Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam

Copro 14217

Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam

Dit protocol is bestemd voor opdrachtnemers en hun accountants op het terrein van:   

Jeugdhulp 2015 Gemeente Rotterdam/Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond voor het jaar 2015 Overgangsrecht voor het jaar 2015 en voor de intramurale GGZ-C ook voor het jaar 2016 Arrangementen Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015 voor de jaren 2015 en 2016

Versie 18 december 2014 MA 2014-7

Blad: Datum:

2 18 december 2014

Inhoudsopgave Deel 1: Algemeen 1.1 1.2 1.3

Inleiding Doelstelling Definities

3 3 4

Deel 2: Verantwoordingsprotocol 2.1 2.2 2.3 2.4

Relevante regelgeving Te volgen procedures Verantwoording Declaraties Verantwoording Zelfredzaamheid

5 5 6 6

Deel 3: Accountantsprotocol 3.1 3.2 3.3 3.4

Relevante regelgeving Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit Werkzaamheden Verantwoording Declaraties Werkzaamheden Verantwoording Zelfredzaamheid

7 7 8 9

Deel 4: Modellen en tabellen 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Model 1 goedkeurende controleverklaring Model 2 goedkeurend assurance-rapport Model 3 rapportage geconstateerde afwijkingen Tabel 1 Verantwoording Declaraties Tabel 2 Verantwoording Zelfredzaamheid

11 13 14 15 17

Blad: Datum:

3 18 december 2014

Deel 1: Algemeen 1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo), de Jeugdwet 2015 (Jeugdwet) en de afspraken die zijn gemaakt in het Regionale Transitie 1 Arrangement (RTA) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van ondersteuning bij de gemeenten. Om aan de vraag hiernaar in de gemeente te kunnen voldoen heeft de Gemeente Rotterdam (verder: Opdrachtgever), in samenwerking met regiogemeenten, deze ondersteuning ingekocht bij Hulp/Zorgaanbieders (verder: Opdrachtnemers). De aanbesteding vond plaats in de vorm van een enkelvoudige onderhandse gunning aan de hand van een Bestek. Volgens de Raamovereenkomst behorende bij het Bestek moeten de Opdrachtnemers zich jaarlijks verantwoorden aan de Opdrachtgever vóór 1 april van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hiervoor zijn twee tabellen met verantwoordingsinformatie ontwikkeld. Deze moeten voorzien worden van een controle-verklaring (Tabel 1) dan wel een assurancerapport (Tabel 2) van de accountant van de Opdrachtnemer. Het Protocol Jeugdhulp 2015 en WMO 2015 Gemeente Rotterdam (verder: ‘protocol’) is vastgesteld om de eisen van de Opdrachtgever ten aanzien van de bovengenoemde tabellen helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de Opdrachtnemers als hun accountants. Het heeft betrekking op verantwoordingsjaar 2015 en voor het onderdeel Arrangementen en Overgangsrecht intramurale GGZ-C tevens op het verantwoordingsjaar 2016. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen:  Deel 1: Algemeen. Dit onderdeel is bestemd voor Opdrachtnemers en hun accountants. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities.  Deel 2: Verantwoordingsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de Opdrachtnemers. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen.  Deel 3: Accountantsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de accountants. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria.  Deel 4: Modellen en tabellen. Dit onderdeel bevat de modelrapporten voor de accountant en de verantwoordingstabellen voor de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer dient zijn accountant van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is als uitvoerbaar aangemerkt door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA.

1.2 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de Opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant. De voorschriften voor de verantwoording door de Opdrachtnemer zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor het onderzoek van de accountant. De bij deel 2 en deel 3 horende modellen en tabellen zijn in deel 4 van het protocol opgenomen. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de tabellen heeft de Opdrachtgever in de Raamovereenkomst een assurance-rapport verplicht gesteld:  Wat betreft Tabel 1 (Verantwoording declaraties) moet dit gelezen worden als een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 ‘Controles financiële overzichten voor bijzondere doeleinden’. Zie paragraaf 4.1.  Wat betreft Tabel 2 (Verantwoording Zelfredzaamheid) moet dit gelezen worden als een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten’. Zie paragraaf 4.2. 1

http://www.jeugdhulprijnmond.nl/wp-content/uploads/2014/02/Regionaal_Tranisitiearrangement_RegioRijnmond.pdf

Blad: Datum:

4 18 december 2014

In enkele gevallen tellen geconstateerde afwijkingen niet mee bij de oordeelsvorming van de accountant, maar hoeft hij ze alleen te vermelden in een aparte rapportage. Zie paragraaf 4.3.

1.3 Definities In aanvulling op dan wel conform het Bestek en de Raamovereenkomst gelden voor dit protocol de volgende definities: • Accountant: de door Opdrachtnemer aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. • Arrangement: pakket aan Ondersteuning, gericht op het versterken van zelfredzaamheid of participatie met betrekking tot de Resultaatgebieden die zijn opgenomen in de Leveringsopdracht. • Assurance-rapport: Bij Tabel 1 betreft dit een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 ‘Controles financiële overzichten voor bijzondere doeleinden’. Bij Tabel 2 betreft dit een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten’. • Cliënt: persoon, die jegens het College van Burgemeester en Wethouders aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de Raamovereenkomst. • Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 dan wel het uitvoeren van assurance-werkzaamheden volgens NBA Standaard 3000. • Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan de voorwaarden van de Raamovereenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende tabel. Dit betekent dat de in de tabel genoemde aantallen en bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de Raamovereenkomst, specifiek artikel 6.3.1. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan. Bij Tabel 2 betreft dit de juistheid van het aantal cliënten. Anders gezegd: de verantwoorde aantallen en bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de Raamovereenkomst zijn ze financieel rechtmatig. • GGZ-C: Het bieden van begeleid wonen of een beschermende woonomgeving met ondersteuning aan mensen met een psychiatrische aandoening, waarbij niet de behandeling, maar de op zelfredzaamheid en/of participatie gerichte ondersteuning centraal staat. • Leveringsopdracht: opdracht van de Opdrachtgever voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning. • Leverings/Zorgplan: een concrete invulling van de door de Opdrachtnemer te verlenen Ondersteuning per Cliënt, gebaseerd op de Leveringsopdracht en het Ondersteuningsplan. Het Leverings/Zorgplan wordt overeengekomen tussen cliënt en Opdrachtnemer en maakt onderdeel uit van het Ondersteuningsplan. NB: Voor cliënten die vallen onder Jeugdhulp en die vielen onder de Huishoudelijke Verzorging is nog de oude term ondersteuningsplan in gebruik. Als een dergelijke situatie aan de orde is dient ook hier te worden gelezen Leverings/Zorgplan. Het verschil met het hieronder beschreven Ondersteuningsplan is duidelijk te herkennen doordat het aldaar bedoelde plan is opgesteld door de Opdrachtgever. • Ondersteuning: Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo 2015 en Jeugdwet 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de Leveringsopdracht en bijbehorend Leverings/Zorgplan aan ingezetenen van Rotterdam.

Blad: Datum:

5 18 december 2014

• Ondersteuningsplan: namens het College van Burgemeester en Wethouders opgesteld plan waarin de afspraken met de cliënt staan vermeld en de resultaatgebieden waarop ondersteuning zal plaatsvinden. • Raamovereenkomst: De tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer gesloten overeenkomst inzake de levering van Ondersteuning. De Raamovereenkomst vormt de basis voor de jaarlijkse verantwoording door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever en voor de controle door de accountant, specifiek artikel 6.3.1. • Resultaatgebied: gebied waarop de Ondersteuning zich richt, zoals vastgelegd in de Leveringsopdracht.

Deel 2: Verantwoordingsprotocol 2.1 Relevante regelgeving Voor de Opdrachtnemer is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:  de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015, Jeugdwet 2015 en RTA.  de voorwaarden uit de Raamovereenkomst, het Bestek en eventuele addenda.  deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. Conform de Raamovereenkomst verantwoordt de Opdrachtnemer zich jaarlijks vóór 1 april aan de Opdrachtgever. Hiervoor zijn twee tabellen ontwikkeld. De tabellen moeten voorzien worden van een controleverklaring dan wel assurance-rapport van de accountant.

2.2 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de Opdrachtnemers uitgewerkt: 1. De Opdrachtnemer verantwoordt zich over de gedeclareerde Ondersteuning via Tabel 1 Verantwoording declaraties, onderdeel A. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Jeugdhulp, Overgangsrecht en Arrangementen. Zie paragraaf 2.3 en 4.4. 2. Onderdeel B van Tabel 1 betreft een bestuurlijke verantwoording. Hierin geeft het bestuur van de Opdrachtnemer een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie in Tabel 1 naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. Opdrachtnemers Aafje, Humanitas (inclusief Eigen Koers Hoogvliet en DOCK), Lelie Zorg Groep, TSN en Tzorg verantwoorden zich nog éénmaal over het Versterken van de Zelfredzaamheid in 2015 via Tabel 2 Verantwoording Zelfredzaamheid, onderdeel A. Dit vloeit voort uit een eerdere Raamovereenkomst die met deze partijen dan wel hun hoofdaannemer (in geval Lelie Zorg Groep) is afgesloten in het kader van het leveren van Huishoudelijke Verzorging. Zie paragraaf 2.4 en 4.5. 4. Onderdeel B van Tabel 2 betreft een bestuurlijke verantwoording. Hierin geeft het bestuur van de Opdrachtnemer een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de opgave van het aantal geïndiceerde cliënten en de opgave van het aantal cliënten bij wie de zelfredzaamheid is versterkt juist is; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie in Tabel 2 naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd.

Blad: Datum:

6 18 december 2014

5. De Opdrachtnemer voorziet de hierboven genoemde tabellen van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon bij de Opdrachtnemer. 6. De Opdrachtnemer stuurt de verantwoordingen voorzien van stempel en controleverklaring (Tabel 1) dan wel assurance-rapport (Tabel 2) naar de contractmanager bij de Opdrachtgever, vóór 1 april van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld (Tabel 1) zendt de Opdrachtnemer dit eveneens mee. 7. De Opdrachtgever beoordeelt de ontvangen verantwoordingen en bijbehorende accountantsproducten (controleverklaring, assurance-rapport en rapportage over geconstateerde afwijkingen). Indien hieruit blijkt dat de Opdrachtgever meer Ondersteuning heeft gedeclareerd dan geleverd vordert Opdrachtgever het verschil terug bij de onderdelen Overgangsrecht en Arrangementen. Voor het onderdeel Jeugdhulp geldt de bepaling dat kan worden teruggevorderd.

2.3. Verantwoording Declaraties De verantwoording over de gedeclareerde Ondersteuning en feitelijk geleverde Ondersteuning vindt plaats via Tabel 1 Verantwoording declaraties, onderdeel A. Er zijn vier subtabellen: tabel 1a betreft Jeugdhulp, tabel 1b betreft Overgangsrecht, tabel 1c betreft Arrangementen en tabel 1d geeft de totaaltelling van de drie tabellen samen. Per tabel vermeldt de Opdrachtnemer het inkoopnummer en het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Indien een van de tabellen 1a – 1c voor de Opdrachtnemer niet van toepassing is, hoeft hij de betreffende tabel niet in te vullen. De tabel bevat tevens een bestuurlijke verantwoording (Onderdeel B). Zie hiervoor paragraaf 2.2. Paragraaf 4.4 van dit protocol geeft het model van Tabel 1.

2.4 Verantwoording Zelfredzaamheid De eenmalige verantwoording over het Versterken van de Zelfredzaamheid in 2015 door Aafje, Humanitas (inclusief Eigen Koers Hoogvliet en DOCK), Lelie Zorg Groep, TSN en Tzorg vindt plaats via Tabel 2 Verantwoording Zelfredzaamheid, onderdeel A. Deze verantwoording vloeit voort uit een eerdere Raamovereenkomst met deze partijen dan wel hun hoofdaannemer (in geval Lelie Zorg Groep) in het kader van het leveren van Huishoudelijke Verzorging. De tabel bevat tevens een bestuurlijke verantwoording (Onderdeel B). Zie hiervoor paragraaf 2.2. Paragraaf 4.5 van dit protocol geeft het model van Tabel 2.

Blad: Datum:

7 18 december 2014

Deel 3: Accountantsprotocol 3.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen en bedragen die zijn opgenomen in de tabellen van de Opdrachtnemer. Artikel 6.3.1 van de Raamovereenkomst vormt hierbij de basis. Volgens dit artikel is de Opdrachtnemer verplicht om jaarlijks vóór 1 april een assurance-rapport van de accountant te overleggen aan de Opdrachtgever. Bij Tabel 1 moet dit gelezen worden als een controleverklaring, bij Tabel 2 als een assurance-rapport. Hierin worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende twee toetsingscriteria: 1. de juistheid van de door de Opdrachtnemer ingediende declaraties (juistheid). 2. de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan (levering). Beide criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving voor de Opdrachtnemer is voor het onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.1. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de tabellen toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in de uitwerking van paragraaf 3.3.

3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de aantallen en bedragen in de tabellen zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de aantallen en bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Hierbij geldt als omvangsbasis:  Tabel 1: het totaal bedrag dat is gedeclareerd volgens tabel 1d  Tabel 2: het aantal cliënten dat volgens de tabel is geïndiceerd en bij wie de zelfredzaamheid is versterkt Soort oordeel

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de verantwoording

≤ 1%

> 1% < 3%

n.v.t.

≥ 3%

Onzekerheden in de controle

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

n.v.t.

Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de Opdrachtnemer niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de Opdrachtnemer gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (paragraaf 4.3) alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De Opdrachtnemer is dan verplicht om ook deze rapportage naar de Opdrachtgever te sturen (zie hiervoor paragraaf 2.2 onder punt 6).

Blad: Datum:

8 18 december 2014

 

Voor het eerste toetspunt (juistheid) geldt een rapportagetolerantie die gelijk is aan de percentages in de materialiteitstabel (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Niet-gecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden. Voor het tweede toetspunt (levering) geldt een rapportagetolerantie van 0 procent. Dit betekent, dat de accountant alle niet-gecorrigeerde afwijkingen moet rapporteren, ook al hebben ze geen effect op zijn oordeel.

De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de Opdrachtgever. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

3.3 Werkzaamheden Verantwoording Declaraties Bij het onderzoek naar Tabel 1 gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant. Ze zijn gebaseerd op artikel 6.3.1 van de Raamovereenkomst: 1. de juistheid van de door de Opdrachtnemer ingediende declaraties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. de in Tabel 1 opgenomen (sub)tabellen zijn rekenkundig juist. 1.2. het gedeclareerde tarief is gelijk aan het overeengekomen tarief. 1.3. de geleverde Ondersteuning is juist verwerkt in de declaratie. 2. de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 2.1. in de administratie is een Leveringsopdracht aanwezig voor de cliënten waaraan de Opdrachtnemer Ondersteuning verleent. 2.2. in de administratie is een Leverings/Zorgplan aanwezig voor de cliënten waaraan de Opdrachtnemer Ondersteuning verleent. 2.3. het Leverings/Zorgplan is voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger. 2.4. het Leverings/Zorgplan is voorzien van een handtekening van de Opdrachtnemer. 2.5. hetgeen is gedeclareerd stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens de Leveringsopdracht en het Leverings/Zorgplan. Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is Onderdeel A van Tabel 1. De bestuurlijke verantwoording (onderdeel B van de tabel) vormt hierbij het uitgangspunt voor de controle. De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig echter geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft het bestuur hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan; (3) eventuele bijzonderheden. Om vast te stellen of de Opdrachtnemer aan hierboven genoemde toetsingscriteria 1.1 – 2.5 heeft voldaan, zal de accountant de toelichting van de Opdrachtnemer toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van Ondersteuning. De accountant zal hierbij alleen de inzet van de Ondersteuning kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud daarvan te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier- of cliëntniveau.

Blad: Datum:

9 18 december 2014

Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controleinformatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat Tabel 1 de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de Raamovereenkomst en dit protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Geconstateerde afwijkingen Voor geconstateerde afwijkingen geldt een rapportagetolerantie. Zie hiervoor paragraaf 3.2. Als bijzonderheid geldt hierbij dat de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van criterium 2.3 niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming, ook al komen ze uit boven de materialiteitsgrenzen. Rapportage erover volstaat. Hetzelfde geldt voor criterium 2.4, echter uitsluitend bij het onderdeel Jeugdhulp (Tabel 1a). Gedeclareerde uren en tarief Bij Jeugdhulp (tabel 1a) en Overgangsrecht (tabel 1b) vormt het aantal uren/dagdelen/dagen onderdeel van de controle door de accountant. Bij Arrangementen (tabel 1c) speelt het aantal uren/dagdelen/dagen geen rol. Centraal staat het behalen van een overeengekomen resultaat zoals vastgelegd in het Leverings/Zorgplan, dat door de Opdrachtgever op een andere wijze gecontroleerd zal worden. De Opdrachtnemer declareert daarom in deze tabel alleen een cumulatief bedrag. De accountant controleert aan de hand van de toelichting van de Opdrachtnemer of de gedeclareerde ondersteuning past binnen de interne planning, budgettering en verantwoording. In aanvulling op artikel 7.2 van de Raamovereenkomst geldt de bepaling dat declaraties voor cliënten waarbij in maximaal twee aaneengesloten weken geen Ondersteuning is verleend als gevolg van vakantie en/of opname in een Wlz-instelling niet als onrechtmatig aangemerkt behoeven te worden.

3.4 Werkzaamheden Verantwoording Zelfredzaamheid Dit onderdeel van het protocol (tabel 2) geldt alleen voor Opdrachtnemers Aafje, Humanitas (inclusief Eigen Koers Hoogvliet en DOCK), Lelie Zorg Groep, TSN en Tzorg. De voorwaarden voor rechtmatige verstrekking zijn beschreven in het document ‘Uitbetaling zelfredzaamheidsbudget’ van bijlage 2 bij het Addendum op de Raamovereenkomst behorende bij het beschrijvend document ‘Gezocht: De beste dienstverlener Huishoudelijke Verzorging voor Rotterdam’. De Opdrachtgever heeft terzake het document ‘Meting versterking zelfredzaamheid’ (bijlage 3 artikel 8.1 van de Raamovereenkomst) voorgeschreven. Dit document moet ondertekend en gedateerd zijn door de cliënt en een vertegenwoordiger van de Opdrachtnemer. Het versterken van de zelfredzaamheid wordt door de aanbieder van de Huishoudelijke Verzorging vastgesteld. Het blijkt uit het feit dat minimaal één van de in het document benoemde taken waarvoor cliënt is geïndiceerd is verschoven van de kolom ‘professionele hulp’ naar de kolom of kolommen ‘cliënt zelfstandig’, ‘collectieve voorzieningen’, ‘vrijwilliger’, ‘familie, vrienden, buren’ en ‘algemene voorzieningen’. Er is sprake van een financieel rechtmatige verstrekking van middelen als bij de cliënten die voor het versterken van zelfredzaamheid in een vastgestelde periode zijn geïndiceerd op het betreffende meetmoment het document ‘Meting versterking zelfredzaamheid’ aanwezig is in de administratie van de Opdrachtnemer en dit document voldoet aan de hierboven beschreven voorwaarden van het document ‘Uitbetaling zelfredzaamheidsbudget’. Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is Onderdeel A van Tabel 2. De bestuurlijke verantwoording (onderdeel B van de tabel) vormt hierbij het uitgangspunt voor de controle. De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig echter geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft het bestuur hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de opgave van het aantal geïndiceerde cliënten en de opgave van het aantal cliënten bij wie de zelfredzaamheid is versterkt juist is; (3) eventuele bijzonderheden.

Blad: Datum:

10 18 december 2014

Om vast te stellen of de Opdrachtnemer aan de voorwaarden voor financieel rechtmatige verstrekking heeft voldaan, zal de accountant de toelichting van de Opdrachtnemer toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van de geïndiceerde cliënten en de cliënten bij wie de zelfredzaamheid is versterkt. De accountant zal hierbij alleen de inzet door de Opdrachtnemer kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud van de ondersteuning te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier- of cliëntniveau. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controleinformatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat Tabel 2 de hierin opgenomen aantallen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de Raamovereenkomst en dit protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid.

Blad: Datum:

11 18 december 2014

Deel 4: Model en Tabellen 4.1 Model goedkeurende controleverklaring (Tabel 1) CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Rotterdam Aan: Naam instelling Wij hebben de bijgevoegde en gewaarmerkte Tabel 1 Verantwoording Declaraties 201X, Onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van Tabel 1 in 2 overeenstemming met de Raamovereenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Tabel 1 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over Tabel 1, Onderdeel A op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig dienen te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat Tabel 1 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in Tabel 1. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat Tabel 1 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van Tabel 1 door de instelling, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van Tabel 1, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van Tabel 1. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft Tabel 1 Verantwoording Declaraties 201X, Onderdeel A van ... (naam instelling) de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Raamovereenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. 2

en eventuele addenda. Geldt voor alle plaatsen in deze verklaring waarin de Raamovereenkomst is vermeld.

Blad: Datum:

12 18 december 2014 3

Overige aangelegenheden Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 3.2 van het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam. Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Tabel 1 is opgesteld voor de gemeente Rotterdam met als doel ... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de Raamovereenkomst … (referentie en datum). Hierdoor is Tabel 1 mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente Rotterdam en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant

3

alleen opnemen als een rapportage over geconstateerde afwijkingen is uitgebracht. Zie paragraaf 32 en 4.3.

Blad: Datum:

13 18 december 2014

4.2 Model goedkeurend assurance-rapport (Tabel 2) ASSURANCE-RAPPORT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Rotterdam Aan: Naam instelling Opdracht en verantwoordelijkheden. Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte Tabel 2 Verantwoording Zelfredzaamheid 201X, Onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) de hierin 4 opgenomen aantallen juist weergeeft in overeenstemming met de Raamovereenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Tabel 2 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid om een assurance-rapport inzake Tabel 2, Onderdeel A te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000, ‘Assurance-opdrachten’ en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat Tabel 2 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft Tabel 2 Verantwoording Zelfredzaamheid 201X, Onderdeel A van... (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) de hierin opgenomen aantallen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Raamovereenkomst … (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Tabel 2 is opgesteld voor de gemeente Rotterdam met als doel ... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden in de Raamovereenkomst … (referentie en datum). Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente Rotterdam en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant

4

en eventuele addenda. Geldt voor alle plaatsen in dit assurance-rapport waarin de Raamovereenkomst is vermeld

Blad: Datum:

14 18 december 2014

4.3 Model rapportage geconstateerde afwijkingen (Tabel 1) RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve van de gemeente Rotterdam Aan: Naam instelling Opdracht 5 Wij hebben op .. (datum) een controleverklaring afgegeven bij Tabel 1 Verantwoording Declaraties 201X, Onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente Rotterdam, specifiek deel 3 Accountantsprotocol dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapporage uit te brengen over tijdens onze controle vastgestelde, niet-gecorrigeerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen:  

voor het toetsingscriterium juistheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). voor het toetsingscriterium levering: alle niet-gecorrigeerde afwijkingen, ongeacht hun omvang en effect op ons oordeel in de controleverklaring.

Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van Tabel 1 zijn de volgende afwijkingen geconstateerd die door de Opdrachtnemer niet zijn gecorrigeerd: 1. Inzake de juistheid van de door de Opdrachtnemer ingediende declaraties: […] 2. Inzake de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Leveringsopdracht en het Leveringsplan: […] Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente Rotterdam aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant

5

vermeld het type verklaring: goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeuring.

Blad: Datum:

15 18 december 2014

4.4 Tabel 1: Verantwoording Declaraties 201X Gegevens Opdrachtnemer Naam Adres Postcode Plaats Contactpersoon Telefoon E-mail

ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN Tabel 1a: Jeugdhulp 201X inkoopordernummer(s)… Product

Aantal

Prijs

Gedeclareerde Ondersteuning (aantal x prijs)

Totaal € Tabel 1b: Overgangsrecht 201X inkoopordernummer(s)… Product

Aantal

Prijs

Gedeclareerde Ondersteuning (aantal x prijs)

Totaal € Tabel 1c: Arrangementen 201X inkoopordernummer(s)…… Cumulatief gedeclareerd bedrag

Totaal € Tabel 1d: Totale Declaratie volgens tabel 1a t/m 1c Cumulatief gedeclareerd in tabel 1a+1b+1c Totaal €

Blad: Datum:

16 18 december 2014

ONDERDEEL B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: […] 2. Borging van juistheid en levering: […] 3. Eventuele bijzonderheden: […] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd.

Datum en Ondertekening namens de instelling

Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie

Blad: Datum:

17 18 december 2014

4.5 Tabel 2: Verantwoording Zelfredzaamheid voor Aafje, Humanitas (inclusief Eigen Koers Hoogvliet en DOCK), Lelie Zorg Groep (Radar de publieke zaak), TSN en Tzorg 201X met inkoopordernummer…… Gegevens Opdrachtnemer Naam Adres Postcode Plaats Contactpersoon Telefoon E-mail

ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABEL Meting versterken zelfredzaamheid

Aantallen

Aantal (nieuwe en geherïndiceerde) cliënten van Opdrachtnemer dat in het kader van versterken zelfredzaamheid is geïndiceerd in de periode 1-7-2014 tot 31-12-2014 Het aantal van deze cliënten bij wie blijkens het ondertekende document ‘meting versterking zelfredzaamheid’ de zelfredzaamheid is versterkt uiterlijk op 1-7-2015

ONDERDEEL B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: […] 2. Borging van de juiste opgave: […] 3. Eventuele bijzonderheden: […] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd.

Datum en Ondertekening namens de instelling

Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie