CONTROLEPROTOCOL Technologische Milieu Innovatie-regeling 2008-2013 (TMI)
In het kader van het EFRO programma KANSEN VOOR WEST 2007 - 2013
VERSIE 1.0 MEI 2009
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE INFORMATIE
Dit controleprotocol heeft uitsluitend betrekking op het eindverslag van een project onder de TMI-regeling in het kader van het EFRO programma “Kansen voor West”. Het protocol is niet bedoeld voor de verantwoording van een programmadeel. Het controleprotocol wordt ingeleid met een algemeen deel waarin vooral de kaders worden neergezet. 1.1 Inleiding De Europese Commissie heeft voor de periode 2007 tot en met 2013 middelen ter beschikking gesteld uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) in het kader van Doelstelling 2 van het Europese cohesiebeleid voor de uitvoering van projecten die bijdragen aan de gewenste ontwikkeling van het Landsdeel West. Op basis van een regionale indeling heeft Nederland hiervoor vier Operationele Programma’s (OP’s) opgesteld, namelijk voor de Landsdelen Noord, Oost, Zuid en West. Het programma voor Landsdeel West is op 13 augustus 2007 vastgesteld door de Europese Commissie, bij beschikking C(2007)3949. Landsdeel West is een samenwerking van de vier provincies Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland en de vier grote steden Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht. De uitvoering en het beheer van dat deel van het OP dat betrekking heeft op de stedelijke projecten zijn via globale subsidies rechtstreeks bij de betreffende steden neergelegd. Het OP Landsdeel West bestaat hiermee uit vijf programmadelen, namelijk het programmadeel West-Regio en vier stedelijke programmadelen. Hieruit voortvloeiend is er door het Comité van Toezicht Kansen voor West op 10 december 2007 een Toetsingskader vastgesteld. Deze vormt het kader op basis waarvan de Managementautoriteiten en Stedelijke Programma-autoriteiten (tezamen de beheerautoriteiten) subsidieaanvragen binnen het Operationeel Programma beoordelen. Een onderdeel van het Toetsingskader vormt het eindverslag van een project. Na voltooiing van een project of bij tussentijdse beëindiging als gevolg van een afwijking dient de projectuitvoerder uiterlijk binnen drie maanden na beëindiging een eindverslag in te dienen bij de beheerautoriteit. Het eindverslag bestaat uit een financieel en een inhoudelijk deel. Het inhoudelijk deel richt zich op de uitgevoerde activiteiten, de effectiviteit van het project, het behalen van doelstellingen en het zich voor hebben gedaan van eventuele wijzigingen. Het financiële deel bestaat uit een financiële verantwoording met de hoogte en de samenstelling van de gemaakte kosten, de definitieve financiering van het project en de naleving van de subsidievoorwaarden zoals het tijdig uitvoeren van activiteiten en betalingen binnen de projectperiode, het zich houden aan aanbestedingsregels en het volgen van de administratieve- en communicatierichtlijnen. De financiële verantwoording dient voorzien te zijn van een accountantsverklaring, die gebaseerd is op dit controleprotocol. 1.2 Achtergrond en doelstelling controleprotocol TMI Het controleprotocol heeft ten doel het realiseren van gelijke en gelijkwaardige controle-inspanningen door de controlerende accountants en geeft onder meer de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan. Het controleprotocol richt zich op de te verrichte werkzaamheden die minimaal door de projectaccountants in acht genomen moeten worden.
2
1.3 De accountantsverklaring In elke beschikking met voorwaarden die bij EFRO-subsidieverlening aan een individueel project wordt afgesloten wordt bepaald dat bij het eindverslag een accountantsverklaring moet worden bijgevoegd. Deze accountantsverklaring moet volgens standaardvorm worden opgemaakt (zie bijlage). Voor de uitvoering van de accountantscontroles zijn specifieke taken en voorschriften vastgelegd in dit controleprotocol voor de eindverslagen. Dit protocol is nader uitgewerkt in hoofdstuk 2. De controle dient plaats te vinden door een Registeraccountant (RA) of Accountant Administratieconsulent (AA) zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en mondt uit in het verstrekken van een accountantsverklaring. Deze extern deskundige wordt aangewezen door de projectuitvoerder middels een schriftelijke opdracht. In deze schriftelijke opdracht dient expliciet te worden opgenomen dat de accountant zijn controle zal uitvoeren met inachtneming van dit controleprotocol. Rechtmatigheid De accountant stelt de rechtmatigheid van het financiële deel van het eindverslag vast. In paragrafen 2.4 en 2.5 staat een nadere uitwerking van de rechtmatigheidscontrole. Het oordeel in de accountantsverklaring wordt dan: Wij zijn van oordeel dat, met uitzondering van hetgeen vermeld is in de paragraaf “Bevindingen”, de projectkosten juist en volledig zijn verantwoord met inachtneming van de subsidievoorwaarden en het controleprotocol TMI-regeling 2008 - 2013 d.d. xxx. Getrouwheid De accountant stelt de getrouwheid van het eindverslag vast. In paragraaf 2.4 staat een nadere uitwerking van wat onder de getrouwheid valt. Voor geconstateerde onjuistheden en onzekerheden gaat de accountant na wat hiervan de consequenties zijn voor zijn accountantsverklaring. Indien de accountant in zijn accountantsverklaring geen nadere mededelingen heeft opgenomen impliceert dit dat: a. de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van dit controleprotocol TMI-regeling 2008-2013; b. de accountant bij zijn oordeelsvorming een hoge mate van zekerheid geeft. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwantificeerd, dan is een betrouwbaarheid van 95% gehanteerd; c. de accountant heeft geconcludeerd dat de meest waarschijnlijke fout (goedkeuringstolerantie), met betrekking tot de deugdelijkheid van het financieel deel van het eindverslag, niet groter is dan 1% van de verantwoorde uitgaven; d. de accountant heeft geconcludeerd dat de meest waarschijnlijke onzekerheid, met betrekking tot de deugdelijkheid van het financieel deel van het eindverslag, niet groter is dan 3% van de verantwoorde uitgaven; Indien de meest waarschijnlijke fout in het totaal van de feitelijke bestedingen volgens de accountant hoger is dan 1% van de verantwoorde uitgaven, dan vermeldt hij de aard en omvang van de fout in zijn accountantsverklaring. Dit geldt ook voor onzekerheden boven de 3%. Geconstateerde opzettelijke fouten worden, ook indien de invloed op het totaal van de bestedingen minder is dan 1% van de verantwoorde uitgaven, in de accountantsverklaring vermeld.
3
Schematisch: Soort verklaring Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle
Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%
Met beperking ≥ 1% en ≤ 3% > 3% en ≤ 10%
Oordeelonthouding N.v.t > 10%
Afkeurend >3% N.v.t
1.4 Procedure eindverslag De projectuitvoerder zorgt zo snel mogelijk na het gereed komen van het project dat de projectaccountant de beschikking krijgt over de in het projectdossier vastgelegde documenten. Dit zijn minimaal: - de subsidieaanvraag met de gedetailleerde kostenbegroting; - de beschikking met voorwaarden incl. bijlagen; - de bevestiging van de eigen inbreng en die van eventuele co-financiers; - het eindverslag, zowel tekstueel als financieel, met daarbij gedetailleerde specificaties conform de ingediende begroting; - dit controleprotocol.
4
HOOFDSTUK 2
CONTROLEPROTOCOL EINDAFREKENING SUBSIDIES
2.1 Rol projectaccountant Bij elke beschikking met voorwaarden die bij TMI-subsidieverlening aan een individueel project wordt afgegeven wordt bepaald dat bij het eindverslag een accountantsverklaring moet worden meegeleverd. In de bijlage is de voorgeschreven tekst voor een goedkeurende accountantsverklaring opgenomen. Bij een nietgoedkeurende accountantsverklaring wordt de tekst met inachtneming van het vorige hoofdstuk door de accountant aangepast. Voor de uitvoering van de accountantscontroles zijn specifieke taken en voorschriften vastgelegd in dit hoofdstuk. 2.2 Doel van controleprotocol Het doel van dit protocol is als volgt. 1. Dit controleprotocol heeft betrekking op de door de subsidiegever verleende financiële bijdragen aan projecten in het kader van het programma Kansen voor West, gefinancierd met gelden uit het Europees Fonds voor de Regionale Ontwikkeling (EFRO), provinciale-, Rijks- en andere cofinanciering. 2. Het doel van het controleprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole van een eindverslag. De subsidiegever beoogd hiermee te voorkomen dat discrepanties ontstaan tussen de wensen en verwachtingen van de subsidiegever enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole door de projectaccountant anderzijds. 3. Dit controleprotocol bevat uitgangspunten en specifieke vereisten voor de accountantscontrole van het door de projectuitvoerder opgestelde eindverslag. Dit controleprotocol geeft tevens aan op welke wijze door de projectaccountant over de uitkomsten van de controle dient te worden gerapporteerd. 4. Het controleprotocol is geen werkprogramma. Het controleprotocol geeft de minimaal te controleren getrouwheids- en rechtmatigheidsonderwerpen. 2.3 Rechtmatigheid en subsidiabiliteit De subsidiegever beslist over de subsidiabiliteit van de gemaakte kosten. De projectuitvoerder moet in het eindverslag verantwoording afleggen over alle projectkosten. De accountant stelt vast dat alle kosten duidelijk in het eindverslag zijn gemeld. De subsidiegever besluit vervolgens op basis van het integrale eindverslag over de subsidiabiliteit van alle projectkosten. 2.4 Algemene uitgangspunten voor de controle De algemene uitgangspunten voor de controle zijn de volgende. 1. De accountant stelt vast dat de projectuitvoerder beschikt over een deugdelijke projectadministratie en projectdossiers. De controle zal primair plaatsvinden bij de projectuitvoerder. Derhalve dient daar de gehele projectadministratie en –documentatie aanwezig te zijn. Aan de projectadministratie en -documentatie worden afzonderlijke eisen gesteld (zie onder andere de beschikking met voorwaarden). 2. De controle van het eindverslag betreft de getrouwheid van de financiële verantwoording, de rechtmatigheid van de uitgaven en de naleving van de overige subsidievoorwaarden. De voor de accountant relevante overige subsidievoorwaarden staan in paragraaf 2.5 vermeld. 3. Onder controle van de getrouwheid van de financiële verantwoording wordt verstaan de controle of het financiële deel van het eindverslag is opgesteld overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften en of de verantwoording de financiële gegevens getrouw en in overeenstemming met de feiten weergeeft. Het eindverslag wordt ten minste getoetst op: - naam van de projectuitvoerder; 5
-
4.
5.
6. 7.
naam van het project; projectnummer; handtekening namens de projectuitvoerder; nummer van de bijdrageverlening waarbij subsidie is verleend; verantwoording van alle op het project betrekking hebbende uitgaven; wijzigingen c.q. verschuivingen tussen begrotingsposten (alle kosten moeten verantwoord worden binnen de begroting zoals opgenomen in de subsidieaanvraag); - aanwezigheid van de aansluiting tussen de financiële verantwoording en de projectadministratie; - de mate waarin significante afwijkingen in het verslag ten opzichte van de begroting zijn toegelicht; - De financiering van de uitgaven en de aansluiting bij de financieringsopzet; Onder de controle van de rechtmatigheid van de uitgaven wordt verstaan de controle of de verantwoorde uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving, zoals vastgelegd in de beschikking met voorwaarden, alsmede dat de middelen zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Van de in de financiële verantwoording opgenomen uitgaven dient te worden vastgesteld dat deze daadwerkelijk betaald zijn, deugdelijk onderbouwd zijn met documentatie (zoals inkoopfacturen), gerelateerd kunnen worden aan de doelstelling van het project en passen binnen de begrotingsposten. Het inhoudelijk verslag wordt door de accountant in ieder geval getoetst op het feit of het verslag is opgesteld conform de vormvoorschriften, verenigbaar is met het financieel verslag en hiermee geen materiële tegenstrijdigheden bevat. Te allen tijde kan - al dan niet op verzoek van de Provincie Flevoland en/of de Managementautoriteit – de Audit Autoriteit, de Certificeringsautoriteit, de Europese Commissie een review (laten) uitvoeren op de uitgevoerde controlewerkzaamheden van de projectaccountant. De projectuitvoerder en de projectaccountant dienen daaraan hun medewerking te verlenen.
2.5 Specifieke rechtmatigheideisen Naast algemene uitgangspunten voor de controle dient de accountant een aantal specifieke punten te toetsen die betrekking hebben op de naleving van de subsidievoorwaarden en relevante wet- en regelgeving. Dit is een nadere uitwerking van de controle op de rechtmatigheid. De accountant verricht deze controles ongeacht de verantwoording daarover door de projectuitvoerder. Eventuele afwijkingen op onderstaande punten moeten door de projectuitvoerder duidelijk, indien mogelijk gekwantificeerd en volledig in het eindverslag worden toegelicht en hoeven een goedkeurende accountantsverklaring niet in de weg te staan. 1. De accountant stelt vast dat de uitgaven zijn gedaan binnen de projectperiode. 2. De accountant beoordeelt de aanvaardbaarheid van de onderbouwing van de uurtarieven van de medewerkers van de projectuitvoerder in relatie tot de geldende regels en voorschriften. 3. De accountant controleert de aanwezigheid en de juistheid van een controleerbare tijdverantwoording indien de projectuitvoerder uren van de eigen organisatie in het eindverslag heeft opgenomen. 4. De accountant stelt vast dat de financiële verantwoording geen verrekenbare of compensabele BTW bevat; 5. Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het project hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan dat de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld. 6. De accountant stelt vast dat bij de uitvoering van het project voldaan is aan de richtlijnen en voorschriften die gelden op het gebied van communicatie en publiciteit.
6
7. 8. 9.
De accountant stelt vast dat alle rechtstreeks met de subsidiëring van het project verband houdende (te) ontvangen bijdragen in de financiële verantwoording zijn opgenomen (ook als de bijdragen niet voorzien waren in de begroting). De accountant is alert op een juiste en volledige verantwoording van de cofinancieringbijdragen, die op grond van het financieringsplan, nader gebleken feiten en gepleegd (accountants) onderzoek, aan het project dienen te worden toegerekend. De aan het project toe te rekenen ontvangsten in mindering zijn gebracht op de uitgaven.
2.6 Verzoek om vaststelling en eindverslag De projectuitvoerder dient uiterlijk binnen drie maanden na voltooiing van het project of bij tussentijdse beeindiging als gevolg van een afwijking een volledig, naar daadwerkelijke uitgaven en ontvangsten gespecificeerd en naar waarheid ondertekend verzoek tot subsidievaststelling in, onder bijvoeging van een eindverslag bestaande uit een door de accountant gecertificeerd financieel en inhoudelijk verslag en de accountantsverklaring.
7
BIJLAGE GOEDKEURENDE ACCOUNTANTSVERKLARING De tekst voor de goedkeurende accountantsverklaring is als volgt. donderdag 16 mei 2009 15:37 Accountantsverklaring Aan
<postcode en woonplaats projectuitvoerder> Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij het eindverslag van het project “xxx” gecontroleerd. Voor het project is door Provincie Flevoland op onder kenmerk een subsidie toegekend van . Het eindverslag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding1. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake het eindverslag te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met het door Provincie Flevoland opgestelde controleprotocol “TMI-regeling 2008 - 2013” van mei 2009. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het eindverslag geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in het eindverslag. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de projectkosten juist en volledig zijn verantwoord met inachtneming van de subsidievoorwaarden en het controleprotocol Kansen voor West 2007 - 2013” van juli 2008 en controleprotocol “TMI-regeling 2008 - 2013” van mei 2009.. Tevens zijn wij nagegaan dat de inhoudelijke verantwoording in het eindverslag, voorzover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de financiële verantwoording. Overige aspecten – beperking in het gebruik (en verspreidingskring) Onze accountantsverklaring is uitsluitend bedoeld voor de Programma-autoriteit Provincie Flevoland en de Managementautoriteit van Kansen voor West 2007-2013 en kan derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
1 Afhankelijk van de aard van de huishouding te vervangen door een meer passende aanduiding zoals “het college van de gemeente”, “het bestuur van de vennootschap” (B.V./N.V.), “vereniging”, “stichting” enz. 8
