CONCEPT. Diabetesvereniging Nederland WERKPLAN 2012

Ledenraad 10 december 2011 Agendapunt 5.1

CONCEPT Diabetesvereniging Nederland WERKPLAN 2012 Voluit leven met diabetes

Colofon

Werkplan 2012 Van Diabetesvereniging Nederland Uitgebracht op 10 december 2011 aan de Ledenraad van

Diabetesvereniging Nederland Fokkerstraat 17 Postbus 470 3830 AM Leusden Telefoon: 033 - 463 05 66 Telefax: 033 - 463 09 30 E-mail: [email protected] Website: www.dvn.nl Versiebeheer Versienummer 1.0 1.1 1.2

Versiedatum 2 september 2011 6 oktober 2011 28 oktober 2011

Samenvatting Compilatie afdelingswerkplannen

auteur JD

Voorwoord

JD

Tekstuele redactie

JD

© 2011 Diabetesvereniging Nederland te Leusden Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd, opgeslagen, in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of enig andere manier, zonder voorafgaande toestemming van Diabetesvereniging Nederland.

Concept Werkplan 2012 DVN

2

INHOUDSOPGAVE

Inleiding Hoofdstuk 1 Vereniging Hoofdstuk 2 Advies Hoofdstuk 3 Steun Hoofdstuk 4 Voordeel Hoofdstuk 5 Informatie Hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering en P&O Projecten


3

INLEIDING Voor u ligt het werkplan van Diabetesvereniging Nederland voor het jaar 2012. In 2011 is DVN een proces gestart van heroriëntatie op haar strategische koers. Op het moment van de totstandkoming van dit werkplan zijn de gevolgen hiervan nog niet te overzien. In het voorliggende werkplan is om die reden uitgegaan van voortzetting van het huidige beleids-/meerjarenplan en is nog geen rekening gehouden met ingrijpende strategische keuzes zoals deze kunnen volgen uit de lopende strategiediscussie. Daarom noemen wij deze versie van het Werkplan: ‘Werkplan bij ongewijzigde strategie’. Naar verwachting zal in de komende maanden meer duidelijkheid komen over de koers van DVN en de gevolgen die dit heeft voor de activiteiten uit dit werkplan. Op basis daarvan zal een bijgesteld werkplan en bijbehorende begroting worden opgesteld. Missie: goede zorg en een beter leven De toekomst is ongewis. Allerlei ontwikkelingen, zowel intern als extern hebben invloed op DVN en op de activiteiten die zij ontplooit. Niettemin staat voor DVN een ding vast: wij blijven ons inzetten voor goede zorg en een beter leven voor alle mensen met diabetes. Dat is en blijft onze missie. We geloven dat meer regie door patiënten de zorg en het leven verbetert. De mens met diabetes zal hierdoor beter zijn leven leiden en bijvoorbeeld zorgverleners en zorgverzekeraars hebben een tegenwicht dat hen positief prikkelt. Wij willen dat alles wat mogelijk is voor een beter leven met diabetes, ook gedaan wordt. Voluit leven met diabetes realiseren we o.a. door middel van (gelegenheids)coalities, belangenbehartiging, implementatie en financiering van beleid, certificering en een voortrekkersrol bij innovatieve projecten. Leeswijzer In de volgende hoofdstukken treft u een opsomming van alle acties om onze missie in 2012 vorm te geven. Deze zijn afgestemd op het beleidsplan en hangen samen met de begroting 2012. Op het Centraal Bureau zijn alle acties uitgewerkt in werkplannen. Voor sommige projecten is subsidie gevonden, andere projecten hebben nog financiering nodig. Het voorliggende werkplan is kort en bondig. Per onderwerp wordt een beknopte toelichting op de geplande activiteiten gegeven. De precieze aanpak en resultaten bespreekt het Algemeen Bestuur met de directeur. De Raad van Toezicht vergadert met het Algemeen Bestuur over de lopende zaken. De regio’s van DVN maken op basis van dit werkplan een eigen regiowerkplan.


4

Hoofdstuk 1

1.1

Vereniging

Bestuur / Organisatie

Ledenraden Tenminste tweemaal per jaar wordt een ledenraadsvergadering gehouden, in juni en december. Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur vergadert in de regel negen maal per jaar. Daarnaast worden twee bestuursdagen gehouden. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht vergadert in de regel tweemaal per jaar met het Algemeen Bestuur. Het Centraal Bureau draagt zorg voor de voorbereiding van agenda´s, verslaglegging en follow up van Ledenraads-, Bestuurs- en Raad van Toezichtvergaderingen. Koers DVN In 2011 heeft het Algemeen Bestuur de commissie ‘Toekomst Vereniging’ ingesteld. Deze commissie adviseert het bestuur over de toekomstige koers van DVN. Implementatie van genomen besluiten vindt vanaf 2012 plaats. 1.2

Uitvoering beleidscyclus (zie ook 6.1)

Werkplan en begroting Werkplan en begroting worden door het Centraal Bureau voorbereid en geagendeerd voor ledenraadvergadering van december. Rapportages, jaarverslagen Per kwartaal wordt een inhoudelijk en financiële rapportage opgesteld t.b.v. het Algemeen Bestuur en Raad van Toezicht. Jaarrekening en intern en extern jaarverslag De jaarrekening en het interne en externe jaarverslag worden door het Centraal Bureau voorbereid en geagendeerd voor ledenraadvergadering van juni. Beheersplan p&c cyclus regio In 2011 is een beheersplan voor de p&c cyclus in de regio’s opgesteld. De uitvoering hiervan wordt door het Centraal Bureau ondersteund.


5

1.3

Overige centrale overleggen

Vrijwilligersdag: In het najaar wordt door het Centraal Bureau een centrale vrijwilligersdag georganiseerd. Voorzittersoverleg: tweemaal per jaar vindt een voorzittersoverleg plaats (regiovoorzitters en Algemeen Bestuur) waarin actuele zaken worden besproken. Secretarisoverleg: In 2011 is gestart met een secretarisoverleg. Voornemen is dit in 2012 te continueren. Penningmeesterdag: Tweemaal per jaar wordt een penningmeesterdag georganiseerd. In dit overleg worden begroting en jaarrekening besproken.

1.4

Regio’s

Het Centraal Bureau ondersteunt de regio’s onder meer bij bestuurlijke zaken en de taakstelling van de regio’s (zoals thema-avonden, prikacties, cursussen en ervaringsdeskundigen diabetes). Contributieafdracht De contributieafdracht aan de regio’s wordt gerealiseerd. Thema-avonden ontwikkelen en beschikbaar stellen Onderwerpen voor thema avonden worden geactualiseerd. Tevredenheidsonderzoek vrijwilligers Tevredenheidsonderzoek vrijwilligers uitvoeren in 2012. Vrijwilligersverzekering De huidige vrijwilligersverzekeringen worden in 2012 kritisch bezien en indien nodig geactualiseerd. Communicatie/PR o Het Centraal Bureau draagt zorg voor een actuele vrijwilligerssite. o In 2011 zijn regio websites gelanceerd. De regio’s dragen zorg voor actuele inhoud. o Maandelijks verschijnt een vrijwilligersnieuwsbrief (digitaal). o Overlegmomenten als Grote Steden Overleg, Regiobezoek CB, klankbordgroep worden gecontinueerd. o Voor de verbetering van lokale zichtbaarheid is een plan gereed en zijn twee pilots actief. o Digitalisering van vereniging en Centraal Bureau wordt bevorderd. Wervingsplan vrijwilligers


6

Een wervingsprogramma gericht op specifieke vrijwilligersgroepen wordt opgesteld en uitgevoerd. Dit geldt ook voor specifieke dienstverlening t.b.v. Sugarkidsclub (kampen, stranddag etc.). Nieuwe doelgroepen In 2012 worden in samenwerking met Movisie vier pilotprojecten opgezet, gericht op de binding van migranten. Dit vraagt nadrukkelijk samenwerking met regio’s.

1.5

Scholing vrijwilligers

Scholingsplan 2012 o Uitvoeren. o Certificering inhoudelijk deskundigen is onderdeel van scholingsplan. o Actuele certificering diabetes ervaringsdeskundigen en prikkers. 1.6

P&O vrijwilligersbeleid

Een competentiebank voor vrijwilligersbeleid t.o.v. scholing, kwaliteitsbewaking wordt ingericht en onderhouden. 1.7

Ambassadeursschap o

o

Vrijwilligers zijn belangrijke ambassadeurs van DVN. De vrijwiligers in de regio’s worden ondersteund door onder meer middelen (promotiemateriaal) en informatie beschikbaar te stellen. Zorgverleners benaderen om te komen tot ambassadeurs en intermediairs met als doel het werven van nieuwe leden en promotie van DVN-producten en diensten. Ook hier zijn contactmomenten en aanspreekpunten van belang.


7

Hoofdstuk 2 2.1

Advies

Diabeteslijn

Diabeteslijn 7 x 24 uur; leven met diabetes o Continueren van de technische en inhoudelijke ondersteuning van de centralisten. o Ontwikkeling dienstverlening passend bij de missie/visie en de keuzes die tijdens het transformatieproces worden gemaakt en verantwoorde financiering Advies van ervaringsdeskundige vrijwilligers: Inhoudelijke kennis inzetten voor: o projecten o voorlichting(smateriaal) o Diabeteslijn o beoordelen advertenties o Diabc o scholing vrijwilligers o websites en winkel o opstellen richtlijnen/protocollen 2.2

Diabetes Consultancy

Advies van inhoudelijke experts (juridisch, lifestyle, voeding) van Centraal Bureau o Inhoudelijke kennis inzetten voor o.a. o beoordelen verzoeken/diensten/producten van buitenaf (bv. productpresentaties) o geven van trainingen, lezingen, cursussen, spreekbeurten o deelname aan commissies, stuurgroepen, werkgroepen o Tarieven en tegenprestaties bepalen. o Criteria voor accordering opstellen. o Resultaten en vorderingen communiceren. o Opstarten pool van vrijwilligers voor deze werkzaamheden lokaal en regionaal. Advies aan externen/individuele belangenbehartiging o advisering over individuele vragen over o.m. verzekeringen, arbeid, keuringen o onderzoeken of en hoe voortzetten dienstverlening gewenst is o Procesomschrijving afhandeling vragen opstellen.

2.3

Kennismanagement


8

Binnen DVN is veel (ervaringsdeskundige) kennis aanwezig. In 2012 wordt gewerkt aan het inrichten van een kennisdatabase alsmede aan de inrichting van processen voor het voeden, onderhouden en ontsluiten hiervan. Parallel hieraan wordt de mogelijkheid van het ‘vermarkten’ van deze database onderzocht.

2.4

Educatie

o Aanbod digitale cursussen actueel houden o Scholing vrijwilligers zie 1.6 2.5

Landelijke activiteiten

SugarKidsclub: (zie ook 5.3) o Ook in 2012 worden kinder- en jongerenkampen en de jaarlijkse stranddag georganiseerd. o De mogelijkheid van samenwerking met andere aanbieders van jongerenactiviteiten wordt onderzocht. o In samenwerking met Stichting Diakidzz wordt een gezinsweekend georganiseerd. o Voor jongeren van 16-25 jaar wordt een aantal pilots gestart met activiteiten gericht op deze doelgroep.


9

Hoofdstuk 3.

3.1

Steun

Persbeleid

Voor externe partijen moet duidelijk zijn wat de belangen van mensen met diabetes zijn en waar DVN voor staat. Mensen met diabetes met wie DVN nog geen relatie heeft maar voor wie DVN wel interessant is, willen we bereiken. Een actief persbeleid en een duidelijke boodschap zijn hiervoor instrumenten. Dit versterkt de zichtbaarheid van DVN. 3.2

Belangenbehartiging

DVN signaleert knelpunten en geeft hier vervolgens krachtig geluid aan. De collectieve belangenbehartiging is gericht op de belangen van alle mensen met diabetes. Hiertoe worden standpunten geformuleerd over actuele onderwerpen en deze worden vervolgens krachtig voor de bühne gebracht. •

• • •

3.3

Standpunten: o actuele diabetesinformatie en trends delen o standpunten formuleren over relevante onderwerpen: o criteria herijken o plan van aanpak ledenpanels o resultaten frequent communiceren met gebruikmaking sociale media. o Met name van belang voor corporate communicatie, belangenbehartiging en pr. Van reactief naar proactief. Spreekbeurten, aan debatten deelnemen, interviews afgeven, opiniërende artikelen, blogs Lobby-activiteiten, stimuleren innovatieve projecten, deelname aan netwerken. Individuele belangenbehartiging zie 2.2.

Nationale- en Internationale contacten

DVN wil hèt landelijke aanspreekpunt zijn voor de overheid, de politiek en alle instanties die zich bewegen op het terrein van diabetes. Internationaal heeft DVN Nederland een voorbeeldfunctie als het gaat om diabetes.

o Deelname aan diverse landelijke commissies en werkgroepen o Contributie(s); CG-Raad, NDF, IDF-Global, IDF-Europe o Nationale en internationale lobby


10

3.4

Diabetesontwikkelingshulp

DVN besteedt jaarlijks 0,5 procent van de begroting aan projecten voor ontwikkelingssamenwerking, waaronder het project Life for a Child. o Besteding ontwikkelingsbudget coördineren en zichtbaar maken voor leden. o Evaluatie en plan van aanpak komende jaar/drie jaar. o Verzorgen betaling, communicatie met projecten die worden ondersteund, beoordelen correcte besteding, coördineren en communicatie naar leden.


11

Hoofdstuk 4.

Voordeel

In haar activiteiten oriënteert DVN zich steeds op de mens met diabetes. DVN speelt in op de behoeften van de klant zoals veiligheid, gemak, betaalbaarheid en beschikbaarheid. Dit doet DVN op verschillende manieren. Zo wil DVN winkel (DVN Regie BV) de kosten van de zorg waar mogelijk verminderen door middel van lage(re) prijzen voor diabeteshulpmiddelen. 4.1

Verzekeringen

Verzekeringen inzetten als commercieel product; verkopen, registreren, acties en folders herzien. o Insulinepompverzekering o Reis- en annuleringsverzekering o Rechtsbijstandverzekering o Uitvaartverzekering o Ongevallenverzekering o Autoverzekering o Onderzoek mogelijkheid levensverzekering 4.2

Collectieve contracten met verzekeraars

o Afsluiten collectieve verzekeringen icm met MijnZorgpagina o Beslissing over criteria: voordeel of inhoud (niche) o Gesprekken en onderhandelingen zorgverzekeraars


12

Hoofdstuk 5.

5.1

Informatie

Redactioneel

Websites o Corporate website: inrichten op werving en belangenbehartiging, inrichten op doelgroepinformatie (de klant) o Diabetesforum: beheer en groei forumleden/boards o SugarKidssite: tweewekelijkse update o Vrijwilligerssite: coördinatie, update, ontwikkeling, ten minste maandelijks o adviseren, afstemmen met andere websites DVN en DVN winkel o Diabeteswiki: proces inrichten, beheren o Sugarhyves: beheer en beperkte groei aantal leden Digitale nieuwsbrieven o Segmenteren (zorgverleners, ouders, leden, “e-leden”, vrijwilligers, relaties) o Integreren (van de verschillende producten) o Organiseren (proces) Diabc o Diabc: tweemaandelijks inclusief drie (gefinancierde) themanummers o Inhoud, interviews, vormgeving (extern), coördinatie proces, uitzetten onderwerpen en beeld, indeling, eindredactie SugarKids (SKC) o Sugarkidsmagazine tweemaal per jaar (ook voor werving via dvk’s en kinderartsen) o Promotiemateriaal, welkomspakket Redactioneel Op verzoek check teksten, inhoud, maken kleinere teksten van presentaties, brieven, mailings, linkbrief, uitnodigingen, voorstellen, projecten, versiebeheer plannen en content etc. Sociale media Ontwikkelen en integreren van sociale media in communicatieplannen, werkzaamheden en werkprocessen Vormgeving en beeld o Vormgeven van de meeste eigen uitingen binnen projecten en op verzoek, banners, flyers, boekjes, brochures, inclusief briefings/beoordeling volgens huisstijl o Huisstijlhandboek/ontwikkeling


13

o

5.2

Nieuw beeldmateriaal realiseren voor eigen uitingen Promotiemiddelen

Folders en voorlichtingsmateriaal Onder andere ledenwerffolder, verzekeringsfolders, serie voluit leven met diabetes, tariefkaart. Nieuw: folder voor erfenissen en legaten, introductiefolder, folders voor doelgroepen. Jaarverslag Online jaarverslag en offline boekje (vertalen en verhalen van visie) als visitekaartje voor relaties/zorgverleners. Welkomstpakketten Actualiseren inhoud en brieven, per doelgroep.

5.3

Werving en behoud

Marktonderzoek o Resultaten marktonderzoeken 2011 implementeren. SugarKidsclub (SKC) In het wervingsplan SugarKidsclub (2011) staat opgenomen de uitbouw van de SKC naar een hogere leeftijdscategorie: jongeren vanaf 16-jaar. Dit om jongere leden betrokken te laten blijven bij DVN. In 2012 wordt hiermee een start gemaakt door het ontwikkelingen van een eigen clubimago en passende activiteiten. Daarnaast worden ook de ‘reguliere’ activiteiten van de SKC uitgevoerd (zie ook 2.5). o Organiseren activiteiten o Organiseren proces o Realisatie middelen o Promotie van de SKC Ambassadeursschap vrijwiligers en zorgverleners: zie 1.7. Relatiebeheer donateurs Donateurs zijn een nieuwe mogelijkheid voor DVN om financiële middelen te verwerven. We richten ons bij deze doelgroep op de omgeving van onze leden: op mensen die een maatschappelijk doel willen steunen. o donateursinformatiepakket o beheer online donatiemodule o uitvoering wervingsplan donateurs o CRM systeem inrichten. Relatiebeheer “e-leden” (geregistreerde gebruikers website)


14

Plan van aanpak naar aanleiding van marktonderzoek; wat is en wil een e-lid. Adviserend en ondersteunend ism mijn diabetes/mijn zorgpagina: afhankelijk van marktonderzoek. Uitvoerend: widgets. Werving en behoud: klantenpanels Voortzetting marktonderzoek, structureel onder onze klanten. Zoeken, installeren, opstellen vragenlijsten, benaderen, verwerken gegevens. Werving en behoud: Marketing(budget) o Ontwikkelen thema’s/acties o Doorvoeren in materialen, advertenties in- en extern, banners en onlinecampagnes, beloningsmateriaal huidige leden, etc. o Low-profile in eigen media, pr, nichegericht Sponsorpakketten Financiele steun van sponsors en adverteerders is onontbeerlijk om de activiteiten van DVN te bekostigen. o Presenteren en afsluiten van sponsorpakketten, inclusief advertenties. o Sponsor- en advertentiebeleid regionaal implementeren o Plan van aanpak uitvoeren voor nieuwe benadering sponsors/klanten: meer op maat, minder algemeen. Klantenservice Eerste aanspreekpunt, optimale dienstverlening, reactie binnen drie werkdagen, overzicht over hele pakket, in staat tot geven van informatie op maat.

5.4 Medisch adviseur DVN beschikt over een medicus, die het Algemeen Bestuur adviseert op medische aangelegenheden. 5.5

Leerstoelen Interne geneeskunde, diabetologie (gerealiseerd) Gedragskunde/psychologie (onderzoeken) Organisatiekunde/samenwerking professionals (onderzoeken) o Wetenschapsfilosofie (roldefiniëring en wereldbeeld relatie zorgverlener-zorgvrager) (onderzoeken) o Kindergeneeskunde, diabetologie/ICT (onderzoeken)

o o o


15

Hoofdstuk 6.

Bedrijfsvoering en P&O

6.1 Bedrijfsvoering De afdeling Bedrijfsvoering staat voor: o Betrouwbare en efficiënte financieel-administratieve processen voor bestaande activiteiten en streven naar continue verbetering; o Deskundige advisering bij en servicegerichte financieel-administratieve ondersteuning o Meedenken om de financiën op orde te houden: kritisch voor kostenbeheersing en creatief voor omzetverbetering; o Betrouwbare en tijdige financiële rapportages (zowel periodieke als adhoc stuurinformatie) in een dynamische en veranderende omgeving. Activiteiten: o Debiteuren/crediteuren/kas/bank o Relatiebeheer/ledenadministratie o Programmamanagement (uren/project administratie) o Financiële administratie en externe verslaggeving: inspelen op nieuwe wet- en regelgeving. o Planning & control / interne verslaggeving: adequate en tijdige financiële rapportages o Functioneel beheer Navision o Ondersteuning financieel beheer Regio’s: o.m. verder ontwikkelen Planning & controlcyclus o Doelgericht en gestructureerd informatiemanagement binnen DVN. o Doorlichten en verbeteren van verzekeringsportefeuille; o Ondersteuning acties voor ledenwerving en -behoud; o Invoeren centraal contractenregister o Ondersteuning bij projecten 6.2

Beheer & ict

Ict-ondersteuning o Optimale ict-ondersteuning voor medewerkers en vrijwilligers (diabeteslijn) o Optimaal ICT beheer. o CRM-tool en Navision: gebruiksmogelijkheden geherdefinieerd. Navision en speciale CRM-tool wisselen onderling profielgegevens en relaties uit. CRM geeft nieuwe marketing en relatiemanagement mogelijkheden. Inkoopmanagement Evaluatie huidige leveranciers, scherp(er) sturen op kosten.


16

Voorraadbeheer o Werkproces voorraadbeheer aangescherpt o Opslagruimte CB optimaal benut Onderhoud en beheer gebouw Centraal Bureau o Interne verhuizing uitgevoerd. o Noodzakelijk onderhoud wordt uitgevoerd. 6.3

Personeel en Organisatie

Interne communicatie o Het projectplan interne communicatie wordt geactualiseerd en geïmplementeerd in de organisatie Medewerkerstevredenheidsonderzoek o Medewerkerstevredenheidsonderzoek uitvoeren en resultaten implementeren Beoordelingssysteem o Beoordelingssysteem medewerkers evalueren en verbeterpunten invoeren. Scholing (o.v.v. financiering) o Het scholingsbudget wordt niet overschreden in 2012 o Het scholingsbeleid is geëvalueerd en eventueel aangepast Arbobeleid o Het arbobeleid (inclusief BHV) is geïmplementeerd en wordt conform de wettelijke richtlijnen uitgevoerd. o BHV evalueren en actualiseren o Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RIE) up-to-date houden o Arbo-arts evalueren Ziekteverzuim o Het ziekteverzuimpercentage bedraagt maximaal 5% o Het frequent verzuim wordt teruggedrongen naar 1,5 keer per medewerker per jaar Vitaliteitsmanagement Onderzoek mogelijkheden vitaliteitsmanagement (gesubsideerd). CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening Ontwikkelingen/wijzigingen CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening zijn onderzocht en intern gecommuniceerd


17

CONCEPT. Diabetesvereniging Nederland WERKPLAN 2012

Recommend Documents