Concept Communicatieplan De Omgevingsvergunning

Concept Communicatieplan Omgevingsvergunningen pagina 1 van 15

Concept Communicatieplan De Omgevingsvergunning

Versie

Datum Samengesteld door

: : :

4 26 mei 2008 C.M.J. Vermeulen


Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Over het plan

3

3.

Fasering en communicatiedoelstelling

4

4.

Communicatiedoelgroepen

5

5.

Overzicht communicatiedoelstelling en doelgroep

6

6.

Communicatiestrategie

7

7.

Communicatiemiddelen en –activiteiten

7

8.

Uitwerking communicatieplan

9

9.

Organisatie van de communicatie

14

10.

Inschatting tijdsbeslag en budget

14

11.

Evaluatie

15


1

Inleiding

De gemeente Drimmelen is volop actief om het project Omgevingsvergunning voor te bereiden en te implementeren. Het project Omgevingsvergunning is afkomstig van het ministerie van VROM, dat werkt aan modernisering van haar regelgeving, zodat deze minder tijd en geld kost voor burgers en bedrijven. Onderdeel van de moderniseringsoperatie is de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) die per 1 januari 2009 moet leiden tot één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu (de Omgevingsvergunning). Burgers en bedrijven die nu nog verschillende vergunningen nodig hebben als ze een huis, fabriek of schuur willen (ver)bouwen, hoeven straks nog maar één type vergunning aan te vragen: de omgevingsvergunning. Tot dusver was altijd sprake van verschillende vergunningsaanvragen bij verschillende loketten met verschillende procedures voor bezwaar en beroep. De reikwijdte van deze veranderingsoperatie is groot, want treft zowel het rijk, als de provincie, het waterschap, brandweer en gemeenten met uiteenlopende wettelijke eisen. De VROM-planning is er dus op gericht om de Omgevingsvergunning op 1 januari 2009 operationeel te hebben. Tot die tijd hebben betrokken partijen de tijd om hun interne organisatie aan te passen en voorbereidingen te treffen die ertoe leiden dat iedereen weet wat er staat te gebeuren, waarom, wanneer en hoe. De gemeente Drimmelen heeft hiertoe een intern projectleider, Kendra van der Spek, aangewezen om het traject te begeleiden en een projectgroep Omgevingsvergunning in het leven te roepen. Zij wordt hierin extern bijgestaan door SRE Milieudienst. Dit plan van aanpak gaat in op de wijze waarop communicatie het project Omgevingsvergunning binnen de gemeente Drimmelen kan ondersteunen in de verschillende fases tot en met de inwerkingtreding van de Omgevingsvergunning. Ofschoon nu al zo volledig mogelijk te werk is gegaan, behoudt dit communicatieplan voorlopig het karakter van een groeiplan omdat gaandeweg het voorbereidingstraject nieuwe informatie beschikbaar kan komen. Bijvoorbeeld over de vraag of ook voor beroepsmatige aanvragers van de omgevingsvergunning een separaat communicatietraject moet worden ontwikkeld.

2

Over het plan

Imago Voor de gemeente Drimmelen is belangrijk dat de Omgevingsvergunning succesvol wordt ingevoerd en als zodanig gewaardeerd door burgers en bedrijven. Waardering voor de implementatie van de Omgevingsvergunning door burgers en bedrijven kan niet los worden gezien van het imago dat de gemeente Drimmelen op dit moment heeft. Rondom het verlenen van vergunningen heeft zich recentelijk een incident voorgedaan met publicitaire gevolgen. Dit houdt in dat invoering van de Omgevingsvergunning door in- en externe betrokkenen nauwlettend in de gaten zal worden gehouden. (Overigens zijn bij de invoering van de Omgevingsvergunning veel meer afdelingen betrokken dan de hierboven bedoelde.) Waar het om gaat is om uit te dragen dat de Omgevingsvergunning een kansproject is dat laat zien dat de gemeente Drimmelen goed in staat is om dienstverlening aan burgers en bedrijven klantvriendelijk in te richten.


Management van verwachtingen De inzet van communicatie is er in belangrijke mate op gericht om iedereen die bij dit veranderingsproces betrokken is, op de juiste golflengte af te stemmen. Iedereen die nu of in de toekomst iets met de Omgevingsvergunning te maken heeft, wil op de hoogte zijn (niet te veel / niet te weinig / precies genoeg) van wat de Omgevingsvergunning precies betekent. Verwachtingspatronen moeten reëel zijn. De rol van communicatie is er dan ook mede op gericht om verwachtingen te helpen ‘managen’ en mensen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden goed in het proces mee te nemen. Wisselend zal daarbij het communicatieaccent liggen op het managen van het proces als wel de inwerkingtreding van de Omgevingsvergunning zelf. Wat staat niet in dit plan? Voorliggend concept communicatieplan gaat niet in op hoe werkgroepen of andere samenwerkingsverbanden onderling met elkaar communiceren om informatie rondom de Omgevingsvergunning op elkaar af te stemmen. Ook voorziet dit plan niet in terugkoppeling van informatie door projectleiders aan hun achterbannen. Werkgroepen zullen hierover zelf afspraken met hun projectleiders moeten maken, inclusief het aanwijzen van plaatsvervangers bij afwezigheid om informatieoverdracht en -uitwisseling niet te hinderen. Overleg met andere overheden zoals genoemd in categorie 2. van de externe doelgroepen (hoofdstuk 4. communicatiedoelgroepen) is voorbehouden aan de projectleider Omgevingsvergunning van de gemeente Drimmelen en niet als separaat onderdeel uitgewerkt.

3

Fasering en communicatiedoelstelling

Fase I Voorbereiding ( … > circa half mei 2008)

De fase van voorbereiding is gestart. In deze fase wordt vastgesteld wat de consequenties voor de gemeente Drimmelen zijn en welke aanpassingen en veranderingen nodig zijn, organisatorisch, procesmatig en administratief. Er worden nog geen keuzes in deze fase gemaakt over gestelde ambitieniveau dat de gemeente voor ogen heeft ten aanzien van de drie D’s: Dienstverlening (klantgerichtheid), Doelmatigheid en Doelgerichtheid (effectiviteit). Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de Omgevingsvergunning; - kennis over het proces van voorbereiding; - kennis over de mogelijke interne veranderingen; - positieve houding / draagvlak voor (eventuele) interne veranderingen; - actief gedrag om deel te nemen aan de projectgroep.

Fase II Uitvoering (circa half mei 2008 > eind 2008)

De fase van uitvoering gaat in op het moment dat besluitvorming heeft plaatsgehad over de routekaart. Daarna vindt onder meer besluitvorming over het ambitieniveau plaats.


Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de Omgevingsvergunning; - kennis over het proces van implementatie; - kennis over mogelijke interne veranderingen; - positieve houding / draagvlak voor (eventuele) interne veranderingen; - actief gedrag om deel te nemen aan projectgroep / onderzoek om de Omgevingsvergunning te implementeren en de deadline van 1 januari 2009 te halen.

Fase III Start (1 januari 2009 – juli 2009)

De startfase markeert de inwerkingtreding van de Omgevingsvergunning. De datum van 1 januari is de datum die op dit moment door VROM en dus door alle betrokken partijen wordt gehanteerd. De fase tot juli is zodanig gekozen dat ook de meervoudig complexe aanvraag mogelijk eenmalig is ingediend en afgehandeld. Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de Omgevingsvergunning; - positieve houding ten opzichte van het bereikte resultaat; - actief gedrag om de Omgevingsvergunning na de inwerkingtreding te evalueren en daar waar nodig bij te stellen. 4

Communicatiedoelgroepen

Interne doelgroepen Categorie 1 • Alle medewerkers gemeente Categorie 2a • Projectgroep Omgevingsvergunning Categorie 2b • Frontoffice • Vergunningsverleners • Juridisch medewerkers (BMO) • Handhavers • ICT • Middelen (leges) • Bedrijvencontactfunctionarissen • Brandweer • Communicatie Categorie 3 • College • Portefeuillehouder • Gemeentesecretaris • Management Team Categorie 4 • Gemeenteraadsleden • Burgerleden • Griffie

Externe doelgroepen Categorie 1 • Burgers • Bedrijven Categorie 2 • Rijk (VROM) • Provincie Noord-Brabant • Waterschap Brabantse Delta • PL-kring Categorie 3 • Pers


gemeenteraad

burgerleden

griffie

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

positieve houding / draagvlak voor (interne) veranderingen

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

actief gedrag deelname projectgroep

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

positieve houding / draagvlak voor (interne) veranderingen

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

actief gedrag deelname projectgroepen / onderzoek

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

bedrijven

x

burgers

x

pers

MT

x

PL-kring

College

x

waterschap

communicatie

x

provincie

brandweer

x

rijk

middelen

gemeentesecre taris

ICT

portefeuillehou der

handhavers

bedrijvenconta ctf.

juridisch med.

x

medewerkers gemeente

frontoffice

vergunningsve rleners

Overzicht communicatiedoelstelling en doelgroep projectgroep

5

Fase I Voorbereiding ( … > circa half mei 2008) kennis van nut en noodzaak Omgevingsvergunning

x

kennis over het proces van voorbereiding kennis over de mogelijke (interne) veranderingen

x

x

x

Fase II Invoering (circa half mei 2008 > eind 2008 ) kennis van nut en noodzaak Omgevingsvergunning

x

kennis over het proces van implementatie kennis over mogelijke interne veranderingen

x

x

x

x

x

Fase III Start (1 januari 2009 – juli 2009) kennis van nut en noodzaak Omgevingsvergunning

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

positieve houding ten aanzien van bereikte resultaat

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

actief gedrag tav evaluatie en eventuele bijstelling

x x

x

x

x

x

x

x

x

x


6

Communicatiestrategie

De communicatiestrategie zegt iets over de wijze waarop communicatie wordt ingezet, zonder dat dit direct iets over het communicatiemiddel zegt. Ter ondersteuning van de voorbereiding, uitvoering en inwerkingtreding van de Omgevingsvergunning bestaat de basale communicatiestrategie uit: 1. het ter beschikking stellen van drempelloze informatie die altijd, op ieder tijdtip door iedereen te bekijken is > digitale haalinformatie > www.drimmelen en intranet) 2. het creëren van mogelijkheden voor persoonlijke interactie 3. het op continue basis aandragen van informatie die de kennis over de Omgevingsvergunning vergroot > schriftelijke brenginformatie 4. ambassadeurs (portefeuillehouder, gemeenteraadsleden, College, frontoffice, …) in staat stellen om de Omgevingsvergunning juist te positioneren > faciliterende informatie Het geven van concrete invulling aan de hierboven genoemde strategieën wordt hieronder met een paar voorbeelden toegelicht. Met brenginformatie wordt bedoeld dat informatie actief wordt aangedragen en dat je er niet al teveel moeite voor hoeft te doen om het onder ogen te krijgen. Om bijvoorbeeld burgers en bedrijven bij het vooronderzoek naar de ambitiebepaling te betrekken, verdient het de voorkeur om dit zo persoonlijk mogelijk te doen, zodat er ook interactie kan ontstaan. Om de kennis van betrokkenen actueel te houden, zal communicatie binnen de gemeente Drimmelen voornamelijk digitaal (intranet, www.drimmelen.nl) zijn. Maar kennis vergroten bij burgers zal toch grotendeels schriftelijk moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van een schriftelijke en digitale brochure en via de gemeentepagina’s met een nieuwe rubriek Omgevingsvergunning en/of een interview met een burger over de situatie van toen en nu en het verschil dat wordt ervaren. Voordeel van ’t Carillon is de maximale regie op de boodschap. Ook in situaties dat er aan het loket een vergunning wordt aangevraagd, zal er een algemene (en downloadbare) brochure beschikbaar moeten zijn (Postbus 51?). Gezien de interesse van de pers in de klantvriendelijkheid van de gemeente Drimmelen zal er bij hen ook interesse in de Omgevingsvergunning zijn. Ambassadeurs moeten dan ook in staat worden gesteld om het project in juist perspectief en als kansrijk neer te zetten. Dit vraagt dus om een proactieve persbenadering en adequate interne ondersteuning. Omdat de Omgevingsvergunning een grootschalig project is met politieke en publicitaire uitstraling, is het een reputatiegevoelig traject. Als het project dan ook slaagt (welke criteria worden gehanteerd?), is het goed om dit samen te vieren en betrokkenen de nodige credits te geven. Ook deze vorm van communicatie kan niet anders dan persoonlijk zijn. 7

Communicatiemiddelen en -activiteiten

Hieronder volgt een inventarisatie van communicatiemiddelen en –activiteiten die een bijdrage kunnen leveren bij de voorbereiding en implementatie van de Omgevingsvergunning. In het hoofdstuk hierna is de inzet ervan verder uitgewerkt.


• • • • • • • • • • • • • • • • •

•

• • •

persberichten (lokale en regionale media) pagina’s over de Omgevingsvergunning op www.drimmelen.nl lijst met meest gestelde vragen voor burgers en bedrijven > Vragen/Antwoorden aanpassing productencatalogus en digitale formulieren op www.drimmelen.nl intranet > vaste rubriek intranet > flash met 2-wekelijks nieuws intranet > aftellen richting dag inwerkingtreding: nog 99 dagen, nog 98 dagen, nog 97 dagen, … lijst Vragen/Antwoorden voor medewerkers die in contact zijn met burgers en pers rubriek Omgevingsvergunning op gemeentepagina in ’t Carillon interview burger (situatie toen/nu) op gemeentepagina in ‘t Carillon interview portefeuillehouder met lokale en regionale media bouwstenen ter voorbereiding van interviews portefeuillehouder gemeente Drimmelen WABO-proof (persmoment) raadsbrieven communicatieparagraaf bij raadsvoorstel brochure de Omgevingsvergunning (als Postbus 51, VNG, brancheverenigingen niet over brug komen) Ter ondersteuning van medewerking burgers aan onderzoek (eind juni/begin juli): o bijeenkomst burgers met ervaring met vergunningsaanvragen o bevestigingsbrief + uitnodiging na telefonisch contact o bedankbrief na deelname aan onderzoek + kort verslag bijeenkomst Ter ondersteuning van medewerking bedrijven aan onderzoek (9 of 10 juli): o aanhaken bij overleg Ondernemersplatform Drimmelen via tussenkomst bedrijvencontactfunctionaris o bedankbrief na deelname aan onderzoek + kort verslag bijeenkomst WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris / sessie met koffie en broodjes om betrokkenen bij de Omgevingsvergunning op leuke manier bij het project te houden Reactieformulieren om meningen burgers en bedrijven te meten naar aanleiding van de Omgevingsvergunning (Reactieformulier ook op www.drimmelen.nl) Evaluatiemomenten nav reactieformulieren burgers en bedrijven. Nav 1e evaluatie bepalen of resultaten geschikt zijn voor interne en/of externe publicatie.

Ten aanzien van de uitwerking van alle genoemde middelen en activiteiten geldt dat altijd wordt getoetst of de verwachtingen richting de doelgroep juist en voldoende zijn gestuurd.

8

Uitwerking communicatieplan

Bij de programmatische uitwerking in een planningskalender is uitgegaan van de planning zoals die bekend is bij de projectleider. Als planningen in de projectgroep veranderen of bij VROM dan heeft dit onmiddellijk effect op de kalender hieronder. Wijzigingen in de planning kunnen ook hun weerslag hebben op de ureninschatting per medewerker. Over de ureninschatting: PL = uren projectleider (deze uren tellen niet mee in de optelsom voor het beslag dat op de afdeling communicatie worden gelegd, maar zijn soms wel opgenomen) CA = uren communicatieadviseur W = uren eindredacteur website en/of webmaster


Fase I Voorbereiding ( … > circa half mei 2008) Communicatiemiddel/activiteit

Doelgroep

Concept communicatieplan

College Portefeuillehouder Gemeentesecr. MT

Boodschap

•

Bijlage bij implementatieplan

Planning klaar + inschattin g uren Week 22 32 uur CA

Fase II Uitvoering (circa half mei 2008 > eind 2008) Communicatiemiddel/activiteit

Doelgroep

Verzoek aanhaken Ondernemersplatform Drimmelen

Bedrijven

Boodschap

•

•

Bevestigingsbrief en uitnodiging bijeenkomst ervaren burgers

Burgers

• •

•

Raadsbrief

Gemeenteraad Griffier

•

Bijeenkomst ‘ervaren burgers’

Burgers

•

De Gemeente Drimmelen bereidt zich voor op klantvriendelijke 1loketfunctie voor vergunningsaanvragen. Gemeente Drimmelen wil ervaringen van burgers/bedrijven meenemen bij voorbereiding hierop. Dank voor toegezegde medewerking Gemeente Drimmelen wil leren van eerdere ervaringen en deze meenemen in nieuwe opzet Omgevingsvergunning Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1loketfunctie vergunningsaanvragen Stand van zaken

De Gemeente Drimmelen bereidt zich voor op klantvriendelijke 1loketfunctie voor vergunningsaanvragen.

Planning klaar + inschattin g uren Week 21 (nvt)

Week 25 6 uur CA

Week 25/26 4 uur PL Week 27 6 uur CA


•

Brief gemeentesecretaris in kader ‘Wabo Werkt’

Projectgroep en betrokken afdelingen (cat. intern 2)

•

•

•

•

• •

•

Bedankbrief en verslag

Bedrijven

• •

Bedankbrief en verslag bijeenkomst ervaren burgers

Burgers

• •

Gemeente Drimmelen wil ervaringen van burgers/bedrijven meenemen bij voorbereiding hierop. De Omgevingsvergunning is instrument om dienstverlening klantvriendelijk aan te bieden. De Omgevingsvergunning is kans om te laten zien dat Gemeente Drimmelen klantvriendelijk is. De Omgevingsvergunning draagt bij aan goed imago Gemeente Drimmelen. Interne veranderingen zijn noodzakelijk om de Omgevingsvergunning goed in te kunnen richten. Medewerkers kunnen zelf sturing geven. Leiding Gemeente Drimmelen rekent op medewerking van betrokkenen Leiding Gemeente Drimmelen zal alle steun verlenen om van het project een succes te maken. Dank voor medewerking Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1loketfunctie vergunningsaanvragen Dank voor toegezegde medewerking Gemeente Drimmelen wil leren van eerdere ervaringen en deze meenemen in nieuwe opzet

Medio juni 2 uur CA

Week 28/29 4 uur CA

Week 31 4 uur CA


•

Rubriek intranet met: • Algemene informatie • Lijst met Vragen/Antwoor den • Nieuwtjes (flash) • Aftellen naar datum inwerkingtreding • Informatie voor projectgroep en direct betrokkenen

Alle medewerkers

•

•

•

•

• •

•

Persinterview portefeuillehouder lokale en regionale media + Bouwstenen

Burgers Bedrijven

• • •

•

Omgevingsvergunning Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1loketfunctie vergunningsaanvragen De Omgevingsvergunning is instrument om dienstverlening klantvriendelijk aan te bieden. De Omgevingsvergunning is kans om te laten zien dat Gemeente Drimmelen klantvriendelijk is. De Omgevingsvergunning draagt bij aan goed imago Gemeente Drimmelen. Interne veranderingen zijn noodzakelijk om de Omgevingsvergunning goed in te kunnen richten. Medewerkers kunnen zelf sturing geven. Leiding Gemeente Drimmelen rekent op medewerking van betrokkenen Leiding Gemeente Drimmelen zal alle steun verlenen om van het project een succes te maken. De Omgevingsvergunning is een landelijk project. Wat is de Omgevingsvergunning? Gemeente Drimmelen bereidt zich met hulp van burgers en bedrijven voor op de Omgevingsvergunning. Nieuw loket Omgevingsvergunning scheelt tijd en geld.

Juni – december ( = 30 weken lang) 20 uur CA 15 uur W

September 6 uur CA


•

WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris

Raadsvoorstel

Rubriek Omgevingsvergunning in ’t Carillon

Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger Gemeenteraad Griffier

Burgers Bedrijven

Redactie rubriek Omgevingsvergunning op www.drimmelen.nl

Burgers Bedrijven

Aanpassing productencatalogus en digitale formulieren op www.drimmelen.nl

Burgers Bedrijven

Vragen/Antwoorden op www.drimmelen.nl

Burgers Bedrijven

•

•

•

•

•

Gemeente Drimmelen maakt zich sterk voor klantvriendelijke dienstverlening. Idem als 1e sessie plus aandacht voor voortgang

+ communicatieparagraaf over stand van zaken

Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze Omgevingsvergunning.

September 2 uur CA

September 56 uur PL 40 uur + SRE 16 uur Oktober december 12 uur CA

Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze Omgevingsvergunning

November

nvt

November

10 uur CA 4 uur W

80 uur CA 16 uur W •

neutraal / informatief

November 4 uur CA 2 uur W

Medewerkers frontoffice, communicatie, …

•

Raadsbrief

Gemeenteraad Griffier

•

Stand van zaken

Algemene brochure Omgevingsvergunning (PDF ook op internet) Postbus 51?

Burgers Bedrijven

•

Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze Omgevingsvergunning

Reactieformulier nieuwe Omgevingsvergunning (ook op

Burgers Bedrijven

Vragen/Antwoorden voor intern gebruik

neutraal / informatief

November 2 uur CA

•

belang van reactie burger en bedrijven om dienstverlening te

November 4 uur PL November PM 80 uur CA December 2 uur CA


www.drimmelen.nl) Insert in ’t Carillon

Burgers Bedrijven

•

kunnen meten

1 uur W

Zo werkt de nieuwe omgevingsvergunning (2 pagina’s)

Begin januari 8 uur CA


Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger)

•

Idem als 1e sessie plus aandacht voor voortgang

Begin december 2 uur CA

Fase III Start (1 januari 2009 – juli 2009) Communicatiemiddel/activiteit

Doelgroep

Persbericht

Burgers Bedrijven

Boodschap

•

Gemeente Drimmelen is WABO-proof

Planning klaar + inschatting uren Half december 2008 3 uur CA

Persinterview

•

+

Begin januari 2009

Bouwstenen

6 uur CA

Rubriek Omgevingsvergunning in ’t Carillon

Burgers Bedrijven

Burgers Bedrijven

•

• WABO-Werkt-meeting / of onderdeel van Nieuwjaarsbijeenkomst met alle medewerkers


Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger) Projectgroep en betrokken

• •

•

Gemeente Drimmelen is WABO-proof

Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze Omgevingsvergunning. Interview burger/bedrijf: zo was het, zo is het nu. Idem als 1e sessie plus aandacht voor voortgang Dankwoord+ richting projectleider en alle betrokkenen

Januari - …

Idem als 1e sessie plus aandacht voor eerste

Juni 2009

1 uur p/wk

Begin januari 2009 2 uur CA


Communicatiemoment 1e evaluatie reactieformulieren

9

afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger Interne doelgroepen / pers

•

ronde van afgehandelde vergunningsaanvragen

2 uur CA

nnb

Juli 2009 PM

Organisatie van de communicatie

Advies is om één persoon binnen het cluster communicatie trekker te laten zijn voor de verdere uitwerking van de communicatie rondom de Omgevingsvergunning en een tweede verantwoordelijke aan te wijzen als achtervang. Concretisering van deze trekkersrol betekent onder meer: a) Zitting (nemen) in / bijwonen van: • Projectgroepbijeenkomsten: 4 uur per persoon • Werkgroep 4 Communicatie: 20 uur per persoon o 4 bijeenkomsten: eind juni/begin juli, eind augustus, oktober, december • Raadsvergaderingen: nog niet verwerkt • WABO-Werkt-meetings: 2 uur per sessie, al in schema verwerkt, zie paragraaf 8. b) Uitvoering geven aan de in het concept communicatieplan voorgestelde activiteiten of nog te ontwikkelen communicatie-instrumenten.

10

Inschatting tijdsbeslag en budget

Fase

Communicatieadviseur

Eindredacteur website / webmaster 38 uur

I II

32 uur 168 uur + 80 uur PM (brochure)

III Project/werkgroep Totaal

13 uur + nnb 24 uur

nnb -

237 uur + 80 uur PM + nnb

38 uur + nnb

Out-of-pocket kosten

Brochure (tussen 10.000 en 15.000 euro afhankelijk van oplage en ambitieniveau) -

NB: bovenstaand budget en ook huren van ruimtes en catering zijn voor rekening van de projectleiding.


11

Evaluatie

Evaluatie of de communicatie-inspanningen hebben geleid tot het gewenste effect zoals geformuleerd onder doelstellingen, is alleen mogelijk door het laten uitvoeren van communicatieonderzoek. Dit onderzoek is echter kostbaar en valt naar verwachting niet binnen het budget voor dit project. Daarom is het zaak om bij elk contact met burgers en bedrijven in het kader van de nieuwe Omgevingsvergunning meningen te peilen door middel van reactieformulieren.

Concept Communicatieplan De Omgevingsvergunning

Recommend Documents