Concept Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011 nadere uitwerking vestigingsbeleid van de Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 rapportage 11 april 2011
CONCEPT MASTERPLAN HUISVESTING BIBLIOTHEEK BREDA 2011 NADERE UITWERKING VESTIGINGSBELEID VAN DE BELEIDSVISIE BIBLIOTHEEK BREDA 2009-2013 PRODUCTVERSIE 1.6
11 april 2011 100648 / Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011 PBO/116937
INHOUDSOPGAVE Project
100648 / Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011
Betreft
Nadere uitwerking vestigingsbeleid van de Beleidsvisie Bibliotheek Breda 20092013
1
2
3 4
5
Inleiding ...................................................................................................................................... 1 1.1 1.2
Aanleiding/Vraagstelling .................................................................................................1 Leeswijzer/werkwijze ......................................................................................................1
1.3
Werkmethodiek...............................................................................................................1
Organisatiestrategie: bibliotheektrends en visie ......................................................................... 3 2.1 Inleiding bibliotheektrends en visie.................................................................................3 2.2 2.3
Insteek masterplan huisvesting ......................................................................................3 Lessen uit interviews ......................................................................................................4
2.4 2.5
Bibliotheektrends in het algemeen .................................................................................4 Belangrijkste bezoekers bibliotheek ...............................................................................4
2.6
Terug naar de kernactiviteit ............................................................................................5
2.7 2.8
kernactiviteiten................................................................................................................5 Alle ruimten voor rekening van de bibliotheek? .............................................................6
2.9 2.10
Opkomst digitale collectie ...............................................................................................6 Relatie fysieke en digitale collectie ................................................................................6
2.11 2.12
Bedrijfskundige toekomstvisie ........................................................................................7 Retailorganisatie biedt voordelen ...................................................................................8
2.13
Bibliotheek in relatie tot ‘Diensten aan huis’ ..................................................................9
Huisvestingsstrategie: Wat betekent dit nu voor de huisvestingsstrategie? ............................ 10 Gewenste huisvestingsstrategie: hernieuwde insteek huisvesting ......................................... 11 4.1 4.2
Inleiding ........................................................................................................................11 Samenvatting huidige huisvesting ................................................................................11
4.3
Samenvatting grootte huidige huisvesting ...................................................................11
4.4 4.5
Inventarisatie en check m² huidige situatie ..................................................................12 Inventarisatie en check m² huidige inwoners verzorgingsgebied .................................13
4.6 4.7
Simulaties voor toekomstige huisvestingsmodellen .....................................................13 Tussentijdse conclusie .................................................................................................14
4.8 4.9
Retailformule biedt oplossing .......................................................................................14 Conclusie toekomstige huisvesting ..............................................................................15
4.10
Definitie huisvestingstypologieën .................................................................................17
Van huidige naar gewenste huisvestingssituatie: afwegingen ................................................. 18 5.1 Afwegingen/varianten spreidingsconcepten .................................................................18 5.2 5.3
Beoordeling van de ingrepen .......................................................................................18 Overzicht van de voorgestelde ingrepen per vestiging ................................................18
6
Financiële consequenties ......................................................................................................... 21 6.1 Maatregelen taakstelling ..............................................................................................22
7
Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................. 24 7.1 7.2
Nadere uitwerking Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 .....................................24 Afwegingen ...................................................................................................................25 i PBO/116937
7.3 8
Consequenties nadere uitwerking vestigingsbeleid .....................................................26
7.4 Vervolgstappen/aanbevelingen ....................................................................................26 Bronvermelding ........................................................................................................................ 28 8.1 8.2
Uitgangspunten c.q. bronnen .......................................................................................28 Voetnoten .....................................................................................................................28
ii PBO/116937
1
INLEIDING
1.1
AANLEIDING/VRAAGSTELLING
In 2009 is de beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 in de Raad vastgesteld als uitgangspunt voor het functioneren en actualiseren van de Bibliotheek Breda. Een financieel gezonde basis creëren was mede een uitgangspunt. Het bijbehorende voorstel om het spreidingsplan aan te passen haalde het niet. Bij de raadsbehandeling is nadrukkelijk aangegeven dat de door B&W voorgestelde optie om de Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar) als vestiging te sluiten niet wordt gedeeld. Een nieuw spreidingsplan moet worden voorgelegd dat, naast de andere in de visie voorgestelde maatregelen, tot een structureel sluitende begroting moet leiden. Daarnaast is door de Raad aangegeven dat het niveau van de dienstverlening en bereikbaarheid van de bibliotheek niet verminderd mag worden. De consequenties van de raadsuitspraak over de beleidsvisie zijn nadien ook nog geconfronteerd met extra financiële lasten ten gevolge van de economische crisis en de beperkingen die deze opleveren voor de genoemde oplossingen in de beleidsvisie. Daarbij komt dat het tekort voor 2011 door externe factoren is opgelopen van € 525.000 naar € 745.000 per jaar. Om de bijdrage vanuit de beperking van de huisvestingslasten aan de totale structurele dekking van tekorten (ad. € 350.000/€ 400.000) duurzaam te kunnen inboeken is in het kader van deze studie (Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011) op basis van de CREM-methodiek (inhoudende: van visie naar huisvesting) eerst de gehanteerde organisatiestrategie in de beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 tegen het licht gehouden van trends in de wereld van de bibliotheken. Vervolgens is een nieuwe huisvestingsstrategie gedefinieerd. Op basis daarvan is een gewenste huisvestingssituatie (denk hierbij aan onder andere de omvang van het vastgoed en bijbehorende huisvestingslasten) gedestilleerd, waarna die is geconfronteerd met de huidige huisvestingssituatie. Het resultaat is een set huisvestingsaanbevelingen die tezamen het Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011 vormen.
1.2
LEESWIJZER/WERKWIJZE
Het onderzoek kent drie fasen:
Fase 1: het ontwikkelen van een nadere visie op toekomstige trends (organisatiestrategie). Door middel van een analyse van de achterliggende/bestaande situatie; het spreidingsplan van de Bibliotheek Breda en het houden van interviews met sleutelfiguren binnen en buiten de branche is de visie verhelderd;
Fase 2: het structureren van de gegevens uit de eerste fase, waarmee vervolgens strategische opties zijn bepaald, gebaseerd op verschillende beleidskeuzes (van organisatie- naar huisvestingsstrategie);
1.3
Fase 3: in deze fase zijn de opties getoetst om een onderbouwing te geven voor de gemaakte keuzes (van huisvestingsstrategie naar gewenste situatie).
WERKMETHODIEK
Vertrekpunt was niet de huidige huisvestingsproblematiek, maar de organisatiestrategie van de bibliotheek.
1 PBO/116937
Bezuinigen op huisvestingslasten houdt in dat structureel ingegrepen moet worden op de huisvesting. Dit kan bijvoorbeeld op de volgende wijzen gebeuren: aantal vestigingen verminderen; vestigingen verkleinen, kosten per vestiging verlagen of opbrengsten verhogen (inkomsten van derden). Er is gekozen om, uitgaande van de visie, te kijken wat de minimale omvang moet zijn voor een aantal types vestigingen. Daarbij is nader ingegaan op de definitie van de wijkbibliotheek en het bibliotheekservicepunt. De omvang van de Bibliotheek Centrum is hierbij buiten beschouwing gelaten. Op basis van bovengenoemde omschrijving is een aantal varianten benoemd, waaruit gekozen zou kunnen worden om te komen tot de toekomstige huisvesting voor de bibliotheekvestigingen van Bibliotheek Breda. De opdracht van de Raad om de bibliotheekfunctie vanuit de historische context, gespreid over de stad, te handhaven, heeft er toe geleid dat één van de varianten nader is uitgewerkt.
2 PBO/116937
2
ORGANISATIESTRATEGIE: BIBLIOTHEEKTRENDS EN VISIE
2.1
INLEIDING BIBLIOTHEEKTRENDS EN VISIE
Uit de financiële gegevens kan worden geconcludeerd dat de huidige huisvestingssituatie niet of nauwelijks zal bijdragen aan het verkleinen van de huisvestingslasten. Zie voor de hoogte van de huidige huisvestingslasten hoofdstuk ‘Financiële consequenties’. Als de Bibliotheek deze huisvestingslasten in de toekomst wil stabiliseren of zelfs inperken, dan moet eerst gekeken worden naar toekomstige trends en mogelijkheden. Huisvesting heeft immers een directe link met (toekomstige) bibliotheekactiviteiten. De zienswijze van de Bibliotheek Breda op het ‘bibliotheekwerk’, zoals geschetst in de beleidsvisie en geactualiseerd waar nodig, is de basis voor dit masterplan huisvesting. De visie is gebaseerd op ontwikkelingen en niet rechtstreeks gebaseerd op normen, getallen en vergelijkingen uit het verleden. De maatschappij verandert immers voortdurend waardoor gegevens uit het verleden mogelijk niet of nauwelijks meer van toepassing zijn op de toekomstige, openbare bibliotheek. Om inzicht te krijgen in kengetallen (aantal boeken op plank; aantal boeken/m²; ruimtebehoefte) zijn metingen gedaan betreffende huidige ruimten en behoefte aan vloeroppervlak voor de collectie. Het spreidingsgebied is opnieuw bekeken en waar nodig bijgesteld. Dit masterplan huisvesting kan vervolgens, na goedkeuring, als blauwdruk voor de nabije toekomst worden ingezet. Elke vraagstelling wat huisvesting betreft, zal voortaan worden getoetst aan deze blauwdruk. Op deze wijze is voor alle betrokkenen helder wat de uitgangspunten zijn.
2.2
INSTEEK MASTERPLAN HUISVESTING
Insteek van dit masterplan is: ‘Lange tijd is gedacht in termen van gebouwen en boekenkasten. In de toekomst zal het accent verschuiven van bibliotheekgebouw naar bibliotheekfunctie’ (Bron: Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013; blz. 4). Van belang daarbij is dat we ons goed realiseren dat de bibliotheek zich bezighoudt met vijf 1)
kerntaken :
Kennis- en informatievoorziening;
Educatie;
Lezen en literatuur
Cultuur;
Ontmoeten en debat.
Voor Bibliotheek Breda ligt de prioriteit bij ‘kennis en informatie’, ‘educatie’ (ook leesbevordering) naast ‘lezen en literatuur’. Boeken lenen is daar een middel voor. De bibliotheek betekent dus meer dan alleen boeken uitlenen. Dit heeft tot gevolg dat er naast ruimte voor de collectie ook ruimte voor andere activiteiten nodig is.
3 PBO/116937
2.3
LESSEN UIT INTERVIEWS
In een aantal interviews met diverse sleutelfiguren zijn de volgende (uitgangs)aandachtspunten meegegeven. Rabobank:
Samenwerking met ‘gelijkgeaarde’ organisatie met ‘gelijkluidende’ problemen/vraagstukken biedt mogelijkheden voor synergie;
De beleidsvisie van de bibliotheek uit 2009 ontbeert een eenduidige geformuleerde visie (de bibliotheek hinkt op meerdere gedachten/concepten);
Als er eenmaal een visie is, dan moet deze ook consequent uitgevoerd worden en mag niet geshopt worden uit meerdere varianten;
Er ontbreekt eenheid in de presentatie van de bibliotheek. Deze moet consequent doorgevoerd worden in verband met herkenbaarheid van het product (branding);
Overdaad schaadt (liever klein en goed, dan groot en half);
Van Spaendonk Management Consultants (Verder: Van Spaendonck):
Nederlandse bibliotheken hebben in de afgelopen vijf jaar ervaring opgedaan met retail in hun vestigingen. Retail levert een succesvolle verbetering op in de dienstverlening. Want het is zeker goed voor de prestaties van een bibliotheek om retail toe te passen: meer leden, meer bezoekers, meer uitleningen en een efficiëntere exploitatie.
Stichting WIJ:
Voordeel WIJ: verruiming van mogelijkheden door inzet van vrijwilligers naast vaste krachten;
Maximale effectiviteit door combineren van gelijkwaardige functionaliteiten;
Zorg voor goede, heldere en logistieke concepten.
2.4
BIBLIOTHEEKTRENDS IN HET ALGEMEEN
In het document ‘De Openbare Bibliotheek tien jaar van nu De Hoofdlijnen van SCP’ (Sociaal en Cultureel Planbureau) d.d. april 2008 wordt onder andere nader ingegaan op de probleemstelling en trends van bibliotheken. Een paar opvallende punten uit dit document:
‘Bibliotheekgebruik loopt sinds de jaren negentig terug in alle meetbare vormen: lidmaatschappen, bezoek, leners en uitgeleende boeken’;
‘Van beperkt aanbod en beperkte toegang (aanvankelijk mede dankzij bibliotheken) tot informatie naar overvloedig aanbod en ruime toegang (door commerciële media en internet);
‘Van gebruik van gedrukte en audiovisuele naar digitale informatie’;‘De waarschijnlijke toekomst toont een verder afnemend bibliotheekgebruik, wat leidt tot een beperkter draagvlak voor de bibliotheek onder de bevolking’. Overigens steken de resultaten van Bibliotheek Breda daar nog gunstig bij af.
2.5
BELANGRIJKSTE BEZOEKERS BIBLIOTHEEK
De resultaten van een klantonderzoek onder volwassen klanten van Bibliotheek Breda in 2008 geven aan dat de helft van de bezoekende klanten veertigers en vijftigers zijn.
4 PBO/116937
In 2008 zocht 29% van de klanten wel eens informatie in de filialen. In de Bibliotheek Centrum is dat overigens 51%. Wat de bezoekfrequentie betreft komt 51% van de klanten eens per twee à drie weken. Daarnaast wordt de bibliotheek ook bezocht door niet-leden om bijvoorbeeld te studeren of voor vrije tijdsbesteding. Van het totaal aantal leden van Bibliotheek Breda (2008: 47.450) is 51% tussen de 0 en 20 jaar. Kinderen c.q. jongeren worden op school al heel jong vertrouwd gemaakt met lezen. De bibliotheek werkt dan ook intensief samen met het onderwijs. Ook wordt samengewerkt met verschillende organisaties in het ‘voorschoolse traject’. De samenwerking met het onderwijs is er ook ten aanzien van het computergebruik, meer specifiek ten aanzien van de informatievergaring (Biebsearch, V@school e.d.) Informatie komt steeds meer digitaal beschikbaar. Informatie voor werkstukken wordt steeds meer op internet gezocht, gekopieerd en vervolgens ‘geplakt’. Juiste, betrouwbare informatie vinden en kunnen gebruiken is essentieel.
2.6
TERUG NAAR DE KERNACTIVITEIT
De rapportage ‘Agenda voor de toekomst’ De Strategie van de vereniging van Openbare Bibliotheken voor de jaren 2009 - 2012’ d.d. juli 2008 verwoordt het volgende: ‘Rode draad in de vele aanbevelingen die zijn gedaan, is dat er meer focus moet komen op de kerntaken die maatschappelijk gezien het meest relevant en ook het meest kansrijk zijn…, en ’De belangrijkste boodschap die uit gesprekken met externe deskundigen naar voren kwam, was: ‘ga terug naar je kern’ en doe vooral goed, waar je goed in bent’. In dezelfde rapportage staat dat bibliotheken zich echter nog in disbalans bevinden door het 2) vernieuwingsproces . Vervolg rapportage: ‘Inmiddels is het eind 2010 en lijkt het erop dat die disbalans er nog steeds is: een aantal bibliotheken is nog zoekende op welke wijze zij klanten optimaal kan bedienen’. Anders gezegd: wat wordt nu precies de kernactiviteit. Soms wordt samenwerking gezocht met andere partijen. Deze samenwerking versterkt mogelijk de ‘inhoudelijkheid’. Maar er bestaat ook weer een kans op ‘vertroebeling’ van de kernactiviteit.
2.7
KERNACTIVITEITEN
Eerder werd aangegeven dat de hoofdtaken van Bibliotheek Breda kennis/informatie bemiddeling, educatie, literatuur en lezen zijn. Het uitlenen van boeken is daarvoor een van de middelen. Het klantenbestand van de Bibliotheek is groter dan alleen de leden (denk bijvoorbeeld aan onderwijs), maar zij zijn wel samen de grootste klant. Bezien wij de grafieken in de bijlagen bij Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 dan scoort ‘materialen lenen’ bij de klanten het hoogste. Anders vertaald: volgens de klanten is de kernactiviteit van de bibliotheek: materialen (boeken) uitlenen.
5 PBO/116937
2.8
ALLE RUIMTEN VOOR REKENING VAN DE BIBLIOTHEEK?
De onderwerpen ‘discussie en debat’, ‘mensen ontmoeten’, ‘rust’ staan volgens de klanten op de laagste plaats, gezien het onderzoek naar het gebruik van de bibliotheek. Lange tijd zijn deze onderwerpen belangrijk gevonden, met als gevolg dat hiervoor ruimte nodig is en er dus meer huisvesting nodig is dan voor de collectie alleen. Je kunt daarbij denken aan ruimten ten behoeve van ontmoeting en debat. Het is de vraag of de bibliotheek in haar filialen deze ruimtebehoefte 100% voor haar rekening moet nemen. Je zou dit soort ruimten ook van anderen kunnen huren (Ontmoeten kan bijvoorbeeld plaatsvinden in ruimten binnen multifunctionele accommodaties, in buurthuizen, in cafés, etc.; als deze ruimten maar niet 100% worden bekostigd door de bibliotheek).
2.9
OPKOMST DIGITALE COLLECTIE
In de Voortgangsbrief aan de Tweede Kamer over bibliotheekinnovatie 2010 d.d. 6 december 2010 over de landelijke digitale bibliotheek lezen we: ‘OCW stimuleert al geruime tijd de opbouw van de landelijke digitale bibliotheek: Bibliotheek.nl. Hierin komen de digitale en gedrukte collecties van alle deelnemende bibliotheken in één catalogus bij elkaar. In de toekomst bestaat een openbare bibliotheek uit twee onderdelen: Een gebouw met boeken, tijdschriften en kranten en daarnaast een – verder groeiende - digitale bibliotheek’. Voor verdere informatie wordt verwezen naar het boekje ‘De Digitale Bibliotheek: Schatkamer van de Toekomst’, uitgave V.O.B. d.d. november 2010. Meer mensen in deze tijd raken gewend aan digitale informatie en gebruiken steeds meer de computer. Een deel van deze mensen is ook al vertrouwd met het bestellen van artikelen via internet. Bibliotheken zijn ook al tijden digitaal toegankelijk. Inzage in de collectie, reserveren, verlengen: alles kan digitaal. Digitale collectie in relatie tot jongeren Jongeren worden tegenwoordig op de middelbare school opgeleid hoe zij informatie kunnen vinden op het internet. (Overigens blijkt uit een notitie van Bibliotheek Breda ten aanzien van ‘Biebsearch’ dat jongeren nog relatief veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen van de juiste informatie). Biebsearch zorgt voor dienstverlening door de Bibliotheek Breda in elektronische leeromgevingen op de scholen. Op universiteiten worden studenten getraind hoe zij betrouwbare en goede informatie kunnen krijgen. Studerende jongeren werken relatief veel met internet en hebben meestal hun eigen bronnen via vakbibliotheken.
2.10
RELATIE FYSIEKE EN DIGITALE COLLECTIE
De verwachting is dat de digitale bibliotheek in de toekomst invloed heeft op de huidige grootte van de collectieruimte. De invloed van e-books is nu nog niet in te schatten. Zet dit door, dan zijn op termijn minder boeken nodig. De collectie wordt dan kleiner met als gevolg een kleinere collectieruimte. Uit analyse van het huidige aantal m² blijkt dat ongeveer 43% van het totale bruto vloeroppervlak van de gemiddelde vestiging (excl. de Bibliotheek Centrum) bestemd is voor de collectie. Van belang dus om hier de nodige aandacht aan te besteden.
6 PBO/116937
2.11
BEDRIJFSKUNDIGE TOEKOMSTVISIE
De gemeenteraad van Breda heeft aangegeven dat de bibliotheek moet bezuinigen en vindt dat de bibliotheek een structureel sluitende begroting moet voorleggen.
Bibliotheek: Het aantal uitleningen kan omhoog, leesbevordering is noodzakelijk; juist ook in het (komende) digitale tijdperk. Belangrijk is dat de bibliotheek vanuit ‘de vraag’ gaat denken. Belangrijk is ook dat de bibliotheek haar visie vertaalt in concrete doelen en deze vooraf becijfert en zich niet laat afleiden door aandienende ‘toevallige’ mogelijkheden, tenzij deze mogelijkheden passen binnen de concreet gestelde doelen. Klant: Verondersteld wordt dat jongeren en jong volwassenen als vorm van vrije tijdsbesteding shoppen op internet. Mogelijk dat deze doelgroep gemakkelijker bibliotheekboeken bestelt via internet. De bibliotheek is bij uitstek een plaats om te shoppen in de collectie en de plaats waar bijzondere en moeilijk te vinden titels beschikbaar zijn (zie De Openbare Bibliotheek tien jaar van nu’; p159). (Bron: Nu.nl 8 december 2010). De markt van online winkelen is de afgelopen vijf jaar sterk gegroeid en die groei zet de komende vijf jaar onverminderd door. Dat stelt TNO op donderdag 8 december jl. in een onderzoek. Het aandeel van online verkopen op de totale bedrijfsactiviteit is nog relatief beperkt. De komende vijf jaar zal de groei sterker worden, verwachten de onderzoekers. In de toekomst verwacht 40 procent van de ondervraagden meer online te kopen dan offline. Momenteel besteedt 63 procent van de respondenten tussen de 1 en 5 procent van de maandelijkse uitgaven online. De belangrijkste redenen voor consumenten om online te winkelen is het bestelgemak, de mogelijkheid om 24 uur per dag te shoppen en dat de artikelen thuis bezorgd worden. De klanten kunnen de gehele collectie via de computer benaderen. Er kan bijvoorbeeld gezocht worden met behulp van zoekfuncties. Hieronder volgt een voorbeeld hoe dit zou kunnen: De klant logt in en ziet op zijn scherm een virtuele bibliotheek voor zich. Met zijn muis kan de klant zich tussen de virtuele boekenkasten bewegen. Als hij inzoomt, ziet hij de ruggen (met daarop informatie over titel en auteur) van de boeken. Wordt er op een rug geklikt, dan komt het boek te voorschijn. Voorkant, achterkant, beknopte informatie en een aantal bladzijden zijn te zien om ‘gevoel’ te krijgen. Bevalt het boek, dat kan de klant deze bestellen. Vervolgens kan de klant aangeven waar en wanneer het boek te halen is. Maar er kan ook aangegeven worden of het boek verstuurd moet worden. Mocht de klant vragen hebben, dan kan deze met een soort skype-verbinding contact leggen met een centrale informatiebalie.
7 PBO/116937
Samengevat:
De huisvesting van een bibliotheekvestiging moet optimaal ingezet worden, maar boekenkasten vol met boeken lijken niet meer de meest logische presentatie. Voorkomen moet worden dat deze kasten als opslagplaats fungeren. Het presenteren van boeken kan ook anders. Daarom gaat Bibliotheek Breda over op de retailformule (voor een toelichting zie de volgende paragraaf);
Op de plekken waar de retailformule wordt toegepast, is er geen ruimte meer voor de langzaamlopers uit de collectie. Wel blijft dat deel van de collectie in de nabijheid van een retailpunt toegankelijk.
In alle vestigingen zal de retailformule worden ingevoerd. Ook in de Bibliotheek Centrum zal deze formule worden toegepast, zij het met een wat andere insteek als op de andere vestigingen.
2.12
RETAILORGANISATIE BIEDT VOORDELEN
Nederlandse bibliotheken hebben in de afgelopen vijf jaar ervaring opgedaan met retail in hun vestigingen. Hieronder wordt beschreven waarom retail een succesvolle verbetering oplevert in de dienstverlening (Bron: brochure Bibliotheek.nl). Want het is zeker goed voor de prestaties van een bibliotheek om retail toe te passen: meer leden, meer bezoekers, meer uitleningen (15-20%) en een efficiëntere exploitatie. De veranderende consument Uit onderzoeken blijken de volgende trends bij consumenten:
Er is sprake van een omslag van schaarste naar overvloed;
De consument besteedt minder tijd aan lezen: in 15 jaar van 5 uur per week naar 4 uur per week;
De consument koopt nog steeds boeken, de tweedehandsmarkt bloeit volop;
Consumenten zijn verschillend; en gericht op individualisering in de vervulling van hun wensen;
Consumenten zijn grillig in hun wensen; ze willen gisteren iets anders dan vandaag;
Bovenal willen consumenten geen drempels ervaren, ze zoeken naar de gemakkelijkste weg om hun verlangen vervuld te krijgen.
Benoemde en onbenoemde verlangens Uit onderzoeken komen de volgende benoemde verlangens van de klant ten aanzien van hun bibliotheek naar voren:
Ze verwachten zoekgemak: een duidelijke en overzichtelijke collectie;
Ze wensen overzicht in het gebouw: duidelijke afdelingen met een gestructureerde bewegwijzering;
Ze wensen verruiming van de openingstijden, vooral in het weekend, in de avonden en ochtenden;
Deze verlangens laten zich wel vangen in de term: access, toegankelijkheid vergroten in de ruimste zin van het woord. Daarnaast is er sprake van een aantal onbenoemde verlangens van de klant:
Klanten willen zich laten verrassen en verleiden door aantrekkelijke presentaties;
De bereidheid bij klanten om boeken te kopen is groot;
Klanten zijn op zoek naar ‘vermaak’, ‘snuffelen’, ‘winkelen’;
8 PBO/116937
Klanten willen zo min mogelijk hindernissen ondervinden, hoe algemeen geaccepteerd deze ook zijn;
Klanten zijn op zoek naar de nieuwe titels die op dit moment populair zijn.
Daarom wordt de presentatie van de collectie aangepast:
Fysiek: ‘geen magazijnopstelling’ meer;
Inhoud: geen ongelezen voorraden meer;
Toegankelijkheid: meer internet en digitale media.
Bovenstaande heeft gevolgen voor de huisvesting:
Minder voorraad boeken nodig (beperking collectie);
Meer uitgeleende boeken (dus minder in de ‘winkel’);
Betere benutting van het benodigde vloeroppervlak (netto/bruto vloeroppervlak);
Overzichtelijke indeling in ‘sferen / werelden’;
Minder m² voor overige ruimten.
2.13
BIBLIOTHEEK IN RELATIE TOT ‘DIENSTEN AAN HUIS’
Al geruime tijd geleden is besloten om de dienstverlening aan ouderen te verbeteren en te innoveren. De bibliotheek wil naar een betere dienstverlening voor de klant en voor de organisatie een zo efficiënt mogelijke opzet. Daarom heeft de bibliotheek Stichting WIJ benaderd, een professionele organisatie, die met vrijwilligers tal van extra diensten organiseert, om te bezien of een samenwerking gerealiseerd kan worden, waarbij zij de coördinatie van vrijwilligers ter hand zou kunnen nemen. Zij zijn daarin geïnteresseerd omdat hun bereik onder hoger opgeleide ouderen zeer laag is (vrijwel nihil), terwijl daar een probleem van vereenzaming is, dat steeds groter wordt. Door deze samenwerking komen zij ‘achter de voordeur’ bij deze moeilijk bereikbare groep. Een pilot heeft de afgelopen maanden het nut van deze dienst bewezen. Toelichting Wij: De organisatie Wij in Breda regelt diensten aan huis voor ouderen die hulpbehoevend zijn: denk aan bijvoorbeeld het verzorgen van persoonlijke administratie, het doen van klusjes in huis, het laten bezorgen van maaltijden, het regelen van vervoer en het verlenen van ‘bibliotheekservice’. De organisatie heeft momenteel ca. 900 vrijwilligers en wordt aangestuurd door ca. 60 betaalde krachten.
9 PBO/116937
3
HUISVESTINGSSTRATEGIE: WAT BETEKENT DIT NU VOOR DE HUISVESTINGSSTRATEGIE?
In de Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 staan drie gelaagde serviceniveaus genoemd:
Niveau 1: compleet en omvangrijk (Centrale bibliotheek);
Niveau 2: breed en doelgroepgericht (Wijkbibliotheek);
Niveau 3: geïntegreerde bibliotheekservicepunt in multifunctionele omgeving.
Voorgesteld wordt om de huisvestingsstrategie, als gevolg van het actualiseren van het bibliotheekwerk door het invoeren van de retailformule, te wijzigen in drie andere serviceniveaus. Alvorens hier in de volgende hoofdstukken dieper op in te gaan, wordt hieronder aangegeven op welke wijze de financiële kant de huisvestingsstrategie beïnvloed heeft. Er wordt voor gekozen om niet op elk niveau te bezuinigen. Onderstaand wordt dit schematisch weergegeven. In de huidige situatie zijn er tien vestigingen. Het geheel stelt het totaal aan huisvestingslasten voor. In de nieuwe situatie wordt duidelijk dat ca. 30% bezuiniging aan huisvestingslasten gehaald wordt uit een andere definitie van de huidige wijkbibliotheken en bibliotheekservicepunten. Daarvoor komen twee stadsdeelbibliotheken en zeven geherdefinieerde bibliotheekservicepunten in de plaats (bibliotheekservicepunt nieuwe stijl). Er blijven ook in de nieuwe situatie tien vestigingen. Huidige situatie: 100% huisvestingskosten
Nieuwe situatie: na 30% bezuiniging huisvestingskosten 1x Centrale Bibliotheek
1x Centrale Bibliotheek
4x Wijkbibliotheek
2x Stadsdeelbibliotheek
5x Bibliotheekservicepunt
Bezuiniging 30%
7x Bibliotheekservicepunt nieuwe stijl
10 PBO/116937
4
GEWENSTE HUISVESTINGSSTRATEGIE: HERNIEUWDE INSTEEK HUISVESTING
4.1
INLEIDING
Het zal duidelijk zijn dat besparing op huisvestingslasten een positieve invloed heeft op het taakstellend budget. Bovendien is huisvesting onlosmakelijk verbonden met de organisatie met als gevolg dat ook naar de organisatiekosten gekeken moet worden om de begroting werkelijk structureel sluitend te maken. Ten behoeve van dit onderzoek zijn rekenmodellen opgesteld, waarin op basis van uitgangspunten een realistische huisvesting kan worden berekend. Het is belangrijk om vooraf inzage te hebben in de huidige huisvesting. Een samenvatting is in de twee volgende paragrafen te vinden.
4.2
SAMENVATTING HUIDIGE HUISVESTING
Voor een omschrijving van de huidige huisvestingssituatie wordt verwezen naar ‘Bibliotheek Breda Huisvestingssituatie maart 2010’. De vestigingen worden gerangschikt naar typologieën zoals omschreven in ‘Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013: Vitaal Knooppunt van Informatie’ d.d. 11 juni 2009. In het document ‘Bibliotheek Breda Ontwikkeling Spreidingsplan 2010 Begroting 2010 d.d. oktober 2009 worden de serviceniveaus aangegeven. Samenvatting van omschrijvingen van typologieën: Typologie 2)
Serviceniveau
Omschrijving 2)
Bibliotheek Centrum
1
Compleet en omvangrijk. Topvoorziening en studiebibliotheek. Alle informatie-, lees- en cultuurproducten worden hier aangeboden in een fullservice concept.
Wijkbibliotheek
2
Breed en doelgroepgericht. Bij voorkeur in of nabij winkelcentra. Breed algemeen dienstenpakket met o.a. ruime collectie boeken, met accenten op basis van de sociale kaart van een stadsdeel. Informatiedienstverlening in combinatie met andere private en gemeentelijke partners.
Bibliotheekservicepunt
3
Specifiek en toegesneden. Op plekken gelegen die buiten het bereik van de wijkbibliotheek vallen. Maakt zoveel mogelijk deel uit van samenhangende concepten (bijvoorbeeld brede school). De lokale samenstelling van de bevolking is maatgevend.
4.3
SAMENVATTING GROOTTE HUIDIGE HUISVESTING
Gemiddeld gezien zijn de wijkbibliotheken groter dan de bibliotheekservicepunten. Om een goede vergelijking te maken zijn alle ruimten geïnventariseerd om zodoende tot het totaal aantal m² te komen: het bruto vloeroppervlak. Hierin zijn alle m² meegeteld: denk aan de sanitaire voorzieningen, verkeersruimten, installatieruimten en wanden, kolommen etc. Op deze wijze wordt duidelijk hoe groot de huidige bibliotheekvestigingen zijn.
11 PBO/116937
Samenvatting in gebruik zijnde m²: Naam
m² bvo Voetnoot
Bibliotheek Centrum
5.298
Typologie volgens Beleidsplan Centrumbibliotheek
Bibliotheek Haagse Beemden
801
Wijkbibliotheek
Bibliotheek Hoge Vucht
739
Wijkbibliotheek
Bibliotheek West (de Vlieren)
533
Wijkbibliotheek
West (Heuvel) Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar)
3) 1.047
Bibliotheek Prinsenbeek
448
Bibliotheek Teteringen
258
Teteringen (de Mandt)
Wijkbibliotheek Bibliotheekservicepunt Bibliotheekservicepunt 3)
Bibliotheek Brabantpark
529
Bibliotheekservicepunt
Bibliotheek Bavel
404
Bibliotheekservicepunt
Bibliotheek Ulvenhout (Annevillelaan)
436
Ulvenhout (Dorpsplein) Totaal
Bibliotheekservicepunt 4)
10.493
Het aantal m² bvo (bruto vloeroppervlak) per vestiging is tot stand gekomen door het opmeten van de netto vloeroppervlakten van alle ruimten. Het aantal m² van de Bibliotheek Centrum, zijnde 5.298 m², is rekenkundig benaderd. Hierbij zijn de kantoren van staf en ondersteunend personeel meegerekend.
4.4
INVENTARISATIE EN CHECK M² HUIDIGE SITUATIE
Gestart is met een rekenmodel dat inzicht heeft gegeven in het gebruik van het aantal m² per onderdeel. Onder onderdelen wordt verstaan: uitleenruimte, lees- en verblijfsvoorziening, ruimte voor franchise-elementen en digitale voorzieningen; ruimte voor een informatiepunt c.q. servicepunt; ruimte voor groepsbezoeken en een wijkinformatiepunt (folderrekken). Daarnaast zijn meegenomen: kantoorruimten, magazijnen, pantry’s, garderobes, fietsenstallingen, sanitair, technische ruimten en verkeersruimten. Vervolgens is op basis van aantal inwoners, aantal banden per inwoner, aantal banden collectie, aantal banden thuis bij lener, aantal banden op de plank, aantal banden per strekkende meter per plank, factor verkeersruimte binnen de ruimte voor de collectie per vestiging berekend hoeveel ruimte nodig is. Dit is vergeleken met het aantal huidige m² per vestiging. Daarna is dit zelfde model gehanteerd op basis van toekomstige cijfers. Bijvoorbeeld: verwacht wordt dat het aantal uitleningen in de toekomst zal toenemen, met als gevolg minder collectie op de vloer. Ook zijn alle ruimten nogmaals bediscussieerd en waar van toepassing is het aantal m² aangepast. Het resultaat is wat theoretisch de grootte van een wijkbibliotheek en bibliotheekservicepunt moet zijn: voor een wijkbibliotheek is 469 m² bvo (relatief grote vestiging) of 312 m² bvo (relatief kleinere vestiging) benodigd en voor een gemiddeld bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) 156 m² bvo. In een tweede rekenmodel zijn alle m², afkomstig uit metingen van alle ruimten binnen de huidige vestigingen, geïnventariseerd. Vraag was hoeveel ruimte de collectie momenteel heeft. Dat is niet zo gemakkelijk te bepalen. Daarom is hiervoor onderstaande methodiek gebruikt om toch tot een verantwoorde grootte van de collectieruimte te komen.
12 PBO/116937
Methodiek berekening netto vloeroppervlak collectieruimte: In de huidige vestigingen is de oppervlakte gemeten van de gehele publieksruimte. Om tot de netto oppervlakte te komen voor de collectie, zijn de theoretisch bepaalde oppervlakten t.b.v. lees- en verblijfsvoorziening, ruimte voor franchise-elementen en digitale voorzieningen; ruimte voor een informatiepunt c.q. servicepunt; ruimte voor groepsbezoeken en een wijkinformatiepunt van het totale oppervlak hierop in mindering gebracht. Het bureau Van Spaendonck, die de bibliotheekbranche adviseert, heeft vervolgens een aantal simulaties doorgerekend. Dit bureau is uitgegaan van eerder genoemde vloeroppervlakten per vestiging: respectievelijk 469, 312 en 156 m². In een rekenmodel van Van Spaendonck wordt aansluiting gezocht met de huidige en toekomstige kengetallen. Onder kengetallen wordt verstaan: aantal inwoners verzorgingsgebied, aantal leners; aantal uitleningen en grootte collectie; aantal uitleningen per lener en percentage bezit collectie bij de leners thuis. Vervolgens komt dit model tot een theoretisch benadering van het benodigde vloeroppervlak per vestiging. Uit bovenstaande gegevens blijkt bovendien hoeveel banden er gemiddeld per m² collectieruimte in elke vestiging aanwezig zijn. Dit aantal blijkt per vestiging te verschillen.
4.5
INVENTARISATIE EN CHECK M² HUIDIGE INWONERS VERZORGINGSGEBIED
Gelijktijdig is gekeken naar de bevolkingsopbouw in relatie tot het aantal inwoners in de diverse verzorgingsgebieden. Uitgangspunt is de bevolkingsopbouw van Breda per 1 januari 2011: totaal aantal inwoners 174.573. (Bron: Breda Buurtmonitor).
4.6
SIMULATIES VOOR TOEKOMSTIGE HUISVESTINGSMODELLEN
Uit het eerste rekenmodel is geconcludeerd dat voor een grotere bibliotheek 469 m² en een kleinere bibliotheek 312 m² en een bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) 156 m² bvo benodigd is. Bij de bepaling van het aantal m² voor de bibliotheekservicepunten (nieuwe stijl) is ook gekeken naar de financiële consequenties. In de volgende hoofdstukken wordt hier dieper op ingegaan. Het bureau Van Spaendonck heeft bovengenoemde m² overgenomen en getoetst in haar rekenmodellen. Er wordt een viertal simulaties door het bureau Van Spaendonck onderscheiden. Samengevat:
1) Haalbare prestatie op m²: aantal banden/m² is 60. Een uitleenfrequentie van 7 is goed haalbaar door te saneren in de collectie. De totale collectie krimpt dan met ca. 51.000 stuks, waardoor deze uitkomt op ca. 300.000 stuks. Bereik en aantal uitleningen blijven op het huidige niveau. Conclusie: scenario past niet in de meeste vestigingen.
2) Scherpe prestatie op m²: de uitleenfrequentie wordt 8 en de collectie krimpt met ca. 68.000 stuks. Conclusie: scenario past wel in de meeste vestigingen. Wel moet de verdeling van het aantal m² aangepast worden.
13 PBO/116937
3) Veel banden per m²: het aantal banden wordt verhoogd naar 70/m². Dit is mogelijk. De collectie krimpt zodoende met ca. 51.000 stuks. Conclusie: scenario past in een aantal vestigingen. Wel moeten er onderling nog wijzigingen doorgevoerd worden.
4) Gewenste m²: aantal banden/m² is 63. De uitleenfrequentie wordt 8. Het aantal uitleningen wordt verhoogd met 15-20%. Dit is wel ambitieus. De totale collectie wordt verkleind met ca. 45.000 stuks. Conclusie: dit scenario past binnen de aangegeven aantal m² voor een grote bibliotheek van 469 m²; een kleinere bibliotheek van 312 m² en een bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) van 156 m² bvo.
4.7
TUSSENTIJDSE CONCLUSIE
Het blijkt theoretisch mogelijk te zijn de bibliotheekvestigingen te verkleinen, maar een vergelijking met de huidige situatie is noodzakelijk. Het zou immers onrealistisch zijn om alle vestigingen (behoudens de Bibliotheek Centrum) evenredig kleiner te maken. Wel geeft simulatie 4 te denken: op welke manier is een bibliotheekservicepunt op een minimale vloeroppervlak te verwezenlijken? In de volgende paragraaf wordt aangegeven dat dit gerealiseerd kan worden door middel van het invoeren van de ‘retailformule’.
4.8
RETAILFORMULE BIEDT OPLOSSING
Invoering retailformule Nederlandse bibliotheken hebben in de afgelopen 5 jaar ervaring opgedaan met retail in hun vestigingen. Retail heeft een succesvolle verbetering opgeleverd in de dienstverlening. Gebleken is dat het toepassen van retail goed is voor de prestaties van bibliotheken: meer leden, meer bezoekers, meer uitleningen (15-20%) en een efficiëntere exploitatie. Door het toepassen van retail in combinatie met andere efficiëntiemaatregelen is ook beperking van het bruto oppervlak van bibliotheekvestigingen te bewerkstelligen doordat er minder boeken (een kleinere collectie) op de vestigingen in huis zullen zijn. Herdefinitie bibliotheektypen Op basis van verricht onderzoek naar de beïnvloedingsmogelijkheden van ingrepen in het collectiebeleid, personeelsinzet, invoering zelfservice en verbeteren van de bruto/netto verhouding in vloeroppervlak is naar analogie van invoering van agentschappen van TNT-Post en ING-Postbank de typologie van de bibliotheken tegen het licht gehouden. Daarbij zijn de huisvestingsconsequenties voor met name de wijkbibliotheken en bibliotheekservicepunten heroverwogen. Dat heeft vervolgens geleid tot de herdefinitie van bibliotheekservicepunten tot bibliotheekservicepunten (nieuwe stijl) en van wijkbibliotheken tot stadsdeelbibliotheken. Een nieuw concept voor het vestigingsbeleid Onderzoek heeft bij bibliotheken in steden, die vergelijkbaar groot zijn aan Breda, opgeleverd dat een aanzienlijke beperking van het aantal vestigingen mogelijk moet zijn zonder de kwaliteit van de geformuleerde ambities op het terrein van dienstverlening en toegankelijkheid te beperken. Naar analogie van Almere, een stad met evenveel inwoners en een vergelijkbaar oppervlak, maar zonder de historische context van Breda, wordt met drie bibliotheekvestigingen een zelfde prestatie geleverd als door de tien Bredase vestigingen. In het voorstel is daar op basis van eerdere uitspraken van de raad t.a.v. het handhaven van de spreiding van de bibliotheekfunctie niet voor gekozen. De historische 14 PBO/116937
context van Breda vergt dan ook extra aandacht t.a.v. twee criteria voor een bijgesteld vestigingsbeleid:
Fysiek bereikbaar in termen van afstand tot de volgende bibliotheekvoorziening;
Sociaal bereikbaar voor alle Bredanaars (Voor de bibliotheekservicepunten Hoge Vucht (Noord) en West (Heuvel) wordt rekening gehouden met extra m² huisvesting ten behoeve van achterstandswijken).
4.9
CONCLUSIE TOEKOMSTIGE HUISVESTING
Terugkomend op de uitkomsten van simulatie 4 zien wij dat het aantal VVO (benodigd) (VVO=verkoopvloeroppervlak=ruimte voor collectie) met uitzondering van die van Bibliotheek Haagse Beemden en Bibliotheek Zuidoost zich beweegt tussen 59 en 146 m². Deze m² komen rekenkundig overeen met respectievelijk 64 en 159 m² bvo. Anders gezegd: op de Bibliotheek Centrum, Haagse Beemden en Zuidoost (IJpelaar) na worden alle andere vestigingen een bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) waarbinnen de retailformule zal worden gerealiseerd. En deze formule zal per vestiging op gemiddeld 156 m² bvo plaatsvinden. Deze m² passen binnen het gestelde van simulatie 4 en ook binnen de financiële taakstelling wat de huisvestingslasten betreffen. Ook binnen de Bibliotheek Centrum, Haagse Beemden en Zuidoost (IJpelaar) zal de retailformule worden gerealiseerd. Maar dat kan binnen het huidig aantal m². Samengevat komt het erop neer dat gekozen wordt voor een zevental bibliotheekservicepunten (nieuwe stijl). Deze servicepunten worden ondersteund door de dichtstbijzijnde stadsdeelbibliotheken, zijnde Bibliotheek Haagse Beemden en Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar). Bibliotheekservicepunt Hoge Vucht (Noord) en West (Heuvel) krijgen daarbij relatief gezien wat extra m² ten opzichte van die in andere wijken. Het totaal oppervlak van de huisvesting wordt kleiner. Hieronder wordt dit schematisch weergegeven: Huidige situatie:
Nieuwe situatie: 1x Centrale Bibliotheek
1x Centrale Bibliotheek
4x Wijkbibliotheek
2x Stadsdeelbibliotheek 7x Bibliotheekservicepunt
5x Bibliotheekservicepunt
15 PBO/116937
Hieronder worden de vestigingen schematisch ten opzichte van elkaar weergegeven.
Tot slot een overzicht van de nieuwe types huisvesting: Naam Bibliotheek Centrum
m² bvo Voetnoot 5.300
Bibliotheek Haagse Beemden
800
Bibliotheek Hoge Vucht
190
Bibliotheek West (de Vlieren)
Typologie volgens Masterplan Centrumbibliotheek Stadsdeelbibliotheek Bibliotheekservicepunt
3)
West (Heuvel)
190
Bibliotheekservicepunt
Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar)
800
Stadsdeelbibliotheek
Bibliotheek Prinsenbeek
155
Bibliotheekservicepunt
Bibliotheek Teteringen
3)
Teteringen (de Mandt)
155
Bibliotheek Brabantpark
155
Bibliotheek Bavel
155
Bibliotheek Ulvenhout (Annevillelaan) Ulvenhout (Dorpsplein) Totaal
Bibliotheekservicepunt Bibliotheekservicepunt 4)
155 8.055
16 PBO/116937
4.10
DEFINITIE HUISVESTINGSTYPOLOGIEËN
De typologieën worden als volgt samengevat: Typologie 2)
Serviceniveau
Omschrijving
Bibliotheek Centrum
1
Compleet en omvangrijk. Topvoorziening en studiebibliotheek. Alle informatie-, lees- en cultuurproducten worden hier aangeboden in een fullservice concept. Retailformule wordt hier ook toegepast.
Stadsdeelbibliotheek
2
Breed en doelgroepgericht. Bij voorkeur in of nabij winkelcentra. Breed algemeen dienstenpakket met o.a. ruime collectie boeken, met accenten op basis van de sociale kaart van een stadsdeel. Informatiedienstverlening in combinatie met andere private en gemeentelijke partners. Retailformule wordt hier ook toegepast.
Bibliotheekservicepunt
3
Niet zelfstandige bibliotheek . Het voorzieningenpakket is gebaseerd op retailformule. Beperkte collectie. Overige collectie wordt ondersteund door stadsdeelbibliotheken. De maximale grootte bedraagt 156 m² bruto vloeroppervlak of maximale huisvestingslasten van € 25.000 per jaar (prijspeil april 2011).
Een bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) maakt bij voorkeur deel uit van samenhangende concepten. Dit kan zijn in multifunctionele accommodaties (bijvoorbeeld met scholen); in een sociaal/ maatschappelijke en/of zorgomgeving; of in een commerciële omgeving (bij winkels). Van belang is om te zoeken naar combinaties; potentiële gebruikers en/of naar gezamenlijk gebruik van de huisvesting. Op deze wijze is een servicepunt optimaal in te zetten met maximaal benut vloeroppervlak.
17 PBO/116937
5
VAN HUIDIGE NAAR GEWENSTE HUISVESTINGSSITUATIE: AFWEGINGEN
5.1
AFWEGINGEN/VARIANTEN SPREIDINGSCONCEPTEN
De volgende stap is afwegen in hoeverre de voorgestelde nieuwe huisvestingstypes kunnen worden gerealiseerd, kijkend naar de huidige situatie. Hierbij zijn de volgende huisvestingsaspecten afgewogen:
Omvang van de vestigingen in grootte;
Eigendomssituatie van de vestigingen;
Stand van zaken betreffende de invoering van de zelfservice;
De vastgoedvoornemens (bijvoorbeeld: staat een pand op de nominatie om gesloopt te worden of kan deze verkocht worden);
Status huidige vestiging: is pand flexibel te gebruiken; is medegebruik mogelijk; kwalitatieve beoordeling;
Hoe is het gesteld met het huidige medegebruik c.q. medehuur;
Is de vestiging onderdeel van een groter geheel (bijvoorbeeld van een multifunctionele accommodatie; een winkelcentrum/commerciële omgeving);
Welke bestuurlijke uitspraken zijn er eerder gedaan waar rekening mee gehouden moet worden;
Wat zijn de ‘bibliotheekprestaties’ van de desbetreffende vestiging kijkend naar aantal leners; aantal bezoekers; aantal leden en bereikbaarheid;
Welke gevolgen hebben de ingrepen betreffende de maatschappelijke impact.
5.2
BEOORDELING VAN DE INGREPEN
Vervolgens zijn de verwachte ingrepen beoordeeld op:
Huidige huisvestingskosten;
Ingreep in m²;
Contractuele consequenties;
Impact haalbaarheid;
Omvang financiële ingreep.
5.3
OVERZICHT VAN DE VOORGESTELDE INGREPEN PER VESTIGING
Per vestiging wordt aangegeven welke aspecten een rol spelen en welke ingrepen moeten worden gerealiseerd om te komen tot de voorgestelde huisvesting: Bibliotheek Centrum:
Eigendom: BIB
Eindconclusie: handhaven/optimaliseren
Acties: zelfservice + sorteren invoeren + invoeren en herschikken ten behoeve van retailformule
Acties door wie: BIB
Bibliotheek Haagse Beemden:
Eigendom: BIB
Eindconclusie: handhaven/optimaliseren + invoeren en herschikken ten behoeve van retailformule
Acties: participant zoeken + ontruimen nevenruimten 18 PBO/116937
Acties door wie: BIB
Bibliotheek Hoge Vucht:
Eigendom: particulier
Eindconclusie: oppervlak bibliotheekgebruik met ca. 33% reduceren
Acties: nog niet investeren + invoeren retailformule
Acties door wie: BIB/samenwerkingspartners
Bibliotheek West (Heuvel):
Eigendom: STAB
Eindconclusie: heroverwegen verhuizing; beperken omvang + invoeren retailformule in nieuwe situatie
Acties: nieuwe locatie zoeken i.v.m. sloop De Vlieren
Acties door wie: BIB/STAB
Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar):
Eigendom: BIB
Eindconclusie: handhaven/optimaliseren
Acties: participant zoeken; restylen/moderniseren + invoeren zelfservice en retailformule
Acties door wie: BIB
Bibliotheek Prinsenbeek:
Eigendom: particulier
Eindconclusie: oppervlak met ca. 25% beperken; participatie Burgerzaken wordt door Burgerzaken beëindigd + invoeren zelfservice en retailformule
Acties: locatie nader bezien
Acties door wie: BIB
Bibliotheek Teteringen (De Mandt):
Eigendom: STAB
Eindconclusie: reduceren oppervlak tot 150 m² + overleg mediatheek + geen vestiging Burgerzaken
Acties: beperken omvang; participant zoeken en invoeren retailformule
Acties door wie: BIB/STAB
Bibliotheek Brabantpark:
Eigendom: particulier
Eindconclusie: heroverwegen huur en invoeren retailformule
Acties: niet investeren
Acties door wie: BIB/STAB/MO
Bibliotheek Bavel
Eigendom: STAB 19 PBO/116937
Eindconclusie: oppervlak met ca. 33% beperken; tijdelijk onderbrengen deel collectie
Acties: tijdelijk handhaven huidig oppervlak; invoeren retailformule
Acties door wie: BIB/STAB
Bibliotheek Ulvenhout (Annevillelaan)
Eigendom: BIB
Eindconclusie: afstoten en herhuisvesten deel collectie
Acties: op korte termijn ontruimen; niet investeren
Acties door wie: BIB/GB
Bibliotheek Ulvenhout (Dorpsplein)
Eigendom: particulier
Eindconclusie: handhaven huur
Acties: in gebruik nemen en invoeren retailformule
Acties door wie: BIB
20 PBO/116937
6
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
Huidige huisvestingslasten De huisvestingslasten in de begroting van 2011 bedragen € 1.265.000. Inclusief voorziening onderhoud komt deze uit op € 1.340.000. Dat deze huisvestingslasten in de afgelopen jaren zijn toegenomen is te zien in onderstaande tabel: Bron
Bedrag
Jaarrekening 2008
€ 1.129.000
Jaarrekening 2009
€ 1.294.000
Jaarrekening 2010
€ 1.334.000
Begroting 2011
€ 1.340.000
Huisvestingsvarianten Een aantal huisvestingsvarianten wordt financieel met elkaar vergeleken. De genoemde besparingen per jaar treden pas op als de toekomstige huisvesting is gerealiseerd. Een overzicht van de verwachte huisvestingslasten per variant is hieronder weergegeven: Naam
Begroting 2011 incl. voorz. onderhoud
Variant 2 Centrum + Wijkbibliotheken
Variant 3 Centrum + ServicePunten
Variant 4 Centrum + 2 stadsdeelb. + Servicepunten € 617.225
€ 617.225
€ 617.225
-
€ 200.000
-
-
-
€ 93.713
€ 93.713
€ 93.713
€ 50.000
€ 93.713
€ 136.225
€ 136.225
€ 136.225
€ 50.000
€ 30.000
Bibliotheek West (Heuvel)
€ 47.017
€ 47.017
€ 47.017
€ 50.000
€ 30.000
Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar)
€ 75.336
€ 75.336
€ 75.336
€ 50.000
€ 75.336
Bibliotheek Prinsenbeek
€ 94.579
€ 94.579
-
€ 50.000
€ 25.000
€ 8.251
€ 8.251
-
€ 50.000
€ 25.000
€ 81.000
€ 81.000
-
-
-
€ 129.555
€ 129.555
-
€ 50.000
€ 25.000
Bibliotheek Bavel
€ 40.917
€ 40.917
-
€ 50.000
€ 25.000
Bibliotheek Ulvenhout (Annevillelaan)
€ 33.101
-
-
-
-
Bibliotheek Ulvenhout (Dorpsplein)
€ 35.345
€ 45.000
-
€ 50.000
€ 25.000
€ 1.392.264
€ 951.593
€ 969.516
€ 1.067.225
€ 971.274
Baten Prinsenbeek
€ 23.901
€ 23.901
-
-
-
Baten Hoge Vucht
€ 22.000
€ 22.000
€ 22.000
-
-
€ 6.000
€ 6.000
-
€ 6.000
€ 6.000
€ 1.340.363
€ 899.692
€ 947.516
€ 1.061.225
€ 965.274
-
€ 440.671
€ 392.847
€ 279.138
€ 375.089
Bibliotheek Centrum Centrumvestiging Bibliotheek Haagse Beemden Bibliotheek Hoge Vucht (Noord)
Bibliotheek Teteringen Bibliothhek De Mandt (budget) Bibliotheek Brabantpark
Subtotaal huisvestingslasten
Baten Ulvenhout Totaal huisvestingslasten Verschil
€ 617.225
Variant 1 Centrum dicht -
Toelichting huisvestingslasten in de varianten:
De huisvestingslasten genoemd in de varianten zijn gebaseerd op theoretisch berekende aantallen m²;
21 PBO/116937
De huisvestingslasten genoemd in de varianten zijn op de toekomst gericht en worden niet meteen gerealiseerd. Het zijn theoretische richtgetallen en in het nog op te stellen uitvoeringsplan wordt zichtbaar hoe deze lasten worden benaderd;
De huisvestingslasten voor Bibliotheek Ulvenhout (Dorpsplein) in variant 1 van € 45.000 zijn ingeschat. Het bedrag is opgebouwd uit: huur: € 28.000 + gebruikerskosten € 10.000 + overige kosten € 7.000. In de (verre) toekomst moet op een locatie elders € 25.000 haalbaar zijn voor 156 m² bruto vloeroppervlak;
In variant 3 komen de huisvestingslasten van € 50.000 overeen met 312 m² bruto vloeroppervlak;
In variant 4 komen de huisvestingslasten van € 25.000 overeen met 156 m² bruto vloeroppervlak. In twee vestigingen is sprake van € 30.000. Het gaat hier om een bibliotheekservicepunt (nieuwe stijl) ‘plus’ (Extra m² nader in te vullen ten behoeve van achterstandswijken).
In variant 1 wordt de Bibliotheek Centrum afgestoten en komt hiervoor een centrumvestiging in de plaats. Rekenkundig wordt ca. € 441.000 per jaar bespaard, maar dit is geen realistische optie vanwege de veelzijdigheid van de centrumfunctie. (Er wordt uitgegaan van € 200.000 voor backofficekantoren en een servicepunt. Dit statement over de orde van grootte van dit bedrag is niet om verder uit te werken). In variant 2 blijven de Bibliotheek Centrum en de wijkbibliotheken gehandhaafd. De besparing bedraagt ca. € 393.000 per jaar. Ook dit is geen reële optie omdat dit strijdig is met de uitspraak van de Raad: er mogen geen bibliotheekvestigingen verdwijnen. In variant 3 blijft de Bibliotheek Centrum bestaan en worden alle andere, huidige bibliotheken omgevormd tot servicepunten van maximaal 312 m² groot of met maximale huisvestingslasten van € 50.000 ieder. Deze variant levert geen differentiatie op die aansluit op de wijk- en dorpsniveaus. De besparing is relatief laag: ca. € 279.000 per jaar. In variant 4 komen er drie bibliotheken (Bibliotheek Centrum en twee stadsdeelbibliotheken) die passen op de Bredase schaal (referentie Almere: nieuwe stad; zonder historische context; dezelfde aantal inwoners; met drie vestigingen) en zeven bibliotheekservicepunten nieuwe stijl. Totale besparing ca. € 375.000 per jaar.
6.1
MAATREGELEN TAAKSTELLING
In de Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 werden maatregelen aangekondigd om het structurele tekort van € 525.000 op te lossen. Onderdeel van deze maatregelen was de voorgestelde en door de Raad niet overgenomen sluiting van Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar) voor een bedrag van € 250.000 (waarvoor dit Masterplan Huisvesting een oplossing dient aan te dragen). Daarnaast is dit tekort opgelopen met € 220.000 door een aantal externe factoren, welke eerder zijn genoemd bij de concernbegroting 2011 (kostenstijging door CAO-effecten; invoering nieuw gemeentelijk functiestelsel en vervallen loon- en prijscompensatie). Daarmee kwam het structureel te dekken tekort van Bibliotheek Breda bij de begroting 2011 uit op € 745.000. Een groot deel van de in de beleidsvisie genoemde maatregelen is inmiddels structureel gerealiseerd (€ 304.500).
22 PBO/116937
Om de begroting 2011 sluitend te maken is voor ruim € 400.000 aan eenmalige dekkingsmiddelen ingezet. Voor een bedrag van € 275.000 zijn deze eenmalige dekkingsmiddelen in 2012 niet langer mogelijk, andere zijn niet langer verantwoord. Wel kan het bedrag aan structurele maatregelen vanaf 2012 nog worden verhoogd met € 80.000. Het tekort dat resteert, moet samen met de kapitaalslasten voor de invoering van zelfservice en de retailformule ingevuld worden door maatregelen zoals verwoord in het Masterplan Huisvesting alsmede minder benodigde personele inzet als consequentie van die maatregelen. De verruiming van de openingstijden, als nieuw beleid gekenschetst in de beleidsvisie, kan pas worden gerealiseerd wanneer de taakstelling volledig is ingevuld en indien er aanvullende middelen kunnen worden vrijgemaakt.
23 PBO/116937
7
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
7.1
NADERE UITWERKING BELEIDSVISIE BIBLIOTHEEK BREDA 2009-2013
Op 16 juli 2009 stelde de Raad de Beleidsvisie Bibliotheek Breda 2009-2013 vast. Vanuit deze visie leidde dit tot aanpassing van het toenmalige beleid op drie belangrijke fronten: de dienstverlening; de toegankelijkheid en het vestigingsbeleid. Ten aanzien van het vestigingsbeleid werd een nieuw uitgangspunt voorgesteld waarbij drie genoemde typen bibliotheken (serviceniveaus) werden onderscheiden:
Niveau 1: een centrale bibliotheek als topvoorziening en studiebibliotheek voor de stad;
Niveau 2: drie wijkbibliotheken met een breed servicepakket voor een groot werkgebied;
Niveau 3: vijf bibliotheekservicepunten in meervoudige voorzieningen.
De waarnemend directeur kreeg bij haar aantreden (1 juli 2010) de opdracht mee te zorgen voor een structureel sluitende begroting, gebaseerd op een nadere uitwerking van de beleidsvisie inclusief een nieuw spreidingsplan. In oktober 2010 is de raadscommissie Maatschappij door de wethouder middels een brief geïnformeerd over de uitwerking van bovengenoemde opdracht. Daarin is aangegeven dat de waarnemend directeur van de bibliotheek opdracht had gekregen tot het opstellen van een Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda, dat inzicht moet geven in de mogelijkheden om vanuit de huisvesting een structurele bijdrage te leveren aan het binnen de looptijd van het Beleidsplan Bibliotheek Breda 2009-2013 sluitend krijgen van de begroting. Beoogd effect van het besluit Het Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011 beoogt naast een vernieuwingsslag in de performance van de bibliotheek een gedeeltelijke herziening van het vestigingsbeleid te bewerkstelligen. Om het beoogde duurzame inverdieneffect op de huisvestingskosten te bewerkstelligen is een nieuwe keuze noodzakelijk. De Raad vraagt hierbij om een visie op de huisvesting van alle bibliotheekvoorzieningen, zonder dat de door de Raad beoogde dienstverlening en toegankelijkheid daaronder lijden. Uitvoering van het besluit Door de directeur bibliotheek opdracht te geven een uitvoeringsplan op te stellen voor de implementatie van de aanbevelingen uit het Masterplan Huisvesting Bibliotheek Breda 2011 kan in fasen uitvoering gegeven worden aan de maatregelen per vestiging. Argument 1: verantwoord financieel beleid Gedurende het besluitvormingsproces over en tijdens de uitvoering van de Beleidsvisie is tot op heden gebleken dat de verwachtingen met betrekking tot de financiële effecten van functieveranderingen en medegebruik van ruimten onvoldoende hebben geleid tot vermindering van het tekort op de begroting. Het structurele tekort is door externe factoren, zoals eerder (concernbegroting) aangegeven, zelfs toegenomen. In de begroting 2011 moest een bezuiniging gerealiseerd worden van € 745.000. Een 24 PBO/116937
aantal maatregelen, al genoemd in de beleidsvisie, is structureel ingeboekt voor een bedrag van ruim € 300.000. Vervolgens is de begroting sluitend gemaakt met eenmalige middelen voor een bedrag van ruim € 400.000. Uitgangspunt bij de start van het Masterplan was te streven naar actualisering van het bibliotheekwerk zoals grotendeels ook al beoogd in de beleidsvisie en het realiseren van een bezuiniging van ca. € 400.000 op de huisvestiging. Argument 2: actualisering: een nieuw concept voor het vestigingsbeleid Onderzoek bij bibliotheken in steden die qua grootte vergelijkbaar zijn met Breda, heeft opgeleverd dat een aanzienlijke beperking van het aantal vestigingen mogelijk moet zijn, zonder de kwaliteit van de geformuleerde ambities op het terrein van dienstverlening en toegankelijkheid te moeten beperken. De opdracht van de Raad, om de bibliotheekfunctie vanuit de historische context gespreid over de stad te handhaven, vergt daarbij dan ook extra aandacht. Nieuwe concepten, met de daarbij horende keuzes, zijn ontwikkeld. Die concepten moeten gefaseerd leiden tot een structureel sluitende begroting vanaf 2013. Argument 3: invoering retail concept Nederlandse bibliotheken hebben in de afgelopen 5 jaar ervaring opgedaan met het ‘retailconcept’ in hun vestigingen. Invoering van het retailconcept heeft, zo is gebleken, een succesvolle verbetering opgeleverd in de dienstverlening. Het toepassen van het retailconcept verhoogt de prestaties van bibliotheken: meer leden, meer bezoekers, meer uitleningen (15-20%) en levert een efficiëntere exploitatie op. Door het toepassen van het retailconcept in combinatie met andere efficiencymaatregelen in samenhang met verruiming van de openingstijden is ook beperking van het bruto vloeroppervlak van bibliotheekvestigingen te realiseren doordat er minder boeken (een kleinere collectie) op de vestigingen ‘in huis’ zullen zijn, vanwege gestegen uitleningen en snelle bezorgservice. Argument 4: herdefinitie bibliotheektypen Op basis van verricht onderzoek naar de beïnvloedingsmogelijkheden van ingrepen in het collectiebeleid, personeelsinzet, invoering zelfservice en verbetering van de bruto/netto verhouding in vloeroppervlak is – naar analogie van invoering van agentschappen van TNT-Post en ING-Postbank – de typologie van de bibliotheken tegen het licht gehouden. Daarbij zijn de huisvestingsconsequenties voor met name de huidige wijkbibliotheken en bibliotheekservicepunten heroverwogen. Dat heeft vervolgens geleid tot de herdefinitie van de oorspronkelijke wijkbibliotheken en bibliotheekservicepunten in respectievelijk stadsdeelbibliotheken en bibliotheekservicepunten (nieuwe stijl).
7.2
AFWEGINGEN
Bij de onderzoeken naar de mogelijke concepten hebben, naast de geldende bestuurlijke uitspraken, vooral prestaties van de vestigingen (bezoekersaantallen en uitleningen) naast vastgoedgegevens (eigendomsverhoudingen), beïnvloedbaarheid van keuzes en maatschappelijke impact een doorslaggevende rol gekregen bij de uitwerking van de varianten. Dat bepaalt vervolgens de haalbaarheid van uitwerking van de voorgestelde variant nr. 4:
De Bibliotheek Centrum als topvoorziening en studiebibliotheek voor de hele stad; 25 PBO/116937
Twee stadsdeelbibliotheken Haagse Beemden en Bibliotheek Zuidoost (IJpelaar) met een breed servicepakket voor de werkgebieden Noord en Zuid;
Zeven bibliotheekservicepunten, al dan niet in meervoudige voorzieningen met een op de situatie aangepaste inkleuring (bijvoorbeeld in een multifunctionele omgeving).
Juridisch Bij de afweging van de ingrepen is rekening gehouden met de contractuele consequenties van de te maken keuzes. Huurcontracten met derden en mogelijk gewekte verwachtingen zijn daarbij in het vervolgtraject belangrijke voorwaarden voor de uitwerkingen. Het op te stellen uitvoeringsplan zal mede daarom nadrukkelijk gekoppeld worden aan het lopende onderzoekstraject van de ‘Verkenning alternatieven voor maatschappelijk vastgoed’ om synergie te bewerkstelligen tussen de beide trajecten. Financieel Nadere uitwerking en uitvoering van het beoogde concept zal gefaseerd een structurele bijdrage leveren van ca. € 350.000 aan de verkleining van het begrotingstekort van de bibliotheek. In combinatie met andere door te voeren maatregelen zal dat na 2013 moeten leiden tot een duurzaam sluitende begroting.
7.3
CONSEQUENTIES NADERE UITWERKING VESTIGINGSBELEID
Wat heeft deze bovengenoemde variant voor consequenties:
De bereikbaarheid van de bibliotheek blijft gehandhaafd (eis Raadsuitspraak). Het aantal vestigingen blijft gelijk;
De collectie wordt geoptimaliseerd wat betekent dat deze meer wordt afgestemd op de vraag;
De optimalisatie van de collectie heeft als gevolg dat minder m² huisvesting nodig zijn;
De huidige openingstijden moeten worden herzien om de verwachte uitleenpercentages te halen in relatie tot de kleinere huisvesting;
Door het toepassen van de retailformule verwacht Bibliotheek Breda meer uitleningen en sluit de bibliotheek zich nog meer aan bij de wensen van de klant;
Deze retailformule zal gehuisvest worden in alle vestigingen. Door een efficiënter gebruik van vastgoed (betere verhouding netto/bruto vloeroppervlak) zijn kostenbesparingen te realiseren;
Bij voorkeur worden de bibliotheekservicepunten geïntegreerd in een multifunctionele omgeving, waardoor meer m² te besparen zijn tot ca. 130 m² met maximale huisvestingslasten van € 21.000 per jaar;
Het nader uitwerken van een plan om op termijn te komen tot verruiming van de openingstijden.
7.4
VERVOLGSTAPPEN/AANBEVELINGEN
Voorgesteld wordt te kiezen voor het volgende, in het Masterplan nader uitgewerkte spreidingsplan:
De Bibliotheek Centrum als topvoorziening en studiebibliotheek voor de hele stad;
Twee Stadsdeelbibliotheken Haagse Beemden en Zuidoost (IJpelaar) met een breed service pakket voor de werkgebieden Noord en Zuid;
Zeven Bibliotheekservicepunten. Al dan niet in meervoudige voorzieningen, met een op de situatie en het werkgebied aangepaste inkleuring;
26 PBO/116937
Op basis van bovenstaand scenario de directeur van Bibliotheek Breda de opdracht te geven een uitwerkingsplan aan het College voor te leggen.
27 PBO/116937
8
BRONVERMELDING
8.1
UITGANGSPUNTEN C.Q. BRONNEN
De volgende uitgangspunten c.q. bronnen zijn gehanteerd:
Begroting 2011 en jaarrekening 2010;
Afdelingsbegroting Bibliotheek onderdeel directiebegroting 2010;
Bibliotheek Breda Ontwikkeling Spreidingsplan 2010 Begroting 2010 d.d. oktober 2009;
Bibliotheek Breda Beleidsvisie 2009-2013 Vitaal Knooppunt van Informatie d.d. 16 juli 2009;
Bibliotheek Breda Huisvestingssituatie maart 2010 (Uit de beleidsvisie van Bibliotheek Breda 2009-2013: vitaal knooppunt van informatie);
Dienstverleningsovereenkomst Onderhoudsmanagement Accommodaties Bibliotheek planjaar 2010;
De Openbare Bibliotheek tien jaar van nu De Hoofdlijnen van SCP (Sociaal en Cultureel Planbureau d.d. april 2008;
Agenda voor de toekomst ‘De Strategie van de vereniging van Openbare Bibliotheken voor de jaren 2009 – 2012’ d.d. juli 2008;
Simulaties berekening verkoopvloeroppervlak (Van Spaendonck Management Consultants);
Breda Buurtmonitor: bevolkingsopbouw van Breda per 1 januari 2011;
De Digitale Bibliotheek: Schatkamer van de Toekomst’, uitgave V.O.B. van november 2010.
8.2
VOETNOTEN
1) Zie ‘Richtlijn voor Basisbibliotheken’ van Vereniging Openbare Bibliotheken en Vereniging Nederlandse Gemeenten d.d. december 2005. Deze richtlijn maakt deel uit van een ingrijpend en omvangrijk proces van vernieuwing van bibliotheken. 2)
Zie ‘Richtlijn voor Basisbibliotheken’. Hierin worden vijf kerntaken genoemd: Kennis- en informatievoorziening; Educatie; Cultuur; Lezen en literatuur en Ontmoeten en debat.
3) In de huidige situatie is voorzien dat Bibliotheek Teteringen en Bibliotheek West op middellange termijn zullen worden vervangen. Voor beide vestigingen was in de planvorming uitgegaan van een behoefte aan ca. 500 m² bvo. per vestiging. 4) In het kader van de samenwerking met de Rabobank is in Ulvenhout een huurverplichting aangegaan voor afname van een ruimte in het Dienstencentrum aan het Dorpsplein. De vestiging aan de Annevillelaan zal worden afgestoten.
28 PBO/116937
Colofon:
Bibliotheek Breda
Directie PMP
Coresta Government & Education bv, Eindhoven, P.J. Bouwkamp 29 PBO/116937
