1
Inkooptoekomst door samenwerking, innovatie en opleiding!
Contractmanagement Kwaliteit van de relatie
ir. ing. Dennis Mostert Eigenaar DME Advies
19-05-14
Dennis Mostert - CV 2
• Eigenaar DME Advies oktober 2013 – heden
ir. ing. Dennis Mostert
[email protected] +31 (0)6 54 29 42 51 www.dme-advies.nl
19-05-14
• Manager Inkoop (en plv. Directeur) Zorgservice XL september 2009 - oktober 2013 • Manager Inkoop HagaZiekenhuis januari 2007 - september 2009
Contractmanagement 3
Contractbeheer
• Registratie en archivering. • Genereren contractinformatie.
Contracteigenaar
• Implementatie. BUSINESS • Sturen op budgetten. • Bewaking van het gecontracteerde (bv assortiment en kwaliteit).
Contractmanager
• Specificeren, selecteren en contracteren. • Strategisch leveranciersmanagement.
NB: taken zijn niet uitputtend
19-05-14
Casus: voeding in een ziekenhuis 4
Voeding voor: personeel, patiënten en familie.
19-05-14
Voeding in een ziekenhuis is belangrijk 5
Voeding voor: personeel, patiënten en familie. Cijfers [alle ziekenhuizen; 2012] • Voeding & hotelmatige kosten: € 590 miljoen (= 3,5% van totale lasten) • 185.000 FTE (= 250.000 medewerkers) • 46 miljoen patiënteenheden • Verschillen tussen kosten per patiënteenheid zijn groot: Academisch Topklinisch
Basis
19-05-14
24,3
18,9
7,7
2,7
11,8
10,1
16,9
19,9
29,8
Voeding in een ziekenhuis is belangrijk 6
Wat is het product? 1 ‘Laat uw voeding uw medicijn zijn en uw 1. medicijn uw voeding’ [Hippocratis; 460 v.Chr.].
2. 2 Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid en beleving.
19-05-14
1 1.
Voeding als medicijn 7
• 25-40% van patiënten zijn ondervoed door ziekte.
- het lichaam heeft tekort aan voedingsstoffen en energie.
• Ondervoeding kan een voorspoedig herstel in de weg staan.
19-05-14
2 2.
Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid " en beleving
Aanvinken wat je de volgende dag wilt eten.
Met een voedingsassistent het menu doornemen en 15 minuten later wordt het uitgeserveerd. 19-05-14
8
De aanbesteding en aanpak 9
Ziekenhuis wilde:
• echt partnerschap (= samen ondernemen en risico’s delen); • langere relatie; • ontzorging bij inkoopprocedures en implementatieprocessen; • invulling aan de strategische ontwikkelingen; • geen grote risico’s in de continuïteit van de dienstverlening; • kwaliteit omhoog en kosten omlaag.
19-05-14
Kwaliteit omhoog en kosten omlaag 10
kwaliteit
&
kostprijs
is te realiseren door
focus
x
volume
[Bron: prof. dr. drs. L.H.L. Winter; 2013]!
19-05-14
Inkoopproces 11
Selectie
• Uitbesteding van expertise. • Snel selectietraject. • Geen Europese aanbesteding, maar bepaling selectietraject samen met leveranciers. • Geen PvE, maar visiedocument. Geen specificatie van de vraag, maar specificatie van de levering door leverancier. • Gunning op basis van gewenste invulling partnerschap (= kwaliteit van de relatie), niet op product. • Transparantie; bewijs voor een eerlijke prijs.
Contract
• Partnerschap. • Samen met de partner het maatwerk contract geschreven - contracteer wat je weet. • Samen met de partner vastgelegd hoe de leverancier beoordeeld gaat worden.
Besturing
• Samen met de partner een besturingsmodel beschreven en de teams samengesteld.
19-05-14
Partnerschap 12
Samen ondernemen en gezamenlijke verantwoordelijkheid In plaats van de standaard klant-leverancier relatie ondernemen de partners gezamenlijk en hebben zij gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor tevreden patiënten over de voeding en hospitality. Daarnaast helpen partijen elkaar om hun strategische doelen te bereiken en zij ontplooien activiteiten om van elkaars krachten te leren. De partner geeft vanuit haar (wereldwijde) expertise ondersteuning in het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van het ziekenhuis en geeft garanties op te behalen procesoptimalisaties op het gebied van personeel, logistiek, ICT en voorraad.
19-05-14
Contractbepalingen 13
Bepalingen ‘transactie’ contract
Bepalingen ‘partnerschap’ contract
• Specificatie producten
• Rechten en verplichtingen
• Afnamehoeveelheden
• Besturingsmodel
• Logistieke voorwaarden
• (Proces)optimalisatie
• Retourzendingen
• Exclusiviteit
• Service levels
• SMART doelstelling / rapportage
NB: overzichten zijn niet uitputtend
19-05-14
Contract: besturingsmodel 14
Operations
Executive Board
Nivo 3
Stuurgroep
Nivo 2
Menu / assortiment
Inkoop & financieel
Innovatie
Uitgangspunten • In elke groep deelname van ziekenhuis en partner. • Ziekenhuis en partner hebben in een groep elk één stem. • Besluiten worden unaniem genomen. • Bij een dispuut is het hoger liggende nivo het escalatieorgaan.
19-05-14
Nivo 1
Contract: tevredenheid als KPI 15
Één gezamenlijk doel: een tevreden patiënt!
Net Promotor Score: de methodiek die leidt tot het vaststellen van de klantloyaliteit onder patiënten, familie en personeel. • Benoemen van groeidoelstellingen.
19-05-14
Partnerschap: kwaliteit van de relatie 16
Inzet op de kwaliteit van de relatie is belangrijker dan de letters van het contract – handelen in de geest van het contract. Vanaf de start de werkgroepleden in relatietherapie – van oud gedrag naar nieuw gedrag. Elkaar helpen om problemen op te lossen – ons probleem i.p.v. hun probleem. Kennisdeling – tussen partners en met gebruikers. Volledig achter elkaar staan. Ook naar buiten toe, ook als iets niet goed is gegaan.
19-05-14
Afsluiting 17
Dennis Mostert
[email protected] +31 (0)6 54 29 42 51 www.dme-advies.nl
19-05-14
Contractmanagment (voeding)
Kwaliteit van de relatie
