communicatieplan bouwgrondstoffensector De Hoop NL

communicatieplan

bouwgrondstoffensector De Hoop NL

verankerd in de bouw

B O U W G R O N D S T O F F E N

B O U W G R O N D S T O F F E N

Communicatieplan CO2-prestatieladder Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland BV

Auteur(s):

Wesley Priester

Afdeling: Communicatie Projectleider: Benno Groeneweg Versie: 1.0 De Hoop Bouwgrondstoffen Postbus 19, 4530 AA TERNEUZEN Duitslandweg 2, 4538 BK TERNEUZEN E: [email protected] www.dehoop-bouwgrondstoffen.nl

Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderzijds zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever of De Hoop Terneuzen bv.

4

communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

Inleiding In de bedrijfsprocessen van De Hoop Terneuzen neemt maatschappelijk verantwoord ondernemen al ruim 100 jaar een belangrijk plaats in. De werkwijze zoals van oudsher is ingebakken bij het moederbedrijf, sluit volledig aan bij de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam ondernemen zoals de laatste jaren waarneembaar in Nederland. Maatschappelijk bewustzijn wordt steeds belangrijker, niet alleen voor de sociale aspecten, maar ook op commercieel gebied. Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland onderstreept haar commitment aan CO2-reductie door actief aan de slag te gaan met de CO2-prestatieladder. Het einddoel in 2020 is een reductie van 20% van de CO2-uitstoot ten opzichte van het basisjaar 2010. Om dit te bereiken worden diverse maatregelen geïnitieerd, welke moeten zorgen dat er jaarlijks een energiebesparing van 2% wordt gerealiseerd. Dit communicatieplan beschrijft de communicatieactiviteiten van Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland op het gebied van CO2-reductie in de periode 2012/2013 en het betreden van trede 3 van de CO2-prestatieladder. Omdat er algehele betrokkenheid gewenst is, is het eerste deel van het plan gericht op interne communicatie en het tweede gedeelte op externe communicatie. Doordat de doelgroepen van deze twee disciplines dermate verschillen verdienen beide een eigen aanpak. Deze aanpak wordt beschreven aan de hand van een strategie, doelstelling, doelgroepenbeschrijving, middelen beschrijving en een planning.


5

6


Inhoudsopgave 1. Interne communicatie

8

Communicatiestrategie

8

Communicatiedoelstelling(en)

8

Interne doelgroep

8

Communicatiemiddelen

9

Communicatieplanning

9

2. Externe communicatie

10

Communicatiestrategie

10

Communicatiedoelstelling

10

Externe doelgroep(en)

10

Communicatiemiddelen

11

Communicatieplanning

11

3. Evaluatie

13


7

1. Interne communicatie Communicatiestrategie

te dragen dat het opgestelde beleid daadwerkelijk wordt

Intern communiceren over het energiebeleid, doelstellingen,

uitgevoerd en nageleefd.

resultaten en maatregelen is van groot belang om betrokkenheid in de eigen organisatie te vergroten. Medewerkers

-- Directies en management

moeten bewust en enthousiast worden gemaakt dat zij zelf

De directies en management van de bedrijven die samen de

een bijdrage kunnen leveren aan het behalen van de reductie-

Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland vormen moeten

doelstellingen.

het beleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen rondom CO2-reductie frequent en helder richting de medewerkers

Door een structurele crossmediale benadering wordt de

communiceren.

interne organisatie aangespoord actief mee te denken in het reduceren van de CO2-uitstoot. Tweerichtingsverkeer

-- Medewerkers

is belangrijk om het enthousiasme en de betrokkenheid te

Alle medewerkers van de bedrijven die samen de Bouw-

vergroten. Er zal top-down informatie over het beleid worden

grondstoffensector De Hoop Nederland vormen. Zij dienen

verstrekt via (digitale) nieuwsbrieven, nieuwsberichten en

actief mee te denken op het gebied van CO2-reductie in de

flyers. Daarnaast zijn er frequente contactmomenten/

vorm van bijvoorbeeld aandragen van maatregelen.

mogelijkheden (bottom-up) waarop de medewerkers ideeën en maatregelen kunnen aandragen.

-- Senioren Deze voormalig medewerkers zijn bij de organisatie met

Communicatiedoelstelling(en)

pensioen gegaan. Zij kennen de onderneming door een

Het doel van de interne communicatie is met name de

(lange) arbeidsperiode uit het verleden, en daardoor wel-

betrokkenheid in de eigen organisatie verhogen en mede-

licht ook mogelijke verbeterpunten tot het reduceren van

werkers bewust maken dat zij zelf een relevante bijdrage

de CO2-uitstoot.

kunnen leveren aan de CO2-reductie. • Eind 2012 moet 80% van de interne doelgroep bekend Veel invloed, weinig belang

Veel invloed, veel belang

Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland omtrent de

• Medewerkers

• Directies

reductie van CO2 uitstoot. (Kennis)

• Senioren

• Management

• Medewerkers moeten bewust zijn dat CO2-reductie kostenbesparing oplevert en in het belang is van het milieu.

Invloed

zijn met de doelstelling en gerealiseerde maatregelen van

Weinig invloed, weinig belang Weinig invloed, veel belang • Raad van Bestuur

(Houding) • De doelgroep moet geactiveerd zijn om reductiemaatregelen aan te dragen welke bijdragen aan het reduceren van de CO2 footprint. (Gedrag) Interne doelgroep De interne doelgroepen van Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland worden globaal beschreven: -- Raad van Bestuur (RvB) De RvB van De Hoop Terneuzen is de eindverantwoordelijke voor het beleid rondom de CO2-reductie. Dient ervoor zorg

8


Belang Fig. 1 Interne doelgroepenmatrix

Communicatiemiddelen Voor de overdracht van diverse boodschappen omtrent CO2-reductie maken wij gebruik van een crossmediale benadering. Bij dit soort benaderingen is het belangrijk dat de verschillende middelen elkaar aanvullen en versterken. Het verzenden van een digitale mailing moet vervolgens tijdens een werkoverleg worden besproken en in artikelen in de personeelsbladen moet altijd het e-mailadres vermeld staan. Middel

Doelgroep

Verschijningsfreq. Boodschap

Uitvoering

Personeelsblad

Alle medewerkers

4x per jaar

Communicatie

De Hoop

in Terneuzen

Nieuwsbrief (intern)

Alle medewerkers

Beleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen

2x per jaar

Doelstellingen, resultaten en Communicatie maatregelen

Poster

Alle medewerkers

1x per jaar

Stimulans aandragen

Communicatie

maatregelen Intranet

Alle medewerkers

Continu

Beleid, doelstellingen en

VAM-coördinator

nieuwsberichten over resultaten en maatregelen E-mailadres

Alle medewerkers

Continu

Centraal adres voor digitale VAM-coördinator verstrekking informatie en als verzamelbak voor ideeën

Toolbox Management-overleg

Alle medewerkers

1 x per jaar

RvB, Directie &

10 x per jaar

Beleid, doelstellingen,

Directie en

resultaten en maatregelen

management

Beleid, stand van zaken

Directie en

management CO2-footprint

management

Alle medewerkers

1 x per jaar

CO2-footprint

Directie, VAM-coördinator

Nieuwjaarsbijeenkomst

Alle medewerkers

1 x per jaar

Resultaten en maatregelen

Directie, RvB

Tabel 1 Middelenmatrix interne communicatie

Communicatieplanning In de onderstaand weergegeven planning is terug te zien op welke moment in het jaar de verschillende communicatie-

Personeelsblad De Hoop Nieuwsbrief (intern)

x

x

x

x

December

Novemeber

Oktober

September

Augustus

Juli

Juni

Mei

April

Maart

Februari

Januari

middelen worden ingezet.

x

x

Poster

x

Intranet

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

E-mailadres

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Werkoverleg

x

x

x

x

Managementoverleg

x

Co2-footprint

x

Nieuwjaarsbijeenkomst

x

x

x x

x

x x

x

x

x Tabel 2 Planning interne communicatie


9

2. Externe communicatie Communicatiestrategie

-- Leveranciers

Extern communiceren over het energiebeleid, doelstellingen,

Een belangrijke partij binnen ons CO2-beleid aangezien zij

resultaten en maatregelen is van belang voor een gezamenlijke

een indirecte bijdrage leveren aan onze uitstoot. Op termijn

aanpak van CO2-reductie. Daarnaast kunnen we hiermee de

moeten we steeds meer met deze partijen gaan samen werken

maatschappelijke betrokkenheid van de organisatie uitdragen.

op het gebied van CO2-reductie.

Dit willen we bereiken door ook met de externe doelgroepen

-- Overheidsinstellingen

tweerichtingsverkeer te creëren. Door een structurele

Vanuit het bestuurlijk gezag van overheden hebben we

crossmediale benadering wordt informatie gegeven over

continu met deze doelgroep te maken. Zij geven richtlijnen

ontwikkelingen binnen ons CO2-beleid. Daarnaast kunnen

aan waarbinnen wij als organisatie ons moeten begeven.

we externe partijen motiveren mee te denken en samen te werken op het gebied van CO2-reductie.

-- Brancheorganisaties Hieronder bezien wij de diverse brancheorganisaties die de

Communicatiedoelstelling

belangen van de bedrijven binnen de Bouwgrondstoffen-

Het doel van de externe communicatie is informeren over

sector De Hoop Nederland behartigen.

ontwikkelingen in ons CO2-beleid. Door een heldere en frequente manier van informeren willen we externe doel-

-- Media

groepen motiveren om mee te denken of samen te werken

De media is een belangrijke doelgroep om informatie over

op het gebied van CO2-reductie.

nieuwe maatregelen cq. initiatieven te communiceren. Veel invloed, weinig belang

Veel invloed, veel belang

De externe doelgroepen van Bouwgrondstoffensector De

• Overheidsinstellingen

• Dochterondernemingen

Hoop Nederland worden globaal beschreven:

• Brancheorganisaties

-- Dochterondernemingen De Hoop Terneuzen (excl. bedrijven

Weinig invloed, weinig belang Weinig invloed, veel belang

binnen Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland): Deze bedrijven worden gezien als interne klant. Het zijn zusterbedrijven buiten de Bouwgrondstoffensector De

Invloed

Externe doelgroep(en)

• Branchegenoten

De Hoop

• Klanten

• Leveranciers • Media

Hoop Nederland. Met deze partijen wordt geregeld gedacht over de optimalisatie van processen voor het reduceren van CO2-uitstoot.

Belang Fig. 2 Externe doelgroepenmatrix

-- Klanten (opdrachtgevers) Het is belangrijk de informatie op een helder en toegankelijke wijze richting deze doelgroep aan te bieden. Zij stellen continu strengere eisen aan ons CO2-beleid bij de verstrekking van opdrachten. -- Branchegenoten Dit zijn ondernemingen binnen dezelfde branche waarin wij acteren. Tijdens branchevergaderingen zijn zij sparringpartners over o.a. dit onderwerp.

10


Communicatiemiddelen Ook voor de communicatie richting externe doelgroepen maken we gebruik van een crossmediale benadering. Met de informatieverstrekking via met name de website wordt de externe doelgroep geïnformeerd over ons CO2-beleid, maar ook over resultaten en (nieuwe) maatregelen die we treffen. Daarnaast proberen we via de nieuwsbrief en presentaties deze doelgroepen te motiveren om mee te denken of samen te werken op het gebied van CO2-reductie. Middel

Doelgroep

Verschijningsfreq. Boodschap

Uitvoering

Internet

Alle

Continu

Beleid, doelstelling, maatre-

VAM-coördinator,

gelen, resultaten

Communicatie

Doelstelling, maatregelen en

VAM-coördinator,

resultaten

Communicatie

Maatregelen en resultaten

Directie en

Nieuwsbrief

Leveranciers, opdracht-

2 x per jaar

gevers, overheidsinstellingen en brancheorganisaties Presentaties

Leveranciers en op-

Ad hoc

drachtgevers Persberichten

management

Media

Ad hoc

Nieuwe maatregelen

VAM-coördinator, Communicatie

CO2-footprint

Alle doelgroepen

1 x per jaar

CO2-footprint

Directie, VAM-coördinator

Deelname branche

Branchegenoten

Periodiek

Doelstelling, wisselwerking

overleggen Directeurendag

Directie

branchegenoten Dochterondernemingen 1 x per jaar

Doelstelling, maatregelen

Directie, RvB

De Hoop Tabel 3 Middelenmatrix externe communicatie

Communicatieplanning In de onderstaand weergegeven planning is terug te zien op welke moment in het jaar de verschillende communicatiemiddelen

Februari

Maart

April

Mei

Juni

Juli

Augustus

September

Oktober

Novemeber

December

Internet

Januari

worden ingezet.

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Nieuwsbrief

x

x

Presentaties

Ad hoc

Persbericht

Ad hoc

CO2-footprint

x

Branche overleg Directeurendag

Periodiek x Tabel 4 Planning externe communicatie


11

3. Evaluatie Om de gewenste reductie te behalen is goed communiceren van essentieel belang. Daarom is het belangrijk om tijdens evaluatiemomenten te controleren of de communicatie het gewenste effect heeft. Dit evaluatiemoment vindt jaarlijks aan het eind van het jaar plaats. Er wordt dan gekeken of de geplande communicatieactiviteiten zijn uitgevoerd en de doelstellingen zijn behaald.

12


communicatieplan bouwgrondstoffensector De Hoop NL

Recommend Documents