RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN LICENTIES, GEBRUIKSRECHTEN, ONDERHOUDS- EN ONDERSTEUNINGSPROGRAMMA S M.B.T. STANDAARD SOFTWARE BESTEK I00022

RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN LICENTIES, GEBRUIKSRECHTEN, ONDERHOUDSEN ONDERSTEUNINGSPROGRAMMA’S M.B.T. STANDAARD SOFTWARE BESTEK I00022

Cipal dv Bell-Telephonelaan 2D 2440 Geel

Bestek aankoop software licenties

Inhoudstafel A.

Wettelijke en reglementaire bepalingen ........................................................................................................ 3 1.

Toepasselijke wetgeving ............................................................................................................................ 3

2.

Afwijking van de algemene uitvoeringsregels (AUR) ................................................................................. 3

B.

Administratieve bepalingen ............................................................................................................................ 4 3.

Opdrachtgever, voorwerp en bereik .......................................................................................................... 4 3.1 Opdrachtgevend bestuur .......................................................................................................................... 4 3.2 Voorwerp en looptijd van de opdracht ..................................................................................................... 5 3.3 Wijze van gunning ..................................................................................................................................... 5 3.4 Bereik van de opdracht, opdrachtencentrale ........................................................................................... 5 3.5 Opdrachtencentrale, bevoegdheidsverdeling ........................................................................................... 6 3.6 Leiding van de opdracht ............................................................................................................................ 7 3.7 Plaats van uitvoering ................................................................................................................................. 7 3.8 Wijzigingen ................................................................................................................................................ 7 3.9 Onderaannemers ...................................................................................................................................... 7 3.10 Onderzoek regelmatigheid en volledigheid van het bestek .................................................................... 7

4.

Selectie en gunning .................................................................................................................................... 8 4.1 Kwalitatieve selectiecriteria ...................................................................................................................... 8 4.2 Gunningscriteria ...................................................................................................................................... 10

5.

De offerte en indiening ............................................................................................................................ 15 5.1 Opmaak van de offerte ........................................................................................................................... 15 5.2 Ondertekening van de offerte ................................................................................................................. 16 5.3 Indienen van de offerte ........................................................................................................................... 16 5.4 Prijsbepaling ............................................................................................................................................ 16 5.5 Verbintenistermijn .................................................................................................................................. 17 5.6 Vragen bij het bestek .............................................................................................................................. 17

6.

Uitvoeringsmodaliteiten .......................................................................................................................... 17 6.1 Globale borgtocht ................................................................................................................................... 17 6.2 Supplementaire borgtocht op last van de afnemer ................................................................................ 17 6.3 Facturatie ................................................................................................................................................ 18 6.4 Verificatie en betalingstermijnen ............................................................................................................ 18 6.5 Voorschotten ........................................................................................................................................... 18 6.6 Prijsherziening ......................................................................................................................................... 18 6.7 Voorlopige oplevering ............................................................................................................................. 18 6.8 Definitieve oplevering ............................................................................................................................. 19 6.9 Wijzigingen van de opdracht ................................................................................................................... 19 6.10 Taal ........................................................................................................................................................ 19

7.

Algemene bepalingen .............................................................................................................................. 19 7.1 Vertrouwelijkheid .................................................................................................................................... 19

Cipal bestek I00022

1/30


7.2 Privacy en informatieveiligheid ............................................................................................................... 21 7.3 Intellectuele eigendom ........................................................................................................................... 22 7.4 Aansprakelijkheid en overmacht ............................................................................................................. 22 7.5 Verweermiddelen, boeteclausule ........................................................................................................... 23 7.6 Taal .......................................................................................................................................................... 23 7.7 Beëindiging van de raamovereenkomst .................................................................................................. 24 7.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank ............................................................................................. 25 7.9 Vrijwaring ................................................................................................................................................ 25 C.

Inhoudelijke en technische bepalingen......................................................................................................... 25 8.

Inhoudelijke bepalingen ........................................................................................................................... 25 8.1 Dienstverlening ....................................................................................................................................... 25 8.2 Catalogus, inkooporders en levering ....................................................................................................... 26

9.

Technische bepalingen ............................................................................................................................. 28 9.1 Gevraagde software ................................................................................................................................ 28 9.2 Specifieke contracten .............................................................................................................................. 28

D.

Bijlagen .......................................................................................................................................................... 29

E.

Inschrijvingsbiljet .......................................................................................................................................... 30

Cipal bestek I00022

2/30


A. Wettelijke en reglementaire bepalingen 1.

Toepasselijke wetgeving Op deze opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing:   

 

 

  

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna “Wet Overheidsopdrachten”); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna “KB Plaatsing”); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna “KB Uitvoering”); Alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de opdracht; Regelgeving met betrekking tot LIMOSA (Sinds 1 april 2007 moeten buitenlandse werkgevers een LIMOSA-aangifte doen indien zij tijdelijk of gedeeltelijk werknemers in België tewerkstellen); Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna “Privacywet”); Alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen, waaronder het Decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001, het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976 en het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW-decreet) van 19 december 2008, de bepalingen inzake de nieuwe OCMW-boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het M.B. van 23 december 1997), het M.B. van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZW-wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving; De bepalingen van onderhavig bestek en alle andere documenten waarnaar onderhavig bestek verwijst; De rechtzettingen op onderhavig bestek en de terechtwijzende berichten. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde of geconsolideerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen in hoofde van de opdrachtnemer die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid, heeft dit bestek voorrang, zonder evenwel afbreuk te doen aan de dwingende regelgevende bepalingen.

De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle op de opdracht van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. De in de uitvoering van dit bestek te sluiten deelovereenkomsten (inbegrepen de bijhorende onderhoudsen/ ondersteuningscontracten), kunnen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de bepalingen van dit bestek. In voorkomend geval zijn de bepalingen van het bestek toch dwingend van toepassing. De opdrachtnemers en deelnemers aan deze opdracht kunnen zich hier niet tegen verzetten. 2.

Afwijking van de algemene uitvoeringsregels (AUR) Op de raamovereenkomst en op de deelovereenkomsten, zijn in beginsel de artikelen van de AUR (KB Uitvoering van 14 januari 2013) van toepassing, behoudens de afwijkingen die hieronder worden vermeld: Artikel 19 en 20 van het KB Uitvoering (Intellectuele rechten) : zie Hoofdstuk 7 – Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten – Gebruik van de resultaten en methodes en know-how

Cipal bestek I00022

3/30


Artikel 25 van het KB Uitvoering (Borgtocht) : zie Hoofdstuk 2 – Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten – Draagwijdte en bedrag Artikel 44 van het KB Uitvoering (In gebreke blijven) : zie Hoofdstuk 2 – Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten – In gebreke blijven en sancties Artikel 62 van het KB Uitvoering (Verbreking) : zie Hoofdstuk 2 – Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten – Verbreking Artikel 120 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 5 – Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen – Nazicht van de levering Artikel 156 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 6 – Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten – Oplevering van de opdracht Artikel 45 van het KB Uitvoering (Boetes) : zie Hoofdstuk 2 – Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten – Straffen Artikel 122 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 5 – Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen – Aansprakelijkheid opdrachtnemer Daarnaast geldt dat in geval van inhoudelijke conflicten de bepalingen van dit bestek voorrang hebben op de AUR.

B. Administratieve bepalingen 3.

Opdrachtgever, voorwerp en bereik 3.1 Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Cipal dienstverlenende vereniging met zetel Winkelom 4, 2440 Geel, 2440 Geel. Ondernemingsnummer 0219.395.192 BTW nr. BE 219.395.192 Cipal is een dienstverlenende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking. De dienstverlenende vereniging Cipal levert proces- en beleidsondersteunende, innovatieve en betrouwbare informatiemanagementdiensten en egovernment oplossingen aan lokale en provinciale overheden in Vlaanderen opdat deze overheden hun dienstverleningsopdracht efficiënt en klantvriendelijk kunnen inrichten. De lijst van de 233 leden (dd. 01/01/2015) van de dienstverlenende vereniging Cipal is als bijlage 1 toegevoegd bij dit bestek. De contactpersoon voor alle vragen m.b.t. onderhavig bestek is dhr. Kurt Erauw Cipal dv, Bell-Telephonelaan 2D, 2440 Geel tel: +32 14 576 158 e-mail: [email protected]

Cipal bestek I00022

4/30


3.2 Voorwerp en looptijd van de opdracht Deze opdracht moet leiden tot een niet-exclusieve raamovereenkomst met één leverancier voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten en/of onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software, die op klassieke wijze (via download of op drager) en/of als dienst worden aangeboden, inclusief aankoop- en beheersadvies (rond licentievoorwaarden, prijsmodellen, verschillende versies en gebruiksvoorwaarden, ...). Cipal dv is, net als de afnemer (cfr. infra), vrij om te beslissen of ze een gebruiksrecht koopt op cloud- of SaaS-oplossingen, dan wel software aankoopt via download of op een drager. De opdrachtnemer dient alle modi, zoals door de betrokken producent aangeboden, te ondersteunen. Indien de softwareproducent het (jaarlijkse) onderhoud en de ondersteuning afzonderlijk verkoopt, moet Cipal dv, net als de afnemer (cfr. infra), vrij kunnen beslissen dit al dan niet aan te kopen, zonder impact op de licentie of het gebruiksrecht. Het door de inschrijver gehanteerd prijsmodel (catalogus) is ook van toepassing op dit soort aankopen. Ook het aankopen van supportprogramma’s op licentievrije producten maakt deel uit van deze raamovereenkomst. Cipal dv is, net als de afnemer, na toewijzing vrij om eender welk product te bestellen dat door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die hij nodig acht. De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar. Varianten en opties zijn niet toegestaan. Er zijn geen percelen. 3.3 Wijze van gunning Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sector waarvoor de open offerteaanvraag met bekendmaking wordt gebruikt. 3.4 Bereik van de opdracht, opdrachtencentrale Cipal dv zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als opdrachtencentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de opdrachtencentrale kunnen beroepen om licenties en gebruiksrechten in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen. Bijlage 1 bij dit bestek bevat een overzicht van alle deelnemers in de vereniging per 1 januari 2015. Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor:   

Cipal bestek I00022

Alle andere Vlaamse provincies en provinciale instellingen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten De entiteiten die deel uitmaken van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap of Vlaamse Gewest: dit zijn de Vlaamse ministeries (departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid), de kabinetten van de Vlaamse ministers en het Vlaams Parlement

5/30




De entiteiten die onder één van de beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen doch een van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest onderscheiden rechtspersoonlijkheid hebben (Extern of Intern Verzelfstandigde Agentschappen, Strategische Adviesraden) en de Vlaamse Openbare Instellingen (VOI’s)

De opdrachtnemer is er toe gehouden om de aan één entiteit aangeboden voorwaarden voor de levering van welbepaalde licenties, gebruiksrechten en/of onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s, ook aan de andere entiteiten onder de opdrachtencentrale toe te staan, en dit binnen een termijn van 24 uur te rekenen van de afname door de eerstgenoemde entiteit. De inschrijvers formuleren hun engagement ter zake in het kader van hun “beste prijsgarantie” (cfr. infra). Cipal dv treedt op als opdrachtgevend bestuur en aanbestedende overheid, maar zal geen contracterende partij zijn bij de aanschaf van de desbetreffende licenties, gebruiksrechten, onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s door voormelde entiteiten. De licenties, gebruiksrechten, het onderhoud en/of ondersteuning worden rechtstreeks verworven door de afnemers, dewelke rechtstreeks contracteren met de licentiegever en/of de opdrachtnemer. De facturatie gebeurt tevens tussen elke individuele overheid of organisatie en de opdrachtnemer. De in dit artikel vermelde entiteiten worden verder de “afnemer” genoemd. 3.5 Opdrachtencentrale, bevoegdheidsverdeling Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent. Cipal dv is o.m. bevoegd voor:     

het onderschrijven en eventueel bijsturen van alle contractuele documenten m.b.t. de raamovereenkomst het verbreken of beëindigen van de raamovereenkomst zoals in de modaliteiten van dit bestek bepaald de opvolging van de borgstelling door de opdrachtnemer, de eventuele ambtshalve afhouding en de vrijgave van de globale borgtocht het toepassen van straffen voor zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf een schending van de raamovereenkomst betreft de rechtsvorderingen die desgevallend m.b.t. de raamovereenkomst worden ingediend.

De afnemer (en Cipal dv als afnemer) is bevoegd voor:     

 

Cipal bestek I00022

het plaatsen en eventueel opzeggen van individuele bestellingen het onderschrijven van de vereiste contractuele documenten eigen aan het product of de dienstverlening (altijd met expliciete verwijzing naar de raamovereenkomst) de oplevering van de door de afnemer bestelde producten de controle op de facturatie van de aan de afnemer geleverde producten of diensten de opvolging van de supplementaire borgstelling door de opdrachtnemer, de eventuele ambtshalve afhouding en de vrijgave van de supplementaire borgtocht voor zover van toepassing op de betrokken bestelling de afhandeling van eventuele klachten m.b.t. de door de afnemer geplaatste bestellingen het toepassen van straffen voor zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf enkel de levering aan die afnemer betreft

6/30




alle rechtsvorderingen m.b.t. de individuele levering aan de betrokken afnemer van de door die afnemer bestelde producten

3.6 Leiding van de opdracht De leidend ambtenaar voor Cipal dv wordt aangesteld bij de sluiting van de opdracht. Op niveau van de concrete bestellingen en de leveringen van producten door en aan de afnemer, wordt de rol van “leidend ambtenaar” in de zin van art. 11 van de algemene uitvoeringsregels vervuld door de afnemer. 3.7 Plaats van uitvoering De dienstverlening en leveringen in het kader van de individuele opdrachten gebeurt in de kantoren van Cipal dv in Geel en/of in de lokalen van de betrokken diensten van de afnemer. De plaats van de dienstverlening of levering leidt nooit tot additionele kosten voor Cipal dv noch voor de afnemer. 3.8 Wijzigingen De opdrachtnemer heeft geen recht op schadeloosstelling of correcties van de eenheidsprijzen in de hieronder beschreven gevallen. 3.8.1 Vermoedelijke hoeveelheden en verhoudingen De vooropgestelde of af te leiden hoeveelheden en verhoudingen zijn gebaseerd op een extrapolatie van gangbare en verwachte hoeveelheden per type bestuur en een inschatting van de participatie in de opdrachtencentrale door de leden van de dienstverlenende vereniging en andere afnemers, m.a.w. dit zijn minima noch maxima. Aan de opdrachtnemer van de raamovereenkomst wordt derhalve geen enkele minimale afname verzekerd. De hoeveelheden en verhoudingen vermeld in dit bestek betreffen steeds indicatieve, vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen zonder beperking uitgebreid of verminderd tot geschrapt worden overeenkomstig de noden van Cipal dv en van de afnemers en binnen het kader van dit bestek. Afwijkingen tussen deze hoeveelheden en de effectieve afname worden niet beschouwd als een wijziging van de opdracht. De verwachte omzet in de opdrachtencentrale wordt – op kruissnelheid en louter indicatief gesitueerd tussen 1,5 (anderhalf) en 2,5 (tweeëneenhalf) miljoen Euro op jaarbasis. Gelet op de dynamiek van het betrokken aanbod en gelet op het innoverende karakter van dit initiatief voor de opdrachtgever én de afnemers, is er onvoldoende basis voor een meer gedetailleerde raming van de te verwachten omzet. 3.8.2 Vrijheid om bij andere leveranciers bestellingen te plaatsen. Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als de andere afnemers - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd. 3.9 Onderaannemers De opdrachtnemer mag beroep doen op één of meerdere onderaannemers, voor de uitvoering van onderhavige opdracht. In dat geval word(t)(en) deze partijen geïdentificeerd en wordt de bijdrage per partij in een expliciete verklaring als bijlage bij de offerte toegelicht. Een softwareproducent wordt niet beschouwd als onderaannemer. 3.10 Onderzoek regelmatigheid en volledigheid van het bestek Elke inschrijver controleert de stukken na download op hun volledigheid en regelmatigheid, inclusief de bijlagen.

Cipal bestek I00022

7/30


In het geval dat de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten zodanige vergissingen, onduidelijkheden of leemten vaststelt dat het hem moeilijk wordt om een correcte offerte te maken, of dat hierdoor de kans bestaat dat de vergelijking tussen offertes in het gedrang wordt gebracht, geeft hij hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid, binnen de twee weken na de online publicatie van het bestek. Het niet opvolgen van deze verplichting is geheel voor risico van de inschrijver die zich later niet meer kan beroepen op het vaststellen van fouten of andere onvolkomenheden. De aanbestedende overheid stelt met het bestek alle bij hem beschikbare en bekende informatie ter beschikking van de inschrijvers; de inschrijvers zijn verantwoordelijk voor het vergaren van alle door hen bijkomend benodigde informatie teneinde een offerte te kunnen indienen. Wanneer er een tegenspraak zou worden vastgesteld tussen de bepalingen zoals samengevat in de online publicatie en deze in onderhavig bestek, dan zijn altijd de bepalingen van het bestek en van de eventueel aanvullende stukken prioritair van toepassing.

4.

Selectie en gunning 4.1 Kwalitatieve selectiecriteria 4.1.1 Algemeen Een inschrijver kan zich beroepen op de economische en financiële draagkracht, alsook op de technische en beroepsbekwaamheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont de inschrijver aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, met name door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen (bijlage 3 bij de offerte). 4.1.2 Administratieve uitsluitingsgronden Er zal worden gecontroleerd of de inschrijver zich bevindt in één van de uitsluitingsgevallen voorzien in artikel 61 van het KB Plaatsing. De volgende bewijzen dienen overgelegd te worden, teneinde te bewijzen dat men zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen:     

een uittreksel uit het strafregister inzake afwezigheid van strafrechtelijke veroordelingen en veroordeling professionele integriteit (bijlage 4 bij de offerte); een attest van de griffie van de Rechtbank van Koophandel inzake niet-faillissement (bijlage 5 bij de offerte); een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (bijlage 6 bij de offerte); een fiscaal attest inzake de betaling van de belastingen (bijlage 7 bij de offerte); een uitdrukkelijke verklaring op erewoord inzake het ontbreken van een ernstige fout bij zijn beroepsuitoefening en het ontbreken van valse verklaringen (bijlage 8 bij de offerte);.

Voor verdere informatie ter zake wordt verwezen naar artikel 61, §3 van het KB Plaatsing. Voor wat betreft buitenlandse ondernemingen wordt in voormeld artikel uiteengezet welke bijzondere regels gelden voor het verkrijgen en overleggen van de voormelde attesten en andere documenten. Wanneer in de offerte beroep wordt gedaan op de draagkracht en/of bekwaamheid van andere entiteiten (zie 4.1.1), gelden de hiervoor vermelde verplichtingen en bijhorende modaliteiten voor elke entiteit waarop beroep gedaan wordt.

Cipal bestek I00022

8/30


4.1.3 Financieel economisch Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: 

 

een verklaring waarin, voor de jongste 3 afgelopen boekjaren, wordt opgenomen dat het netto-actief wegens geleden verliezen niet tot minder dan de helft van het maatschappelijk kapitaal van de inschrijver gedaald is. (offerte bijlage 9) een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s met vermelding van begin- en einddatum. (offerte bijlage 10) een verklaring waarin, voor de jongste 3 afgelopen boekjaren, de totale omzet en de specifieke omzet m.b.t. de levering van softwarelicenties en gebruiksrechten en de bijhorende dienstverlening wordt opgegeven. Deze specifieke omzet zal betrekking hebben op het verkopen van softwarelicenties of gebruiksrechten, onderhoudsen/of ondersteuningscontracten en moet minimaal €1.000.000 per jaar (excl. BTW) bedragen. (offerte bijlage 11)

Wanneer de offerte uitgaat van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid van ondernemingen en/of wanneer beroep wordt gedaan op de draagkracht van andere entiteiten (zie 4.1.1):  dient ieder lid van de combinatie en elke entiteit een de verklaring omtrent het netto-actief en het bewijs van verzekering voor te leggen;  moeten de, maximaal 3, grootste (gemeten naar omzet), leden van de combinatie en/of de andere entiteiten gezamenlijk de voormelde omzet behaald hebben. 4.1.4 Technisch Om de technische bekwaamheid van de inschrijver na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd om bij de offerte een selectie te voegen van maximaal 4 relevant geachte referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de jongste drie jaar. (bijlage 12 bij de offerte) De referenties moeten daadwerkelijk uitgevoerd zijn/worden, m.a.w. er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruikt: o o o o o o o

korte beschrijving inhoud referentie relevantie voor deze nieuwe opdracht sector looptijd van het contract bereik van het contract omzet van het contract contactgegevens opdrachtgever

Wanneer de offerte uitgaat van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid van ondernemingen en/of wanneer beroep wordt gedaan op de bekwaamheid van andere entiteiten (zie 4.1.1), gelden de hoger vermelde vereisten op het niveau van de combinatie en de entiteiten samen. De referenties worden beoordeeld op basis van hun relevantie. Bij de beoordeling van de relevantie door Cipal dv zal er onder meer rekening mee gehouden worden dat de referentie betrekking heeft op de aankoop van softwarelicenties of gebruiksrechten en/of onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s, alsook met de volgende parameters: o Uitgevoerd in de overheidssector o Betrekking op software van producenten opgesomd in bijlage 2 bij dit bestek o Specifieke omzet bedroeg minstens 1 miljoen euro per jaar Voor elke referentie zal een appreciatie op 25 punten worden toegekend in functie van een beoordeling op grond van de bovenstaande parameters. Indien de referentie onvolledig is of

Cipal bestek I00022

9/30


het gegeven antwoord is totaal irrelevant, dan scoort men op de aangeboden referentie 0 punten. Gelet op de maximale score van 25 punten per referentie en het maximale aantal van 4 referenties, zal aan elk van de inschrijvers zodoende een totaal aantal punten tussen 0 en 100 kunnen worden toegekend Indien bijlage 12 niet bij de offerte is gevoegd of indien de totale score m.b.t. de aangebrachte referenties kleiner is dan 60 punten, dan voldoet de inschrijver niet aan het criterium van technische bekwaamheid en wordt hij voor onderhavige opdracht uitgesloten van verdere deelname. 4.2 Gunningscriteria De inschrijver(s) die een regelmatige offerte indienen en waarvan de financiële, economische en technische draagkracht bewezen werd en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria:

Gunningcriterium 1. Prijs

Gewicht 60%

2. Dienstverlening, technische bijstand 3. Productaanbod

30% 10%

4.2.1 Prijs De score voor het gunningscriterium prijs wordt berekend op basis van:   

Markup per producent in een representatieve, gewogen korf (25%) De beste prijsgarantie (25%) Bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie (10%)

De inschrijvers dienen evenwel op alle subcriteria van het gunningscriterium prijs minimaal 25% van de punten te bekomen om voor gunning in aanmerking te komen.

Markup per producent in een representatieve, gewogen korf Het prijsmodel wordt ingevuld volgens het aangeleverde sjabloon (bijlage 2 “Cipal_Bestek_I00022_Bijlage2_MarkupPerProducent.xlsx”). In dit document is een representatieve selectie opgenomen van softwareproducenten waarvan producten veelvuldig worden of naar verwachting zullen worden aangekocht door Cipal dv en de afnemers. In een virtuele korf t.w.v. 1.000 eenheden netto aankoopprijs (voor de afnemer of verkoopprijs voor de opdrachtnemer) kregen de softwareproducenten een aandeel mee dat naar verwachting overeenstemt met de bijdrage in de omzet van de opdrachtencentrale. Er wordt ook per producent een schatting van de mediaan van het aantal licenties of gebruiksrechten per order opgegeven. In het rekenblad vult de inschrijver zijn maximale procentuele markup in op de aankoopprijzen per producent. De inschrijver kan daarbij een onderscheid maken tussen de markup bij kleine en deze bij grote orders waarbij het onderscheid tussen beide wordt gemaakt o.b.v. de kolom “drempel”. Dit gegarandeerde engagement per producent blijft van toepassing gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst. Op basis van het aandeel in de korf, de markup voor grote en kleine orders, de geschatte mediaan en de opgegeven drempelwaarde wordt een gewogen score per producent

Cipal bestek I00022

10/30


berekend. In de kwadratische functie bepaalt de afstand van de door de inschrijver opgegeven drempelwaarde tot de vooropgestelde mediaan de verhouding tussen de markup voor kleine en grote orders. Naarmate de drempelwaarde voor grote orders de vooropgestelde mediaan overstijgt, neemt het aandeel van de markup op kleine orders toe in de gemengde korf.

Gewogen score voor mediaan = 50

Er is voorts rekening te houden met de volgende modaliteiten: 





 

De laatste rij “Overige” slaat logischerwijs op het engagement dat de inschrijver uitdrukt m.b.t. de levering van producten en aanverwante diensten van alle andere producenten in de catalogus. Indien de inschrijver in bijlage 2 aanduidt dat de software van een producent niet leverbaar is, wordt voor deze producent forfaitair een score aangerekend t.w.v. 100% markup voor die producent (cfr. automatische formule in het Excel-sjabloon). Indien in de kolom 'max. markup in pct' geen percentage wordt ingevuld door de inschrijver, resulteert dit in een markup van 0% en zal dit zo in de beoordeling van de offerte verrekend worden. Dit betekent dus dat de inschrijver voor de hele duur van de raamovereenkomst geen markup realiseert op de aankoopprijzen van de betrokken producent. Indien de markup voor kleine orders lager is dan die voor groter orders, wordt enkel de meest gunstige markup in rekening gebracht. Wanneer de kolom 'drempel' niet is ingevuld, leidt dit evident tot de conclusie dat de laagste procentuele markup steeds van toepassing is.

De score per soort order (groot of klein) komt dus overeen met het maximale bedrag dat het opdrachtgevend bestuur of afnemer moet betalen aan markup per €1.000 aan bestelde licenties, gebruiktsrechten, onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s van de vermelde producenten die zich gemiddeld onderling verhouden zoals aangegeven. De som van de gewogen scores per producent en per soort order vormt de totaalscore van de inschrijver. Voor de uiteindelijke puntentoekenning op dit criterium wordt volgende formule gebruikt: Punten inschrijver = 25 * (laagste totaalscore / totaalscore van de inschrijver)

Cipal bestek I00022

11/30


De beste prijsgarantie Naast het engagement m.b.t. de maximale procentuele markup voor resp. kleine en grote orders voor de vermelde softwareproducenten in de referentiekorf, beschrijft de inschrijver ook het engagement m.b.t. de beste prijs per individuele bestelling geplaatst door Cipal dv of een afnemer. Bij de beoordeling van dit engagement zal onder meer rekening gehouden worden met volgende elementen: 



 

Het inzicht dat de inschrijver biedt in de transparantie die hij gedurende de looptijd in de prijszetting zal handhaven, de limitatieve factoren die tot aanpassing van de prijszetting aanleiding kunnen geven en de auditeerbaarheid van de prijzen door de opdrachtgever. Hoe minder zekerheid voor Cipal dv en de afnemers (bijvoorbeeld door een groot aantal factoren dat tot aanpassing van de prijszetting kunnen leiden), hoe slechter de score. De wijze waarop zal worden omgaan met de prijszetting die geldt in de publieke (voor éénieder beschikbare) markt, voor de producten en diensten in de catalogus. Teneinde de opdrachtencentrale voor de afnemers evident aantrekkelijk te maken en te houden zal een meerwaarde worden toegekend indien een inschrijver een dergelijk systeem van prijsvergelijking aanbiedt. De mogelijkheid tot optimalisatie van de prijszetting die wordt geboden aan de afnemers die een bestelling willen plaatsen. De periode waarbinnen de aan één entiteit aangeboden voorwaarden voor de levering van welbepaalde licenties, gebruiksrechten en/of onderhoudsen/of ondersteuningsprogramma’s, ook aan de andere entiteiten onder de opdrachtencentrale worden toegestaan. Desgevallend kan de inschrijver ook voorzien in een systeem waarbij de aangeboden voorwaarden ook retroactief worden toegepast t.a.v. een entiteit die binnen een welbepaalde termijn vooraf reeds afnemer is geweest.

Ter staving van de beste prijsvoorwaarden vult de inschrijver ook het rekenblad “Cipal_Bestek_I00022_Bijlage3_PrijsPerProduct.xlsx” in (bijlage 3 bij dit bestek) . In dit document is een representatieve selectie opgenomen van softwareproducten die naar verwachting veelvuldig zullen worden aangekocht door Cipal dv en de afnemers. De inschrijver vermeldt er de prijs - voor de leverbare producten - die voor de opdrachtgever geldt op datum van de opening van de offertes. De vergelijking van deze prijzen zal de kwalitatieve beschrijving van de garanties ondersteunen of net relativeren. De aangeboden prijzen blijven 90 dagen – te rekenen van de uiterlijke datum van indienen van de offertes – van kracht zodat ze bij de start van de opdrachtencentrale meteen van toepassing kunnen zijn voor de afnemers die net deze producten in vergelijkbare hoeveelheden wensen aan te kopen. De beschrijving van deze garanties krijgt een gemotiveerde score van 0 tot 10. Hoe sterker (specifiek, meetbaar, toepasbaar, controleerbaar) het engagement geformuleerd wordt, hoe hoger de appreciatie. Elke vastgestelde inconsistentie tussen de rekenbladen “Bijlage 2 Markup per producent” en “Bijlage 3 Prijzen per product” zal de appreciatie negatief beïnvloeden.

Appreciatie score beste prijsgarantie

Cipal bestek I00022

Uitstekend Goed

10 8

Voldoende Matig

6 4

Zwak Ontbrekend

2 0

12/30


Bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie Naast het prijsmodel o.b.v. markup per producent en de beste prijsgarantie kan de inschrijver bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie voorstellen. We denken bijvoorbeeld aan volumekortingen of contractoptimalisaties, maar andere voorstellen zijn ook mogelijk. Elk voorstel dat het opdrachtgevend bestuur financieel ten goede komt, mag hier worden toegevoegd. Bedoeling is dat de kosten voor de opdrachtgever eigen aan onderhavig initiatief kunnen worden gedekt door een deelname in de schaalopbrengsten van volumeprogramma’s zoals typisch aan de orde in de software distributiemarkt. Deze opbrengsten dragen desgevallend bij tot de concretisering van de missie van Cipal dv als de partner van de afnemers en van de leden in de vereniging, in zoverre er positieve schaaleffecten worden gecreëerd zonder extra kosten te induceren. Op basis van de ingediende antwoorden voor dit criterium zal voor elke inschrijver op bovenstaande een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Hoe voordeliger de voorgestelde maatregel(en), hoe hoger de score rekening houdend met de haalbaarheid van de desbetreffende voorstellen.

Appreciatie score prijsoptimalisatie Uitstekend

10

Goed Voldoende

8 6

Matig Zwak Ontbrekend

4 2 0

4.2.2 Dienstverlening voor en na verkoop, technische bijstand De inschrijver beschrijft op welke wijze de dienstverlening voor en na verkoop en de technische bijstand voor Cipal dv en de afnemers georganiseerd zullen worden. Hierbij zal onder meer rekening gehouden worden met de antwoorden (rekening houdend met alle modaliteiten opgenomen in dit bestek) op volgende vragen:            

Cipal bestek I00022

Welke personen werken aan de dossiers, voor en na verkoop? Over welke expertise beschikken zij? Hoe houden zij deze expertise op peil? Hoe kan de opdrachtgever en de afnemer beroep doen op de expertise van de opdrachtnemer om de juiste licentie aan te kopen? Hoe proactief gaat de opdrachtnemer met deze behoefte om? Wanneer en hoe worden de producenten bij de dossiers betrokken? Hoe lang zijn prijsoffertes geldig? Hoe gaat de opdrachtnemer om met prijsfluctuaties in lopende dossiers? Over welke instrumenten kan de opdrachtgever en de afnemer beschikken om bestellingen online te plaatsen en op te volgen? Kan daarbij met een credit card worden gewerkt? Hoe verloopt de aankoop en opvolging van hybride en van zuivere SAASoplossingen? Hoe houdt de opdrachtnemer i.g.v. vernieuwing of uitbreiding rekening met de historiek van licenties beschikbaar bij Cipal dv of bij de afnemer? Hoe gaat de opdrachtnemer om met het fenomeen van dreigende “vendor lock-in” in het bijzonder i.g.v. hybride of online diensten?

13/30




 

In welke mate zijn de medewerkers van de opdrachtnemer vertrouwd met de problematiek van privacy en informatieveiligheid op het internet, in het bijzonder i.g.v. gebruik van online dienstverlening door overheidsdiensten? Hoe vrijwaart de opdrachtnemer de intellectuele rechten en de (meta)data van Cipal dv of de afnemer bij de eventuele stopzetting van een online dienstverlening? Hoe verloopt de vereiste rapportering aan Cipal dv?

Op basis van de ingediende antwoorden zal voor elke inschrijver op bovenstaande een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Appreciatie Score Uitstekend

10

Goed Voldoende Matig

8 6 4

Zwak Ontbrekend

2 0

4.2.3 Productaanbod De voormelde bijlagen 2 en 3 bij dit bestek hebben enkel betrekking op een representatieve selectie van de producten en de producten die veelvuldig door Cipal dv en haar afnemers worden aangekocht. De inschrijver dient daarom tevens een zo uitvoerig mogelijke lijst te verstrekken van alle softwareproducenten en de artikelen die op datum van de opening van de offertes aangekocht kunnen worden in het kader van de opdrachtencentrale. Deze lijst bevat ook de SaaS-oplossingen of verwante cloudoplossingen (met inbegrip van een fact sheet dat de componenten van deze oplossingen beschrijft) en beschikbare ondersteuning op open source-producten. De inschrijver geeft tevens mee voor welke producenten hij als erkend verdeler optreedt en duidt ook eventuele andere relevante overeenkomsten met producenten, certificeringen door producenten en dergelijke meer aan. Op basis van de ingediende lijst en de antwoorden zal voor elke inschrijver op bovenstaande onderdelen een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Hoe groter het gamma aan producenten en producten dat aangeboden wordt, hoe meer het aansluit bij de representatieve lijsten van Cipal dv (zie bijlage 2 “Cipal_Bestek_I00022_Bijlage2_MarkupPerProducent.xlsx” en bijlage 3 “Cipal_Bestek_I00022_Bijlage3_PrijsPerProduct.xlsx”) en hoe relevanter de overeenkomsten met producenten, hoe beter de inschrijver scoort.

Appreciatie Score

Cipal bestek I00022

Uitstekend Goed

10 8

Voldoende Matig

6 4

Zwak Ontbrekend

2 0

14/30


Belangrijke opmerking: Indien uit het geheel van de offerte, inclusief de informatie in het kader van zowel het onderhavig gunningscriterium als de overige gunningscriteria, zou blijken dat een inschrijver een te beperkt aanbod aan producenten en / of producten heeft, zal door de aanbestedende overheid besloten kunnen worden om de inschrijver niet verder voor gunning in aanmerking te nemen. 5.

De offerte en indiening 5.1 Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle andere bij te voegen bijlagen, in de volgorde hierna aangegeven: 1. Ingevuld “inschrijvingsbiljet” volgens aangeleverd sjabloon (sectie E); 2. Mandaat van de ondertekenaar; 3. Verklaring m.b.t. de inschakeling van (een) onderaannemer(s) en afschrift van de verbintenissen (indien van toepassing); 4. Uittreksel uit het strafregister; 5. Attest van de griffie van de Rechtbank van Koophandel inzake niet-faillissement; 6. Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid; 7. Fiscaal attest inzake de betaling van de belastingen; 8. Uitdrukkelijke verklaring op erewoord inzake het ontbreken van een ernstige fout bij zijn beroepsuitoefening en het ontbreken van valse verklaringen; 9. Verklaring m.b.t. het netto actief gedurende de jongste 3 boekjaren; 10. Bewijs van verzekering beroepsrisico’s; 11. Verklaring m.b.t. de globale en specifieke omzet van de jongste 3 boekjaren; 12. Referenties ter beoordeling van de technische bekwaamheid van de inschrijver; 13. Procentuele markup per producent o.b.v. sjabloon bijlage 2 bij dit bestek; 14. De beschrijving van het engagement m.b.t. de beste prijs per individuele bestelling; 15. Prijzen voor referentieproducten op datum inschrijving o.b.v. sjabloon bijlage 3 bij dit bestek; 16. De beschrijving van de bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie; 17. De beschrijving van de dienstverlening voor en na verkoop en technische bijstand; 18. De beschrijving van het productaanbod.

De inschrijver is ertoe gehouden de offerte in het Nederlands op te stellen en ook alle communicatie in het Nederlands te voeren. De bijlagen en de documentatie mogen in het Nederlands of in het Engels opgesteld zijn. De inschrijver gebruikt het verplichte inschrijvingsbiljet (sectie E). Indien de inschrijver een beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten (bijlage 3) en levert de gevraagde extra bijlagen 4 t.e.m. 10 per onderaannemer.

Cipal bestek I00022

15/30


5.2 Ondertekening van de offerte De volledige offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument moet correct elektronisch zijn ondertekend met een gekwalificeerde handtekening. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij of zij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie toe te voegen bijlage). 5.3 Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Cipal dv vóór donderdag 28 mei 2015 om 11:00 uur toe te komen. Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-Tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om:  

naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan één elektronische offerte in te dienen.

De capaciteit voor het opladen van offertes is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en correct opladen van een unieke en enige offerte. De offertes die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel 52 van het KB Plaatsing. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be (waar onder meer een heel aantal handleidingen ter beschikking staan) of via de eProcurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. 5.4 Prijsbepaling De raamovereenkomst o.b.v. dit bestek moeten worden uitgevoerd a.d.h.v. een productencatalogus en bijhorende prijslijst. De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratie- en secretariaatskosten, verplaatsings-, vervoers-, en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keurings- en de opleveringskosten de recupelbijdrage (zie http://www.recupel.be) en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk gevraagd worden in de inventaris in bijlage. De inschrijver dient - indien gevraagd door Cipal dv of de afnemer door middel van een inventaris - ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden.

Cipal bestek I00022

16/30


De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Cipal dv of de afnemer in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. 5.5 Verbintenistermijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. 5.6 Vragen bij het bestek De kandidaat-inschrijver die nog vragen heeft bij het bestek, dient deze per e-mail tot de hoger vermelde contactpersoon te richten (zie artikel 3.1). De antwoorden op deze vragen zullen op regelmatige basis via e-notification worden gepubliceerd. Cipal DV behoudt zich het recht voor om niet te antwoorden op een vraag, indien zij oordeelt dat het te verstrekken antwoord niet kan worden beschouwd als relevant voor het opstellen van een volledige en verbindende offerte. 6.

Uitvoeringsmodaliteiten 6.1 Globale borgtocht De opdrachtnemer is verplicht een globale borg te stellen overeenkomstig de bepalingen van het KB Uitvoering. De globale borgtocht wordt forfaitair vastgelegd op €50.000 (vijftigduizend Euro). De inschrijver moet binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht, het bewijs leveren dat hij de voorgeschreven borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling dient toegestuurd te worden aan: Cipal dv Bell-Telephonelaan 2D B-2440 Geel Wanneer de inschrijver binnen de termijn van 30 kalenderdagen het bewijs niet voorlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van €1.000,00 (duizend Euro) per dag vertraging. Wanneer de inschrijver, na ingebrekestelling bij een per post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan voorleggen binnen een termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan Cipal dv: 1° hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op €15.000,00 (vijftienduizend Euro); 2° hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige borgstelling niet uit. De borgtocht wordt in zijn geheel vrijgegeven vijf jaar na de toewijzing op schriftelijk verzoek van de inschrijver. Wanneer de opdracht met vertraging, wegens laattijdige uitvoering, dan wel geheel of ten dele niet wordt uitgevoerd, zelfs al gaat het om ontbinding of verbreking van de opdracht, houdt Cipal dv ambtshalve de haar toekomende bedragen van de borgtocht af. 6.2 Supplementaire borgtocht op last van de afnemer De afnemer kan binnen diens bevoegdheid m.b.t. het toezicht op de uitvoering van een specifieke bestelling, een bijkomende borgstelling eisen. De afnemer kan dit noodzakelijk achten om de tijdige en kwaliteitsvolle levering te waarborgen. Desgevallend maken de

Cipal bestek I00022

17/30


modaliteiten van de supplementaire borgstelling deel uit van de negotiatie tussen de opdrachtnemer en de afnemer(s). 6.3 Facturatie De facturen of creditnota’s dienen – naast informatie zoals wettelijk voorgeschreven – voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen.   

Verwijzing naar dit bestek door vermelding van het projectnr. I00022 Verwijzing naar het inkooporder van Cipal dv of de afnemer door vermelding van het inkooporder nummer. Per levering en/of geleverde dienstverlening: o o o o o

datum en plaats gedetailleerde beschrijving hoeveelheid eenheidsprijs totaalprijs

De facturen worden bij voorkeur per email in pdf formaat verstuurd naar Cipal dv of de afnemer o.b.v. de informatie die op het inkooporder is verstrekt. 6.4 Verificatie en betalingstermijnen De verificatie van de schuldvorderingen gebeurt binnen de 30 (dertig) dagen te rekenen vanaf de datum waarop Cipal dv of de afnemer in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur. De betaling geschiedt binnen de 30 (dertig) dagen na de verificatie. Cipal dv of de afnemer kan een kortere verificatie- en betalingstermijn toestaan indien daar een korting (voor contante betaling) tegenover staat. De inschrijver kan daartoe een voorstel bij elke offerte voegen. 6.5 Voorschotten Er worden geen voorschotten toegestaan. Voor online diensten kan evenwel met toetredingsvergoedingen en/of periodieke gebruiksrechten gewerkt worden. 6.6 Prijsherziening Van bij de aanvang van de opdracht stelt de opdrachtnemer ofwel maandelijks een geactualiseerde productencatalogus ter beschikking aan Cipal dv (met bindende prijzen voor die maand) ofwel worden de producten aangeboden in de vorm van een webshop (met prijzen die op continue basis worden bijgewerkt). De aanpassingen van de prijzen dienen hoe dan ook te verantwoorden te zijn in het licht van de verbintenissen van de inschrijver inzake het subcriterium ‘de beste prijsgarantie’. De prijzen die opgenomen worden in bijlage 3 “Cipal_Bestek_I00022_Bijlage3_PrijsPerProduct.xlsx” blijven 90 dagen – te rekenen van de uiterlijke datum van indienen van de offertes – van kracht. De opdrachtnemer kan uiteraard i.g.v. een gunstige prijsevolutie nog betere voorwaarden toekennen aan Cipal dv of een afnemer. Cipal dv behoudt zich het recht voor alle inlichtingen en documentatie te vragen die het nodig acht om de rechtvaardiging van de wijziging van de netto eenheidsprijzen te controleren. 6.7 Voorlopige oplevering Cipal dv of de afnemer controleert de leveringen binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn toegekomen. Cipal dv of de afnemer verleent de voorlopige oplevering door goedkeuring van de factuur of stelt bij gebreken in de levering een proces-verbaal van weigering op.

Cipal bestek I00022

18/30


6.8 Definitieve oplevering De definitieve oplevering valt samen met het einde van de opdracht, tenzij er facturen geweigerd zijn. Dan valt deze na het goedkeuren van deze facturen. 6.9 Wijzigingen van de opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Cipal dv de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Cipal dv mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht overeenkomstig artikel 37 van het KB Uitvoering. Indien de opdrachtnemer beroep doet op onderaanneming overeenkomstig dit bestek (zie 3.9 Onderaannemers) dan kan vervanging van de in de offerte vermelde onderaannemer(s) slechts na voorlegging aan en goedkeuring door Cipal dv. 6.10 Taal Alle communicatie tussen de opdrachtnemer enerzijds en de opdrachtgever en de afnemers anderzijds zal in het Nederlands gebeuren. Van deze bepaling kan slechts worden afgeweken mits de uitdrukkelijke toestemming van Cipal dv of van de afnemer in de context van een specifiek dossier (bestelling, levering of dienstverlening). Voor elk nieuw dossier is telkens de uitdrukkelijke toestemming van Cipal dv of van de afnemer vereist.

7.

Algemene bepalingen 7.1 Vertrouwelijkheid De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding - zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht - van alle informatie, van welke aard ook, die hem zal worden meegedeeld, die bestaat in het systeem van Cipal dv of waarvan hij in de loop van de opdracht kennis zal nemen. Met het oog op de toepassing van dit bestek wordt onder “informatie” verstaan: alle inlichtingen toevertrouwd aan personeelsleden van de opdrachtnemer in het kader van de opdracht, alle elektronische bestanden waartoe ze toegang krijgen, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen. Deze informatie wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd. Deze opsomming is niet exhaustief. De informatie in kwestie:  



kan zijn vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, cd-rom, diskette, USB-stick; kan mondeling of visueel aan de opdrachtnemer worden verstrekt, voor of na een demonstratie en/of overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; kan aan de opdrachtnemer zijn verstrekt via het verlenen van de toegang tot het gehele of gedeelte van het netwerk van de aanbestedende overheid dat de opdrachtnemer nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht.

Deze opsomming is niet exhaustief. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel, zijn vertegenwoordigers en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Cipal bestek I00022

19/30


De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de aanbestedende overheid: 

  

waarvan de opdrachtnemer op een voor die overheid aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het ogenblik dat ze hem voor het eerst door de aanbestedende overheid werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend werd bij de aanbestedende overheid, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend werd bij de aanbestedende overheid, regelmatig openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de aanbestedende overheid en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt er zich toe :  

 





om als een zorgvuldig persoon en naar eer en geweten om te gaan met de hem toevertrouwde informatiesystemen, documenten en informatie; om zich geen toegang te verschaffen of proberen te verschaffen tot het geheel of gedeelte van de informatiesystemen of informatie indien daarvoor geen expliciete toegangsmogelijkheid werd gecreëerd; om in geen geval privé-gegevens aan het netwerk van de aanbestedende overheid toe te voegen, te verwijderen of te veranderen; om de wachtwoorden of andere authenticatiesystemen die hem met het oog op de uitvoering van zijn opdracht zijn ter beschikking gesteld, niet mee te delen aan derden noch te bewaren op een plaats waar derden er kennis van kunnen nemen; om de aangeboden informatiesystemen en informatie uitsluitend te gebruiken in samenwerking met de aanbestedende overheid in het kader van de uitvoering van de opdracht; om de informatie van de aanbestedende overheid niet te kopiëren, vast te leggen op een informatiedrager of ter beschikking te stellen van derden, behoudens daartoe verleende uitdrukkelijke schriftelijke voorafgaande toestemming;

Alle informatie die door de aanbestedende overheid aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer door de aanbestedende overheid wordt toevertrouwd, blijft de exclusieve eigendom van de aanbestedende overheid, zoals ook elke informatiedrager waarop de opdrachtnemer informatie van de aanbestedende overheid heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de aanbestedende overheid. Door informatie ter beschikking te stellen, verleent de aanbestedende overheid geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aanbestedende overheid behoudt op elk ogenblik het recht om aan de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de aanbestedende overheid heeft opgeslagen en/of de hem toevertrouwde verificatie- en toegangscodes van welke aard ook, badges en sleutels terug te bezorgen en/of om de opdrachtnemer de hem verleende toegang tot het netwerk van de aanbestedende overheid te ontnemen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde informatie, verificatie- en toegangscodes van welke aard ook en de badges en sleutels onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de opdracht zonder verwijl aan de aanbestedende overheid alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de aanbestedende overheid bevatten evenals alle verificatie- en toegangscodes van welke aard ook evenals de badges en sleutels die aan de opdrachtnemer worden ter beschikking gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht.

Cipal bestek I00022

20/30


De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de aanbestedende overheid en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de aanbestedende overheid werd toevertrouwd in het kader van de onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waar de aanbestedende overheid of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf, door leden van zijn personeel of vertegenwoordigers van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens dit artikel. In geval van inbreuken op dit artikel kan de aanbestedende overheid overgaan tot de onmiddellijke eenzijdige beëindiging van het contract of het opleggen van een schadevergoeding, conform artikel 60 van het KB van 14 januari 2013, dit alles onverminderd mogelijke strafrechtelijke vervolging. 7.2 Privacy en informatieveiligheid Wet verwerking persoonsgegevens De verantwoordelijke voor de verwerking (Cipal dv of de afnemer) en de verwerker (de opdrachtnemer) verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven. De verwerker verbindt er zich toe uitsluitend in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking te handelen, voor de verwerking van de persoonsgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking. Gebruik van de persoonsgegevens De gegevens mogen door de verwerker enkel worden verwerkt voor het doeleinde dat in dit wordt omschreven. Dit houdt de principiële verplichting in om de gegevens enkel intern te gebruiken of deze in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking door te sturen naar derden. De mededeling ervan aan andere derden, op welke wijze dan ook (door middel van doorzending, verspreiding, publicatie of op enigerlei andere wijze) is verboden, tenzij dit door of krachtens een wet of decreet wordt opgelegd. Elke wettelijke verplichte mededeling aan derden van de persoonsgegevens die het voorwerp zijn van deze overeenkomst, moet door de verwerker, indien mogelijk vooraf, ter kennis worden gebracht van de verantwoordelijke van de verwerking. Het is de verwerker verboden om van de ter beschikking gestelde gegevens een kopie te maken, behoudens met het oog op een back-up en – indien van toepassing - een ontdubbeling van een datacenter, of omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in dit bestek. De verwerker zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de dienst waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal de verwerker ze uitwissen dan wel terugbezorgen aan de verantwoordelijke voor de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking dient zelf initiatief te nemen voor het eventuele wissen van gegevens die hun administratieve bewaartermijn overschreden hebben. Beveiliging De verwerker verbindt er zich toe de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de persoonsgegevens te beveiligen. In het bijzonder zal de verwerker de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, tegen verlies ingevolge overmacht, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige verwerking.

Cipal bestek I00022

21/30


De verwerker zal de verantwoordelijke voor de verwerking een beschrijving overmaken van de technische maatregelen die hij ten uitvoer heeft gelegd om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing en niet-toegelaten verspreiding of toegang. Deze beschrijving maakt integraal deel uit van de offerte. Fysische toegangsbeperking De verwerker zal ervoor zorgen dat de plaatsen waar ten behoeve van de verantwoordelijke voor de verwerking persoonsgegevens worden verwerkt, niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Daartoe zal hij onder meer de nodige organisatorische maatregelen nemen. De beschrijving van deze maatregelen maakt integraal deel uit van de offerte. Functionele toegangsbeperking De verwerker zal de toegang tot de verwerkte persoonsgegevens beperken tot die personeelsleden die de gegevens nodig hebben om de taken uit te oefenen die de verwerker hen in uitvoering van deze overeenkomst toewijst. De verwerker verbindt er zich toe om zijn personeelsleden uitdrukkelijk op te leggen de bepalingen van de Privacywet na te leven. Voorlichting De verwerker verbindt er zich toe om de personen die overeenkomstig deze overeenkomst toegang hebben tot de gegevens, in kennis te stellen van de bepalingen van de Privacywet, in het bijzonder van de artikelen 2,4,5,6,7 en 8,9,10 en 12,16 en 17 van deze wet, alsmede van de andere bepalingen die desgevallend van toepassing zijn. Controle door de verantwoordelijke De verantwoordelijke voor de verwerking heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze bepalingen te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de verwerker de gegevensverwerking uitvoert. Op eenvoudig verzoek van de verantwoordelijke is de verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van belang zijn bij de uitvoering van deze bepalingen over te maken aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke voor de verwerking kan deze taken mandateren aan zijn veiligheidsconsulent, die de rol opneemt van Veiligheidsconsulent zoals gedefinieerd in het Besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. 7.3 Intellectuele eigendom Bij de beëindiging van de raamovereenkomst komen alle resultaten van de onder deze opdracht gepresteerde diensten zoals bij voorbeeld – maar niet noodzakelijk beperkt tot – specifiek op bestelling of op maat van Cipal dv of de afnemer ontwikkelde software, specifieke documentatie, analysedocumenten en specifieke website(s) in volle en exclusieve eigendom van Cipal dv of de afnemer. Bij de ontwikkeling van specifieke documenten en/of websites voor Cipal dv of de afnemer komen zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling en distributie, op de vormgeving en grafische en tekstuele elementen in volle en exclusieve eigendom van Cipal dv. Onder specifieke documentatie wordt verstaan: op maat van Cipal dv of de afnemer geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie van de inschrijver is. Onder specifieke website wordt verstaan: op maat van Cipal dv ontwikkelde website die geen standaardwebsite van de dienstverlener of leverancier is. 7.4 Aansprakelijkheid en overmacht De inschrijver is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Cipal dv en/of haar klanten) die Cipal dv en/of de afnemer lijdt of aan derden verschuldigd

Cipal bestek I00022

22/30


is/zijn als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de inschrijver in de uitvoering van de opdracht. De inschrijver verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Cipal dv kan slechts aansprakelijk gesteld worden voor eigen tekortkomingen in de uitvoering van haar eigen individuele bestellingen en slechts tot het bedrag van de bewuste bestelling. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de inschrijver of van Cipal dv, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Cipal dv, noch de afnemer, noch de opdrachtnemer is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zullen evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten of leveringen die niet of niet conform de opdracht werden geleverd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de inschrijver of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door inschrijver ingeschakelde derden, en/of liquiditeit- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van inschrijver. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. 7.5 Verweermiddelen, boeteclausule De inschrijver wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld:   

indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Cipal dv of de afnemer niet worden nageleefd. indien de diensten niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. indien de diensten niet volledig voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn.

De verweermiddelen die Cipal dv of de afnemer ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in de artikelen 44 t.e.m. 49 van het KB Uitvoering en de artikelen 123 en 124 van het KB Uitvoering (leveringen)/de artikelen 154 en 155 van het KB Uitvoering (diensten) (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie (artikel 72 van het KB Uitvoering), uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen (61 t.e.m. 63 van het KB Uitvoering)). Voor elke gebrekkige uitvoering door de inschrijver waarvoor de overeenkomst geen specifieke modaliteiten bepaalt, kan Cipal dv of de afnemer toepassing maken van de maatregelen van ambtswege, met inbegrip van een boeteclausule. De boeteclausule is vastgelegd op 0,07% per kalenderdag vertraging met een maximum van 10% van de waarde van de leveringen waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde. De boetes worden automatisch in mindering gebracht van de factuur die de leverancier opmaakt. 7.6 Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Cipal dv het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Cipal dv indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in het Engels ingediend worden.

Cipal bestek I00022

23/30


7.7 Beëindiging van de raamovereenkomst 7.7.1 Beëindiging ten gevolge van wanprestatie Indien de opdrachtnemer 



één of meerdere van de verplichtingen van de overeenkomst niet naleeft en voor zover de opdrachtnemer binnen een termijn van 10 (tien) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of minimaal 3 (drie) maal in gebreke wordt gesteld door Cipal dv met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de inschrijver eenmaal in gebreke wordt gesteld door Cipal dv met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd,

is Cipal dv gerechtigd de raamovereenkomst dan wel, naar keuze van Cipal dv, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. 7.7.2 Beëindiging ten gevolge van uitsluitingsgevallen of intrekking vergunning of te beperkt aanbod In geval de opdrachtnemer 

 

zich bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 van het KB plaatsing van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen of niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, of nog slechts een te beperkt aanbod aan producenten en / of producten kan aanbieden

is Cipal dv gerechtigd de raamovereenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de opdrachtnemer en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de opdrachtnemer. 7.7.3 Beëindiging ten gevolge van zeggenschapswijzigingen Indien bij de opdrachtnemer of binnen de groep van ondernemingen waar de opdrachtnemer deel van uitmaakt, belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de opdrachtnemer Cipal dv en de afnemers hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Cipal dv van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Cipal dv gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de raamovereenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. 7.7.4 Beëindiging door de inschrijver Gelet op de taken van openbare dienst van Cipal dv, van haar leden en van elke andere afnemer, kan de opdrachtnemer de raamovereenkomst niet eenzijdig opzeggen. 7.7.5 Beëindiging door Cipal dv De raamovereenkomst is jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de opdrachtnemer, mits kennisgeving van de opzeg 3 (drie) maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de raamovereenkomst. 7.7.6 Gevolgen voor de deelovereenkomsten & Exit procedure bij beëindiging de

In toepassing van artikel 63, 2 lid van het KB uitvoering zal Cipal dv in geval van beëindiging van de raamovereenkomst beslissen wat de gevolgen zijn voor de deelovereenkomsten.

Cipal bestek I00022

24/30


In elk geval van (gedeeltelijke) beëindiging, kan Cipal dv van de inschrijver eisen de “Exit procedure” (cfr. infra) te doorlopen en de nodige bijstand bij beëindiging te leveren voor wat betreft het beëindigde gedeelte. Een opzegtermijn van maximum drie maanden kan worden toegekend. 7.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver/ opdrachtnemer dat het Belgische Recht toepasselijk is zowel i.f.v. de gunning en de uitvoering van de raamovereenkomst als i.f.v. alle deelovereenkomsten die tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever of afnemers in het kader van deze raamovereenkomst zullen worden gesloten. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de inschrijver/opdrachtnemer de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout. 7.9 Vrijwaring De opdrachtnemer waakt erover dat alle bepalingen van hoofdstuk 7 van onderhavig bestek ook deel zullen uitmaken van de individuele bestellingen en overeenkomsten gesloten tussen Cipal dv of de afnemer en de licentiegever. De opdrachtnemer zal Cipal dv en de afnemers hiertoe vrijwaren.

C.

Inhoudelijke en technische bepalingen 8.

Inhoudelijke bepalingen 8.1 Dienstverlening De opdracht is te beschouwen als een 'gefaseerde opdracht' voor het leveren van software. De levering moet echter gepaard gaan met een normale minimale dienstverlening. Deze dienstverlening zoals hierna gespecificeerd mag geen aanleiding geven tot bijkomende kosten voor Cipal dv of de afnemer. 8.1.1 Leveren van software Het op afroep leveren van bestelde software ongeacht het type, de drager of de modus volgens een actuele prijslijst en binnen de opgelegde levertermijn. 8.1.2 Proactieve melding van vervaldata De inschrijver bezorgt Cipal dv en de afnemer proactief en minstens 3 maanden voor de vervaldatum een overzicht van alle softwarelicenties, onderhoud, abonnementen en eventuele andere leveringen waarop een vervaldatum van toepassing is. 8.1.3 Bijstand licentievoorwaarden Cipal dv en de afnemer verwachten een actieve rol van de inschrijver voor bijstand betreffende inhoudelijke vragen over licentievoorwaarden, verschillende versies en prijsmodellen van een product. De inschrijver zorgt ervoor dat de juiste licentietypes en tarieven worden toegepast waarop de afnemer recht heeft (vb. speciale tarieven voor overheid en onderwijsinstellingen). 8.1.4 Proactieve melding van wijzigingen in licentievoorwaarden Cipal dv en de afnemer verwachten een actieve rol van de inschrijver bij wijziging van licentievoorwaarden van producenten. De inschrijver houdt daarom nauw contact met producenten en geeft onmiddellijk feedback wanneer wijzigingen worden aangekondigd. Indien het ontbreken van dergelijke communicatie of laattijdige of foutieve informatie over

Cipal bestek I00022

25/30


licentievoorwaarden de oorzaak is van verkeerdelijk gebruik van licenties door de afnemer, zal de inschrijver hiervoor de verantwoordelijkheid dragen. 8.2 Catalogus, inkooporders en levering Deze paragraaf definieert het proces voor bestellingen binnen de raamovereenkomst. Niets van het onderstaande mag aanleiding geven tot bijkomende kosten voor Cipal dv of de afnemers. Onderstaand proces is het standaard proces van Cipal dv. Aanpassingen zijn mogelijk, maar alleen met expliciet akkoord van Cipal dv. 8.2.1 Catalogus De opdrachtnemer stelt een productencatalogus ter beschikking van Cipal dv. Deze catalogus geldt voor de opdrachtnemer, de opdrachtgever en de afnemer als basis voor de te plaatsen bestellingen. De aangeboden catalogus omvat een overzicht van alle producten. De productencatalogus wordt maandelijks in MS Excel formaat of gelijkwaardig elektronisch verzonden naar Cipal dv of online ter beschikking gesteld aan een specifieke set van afnemers. Bij voorkeur wordt deze catalogus aangeboden in een gepersonaliseerde, veilige webshop of portaalsite. De catalogus geeft een duidelijk inzicht in eventuele relevante speciale acties of gunstige tarieven (vb. aanduiden van tijdelijke promoties). Per product vermeldt de catalogus minimaal volgende gegevens:      

Eenheidsprijs, exclusief BTW, inclusief andere kosten (vb. onderhoud) Eenheidsprijs exclusief BTW en exclusief andere kosten (vb. onderhoud) Aanslagvoet BTW Gehanteerde marges en kortingen Productgegevens: omschrijving, producent en identificatienummer van de producent Waarborg, garantietermijn (minimaal 1 jaar)

De producten en prijzen in de productcatalogus zijn gedurende een volledige kalendermaand geldig, behoudens bijzondere bepalingen in dit bestek. De catalogus voor de volgende kalendermaand wordt op de derde laatste werkdag van de vorige maand ter beschikking gesteld van de afnemer. Deze voorwaarde vervalt indien de catalogus wordt aangeboden in de vorm van een webshop of een portaalsite. Indien de nieuwe catalogus niet tijdig ter beschikking gesteld werd aan Cipal dv en de afnemer, zullen de prijzen pas gelden vanaf het moment van ontvangst (of online beschikbaarheid) van deze catalogus plus 2 werkdagen, en zijn alle lopende bestellingen geplaatst vóór de ontvangst van de nieuwe catalogus aan de prijzen van de op dat moment geldende prijzen. Dit tenzij de nieuwe prijzen voordeliger zijn voor de afnemer; in voorkomend geval worden de meest voordelige prijzen per besteld product gehanteerd. Deze voorwaarde vervalt indien de catalogus wordt aangeboden in de vorm van een webshop of een portaalsite. Indien een product nog niet opgenomen is in de catalogus zal de opdrachtnemer de afnemer binnen de 2 werkdagen een offerte (prijs + geschatte leveringstermijn) bezorgen met het gewenste product. Na aanvaarding van de offerte door de afnemer wordt het product opgenomen in de catalogus en zijn alle bepalingen van dit bestek van toepassing. 8.2.2 Inkooporders Het plaatsen van een bestelling door Cipal dv of een afnemer vindt plaats d.m.v. een inkooporder. Het inkooporder vermeldt het gewenste product, de gewenste aantallen en een gewenste leveringsdatum, termijn of –periode en eenheidsprijs. Inkooporderbevestigingen en alle andere communicatie betreffende orders gebeuren steeds ten overstaan van het bestellende bestuur.

Cipal bestek I00022

26/30


Het inkooporder wordt door de opdrachtnemer bevestigd dmv een orderbevestiging, dat binnen de twee (2) werkdagen, bij voorkeur per email aan de afnemer wordt verzonden. Deze orderbevestiging bevat minimaal:       

Inkoopordernummer van Cipal dv of de afnemer Productgegevens: omschrijving, producent en uniek nummer van de producent Bestelde aantallen Bevestigde eenheidsprijs excl. BTW Totaalprijs van de levering Geplande leveringsdatum Leveringsadres

In onderling overleg en met uitdrukkelijk akkoord van Cipal dv (vb. bij leveringen via een download in plaats van op een drager) kan deze inkoop- & bevestigingsprocedure worden vereenvoudigd. Bij gebrek aan een bevestiging (binnen de termijn) of bij niet-correctie van een foutieve prijs/omschrijving/… door de opdrachtnemer wordt de bestelling geacht te zijn aanvaard. 8.2.3 Levering Leveringen gebeuren steeds per volledig inkooporder, deelleveringen zijn toegestaan na uitdrukkelijk akkoord van Cipal dv of de afnemer of op diens expliciete vraag. Leveringen vinden steeds plaats op het “leveringsadres” vermeld op het inkooporder; Elke levering wordt voorzien van een levernota. Deze bevat minimaal volgende vermeldingen:     

inkoopordernummer van Cipal dv of de afnemer, Productgegevens: omschrijving, producent en identificatienummer van de producent Geleverd aantal Leveringsdatum Leveringsadres

Deze levernota geldt als aankoopbewijs van de licentie of het gebruiksrecht en wordt digitaal (pdf formaat) bezorgd aan Cipal dv of de afnemer o.b.v. de informatie zoals op het inkooporder verstrekt. Licentieovereenkomsten worden binnen de vijf werkdagen ter beschikking gesteld aan Cipal dv of de afnemer. Per maand levert de opdrachtnemer aan Cipal dv een gedetailleerd rapport met de bestelde en geleverde licenties per afnemer. De opdrachtnemer zorgt voor een gedetailleerde, proactieve licentieopvolging per bestuur. 8.2.4 Exit procedure De opdrachtnemer zal bij de stopzetting of beëindiging - om welke reden ook (ingebrekestelling, niet verlenging, opzeg, …) - van elk deelovereenkomst die in het kader van onderhavige opdracht door Cipal dv of een afnemer is gesloten: 



Cipal bestek I00022

ervoor zorgen dat alle vereiste documenten, certificaten, afschriften, contactgegevens, … aan Cipal dv of de afnemer worden bezorgd opdat het bestuur desgewenst de betrokken licentie of dienstverlening via andere kanalen en/of partners kan verderzetten. maximaal bijdragen tot de recuperatie van alle gestructureerde en ongestructureerde informatie (en bijhorende metadata) die met de betrokken software (online dienstverlening) - die in het kader van onderhavige raamovereentkomst is afgenomen – is gecreëerd en aan de betrokken opslagsystemen is toevertrouwd.

27/30


De opdrachtnemer bestrijdt in die zin samen met de opdrachtgever het fenomeen van zgn. “vendor lock-in”. Van de opdrachtnemer wordt trouwens verwacht dat hij proactief met deze problematiek omgaat (cfr. ultra) en bij elke overeenkomst Cipal dv of de afnemer op risico’s dienaangaande wijst.

9.

Technische bepalingen 9.1 Gevraagde software De opdrachtnemer dient op elk ogenblik de meest geschikte producten, overeenkomstig de geldende technologische ontwikkelingen en stand van zaken van de beschikbaarheid van die producten, te leveren. Voor zover nieuwe producten worden voorgesteld, dienen deze aan de bepalingen van dit bestek te voldoen, en kwalitatief minstens evenwaardig te zijn aan de in de offerte voorgestelde producten en voor zover aangegeven en gewenst verenigbaar te zijn met de bestaande hard- en software. 9.2 Specifieke contracten Cipal dv en de afnemers hebben met sommige software producenten specifieke contracten lopende. De opdrachtnemer zal in het kader van diens opdracht tot proactieve dienstverlening maximaal rekening houden met de eventuele synergiën, voordelen of besparingen die deze lopende contracten t.g.v. nieuwe inkooporders kunnen genereren.

Cipal bestek I00022

28/30


D. Bijlagen Lijst van de bijlagen bij onderhavig bestek 





Cipal bestek I00022

Bijlage 1: Lijst van de deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal per 1/1/2015 Cipal_Bestek_I00022_Bijlage1_ Ledenlijst_20150101.pdf Bijlage 2: In te vullen prijsmodel: Cipal_Bestek_I00022_Bijlage2_ MarkupPerProducent.xlsx Bijlage 3: In te vullen prijsmodel: Cipal_Bestek_I00022_Bijlage3_PrijsPerProduct.xlsx

29/30


E.

Inschrijvingsbiljet Overheidsopdracht via open offerteaanvraag met bekendmaking Cipal dienstverlenende vereniging Raamovereenkomst (I00022) voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhoudsen ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software

De vennootschap: [volledige benaming en rechtsvorm] met als adres van de maatschappelijke zetel: [straat en nummer, postcode, plaats en land] ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer: [KBO nummer]

en waarvoor mevrouw/mijnheer : [naam en functie] gedomicilieerd op het adres: [straat en nummer, postcode, plaats en land] (bovenstaande herhalen per ondertekenaar)

als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de opdracht I00022 “Raamovereenkomst voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhoudsen ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software” tegen de prijzen, voorwaarden en garanties zoals opgegeven in de bijgevoegde gedetailleerde offerte. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. De aanbestedende overheid of de afnemer in de opdrachtencentrale zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op het rekeningnummer: [rekeningnummer, IBAN, BIC] Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: [contactpersoon, straat en nummer, postcode en plaats, land, telefoon en fax, emailadres] Verklaring Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons akkoord met de bepalingen uit het voornoemde Bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door Cipal dv opgelegde inschrijvingsbiljet ende verplichte bijlagen en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bepalingen van het bestek voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheid tussen bepalingen uit het Bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij de expliciete kennisname van de bepalingen m.b.t. de “vertrouwelijkheid” en verklaren wij dat onze algemene verkoop- of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Wij bevestigen dat Cipal dv alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard over de ondergetekenden of over de hier inschrijvende vennootschap mag inwinnen bij andere instellingen. Gedaan te: [plaats] op [datum] De inschrijver of gevolmachtigde: [naam, functie, handtekening] (bovenstaande herhalen per ondertekenaar)

Cipal bestek I00022

30/30

RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN LICENTIES, GEBRUIKSRECHTEN, ONDERHOUDS- EN ONDERSTEUNINGSPROGRAMMA S M.B.T. STANDAARD SOFTWARE BESTEK I00022

Recommend Documents