Conceptnota. Raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van scansoftware CDG000683

conceptnota

Conceptnota Raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van scansoftware CDG000683

Versie 5.1

CDG000683_conceptnota_scansoftware

Pagina 1 van 16

conceptnota

Inhoudsopgave 1

Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 3 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 3 1.2 Digipolis.................................................................................................................. 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 3 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 3 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 4 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. 4 3 Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 5 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 5 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 5 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 6 3.5 Volume van de opdracht ........................................................................................... 6 4 Achtergrondinformatie.................................................................................................... 7 4.1 Huidige situatie........................................................................................................ 7 4.2 Toekomstige situatie................................................................................................. 7 5 Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. 8 6 Functionele vereisten ....................................................................................................10 6.1 Scansoftware..........................................................................................................10 6.2 Barcodesoftware .....................................................................................................11 6.3 Opzetten scanprocessen en handleiding en opleiding ...................................................12 7 Gevraagde koppelingen .................................................................................................12 8 Technische vereisten .....................................................................................................13 8.1 Server ...................................................................................................................13 8.2 Storage..................................................................................................................13 8.3 Client.....................................................................................................................13 8.4 Netwerk .................................................................................................................14 8.5 Identity Management...............................................................................................14 9 SLA.............................................................................................................................14 Inschrijvingsbiljet ...............................................................................................................15 Invulformulier verklaring op erewoord ..................................................................................16

Versie 5.1


Pagina 2 van 16

conceptnota

1

Doelstelling conceptnota

Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen.1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. Tevens bevat deze conceptnota in bijlage een invulformulier ‘verklaring op erewoord’ dat de kandidaat dient te gebruiken bij de kandidaatstelling.

1.1

De opdracht

Opzetten van de volgende processen met gebruik van barcode en scansoftware: -

Digitaliseren briefwisseling Digitaliseren Sociale Dossiers Digitaliseren Facturen

De processen en de precieze scope zijn verder in dit document beschreven. Aandacht: de processen moeten beschouwd worden als kleine optionele projecten. Digipolis geeft geen garantie dat elk van de projecten ook effectief zal afgenomen en uitgevoerd worden.

1.2

Digipolis

De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.

2 2.1

Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur

Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (09) 266 09 00 Fax. (09) 231 55 21 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Stef D’Huyvetter

Tel: +32 (0) 9 266 09 84

1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging in het europees publicatieblad http://ted.publications.eu.int/official/ en/of het bulletin der aanbestedingen http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl

Versie 5.1


Pagina 3 van 16

conceptnota

2.2

Wijze van gunnen

De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 • •

Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, §3,4° van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald

2.4

Procedure die zal gevolgd worden

De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 2 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven.

Ronde 1 – Kandidaatstelling In deze ronde vindt er een oproep tot kandidaatstelling plaats in het Bulletin der Aanbestedingen. De voorwaarden om zich kandidaat te kunnen stellen worden gespecificeerd in het selectiedocument dat gepubliceerd wordt in het Bulletin der Aanbestedingen.

-

Indienen kandidaatstelling

: 25/1/2011

-

Goedkeuring selectie kandidaten

: 31/1/ 2011

-

Verzending getekende brief van selectie

: 31/1/2011

Ronde 2 – Selectie van de dienstverlener In deze ronde wordt het bestek gestuurd naar de geselecteerde kandidaten. Er wordt onderhandeld over de offertes van deze kandidaten, om uiteindelijk de opdracht te gunnen. -

Verzending getekende bestek (samen met brief van selectie) : 31/1/2011

-

Ontvangst van de offertes:

-

Onderhandelingen

-

Verzending gunningsbrief

: 15/02/2011 tussen 15/02/2011 en 4/03/2011 : maart

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.

Versie 5.1


Pagina 4 van 16

conceptnota

3 3.1

Omschrijving van de opdracht Deelnemers

De deelprojecten van deze opdracht worden uitgevoerd in opdracht van respectievelijk: 1) Digipolis Gent

: implementatie van de scansoftware

2) Stad Gent

: implementatie van scansoftware + proces (brieven, facturen)

3) OCMW Gent

: implementatie van scansoftware + proces (sociale dossiers)

3.2

Doelstelling van hoofdklanten

Het doel van deze opdracht is Digipolis (Stad Gent, OCMW Gent, en toekomstige andere klanten van Digipolis) te voorzien van een totaalconcept (software, installatie, begeleiding in gebruik name, handleiding) die het mogelijk maakt ingescande brieven, facturen, digitale dossiers te verwerken (barcodes, splitten, OCR, metadata, …) en op te slaan op de juiste plaatsen in het document management platform Alfresco of aan te leveren aan SAP voor de facturen.

We onderscheiden scanprojecten voor de onderstaande processen: 1) Brieven scannen en opladen naar Alfresco 2) Sociale dossiers scannen en opladen naar Alfresco 3) Facturen scannen en opladen naar SAP Elk van de bovenstaande scanprojecten is optioneel afneembaar in de tijd.

3.3

Beschrijving van de opdracht

Opzetten van de volgende processen met gebruik van barcode en scansoftware: - Digitaliseren briefwisseling - Digitaliseren Sociale Dossiers - Digitaliseren Facturen De processen en de precieze scope zijn verder in dit document onder de technische bepalingen beschreven.

Aandacht: de processen moeten beschouwd worden als kleine optionele projecten. Digipolis geeft geen garantie dat elk van de projecten ook effectief zal afgenomen en uitgevoerd worden.

Versie 5.1


Pagina 5 van 16

conceptnota

3.4

Duurtijd van de opdracht

Digipolis schat dat er minimum 1 van de scanprojecten zal van start gaan op afroep tijdens 2011 . Aangezien er een sterke afhankelijkheid is met het Document Management Systeem, het Brief Wisseling Systeem (=BWS=registratie & opvolging post) en het Digitaal Sociaal Dossier (=DSD, OCMW sociale dossiers) project in Alfresco, is het moeilijk om nu al een specifieker tijdsframe mee te geven. De leverancier moet wel in staat zijn om op korte termijn (< 15 WD) na de afroep te starten met de opdrachten, ook indien nodig parallel. Looptijd De looptijd is beperkt tot het volledig up en running krijgen van alle beschreven processen en software. We verwachten hiervoor per proces een inschatting van de leverancier in zijn project aanpak.

3.5

Volume van de opdracht

Let op: er zal gewerkt worden met een graduele roll-out! Het is de bedoeling enkel maar af te nemen wat mogelijk/nodig is op een bepaald moment. Het onderstaande schema houdt voor Digipolis geen enkele verplichting tot afname in, noch in volume, noch in tijd.

Enkele cijfers die nuttig kunnen zijn :

Brieven: 2 personen in het kopieercentrum zullen de brieven (600 tal/dag) deel in bulk, deels manueel scannen naar de hotfolder “brieven” via 2 scanners. Op +-100 diensten zal er nog een minderheid gescand worden ahv Multi Functionals naar de hotfolder brieven, maar dit moet niet meegenomen worden in de berekening.

Doel na 4 jaar: 600.000pag/jaar = 600 (brieven) x 4 (gem. # pagina’s) x 250 (werkdagen) De omschreven opdrachten betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen uitgebreid of verminderd worden overeenkomstig de noden van het bestuur en binnen het kader van dit bestek.

Jaar 1 (2011): 5000 brieven = 20.000 pagina’s Jaar 2: 50.000 brieven = 200.000 pagina’s Jaar 3: 125.000 brieven = 500.000 pagina’s Jaar 4: 150.000 brieven = 600.000 Pagina’s

Ga ervan uit dat er voor 50% van deze ingescande brieven een manuele toewijzing van de dienst zal nodig zijn. Deze toewijzing dient digitaal door 5 personen in de postkamer parallel te gebeuren via de verify scansoftware of in Alfresco.

Versie 5.1


Pagina 6 van 16

conceptnota

Facturen Op jaarbasis worden er een 45.900 facturen gescand voor stad Gent. De meeste facturen hebben 1 pagina (70%) 20 % 2 pagina’s. Enkele uitzonderingen hebben 10 pagina’s en meer. Reken op een 100.000 pagina’s/jaar voor de facturen. Sociale dossiers 2 tot 3 personen zullen in de drukkerij documenten (geschat per dag : 150 met 4 als gemiddeld aantal pagina’s = 150.000/jaar) in bulk scannen naar de hotfolder “sociale dossiers”. Daarnaast zijn er ongeveer 200 maatschappelijk werkers en ongeveer 70 administratief medewerkers die mogelijk ook via een beperkt aantal decentrale scanners documenten naar de hotfolder “sociale dossiers” zullen scannen. Initieel zal er een inhaalbeweging worden gedaan : bestaande papieren sociale dossiers zullen structureel worden ingescand. Het gaat hier bij benadering om 6 miljoen pagina’s die in een relatief korte periode centraal (drukkerij) zullen gescand worden. Manueel toewijzen aan sociale dossiers zal in 20% van de scans nodig zijn en dient door 4 medewerkers gelijktijdig te kunnen via de scansoftware.

4 4.1

Achtergrondinformatie Huidige situatie

Brieven: worden niet gescand Facturen: late scan, verwerking in SAP Digitale dossiers: worden niet gescand

4.2

Toekomstige situatie

Brieven: scannen en opladen in Alfresco Facturen: early scan, verwerking in SAP Digitale dossiers: scannen en opladen in Alfresco

Versie 5.1


Pagina 7 van 16

conceptnota

5

Concept en uit te werken oplossing

BRIEFWISSELING Het digitaal maken van de briefwisseling is een onderdeel van het toekomstige digitale briefwisselingproces. Dit proces bestaat uit acht bouwstenen, zoals grafisch weergegeven:

Briefwisselingsysteem 1. Digitaal maken

2. Brief registreren. Briefdossier

3. Verdelen /Toewijzen

4. Verwerken /Acties

5. Afsluitende actie/antwoord /Registreren

6.

Archiveren

7. Zoeken + Opvolging + Herinneringen 8. Rapportering + Beleidsinformatie + Optimaliseren

Digitaal maken = bouwsteen 1 De volgende onderdelen worden onderscheiden in deze bouwsteen. De detailvereisten en specificaties zijn omschreven in de volgende hoofdstukken. Proces (in scope) De leverancier is verantwoordelijk voor de opzet en uitrol van het ganse proces om brieven in te scannen tem het correct aanleveren van de documenten in het DMS. Scanners (out-of-scope) Stad Gent beschikt reeds over de scanhardware: • centrale grote scanners in het kopieercentrum o OCE VP 2090 o OCE VP 4120 o OCE CS 173 (= kleur) • Talrijke decentrale Multi Functionals die op de diensten verspreid zijn o Xerox (types: 128, 255, M118i, M20i, 275, 5675, 5230, 5655, 7345) • Enkele kleinere decentrale scannertjes. Er is mogelijkheid om scanprofielen aan te maken en te scannen naar een specifieke map waarop de scansoftware kan pollen. Software (in scope) Stad Gent beschikt niet over specifieke software om de volgende concepten te ondersteunen: • Generatie barcode software • Scansoftware: o Scans verwerken: OCR, barcodes inlezen en interpreteren,… o Aansluiting met het briefwisselingsysteem: ingescande brieven zullen op de juiste plaats in het DMS geplaatst worden ahv PDF(A)’s vergezeld van metadata. Stad Gent beschikt al over corrigerende software: bvb om na het scannen het beeld bij te werken/draaien/zwarte puntjes te verwijderen. Dit is dus out-of-scope; tenzij dit automatisch inclusief de prijs van de aangeboden software is.

Versie 5.1


Pagina 8 van 16

conceptnota

Briefwisselingsysteem = BWS = bouwsteen 2 tem bouwsteen 5 (out-of-scope) De applicatie zal dienen om gedigitaliseerde post/mails -die vallen onder het gemeentedecreet- te registreren en op te volgen. Deze applicatie zal gebouwd worden op het DMS Alfresco, gedurende 2011, door Amplexor en is dus geen onderdeel van deze opdracht. Een goede samenwerking met Amplexor, de leverancier van Alfresco, staat buiten kijf.

FACTUREN Facturen worden momenteel eerst geregistreerd in SAP en nadien ingescand en aan de registratie gekoppeld. (Late-scan) Dienst boekhouding wil evolueren naar een proces waar eerst de facturen ingescand worden er OCR toegepast wordt en er dan een registratie in SAP gebeurt. (Early-scan). Digipolis verwacht van de leverancier dat hij zijn expertise in de offerte bewijst rond herkennen van factuurgegevens in een omgeving met een groot aantal leveranciers, zowel grote professionele leveranciers, als de kleine lokale zelfstandigen.

SOCIALE DOSSIERS Het digitaal maken van de documenten die in een sociaal dossier horen is een onderdeel van het toekomstige digitale sociale dossier (DSD) Documenten kunnen aan dit DSD aangeleverd worden via verschillende ingangen: e-mail, Officetoepassingen of via scanning :

Scanning De volgende onderdelen worden onderscheiden bij scanning . De detailvereisten en specificaties zijn omschreven in de volgende hoofdstukken. Proces (in scope)

Versie 5.1


Pagina 9 van 16

conceptnota

De leverancier is verantwoordelijk voor de opzet en uitrol van het volledige proces om documenten in te scannen tem het correct aanleveren van de documenten in het DSD. Scanners (out-of-scope) OCMW Gent beschikt niet over de scanhardware. Men zou het volgende willen voorzien: • 2 centrale scanners in de drukkerij Deze scanners zullen via een apart bestek aangekocht worden. Het spreekt voor zich dat deze scanners de mogelijkheid zullen hebben om met scanprofielen te werken en te scannen naar een map waarop de scansoftware kan pollen. Software (in scope) OCMW Gent beschikt niet over specifieke software om de volgende concepten te ondersteunen: • Generatie barcode software • Scansoftware: o Scans verwerken: OCR, barcodes inlezen en interpreteren,… o Aansluiting met het Digitale Sociale Dossier, ingescande documenten zullen op de juiste plaats (sociaal dossier en map in dossier) in het DMS geplaatst worden. OCMW Gent beschikt niet over corrigerende software: bvb om na het scannen het beeld bij te werken/draaien en wenst deze component ook mee in scope te nemen

Digitaal Sociaal Dossier (out-of-scope) De applicatie zal dienen om de papieren sociale dossiers digitaal ter beschikking te stellen aan de medewerkers van de verschillende diensten die hiermee dienen te werken. Er zullen ook workflows worden uitgewerkt. Deze applicatie zal gebouwd worden op het DMS Alfresco, gedurende 2011, door Amplexor en is dus geen onderdeel van deze opdracht. Een goede samenwerking met Amplexor, de leverancier van Alfresco, staat buiten kijf.

6

Functionele vereisten

6.1

Scansoftware

Digipolis verwacht dat de voorgestelde scansoftware minimum voldoet aan de volgende functionaliteiten: •

Inlezen & Herkennen & interpreteren o inlezen van een waaier aan formaten (TIFF, PDF(A), JPEG, …) o barcodes, forms, logos, checkboxes, … o OCR o Sociale dossies: herkennen van een handgeschreven nummer: nummers staan bvb handgeschreven op een specifieke plaats (kotjes) o Werken met metadata o Pagina eruit gooien als barcode op voorblad, barcodeblad er niet uitgooien als het met een tussenblad is. o Verschillende zones kunnen definiëren waar er moet gezocht worden naar een barcode/logo/…enz o ODBC connectie met SQL server databanken o ODBC connectie met SAP databanken o Facturen Gebruiksgemak Herkenning van relevante factuurinformatie (header recognition)

Versie 5.1


Pagina 10 van 16

conceptnota

•

Scripting De meestal heel dure optionele scanmodules die een lerende functie hebben of factuur formulier/templates herkennen zijn niet standaard gevraagd binnen de scope van dit project, maar kunnen wel als extra beschouwd worden voor later. Gelieve wel de prijs als optie te vermelden in de offerte voor 100.000 pagina’s op deze manier geprocest te krijgen in de Excel + extra kostprijs qua consulting om dit op te zetten

Validatie/verificatie/indexatie o 1 kant het gescande beeld, de andere kant een module om velden manueel aan te vullen. o

Klik en point: een metadata veld wordt ingevuld door in het juiste vak te staan (bvb rechts in het vakje BTW), en te klikken op een woord in de brief (bvb links, 123456-789).

o

Parallel werken: het moet mogelijk zijn om met 4 a 6 mensen gelijktijdig een gezamenlijke verzameling van documenten te valideren. Dus er is bvb 1 map met 300 documenten die moet aangevuld worden met dienst/facturatie gegevens. 4 a 6 mensen zullen hier gelijktijdig aan starten, hoe zorgt uw software ervoor dat 1 zelfde document niet door 2 mensen gelijktijdig zal aangevuld worden.

o o •

6.2

Gebruiksgemak ODBC connectie met SQL server / Alfresco/ SAP DBs

Exporteren o Exporteren naar een waaier aan formaten (TIFF, PDF, PDFA, JPEG, …) o Release naar Alfresco als doorzoekbare PDF (beeld boven tekst) o Release naar SAP (archive link, SCIFO = scannen inkomende facturen en opvolging = zelfgemaakt programma dat toelaat facturen in te scannen, met SAP aansluiting ). Is uw scansoftware SAP gecertificeerd?

Barcodesoftware

De leverancier voorziet: - goedkope/gratis/opensource basissoftware of manier die op een heel eenvoudige, doch efficiënte, manier splitters kan laten (her)genereren door een basis-pc-gebruiker. - een basis start pakket A4 multi-etiketten bladen, van de juiste grootte. - een duidelijke en eenvoudige Nederlandstalige handleiding naar de basis-pc-gebruiker die minimum 1 week voor de opleiding opgeleverd wordt. - hands-on opleiding van de basis-pc-gebruiker (2 a 5 personen) van 2 uur. - technische documentatie naar systeem/toepassingsbeheer Digipolis. De barcode etiketten moeten kunnen geprint worden met een gewone A4 printer en best ook met een etikettenprinter. Ideaal gezien kan de barcodesoftware ook 2D barcodes aanmaken (zonder meerkost). De software moet compatibel zijn met Windows XP, Vista en Windows 7. Digipolis verwacht van de leverancier dat hij zijn expertise in de offerte bewijst rond barcodegeneratie en interpretatie, die qua complexiteit aansluit bij de vraag van Stad Gent. Wij verwachten input hoe de vraag het best kan aangepakt worden, met de focus op de werkvloer.

Versie 5.1


Pagina 11 van 16

conceptnota

6.3

Opzetten scanprocessen en handleiding en opleiding

Aantonen maturiteit aan de hand van referenties.

7

Gevraagde koppelingen

Ideaal met: • • •

gezien zijn er geen harde koppelingen, maar er dient zeker wel gecommuniceerd te worden Alfresco SAP Scanners (Océ) & multifunctionals (Xerox) & andere merken.

Aantonen maturiteit aan de hand van referenties.

Versie 5.1


Pagina 12 van 16

conceptnota

8

Technische vereisten

De oplossing dient op een zo efficiënt mogelijke wijze te worden ingepast binnen de bestaande infrastructuur van Digipolis Gent. Hier volgen de meest relevante standaarden die in gebruik zijn bij Digipolis te Gent. Een volledig overzicht van richtlijnen en technologische standaarden zal in het bestek meegegeven worden.

8.1

Server Alle servers zijn Intel gebaseerd: x86 32bit en 64bit. Op server hardware vlak zijn er binnen Digipolis 3 centrale server types: Virtuele servers op Vmware ESX v4.0 Redundant gekoppelde fysieke servers, met: SA (Stand Alone) servers. Er worden op locaties met trage verbindingen nog een beperkt aantal lokale servers beheerd. De standaarden voor systeemsoftware zijn als volgt:

8.2

OS: MS Windows server 2003 SP2 en Windows server 2008 Webserver: MS IIS 6.0 Database: MS SQL server 2005 E-mail: MS exchange 2003

Storage Op centraal storage vlak maakt Digipolis gebruik van een SAN omgeving met 4 EMC Clariion storage boxen. • Centraal storage management gebeurt met de EMC Navisphere management suite. • Backup/restore van centrale servers wordt gewaarborgd door de mogelijkheid van Bare Metal Restore (BMR) in Veritas Netbackup 6.5.3 gecombineerd met Vmware VCB. • Archivering gebeurt met Symantec Enterprise Vault.

8.3

Client De medewerkers van de stad worden door Digipolis voorzien van een desktop-pc of laptop met volgende standaardsoftware:

Desktop besturingssysteem: Windows XP SP2 en SP3 Nederlandstalig MS Office XP Nederlandstalig Browser: Internet Explorer 6 en McAfee antivirus en antispyware

Op cliëntniveau is het noodzakelijk dat alle applicaties geschikt zijn voor Microsoft Vista en Windows7 (Nederlandstalig) en Office suite (Office 2007 Nederlandstalig).

Versie 5.1


Pagina 13 van 16

conceptnota

8.4

Netwerk Het IP netwerk bestaat uit: Door private glasvezel verbonden locaties waar bovenop een 10 Gigabit MPLS netwerk is geïmplementeerd. Door huurlijn verbonden locaties (ADSL en SDSL technologie) met variërende bandbreedtes : 256kps CIR-1024 kbps burst tot 1 Mbps CIR-2 Mbps burst. Door huurlijn via coaxnetwerk met SDSL backup lijnen. Draadloze verbindingen (802.11a technologie) met een, afhankelijk van de afstand, maximale capaciteit van 54 Megabit. Een lange afstand point to point directionele licensed straalverbinding, 50 Mbps nominaal.

8.5

9

Identity Management •

Digipolis Gent gebruikt Microsoft Active Directory als LDAP.

•

Een Identity Management omgeving van Siemens dat manueel of automatisch gevoed wordt vanuit authentieke bronnen en op zijn beurt MS Active Directory en Exchange provisioneert.

SLA

De concrete eisen en wensen inzake het service niveau zullen in het bestek opgenomen zijn. We verwachten van de leverancier een service niveau dat beantwoordt aan de eisen van een bedrijfskritische applicatie zoals algemeen gangbaar bij beslissingsorganen. De SLA van deze opdracht loopt over een periode van 4 jaar.

Bijlagen te gebruiken bij de kandidaatstelling: 1. inschrijvingsbiljet 2. invulformulier ‘verklaring op erewoord‘

Versie 5.1


Pagina 14 van 16

conceptnota

Inschrijvingsbiljet

Opdrachtgever

Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen

De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, adres zetel

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam

Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam

Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)

R.S.Z.-inschrijving nr(s) BTW nr. (s) (alleen in België)

Contactpersoon Voor- en achternaam, e-mailadres, tel. nr. en fax. nr.

Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in al de relaties met Digipolis voor deze opdracht: NAAM: TEL: FAX: EMAIL:

Versie 5.1


Pagina 15 van 16

conceptnota

Invulformulier verklaring op erewoord Dit invulformulier dient door de kandidaat gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidaatstelling als bijlage.

Verklaring1

Wij, ondergetekenden, verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17 (in geval van werken), art. 43 (in geval van leveringen) en 69 (in geval van diensten) van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2.

die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

3.

die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;

4.

die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken;

5.

die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996;

6.

die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is;

7.

die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk.

Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1.

deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek;

2.

omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;

3.

fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002

4.

witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. Gedaan te De inschrijver(s)

op Naam

Handtekening Naam en handtekening van de gemandateerden die tekenen. Tevens plaats en datum in te vullen.

1

In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria.

Versie 5.1


Pagina 16 van 16

Conceptnota. Raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van scansoftware CDG000683

Recommend Documents