Cycloon-beleidsplan Noord Nederland. Drenthe, Friesland, Groningen

Cycloon-beleidsplan 2011 – 2013 Noord Nederland Drenthe, Friesland, Groningen

Auteur: Stuurgroep Cycloon Datum: 1 juni 2011 Versie: 0-5

Colofon Titel: Auteur: Datum: Versie: Adres:

Telefoon: E-mail: Versiebeheer Versienummer 0-2 0-3 0-4 0-5

Cycloon-beleidsplan 2011 - 2013 Stuurgroep Cycloon Noord Nederland 1 juni 2011 Definitief 0-5 Cycloon Noord Nederland P/a Acute Zorg Netwerk Noord Nederland T.a.v. Mw. M. Van Gent Kamer De Brug 7.065 / HPC BA75 Postbus 30.001 9700 RB Groningen 050 - 3611552 [email protected]

Status Concept ter bespreking stuurgroep Cycloon Concept ter bespreking klankbordgroep Concept ter bespreking ROAZ Groningen, Friesland en Drenthe Vastgesteld in ROAZ’en

Cycloon Beleidsplan 2011-2013

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding

4

2. Gezamenlijke visie op OTO

5

3. Ambitie

5

4. OTO-activiteiten per sector in de beleidsperiode 2011 - 2013

5

5. Beleidscyclus en externe verantwoording

8

6. Implementatie

8


3

1. Inleiding Op grond van de WTZi (Wet toelating zorginstellingen) zijn instellingen en diensten in de zorg zelf verantwoordelijk voor hun preparatie op rampen en voor de bijbehorende infrastructuur. Het leveren van verantwoorde zorg in bijzondere omstandigheden vereist extra en bijzondere vaardigheden die (kunnen) afwijken van het reguliere, dagelijkse werk. Op basis van de landelijke OTO-stimuleringssubsidie is de regio Noord Nederland eind 2008 voortvarend aan de slag gegaan zich goed voor te bereiden op de opgeschaalde acute zorg. In Noord Nederland heeft het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) er voor gekozen een stuurgroep Cycloon in te stellen die richting geeft aan de besteding van de OTO-stimuleringsgelden. De stuurgroep Cycloon is een samenwerking tussen de drie GHOR bureaus en het Acute Zorg Netwerk Noord Nederland (AZNNN). De GHOR-organisatie is belast met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing. De GHOR opereert onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de veiligheidsregio. Om deze taak zo goed mogelijk voor te bereiden, neemt de GHOR deel aan het regionale overleg acute zorg (ROAZ), waar de zorginstellingen afspraken maken over de voorbereidingen op en inzet tijdens een ramp of crisis. Cycloon is de structuur waarin door de zorginstellingen wordt gewerkt aan de goede voorbereiding op rampen. De besteding van de gelden worden door de stuurgroep Cycloon voorbereid en in de ROAZen van Drenthe, Groningen en Friesland besproken en vastgesteld. De financiële verantwoording over deze gelden naar het ministerie van VWS gebeurt door het Acute Zorg Netwerk Noord Nederland (AZNNN). Voorliggend Cycloon beleidsplan 2011 - 2013 beschrijft de ambitie ten aanzien van het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) voor de zorginstellingen die deel uitmaken van de ROAZ-en. Het Cycloon-beleidsplan is opgesteld in samenwerking met de ROAZ-partners en de stuurgroep Cycloon en is het vervolg op het beleidsplan 2009 – 2012. In deze eerste periode is de basis gelegd voor de voorbereiding op rampen in de ziekenhuizen door de inzet op versterking en ontwikkeling van de crisisorganisatie. Het is nu tijd om vervolgstappen te zetten en daarom ligt in de beleidsperiode 2011-2013 het accent op het borgen van de gerealiseerde OTO-activiteiten in de sectoren Ziekenhuizen, Huisartsendiensten, Huisartsen, GGD-en/GHOR, RAVen, Thuiszorg, GGZ, Verpleeg- en verzorgingshuizen, met als uiteindelijk doel de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen aantoonbaar te borgen. Aan de ROAZ-en Drenthe, Groningen en Friesland wordt gevraagd om besluitvorming over voorliggend Cycloon beleidsplan. Om de gezamenlijke borging van de OTO-activiteiten in Noord Nederland duurzaam tot stand te brengen werkt Cycloon op basis van het principe “van, voor en door de zorg”. De OTO-activiteiten worden merendeels ontwikkeld door de zorginstellingen zelf, hierbij gefaciliteerd en geregisseerd door Cycloon. Via de platforms, zoals het ZiROP-platform (ziekenhuizen), RAV-platform, GGD-platform, verpleeg- en verzorgingshuizenplatform, wordt gewerkt aan kennisdeling, ontwikkeling van OTOactiviteiten en afstemming. Binnen Cycloon is de Cycloon Academie opgenomen om de kwaliteitsborging van de OTO-producten te regelen en te garanderen. Een goede voorbereiding op het functioneren van de zorginstellingen tijdens crisissituaties kan niet zonder het systematisch Opleiden, Trainen en Oefenen (afgekort: OTO) van de betrokken functionarissen. De opgeschaalde zorg tijdens een crisissituatie wordt georganiseerd volgens het Rampenopvangplan van de instelling, dat iedere zorginstelling in Noord Nederland heeft vastgesteld. Iedere zorginstelling baseert hierop het OTO-jaarplan, waarin concreet staat omschreven welke OTOactiviteiten jaarlijks worden uitgevoerd. De resultaten van de uitgevoerde activiteiten worden geborgd in een kwaliteitssysteem. Dit betekent dat het Rampenopvangplan en de onderliggende deelplannen systematisch worden beoefend, geëvalueerd en bijgesteld. Het dynamische karakter van een jaarplan biedt ruimte om de doelstellingen telkens bij te stellen afhankelijk van het verloop van de implementatie in de praktijk. Naast de ROAZ-partners zijn er in de regio ook andere partners die gebruik maken van de Cycloon producten, zoals de verpleeg- en verzorgingshuizen. Voor deze doelgroep is het belangrijk dat met het


4

voorbereiden van een crisisbeleidsteam de zorgcontinuïteit wordt gewaarborgd en wordt aangesloten op de regionale crisisorganisatie.

2. Gezamenlijke visie op OTO De betrokken Noord Nederlandse zorginstellingen willen zich gezamenlijk richten op het verbeteren van de kwaliteit van de voorbereiding op crisissituaties. In essentie gaat het om de waarborging van continuïteit van zorgverlening tijdens calamiteit, ramp of crisis met als resultaat een adequate opvang en zorgverlening van patiënten. Van, voor en door de zorg is hierbij het motto. Om dat doel te bereiken moet iedere zorginstelling beschikken over een krachtige crisisorganisatie. Naast de beschikbaarheid van een actueel Rampenopvangplan is het van belang dat de crisiscoördinator een zichtbare, formele functie krijgt binnen de organisatie. Daarnaast wordt benadrukt dat effectief oefenen alleen kan worden bereikt, wanneer de betrokken functionarissen een traject van opleiden, trainen en oefenen hebben volbracht. Systematisch ontwikkelen en borgen van vaardigheden moet in het kader van de OTO-cyclus als groeimodel worden gezien. Tijdens een crisissituatie voert ongeveer 98% van de medewerkers dezelfde werkzaamheden uit als in de reguliere zorg. De overige medewerkers krijgen een bijzondere functie in de crisiscoördinatie en worden daarom de sleutelfunctionarissen genoemd. Dit zijn de functionarissen in het crisisbeleidsteam, het supportteam/coördinatieteam (indien aanwezig) en de procesleiders/coördinatoren.

3. Ambitie De zorginstellingen in Noord Nederland willen gezamenlijk toewerken naar een geborgd rampenopvangplan. Sleutelfunctionarissen zijn systematisch opgeleid om in een crisissituatie de continuïteit van zorg te borgen. Dit wordt bereikt door: • Het versterken, onderhouden en toetsen van de specifieke kennis en vaardigheden van individuele functionarissen die een sleutelpositie bekleden in de crisisorganisatie. • Het zo goed mogelijk kunnen aansluiten op de activiteiten van organisaties buiten de zorginstelling die betrokken zijn bij de opgeschaalde zorg (afstemming en aansluiting in de keten). • Het systematisch evalueren, verbeteren en actualiseren van het rampenopvangplan en bijbehorende deelplannen, waarbij het beheer is geborgd in een kwaliteitssysteem (Plan, Do, Check, Act, PDCA cyclus).

Doelstellingen voor de Noord Nederlandse zorginstellingen zijn: 1. Aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau (doelgroep 1: alle medewerkers die kunnen worden opgeroepen om zitting te nemen in het crisisbeleidsteam / coördinatieteam / supportteam). 2. Aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers die bijzondere (niet regelmatig en regulier voorkomende) taken uitvoeren in een crisissituatie op coördinerend / operationeel niveau (doelgroep 2). 3. Informeren van overige medewerkers die moeten werken in de opgeschaalde organisatie maar hun reguliere werkzaamheden uitvoeren (doelgroep 3).

4. OTO-activiteiten per sector in de beleidsperiode 2011 – 2013 Onderstaand worden de OTO-activiteiten per sector beschreven en voor de drie gedefinieerde doelgroepen (zie de in hoofdstuk 3 beschreven doelgroepen). Achtereenvolgens betreft het de sectoren: ziekenhuizen, ambulancevoorzieningen, huisartsendiensten/huisartsen, GGD, GGZ, thuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuizen. Het geeft met welke activiteiten een basaal niveau ten behoeve van de aantoonbare borging per sector wordt bereikt. De minimum norm is op basis van analyse van competenties en de ervaringen van afgelopen jaren vastgesteld. Daarbij bestaat binnen Cycloon de behoefte om door middel van onderzoek vast te stellen in hoeverre daadwerkelijk de


5

vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen op voldoende niveau wordt gebracht om de kwaliteit en uitkomsten van rampenopvang daadwerkelijk te borgen. Een opzet hiervoor wordt momenteel uitgewerkt.

Ziekenhuizen: • Doelgroep 1: o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming en ZiROP). • Doelgroep 2: o Alle medewerkers van de SEH doen jaarlijks mee aan een ETS-oefening of realistische oefening. o Alle medewerkers volgen voorafgaand de Trainbox ZiROP SEH o De afdelingen IC, OK en recovery doen mee aan ketenoefeningen met ETS of realistische oefeningen. o Het team familieopvang voert tenminste eenmaal in de twee jaar een realistische oefening uit. • Doelgroep 3: o Heeft de ZiROP-film “opgeschaalde zorg” gezien. Ambulance voorzieningen • Doelgroep 1 (nog niet uitgewerkt in de huidige methodiek van Cycloon): o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming. • Doelgroep 2: o Alle medewerkers van de meldkamer met een rol in de opgeschaalde zorg nemen jaarlijks deel aan een oefenactiviteit (XVR, ETS, realistisch). Voorafgaand aan de oefening wordt de Trainbox “meldkamer in de opgeschaalde zorg” gevolgd. o Alle “rijdende” medewerkers op de ambulance nemen jaarlijks deel aan oefenactiviteiten (XVR, ETS, realistisch). Voorafgaand aan de oefening wordt de Trainbox “opgeschaalde zorg” gevolgd. • Doelgroep 3: o Heeft eenmaal in de twee jaar de ZiROP-film “opgeschaalde zorg” gezien, waarin ook het pre-hospitale deel wordt belicht. Huisartsendiensten / huisartsen • Het doel is te komen tot een situatie waarbij de huisartsenzorg Noord Nederland is voorbereid op rampen en crises; zowel op het gebied van een infectieziekte-uitbraak als bij een zogenoemde flitsramp. Hieraan ten grondslag liggen het geaccordeerde Harop en een scholingsplan voor drie jaar. Activiteiten in het kader van OTO maken onderdeel uit van het reguliere bedrijfsproces binnen de huisartsenpraktijken en –posten. Tevens zijn afspraken met de GHOR vastgelegd in een convenant. • Momenteel worden deze activiteiten in samenwerking met het LHV bureau Zwolle voorbereid en in de loop van 2011 uitgewerkt en geïmplementeerd. GGD In de aangegeven periode wordt het eerste jaar een inhaalslag gerealiseerd om enerzijds de kennis en vaardigheden van betrokken sleutelfunctionarissen te ontwikkelen en anderzijds de medewerkers in het algemeen te informeren over de (globale) inhoud van het GROP (GGD-rampenopvangplan). In het tweede tot en met vierde jaar worden de verworven vaardigheden onderhouden door scenariooefeningen (tabletop) en realistische oefeningen. •

Doelgroep 1: o Iedere sleutelfunctionaris volgt een basiscursus crisisbeheersing en crisisbesluitvorming.


6

o o

Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een scenario-oefening (tabletop) waarin een specifiek scenario wordt beoefend. Iedere sleutelfunctionaris is tenminste eenmaal in deze beleidsperiode betrokken bij de realistische oefening van de processen uit de taakgebieden van de GGD.


7

•

Doelgroep 2: o In de beleidsperiode wordt ieder taakgebied tenminste eenmaal beoefend in een praktijksituatie. In overleg met de procesleiders wordt een keuze gemaakt uit een aantal te beoefenen (kritische) deelprocessen uit het taakgebied.

Aanvullende activiteiten • Periodiek worden alle bellijsten getest, waarbij functionarissen worden gevraagd naar de verwachte opkomsttijd. • De OTO-activiteiten worden ondersteund door het programma Trainbox, dit is een Elearningplatform waarin specifieke kennis aan de functionarissen kan worden overgedragen en getoetst. • De afgesproken en gevolgde OTO-activiteiten worden per sleutelfunctionaris bijgehouden in Trainbox, zodat de GGD kan aantonen dat de voorbereiding op crisissituaties is geborgd. Thuiszorg Alleen doelstelling 1 het aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau wordt nagestreefd. Alleen instellingen waar het instellen van een crisisbeleidsteam noodzakelijk is voor het aansturen van de organisatie (concernstaf) worden in het OTO-beleid meegenomen. • Doelgroep 1: o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming. GGZ Voor de sector GGZ zijn er drie doelgroepen. Doelgroep 1 betreft de sleutelfunctionarissen in het Kernteam PSHOR. Doelgroep 2 betreft de sleutelfunctionarissen in het psychosociaal opvangteam (PSOT). Doelgroep 3 betreft de overige medewerkers die moeten werken in de opgeschaalde situatie met reguliere werkzaamheden (Medewerkers Psychosociaal Opvangteam (MPO). •

Doelgroep 1: o Iedere sleutelfunctionaris volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing en crisisbesluitvorming. o Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een oefenactiviteit PSHOR. o Iedere sleutelfunctionaris volgt jaarlijks voorafgaand aan de oefenactiviteit de Trainbox PSHOR.

•

Doelgroep 2: o Iedere sleutelfunctionaris volgt eenmalig de basistraining PSHOR. o Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een oefening (deelproces) PSHOR.

•

Doelgroep 3: o Iedere medewerker is op de hoogte van het fenomeen PSHOR en de bijbehorende opschaling.

Aanvullende activiteiten • Jaarlijks worden alle bellijsten getest, waarbij functionarissen worden gevraagd naar de verwachte opkomsttijd. • Eens per twee jaar wordt een ketenoefening gehouden waaraan alle drie de doelgroepen meedoen.


8

Verpleeg- en verzorgingshuizen Alleen doelstelling 1 het aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau wordt nagestreefd. Alleen instellingen waar het instellen van een crisisbeleidsteam noodzakelijk is voor het aansturen van de organisatie (concernstaf) worden in het OTO-beleid meegenomen. • Doelgroep 1: o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming.

5. Beleidscyclus en externe verantwoording De plan- do- check- act-cyclus (PDCA) wordt gevolgd en is als volgt uitgewerkt. De zorginstellingen maken voorafgaand aan ieder nieuwe jaar een OTO-jaarplan waarin de OTO-activiteiten voor het komende jaar zijn uitgewerkt (plan). Met de stuurgroep Cycloon worden afspraken gemaakt over de uitvoering van de activiteiten en de kosten daarvan (do). Daarop wordt een jaarplanning opgesteld. Iedere OTO-activiteit wordt met de deelnemers en de eventueel betrokken oefenobservatoren geëvalueerd (check); dit is een vaste werkwijze binnen Cycloon. De bevindingen kunnen leiden tot bijstelling van het rampenopvangplan (act), onderliggende deelplannen of het OTO-beleid. Wijzigingen worden verwerkt en jaarlijks verantwoord in een OTO-jaarverslag. Hierin worden aandachtpunten voor het volgende jaar aangegeven. De formats voor jaarplan en jaarverslag zijn bij Cycloon beschikbaar. Het jaarplan/jaarverslag wordt vastgesteld in de eigen organisatie en aangeboden aan de stuurgroep Cycloon. Verantwoording en vaststelling vindt in het ROAZ plaats.

6. Implementatie In Noord-Nederland is onder de vlag van Cycloon een aanbod met OTO-activiteiten uitgewerkt in de Cycloon-gids. De implementatie van het Cycloon-beleidsplan is een gezamenlijk initiatief ‘’van, voor en door de zorg in Noord Nederland’’. De regio is momenteel volop bezig met de implementatie van de OTO- jaarplannen. Per zorginstelling is een vakbekwaamheid per omschreven team bereikt, maar dit wordt uitgebreid tot vakbekwaamheid van individuele sleutelfunctionarissen. De periode 2011-2013 wordt gebruikt om dit voor alle betreffende zorginstellingen te borgen. Deelname aan OTO-activiteiten wordt bijgehouden in een eigen registratie of een portfolio dat hiervoor gekoppeld aan de website van het Acute Zorg Netwerk Noord Nederland wordt aangereikt. Op deze manier is de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen aantoonbaar geborgd. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de zorginstellingen om goede voorbereiding op rampen te regelen en aan te tonen.


9

Cycloon-beleidsplan Noord Nederland. Drenthe, Friesland, Groningen

Recommend Documents