SILON memuat daftar riwayat hidup, formulir pencalonan, dan foto calon yang diisi oleh calon sendiri atau petugas IT dari partai politik di setiap tingkatan. Hasil dari SILON yang berupa daftar riwayat hidup dan foto di unggah di web site KPU sehingga masyarakat bisa mengakses secara langsung 6) Sidapil Merupakan sebuah aplikasi Off Line yang digunakan KPU untuk menyusun Daerah Pemilihan (Dapil) tingkat provinsi dan kabupaten/kota 7) Rekap data terintegrasi Rekap data terintegrasi (Scan C1) merupakan aplikasi yang berbasis off line dan web yang digunakan KPU untuk menampilkan hasil penghitungan suara di TPS dan rekapitulasi di PPK, KPU Kab/Kota, dan KPU Provinsi secara on line. Aplikasi Scan C1 dan Form Rekap dikembangkan dan diimplementasikan dalam rangka transparansi penghitungan suara. Aplikasi ini juga berguna sebagai fungsi kontrol publik terhadap penyelenggara pemilu. Alamat aplikasi ini:  

http://pilpres2014.kpu.go.id/ untuk Pilpres http://pemilu2014.kpu.go.id/ untuk Pileg

b. Kelompok Aplikasi Non Core Business Sedangkan untuk kelompok aplikasi non core business atau disebut juga aplikasi supporting, berikut adalah beberapa aplikasi supporting yang ada di Komisi Pemilihan Umum. 1) Sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) Aplikasi bertujuan untuk menunjang proses administrasi kepegawaian dan mempercepat proses pelayanan kepegawaian, baik jabatan, kenaikan pangkat dan lain sebagainya 29

aplikasi ini juga memberikan informasi secara cepat dan tepat dibanding administrasi manual yang cenderung njlimet dan memakan waktu lama. Selain itu juga menyimpan data base PNS secara lengkap: riwayat jabatan, pangkat, keluarga, dll. Sehingga menjadi bahan pertimbangan pimpinan guna mendukung keputusan bidang kepegawaian, seperti promosi jabatan dan lain sebagainya. Dengan adanya aplikasi ini, maka dibanding secara manual pekerjaan saya sangat terbantu. Kalau dulu itu mau buat SK banyak resiko perubahan, karena data-datanya banyak yang tidak update dan terpisah-pisah. Dengan adanya aplikasi ini, masalah data-data kepegawaian menjadi mudah, baik pangkat, golongan, dan lain sebagainya. Paling tidak meminimalkan kesalahan. Kedua, kalau diminta pimpinan dalam waktu cepat kita juga bisa langsung ready. Artinya, dengan adanya aplikasi ini membantu meringankan pekerjaan sehingga lebih efisen dan efektif. SIMPEG Komisi Pemilihan Umum, terdiri dari: a) SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)—sudah berjalanB b) BAPERJAKAT (Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan)—sudah berjalan c) E-Service (Pelayanan Pegawai)—sudah berjalan d) Presensi—masih tahap pengembangan dan uji coba e) Tukin—masih tahap pengembangan dan uji coba f)

Jobbidding—masih tahap pengembangan dan uji coba

2) Website KPU a) Situs : www.kpu.go.id merupakan situs resmi dari Komisi Pemilihan Umum, yang memberikan berbagai informasi mengenai kegiatan, serta kebijakan yang dihasilkan oleh Komisi Pemilihan Umum. Selain itu, situs ini menjadi portal utama yang memberikan layanan informasi baik untuk kepentingan internal, maupun eksternal kepada stakeholder. b) Situs:

kpu

daerah

yang

dikelola

oleh

Komisi

Pemilihan

Umum

provinsi/kabupaten/kota.

Keterangan status, lokasi dan fungsi aplikasi dapat dilihat pada tabel aplikasi di atas. Sampai saat ini, belum terintegrasi antara satu dengan lainnya. Merujuk pada keinginan pimpinan Komisi Pemilihan Umum, kelak pengembangan aplikasi – aplikasi ini harus menuju pada konsep Enterprise Resources Planning (ERP).

30

2. Infrasruktur dan Security Spesifikasi insfrastruktur untuk mendukung system informasi Komisi Pemilihan Umum terdiri atas spesifikasi kebutuhan perangkat keras, komunikasi, aplikasi, software dan jaringan. Pada prinsip nya infrastruktur TIK yang ada saat ini sudah dapat memenuhi kebutuhan untuk menjalankan system informasi yang ada. Meskipun aspek fungsional sudah terpenuhi, perlu diperhatikan bahwa infrastruktur yang ada saat ini secara teknis dan operasionla belum optimal. Secara desain, arsitektur TIK yang ada belum disusun dengan karakter dan kebutuhan dan kendala teknis saat dikembangkan. Selain itu, aspek kapasitas dan utiliasasi dari perangkat dan infrastruktur yang ada juga belum terpantau dengan baik. Akibatnya, terjadi in efisiensi baik dari sisi desain maupun spesifikasi perangkat. Untuk itu diperlukan adanya pembenahan dengna melakukan rekayasa ulang terhadap desain arsitektur TIK yang ada saat ini. Yang juga pentung diperhatikan perangkan computer yang ada saat ini sudah mendekati atau bahkan mencapa usia pakai teknis nya. Ketiadaan sebuah repositori tempat menyimpan informasi mengenai segenap asset TI yang ada juga menyulitkan dalam manajemen dan pemeliharaan infrastruktur TIK yang ada. Penggabungan repository yang kerap disebut Configuration Management Database (CMDB) debgab akat bantu manajemen operasional dan kinerja infrastruktur TIK akan sangat membantu pengelolaan infrastruktur TI di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Untuk itu, sebuah rencana pemanfaatan TIK yang bersifat komprehensif perlu disusun. Selain mencakup aspek desain teknus, rancangan tersebut juga perlu mencakup elaborasi roadmap teknologi, aspek pengelolaan dan manajemen infrastruktur TIK (khususnya mengenai manajemen service level agreement/SLA degan para vendor dan penyedia jasa).

1) Infrastruktur Infrastruktur harus mendapatkan perhatian serius pada saat melakukan perencanaan pengembangan TIK organisasi. Hal ini terkait dengan alokasi dana yang harus dikeluarkan. Jika infrastruktur yang dikembangkan tidak adaptif, maka biaya yang dikeluarkan tidak efisien. Hal ini karena jika terjadi perubahan hardware, software, aplikasi atau jumlah pemakai dari system, maka infrastruktur yang ada tidak lagi

31

memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk mengembangkan sebuah infrastruktru yang adaptif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : (a) Connectivity Infrastruktur pada sebuah organisasi yang

terdiri dari beberapa komponen

(hardware, software, database dan aplikasi) yang terletak pada beberapa lokasi berbeda maka komponen tersebut harus memiliki keterhubungan yang baik sehingga mampu

mengoptimalkan

pemanfaatan

dari

komponen-komponen

tersebut. (b) Interoperability Dalam mengembangkan infrastruktur biasanya tidak semua komponen berasal dari vendor yang sama. Akan tetapi komponen – komponen tersebut harus memiliki standar yang sama (open standard) sehingga tidak ada konflik jika komponen tersebut dioperasionalkan secara bersamaan. (c) Accessibility Pada sebuah organisasi yang memiliki lokasi yang tersebar dan jumlah pemakai yang besar, maka kemudahan akses adalah pertimbangan yang utama dalam mengembangkan infrastruktur. Karena akses yang mudah akan mengoptimalkan pemanfaatan dari system yang dibangun. (d) Up to dateness (state of the art) Teknologi dalam bidang SI/TI memiliki perkembangan yang sangat pesat. Oleh karena itu, dalam mengembangkan suatu infrastruktur pemilihan teknologi merupakan keputusan yang sangat vital mengingat jika salah memilih teknologi, maka infrastrktur yang dibangun akan cepat using. Pemilihan teknologi baru tersebut merupakan pertimbangan yang perlu dilakukan sehingga umur dari infrastruktur akan lebih lama atau dengan kata lain tidak cepat using dan masih memenuhi kebutuhan – kebutuhan organisasi dalam jangka waktu yang lama. (e) Bandwith Terkait dengan kebutuhan akses maka bandwith merupakan salah satu faktor yang menentukan kemudahan akses tersebut. Dengan bandwith yang memadai maka kecapatan layanan maupun penggunaan system akan dapat dipenuhi. 2) Security Security menjadi isu yang penting manakala sebuah system memiliki pemakai tidak hanya dari internal organisasi, tetapi juga dari eksternal dan berada pada lokasi yang 32

berbeda – beda. Dengan security yang baik, maka akses – akses yang tidak di inginkan dapat dihindari. Dari aspek-aspek yang tersebut diatas, ada beberapa hal yang sudah di implementasikan dengan baik seprti telah di implementasikan security dan bandwith yang cukup besar.

3. Sumber daya manusia Sumber daya manusia merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi. Dalam hal SDM, ada beberapa hal yang dapat di identifikasi terkait dengan kompetensi yang dimiliki SDM berdasarkan : a) Pendidikan formal b) Pendidikan non formal ( kursus, training), dan sertifikasi terkait c) Pengalaman kerja, termasuk penugasan teradap teknologi informasi tertentu d) Latar belakang individu: inisial nama, usia, jabatan, e) Dan lain sebagainya Kondisi SDM dan organisasi TI yang ada saat ini dapat diterangkan sebagai berikut : 1) SDM TI yang ada di lingkungan Komisi Pemilihan Umum masih tersebar di berbagai unit kerja yang ada 2) Pelatihan computer belum optimal 3) Belum terdapat pusdatin ( dahulu pernah ada kemudian di hilangkan) menyebabkan pengembangan SDM IT tidak terkordinasi dengan rapih 4) Pelatihan IT belum merupakan hasil perencanaan jangka panjang yang menunjang rencana stratgis Komisi Pemilihan Umum dan belum pula dilakukan secara berkelanjutan untuk menunjang karir mereka 5) Penyebaran SDM TI di unit – unit kerja belum merata, sehingga terdapat kesenjangan kemampuan TI. Hal ini menyebabkan pengelolan TI mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pemeliharaan TI di unit – unit kerja Komisi Pemilihan Umum tidak dapat berjalan optimal 6) Belum adanya career path yang jelas bagi SDM TI di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Melihat kondisi tersebut, perlu dilakukan sejumlah pelatihan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang mampu menggunakan teknologi informasi. Untuk itu, perlu

33

dibentuk adanya pusdatin sebagai pengemban tanggungjawab di bidang SI/TI harus melakukan strategi perencanaan peningkatan mutu SDM SI/TI.

B.

KONDISI EKSTERNAL Untuk mengetahui lingkungan bisnis dan teknologi informasi di luar Komisi Pemilihan Umum yang berpengaruh terhadap kegiatan dan peningkatan kinerja di Komisi Pemilihan Umum dilakukan analisis kondisi eksternal. Hal ini penting dalam kaitannya sebagai lembaga yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan pemilu sesuai amanat Undang – Undang Nomer 15 Tahun 2011 tentang penyelenggara pemilu. 1. Wacana Penggunaan E-Voting Dalam Pemilu Akhir- akhir ini, gagasan atau wacana untuk menggunakan pemunguta suara melalu elektronik (E- Voting) cukup mencuat. Ini dipicu oleh penerapan E-Voting pada beberapa pemilihan kepala daerah sejak tahun 2008 di sejumlah provinsi di Indonesia – yang langsung di asuh oleh Badan Pengkajian dan Penerapat Teknologi (BPPT) dan telah ada lampu hijau dari Mahkamah Konstitusi (MK) untuk menerapkan E-Voting dalam pilkada sejak tahun 2010 lalu, sepanjang syarat kumulatif nya terpenuhi. E-Voting memang bisa dibayangkan sebagai teknologi yang menakjubka. Salah satunya adalah dalam bentuk efisiensi anggaran. Honor penyelenggara pemilu yang selama ini mengambil porsi 65% dari keseluruhan anggaran penyelenggaraan pemilu dapat dikurangi secara signifikan. Biaya logistik pemilu juga dapat dikurangi karena setelah E-Voting diterapkan, jumlah TPS dapat dikurangi karena satu mesin E- Voting dapat digunakan oleh ribuan orang. Petugas di TPS pun bisa dikurangi karena kerja mereka tidak seribet pemilu yang mengunakan kertas suara. Proses rekapitulasi yang selama ini memakan waktu sekitar sebulan karena setelah suratsuara dihitung, harus dilakukan rekap secara berjenjang dari tingkat desa hingga pusat, setelah e-Voting diterapkan, penghitungan suara bahkan dapat bersaing dengan quick count. 2. Tantangan Teknologi Perkembangan teknologi informasi yang kian pesat bukan hanya mendongkrak produktivitas kerja saja, tapi juga mampu mengubah segala sesuatu menjadi mungkin. Dengan kemajuan teknologi informasi, Handphone (HP), misalnya, bukan hanya menjadi alat komunikasi suara (voice) tapi sudah menjadi sarana komunikasi data hingga digunakan untuk transaksi perbankan, seperti transfer uang, membeli pulsa dan lain-lain. Begitu juga internet, kini orang 34

dapat mencari informasi dengan mudah, membeli sesuatu dengan murah, dan melakukan berbagai transaksi Keuangan melalui internet. TI tidak sekedar menjadi tools, tapi juga enabler menjadikan sesuatu untuk bisa terjadi. Teknologi informasi yang kini telah memasuki kehidupan masyarakat mau tidak mau harus menjadi masukan penting dalam merancang system informasi yang sesuai dengan keb utuhan Komisi Pemilihan Umum. Ada beberapa tren teknologi Informasi yang mempengaruhi kehidupan kita, antara lain : a) Internet atau aplikasi yang berbasis web (web based) dan portal. Arsitektur aplikasi berbasis service oriented architecture (SOA) merupakan sebuah model untuk membangun aplikasi software yang menggunakan service yang tersedia dalam sebuah jaringan seperti internet. Aplikasi dalam SOA dibangun berdasarkan servis. Sebuah servis merupakan implementasi dari fungsionalitas bisnis yang dirumuskan dengan baik, sehingga dapat digunakan oleh klien untuk aplikasi atau bisnis proses yang berbeda. b) Integrasi data dan informasi ke dalam Enterprise Resource Planning (ERP). Terminologi ERP diberikan kepada system informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari – hari dalam pengelolaan sumber daya organisasi yang meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Awalnya, system ini pertama kali digunakan bisnis manufaktur tapi kemudian berkembang pada sektor – sektor lain termasuk pemerintahan. c) Wireless atau nirkabel yang memungkinkan akses informasi tanpa menggunakan kabel (wire) lagi. Akses informasi menjadi lebih mudah dan mobile. Kita dapat mengakses internet dengan PC atau laptop di mana saja, tanpa memerlukan fisik kabel data nya. 3. Lingkungan Bisnis Kemajuan teknologi informasi mengubah prosedur atau proses kerja. Termasuk prosedur pelayanan publik atau masyarakat. Dari gambar dibawah ini, terlihat jelas perubahan tren dalam layanan publikyang sangat mempengaruhi lingkungan bisnis suatu organisasi. Gambar 15. Tren Layanan Publik

Service to citizens Citizens in line

Service by Citizens Transformasi

Citizens on line

Digital Devide

Digital Democracy

Paper Based

Government on line

Physical Knowledge

Digital Knowledge

35

Beberapa tren perubahan tersebut meliputi : 1) Perubahan cara pelayanan. Jika kini pelayanan selalu dikerjakan oleh petugas sehingga kecepatan layanan tergantung pada kecekatan petugas, kelak masyarakat akan melayani kebutuhan nya sendiri. 2) Kini masyarakat harus antri menunggu giliran pelayanan. Kelak warga tidak perlu mengantri lagi karena bisa mendapatkan pelayanan melalui jalur online dimanapun ia berada. 3) Kini belum banyak masyarakat yang melek teknologi informasi. Kelak jumlah masyarakat yang mengakses internet semakin banyak. 4) Kini pelayanan masih berbasis pada kertas (ijin harus ada surat nya, ada memo antara bagian kantor, dll) kelak penggunaan semakin dikurangi dan lama – lama bahkan tidak perlu kertas lagi. Semua data dan informasi dapat disampaikan melalui elektronik yang lebih cepat, lebih terjaga, dan dapat menghemat pemakaian bahan baku kertas yang berasal dari alam. 5) Jika kini berbagai sumber pengetahuan tersimpan di perpustakaan dalam bentuk buku, atau paper, kelak begitu banyak informasi yang tersimpan dalam bentuk digital dan mudah diakses melalui internet.

C. KENDALA DAN HARAPAN Dari hasil asesmen diatas, dan dengan juga merujuk Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 08 Tahun 2008 SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT JENDERAL KOMISI PEMILIHAN UMUM,SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI DAN SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/ dapat diketahui sejumlah masalah yang berkaitan dengan penggunaan TIK dan rencana unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum terhadap pengembangan dan penggunaan TIK di masa depan. Berikut ringkasan permasalahan di setiap unit kerja Komisi Pemilihan Umum dalam hal pengembangan TIK : Tabel 3. Permasalahan TIK KPU Unit kerja Biro perencanaan dan data

Kegiatan Menyusun rencana, program, angaran, kerjasama antar-lembaga, penelitian dan pengembangan, pengolahan data dan informasi, serta monitoring dan evaluasi

Masalah Waktu pembuatan situng terlalu singkat hanya dipergunakan saat pemilu dan kemudian dijadikan database

Harapan/rencana Secara aplikasi sudah cukup memadai, namun keakuratan data harus selalu di update oleh kabupaten/kota

36

Unit kerja Biro keuangan

Biro hukum

Biro umum

Biro sdm

Kegiatan Mengelola keuangan, verifikasi pelaksanan angaran, akuntansi dan pelaporan keuangan, dan perbendaharan.

Masalah

1) Sudah ada tetapi belum terintegrasi dengan system lainnya, 2) Database belum lengkap dan belum update. 3) Sdm masih kurang peduli dengan penggunaan it. 4) Jaringan seringkali down sehingga kurang dapat diandalkan Menyiapkan penyusunan Karyawan belum rancangan peraturan kpu, terbiasa dengan advokasi, pengguaan ti, masih Penyelesaian sengketa, dan bersifat manual penyuluhan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan Penyelengaran pemilu, pengkajian, administrasi hukum peserta pemilu, dokumentasi dan Informasi hukum serta ketatausahan biro Melaksanakan pengelolan Sarana dan prasarana urusan tata usaha, Sdm masih kurang kearsipan, persidangan, protokol, rumah tanga, dan keamanan di lingkungan kpu Melaksanakan perencanan 1) Sdm internal yang kebutuhan pegawai dan tersedia belum pengadan sumber daya terbiasa bekerja manusia, mutasi, disiplin, dengan bantuan it pendidikan dan pelatihan 2) Sdm yang serta tata laksana sdm dilayani/mitra berdasarkan peraturan kerja yang perundang-undangan yang merupakan kpu berlaku di lingkungan provinsi/kabupate sekretariat jenderal kpu, n/kota banyak sekretariat kpu provinsi dan yang belum sekretariat kpu kabupaten/k mengerti ota mengenai penting nya tik.

Harapan/rencana Perlunya tenaga tambahan untuk mengelola infrastruktur tik yang telah ada sehingga dapat lebih di optimalkan penggunaan nya.

Perlunya diberikan pemahamam mengenai pentingnya penggunaan ti dalam rangka mendukung tugas dan fungsi kepada seluruh pegawai.

Bisa beroperasi penuh dan bisa digunakan oleh jajaran satker kpu provinsi/kabupaten/kot a Diharapkan adanya system yang ‘memaksa’ baik bagi internal maupun eksternal untuk terbiasa dengan penggunaan tik

37

Unit kerja

Kegiatan

Masalah

Harapan/rencana

Biro teknis dan hubungan partisipasi masyarakat

Menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelengaran pemilu angota dpr, dpd, dan dprd, presiden dan wakil presiden, kepala daerah dan wakil kepala daerah, pergantian antar waktu angota dpr, dpd, dan dprd dan pengisian angota dprd pasca pemilu di daerah pemekaran; publikasi dan sosialisasi informasi pemilu serta partisipasi masyarakat dalam penyelengaran pemilu Melaksanakan penyusunan, pengelolan data dan dokumentasi kebutuhan pemilu, pengadan, pendistribusian, pemeliharan serta inventarisasi sarana dan prasarana pemilu

Masil perlu penyempurnaan desain, database, dan program Tidak terintegrasi anggaran pembangunan, pemeliharaan dengan pengelolaan website

Anggaan pembangunan, pengembangan dan pengelolaan website terpusat di satu bagian Terintegrasi nya portal dan blog yang ada di biro – biro menjadi satu portal Tingkat security dan kapasitas server perlu ditingkatkan Adanya server backup diluar kantor kpu

Kurangnya persiapan operator untuk input data Masih mengandalkan pihak ketiga untuk mengelola dan mengembangkan silog Tidak terintegrasi degnan aplikasi lainnya Tidak adanya e-audit atau web audit resource planning untuk melakukan pengawasan secara efektif.

Dalam rangka pengelolaan dan pengembangan diperlukan alih teknologi antara itb dengan bagian yang bertanggungjawab teradap ti kpu

Biro logistik

Inspektorat

Melaksanakan pengawasan di lingkungan sekretariat jenderal kpu, sekretariat kpu provinsi dan sekretariat kpu kabupaten/kota

Adanya system pengaduan secara online yang dapat melayani pengaduan masyarakat dimana system tersebut dapat diketahui status pengaduan yang masuk.

D. KESIMPULAN Dari hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan: 1. Tupoksi dan Proses Bisnis a) Proses bisnis belum teridentifikasi dengan jelas dan belum berjalan seperti tercantum dalam Tupoksi masing – masing unit kerja, terutama karena sosialisasi tupoksi belum berjalan dengan baik. Kontrinusi unit kerja tertentu terhadap unit kerja lain belum sepenuhnya berjalan. 38

b) Belum ada nya pusat data dan informasi sebagai penanggungjawab TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum menyebabkan pengembangan TIK belum terkordinasi dengan baik. 2. Aplikasi eksisting a) Masih dibangun secara parsial membentuk island ofapplication b) Rencana pengembangan yang menyeluruh dalam jangka panjang belum ada c) Belum diterapkan quality control dalam pengembangan aplikasi di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. 3. Infrastruktur a) Sudah terpasang infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, akan tetapi dalam jumlah yang kurang memadai. b) Fungsi infrastruktur tersebut belum optimal baik dikarenakan jumlah yang tidak berbanding lurus dengan pengguna, namun juga dikarenakan belum optimlanya konten yang memanfaatkan insfrastruktur yang tersedia tersebut. c) Dalam pengembangan insfrastruktur TIK di Komisi Pemilihan Umum, aspek connectivity, interoperability, dan accessibility belum menjadi pertimbangan, namun aspek bandwith dan security sudah mulai diterapkan. 4. Organisasi dan SDM TIK a) Tupoksi belum secara spesifik dituliskan dalam pembagian pekerjaan antara sub bidang masih tidak merata b) Pegawai yang memiliki latar belakan TIK masih sedikit jumlah nya c) Perekrutan SDM TIK belum melalui perencanaan secara menyeluruh d) Tatakelola TIK belum diterapkan di lingkungana Komisi Pemilihan Umum, namun telah disadari perlu nya mulai diterapkan Tata Kelola TIK yang baik .

39

BAGIAN 4 ANALISA KEBUTUHAN TIK

A. PENDAHULUAN Analisis kebutuhan TIK dilakukan untuk mengetahui strategi SI (system Informasi) yang diperlukan organisasi pada saat ini maupun di masa depan, sehingga gambaran tentang kebutuhan system informasi organisasi, infrastruktur TIK, kompetensi SDM TIK, serta organisasi dan tatakelola TIK dapat diketahui dengan jelas. Analisis kebutuhan organisasi dilakukan berdasarkan tupoksi organisasi untuk mengetahui kebutuhan system dan informasi yang tepat sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan mengetahui kebutuan SI, maka solusi untuk mengatasi kesenjangan antara kondisi saat ini dengan seharusnya (berdasarkan analisis seperti ditulis pada bagian 3) dapat ditentukan. Tupoksi dipilih sebagai acuan dalam melakukan analisis kebutuhan organisasi terhadap TIK, karena kebutuhan TIK organisasi dapat ditelaah dari fungsi dan tujuan organisasi yang diketahui dari Tupoksi nya. Untuk itu, kebutuhan TIK Komisi Pemilihan Umum dianalisis dari setiiap unit kerja utama nya di lingungan eselon 2. Dari analisis ini, kebutuhan nyata TIK Komisi Pemilihan Umum secara keseluruhan dapat diketahui sebagai berikut: 1) Fungsi Kolom ini berisi fungsi dari masing – masing unit kerja di Komisi Pemilihan Umum, sebagai bagian dari fungsi besar Komisi Pemilihan Umum 2) Ukuran Kolom ini berisi ukuran atau target pencapaian dan fungsi atau kegiatan masing – masing unit kerja. 3) Critical Success Factor Adalah suatu kondisi, keadaan, alat bantu, data, informasi, atau objek lain yang harus ada agar tujuan atau target dan fungsi atau kegiatan tercapai. 4) Kebutuhan Sistem Informasi Adalah system dan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai target pencapaian fungsi/kegiatan. Penentuan kebutuhan system informasi yang tepat didasarkan pada CSF yang telah didefinisikan. Analisis kebutuhan TIK berdasarkan Tupoksi akan dilakukan per Biro.

40

1. Kebutuhan TIK Komisi Pemilihan Umum Kebutuhan TIK merupakan strategi TIK dalam rangka meningkatkan kinerja unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Kebutuhan TIK juga menjadi acuan bagi pembuat kebijakan untuk meningkatkan system yang berjalan saat ini. Kebutuhan TIK terdiri atas komponen aplikasi, infrastruktur, organisasi dan SDM, dan tatakelola TIK. Tiga komponen terakhir ditentukan setelah kebutuhan aplikasi ditetapkan terlebih dahulu. Sementara itu, penentuan kebutuhan aplikasi dimulai dnegan penetuan kebutuhan SI. Berikut adalah kebutuhan SI untuk setiap tupoksi pada masing – masing unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum berdasarkan rancangan Renstra KPU 2013 – 2017.

1) Biro Perencanaan dan Data

Tabel 4. Kebutuhan SI Biro Perencanaan dan Data No.

Fungsi

1.

Manajemen pengumpulan data dan pengolahan data

2. 3. 4.

Penataan kelembagaan Penegakkan disiplin PNS Mengembangkan data center

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1) Mendata seluruh pemilih terdapat di DPT 2) Mengkomunikasikan dengan pemangku kepentingan

Mengembangkan database terintegrasi

2) Biro Keuangan

Tabel 5. Kebutuhan SI Biro Keuangan No.

1.

Fungsi

Kegiatan peningkatkan efesien dan efektifas pengelolaan keuangan pemilu

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : menghasilkan Laporan Keuangan Komisi Pemilihan Umum yang terdiri dari Laporan Realisasi Anggaran, Neraca, dan Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK).

41

3) Biro Hukum

Tabel 6. Kebutuhan SI Biro Hukum No.

1.

Fungsi

Kegiatan penyusunan pedoman khusus untuk penyelenggaran pemilu oleh KPU

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1. Membantu Menyelesaian masalah hukum cepat tepat dan akurat 2. Membantu Memberikan layanan hukum secara profesional 3. Memberikan respon masalah hukum cepat, tepat dan akurat

4) Biro Umum

Tabel 7. Kebutuhan SI BiroUmum No.

1.

Fungsi

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : Kegiatan melengkapi sarana danprasarana o 1. Tersedianya sarana an prasarana perasional, pelayananadministrasi, ketataus operasional secara memadai ahaan,persidangan 2. Pengawasan dan Pengamanan Kanto keprotokolan, kerumahtanggaan dan r yang optimal keamanan.

5) Biro SDM

Tabel 8. Kebutuhan SI Biro SDM No.

Fungsi

1.

Menata SDM secara profesional

2.

Membangun sistem informasi SDM yang terintergrasi Menyiapkan pelatihan yang komprehensif

3.

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1. Memantau jam kerja On time 2. Membantu Produktivitas yaitu mampu menyeles aikan pekerjaan administrasi 3. Membantu Melayani yaitu memberi pelayan yang baik

42

6) Biro Teknis dan Hupmas

Tabel 9. Kebutuhan SI Biro Teknis dan Hupmas No.

Fungsi

1.

Kegiatan PAW, Supervisi dan Monitoring Penataan dan Pengisian Anggota DPRD Pemekaran

2.

Kegiatan Pembuatan Jurnal Suara KPU, Pemberitaan, Kliping serta Peliputan Dokumentasi Penyelenggaraan Pemilu dan Pemilukada tahun 2012 Kegiatan Pembekalan Penyelenggaraan Pemilukada kepada KPU Provinsi/Kab/Kota,

3.

4.

Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemilukada

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1. Membantu 100% fasilitasi bimbingan teknis PAW, penataan dan pengisian anggota DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten /Kota 2. Membantu 100% Tersedianya bahanbahan publikasi dan informasi Pemilu dan Pemiluka da 3. Membantu 100% fasilitasi bimbingan teknis Pemilukada untuk KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota Membantu penyusunan bahan/materi pemberitaan terkait penyelenggaraan pemilu Kegiatan distance learning dari KPU Pusat kepada KPU Provinsi/Kabupaten/Kota Kegiatan pengumpulan data kinerja terkait kegiatan monitoring dan evaluasi

7) Biro Logistik

Tabel 10. Kebutuhan SI Biro Logistik No.

1.

Fungsi

Kegiatan peningkatan efesiensi dan efektifas pengelolaan logistic pemilu

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1. Membantu penyedia barang dan jasa adalah dokumen yang basic dan jelas, dan tidak terjadi kesalahan cetak surat suara 2. Bagi TPS adalah kebutuhan logistik pemilu dan keberhasilannya adalah kebutuhan logistic tepat waktu dan tepat jumlah 43

8) Inspektorat

Tabel 11. Kebutuhan SI Inspektorat No.

Fungsi

1.

Melakukan fungsi pengawasan

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Penyusunan SOP Sertifikasi bagi auditor Perekrutan tenaga auditor Pelaksana analisa lingkungan kerja Penyusunan visi misi inspektorat Menyusun sistem informasi pemeriksaan Membuat pemetaan temuan

Untuk mencapai tujuan fungsi di samping strategi sI adalah dengan mengembangkan SI yang mampu : 1. Menjadi system yang dapat merekam data penyusunan program kegiatan 2. Menyediakan informasi realisasi program pengawasan tahun sebelum nya. 3. Menyediakan informasi kebijakan 4. Menyediakan informasi mengenai regulasi, best practice pelaksanaan pengawasan, hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengawasan, informasi penunjang lainnya. 5. Merekam data pelaksanaan pengawasan internal.

2. Target aplikasi Berdasarkan analisis pada bagian 3 dan 4, maka ditentukan target aplikasi untuk setiap unit di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Yang dimaksud dengan target aplikasi adalah aplikasi -aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan SI di atas untuk setiap unit kerja yang harus ada masa masa sekarang dan masa yang akan datang selama belum ada perubahan tupoksi, struktur organisasi, dan dasar hokum pelakanaan Komisi Pemilihan Umum. Penamaan target aplikasi disesuaikan dengan kebutuhan dsan untuk aplikasi yang sifatnya generic atau umum akan dipakai menggunakan nama yang sudah umum dipakai. Dari kebutuhan SI pada poin diatas, terlihat bahwa kebutuhan SI terbagi atas: a) Kelompok SI untuk core business Penyelenggaraan Pemilu dan menggunakan basis data pemilih. Kelompok ini akan ditandai dengan warna kuning 44

b) Kelompok SI yang berhubungan dengan aplikasi perkantoran yang sifatnya supporting daripada core business seperti yang diperlukan oleh secretariat kementerian. Untuk selanjutnya, kelompok ini dinamakan kelompok sestem administrasi terpadu (SIMPADU). Penamaan ini didasarkan kepada kebutuhan SI yan garah pengelolaan administrasi perkantoran secara terpadu, dimana aplikasi ini diperlukan oleh semua unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, diwakili oleh warna hijau. c) Kelompok berikutnya adalah kebutuhan SI yang berhubungan dengan aplikasi-aplikasi pendukung pengambil kebijakan/keputusan seperti Knowledge Management System, Datawarehouse, Executive Information System (EIS), dan lainnya diwakili oleh warna biru. d) Kelompok kebutuhan SI yang menjadi media komunikasi dan interaksi untuk keperluan internal dan eksternal Komisi Pemilihan Umum yaitu kebutuhan SI yang berhubungan dengan aplikasi seperti portal, diwakili oleh warna merah. e) Kelompok terakhir adalah kebutuhan SI yang berhubungan dnegan aplikasi-aplikasi pengelolaan TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, seperti kebutuhan SI yang diperlukan oleh bagian data dan informasi diwakili oleh warna cokelat.

1) Biro Perencanaan dan Data

Tabel 12. Target Kebutuhan SI Biro Perencanaan dan Data

Application

User Biro Perencanaan dan Data Bagian Bagian Bagian Program dan Kerjasama Pengolaha Anggaran antar n data dan Lembaga,Pe informasi nelitian dan Pengemban gan

Bagian Monitorin g dan Evaluasi

Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum,

√

√

√

√

√

√

√

√ 45

Application

dsb) Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint

User Biro Perencanaan dan Data Bagian Bagian Bagian Program dan Kerjasama Pengolaha Anggaran antar n data dan Lembaga,Pe informasi nelitian dan Pengemban gan

Bagian Monitorin g dan Evaluasi

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

Digital Library

√ √

√ √

√ √

√ √

Sistem keamanan lingkungan terpadu (e-security) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih)

√

√

√

√

Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi

√

√

√

√

ERP (Asset,Inventory,Kepegawaian,Keu angan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning

Call Center ITSM Tools EMMS Tools

√ √

46

2) Biro Keuangan

Tabel 13. Target Kebutuhan SI Biro Keuangan

Application

Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb) Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint ERP (Asset,Inventory,Kepegawaian, Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning Digital Library Sistem keamanan lingkungan terpadu (esecurity) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi Call Center

Bagian Pengelol aan Keuanga n

User Biro Keuangan Bagian Bagian Verifikasi Akuntansi Pelaksanaan dan Anggaran Pelaporan Keuangan

Bagian Perbend aharaan

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√

√

√

√

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√

√

√

√

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √

ITSM Tools EMMS Tools 47

3) Biro Hukum

Tabel 14. Target Kebutuhan SI Biro Hukum

Application

Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb) Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint ERP (Asset,Inventory, Kepegawaian,Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning Digital Library Sistem keamanan lingkungan terpadu (e-security) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi Call Center

Bagian Perundang – undangan

User Biro Hukum Bagian Advokasi Bagian dan Penyelesaian Admini sengketa Hukum strasi Hukum

Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√ √

√ √

√ √

√

√

√

√

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √

√ √

√ √

√ √

ITSM Tools EMMS Tools 48

4) Biro Umum

Tabel 15. Target Kebutuhan SI Biro Umum

Application

Knowledge Management System (KMS)

Bagian Tata Usaha

User Biro Umum Bagian Bagian Persidangan Rumah dan Tangga Protokol

Bagian Pengamanan

√ √

√ √

√ √

√ √

Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb)

√

√

√

√

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√

√

√

√

Sistem Informasi Pendukung Kebijakan

Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint ERP (Asset,Inventory,Kepegawaian,Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning Digital Library Sistem keamanan lingkungan terpadu (esecurity) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi Call Center

√ √

√

√

√

√

√

√

√

√

ITSM Tools EMMS Tools 49

5) Biro SDM

Tabel 16. Target Kebutuhan SI Biro SDM

Application

Bagian Perencanaan dan Pengadaan

User Biro SDM Bagian Bagian Mutasi dan Pendidikan Disiplin dan Pelatihan

Bagian Tatalaksana SDM

Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb) Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Learning

√

√

√

√

Digital Library

√

√

√

√

ERP (Asset,Inventory, Kepegawaian, Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH)

Sistem keamanan lingkungan terpadu (e-security) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap 50

Application

Bagian Perencanaan dan Pengadaan

User Biro SDM Bagian Bagian Mutasi dan Pendidikan Disiplin dan Pelatihan

Bagian Tatalaksana SDM

Portal Komunikasi

√

√

√

√

Call Center

√

√

√

√

ITSM Tools EMMS Tools

6) Biro Teknis dan Hupmas

Tabel 17. Target Kebutuhan SI Biro Teknis dan Hupmas

Application

Bagian Teknis Pemilu

User Biro Teknis dan Hupmas Bagian PAW Bagian Publikasi anggota DPR, dan Sosialisasi DPD dan DPRD Informasi Pemilu dan Pengisian

Bagian Bina Partisipasi Masyarakat

Knowledge Management System (KMS)

√

√

√

√

Sistem Informasi Pendukung Kebijakan

√

√

√

√

Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb)

√

√

√

√

√

√

√

√

Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb)

√

√

√

√

E-Complaint

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

ERP (Asset,Inventory,Kepegawaian,Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning Digital Library

51

Bagian Teknis Pemilu

Application

User Biro Teknis dan Hupmas Bagian PAW Bagian Publikasi anggota DPR, dan Sosialisasi DPD dan DPRD Informasi Pemilu dan Pengisian

Bagian Bina Partisipasi Masyarakat

Sistem keamanan lingkungan terpadu (esecurity) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol

√

√

√

√

silon

√

√

√

√

sidapil

√

√

√

√

silog

√

√

√

√

E-Voting

√

√

√

√

E-counting

√

√

√

√

E-rekap

√

√

√

√

Portal Komunikasi

√

√

√

√

Call Center

√

√

√

√

ITSM Tools EMMS Tools

7) Biro Logistik

Tabel 18. Target Kebutuhan SI Biro Logistik

Application

Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System

Bagian Pengelolaan Data dan Dokumentasi Kebutuhan Sarana Pemilu

User Biro Logistik Bagian Bagian Pengadaan Distribusi Sarana dan Sarana dan Prasarana Prasarana Pemilu Pemilu

Bagian Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pemilu

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ 52

Application

Bagian Pengelolaan Data dan Dokumentasi Kebutuhan Sarana Pemilu

User Biro Logistik Bagian Bagian Pengadaan Distribusi Sarana dan Sarana dan Prasarana Prasarana Pemilu Pemilu

Bagian Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pemilu

Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV) Sistem Informasi Perencanaan

√

√

√

√

√

√

√

√

E-Filling (Document Management System) Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb) Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb) E-Complaint

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

Digital Library Sistem keamanan lingkungan terpadu (e-security) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog

√

√

√

√

E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi

√

√

√

√

Call Center

√

√

√

√

ERP (Asset,Inventory,Kepegawaian,Keua ngan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH) E-Learning

ITSM Tools EMMS Tools

53

8) Inspektorat

Tabel 19. Target Kebutuhan SI Inspektorat Application

User Inspektorat

Knowledge Management System (KMS)

√

Sistem Informasi Pendukung Kebijakan

√

Executive Information System + Datawarehouse System

√

Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV)

√

Sistem Informasi Perencanaan

√

E-Filling (Document Management System)

√

Sistem Kolaborasi (Email, Forum, dsb)

√

Aplikasi Tata Usaha ( Nota Dinas dsb)

√

E-Complaint

√

ERP (Asset, Inventory ,Kepegawaian, Keuangan, Arsip, Perlengkapan Rumah Tangga, Pengadaan Barang dan Jasa/Eproc) E-Law (SJDIH)

√ √

E-Learning

√

Digital Library

√

Sistem keamanan lingkungan terpadu (e-security) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil silog E-Voting E-counting E-rekap Portal Komunikasi

√

Call Center

√

ITSM Tools EMMS Tools 54

3. Arsitektur target aplikasi Dari target aplikasi diatas, disusun arsitektur target aplikasi yang memetakan keseluruhan aplikasi – aplikasi yang diusulkan beserta layer pengembangan nya. Layer paling atas adalah portal dan call center yang merupakan layer penyebaran informasi dimana pengguna baik pengguna terdaftar (registered user) maupun publik ( non registered user) dapat ebrinteraksi maupun memperoleh informasi seputar Komisi Pemilihan Umum, bisa juga disebut layer gerbang memasuki ‘dunia maya’ Komisi Pemilihan Umum. Layer ini dapat dikembangkan secara mandiri tidak harus menunggu aplikasi lainnya dibangun. Meskipun pada akhirnya semua aplikasi akan diakses melalui portal ini dengan konsep single sign on (SSO). Pengguna terdaftar akan memperoleh satu id untuk mengakses semua aplikasi beserta fiturnya yang tersedia yang disesuaikan dengan kebutuhan masing – masing user baik dari tampilan maupun fungsinya. Pengelolaan portal ini berada dibawah tanggungjawab pusdatin. Layer dibawahnya adalah kelompok aplikasi pendukung kebijakan yang terdiri dari Executive Information System (EIS), Knowledge Management System (KMS), dan datawarehouse dimana pengembangannya idealnya adalah setelah aplikasi – aplikasi yang berada pada layer dibawahnya dikembangkan. Karena syarat terbangunnya kelompok aplikasi ini adalah data yag lengkap, valid, dan akurat. Dan itu bisa terpenuhi jika aplikasi – aplikasi yang berada pada layer dibawahnya telah dikembangkan sesuai dengan peruntukan nya. Layer berikutnya adalah layer kelompok aplikasi operasional pengelolaan Pemilu sebagai aplikasi core business Komisi Pemilihan Umum dan aplikasi operasional

pengelolaan

perkantoran sebagai operasional pendukung core business Komisi Pemilihan Umum. Aplikasi pada layer ini terpencar di masing – masing unit kerja. Aplikasi – aplikasi core business berada di bawah tanggungjawab unit kerja Biro. Sedangkan aplikasi – aplikasi supporting berada di bawah unit kerja sekretariat kementerian. Aplikasi – aplikasi ini harus didesain secara komprehensif sehinga mudah dalam pengintegrasian nya dan dapat menjadi sumber yang valid, akurat, dan lengkap bagi aplikasi pada layer diatasnya. Layer terbawah adalah layer aplikasi pengelolaan TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum yang berada di bawah tanggungjawab pusat data. Aplikasi ini berfungsi sebagai alat bantu bagi pusdatin dalam memelihara insfrastruktur TIK di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Pengembangan aplikasi ini secara terpisah tidak terkait dengan aplikasi – aplikasi lainnya karena pada dasarnya aplikasiini tidak berhubungan dengan proses bisnis Komisi Pemilihan Umum.

55

4. Deskripsi Aplikasi Dalam target aplikasi diatas, dicantumkan seluruh aplikasi yang seharusnya ada di Komisi Pemilihan Umum dan unit – unit yang memakai aplikasi – aplikasi tersebut. Setiap aplikasi diterangkan di dalam deskripsi aplikasi, dimana keterangan setiap kolom adalah sebagai berikut: a) Modul Kolom ini menyebutkan nama dari aplikasi yang di deskripsikan b) Klasifikasi Kolom ini menjelaskan kategori dari aplikasi terseut berdasarkan: 

Jenis layanan : bagian ini menerangkan jenis layanan dari aplikasi apakah front office atau back office



Layanan utama : menjelaskan layanan apa dilakukan oleh aplikasi



Fungsi aplikasi : menjelaskan fungsi dari aplikasi apakah merupakan fungsi yang generic atau spesifik



Obyek layanan : menjelaskan obyek yang menggunakan aplikasi

c) Fungsi Kolom ini menjelaskan fungsi aplikasi d) Narasi Kolom ini mendeskripsikan aplikasi secara detail e) Organisasi Kolom ini menjelaskan organisasi yang bertanggungjawab atas aplikasi tersebut f)

Integrasi Kolom ini menjelaskan mengenai aplikasi lain yang terintegrasi

g) Info tambahan Kolom ini menjelaskan informasi tambahan yang dibutuhkan aplikasi yaitu alias, dasar hukum, rekomendasi

Berikut di bawah adalah deskripsi masing – masing modul aplikasi yang tercantum dalam target aplikasi Komisi Pemilihan Umum :

56

1) Portal Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Portal Komisi Pemilihan Umum Back Office √ Front office

√ √ √ √ √ √

Publikasi informasi Pendaftaran Transaksi data Administrasi

Basis Data

Lainnya Generic

Spesifik

G2G

√

G2B

fasilitas publikasi informasi yang berkaitan degnan organisasi dan substansi Komisi Pemilihan Umum  Gerbang akses ke berbagai fasilitas informasi Komisi Pemilihan Umum baik internal maupun eksternal Portal Komisi Pemilihan Umum merupakan gerbang akses ke berbagai sumberdaya informasi. Portal dimaksudkan sebagai infrastruktur dasar yang menjembatani Komisi Pemilihan Umum dengan pemangku kepentingan yang dapat diakses 24 jam setiap hari. Portal Komisi Pemilihan Umum dapat melayani bukan hanya satu arah, melainkan media interaksi yang mentransaksi data (pendaftaran, monitoring status, pencarian dan sebagainya). Portal melayani pemangku kepentingan, baik pemerintah (G2G), dunia usaha (G2B), dan publik secara umum (G2C). Pemeliharaan dan pembaruan konten idealnya dapat dilakukan oleh masing – masing unit kerja, sehingga perlu diatur metode dan mekanisme nya. Implementasi single sign on pada portal perlu dipertimbangkan. Dimasa depan, portal Komisi Pemilihan Umum dapat di integrasikan dengan fasilitas pembayaran dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan dan regulasi yangberlaku. Bagian data dan Informasi  Enterprise Information System  System Kepemiluan  Sistem Monitoring dan Evaluasi  Nama alias : situs web, homepage  Dasar Hukum :  Rekomendasi : membangun portal terpadu yang mampu menjadi gerbang informasi dan layanan informasi Komisi Pemilihan Umum (one stop information services) 

57

2) Call Center Modul Klasifikasi

Jenis layanan

√

Call Center Front office

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

Layanan utama

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

√ √

Back Office

√

Lainnya Generic G2G

Basis Data Spesifik

√

G2B

Menyediakan layanan informasi Pemilu kepada user Dalam memberikan pelayanan terhadap pihak – pihak yang berkepentingan terhadap Komisi Pemilihan Umum , menyediakan aplikasi Call Center yang bisa dihubungi oleh objek layanan. Hal ini untuk mengantisipasi apabila ada pihak – pihak yang lebih familiar dengan meminta layanan informasi secara langsung. Biro Teknis dan Hupmas Portal komunikasi  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

3) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Modul Klasifikasi

Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Jenis layanan √ Front office √ Back Office Layanan utama

√

Publikasi informasi

√

Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi





√ √

G2G

G2B

G2C

System informasi pendukung kebijakan adalah aplikasi enterprise terpadu yang memungkinkan pegawai pada tingkatan eksekutif untuk memanfaatkan sumberdasya informasi dalam pengambilan keputusan yang strategic. Implementasi yang terintegrasi antara Knowledge Management & Business Intelligence serta Sistem Informasi pendukung keputusan

58

Modul Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Sistem Informasi Pendukung Kebijakan System Informasi pendukung Keputusan dimaksudkan sebagai fasilitas organisasi untuk mengelola dan mengakses sumberdaya organisasi baik untuk keperluan pegawai atau tingkat eksekutif. System informasi pendukung keputusan didukung oleh workflow management system yang dapat mengatur, mengelola, dan memodifikasi workflow secara cepat, dimana data dan informasi terkolaborasi dalam satu portal tertentu. Bagian data dan Informasi  EIS  E-LAW  System Informasi Perencanaan  Sistem Perencanaan  ERP  E-Learning  Workflow Management System  Knowledge Management System  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi

4) Executive Information System Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Executive Information System √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi

√

Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi





√

G2G

Back Office

G2B

EIS adalah aplikasi enterprise terpadu yang memungkinkan akses sumber daya layanan teknologi informasi melalui portal yang terintegerasi. EIS mengelola dan mengatur konten apa saya yang dapat dipublikasikan untuk umum (integrasi ke porta Komisi Pemilihan Umum yang merupakan portal publik) Implementasi knowledge Management & Business Intelligence pada EIS memudahkan pengembangan kebutuhan lain bagi komponen organisasi untuk memanfaatkan sumber daya informasi. Beberapa contoh pemanfaatan EIS ini diantaranya pengembangan Strategic Decision Support System.

59

Modul Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Executive Information System EIS dimaksudkan sebagai portal internal organisasi untuk mengelola dan mengakses sumberdaya organisasi baik untuk keperluan pegawai pada berbagai tingkatan sampai dengan eksekutif tertinggi. EIS didukung oleh workflow Management System yang dapat mengatur, mengelola dan memodifikasi workflow secara tepat, dimana data dan informasi terkolaborasi dalam satu portal tertentu. Bagian Data dan Informasi  System pendukung kebijakan  Aplikasi E-Law  Sistem Informasi Perencanaan  ERP  E-Learning  Workflow Management System  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi

5) Knowledge Management System Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

Knowledge Management System √ Front office √

√

Publikasi informasi

√

Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Back Office

√

G2G

G2B

Mengelola knowledge yang dimiliki Komisi Pemilihan Umum yang akan berfungsi membantu dalam pengambilan keputusan dengan cara :  Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh unit kerja yang membutuhkan informasi (Knowledge)  Mendapatkan informasi dari unit kerja yang akan menjadi Knowledge bagi Komisi Pemilihan Umum  Mendistribusikan informasi (Knowledge) Knowledge Management System merupakan system yang menjadi alat untuk mengelola asset yang penting bagi Komisi Pemilihan Umum, yaitu informasi. Biro SDM a. Enterprise Information System b. Sistem Informasi Pengambil Keputusan

60

Modul Info Tambahan

   6) Datawarehouse System Modul Klasifikasi

Knowledge Management System Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

Jenis layanan Layanan utama

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

√

Data Warehouse System Front office

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

G2G

G2B

Menyediakan data – data historis dari basis data yang ada pada Komisi Pemilihan Umum  Menyediakan data – data hasil analisis terhadap data – data historis Komisi Pemilihan Umum Dalam menentukan kebijakan dan peraturan perundang – undangan tentu diperlukan data yang akurat. Dengan adanya datawarehouse system maka pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan dan peraturan perundang – undangan akan lebih mudah dilakukan. Bagian data dan Informasi  Basis data Komisi Pemilihan Umum  Enterprise Infromation System  Sistem Informasi Pendukung Kebijakan  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi 

7) Sistem informasi pencalonan Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Back Office

√

Basis Data

√

Spesifik G2B

√ Fungsi



Menyediakan data lengkap mengenai calon peserta pemilu Pemilu. aplikasi off line yang digunakan oleh KPU dalam proses pendaftaran calon anggota DPR, DPD, dan DPRD 61

Modul Narasi





Organisasi Integrasi Info Tambahan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu SILON memuat daftar riwayat hidup, formulir pencalonan, dan foto calon yang diisi oleh calon sendiri atau petugas IT dari partai politik di setiap tingkatan Hasil dari SILON yang berupa daftar riwayat hidup dan foto di unggah di web site KPU sehingga masyarakat bisa mengakses secara langsung

Biro Teknis dan Hupmas  E-Voting  E-counting  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi

8) Sistem data pemilih Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Back Office

√

Basis Data

√

Spesifik G2B

√ Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

 Menyediakan data pemilih secara akurat Menyediakan data pemilih secara akurat dan berkesinambungan. Data awal merupakan data yang dikeluarkan oleh dukcapil/ kementerian dalam negeri untuk kemudian dilakukan pemutakhiran data pemilih sebelum pemilihan umum berlangsung Biro Perencanaan dan Data  E-Voting  E-counting  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi

9) Sistem logistic Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data 62

Modul

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Administrasi √ Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

√

Basis Data Spesifik G2B

√ Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

 Menyediakan data mengenai logistic pemilu Aplikasi untuk memudahkan dalam rangka penyusunan kebtuhan dan anggaran monitoring penerimaan dan distribusi serta inventarisasi logistic pemilu Biro Logistik   

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

10) SIM2P Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Back Office

√

Basis Data

√

Spesifik G2B

√ Fungsi Narasi Organisasi Integrasi Info Tambahan



Menyediakan data lengkap mengenai Pemilu

Seluruh Biro   

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

11) Sistem pemilihan ( E-Voting) Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

Fungsi aplikasi

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic

√

Back Office

Basis Data Spesifik 63

Modul Obyek layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu G2G √

G2B

√ Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Memfasilitasi pemilihan dengan pemberian suara mengenai e Voting machine Pemberian suara dilakukan dengan cara mencolek pada layar sentuh atau menekan pada panel tertentu . hasil kemudian dapat dihitung melalui sistem e-counting Biro Teknis dan Hupmas  E-Voting  Sidalih  Silog  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi 

12) Sistem Perhitungan (E – Counting) Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Back Office

√

Basis Data

√

Spesifik G2B

√ Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

Melakukan perhitungan hasil pemilu secara actual dan terintegrasi 1. Merupakan penyempurnaan dari proses tabulasi dan scan C1 yang dimunculkan karena adanya tuntutan publik agar scan C1 diaplikasikan di Pemilukada 2. Adanya tuntutan dari Publik agar scan C1 lebih user friendly 3. Adanya tuntutan dari publik agar scan C1 dilengkapi dengan sistem tabulasi Biro Teknis dan Hupmas 

  

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

64

13) Sistem Rekapitulasi (E-Rekapitulasi) Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Informasi Pemilu Terpadu √ Front office √

Layanan utama

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan

√

Transaksi data Administrasi Lainnya Generic G2G

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Back Office

√

Basis Data

√

Spesifik G2B

√ Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

 Merekapitulasi hasil perhitungan dari tiap TPS Merupakan aplikasi yang digunakan untuk merekapitulasi hasil perhitungan suara pemilu dari TPS dikarenakan Rekapitulasi manual dinilai banyak permasalahan terkait dengan akurasi data khususnya di level bawah (TPS, PPS dan PPK) Serta Proses rekapitulasi manual membutuhkan waktu yang sangat lama Biro Teknis dan Hupmas   

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

14) Sistem manajemen terpadu (SIMPADU) a) System kolaborasi Modul Klasifikasi

Jenis layanan

√

System Kolaborasi Front office

√

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

Layanan utama

Lainnya Generic

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

√

G2G

√

Back Office

Basis Data

√ √

Spesifik G2B

Menangani dan mengelola komunikasi internal Komisi Pemilihan Umum dari pegawai berbagai tingkatan sampai eksekutif tertinggi. Aplikasi system kolaborasi dikembangkan untuk mengelola komunikasi di lingkungan internal Komisi Pemilihan Umum. Aplikasi ini memudahkan komunikasi antar unit maupun antar pegawai dari berbagai tingkatan degnan menggunakan IT. Sekretariat Kementerian Enterprise Information System 65

Modul Info Tambahan

System Kolaborasi   

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi

b) E-Pengadaan Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ √ √

Fungsi

Narasi Organisasi Integrasi Info Tambahan

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi Lainnya Generic

Fungsi aplikasi Obyek layanan

E-Pengadaan Front office

G2G

√

Basis Data

√ √

Spesifik G2B

Menangani dan mengelola pengadaan barang dan jasa secara online  Pengumuman tender  Pendaftaran tender  Pengumuman pemenang tender E-Pengadaan adalah system yang digunakan dalam proses pengadaan barang dan jasa secara online Sekretariat Kementerian  System informasi Keuangan dan akuntansi  System informasi monev kegiatan  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

c) E-Learning Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ √ √

Fungsi aplikasi Obyek layanan

√ √

E-Learning Front office

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Lainnya Generic G2G

Basis Data Spesifik

√

G2B

66

Modul Fungsi

Narasi Organisasi

Integrasi Info Tambahan

E-Learning Menangani dan mengelola sumberdaya informasi untuk dijadikan pusat sumber belajar  Menangani dan mengelola proses peningkatan dan pemerataan mutu sumberdaya di Komisi Pemilihan Umum  Menangani pelatihan jarak jauh Biro SDM  Enterprise Information System  Portal Komisi Pemilihan Umum  Digital Library 

  

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi :

d) Digital Library Modul Klasifikasi

Digital Library Front office

Jenis layanan Layanan utama

Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Back Office

√

Publikasi informasi

√

Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Fungsi aplikasi Obyek layanan

√

√

G2G

G2B

Mengelola jurnal yang merupakan hasil dari penelitian dan pengembangan KPU  Mempublikasikan hasil kajian Digital Library merupakan publikasi secara elektronik produk – produk penelitian dan kajian yan gakan digunakan untuk bahan rumusan kebijakan Komisi Pemilihan Umum. Aplikasi ini digunakan leh unit, instansi lain maupun perorangan. 

 

Enterprise Information System E-Learning

  

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi :

e) Sistem Informasi Perencanaan Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Siste Informasi Perencanaan √ Front office

Layanan utama

√

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan 67

Modul

Siste Informasi Perencanaan Transaksi data √ Administrasi Lainnya Generic

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

√

√

Basis Data

√

Spesifik

G2G

G2B

System informasi perencanaan merupakan aplikasi pendukung perencanaan program dan pelaksanaan program pada masing – masing unit kerja di Komisi Pemilihan Umum System infromasi perencanaan dimaksudkan sebagai fasilitasi organisasi untuk merencanakan program – program dalam satu tahun anggaran. Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System  Sistem Monitoring dan Evaluasi  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

f) E-Complaint Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ √ √

Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

√

√

Back Office

√

Basis Data

√ √

Spesifik

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi Lainnya Generic

Fungsi aplikasi Obyek layanan

E-Complaint Front office

G2G

G2B

Aplikasi ini digunakan untuk menangani pengaduan – pengaduan yang dilakukan oleh masyarakat, LSM, maupun istansi terkait kasus Pemilu Sebagai organisasi yang melayani kepentingan umum di bidang Pemilu yang mampu menangani setiap permasalahan dengan cepat. Aplikasi ini mampu menampung pengaduan secara online sehingga dapat lebih mudah ditangani. Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System 

  

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi :

68

g) Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi Modul Klasifikasi

Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi Jenis layanan Front office √ Back Office Layanan utama

√ √

Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

Administrasi Lainnya Generic

Fungsi aplikasi Obyek layanan

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data

√

G2G

√

Basis Data

√ √

Spesifik G2B

Aplikasi ini digunakanuntuk menangani transaksi – transaksi Keuangan yang ada pada Komisi Pemilihan Umum seperti gaji, perencanaan, dan pelaksanaan anggaran  Menyediakan laporan – laporan yang terkait dengan Keuangan dan akuntansi Untuk mempermudah dalam memonitor aktifitas yang terkait dengan Keuangan, maka dibutuhkan suatu system informasi Keuangan dan akuntansi yang mampu menangani transaksi maupun pelaporan. Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System  System informasi pendukung kebijakan  Simonev kegiatan  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi : 

h) Aplikasi Kepegawaian Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Sistem Aplikasi Kepegawaian Front office √

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Layanan utama

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi Narasi

√

G2G

G2B

Mengelola informasi mengenai kompetensi yang dimiliki oleh pegawai serta kebutuhan SDM Komisi Pemilihan Umum System ini mendukung pengelolaan informasi berkaitan dengan kompetensi yang dimiliki oleh masing – masing pegawai Komisi Pemilihan Umum. Dengan informasi ini akan lebih mudah melihat peta kompetensi dari pegawai sehingga memudahkan dalam menempatkan SDM sesuai dengan kompetensi dan pengembangan SDM. 69

i)

Modul Organisasi Integrasi

Sistem Aplikasi Kepegawaian Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System  E-learning

Info Tambahan

  

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi :

Document Management System Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Document Management System Front office √

Layanan utama

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

j)

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

G2G

G2B

Menangani dan mengelola dokumentasi Komisi Pemilihan Umum  Menangani dan Mengelola basis data Komisi Pemilihan Umum Aplikasi system manajemen dokumen digital dikembangkan untuk mengelola dokumentasi Komisi Pemilihan Umum yang meningkat pesat seiring dengan peningkatan Komisi Pemilihan Umum. Aplikasi ini memudahkan penelusuran berbagai data dan dokumen yang berkaitan dengan Pemilu, dibadingkan denan penelusuran secara fisik. Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System  E-Learning  SJDIH  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi : 

SJDIH (E-Law) Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ √ √

SJDIH (E-Law) Front office

√

Back Office

√

Basis Data

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi Lainnya 70

Modul Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

√ √

SJDIH (E-Law) Generic G2G

Spesifik

√

G2B

Publikasi produk hukum Komisi Pemilihan Umum yaitu peraturan perundang – undangan dan berbagai peraturan terkait Pemilu  Menyediakan fungsi pengelolaan katalog produk legislasi (peraturan dan Perundang-undangan), klasifikasi, pencarian, dan sebagainya Apliasi SJDIH merupakan fasilitas yang digunakan untuk mengelola berbagai sumber daya informasi berkaitan dengan peraturan perundang – undangan Pemilu. Aplikasi diharapkan dapat melayani pemangku kepentingan baik pemerintahan (G2G), dunia usaha (G2B) dan publik secara umum (G2C). 

 Enterprise Information System  Sistem Pemilu  Portal informasi  Sistem Informasi Pendukung Kebijakan  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

k) Sistem Monev Kegiatan Modul Klasifikasi

Jenis layanan

√ √

Layanan utama

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

√ √

Sistem Monev Kegiatan Front office Monitoring dan Evaluasi Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Back Office

√

Basis Data

Lainnya Generic

Spesifik

G2G

G2B

Fasilitas monitoring dan evaluasi yang berkaitan dengan berbagai program dan kegiatan pada unit – unit di Komisi Pemilihan Umum :  Menyediakan fasilitas penyusunan rencana kegiatan  Menyediakan fasilitas perencanaan aggaran kegiatan  Menyediakan fasilitas penyusunan laporan realisasi anggaran  Menyediakan fasilitas evaluasi kegiatan

71

Modul Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

l)

Sistem Monev Kegiatan System monitoring dan evaluasi merupakan system yang digunakan untuk melakukan pengawasan berbagai program dan kegiatan organisasi pada masing – masing unit di Komisi Pemilihan Umum terkait dengan rencana kegiatan, pencapaian kegiatan, realisasi anggaran, analisis dampak kegiatan, dan sebagainya. System ini akan dapat digunakan oleh semua unit di Komisi Pemilihan Umum, dan inspektorat merupakan unit yang dapat melakukan monitoring dan evaluasi ke unit – unit yang lain. Inspektorat  Enterprise Information System  Sistem Pendukung Kebijakan  Aplikasi SJDIH  Sistem Informasi Perencanaan  Enterprise Resources Planning  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

Asset Management System Modul Klasifikasi

Jenis layanan

Asset Management System √ Front office

Layanan utama

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi Narasi

Organisasi Integrasi

Info Tambahan

√ √

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Back Office

√

Basis Data

Lainnya Generic

Spesifik

G2G

G2B

Fasilitas untuk mengelola asset Komisi Pemilihan Umum Aplikasi ini memberikan fasilitas bagi Komisi Pemilihan Umum untuk mengelola asset yang dimiliki baik inventori, kepegawaian, Keuangan, arsip, perlengkapan, pengadaan barang/e-proc Sekretariat Kementerian  Enterprise Information System  E-Procurement  Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi  Document Management System  Sistem manajemen kepegawaian  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

72

m) Nota Dinas Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ √ √

Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

√

System Nota Dinas Front office

√

Back Office

Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

√

Spesifik

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data

G2G

G2B

Aplikasi ini merupakan sarana dalam berkomunikasi antar seluruh unit kerja terkait penyampaian perintah dan informasi  Membuat nota dinas  Mendistribusikan nota dinas  Menjawab nota dinas Aplikasi nota dinas adalah aplikasi yang membantu administrasi dalam penyampaian perintah – perintah dan informasi yang harus segera diketahui dari satu unit kerja ke unit kerja lain Sekretariat Kementerian   

Nama alias : Dasar Hukum : Rekomendasi :

15) Management Aset TIK a) ITSM Tools Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

√ √

ITSM Tools Front office

√

Back Office

Publikasi informasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

Spesifik

G2G

G2B

Menyediakan fungsi dalam mengelola TIK Komisi Pemilihan Umum :  Menjaga mutu/kualitas dari layanan  Menentukan standar yang harus dipenuhi oleh servis/layanan  Memonitor dan mengevaluasi servis/layanan ITSM merupakan suatu system yang digunakan untuk mengelola TIK yang dimiliki oleh Komisi Pemilihan Umum. Dengan ITSM maka optimalisasi pemanfaatan layanan – layanan yang diberikan oleh TIK dapat terpantau dengan baik. 73

Modul Organisasi Integrasi Info Tambahan

ITSM Tools Sekretariat Kementerian Seluruh system yang ada  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

b) Enterprise Monitoring and Management System Tool (EMMS) Terpadu Modul Klasifikasi

Jenis layanan Layanan utama

√

√ Fungsi aplikasi Obyek layanan Fungsi

Narasi

Organisasi Integrasi Info Tambahan

√ √

EMMS Terpadu Front office

√

Back Office

Publikasi informasi Monitoring dan Evaluasi Pendaftaran&perijinan Transaksi data Administrasi

√

Basis Data

Lainnya Generic

Spesifik

G2G

G2B

Menyediakan fungsi dalam mengelola dan memonitor asset TIK KPU  Memonitor performance TIK (aplikasi, basisdata,jaringan)  Melakukan instalasi software secara remote  Menentukan lokasi kesalahan jika terjadi permasalahan TIK  Memberikan solusi terhadap permasalahan TIK EMMS Tools merupakan suatu system yang digunakan untuk mengelola TIK yang dimiliki oleh Komisi Pemilihan Umum. Dengan EMMS maka permasalahan – permasalahan yang terkain TIK dapat lebih mudah dan cepat diatasi. Sekretariat Kementerian Seluruh system yang ada  Nama alias :  Dasar Hukum :  Rekomendasi :

B. ANALISIS KESENJANGAN Tujuan analisis kesenjangan adalah menhjelaskan kesenjangan antara yang dimiliki Komisi Pemilihan Umum saat ini berdasarkan penjelasan pada bagian 3. Keluaran dari hasil analisis kesenjangan ini enjari bahan pertimbangan dalam merekomendasikan strategi arah pengembangan TIK Komisi Pemilihan Umum. Adapun keputusan dan tindakan yang mungkin dilakukan setelah melakukan analisis kesenjangan ini adalah : a. upgrade: melakukan pembaruan dari system atau sumber daya SI/TI b. replace: mengganti system lama dengan yang baru 74

c. continue as is:melanjutkan penggunaan system lama, karena masih bermanfaat dan sesuai dengan strategi kedepan d. new system: memasang system yang sama sekali baru, jika dulu memang masih belum memiliki SI/TI ( masih dilakukan secara manual atau semi manual dengan spread sheet) e. retire: jika proses yang ada sebelumnya (dan menggunakan SI/TI tertentu) berdasarkan analisis tupoksi/target aplikasi dianggap tidak diperlukan atau harus dihilangkan, maka tentunya SI/TI terkait otomatis tidak perlu lagi dipakai lagi (harus ‘dipensiunkan’)

Tabel 20. Tabel Analisis Kesenjangan Target Aplikasi

Aplikasi Eksisting

Status

Rekomendasi

Keterangan

Portal komunikasi

Situs Komisi Pemilihan Umum : www.kpu.go.id

Terpakai

Continue as is

Untuk yang dapat di integrasikan, dilakukan integrasi.

Call center Knowledge Management System (KMS) Sistem Informasi Pendukung Kebijakan Executive Information System + Datawarehouse System Sistem Informasi Perencanaan

-

-

New system New System

Beli baru

-

-

New system

Bangun baru

-

-

New system

Bangun baru

RKAKL

Terpakai

Upgrade

Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV)

-

-

New system

Membangun SI perencanaan yang terintegrasi dengan SIMONEV dan SI Keuangan dan Akuntansi dimana laporan yang dihasilkan memiliki format yang sama Beli baru

75

Target Aplikasi

Aplikasi Eksisting

Status

Rekomendasi

Keterangan

Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi Web Audit Resource Planning (WARP) System Informasi Kepegawaian

-

-

New system

Beli baru

-

-

New system

Beli baru

System infomasi kepegawaian

Terpakai

Upgrade

Sistem Informasi Manajemen Aset E-Procurement

-

-

New system

Dilakukan pengembangan sesuai dengan kebutuhan yang ada serta memperbaharui basis data yang digunakan. Bangun baru

System pengadaan barang dan jasa secara online -

Terpakai

Continue as is

-

New system New system

Bangun baru Bangun baru

-

-

New system

Bangun baru

System pengaduan

Terpakai

upgrade

System informasi perundang – undangan -

Terpakai

upgrade

-

New system New system

E-Filling System Kolaborasi ( email, forum, SMS, real Chat) Aplikasi Tata Usaha (Nota Dinas, surat menyurat dsb) E-complaint (pelayanan pengaduan) Aplikasi E-Law (SJDIH) E-Learning Digital Library Sistem keamanan lingkungan terpadu (esecurity) Sistem aplikasi protocol (ruang rapat dsb) System data pemilih (sidalih) Sipol silon sidapil

Beli baru Beli baru

76

Target Aplikasi silog E-Voting E-counting E-rekap ITSM Tools EMMS Tools

Aplikasi Eksisting

-

Status

Terpakai -

Rekomendasi

New system

Keterangan

Bangun baru

New system New system

C. KESIMPULAN Berikut adalah kesimpulan dari pembahasan kebutuhna SI Komisi Pemilihan Umum dimana kebutuhan SI tersebut dihasilkan dari analisa Tupoksi menggunakan teknik CSF dan berdasarkan analisis kondisi saat ini yang dituangkan dalam bagian 3. a. Telah didefinisikan target aplikasi berdasarkan analisis Tupoksi dimana dari target aplikasi ini akan diturunkan menjadi visi dan misi TIK, portofolio aplikasi, infrastruktur TIK, organisasi dan SDM TIK beserta tatakelola TIK. b. Target aplikasi yang didefinisikan terdiri dari beberapa kelompok aplikasi yang diturunkan dari pengelompokan kebutuhan SI sebelumnya. Yaitu kelompok sistem pemilu, SIMPADU, pendukung pengambil kebijakan, media komunikasi dan interaksi, dan kelompok tool pengelompokan TIK. c. Masing – masing unit kerja memanfaatkan aplikasi sistem pemilu sesuai dengan kebutuhan nya, sedangkan untuk SIMPADU semua unit kerja menggunakan nya. d. Dari analisis kesenjangan direkomendasikan pengembangan system sebagai berikut : 1) Pengembangan system baru dapat dilakukan dengen membeli produk yang beredar di pasaran. Model pengembangan ini terutama untuk system – system yang generic, dan jika diperlukan dapat dilakukan kustomisasi. Yang masuk dalam kelompok ini adalah SIMPADU, aplikasi – aplikasi pendukung kebijakan atau aplikasi untuk pimpinan, aplikasi yang berfungsi sebagai media komunikasi dan interaksi seperti portal, serta aplikasi untuk pengelolaan asset TIK. 2) Sedangkan untuk system yang sifatnya unit atau berkaitan dengan core business Komisi Pemilihan Umum atau berhubungan dengan keamanan informasi pada Komisi Pemilihan Umum, pengadaan nya dilakukan dengan membangun system baru. Yang termasuk dalam system ini adalah system pemilu.

77

BAGIAN 5 ANALISA MATURITY PENERAPAN TIK

A. ABSTRAK TI (Teknologi Informasi) dapat ditemukan hampir diseluruh organisasi, baik negeri maupun swasta. Saat ini, IT menjadi bagian yang sangat penting bagi sebuah organisasi. Organisasi menyadari bahwa IT merupakan salah satu faktor yang penting yang akan berpengaruh terhadap kinerja dan capaian organisasi. Hal ini menyebabkan bertambahnya pengalokasian anggaran terhadap IT. Tata Kelola IT (IT Governance) bertujuan untuk menjamin bahwa IT akan menghasilkan nilai-nilai tambah terhadap organisasi. KPU Pusat menghendaki dilakukannya assessment terhadap IT yang saat ini sudah berjalan di KPU, dan organisasi menghendaki dilakukannya assessment dari perspektif TataKelola IT. Maksud dari assessment ini adalah untuk mengetahui pada level mana saat ini IT di KPU dari sudut pandang TataKelola IT. Dengan mengetahui hal ini maka organisasi dapat lebih memfokuskan perencanaan-perencanaan kedepan terkait dengan IT Governance, serta bisa lebih menjamin terlaksananya proses perbaikan secara berkelanjutan. Untuk melakukan assessment ini, salah satu yang dipakai adalah dengan menggunakan framewok COBIT yang sudah diakui secara Internasional. Framework COBIT akan menghasilkan level indeks Maturity terkait dengan Tatakelola IT. Rentang indeks COBIT adalah dari 0 s/d 5, yaitu dari level non-exsistent ke level 5: Optimum. Hasil dari assessment ini, KPU mendapatkan level indek Maturity sebesar : 1.75 dari 5.00 Nilai ini menunjukkan bahwa dari sisi TataKelola IT,

organisasi telah menyadari perlunya

organisasi yang khusus menangani IT, serta organisasi telah mengembangkan proses-proses serta melakukan prosedur-prosedur standar walaupun belum dibakukan secara formal dan dalam pelaksanaannya diserahkan sepenuhnya pada masing-masing individu, sehingga apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan terhadap prosedur sangat sulit dalam mendeteksinya.

1. FRAMEWORK COBIT 78

Definisi IT Governance /Tata Kelola IT menurut IT Governance Institute : “ Tata Kelola IT adalah tanggung jawab pimpinan organisasi serta para pengambil keputusan, dan Tata Kelola IT merupakan bagian integral / tidak terpisahkan dari Tata Kelola Organisasi yang terdiri dari Para Pimpinan, struktur Organisasi serta proses-proses yang menjamin bahwa organisasi IT dapat mendukung, memperluas dan mempercepat pencapaian sasaransasaran strategis Organisasi”. COBIT merupakan framework yang dibuat oleh ISACA yaitu sebuah organisasi independent, non profit. Singkatan dari COBIT adalah : Control Objective for Information and related Technology. COBIT akan membantu organisasi dalam menghasilkan nilai-nilai optimal dari IT, dengan tetap menjaga keseimbangan antara keuntungan yang diperoleh dengan level resiko dan penggunaan sumber daya yang optimal. COBIT memungkinkan Informasi dan teknologi-teknologi yang relevan di manage secara holistik. Ada 3 buah kriteria yang akan dicapai dalam COBIT yaitu : quality requirements, fiduciary requirements, and security requirements. Berdasar persyaratan ini COBIT membagi menjadi 7 pernyataan kualitas yaitu : 1. Efektifitas 2. Efisiensi 3. Sensitive terhadap kerahasiaan 4. Integritas 5. Ketersediaan 6. Compliance 7. Reliable

COBIT membagi IT menjadi 4 domain dan 34 level proses sebagai berikut : 79

Domain PO : Perencanaan adalah tentang persiapan matang saat ini untuk mencapai Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang ditetapkan. Untuk memperoleh hasil sesuai Rencana Strategis Organisasi/ Instansi, maka diperlukan pendefinisian Rencana Strategis IT. Domain ini meliputi hal-hal terkait perencanaan strategis IT agar sejalan dengan Visi Misi Tujuan dan Sasaran Organisasi. Realisasi dari Rencana Strategis IT harus dibuat dengan baik, sejalan dengan Renstra Organisasi, dikomunikasikan, di manage dengan baik. Organisasi perlu menyadari sasaran-sararan dari IT dan resiko-resikonya, alokasi sumber daya baik SDM dan anggaran. Selain itu Organisasi juga perlu mengetahui adanya standar-standar yang berlaku di IT Domain AI : Acquire and Implementation . Domain ini merupakan fasa "DO". Untuk menjalankan Rencana yang telah ditetapkan, maka diperlukan Identifikasi , mencari dan mendapatkan serta membuat solusi. Solusi-solusi yang sudah didapatkan tidak hanya untuk dikerjakan saja, tetapi juga dipelihara, dilakukan pengujian, di akreditasi, dan setiap perubahan dikelola dengan baik .

Domain DS : Deliver and Support - Domain ini merupakan bagian kedua dari phasa "DO". Pada domain ini, diimplementasikan pemberian layanan yang dibutuhkan, dimana termasuk didalamnya : pemberian layanan, manajemen keamanan dan keberlanjutan, layanan untuk pengguna, manajemen data, fasilitas operasional. Juga diperhatikan bahwa layanan bisa berjalan kontinyu dan tidak terputus. Hal lain adalah perlunya pelatihan/training pada SDM agar dapat menjalankan layanan ini dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Domain M : Monitoring & Evaluation - Proses-proses IT yang berjalan perlu dilakukan assessment secara berkala terkait Mutu dan Compliance sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan pada Rencana Strategisnya. Domain ini terkait dengan bagaimana mengukur, melaporkan dan mengikuti perkembangan kinerja organisasi sehingga diperoleh kepastian bahwa mutu serta kebutuhan sesuai dengan yang diharapkan.

80

Adapun ke 34 proses dalam COBIT adalah sebagai berikut : Gambar 16. 34 Proses Cobit

2. INDEKS TATAKELOLA IT/IT GOVERNANCE MATURITY Indeks Maturity Cobit memiliki skala 0 s/d 5 seperti pada gambar berikut :

Gambar 16. Indeks Maturity Cobit

81

Adapun penjelasan dari masing-masing level adalah : 0 – Non Existent / Tidak Pernah Merupakan tingkat paling kecil, dimana sama sekali belum terdapat proses terkait sama sekali 1) Initial/Ad Hoc Tahap dimana manajemen sadar akan pentingnya diperhatikan proses terkait, tetapi dalam implementasinya masih bersifat reaktif, sesuai dengan kebutuhan mendadak yang ada dan sama sekali belum terorganisasi dengan baik 2) Repeatable but intuitive / Berulang Manajemen telah memiliki pola untuk mengelola proses terkait berdasarkan pengalaman yang berulang yang pernah dilakukan sebelum2nya. Namun pola tersebut belum terstandarisasi. Kurangnya prosedur yang tidak terstandarisasi dan tidak dikomunikasikan, keterbatasan staf ahli, menyebabkan masih terjadi penyimpangan 3) Defined Process / Ditetapkan Tahap dimana manajemen telah berhasil menciptakan standar baku pengolahan proses terkait walaupun belum dilakukan secara terintegrasi, meskipun telah dilakukan keharusan menggunakan standar yang telah dibuat, tidak terdapat pengawasan terhadap pelaksanaannya 4) Managed & Measurable / Terkelola dan Terukur Tahap dimana kegiatan dan standar yang ada telah diterapkan secara formal dan terintegrasi. Serta terdatap pula indikato sebagai penguku kemajuan kinerja secara kuantitatif bagi pihak manajemen. Lalu terdapat perbaikan yang konstan terhadap proses yang ada. Namun [enggunaan otomasi masih terbatas pada proses tertentu 5) Optimized / Optimum Tahap dimana manajemen telah berkomitmen terhadap proses yang ada agar dapat menjadi sebuah BEST PRACTICES yang selalu dikembangkan. Pada tahap ini telah terdapt pula pengertian yang menyeluruh mengenai pengelolaan IT dan solusinya.

82

3. METODOLOGI Dalam pengumpulan data assessment, maka dilakukan wawancara tatap muka dan pembuatan kuisioner terkait COBIT. Dari 35 proses utama, maka diambil 15 proses yang paling penting yaitu:

Kuisioner serta hasil dari kuisioner dapat dilihat pada lampiran. Pemilihan 15 proses yang paling penting dari 34 proses ini berdasarkan proses panjang dan best practices dari survei-survei yang telah dilakukan pada banyak organisasi.

4. ANALISIS Bagian ini berfokus pada analisis dari hasil data assessmen IT Maturity yang diperoleh dari KPU. Hasil ini diperoleh dari kuisoner serta wawancara tatap muka dengan KPU. Konklusi diperoleh dengan berdasar dari data-data yang diperoleh ini. 1) IT Governance Maturity di KPU Pusat Sebelum dilakukan pembahasan tentang hasil akhir IT Governance Maturity di KPU, ada hal penting yang perlu diketahui agar permasalahan diletakkan pada konteks yang sesuai.

83

Hasil IT Governance Maturity di KPU merupakan hasil pengolahan data yang diperoleh dengan melakukan rata-rata seluruh 15 proses dengan pembobotan yang sama. Hasil akhir dari rata-rata ini merupakan Indeks IT Governance KPU saat ini. Tentu saja, apabila melihat pada setiap proses, ada proses yang sama sekali belum mature, tapi di proses lain mungkin sudah cukup mature. Detil dari setiap proses ini akan disajikan dalam bentuk grafik-grafik. Dalam proses pengukuran dari pengumpulan data, dilakukan dari beberapa aspek sehingga hasil akhir indeks bisa komprehensif. Aspek terkait tanggung jawab pelaksana aktifitas, ada dokumen-dokumen penunjang dan metrik-metrik pengukuran sama pentingnya dengan aspek pelaksanaan program/kegiatan. Ketiga aspek yang dipakai dalam pengumpulan data adalah : 1. Aspek Pelaksanaan Aktifitas/Kegiatan Organisasi 2. Aspek Pengukuran 3. Aspek Ketersediaan Dokumen/Bukti Hasil indeks IT Governance Maturity ini jangan dilihat dari berapa indeks yang diperoleh, tetapi nilai indeks dipakai sebagai gambaran sudah sejauh mana organisasi telah siap dalam era IT Governance, serta langkah-langkah strategis kedepan apa yang akan direncanakan dan dilaksanakan. Hasil INDEKS IT GOVERNANCE di KPU berdasar hasil assessment akhir tahun 2014 diperlihatkan pada gambar berikut :

Gambar 17. Indeks IT Governance KPU

84

Indeks IT Gov. Maturity KPU adalah 1.75 dari 5.00 skala Maturity yang digunakan pada COBIT. Indeks ini berada diantara level 1: Adhoc dan mendekati level 2: Repeatable but Intiutive. Level 1 : Adhoc dicirikan sebagai berikut : aktivitas dan fungsi IT diimplementasikan secara reaktif dan tidak konsisten. Tidak ada struktur organisasi yang terdifinisikan, peran dan tanggung jawab di assign secara informal dan tidak ada tanggung jawab yang jelas. Fungsi IT diketahui hanya sebagai fungsi support tanpa perspective organisasi secara keseluruhan, sedangkan Level 2 : Repeatable but Intuitive dicirikan dengan adanya pemahaman yang jelas akan adanya kebutuhan organisasi IT, meskipun demikian tanggung jawabnya belum diformalkan atau tanggungjawabnya belum dikuatkan. Fungsi-fungsi IT di organisasikan untuk merespon secara taktis, tetapi masih belum konsisten, terhadap kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Kebutuhan akan organisasi yang lebih terstruktur telah dikomunikasikan tetapi keputusan masih bergantung pada pengetahuan dan profesionalitas individu. Dari nilai indeks ini dapat diketahui bahwa pada saat ini kebutuhan organisasi akan organisasi IT sudah ada serta prosedur-prosedur yang dikenal sudah dijalankan walaupun belum secara keseluruhan diformalkan dan belum adanya mekanisme-mekanisme pelatihan standar. Pelaksanaan prosedur-prosedur ini benar-benar diserahkan pada masing-masing individu dengan masing-masing kemampuannya, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan dan tidak terdeteksi sangat mungkin terjadi. Dalam grafik Radar dan Batang, indeks capaian ini dapat dilihat sebagai berikut :

85

Gambar 18. Grafik Radar Indeks IT Governance KPU

P01 5 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

M1

DS11

DS10

P03

P05

P09

DS5

P10

DS4

AI1

DS1

AI2 AI15

AI6

86

Gambar 19. Grafik Batang Indeks IT Governance KPU

Grafik radar tersebut menggambarkan 4 domain dalam COBIT yaitu : 1. Domain PO : domain Planning dan Organising. Perencanaan adalah tentang persiapan matang saat ini untuk mencapai Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang ditetapkan. Untuk memperoleh hasil sesuai Rencana Strategis Organisasi/ Instansi, maka diperlukan pendefinisian Rencana Strategis IT. Domain ini meliputi hal-hal terkait perencanaan strategis IT agar sejalan dengan Visi Misi Tujuan dan Sasaran Organisasi. Realisasi dari Rencana Strategis IT harus dibuat dengan baik, sejalan dengan Renstra Organisasi, dikomunikasikan, di manage dengan baik. Organisasi perlu menyadari sasaran-sararan dari IT dan resikoresikonya, alokasi sumber daya baik SDM dan anggaran. Selain itu Organisasi juga perlu mengetahui adanya standar-standar yang berlaku di IT 2. Domain AI : domain Acquire and Implementation, Domain ini merupakan fasa "DO". Untuk menjalankan Rencana yang telah ditetapkan, maka diperlukan Identifikasi , mencari dan mendapatkan serta membuat solusi. Solusi-solusi yang sudah didapatkan tidak hanya untuk dikerjakan saja, tetapi juga dipelihara, dilakukan pengujian, di akreditasi, dan setiap perubahan dikelola dengan baik . 3. Domain DS : domain Delivery and Support. Domain ini merupakan bagian kedua dari phasa "DO". Pada domain ini, diimplementasikan pemberian layanan yang dibutuhkan, dimana termasuk didalamnya : pemberian layanan, manajemen keamanan dan keberlanjutan, layanan untuk pengguna, manajemen data, fasilitas operasional. Juga diperhatikan bahwa layanan bisa berjalan kontinyu dan tidak terputus. Hal lain adalah perlunya pelatihan/training 87

pada SDM agar dapat menjalankan layanan ini dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. 4. Domain M : domain Monitoring & Evaluation Proses-proses IT yang berjalan perlu dilakukan assessment secara berkala terkait Mutu dan Compliance sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan pada Rencana Strategisnya. Domain ini terkait dengan bagaimana mengukur, melaporkan dan mengikuti perkembangan kinerja organisasi sehingga diperoleh kepastian bahwa mutu serta kebutuhan sesuai dengan yang diharapkan. Terlihat bahwa domain yang memiliki indeks paling besar adalah domain M : Monitoring & Evaluation dengan indeks antara 2.00 dan 3.00, sedangkan domain lain masih pada area indeks 1.00 :Ad Hoc dan 2.00 Pada domain M yaitu Monitoring dan Evaluation, diperoleh indeks sebesar 2.60, artinya pada domain ini proses-proses monitoring dan evaluasi sudah mendekati standar dan terformalkan, walaupun dalam pelaksanaannya benar-benar diserahkan pada individu, sehingga terjadinya penyimpanganpenyimpangan sangat mungkin terjadi dan tidak terdeteksi dan tercatat. Adapun grafik 15 proses penting yang terdapat dalam 4 domain, dapat dilihat pada gambar grafik berikut :

Gambar 20. Grafik Proses IT Governance KPU dalam 4 Domain

88

2) Terkait Aspek dalam Assessment Seperti telah dijelaskan di atas, ada 3 aspek yang digunakan dalam rangka pengumpulan data assessment yaitu : 1. Aspek Pelaksanaan Aktifitas/Kegiatan Organisasi 2. Aspek Pengukuran 3. Aspek Ketersediaan Dokumen/Bukti Disini akan dilakukan analisa terhadap hasil terkait dengan 3 aspek tersebut. Pada gambar grafik berikut, diperlihatkan indeks Maturity dari setiap aspek dan dibandingkan dengan Indeks Rata-rata yang merupakan nilai Indeks Maturity IT Governance KPU. Gambar 21. Grafik Maturity 4 Aspek IT Governance KPU

Dengan memperhatikan grafik tersebut tampak jelas bahwa nilai Indeks akhir 1.75 banyak dipengaruhi oleh aspek Aktivitas, yaitu aktivitas/kegiatan yang memang benar-benar dilaksanakan oleh organisasi. Dengan nilai indeks ini, hal yang paling perlu diperhatikan adalah pada aspek pengukuran. Terlihat bahwa IT Governance KPU belum benar-benar memperhatikan aspek 89

pengukuran. Padahal aspek ini akan menjadi bahan-bahan berharga pada waktu pelaksanaan Monitoring dan Evaluation. Dengan angka indeks sebesar 0.45, maka Monev yang dilakukan akan sulit untuk dapat mengetahui area-area kekuatan / kelemahan, serta menyulitkan organisasi dalam pembuatan rencana2 strategis kedepan, karena data-data pengukuran tidak tersedia. Aspek lain yang perlu mendapatkan perhatian adalah aspek Dokumen. Dari nilai indeks : 1.45 dapat disimpulkan bahwa di KPU, kultur terhadap dokumen-dokumen masih belum mendapat perhatian. 3) Aspek Pelaksanaan Aktifitas/Kegiatan Organisasi Dari data yang telah dikumpulkan, diperoleh bahwa khusus untuk aspek Pelaksanaan Aktifitas/Kegiatan Organisasi diperoleh angka indeks sebesar : 2.25 dari 5.00 (indeks Maturity IT Gov total = 1.747). Pada gambar grafik berikut diperlihatkan maturity indeks KPU terkait Aspek Pelaksanaan Aktifitas disandingkan dengan maturity proses/global KPU. Aspek Pelaksanaan Aktivitas/Kegiatan ini adalah hal-hal yang memang secara nyata dijalankan/ dilaksanakan di dalam organisasi.

90

Gambar 22. Grafik Batang Perbandingan Aktifitas dan Proses IT Governance KPU

Dari grafik di atas terlihat bahwa aspek Pelaksanaan/Aktifitas ini nilai indeksnya tidak selalu berkolerasi lurus dengan nilai indeks total. Sebagai contoh adalah proses M1. Nilai indeks total adalah : 2.60 , sedangkan nilai indeks aspek Pelaksanaan/Aktifitas adalah 4.00. Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Nilai indeks total 2.60 berada jauh dibanding 4.00. Ini menjelaskan bahwa secara aspek pelaksanaan/kegiatan, organisasi telah menganggap bahwa proses ini telah berjalan dengan baik, meskipun pada kenyataannya aspek-aspek pengukuran maupun dokumendokumen pendukung terabaikan. 4) Aspek Pengukuran Dari data yang telah dikumpulkan, diperoleh bahwa khusus untuk aspek PPengukuran diperoleh angka indeks sebesar : 0.45 dari 5.00 (indeks Maturity IT Gov total = 1.747). Pada gambar grafik berikut diperlihatkan maturity indeks KPU terkait Aspek Pengukuran disandingkan dengan maturity proses/global KPU.

91

Terlihat bahwa pada aspek ini, IT Governance di KPU masih sangat lemah. Padahal aspekaspek pengukuran merupakan alat untuk menghasilkan data-data yang akan memudahkan dalam proses Monitoring dan Evaluasi. Dengan memperoleh data-data yang akurat, maka proses-proses perencanaan Strategis kedepan bisa lebih baik lagi. Sebagai contoh, pada grafik: untuk proses yang terkait dengan layanan yaitu DS1 dan DS4 nilainya bahkan : 0.00. DS1 terkait dengan pendefinisian tingkat Layanan dan DS4 terkait dengan Penjaminan Layanan secara Berkesinambungan. Dengan tanpa memperhatikan aspek pengukuran, maka dapat dipastikan proses-proses terkait pelayanan ini akan stagnan.

Gambar 23. Grafik Batang Perbandingan Aspek Pengukuran dan Proses IT Governance KPU

Aspek Pengukuran vs Proses 5 4.5 4 3.5 yt 3 ir u ta M 2.5 ks e d In 2 1.5 1 0.5 0 P01

P03

P05

P09

P10

AI1

AI2

AI6

AI15

DS1

DS4

DS5

DS10

DS11

M1

Proses

5) Aspek Dokumen Dari data yang telah dikumpulkan, diperoleh bahwa khusus untuk aspek PPengukuran diperoleh angka indeks sebesar : 1.40 dari 5.00 (indeks Maturity IT Gov total = 1.747).

92

Pada gambar grafik berikut diperlihatkan maturity indeks KPU terkait Aspek Dokumen disandingkan dengan maturity proses/global KPU.

Gambar 24. Grafik Batang Perbandingan Dokumen dan Prose IT Governance KPU

Aspek Dokumen vs Proses 5 4.5 4 3.5 yt 3 ri u ta M 2.5 sk e d n I 2 1.5 1 0.5 0 P01

P03

P05

P09

P10

AI1

AI2

AI6

AI15

DS1

DS4

DS5

DS10

DS11

M1

Proses

Pada aspek dokumen terlihat bahwa nilai indeksnya berkolerasi lurus terhadap indeks akhir. Hasil ini menunjukkan bahwa budaya dokumentasi sejalan dengan proses-proses yang berkembang di organisasi. B. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 1. KESIMPULAN Dari hasil assessment dan analisis yang dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1) Level Indeks IT Maturity KPU per Desember 2014 adalah : 1.75 dari 5.00,

yaitu

mendekati level 2.00 : Repeatable but Intuitive. Hal ini memberikan gambaran bahwa pada saat ini KPU telah memiliki kesadaran akan pentingnya IT dengan memiliki organisasi sendiri dan menjadi bagian integral dalam proses perencanaan strategis. Namun demikian, proses-proses yang dijalankan masih sangat menggantungkan pada 93

kemampuan-kemampuan individu yang ada. Di dalam menangani proses-proses yang berulang telah memiliki pola-pola standar namun belum diformalkan, dibakukan dan dilakukan sosialisasi serta pelatihan sehingga kemungkinan terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang tidak terdeteksi sangat mungkin terjadi. 2) Kesadaran akan pentingnya penetapan-penetapan serta alat pengukuran masih kurang, sehingga hal ini menyebabkan setiap kali dilakukan proses Monev kurang bisa efektif karena tidak mampu menyajikan data-data yang akurat. Padahal dengan adanya datadata yang akurat akan sangat nampak hal-hal yang menjadi kekuatan ataupun yang lemah sehingga akan menjadi bahan yang berharga dalam rangka menetapkan rencana strategis kedepannya. 3) Kesadaran terkait dokumentasi sudah cukup memadai sesuai dengan perkembangan proses-proses yang berjalan. 2. REKOMENDASI Indeks Tatakelola IT dengan COBIT memberikan skala angka dari 0 s/d 5. Pada dasarnya angka indeks ini dipakai untuk mengetahui “Posisi Kita saat ini”. Perlu dipahami bahwa assessment ini substansinya bukan pada “Untuk mencari angka indeks”. Level indeks “Bukan tujuan Utama”, tetapi yang lebih penting adalah : 1. Mengetahui Posisi Organisasi kita saat ini 2. Meningkatkan Kesadaran 3. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan 4. Mengidentifikasi prioritas-prioritas untuk perbaikan Dari hasil assessment, KPU memperoleh nilai indeks maturity : 1.75 dari 5.00, dan dari analisis yang dilakukan terhadap seluruh 15 proses serta aspek-aspek yang menjadi pokok perhatian, maka rekomendasi yang kami usulkan adalah : 1. Dari sisi Pemahaman dan Kesadaran akan pentingnya Tatakelola IT, diperlukan peningkatan dari tahap “Kesadaran(Awareness)” ke tahap “Memahami dan Melakukan Tindakan”. 2. Dari sisi Pelatihan dan Komunikasi terkait Tatakelola IT, diperlukan peningkatan dari tahap “Komunikasi terhadap seluruh issue serta Kebutuhan” ke tahap “Training informal yang mendukung inisiatif individu” 3. Dari sisi Proses dan Menjalankan Proses, diperlukan peningkatan dari tahap “Melakukan tindakan dengan prosedur-prosedur yang sama secara intuitive” ke 94

tahap “Proses dan Prosedur Existing di dokumentasikan, diformalkan dan disosialisasikan” untuk menghasilkan proses dan prosedur yang lebih sempurna 4. Dari sisi compliance, diperlukan peningkatan dari tahap “Monitoring yang inkonsisten pada area tertentu” ke arah tahap “Monitoring yang inkonsisten hanya pada level global organisasi, menginisiasi proses-proses pengukuran, memulai memanfaatkan proses analisa Root Cause”. 5. Dari sisi expertise, diperlukan peningkatan tahap memanfaatkan Specialis IT untuk lebih terlibat secara penuh.

95