conceptnota
Conceptnota Raamovereenkomst met één dienstverlener voor de realisatie Digitale Werkplek (Intranet) CDG001088
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 1 van 9
conceptnota
Inhoudsopgave 1
Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 1.2 Digipolis .................................................................................................................. 2 Aanbestedende overheid, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 2.1 Aanbestedende overheid ........................................................................................... 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. 3 Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 4 Achtergrondinformatie .................................................................................................... 4.1 Huidige situatie ........................................................................................................ 4.2 Toekomstige situatie................................................................................................. 5 Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. 6 Functionele vereisten ..................................................................................................... 7 Gevraagde koppelingen .................................................................................................. 8 Technische vereisten ...................................................................................................... 9 SLA .............................................................................................................................. 10 Implementatieplan ......................................................................................................
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 6 6 6 6 6 6 7 9 9 9 9
Pagina 2 van 9
conceptnota
1
Doelstelling conceptnota
Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen.1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan de aanbesteden overheid niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten.
1.1
De opdracht
De opdracht omvat de aanschaf/huur en implementatie van een nieuwe innovatieve digitale werkplek (inclusief digitaal klassement/dossieropslag) voor Stad Gent, OCMW Gent, Digipolis Gent en andere partnerorganisaties van Groep Gent. het leveren van diensten om de nieuwe innovatieve digitale werkplek te integreren met bestaande toepassingen. het leveren van diensten om de nieuwe innovatieve digitale werkplek verder uit te breiden met nieuwe functionaliteit. 1.2
Digipolis
De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.
2 2.1
Aanbestedende overheid, wijze van gunning, motivering, procedure Aanbestedende overheid
Digipolis Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Ondernemingsnummer 0860.487.295 – BTW nr. BE 860.487.295 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Wim Vandermeersch, tel: +32 9 266 09 00, fax: +32 9 231 55 21 e-mail:
[email protected] Projectleider: Paul Embrechts, tel: +32 9 266 09 00, fax: +32 9 231 55 21 e-mail:
[email protected] 1
Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 3 van 9
conceptnota
2.2
Wijze van gunnen
De opdracht is een Europese opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gehanteerd wordt. 2.3
Motivatie van de gunningswijze
De aanbestedende overheid opteert voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking op grond van artikel 26 § 2, 3° van de wet van 15 juni 2006 : De aard van de gevraagde diensten is zodanig dat het nauwkeurig bepalen van technische specificaties van het voorwerp van de opdracht onmogelijk is om de toewijzing van de opdracht te laten plaatsvinden volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag. 2.4
Procedure die zal gevolgd worden
Ronde 1 – Selectie Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Fase Verzending Publicatieblad EU (EU) Verzending naar Bulletin der aanbestedingen Openen van de aanvragen tot deelneming Selectiebeslissing en verzending aan niet-geselecteerden Verzending aan geselecteerden
Datum (indicatief) 27/4/2015 27/4/2015 27/5/2015 30/6/2015 15/7/2015
Ronde 2 – Gunning Enkel de geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek incl. een uitgebreide behoeftelijst (functioneel en technisch), en kunnen een offerte indienen. Fase Verzending bestek aan geselecteerden Uiterste datum indienen offertes Onderhandelingen (technisch, SLA's, projectaanpak en indienen BAFO) Verzending van de gunningsbeslissing Verzending van kennisgeving van de sluiting Start implementatie
Datum (indicatief) 15/7/2015 15/9/2015 van 15/9/2015 tot 30/10/2015 1/12/2015 15/12/2015 15/12/2015
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 4 van 9
conceptnota
3 3.1
Omschrijving van de opdracht Deelnemers
De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Ondernemingsnummer 0860.487.295 – BTW nr. BE 860.487.295 Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW’s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie http://www.digipolis.be) Digipolis zal daarnaast overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Gent en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW’s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Stad of OCMW van Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De basisopdracht heeft volgende klanten: - Stad Gent - OCMW Gent - Digipolis Gent De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. 3.2
Doelstelling van hoofdklanten
Het aankopen en implementeren voor Stad Gent, OCMW Gent en Digipolis Gent van een innovatieve, moderne en efficiënte digitale werkplek als vervanger voor de verschillende intranet toepassingen die momenteel gebruikt worden. Deze innovatieve oplossing houdt rekening met trends en evoluties in de tijd. Zowel Stad Gent, OCMW Gent als Digipolis Gent zetten sterk in op innovatie. Gent formuleerde eerder al volgende doelstellingen die verband houden met innovatie: -We realiseren een klimaat dat ondernemerschap, creatieve ideeën en innovatie prikkelt, en versterkt.
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 5 van 9
conceptnota
We maken van Gent in al haar geledingen een slimme stad door de optimale inzet van innovatieve technologie en creativiteit. We verwijzen hier graag naar de engagementsverklaring van Digipolis Gent en de Stad Gent betreffende Stimuleren van ICT innovatie via overheidsaankopen. Zie ook www.digipolis.be (http://www.digipolis.be/sites/default/files/20140929_DO_charter%20pdf.pdf) 3.3
Beschrijving van de opdracht
Afhankelijk van de gekozen tool zal meer of minder standaard functionaliteit in de tool inbegrepen zijn. Functionaliteit die niet is inbegrepen, zal ofwel door integratie met andere systemen, ofwel door maatwerk door de dienstverlener, ofwel door eigen ontwikkeling toegevoegd worden. Het nieuwe platform moet de gevraagde functionaliteit maximaal ondersteunen zodat bijkomende ontwikkeling beperkt blijft. 3.4
Duurtijd van de opdracht
De opdracht start ten laatste op 15/12/2015. Het streefdoel is om op 15/04/2016 een werkende digitale werkplek te hebben (eerste versie). Bijkomende functionaliteit kan later toegevoegd worden, maar zal gebeuren binnen de maximumduur van de raamovereenkomst. De maximumduur van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar.
4 4.1
Achtergrondinformatie Huidige situatie
De huidige intranet oplossingen zijn gedateerd, de mogelijkheden binnen die toepassingen te beperkt. Eveneens is de hardware verouderd en onstabiel. Strategische keuzes rond innovatieve arbeidsorganisatie, collaboratie, digitaal informatiebeheer en communicatie vragen een nieuw platform. Het nieuwe platform moet geschikt zijn voor alle medewerkers en externe partners. 4.2
Toekomstige situatie
De oplossing is een operationeel instrument om de organisatiestrategie mee te helpen realiseren. Gebruikers krijgen een innovatieve 'state of the art' digitale werkplek die meerdere jaren kan meegaan en kan evolueren. Daardoor kunnen ze efficiënter en doelgerichter informatie en toepassingen vinden, vlotter samenwerken en eenvoudig informatie delen met elkaar.
5
Concept en uit te werken oplossing
De digitale werkplek moet ondersteuning bieden: om de samenwerking binnen de organisatie te optimaliseren ('collaboration') om het delen en terugvinden van informatie te bevorderen ('content management') om informatie op goede manier te structureren en klaar te maken om in de toekomst te kunnen archiveren
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 6 van 9
conceptnota
om de zoekstrategieën te verfijnen voor workflows
Er wordt gevraagd om naast een offerte voor het implementeren van bovenstaande doelstelling, ook een dienstencataloog van het voorgestelde product in te dienen, waaruit later op afroep kan geput worden voor bijkomende optionele opdrachten.
6
Functionele vereisten
De ‘digitale werkplek’ oplossing maakt het samenwerken binnen departementen, diensten en projecten efficiënter en geeft de gebruikers toegang tot voor hen relevante informatie. Daarnaast kunnen andere toepassingen geïntegreerd worden met de digitale werkplek. Het is daarom essentieel dat we een onbeperkt aantal omgevingen (‘workspaces’) kunnen definiëren binnen de digitale werkplek die voorbehouden zijn aan werknemers van bepaalde departementen, diensten en projecten. Deze omgevingen worden op maat ingesteld zodat ze zo goed mogelijk aansluiten bij de behoeften van de gebruikers. Idealiter kan de digitale werkplek tot op werknemersniveau gepersonaliseerd worden. Eenvoud in gebruik (‘usability’) Om te voorkomen dat de oplossing niet optimaal gebruikt wordt, hechten we heel veel belang aan gebruiksvriendelijkheid en design. Naast een Nederlandstalige gebruikersinterface denken we onder andere aan het overvloedig gebruik van AJAX (i.p.v. post backs) en een overzichtelijke opbouw waarbij de meest gebruikte functies rechtstreeks oproepbaar zijn (zonder selectie via menu’s). Samenwerken (inclusief ‘social collaboration’) Efficiënt gezamenlijk aan documenten werken, is van essentieel belang. Het klassieke proces van downloaden, lokaal bewerken, lokaal bewaren en weer uploaden, wordt daarbij niet aanzien als voldoende gebruiksvriendelijk. Idealiter is dan ook voor elk bestandstype (ook niet-Microsoft Office documenten) een ‘Editeer’ knop beschikbaar binnen de oplossing die ervoor zorgt dat het document gereserveerd wordt, dadelijk opent in de relevante desktop toepassing en dat het na bewaren automatisch bijgewerkt wordt binnen de digitale werkplek. De mogelijkheid om ‘offline’ aan bepaalde documenten te werken, is gewenst. Van zodra de verbinding hersteld is, worden de documenten automatisch bijgewerkt binnen de digitale werkplek. Daarbij mogen wijzigingen die door anderen ondertussen gedaan werden aan deze documenten niet verloren gaan. Hierbij denken we aan het reserveren van documenten en het bijhouden van verschillende versies. Het automatisch samenvoegen van de wijzigingen is niet vereist. Het is mogelijk om externe gebruikers tijdelijk toegang te verlenen tot een deel van de digitale werkplek zodat ook zij kunnen meewerken aan bepaalde projecten en documenten. Meer en meer collega’s werken regelmatig op andere locaties dan hun vertrouwde kantooromgeving, dus ook buiten het stadsnetwerk. Daarbij moeten ze eveneens gebruik kunnen maken van een smartphone of tablet als ze binnen hun digitale werkplek aan de slag willen.
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 7 van 9
conceptnota
Onder andere door middel van korte berichtjes (‘micro-blogging’), diverse nieuwsstromen (‘activity streams’) en privé & groepsberichten (‘instant messaging’) willen we de samenwerking binnen teams verbeteren. Daarbij horen natuurlijk ook de andere ‘sociale’ mogelijkheden zoals het volgen van collega’s en het reageren op berichten en (aanpassingen aan) documenten van collega’s. Om te voorkomen dat taken uit het oog verloren worden, kijken we ook naar andere functionaliteiten zoals taakbeheer en gedeelde kalenders maar deze hebben een minder hoge prioriteit. Communicatie (‘web/document content management’) In eerste instantie ligt de focus hier op het delen van informatie/nieuws door middel van ‘web’ pagina’s. Bv. Wie is wie?, nieuws over organisatie, dienst… We zijn dan ook op zoek naar een oplossing die het aanmaken en onderhouden van zulke pagina’s zo eenvoudig mogelijk maakt (onder eenvoudig verstaan we dat deze functionaliteit toegankelijk is voor niet-technische gebruikers). Daarbij is het belangrijk dat op eenvoudige manier links tussen pagina’s gelegd kunnen worden. Veel informatie is echter ook vervat in bestanden. Daarbij gaat de aandacht vooral uit naar Microsoft Office compatibele bestanden (Word, Excel, …) en PDF documenten maar ook andere bestandstypes worden gebruikt. De folders, dossiers en documenten kunnen verrijkt worden met gestructureerde meta data om o.a. het zoekproces te vereenvoudigen en archivering mogelijk te maken. Om te voorkomen dat onafgewerkte en niet goedgekeurde documenten online verschijnen, wensen we te werken met eenvoudig in te stellen en op te volgen goedkeuringsprocessen. Een zoekfunctie binnen de digitale werkplek en de daaraan gekoppelde systemen is van groot belang. Alle informatie die in de oplossing opgeslagen wordt en waartoe de gebruiker toegang heeft, kan doorzocht worden (idealiter worden schrijffouten door de vingers gezien). De gebruiker heeft de mogelijkheid om de zoekresultaten te verfijnen (bijvoorbeeld door middel van ‘faceted search’). Om te voorkomen dat steeds dezelfde pagina’s opgezocht moeten worden, kan de gebruiker pagina’s, dossiers en documenten aan een persoonlijke lijst met favorieten toevoegen. Formulieren en processen Een meerwaarde is de mogelijkheid om eenvoudig formulieren (‘web forms’) en processen (‘workflows’) te kunnen definiëren en initiëren. Integratie We willen op termijn zoveel mogelijk informatie die vandaag in andere toepassingen opgeslagen is, via de oplossing ontsluiten. Daarbij denken we in eerste instantie aan het opnemen van externe informatie in de zoekresultaten. Idealiter kunnen we, bijvoorbeeld door middel van eenvoudig zelf te bouwen online formulieren, de gebruikersinterface van een aantal toepassingen (gedeeltelijk) vervangen door een meer geïntegreerde oplossing (ook qua look & feel) die voorkomt dat gebruikers teveel moet wisselen tussen verschillende toepassingen. Daarnaast willen we informatie die binnen de digitale werkplek beschikbaar is zoveel mogelijk ontsluiten naar andere applicaties. Het is daarom essentieel dat er een API ter beschikking is
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 8 van 9
conceptnota
waarmee alle gegevens (documenten, metadata, …) kunnen opgevraagd en gewijzigd worden. Daarnaast willen we gegevens rechtstreeks via de databank benaderen (enkel lezen).
7
Gevraagde koppelingen
De oplossing moet de mogelijkheid bieden om met andere toepassingen te integreren. Zo moet het mogelijk zijn om informatie uit andere toepassingen op te nemen in de zoekresultaten van de digitale werkplek. Idealiter is het ook mogelijk om informatie uit andere toepassingen te ontsluiten op andere manieren. De integraties worden verder beschreven in de functionele vereisten, die worden meegeleverd bij het bestek.
8
Technische vereisten
De oplossing moet rekening houden met de verschillende technische biotopen waarin de medewerkers werkzaam zijn. Gedetailleerde technische vereisten zullen gepubliceerd worden samen met het bestek.
9
SLA
Tijdens de gunningsfase zal er een voorstel voor een onderhoudscontract (“Service Level Agreement” of SLA) worden gevraagd voor de ondersteuning van de toepassing die het onderwerp is van deze opdracht. De kwaliteit van de aangeboden dienstverlening moet minstens voldoen aan de minimale dienstverlenings- voorwaarden welke omschreven zullen zijn in het bestek.
10 Implementatieplan Bij de uiteindelijke offerte verwachten we van de inschrijver een duidelijk en realistisch conceptvoorstel en implementatieplan waarbij enerzijds de inspanning van de dienstverlener vermeld staat maar anderzijds ook de inspanning die van Stad Gent, OCMW Gent en Digipolis verwacht wordt.
Versie 7.0
CDG001088_Conceptnota_Digitale_Wer kplek
Pagina 9 van 9
