pwc
PROVINCIALSSTATEN VAN OVERIJSSEL
Reg.nr.f^/Zoll/y^O D
Provincie Overijssel T.a.v.mevrouwR.Wiggers Postbus 10078 8000 GBZWOLLE
a.d.
t
ontv.:
Routing
- 6 OKT 2011 •-«•'.
Bijl.:
Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen 2010 en 2011 (tot en met 9maart 2011) Opdracht Wijhebben eenaantal specifiekewerkzaamheden verricht metbetrekkingtot deverkregen verantwoordingen inzakedefractievergoedingen overhetjaar 2010en2011 (totenmet9maart2011). Deverantwoordingen zijn opgesteldonderverantwoordelijkheid vandefracties vandeprovincie Overijssel. Dezerapportagebevatdeuitkomstenvandezewerkzaamheden.
Aard enreikwijdtevandeverrichtewerkzaamheden Onzewerkzaamheden zijnverrichtinovereenstemming metNederlands recht,waaronder Standaard 4400 'Opdrachten tothetverrichtenvanovereengekomen specifiekewerkzaamheden met betrekking totfmanciele informatie'. Hetdoelvaneenopdrachttothetverrichtenvanovereengekomen specifieke werkzaamheden ishetverrichtenvandiewerkzaamheden diewijmetprovincieOverijssel zijn overeengekomen enhetrapporteren overdefeitelijke bevindingen.Aangezienwijslechtsverslag doen vanfeitelijke bevindingen uithoofdevan deovereengekomen werkzaamheden betekent ditdatop-het indeverantwoordingen inzakedefractievergoedingen overhetjaar 2010en 2011 (totenmet 9maart 2011)opgenomen cijfermateriaal entoelichtingen geenaccountantscontrole istoegepast endat evenmin eenbeoordelingsopdrachtisuitgevoerd. Dithoudt indataanonzerapportagegeen zekerheid kanworden ontleend omtrent degetrouwheidvanhetindejaarcijfers opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.Hetisdebedoelingdatuzelfeenoordeelvormtoverdewerkzaamheden enover dein ditrapportweergegevenbevindingen enopbasisdaarvanuweigenconclusietrekt.Wijwijzen u eropdatindienwijaanvullendewerkzaamheden zoudenhebbenverricht ofeencontrole-of beoordelingsopdracht zoudenhebbenuitgevoerd,wellichtandereonderwerpen aanhetlichtzouden kunnen zijngebracht dievooruvanbelangkunnen zijn.
PricewaterhouseCoopersAccountantsN.V., Zuiderzeelaan53, 8017JVZwolle, Postbus513, 8000AMZwolle T:088 7920038, F:088 79294 61, www.pwc.nl 'PwC ishet merkwaaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK34180285), PricewaterhouseCoopers BelastingadviseursN.V. (KvK34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK51414406), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) enandere vennootschappen handelenendienstenverlenen. Opdezedienstenzijn algemenevoorwaardenvantoepassing,waarinondermeer aansprakelijkheidsvoorwaardenzijnopgenomen. Opleveringenaandezevennootschappenzijnalgemene inkoopvoorwaarden vantoepassing.Opwww.pwc.nl treft u meer informatie overdeze vennootschappen,waaronder dezealgemene (inkoop)voorwaarden dieookzijngedeponeerd bijde Kamervan KoophandelteAmsterdam.
pwc Verrichtewerkzaamheden Wijhebbendevolgendewerkzaamheden verricht: 1. Hetaansluitenvandeverantwoordingen meteenopgesteldeonderliggende administratie; 2. Hetaansluitenvandeindeverantwoording opgenomenbankstanden met achterliggende bankafschriften; 3. Hetaansluitenvan deindeverantwoording opgenomenprovincialebijdragen perfractie met door deprovincieOverijsselverzonden toekenningsbrieven; 4. Hetverrichten vaneendeelwaarnemingvanintotaal 10verantwoordekostenposten perfractie (in totaal 8fracties) overhetjaar 2010.Hierbij isvastgesteld inhoeverredeverantwoorde kosten voldoen aan deverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009.Eventuelebevindingen zijnviae-mailafgestemd metde fracties; 5. Hetverrichtenvan eendeelwaarnemingvanintotaal5verantwoordekostenposten perfractie (in totaal 8fracties) over2011 (totenmet9maart2011).Hierbij zalwordenvastgesteldinhoeverrede verantwoordekostenvoldoenaandeverordening ambtelijkebijstand en fractieondersteuning provincieOverijssel 2009.Eventuelebevindingen zijnviae-mailafgestemd metde fracties; 6. Hetophoofdlijnen doornemenvan deadministratie opopvallendepostenendekwaliteitvan de administratie.
Beperkingreikwiidte Tenaanzienvan dereikwijdtevandeopdracht endebovenstaande uitgevoerde werkzaamheden makenwijdevolgende opmerkingen: > Bijhetonderzoekvandereiskosten hebbenwijonsbeperkttothetnavragenwathetbeleidvande fractie isten aanzienvan dezekosten.Tevenszijnwijnagegaanwatdehoogteisvande _^ reiskostenvergoeding perkilometer.Wijhebben nietonderzocht ofdezekostenwordenvergoed uiteenanderbudget ofdatdekosten eventueelalopanderewijzegedeclareerdzijnbij de provincieOverijssel. Daarnaastzijnwijnietnagegaan ofdeverantwoordehoeveelheid kilometers 00kdaadwerkelijk tenbehoevevandefractie zijnbesteed enofhetaantalkilometersjuistis verantwoord; > Wijhebben nietonderzocht ofdekosten eventueel00kopeenanderewijze zijn gedeclareerd; > Wijhebben onsalleengerichtopdejuistheidvan deverantwoordekosten.Wijhebben geen onderzoekverricht naar devolledigheidvandekosten.Tevenshebbenwijgeenonderzoekverricht naardevolledigheidvandeverkregenbijdragen/opbrengsten vande fractie; > Wijhebben geenexplicietonderzoekverricht opdecategoriseringvan dekosteninde financiele verantwoording; > Vooreenaantalteverantwoorden kosten (bijvoorbeeld opleidingskosten) ishetnoodzakelijk dat eenfractiebesluit isgenomen.Wijhebbeninditonderzoekalleennagevraagd aan de penningmeesters inhoeverreeenfractiebesluit isgenomen.Wijhebbengeen onderliggende documentatie opgevraagd.
Provincie Overijssel, 3oktober2011, HB/e0225367/30115233/sjd/vg
2van8
pwc Uitkomstenverrichtewerkzaamheden 1)Het aansluiten van deverantwoordingen met eenopgestelde onderliggende administratie: DoorSolidaraisgeenverantwoording engeenonderliggendeadministratie ingediend over 2010en2011 (totenmet 9maart2011).Derhalveishiergeenaansluitinggemaakt; Deoverigedoordefracties ingediendeverantwoordingen sluitenaan met onderliggende administraties. 2)hetaansluiten vande indeverantwoording opgenomen bankstanden met achterliggende bankafschriften: Over2010en2011zijn doorGroenLinksgeenbankstanden verantwoord. Ditaangezien nog eenverouderdverantwoordingsformat is gehanteerd; DoordeSPzijn over2011tweeverantwoordingen ingediend, ditaangezienbegin 2011van bankrekening isgewisseld.Beideverantwoordingen sluiten aanmet onderliggende bankafschriften endienentewordenbetrokken indeafrekening doordeprovincie; DoordeChristenUniezijn geenrenteopbrengsten in deverantwoording opgenomen, dit aangezien deontvangenvoorschotten opeenspaarrekeningzijn gestort; DoordePvdAisalleenhetbankafschrift aangeleverdvandebetaalrekening. Het opgevoerde saldobestaat uitmeerdere rekeningen (waaronder spaarrekening). Aangezienderentebate doordefractie magwordenbesteedhebbenbovenstaandebevindingen naar verwachtinggeeneffect opdeafrekening vande fractievergoedingen. 3)hetaansluiten van deindeverantwoording opgenomen provinciale bijdragenperfractie met doordeprovincie Overijsselverzonden toekenningsbrieven: IndeverantwoordingvandeSPover2011iseenhogerontvangenvoorschot opgenomen dan daadwerkelijkvan deprovincieisontvangen. Ditbetreft enerzijds hetontvangenvoorschoten anderzijds hetoverboekenvanhetsaldovaneenanderebankrekening (inverband metwisselingvan bankrekening).BijdevaststellingdoordeprovincieOverijssel dientmetditaspectrekeningteworden gehouden. Bijdeoverigefracties sluitendeontvangenbijdragen aan met toekenningsbrieven. 4)Het verrichten van eendeelwaarneming van intotaal 10verantwoorde kostenposten per fractie over hetjaar 2010.Hierbij zalworden vastgesteld inhoeverre deverantwoorde kosten voldoen aan deverordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel2009. Eventuele bevindingen zijn via email afgestemd met de fracties. Omdegeselecteerdekostenpostenteonderzoeken iseenanalyseuitgevoerd opdegeldende regelgeving.Onderstaand zijndeuitkomstenhiervanweergegeven.Deregelgevingisinvoorgaande jaren reedsafgestemd metdegriffie vanprovincie Overijssel.
Provincie Overijssel,3oktober 2011,HB/e0225367/30115233/sjd/vg
3van 8
pwc Analyse regelgeving Onderstaand hebbenwijdegeldenderegelgevinggeanalyseerd.Hierbij iseensplitsinggemaakttussen toegestanekostenenkostendienietgedeclareerd mogenwordenuitfractievergoedingen.In ons onderzoekhebbenwijonsgerichtopdevolgende regelgeving: > Verordeningambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincieOverijssel 2009; > VerordeningRechtspositiestatenleden, gedeputeerdenencommissieleden2007; > DeProvinciewet. Welkekosten zijn toegestaan? Elkefractie krijgtjaarlijks eenvastdeelperfractie eneenflexibeldeelper fractielid. Inonderstaande paragraaf wordtopbasisvanderegelgevingaangegevenaanwelkedoeleinden de bijdrage magworden besteed. Verordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel 2009 Artikel 8lid 1:Fractiesbesteden debijdragen omhunvolksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerenderolteversterken Artikel8lid 2:Kostendienamensdefractie gemaaktwordenofdefractie betreffen kunnen, indien er eenfractiebesluit aanten grondslagligt,uitdefractievergoeding bestreden worden. Uitdetoelichtingopartikel 8vandeverordeningblijkt datdebijdragebesteed moetworden aan statenwerkzaamheden. Daarnaastkomendevolgendekostenvoorvergoedinginaanmerking,mitseen fractiebesluit tengrondslagligtaandekosten: > Kostenvan aanschaf engebruikapparatuur (nietzijnde decomputerconfiguratie opbasisvan de verordening Rechtspositie statenleden, gedeputeerden encommissieleden); > Kostenvoor"liefenleed"voor statenleden; > Vergaderkosten; > Kosten werkbezoeken; > Opleidingenvoor statenleden. Ookdekostenvan een administratiekantoor ofeenstichtingvoorhetuitvoerenvan administratieve taken mogentenlastevan defractievergoeding wordengebracht. Dekostenvoorhetinschakelenvan derden mogenhierbij geen onevenredigbeslagleggenopde fractiemiddelen. Wat mag niet? Opbasisvandegenoemde regelgevinghebbenwijhieronder uitgewerktwelkekostennietuit het budgetfractieondersteuning gefinancierd kunnen worden.
Provincie Overijssel, 3oktober2011, HB/e0225367/30115233/sjdA/g
4van8
pwc Verordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel 2009 Artikel 8lid2 Debijdrage magnietgebruiktwordenterbekostigingvan: > Uitgavendieinstrijd zijn metwettelijkebepalingen enoverige regelingen; > Betalingen aan politiekepartijen, metpolitiekepartijen verbonden instellingen of natuurlijke personen andersdantervergoedingvanprestaties (diensten ofgoederen)geleverdtenbehoevevan defractie opbasisvangespecificeerde, reeledeclaraties; > Giften; ' > Uitgavenwelkedienenbestredentewordenuitvergoedingen diedeledeningevolgehet Rechtspositiebesluit staten- encommissieleden toekomen. Uitdetoelichting opartikel8vandeverordeningblijkt datdebijdrage nietbesteed magworden aan verkiezingscampagnes endatstatenleden hun eigenvergoedingvoorhetstatenwerk nietmogen aanvullenmetdebijdragevoor fractieondersteuning. Uitbijlage II,aanvullendetoelichtingopartikel8vandeverordeningblijkt datde fractievergoedingen nietbesteed mogenworden aandevolgendedoeleinden: > Vergoedingvoordewerkzaamheden alsstatenlid; > Onkostenvanstatenleden diegedektdienenteworden uitdemaandelijkse onkostenvergoeding; > Reis-enverblijfkosten voorhetbijwonen vanvergaderingenvan ProvincialeStaten ofcommissies van ProvincialeStaten, danwelreizen dieopinitiatiefvandeprovincieOverijssel worden gemaakt; > Abonnementskosten voor internet. Tevensisindetoelichtingopdeverordening eentabelopgenomen metdaarin eenuitwerkingvan de soortenvergoedingen endedaarbijbehorende soortuitgaven engesteldevoorwaarden. Ditoverzicht biedtnaar onzemeninggoedzichtindeuitgavendiezijntoegestaan endevoorwaarden die hieraan worden gesteld. Voordevolledigheidisdezetabelhierna opgenomen:
Provincie Overijssel, 3oktober2011, HB/e0225367/30115233/sjdA/g
5van8
pwc Bron
Soortvergoedlng
Soortuitgaven
voorwaarden
i i
maandelljksevergoeding maandelljkse onkostenvergciedlng
door BZKvastgesteldbedrag o.g.v,circuiaireBZKitiogen dezekostenntetopeenandere manierwordenvergoeddanwel tentastewordengelegd
1
opdeciaratiebasis
werkzasmhedcnateStatertJId - excursles - conlrfbutiesenlldmaatschappen - abonnementsge^den • zakelijkeglften - zakelijke tetefoonkosten - bureaukostenenport! - bprage aanfracfcietesten - ontvangstsefl - representatiekosten reis-enverbifjfskosten voorbljwonen vergadertngercPSofcommisstesvw»
onderoverteojlngvande rwodasakelpe bewtjsstwfcken
PS,danwelreteenopinwaaefvmde l
opcteetaraHebasIstoteen maximumvan€ 24,50per
provindeOverijsselsemaakt aljonnemenlskostenvoorinternet
maand(onbelast)*
2
tentestevanfracttebudget brengen
2
tenlastsvanfrasttebudgisS brengen
kostenvoorcursussen,seminarsen congressftnd:tebijdragenaande behoorlijkevervuliingvanhet Statenlldmaatschap «ls- emverotlifskosterivoorfiractteattMtelten
2
tentastevanfracttebudget brengen
kostenvoorvergaderingen,inclusief eenlunch,dinerorcatering
2
teniastevanfracCiebudget brengen
2
tentestevanfractfebudget brengen
2
ten iastevanfracfcsebudget brengen
kostenvoorbijeenkomsten(voor saverhetStafimledenen ondBrstBurwwbetraft) meteen overwegendsoclaalkarakter telefoon-eninternetkostengemaakt doorftactkwndersteunersLi>.v. fractteaetlvlfceiten kosten(retakehuisvesting(huur, vertlchtlng,verwarming, irurtditingakostone.d»)
Provincie Overijssel, 3oktober2011, HB/e0225367/30115233/sjd/vg
6van8
onder©verieggSngvande rtoodaakeiljke bewysstukken (nets).Dezekostenmogenniet tenIastevanhetfracttebodget -wardengebraertt fracttebeslult
halbedd j aal kloTsetervergocJigrealsdat jaarlljksdcwideVIi stervan B'menlaPdje 7fkenen KonhK'Ulmrelatlebwo'df he-*en ondenverpenvande vergaderlngdleneneenrelatte tenebaen m e t * fractteartivtelten fractiebeslult waarintot uitdrukklngkomtdat bijeenkemstbljdraagtaan ftincUoneren vande fraefcte onderovarleggtagvande noodzakelijke bewijssEukken onderoveriegglngvande noodzakelljke bewljsstukken (nota)
pwc Verordening rechtspositie statenleden, gedeputeerden encommissieleden 2007 Enkelevantoepassingzijnde aspectenuitdezeverordeningzijn doordeprovincienaderuitgewerktin detoelichtingopdeverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009.Aanvullendzijn devolgendebepalingenvanbelang: Artikel 8: Opaanvraagkunnen statenleden tenbehoevevandevervullingvanhetstatenlidmaatschap een vergoedingkrijgenvoordeaanschafvaneencomputer,bijbehorende apparatuur,vervanging, software eneen onderhoudscdntract. Opbasisvanditartikelkomenbovenstaandekostenvanstatenleden nietvoorvergoedinguithet budgetvoorfractieondersteuning in aanmerking.
Uitkomstendeelwaarneming Onderstaand zijn debijzonderheden uitdeverrichtedeelwaarneming weergegeven: > DoordeSPiscirca€ 260verantwoord inzakefoto'svoordeverkiezingen.Dezekostenzijn op basisvanderegelgeving niettoeterekenenaanhetbudgetfractieondersteuning. Doordefractie is aangegeven dezekostenteverhalen ophet verkiezingsbudget; > DoorGroenLinksiscirca€ 150verantwoord inzakebloemenvoorverkiezingskandidaten. Deze kostenzijn opbasisvan deregelgevingniettoeterekenen aanhetbudget fractieondersteuning; > DoorGroenLinksiscirca€ 130verantwoord inzakereiskostenvoor verkiezingsbijeenkomsten. Dezekosten zijn opbasisvanderegelgevingniettoeterekenen aanhet budget fractieondersteuning; > DoorChristenUnie iscirca€ 85verantwoord inzakereiskostenvoor verkiezingsbijeenkomsten. Dezekostenzijn opbasisvanderegelgevingniettoeterekenenaan hetbudget "~~~ fractieondersteuning; > DoorCDAiscirca€ 350verantwoord inzakereiskostenvoorverkiezingsbijeenkomsten. Deze kostenzijn opbasisvanderegelgevingniettoeterekenenaan hetbudget fractieondersteuning. Defracties zijn akkoord metdebevindingenenhetdoorvoerenvan eencorrectievoorde betreffende verantwoorde kosten.
Provincie Overijssel, 3oktober2011, HB/e0225367/30115233/sjd/vg
7van8
WBB^ii':":.
pwc 5)Het verrichten van eendeelwaarneming van intotaal 5verantwoorde kostenpostenperfractie (in totaal 8fracties) over2011 (tot enmet 9maart 2011).Hierbij isvastgesteld inhoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan deverordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel2009. Eventuele bevindingen zijn via e-mailafgestemd met defracties. Vooreenanalysevanderegelgevingverwijzenwijnaarpunt 4).Onderstaandzijn de bijzonderheden uitdeverrichtedeelwaarneming weergegeven: > DoordeW D iseenbedragvan€ 239verantwoord inzakeeenbeperkte oplagevan het verkiezingsprogramma. Doordefractie isaangegeven datdezebeperkteoplagegebruikt isna de verkiezingenvoorverspreidingnaar o.a.deCdK,informateur enbeleidsmedewerkers van de provincie.Dezekostenkunnen naaronzemeningnietwordentoegerekend aanhetbudget fractieondersteuning; > DoorhetCDAiscirca€ 1.400 verantwoord inzakereiskostenvoorverkiezingsbijeenkomsten.Deze kostenzijnopbasisvanderegelgevingniettoete rekenen aanhetbudget fractieondersteuning. HetCDAheeft aangegeven akkoordtegaan metdebevindingeneen correctievoorstel. 6)Het ophoofdlijnen doornemen van deadministratie opopvallendeposten endekwaliteit van de administratie. Deuitkomstenvan hetdoornemenvandeverantwoordingen zijn opgenomen onder depunten 4en5. Inalgemenezinwordtdoordefracties eenadequate administratie gevoerd.Algemeen aandachtspunt ishetadequaat documenteren vanfractiebesluiten overcursussen, seminars encongressen.Uit verkregen toelichtingen isgeblekendatfracties akkoordzijn gegaan methetbijwonenvan deze bijeenkomsten. Formeledocumentatie (fractiebesluit) ontbreekt hierbij vaak.
Beperkinginhetgebruikenverspreidingskiing Dezerapportage isuitsluitendbestemdvoorprovincieOverijssel, aangezien anderen dienietopde hoogtezijnvanhet doelvan dewerkzaamheden deresultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij attenderen uerderhalveopdatderapportage niet (geheelofgedeeltelijk) aan anderen magworden verstrekt zonderonzeuitdrukkelijke toestemmingvooraf. Wijvertrouwen eropuhiermeevoldoendetehebben ge'informeerd enzijngraagbereiddeinhoudvan dezerapportageverdertoetelichten. Zwolle,3oktober 2011 PricewaterhouseCoopers AccountantsN.V.
H.BoshoveRA
Provincie Overijssel,3oktober 2011,HB/e0225367/30115233/sjd/vg
8van 8
