Copro 15116C
Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost: Gemeenten Bunnik, De Bilt, Wijk bij Duurstede, Utrechtse Heuvelrug, Zeist Dit protocol is bestemd voor aanbieders en hun accountants en betreft de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet voor het jaar 2015
Het protocol heeft betrekking op de volgende wetgeving en (deel)overeenkomsten:
Wmo Wet jeugdzorg Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding Overgangsrecht voor het jaar 2015 en voor de intramurale GGZ-C Regionaal Transitie Arrangement. Eventuele addenda bij voorgaande (deel)overeenkomsten
Definitief - versie 10 Datum 27 oktober 2015
1
Copro 15116C Inhoudsopgave
Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 ........................................................................................... 1 Deel 1: Algemeen ................................................................................................................................. 3 1.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1.2 Opbouw van dit document ........................................................................................................ 3 1.3 Doelstelling.................................................................................................................................. 3 1.4 Van deelovereenkomst naar protocol ..................................................................................... 3 1.5 Definities ...................................................................................................................................... 4 Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing ....................................................................................................... 6 2.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 6 2.2 Relevante regelgeving ............................................................................................................. 6 2.3 Scope van de rechtmatigheidstoetsing ................................................................................... 6 2.4 Te volgen procedures ................................................................................................................ 9 Deel 3: Aanlevering van informatie door zorgaanbieder .............................................................. 10 3.1 Financiële informatie ............................................................................................................... 10 3.2 Bestuurlijke verantwoording ................................................................................................... 10 Deel 4: Accountantsprotocol ............................................................................................................. 11 4.1 Invulling Scope B ..................................................................................................................... 11 4.1.1 Relevante regelgeving ......................................................................................................... 11 4.1.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit ..................................................................... 11 4.1.3 Werkzaamheden Verantwoording Declaraties ................................................................. 12 Deel 5: Bijlage Scope A en B ............................................................................................................ 14 5.1 Model Verantwoording Declaraties 2015 ................................................................................... 14 ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN .............................................................. 14 ONDERDEEL B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING ...................................................... 17 Deel 6: Bijlage Scope B ..................................................................................................................... 18 6.1 Model goedkeurende controleverklaring .............................................................................. 18 6.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen (Onderdeel A in bijlage 5) ..................... 20
2
Copro 15116C Deel 1: Algemeen 1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Jeugdwet 2015 (Jeugdwet) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van ondersteuning bij de gemeenten. De afzonderlijke gemeenten dienen zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van de bestedingen. Daarbij is gekeken hoe vanuit de voordelen van de regionale samenwerking ook de administratieve lasten voor Aanbieder zo beperkt mogelijk zijn. De gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede, vallend onder de regio Zuid Oost Utrecht, hebben besloten de krachten op het gebied van het Sociaal Domein te bundelen en samen te werken. Om aan de vraag hiernaar te kunnen voldoen hebben de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede (hierna te noemen ‘de Gemeente’ bij zorgaanbieders (hierna te noemen Aanbieder) middels bestuurlijke aanbesteding, overeenkomsten gesloten met de aanbieders voor de realisatie van de doelen en producten voortkomend uit de Jeugdwet en de Wmo. Ter realisatie van deze doelen en producten is in 2014 met de individuele aanbieders de volgende deelovereenkomsten gesloten:
Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding
Tezamen met de wetgeving vormen deze bovengenoemde deelovereenkomsten de basis voor de vaststelling van aanbieders richting gemeenten of de afgesproken zorg en ondersteuning daadwerkelijk is geleverd. Voor de vaststelling hiervan biedt dit controleprotocol hiervoor een leidraad. Het protocol heeft betrekking op verantwoordingsjaar 2015 .
1.2 Opbouw van dit document Het Protocol is opgebouwd uit zes delen: Deel 1: Algemeen. Dit onderdeel is bestemd voor Aanbieders en hun accountants. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities. Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing. Dit onderdeel is bestemd voor de Aanbieders. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures, onderverdeeld in Scope A en B en de verantwoordingseisen. Deel 3: Aanlevering informatie door aanbieder (Scope A en B) Deel 4: Accountantsprotocol (alleen Scope B) . Dit onderdeel is bestemd voor de accountants. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. Deel 5 en 6: Bijlagen Dit onderdeel bevat de verantwoordingstabellen en de modelrapporten voor de zorgaanbieder en accountant. De Aanbieder dient zijn accountant van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is gebaseerd op de het model dat wordt toegepast door de gemeente Rotterdam. Dit model is verder toegespitst op de regio Utrecht Zuidoost en is afgestemd met de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA, Nederlandse beroepsorganisatie van accountants.
1.3 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de Aanbieder en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant.
1.4 Van deelovereenkomst naar protocol Volgens de diverse deelovereenkomsten dienen de Aanbieders zich jaarlijks verantwoorden aan de Gemeente vóór 15 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de tabel heeft de Gemeente in de verschillende (deel)overeenkomsten een controleverklaring verplicht gesteld. Wanneer de aanbieder minder dan € 50.000 aan omzet aan de Gemeente levert in een kalenderjaar kan hiervan worden afgeweken. In dat
3
Copro 15116C geval is er te allen tijde een verplichting om mee te werken aan een steekproefsgewijze materiële controle door de Gemeente voor de toetsing van de rechtmatigheid. In deze overeenkomsten wordt gesproken over een controleverklaring, gericht op juistheid en financiële rechtmatigheid van verantwoorde bedragen en prestaties. De wijze waarop deze controleverklaring moet worden opgeleverd dan wel geïnterpreteerd is nader uitgewerkt in dit protocol. Sinds de ondertekening van de deelovereenkomsten is gekeken of er nog ruimte is voor versoepeling van deze uitgangspunten, om de administratieve lasten voor de Aanbieder zo beperkt mogelijk te houden. Dit heeft geleid tot een versoepeling van eisen: een gestaffelde scope van de rechtmatigheidstoetsing, die als correctie geldt op het in de overeenkomsten genoemde bedrag van € 50.000 als ondergrens Hiervoor is een tabel met verantwoordingsinformatie ontwikkeld. Deze nieuwe en versoepelde scope, die uitgaat van een ondergrens van € 100.000, is opgenomen in paragraaf 2.3.
1.5 Definities In aanvulling op dan wel conform de deelovereenkomst gelden voor dit protocol de volgende definities:
Accountant: de door Aanbieder aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Arrangement: pakket aan Ondersteuning, gericht op het versterken van zelfredzaamheid of participatie met betrekking tot de Resultaatgebieden die zijn opgenomen in de Dienstverleningsopdracht.
Cliënt: persoon, die jegens het College van Burgemeester en Wethouders aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de Deelovereenkomst.
Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800.
Controleverklaring; is een accountantsverklaring met betrekking tot een door hem uitgevoerde controle van een overzicht met historische financiële informatie.
Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan de voorwaarden van de Deelovereenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende tabel. Dit betekent dat de in de tabel genoemde en bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de Deelovereenkomst. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de Deelovereenkomst zijn ze financieel rechtmatig.
Gemeente: de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede.
GGZ-C: Het bieden van begeleid wonen of een beschermende woonomgeving met ondersteuning aan mensen met een psychiatrische aandoening, waarbij niet de behandeling, maar de op zelfredzaamheid en/of participatie gerichte ondersteuning centraal staat.
Dienstverleningsopdracht: opdracht van de Gemeente voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning. Dit kan zowel in de vorm van een dienstverleningsopdracht als een bericht via het gegevensknooppunt (GGK).
Hulpverleningsplan/Gezinsplan: een concrete invulling van de door de Aanbieder te verlenen Ondersteuning per Cliënt, gebaseerd op de Dienstverleningsopdracht en het Ondersteuningsplan.
4
Copro 15116C
Plan van aanpak: een met een Inwoner opgesteld afsprakenkader over de inzet van Inwoner, zijn sociaal netwerk, Algemene voorzieningen en/of Maatwerkvoorziening door Partijen om Inwoner zo zelfredzaam mogelijk te laten participeren. Het Plan van aanpak biedt op het gebied van Maatwerkvoorziening een bandbreedte zodat Partijen bij hun inzet flexibel kunnen inzetten naar behoefte. Indien nodig of wenselijk wordt bij het opstellen van een Plan van aanpak de expertise van een specialist ingebracht.
Het Hulpverleningsplan/Gezinsplan wordt overeengekomen tussen Cliënt en Aanbieder en maakt onderdeel uit van het Ondersteuningsplan.
NB: Voor cliënten die vallen onder Jeugdhulp en die vielen onder de Huishoudelijke Verzorging is nog de oude term Ondersteuningsplan in gebruik. Als een dergelijke situatie aan de orde is dient ook hier te worden gelezen Hulpverleningsplan/Gezinsplan. Het verschil met het hieronder beschreven Ondersteuningsplan is duidelijk te herkennen doordat het aldaar bedoelde plan is opgesteld door de Gemeente.
Ondersteuning: Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo 2015 en Jeugdwet 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de Dienstverleningsopdracht en bijbehorend Hulpverleningsplan/Gezinsplan aan ingezetenen van gemeente.
Ondersteuningsplan: namens het College van Burgemeester en Wethouders opgesteld plan waarin de afspraken met de cliënt staan vermeld en de resultaatgebieden waarop ondersteuning zal plaatsvinden.
Deelovereenkomst: De tussen Gemeente en Aanbieder gesloten overeenkomst inzake de levering van Ondersteuning. De Deelovereenkomst vormt de basis voor de jaarlijkse verantwoording door de Aanbieder aan de Gemeente en voor de controle door de accountant, specifiek het artikel inzake de controleverklaring.
Resultaatgebied: gebied waarop de Ondersteuning zich richt, zoals vastgelegd in de Deelovereenkomst en de Dienstverleningsopdracht.
5
Copro 15116C Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing 2.1 Inleiding Gemeenten dienen zich in haar publieke functie te verantwoorden over de rechtmatige besteding van gelden. De budgetten vanuit jeugdzorg en WMO vallen hieronder. Dit betekent dat gemeenten de rechtmatige besteding van deze gelden dienen vast te stellen. Er is sprake van een bestuurlijke aanbesteding namens vijf gemeenten. Dit betekent dat de gehele aanbesteding als een geheel wordt beschouwd. Derhalve zal de verantwoording en rechtmatigheidstoetsing ook per zorgaanbieder als uitgangspunt worden genomen, en niet per individuele gemeente. De accountant geeft dus alleen een oordeel over het totaal en niet over de afzonderlijke gemeenten.
2.2 Relevante regelgeving Voor de Aanbieder is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:
De van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015, Jeugdwet 2015 en Regionaal Transitie Arrangement. Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding Overgangsrecht voor het jaar 2015 en voor de intramurale GGZ-C Eventuele addenda bij voorgaande (deel)overeenkomsten
2.3 Scope van de rechtmatigheidstoetsing De ‘ scope’ voor het vaststellen van de financiële rechtmatigheid wordt derhalve in beginsel per zorgaanbieder (WMO en jeugdzorg tezamen) bepaald. Het uitgangspunt hierbij is dat de individuele gemeenten voldoende kunnen steunen op de verklaring en de werkzaamheden van de accountant van de aanbieder ter borging van de rechtmatige besteding van gelden. De hieronder genoemde bedragen betreffen cumulatieve bedragen van de vijf gemeenten samen. Dit controleprotocol bouwt voort op de uitgangspunten van de in 2014 afgesloten deelovereenkomsten waar sprake is van een verplichting voor de zorgleverancier voor het aanleveren van een controleverklaring. Tegelijkertijd is gekeken of er nog ruimte is voor versoepeling van deze uitgangspunten, om de administratieve lasten voor de Aanbieder zo beperkt mogelijk te houden. Dit heeft geleid tot een gestaffelde scope van de rechtmatigheidstoetsing, die als correctie geldt op het in de overeenkomsten genoemde bedrag van € 50.000 als ondergrens Deze nieuwe en versoepelde scope, die uitgaat van een ondergrens van € 100.000, is opgenomen in onderstaande tabel. Van de zorgaanbieder wordt, afhankelijk van de cumulatieve omzet voor de vijf gemeenten, gevraagd het volgende aan te leveren:
6
Copro 15116C Tabel: Scope van de rechtmatigheidstoetsing Scope
Totaal bedrag aan inkoop onder de 100.000 euro op jaarbasis
Totaal bedrag aan inkoop boven de 100.000 euro op jaarbasis
(A)
(B)
Aan te leveren door zorgaanbieder
Verantwoordingsinformatie conform bijlage 5 verantwoordingstabellen
Verantwoordingsinformatie conform bijlage 5 verantwoordingstabellen
Aan te leveren door zorgaanbieder respectievelijk accountant
Bestuurlijke verantwoording door het bestuur van de zorgaanbieder
Bestuurlijke verantwoording conform scope A
Aanlevering van informatie
Controleverklaring van de accountant en (indien van toepassing) een rapportage over geconstateerde afwijkingen Zie bijlage 5 voor model
Zie bijlage 5 en 6 voor modellen
Vóór 15 maart 2016
Vóór 15 maart 2016
De Aanbieder stuurt de verantwoordingsinformatie (verantwoordingstabellen en bestuurlijke verantwoording) naar de contractmanager bij de Gemeente
De Aanbieder stuurt de verantwoordingsinformatie (verantwoordingstabellen en bestuurlijke verantwoording) voorzien van stempel en controleverklaring naar de contractmanager bij de Gemeente. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de Aanbieder dit eveneens mee.
Omschrijving
Vervolg proces gemeente
In de Bestuurlijke verantwoording geeft het bestuur van de Aanbieder een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de bestuurlijke verantwoording naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd.
Bestuurlijke verantwoording conform scope A
Controleverklaring over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen in de verantwoordingstabellen. Het betreft een controleverklaring voor alle gemeenten gezamenlijk, de accountant geeft geen afzonderlijk oordeel per gemeente.
De Gemeente beoordeelt de ontvangen verantwoordingen en bijbehorende accountantsproducten (controleverklaring en/of rapportage over geconstateerde afwijkingen). Indien hieruit blijkt dat de Aanbieder in totaal meer Ondersteuning heeft gedeclareerd dan geleverd vordert Gemeente het verschil terug. Indien de
7
Copro 15116C accountant tijdens zijn werkzaamheden constateert dat Aanbieder in totaal minder Ondersteuning heeft gedeclareerd dan geleverd, betaalt Gemeente, op basis van aanvullende declaraties/documentaties het verschil uit. Scope van de toetsing
De aanbieder dient in principe zelf de juiste scope (A of B) te bepalen (op basis van de omzetcijfers 2015), waarbij de gemeente zich het recht voorbehoudt een andere scope te verlangen binnen de kaders van dit protocol.
Steekproefsgewijze controle door individuele gemeente
De individuele gemeenten behouden het recht om in de situatie van scope A en B een separate steekproefsgewijze materiële controle toe te passen voor de toetsing van de rechtmatigheid. Ook behouden individuele gemeenten het recht om een individuele controleverklaring te eisen. Of gemeenten van deze rechten gebruik willen maken, wordt voor 1 december kenbaar gemaakt aan Aanbieder.
8
Copro 15116C 2.4 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de Aanbieders uitgewerkt:
Scope A en B: De Aanbieder verantwoordt zich over de gedeclareerde Ondersteuning via de Verantwoording declaraties, onderdeel A en B. Er zijn zeven sub tabellen: o tabel 1a betreft Maatwerkvoorziening begeleiding (Wmo); o tabel 1b betreft Individuele voorziening Behandeling en Zorg (Jeugd); o tabel 1c betreft Individuele voorziening Pleegzorg (Jeugd); o tabel 1d betreft Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Jeugd); o tabel 1e betreft Individuele voorziening Begeleiding (Jeugd); o tabel 1f betreft Arrangementen; o tabel 1g geeft de totaaltelling van de zes tabellen samen.
Per tabel vermeldt de Aanbieder het inkoopnummer en het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Indien één van de tabellen 1a – 1f voor de Aanbieder niet van toepassing is, hoeft hij de betreffende tabel niet in te vullen. Bijlage 5 geeft het model voor de verantwoording.
9
Copro 15116C Deel 3: Aanlevering van informatie door zorgaanbieder 3.1 Financiële informatie Dit betreft verantwoording van geleverde diensten op het niveau van productgroep. De zorgaanbieders leveren financiële informatie aan conform onderdeel A van het model in bijlage 5.
3.2 Bestuurlijke verantwoording Het bestuur geeft in onderdeel B van het model in bijlage 5 hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan; (3) eventuele bijzonderheden.
10
Copro 15116C Deel 4: Accountantsprotocol 4.1 Invulling Scope B 4.1.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de tabellen van de Aanbieder. De basis hiervoor wordt gevormd door artikel 5.18 van bijlage 2 bij de deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding als het gaat om de Wmo. Als het Jeugdzorg betreft, vormen de artikelen 5.9 van bijlage 2 van de verschillende deelovereenkomsten hiervoor de basis. Volgens deze artikelen is de Aanbieder verplicht om jaarlijks vóór 15 maart een controleverklaring van de accountant te overleggen aan de Gemeente. In paragraaf 2.3 van voorliggend controleprotocol is deze verplichting genuanceerd en gespecificeerd. In de controleverklaring worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende twee toetsingscriteria: 1. Juistheid: de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties (bedrag aan werkelijke geleverde producten) 2. Levering: de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan. Beide criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 4.1.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.2 genoemde regelgeving voor de Opdrachtnemer is voor het onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 4.1.3. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de tabellen toetst aan alle in paragraaf 2.2 genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in de uitwerking van paragraaf 4.1.3.
4.1.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de bedragen in de tabellen zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Hierbij geldt als omvangsbasis voor alle gemeenten tezamen het totaalbedrag van de werkelijk geleverde ondersteuning volgens tabel 1.g: Tabel 1: totaal bedrag dat is verantwoord volgens tabel 1g Soort oordeel
Goedkeurend
Met beperking
afkeurend
>1% <3%
Oordeelonthouding n.v.t.
Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle
< 1% <3%
>3% <10%
> 10%
n.v.t.
>3%
Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de Aanbieder niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de Aanbieder gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (bijlage 7.2) alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De Aanbieder is dan verplicht om ook deze rapportage naar de Gemeente te sturen.
11
Copro 15116C
Voor het eerste toetspunt (juistheid) geldt een rapportagetolerantie die gelijk is aan de percentages in de materialiteitstabel (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Niet-gecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden.
Voor het tweede toetspunt (levering) geldt een rapportagetolerantie van 0 procent. Dit betekent, dat de accountant alle niet-gecorrigeerde afwijkingen moet rapporteren, ook al hebben ze geen effect op zijn oordeel.
De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de Gemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De Gemeente stelt de Aanbieder en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.
4.1.3 Werkzaamheden Verantwoording Declaraties Bij het onderzoek naar de Verantwoording declaraties 2015 gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant. Ze zijn gebaseerd op artikel 6.3.1 van de Deelovereenkomst: 1. Juistheid : de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. de in Tabel 1 opgenomen (sub)tabellen zijn rekenkundig juist. 1.2. de geleverde Ondersteuning is juist verwerkt in de declaratie. 2. Levering: De levering van de gedeclareerde Ondersteuning. Het staat de accountant van de Aanbieder vrij te kiezen op welke wijze dit aangetoond kan worden, waarbij de in de overeenkomst opgenomen voorwaarden vigerend zijn. Werkzaamheden accountant De accountant voert zijn controlewerkzaamheden uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), de Nederlandse controlestandaarden (in het bijzonder NV COS 800) en deel 4 van dit protocol Object van de controle door de accountant is Onderdeel A van de verantwoording (bijlage 5). De bestuurlijke verantwoording (onderdeel B van de tabel) vormt hierbij een aanknopingspunt voor de controle. De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig geen oordeel. De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van voldoende controlewerkzaamheden ter verkrijging van voldoende en geschikte controle-informatie ter onderbouwing van zijn oordeel over Onderdeel A van de Verantwoording declaraties. De accountant baseert zijn controle-aanpak op een analyse van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en/of fouten in Onderdeel A van de Verantwoording declaraties, overeenkomstig de bepalingen van NBA Standaard NV COS 315 Om vast te stellen of de Aanbieder aan hierboven genoemde toetsingscriteria 1 en 2 heeft voldaan, zal de accountant gebruikmaken van de toelichting van de Aanbieder en deze toetsen. Hiervoor zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van Ondersteuning. De accountant zal hierbij alleen de inzet van de Ondersteuning kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud daarvan te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier- of cliëntniveau. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de Verantwoording Declaraties (bijlage 5) de hierin opgenomen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de de toetsingscriteria en bijbehorende toelichting zoals opgenomen in dit protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid.
12
Copro 15116C De gemeenten stellen als voorwaarde dat indien er sprake is van een steekproef er van alle gemeenten waarvoor de aanbieder cliënten behandelt, cliënten in de steekproef worden opgenomen. De accountant zorgt ervoor dat alle gemeenten in zijn controlewerkzaamheden zijn meegenomen. Geconstateerde afwijkingen Voor geconstateerde afwijkingen gelden de rapportagetoleranties die in paragraaf 4.1 zijn opgenomen.
13
Copro 15116C Deel 5: Bijlage Scope A en B
5.1 Model Verantwoording Declaraties 2015 Gegevens aanbieder Naam Adres Postcode Plaats Contactpersoon Telefoon Email
ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN Tabel 1a: Maatwerkvoorziening Begeleiding (Wmo) 2015 Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal Werkelijk geleverde Ondersteuning
Productgroep
Totaal in €
Tabel 1b: Individuele voorziening Behandeling en Zorg (Jeugd) 2015 Totaal Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Werkelijk geleverde Heuvelrug Duurstede Ondersteuning Productgroep
Totaal in €
Tabel 1c: Individuele voorziening Pleegzorg (Jeugd) 2015 Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal Werkelijk geleverde Ondersteuning
Productgroep
Totaal in €
14
Copro 15116C
Tabel 1d: Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Jeugd) 2015 Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal Werkelijk geleverde Ondersteuning
Productgroep
Totaal in €
Tabel 1e: Individuele voorziening Begeleiding (Jeugd) 2015 Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal Werkelijk geleverde Ondersteuning
Productgroep
Totaal in €
Tabel 1f: Arrangementen 2015 Gemeente Bunnik De Bilt
Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal cumulatief bedrag Werkelijk geleverde Ondersteuning
Totaal in €
15
Copro 15116C Tabel 1g: Totale Verantwoording volgens tabel 1a t/m 1f Gemeente Bunnik De Bilt Utrechtse Wijk bij Zeist Heuvelrug Duurstede
Totaal Werkelijk geleverde Ondersteuning
Categorie Maatwerkvoorziening Begeleiding Wmo (Totaal tabel 1a)
Individuele voorziening Behandeling en Zorg Jeugd (Totaal tabel 1b) Individuele voorziening Pleegzorg Jeugd (Totaal tabel 1c) Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Totaal tabel 1d) Individuele voorziening Begeleiding Jeugd (Totaal tabel 1e) Arrangementen (Totaal tabel 1f) TOTAAL VERANTWOORDING
16
Copro 15116C
ONDERDEEL B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: […] 2. Borging van juistheid en levering: […] 3. Eventuele bijzonderheden: […] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd.
Datum en Ondertekening
namens de instelling,
Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie
17
Copro 15116C Deel 6: Bijlage Scope B 6.1 Model goedkeurende controleverklaring CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de gemeente
Aan: Naam instelling Wij hebben de bijgevoegde en gewaarmerkte Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van de Verantwoording Declaraties in overeenstemming met het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost, specifiek deel 2 Rechtmatigheidstoetsing. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Verantwoording Declaraties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de Verantwoording Declaraties, Onderdeel A op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost , specifiek deel 4 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig dienen te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de Verantwoording Declaraties geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de Verantwoording Declaraties. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de Verantwoording Declaraties afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de Verantwoording Declaraties door de instelling, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de Verantwoording Declaraties, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de Verantwoording Declaraties. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1 % en voor onzekerheden 3 % van het totaal bedrag volgens tabel 1g van Onderdeel A. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel Naar ons oordeel geeft de Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van ... (naam instelling) de hierin opgenomen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in
18
Copro 15116C overeenstemming met het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost , specifiek deel 2 Rechtmatigheidstoetsing.
Overige aangelegenheden
1
Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 4.1.2. van het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost. Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring De Verantwoording Declaraties is opgesteld voor de Regio Utrecht Zuid Oost met als doel ... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de Deelovereenkomst … (referentie en datum). Hierdoor is de Verantwoording Declaraties mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeenten die vallen onder de Regio Utrecht Zuid Oost en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam accountant
1
Alleen opnemen als een rapportage over geconstateerde afwijkingen is uitgebracht. Zie §4.1.2 en 6.2
19
Copro 15116C 6.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen (Onderdeel A in bijlage 5) RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve van de gemeente Aan: Naam instelling Opdracht 2
Wij hebben op .. (datum) een controleverklaring afgegeven bij de Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost, specifiek deel 4 Accountantsprotocol dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapportage uit te brengen over tijdens onze controle vastgestelde, nietgecorrigeerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen:
voor het toetsingscriterium juistheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). voor het toetsingscriterium levering: alle niet-gecorrigeerde afwijkingen, ongeacht hun omvang en effect op ons oordeel in de controleverklaring.
Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle zijn de volgende afwijkingen geconstateerd die door de Aanbieder niet zijn gecorrigeerd: 1. Inzake de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties: […] 2. Inzake de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan: […] Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeenten die vallen onder de Regio Utrecht Zuid Oost aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam accountant
2
Vermeld het type verklaring: goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeuring.
20
