Conceptnota. Raamovereenkomst voor de aankoop, implementatie en ondersteuning van toegangscontrole CD000529

conceptnota

Conceptnota Raamovereenkomst voor de aankoop, implementatie en ondersteuning van toegangscontrole CD000529

Versie 7.0

CD000529_Conceptnota PO Toegangscontrole (2).docx

Pagina 1 van 8

conceptnota

Inhoudsopgave 1

Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 1.2 Digipolis .................................................................................................................. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. 3 Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 4 Achtergrondinformatie .................................................................................................... 5 Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. 6 Functionele vereisten ..................................................................................................... 7 Gevraagde koppelingen .................................................................................................. 8 SLA .............................................................................................................................. 9 Implementatie plan ........................................................................................................ 10 Eventueel andere … .......................................................................................................

Versie 7.0


3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5 5 6 7 8 8 8

Pagina 2 van 8

conceptnota

1

Doelstelling conceptnota

Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1

De opdracht

Stad Antwerpen wenst een centraal toegangscontrolesysteem voor de gebouwen van de stad te installeren, uit te breiden en/of te vervangen. Het toegangscontrolesysteem heeft tot doel de toegang tot de gebouwen of lokalen te beheren en dient maximaal gebruik te maken van open standaarden om de integratie met andere (bestaande) systemen te vereenvoudigen. Bij latere opdrachten kunnen ook andere aspecten van toegangscontrole geïmplementeerd worden, m.a.w. andere oplossingen dan een centraal toegangscontrolesysteem. 1.2

Digipolis

De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. In deze raamovereenkomst zal door Antwerpen en Gent en hun dochters kunnen afgenomen worden.

2

Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure

2.1

Opdrachtgevend bestuur

Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 96 44 Fax. (03) 338 79 00 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Dennis Fordel 2.2

Tel: +32 (0)3 96 44

Email: [email protected]

Wijze van gunnen

De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis.

1

Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be

Versie 7.0


Pagina 3 van 8

conceptnota

2.3

Motivatie van de procedure



De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, §2, 3° niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni 2006.



De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald.

2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure bestaat uit 2 fases: de selectie- en de bestek-fase. Selectiefase: Tijdens de selectiefase is het de bedoeling om a.d.h.v. de vermelde selectiecriteria 5 inschrijvers over te houden die het bestek zullen ontvangen. Bestek fase: Tijdens de bestekfase zal de beoordeling van de offerte - gebaseerd op een werkelijke en een fictieve case - van de geselecteerde inschrijvers verlopen in twee onderhandelingsrondes: Ronde 1  Indiening eerste offerte gebaseerd op een fictieve en een werkelijke case. 

Beoordeling regelmatigheid van de eerste offerte en uitnodiging tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend.



Onderhandelingen met de deelnemers.



Finalisering en vaststelling van het bestek (indien nodig)

Ronde 2  Indiening BAFO. 

Beoordeling BAFO’s en rangschikking deelnemers.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.

3

Omschrijving van de opdracht

3.1

Deelnemers

De diensten van Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent en hun dochters. De hoofdklant is de stedelijke bedrijfseenheid Stadsbeheer (SB) van de Stad Antwerpen. 3.2

Doelstelling van hoofdklanten

Bedrijfseenheid Stadsbeheer (SB) zorgt voor studie en onderhoud van gebouwen, voertuigen, aankopen en diensten, logistieke ondersteuning bij evenementen, enz… Daarnaast houdt deze bedrijfseenheid zich ook bezig met de stadsreiniging, groen en begraafplaatsen. In al deze activiteiten staan gebruikscomfort en een economische prijs centraal. 3.3

Beschrijving van de opdracht

Stad Antwerpen wenst een centraal toegangscontrolesysteem in een aantal gebouwen van de stad Antwerpen te implementeren, uit te breiden en/of te vervangen. Het toegangscontrolesysteem heeft tot doel de toegang tot de gebouwen of lokalen te beheren en dient zoveel mogelijk te beschikken over open interfaces en protocollen. Enkele voorbeelden:  

Versie 7.0

Koppelbaar met een (nog later aan te kopen) Centraal Gebouw Beheer systeem (=CGB), dat overkoepelend werkt Koppelbaar met software van andere leveranciers


Pagina 4 van 8

conceptnota



Koppelbaar met hardware van andere leveranciers

Er zijn tot maximaal +/- 500 gebouwen die potentieel zouden kunnen worden voorzien van toegangscontrole. Er zijn tot maximaal 10.000 à 15.000 personen die potentieel toegang zouden moeten krijgen tot één of meer locaties. Een aantal locaties zijn al uitgerust met toegangscontrole. Het is belangrijk dat het nieuwe systeem (retro)compatibel is met de badges van de bestaande systemen. Hergebruik van bestaande hardware (bv bestaande badgelezer, controllers,…) is een pluspunt. De inschrijver moet bereid zijn om zijn beveiligingsprotocol (voor de communicatie tussen de software en de controllers) vrij te geven aan de dienstverlener. Het staat de dienstverlener vrij om deze nadien beschikbaar te stellen voor een toepassing van een andere partij. De inschrijver zal hiervan steeds op de hoogte worden gebracht. Bij latere opdrachten kunnen ook andere aspecten van toegangscontrole geïmplementeerd worden, m.a.w. andere oplossingen dan een centraal toegangscontrolesysteem. 3.4

Duurtijd van de opdracht

4 jaar, jaarlijks eenzijdig opzegbaar door de opdrachtgever en met de mogelijkheid tot jaarlijkse stilzwijgende verlengingen na deze initiële duur met een maximum van 4 verlengingen van 1 jaar. De afschrijvingstijd die gehanteerd wordt bij investeringen over apparatuur beveiliging bedraagt 8 jaar. Na 8 jaar moet men rekening houden met het feit dat apparatuur verouderd is en vervangen dient te worden. Vanaf 8 jaar zal het gemiddeld product ook niet langer voldoen aan de actuele vereisten. Om die reden zoeken wij leveranciers die producten hebben en diensten leveren die binnen minimaal 7 jaar nog goed werken en te onderhouden zijn. Wij wensen tijdens die periode ook geen verhoogde onderhoudskost te noteren.

4

Achtergrondinformatie

Huidige systemen: Momenteel beschikt Stad Antwerpen over een centraal tijdsregistratie alsook toegangscontrolesysteem van de leverancier GET, een badgesysteem, gesteund op de Mifare (Classic) technologie. Enkel het gedeelte toegangscontrole behoort tot de scope van deze opdracht. Toekomstige badges moeten echter wel compatibel zijn met zowel het huidige systeem van toegangscontrole, alsook tijdsregistratie.

5

Concept en uit te werken oplossing

De uit te werken oplossing bestaat uit 3 delen: 

Versie 7.0

Centraal geïnstalleerde hardware en software: dit is de databank en centrale software die op de server draait. o o

De voorkeur gaat naar een web-toepassing, maar is geen verplichting. Er is een registratiesysteem voor toegangen tot nieuwe gebouwen gewenst. Dit systeem zal dus voor de nog uit te rusten gebouwen moeten voorzien worden.

o

Een koppeling met de bestaande HRM toepassing zal moeten ontwikkeld worden.

o

Dit systeem moet compatibel kunnen zijn met een op langere termijn te implementeren Centraal Gebouwen Beheersysteem (CGB-systeem). Vanuit de centrale Control Room dienen de veiligheidssystemen van de verschillende gebouwen kunnen worden beheerd. Hiervoor moet de software van de inschrijver beschikken over open interfaces met een maximale flexibiliteit. Het is belangrijk dat het systeem op het vlak van koppelingen zoveel mogelijk aan kan.


Pagina 5 van 8

conceptnota

o 

Lokaal geïnstalleerde hardware (en indien nodig software): bv de controllers voor de deuren o o



De badges moeten (retro)compatibel zijn met de hardware van de reeds geïnstalleerde systemen voor toegangscontrole en tijdsregistratie (Mifare classic).

In de nog uit te rusten gebouwen wordt de nieuwe hardware van de inschrijver geïmplementeerd In de reeds met toegangscontrole uitgeruste gebouwen blijft de bestaande hardware in gebruik. Deze wordt enkel vervangen door materiaal van de inschrijver, indien deze enerzijds stuk gaat en anderzijds de opdrachtgever zijn akkoord daarvoor heeft gegeven.

Service & onderhoud van nieuwe installaties o Er wordt alleen een onderhoudscontract van de inschrijver verwacht voor de nieuwe geïnstalleerde hardware. o Er worden van de inschrijver 2 service contracten gevraagd: normaal en spoed

OPGELET: Inschrijvers zijn verplicht om in te schrijven op elk van de 3 delen.

6

Functionele vereisten

Toegangen mogen worden verleend op basis van een badge, een code, een vingerafdruk, een irisscan of gezichtsherkenning (niet limitatieve lijst). De inschrijver verduidelijkt welke technologieën gebruikt kunnen worden.

Versie 7.0


Pagina 6 van 8

conceptnota

De toegangen tot deuren, schuifdeuren, tourniquets, slagbomen en poorten moet kunnen worden gestuurd. Er zijn zowel mogelijkheden voor bedrade als draadloze en voor online als offline toegangscontrole. Online systemen zijn in constante verbinding met het beheersysteem (al dan niet bedraad), offline systemen zijn niet bedraad en geven op semi-permanente basis hun gegevens door aan het beheersysteem. Afhankelijk van de situatie, kunnen deuren worden uitgerust met toegangscontrole langs beide kanten ofwel met aan één kant een deurkruk, drukknop, enz. Bestaande deuren kunnen worden uitgerust met toegangscontrole, bijvoorbeeld door opbouw elektromagneten. Bij stroomuitval zijn twee opties mogelijk, afhankelijk van de toepassing: de deur wordt opengestuurd of de deur wordt vergrendeld. Ook door inlezen van alarmen (uit bv. de brandcentrale) kunnen deuren worden open- of toegestuurd. Het systeem zou lokaal moeten kunnen blijven werken bij netwerkonderbrekingen. Lokaal (in het betreffende gebouw) is het mogelijk, liefst via webbased software:  

De toegangsrechten te beheren voor alle toegangen van het betreffende gebouw; de configuratieparameters te beheren: o toegangen; o personen en badge-id’s; o toegangsrechten; o uurregelingen; o vakantiedagen; o enz … Te rapporteren over de toegangsbewegingen van het gebouw; Lokale toegangen live te bedienen (vergrendelen, ontgrendelen); de communicatie met een later te voorzien CGB-systeem te waarborgen synchronisatie van alle parameters en historieken.

   Vanop    

7

voor

afstand (centraal) is het mogelijk, het liefst via webbased software: De toegangsrechten van alle gebouwen en personen te beheren; Te rapporteren over alle toegangsbewegingen van het patrimonium; Te rapporteren over de actuele aanwezigheid van personen in alle gebouwen en ruimtes, bijvoorbeeld in het geval van calamiteiten Lokale toegangen live te bedienen (ontgrendelen, vergrendelen);

Gevraagde koppelingen

Er dienen koppelingen voorzien te worden, waaronder een koppeling met de huidige HRM toepassing. Op termijn zal er ook een koppeling met een CGB-systeem voorzien te worden. De inschrijver moet flexibele interfaces kunnen aanbieden, zodat er geen beperking is op een latere keuze van een CGB-systeem. Open, flexibele interfaces zijn wenselijk. Het systeem moet ook zoveel mogelijk retrocompatibel zijn met de reeds geïnstalleerde systemen voor toegangscontrole en tijdsregistratie:  

Reeds verdeelde badges blijven bruikbaar in het nieuwe systeem Nieuwe badges zijn ook bruikbaar in het oude systeem van toegangscontrole en tijdsregistratie De lijst van alle te voorziene koppelingen zal in het bestek definitief worden opgesomd.

Versie 7.0


Pagina 7 van 8

conceptnota

8

SLA

Er zal van de inschrijver een service level agreement gevraagd worden. Per locatie moet er uit een gamma van ondersteuningsvormen een keuze kunnen gemaakt worden. Bijvoorbeeld voor een museum kan ook weekendondersteuning gevraagd worden, voor een kantoorgebouw niet.

9

Implementatie plan

Bij aanvang van de opdracht wordt het raamcontract enkel gegund voor de centrale oplossing, zijnde het onderdeel “implementatie van de centrale geïnstalleerde hard- en software”. Dit is m.a.w. een echte te realiseren case. Voor wat betreft de lokale oplossing (=bv hardware voor het openen van de deuren) zal een fictieve case met een concrete timing en verantwoordelijkhedenschema opgemaakt moeten worden die aansluit met de realiteit.

10 Eventueel andere … In het bestek zal een cataloog gevraagd worden voor alle aangeboden producten met hun gerelateerde prijzen.

Versie 7.0


Pagina 8 van 8

Conceptnota. Raamovereenkomst voor de aankoop, implementatie en ondersteuning van toegangscontrole CD000529

Recommend Documents