d Schans

Werk Bewust ! Antea Group en Duurzaamheid Onderdeel -

CO2 prestatieladder 3.C.2. Communicatieplan

projectnr. 194.508

Opdrachtgever Directie

datum vrijgave 06-02-2014

beschrijving revisie Definitief

goedkeuring I. Kooistra

vrijgave E v/d Schans

Werk Bewust ! Oranjewoud en Maatschappelijk Verantwoord ondernemen Onderdeel CO2 - prestatieladder CO2 - Communicatieplan versie 6 februari 2014

Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Communicatie Aanleiding Doelgroepen Communicatiedoelen Verantwoordelijkheden Structurele communicatie Middelenmatrix en planning

Bijlagen separaat bijgevoegd

blad 1 van 7

projectnr. 194.508

Werk Bewust ! Oranjewoud en Maatschappelijk Verantwoord ondernemen Onderdeel CO2 - prestatieladder CO2 - Communicatieplan

projectnr. 194.508

versie 6 februari 2014

1. Communicatie 1.1 Aanleiding Duurzaam ondernemen; het is noodzakelijk om een goede balans te realiseren tussen mens, milieu en economie. Deze balans is cruciaal voor een toekomstbestendige samenleving. Antea Group Nederland heeft duurzaamheid daarom verankerd in haar missie. Hierbij is duurzaamheid geen eindpunt, maar een continu proces waarbij we de lat voor onszelf en onze omgeving steeds hoger leggen. Om een stevig fundament te realiseren voor duurzaam ondernemen, kiest Antea Group voor certificering volgens de CO2-prestatieladder. Antea Group heeft de ambitie het in 2012 behaalde niveau 5 op deze ladder te behouden. Naast het ontwikkelen, vastleggen en realiseren van CO2-beleid en bijbehorende (reductie)doelstellingen, is heldere en frequente communicatie met interne en externe doelgroepen van belang. Naast informeren helpt communicatie om het bewustzijn en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten op het gebied van CO2-reductie. Dit moet vervolgens leiden tot een actieve bijdrage van de medewerkers aan het reduceren van de CO2-emissie. Met externe communicatie wil Antea Group haar betrokkenheid uitdragen op het gebied van duurzaamheid. Belangrijke onderdelen hiervan zijn Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en CO2-reductie. Bovendien wil Antea Group het bewustzijn en de betrokkenheid van externe partijen (zoals opdrachtgevers en leveranciers) vergroten, zodat ook zij worden aangespoord om een actieve bijdrage te leveren aan CO2reductie. Dit CO2-communicatieplan omschrijft de doelgroepen, communicatiedoelen, verantwoordelijkheden, middelen en planning. Het voorziet in een structurele en planmatige communicatie over het CO2 -beleid van Antea Group en het ProRail-certificeringstraject met interne en externe doelgroepen. Antea Group opereerde tot 1 januari 2014 onder de naam Advies- en Ingenieursbureau Oranjewoud.

1.2 Doelgroepen Intern   

Medewerkers Antea Group DT Antea Group Directie Antea Group

Extern(stakeholders)  Opdrachtgevers -top 8 grootste klanten (Bijlage 1)  Externe belanghebbenden CO₂-reductie (Bijlage 2): - Leveranciers (top 10 uit ABC-analyse) - Stichting Natuur en Milieu - Natuur- en Milieufederatie Utrecht - Provincie Utrecht - Beco - Initiatiefnemers Duurzame leverancier; Movares, Grontmij en Strukton  Media (regionaal en landelijk)

blad 2 van 7


projectnr. 194.508


1.3 Communicatiedoelen Communicatiedoelen Intern  Medewerkers van Antea Group kennen de duurzaamheidsambitie van Antea Group en weten hoe ze zelf kunnen bijdragen aan CO2-reductie (kennis).  Medewerkers van Antea Group voelen zich betrokken bij het duurzaamheidsbeleid van Antea Group (houding).  Medewerkers dragen concreet bij aan CO2-reductie (gedrag).  De directie en het Directieteam (DT) van Antea Group kennen en onderschrijven de duurzaamheidsambitie van Antea Group (kennis/houding) en geven ruimte om deze ambitie te realiseren (gedrag). Communicatiedoelen Extern Antea Group positioneren als duurzame organisatie:  (Top 8) Opdrachtgevers kennen de duurzaamheidsambitie van Antea Group en zien Antea Group als duurzame organisatie (kennis).  Externe belanghebbenden kennen de duurzaamheidsambitie van Antea Group, zijn geïnformeerd over hoe deze wordt gerealiseerd (reductiedoelstellingen, footprint etc.) en zien Antea Group als duurzame organisatie (kennis).  Media kennen de duurzaamheidsambitie van Antea Group (kennis).

1.4 Verantwoordelijkheden De manager Duurzaamheid draagt de formele verantwoordelijkheid voor de communicatie over duurzaamheid. De uitvoering van de communicatie wordt verzorgd door communicatie-adviseur Saskia Bisschops van de stafafdeling PR & Communicatie, Business Support Antea Group. Deze adviseur zorgt voor de interne en externe communicatie-uitingen. Zij ondersteunt, adviseert en bewaakt de communicatie-uitingen van beleidsvorming tot en met daadwerkelijke uitvoering en beheer.

1.5 Structurele communicatie Twee keer per jaar wordt in- en extern gecommuniceerd via Anteagroup.ned (intern) en de website van Antea Group (extern) over de stand van zaken van het CO2-reductiebeleid (reductiedoelstellingen en Footprint). Tevens brengt Antea Group jaarlijks een MVO-jaarverslag uit, waarin eveneens uitvoerig wordt stil gestaan bij de CO2-reductie. Om de bewustwording bij de medewerkers te vergroten, wordt vanuit het kernteam minimaal elke maand een bericht op de nieuwsbalk geplaatst over duurzaamheid en/of CO2-reductie. Het externe magazine Antea Group Magazine heeft een rubriek duurzaamheid, waarin de laatste stand van zaken van het CO2reductiebeleid wordt gecommuniceerd. Het kernteam duurzaamheid komt elk kwartaal (indien nodig vaker) bijeen en heeft halfjaarlijks overleg met de Directie. De manager Duurzaamheid heeft zitting in het kernteam en is DT-lid. Het onderwerp duurzaamheid is hiermee geborgd in het DT en vormt een vast onderdeel van de DT-agenda. Naast deze vaste communicatiemomenten, wordt gedurende het jaar regelmatig gecommuniceerd over actualiteiten rond CO2-reductie. Dit gebeurt onder meer via de website, intranet, persberichten, e-magazines en ook social media. Met betrekking tot de Special Duurzaamheid is begin 2013 besloten deze special niet langer uit te brengen. Destijds is bewust gekozen om in de special te laten zien hoe bevlogen onze collega's werken aan een duurzame toekomst. Echter, duurzaamheid is inmiddels verankerd in onze missie en ambities. Dit vertalen

blad 3 van 7


projectnr. 194.508


we door in onze bedrijfsvoering en projecten. Er wordt dus bewust gekozen voor duurzame oplossingen. Wij zijn van mening dat het niet langer noodzakelijk is hier in een aparte uitgave de aandacht op te vestigen; het is een vanzelfsprekendheid. Dit blijkt o.a. uit de projecten die regelmatig op de website worden geplaatst en in de externe E-magazines aan bod komen. In het E-magazine van onze businesslijn Infra (september 2013) bijvoorbeeld, kwamen de projecten: Renovatie CBS De Koning Enschede en Ondersteuning Waterschap Vallei en Veluwe bij KRW-maatregelen voor de IJssel aan de orde. Deze informatie is ook terug te vinden op onze website.

1.6 Middelenmatrix en planning Plaatsgevonden communicatie

2013 Datum Januari Maart Maart

April

April

Start Innovatietafel, op zoek naar innovatieve, duurzame ideeën Brochure Duurzaamheid - een kwestie van doen en volhouden Toetreding Netwerk Groene Bureaus Update duurzaamheid/duurzame projecten: - Ambassadeursnetwerk duurzaamheid - Collega aan het woord over duurzame vrijetijdsbesteding Start Ambassadeursnetwerk Duurzaamheid, verbinden van kennis/relaties o gebied van duurzaamheidsthema's

Doelgroep

Communicatiemiddel

Intern

- Oranjenet - Xpress

Extern, bouwgerelateerd

- Brochure

Medewerkers (intern) Extern

- Oranjenet - Website

Medewerkers (intern)

- Xpress

Irma Kooistra

Manager duurzaamheid

Medewerkers


Irma Kooistra


- Oranjenet - Posters - Oranjenet - Xpress - Social Media

Irma Kooistra


Irma Kooistra




Irma Kooistra


Medewerkers (intern) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern)

- INNORANJE

Irma Kooistra


Irma Kooistra


Irma Kooistra


Irma Kooistra


Mei

Fiets Naar Je Werk Dag

Medewerkers

Juni

In actie voor Samenloop voor Hoop (KWF)

Mederwerkers Extern

Juli

Juli

blad 4 van 7

Actie

Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, geheel 2012 Update duurzaamheid - Werken aan een duurzame haven

September

Verklaring verificatie COxemissie-inventaris 2012


September

Opening 'BREAAM - NL-3'-pand Oosterhout

Medewerkers Extern

Oktober

Update duurzaamheid/duurzame projecten: - Elektriciteitsverbruik omlaag - Bescherming Boliviaanse bossen - Duurzaam afstuderen - Pand Oosterhout - Nieuwe verdienmodellen - Innovatietafel


- Oranjenet - Website - Oranjenet - Intranetsite - Xpress - Plaatselijke krant

- Xpress

Uitvoerder Manager duurzaamheid Adviesgroep Bouw

Verantwoordelijke Directie Manager duurzaamheid


projectnr. 194.508


- Samenloop voor Hoop Oktober

Oktober

Oktober

November

November

November

November

December

December

December

December

December

Doorlopend

blad 5 van 7

Hoge Veluwe Loop voor o.a. klanten/medewerkers Deelname aan Dag van de Duurzaamheid (seminar energiebesparing riolering) Nieuw relatiebeheersysteem: KIT (Keep in Touch) (duurzaam door vermijding onnodige verzendingen) Inzending Vernufteling met een innovatief, duurzaam project (Energiebesparing vijzelgemalen) Inzending ENCI-studieprijs Innovatie (levensduurverlenging stalen brugdekken) Maatschappelijk jaarverslag conform GRI-richtlijn, met nadruk op medewerkers en 'hun'duurzame projecten. Zeer beperkt gedrukt, verspreid door middel van mail/link. ISO-14001 certificering Goes Update duurzaamheid/duurzame projecten - Maatschappelijk jaarverslag - Sponsorbos Benthuizen - Duurzame ambassadeurs - ISO 14001 - Inzamelingsactie - Hoge Veluwe Loop Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, 1e halfjaar 2013 Nieuwe folders i.v.m. naamswijziging. Zeer beperkt gedrukt, nadruk op digitaal gebruik Inzamelingsactie OranjewOud of OranjeGoed. Papierwerk is gerecycled, pennen e.d. gaan naar een goed doel. Eindejaarspresentatie vestigingen Diverse duurzaamheidsgerelateerde informatie (projecten), waaronder: - Getijdencentrale - Zoetwaterberging Texel - Nieuwe oplossing fijnstof - De nieuwe Wildernis - Containershield - Grip op Grond - Weg van de Toekomst - Ontwikkeling bedrijfsterrein recyclingbedrijf Beelen - Verkeersveiligheid ouderen Ebike - Onderhoud Olympisch Stadion

Medewerkers (intern) Extern Medewerkers (intern) Extern

- Xpress - Oranjenet - Website - E-magazine Infra - Oranjenet - Website - Social Media

Irma Kooistra


Irma Kooistra


Medewerkers


Irma Kooistra




Irma Kooistra


Medewerkers Extern

- Oranjenet - Website - Social Media

Irma Kooistra



- Oranjenet - INNORANJE - Website - Social Media

Irma Kooistra




Irma Kooistra



- Xpress

Irma Kooistra


Irma Kooistra




Extern

- Folders

PR&C

Directie

Intern


PR&C

Directie

Intern (medewerkers)

- Presentatie

Irma Kooistra

Directie

Medewerkers (intern) en bezoekers

- Videoscherm in hal kantoren - Oranjenet - Website

Irma Kooistra



projectnr. 194.508


Doorlopend

Doorlopend Doorlopend Doorlopend

- Vervolgonderzoek elektrisch rijden - Regioplan Windenergie Flevoland - Duurzame energie regio Waalwijk en Heusden - Gebiedsgericht grondwaterbeheer Dongen - Bijdrage Europees project Inners Diverse duurzaamheidsgerelateerde informatie (bedrijfsvoering), waaronder: - Groene stroom van 100% Nederlandse Wind - NS-Businesscard - Manifest duurzaam wagenparkbeheer Introductie nieuwe medewerkers Algemene bedrijfspresentatie Keuze/Uitkering Goededoelenfonds, 4 maal per jaar

Medewerkers


Irma Kooistra

Nieuwe mederwerkers

Presentatie

HR

Extern

Presentatie - Oranjenet - Xpress

PR Irma Kooistra

Medewerkers


Manager duurzaamheid Directie Manager duurzaamheid

Planning communicatie

2014 Datum Januari Maart

April

April

Mei

Juni

Juni

Juli September

blad 6 van 7

Irma Kooistra

Verantwoordelijke Manager duurzaamheid

- Antea Group Magazine

Saskia Bisschops



- Xpress

Saskia Bisschops



- Xpress

Saskia Bisschops


Irma Kooistra


Saskia Bisschops


Actie

Doelgroep

Aandacht voor duurzaamheid op jobsite (tekst, projecten en film) Update duurzaamheid (vaste rubriek Antea Group Magazine) Introductie Bo Bewust, duurzaamheidszusje van Ewoud die laat zien welke maatregelen treft om minder energie te verbruiken en de rol van de medewerkers hierin Update duurzaamheid/duurzame projecten (vaste rubriek Xpress)

(Nieuwe) medewerkers Extern Medewerkers (intern) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern)

Maatschappelijk jaarverslag conform GRI-richtlijn


Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, geheel 2013 Update duurzaamheid (vaste rubriek Antea Group Magazine) Update duurzaamheid/duurzame projecten (vaste rubriek Xpress) Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, 1e


Communicatiemiddel - Website - You Tube

- Anteagroup.ned - Antea Group Magazine - Website - AnteaGroup.ned - Website - Externe brief

Uitvoerder

Medewerkers (intern) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern)


Saskia Bisschops



- Xpress

Saskia Bisschops



- Anteagroup.ned - Website

Saskia Bisschops



projectnr. 194.508


Oktober

November Doorlopend

blad 7 van 7

halfjaar 2014 Update duurzaamheid/duurzame projecten (vaste rubriek Xpress) Update duurzaamheid (vaste rubriek Antea Group Magazine) Diverse CO2-gerelateerde informatie

- Brief Medewerkers (intern) Medewerkers (intern) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern) Medewerkers (intern) en bezoekers

- Xpress

Saskia Bisschops



Saskia Bisschops


Videoscherm in hal kantoren

Saskia Bisschops


d Schans

Recommend Documents