Communiceren met de pers in de artistieke sector
Karl van den Broeck
De basisvragen
Waarom communiceer je?
(imago versterken, nieuws melden, reageren, promotie,…) •
Met wie communiceer je?
(brede publiek, doelpubliek(en), overheid/strategisch) •
Hoe communiceer je?
(persconferentie, persbericht, interview, informele babbel, nieuwsbrief, brochure, Twitter, Facebook)
Strategie
Definieer je missie en je visie. Bepaal waar je als organisatie voor staat. Bepaal je huisstijl vanuit die missie/visie (rebels, statig, voornaam, experimenteel, traditioneel, lichtvoetig, ludiek) Schat in waar je kernpubliek ligt. (jong/oud, hoogopgeleid/laaggeschoold, kapitaalkrachtig/minder begoed, stedelijk/landelijk) Pas je communicatiemiddelen aan. (brochure, flyer, nieuwsbrief, brieven per post, website, blog, Twitter, Facebook,…) Kies je kerncommunicatiemiddel en voer een flankerend beleid (persconferentie, persbericht, website,…)
Algemene communicatie
Minstens een persconferentie per jaar
(nodig niet alleen journalisten uit) • •
•
•
•
Brochure, programmaboek (op papier, in print) Beantwoord belangrijke vragen: wat bieden jullie aan, hoe kunnen mensen deelnemen, wat kost het, wat maakt jullie aanbod uniek Wek aandacht op. Zoek een kapstok. Kies een kers van de taart. Maak detailfiches van elk evenement. Gebruik die voor follow-up. Nieuwsbrief dient om aanpassingen te melden. Geheugensteuntje.
Aparte evenementen
De verkoop loopt slecht. Contacteer individuele journalisten. Stuur apart persbericht. Probeer interviews aan te bieden. Zorg voor een evenement. Probeer vrijkaarten te slijten in ruil voor media-aandacht. De verkoop loopt goed. Melden! Concert uitverkocht. Vernissage verplaatst naar grotere zaal! Extra concert bijgeboekt. Facebook gebruikt om niches te bereiken. Vergeet het middenveld niet. Speel in op de inhoud van het evenement om doelgroepen te bereiken. Vergeet uw buren niet
Stop de persen! • Nieuws uit/over je organisatie melden vergt een andere communicatie dan nieuws over je programma/evenementen. • Slecht nieuws: wees eerlijk, wees zo volledig mogelijk, probeer niet achter feiten aan te holen. Wees bereikbaar. Verstop je niet achter woordvoerders. Crisiscommunicatie. ‘Kraak’ geen primeurs. • Goed nieuws: Niet te veel opscheppen. Goeie wijn behoeft geen krans. • Naar de overheid. Ken je ‘imago’. Ontkracht het of versterk het. Probeer politici die je steunen munitie te geven. Probeer af en toe zichtbaar te zijn buiten je niche.
Persacties: interviews
Interviews zijn goeie promotie. Vaak zijn ze niet erg kritisch omdat de journalisten de productie nog niet gezien hebben. Geef journalisten de indruk dat ze iets ‘exclusiefs’ krijgen. Door het overaanbod aan persinterviews krijgen ze de interviews vaak niet verkocht aan hun eindredacteur/chef. ‘Eerst zijn’ is belangrijk, maar ook ‘alleen’ zijn. Repetitie volgen, een buitenlandse trip,… Lees interviews ALTIJD na, maar discussieer niet over inleidingen of titels (tenzij ze fout zijn). Enkel de antwoorden zijn ‘eigendom’ van de geïnterviewde
Lever maatwerk: Het Laatste Nieuws wil misschien Herbert Flack als Cyrano. De Morgen wil misschien iets meer beschouwend over ‘klassiekers’ in het theater
Persacties: persconferenties
Organiseer alleen persconferenties als je écht nieuws hebt: cijfermateriaal, een nieuwe artistiek leider. Zorg ook dat er mensen op de persconferentie zijn die geïnterviewd kunnen worden. Laat die mensen vooraf géén interviews leveren.
Stuur persmappen rond naar iedereen die afwezig was.
Niet te veel rompslomp (inschrijvingen)
Een mooie locatie, een lekker hapje, een stevige borrel. Alle beetjes helpen. Een persconferentie op locatie (een theaterstuk over de ‘zottekes’ van Geel, persconferentie in het Psychiatrisch ziekenhuis aldaar) Denk ook aan de beeldpers bij persconferenties.
Persacties: website (1)
De website is het virtuele huis van je organisatie. Zorg dat een site makkelijk navigeert. Alle info moet aanwezig zijn: wie, wat, waar. ‘testimonials’ Voorzie ook een apart luik met officiële info (beleidsplannen etc…) Voorzie een perssectie met gratis persfoto’s in hoge resolutie (liefst zonder paswoord, denk aan bloggers. Hoe meer jouw persfoto’s circuleren, hoe beter) Voorzie ook filmpjes voor de audiovisuele pers. Zorg ervoor dat alle persinformatie rechtenvrij is. Contactadres dat operationeel is.
Persacties: website (2)
Blog niet om te bloggen. Een blog zonder nieuws, verrassende inzichten of controversiële meningen wordt NIET gelezen. Denk niet dat iedereen je blog leest. Push hem via nieuwsbrief of vermeldt hem in folder. Vraag gastbloggers om over jouw organisatie te bloggen. Hun autoriteit/notoriteit straalt af. Leen (kaap) hun cultureel kapitaal Verzorg de amateurs. Als je een positieve recensie leest op een amateurblog, stuur hem/haar dan een mailtje, een vrijkaart. Zet de blogger in je mailinglist. Communiceer op je site zowel naar je publiek als naar de pers. Podcast à volonté! Een fragment van een concert, een theaterstuk, een kortverhaal, een column. Wees up to date, ook voor nerds (rss-feeds,…)
Persacties : woordvoerders ?
Journalisten willen zelf directe toegang tot de kunstenaars of de verantwoordelijken (artistiek leider). Een woordvoerder is dus nederig en dient om de communicatie te vergemakkelijken. Wees niet boos als journalisten jou passeren en rechtstreeks bellen met je baas of je steracteurs. Wees eerlijk: als jullie niks willen zeggen, zég dat dan ook. Hou journalisten niet aan het lijntje. Bouw een vertrouwensband op. Speel journalisten ‘off the record’ nieuws, roddels, weetjes door. Zorg ervoor dat ze denken dat ze bij jou iets te weten kunnen komen. Maar let op: val niet uit je rol Speel journalist in je eigen organisatie. Detecteer nieuws dat journalisten kan interesseren en overleg of het naar buiten mag worden gebracht.
Quid met mediasponsors?
Verzorg je mediasponsors. Geef ze exclusieve interviews, informatie, achtergrondinfo. In ruil daarvoor kan je een voorkeursbehandeling eisen. Voor wat, hoort wat. Vrijkaarten maken nog weinig indruk. Media zijn geïnteresseerd in adressen (om abo’s aan te slijten). Exclusieve wedstrijden (verwenweekend + bezoek aan festival + meet en greet) zijn ook in trek. Weeg af of je door je handen vrij te houden niet meer gratis publiciteit kunt krijgen bij andere media. Een sponsor mag nooit volledige exclusiviteit eisen. Dat mag je niet toestaan. Concurrerende media zullen dat niet snel vergeten en in de toekomst jouw initiatief negeren. Journalisten hebben héél lange tenen. Sponsors willen hun naam verbinden aan iets. Een prijs, een jury, een speciaal onderdeel van je festival, een reeks.
Tips & Tricks (1)
Er is meer dan de recensent - Elke journalist kan jou een stuk opleveren. Als de recensent je niet lust, probeer het dan bij een andere journalist. Gebruik je persoonlijke contacten. Voorspraak van een collega is vaak het laatste duwtje dat een recensent nodig heeft. - Als je over iemands hoofd springt en zijn chef overtuigt, wees dan op je hoede. Bestudeer de structuur van redacties. Wie neemt de beslissingen. Dat is meestal NIET de hoofdredacteur. De chef cultuur moet meestal ook buigen voor een nieuwsmanager of een chef nieuws. Stuur berichten dan ook niet alleen naar de cultuurredactie. Formuleer ze wel zo dat er geen voorkennis nodig is.
Tips & tricks (2)
Er is meer dan de voorpagina - Iedereen droomt ervan dat hij/zij met een foto van Stephan Vanfleteren op de voorpagina staat onder een kop als: 'Meesterlijke voorstelling' of 'Staande ovatie'. Zoiets bestel je niet. - Elke vorm van aandacht, is aandacht. Zelfs negatieve publiciteit kan soms goed zijn. Een goed, ouderwets schandaal (cfr. LP- Boon Fotomuseum/ Zogezegd) is commercieel veel interessanter dan een goeie recensie. - Er zijn ook nog andere pagina's dan cultuurpagina's. Heeft de krant een jeugdsupplement? Is er een actuele invalshoek? - Vergeet de regiopagina's niet.
Analyseer waar de interessante invalshoeken zitten A) de auteur van het theaterstuk B) het thema van het stuk. Bv. lente-editie tijdschrift // Voorjaarsontwaken van Wedekind op de affiche; kerstspecial // Weihnachtsoratorium v Bach C) een bekende regisseur D) het genre: ‘zin in een avondje lachen, kom naar onze komedie.’ E) Probeer een peter of een meter voor de voorstelling te vinden. Liefst geen politicus (controversieel), maar een lokale BV of kunstenaar. ‘Urbanus beveelt deze nieuwe jonge cabaretier van eigen bodem aan’. F) Detecteer trends en sluit daarbij aan: bv. het jaar van de Shakespearevoorstelling, Racine, geëngageerd theater, marathonvoorstellingen, Congo,..
Een half weekje op Knack 150 persberichten 55 brieven 15 programmabrochures.
Vuistregels algemeen • Kop moet nieuws bevatten • Korte tekst, eventueel met link naar meer • Aantrekkelijke illustratie • Gratis beeldmateriaal, rechtenvrij • Alle contactgegevens. Verwijzingen naar andere media (site, Facebook,…)
Vuistregels persbericht • Persbericht = persklaar artikel (quotes, derde persoon, vermijd ‘wij’) • Vermijd persklare interviews. Dat is er over. • Lengte: max. 3000 tekens (websites) • Gebruik duidelijke alinea’s • Inleiding bevat alle info
• Streamers/teasers
Vuistregels programmabrochure • Imago! • Moet langer meegaan • Handig en gebruiksvriendelijk • Verschillende publieken. Niet alleen primaire doelgroep.
Vuistregels nieuwsbrief • Dubbel doel: nieuws melden, herinneren aan eerdere communicatie • Nieuwsbrief vat agenda nog eens samen. • Let op visuele. Korte stukjes (doorklikken) • Soms volstaat titel. Niet altijd • Geen zware bestanden toevoegen.
• Makkelijk uitschrijven. Unsubscribe.
Vuistregels Facebook / Twitter • Een pagina voor je organisatie • Een pagina voor je coryfeeën (blog op site) • Zorg voor live-verslaggeving tijdens evenement (festival!). • Festivalkrant? Nog nuttig? • Twitter: opletten. Niet overdrijven. Let op je doelpubliek
