Communicatie-actieplan
Opdracht 4.3.a In het communicatie-actieplan wordt uitgewerkt hoe u voor uw school de communicatiedoelen voor het internationaliseringsprofiel wil gaan bereiken. De belangrijkste vragen die in dit plan worden beantwoord zijn: 1. Welke doelgroepen wil uw school met internationalisering bereiken? 2. Wat wil uw school bij de doelgroepen bereiken, wat zijn de doelstellingen per doelgroep? 3. Welke boodschap wil uw school overbrengen per doelgroep? 4. Welke middelen zet de school in om de boodschap aan de doelgroepen over te brengen? 5. Wat is de timing en taakverdeling van de communicatie-activiteiten? Gebruik hiervoor de informatie uit de profielschets internationalisering. 1. Doelgroepen en 2. doelstellingen per doelgroep Beschrijf hieronder de doelgroepen van uw school die u met uw internationaliseringsprofiel wilt bereiken. Ouders van huidige leerlingen/ouders van nieuwe leerlingen: Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij (nieuwe) ouders? Bijvoorbeeld: Huidige ouders: medezeggenschap, ondersteuning Nieuwe ouders: duidelijk profiel, enthousiasmeren voor internationalisering Huidige/Nieuwe medewerkers: Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij haar eigen medewerkers en nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld voor bestaande medewerkers: enthousiasmeren en draagvlak creëren voor internationalisering, nascholing, samenwerking Bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers: duidelijk profiel voor vacatures, enthousiasmeren voor internationaliseren. Huidige/Nieuwe leerlingen: Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij (nieuwe) leerlingen? Bijvoorbeeld: Enthousiasmeren voor en kennis laten maken met internationalisering,
Toeleveranciers (Basisscholen) Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij haar toeleveranciers (basisscholen)? Bijvoorbeeld: afstemmen curriculum, open dagen, samenwerking Vervolgonderwijs Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij instellingen voor vervolgonderwijs? Bijvoorbeeld: Samenwerking, open dagen, doorlopende leerlijn Media Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij welke media? Bijvoorbeeld: Gratis publiciteit, advertenties, interviews Gemeente/Provincie Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij de Gemeente/Provincie Bijvoorbeeld: Subsidies/regelingen, regionale, nationale of internationale samenwerking, (Internationale) bedrijfsleven Doelstelling: Wat wil de school bereiken bij welke bedrijven? Bijvoorbeeld: Maatschappelijke stages voor leerlingen, bedrijfsbezoeken, sprekers Internationale partnerscholen Doelstelling: Wat wil de school bereiken met partnerscholen? Bijvoorbeeld: internationale samenwerkingsprojecten, kennisuitwisseling 3. Boodschap (kernwoorden en kernverhalen uit profielschets) Gebruik voor de boodschap aan de verschillende doelgroepen de kernwoorden en kernverhalen uit de profielschets (opdracht 4.2) 4. Communicatiemiddelenmatrix Het invullen van een matrix is een praktisch hulpmiddel om na te gaan welke communicatiemiddelen bij welke relatie- of doelgroepen gebruikt kunnen worden. Op één as staan de te benaderen (sub)doelgroepen, en op de andere as de in te zetten middelen. Zet kruisjes op de snijpunten. Tijdens het invullen zijn de communicatiemiddelen te toetsen aan criteria als: bereik, zwart/wit versus kleur, kosten, frequentie, overtuigingskracht, herbruikbaarheid etc.
1
Scholen met Succes
Pers
Gemeente
partners
Buitenschoolse
Vervolgonderwijs
Aanleverend onderwijs
leerlingen
Potentiële ouders/
Huidige leerlingen
Huidige ouders Website Schoolgids Nieuwsbrief Folder Open dagen Persberichten Sociale media
Perslijst Maak een lijst met namen van diverse media en de betreffende contactpersonen Media
Contactgegevens
Contactpersoon
Persmap Verzamel krantenknipsels, sociale media berichten en dergelijke.
2
Scholen met Succes
Planning persmomenten Kijk op basis van de jaarlijkse activiteitenkalender welke activiteiten zich ervoor lenen (passend bij het internationaliseringsprofiel) om contact met de pers te zoeken. Plaats die hieronder in het schema. Datum
Activiteit
Contactpersoon
Welke pers
Wanneer
school
benaderen?
pers benaderen?
5. Actieplanning communicatiemomenten en -middelen Goede planning is essentieel voor een communicatie-actieplan. Onder actieplanning wordt verstaan de momenten in het jaar waarin de communicatiemiddelen worden ingezet. Er zijn verschillende mogelijkheden daarvoor, bijvoorbeeld: Organisatie: Wie doet wat binnen de organisatie? Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen van derden, zoals grafisch vormgevers, copywriters, perscontacten etc. Vergeet hier niet te inventariseren welke kennis al in huis is, niet alleen bij het personeel, maar ook bij ouders! Daarmee kunnen, indien nodig, tijd en kosten worden bespaard.
3
Scholen met Succes
Vul hieronder in welke actiepunten naar voren komen op basis van het communicatieactieplan? Wie pakt de betreffende actiepunten wanneer op?
Actiepunt
Wie?
Wanneer?
Budget (indien van toepassing)
Website Nieuwsbrieven Brochure / folder Persberichten Advertenties Open dagen Contacten bedrijven Contacten basisscholen Contacten vervolgopleidingen Contacten gemeente/provincie Contacten internationale partnerscholen Contacten reclamebureau Contacten ouders Contacten leerlingen Sociale media Etc.
4
Scholen met Succes
Opdracht 4.3.b: Borging Borgen van uw profiel en profileringsactiviteiten: tips en aanbevelingen Om uw profilering actueel te houden en te borgen is het bijhouden van marketinginformatie essentieel. Het eerder opgezette marketinginformatiesysteem moet daarvoor in stand worden gehouden via systematisch, wederkerend onderzoek naar de markt en haar mogelijkheden. Denk aan:
•
Het bijhouden van marktgegevens, demografisch materiaal (ontwikkeling basisgeneratie), concurrentiegegevens. Bronnen hiervoor zijn bijv. het CFI, uw intake- en exit-gegevens en evt. gegevens vanuit het bestuur. Ook het gemeentenieuws is een bron voor bijv. informatie over nieuwbouwprojecten in de omgeving. Daarnaast kunt u via de persmap bijhouden of uw profilering tot zijn recht komt in de media en hoe dat zit voor uw concurrenten. Alleen verzamelen van deze gegevens is natuurlijk niet genoeg. Een goed marketinginformatiesysteem kent (vaste) evaluatiemomenten: wat zegt deze informatie ons, zijn er kansen waar we op in kunnen spelen, bedreigingen die ‘gekeerd’ moeten worden, signalen vanuit ouders waar we wat mee moeten?
•
Initiëren van tevredenheidpeilingen, of andere manieren om de vinger aan de pols te houden bij uw omgeving ( zoals bijv. een vast ouderpanel wat geraadpleegd kan worden over bijv. signalen uit uw marketinginformatiesysteem)
•
Stimuleren van (collegiale) visitaties op het gebied van klantvriendelijkheid van personeel en schoolgebouw.
Daarnaast is het belangrijk voor de borging dat: •
Ouders en uw omgeving regelmatig in aanraking komen met de school en haar profilering. Een levend communicatie-actieplan met haalbare doelen is daarbij onmisbaar. Om te voorkomen dat de externe inspanningen verwateren verdient het aanbeveling om deze plannen op te nemen in het beleidsplan van de school. Ook studiedagen rond het thema profilering, communicatie en klantgerichtheid kunnen ervoor zorgen dat het profiel levend blijft.
•
Er een vaste plaats voor profilering en communicatie komt in organisatie en beleid, bijv. via het aanwijzen van portefeuillehouders met verantwoordelijkheden, bevoegdheden en budget. Dat kan een docent als voorzitter van de PR-groep zijn, of een locatieleider die PR/marketing in zijn/haar portefeuille heeft.
5
Scholen met Succes
•
U niet bang bent om keuzes te (blijven) maken. Keuzes die passen bij uw profilering, bijvoorbeeld bij het aantrekken van nieuw personeel (aan welke voorwaarden moet ons personeel voldoen om te passen binnen onze profilering?), het vastleggen van activiteiten (niet meer dingen doen ‘gewoon omdat het leuk is’, maar gericht kiezen voor dat wat past binnen de profilering), activiteiten afstemmen op dat wat u wilt bereiken met uw school en uw leerlingen, het (opnieuw) inrichten van uw schoolgebouw(past deze kleur, dit meubilair bij waar wij voor staan) en natuurlijk ook bij de aanschaf of continuering van lesmethodes.
U zult zien dat deze keuzes steeds makkelijker worden naarmate u langer werkt met de profilering en dat uw school, team en ouders de profilering steeds meer eigen maken.
6
Scholen met Succes
