Convenant interne verzelfstandiging Schouwburg Agnietenhof
Ondergetekenden: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tiel te dezen vertegenwoordigd door de wethouder, de heer L. Verspuij, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van . (datum) en daartoe op grond van het bepaalde in artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet gemachtigd door de burgemeester en Schouwburg Agnietenhof te dezen vertegenwoordigd door de heer R. van Zuilen in zijn hoedanigheid van directeur Overwegende dat: Zowel gemeente Tiel als Schouwburg Agnietenhof het wenselijk vinden dat tussen partijen meerjarige afspraken inzake de door gemeente Tiel aan Schouwburg Agnietenhof te verstrekken budget worden gemaakt; De gemeente aan Schouwburg Agnietenhof reeds een groot aantal jaren een budget beschikbaar heeft gesteld in het nadelig saldo; De gemeente en Schouwburg Agnietenhof voor de periode 2009 t/m 2012 meerjarige budget- en prestatie-afspraken willen maken in de vorm van een managementconvenant waarbij wordt omschreven en vastgesteld welke prestaties door Schouwburg Agnietenhof voor het beschikbaar gestelde budget dienen te worden geleverd; Dit managementconvenant aan Schouwburg Agnietenhof een meerjarige zekerheid moet bieden omtrent het door de gemeente jaarlijks beschikbaar te stellen budget zodat Schouwburg Agnietenhof beter in staat wordt gesteld om bedrijfsmatig te opereren; Door de gemeente belang wordt gehecht aan de aanwezigheid van een aanbod voor podiumkunsten van goede kwaliteit en voor een breed publiek in Tiel en van een podium voor de (regionale) amateurkunst; Door de gemeente Tiel is vastgesteld het cultuurbeleid in de vorm van de Cultuurnota 2007-2010; Schouwburg Agnietenhof bij de uitwerking van dit managementconvenant een bijdrage levert aan de realisering van de cultuurbeleidsvoornemens van de gemeente Tiel; Het wenselijk is om in aanvulling op hetgeen reeds is geregeld in de Organisatieverordening gemeente Tiel 2005, de Financiële verordening gemeente Tiel 2008, de Mandaatregeling gemeente Tiel en de reeds verleende mandaten, met Schouwburg Agnietenhof nadere afspraken te maken in het kader van de interne verzelfstandiging; komen het volgende overeen:
1
Artikel 1: doel van het managementconvenant a. het vastleggen van afspraken voor de jaren 2009 t/m 2012, de afspraken zijn gericht op prestaties, doelstellingen, kwaliteit en prijs; b. het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen; c. het reguleren van overleg tussen college dan wel portefeuillehouder en Schouwburg Agnietenhof en tussen Schouwburg Agnietenhof en de ambtelijke organisatie.. Artikel 2: doelstellingen van Schouwburg Agnietenhof 1. De te leveren prestaties en het daarvoor beschikbaar te stellen budget zijn gerelateerd aan de uitgangspunten in het gemeentelijk cultuurbeleid zoals vastgelegd in de Cultuurnota Promotie en Participatie 2007-2010. Zoals beschreven in deze nota is de grondslag voor het instandhouden van de schouwburg: het brengen van een breed en divers aanbod van professionele podiumkunsten ten behoeve van de bevolking van de gemeente Tiel en de regio; het bieden van een podium voor lokale en regionale producties van amateurkunstenaars en het bijdragen aan het gemeentelijke voorwaardenscheppende beleid betreffende de amateur-podiumkunsten; het (mede) organiseren en uitvoeren van de educatieve activiteiten binnen de grenzen van de mogelijkheden van de primaire taak van de schouwburg als regionaal cultureel uitgaanscentrum en platform voor de podiumkunsten; 2. Het aanbieden van films door Schouwburg Agnietenhof zodra Filmtheater Agnietenhof in 2009 operationeel is. 3. Het aanbieden van ruimte/locatie, faciliteiten, techniek en logistiek en catering aan de markt voor externe bijeenkomsten teneinde de exploitatie van de schouwburg als podiumkunstaccommodatie mede mogelijk te maken. Artikel 3: beschrijving van de prestaties en activiteiten a. Het verzorgen van een podiumkunstenprogramma: 1. De programmering van een eigentijds en kwalitatief goed podiumkunstenaanbod dat een evenwicht biedt tussen enerzijds laagdrempelige en anderzijds vernieuwend aanbod verspreid over de verschillende zalen van Schouwburg Agnietenhof voor een breed publiek uit Tiel en omgeving. Dit podiumkunstenaanbod omvat voorstellingen/uitvoeringen op het gebied van toneel, ballet/dans/bewegingstheater, musicals, muziektheater, opera en operette, kleinkunst/cabaret, jeugdtheater, familievoorstellingen, lichte muziek/popmuziek, symfonische muziek, kamermuziek, niet-westerse muziek. (zie bijlage1 voor genres en percentages); 2. Het beschikbaar stellen van de podia voor amateur-producties en (semi-) professionele producties uit de gemeente. Lokale en bovenlokale amateurgezelschappen (verenigingen of stichtingen) genieten een voorkeursbehandeling bij het maken van afspraken betreffende de programmering en technische ondersteuning en in prijs (60 % reductie op de commerciële zaalhuurprijzen en een kostendekkend tarief voor de technische ondersteuning). b. Het uitvoering geven aan de (cultuur)beleidsaccenten die in aanvulling op de in artikel 3 sub a genoemde zaken - vanuit het gemeentelijk cultuurbeleid van belang zijn voor Schouwburg Agnietenhof: 1. Ontwikkelen van aanbod voor jeugd en jongeren; 2. Ontwikkelen van aanbod voor en zo mogelijk door allochtonen;
2
3.
Bijdragen aan een intensivering van het locale productieklimaat door samenwerking met andere, relevante culturele instellingen in de gemeente zoals De Plantage en de amateurverenigingen; 4. Bijdragen aan gezamenlijke culturele initiatieven met locale en/of regionale collega-instellingen; 5. Schouwburg Agnietenhof biedt, in samenwerking met KultuurKonnekt en de overige culturele instellingen, de Tielse scholen voor primair en voortgezet onderwijs een op de leerlingen afgestemd aanbod. c. Als Filmtheater Agnietenhof verzorgen van een eigentijds en veelzijdig aanbod aan films, waarbij de nadruk ligt op de zgn. arthousefilms. d. Actief cultureel ondernemerschap wat blijkt uit een bedrijvig sales- en sponsorbeleid.
Artikel 4: kwantitatieve criteria De kwantitatieve criteria voor de culturele programmering zijn: a. Het programma bestaat uit minimaal 160 professionele voorstellingen per theaterseizoen, verdeeld over de middenzaal en de grote zaal; b. Jaarlijks realiseert Schouwburg Agnietenhof een bezoekersaantal van minimaal 60.000; c. 60% van het aanbod bestaat uit producties die op amusement en entertainment gericht zijn; 40 % bestaat uit kunstproducties. Met de aanduiding 'kunstproducties' worden (veelal) rijksgesubsidieerde producties bedoeld die in de regel onderscheidend en vernieuwend zijn; d. Aanbod voor de jeugd tot 12 jaar: gem. 15 % van het totale aantal professionele voorstellingen; e. Aanbod voor jongeren (leeftijdcategorie 12 23 jaar): 5 % van het totale aantal voorstellingen; f. Het filmprogramma bestaat uit minimaal 60 vertoningen per jaar, met twee vertoningen (één titel) per week. Daarnaast worden jaarlijks een aantal jeugdfilms vertoond. Het kwantitatief criterium voor de horecaomzet en commerciële activiteiten: Omzet horeca en verhuur: minimaal 15% van de inkomsten. Artikel 5: ter beschikking te stellen budget en financiële bepalingen Budget Voor de bekostiging van de prestaties genoemd in artikelen 3, 4 en 5 heeft de gemeente voor 2009 een budget beschikbaar gesteld van 1.323.246 Dit bedrag is als volgt opgebouwd: Exploitatie: 820.406 Dotatie onderhoudsfonds 34.201. Kapitaallasten : 299.715 Reservering vervangingsinvesteringen: 263.183 (incl. rente) Onttrekking reserve vervangingsinvestingen 94.259 Periode 2010 t/m 2012: Als basis voor de bekostiging van de prestaties wordt gehanteerd het exploitatiebedrag van 2009, vermeerderd met : een verhoging van de post salarissen en overige personele kosten conform de richtlijnen van de gemeente Tiel (zoals de effecten van de niet-beïnvloedbare 3
looncomponenten zoals premies, loonstijgingen conform CAO en periodieken, eindejaarsuitkeringen, cafetariamodel, reis- en verblijfkosten e.d). Achteraf vindt verrekening plaats op basis van werkelijke percentages c.q. uitgaven; een indexering van de prijscomponent op basis van de mei-circulaire. Indien de september-circulaire afwijkt van de mei-circulaire wordt dit middels een begrotingswijziging gecorrigeerd; Kapitaallasten * Toevoeging reserve vervangingsinvesteringen * Onttrekkingen * *Conform staat van activa en conform plan vervangingsinvesteringen De storting in de reserve vervangingsinvesteringen is met ingang van 2009 structureel verhoogd met 32.100. Overige bepalingen Het budget is exclusief eventuele gevolgen van het regulier maken van de resterende IDbaan en Begeleid Werken. Inkomsten en kosten voortvloeiende uit huurovereenkomsten, sponsorinkomsten, provinciale en rijkssubsidies voor aanvullende projecten als zomerprogrammering, en RivTheKid vallen buiten de gemeentelijke budgetafspraken. Dit geldt ook voor eventuele sponsorinkomsten, provinciale en rijkssubsidies voor Filmtheater Agnietenhof. Het budget wordt aan Schouwburg Agnietenhof beschikbaar gesteld in 12 gelijke delen op de 1e van iedere maand. Artikel 6: Overige financiële bepalingen Nieuwe projecten en niet beïnvloedbare financiële doorwerkingen In aanvulling op dit managementconvenant kan Schouwburg Agnietenhof gedurende de convenantsperiode een verzoek indienen bij het college voor een financiële bijdrage die betrekking heeft op: nieuwe aanvullende activiteiten op de doelstelling en de afgesproken activiteiten en prestaties; uitbreiding van de bestaande activiteiten; niet beïnvloedbare financiële doorwerkingen die de continuïteit van de instelling in gevaar brengen en door Schouwburg Agnietenhof zelf niet kunnen worden opgevangen; nieuwe investeringen waaronder ook verbouwingsinvesteringen (niet opgenomen in de vervangingsinvesteringen). Artikel 7: Rapportage en overleg a. Schouwburg Agnietenhof dient uiterlijk op 1 maart bij de gemeente over het voorafgaande boekjaar in: Een financieel verslag, conform eisen gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording; Een inhoudelijke toelichting waarin in ieder geval is opgenomen een verslag van de prestaties/activiteiten zoals genoemd in artikel 3, 4 en 5; b. Als bij de verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de oorzaken
4
c.
d.
hiervan onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar toegezegde budget. Als uit het onderzoek genoemd in punt 7 b blijkt dat de geleverde prestaties meer dan 10% achterblijven ten opzicht van de in artikel 4 vermelde kwantitatieve criteria dan wel de rapportages niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, worden de oorzaken hiervan onderzocht. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek, kan dit voor het college aanleiding zijn om de in dit convenant gemaakte budget- en prestatieafspraken te heroverwegen of het budget voor (een deel van) de resterende budgetperiode te wijzigen. Beide partijen verplichten zich hun informatiestromen zodanig te organiseren dat de uit dit managementconvenant voortvloeiende afspraken geverifieerd kunnen worden. In het kader van de informatieverstrekking zal Schouwburg Agnietenhof een ondernemingsplan opstellen.
Begroting Schouwburg Agnietenhof dient ieder jaar uiterlijk voor 1 juni een cijfermatige begroting voor het volgende jaar op te stellen die inzicht geeft in de bedrijfsvoering en de voorgenomen prestaties. Deze cijfermatige begroting hoeft op 1 juni nog niet de gegevens te bevatten van de interne doorbelasting vanuit de gemeentelijke organisatie.1 Overleg Schouwburg Agnietenhof treedt minmaal 6x per jaar in overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder en ambtenaar. Hierover worden aan het begin van de budgetperiode afspraken gemaakt. Artikel 8: onderhoud en vervangingen a. Schouwburg Agnietenhof is verantwoordelijk voor het dagelijkse en het groot onderhoud van het betreffende pand en de technische installaties. b. Schouwburg Agnietenhof is verantwoordelijk voor vervangingsinvesteringen tot 50.000 conform een jaarlijks bij te stellen vervangingsplan. Vervangingsinvesteringen boven de 50.000,-- dienen afzonderlijk bij de raad dienen te worden aangevraagd via de perspectievennota.. De reserve vervangingsinvesteringen en de hoogte van de jaarlijkse reservering is berekend op basis van vervangingsinvesteringen tot 50.000,--. Nb. de reserve voor onderhoud is wel volledig in de begroting opgenomen (geen beperking tot 50.000,--). Nb: Onderhoud als bedoeld onder a dient er toe om een object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden, zodat het gebruikt kan blijven worden. De levensduur wordt hier niet door verlengd. Bij vervangingen als bedoeld onder b wordt een nieuw object aangeschaft of vervaardigd dat in de plaats komt van een ander object. c. Schouwburg Agnietenhof voorziet in een jaarlijks bij te stellen meerjaren onderhouds- en vervangingsplan inclusief een financiële paragraaf gedurende de looptijd van het managementconvenant (zie bijlage 3). d. De gemeente heeft de zorg voor het terrein direct om de schouwburg heen.
1
Interne doorbelasting: de doorbelastingen van de afdelingen Personeel en Organisatie, Financieel Beheer en Onderwijs en Welzijn.
5
Artikel 9: Reserves en voorzieningen Bij de gemeente wordt een weerstandsreserve Agnietenhof gevormd ter grootte van 10 % van de exploitatiesubsidie. Dit gebeurt door dit bedrag af te zonderen uit de algemene reserve. Doelstelling van deze reserve is om schommelende resultaten van Schouwburg Agnietenhof op te vangen. Indien er een overschrijding van het budget heeft plaatsgevonden kan Schouwburg Agnietenhof een beroep doen op deze reserve. Indien er het volgende jaar een overschot is op het budget, dient dit teruggestort te worden in de reserve, tot ten hoogste het bedrag waarmee de reserve weer op het aanvangsniveau is gebracht. Schouwburg Agnietenhof kan, indien er sprake is van positieve resultaten (overschotten), bij de resultaatbestemming bepalen een algemene reserve te vormen. Dit kan alleen als de hiervoor genoemde weerstandsreserve bij de gemeente op het gewenste niveau is, ter grootte van 10% van de exploitatiebijdrage. Artikel 10: anti-speculatiebeding a. Conform het bepaalde in het treasurystatuut van de gemeente Tiel kunnen tijdelijke liquiditeitsoverschotten door Schouwburg Agnietenhof rentedragend worden belegd, waarbij de volgende restricties in acht worden genomen: Tijdelijke overschotten korter dan één jaar worden alleen uitgeleend aan publiekrechtelijke lichamen en belegd in producten bij geldscheppende- en krediet- instellingen die voldoen aan het bepaalde in artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Tiel 2005; Tijdelijke uitleningen langer dan één jaar vinden alleen plaats in producten van geldscheppende- en kredietinstellingen die voldoen aan het bepaalde in artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Tiel 2005. b. Het aantrekken van geldleningen bij tijdelijke liquiditeitstekorten kan alleen plaatsvinden via de gemeente Tiel. Artikel 11: wijziging managementconvenant Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat van één of beide van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van het convenant niet mag worden verlangd, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van het convenant. Artikel 12: duur van dit managementconvenant Het managementconvenant geldt voor een periode van vier jaar en gaat in op 1 januari 2009 en eindigt op 31 december 2012 , tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in artikel 7 sub c of artikel 11. Evaluatie van het contract vindt jaarlijks plaats. In de loop van het jaar 2012 vindt tussen partijen overleg plaats over het voortzetten van het convenant interne verzelfstandiging voor de periode na het jaar 2012. Aldus te Tiel opgemaakt en ondertekend op < Gemeente Tiel de heer L. Verspuij wethouder
> Schouwburg Agnietenhof R.van Zuilen directeur
6
Bijlagen: bijlage 1: genres en percentages bijlage 2: prognose onderhouds- en vervangingsplan (wordt ter vergadering uitgereikt op 13-1-2009 ) ) Bijlage 1 Schouwburg Agnietenhof: genres en percentages
Verdeling programma-aanbod over genres: Toneel (repertoire / amusement/ vernieuwend)
20 %
Cabaret/ kleinkunst
25 %
Klassieke muziek (kamer- en symfonische muziek, koormuziek)
5%
Musical /muziektheater/opera/operette
20 %
Populaire muziek (lichte muziek, pop, jazz, blues, e.a.)
22 ½ %
Dans/ ballet/ beweging
7½%
De schouwburg kan gemotiveerd afwijken van de vermelde percentages als gevolg van de marktconjunctuur. Relatief kleine verschuivingen worden achteraf gemeld in de jaarlijks rapportages. Voor substantiële wijzigingen ten aanzien van de verdeling van het aanbod over de genres vraagt de directie toestemming aan het college voorafgaande aan de vaststelling van het programma. De bovenstaande genreverdeling is , binnen bepaalde marges, overeenkomstig die van referentietheaters zoals Nieuwe Doelen (Gorinchem), Deventer Schouwburg, Schouwburg Amphion (Doetinchem) .
7
