Communiceren over “onsies” en “selfies” Actieplan communicatie 2015
Vastgesteld in Presidium d.d. 05-03-2015
Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................ 3 Doelstelling communicatie ..................................................................................................................... 3 Actieprogramma 2014, een terugblik ...................................................................................................... 4 Naar een contentstrategie ...................................................................................................................... 6 Actieprogramma 2015 ............................................................................................................................ 8 Werken aan onze zichtbaarheid ................................................................................................................... 8 Campagne via thema’s .................................................................................................................................. 9 Creëren van ontmoetingen ......................................................................................................................... 10 Algemene content ....................................................................................................................................... 11 Trainingen ................................................................................................................................................... 11 Begroting ............................................................................................................................................. 12 Planning .............................................................................................................................................. 12
2
Inleiding In 2014 heeft de Raadsgriffie na de verkiezingen een actieprogramma 2014 opgesteld (juni 2014). Vervolgens is dit in augustus aangevuld met een contentstrategie. Eind 2014 en de eerste maand van 2015 is vervolgens binnen de Raadsgriffie, met enkele raadsleden en met collega griffiers verder nagedacht over hoe de raadscommunicatie vanuit de Raadsgriffie vernieuwd zou kunnen worden. In dit actieprogramma 2015 wordt teruggekeken naar het vorige actieprogramma en de contentstrategie (beide nog geen jaar oud, dus een aantal acties zijn nog niet uitgevoerd) en wordt vooruit gekeken naar de plannen voor 2015. De titel communiceren over “onsies” en “selfies” verwijst naar de inhoud waarover de raadsgriffie wil communiceren. We communiceren, altijd objectief, over alles waar de gemeenteraad overeenstemming heeft (gevonden): de agenda van de Politieke Markt, gezamenlijke plannen, etcetera. De “onsies”. Maar we willen in onze communicatie ook laten zien waar de verschillen zitten: de “selfies”. Juist door het tonen van deze verschillen wordt duidelijk(er) waar de gemeenteraad voor staat, welke keuzes gemaakt worden en waarom. Tenslotte zijn alle partijen in de Raad van Almere altijd ergens voor, of tegen. Dit plan is de afgelopen periode besproken binnen de raadsgriffie, maar ook met een raadswerkgroep communicatie (waarin zitten: dhr. J. de Jong (D66), mevr. L. Höhle (PvdA), dhr. C. Janssen (PVV) en mevr. J. Kips (GroenLinks)) en een aantal collega griffie medewerkers (communicatie) uit Amstelveen, Utrecht, Eindhoven, Lelystad en vijf andere steden. Bij hen zijn de ideeën getoetst en, waar nuttige suggesties werden gedaan, aangepast.
Doelstelling communicatie In 2014 is een doelstelling geformuleerd voor de communicatie vanuit de Raadsgriffie. Deze blijft behouden: Het dichter bij elkaar brengen van de gemeenteraad en de bewoners van Almere
Dit doen we door: 1. De gemeenteraad en bewoners zo volledig mogelijk en zonder politieke kleur (onafhankelijk) te informeren over (actuele) zaken rondom de gemeenteraad 2. De gemeenteraad en bewoners te ondersteunen bij het benutten van de mogelijkheden die zij hebben om invloed uit te oefenen en/of advies in te winnen 3. Continu te kijken welk kanaal of welke kanalen het meest geschikt zijn voor de boodschap die we hebben. Als onze eigen kanalen niet het meest geschikt blijken, sluiten we aan bij bestaande kanalen van anderen. Vier uitgangspunten Naast de doelstelling kennen we een viertal uitgangspunten die de doelstelling ondersteunen: Open en transparant Als griffie communiceren we op een open en transparante manier. De griffie is goed bereikbaar, toegankelijk en herkenbaar voor alle mensen die ons willen bereiken. Onze communicatie is gericht op uitwisseling van informatie en niet alleen op zenden.
3
De Politieke Markt De Politieke Markt is de basis van waaruit wij werken. Vrijwel alles wat wij doen komt samen in de Politieke Markt. De communicatie voorafgaand, tijdens en na de Politieke Markt moet dus optimaal zijn. Onze communicatie leidt ook in principe altijd naar de Politieke Markt toe of is hiervan afgeleid. Objectieve communicatie Essentieel is dat de Raadsgriffie niet politiek gekleurd communiceert. Wij voorzien in objectieve informatievoorziening over de politiek. Wel constateren we dat op, bijvoorbeeld, onze sociale media kanalen steeds meer politieke vragen gesteld worden. Deze worden niet door de Raadsgriffie afgehandeld, maar doorgestuurd naar de verschillende fracties in de gemeenteraad. Hieronder valt ook het uitgangspunt dat fracties en individuele raadsleden uiteindelijk grotendeels zelf verantwoordelijk zijn voor hun communicatie. Flexibiliteit In onze principes hanteren we het uitgangspunt dat we flexibel zijn. Een tweet vandaag kan morgen landelijk nieuws zijn. Raadsleden kunnen last minute verzoeken doen. Facebook kan morgen “uit” zijn en een nieuw kanaal weer “in”. Deze uitgangspunten vragen een zekere flexibiliteit in onze communicatie. We houden rekening met verandering, anticiperen daar op waar mogelijk en houden de wereld en de ontwikkelingen daarin goed in de gaten.
Actieprogramma 2014, een terugblik In het actieprogramma 2014 is een aantal acties benoemd om de geformuleerde doelstelling te behalen. In dit actieprogramma kijken we kort nog even terug wat er met deze acties is gebeurd. De website: Actie was om de website meer onder de aandacht te brengen van bewoners, met een duidelijke link naar de nieuwsbrief. We zouden daarnaast meer actueel nieuws brengen en berichten opnemen in de Almere app. Er was tenslotte een actie om van een dagmail voor raadsleden naar een weekmail te gaan. Bereikt: de website is de centrale bron van informatie geworden voor zowel raadsleden als bewoners. Al het (actuele) nieuws is op de website te vinden. Dit heeft geresulteerd in een stijging van het aantal unieke bezoekers: in 2014 waren dit er iets minder dan 20.000, in 2013 9.900. Elke week wordt daarnaast via een weekmail voor raadsleden en e-mailnieuwsbrief voor bewoners het laatste nieuws naar onze doelgroepen verstuurd. Nieuwsberichten worden echter nog onvoldoende in de Almere app meegenomen. Daar is verbetering mogelijk. Het raadspanel: Actie was om door middel van een actieve wervingscampagne nieuwe leden te werven en raadsleden te vragen hier ook een bijdrage aan te leveren. Tevens zou maandelijks een vragenlijst verstuurd worden. Tenslotte zou bij de afdeling Onderzoek & Statistiek geïnformeerd worden of van hun tool gebruik gemaakt zou kunnen worden. Bereikt: in 2014 zijn in de maanden juni, augustus, september en november raadspanelonderzoeken uitgezet. Juli is vakantiemaand en in december is met het kerstreces ook een rustige maand. De doelstelling van elke maand een vragenlijst is dus redelijk gehaald. Na enkele gesprekken met de afdeling O&S is 4
daarnaast bewerkstelligd dat de Raadsgriffie gebruik is gaan maken van de tool van deze afdeling. Hierdoor hebben we het contract met de tool waarmee de Raadsgriffie de afgelopen jaren heeft gewerkt kunnen beëindigen. Hiermee is een kostenbesparing gerealiseerd. Er is (nog) geen actieve wervingscampagne gehouden. Sociale media: Door het actief inzetten van onze social media accounts groeit ons aantal volgers. Deze groei willen we het komend jaar doorzetten. Waar interessant, zullen we hiertoe op Facebook ook actief campagne voeren. Vanuit de Raadsgriffie zullen we daarnaast alle fracties, waar daar behoefte aan is, via trainingen uitleggen hoe sociale media het meest effectief ingezet kan worden. Daarnaast zouden we met laagdrempelige filmpjes het werk van de gemeenteraad meer visueel willen maken. Tenslotte maken we sinds 2014 gebruik van de webcaretool OBI4WAN. Met deze tool kunnen we eenvoudig omgevingsanalyses maken en voor de gemeenteraad in kaart brengen welke zaken er (online) in Almere spelen. Bereikt: We zien een zekere groei in onze social media accounts. Op Twitter zijn we in een jaar gegroeid van 2.212 volgers naar 2.887 (+30.5%) en op Facebook van 150 naar 733 (+388.7%). Op Facebook is daarnaast actief (betaald) campagne gevoerd tijdens de verkiezingen. Vanuit enkele fracties is door raadsleden ondersteuning gevraagd voor het effectief inzetten van social media. Het is nog niet gelukt om meer filmpjes te maken over het werk van de gemeenteraad. OBI4WAN wordt ingezet om te monitoren wat er in de stad gebeurt. De wekelijkse nieuwspagina in de Almere Dichtbij: We willen de focus nog meer op de agenda van de gemeenteraad leggen. Bereikt: de nieuwspagina is nog niet aangepast. Wel hebben we een initiatief genomen om raadsleden blogs te laten schrijven (zie verder hoofdstuk contentstrategie). Serious gaming: Om de gemeenteraad meer te kunnen verbinden met de bewoners, willen we, samen met het Windesheim college (opleiding serious gaming) een serious game ontwikkelen. Deze game hoeft niet alleen online gespeeld te worden, maar elementen van de game kunnen juist ook heel goed offline plaatsvinden. Bereikt: in november 2014 is uit de Magic Friday Jam sessies een aantal ideeën naar voren gekomen om een serious game te ontwikkelen voor Almere.
5
Naar een contentstrategie In het actieprogramma 2014 is vooral gekeken naar de kanalen die we tot onze beschikking hebben. Omdat het ook over content (inhoud) gaat, is in augustus een contentstrategie geschreven, aanvullend op het actieprogramma. Hierin is vooral beschreven welke content we via welke kanalen willen verspreiden. Helaas lukt het op dit moment nog niet om hier elke week invulling aan te geven. Samenvattend ziet dit er als volgt uit:
Actueel nieuws Agenda Politieke Markt (wekelijks) 1 of 2 Agendapunt(en) PM uitgediept Besluiten PM Schriftelijke vragen Brieven aan de raad Raadsbrieven Algemeen “laatste nieuws” Raadsledennieuws Jaarverslagen (+ nieuwsbericht) Verslagen studiedagen Niet actueel nieuws Raadsleden blog (voorstellen raadslid) Geschiedenis Gemeenteraad Wist-u-datjes Promotie “invloed mogelijkheden” voor burgers
Website
RIS
Facebook
Twitter
Almere dichtbij
Weekmail Raad
Weekmail bewoners
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X
X
X
X
X
X
X X X X
X
X X X X X X X X
X X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X X
X
X
Doelstellingen in de contentstrategie In de contentstrategie zijn, naast de algemene doelstelling – de bewoner en gemeenteraad dichter bij elkaar brengen – een aantal concrete aanvullende doelstellingen opgenomen: 1. Het raadspanel breiden we uit tot minimaal 3.500 leden. Het raadspanel is niet direct een communicatiekanaal, maar via het raadspanel willen we per kwartaal een aantal doelstellingen kunnen toetsen. 2. We willen eind 2015 4.000 volgers op Twitter (medio 2014: 2.640) 3. We willen eind 2015 1.500 volgers op Facebook (medio 2014: 686) 4. Onze website wordt gedurende het politieke jaar (augustus 2014 – juli 2015) door 17.500 gebruikers bezocht (2012: 13.769, 2013: 17.874) 6
5. Meer dan de helft van de bezoekers van onze website is in deze periode een nieuwe bezoeker (2012: 53.7%, 2013: 51.9%) 6. Onze website krijgt van onze bezoekers gemiddeld het cijfer 7 (te meten via periodiek onderzoek via het raadspanel) 7. Onze pagina’s in de Almere Dichtbij krijgt van onze lezers gemiddeld het cijfer 7 (te meten via periodiek onderzoek via het raadspanel) 8. Raadsleden scoren hun informatievoorziening gemiddeld een 7 (te meten via een onderzoek) 9. We posten elke dag een bericht op één van onze kanalen, niet zijnde algemeen nieuws ten behoeve van de raadsleden Ad 6 en 7: het cijfer 7 is vooralsnog nergens op gebaseerd, behalve dat het een gemiddeld cijfer is. Op basis van eerste metingen kan dit cijfer worden aangepast. Het spreekt voor zich dat deze doelstellingen blijven staan.
7
Actieprogramma 2015 Om de gemeenteraad dichter bij de burger te brengen werken we verder aan onze zichtbaarheid en content. Werken aan onze zichtbaarheid
Huisstijl Zichtbaarheid begint met uitstraling. Het huidige logo van de Politieke Markt is gedateerd. Het straalt geen vernieuwing uit. Tien jaar geleden moest de Politieke Markt in de “markt” gezet worden. Terwijl eigenlijk de Politieke Markt voor de bewoners niet het eerste is waar ze aan moeten denken. Dat is immers “de Raad van Almere”. Daarom stellen we voor een nieuwe huisstijl te ontwikkelen, op basis van de nieuwe titel “Raad van Almere”. Op verzoek van de raadsgriffie heeft het bureau Campaigns&Results kosteloos een studie uitgevoerd naar een mogelijke nieuwe huisstijl van de gemeenteraad. Puur om te kijken of het huidige logo moderner gemaakt kan worden, waarbij een krachtige, open uitstraling centraal staat, maar tegelijkertijd de huisstijl van de gemeente Almere niet losgelaten mag worden. In de bijlage is het resultaat hiervan opgenomen.
Informatiefolder Als onderdeel van de zichtbaarheid van de gemeenteraad en de wervingscampagne voor het raadspanel, stellen we voor een nieuwe folder over de gemeenteraad te ontwikkelen. Deze folder dient een breed doel. Het kan gebruikt worden bij – bijvoorbeeld – de algemene communicatie (folders neerleggen in de publieksbalie en tijdens de Politieke Markt) en de wervingscampagne voor het raadspanel (werving tijdens de markt). We stellen voor een zogenaamde zig-zag flyer te laten maken. Deze folder wordt in full-colour uitgegeven en gevouwen naar circa 9,5 cm x 19,5 cm. Dit is een afwijkend formaat, waardoor de folder beter in het zicht zal springen. De nadruk zal uiteraard op de gemeenteraadsleden liggen. De folder bestaat uit 4 pagina’s (A3). Op de binnenpagina’s zullen alle raadsleden met foto en korte tekst (inclusief contactgegevens die ook op de website vermeld staan) worden geïntroduceerd. De overige ruimte zal gebruikt worden voor een korte introductie (van de nieuwe burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad), veel ruimte over de mogelijkheden van bewoners om hun stem te laten horen (extra ruimte voor het raadspanel) en informatie over de Politieke Markt. NB: voor deze folder is eerder een voorstel besproken in het Presidium. Destijds is aangegeven deze folder in een breder perspectief te willen plaatsen. Binnen dit actieprogramma is de nieuwe folder een belangrijk onderdeel om de zichtbaarheid te kunnen vergroten. De folder wordt niet alleen huis aan huis verspreid, maar tevens op diverse momenten (bijvoorbeeld bij de pilot marktkraam, zie hieronder, gebruikt om informatie te verstrekken aan bewoners over de gemeenteraad.
Uitwerken idee Magic Friday Jam Tijdens de Magic Friday Jam in december 2014 hebben studenten van Windesheim drie ideeën gepresenteerd over hoe zij de gemeenteraad dichter bij de burger zouden brengen. In 2015 wordt één van deze ideeën verder geconcretiseerd en uitgevoerd.
Raadswerkgroep communicatie Tijdens het nadenken over raadscommunicatie 3.0 is aan een viertal raadsleden gevraagd of zij deel wilden nemen aan een kleine werkgroep communicatie. Het idee is nu om een vaste raadswerkgroep 8
communicatie te formeren, waarmee periodiek (één keer per kwartaal) gekeken kan worden naar de mogelijkheden om de zichtbaarheid van de gemeenteraad te verbeteren. Deze werkgroep kan ook zelf actief aan de slag gaan om zaken te organiseren.
Verkiezing raadslid van het jaar De Raadspen is, als initiatief van het Presidium, een succesvol moment geworden om ambtenaren in het zonnetje te zetten voor hun goede werk. Voor de zichtbaarheid van de gemeenteraad stellen we voor om jaarlijks ook een raadslid te benoemen als raadslid van het jaar. Daarnaast zou gekeken kunnen worden of er ook een talent van het jaar benoemd kan worden. Hiertoe zullen enkele criteria worden opgesteld.
Betere koppen en inhoud Uiteraard is ons streven excellente inhoud te creëren. Geen taalfouten, heldere taal, etcetera. Het komende jaar willen we meer gaan letten op de koppen boven onze berichten. Deze maken we meer prikkelend, zodat de berichten beter gelezen worden. Aandachtspunt hierbij is dat de raadsgriffie altijd objectief moet blijven, dus hierbij wel een voorbeeldrol blijft behouden.
Campagne via thema’s Donderdag 22 januari is in het Presidium een notitie besproken met betrekking tot het uitnodigen van externe sprekers. Hierbij is een viertal thema’s voorgesteld:
Sociale zaken / armoedevraagstukken Participatie en burgerschap Duurzaamheid en groen Democratie en bestuur
We stellen voor om deze thema’s telkens twee maanden “vast te houden”. Op deze manier kunnen ze gebruikt worden om nieuwe, extra, content te creëren, die niet afhankelijk is van de actualiteit van de agenda van de Politieke Markt. Fracties zullen worden gevraagd om binnen de thema’s specifieke (actuele) onderwerpen te benoemen die ter sprake kunnen komen. Hierbij zou het goed zijn om specifiek naar onderwerpen te kijken die bewoners aanspreken.
9
Tijdens de start van de thema’s wordt actief gecommuniceerd over het thema (wat houdt het in, wat gaan we doen), daarnaast worden aan de hand van de thema’s een aantal zaken georganiseerd (niet uitputtend, hoeft ook niet allemaal altijd):
Een raadspanelonderzoek Een stelling aan de hand waarvan (online) door partijen en bewoners gediscussieerd kan worden (aan het eind van het thema wordt dit samengevat en conclusies getrokken) Werkbezoeken Externe spreker Ronde tafel gesprek / hoorzitting / benen op tafel gesprek Polls (online en offline): wat vindt u van / vraag van de week Thema foto’s Spreekuur met de raad Webinars (uitleg over het thema met raadsleden en experts, inclusief mogelijkheid om vragen te stellen door kijkers. Zie ook nadere toelichting) Opstelwedstrijd op scholen
Creëren van ontmoetingen Uiteraard gaat de raad al op bezoek bij bewoners en ontmoet zij elkaar tijdens werkbezoeken en op de Politieke Markt. Wij stellen aanvullend daarop het volgende voor:
Kennismaken met de media Een aantal raadsleden komt vaker in de media dan andere raadsleden. Veel media zijn ook regelmatig aanwezig op de Politieke Markt. Daar gaat het echter vaak om inhoud. Wat we willen met deze ontmoeting is op een andere manier kennismaken met de lokale pers. Op een meer ontspannen manier. Met de gedachte: wie elkaar kent, zoekt elkaar makkelijker op. Idee is om deze bijeenkomst aan het begin, of eind, van het politieke jaar te organiseren.
Pilot: berichtgeving over ontmoetingen tussen partijen en bewoners Alle partijen staan in contact / gaan op bezoek bij bewoners om een probleem of andere situatie te bespreken. Hiermee kan contextueel iets gedaan worden. Bijvoorbeeld door er een kort verhaal over te schrijven voor de website / nieuwsbrief / krant. Doel is om zichtbaar te maken hoe de raad in contact staat met bewoners. Voorgesteld wordt om aan Marcel Beijer te vragen om elke week aan één partij te vragen om bij één ontmoeting aanwezig te zijn en hiervan een verhaal te maken.
Nieuwe ontmoeting tussen raadsleden – online (1) Fracties ontmoeten elkaar informeel op dit moment vooral tijdens de borrel op de Politieke Markt. Vanuit de gedachte dat meer informele (online) ontmoetingen mogelijke samenwerking kan bevorderen, willen we onderzoeken of het mogelijk is een laagdrempelig, intranet-achtig, platform te creëren waar raadsleden oproepen kunnen plaatsen, onderlinge discussies kunnen starten. Gedacht kan worden aan het onderling voorleggen van / steun vragen voor concept moties (waarover nu veel heen en weer gemaild wordt) of het snel afstemmen van andere zaken. Voorwaarde is dat het afgeschermd is voor raadsleden en fractieassistenten en ook “onderonsjes” (dus één op één tussen partijen) mogelijk moet zijn. Daarnaast wordt primair gedacht aan een kanaal waar raadsleden al zijn (bijvoorbeeld een gesloten Facebook of Linkedin-groep of de website van de gemeenteraad), waarbij in ieder geval een koppeling met de weekmail mogelijk is. NB: belangrijkste vraag hierbij is of er behoefte hiervoor is bij de raadsleden. 10
Pilot: nieuwe ontmoetingen tussen raadsleden – online (2) Voor de griffie kan het handig zijn om raadsleden snel te kunnen benaderen. Op dit moment wordt hiervoor een sms-bericht verstuurd. Gegeven de huidige ontwikkelingen, wordt voorgesteld een whatsapp groep te creëren. Dit kunnen er meerdere zijn. Voor alle raadsleden en fractie-assisttenten, maar er zou er bijvoorbeeld ook één gemaakt kunnen worden voor alleen de fractievoorzitters. De griffie kan hier belangrijke berichten op communiceren, snelle vragen stellen, maar bijvoorbeeld ook bij belangrijke berichten die via de sociale media gedeeld worden namens de raad het verzoek neerleggen om te delen. Belangrijke regel moet zijn dat er geen “onzin” berichten gepost worden. Dit zou verder uitgewerkt kunnen worden in een klein protocol (wat mag wel, wat mag niet, wat gebeurt er als je iets doet wat niet wenselijk is).
Nieuwe ontmoetingen tussen (voormalig) raadsleden – offline Ontmoetingen hoeven niet alleen tussen huidige raadsleden plaats te vinden, maar kunnen ook met oud-raadsleden plaatsvinden. Raadsleden kunnen hierbij met elkaar terugkijken en ideeën en beelden uitwisselen. De toekomst van Almere kan bij deze ontmoetingen in verschillende vormen centraal staan. Voorgesteld wordt hiervoor de sociëteit van oud-raadsleden Almere voor op te richten. Gekeken kan worden of deze sociëteit zelf een jaarlijks evenement kan organiseren.
Pilot: webinars In een professionele studio interviewen we (één of twee) raadsleden en een expert over het thema dat op dat moment speelt. Bewoners die kijken kunnen vragen stellen. De filmpjes kunnen achteraf gedeeld worden via, bijvoorbeeld, Youtube.
Algemene content In de contentstrategie is opgenomen dat we ook gaan werken aan meer algemene content:
Doorontwikkelen “wist-u-datjes” (geschiedenis gemeenteraad) Geschiedenis van de Politiek Laagdrempelige filmpjes over werk gemeenteraad
Trainingen De Raadsgriffie ondersteunt raadsleden mede door het ontwikkelen van het doorwerkprogramma voor raadsleden. Ook vanuit communicatie zal een aantal ondersteunende trainingen georganiseerd worden:
Spreken in het openbaar (wordt reeds georganiseerd) Communiceren in tijden van crisis (wordt reeds georganiseerd) Sociale media voor raadsleden
11
Begroting budget communicatie Huisstijl Folder (huis-aan-huis) Magic Friday Jam Campagne via thema's filmpjes over gemeenteraad Webinars (pilot: twee keer)
€
6.000
€ € €
5.000 7.500 6.000
€ €
9.000 30.000
Totaal € Beschikbaar budget 2015 communicatie € Uit voorziening
63.500 70.750
boekje 30 jaar politiek in Almere Krantenpagina's Almere Dichtbij
reservering €
20.000
€
10.000
€
30.000
Planning februari
maart
april
mei
juni
juli
augustus september
oktober
november december
huisstijl Informatiefolder Marktkraam Magic Friday Jam Kennismaken media intranet raadsleden Whatsappgroep sociëteit oud-raadsleden webinars wist-u-datjes filmpjes raadswerkgroep comm. thema's
12
