CONCEPT BELEIDSPLAN 2007 Huur en servicekosten Doelstellingen: - Bewaken van de norm: alle studentenkamers op 80% (AIO kamers mogen evt. hoger; daardoor kunnen studentenkamers goedkoper blijven) - Huur uitzoeken met behulp van het puntensysteem; *aantal punten dat een woning heeft opvragen bij Idealis, *vergelijken van de resultaten en controle of de 80% gehaald is - Actie voeren als studentenkamers boven de 80% norm zitten - Duidelijkheid scheppen omtrent servicekosten - Realiseren dat de brief van huurstijgingen en servicekosten tegelijk verstuurd gaan worden - Scheppen van duidelijkheid omtrent bewonersoverleg mbt servicekosten. Toelichting: Een belangrijk punt waar de SFO zich het komende jaar op wil richten is het huurbeleid en de bijbehorende servicekosten van Idealis. De SFO wil dat Idealis op de 80% norm blijft zitten voor de huur. De SFO wil dit steekproefsgewijs controleren, door het aantal punten dat voor een kamer is toegekend te vergelijken met de huur voor de betreffende kamer. Wanneer de huur te hoog is, gaat de SFO actie ondernemen. Daarnaast wil de SFO de huur van de nieuwbouw projecten (AIO-woningen) controleren. De SFO vind het acceptabel als deze huur iets hoger is dan de 80%-norm, gezien de marktwaarde van de woningen. Uiteraard staat de SFO voor een zo laag mogelijke huur, dus wanneer een lagere huur mogelijk is zal de SFO Idealis erop attent maken dat de huur verlaagd dient te worden. De SFO wil dat er in de toekomst meer duidelijkheid komt omtrent de servicekosten. Op dit moment verhoogt Idealis tweemaal per jaar de huur; eenmaal voor de kale huurverhoging en eenmaal verhoging voor de servicekosten. Dit leidt tot veel verwarring bij huurders. De SFO wil dat de twee verhogingen tegelijkertijd verstuurd worden, om deze verwarring weg te nemen. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, wil de SFO dat Idealis in elke begeleidende brief meedeelt dat nog een tweede verhoging mogelijk is in hetzelfde jaar. Daarnaast wil de SFO duidelijkheid van Idealis over wat de bewoners vertegenwoordigers aan huurder moeten kunnen vertellen over de servicekosten. Afgelopen jaar zijn bewonersvergaderingen belegd met als onderwerp de servicekosten. Hieruit is gebleken dat deze vergaderingen niet noodzakelijk waren en enkel zorgden voor meer onduidelijkheden, zowel bij de SFO als huurders.
Promotie, naamsbekendheid en imago SFO Doelstellingen: -Meer inhoudelijke promotie -Evaluatie voorgaande promotie acties (tapacties, website, folder, nieuwsbrief) -Eventueel ontwikkelen nieuwe promotie acties -Intensiveren website en WESP gebruik -Ontwikkelen A4 met informatie over SFO en bewonersvertegenwoordiger per complex voor nieuwe huurder -Lanceren nieuwe stijl (website, folder, huisstijl) op 31 maart 2007 -Promotie feest nieuwe stijl half april 2007 -SFO vitrine kasten per complex Toelichting: In 2007 wil de SFO zich richten op een meer inhoudelijke promotie. Het doel is om de huurders niet alleen bewust te maken van het bestaan van de SFO, maar om vooral ook uit te dragen waar de SFO voor staat en wat ze voor huurders kan betekenen. Het doel en nut van eerder gebruikte promotiemiddelen zoals tapacties, nieuwsbrief, folder en website zal worden geëvalueerd, en de eventuele voortzetting van deze promotieacties zal worden besproken. Ook zullen nieuwe promotieacties, die voornamelijk een inhoudelijk doel zullen hebben, worden ontwikkeld. Het gebruik van de (nieuwe) website zal worden geïntensiveerd, alsmede het gebruik van WESP, met als doel een grotere groep huurders te bereiken. Daarbij zal ernaar worden gestreefd de hele website tweetalig te maken en te houden.
Per complex zal een A4 formulier gemaakt worden waarin de betreffende bewonersvertegenwoordiger zichzelf en de SFO voorstelt. Dit formulier zal in de toekomst bij het welkomstpakket van nieuwe huurders worden gevoegd. Nieuw te ontwikkelen voor dit jaar zijn: de website, de folder en de SFO huisstijl (inclusief logo). Op 31 maart 2007 zal deze nieuwe stijl gelanceerd worden. Aansluitend zal er half april 2007 een SFO party worden georganiseerd om onze nieuwe stijl te presenteren. De rest van het jaar zal de promotie dan voornamelijk inhoudelijk zijn. In 2007 zal ook bij elk complex een vitrinekast van de SFO worden opgehangen, waarin mededelingen kunnen worden geplaatst. Eventueel komt hierin een pasfoto van de bewonersvertegenwoordiger. Over de invulling van de vitrinekasten zal nog verder over gesproken worden. De SFO is er voor de huurder, en ons doel voor 2007 is deze boodschap aan een zo groot mogelijke groep huurders over te brengen door middel van zowel ‘leuke’ als inhoudelijke acties. Relatie SFO - Idealis Doelstellingen: - In gesprek gaan met Idealis over de rol van de SFO - Idealis wijzen op het nakomen van gemaakte afspraken - Verbeteren van communicatie binnen de SFO richting Idealis en vice versa - Interactievere bureauvergaderingen Toelichting: De SFO voelt zich soms niet serieus genomen door Idealis. Vooral mensen die langer in de SFO zitten (ca. 2 jaar) raken daardoor gedemotiveerd. Het is lastig om precies aan te geven wat de knelpunten zijn. Eén aspect is de geringe terugkoppeling van Idealis over het verloop van projecten. De SFO steekt veel tijd in een project of geeft aan graag betrokken te worden in een project, waarna een project zonder overleg wordt uitgesteld of uitgevoerd. Bijvoorbeeld de inventaris enquête, het digitaal loket en het versturen van informatie over servicekosten/huurverhoging. Als actiepunt wil de SFO hierover in gesprek gaan met Idealis (dit is deels al informeel gebeurd tijdens het beleidsweekend). De SFO verwacht dat het maken van duidelijke afspraken en een open communicatie de onderlinge verhouding kan verbeteren. Door het wisselen van locatie en voorzitterschap tijdens de bureauvergaderingen hoopt de SFO de bureauvergaderingen interactiever te maken. Over andere manieren om meer interactie te krijgen zal dit jaar worden gebrainstormd.
Interne communicatie Doelstellingen: - Vergaderingen efficiënter laten verlopen - Deadlines beter handhaven - Projectteams concretere afspraken laten maken waardoor zaken sneller worden afgehandeld Toelichting: De SFO vergaderingen verlopen vaak rommelig. Ook blijven taken regelmatig liggen en worden deadlines niet nagekomen, waardoor projecten kunnen vastlopen. Hier zal in 2007 aan worden gewerkt. Om vergaderingen efficiënter te laten verlopen is besloten in 2007 samen te eten voor de vergadering. In deze tijd kan dan worden bij gekletst zodat tijdens de vergaderingen serieuzer vergaderd kan worden. Ook zal er een SFO lid aangesteld worden dat tijdens vergaderingen discussies mag afkappen die te lang doorgaan of afwijken van de agenda. De hele SFO zal een cursus Time Management of Efficiënt vergaderen volgen. Daarnaast zal er geëxperimenteerd worden met het inkorten van de vergadering en aan het eind van de vergadering een half uur voor projectteams inbouwen. Zo kunnen direct concrete afspraken worden gemaakt over dingen die in de vergadering besproken zijn. Verder wil de SFO een strengere handhaving van deadlines realiseren, met consequenties als de deadline niet wordt gehaald. De deadlines zullen altijd op een week voor de vergadering ingesteld worden, de geschreven
stukken zullen dan op het forum worden geplaatst. Dit geeft andere SFO leden de gelegenheid de stukken alvast te lezen voor de vergadering.
Internationaliseren, vertegenwoordiging kleine complexen en Ede Doelstellingen: - Uitvoeren internationaal plan - Contactpersoon / aanspreekpunt zijn voor kleine complexen (<40 personen) - Lijst van afdelingsvertegenwoordigers opstellen van deze kleine complexen - Uitzoeken bewonersvertegenwoordigers nieuwe complexen & Ede Toelichting: Met betrekking tot de vertegenwoordiging van de huurders en onderhuurders zullen een aantal zaken specifieke aandacht krijgen in 2007. De internationale vertegenwoordiging zal van start gaan volgens het plan zoals die goedgekeurd is door Idealis. Dit houdt in dat er een belangengroep komt van internationale studenten die de SFO adviseert over zaken die specifiek betrekking op internationale studenten hebben. Deze studenten komen bij voorkeur uit verschillende culturen en van verschillende complexen. Dit zal eerst als proef worden gestart. Wanneer blijkt dat het moeilijk is om internationale bewonersvertegenwoordigers te vinden en/ of de uitvoering niet naar wens gaat, moet over een ander alternatief worden nagedacht. Ook wordt een plan uitgewerkt voor de vertegenwoordiging van de huurders van nieuwe complexen, kleine complexen en de complexen in Ede. Het moet duidelijk worden hoe de complexen worden vertegenwoordigd en van welke complexen iemand de SFO komt versterken
Leefbaarheid Doelstellingen: - Promoten van sociaal samenleven - Handleidingen over samenleven voor internationale huurders - Promotieactie ter bevordering van duurzame levensstijl (samen met JMA) - Aandacht besteden aan de uitslag van de leefbaarheidenquête Toelichting: De SFO streeft naar sociale studentenafdelingen waarin goed samen leven mogelijk is. De individualisatie is ook in studentencomplexen merkbaar en dit heeft een ongezellige invloed op de afdelingssfeer. Een andere factor die invloed heeft op het afdelingsleven is de internationaliteit. De SFO vind dat iedereen in zijn waarde gelaten moet worden en zelf de keuze hebben hoe hij/zij zijn leefomgeving inricht. Toch vindt de SFO het belangrijk studenten te informeren over het nut en de voordelen van een hecht afdelingsleven. Daarom wil de SFO dit jaar handleidingen voor internationale studenten maken, met uitleg over Nederlandse (en evt. andere) normen, waarden en gebruiken. Ook zal de SFO ‘samenleef’/‘gezelligheid’ tips verspreiden en flat-eten of andere gezelligheidsbevorderende activiteiten organiseren of stimuleren. Hiervoor zou het complexgebonden budget kunnen worden ingezet. De SFO vind het belangrijk dat Idealis (zie inventaris en duurzaamheid) en huurders zich bewust zijn van het belang van een duurzame levensstijl, zoals verstandig omgaan met energie, water en woonomgeving. Het streven van de SFO is om zowel bij Idealis als bij de huurder een stukje bewustzijn te creëren, en te stimuleren tot duurzamer leven. Dit zou kunnen in de vorm van spaarknoppen op wc’s, tijdige vervanging van HR ketels, etc. (Idealis) en het aanmoedigen geen apparaten op stand-by te laten staan, zuinig met water om te gaan, niet teveel elektrische apparaten aan te hebben, etc. (huurders). Posters met tips en informatie zullen worden verspreid en verder zal de SFO zich ook promoten als milieubewust, bv. door het steunen van de chemokartour van JMA. De SFO wil dit jaar aandacht besteden aan de resultaten van de leefbaarheidenquête die vorig jaar is gehouden. Wat zijn de resultaten, voelen mensen zich veilig, zijn ze tevreden? Zo nee, dan wil de SFO stappen bedenken om dit te verbeteren. De SFO streeft ten alle tijden naar een leefbare omgeving en zal dit ook uitdragen richting Idealis en naar de huurders.
Klachtenafhandeling Doelstellingen: - Verbeteren van de afhandeling van klachten - Aandacht besteden aan klachten die direct naar Idealis gestuurd worden - Procedures opstellen voor huurders, SFO, bewonersvertegenwoordiger en Idealis hoe bepaalde klachten het best kunnen worden afgehandeld - Klachten inventariseren en preventieve maatregelen bedenken Toelichting: De SFO vind het belangrijk dat klachten van huurders serieus genomen worden en dat er adequaat op gereageerd wordt. Zowel de klachten die naar de SFO worden gestuurd als klachten die direct naar Idealis gaan moeten goed worden afgehandeld. Op dit moment worden e-mails met klachten die naar de SFO gestuurd worden wisselend afgehandeld. Omdat er jaarlijks nieuwe SFO leden komen is het belangrijk dat het duidelijk is hoe er op klachten moet worden gereageerd en wat de procedures zijn om klachten af te handelen. Daarom stelt de SFO voor dat er handleidingen opgesteld worden met de klachten procedures, zodat klachten op eenduidige manier en binnen een afzienbare tijd worden afgehandeld. Deze handleidingen zouden dan zowel door de bewonersvertegenwoordigers, SFO en Idealis gevolgd kunnen worden, zodat het transparant is hoe een klacht wordt afgehandeld en in welke fase van afhandeling een klacht zich bevindt. Ook dient er een soort van stappenplan voor huurders te komen, waarin zij kunnen vinden hoe zij zelf dienen te handelen met klachten. Hierbij kan gedacht worden aan 1) eerst zelf actie ondernemen door bijvoorbeeld naar de complexbeheerder te gaan, of met een andere bewoner spreken in het geval van overlast. 2) daarna contact leggen met Idealis en 3) hierna met de SFO (of vice versa). Het doel van dit stappenplan is dat er voor iedereen duidelijk is hoe te handelen en wat door de huurders zelf gedaan kan worden/dient te worden gedaan. Bij acties waar erg veel klachten over komen (zoals werkzaamheden), dienen deze klachten geïnventariseerd te worden en te worden teruggekoppeld naar Idealis. Dit om deze klachten in de toekomst bij een evt. ander complex te voorkomen.
Inventaris en duurzaamheid Doelstellingen: - Idealis aansporen veilige apparaten aan te schaffen en kapotte inventaris sneller te vervangen - Idealis voorlichten over duurzaamheid en aansporen tot duurzame maatregelen - Bevorderen van duurzame vervangingen door Idealis - Aan de orde stellen van afschrijving vs duurzaamheid - Meer aandacht voor inbraakpreventie - Aandacht voor enquête inventaris Toelichting: Een belangrijk punt in 2007 is de vervanging van de huidige inventaris.Veel inventaris had in 2006 al vervangen moeten worden. De inventaris is oud en gaat vaak kapot. Ook gebruiken deze apparaten gemiddeld gezien meer energie. Tevens kan deze oude en vaak slechte apparatuur leiden tot onveilige situaties. SFO ziet dan ook graag dat inventaris die is afgeschreven direct wordt vervangen, zowel uit veiligheidsoogpunt als uit milieuoogpunt. In 2007 zal er dan ook op worden toegezien dat een deel van het inventaris ook daadwerkelijk zal worden vervangen. Een ander punt van aandacht is de duurzaamheid van Idealis complexen. De SFO vangt steeds duidelijkere signalen op vanuit de huurders dat de vraag naar duurzaamheid en energiebesparing toeneemt. De huurders verwachten van de verhuurder een groot stuk verantwoordelijkheid. De SFO wil daarom haar beleid hierop gaan toespitsen. Punten van aandacht zullen zijn dat vervangingen die Idealis uitvoert in steeds grotere mate duurzaam horen te zijn. Voorbeelden hiervan zijn HR-ketels, stopknoppen op de WC's, waterbesparende kranen, isolatie om de (warm)waterleidingen en verwarmingsbuizen, etc. Idealis vervangt liever geen materialen of artikelen die nog niet afgeschreven zijn, wat in eerste instantie in het voordeel van de huurder blijkt te zijn i.v.m. de kosten. Toch wil de SFO Idealis aansporen om onderzoek te doen
naar de balans Duurzaamheid vs. Afschrijving. Soms is het zelfs beter om voor het einde van de afschrijvingstermijn reeds vervangingen of aanpassingen te doen met een duurzaam karakter, om energiekosten omlaag te brengen. SFO wil graag naast het aanzetten tot onderzoek Idealis ook voorlichten en aansporen verregaand na te denken over bovengenoemde zaken en deze zo mogelijk in het beleid van Idealis te implementeren. Tot slot zijn zaken als inbraakpreventie en een veilige leefomgeving belangrijke punten waar de SFO de aandacht aan wil geven. Dit kan door voorlichting maar ook door bijvoorbeeld aanpassing of vervanging van hang- en sluitwerk en verlichting. Bovenstaande punten zullen naar alle waarschijnlijkheid ook uit de voorgestelde en reeds grotendeels voorbereide inventarisenquête naar voren komen, denkt de SFO. Om die reden zal de SFO erop aandringen op zeer korte termijn deze enquête verder uit te voeren, te analyseren en aan de slag te gaan met de resultaten.
Communicatie Idealis –> huurder Doelstellingen: - Volgen en adviseren Digitaal Loket - Zorgen dat uitloop/vertraging/verandering in werkzaamheden ook bekend gemaakt wordt - Complex gebonden brieven van te voren beoordelen - Wijzen op fouten die gemaakt worden zoals onbeantwoorde e-mail en klachten van huurders aan Idealis - Huur en servicekosten moeten in EEN brief verzonden worden Toelichting: De SFO vind het belangrijk dat Idealis helder communiceert, ook naar haar huurders. Dit jaar gaan we feedback (positief en negatief) en advies geven over de manier waarop Idealis met haar doelgroep communiceert. De SFO vind dat Idealis duidelijk moet zijn naar haar huurders, en adequaat moet reageren op klachten en vragen. Een van de nieuwe communicatiemiddelen is het digitaal loket. De SFO zal de ontwikkelingen omtrent het digitaal loket dit jaar intensief blijven volgen. Daarnaast vind de SFO het erg belangrijk dat Idealis voldoende communiceert over bijvoorbeeld werkzaamheden in en rondom de complexen, zodat huurders niet voor onverwachte verassingen komen te staan. De brieven die Idealis naar de complexen stuurt dienen ten aller tijden eerst beoordeeld te worden door de bewoners vertegenwoordiger. Fouten in de communicatie zullen dit jaar door de SFO direct worden doorgegeven aan Idealis. Hopelijk zal deze directe aanpak leiden tot minder communicatie problemen. Daarnaast wijst de SFO er nogmaals op dat de verhogingen van huur en servicekosten beter in 1 brief kunnen worden verzonden (zie huur en servicekosten). Dit kan veel onduidelijkheden voorkomen.
Nieuwbouw projecten, renovaties en groot onderhoud Doelstellingen: - Realiseren van serieuze inspraak SFO in nieuwbouw. - Promoten van duurzaam bouwen - Volgen van sloop en verplaatsing - Eisen van vergoedingen Toelichting: Participatie is een belangrijk aspect voor SFO ten aanzien van nieuwbouwprojecten. De SFO wil inspraak in het gehele proces van nieuwbouw en vind dat er meer aandacht moet worden besteed aan duurzaam bouwen. Inspraak bij nieuwbouwprojecten tijdens de eerste fasen van de projectontwikkeling is erg belangrijk; niet alleen voor de SFO, door tijdig(!) inspraak te hebben, maar ook voor Idealis door op de hoogte te zijn van de wensen van de huurders. Het slopen van gebouwen en het verplaatsen van huurders zal dit jaar door de SFO goed in de gaten worden gehouden. Bij overlast voor bewoners wil de SFO zich hard maken voor het uitkeren van vergoedingen van Idealis aan deze huurders.
Woningnood en uitzetbeleid Doelstellingen: - De 1 mei grens verschuiven naar 1 februari; samen met Idealis zoeken naar creatieve oplossingen om dit te realiseren - Idealis wijzen op het belang van goede voorlichting voor aankomende studenten wat betreft wachttijd, inschrijfduur en mogelijkheden voor de camping - Lobbyen bij de WUR voor gespreid beginnen van studies en het beter afstemmen van woningaanbod met de komende uitwisselingsstudenten - Onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om bij woningnood 2 mensen 1 kamer te laten delen - Helder krijgen wat Idealis’ uitstroombeleid is en dit aan huurders communiceren Toelichting: Nieuwe huurders willen zo snel mogelijk een kamer kunnen krijgen. Voor Idealis is het financieel het gunstigst dat alle kamers continu gevuld zijn. Omdat de meeste studenten beginnen in september, en de leegloop een min of meer continue proces is, levert dit een dilemma op. De SFO wil zich daarom inzetten om de huidige 1 mei grens, dat wil zeggen de datum die gebruikt wordt in de sloop- en nieuwbouwmodellen en die aangeeft wanneer de laatste woningzoekende een kamer krijgt aangeboden, terug te schuiven naar 1 februari. Hiervoor zullen samen met Idealis creatieve oplossingen moeten worden bedacht. Daarnaast vind de SFO het belangrijk dat toekomstige huurders goed worden geïnformeerd over de wachttijd, inschrijfduur en alternatieven zoals de camping. De SFO is van mening dat Idealis daar een grotere rol in zou kunnen spelen. Ook de universiteit zou een steentje bij kunnen dragen, bijvoorbeeld door studies gespreid te laten beginnen en de hoeveelheid internationale studenten beter af te stemmen op het kameraanbod. Daarom wil de SFO dit jaar met de WUR hierover in gesprek gaan. Tevens zal de SFO de huurders, die dreigen uitgezet te worden inhoudelijk ondersteunen, met name door goede informatievoorziening
