PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT YANG TERINTEGRASIDI BIRO PENGADAAN IPC (PELINDO II)
TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh SOFIA AMIRA RITONGA NIM : 110403035
DEPART EMEN TEKNIK INDUSTRI F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N 2016
ABSTRAK Procurement (pengadaan) barang dan jasa merupakan suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa.Sistem pengadaan yang terotomasi dengan memanfaatkan teknologi adalah sistem e-procurement.Secara umum tujuan dari diterapkannya e-procurement yaitu untuk menciptakan transparansi, efisiensi dan efektifitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik antara pengguna jasa dan penyedia jasa.Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna jasa yang mempengaruhi pelayanan biro pengadaan maka dilakukan pengukuran dengan menggunakan importance performance analysis(IPA). Kepuasan pengguna akan dianalisis dengan metode servqual. Penelitian ini juga untuk mengetahui faktor-faktor prioritas perbaikan yang harus dilakukan untuk meningkatkan pelayanan Biro Pengadaan.
Kata Kunci: servqual
Procurement, usulan perbaikan, importance performance analysis,
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atasberkat dan rahmat-Nyasehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini. Penulisan tugas sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya Program Studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Tugas sarjana ini berisi tentang penelitian penulis yang berjudul“Perancangan Sistem E-Procurement yang Terintegrasi di Biro Pengadaan IPC (Pelindo II)”. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas sarjana ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan tugas sarjana ini.Semoga tugas sarjana ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, Januari 2016
Penulis Sofia Amira R
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esakarena atasberkat dan rahmat-Nya, penulis bisa mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU dengan baik dan menyelesaikan penulisan laporan tugas sarjana ini. Dalam
penulisan
tugas
sarjana
ini
penulis
telah
mendapatkan
bimbingandan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupunadministrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasihkepada: 1.
Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini.
2.
Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana.
3.
Bapak Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.
4.
Ibu Dr. Eng. Ir. Listiani Nurul Huda, MT. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.
5.
Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT dan Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc. selaku koordinator tugas akhir yang sudah memberikan pembekalan dan arahan dalam pemilihan judul tugas akhir.
6.
Bapak Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. selaku koordinator bidang manufaktur yang memberikan arahan terhadap judul tugas akhir ini.
7.
Seluruh dosen Teknik Industri yang sudah memberikan ilmu selama perkuliahan sehingga penulis memiliki bekal untuk bersaing di dunia pekerjaan.
8.
Seluruh pegawai Teknik Industri, Bang Ridho, Bang Mijo, Kak Dina, Bang Nurmansyah, Kak Rahma, Kak Mia, dan Ibu Ani, terimakasih atas bantuannya dalam masalah administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini.
9.
Keluarga besar yang tiada hentinya memberikan semangat dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
10. Teman-teman GIELAS, terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya serta seluruh pihak yang telah membantu penulis. 11. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
DAFTAR ISI
BAB
HALAMAN LEMBAR JUDUL .................................................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................
ii
SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ................................
iii
ABSTRAK .............................................................................................
iv
KATA PENGANTAR ..........................................................................
v
UCAPAN TERIMAKASIH .................................................................
vi
DAFTAR ISI .........................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ................................................................................
xv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................ xviii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................
I
xx
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang..........................................................................
I-1
1.2. Perumusan Masalah ..................................................................
I-5
1.3. Tujuan Penelitian ......................................................................
I-5
1.4. Manfaat Penelitian ....................................................................
I-5
1.5. Batasan dan Asumsi Penelitian ................................................
I-6
1.6. Sistematika Penulisan Laporan.................................................
I-7
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB II
HALAMAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan ...................................................................
II-1
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha..................................................
II-4
2.3. Lokasi Perusahaan ....................................................................
II-5
2.4. Daerah Pemasaran ....................................................................
II-6
2.5. Organisasi dan Manajemen ......................................................
II-7
2.5.1. Struktur Organisasi .......................................................
II-7
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab .......................
II-9
2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ........................................ II-14 2.6.1. Tenaga Kerja ................................................................. II-14 2.6.2. Jam Kerja ..................................................................... II-15 2.7. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ............................... II-15 2.8. Proses Pengadaan ..................................................................... II-17 2.8.1. Penunjukan Langsung................................................... II-18 2.8.2. Pemilihan Langsung/Seleksi Langsung ........................ II-18 2.8.3. Pelelangan Langsung/Seleksi Umum ........................... II-18 2.8.4. Prosedur Pengadaan Pembelian Langsung ................... II-19
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB
HALAMAN 3.3. Hubungan Manajemen Pengadaan dan Supply Chain Management (SCM) ................................................................. III-6 3.4. Perencanaan dan Strategi Pengadaan ....................................... III-8 3.4.1.Perencanaan Pengadaan(Procurement Planning) ........... III-8 3.4.2. Strategi Pengadaan(Procurement Strategy) ................... III-9 3.5. Pengadaan Barang dan Jasa ...................................................... III-12 3.5.1. Permintaan Pengadaan (Procurement Requisition) ........ III-12 3.5.2.Metode Pemilihan Pengadaan (Procurement Method) ................................................................. III-13 3.5.3. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ...................................... III-14 3.5.4. Proses Tender ................................................................. III-15 3.6. Procurement Life Cycle dan Procurement Lead Time ............. III-16 3.7. Sistem Pengadaan Kontemporer............................................... III-19 3.7.1. Electronic Procurement (e-Procurement) ...................... III-19 3.7.2. ProcurementCard(ProCard) ........................................... III-20 3.7.3. Electronic Reverse Auction(e-RA) ................................. III-20 3.7.4. Call off Order(Pemasokan Berdasar Perintah) ............... III-21
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB
HALAMAN 3.7.5. Price Agreement(Perjanjian Harga) ............................... III-21 3.8. Kualitas Pelayanan ................................................................... III-22 3.9. Konsep Kepuasan ..................................................................... III-28 3.10. Customer Satisfaction Index (CSI) ............................................... III-29 3.11. Importance Performance Analysis ........................................... III-30 3.12. Uji Validitas dan Realibilitas.................................................... III-34 3.12.1. Uji Validitas ............................................................... III-34 3.12.2. Uji Reliabilitas............................................................ III-35 3.13. Critical Success Factor ............................................................ III-36
DAFTAR TABEL
TABELHALAMAN 3.1. Karakteristik Pengadaan Berdasarkan Model Pengadaan ................ III-10 5.1. Atribut-Atribut Pernyataan Kuesioner .............................................
V-2
5.2. Rekapitulasi Persepsi Pengguna Jasa Pelayanan Biro Pengadaan ...
V-4
5.3. Data Persepsi Jasa Biro Pengadaan ..................................................
V-5
5.4. Data Persepsi Uji Validitas...............................................................
V-6
5.5. Hasil Perhitungan Uji Validitas Persepsi .........................................
V-7
5.6. Pengujian Validitas Data Persepsi Menggunakan SPSS 19 ............. V-11 5.7. Perhitungan σ2 Hitung Data Persepsi ............................................... V-13 5.8. Pengujian Realibilitas Data Persepsi Menggunakan SPSS 19 ......... V-16 5.9. Rekapitulasi Harapan Pengguna Jasa Pelayanan Biro Pengadaan ... V-17 5.10. Data Harapan Jasa Biro Pengadaan .................................................. V-18 5.11. Data Harapan Uji Validitas .............................................................. V-19 5.12. Hasil Perhitungan Uji Validitas Harapan ......................................... V-20 5.13. Pengujian Validitas Data Harapan Menggunakan SPSS 19............. V-21 5.14. Perhitungan σ2 Hitung Data Harapan ............................................... V-24 5.15. Pengujian Realibilitas Data Harapan Menggunakan SPSS 19 ......... V-25
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL
HALAMAN
5.16. Indeks Kepuasan Pelanggan Dimensi Tangible ............................... V-25 5.17. Indeks Kepuasan Pelanggan Dimensi Reliability............................. V-26 5.18. Indeks Kepuasan Pelanggan Dimensi Responsiveness .................... V-26 5.19. Indeks Kepuasan Pelanggan Dimensi Empathy ............................... V-26 5.20. Indeks Kepuasan Pelanggan Dimensi Assurance ............................. V-26 5.21. Tabel Perhitungan Customer Satisfaction Index (CSI) .................... V-29 5.22. Perhitungan Tki untuk Setiap Pertanyaan ........................................ V-30 5.23. Perhitungan Tki untuk Dimensi ....................................................... V-31 5.24. Perhitungan Nilai X dan Y Dimensi................................................. V-32 5.25. Perhitungan Nilai X dan Y Atribut................................................... V-33 5.26. Perhitungan
PemetaanFaktor-Faktor
yang
Mempengaruhi
Kepuasan Pengguna Berdasarkan Kualitas Layanan ....................... V-35 6.1. Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas ..................................................
VI-1
6.2. Analisis PerbaikanImportance Performance Analysis .....................
VI-6
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
HALAMAN
3.1. Ruang Lingkup Supply Chain Management ....................................
III-7
3.2. Model Posisi Pengadaan .................................................................. III-10 3.3. Proses Kepuasan Pelanggan ............................................................. III-28 3.4. Kesenjangan yang Dirasakan oleh Pelanggan ................................. III-29 3.5. Diagram Kartesius ........................................................................... III-33 4.1. Kerangka Konseptual Penelitian ......................................................
IV-3
4.2. Langkah-langkah Proses Penelitian .................................................
IV-7
5.1. Tampilan Awal SPSS 17 ..................................................................
V-8
5.2. Tampilan Setelah Dimasukkan Variabel pada Variabel View .........
V-9
5.3. Tampilan Data yang Akan Diuji Dengan Uji Validita.....................
V-9
5.4. Tampilan Kotak Dialog Bivariate Correlations .............................. V-10 5.5. Tampilan Data yang Akan Diuji dengan Uji Reliabilitas ................ V-15 5.6. Tampilan Kotak Dialog Reliability Analysis ................................... V-15 5.7. Diagram Persepsi Terhadap Atribut................................................. V-27 5.8. Diagram Harapan Terhadap Atribut ................................................ V-27 5.9. Diagram Persepsi dan Harapan ........................................................ V-28 5.10. Diagram Kesenjangan Persepsi dan Harapan .................................. V-28 5.11. Peta Performansi Atribut Mutu Pelayanan ...................................... V-33 6.1. Analisis Peta Performansi Atribut Mutu Pelayanan ........................
VI-7
