Lokakarya Fungsional Non Peneilhl
PROSEDUR DAN MEKANISME SERTA PERMASALAHAN DALAM PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN PUSTAKAWAN Surya Mansjur Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian, Bogor
PENDAHULUAN Angka kredit adalah suatu nilai yang diberikan atas prestasi yang telah dicapai pejabat fungsional . Bagi Pustakawan angka kredit diberikan atas pelaksanaan setiap unsur kegiatan perpustakaan dan informasi sesuai dengan angka tingkat jabatan Pustakawan . Unsur-unsur yang bemilai angka kredit terdiri atas unsur Utama yang meliputi kegiatan pendidikan, pelaksanaan kegiatan perpustakaan, pemasyarakatan perpustakaan dan pengembangan profesi . Unsur penunjang yang terdiri dan kegiatan mengajar, melatih, membimbing siswa/ mahasiswa, memberikan konsultasi, peran serta dalam seminar/Lokakarya, keanggotaan dalam organisasi profesi, keikut sertaan dalam penerbitan ilmiah, memperoleh tanda jasa/penghargaan, dan kegiatan menilai hasil kegiatan Pustakawan . Jenjang jabatan Pustakawan terdiri dan dua betas tingkat, mulai Asisten Pustakawan Madya hingga Pustakawan Utama . Jumlah angka kredit kumulatif yang ditetapkan dalam keputusan MENPAN No .18/1988 yang harus dipenuhi pejabat Pustakawan adalah mulai dan 40 hingga 1 .000 . Untuk dapat digunakan dan efektif dalam usulan kenaikan pangkat atau jabatan Pustakawan, komposisi angka kredit tersebut harus terdiri atas sekurang-kurangnya 70% berasal dan Unsur Utama dan setinggi-tingginya 30% berasal dan Unsur Penunjang . Pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit dan menanda tangani/menerbitkan PAK (Penetapan Angka Kredit) adalah sebagai berikut 1 . Berdasarkan SK .MENPAN No .18/1988 pasal8, bagi Pustakawan Madya (IV/b) hingga Pustakawan Utama (IV/e) adalah Merited Pendidikan dan Kebudayaan . Dalam SEB .MENDIKBUD dan Kepala BAKN No .53649/MPK/1988 dan 15/SE/1988 butir 111/1 Umum dijabarkan bahwa dengan SK .MENDIKBUD wewenang tersebut dapat didelegasikan kepada Pejabat Eselon I, sehingga untuk Iingkup Badan LITBANG Pertanian Penetapan ANgka kredit bagi Pejabat Pustakawan pada tingkatan tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Badan LITBANG Pertanian .
46
Lokekerya Fungsional Non Peneliti
2.
Berdasarkan SK.Menteri Pertanian No.580/Kpts ./KP .720/10/92 tanggal 5 Oktober 1992, bagi Pustakawan Muda (III/d) Penetapan Angka Kredit dilakukan oleh Kepala Badan LITBANG Pertanian, sedang bagi Asisten Pustakawan Madya (II/b) hingga Pustakawan Pratama (III/c) PAK dilakukan oleh Kepala Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian . PROSEDUR PENILAIAN ANGKA KREDIT
DUPAK (Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit) yang diterima dan unit-unit kerja dihimpun, diperiksa kelengkapannya, kemudian didistribusikan kepada para anggota TPJP (Tim Penilai Jabatan Pustakawan) oleh Sekretariat TPJP untuk memperoleh penilaian . Hasil Penilaian dikumpulkan, kemudian direkapitulasi dan diserahkan kepada Ketua Tim Penilai (Ketua TPJP) untuk pemeriksaan terakhir sebelum diusulkan kepada para pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit seperti tersebut di atas guna memperoleh PAK . Tim Penilai Jabatan Pustakawan untuk lingkup Departemen Pertanian (Tim Penilai Instansi) ditunjuk dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian No .686/Kpts./KP .150/9/90 tanggal 24 September 1990 yang kemudian diubah tahun 1992, dan terakhir tahun 1996 dengan S K .Men .Tan . No .440/Kpts/ KP .150/6/1996 tanggal 3 Juni 1996 . Penilaian angka kredit ditetapkan dua kali dalam setahun, masing-masing bulan Januari dan bulan Juli (Pasal 17 SK MENPAN No . 18/1988 dan SK MENTAN No .686/Kpts/KP .150/9/1990) dengan tujuan agar DUPAK yang telah selesai dinilai bulan Januari dapat segera diproses pengusulan dan penerbitan PAKnya dan sehingga pada bulan Pebruari dapat digunakan untuk mutasi kenaikan pangkat dalam bulan April . Demikian pula DUPAK yang selesai dinilai bulan Juli diharapkan PAKnya dapat digunakan dalam proses kenaikan pangkat bulan Oktober. Oleh karena itu untuk kelancaran penilaian angka kredit ini maka DUPAk sebaiknya disampaikan kepada Sekretariat TPJP di Jalan Ir .Juanda 20 Bogor selambat-lambatnya bulan Desember untuk penilaian bulan Juli pada setiap tahun berjalan . DUPAK yang akan disampaikan kepada Sekretariat TPJP beserta semua kelengkapan yang dipersyaratkan harus difotocopy sebanyak 3 (tiga) kali dan harus diketahui serta ditanda tangani oleh Kepala Unit Kerja tempat Pustakawan bertugas . Tiga kopi DUPAK beserta kelengkapannya dan setiap Pustakawan itu masing-masing akan dibagikan kepada tiga orang anggota Tim Penilai agar dapat memperoleh penilaian seobyektif mungkin . Mengenai cara pengisian DUPAk, pengajuan usul angka kredit untuk dinilai, macam-macam formulair kelengkapan DUPAK yang harus dilampirkan beserta contoh-contohnya sudah dijelaskan dalam buku Pedoman Teknis Pelaksanaan Kegiatan Perpustakaan dan buku Prosedur Pengajuari Dupak Pustakawan yang telah dibagikan kepada para Pustakawan .
47
Lokakarya Fungsional Non Peneft
TATA CARA PENILAIAN Sebelum dilakukan penilaian oleh TPJP, Sekretariat TPJP beresama-sama dengan Sub Bidang Administrasi Jabatan Fungsional mengecek kelengkapan lampiran dan menghitung angka-angkafjumlah hasil kegiatan yang tercantum dalam formulair laporan harian, bulanan dan tahunan juga pada form ulir-formulir laporan pelaksanaan kegiatan (form L .01 - L .07) terutama pada kegiatan-kegiatan teknis perpustakaan dan informasi . Hasil pengecekan dan penghitungan DUPAK ini disampaiakan kepeda TPJP untuk dinilai dengan angka kredit yang berlaku . Dalam menilai angka kredit, Tim Penilai dengan cermat memperhatikan Tugas Pokok setiap pejabat Pustakawan pengusul sebagaimana tercantum dalam SK .MENPAN No .18/1988 agar dapat menilai angka kredit dengan tepat sesuai dengan kegiatan yang hares dilakukan dan tingkat jabatannya . Apabila temyata pencatuman angka kredit tidak tepat pada kolom yang seharusnya, maka Tim Penilai akan memperhitungkan dan menilai hanya pada angka kredit yang semestinya saja . Misal : pada tugas pokok seorang Pustakawan adalah "Membantu ", jika ia mencantumkan angka kreditnya pada kolom "Melakukan ", maka Tim Penilai akan menilainya sesuai dengan tugas pokok yang telah ditetapkan, yakni "Membantu " . Oleh karena itu untuk memperiancar penilaian, pencantuman angka kredit sebaiknya dan seharusnya sesuai tugas poko jabatan masing-masing . Apabila seorang Pustakawan yang jabatannya Iebih rendah melakukan kegiatan yang tidak tercakup dalam tugas pokoknya dan kegiatan tersebut merupakan tugas pokok pejabat yang lebih tinggi, TPJP Instansi Dep.Pertanian sepakat untuk memberikan nilai/angka kredit sebesar 40 persen dan nilai kredit "Melakukan ". Hal ini sejalan dengan anjuran dad Staf ahli MENPAN . DUPAK yang telah dinilai dikumpulkan oleh Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian (PUSTAKA) selaku Satuan Administrasi Pangkal (SATMINKAL) Jabatan Pustakawan untuk kemudian direkapitulasi dan disampaikan kepada Ketua Tim TPJP . Kemudian Ketua Tim dibantu Sekretariat TPJP memepersiapkan usulan dan naskah PAK untuk disampaikan dan memperoleh penetapan dan pajabat yang berwenang menetapkan angka kredit . PAK yang telah sah ditanda tangani oleh para Pajabat tersebut kemudian dihimpun, diagenda, difotocopi, dan satu kopi diantaranya diarsipkan di PUSTAKA . Lembar PAK Iainnya beserta tembusan-tembusannya dikirim langsung kepada Pimpinan unit Kerja Pustakawan dan kepada Pustakawan yang bersangkutan untuk selanjutnya digunakan sebagai data pendukung dalam usulan mutasi kenaikan pangkat/jabatan oleh para petugas kepegawaian di unit keja masingmasing tempat Pustakawan bertugas . Dengan demikian tugas PUSTAKA hanya sampai dengan menyelesaikan dan menyampaikan PAK seperti dikemukakan di atas, sedang proses usulan mutasi kenaikan pangkat/jabatan selanjutnya sebagaimana diatur dalam pasal 12 Peraturan Pemerintah No .3/1980 jo . SE
48
Lokakarya Fungsionar Non Pon*&tl
Kepala BAKN No .5/SE/1980 tanggal 12 Pebruan 1980 adalah merupakan tugas dan tanggung jawab unit kerja masing-masing . PERMASALAHAN Sejak diterbitkan SK .MENPAN No . 18/1988 dan pengangkatan secara resmi para Pustakawan mulai tahun 1990 hingga sekarang berarti jabatan Pustakawan sudah mencapai usia delapan tahun dan para Pustakawan telah menjabat selama enam tahunan . Dalam perjalanan usia enam tahun ini sudah banyak Pustakawan inpassing yang telah berhasil menikmati kenaikan pangkatljabatan melalui jalur fungsional . Akhir-akhir ini muncul pula para calon Pustakawan sebaiknya ada beberapa Pustakawan inpassing yang berusaha mengajukan permohonan pengunduran did karena menganggap perpustakaan beserta jabatan Pustakawannya tidak dapat menjanjikan apa-apa . Selain itu ada juga Pustakawan yang mandeg sama sekali karena lebih menyukai dan mentaati tugas-tugas yang bukan merupakan tugas atau kegiatan dalam jabatan fungsionalnya, di samping itu ada lagi Pustakawan yang tetap bertugas di perpustakaan tetapi tidak berusaha mengisi dan mengajukan DUPAK . Para pejabat Pustakawan semacam ini beberapa kali telah dibina agar lancar mengajukan DUPAk dan telah pula beberapa kali memperoleh Surat Peringatan, bahkan akhimya hampir memperoleh Surat Pemberhentian Sementara karena tidak memenuhi angka kredit. Pada kesempatan ini permasalahan yang akan dibahas,berkaitan dengan penilaian angka kredit berkisar sekitar aspek sistem dan aspek Pustakawan sendiri . a . Aspek Sistem Yang dimaksudkan aspek sistem di sini meliputi mated dalam SK MENPAn No .18/1988 dan sistem tempat Pustakawan bekerja . Mengenai mated dalam SK.MENPAN yang paling berkaitan Iangsung dengan kegiatan Pustakawan adalah mengenai pembagian dan pelaksanaan tugas pokok dan angka kredit yang dirasakan sangat kecil . Dalam pasal 3 SK .MENPAN mengenai Tugas Pokok Pustakawan telah diatur secara rinci tugas-tugas atau kegiatan yang dapat . dilakukan pejabat pustakawan sesuai dengan tingkat jabatannya masing-masing mulai dad Asisten Pustakawan Madya (II/b) hingga Pustakawan Utama (IV/e) . Masalahnya terletak bukan sepenuhnya pada pembagian tugas pokok tersebut tetapi lebih pada kenyataan keadaan dilapangan perpustakaan di mana pada saat ini hampir seluruh Pustakawan yang ada merupakan hasil inpassing . Akibatnya banyak Pustakawan yang memiliki jabatan cukup tinggi tetapi kemampuan profesionalnya kurang memadai bahkan ada pula yang "terpaksa" kalau tidak mau diratakan
49
Lokakarya Fungsional Non Penel ti
untung-untungan saja memasuki jabatan Pustakawan karena jabatan fungsional lain tidak memungkinkan baginya . Banyak pula PNS yang telah mendapat kesempatan mengikuti pendidikan perpustakaan yang cukup memadai sehingga jika dilihat dan segi pengalaman dan kemampuannya sangat meyakinkan untuk melakukan tugas-tugas perpustakaan/i nformasi . Namun kenyataannya mereka ditugasi dan ditempatkan jauh dad kegiatan perpustakaan, sehingga lama-kelamaan mereka lupa akan keterampilannya di bidang perpustakaan tetapi lebih memahami tugas dan pekerjaan yang bukan kegiatan perpustakaan . Hal ini berarti mubajir saja memberikan tugas belajar kepada mereka . Pustakawan semacam ini sudah pasti akan mendapat kesulitan untuk mengumpulkan angka kredit karena waktu dan kemampuannya tersita oleh tugas-tugas non Pustakawan . Lebih buruk lagi mereka mempermasalahkan sistem ini jika ditelaah lebih jauh terletak pada 1 . Jabatan Pustakawan yang kurang menarik dan tidak menjanjikan apa-apa ; 2 . Ketidaktepatan dalam penempatan tenaga pustakawan, bahkan kegiatan mereka jauh dad tugas-tugas perpustakaan, sehingga mereka tidak akrab dengan tugas pokoknya dan akibatnya sulit memperoleh angka kredit ; 3 . Pimpinan unit kerjanya mungkin menyadan kelemahan ini, tetapi tidak berusaha bertindak untuk memperbaiki karena kesulitan memperoleh tenaga peng-gantinya agar dapat menempatkan Pustakawan sesuai dengan jabatannya, atau mungkin juga Pustakawan sendiri yang memang enggan ditugaskan pada tempat yang tepat karena sudah keenakan . b . Aspek Pustakawan Menurut laporan Sekretariat TPJP bulan Juni 1996 (teriampir) diperoleh data bahawa lebih dari 50% dan jumlah Pustakawan yang ada di Departemen Pertanian belum memperoleh angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatan . Jika ditelusuri amsalahnya, tampak beberapa penyebab tingginya jumlah tersebut, di antaranya ada beberapa Pustakawan yang tidak lagi ditugasi di perpustakaan atau dalam kegiatan-kegiatan yang berkaitan langsung dengan perpustakaan, ada yang diberhentikan sementara karena merangkap jabatan struktural (berdasarkan PP 15/1994), dan ada pula yang tetap hingga sekarang bekerja di perpustakaan, telah memperoleh pendidikan perpustakaan tetapi tidak pemah mengajukan DUPAK . Mereka yang tetap bekerja di perpustakaan sedikitnya sudah pasti melakukan kegiatan-kegiatan perpustakaan dan sudah pasti kegiatan-kegiatan tersebut dapat menghasilkan angka kredit . Masalah utama bagi mereka tampaknya bukan tidak faham mengisi DUPAK atau tidak mengerti kegiatan-kegiatan yang dapat menghasilkan angka kredit, tetapi lebih pada keenganan kalau tidak mau dikatakan malas mencatat hasil-hasil kegiatannya, sehingga dan waktu ke waktu makin sulit mengisi DUPAK . Mereka lebih banyak membuang waktu percuma mempermasalahkan kecilnya dan sukamya memperoleh angka kredit daripada memanfaatkan waktu untuk mengumpulkan angka kredit yang kecil-kecil itu untuk
50
Lokakarya Fungsional Non Penefd
mengisi DUPAK dan pada gilirannya untuk mendukung kenaikan pangkat/ jabatannya . KONDISI KERJA YANG IDEAL Kondidi kerja yang dimaksudkan disini adalah kondisi yang Iebih berdasarkan ketentuan atau peraturan yang berlaku, bukan hanya keinginan atau tuntutan pejabat Pustakawan . 1 . Pustakawan ditugasi secara konsekwen sesuai dengan sebagaimana telah diatur dalam SK .MENPAN No . 18/1988 ;
tugas
pokok
2 . Ketentuan tidak boleh merangkap jabatan sebagaimana diatur dalam PP No .15/1944 dapat diterapkan secara konsisten dan konsekwen terhadap Pustakawan ; 3 . Tugas yang diberikan harus cukup untuk memperoleh angka kredit kumulatif minimum dalam waktu dua hingga tiga tahun ; 4 . Jika mungkin tugas-tugas tersebut di samping dapat menghasilkan 'point' juga dapat memberi kesempatan untuk memperoleh'coin' ; 5 . Dari sisi Pustakawannya sendiri selaku Pegawai Negeri Sipil (pasal 1 SK.MENPAN No .18/1988) tetap wajib bertanggung jawab penuh atas teriaksananya tugas dan kegiatan jasa perpustakaan/informasi secara menyeluruh walaupun diantara tugas-tugas tersebut tidak selalu menghasilkan angka kredit ; 6 . Adanya wadah yang lumitu untuk sating berkomunikasi dan bertemu guns bertukar pikiran dan pengalaman antara para pejabat Pustakawan .
51
