Copro 15125D
Protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015 Dit protocol is bestemd voor de opdrachtnemer en de accountant van de opdrachtnemer op het terrein van:
Jeugdhulp op grond van de Jeugdwet 2015 Maatwerkvoorzieningen op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet 2015
1
Inhoudsopgave Deel 1: Algemeen 1.1 1.2 1.3 1.4
Inleiding Doelstelling Definities Hardheidsclausule
3 4 4 7
Deel 2: Verantwoordingsprotocol 2.1 2.2 2.3
Relevante regelgeving 7 Te volgen procedures voor totaal leveringen boven € 50.000 voor de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk 7 Te volgen procedures voor totaal leveringen kleiner dan of gelijk aan € 50.000 voor de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk 8
Deel 3: Accountantsprotocol 3.1 3.2 3.3
Relevante regelgeving Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit Werkzaamheden verantwoording gefactureerde omzet
10 10 12
Deel 4: Modellen en tabellen 4.1 4.2 4.3
Model 1 goedkeurende controleverklaring Model 2 rapportage geconstateerde afwijkingen Model 3 verantwoording omzet 2015 - Tabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet 2015 - Tabel 2 Verantwoording verwachte omzet 2015 - Tabel 3 Verantwoording onderhanden werk 2015 - Bestuurlijke verantwoording
14 16 Bijlage 1 Bijlage 1 Bijlage 1 18
2
Deel 1: Algemeen 1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo), de Jeugdwet 2015 (Jeugdwet) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van ondersteuning bij de gemeenten. Om aan de vraag hiernaar in de Twentse gemeenten te kunnen voldoen hebben 14 Twentse gemeenten (verder: opdrachtgever) deze ondersteuning ingekocht bij hulp/zorgaanbieders (verder: opdrachtnemer) via regionale contractbeheerder Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp Twente. Elk van de gemeenten wenst hun eigen aandeel in de verantwoording van de zorgleveranciers terug te zien. De ondersteuning is ingekocht door middel van de volgende (raam)overeenkomsten (verder: overeenkomst):
Maatwerkvoorzieningen (WMO 2015 en Jeugdwet) alle leeftijden; Jeugd AWBZ; Jeugd GGZ; Jeugdzorgplus; Jeugdbescherming en reclassering; Specialistische Jeugdzorg (perceel 1, algemeen) (perceel 2, pleegzorg).
Volgens de overeenkomst behorende bij het bestek moet de opdrachtnemer zich jaarlijks verantwoorden aan de opdrachtgever vóór 1 maart1 van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hij doet dit via de Verantwoording omzet 2015 Maatwerkvoorzieningen WMO en Jeugdwet (verder: Verantwoording omzet 2015). Deze bestaat uit drie afzonderlijke tabellen: Tabel 1 tot en met 3. Alleen Tabel 1 moet voorzien worden van een controleverklaring. Het protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015 (verder: protocol) is vastgesteld om de eisen van de opdrachtgever ten aanzien van de bovengenoemde tabel helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de opdrachtnemer als de accountant van de opdrachtnemer. Het heeft betrekking op verantwoordingsjaar 2015. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen: Deel 1: Algemeen. Dit onderdeel is bestemd voor de opdrachtnemer en de accountant van de opdrachtnemer. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities. Deel 2: Verantwoordingsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de opdrachtnemer. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen. Deel 3: Accountantsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de accountants. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. Deel 4: Modellen en tabellen. Dit onderdeel bevat de modelrapporten voor de accountant en de verantwoordingstabel voor de opdrachtnemer. Met dit protocol wil de opdrachtgever voldoende zekerheid krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen en bedragen in de verantwoordingsinformatie. Dit controleprotocol ziet niet toe op de eigen bijdrage noch de informatie die zorgaanbieders aan het CAK leveren. De opdrachtnemer dient zijn accountant van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is beoordeeld door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA. 1
Ten tijde van het opstellen van dit protocol zijn er landelijke ontwikkelingen gaande met betrekking tot de termijn van oplevering van de verantwoording met accountantsverklaring van een zorgaanbieder. De opdrachtgever zal zich naar verwachting conformeren aan de uitkomst van deze landelijke ontwikkelingen.
3
1.2 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant. De voorschriften voor de verantwoording door de opdrachtnemer zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor het onderzoek van de accountant. De bij deel 2 en deel 3 horende modellen en tabel(len) zijn in deel 4 van het protocol opgenomen. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de in de Verantwoording omzet 2015 opgenomen Tabel 1 heeft de opdrachtgever in de overeenkomst een controleverklaring van de accountant verplicht gesteld. Wat betreft Tabel 1 (Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015)) moet dit gelezen worden als een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 ‘Bijzondere overwegingen - controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden’. Zie paragraaf 4.1. Voor Tabel 2 (Verantwoording verwachte omzet 2015) en Tabel 3 (Verantwoording onderhanden werk 2015) wordt géén controleverklaring gevraagd. In enkele gevallen tellen geconstateerde afwijkingen niet mee bij de oordeelsvorming van de accountant, maar hoeft hij ze alleen te vermelden in een aparte rapportage. Zie paragraaf 4.2.
1.3 Definities In aanvulling op dan wel conform het bestek en de overeenkomst gelden voor dit protocol de volgende definities:
•
Accountant: de door opdrachtnemer aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
•
Cliënt: persoon, die aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de overeenkomst.
•
Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800.
•
Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de verantwoording. Dit betekent dat de in de tabel genoemde aantallen en bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de voorwaarden uit de overeenkomst, het bestek, de nota van inlichtingen en nadere werkafspraken voor zover deze in dit protocol zijn opgenomen. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gefactureerde ondersteuning conform de opdrachtverstrekking en het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer. Anders gezegd: de verantwoorde aantallen en bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de overeenkomst zijn ze financieel rechtmatig.
Periode: - 1 januari tot en met 31 oktober: hiermee bedoelen we de eerste 10 maanden van 2015. Indien facturatie 4 wekelijks heeft plaatsgevonden, nemen de gemeenten genoegen met ‘CAK periodes’ 1 tot en met 11.
4
-
1 november tot en met 31 december: hiermee bedoelen we de laatste 2 maanden van 2015. Indien facturatie 4 wekelijks heeft plaatsgevonden, is het toereikend om hier de ‘CAK periodes’ 12 en 13 te verantwoorden.
Samenvattend: de 4 wekelijkse facturatie hoeft ten behoeve van de verantwoording NIET omgerekend te worden naar maanden. •
Onderhanden werk: voor jeugdzorg onderdelen jeugd GGZ en specialistische jeugdzorg zijn verplichtingen aangegaan die jaar overstijgend (kunnen) zijn. Deze verplichtingen worden achteraf in zijn geheel afgerekend. Om voor de gemeentelijke jaarrekeningen toch inzicht te hebben hoeveel werkzaamheden reeds verricht zijn/ kosten gemaakt zijn in 2015 wordt de zorgleverancier verzocht een splitsing te maken in een gedeelte boekjaar 2015 (1 januari 2015 tot en met 31 december 2015) en overig (1 januari 2016 en verder). Peildatum voor de hoogte van het onderhanden werk is dus 31 december 2015.
•
Ondersteuning: hulp, zorg en ondersteuning in het kader van de maatwerkvoorzieningen op grond van de Wmo 2015 en Jeugdwet 2015. De hulp, zorg en ondersteuning is gebaseerd op een toewijzingsbericht. In een bijbehorend ondersteuningsplan van de opdrachtnemer staat de ondersteuning beschreven die aan ingezetenen van de Twentse Gemeenten verstrekt wordt.
•
Overeenkomst: De tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gesloten overeenkomst inzake de levering van ondersteuning. De overeenkomst vormt de basis voor de jaarlijkse verantwoording door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever en voor de controle door de accountant.
•
Opdrachtgever: de 14 Twentse gemeenten (gemeente Almelo, gemeente Borne, gemeente Dinkelland, gemeente Enschede, gemeente Haaksbergen, gemeente Hellendoorn, gemeente Hengelo, gemeente Hof van Twente, gemeente Losser, gemeente Oldenzaal, gemeente Rijssen-Holten, gemeente Tubbergen, gemeente Twenterand en gemeente Wierden.
•
Opdrachtnemer: hulp- en zorgaanbieders die een overeenkomst met de opdrachtgever hebben gesloten.
•
Toewijzingsbericht: opdracht van de opdrachtgever voor het leveren van (geïndiceerde) ondersteuning.
•
Regionaal contractbeheerder Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp Twente: centrale inkoop- en contractorganisatie van de 14 Twentse gemeenten.
•
Nadere invulling rechtmatigheidsbegrip: Vanuit de overweging dat: 2015 een transitiejaar is; waarin partijen zich inspannen om organisatorische en administratieve processen in te richten passend bij de overeenkomst, maar waarvan de implementatie nog niet is voltooid; -
waardoor meer praktische bepalingen voor financiële rechtmatigheid worden geformuleerd voor de zorg, ondersteuning of begeleiding verleend in het boekjaar 2015.
Gelden voor dit protocol de volgende bepalingen in aanvulling op de definitie van financiële rechtmatigheid:
5
1. Het recht op verstrekken van zorg Het recht op verstrekken van zorg, binnen de contracten en werkafspraken komt primair voort uit de door de gemeente verstrekte Beschikking en zorgtoewijzing. In algemene zin wordt het rechtmatig verstrekt zijn van de zorg aangetoond door aanwezigheid van dat document of bericht. 1.1 Opdrachtverstrekking buiten het afgesproken proces In aanvulling op de in de contracten genoemde vormen (en kanalen) worden de volgende vormen als rechtmatig geaccepteerd: schriftelijk (mail, papier of anderszins). 1.2 Tijdigheid van de beschikking / besluit / toewijzing Door diverse redenen kan in 2015 dienstverlening binnen deze overeenkomst zijn gestart voordat de in de overeenkomst afgesproken beschikking en zorgtoewijzing aanwezig is. Een voorbeeld is het later afsluiten van een contract met terugwerkende kracht, achterstand in administratieve procedures of knelpunten in de ICT. In aanvulling op de in contracten en werkafspraken genoemde grondslagen voor rechtmatige zorgverlening is er sprake van rechtmatige zorgverlening: indien de zorgtoewijzing is verstrekt, maar het moment waarop is niet relevant mits in 2015. 1.3a Overgangsrecht Jeugdwet De overeenkomst eist dat ook voor zorgverlening onder het overgangsrecht voor jeugdigen per 1-1-2015 een nieuwe zorgtoewijzing moet zijn afgegeven. Het is mogelijk dat deze niet of niet tijdig is afgeven. Alle zorgverlening aan jeugdigen vallend onder het overgangsrecht die via de ´initiële vulling´ en eventuele correcties is overgedragen aan de gemeente wordt geacht op generiek niveau te zijn geaccordeerd. Voor overige zorgverlening geldt de procedure zoals vermeld in de overeenkomst; 1.3b Overgangsrecht Wmo Voor Wmo-cliënten met een geldige AWBZ-indicatie is (in tegenstelling tot de Jeugdwet) geen zorgtoewijzing nodig. Het leveren van zorg door de aanbieder aan deze cliënten binnen het daarvoor afgesloten contract tussen gemeenten en aanbieder is daarmee rechtmatig. Er verandert in de periode in principe niets aan de zorg Bij het aflopen van het overgangsrecht per 31-12-2015, of indien een AWBZ-indicatie in 2015 afloopt, zal de gemeente acht weken voor afloop van de oude indicatie een nieuwe Wmo-indicatie afgeven. Daarbij kan het zorgaanbod worden aangepast. Is de gemeente te laat met een nieuwe indicatie, dan is het redelijk dat de aanbieder de zorg blijft doorleveren totdat er een nieuwe Wmo-indicatie is. Gemeente bevestigt dit aan de aanbieder zodat deze zorg daarmee rechtmatig kan worden gedeclareerd. Het is daarbij wel de plicht van de cliënt en de aanbieder uiterlijk 8 weken voor het verlopen van de indicatie aan de gemeente melden dat de oude indicatie binnenkort verloopt. Bij het aflopen van een Wmo-indicatie kan het ook voorkomen dat de gemeente van mening is dat de cliënt in aanmerking komt voor de Wlz. Dan wordt een Wlz aanvraag gestart. Gemeente kan voor een eventuele tussenliggende periode ter overbrugging een Wmo indicatie afgeven met beperkte looptijd, bijvoorbeeld 8 weken. Indien het CIZ concludeert dat de persoon geen recht heeft op de Wlz dan zal de gemeente opnieuw een Wmo indicatie afgeven. In bovenstaande situaties kan voor de periode tussen het aflopen van de oude en het afgeven van de nieuwe indicatie de zorg rechtmatig worden verleend, mits de cliënt en de aanbieder uiterlijk 8 weken voor het verlopen van de indicatie aan de gemeente melden dat de oude indicatie binnenkort verloopt.
6
1.4 Woonplaatsbeginsel Jeugdwet In de Jeugdwet speelt de woonplaats van de gezagsdrager een zeer belangrijke rol. De opdrachtnemer is in eerste instantie verantwoordelijk voor het toepassen van het woonplaatsbeginsel. De opdrachtnemer dient aan te tonen dat hij de woonplaats van de gezagsdrager heeft vastgesteld op basis van de eigen administratie of, indien op basis van waarneming, de aard van deze waarneming. Daarna neemt de opdrachtgever de verantwoordelijkheid dat de factuur wordt betaald of indien nodig wordt doorgestuurd aan een andere gemeente. 1.5 Verwijzing (zogenaamde ‘artsenroute’ Jeugdwet) Een zorgtraject is gestart na verwijzing van een daartoe gerechtigde arts of functionaris uit het rechterlijke domein. Aan de start van het proces heeft geen gemeentelijke toewijzing ten grondslag gelegen. Er is aan de vereiste van rechtmatigheid voldaan als het feit van de verwijzing met de gemeente is gedeeld; 2. Omvang van de zorg (op cliëntniveau) Afwijkingen boven het maximum zijn alleen acceptabel (rechtmatig) als zij zijn geaccordeerd door de gemeente. Een niet geaccordeerde afwijking boven het maximum van de toegekende zorg is nooit toegestaan, een afwijking onder het maximum van de toegekende zorg is zonder voorafgaand akkoord van de gemeente wel toegestaan.
1.4 Hardheidsclausule In die situaties waarin dit protocol niet voorziet, onredelijk bezwarend is of om andere redenen niet uitvoerbaar is, kan de opdrachtgever onder toepassing van deze hardheidsclausule af wijken van de bepalingen in dit protocol. De opdrachtnemer dient uiterlijk 1 december 2015 melding te maken van eventuele bezwaren bij de werkgroep bedrijfsvoering van Samen14. Er zal een uitspraak volgen voor de Twentse gemeente/gemeenten waarop het bezwaar betrekking heeft.
Deel 2: Verantwoordingsprotocol 2.1 Relevante regelgeving Voor de opdrachtnemer is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:
de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015, Jeugdwet 2015. de voorwaarden uit de overeenkomst, het bestek, de nota van inlichtingen en nadere werkafspraken voor zover deze in dit protocol zijn opgenomen. deel 1 en deel 2 van dit protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording.
Conform de overeenkomst verantwoordt de opdrachtnemer zich jaarlijks vóór 1 maart aan de opdrachtgever via de Verantwoording omzet 2015. Hiervoor zijn drie tabellen ontwikkeld. Tabel 1 moet voorzien worden van een controleverklaring bij omzet boven € 50.000 in totaal binnen de 14 Twentse gemeenten. Blijft de omzet beneden deze grens, dan is geen controleverklaring bij Tabel 1 voorgeschreven.Bij Tabel 2 en Tabel 3 hoeft geen controleverklaring te worden afgegeven. Indien een van de drie tabellen voor de opdrachtnemer niet van toepassing is, hoeft hij deze niet in te vullen.
7
2.2 Te volgen procedures voor totaal omzet boven € 50.000 voor de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de opdrachtnemer uitgewerkt: 1. De opdrachtnemer verantwoordt zich via Model 3 Verantwoording omzet 2015. Dit document bestaat uit twee delen, Onderdeel A en Onderdeel B. Onderdeel A bestaat uit drie tabellen:
InTabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet 2015 wordt de gedeclareerde ondersteuning over de periode 1 januari 2015 tot en met 31 oktober 2015 per Twentse gemeente verantwoord. Deze tabel dient door de accountant te worden gecertificeerd. In Tabel 2 verstrekt de opdrachtgever een opgave van de verantwoording verwachte omzet in november en december 2015. In Tabel 3 verstrekt de opdrachtnemer een opgave van het onderhanden werk op 31 december 2015 per Twentse gemeente.
2. Onderdeel B betreft een bestuurlijke verantwoording. Hierin geeft het bestuur van de opdrachtnemer een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende facturen juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gefactureerde ondersteuning is geleverd conform de toewijzingsopdracht en het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie in Model 3 naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De opdrachtnemer voorziet de hierboven genoemde tabellen van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon bij de opdrachtnemer. 4. De opdrachtnemer stuurt Model 3 Verantwoording omzet 2015, voor wat betreft Tabel 1 voorzien van accountantsverklaring, vóór 1 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar, naar de contractmanager bij de opdrachtgever. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld (Model 2) zendt de opdrachtnemer dit eveneens mee. 5. De opdrachtgever beoordeelt de ontvangen verantwoordingen en bijbehorende accountantsproducten (controleverklaring en rapportage over geconstateerde afwijkingen). 6. Bij deze beoordeling geconstateerde afwijkingen kunnen tot een verrekening leiden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.
8
2.3. Te volgen procedures voor totaal omzet kleiner dan of gelijk aan € 50.000 voor de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de opdrachtnemer uitgewerkt: 1. De opdrachtnemer verantwoordt zich via Model 3 Verantwoording omzet 2015. Dit document bestaat uit twee onderdelen, Onderdeel A en Onderdeel B. Onderdeel A bestaat uit drie tabellen:
In Tabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet 2015 wordt de gedeclareerde ondersteuning over de periode 1 januari 2015 tot en met 31 oktober 2015 per Twentse gemeente verantwoord. In Tabel 2 verstrekt de opdrachtgever een opgave van de verantwoording verwachte omzet in november en december 2015. In Tabel 3 verstrekt de opdrachtnemer een opgave van het onderhanden werk op 31 december 2015 per Twentse gemeente.
2. Onderdeel B betreft een bestuurlijke verantwoording. Hierin geeft het bestuur van de opdrachtnemer een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende facturen juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gefactureerde Ondersteuning is geleverd conform de toewijzingsopdracht en het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie in Tabel 1, 2 en 3 naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De opdrachtnemer voorziet de hierboven genoemde tabellen van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon bij de opdrachtnemer. 4. De opdrachtnemer stuurt Model 3 Verantwoording omzet 2015 , vóór 1 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar, naar de contractmanager bij de opdrachtgever. De verantwoording over de totale omzet kleiner dan of gelijk aan € 50.000 binnen de 14 Twentse gemeenten kunnen door de opdrachtgever steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Bij deze controle worden alle onderliggende stukken van de inhoudelijke en financiële verantwoording bij de zorgaanbieder opgevraagd en gecontroleerd. De zorgaanbieder krijgt, na indiening van de verantwoording, zo snel mogelijk bericht of deze in de steekproef valt.
9
Deel 3: Accountantsprotocol 3.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen en bedragen die zijn opgenomen in Tabel 1 van Model 3 Verantwoording omzet 2015 (1 januari tot en met 31 oktober 2015) van de opdrachtnemer (tabel 1). De overeenkomst en het protocol vormen hierbij de basis. De opdrachtnemer met totaal omzet groter dan € 50.000 binnen de 14 Twentse gemeenten verplicht zich om vóór 1 maart 2016 een controleverklaring van de accountant te overleggen aan de opdrachtgever. In de controleverklaring worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende twee toetsingscriteria: 1. de juistheid van de door de opdrachtnemer ingediende Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015); 2. de levering van de ondersteuning conform het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer, het toewijzingsbesluit en de overeenkomst; Deze twee criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 Werkzaamheden verantwoording gefactureerde omzet van dit protocol. De in paragraaf 2.1 Relevante regelgeving genoemde regelgeving voor de opdrachtnemer is voor het onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van deze paragraaf. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de verantwoordingsrapportage toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in de uitwerking van paragraaf 3.3.
3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de aantallen en bedragen in Tabel 1: Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015) zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de aantallen en bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.
Soort oordeel
Goedkeurend
Met beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de verantwoording
≤ 1%*
> 1% < 3%*
n.v.t.
≥ 3%*
Onzekerheden in de controle
≤ 3%*
> 3% < 10%*
≥ 10%*
n.v.t.
* = % van de omvangsbasis
10
De omvangsbasis is gelijk aan het totaal van de in tabel 1 opgenomen gefactureerde omzet van de 14 gemeenten gezamenlijk. De materialiteit is gelijk aan 1% van de omvangsbasis van tabel 1, maar niet hoger dan €400.000. Dit houdt in dat bij een omvangsbasis groter dan of gelijk aan € 40.000.000, een materialiteit van maximaal € 400.000 wordt gehanteerd tijdens de controlewerkzaamheden. Er wordt van de accountant daarbij een oordeel verwacht over de gefactureerde omzet van de 14 gemeenten gezamenlijk. Dit betekent dat de accountant geen afzonderlijk oordeel geeft over de gefactureerde omzet per gemeente. Indien de opdrachtnemer voor meerdere opdrachtgevers (gemeenten) van de 14 gemeenten werkzaamheden heeft uitgevoerd in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die opdrachtgevers een deelwaarneming uit. Op deze wijze wordt elke gemeente voor tenminste één deelwaarneming in de controle meegenomen. Doel van deze deelwaarneming is primair inzicht verkrijgen in werking van de onderliggende administratieve processen van de zorgaanbieder. Niet-gecorrigeerde afwijkingen uit hoofde van deze deelwaarnemingen dienen door de accountant in zijn rapportage van geconstateerde afwijkingen opgenomen te worden. Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de opdrachtnemer niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de opdrachtnemer gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De opdrachtnemer is dan verplicht om ook deze rapportage naar de opdrachtgever te sturen.
Voor het eerste toetspunt (juistheid) geldt een rapportagetolerantie die gelijk is aan de percentages in de materialiteitstabel (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Niet-gecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden. Voor het tweede toetspunt (levering) geldt een rapportagetolerantie van 0 procent. Dit betekent, dat de accountant alle niet-gecorrigeerde afwijkingen moet rapporteren, ook al hebben ze geen effect op zijn oordeel.
De accountant van de opdrachtnemer dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de opdrachtgever. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De opdrachtgever stelt de opdrachtnemer en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.
11
3.3 Werkzaamheden verantwoording gefactureerde omzet Bij het onderzoek naar Tabel 1: Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015) gelden de volgende toetsingscriteria rekening houdend met de uitwerking van het rechtmatigheidsbegrip in paragraaf 1.3 (pagina 5) voor de accountant: 1. De juistheid van de door de opdrachtnemer ingediende facturen. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. De in de rapportage opgenomen (sub)tabellen zijn rekenkundig juist. 1.2. De in de rapportage opgenomen tarieven zijn in overeenstemming met de overeengekomen tarieven volgens de overeenkomst. 1.3. De geleverde ondersteuning is juist verwerkt in de factuur. 2. De levering van de ondersteuning aan de cliënten is conform de overeenkomst, het toewijzingsbesluit en het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 2.1. In de administratie is voor nieuwe gevallen altijd een toewijzingsbesluit aanwezig. Voor overgangsrecht gevallen kan een toewijzingsbesluit aanwezig zijn (zie ook uitwerking rechtmatigheidsbegrip 1.3a Overgangsrecht Jeugdwet) voor de cliënten waaraan de opdrachtnemer ondersteuning verleent, evenals de daarbij horende verwijzingen door een huisof jeugdarts, scholen (dyslexie), een specialist, gecertificeerde instellingen en gerechtelijke instanties. 2.2. In de administratie is een ondersteuningsplan aanwezig voor de cliënten waaraan de opdrachtnemer ondersteuning verleent. 2.3. Het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer is voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger of op andere wijze aannemelijk is gemaakt dat het ondersteuningsplan met de cliënt is gedeeld. 2.4. Het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer is voorzien van een handtekening van de opdrachtnemer of op andere wijze aannemelijk is gemaakt dat het ondersteuningsplan met de cliënt is gedeeld. 2.5. Hetgeen aan ondersteuning is verantwoord in de administratie stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens het toewijzingsbesluit en / of het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer. Indien de ondersteuning afwijkt van het toewijzingsbesluit en / of het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer, dient de accountant vast te stellen dat er documentatie aanwezig is waaruit blijkt dat de cliënt of diens vertegenwoordiger akkoord is met deze afwijking. Deze documentatie dient te zijn voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger of op andere wijze aannemelijk gemaakt, of een akkoord van de opdrachtgever bij afwijking van de zorgtoewijzing. Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant zijn de aantallen en bedragen opgenomen in ‘Tabel 1: Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015)’ De bestuurlijke verantwoording vormt hierbij het startpunt voor de controle, hoewel deze niet onder de reikwijdte van de verklaring valt.
12
De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig echter geen oordeel. Overeenkomstig paragrafen 2.2 en 2.3 geeft het bestuur hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende facturen juist zijn en financieel rechtmatig; (3) eventuele bijzonderheden. Om vast te stellen of de opdrachtnemer aan de hierboven genoemde toetsingscriteria 1.1 – 2.5 heeft voldaan, zal de accountant de toelichting van de opdrachtnemer toetsen aan de realiteit. Hiervoor kan hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning en registratie van cliënten. De accountant zal hierbij alleen de inzet door de opdrachtnemer kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud van de ondersteuning te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier- of cliëntniveau. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controleinformatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle-informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015) de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de overeenkomst en het protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Geconstateerde afwijkingen Voor geconstateerde afwijkingen geldt een rapportagetolerantie. Zie hiervoor paragraaf 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit. Als bijzonderheid geldt hierbij dat de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van niet juist geautoriseerde toewijzingsbesluiten en overige documentatie (toetsingscriteria 2.3, 2,4 en 2.5) niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming, ook al komen ze uit boven de materialiteitsgrenzen. Rapportage hierover in de rapportage over geconstateerde afwijkingen volstaat.
13
Deel 4: Model en Tabellen 4.1 Model goedkeurende controleverklaring (bij Tabel 1) CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de Twentse gemeenten. Aan: Naam instelling Wij hebben de bijgevoegde en gewaarmerkte Tabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015), die deel uitmaakt van de Verantwoording omzet 2015 van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van Tabel 1 in overeenstemming met de overeenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Tabel 1 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over Tabel 1 op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig dienen te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat Tabel 1 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de aantallen en bedragen en de toelichtingen in Tabel 1. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat Tabel 1 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van Tabel 1 door de instelling, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van Tabel 1, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van Tabel 1. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
14
Oordeel Naar ons oordeel geeft de in de Verantwoording omzet 2015 opgenomen Tabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015) van ... (naam instelling) de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de overeenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Overige aangelegenheden2 Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 3.2 van het Protocol Jeugdhulp 2015 en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015. Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Tabel 1 is opgesteld voor de Twentse gemeenten …. en de regionale contractbeheerder organisatie voor zorg en jeugd Twente met als doel ... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst … (referentie en datum). Hierdoor is tabel 1 mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de Twentse gemeenten en de regionale contractbeheerder organisatie voor zorg en jeugd Twente en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.
Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant
2
alleen opnemen als een rapportage over geconstateerde afwijkingen is uitgebracht. Zie paragraaf 3.3 en 4.2.
15
4.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen (bij Tabel 1) RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve de Twentse gemeenten. Aan: Naam instelling Opdracht Wij hebben op .. (datum) een controleverklaring3 afgegeven bij Tabel 1 Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 31 oktober 2015) van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het Protocol Jeugdhulp en Maatwerkvoorzieningen van de Twentse gemeenten 2015, specifiek deel 3 Accountantsprotocol dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapporage uit te brengen over tijdens onze controle vastgestelde, niet-gecorrigeerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen:
voor het toetsingscriterium juistheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). voor het toetsingscriterium levering: alle niet-gecorrigeerde afwijkingen, ongeacht hun omvang en effect op ons oordeel in de controleverklaring.
Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van Tabel 1 zijn de volgende afwijkingen geconstateerd die door de opdrachtnemer niet zijn gecorrigeerd:
1. Inzake de juistheid van de door de opdrachtnemer ingediende facturen: […]
2. Inzake de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de toewijzingsopdracht en het ondersteuningsplan van de opdrachtnemer: […]
3. Eventuele bijzonderheden. […]
3
vermeld het type verklaring: goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeuring.
16
Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de Twentse gemeenten en de regionale contractbeheerder organisatie voor zorg en jeugd Twente, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf.
Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant
17
4.3 Model 3 Verantwoording omzet 2015
Naam zorgaanbieder: Adres: Postcode en plaats: Contactpersoon: Telefoon: E-mail:
ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN Zie bijlage 1 voor het model van Tabel 1, 2 en 3.
Onderdeel B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel:
1. Gehanteerde uitgangspunten: […] 2. Borging van juistheid en levering: […] 3. Eventuele bijzonderheden: […] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd.
Datum en Ondertekening namens de instelling Voor tabellen 1, 2 en 3
Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie Voor tabel 1
18
