CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie)

CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie)

Nelson Harris

Documentcreatie in de rechtspraak en toepassing binnen de advocatuur

Inleiding CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Hoe komen de bewoordingen van vonnissen en arresten tot stand? Auteur – Prof.mr. J.D.A. den Tonkelaar Publicatie – ArsAequi (01-07-2015)

Citaat “Concipiëren, zoals de vakterm luidt is bijna dagelijks werk van rechters en raadsheren, de meeste leden van de juridische ondersteuning en sommige medewerkers in de administratieve ondersteuning van gerechten. Dit concipiëren is het maken van concept-uitspraken; het op schrift stellen van een uitspraak waarvoor uiteindelijk elke rechter of raadsheer wiens naam onder de uitspraak staat, inhoudelijk en redactioneel verantwoordelijk is. De uit deze twee zinnen naar voren komende wereld van taken, taakverdeling, delegatie en verantwoordelijkheden is een wereld waarin veel werkdruk wordt ervaren en toch constant aan alle uitspraken hoge eisen gesteld worden “


In het artikel wordt onder andere gesproken over      

De taken, taakverdeling, delegatie en verantwoordelijkheden Het belang van taalbeheersing gericht op het analyseren van standpunten Het geven van een gewogen oordeel De verantwoordelijkheid betreffende de redactie v/d uitspraak De totstandkoming van een uitspraak en de controle op het schrijven Het gebruik van voorbeeldbestanden, modellen (mappen), bouwstenen tot wizards


Agenda     

De Rechtspraak Wat is documentcreatie Toepassing binnen de juridische dienstverlening Voorbeeld van een model (demonstratie) Samenvatting

Rechtspraak CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

De Rechtspraak


Achtergrond De Rechtspraak gaat van papier naar digitaal waarbij procedures worden aangepast  Toegankelijker  Gebruiksvriendelijker  Begrijpelijker


Achtergrond In het kader van de nieuwe KEI werkprocessen en digitale ondersteuning die het rechtspraak brede programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) ontwikkelt  Interactieve schrijfhulp bij totstandkoming van niet-standaard afspraken • •

Vraag-antwoord wizards m.b.t. opstellen van documenten Centrale bibliotheek van tekstblokken

Systeem ondersteunt de rollen van redacteuren en concipiënten


Digitale procedure civiel

Bron: Workshop KEI congres de digitale rechtsgang – 170215.pdf


Digitale procedure bestuursrecht

Bron: Workshop KEI congres de digitale rechtsgang – 170215.pdf

Documentcreatie CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Documentcreatie


Wat is documentcreatie? Documentcreatie omvat het (geautomatiseerd) creëren van een enkelvoudig of samengesteld document conform documentspecificaties Opsteller van documenten  Vaak wordt afgeweken van standaarden  Nieuwe documenten creëren met een ‘eigen’ opmaak  Knippen en plakken van gegevens  Arbeidsintensief  Ongestructureerd proces en opslag


Ontvanger  Documenten die mogelijk voorzien zijn van onjuiste inhoud  Documenten die afwijken in huisstijl

Organisatie  Kostbare herstelwerkzaamheden  Imagoschade  Beperkte controle op documentproces


Wat is een model Een model (ook wel sjabloon of template genoemd) is een vaststaand voorgeschreven vorm die we herhaaldelijk gebruiken bij het maken van documenten

model

Vraag-antwoord wizard

Interactieve schrijfhulp

Bouw steen

wizard

In concept houden

Bestanden in Word, ODF, PDF, HTML


Onderdeel van een documentgenerator Software waarmee u autorisatie, gebruik/beheer van modellen reguleert en integraties met bronsystemen en document management systemen verzorgt

model

Vraag-antwoord wizard

Interactieve schrijfhulp

Bouw steen

wizard

In concept houden

Bestanden in Word, ODF, PDF, HTML


Hoe te gebruiken  Lokaal op een server geïnstalleerd  Cloud (SaaS-dienst)

Kenmerken      

Via een browser of vanuit softwaresystemen derden Begeleidt gebruikers tijdens het opstellen van documenten Reeds beschikbare data wordt automatisch gevuld in documenten Beheer van sjablonen geschiedt in een programmeervrije omgeving Autorisatie op gebruik van sjablonen, databronnen is flexibel in te stellen Registratie/archivering is naar wens in te richten (fileservers, SharePoint, DMS)


Structuur en beheer van modellen

stijl

sjabloon

componenten

juridische dienstverlening CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Toepassing binnen de juridische dienstverlening

Notariaat CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Notariaat Standaard documenten (akten) Principe van samenwerken aan documenten (notaris / notarisklerk)

Verandering Gedrag van mensen verandert (digitale communicatie / direct informeren)

Actieve benadering  Bezoekers van website geconverteerd naar cliënt (CFM)  Eerder betrekken in proces van voorbereiding (webformulieren)

Resultaat  Versterkt rol van ondernemer  Toegevoegde waarde v/e content leverancier (FBN Juristen)

Advocatuur CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Is documentcreatie toepasbaar binnen de advocatuur?  Andere branche  Andere documentsoorten  Verschil in werkwijze


Wat zijn de mogelijkheden? Praktijkvoering

CRM

HRM

WFM

ERP

   

Dagvaarding Conclusies Verzoekschriften Verweerschriften

Bedrijfsvoering mail

Bestanden

Fileserver

DMS

    

- Scannen & archiveren - Zaakdossier - Personeelsdossier - Contractmanagement - Digitale facturen

    

Offertes Contracten HR-documenten Financiële documenten Agenda / Notulen / memo


Voordelen  Tijdsbesparing bij het opstellen van documenten

productiviteit

 Content beter managen  Corporate Identity borgen

controle

 Inzicht in het gebruik van sjablonen krijgen  Documenten beter vindbaar maken

transparantie

 Beheer- en IT kosten verlagen (LEAN)

besparing

 Het gebruik/beheer van content innoveren

kansen

Demonstratie CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Demonstratie

Samenvatting CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Documentcreatie  Ook advocatuur kan ontwikkelingen in documentcreatie doorvoeren  Interactieve schrijfhulp / vraag-antwoord wizards / bibliotheken  Praktijkvoering / Bedrijfsvoering

Aandachtspunten  Actief handelen of anticiperen  Strategie bedenken alvorens automatiseren  Innoveren vergt tijd en kost geld

Leverancier onafhankelijke partijen zoals Viadicte kunnen advies bieden

CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie) Bedankt voor uw aandacht!

Nelson Harris

Stichting Viadicte Spoordonkseweg 29 5688 KB Oirschot (0499) 57 77 01

RESERVE CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

VOXVOTE VRAGEN Bedrijven werken toenemend in de Cloud. Softwareontwikkelaars en hostingproviders stimuleren dit meer en meer. Daarbij zien we bijvoorbeeld dat Microsoft Office 365 tekstverwerking online/offline aanbiedt waarbij documenten in hun Cloud (OneDrive for Business) worden beheerd.  Vraag: Hoe kijkt u tegen deze ontwikkeling aan?  Vraag: Gaat u uw bedrijfsvoering aanpassen aan deze ontwikkeling?


VOXVOTE VRAGEN Enterprise Content Management houdt zich bezig met het beheren van ongestructureerde data. U kunt hierbij denken aan scannen/archiveren, documentcreatie, dossierbeheer enz. Met betrekking tot documentcreatie kan het opstellen van documenten verder worden geautomatiseerd. Voorbeeld 1 - Dicteren / spraakherkenning / automatische invoer in modellen Voorbeeld 2 - Online invullen van een vragenformulier door cliënt ter voorbereiding op intake  Vraag: Welke ontwikkelingen ziet u op het gebied van documentcreatie?


Wat is documentcreatie Documentcreatie omvat het (geautomatiseerd) creëren van een enkelvoudig of samengesteld document conform documentspecificaties

Wat is een document? Een verzameling van gegevens vastgelegd op een gegevensdrager in schriftelijke vorm op papier of digitaal

Wat is een model? Een model (ook wel sjabloon of template genoemd) is een vaststaand voorgeschreven vorm die we herhaaldelijk gebruiken bij het maken van documenten XENTIAL Documentgenerator waarmee professionele documenten worden gemaakt voorzien van een correcte inhoud en juiste huisstijl

CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie)

Recommend Documents