D E S K R I P S I K E R J A PANITIA PPAM IKM FTUI 2012 DEP ARTEM EN TEK NIK ELEKTRO STRUKTUR PANITIA Ketua Panitia
Umum
Operasional
Materi
Administrasi
Medis
Acara
HPD
Logistik
Tugas & Penilaian
Keamanan
Mentoring
Evaluasi
Penjelasan: • Setiap unit fungsional berada di bawah komando ketua panitia • Ketua panitia membawahi secara langsung tiga buah bidang, yang masing-masing dikepalai oleh minimal satu orang kepala bidang (kabid) dan satu orang wakil kepala bidang (wakabid) • Setiap bidang membawahi beberapa buah seksi yang dikepalai oleh satu orang penanggung jawab (PJ) • Setiap seksi memiliki staf yang bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok dan fungsi seksinya masing-masing
1. Ketua Panitia
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Ketua panitia memiliki deskripsi tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Steering Comittee (SC), departemen, warga, dan segenap pemangku kepentingan yang berkaitan dengan penyelenggaraan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
1
• • • • • • • • • •
Bertanggung jawab dalam perencanaan, pemberian instruksi, pengawalan kinerja, dan evaluasi kepanitiaan Bertanggung jawab terhadap pemberdayaan seluruh SDM yang berada di bawah kepanitiaan agar bertugas dengan optimal Bertanggung jawab terhadap pencerdasan mengenai PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro kepada warga Bertanggung jawab kepada orangtua peserta terhadap kondisi fisik dan mental seluruh peserta PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro Melakukan komunikasi kepada pihak departemen terkait sosialisasi penyelenggaraan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro Melakukan koordinasi dan pelaporan kegiatan kepada SC PPAM IKM FTUI 2012 Melakukan koordinasi dengan panitia pusat Melakukan koordinasi dengan tim penyelenggara Mabim Departemen Bersama dengan Kabid Umum, Operasional, dan Materi, bertindak sebagai komisi disiplin PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro Membuat laporan pertanggungjawaban
2. Bidang Umum
Kabid dan Wakabid Umum memiliki deskripsi tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada ketua panitia • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi seksi-seksi di bawahnya agar bertugas secara optimal • Bertindak sebagai koordinator harian kepanitiaan yang bertanggung jawab atas berjalannya fungsi-fungsi kepanitiaan, temasuk di dalamnya: o Menyelenggarakan rapat koordinasi pada internal kepanitiaan, o Mengawasi, mengingatkan, dan mengevaluasi seluruh unit kepanitiaan agar bekerja sesuai tugas dan fungsi yang telah diberikan oleh ketua panitia, o Memfasilitasi situasi kerja kepanitiaan agar tetap berjalan harmonis dan menyenangkan melalui konsolidasi, sharing, dan hal lainnya. • Bertindak merangkap sebagai sekretaris umum kepanitiaan dan menjadi koordinator atas terlaksananya tertib administrasi kepanitiaan, yaitu: o Membuat rencana kepanitiaan secara umum, o Mengawasi pembuatan dan pengarsipan notulensi rapat panitia departemen dan pusat, o Mengawasi pengarsipan surat keluar dan masuk, o Mengawasi pembuatan dan pengarsipan surat perizinan, o Mengkoordinasikan pembuatan laporan pertanggungjawaban • Bertindak merangkap sebagai bendahara umum dan bertanggung jawab atas terlaksananya tata buku kepanitiaan, termasuk di dalamnya: o Membuat rancangan anggaran apabila dibutuhkan, o Mengarsipkan surat-surat keuangan (kuitansi, bon, dlsb), o Menjadi koordinator dana usaha dengan bantuan dari seluruh unit kepanitiaan pada pelaksanaannya apabila dibutuhkan. • Bersama dengan Ketua Panitia, Kabid Operasional, dan Materi, bertindak sebagai komisi disiplin PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
2
• • • •
Mendata panitia yang hadir pada setiap rapat dan pelaksanaan hari-H Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya Mewakili ketua panitia jika sedang berhalangan hadir Membuat laporan pertanggungjawaban
Dalam melaksanakan tugasnya, Kabid dan Wakabid Umum dibantu oleh dua bidang, yaitu:
2.1. SEKSI ADMINISTRASI Seksi Administrasi berisi staf-staf administrasi yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kabid dan Wakabid Umum • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Administrasi agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Membuat dan mengarsipkan notulensi rapat panitia departemen dan pusat • Mengarsipkan surat keluar dan masuk • Membuat surat perizinan yang bersangkutan dengan kepanitiaan • Membuat database/absensi panitia dan peserta • Membuat perlengkapan kepanitiaan seperti, nametag panitia, materi hardcopy (apabila ada), dan sebagainya • Mengarsipkan rekapitulasi nilai-nilai peserta PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
2.2. SEKSI HUMAS, PUBLIKASI, DAN DOKUMENTASI (HPD) Seksi HPD berisi staf-staf HPD yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kabid dan Wakabid Umum • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM HPD agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Membuat atau menyiapkan media-media yang dapat digunakan sebagai sarana publikasi progres PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro kepada warga, seperti: media jejaring sosial/website, mading, selebaran, spanduk, dan sebagainya • Mempublikasikan dan mensosialisasikan hasil-hasil kesepakatan penting kepada warga secara terbatas (internal) • Mengkondisikan dan turut membantu pencerdasan warga agar fokus pada pengawalan kegiatan-kegiatan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro • Membuat desain yang berkaitan dengan kepanitiaan, seperti nametag panitia, spanduk/selebaran, baju panitia, dan sebagainya • Mendokumentasikan seluruh kegiatan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro dalam bentuk foto dan video • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
3
3. Kabid Operasional
Kabid dan Wakabid Operasional (Kaops dan Wakaops) memiliki deskripsi tugas sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada ketua panitia • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi seksi-seksi di bawahnya agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan teknis PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro • Bertanggung jawab untuk mengatahui jumlah peserta yang hadir di setiap hari pelaksanaan • Memimpin rapat arahan (briefing) sebelum kegiatan untuk sosialisasi teknis dan evaluasi sesudah kegiatan perharinya • Merancang teknis (tempat, waktu, alur pergerakan, SDM) dalam suatu petunjuk teknis (juknis) • Membuat evaluasi teknis harian secara tertulis • Mendata dan memberikan arahan kepada audiens sebelum kegiatan dimulai • Memastikan obat-obatan dan perlengkapan yang dibutuhkan telah tersedia • Bersama dengan Bidang Materi dan Seksi Orasi dan Evaluasi, mengukur pencapaian peserta setiap harinya • Bersama dengan Bidang Materi dan Seksi Orasi dan Evaluasi, membuat bentuk dan isi treatment evaluasi peserta yang sesuai dengan skill yang ditanamkan dan batasan Kerangka Acuan Proses (KAP) • Bersama dengan Ketua Panitia, Kabid Umum, dan Materi, bertindak sebagai komisi disiplin PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro • Melakukan koordinasi dengan panitia pusat • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
Dalam menjalankan tugasnya, Kaops dan Wakaops dibantu oleh empat seksi, yaitu:
3.1. SEKSI MEDIS Seksi Medis berisi staf-staf Medis yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Medis agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Bertanggung jawab terhadap kesehatan fisik peserta saat kegiatan berlangsung • Berkoordinasi dengan staf Medis agar selalu tersedia personil dan obat-obatan selama kegiatan berlangsung • Bersama dengan Seksi Logistik, menyiapkan obat-obatan untuk kebutuhan P3K, sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada KAP • Mensosialisasikan dan melatih panitia mengenai prosedur-prosedur P3K • Melakukan koordinasi dengan P3K panitia pusat • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
4
3.2. SEKSI LOGISTIK Seksi Logistik berisi staf-staf Logistik yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Logistik agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Berkoordinasi dengan Seksi Administrasi jika terdapat perlengkapan yang butuh surat peminjaman • Membuat daftar kebutuhan peralatan sebelum kegiatan dimulai • Mempersiapkan dan mengecek performa peralatan yang dibutuhkan agar siap untuk dipakai • Menyiapkan konsumsi peserta apabila sewaktu-waktu dibutuhkan • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban 3.3. SEKSI KEAMANAN Seksi Keamanan berisi staf-staf Keamanan yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Keamanan agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Melakukan sterilisasi tempat kegiatan dari hal-hal yang dapat mengganggu jalannya kegiatan • Mengkondisikan barisan peserta saat kegiatan dan mengawal peserta saat mobilisasi melalui jalur-jalur yang disepakati • Bersama dengan Komisi Disiplin, menjaga audiens agar tetap berada pada batasan-batasan yang sewajarnya sesuai dengan kesepakatan bersama dan KAP • Melakukan koordinasi dengan keamanan/pergerakan panitia pusat • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
3.4. ORASI DAN EVALUASI Seksi Orasi dan Evaluasi berisi orator-orator yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi orator-orator agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Bersama dengan Kaops/Wakaops dan Kabid/Wakabid Materi, mengevaluasi pencapaian peserta setiap harinya • Berkoordinasi dengan Kaops/Wakaops dan Kabid/Wakabid Materi pada saat merancang detail isi penanaman pada saat sesi evaluasi • Mensimulasikan sesi evaluasi bersama dengan orator-orator • Bersama dengan Seksi Mentoring, mengkoordinasikan pelatihan orator dan mentor yang diadakan oleh SC • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
5
•
Membuat laporan pertanggungjawaban
4. Kabid Materi
Kabid dan Wakabid Materi memiliki deskripsi tugas sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi seksi-seksi di bawahnya agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Bertindak sebagai koordinator penanaman materi, yang bertugas untuk: o Merancang garis besar konsep dan penempatan waktu penanaman materi o Merancang kegiatan dan isi penanaman materi bersama dengan seksiseksi di bawahnya agar sesuai dengan alur yang diberikan oleh SC o Merancangan tugas dan parameter penilaiannya bersama dengan seksi di bawahnya sesuai dengan skill yang ingin ditanamkan o Membuat bentuk dan isi treatment evaluasi peserta yang sesuai dengan skill yang ditanamkan dan batasan Kerangka Acuan Proses (KAP) bersama dengan Kaops/Wakaops dan Seksi Orasi dan Evaluasi • Bertindak sebagai koordinator data dan penelitian peserta, yang bertugas untuk: o Mengumpulkan dan memproses berbagai data mengenai berbagai asumsi (masukan, proses, dan keluaran) seputar PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro sebagai bahan analisis kondisi peserta o Melakukan pengecekan ulang dan rekapitulasi data peserta terkait penilaian untuk menjadi Anggota Aktif IKM FTUI agar sesuai dengan kesepakatan yang ada o Mengevaluasi pencapaian peserta setiap harinya bersama dengan Kaops/Wakaops dan Seksi Orasi dan Evaluasi o Melakukan koordinasi dan memberikan rekomendasi dengan tim Mabim Departemen terkait dengan pencapaian di PPAM • Bersama dengan Ketua Panitia, Kabid Umum, dan Materi, bertindak sebagai komisi disiplin PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro • Melakukan koordinasi dengan bidang materi panitia pusat • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban Dalam melaksanakan tugasnya, Kabid dan Wakabid Umum dibantu oleh dua bidang, yaitu: 4.1. SEKSI ACARA Seksi Acara berisi staf-staf Acara yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Acara agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Merancang detail kegiatan (contoh: games, simulasi, dan seminar) beserta parameter pencapaian esensinya yang sesuai dengan alur penanaman skill dan konsep dari Kabid Materi • Mengkoordinasikan SDM yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan tersebut
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
6
•
• • •
Berkoordinasi dengan Kaops/Wakaops, Seksi Logistik, atau Seksi Administrasi mengenai teknis pelaksanaan kegiatan, perlengkapan yang dibutuhkan, dan izin ruangan (apabila ada) Mensimulasikan kegiatan yang dirancang untuk mengukur durasi yang dibutuhkan bila perlu Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya Membuat laporan pertanggungjawaban
4.2. SEKSI TUGAS DAN PENILAIAN Seksi Tugas dan Penilaian berisi staf-staf Tugas dan Penilaian yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Tugas dan Penilaian agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Merancang secara detail tugas-tugas untuk peserta yang sesuai dengan alur penanaman skill dan konsep dari Kabid Materi • Merancang pembobotan dari tugas-tugas yang telah dibuat sebelumnya • Menilai dan mengoreksi tugas-tugas peserta berdasarkan parameter yang telah dibuat sebelumnya • Mensimulasikan durasi pengerjaan tugas yang telah dirancang sebelumnya agar sesuai dengan batasan dalam KAP • Memproses data nilai peserta untuk digunakan sebagai komponen penilaian Anggota Aktif IKM FTUI • Membuat dan menyerahkan salinan daftar tugas, parameter, waktu pemberian tugas, dan rekapitulasi nilai tugas kepada Kabid Materi dan Seksi Administrasi • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
4.3. SEKSI MENTORING Seksi Mentoring berisi mentor-mentor yang dikepalai oleh seorang Penanggung Jawab (PJ) dengan tugas pokok sebagai berikut: • Bertanggung jawab kepada Kaops dan Wakaops • Memberdayakan, mengawasi kinerja, dan mengevaluasi kinerja SDM Mentoring agar bertugas sesuai fungsinya secara optimal • Memilih dan mengkoordinasikan SDM yang dibutuhkan untuk kegiatan mentoring • Melakukan pengarahan atau simulasi sesi mentoring kepada seluruh mentor • Bersama Kabid Materi, merumuskan konten materi mentoring • Menjadi fasilitator bagi peserta untuk sharing dan menjadi perantara bagi panitia untuk menganalisis kondisi/pencapaian peserta • Bersama dengan Seksi Orasi dan Evaluasi, mengkoordinasikan pelatihan orator dan mentor yang diadakan oleh SC • Melakukan koordinasi dengan unit-unit lainnya • Membuat laporan pertanggungjawaban
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
7
5. Tambahan
5.1. STAF (SECARA UMUM) Tugas dari staf adalah: • Bertanggung jawab kepada PJ seksinya masing-masing • Melaksanakan tugas pokok seksinya masing-masing • Mengingatkan, mengkritisi, dan memberikan saran kepada PJ/Kabid/Ketua Panitia apabila terdapat ketidaksesuaian
5.2. KOMISI DISIPLIN Komisi Disiplin (Komdis) terdiri atas Ketua Panitia, Kabid Umum, Kabid Operasional, dan Kabid Materi. Tujuan dari Komdis adalah agar pelaksanaan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro berjalan sesuai dengan perencanaan. Tugas dari Komdis adalah: • Hadir maksimal 30 menit lebih awal sebelum briefing harian dimulai hingga evaluasi selesai • Menjaga pelaksanaan PPAM IKM FTUI 2012 Teknik Elektro agar sesuai dengan perencanaan dan berada pada batasan-batasan yang diatur dalam KAP, baik dari segi operasional, materi, maupun kesesuaian panitia saat melaksanakan kegiatan • Mengecek kesiapan dan kedisiplinan, baik pada panitia maupun peserta • Menjadi timekeeper saat kegiatan berlangsung • Menegur atau memberikan sanksi sesuai aturan yang berlaku apabila didapati ketidaksesuaian di lapangan • Memberikan penghargaan dan apresiasi apabila terdapat panitia yang melaksanakan tugasnya dengan baik
PPAM IKM FTUI 2012 ⦁⦁⦁ Departemen Teknik Elektro
8
