Inleiding
U vindt hier een voorbeeld van het digitale aanvraagformulier. Dit formulier kunt u niet gebruiken voor het indienen van een aanvraag. Hiervoor moet u gebruik maken van het digitale aanvraagformulier dat u kan benaderen via het Subsidieportaal. Dit voorbeeld van het digitale aanvraagformulier heeft als doel om u een indruk te geven van de vragen die u dient te beantwoorden, zodat u deze goed kunt voorbereiden. Daarbij hebben wij de helpteksten ingeschakeld en zichtbaar gemaakt. Dit zijn de blauwe tekstvakken met cursieve tekst. Omdat het aanvraagformulier een standaarformat is dat voor alle subsidieprogramma’s van de provincie wordt gebruikt kan het voorkomen dat de informatie van deze helpteksten niet of slechts deels op het programma Cultuur van toepassing is. Ook wordt er geen antwoord gegeven op de meest gestelde vragen en de onduidelijkheden die wij naar aanleiding van de voorgaande tenders hebben geconstateerd. Om die reden hebben wij extra tekst toegevoegd. Deze extra tekst hebben wij in rood lettertype (niet cursief) in de blauwe tekstvakken opgenomen. Wij wensen u veel succes met het indienen van uw subsidieaanvraag.
Digitaal Aanvraagformulier
Introductie Dit is het aanvraagformulier voor het aanvragen van subsidie bij de Provincie Gelderland. Het is van belang dat u in de voorgaande stap het juiste subsidieprogramma heeft geselecteerd. Indien u hier niet zeker van bent, kunt u contact opnemen met het provincieloket op telefoonnummer: 026 - 359 99 99. Indien u langer dan 30 minuten niet actief bent geweest in het formulier, dan verloopt uw sessie en kunnen niet opgeslagen gegevens verloren gaan. Daarom wordt het formulier altijd automatisch opgeslagen als u naar een volgende pagina gaat dit is te herkennen aan de knop: “Volgende”. Let op: Als de knop “Verder” getoond wordt gaat u naar een andere sectie binnen de pagina in dat geval wordt er dan ook niets opgeslagen. Een subsidieaanvraag is volledig als het juiste aanvraagformulier ingevuld en ondertekend is en als alle voorgeschreven bijlagen zijn ge-upload of langs andere weg door ons zijn ontvangen. Onvolledige aanvragen kunnen niet in behandeling worden genomen en kunnen mogelijk vertraging oplopen bij de afhandeling. De bijlagen die u niet in het aanvraagformulier kunt uploaden kunt u per post of e-mail nazenden Provincie Gelderland Ter attentie van Gedeputeerde Staten van Gelderland Afdeling subsidieverlening Postbus 9090 6800 GX Arnhem
of:
[email protected]
De projecttitel kunt u zelf bepalen. Voor iedere door u in te dienen aanvraag moet de projecttitel duidelijk onderscheidend zijn van andere door u ingediende aanvragen. U dient in dit aanvraagformulier het woord ‘project’ telkens te interpreteren als ‘programma’
Selecteer hier uw type rechtsvorm
Indien uw rechtsvorm particulier is vult u bovenstaande gegevens in. Let op: gebruik geen spaties of andere tekens dan cijfers in het telefoonnummer.
Selecteer in het drop down menu het type rechtspersoon welke op u van toepassing is.
Vul hier de Statutaire naam en vestigingsplaats in van de organisatie die formeel aanvraagt, of bij een samenwerkingsverband optreedt als penvoerder.
Vul hier de naam in van de persoon binnen de hierboven vermelde organisatie, die het aanspreekpunt is voor de aanvraag en alle schriftelijke correspondentie daaromtrent. Deze persoon fungeert als geadresseerde.
Indien u hier kiest voor de optie Ja, geeft u de provincie toestemming per e-mail met u te communiceren omtrent de vordering van uw aanvraag.
Antwoord hier alleen met "Ja" als u wenst dat alle juridische handelingen worden uitgevoerd door de gemachtigde en u er mee instemt dat alleen met de gemachtigde wordt gecorrespondeerd.
Selecteer hier de optie voor het type correspondentie adres.
Vul bovenstaande gegevens in. Indien het correspondentie adres hetzelfde adres is als het vestigingsadres kunt u kiezen voor de optie Ja, zodat u de gegevens maar 1 maal hoeft in te voeren.
Let op dat u het bewijs van inschrijving KvK als bijlage naar ons toestuurt indien u (nog) niet bekend bij ons bent
Antwoord hier alleen met "Ja" als in uw aanvraag de feitelijke uitvoering niet door de aanvragende organisatie wordt geregisseerd, maar uitvoering onder de regie van meerdere projectparticipanten fungeert en iedere participant verantwoordelijk is voor haar eigen deel.
Geef hier een betalingskenmerk op waar de overschrijvingen aan herkend kunnen worden. (Bijvoorbeeld: subsidieaanvraag voor project). Let op dat u een bewijs naar ons toestuurt waaruit duidelijk is dat de bankrekening op uw naam staat. U doet dit indien u (nog) niet bekend bij ons bent of als uw bankrekeningnummer is veranderd.
Geplande startdatum: Datum waarop de projectactiviteiten starten en de eerste kosten zijn/worden gemaakt. U vult hier altijd 1-1-2015 in Geplande einddatum: Geef als einddatum de datum op waarop u verwacht de laatste subsidiabele uitgaven te doen, afgezien van eventuele accountantskosten. Houdt hierbij rekening met de maximale projectduur, zoals beschreven in de specifieke regeling. U vult hier altijd 31-12-2016 in
Geef hier kort en bondig weer wat u wilt bereiken met uw projectactiviteiten. Uitgebreidere informatie kunt u opnemen in de verplichte bijlage met een omschrijving van uw projectplan. Het veld heeft ruimte voor max 300 tekens. Indien u hier meer informatie wilt geven, raden wij u aan deze in een apart document op te stellen en deze als extra bijlage toe te voegen. In dit venster verwijst u dan naar de extra bijlagen.
Geef een korte opsomming van de aard van de activiteiten die in het kader van (het subsidiabele deel van) het project uitgevoerd worden. Dit veld heeft ruimte voor max 300 tekens. Indien u hier meer informatie wilt geven, raden wij u aan deze in een apart document op te stellen en deze als extra bijlage toe te voegen. In dit venster verwijst u dan naar de extra bijlagen. Vul hier de plaats in, afhankelijk van de soort projectactiviteiten, waar de activiteiten hoofdzakelijk worden uitgevoerd, of de plaats van de doelgroep waarop de activiteiten hoofdzakelijk zijn gericht.
Vul hier alleen de vergunningen en ontheffingen in welke noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project. Hierbij kan gedacht worden aan: bodemsaneringen, vergunningen Wet Milieubeheer, Milieu Effect Rapportages etc. Indien de vergunning of ontheffing nog niet is afgegeven, vult u bij "datum afgegeven / verwacht", de datum in waarop de beschikking wordt verwacht. Vermeld de instantie die de vereiste goedkeuring geeft en het kenmerk waaronder deze is afgegeven.
U beantwoordt deze vraag met Ja, indien de aanvragende organisatie en/of de feitelijke uitvoerders betaalde BTW geheel of gedeeltelijk terug kunnen vorderen bij de Belastingdienst. U heeft dan ook een BTW-nummer! Indien de BTW gedeeltelijk kan worden verrekend geeft u aan welk percentage u kunt verrekenen. U heeft hiervoor een beschikking van de Belastingdienst ontvangen! Indien betaalde BTW in het geheel niet kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst en ook niet gecompenseerd wordt via het BTW compensatiefonds van Gemeenten en Provincies, vult u 'nee' in.
U geeft hier de begroting in hoofdlijnen op. In de verplichte bijlage heeft u ruimte voor nadere detaillering en toelichting. U geeft hier per te onderscheiden kostenpost in de begroting een omschrijving van de aard van de kosten, de aantallen en de prijs waartegen u denkt in te kopen exclusief de BTW. Als u uren inzet van eigen personeel, neemt u in de omschrijving op: ‘uren....' en geeft u het aantal uren en het te hanteren uurloon op. Middels de knop toevoegen, kunt u kostenposten toevoegen. Met de knop verwijderen kunt u kostenposten weer verwijderen. U kunt alleen aanvullende kosten opvoeren. Dat wil zeggen dat u geen kosten kunt opvoeren die al zijn gedekt door een andere subsidie of opdracht. Enkele voorbeelden: instellingen die een boekjaarsubsidie ontvangen kunnen geen kosten voor overhead of personeel opvoeren die hierdoor al zijn gesubsidieerd. Gemeenten kunnen geen kosten opvoeren die al tot de reguliere werkzaamheden horen en vanuit het gemeentefonds worden gefinancierd. Vrijwilligers worden niet gezien als eigen personeel. Alleen de daadwerkelijke gemaakte en betaalde kosten voor de inzet van vrijwilligers zijn subsidiabel waarbij de hoogte is gemaximeerd op grond van de regels die de belastingsdienst hanteert voor de vergoeding van vrijwilligers
Hier vult u het bedrag in dat u verwacht aan BTW te betalen over alle begrote kostenposten, ongeacht of u de BTW kunt verrekenen of niet. Het BTW-percentage bedraagt 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt een percentage van 6% of 0%, of zijn vrijgesteld van BTW. Over inzet van eigen personeel is in het geheel geen BTW verschuldigd. Houd hier rekening mee bij het berekenen van het BTWbedrag! U kunt in aanvraagformulier niet per kostenpost de BTW aangeven,maar alleen het totaal te betalen bedrag aan BTW. Dit te betalen bedrag aan BTW moet blijken aan hand van de begroting (inclusief specificaties) die u als bijlage dient aan te leveren.
Hier vult u alleen een bedrag in, indien de activiteiten waarvoor u kosten hebt begroot, ook opbrengsten genereren. Denk hierbij aan verkoop van gemaakte werkstukken, verkoop van entreebewijzen, of verkoop van consumpties. Het is niet de bedoeling dat u hier bijdrage van derden of sponsorinkomsten invult. Deze bijdragen kunt u bij onderdeel E2: financieringsbegroting invullen. Geef in de toelichting op de begroting een nadere specificatie van deze opbrengsten / inkomsten. Deze inkomsten worden wel meegenomen bij de beoordeling van de hoogte van de co-financiering
Hier vult u het totaal van alle bijdragen in die u als aanvragende organisatie, al of niet gezamenlijk met de samenwerkingspartners bijdraagt aan het project. Bijdragen in natura moeten worden uitgedrukt in Euro's en meegeteld worden. In de toelichting op de begroting kunt u de aard en de berekening van de bijdrage in natura toelichten U moet kunnen aantonen dat de eigen bijdrage niet al belast is met verplichtingen. Omdat bijdragen in nature geen inkomsten zijn (er is geen sprake van een kasstroom )kunnen hiermee geen kosten die tot uitgaven leiden worden gedekt. Er ontstaat dan een financieringstekort waardoor de begroting niet sluitend is. De inzet van bijvoorbeeld vrijwilligers kan daarom niet als financiering door derden (zie hieronder) worden opgevoerd. U kunt hier wel een eigen bijdrage als financiering van dit tekort opgeven.
Hier vult u per financier een regel in met de naam van de cofinancierende partij en het bedrag dat die partij bijdraagt. Middels de knop toevoegen, voegt u een lege regel toe. Met verwijderen verwijdert u de geselecteerde regel. Geldleningen e.d. zijn geen bijdrage van een derde, zolang deze terugbetaald moet worden. In de toelichting is voldoende ruimte om nadere toelichtingen te geven over eventuele voorwaarden waaronder de bijdragen worden verstrekt en voegt u zo mogelijk bewijzen van toezeggingen bij. U vult de geldleningen in voorgaande vraag in als Financiering door de aanvrager (eigen bijdrage). U dient de leenovereenkomst als bijlage bij te voegen. Bijdragen door derden mogen niet belast zijn met verplichtingen. Subsidies die u ontvangt voor de realisatie van andere activiteiten dan in deze aanvraag zijn opgenomen kunt u daarom niet opvoeren.
Het ingevulde bedrag is een resultante van eerder ingevoerde gegevens. Controleer of dit bedrag overeenstemt met uw begroting en controleer zo nodig eerder ingevoerde begroting gegevens. De kosten- en financieringsbegroting moeten altijd aan elkaar gelijk zijn. Houdt rekening met de maximale subsidiebedragen in de regelingen. Het berekende bedrag wordt daar niet automatisch op aangepast. Indien het maximum subsidiebedrag lager is, dient u uw begroting op andere onderdelen aan te passen. De provincie verleent subsidie als een bijdrage in de subsidiabele kosten. Als bij de boordeling van uw aanvraag blijkt dat u in uw begroting niet-subsidiabele kosten heeft opgenomen dan kan dit gevolgen hebben..
Hier vult u per doelstellingsgebied zo goed als mogelijk de aantallen meetbare eenheden in die u met uw projectactiviteiten beoogd. Eventueel geeft u hier een aparte toelichting bij.
De programma specifieke vragenlijst kunt u in het voorgaande onderdeel (F2) downloaden en invullen. Klik daarvoor op de knop "Vorige" linksboven in dit formulier. Let op: Alleen de extensies doc, xls, pdf, jpg zijn toegestaan.
De aanvraag dient altijd vergezeld te gaan van een projectvoorstel waarin de activiteiten die u gaat uitvoeren zijn beschreven. In het voorstel geeft u in aanvulling op het formulier aan welke doelstellingen u met het project heeft en waarom die passen binnen de subsidieregeling en wat de noodzaak is. Ook geeft u aan met welke activiteiten u het doel wilt bereiken.
De kostenbegroting moet worden toegelicht. Dit omvat in ieder geval een toelichting op de noodzaak van de kostenpost, de wijze waarop de aantallen en de prijzen zijn bepaald en een toelichting op de berekening van het totale bedrag van de BTW. Als u voor de onderbouwing offertes, bestekken beschikbaar heeft kunt u deze aan het eind van onderdeel H als extra bijlage toevoegen.
Indien u ter dekking van de kostenbegroting bijdragen van derden heeft begroot, dan dient u deze toezeggingen zo veel mogelijk te onderbouwen middels bijvoorbeeld toezeggingsbrieven van de cofinancierende partij.
Alleen indien u als aanvragende organisatie en/of feitelijke uitvoerder een wezenlijke bijdrage levert in de financiering van de activiteiten, anders dan door inzet van eigen personeel, of andere bijdrage in natura, moeten wij kunnen beoordelen of uw financiële positie daartoe toereikend is. Indien aanwezig ontvangen wij in die gevallen graag de laatst opgemaakte jaarrekening met accountantsverklaring, zoals bedoeld in artikel 361 van het Burgerlijk Wetboek. Als u geen jaarrekening heeft, dan ontvangen wij graag een overzicht van de balans en de staat van baten en lasten en eventuele toelichting daarop of, indien deze bescheiden ontbreken, een verslag over de financiële positie op het moment van de aanvraag.
Deze bijlage is alleen van belang voor Stichtingen en verenigingen. Indien u korter dan een jaar geleden al een aanvraag bij ons heeft ingediend en daarbij de statuten heeft meegezonden, kunt u deze bijlage achterwege laten, tenzij in de tussentijd een wijziging heeft plaatsgevonden
Alleen indien via het door u gewenste rekeningnummer nog nimmer betalingsverkeer heeft plaatsgevonden met de Provincie, voegt u bij voorkeur een ongeldig gemaakt bankrekeningafschrift of anders een ander bewijsstuk waaruit blijkt dat u de rekeninghouder bent van de opgegeven rekening. Uit het bewijsstuk moet onomstotelijk blijken dat u rechthebbende bent van de middelen op het opgegeven bankrekeningnummer.
U kunt hier aangeven welke extra bijlagen u mee wilt sturen. Geef per bijlage een omschrijving aan en kies eventueel een bestand om te uploaden. Indien u geen bestand kiest, verwachten wij dat u deze bijlage alsnog per post verstuurd.
