communicatio, onis f (communico) 1. het met elkaar dele gemeenschap(pelijkheid) [sermonis]; 2. raadpleging ● commu, oris m (communico) deelnemer [gloriae]. ● communicatus, us m contact. ● communico, comm (communis) 1. gemeenscha doen, verenigen; 2. met iem.verenigen 3. iem. iets meedelen, ie iem. bespreken, iem. aan iets laten deelnemen (alqd cum alqo) 4. toegeven, toekennen [praemium]; ● com-munio, munire 1. versterken; 2. (metaf.) bevestigen, versterken [causam testim; ]. ● communio¹, onis f (communis) 1. gezamenlijke deelname, gemeenschap; 2. avondmaal, communie. ● com-munis, e 1. gemeenschappelijk, algemeen; 2. vriendelijk, minzaam. ● Communiqué studievereniging communicatiewetenschap ● communitas, atis f (communis) 1. gemeenschap [humana; vitae (gemeenschappelijk) samenleven]; 2. vriendelijkheid. ● communitio, onis f (communio¹) versterking. ● com-murmur, murmurari in zichzelf mompelen. ● commutabilis, e (commut veranderlijk, wisselvallig [ratio vitae]. ● commutatio, onis f (commuto) 1. verandering, wisseling, omslag [caeli; aestuum van de getijden; fortunae]; 2. uitwisseling [captivorum]; (Mel.) handelsverkeer. ● commutatus, ūs m (commuto)(Lucr.) verandering. ● com-muto, mutare 1. veranderen, omvorm [tabulas publicas vervalsen; opinionem; iter; rei publicae public tatum]; - pass. anders worden; ►annona commutatur communicatio, onis f (communico) 1. het met elkaar delen, gemeenschap(pelijkheid) [sermonis]; 2. raadpleging ● commu, oris m (communico) deelnemer [gloriae]. ● communicatus, us m contact. ● communico, comm (communis) 1. gemeenscha
Colofon Titel: Datum van uitgifte: Opgesteld door: K. A. MacGillavry B. Bemelman E.H.T. van de Ven F. F. B. van der Rest
Jaarverslag Bestuur 2011 - Parvus numero, magnus merito 31 januari 2012
Voorzitter 2011 Secretaris 2011 Commissaris Interne Betrekkingen 2011 Penningmeester 2011 Commissaris Externe Betrekkingen 2011 Commissaris Onderwijszaken 2011
Naam: Datum van oprichting:
S.v. Communiqué 22 september 1994
Studierichting: Faculteit:
Communicatiewetenschap Gedragswetenschappen
Adres:
Postbus 217 Cubicus, kamer B105 Universiteit Twente 7500 AE, Enschede
Telefoonnummer:
053-4894461
Emailadres:
[email protected]
Website:
http://www.communique.utwente.nl
3
Voorwoord Met het schrijven van dit jaarverslag, komt het einde van het bestuursjaar toch wel snel in zicht. Ons jaar – als het 17de bestuur der S.v. Communiqué – zit er al weer bijna op en we kunnen wel zeggen dat dit jaar echt voorbij gevlogen is. Terwijl wij onze boeken al bijna mogen open slaan, staat het 18de bestuur der S.v. Communiqué al te trappelen om aan het hoofd van onze geliefde vereniging te gaan staan. We kunnen ons nog goed herinneren hoe wij een jaar geleden begonnen aan dit avontuur, zonder precies te weten wat ons te wachten zou staan. Achteraf kunnen we zeggen dat dit jaar ons vele bijzondere momenten heeft gebracht. Niet alleen leuke activiteiten horen daar bij, maar ook de vele leerzame momenten die wij samen hebben mogen ervaren. Leerzame momenten die voortkwamen uit onze dagelijkse taken, door de activiteiten die we hebben georganiseerd en door alle nieuwe mensen die we dit jaar hebben leren kennen. Voor het 17de bestuur der S.v. Communiqué zit het er nu echt al bijna op en S.v. Communiqué betreedt als vereniging de weg naar volwassenheid. Ondanks het feit dat we ons nog goed kunnen herinneren hoe het was toen we net begonnen, is er veel veranderd. Een van de dingen die het meest veranderd is, is wel onze visie op het besturen van een studievereniging. Aan het begin wisten we nog niet wat deze reis ons zou brengen en het eerste half jaar werd de vereniging vooral onderhouden. Toen de tweede helft naderde, zijn wij onze onwetendheid – die we aan het begin van deze reis hadden – onderweg een aantal keer tegen gekomen. Terecht, maar vaak wel onverwacht. Om onze opvolging hiervoor te behoeden, zijn we het tweede half jaar een andere weg in geslagen. Een nieuwe richting , waarin er vooral aandacht werd besteed aan het professionaliseren van de vereniging. Zo zijn er handleidingen en documenten opgesteld, die niet alleen van nut zijn voor onze opvolging, maar voor alle besturen die S.v. Communiqué in de toekomst zal kennen. Er werd meer structuur aangebracht in processen die vaak vanzelfsprekend leken, en daardoor vaak onderschat werden. Deze stap naar professionaliteit zal het 18de bestuur der S.v. Communiqué helpen in haar bestuursjaar en biedt haar steun, zodat zij altijd een goede basis heeft om op terug te vallen. Het professionaliseren van de vereniging eindigt niet na ons bestuursjaar. Vooral nu we ons in een tijd bevinden waarin onderwerpen als internationalisering, bezuinigingen, wetgeving en inspraak vanuit studenten belangrijke begrippen vormen, is een professionele houding en een goede basis noodzakelijk om stand te houden in de toekomst. En deze goede basis hebben we te danken aan het Bestuur 2010 en alle voorgaande besturen. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld in het vormen van de vereniging die we nu kennen. Daarnaast willen we ook alle actieve leden bedanken die zich het afgelopen jaar hebben ingezet en veel werk voor commissies hebben verricht. Zonder de inzet van deze leden en de voorgaande besturen zou S.v. Communiqué niet de vereniging zijn zoals ze nu is, een vereniging met vele mooie en grote activiteiten. Ook mogen we natuurlijk niet vergeten om de Raad van Advies, de kascontrolecommissie en alle leden die ons advies hebben gegeven te bedanken. Hun inbreng heeft een zeer grote rol gespeeld in het schrijven van dit jaarverslag en we zijn hen dan ook veel dank verschuldigd. Tot slot willen we het 18de bestuur der S.v. Communiqué erg veel succes en plezier wensen voor het komende jaar. Enschede, januari 2011 Kirsty MacGillavry Benthe Bemelman Ester van de Ven Ferie van der Rest
4
Samenvatting Voor u ligt het jaarverslag van het Bestuur 2011. In deze samenvatting wordt het verloop van de acht beleidspunten kort behandeld.
Uitstraling van de Communiquékamer Het Bestuur 2011 wilde de uitstraling van de Communiquékamer verbeteren. Dit wilde zij ten eerste doen door de Communiquékamer beter op te ruimen. Dit actiepunt is gehaald. Het eerste half jaar bleek het opruimen van de Communiquékamer lastig, omdat er gedurende de dag nieuw afval blijft liggen en de kamer dus niet opgeruimd blijft. Het afgelopen half jaar is de Communiquékamer om deze reden vaker overdag opgeruimd en zijn leden aangesproken op hun gedrag. Ten tweede wilde het Bestuur 2011 de uitstraling van de Communiquékamer verbeteren door de computerhoek anders in te richten en door nieuwe artikelen te kopen voor de kamer. Ook dit actiepunt is gehaald. De nieuwe artikelen zijn aangeschaft en de werkplek is nu ingericht voor een bestuur van vier personen. Advies: Bestuur 2011 adviseert om de Communiquékamer overdag regelmatig om te ruimen zodat deze er netjes uit blijft zien, maar raadt af om dit actiepunt op te nemen in het beleidsplan. Daarnaast laat het Bestuur 2011 de inrichting van de werkplek over aan het Bestuur 2012.
Betrokkenheid Het Bestuur 2011 wilde de betrokkenheid bij S.v. Communiqué middels vier punten verbeteren. Het eerste actiepunt was om het activisme van Nederlandse studenten te bevorderen. Het Bestuur 2011 streefde ernaar om aan het einde van het bestuursjaar niet meer dan drie openstaande vacatures te hebben. Dit actiepunt is behaald; er zijn op het moment van schrijven geen vacatures. Dit wilde het Bestuur 2011 ten eerste bereiken door het houden van maandelijkse collegepraatjes. Dit actiepunt is niet behaald. Deze collegepraatjes hebben in het begin van het jaar niet elke maand plaatsgevonden, maar vinden sinds de aanvang van het collegejaar wel vaker plaats. Ten tweede wilde het Bestuur het activisme van Nederlandse studenten bevorderen door het rond laten gaan van inschrijflijsten tijdens de bovengenoemde collegepraatjes. Docenten gaven aan dit niet te waarderen, daarom is er in de pauzes van colleges met inschrijflijsten langsgegaan. De derde manier om het activisme van Nederlandse studenten te bevorderen, was door het organiseren van commissiemarkten. Het Bestuur 2011 heeft er twee georganiseerd, waarvan de eerste niet geslaagd was en de tweede juist zeer geslaagd. De tweede commissiemarkt is op een nieuwe manier aangepakt. Het tweede actiepunt om de betrokkenheid bij S.v. Communiqué te bevorderen, betrof de stimulering van het activisme van Duitse studenten. Het Bestuur 2011 wilde aan het eind van haar bestuursjaar minstens vijf actieve Duitse studenten hebben. Dit actiepunt is behaald, er zijn op het moment van schrijven elf Duitsers actief. Om Duitse studenten te betrekken bij S.v. Communiqué, zijn de Voorzitter en de Commissaris Interne Betrekkingen naar de ‘Denktank’ tijdens de taalcursus gegaan. Hier was het bereik echter niet groot. Ook is er een brochure, speciaal voor Duitse studenten, uitgebracht waarin het belang van activisme aan bod komt. Deze brochure werd waardevol gevonden door de nieuwe Duitse studenten. Verder is er aan het begin van het collegejaar 5
meer uitleg gegeven aan Duitsers over wat commissiewerk precies inhoudt. Naar aanleiding hiervan hebben meer Duitse studenten zich opgegeven voor commissies. Daarnaast is er ook tijdens de Fragenstunde extra aandacht besteed aan activisme. Naar aanleiding van de Fragenstunde zijn er geen nieuwe Duitse eerstejaarsstudenten actief lid geworden. Het derde punt ging over het aannemen van een actievere houding op sociale netwerken. Dit punt wordt nader toegelicht onder het kopje Promotie. Ten vierde wilde het Bestuur 2011 de betrokkenheid bij S.v. Communiqué vergroten door meer bezoekers te trekken naar de Communiquékamer. Dit actiepunt heeft zij niet gehaald. Het Bestuur 2011 wilde dit doen door aanpassingen toe te passen aan de Communiquékamer. Deze aanpassingen worden onder het kopje ‘Uitstraling van de Communiquékamer’ beschreven. Er zijn echter geen metingen gedaan, waardoor het al dan niet halen van dit beleidspunt niet kan worden bepaald. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert om voortaan de commissies met inschrijflijsten in pauzes van colleges rond te laten gaan. Daarnaast adviseert zij om de commissiemarkten voortaan aan de hand van de nieuwe aanpak te organiseren. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 ook om veel aandacht te blijven schenken aan de informatievoorziening bij Duitse studenten wat betreft de functie van een studievereniging en het belang van activisme. Verder adviseert het Bestuur 2011 de gedane aanpassingen in de Communiquékamer zo te laten. Daarnaast wordt aangeraden om in de toekomst wel metingen te verrichten wanneer er naar dergelijk meetbare beleidspunten wordt gestreefd.
Integratie Om de integratie van Duitse studenten te bevorderen, was het Bestuur 2011 ten eerste van plan om vragenlunches en brainstormsessies te organiseren. Dit actiepunt is gedeeltelijk voltooid. De Fragenstundes zijn georganiseerd, maar het Bestuur 2011 is niet aan de brainstormsessies toegekomen. De eerste keer kwam dit doordat de Duitse studenten zoveel vragen hadden, dat er geen tijd meer was voor de brainstormsessie. Bij de tweede Fragenstunde, welke in januari plaatsvond, was er geen opkomst en kon er dus geen brainstormsessie plaatsvinden met de eerstejaars. Er is wel nuttige informatie gekomen uit het gesprek met de Duitse ouderejaarsstudenten. Ten tweede wilde het Bestuur 2011 een account aanmaken op StudiVZ voor de bevordering van de integratie van Duitse studenten. Dit account is aangemaakt, maar heeft niet veel bereik. Om deze reden gaat het Bestuur 2011 dit account verwijderen. Ten derde wilde het Bestuur 2011 ter bevordering van de integratie een brochure maken voor Duitse studenten, gericht op het (studenten)leven in Nederland. Dit actiepunt is behaald. De brochure is tijdens de introductieperiode verspreid. De brochure werd door Duitse studenten als nuttig ervaren. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert om de Fragenstunde aan het begin van het collegejaar te blijven organiseren. Wanneer het Bestuur 2012 een tweede Fragenstunde wil organiseren, raadt het Bestuur 2011 aan om deze ook in de eerste drie maanden van het collegejaar te laten plaatsvinden. Daarnaast gaat het Bestuur 2011 het account op StudiVZ verwijderen, daarom adviseert zij het 6
Bestuur 2012 dan ook om te kijken naar een eventueel groot bereik op Google+. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 ook om de brochure voor Duitse studenten te blijven verspreiden en aan te vullen, en om na te denken over het maken van een Engelse variant voor andere internationale studenten.
Koppeling opleiding en student Het Bestuur 2011 wilde een betere afstemming bereiken tussen de opleiding en de student door polls te maken met stellingen over vakken om vervolgens, bij een negatieve uitslag, een evaluatiegesprek te houden. Dit actiepunt is niet behaald. Omdat de opleiding aangaf geen behoefte te hebben aan nog meer evaluaties over vakken - zij kreeg genoeg feedback van hun vakevaluaties hebben deze polls in het eerste half jaar een andere invulling gekregen. De polls zijn in het tweede half jaar wel over het onderwijs gegaan en bij een negatief antwoord werd er indirect doorverwezen naar een klachtenformulier. Daarnaast wilde het Bestuur 2011 een betere koppeling tussen opleiding en student bewerkstelligen door een brochure te maken voer de inhoud van de opleiding. Met deze brochure zou steun kunnen worden geboden aan twijfelaars. Dit actiepunt is gedeeltelijk behaald. De brochure is verspreid tijdens de introductieperiode en afgegeven bij de studieadviseurs. Over de vraag of de brochure daadwerkelijk ondersteuning biedt aan twijfelaars, kunnen nog geen uitspraken worden gedaan. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de poll vooral in te zetten voor onderwijsgerelateerde zaken. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 aan om op zoek te gaan naar een plug-in waarbij studenten na het invullen van een negatief antwoord op de poll, direct worden doorverwezen naar het klachtenformulier. Het Bestuur 2011 adviseert ook om de brochure voor twijfelaars te blijven verspreiden, verbeteren en te promoten zodat meer eerstejaars op de hoogte zijn van het nut van de brochure.
Promotie Het Bestuur 2011 had als doel om de promotie van de opleiding te verbeteren. Dit wilde zij doen door middel van de brochure, die ook gebruikt wordt om twijfelaars te ondersteunen. Dit actiepunt is behaald. De brochure is verspreid onder de eerstejaars en er waren studenten die door de brochure een beter beeld hadden van de studie. Ten tweede wilde het Bestuur 2011 de promotie van S.v. Communiqué verbeteren door het promotieplan te hanteren. Het Bestuur 2011 heeft dit actiepunt gehaald. Het promotieplan is geïntroduceerd bij nieuwe commissies en werd naar de commissies gestuurd als er een activiteit op de planning stond. Om de promotie van de activiteiten van S.v. Communiqué te verbeteren, wilde het Bestuur 2011 maandelijks collegepraatjes houden. Dit actiepunt is niet behaald. In het eerste half jaar hebben er weinig collegepraatjes plaatsgevonden. Het afgelopen half jaar zijn er wel meer collegepraatjes gehouden. Studenten waren door deze collegepraatjes beter op de hoogte van de activiteiten en vacatures van S.v. Communiqué. 7
Daarnaast wilde het Bestuur 2011 de bestuursfuncties beter promoten middels filmpjes. Ook dit actiepunt is behaald. De filmpjes zijn gebruikt tijdens de zoektocht naar opvolging, maar waren slechts een klein deel van de promotieactie. Aanwezigen bij de bestuursinteresselunch gaven aan geïnteresseerd te zijn geraakt doordat het Bestuur 2011 ervaringen heeft gedeeld. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert om - bij het herdrukken van de informatiebrochure met informatie over de opleiding - het opleidingsspecifieke gedeelte erin te laten en deze te verbeteren waar nodig. Het Bestuur 2011 adviseert ook om het promotieplan te blijven gebruiken en te introduceren bij nieuwe commissies. Verder adviseert het Bestuur 2011 om deze collegepraatjes maandelijks te blijven houden. Het Bestuur 2011 adviseert om de bestuursfuncties wel te blijven promoten, hierin zou beeldmateriaal een ondersteunende rol kunnen spelen.
Actieve leden Om meer actieve leden te werven had het Bestuur 2011 zich ten doel gesteld om voor iedere commissie een flyer te ontwerpen. Dit actiepunt is behaald. De flyers zijn verspreid tijdens de introductie en de boekenverkoop en ze zijn gebruikt tijdens de commissiemarkt in augustus. Leden zijn door de commissieflyers en -posters beter op de hoogte van vacatures, maar tonen hun interesse voor commissies op een andere wijze dan middels de inschrijfstrook die bevestigd is aan de flyer. Ook wilde het Bestuur 2011 interesselijsten voor commissies door de collegezalen laten gaan. Dit is niet gebeurd omdat een aantal docenten dit niet op prijs stelde. In het tweede half jaar is besloten om met inschrijflijsten voor activiteiten in de pauzes langs te gaan, maar voor commissies is dit niet gedaan omdat er weinig tot geen vacatures waren. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de flyers en posters te blijven gebruiken, maar om nog eens na te denken over het nut van de inschrijfstrook. Het Bestuur 2011 raadt verder aan om voor vacatures met inschrijflijsten langs colleges te gaan wanneer hier behoefte aan is.
Contacten Het Bestuur 2011 wilde het contact met andere studieverenigingen voortzetten door koffiedates te houden. Dit actiepunt is behaald. Het Bestuur 2011 heeft met alle verenigingen een koffiedate gehad en dit werd als erg waardevol ervaren. Het Bestuur 2011 wilde ook de contacten met bedrijven onderhouden en nieuwe contacten leggen. Daarnaast wilde zij het sponsorplan vertalen in het Duits, voor een eventuele uitbreiding van de contacten met bedrijven naar Duitsland in de toekomst. Dit actiepunt is behaald. De huidige contacten met het bedrijfsleven zijn voortgezet. Daarnaast is, om een basis te leggen voor een uitbreiding van het netwerk naar Duitsland, het sponsorplan door twee leden vertaald naar het Duits. Het Bestuur 2012 kan dus Duitse bedrijven gaan benaderen. Verder heeft de Commissaris Externe Betrekkingen twee nieuwe sponsoren binnen gehaald en de lopende contracten zijn verlengd. Er is één beurs bezocht, namelijk de MARCOM. Dit bezoek had echter weinig meerwaarde. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert aan het Bestuur 2012 aan om weer met alle studieverenigingen een koffiedate te houden. Verder adviseert het Bestuur 2011 om de huidige contacten met bedrijven 8
te onderhouden en om deze uit te breiden naar Duitsland. Ook adviseert zij om goed in de gaten te houden of er interessante beurzen worden georganiseerd waar het Bestuur 2012 naartoe kan.
Sociale Netwerken Het Bestuur 2011 wilde meer gebruik maken van het internet om S.v. Communiqué op de kaart te zetten. Dit wilde zij ten eerste bereiken door een account op StudiVZ aan te maken. Dit actiepunt is behaald. Er zijn echter weinig Duitse leden actief op StudiVZ, waardoor het bereik via dit netwerk klein is. Daarnaast wilde het Bestuur 2011 een actievere houding aannemen op het internet. Dit wilde zij bereiken door alle leden uit de database toe te voegen op Facebook, door evenementen via sociale netwerken te promoten en door het actief gebruiken van het Twitteraccount. Dit actiepunt is behaald. Tot slot wilde het Bestuur 2011 actief gebruik maken van Twitter om leden een inzicht te geven in de dagelijkse bezigheden van het Bestuur 2011. Ook dit actiepunt is behaald. In het eerste half jaar gingen de tweets meer over de informele bezigheden van het Bestuur 2011, waarop zij kritiek kreeg. Het tweede half jaar heeft zij zich daarom meer inhoudelijke berichten verstuurd. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om geen tijd meer te steken in het account op StudiVZ. Daarnaast wordt aangeraden om te kijken of veel leden actief zijn op Google+, om de activiteit op de sociale netwerken misschien naar dit platform uit te breiden. Verder adviseert het Bestuur 2011 om de actieve houding op sociale netwerken voort te zetten, door alle nieuwe leden die zich inschrijven toe te voegen op Facebook en door Twitter in te zetten om de dagelijkse bezigheden onder de aandacht te brengen.
9
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................. 11 1. Beleidspunten.................................................................................................................................... 12 1.1 Uitstraling van de Communiquékamer ....................................................................................... 12 1.2 Betrokkenheid ............................................................................................................................. 13 1.3 Integratie ..................................................................................................................................... 18 1.4 Koppeling opleiding en student .................................................................................................. 21 1.5 Promotie ...................................................................................................................................... 23 1.6 Actieve leden ............................................................................................................................... 27 1.7 Contacten .................................................................................................................................... 29 1.8 Sociale Netwerken....................................................................................................................... 32 2. Overige actiepunten .......................................................................................................................... 36 2.1 Handleiding voor het vullen van commissies .............................................................................. 36 2.2 Plan van aanpak voor de integratie van Duitse studenten ......................................................... 36 2.3 Handleiding voor het verdelen van afstudeermaanden ............................................................. 37 2.4 ALW ............................................................................................................................................. 38 3. Commissieverslagen .......................................................................................................................... 40 3.1 Lopende commissies ................................................................................................................... 40 3.2 Projectcommissies ....................................................................................................................... 47 4. Overlegorganen ................................................................................................................................. 53 4.1 Externe Betrekkingen Overleg..................................................................................................... 53 4.2 Kasco............................................................................................................................................ 53 4.3 Opleidingscommissie (OLC) ......................................................................................................... 54 4.4 Opleidingsoverleg ........................................................................................................................ 54 4.5 Overleg Studieverenigingen (OS) ................................................................................................ 55 4.6 Overleg Studieverenigingen Internationaliseringcommissie (OSIC) ........................................... 56 4.7 Overleg Onderwijscommissarissen (OOC)................................................................................... 56 4.8 Penningmeester Overleg ............................................................................................................. 57 4.9 Rubix Overleg .............................................................................................................................. 57 4.10 Raad van Advies (RvA) ............................................................................................................... 58 4.11 Studentmentorschap (SMS) ...................................................................................................... 58 4.12 Voorzittersoverleg ..................................................................................................................... 59 5. Financieel verslag .............................................................................................................................. 60 5.1 Bijdrage van de opleiding ............................................................................................................ 60 5.2 Balans .......................................................................................................................................... 60 5.3 Resultatenrekening ..................................................................................................................... 65 6. Bijlagen .............................................................................................................................................. 81 6.1 Overzicht collegepraatjes ............................................................................................................ 81 6.2 Overzicht activiteiten van Communiqué .................................................................................... 84 6.3 Organigram .................................................................................................................................. 87 6.4 Reflectie op de SWOT-analyse .................................................................................................... 88 6.5 Verslag van de kascontrolecommissie 2011 ............................................................................... 96 6.6 Financieel overzicht studiereis E-Motion .................................................................................... 97 6.7 Financieel overzicht studiereis Acacia ......................................................................................... 98 6.8 Lijst met gebruikte afkortingen ................................................................................................. 100 10
Inleiding Dit bestuursjaar stond in het teken van ‘Parvus numero, magnus merito’. Ondanks het feit dat het Bestuur 2011 maar vier leden telde, wilde het namelijk grootse daden verrichten. Hierbij stonden het professionaliseren en het efficiënt maken van het beleid centraal. Professionaliseren is onder andere van toepassing bij het grootser maken van commissiemarkten en er is een handleiding gemaakt voor het vullen voor commissies. Wat betreft efficiëntie heeft het Bestuur 2011 gebruik gemaakt van het promotieplan bij commissies en heeft de Sponsorcie de Commissaris Externe Betrekkingen ondersteund. Het afgelopen jaar zijn enkele leden van de RvA gewisseld. Hierdoor heeft S.v. Communiqué een kritischere RvA gekregen die meer commentaar geeft en opmerkzamer is. Ten gunste van het beleidsplan van het Bestuur 2012 heeft het Bestuur 2011 dit plan met kritische blik bekeken. Op deze wijze geeft het Bestuur 2011 samen met de RvA een goede professionele basis mee aan het Bestuur 2012. Dit jaarverslag biedt inzicht in het afgelopen bestuursjaar aan de hand van de beleidspunten. Daarnaast zullen er adviezen gegeven worden aan het Bestuur 2012. In dit jaarverslag worden de beleidspunten geëvalueerd aan de hand van de onderstaande tekens: √ = Het actiepunt is volledig voltooid. ≈ = Het actiepunt is gedeeltelijk voltooid. X = Het actiepunt is niet voltooid. De opbouw van dit jaarverslag is als volgt: allereerst zullen in dit jaarverslag alle beleidspunten aan bod komen en wordt er geëvalueerd of het punt behaald is. Hierbij wordt ook advies gegeven aan het Bestuur 2012. Als tweede worden er overige actiepunten besproken die buiten het beleidsplan van het Bestuur 2011 vallen, maar waar wel tijd aan is besteed. Ten derde worden de lopende commissies van S.v. Communiqué besproken en vervolgens de projectcommissies. In het vierde hoofdstuk zullen de overlegorganen aan bod komen. Tot slot wordt er in het vijfde hoofdstuk het financiële verslag gepresenteerd.
11
1. Beleidspunten 1.1 Uitstraling van de Communiquékamer DOELEN A. De uitstraling van de Communiquékamer verbeteren Het Bestuur 2011 had zich ten doel gesteld om de uitstraling van de Communiquékamer te verbeteren. Hiermee wilde het Bestuur 2011 ervoor zorgen dat de Communiquékamer meer bezoekers zou trekken en wilde zij een beter functionerende werkplek voor de bestuursleden creëren.
ACTIEPUNTEN √ A.1 Kamer opruimen Het Bestuur 2011 had als doel om de Communiquékamer netjes te houden gedurende het jaar. Enerzijds door de kamer op te ruimen en anderzijds door losse voorwerpen op te hangen of weg te gooien. Hiermee wilde het Bestuur 2011 dat de uitstraling van de Communiquékamer verbeterd werd. In januari 2011 is er samen met het Bestuur 2010 een grote opruiming gehouden. Voor een nettere uitstraling zijn verschillende losse voorwerpen opgehangen, zoals het oud-besturenbord en de gouden lijst, andere voorwerpen zijn weggegooid aangezien deze niet gebruikt werden. Het afgelopen jaar is gebleken dat het bijhouden van het opruimen tijdens de openingstijden van de Communiquékamer moeilijk is. Er zitten namelijk regelmatig leden in de Communiquékamer en zij verplaatsen dingen en ruimen vaak niet alles op wat zij gebruiken. Om deze reden was het moeilijk voor het Bestuur 2011 om de Communiquékamer er altijd schoon uit te laten zien. Uit mondelinge reacties en resultaten van de poll op de website van S.v. Communiqué is in de loop van het bestuursjaar gebleken dat leden vonden dat het opruimen nog beter kon. Het Bestuur 2011 kon zich hier ook in vinden, om deze reden is er nog meer aandacht besteed aan dit punt. Dit door vaker overdag de Communiquékamer op te ruimen en door leden aan te spreken op hun opruimgedrag. Hier kreeg het Bestuur 2011 veel positieve reacties op van leden. De Communiquékamer heeft nu ook een nieuwe opstelling. Hierdoor is er een grotere zithoek gecreëerd. Het Bestuur 2011 heeft hier veel positieve reacties over ontvangen en heeft daarom besloten deze verandering door te voeren. Het Bestuur 2011 beschouwt het bovenstaande actiepunt dus als behaald. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de kamer goed schoon te houden en overdag ook meerdere keren op te ruimen. Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 echter af om dit punt op te nemen in een beleidsplan. Verder raadt het Bestuur 2011 aan om de huidige opstelling van de Communiquékamer te behouden. √ A.2 Nieuwe artikelen kopen voor de kamer 12
Om de Communiquékamer een nettere uitstraling te geven had het Bestuur 2011 als doel om nieuwe artikelen voor de Communiquékamer te kopen. Ook was het doel om een ruimere werkplek te creëren, wat mogelijk was omdat het Bestuur 2011 uit vier personen bestaat. Er zijn twee bijzettafeltjes aangeschaft. Eén daarvan dient ter vervanging van het tafeltje waarop het koffiezetapparaat geplaatst was, deze was namelijk niet meer in goede staat. De ander wordt gebruikt als extra bijzettafeltje. Ook is er een tijdschriftenmand aangeschaft, zodat er geen bladen meer los op de tafel liggen. Bovendien is de werkplek van de bestuursleden wat mogelijk was doordat het Bestuur 2011 slechts vier leden telde. Op de bureaus stonden eerst zes computers en nu nog maar vier. De twee middelste computers zijn naar een tafel verplaatst naast de werkplek van het Bestuur 2011. Deze computers zijn bedoeld voor leden om aan te werken. Het was niet nodig om voor de nieuw ingerichte werkplek een extra tafel aan te schaffen. Wel is er een zwart kastje aangeschaft dat gebruikt wordt tijdens de boekenverkoop. Het Bestuur 2011 acht dit actiepunt behaald. De gekochte artikelen worden als zeer waardevol ervaren door het Bestuur 2011. Door de verandering in de werkplek, is er meer ruimte op de bureaus, wat erg prettig werd gevonden. Advies: Het Bestuur 2011 raadt aan om dit beleidspunt niet meer op te nemen in een beleidsplan aangezien dit niet van toegevoegde waarde wordt geacht. Verder laat het Bestuur 2011 de inrichting van de werkplek over aan het Bestuur 2012, aangezien zij meer leden telt.
1.2 Betrokkenheid DOELEN A. De betrokkenheid bij S.v. Communiqué verbeteren Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 een grotere betrokkenheid van studenten bij S.v. Communiqué creëren. Enerzijds om meer studenten actief te krijgen in een van haar commissies, anderzijds om meer studenten te trekken naar haar activiteiten. ACTIEPUNTEN √ A.1 Bevordering activisme van Nederlandse studenten Het Bestuur 2011 had als doel meer actieve leden te werven voor S.v. Communiqué, zodat haar commissies gevuld zouden worden. Zij wilde dit bereiken door meer inschrijfmogelijkheden voor commissies te creëren. Enerzijds door het laten rondgaan van inschrijflijsten tijdens de maandelijkse collegepraatjes, anderzijds door het organiseren van commissiemarkten. Het Bestuur 2011 streefde ernaar om aan het einde van het bestuursjaar niet meer dan drie openstaande vacatures binnen haar commissies te hebben. Om dit doel te bereiken heeft het Bestuur 2011 geprobeerd om inschrijflijsten rond te laten gaan tijdens de collegepraatjes. Dit bleek echter niet haalbaar te zijn, aangezien docenten dit als ongewenst ervaren. Hiervoor gaven zij de volgende redenen: ten eerste zou het rond laten gaan van inschrijflijsten zorgen voor een chaotische en ongeordende sfeer. Ten tweede zouden studenten afgeleid worden van de colleges. Ten derde waren het in eerdere gevallen, waar wel een lijst door de 13
zaal mocht gaan, vaak de docenten die de lijsten achteraf op moesten ruimen en daar zaten ze niet op te wachten. Na overleg met de RvA is er in september besloten om het plan van het laten rondgaan van inschrijflijsten voort te zetten, maar dan op een ander moment, bijvoorbeeld tijdens een pauze van de colleges. Het afgelopen half jaar zijn er dan ook voor een aantal activiteiten inschrijflijsten rond gegaan tijdens de pauze, wat extra aanmeldingen heeft opgeleverd. Een andere wijze waarop het Bestuur 2011 het activisme onder Nederlandse studenten wilde bevorderen, was door het creëren van inschrijfmogelijkheden tijdens commissiemarkten. Het Bestuur 2011 heeft in het afgelopen bestuursjaar twee commissiemarkten georganiseerd, één in maart en één in augustus tijdens de introductie. De commissiemarkt in maart was geen succes. Niet alle commissies waren aanwezig, er was weinig promotiemateriaal voor de commissies en de commissies toonden ook niet veel initiatief. Dit is voor een groot deel te wijten aan het feit dat het Bestuur 2011 alle commissies gevraagd heeft om te komen, maar er niet genoeg achteraan is gegaan om ervoor te zorgen dat alle commissies daadwerkelijk aanwezig waren. Er werd dan ook vanuit gegaan dat de commissies het belang van een commissiemarkt zelf wel inzagen, maar dit bleek bij een aantal commissies niet het geval te zijn. Verder werd het meenemen van promotiemateriaal voor de commissies tot op heden overgelaten aan het eigen initiatief van de commissies, wat dus resulteerde in het gebrek aan promotiemateriaal. Ook de promotie van de commissiemarkt vanuit het Bestuur 2011 was minimaal en dit alles resulteerde dan ook in een lage opkomst. Voor de commissiemarkt in augustus heeft het Bestuur 2011 een nieuw plan van aanpak opgesteld. Dit nieuwe plan van aanpak hield in dat er vanuit het Bestuur 2011 beter werd toegezien op de aanwezigheid van commissies tijdens de commissiemarkt. Daarnaast heeft het Bestuur 2011 ervoor gezorgd dat er voor alle commissies promotiemateriaal aanwezig was. Daardoor heeft het Bestuur 2011 één lijn getrokken wat betreft de wijze waarop alle commissies zichzelf presenteerden, aangezien het eerder gebruikelijk was dat alle commissies zelf zorgden voor de promotie van hun commissie. Door het nieuwe plan van aanpak waren alle commissies vertegenwoordigd en was er voldoende promotiemateriaal voor iedere commissie. Uiteindelijk heeft de commissiemarkt in augustus 68 aanmeldingen opgeleverd. Daarnaast heeft de Commissaris Interne Betrekkingen ook een grote rol gespeeld in het vullen van commissies. Op het moment van schrijven zijn er dan ook geen openstaande vacatures en het Bestuur 2011 heeft actiepunt dan ook gehaald. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op het gebruik van inschrijflijsten kan zij het volgende concluderen: inschrijflijsten worden niet zeer gewaardeerd door docenten, maar kunnen goed ingezet worden wanneer deze gebruikt worden tijdens de pauze. Het Bestuur 2011 heeft geen inschrijflijsten ingezet voor het vullen van commissies, aangezien zij de openstaande vacatures altijd vrij snel gevuld had, zonder dat er daarbij een inschrijflijst aan te pas is gekomen. Inschrijflijsten zijn wel een geschikt middel om leden te werven voor activiteiten. Dit laatste is echter een taak voor de commissie en niet voor het Bestuur. Terugkijkend op de commissiemarkten kan het Bestuur 2011 zeggen dat het verkeerd is om commissiemarkten te zien als een vanzelfsprekende activiteit. Om een commissiemarkt tot een succes te maken, moet er veel voorbereid worden en er moet dan ook genoeg tijd in worden gestoken. Het nieuwe plan van aanpak heeft bijgedragen aan het professionaliseren van de commissiemarkten. Er kan echter niet gesteld worden dat het succes van de commissiemarkt in augustus volledig te wijden was aan het nieuwe plan van aanpak. Het tijdstip van de commissiemarkt heeft hier ook een grote rol in gespeeld, aangezien alle nieuwe 14
eerstejaarsstudenten tijdens de introductie al bij elkaar zijn en de commissiemarkt onderdeel is van het programma van de introductie. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om inschrijflijsten in te blijven zetten voor het werven van deelnemers voor een activiteit. Dit is echter een taak voor de commissie zelf, waarop het Bestuur 2012 wel moet toe zien. Inschrijflijsten voor vacatures zijn minder noodzakelijk omdat vacatures vaak gevuld kunnen worden zonder het gebruik van een inschrijflijst. Wat betreft de commissiemarkten adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om het nieuwe plan van aanpak te blijven hanteren. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om een plan op te stellen, met als doel om tijdens de commissiemarkten die plaatsvinden buiten de introductie, een hoge opkomst te behalen. Op het moment van schrijven bevindt het Bestuur 2011 zich in een zeer gunstige positie, aangezien er geen openstaande vacatures zijn. Het Bestuur 2012 zou dan ook na kunnen denken over het opzetten van extra commissies om zo meer leden de kans te bieden om actief te worden. Daarbij moet het Bestuur 2012 er wel rekening mee houden dat zij zich nu ook in een gunstige positie begeeft en dat er een moment kan komen waarop de commissies leeg lopen. In dat geval wordt het Bestuur 2012 aangeraden om de openstaande vacatures uitgebreid te behandelen tijdens de collegepraatjes en de inschrijflijsten in te zetten. Ook kunnen de flyers en posters die het Bestuur 2011 gemaakt heeft, ingezet worden en kan er een extra commissiemarkt georganiseerd worden. √ A.2 Stimulering activisme bij Duitse studenten Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 ervoor zorgen dat er meer Duitse studenten actief werden binnen de commissies van S.v. Communiqué. Hierdoor hoopte het Bestuur 2011 een betere afspiegeling van alle Communicatiewetenschapstudenten te bewerkstelligen. Zij wilde dit bereiken door Duitse studenten al vanaf het begin van hun opleiding te informeren over en te overtuigen van het belang van een studievereniging en van activisme. Het Bestuur 2011 had als streven om aan het einde van het bestuursjaar vijf actieve Duitse leden te hebben. Om Duitse studenten al vanaf het begin af aan kennis te laten maken met S.v. Communiqué en activisme, zijn de Voorzitter en de Commissaris Interne Betrekkingen samen naar de ‘Denktank’ tijdens de taalcursus gegaan. Tijdens deze Denktank werden de nieuwe Duitse studenten in aanraking gebracht met de verschillende studieverenigingen en kregen zij een case over hoe het activisme onder Duitse studenten bevorderd kon worden. Tijdens deze Denktank waren er echter slechts vijf aankomende Communicatiewetenschap studenten aanwezig. Ook heeft het Bestuur 2011 tijdens de commissiemarkt, de Fragenstunde en een aantal activiteiten meer aandacht besteed aan de betekenis van activisme onder Duitse studenten. Dit hield in dat Duitse studenten aangesproken werden door de bestuursleden en door actieve Duitse studenten, zodat ze hen een beter beeld konden geven van activisme. Er is namelijk vooral tijdens de commissiemarkt van augustus en aan het begin van het collegejaar, gebleken dat Duitse studenten meer uitleg nodig hebben over wat activisme precies inhoudt en wat er van studenten verwacht wordt wanneer ze lid worden van een commissie. Dit schijnt een effectieve benadering te zijn, aangezien er op het moment van schrijven elf Duitse eerstejaarsstudenten actief zijn.
15
Het Bestuur 2011 heeft niet alleen aandacht besteed aan het stimuleren van activisme onder de Duitse eerstejaars, maar ook onder Duitse ouderejaarsstudenten. Naar aanleiding van de Fragenstunde zijn er een aantal mentoren, die tijdens de Fragenstunde vragen van Duitse eerstejaars beantwoordden, actief geworden. Sommige van hen waren al eerder actief geweest in een commissie van S.v. Communiqué. In totaal telt S.v. Communiqué op dit moment elf actieve Duitse studenten. Het actiepunt om aan het eind van het bestuursjaar minstens vijf actieve Duitse leden te hebben, is dus behaald. Daarnaast is er, om het activisme bij Duitse studenten te stimuleren, in samenwerking met Dimensie een brochure gemaakt voor Duitse studenten. Meer informatie over de brochure voor Duitse studenten is te lezen onder 1.3, A.3. Verder is er ook een account aangemaakt op StudiVZ, zie 1.3, A.2. Terugkijkend op dit doel, kan het Bestuur 2011 zeggen dat het van groot belang is om Duitse studenten goed te informeren over de functie van een studievereniging en het belang van activisme. Duitse studenten zijn hier nog niet bekend mee als ze in Nederland komen, maar dit betekent niet dat ze er niet voor open staan. Wanneer Duitse studenten benaderd worden, speelt informatievoorziening dus een zeer grote rol. Als er specifieker gekeken wordt naar het benaderen van Duitse studenten tijdens de taalcursus, kan er gezegd worden dat de Denktank niet zeer lucratief is voor S.v. Communiqué. Er zijn zeer weinig aankomend Communicatiewetenschap studenten aanwezig, wat resulteert in een klein bereik. Daarnaast werken de Duitse studenten bij de Denktank aan een case en is er weinig ruimte voor studieverenigingen om zichzelf te profileren. Het Bestuur 2011 hoopte een goede afspiegeling van Communicatiewetenschap studenten te bewerkstelligen en was van mening dat zij dit bereikt had, aangezien van alle Nederlandse leden 10,76% actief is (82 van 762 leden) en van alle Duitse leden 11,82% (11 van 93 leden). Deze afspiegeling blijkt echter geen goede weergave van de werkelijkheid. Als er gekeken wordt naar alle Duitse Communicatiewetenschap studenten, blijkt dat er maar een zeer klein deel van hen lid wordt van de studievereniging. Het Bestuur 2011 ziet hier dan ook mogelijkheden liggen voor de toekomst, om zo een goede afspiegeling van de studenten en de leden te bereiken. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om veel aandacht te blijven schenken aan de informatievoorziening bij Duitse studenten wat betreft de functie van een studievereniging en het belang van activisme. Door Duitse studenten te voorzien van deze informatie, wordt de kans vergroot dat zij de waarde van een studievereniging en activisme inzien. Dit kan op haar beurt weer leiden tot meer (actieve) Duitse leden. De commissiemarkt, de Fragenstunde en andere activiteiten van S.v. Communiqué zijn geschikte gelegenheden voor het overbrengen van deze informatie. De Denktank tijdens de taalcursus is hier een minder geschikte gelegenheid voor, wellicht is er een ander moment tijdens de taalcursus waarop de eerste kennismaking met de studievereniging kan plaatsvinden. √ A.3 Actievere houding aannemen op sociale netwerken Het Bestuur 2011 heeft het doel om de actieve houding van het Bestuur 2010 op het gebied van sociale netwerken voort te zetten, behaald. Meer hierover valt te lezen onder 1.8, A.2.
16
X A.4 Meer bezoekers trekken naar de Communiquékamer Het Bestuur 2011 heeft zich tot doel gesteld meer bezoekers te trekken naar de Communiquékamer. Dit wilde zij bereiken door de kamer een beter uiterlijk te geven, zodat de uitstraling van de kamer meer uitnodigend werd en door te zorgen voor vermaak in de Communiquékamer. Het Bestuur 2011 wilde meer bezoekers trekken naar de Communiquékamer door aanpassingen aan de kamer te doen. Deze aanpassingen worden beschreven in 1.1. Het Bestuur 2011 heeft echter te weinig aandacht besteed aan het meetbaar maken van dit beleidspunt. Zij heeft gedurende haar bestuursjaar geen metingen gedaan en kan geen uitspraken doen over een toename van het bezoekersaantal door de uitstraling van de Communiquékamer te verbeteren. Het Bestuur 2011 heeft geen metingen gedaan, omdat zij van mening was dat zij tijdens haar periode als kandidaatsbestuur al voormetingen had moeten doen. Het Bestuur 2011 wilde namelijk toetsen of de veranderingen die zij heeft aangebracht in de Communiquékamer, zouden zorgen voor meer bezoekers ten opzichte van het aantal bezoekers in het bestuursjaar 2010-2011. Tijdens deze periode als kandidaatsbestuur heeft het Bestuur 2011 dit echter niet in de gaten gehad. Vanuit het oogpunt van het Bestuur 2011 was het tellen van bezoekers niet van toegevoegde waarde zonder voormetingen. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op dit beleidspunt, kan zij stellen dat zij dit beleidspunt niet goed aangepakt heeft. De eerste oorzaak daarvoor is al terug te vinden in de periode als kandidaatsbestuur. Het Bestuur 2011 wilde eigenlijk dat de diversiteit van de bezoekers toe zou nemen, maar heeft dit actiepunt verkeerd geformuleerd in haar beleidsplan. Daarnaast had het Bestuur 2011 tijdens het opstellen van dit actiepunt al na moeten denken over een concreet plan van aanpak. Wanneer het Bestuur 2011 hier van te voren meer aandacht aan had besteed, had zij al voormetingen kunnen doen. Later in het bestuursjaar heeft het Bestuur 2011 dit beleidspunt vrijwel geen aandacht meer geschonken, omdat zij de meerwaarde van een meting niet inzagen wanneer er geen voormeting had plaatsgevonden. Dit was een onjuiste redenering van het Bestuur 2011. Het Bestuur 2011 had op dat moment alsnog moeten beginnen met het bijhouden van de bezoekersaantallen. Het beleidspunt dat opgezet is door het Bestuur 2011 zou hier niet meer door bereikt kunnen worden, maar het zou wel een basis vormen voor metingen in de toekomst. Het Bestuur 2011 is echter pas tot dit inzicht gekomen na de bespreking van haar jaarverslag met de Raad van Advies (RvA). Daarom is het Bestuur 2011 vooralsnog begonnen met het bijhouden van de bezoekersaantallen, zodat deze metingen een basis kunnen vormen voor metingen in de toekomst. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om rekening te houden met de wijze waarop zij haar beleidspunten meetbaar wil maken. Daarnaast kan het Bestuur 2012 voortbouwen op de metingen die het Bestuur 2011 aan het einde van haar bestuursjaar heeft gedaan, zodat zij de fluctuaties in bezoekersaantallen in de gaten kan houden en deze terug kan koppelen naar de oorzaken hiervan.
17
1.3 Integratie DOELEN A. Integratie van Duitse studenten bevorderen. Het Bestuur 2011 wilde de integratie van Duitse studenten bevorderen. Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 er voor zorgen dat Duitse studenten een beter beeld konden vormen van de Nederlandse cultuur en regelgeving, maar ook van een studievereniging en de waarde van activisme. ACTIEPUNTEN ≈ A.1 Fragenstunde en brainstormsessie organiseren Het Bestuur 2011 had zich ten doel gesteld om twee Fragenstundes te organiseren. De eerste Fragenstunde zou plaatsvinden bij de aanvang van het nieuwe collegejaar, de tweede na de kerstvakantie als een feedbackmoment. Tijdens de Fragenstunde zouden Duitse studenten de mogelijkheid krijgen om, onder het genot van een lunch, vragen te stellen aan ouderejaars Duitse studenten. Deze vragen zijn gericht op studiefinanciering, werk, wonen, etc. Het Bestuur 2011 wilde tijdens deze Fragenstundes discussies uitlokken over nieuwe manieren om Duitse studenten actief te krijgen bij S.v. Communiqué. De eerste Fragenstunde vond plaats op 3 oktober en bleek erg nuttig te zijn voor Duitse studenten. Er waren Duitse ouderejaarsstudenten gevraagd als mentor tijdens de Fragenstunde. Deze mentoren, hadden erg veel kennis over de onderwerpen die aan bod kwamen en konden de vragen van de Duitse eerstejaars en pre-masters goed beantwoorden. Daarnaast is er tijdens de Fragenstunde duidelijk gemaakt dat het Bestuur 2011 ook een aanspreekpunt is voor de studenten, en dat ze altijd met vragen bij S.v. Communiqué - bij het bestuur dan wel de Duitse mentoren terecht kunnen. De brainstormsessie heeft echter niet plaats kunnen vinden. De studenten hadden zoveel vragen, dat er niet is toegekomen aan de brainstormsessie. Daarom is de brainstormsessie bij de tweede Fragenstunde eerder op het programma geplaatst. De tweede Fragenstunde vond plaats op 17 januari. Er waren wel enkele aanmeldingen binnengekomen. Toch bleken de Duitse eerstejaars en pre-masterstudenten hier op dat moment echter geen behoefte aan te hebben, aangezien zij afwezig waren. Er is met de Duitse ouderejaarsstudenten gesproken over mogelijke redenen voor de afwezigheid van de Duitse eerstejaarsstudenten. Dit zouden redenen kunnen zijn: - De Duitse studenten zijn van alle technische zaken zoals studiefinanciering, OSIRIS, Blackboard, inschrijven bij de gemeente en verzekeringen goed op de hoogte en hoefden dus geen vragen meer te stellen. - In de week waarin de Fragenstunde plaatsvond, hebben een aantal Duitse studenten besloten om te stoppen met de opleiding. - De Duitse studenten waren te druk met het leren van de tentamens. - De Duitse studenten waren niet op de hoogte van het nut van de tweede Fragenstunde. Hoewel de brainstormsessie tijdens de tweede Fragenstunde eerder op het programma stond, heeft deze dus alsnog niet plaatsgevonden. Om deze reden is het actiepunt dan ook slechts gedeeltelijk behaald. Wel is er, samen met het Bestuur 2012 en de Duitse oudejaarsstudenten, gebrainstormd over de volgende punten: - Hoe en wanneer de volgende Fragenstunde zou moeten plaatsvinden - Hoe de promotie voor de volgende Fragenstunde moet worden uitgevoerd 18
-
Redenen voor Duitse studenten om te stoppen met de studie Manieren om de kloof tussen Duitse en Nederlandse studenten vanaf de Kick-In te verminderen - Een integratie-avond die het Bestuur 2012 wil organiseren voor Duitse én Nederlandse studenten - Een activiteit die het Bestuur 2012 tijdens de taalcursus voor de Duitse CW-studenten kan organiseren - Redenen voor Duitse studenten om geen lid te worden van de studievereniging - Activisme van Duitse studenten De resultaten van de brainstormsessie met de Duitse ouderejaarsstudenten zijn verwerkt in het inwerkdocument voor de Commissaris Interne Betrekkingen. Het organiseren van een Fragenstunde aan het begin van het collegejaar wordt door het Bestuur 2011 als zeer waardevol ervaren. De Duitse eerstejaars- en pre-masterstudenten gaven aan dat de vragen waar ze mee zaten, konden worden beantwoord. Daarnaast heeft het vooroverleg met de Duitse ouderejaars veel nuttige informatie opgeleverd, waarmee de gesprekspunten van de Fragenstunde zijn bepaald. Hoewel de Duitse eerstejaarsstudenten blijkbaar geen behoefte hadden aan de tweede Fragenstunde, was het gesprek dat toen is gehouden met de Duitse ouderejaars wel nuttig voor het Bestuur 2011. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de organisatie van de Fragenstunde aan het begin van het collegejaar voort te zetten. Ook het houden van een vooroverleg met de Duitse ouderejaarsstudenten wordt aangeraden. Wanneer er in de toekomst ook gedacht wordt aan het houden van een tweede Fragenstunde in het collegejaar, adviseert het Bestuur 2011 deze eerder te laten plaatsvinden dan in januari en om deze te promoten via de opleiding. De Fragenstunde zou bijvoorbeeld tijdens de gesprekken met de studieadviseur gepromoot kunnen worden. Daarnaast zouden de Duitse studenten namens de opleiding uitgenodigd kunnen worden en zou de promotie hiervan in het Duits kunnen plaatsvinden. √ A.2 Account aanmaken op StudiVZ Het Bestuur 2011 had zich ten doel gesteld het online activisme uit te breiden naar het meest populaire Duitse sociale netwerk; eind maart 2011 moest zij een goed functionerend account hebben op StudiVZ. Deze site moest worden gekoppeld aan het Twitteraccount van S.v. Communiqué. Eind maart 2011 was er een volledig ingevuld profiel voor S.v. Communiqué op StudiVZ. Dit profiel was gekoppeld aan het Twitteraccount, waardoor het profiel automatisch up to date gehouden werd. Het actiepunt is dus behaald, ondanks dat het achterliggende doel niet is behaald. Er kwamen op het aanmaken van het profiel enkele positieve reacties, omdat de Duitse studenten het waardeerden dat het Bestuur 2011 op deze wijze een aanspreekpunt voor hen probeerde te vormen. De meeste Duitse studenten gaven echter aan dat de populariteit van StudiVZ afnam en dat er, net zoals in Nederland met Hyves, een verschuiving plaatsvond van StudiVZ naar Facebook. Er konden dan ook weinig Communiquéleden op StudiVZ worden gevonden; het profiel heeft zestien contacten. Tijdens de HALV is er besloten om het account niet meer te koppelen aan Twitter, maar om aparte Engelse berichten te plaatsen die scholieren die de Nederlandse taal nog niet beheren, kunnen lezen. 19
Het StudiVZ profiel had volgens Google Analytics echter zeer weinig clicks, waaruit kan worden opgemaakt dat het profiel hoogstwaarschijnlijk ook niet door scholieren wordt bekeken. Het StudiVZ account van S.v. Communiqué bereikte weinig Duitse studenten. Verschillende Duitse leden gaven wel de tip om, in plaats van tijd te steken in StudiVZ, te kijken naar een mogelijke uitbreiding naar Google+. Het Bestuur 2011 heeft het aanmaken van het account op StudiVZ niet als waardevol ervaren. De Duitse studenten die wel via StudiVZ zijn bereikt, hebben ook een Facebookaccount. Via Facebook worden veel meer berichten geplaatst, waardoor de activiteiten en vacatures van S.v. Communiqué beter worden gepromoot. Een account op StudiVZ is daarom geen waardevolle toevoeging. Advies: Het Bestuur 2011 ziet geen meerwaarde in het account op StudiVZ en adviseert het Bestuur 2012 om geen tijd meer te besteden aan het StudiVZ account, het Bestuur 2011 gaat dit account verwijderen. Dit om te voorkomen dat er verouderde berichten op komen te staan. √ A.3 Bijlage maken voor Duitse studenten voor in het introductieboekje Het Bestuur 2011 had zich ten doel gesteld een bijlage voor Duitse studenten te maken voor in het introductieboekje. Deze bijlage zou hen meer bekend maken met het idee van een studievereniging, en zou informatie bevatten over wonen en werken in Enschede, het afsluiten van een zorgverzekering en bankrekening, etc. Het Bestuur 2010 is samen met Dimensie begonnen met het maken van deze bijlage, het Bestuur 2011 zou de brochure verder uitwerken en verspreiden. Het Bestuur 2011 heeft de bijlage voor Duitse studenten afgerond. De bijlage is tijdens de introductieperiode uitgedeeld aan Duitse eerstejaarsstudenten en pre-masterstudenten en het actiepunt kan als behaald gezien worden. Tijdens de eerste Fragenstunde heeft er een evaluatie van het boekje plaatsgevonden. Eén Duitse studente gaf aan de informatie over wonen en werken etc. al te weten, maar zij vond de bijlage alsnog nuttig vanwege de informatie over leuke Nederlandse tvprogramma’s om te kijken en boeken om te lezen. De andere aanwezigen vonden de bijlage in zijn geheel nuttig. Het Bestuur 2011 ziet de waarde in van de bijlage voor Duitse studenten en heeft er positieve reacties op mogen ontvangen. De taalcursus is misschien een betere setting om de bijlage te verspreiden, omdat tijdens de introductieperiode er ook andere instanties zijn die studenten bekend willen maken met hun producten en activiteiten (bijvoorbeeld sport- en studentenverenigingen), waardoor studenten worden overladen met brochures en folders. Hiermee doelt het Bestuur 2011 op de taalcursus algemeen en niet op de Denktank, waar het bereik te klein was. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert haar opvolging om de bijlage te blijven verspreiden onder nieuwe Duitse studenten. Wel kan er worden onderzocht of het misschien mogelijk is om de bijlage al tijdens de taalcursus uit te delen, wanneer de nieuwe Duitse studenten nog niet door de vele andere organisaties worden benaderd. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 om de bijlage aan te vullen waar nodig. Tijdens de Fragenstunde kan worden geïnventariseerd of de informatiebehoefte van Duitse studenten middels de bijlage wordt vervuld, of dat er nog steeds vragen zijn. Ten derde wordt
20
aan het Bestuur 2012 aangeraden om na te denken over een Engelse versie van de bijlage voor de internationale studenten.
1.4 Koppeling opleiding en student DOELEN A. Betere afstemming tussen opleiding en student Het Bestuur 2011 had zich ten doel gesteld om een betere afstemming tussen de opleiding en de studenten te bewerkstelligen met daarbij S.v. Communiqué als schakelfunctie. Het Bestuur 2011 is van mening dat een studievereniging een belangrijke rol kan spelen voor studenten om klachten en verbeterpunten door te spelen naar de opleiding. Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 deze schakelfunctie benadrukken en studenten ondersteunen bij het vormen van een beeld van de opleiding. Χ A.1 Poll maken en evaluatiegesprekken houden Het Bestuur 2011 had als doel om na elke tentamenperiode polls op de website van S.v. Communiqué te plaatsen. Het doel hiervan was om te peilen hoe studenten hun vakken beoordeelden.Wanneer een vak negatief beoordeeld werd, zou er een evaluatiegesprek volgen tussen deze studenten die het vak negatief beoordeelden, en het Bestuur 2011. De Commissaris Onderwijszaken heeft deze plannen bij het opleidingsoverleg besproken. Tijdens dit overleg kwam naar voren dat deze polls geen meerwaarde zouden hebben, aangezien er na de tentamens ook al evaluatieformulieren worden ingevuld. Door het feit dat de opleiding er de meerwaarde niet van in zag, zijn er dus ook geen opvolgende evaluatiegesprekken gehouden. De opleiding is van mening dat de poll wel goed voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Namelijk door bezoekers van de website aan te laten geven hoe ze denken over S.v. Communiqué en het beleid van het Bestuur 2011. Het Bestuur 2011 heeft besloten dit advies op te volgen en heeft een lijst met stellingen gemaakt. Deze dienden ter controle van de tevredenheid van de leden over het beleid en om te inventariseren of er punten zijn waaraan het Bestuur 2011 meer aandacht moet besteden. Deze poll wordt vervangen door de Secretaris. De uitslag van de poll wordt, wanneer er rond de 30 stemmen zijn uitgebracht en wanneer er een eenduidige uitkomst is, in beschouwing genomen. Tijdens de bestuursvergadering wordt de uitkomst dan besproken en indien nodig wordt er actie ondernomen. Het oorspronkelijke doel om polls te plaatsen over vakken, met daaropvolgende evaluatiegesprekken, wordt dan ook door het Bestuur 2011 als niet voltooid beschouwd. Het eerste half jaar is de poll gebruikt om de meningen van leden over S.v. Communiqué te peilen. Eén stelling ging bijvoorbeeld, over of de Communiquékamer wel schoon genoeg was. Hieruit bleek dat leden vonden dat deze schoner kon, waardoor het Bestuur 2011 heeft besloten ook gedurende de dag de kamer vaker op te ruimen. Naar aanleiding van het commentaar op de HALV, zijn er in het afgelopen half jaar stellingen met betrekking tot het onderwijs bedacht en op de website geplaatst, zodat de koppeling tussen de 21
opleiding en de student weer beter terugkomt in dit beleidspunt. Het idee was dat - als iemand een negatieve mening had over een het onderwijs en dit aangaf op de poll - deze persoon gelijk een klachtenformulier voor zich zou krijgen aangezien diegene dus niet tevreden is. Dit bleek niet realiseerbaar te zijn, aangezien het Bestuur 2011 gebruik maakt van een gratis plug-in. Met deze plug-in is het niet mogelijk om een negatief antwoord op de poll te koppelen aan het klachtenformulier. Daarom heeft het Bestuur 2011 besloten om direct onder de poll de tekst: “Niet tevreden? Vul nu hier het klachtenformulier in!” te plaatsen. Hierdoor worden studenten geattendeerd op het klachtenformulier dat ze kunnen invullen als ze het niet eens zijn met de stelling. Een voorbeeld hiervan is de poll of je de nieuwe tentamenregel, die bepaalt dat er bij de derde tentamenpoging een brief naar de examencommissie moet worden gestuurd, terecht vindt. Er zijn hierna twee klachten over dit onderwerp binnengekomen. Het valt echter niet te achterhalen of de stelling op de poll hiervan de oorzaak is. Het Bestuur 2011 vindt de poll nuttig om de mening van studenten te peilen over het onderwijs of het beleid van S.v. Communiqué. Het is niet altijd te achterhalen of de klachten daadwerkelijk naar aanleiding van de poll binnenkomen, maar het is een handig middel om de heersende meningen te peilen zodat daar als bestuur op in kan worden gespeeld. Daarnaast worden leden extra geattendeerd op het feit dat er ook klachten kunnen worden ingeleverd bij S.v. Communiqué. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de poll vooral in te zetten voor onderwijsgerelateerde zaken. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 om een plug-in te kopen waardoor iemand die de poll invult, gelijk een klachtenformulier voor zich krijgt. Hierdoor worden studenten er beter op geattendeerd dat ze een klacht over deze stelling in kunnen dienen. Wanneer er minstens 30 stemmers zijn met een eenduidig antwoord, adviseert het Bestuur 2011 deze poll in beschouwing te nemen en voor te leggen bij het SOCOM. ≈ A.2 Ondersteuning bieden voor twijfelaars door middel van een brochure Er zijn studenten die in het eerste jaar van de studie twijfelen over de studiekeuze omdat ze van tevoren niet beseffen dat er in het eerste jaar veel theorie aan bod komt. Het Bestuur 2011 wilde hen erop attent maken dat er vooral in het eerste jaar sprake is van veel theorie, maar dat de daaropvolgende jaren veel meer op de praktijk gericht zijn. Dit wilde het Bestuur 2011 doen door middel van een brochure. Het actiepunt van het maken van de brochure is voltooid, maar de deadline is niet gehaald. Het streven was om deze brochures 1 juli 2011 af te hebben, zodat deze ruim voor de introductie af zouden zijn. De brochures waren echter 13 augustus 2011 pas klaar, wat nog wel op tijd was voor de introductie, maar niet zoals gepland. De oorspronkelijke deadline was niet gehaald, omdat het Bestuur 2011 voor de inhoud van de brochure ervaringen van studenten wilde gebruiken. De meeste stukjes zijn ook op tijd aangeleverd, maar op enkele stukjes heeft het Bestuur 2011 even moeten wachten, waardoor ook de deadline verschoof. Om de deadline niet te ver te laten verschuiven, hebben de bestuursleden van het Bestuur 2011 besloten om zelf ook ervaringen te schrijven van vakken die zij gevolgd hebben. Op deze manier wilde het Bestuur 2011 voorkomen dat de brochure niet op tijd af zou zijn voor de introductieperiode.
22
De brochure is geëvalueerd tijdens de studentmentorgesprekken. Hieruit kwamen zeer verschillende reacties van studenten. Een deel van de studenten gaf bij de evaluatie aan het boekje niet ingekeken te hebben. Van de studenten die de brochure wel hebben ingekeken, kwamen tijdens de evaluatie verschillende reacties. De meeste leden gaven aan dat ze na het lezen van de brochure een beter beeld van de studie hadden. Andere vonden de reacties van studenten te positief, waardoor het ongeloofwaardig op hen over kwam. Met deze brochure hoopte het Bestuur 2011 twijfelaars te ondersteunen. Over de werking van de brochure kunnen nog geen uitspraken worden gedaan. Om deze reden wordt dit actiepunt als gedeeltelijk behaald beschouwd. Het Bestuur 2011 heeft kennis genomen van één student die twijfelde over zijn studiekeuze en heeft de brochure toen naar hem opgestuurd. Er is hem naderhand gevraagd of de brochure nuttig was, hier heeft hij echter niet op gereageerd. Advies: Ondanks dat het Bestuur 2011 nog geen reactie heeft gehad op het nut van de brochure voor studenten die aan het twijfelen zijn, raadt het Bestuur 2011 aan om de brochures te blijven gebruiken, omdat een deel van de studenten het nut van de brochure inziet. Het Bestuur 2011 adviseert om deze brochure tijdens de introductie niet alleen uit te delen, maar deze ook te promoten en bespreken. Door dit te doen, zijn de studenten wellicht beter op de hoogte van de brochure en de inhoud ervan. Het Bestuur 2011 adviseert ook om wanneer er kennis wordt genomen van een lid dat twijfelt over de studiekeuze, de brochure nogmaals op te sturen en vervolgens om een evaluatie te vragen, zodat het nut van de brochure kan worden vastgesteld.
1.5 Promotie DOELEN A. Promotie van de opleiding verbeteren Het Bestuur 2011 wilde Communicatiewetenschapstudenten ondersteunen bij het vormen van een beeld van de opleiding door de veelzijdigheid van de opleiding te benadrukken. Op deze wijze hoopte het Bestuur 2011 de Communicatiewetenschapstudenten bewuster te maken van de inhoud van hun opleiding. B. Promotie van activiteiten van S.v. Communiqué verbeteren Het Bestuur 2011 heeft dit doel opgesteld om er voor te zorgen dat meer studenten op de hoogte worden gebracht van de activiteiten die S.v. Communiqué voor haar leden organiseert. Daarnaast wilde het Bestuur 2011 middels een betere promotie van activiteiten een grotere opkomst bij deze activiteiten creëren. C. Meer inzicht in en promotie van een bestuursjaar bij S.v. Communiqué Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 ervoor zorgen dat haar leden meer inzicht kregen in de taken van het bestuur van een studievereniging. Het achterliggende doel was om deze promotie van de bestuursfuncties in te zetten bij het zoeken naar opvolging.
23
ACTIEPUNTEN √ A.1 Veelzijdigheid van de opleiding benadrukken Veel Communicatiewetenschapstudenten vinden het moeilijk te beschrijven wat hun studie precies inhoudt. Het Bestuur 2011 besloot daarom een brochure te maken die niet alleen steun zou bieden aan de twijfelaars, maar die ook zou gaan over de veelzijdigheid van de opleiding. Het Bestuur 2011 heeft een brochure gemaakt om de veelzijdigheid van de opleiding in kaart te brengen. In deze brochure komen alle vakken aan bod met omschrijving en een ervaring van een student. De lezer kan dus buiten de vakken uit zijn/haar eigen jaar, kijken welke vakken er nog meer onderdeel zijn van het studieprogramma. Op deze wijze kan de lezer alvast een indruk krijgen van de mogelijkheden binnen het vakgebied, de variatie in onderwerpen die aan bod komen tijdens de opleiding, de programma’s waar mee gewerkt wordt tijdens colleges en wat ze met deze programma’s kunnen doen en het drietal specialisaties van de master komen aan bod. Meer informatie over het verspreiden van de brochures valt te lezen onder 1.4 A.2. Het Bestuur 2011 ziet het nut in van de brochure omdat leden hebben aangegeven een beter beeld van de studie te hebben. Dit is naar voren gekomen uit studentmentorgesprekken met eerstejaarsstudenten. Vanwege het feit dat leden hebben aangegeven door middel van de brochure een beter beeld van de opleiding te hebben, beschouwt het Bestuur 2011 het doel om de veelzijdigheid van de opleiding te benadrukken, als voltooid. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de brochure te blijven verspreiden en te blijven evalueren tijdens studentmentorgesprekken. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 aan om de brochure te verbeteren en aan te vullen waar nodig. √ B.1 Tijdig beginnen met promoten Het Bestuur 2011 wilde het promoten van activiteiten bevorderen door het promotieplan consequent te hanteren, door goed contact te houden met de voorzitters van de commissies en door het sturen van herinneringsmails. Hiermee hoopte het Bestuur 2011 meer studenten op de hoogte te brengen van haar activiteiten. Het afgelopen bestuursjaar heeft het Bestuur 2012 het promotieplan geïntroduceerd bij het opzetten van commissies, zoals de Eerstejaarscie en de PreMaCie. Ook bij de overige commissies is er gewerkt met het promotieplan, zodat de promotie van activiteiten op tijd van start ging. Om de voortgang van de promotie in de gaten te houden, is er veel contact onderhouden met de voorzitters van de commissies van S.v. Communiqué. Daarnaast heeft de Secretaris commissies een e-mail ter herinnering van promotie gestuurd met het promotieplan in de bijlage, zodat commissies eraan herinnerd werden wanneer zij moesten beginnen met de promotie van hun activiteiten. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op dit beleidspunt, kan ze stellen dat het gebruik van het promotieplan een efficiënte werkwijze is voor het onder de aandacht brengen van activiteiten. Commissies weten hierdoor welke stappen zij moeten nemen om een activiteit onder de aandacht te brengen. Het is vooral van belang om dit promotieplan te introduceren bij commissies die opgezet 24
worden, zodat zij meteen een effectieve aanpak aanleren. Door contact te onderhouden met de voorzitters van de commissies, vergaderingen bij te wonen en de notulen goed te lezen, was het Bestuur 2011 in staat om de promotie van activiteiten te controleren en eventueel te sturen waar dat nodig was. Het sturen van de herinneringsmail door de Secretaris bleek overbodig te zijn, omdat de commissies meestal uit zichzelf al beginnen met de promotie van hun activiteiten. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om bij het opzetten van nieuwe commissies het promotieplan te blijven introduceren en het promotieplan te blijven hanteren bij bestaande commissies. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om geen herinneringsmails meer te sturen voor de promotie, omdat dit het afgelopen jaar overbodig bleek. Wanneer een commissie de promotie van een activiteit vergeet, kan er alsnog een e-mail worden gestuurd ter herinnering van promotie. X B.2 Meer collegepraatjes houden Een andere wijze waarop het Bestuur 2011 de promotie van activiteiten wilde bevorderen, was door het houden van maandelijkse collegepraatjes. Het doel was om dit in iedere eerste week van de maand te doen. Hieronder volgt een overzicht van de collegepraatjes die gehouden zijn: Maand
Datum
Wie
College
Jaarlaag
Week 10/11
Ferie Kirsty
1 3
10 maart 3 mei 3 mei 8 september 14 september 12 september 22 september 19 september 12 oktober 10 oktober 18 oktober 22 november 16 november 21 november 22 november 23 november 13 december
Ester Benthe Kirsty Ferie Benthe Kirsty Ester Ester Benthe Kirsty Benthe Ferie Benthe Kirsty Ester Ester Ferie
Statistiek 1 Modelontwerp in de communicatiewetenschap Communication Research Nieuwe media & communicatie Filosofie Inleiding communicatiewetenschap Corporate communicatie Communicatieonderzoek Bacherloronderzoek Essentials in Marketing Communication Corporate Communicatie Communicatieonderzoek Marketing Communicatie Organisatiekunde voor CW Corporate Communicatie Filosofie van de Communicatie Communication and Compliance New Media in Organisations Organisatiekunde
15 december 19 december 9 januari
Benthe Benthe Ester
Gezondheidscommunicatie Filosofie van de communicatie Essentials in Marketing Communication and Consumer Behaviour
2 e 3 jaar + pre-master Master Marketing
maart
mei september
oktober
november
december/ januari
2 + (pre)masters 2+ pre-masters 3 + pre-masters 1 2 + pre-masters (3) + pre-master e 3 jaars Master marketing 2+ pre-masters 3 + pre-masters Master marketing 1e jaars 2ejaars + pre-masters e 3 jaar + pre-master Master Corporate Master New Media 1
Zoals uit het schema blijkt, hebben er in het eerste half jaar van het Bestuursjaar 2011 erg weinig collegepraatjes plaatsgevonden. Dit kwam door de sterke focus op de verdeling van de jaarlagen. Zo heeft de Penningmeester zich het eerste half jaar alleen gefocust op de pre-masters en de overige 25
bestuursleden waren ook zo bezig met hun eigen jaarlaag, dat ze er niet aan dachten om collegepraatjes van elkaar over te nemen wanneer er iemand verhinderd was. Het afgelopen half jaar heeft het Bestuur 2011 meer aandacht besteed aan de collegepraatjes. Zoals uit het schema blijkt, hebben er meer collegepraatjes plaatsgevonden en hebben de bestuursleden collegepraatjes van elkaar overgenomen wanneer dat nodig was. Wat ook blijkt uit het schema, is dat de collegepraatjes van december en januari zijn samengevoegd. Het Bestuur 2011 heeft hiervoor gekozen omdat er in januari weinig activiteiten worden georganiseerd, er geen openstaande vacatures zijn en de kerstvakantie en de tentamenweken er tussen vallen. Terugkijkend op het afgelopen bestuursjaar kan het Bestuur 2011 stellen dat zij het doel om iedere eerste week van de maand een collegepraatje te houden, niet behaald heeft. Dit komt voornamelijk doordat zij tijdens het eerste half jaar verkeerde prioriteiten heeft gesteld. Het Bestuur 2011 is echter nog steeds van mening dat het houden van collegepraatjes een toegevoegde waarde heeft. Een aantal studenten heeft ook aangegeven dat zij door de collegepraatjes geattendeerd werden op de komende activiteiten. Bij het plannen van de collegepraatjes heeft het Bestuur 2011 ondervonden dat deze ruim van tevoren ingepland moeten worden. Docenten kunnen dan rekening houden met de korte agendapresentatie en zijn eerder geneigd om in te gaan op het verzoek om een collegepraatje te mogen houden. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om het houden van collegepraatjes voort te zetten. Het Bestuur 2011 geeft mee dat het van belang is om deze op tijd in de plannen en om duidelijke afspraken te maken met docenten over de komst van een bestuurslid. Het Bestuur 2011 raadt ook een goede interne communicatie aan over dit onderwerp, zodat de bestuursleden eventueel voor elkaar kunnen invallen. √ C.1 Promotie van bestuursfuncties Het Bestuur 2011 had als doel om de bestuursfuncties beter te promoten. Het afgelopen bestuursjaar bleek het namelijk erg lastig om opvolging te vinden. Het Bestuur 2011 wilde daarom filmpjes maken om de bestuursfuncties te promoten. Het oorspronkelijke idee was dat er vier filmpjes gemaakt zouden worden, één algemeen filmpje en drie filmpjes waarin er steeds twee functies aan bod kwamen. Afgelopen 10 oktober is het Bestuur 2011 begonnen met haar zoektocht naar een nieuw bestuur, middels een ‘openingsactie’. De openingsactie bestond vooral uit het gebruik van sociale media. Er zou namelijk zogenaamd een ‘mysterieus persoon’ gesignaleerd zijn op de campus. Dit werd middels Twitter en Facebook gecommuniceerd naar alle volgers van S.v. Communiqué, om hun aandacht te trekken. Aan het einde van de dag werd het doel van deze openingsactie bekend gemaakt, namelijk de zoektocht naar een nieuw bestuur. Tijdens deze dag zijn er een groot aantal posters over de campus verspreid om alles studenten te laten weten dat S.v. Communiqué op zoek is naar een nieuw bestuur. Daarnaast werd er aan het einde van de dag ook het eerste bestuursfilmpje, over de dagelijkse bezigheden van een bestuurslid, gelanceerd. Iedereen die de website van S.v. Communiqué bezocht, kreeg eerst het filmpje te zien. Vervolgens konden ze op de website een
26
speciale pagina bezoeken waar informatie op stond over de verschillende functies binnen een bestuur en wat deze precies inhouden. Tijdens haar zoektocht naar opvolging, heeft het Bestuur 2011 leden persoonlijk aangesproken, alle tweedejaars t/m pre-master Communicatiewetenschapstudenten een brief gestuurd, een bericht en een filmpje geplaatst op de website en in de nieuwsmail, alle fietsen bij de Cubicus geflyerd en een bestuursinteresselunch georganiseerd. Tijdens de bestuursinteresselunch werd er een presentatie gegeven waarin er werd uitgelegd wat het inhoudt om een bestuursjaar te doen en werden de functies apart toegelicht. Om deze presentatie te ondersteunen, werden de overige bestuursfilmpjes ingezet. In eerste instantie was het de bedoeling om alle vier de bestuursfilmpjes te lanceren bij de openingsactie, maar dit bleek niet mogelijk te zijn aangezien er nog niet genoeg beeldmateriaal verzameld was. Achteraf zijn het zes filmpjes geworden in plaats van drie. Ieder filmpje betrof een andere functie uit het bestuur en de taken die bij die functie horen. De bestuursfilmpjes werden positief ontvangen en werden ervaren als een prettige onderbreking tijdens de presentatie. Wanneer het Bestuur 2011 terug kijkt op haar zoektocht, is zij zeer tevreden. Er zijn veel verschillende middelen ingezet om de zoektocht onder de aandacht te brengen, maar het meest effectieve middel was het persoonlijk benaderen van leden en hen betrekken in de bezigheden van een bestuur. Een aantal leden uit het Bestuur 2012 gaven ook aan dat zij juist geïnteresseerd raakten in een bestuursjaar door de indrukken die ze kregen van het Bestuur 2011. Een aandachtspunt bij de promotie van de bestuursfuncties, blijft toch de balans tussen formele en informele bezigheden van een bestuurslid. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om leden te betrekken bij hun bestuurstaken. Door ervaringen te delen, wordt er vaak interesse opgewekt. Het is ook belangrijk om communicatiemiddelen in te zetten met een groot bereik, zodat de studenten die nog niet zo betrokken zijn bij S.v. Communiqué ook worden bereikt. Het is van belang om studenten een impressie te geven van een bestuursjaar en beeldmateriaal kan daarbij een goede ondersteunende rol spelen.
1.6 Actieve leden DOELEN A. Actieve leden werven Middels dit doel wilde het Bestuur 2011 meer actieve leden werven, zodat zij al haar commissies kon vullen. ACTIEPUNTEN √ A.1 Flyers maken voor commissies Het Bestuur 2011 heeft zich ten doel gesteld om voor elke commissie een flyer met bijpassende layout te maken waarop vijf kernwoorden van die commissie centraal staan. Door middel van deze vijf woorden zouden studenten een beter inzicht moeten krijgen in wat die bepaalde commissie precies inhoudt. Onderaan de commissieflyer zou een inschrijfstrook bevestigd worden, waardoor het
27
mogelijk is voor de studenten om vrijblijvend meer informatie op te vragen over de betreffende commissie. Deze inschrijfstroken konden worden ingeleverd in de brievenbus bij S.v. Communiqué. De meeste commissies hebben tijdens vergaderingen de vijf woorden aangeleverd voor op de flyer. Voor een aantal andere commissies die op dat moment nog gevormd moesten worden, heeft het Bestuur 2011 deze zelf bedacht. De flyers zijn sinds de zomervakantie af. Elk bestuurslid heeft voor de commissies waarin zij zelf bestuursverantwoordelijke is, de flyers gemaakt. Aan elke flyer is vervolgens een ‘meer informatie strook’ toegevoegd. Sinds de flyers af zijn, zijn deze op een aantal momenten verspreid: - De flyers zijn in de introductietasjes gedaan die tijdens de CWic-In en de MIK zijn verspreid. - Op de commissiemarkt tijdens de CWic-In zijn ze gebruikt om beter uit te leggen wat de commissies inhouden en zijn ze ook uitgedeeld zodat geïnteresseerden deze later konden inleveren met hun e-mailadres erop. - Tijdens de boekenverkoop zijn de flyers van commissies waarvan er openstaande vacatures waren, verspreid. - Wanneer er openstaande vacatures waren voor een bepaalde commissie, werd de poster van die commissie opgehangen bij de Communiquékamer met een inschrijflijst erbij. Daarnaast werden flyers van die bepaalde commissie in het flyerbakje op de salontafel geplaatst. Er is tot op heden geen ingevulde commissieflyer binnengekomen. Ook is er slechts één naam ingevuld op de interesselijst die naast de commissieposters hangt. Hiervoor zouden de volgende redenen een verklaring kunnen zijn: - In het nieuwe collegejaar konden de meeste commissies worden gevuld door de geïnteresseerden die zich hebben aangemeld tijdens de commissiemarkt. Er zijn dus niet veel vacatures geweest waar het Bestuur 2011 de flyers voor in kon zetten om nieuwe commissieleden te werven. - Veel geïnteresseerden hebben, in plaats van middels de commissieflyers, contact met het Bestuur 2011 gezocht door te mailen of door het Bestuur 2011 aan te spreken in de Communiquékamer. Zij gaven hierbij aan wel op de hoogte te zijn gebracht door het zien van de commissieflyers of de poster. Het Bestuur 2011 heeft veel positieve reacties gehad op de commissieflyers in het algemeen. Studenten waren door de flyers beter op de hoogte van vacatures. Daarnaast werden de flyers als drempelverlagend gezien; studenten hadden door de flyers meer het gevoel te worden uitgenodigd voor de commissies en reageerden daardoor op de vacatures. Het Bestuur 2011 beschouwt de posters en flyers voor commissies als waardevol. De posters en flyers kunnen worden verspreid wanneer er openstaande vacatures voor een commissie zijn. Zo kunnen de leden op de hoogte worden gebracht. Het Bestuur 2011 is nog niet overtuigd van de waarde van de inschrijfstrook op de flyer. Deze functie is namelijk nog niet gebruikt door een lid om aan te geven dat hij/zij interesse heeft in een bepaalde commissie. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om de posters en de flyers te blijven gebruiken; ze houden leden op de hoogte van de vacatures voor de commissies. Het Bestuur 2011 raadt haar
28
opvolging wel aan om, bij het laten bijdrukken van de flyers, het toevoegen van de inschrijfstrook in heroverweging te nemen. Χ A.2 Inschrijflijsten voor commissies door collegezalen laten gaan Om meer actieve leden te werven had het Bestuur 2011 zich voorgenomen om inschrijflijsten voor commissies door de collegezaal te laten gaan tijdens colleges. Dit wordt nader toegelicht in 1.2, A.1.
1.7 Contacten DOELEN A. Contact met andere studieverenigingen onderhouden Door contact met andere studieverenigingen te onderhouden, wordt de relatie tussen S.v. Communiqué en andere verenigingen voortgezet. Door deze relatie te bewerkstelligen, is het gemakkelijker om informatie uit te wisselen en een beroep op elkaar te doen, indien nodig. B. Meer contact met het bedrijfsleven Het Bestuur 2011 wilde het contact met het bedrijfsleven uitbreiden om enerzijds meer sponsoring voor S.v. Communiqué binnen te halen, anderzijds om samenwerkingsverbanden aan te gaan die niet gerelateerd zijn aan sponsoring, zoals workshops en lezingen. ACTIEPUNTEN √ A.1 Contact met studieverenigingen Het doel van het Bestuur 2011 was om de bestaande contacten op de Universiteit Twente te behouden. Dit door alle besturen op de Universiteit Twente uit te nodigen voor een koffiedate . Het Bestuur 2011 heeft alle verenigingen vóór maart 2011 uitgenodigd voor een koffiedate, tenzij deze eerst met S.v. Communiqué contact hebben opgenomen. In totaal heeft het Bestuur 2011 met 28 besturen een koffiedate gehad. Dit waren niet alleen studieverenigingen, maar ook bijvoorbeeld de Bedrijvendagen, Student Union en UReka. Op deze manier wordt er kennis met elkaar gedeeld en van elkaar geleerd. Deze kennis ging onder andere over het werven van actieve leden en de manier waarop de andere vereniging de boekenverkoop aanpakt. Het Bestuur 2011 beschouwt de koffiedates als waardevol. Door het houden van koffiedates, wordt er een fundament gelegd voor een verdere relatie. Afgelopen half jaar zijn er veel nieuwe besturen bijgekomen. Met de meeste van hen heeft het Bestuur 2011 ook een koffiedate gehad. Het initiatief van deze afspraken heeft het Bestuur 2011 traditiegetrouw aan de nieuwe besturen overgelaten. Dit actiepunt is voltooid, omdat alle besturen uitgenodigd zijn en er naar aanleiding daarvan koffiedates plaatsgevonden hebben. Om de contacten op te doen en te onderhouden heeft het Bestuur 2011 vaak gehoor gegeven aan de uitnodigingen voor activiteiten van andere verenigingen. Met de verenigingen Dimensie, W.T.S. Ideefiks, Stress, S.v. ConcepT, W.S.G. Isaac Newton heeft het Bestuur 2011 samenwerkingsverbanden gehad door onder andere gezamenlijke activiteiten te organiseren. De koffiedates zijn een goede combinatie van gezellige kennismakingsgesprekken en leerzame momenten. Hoewel niet alle koffiedates even leerzaam waren, zorgen de koffiedates er wel voor dat 29
het later makkelijker is om hulp of uitleg te vragen waar nodig. Hierdoor acht het Bestuur 2011 de koffiedates succesvol. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert om het komende jaar de contacten met studieverenigingen goed te onderhouden door middel van koffiedates en door het organiseren van gezamenlijke activiteiten. √ B.1 Contact met bedrijfsleven Het Bestuur 2011 wilde de contacten met Nederlandse bedrijven voortzetten en nieuwe contacten leggen. Naast het benaderen van Nederlandse bedrijven, was het Bestuur 2011 dit jaar ook van plan een basis te leggen om het contact met het bedrijfsleven uit te breiden naar Duitsland. Dit door het huidige Nederlandse sponsorpakket te herschrijven en te laten vertalen naar het Duits. In het begin van het jaar gaven enkele bedrijven aan het contract met S.v. Communiqué niet te willen verlengen. Dit doordat zij geen rendement uit de samenwerking haalden, of doordat zij vanwege de financiële situatie keuzes moesten maken, wat betreft sponsoring en samenwerking. Dit betrof twee bedrijven, namelijk Husk en Memory Events. In de tweede helft van het jaar is er wederom contact geweest met beide bedrijven en met beide organisaties is er wederom een samenwerkingscontract tot stand gebracht. Hierdoor kan gesteld worden dat er met alle huidige contacten opnieuw een samenwerking is aangegaan of de huidige samenwerking is verlengd. Niet alleen de huidige contacten zijn dit jaar onderhouden, maar er zijn ook samenwerkingscontracten afgesloten met twee nieuwe bedrijven, namelijk Studentfiets en Springest. Deze laatste is binnengehaald met behulp van de Sponsorcie. Ook is er een eenmalige samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de Student Union. Naast de samenwerkingscontracten met deze twee bedrijven, is er ook algemene naamsbekendheid gecreëerd, dit doordat er contact is geweest met meerdere bedrijven. Zo heeft de Commissaris Externe Betrekkingen meerdere bedrijven benaderd en bezocht. Vele bedrijven gaven aan dat zij momenteel geen interesse hadden, vaak werd de financiële situatie hierbij als reden gegeven. Wel gaven de meeste bedrijven aan dat S.v. Communiqué de bedrijven in de toekomst opnieuw mocht benaderen, om te kijken of er in het vervolg wel een samenwerkingsverband kan worden aangegaan. De Commissaris Externe Betrekkingen heeft ook een alumnibijeenkomst bijgewoond. Enkele aanwezigen boden aan om eens een lezing of workshop te geven. Wanneer deze bedrijven naderhand werden benaderd, bleek dit echter niet altijd realiseerbaar. Zo was één bedrijf nog in de startfase en daardoor nog niet klaar voor een workshop. Tevens bleken enkele bedrijven naderhand minder enthousiast dan tijdens de alumnibijeenkomst. Toch is uit deze bijeenkomst uiteindelijk een interessante training voor de commissieleden van de Impuls en de almanak voortgekomen. Daarnaast is de Commissaris Externe Betrekkingen samen met de Voorzitter naar een beurs geweest, namelijk de MARCOM. Op deze beurs waren echter weinig interessante bedrijven voor S.v. Communiqué. Veel bedrijven waren gericht op promotie en drukwerk, wat niet interessant was voor S.v. Communiqué, aangezien zij hier al samenwerkingsrelaties voor heeft. Er is op de MARCOM ook contact gelegd met bedrijven die niet gericht zijn op promotiemateriaal. Wanneer er echter werd gesproken over een mogelijke samenwerking tussen S.v. Communiqué en het desbetreffende bedrijf, 30
bleek dat de werknemers die over de sponsoring gingen binnen dat bedrijf niet aanwezig waren. Als er behoefte was aan meer informatie over een eventuele samenwerking, kon er gebeld worden. Een aantal bedrijven zijn benaderd, maar er zijn geen verdere samenwerkingsovereenkomsten uit voortgekomen. Buiten de MARCOM heeft het Bestuur 2011 geen andere beurzen bezocht. In eerste instantie zou het Bestuur 2011 een bezoek brengen aan de Marketingdagen in Utrecht, dit evenement vond plaats in april. Door privéomstandigheden heeft dit bezoek echter niet kunnen plaatsvinden. De Commissaris Externe Betrekkingen heeft gedurende het afgelopen jaar wel de beurzen in de gaten gehouden, maar er werd geen beurs meer georganiseerd in de richting van communicatie en marketing, welke interessant zou zijn voor S.v. Communiqué. Er is dit jaar ook een basis gelegd om de contacten met bedrijven uit te breiden naar Duitsland. Het sponsorpakket is door twee leden vertaald naar het Duits. Tevens is er extra informatie, dat relevant is voor de Duitse bedrijven, aan dit pakket toegevoegd. Enkele andere verenigingen zijn momenteel ook aan het kijken naar de samenwerkingsmogelijkheden in het buitenland, hier is echter tot op heden nog niets concreets uit voortgekomen. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt naar het gestelde doel om het contact met het bedrijfsleven te vergroten, kan er gesteld worden dat bestaande contacten zijn voortgezet en enkele nieuwe contacten zijn ontstaan. Alle bedrijven met een lopend contract, hebben dit contract, al dan niet met enkele aanpassingen, voortgezet. Wanneer bedrijven aangaven dat ze het contract niet wilden verlengen, heeft de Commissaris Externe Betrekkingen ze nogmaals benaderd. Dit is het verstandig geweest, het heeft er namelijk voor gezorgd dat twee bedrijven alsnog een samenwerkingsverband wilden aangaan. Verder blijkt ook dit jaar wederom dat bedrijven wegens de financiële situatie moeten bezuinigen en de sponsorbijdrage bij sommige bestaande contacten is verlaagd. Bij het benaderen van nieuwe bedrijven, werd de financiële situatie ook regelmatig als reden gegeven om geen samenwerkingscontract aan te willen gaan. Door het herschrijven en vertalen van de Nederlandse informatie over S.v. Communiqué en de mogelijkheden tot samenwerking en sponsoring, heeft S.v. Communiqué een basis gelegd om in de toekomst Duitse bedrijven te benaderen voor samenwerkingsverbanden. Het is een goede keuze geweest om niet alleen het huidige plan te vertalen, maar om ook specifieke informatie gericht op Duitse bedrijven toe te voegen. Er is echter niet gekeken naar het feit dat studieverenigingen in Duitsland onbekend zijn, extra informatie over studieverenigingen in het algemeen is daarom gewenst. Het doel was om contacten te leggen met bedrijven en samenwerkingsverbanden aan te gaan. Hiervoor heeft het Bestuur onder andere de MARCOM bezocht. Zij hebben dit bezoek echter niet als waardevol ervaren, omdat veel bedrijven gericht waren op promotiemateriaal, daarnaast verwachtten de meeste bedrijven geen studieverenigingen en waren zij ook niet voorbereid om hierop in te spelen. De juiste personen om te kijken naar eventuele samenwerkingsmogelijkheden waren niet aanwezig op deze beurs, de bedrijven staan voornamelijk hier om hun bedrijf te promoten. Het bezoeken van de alumnibijeenkomst en het geven van een korte presentatie, is 31
daarentegen wel waardevol gebleken. De aanwezigen bij deze bijeenkomst waren wel geïnteresseerd in S.v. Communiqué, al is ook gebleken dat dit interesse en enthousiasme later toch minder was, wanneer bedrijven naderhand werden benaderd door de Commissaris Externe Betrekkingen. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om de bestaande contacten goed te onderhouden. Wanneer een bedrijf in eerste instantie geen interesse meer heeft, is het verstandig dat de Commissaris Externe Betrekkingen dit bedrijf later nogmaals benadert. Verder heeft het Bestuur 2011 de MARCOM niet als waardevol ervaren, maar is zij toch van mening dat het bezoeken van beurzen meerwaarde kan hebben. Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 dan ook aan om goed in de gaten te houden of er interessante beurzen plaatsvinden en deze te bezoeken. Het is echter wel van belang om vooraf goed te weten wat de beurs inhoudt en wat men kan verwachten. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om contact op te nemen met de voorzitter van de Alumnivereniging, om nogmaals een bijeenkomst bij te wonen. Tevens raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om een stap te maken naar Duitsland en daadwerkelijk te gaan samenwerken met Duitse bedrijven, hiervoor kan de Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland zich voor gaan inzetten. Het is ook verstandig om te kijken of de informatie in het sponsorpakket volledig is en het voor Duitse bedrijven duidelijk is wat een studievereniging inhoudt. Ook kan er in samenwerking met andere studieverenigingen aan de Universiteit Twente worden gekeken naar de wijze van benaderen, aangezien meerdere verenigingen kijken naar de mogelijkheden om samenwerkingsverbanden af te sluiten met Duitse bedrijven.
1.8 Sociale Netwerken DOELEN A. Gebruik maken van het internet om S.v. Communiqué op de kaart te zetten Dit doel was voornamelijk bedoeld om S.v. Communiqué als studievereniging op het internet beter te profileren onder haar leden. Op deze wijze wilde het Bestuur 2011 meer leden bereiken, haar activiteiten onder een groter bereik promoten en haar leden een beter inzicht bieden in de dagelijkse bezigheden van het Bestuur.
ACTIEPUNTEN √ A.1 Account maken voor S.v. Communiqué op StudiVZ Het Bestuur 2011 was van mening dat zij haar Duitse leden beter kon bereiken middels een sociaal netwerk uit Duitsland. Op aanraden van een Duitse studente, is er voor gekozen om een account voor S.v. Communiqué aan te maken op StudiVZ. Op deze wijze hoopte het Bestuur 2011 meer Duitse studenten naar haar activiteiten te trekken. Het Bestuur 2011 heeft een account aangemaakt op StudiVZ, dat in het Nederlands is onderhouden. De Secretaris heeft alle Duitse leden die zij kon vinden een vriendenverzoek gestuurd. Dit resulteerde 32
in zestien contacten op StudiVZ. Dit account werd in eerste instantie gekoppeld aan het Twitter account van S.v. Communiqué, zodat de pagina op StudiVZ automatisch aangevuld werd met nieuwe berichten. Naar aanleiding van de HALV is er besloten om het Twitteraccount weer te ontkoppelen van het account op StudiVZ en om berichten in het Engels te plaatsen. Het gebruik van Nederlands als voertaal, zou namelijk een drempel kunnen zijn voor de Duitse scholieren, die wellicht geïnteresseerd zijn in S.v. Communiqué. Terugkijkend op het account dat het Bestuur 2011 op StudiVZ heeft aangemaakt, kan er gesteld worden dat dit geen effectief kanaal is om Duitse leden te bereiken. Het grootste deel van de Duitse leden is niet terug te vinden op StudiVZ. Een aantal leden waarmee S.v. Communiqué wel contact heeft had op StudiVZ gaf aan dat zij het een leuk initiatief vonden, maar dat Duitse studenten veelal overstappen op het gebruik van Facebook en Google+. StudiVZ bleek dan ook geen kanaal te zijn waarmee S.v. Communiqué het bereik onder haar Duitse leden kon vergroten. Het aanmaken van dit account heeft dan ook niet bijgedragen aan het aantal Duitse bezoekers bij de activiteiten van S.v. Communiqué. StudiVZ is ook geen effectief kanaal om scholieren te benaderen tijdens hun oriëntatie naar een vervolgstudie, aangezien de minimumleeftijd voor het aanmaken van een account op StudiVZ achttien jaar is. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om niet verder te gaan met haar account op StudiVZ, vanwege het tegenvallende bereik. Het Bestuur 2011 gaat het account op StudiVZ verwijderen. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 haar opvolging aan om te kijken of zowel Nederlandse als Duitse studenten in groten getale actief zijn op Google+ en wanneer dit het geval is, een account aan te maken voor S.v. Communiqué op Google+.
√ A.2 Actievere houding online aannemen Het Bestuur 2011 wilde de actieve houding van het Bestuur 2011 op sociale netwerken uitbreiden. Dit wilde het Bestuur 2011 bereiken door alle leden uit de database zelf uit te nodigen voor haar sociale netwerken. Hiermee hoopte het Bestuur 2011 een groter bereik onder haar leden te creëren. Daarnaast was het Bestuur 2011 van plan om een evenement aan te maken op Facebook, wanneer zij een activiteit organiseerde. Op deze wijze wilde het Bestuur 2011 de activiteiten van S.v. Communiqué onder de aandacht brengen bij haar contacten op sociale netwerken. Om dit doel te behalen, heeft de Secretaris alle leden uit de ledendatabase van S.v. Communiqué een vriendenverzoek gestuurd via Facebook. Wanneer er nieuwe leden bij kwamen, heeft de Secretaris hen ook een vriendenverzoek gestuurd. Door deze actieve houden heeft S.v. Communiqué op dit moment 662 contacten op Facebook. Daarnaast heeft het Bestuur 2011, wanneer de commissie dit nog niet had gedaan, een evenement aangemaakt op Facebook voor haar activiteiten en haar contacten op Facebook hiervoor uitgenodigd. Door een actieve houding aan te nemen en leden uit te nodigen voor haar sociale netwerken, is het bereik op haar sociale netwerken (met name op Facebook) erg toegenomen. Hierdoor was het Bestuur 2011 ook in staat om haar activiteiten onder de aandacht te brengen bij meer leden. Als het 33
Bestuur 2011 terug kijkt op haar actieve houding op sociale netwerken, kan zij stellen dat vooral Facebook een zeer effectief kanaal is om activiteiten onder de aandacht te brengen. Door leden uit te nodigen voor deze evenementen, krijgen deze leden allemaal een melding van de activiteit. Het Bestuur 2011 merkt wel op dat veel contacten op Facebook aangeven dat zij wel/niet aanwezig zullen zijn bij een activiteit, maar dat dit aantal niet betrouwbaar is. Het is dus een effectief middel om activiteiten te promoten, maar het is geen betrouwbare weergave van het aantal bezoekers. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om de actieve houding op sociale netwerken voort te zetten. Het bereik op sociale netwerken is erg groot en juist daarom een eenvoudig en effectief kanaal om leden te bereiken. Bij het aanmaken van evenementen moet er wel rekening gehouden worden met het feit dat de bezoekersaantallen op Facebook niet betrouwbaar zijn. Vanwege de onbetrouwbaarheid van het bezoekersaantal op Facebook, raadt het Bestuur 2011 ook aan om op Facebook te vermelden dat een aanmelding daar niet voldoende is en een aanmelding via de website of inschrijflijst een vereiste is. √ A.3 Actief gebruik maken van het Twitteraccount voor bestuursleden De bestuursleden van het Bestuur 2011 hadden zich voorgenomen om zelf actiever gebruik te gaan maken van hun Twitter account. Op deze wijze wilden de bestuursleden de leden van S.v. Communiqué op de hoogte houden van hun dagelijkse bezigheden, om zo meer inzicht te creëren in de taken van het bestuur van een studievereniging. Gedurende het eerste half jaar van het bestuursjaar 2011, hebben de bestuursleden gebruik gemaakt van hun persoonlijke Twitter en de hashtag van S.v. Communiqué. Tijdens dit half jaar zijn er vooral veel tweets geplaats over de informele bezigheden van de bestuursleden, hierbij kan gedacht worden aan het bezoeken van feesten en borrels. Tijdens de inspraakpauze in september is er kritiek gekomen op het gebruik van Twitter voor slechts informele activiteiten. Het Bestuur 2011 kon zich daar in vinden en heeft haar Twitter gebruik veranderd. Het tweede half jaar is er gebruik gemaakt van het Twitter account van S.v. Communiqué, aangezien dit account een groter aantal volgers heeft. De bestuursleden plaatsen nu tweets door eerst hun voornaam en vervolgens hun bezigheden te noemen. Op deze wijze kunnen de volgers op Twitter zien waar ieder bestuurslid zich mee bezig houdt. Ook is er het tweede half jaar meer aandacht besteed aan het plaatsen van tweets over alle bezigheden. Hierbij kan gedacht worden aan vergaderingen, overlegorganen en dergelijke. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op het gebruik van Twitter om de dagelijkse bezigheden van het Bestuur onder de aandacht te brengen, kan het Bestuur 2011 uit ontvangen reacties concluderen dat Twitter hier een geschikt kanaal voor is. Veel volgers zien deze tweets voorbij komen en zien waar de bestuursleden mee bezig zijn. Daarnaast worden de tweets ook doorgestuurd naar Facebookaccount en Hyvesaccount van S.v. Communiqué, en komen deze op de website te staan. Op deze manier hebben de berichten van de bestuursleden een groot bereik. Het Bestuur 2011 is het eens met het commentaar dat tijdens de inspraakpauze werd geleverd en is van mening dat Twitter ingezet moet worden voor zowel informele als formele activiteiten. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om gebruik te blijven maken van Twitter om de bezigheden van de bestuursleden onder de aandacht te brengen. Het Bestuur 2011 ziet nog 34
mogelijkheden tot het uitbreiden van het gebruik van Twitter, door vaker tweets te plaatsen. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 haar opvolging om er op toe te zien dat ook de formele activiteiten regelmatig aan bod komen en niet alleen de informele activiteiten. Verder adviseert het Bestuur 2011 ook om afkortingen en termen die voor niet-bestuursleden niet bekend zijn, toe te lichten.
35
2. Overige actiepunten Naast de beleidspunten, waarvan de evaluatie in hoofdstuk 1 is behandeld, heeft het Bestuur 2011 zich beziggehouden met enkele andere actiepunten. Van deze actiepunten is een deel voortgekomen uit de HALV en een deel is tot stand gekomen vanuit het initiatief van het Bestuur 2011.
2.1 Handleiding voor het vullen van commissies Tijdens de HALV in september bleek dat er onduidelijkheid was over de wijze waarop commissies van S.v. Communiqué worden gevuld. Enkele leden gaven aan dat er over een bepaalde commissie niet genoeg informatie werd gegeven, alvorens deze mensen uit te nodigen voor een vergadering of ze een motivatiebrief te laten sturen waarom zij geïnteresseerd waren voor de commissie. Om deze reden was er weinig respons van leden die in eerste instantie wel hadden aangegeven geïnteresseerd te zijn in commissiewerk. De ALV heeft toen als tip gegeven dat er een handleiding moest worden geschreven voor het vullen van commissies. Daarin konden vragen worden behandeld over of geïnteresseerden eerst worden uitgenodigd voor vergaderingen of eerst een motivatiebrief moeten sturen, en wie er uiteindelijk beslist welke geïnteresseerden de commissie mogen betreden; de commissie zelf of het bestuur? Ook zou er in de handleiding aandacht kunnen worden geschonken aan de prioriteiten waarop geïnteresseerden geselecteerd worden voor de commissies. Het Bestuur 2011 heeft een handleiding voor het vullen van commissies geschreven waarin bovenstaande vragen worden behandeld. Door een eenduidige werkwijze op te stellen, wordt er bijgedragen aan het professionaliseren van S.v. Communiqué. Na de HALV heeft de Commissaris Interne Betrekkingen de handleiding in gebruik genomen. Zij denkt echter dat deze handleiding pas echt van pas zal komen na de Kick-In, wanneer er allemaal nieuwe leden zijn en er nieuwe commissies gevuld moeten worden. Het Bestuur 2011 heeft tot op heden nog weinig gebruik kunnen maken van de handleiding, omdat de meeste commissies op het moment van schrijven redelijk gevuld zijn - er was af en toe één vacature - en omdat er, sinds het schrijven van de handleiding, geen nieuwe commissie is opgestart. Het Bestuur 2011 is van mening dat de handleiding zal moeten worden gehanteerd en geëvalueerd voordat kan worden bepaald of deze waardevol is voor S.v. Communiqué en haar activisme. Advies: Het advies dat het Bestuur 2011 wil geven aan het Bestuur 2012 is om, bij het vullen van commissies en vooral bij de aanvang van het nieuwe collegejaar, de handleiding in gebruik te nemen en te evalueren. De handleiding kan worden verbeterd en uitgebreid waar nodig, zodat deze steeds beter wordt en in de toekomst door ieder bestuur in gebruik kan worden genomen.
2.2 Plan van aanpak voor de integratie van Duitse studenten De Commissaris Interne Betrekkingen heeft een plan van aanpak geschreven voor de integratie van Duitse studenten. Zij heeft zich het afgelopen jaar ingezet voor de integratie van Duitse studenten, en is daarbij tegen een aantal dingen aangelopen die haar tegen vielen. Zo bleek, toen zij uitnodigingen wilde versturen voor de Fragenstunde, dat er slechts een klein deel van de nieuwe 36
Duitse studenten, lid is geworden van de studievereniging. Van de leden is het aantal actieve Duitse leden wel een mooie afspiegeling, maar omdat meer dan de helft van de Duitse studenten aan het begin van het collegejaar niet lid wordt van de studievereniging, is het bereik van S.v. Communiqué bij Duitse studenten niet toereikend en is het moeilijk om niet-leden te betrekken bij activiteiten die voor hen juist heel nuttig en leerzaam kunnen zijn. Omdat het bereik bij de Duitse studenten het afgelopen jaar is tegengevallen, is er een plan van aanpak geschreven voor de integratie van Duitse studenten. Er wordt hier ingegaan op een aantal moeilijkheden op het gebied van integratie waar de Commissaris Interne Betrekkingen van het Bestuur 2011 tegenaan is gelopen, namelijk: - Duitse studenten bekend maken met de studievereniging - Ervoor zorgen dat Duitse studenten zich inschrijven voor de studievereniging - Duitse studenten actief lid krijgen van de studievereniging In het plan van aanpak voor de integratie van Duitse studenten heeft de Commissaris Interne Betrekkingen adviezen geschreven voor het Bestuur 2012, gebaseerd op de ondervonden struikelpunten. Tijdens de tweede Fragenstunde is er nog eens met de Duitse mentoren gebrainstormd over bovenstaande onderwerpen. De resultaten van deze brainstormsessie zijn ook meegenomen in het plan van aanpak. Het Bestuur 2011 heeft het plan van aanpak voor de integratie van Duitse studenten nog niet geïmplementeerd omdat het meeste werk tijdens de aanvang van het nieuwe collegejaar zal moeten worden verricht. Om deze reden kan zij nog niet aangeven of het document waardevol is. Wel heeft zij de ervaringen van het afgelopen jaar waardevol gevonden en daarom heeft zij deze op een rijtje gezet. Advies: Het Bestuur 2011 raadt haar opvolging aan om het plan van aanpak in gebruik te nemen vanaf de aanvang van het nieuwe collegejaar. Ook raadt zij aan om het document vooral aan te vullen waar nodig; integratie is een moeilijk streven en alle bevindingen hierover kunnen in de toekomst worden gebruikt.
2.3 Handleiding voor het verdelen van afstudeermaanden De ALV heeft in september 2011 aangegeven meer inzicht te willen in het verdelen van de afstudeermaanden over de bestuurders en de commissies. Er is toen besloten om dit mee te geven aan het Bestuur 2012. Tijdens de HALV werd er gesproken over de richtlijn afstudeersteun van S.v. ConcepT. De Voorzitter heeft deze richtlijnen doorgenomen en contact opgenomen met het bestuur van ConcepT. De Voorzitter heeft toestemming gekregen om het document van ConcepT te gebruiken als leidraad voor een eigen document over de verdeling van afstudeermaanden, op voorwaarde dat er niets letterlijk over wordt genomen. De Voorzitter heeft al een klein begin gemaakt met dit document en zal dit overdragen aan haar opvolging. Op dit moment is het zogenaamde afstudeermaandenmodel aan zo veel veranderingen onderheven, dat de procentuele verdeling die het Bestuur 2011 heeft gebruikt voor haar verdeling van afstudeermaanden, niet gelijk opgaat voor besturen in de toekomst. Het Bestuur 2012 zal hier beter zicht op hebben, aangezien zij werken met een vernieuwd afstudeermaandenmodel.
37
Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 een procentuele verdeling op te stellen voor het afstudeermaandenmodel dat voor hen van toepassing is, om vervolgens de handleiding voor het verdelen van afstudeermaanden verder uit te werken.
2.4 ALW Het Bestuur 2011 heeft er dit jaar voor gekozen om de twee Actieve Leden Uitjes (ALU) te vervangen door één weekend. Dit om een hechtere band te creëren tussen de actieve leden en de nieuwe actieve leden in contact te laten komen met de leden die al langer actief zijn. De inschrijving is om deze reden ook pas na september geopend, zodat de nieuwe actieve leden ook de gelegenheid hadden om zich in te schrijven voor dit weekend. Voor dit weekend heeft het Bestuur 2011 een kampeerboerderij vastgelegd in Bakel, in deze kampeerboerderij was plek voor 50 actieve leden. Dit zou volgens het Bestuur 2011 voldoende zijn, aangezien zij in de veronderstelling waren dat niet iedereen dat weekend beschikbaar zou zijn. Tijdens de HALV werd er echter terecht aangegeven dat het onjuist was om er vanuit te gaan dat er een aantal actieve leden niet mee zou gaan en dat sommige leden op deze wijze niet de kans kregen om mee te gaan vanwege het maximum aantal beschikbare plaatsen. Tevens werd tijdens de HALV aangegeven dat de manier van communiceren over dit weekend niet juist was. Het Actieve Leden Weekend (ALW) is een moment om de actieve leden te bedanken, maar dit werd niet op deze manier gecommuniceerd naar de leden. Het Bestuur 2011 heeft na de HALV actie ondernomen en in overleg met de beheerders van de kampeerboerderij ervoor gezorgd dat er meer plaatsen beschikbaar werden gesteld. Dit alles is teruggekoppeld naar alle actieve leden, zodat zij ook op de hoogte werden gesteld van de veranderingen. Tevens is er een e-mail gestuurd met daarin een betere uitleg over het weekend, dat het Bestuur 2011 de leden dankbaar is voor het vele werk dat zij verrichten en dat dit weekend dan ook is bedoeld om de actieve leden te bedanken voor hun inzet. Uiteindelijk bleek het aantal deelnemers aan het Actieve Leden Weekend lager te zijn dan het maximum waar het Bestuur 2011 in eerste instantie vanuit was gegaan. Ondanks dit aantal, was het commentaar tijdens de HALV wel terecht. De lagere opkomst dan voorgaande ALU’s kan worden gewijd aan het feit dat de leden een geheel weekend kwijt zijn aan deze activiteit en deze tijd niet altijd vrij kunnen maken. Daarnaast zijn niet alle actieve leden in dezelfde mate betrokken bij S.v. Communiqué, waardoor ze de behoefte niet hebben om een geheel weekend op te trekken met personen die zij niet allemaal (goed) kennen. Het weekend was organisatorisch meer werk dan twee ALU’s, maar met de vele lovende reacties kan het Bestuur 2011 vaststellen dat het een geslaagd weekend was en dit zeker voor herhaling vatbaar is. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om, wanneer zij overwegen een ALW te organiseren, rekening te houden met het aantal beschikbare plaatsen en het aantal actieve leden. Daarnaast is het verstandig om een plan te hebben als er te weinig aanmeldingen zouden zijn voor het weekend. Daarin opgenomen of het financieel haalbaar is om het weekend alsnog te organiseren, maar ook de mogelijkheid tot het annuleren van de accommodatie. Tevens wil het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 meegeven dat het belangrijk is om duidelijk te communiceren naar de actieve leden, 38
maar het is van belang om goed naar voren te brengen dat dit weekend speciaal voor de actieve leden is om hen te bedanken voor hun inzet en het vele werk dat zij verrichten.
39
3. Commissieverslagen Afgelopen jaar heeft het Bestuur 2011 een andere aanpak gehanteerd wat betreft de commissieverdeling. Vanwege het feit dat het Bestuur 2011 slechts vier leden telde en zij daardoor geen tijd had om alle vergaderingen bij te wonen, heeft zij onderscheid moeten maken tussen commissies die zelfstandig kunnen werken en commissies waarbij tijdens vergaderingen begeleiding vanuit het bestuur gewenst is. Voor de onderverdeling van de commissies, zie het organigram in de bijlage 5.3. Wanneer het Bestuur 2011 reflecteert op deze werkwijze, kan zij stellen dat het toch echt gewenst is om alle vergaderingen bij te wonen. Als een bestuursverantwoordelijke namelijk niet aanwezig is bij de vergadering, kan het voorkomen dat de commissie belangrijke zaken over het hoofd ziet. Daarnaast is het ook van belang dat een bestuursverantwoordelijke een controlerende functie uitoefent en bijhoudt of een commissie genoeg activiteiten organiseert. Indien een bestuur hiervoor te weinig leden telt, is het - naar het inzicht van het Bestuur 2011 - van belang dat de volgende commissies in ieder geval een bestuursverantwoordelijke hebben die aanwezig is bij alle vergaderingen: CWic-In, Studiereiscommissie, Galacie, Symposiumcommissie, Competencie, Almanakcommissie, Sponsorcie, PreMaCie, SOCOM, Eerstejaarscie, Impuls en Scavengerhuntcie. De Graficie, CWaccie, ICTcie en Borrelcie zijn commissies die, in de huidige samenstelling, zelfstandig genoeg zijn om hun commissiewerk zonder bestuursverantwoordelijke voort te zetten. De bestuursverantwoordelijke blijft wel op de hoogte door middel van het lezen van de notulen en contact met de voorzitter van de betreffende commissie.
3.1 Lopende commissies 3.1.1 Borrelcie De Borrelcie streefde naar een stabiel bezoekersaantal. Dit is in het begin van het bestuursjaar niet gerealiseerd. Tijdens het eerste half jaar was er veel afwisseling in bezoekersaantallen tijdens de maandelijkse borrels. Enkel wanneer er een activiteit aan de borrel werd gekoppeld, was het erg druk. Het tweede half jaar werden de borrels beter bezocht. Dit kan als reden hebben dat de promotiechecklist goed is nageleefd en dat iedere borrel via de sociale netwerken is aangekondigd. Echter kunnen deze hogere bezoekersaantallen ook aan de tijd van het jaar liggen, aangezien met de nieuwe instroom de borrels altijd drukker worden bezocht. Tevens is er dit jaar besloten om de thema’s af te schaffen. Dit omdat de meerderheid van de commissieleden hier de meerwaarde niet van inzag en er binnen de commissie weinig animo voor was. Ook vanuit de bezoekers werden de thema’s nauwelijks nageleefd en kwamen weinig bezoekers verkleed naar de borrels. Door de huidige samenstelling van de commissie is de Borrelcie een stabiele commissie. De meeste leden zitten namelijk al voor langere tijd in de Borrelcie en daarnaast zijn bijna alle jaarlagen 40
vertegenwoordigd binnen de commissie. Dit levert een variërende commissie op, maar levert ook vele voordelen op bij het promoten van de borrel. Ieder lid van de commissie kan bij zijn/haar eigen jaarlaag de borrels promoten. Bij de vergaderingen is de Bestuursverantwoordelijke niet altijd aanwezig geweest. Dit omdat de meeste leden al voor langere tijd in deze commissie actief zijn en de Borrelcie daardoor een stabiele commissie is. Advies: Als advies wil het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 meegeven dat het een groot voordeel is om leden uit verschillende jaarlagen te hebben voor deze commissie. Het aantal commissieleden is op het moment voldoende, echter wordt het eerste jaar momenteel niet vertegenwoordigd in de commissie. Het is verstandig om ook een lid uit deze jaarlaag bij de Borrelcie te hebben. Het is dit jaar vaak voorgekomen dat niet alle leden aanwezig zijn bij de vergaderingen. Aangezien deze aanwezigheid wel belangrijk is en onderdeel is van het commissiewerk, is het van belang om hier als bestuursverantwoordelijke samen met de voorzitter van de commissie op in te spelen en goed in de gaten te houden wie er wel en wie er niet aanwezig was bij de vergadering en eventuele consequenties te stellen. 3.1.2 Competencie In het eerste half jaar trokken de activiteiten die door de Competencie georganiseerd waren weinig bezoekers. Activiteiten werden niet handig gepland (vlak voor en in de vakantie), dit zorgde voor een lagere motivatie bij de commissieleden. Zij gaven dan ook aan geen interesse meer te hebben in het voortzetten van hun werk voor de Competencie. Gelukkig waren er in het begin van het collegejaar zo veel geïnteresseerden dat er een volledig nieuwe commissie kon worden opgestart; de commissie telt nu acht leden en heeft sinds de aanvang van het nieuwe collegejaar gemiddeld elke maand een activiteit georganiseerd, bestaande uit twee Photoshop workshops, een excursie naar de redactie van Quest, een excursie naar een mediabedrijf in Münster in combinatie met een bezoek aan de kerstmarkt en er is een workshop merkbeleving georganiseerd welke in maart zal plaatsvinden. Vanwege het enthousiasme van de commissie en de goede planning hebben de meeste activiteiten goede bezoekersaantallen gehad. Bij de vergaderingen van de Competencie was de bestuursverantwoordelijke constant aanwezig. Activiteiten van de Competencie zijn niet altijd activiteiten die in één keer interesse opwekken bij leden, de bestuursverantwoordelijke moet er daarom op toezien dat er zo veel mogelijk gepromoot. Daarnaast liep deze commissie een tijd een niet goed, en moest er binnen deze nieuwe commissie op worden toegezien dat de commissie genoeg nieuwe activiteiten organiseerde. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om het aantal commissieleden van acht stabiel te houden. Het werkveld van een Communicatiewetenschapper is heel breed en er is dan ook veel input gewenst, zodat de verschillende aspecten van het werkveld aan bod komen, wanneer de commissieleden activiteiten bedenken. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 haar opvolging ook aan om commissieshirts voor de Competencie te begroten; deze kunnen worden ingezet om de activiteiten van de commissie te promoten en het geeft een professionele uitstraling.
41
3.1.3 CWaccie Het afgelopen half jaar heeft de CWaccie zichzelf weer neergezet als een stabiele commissie. De CWaccie kan, met de huidige samenstelling van commissieleden, goed functioneren zonder de constante aanwezigheid van een bestuursverantwoordelijke en het aantal commissieleden is constant gebleven. Afgelopen half jaar zijn er weer verschillende activiteiten georganiseerd, waaronder een kroegentocht, laserquesten en een aantal feesten in de Aspen Valley. Ook nu blijkt weer dat de CWaccie vaak winst maakt op haar feesten, hierdoor is de CWaccie in staat om grotere activiteiten te organiseren. Doordat de CWaccie bij deze activiteiten meer geld inlegt als commissie, blijven de activiteiten betaalbaar voor de leden van S.v. Communiqué. Ieder jaar organiseert de CWaccie een aantal feesten per jaar in de Aspen Valley. Dit kalenderjaar volgen de feesten elkaar snel op. Dit komt doordat de agenda van de Aspen Valley al erg vol stond toen de Commissaris Externe Betrekkingen een afspraak had om data voor de feesten te prikken. Zoals eerder vermeld is, heeft de CWaccie het afgelopen jaar vaak vergaderd zonder de constante aanwezigheid van een bestuursverantwoordelijke. Dit heeft het afgelopen jaar geen problemen opgeleverd omdat deze commissie - in de huidige samenstelling - haar activiteiten zelfstandig kan organiseren. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om eerder contact op te nemen met de Aspen Valley om data vast te leggen voor de feesten. Hierdoor zijn er meer data beschikbaar in de agenda van de Aspen Valley en zouden de feesten niet zo snel op elkaar volgen. Verder raadt het Bestuur 2011 aan om de werkwijze binnen de CWaccie te hanteren. 3.1.4 Eerstejaarscie In augustus tijdens de commissiemarkt konden eerstejaarsstudenten zich opgeven voor de Eerstejaarscie. Aan de hand van een inschrijflijst tijdens de commissiemarkt en motivatiebrieven is de commissie gevormd zoals deze nu is. De commissie bestaat uit negen leden. In november heeft de Eerstejaarscie haar eerste activiteit georganiseerd. Dit was traditiegetrouw pizza eten en bowlen. De opkomst was redelijk hoog, er waren ongeveer 30 studenten mee. Afgelopen december heeft er een tweede activiteit plaatsgevonden, waarbij er gezwommen is in het Aquadrome. Deze activiteit werd door de bestuursverantwoordelijke niet aangeraden, omdat het geen uitdagende activiteit is, zowel voor de commissie als voor de deelnemers. Deze activiteit heeft weinig eerstejaars getrokken en kan gezien worden als leermoment voor de commissie. Nu is er een poll geplaatst met 3 activiteiten. Hieruit kunnen de eerstejaarsstudenten kiezen welke activiteit ze het liefst willen. De activiteit met de meeste stemmen zal gekozen worden. Verder heeft de Eerstejaarscie besloten weer een feest te organiseren samen met W.S.G. Isaac Newton en Dimensie. Twee commissieleden zijn vanaf begin december bezig met het vergaderen en organiseren van dit feest, dat in maart zal plaatsvinden. De Eerstejaarscie heeft dit jaar vergaderd met de vaste aanwezigheid van de bestuursverantwoordelijke. Dit is gedaan omdat de eerstejaarsstudenten allemaal nieuw op de Universiteit Twente en bij S.v. Communiqué zijn. Hierdoor is het belangrijk om deze commissie, vooral in het eerste half jaar, meer te begeleiden dan sommige andere commissies. Het Bestuur 2011 raadt dan ook aan om vergaderingen van deze commissie altijd bij te wonen. 42
Advies: Het Bestuur 2011 adviseert om de commissie weer te vormen met behulp van de handleiding voor het vullen van commissies. Ook is het van belang om de huidige commissieleden aan het eind van het collegejaar te benaderen voor andere commissies, zodat ze actief blijven. 3.1.5 Graficie Het eerste half jaar was de Graficie een commissie die minder goed liep, aangezien zij eigenlijk maar één actief commissielid had. Het Bestuur 2011 heeft toen een aantal Photoshopworkshops georganiseerd voor haar leden, met als onderliggend doel commissieleden te werven. De eerste Photoshopworkshops hebben echter geen nieuwe commissieleden opgeleverd. Na de commissiemarkt in augustus is er verandering gekomen in de samenstelling van de Graficie. Sindsdien is de commissie weer gevuld en telt deze veertien leden. Het Bestuur 2011 heeft besloten om iedereen die geïnteresseerd was in de Graficie toe te laten tot de commissie. Uit voorafgaande jaren kwam steeds naar voren dat er binnen de Graficie altijd een paar zeer actieve leden zijn en een aantal leden dat zelden postersaanvragen aanneemt. Daarom is iedereen in eerste instantie toegelaten tot de Graficie, om er voor te zorgen dat de posteraanvragen überhaupt aangenomen worden. Daarnaast telt de commissie een groot aantal leden, maar is de kennis van Photoshop binnen de commissie erg verdeeld. Er is dan ook binnen de commissie een inventarisatie gemaakt van wie er veel/weinig/geen Photoshop ervaring heeft, zodat commissieleden elkaar kunnen helpen bij het maken van een poster. Ook in oktober zijn er weer Photoshopworkshops georganiseerd waar alle commissieleden van de Graficie voor waren uitgenodigd. Andere commissies van S.v. Communiqué zijn op de hoogte gebracht van het feit dat de Graficie weer gevuld en actief is, en kunnen voortaan weer hun posteraanvragen naar de Graficie sturen met de garantie dat de posters ook gemaakt worden. Daarnaast heeft de Graficie een Facebookgroep opgericht waarin zij de binnengekomen posteraanvragen op zetten en verdelen. Dit blijkt een effectieve manier voor het verdelen van posteraanvragen te zijn. De Graficie was het afgelopen jaar ook een van die commissies, waarbij de bestuursverantwoordelijke niet continu aanwezig zou zijn. Afgelopen jaar heeft er één vergadering plaatsgevonden om de commissie aan het begin van het collegejaar op te starten en afspraken te maken, hier was de bestuursverantwoordelijke ook bij aanwezig. Verder contact binnen de commissie is verlopen via de Facebookgroep en via e-mail. Hierdoor is het goed mogelijk om, in het geval van een gering aantal bestuursleden, deze commissie draaiende te houden zonder veel begeleiding vanuit het bestuur. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om de verdeling van de posteraanvragen nauw in de gaten te houden. Ondanks het bestaan van de Facebookgroep bestaat er nog wel eens verwarring over de status van een posteraanvraag. Door de verdeling nauwlettend in de gaten te houden, kan de commissie snel aangesproken worden wanneer posteraanvragen niet aangenomen worden. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 aan om te gaan letten op de daadwerkelijke actieve leden binnen de commissie en de commissieleden die geen posteraanvragen aannemen. Wanneer commissieleden geen posteraanvragen aannemen, raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om hen te vragen wat de achterliggende redenen zijn in verband met het grote aantal commissieleden. In het geval van bijvoorbeeld te weinig kennis van Photoshop, kan er gedacht worden aan het 43
organiseren van Photoshopworkshops of het werken aan een poster met iemand die wel ervaring heeft met Photoshop. Wanneer er gebrek is aan motivatie, moet er gekeken worden of het commissielid haar werkzaamheden voor de Graficie nog voort wil zetten. 3.1.6 ICTcie De ICTcie bestaat momenteel uit de Secretaris en één lid. Dit lid helpt nu wel wanneer het Bestuur 2011 tegen problemen aanloopt met bijvoorbeeld de website, maar hij heeft ook aangegeven in de toekomst liever geen werk meer voor de commissie te willen verrichten. De ICTcie is geen commissie die regelmatig vergadert, maar wordt alleen ingezet wanneer nodig. Dit is het afgelopen jaar ook gebeurd. De ICTcie kan dus beter als een ondersteunende commissie worden gezien, die geen begeleiding nodig heeft maar juist problemen oplost. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om extra leden te zoeken voor de ICTcie, zodat wanneer er een uitvalt of een periode minder tijd heeft, een ander commissielid kan worden ingeschakeld. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om het streefaantal van de commissie op twee commissieleden te houden. 3.1.7 Impuls In het eerste half jaar stonden er regelmatig vacatures open voor de redactie en de lay-out van de Impuls. Er waren te weinig commissieleden om de deadlines te halen, hierdoor kwam het blad enkele keren later uit dan gepland. Bovendien waren deze qua inhoud en lay-out niet zoals gewenst. Om deze reden heeft er een gesprek plaatsgevonden met de voorzitter van de Impuls. Uit dit gesprek zijn er nieuwe ideeën over de werkwijze van de Impuls bedacht. Het Bestuur 2011 vond dat de Impuls een professionelere uitstraling en inhoud moest krijgen. Om deze reden is onder andere de lay-out van de Impuls afgelopen half jaar veranderd. Ook zijn er nieuwe rubrieken gekomen en proberen de commissieleden betere bronnen te raadplegen. Er is besloten om in plaats van één keer in de twee weken, elke week te vergaderen om goed op de hoogte te blijven van de vorderingen. Daarnaast wordt er elke keer voordat het blad uitkomt een zogenaamde ‘afmaakavond’ gepland. Op deze avond worden de laatste handelingen aan het blad verricht. Hoewel het beter verloopt, gaat dit nog steeds niet naar behoren. Tijdens deze ‘afmaakavond’ kwam het vaak voor dat leden nog niet klaar waren met hun werkzaamheden voor de commissie, wat wel de bedoeling was. Daarom heeft er in januari weer een gesprek plaatsgevonden met de voorzitter van de commissie, de bestuursverantwoordelijke en de opvolger uit het Bestuur 2012. Hieruit is besloten om de commissieleden vaker erop te wijzen dat de deadline nadert, ook ruim voor de deadline. Hoewel dit nog niet geheel als gewenst verloopt, komt de Impuls voortaan redelijk volgens planning uit. Tijdens de commissiemarkt in augustus waren er acht nieuwe studenten die aangaven interesse te hebben in de Impuls. De commissie was hierna dan ook helemaal gevuld, maar na een paar weken hebben drie van hen besloten hun werkzaamheden voor de commissie stop te zetten. Ze gaven aan dat de samenstelling van de commissie niet aan hun verwachtingen voldeed, andere leden hadden er te weinig tijd voor. Omdat de commissie niet gevuld was gedurende het gehele jaar, heeft het Bestuur 2011 besloten om af en toe zelf stukken aan te leveren en hiermee de commissie te helpen. Op het moment van schrijven is de commissie wel gevuld. Er zijn de afgelopen weken namelijk 44
aanmeldingen gekomen van mensen die lid wilden worden, waardoor er geen vacatures meer zijn voor deze commissie. De Impuls is een commissie waarbij de bestuursverantwoordelijke altijd bij de vergaderingen aanwezig was. Dat bleek afgelopen jaar erg gewenst, aangezien er strakke deadlines staan. Met de huidige samenstelling van de commissie adviseert het Bestuur 2011 om elke vergadering bij te wonen en de commissie goed te begeleiden. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 de deadlines van de Impuls goed in de gaten te houden en voort te zetten. Zelf stukken aanleveren raadt het Bestuur 2011 af, omdat er nu genoeg leden in de commissie zitten om dit zelf te doen. De afmaakavond wordt ook afgeraden aangezien deze niet de gewenste functie heeft. Wel moet er nagedacht worden over een nieuwe manier om te zorgen dat de deadline gehaald blijft worden. 3.1.8 PreMaCie De PreMaCie kent momenteel acht nieuwe pre-master studenten. Zij hebben sinds de aanvang van het nieuwe collegejaar drie activiteiten georganiseerd voor de (pre)-masters. Alle activiteiten zijn erg druk bezocht en momenteel is de commissie bezig met het organiseren van een vierde activiteit. Tevens is de commissie al druk bezig met de organisatie van de (pre-)masterintroductie, welke eind januari plaatsvindt. Ook is er al een begin gemaakt aan de organisatie van het jaarlijkse PreMaCiePop. De eerste bands zijn vastgelegd en er wordt al gekeken naar de mogelijkheden van licht en geluid. De bestuursverantwoordelijke van deze commissie heeft, vanaf het oprichten van deze nieuwe commissie, geprobeerd iedere vergadering bij te wonen. Dit omdat de commissie in het begin veel ondersteuning nodig heeft. De studenten zijn op dat moment nog niet lang actief bij S.v. Communiqué, waardoor nog veel onbekend is en zij enige sturing nodig hebben. Advies: Het Bestuur 2011 wil het Bestuur 2012 meegeven dat het belangrijk is om alle vergaderingen bij te wonen, wanneer een nieuwe PreMaCie is opgericht. Verder zijn er momenten waarbij verschillende evenementen elkaar snel naderen, zoals de MIK en PreMaCiePop. Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om enkele commissieleden het ene evenement te laten organiseren, en de andere leden het andere evenement. Tijdens de vergaderingen is het verstandig om wel beide activiteiten te bespreken, zodat de gehele commissie op de hoogte is van de gang van zaken. 3.1.9 SOCOM Het eerste half jaar hing de frequentie van de vergaderingen van het SOCOM af van het aantal binnengekomen klachten. De leden van de commissie gaven echter aan liever elke maand te vergaderen, wat nu ook is ingevoerd. Ook is er voor gekozen om een jaarlaag niet meer door twee studenten te laten vertegenwoordigen, maar door drie. Het kwam namelijk geregeld voor dat er niemand van een bepaalde jaarlaag aanwezig was. Om dit te voorkomen heeft het Bestuur 2011 het aantal verhoogd naar drie, wat erg goed lijkt te werken, aangezien er nu altijd iemand van elke jaarlaag aanwezig is. Het SOCOM heeft dit jaar vergaderd over de binnengekomen klachten, ook heeft de commissie zelf veel input geleverd over het onderwijs aan de hand van hun eigen 45
bevindingen. Wanneer een klacht besproken is tijdens het SOCOM wordt hierover een bericht geplaatst in de nieuwsmail en wordt de desbetreffende student op de hoogte gebracht. Tijdens de laatste vergadering is er bedacht om een pagina op de website te plaatsen waarop onderwijsgerelateerde stukken komen te staan. Dit is vooral bedoeld voor vernieuwingen in het onderwijs en besproken klachten, zodat niet alleen studenten die een klacht hebben ingediend zien wat er met hun klacht gebeurt, maar dit openbaar is voor iedereen. Op het moment van schrijven zijn de voorbereidingen voor de Decentrale Onderwijsprijs (DOP) nog niet begonnen. Dit zal besproken worden in de eerstvolgende SOCOM vergadering. De DOP zal dit jaar voor 1 maart plaatsvinden. Het SOCOM is een overleg waarbij de bestuursverantwoordelijke altijd aanwezig is. Dit is gewenst en het is niet realiseerbaar om dit anders te doen. De bestuursverantwoordelijke was het afgelopen jaar namelijk de voorzitter van de commissie en diegene die de klachten inbrengt en afhandelt. Deze gang van zaken is wenselijk en dus raadt het Bestuur 2011 volgende besturen aan om dit op deze manier voort te laten zetten. Advies: Het afgelopen half jaar is het erg nuttig gebleken om in plaats van afhankelijk van de binnengekomen klachten elke maand te vergaderen. Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 dan ook aan om dit voort te zetten. Ook adviseert het Bestuur 2011 om deze pagina op de website van S.v. Communiqué aan te maken en bij te houden. 3.1.10 Sponsorcie In het eerste half jaar stond deze commissie op een laag pitje. Dit doordat de Commissaris Externe Betrekkingen hier niet voldoende aandacht aan heeft besteed. Het tweede half jaar heeft de Commissaris Externe Betrekkingen een betere verdeling tussen haar functies gemaakt en daardoor ook meer tijd in de Sponsorcie gestopt. Dit door vaker te vergaderen, lijsten op te stellen met gegevens van bedrijven en belmomenten in te lassen. Er kan gesteld worden dat de Sponsorcie de tweede helft van het jaar goed functioneerde, dit doordat de commissie werk uit handen heeft genomen van de Commissaris Externe Betrekkingen en een nieuwe sponsor heeft binnengehaald. De commissie heeft geen project opgezet, aangezien hiermee minder geld wordt binnengehaald en de kans op verlies aanwezig is. Zo heeft de Sponsorcie in 2010 sponsoren benaderd om te adverteren in een kalender, en is deze kalender daarna in de verkoop gegaan. Dit project heeft uiteindelijk enkel geld gekost, terwijl de Sponsorcie als doel heeft geld binnen te halen. Bij het opstellen van een nieuw project in 2011, bleken de risico’s iedere keer aanwezig te zijn. Hierdoor is besloten dat de Sponsorcie de Commissaris Externe Betrekkingen ondersteunt met haar bezigheden en dat de commissie zich niet meer richt op een project. De Sponsorcie heeft zich daardoor enkel bezig gehouden met het zoeken naar bedrijven en deze bedrijven benaderen voor algemene sponsoring. De Sponsorcie legt het contact met bedrijven aan de hand van de bellijst. Wanneer er interesse wordt getoond en de juiste contactpersoon is gevonden, neemt de Commissaris Externe Betrekkingen het verdere contact over om een samenwerkingscontract samen te stellen en af te sluiten. Ook heeft de Commissaris Externe Betrekkingen zo overzicht over de benaderde bedrijven en
46
de interesse die zij hebben voor een eventuele samenwerking met S.v. Communiqué. Dit is een efficiënte werkwijze. De bestuursverantwoordelijke heeft dit jaar iedere vergadering met de Sponsorcie bijgewoond. De Sponsorcie neemt werkt van de Commissaris Externe Betrekkingen uit handen. Dit houdt in dat de Commissaris Externe Betrekkingen de taken van de Sponsorcie moet coördineren. Tevens wordt er zo door de bestuurverantwoordelijke controle gehouden of de gemaakte afspraken ook worden nageleefd. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om de vergaderingen met de Sponsorcie vanaf het begin van het jaar goed aan te pakken, namelijk één keer in de twee weken. Ook adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om een duidelijk plan voor het gehele jaar op te stellen, zodat het voor de commissie ook duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 af om een project op te starten, aangezien dit veel risico’s met zich meebrengt en de commissie beter ingezet kan worden om de Commissarissen Externe Betrekkingen te ondersteunen bij haar bezigheden.
3.2 Projectcommissies 3.2.1 Almanakcie Sinds september 2011 is er een enthousiaste commissie aan het werk om een almanak te maken. Dit om een weergave te geven van de vereniging gedurende het afgelopen jaar. Het Bestuur 2011 wilde samen met de commissie een iets andere invulling geven aan de almanak en een vormgever inschakelen om een mooie lay-out te krijgen. Hierover waren helaas niet alle leden het eens, waardoor de oorspronkelijke ideeën van de commissie moesten worden verhelderd of aangepast. De almanakcommissie wilde graag de input van actieve leden in de almanak verwerken. De commissie en het Bestuur 2011 waren van mening dat de almanak zo een betere weerspiegeling van de vereniging zou zijn. Hierover ontstond - zo bleek uit een gesprek - een misinterpretatie bij de leden; er werd gedacht dat de almanak alleen voor actieve leden zou worden gemaakt. Dit is echter nooit de bedoeling geweest, de almanak zal voor alle leden beschikbaar zijn. Daarnaast had de almanakcommissie het idee om een smoelenboek uit de almanak weg te laten. De commissie zag hiervan de toegevoegde waarde niet in en dacht dat deze extra pagina’s beter op een andere manier konden worden gevuld. Na het bovengenoemde gesprek en een gesprek met de RvA is echter door het Bestuur 2011 besloten om toch een smoelenboek in de almanak te plaatsen, in ieder geval totdat er een platform op de website van S.v. Communiqué geplaatst is, waar een online versie van een smoelenboek te vinden is. Dergelijke informatie moet beschikbaar zijn voor de leden van S.v. Communiqué. Ten derde was de commissie van plan om een vormgever in te schakelen die de lay-out van de almanak kon maken. Er was budget over van de vorige almanak, welke volgens de commissie kon worden gebruikt voor een mooie vormgeving. Daarbij kwam dat er in eerste instantie geen lid van S.v. Communiqué kon worden gevonden die bereid was de almanak vorm te geven. Het inschakelen 47
van een vormgever leek op dit moment de beste oplossing. Na een gesprek met de RvA is echter besloten dat het geld dat anders in een vormgever zou worden gestoken, beter in bijvoorbeeld meer kleurenpagina’s kon worden geïnvesteerd. Daarom is het Bestuur 2011 verder op zoek gegaan naar iemand binnen S.v. Communiqué die de almanak kon vormgeven. Deze persoon is snel gevonden, waardoor de almanak geen vertraging heeft opgelopen. Als alles verloopt volgens planning, kan de almanak tijdens de maandelijkse borrel van mei worden gepresenteerd. Bij de vergaderingen van de almanakcommissie is in het afgelopen jaar de bestuursverantwoordelijke altijd aanwezig geweest. Bij deze commissie is dat handig omdat een almanak een weerspiegeling is van het jaar van de vereniging. Er moet daarom worden toegezien op het feit dat de almanak uiteindelijk de weerspiegeling is die het bestuur ook herkent. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om meteen in mei met een nieuwe almanakcommissie van start te gaan. Dit betekent dat er het beste na de wissel meteen op zoek gegaan kan worden naar een nieuwe almanakcommissie. Op deze manier kan de almanak aan het einde van haar eigen bestuursjaar uitkomen. Daarnaast adviseert het Bestuur 2011 ook om iemand te zoeken die een inlogsysteem kan maken op de website, zodat het smoelenboek voortaan niet meer in de almanak hoeft te worden geplaatst. Een smoelenboek op de website straalt professionaliteit uit en is makkelijker te raadplegen dan een smoelenboek in de almanak. 3.2.2 CWic-In Ieder jaar wordt er een opleidingsintroductie georganiseerd door de CWic-In. Zij zorgen ervoor dat de doegroepenmarkt georganiseerd wordt en dat het kamp een leuke invulling krijgt. Deze keer verliep het organiseren hiervan niet meteen erg soepel. Bij het opstarten van de CWic-In bleek dat vooral vrouwelijke leden geïnteresseerd waren om deel te nemen aan deze commissie. Het Bestuur 2011 zag echter liever een gemengde commissie, zodat de commissie een betere weergave zou zijn van de Communicatiewetenschapstudenten. Na enige tijd zijn er ook mannelijke leden gevonden voor deze commissie en konden de vergaderingen van start gaan. Ook het organiseren van het opleidingskamp en de doegroepenmarkt liep in het begin wat stroef. De zaken die hiervoor geregeld moeten worden, zijn in principe niet veel werk, maar moeten wel op tijd en goed gebeuren. De commissie liet met het uitvoeren van actiepunten soms erg lang op zich wachten, waardoor de bestuursverantwoordelijke van deze commissie regelmatig moest ingrijpen. Dit zorgde echter wel voor resultaat. Uiteindelijk is de doegroepenmarkt vanuit de CWic-In vlekkeloos verlopen en ook op het kamp verliep alles naar behoren. Voor de komende CWic-In is er een zeer uitgebreid draaiboek gemaakt, zodat de commissie meteen op de hoogte is van al haar actiepunten en sneller actie kan ondernemen. Tevens is dit draaiboek zeer nuttig voor de bestuursverantwoordelijke en de voorzitter van de commissie om alles te controleren. Daarnaast is ook de accommodatie de Burinkshof weer vastgelegd voor het komende jaar.
48
Het is bij deze commissie van belang dat er veel ondersteuning wordt geboden vanuit het bestuur. Niet alleen om te controleren of alle actiepunten uitgevoerd worden, maar ook omdat de bestuursverantwoordelijke het contact met de opleiding en de Kick-In commissie onderhoudt. De constante aanwezigheid van een bestuursverantwoordelijke is dan ook zeer aan te raden. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om de Cwic-In commissie op een andere manier op te zetten; een kleiner aantal commissieleden en een aantal ‘activisten’ die enkel deelnemen aan het kamp. Op deze wijze kan de commissie effectiever en efficiënter te werk gaan en ontstaat er meer structuur binnen de commissie. 3.2.3 Galacie Net als voorgaande jaren heeft er in samenwerking met studievereniging ConcepT een pre-gala activiteit en een gala plaatsgevonden. De pre-gala activiteit - in de vorm van een high tea - trok minder bezoekers dan gehoopt. Tevens was er tijdens de high tea de mogelijkheid om een rokkostuum aan te schaffen en deze optie is dan ook door een aantal leden benut. Op 24 november 2011 vond het gala plaats in ‘t Bölke met het thema: Rock ‘n Royal. Het gala trok maar liefst 291 bezoekers en er zijn veel positieve reacties binnen gekomen bij de commissie en het bestuur over de band en de locatie. Het Bestuur 2010 had geadviseerd om een andere fotograaf te zoeken, en dit advies is opgevolgd. Ook deze fotograaf bleek echter geen groot succes te zijn, aangezien hij zijn werkzaamheden al vroeg op de avond stop gezet had. De fotograaf kon ook pas laat beginnen met het maken van foto’s, doordat de foto’s gemaakt werden voor de ingang van ’t Bölke. Er moest dus gewacht worden tot alle gasten gearriveerd waren. Tijdens de inspraakpauze in januari kwam er dan ook naar voren dat alle aanwezigen graag een andere fotograaf zouden zien op het volgende gala. Doordat het gala zo goed bezocht is, bleef er een deel van het budget over. Het Bestuur 2011 heeft samen met het bestuur van ConcepT en de galacommissie besloten om alle foto’s op te kopen. Dit had als resultaat dat alle bezoekers van het gala toegang hebben tot de foto’s en deze kunnen gebruiken zonder er extra voor te betalen. Het overige deel vloeit terug naar de twee studieverenigingen. In eerste instantie was de Galacie een commissie waarbij de bestuursverantwoordelijke niet alle vergaderingen hoefde bij te wonen, aangezien er ook een bestuursverantwoordelijke vanuit ConcepT aanwezig zou zijn. De bestuursverantwoordelijke heeft echter ondervonden dat het toch gewenst is bij alle vergaderingen aanwezig te zijn, vooral omdat hier samengewerkt wordt met een andere studievereniging. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om voor het komende gala op zoek te gaan naar een andere fotograaf. Het is daarbij van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken over het aantal uren dat de fotograaf werkt. Ook moet er binnen de locatie een geschikte plek gezocht worden voor het maken van foto’s. Daarnaast raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om in overleg met het bestuur van ConcepT na te gaan of een pre-gala activiteit meerwaarde heeft.
49
3.2.4 Scavengerhuntcie In maart is het Bestuur 2011 begonnen met het zoeken van nieuwe leden voor de commissie, waarna de vergaderingen bijna gelijk van start zijn gegaan. De Scavenger Hunt vond dit jaar plaats op 9 juni. Het evenement was uitgebreid gepromoot door middel van een eigen website, Twitter en een Facebookpagina. De omvangrijke promotie zorgde ervoor dat ook veel studenten van andere verenigingen meededen aan de Scavenger hunt; er waren negentien teams en in totaal meer dan 100 deelnemers. Daarna heeft er in oktober een prijsuitreiking plaatsgevonden. Hier werd de compilatie van dit evenement gepresenteerd en uitgedeeld aan de deelnemers. De commissie is inmiddels al een tijd afgerond. De Scavengerhuntcie was het afgelopen jaar een van de commissies, waarbij de bestuursverantwoordelijke niet continu aanwezig zou zijn. De eerste weken is er wel vergaderd met de bestuursverantwoordelijke en daarna vrij weinig. Dit was goed mogelijk door de samenstelling van de commissie. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om in maart weer te beginnen met het opzetten van de commissie. Dit geeft namelijk voldoende tijd om het evenement te organiseren. Er is door de commissie een uitgebreid document opgesteld met alle bevindingen van vorig jaar. Het Bestuur 2011 raadt aan deze door te nemen wanneer er een commissie gevormd is. 3.2.5 Studiereiscommissie Het Bestuur 2011 is begonnen met de zoektocht naar een nieuwe studiereiscommissie door middel van de commissiemarkt in maart, door mensen persoonlijk te benaderen en door gebruik te maken van posters en flyers. Dit leverde in eerste instantie drie geïnteresseerden op. Zij zijn er vanaf het begin af aan al op gewezen dat de studiereiscommissie een erg zware commissie is, maar naar enige tijd besefte ze alle drie dat ze geen langstudeerdersboete wilde riskeren en hebben ze zich alle drie teruggetrokken wegens de zware belasting van de studiereiscommissie en de relatie daarvan met hun studieplanning en nevenactiviteiten. Net nadat het Bestuur 2011 begonnen was met de zoektocht naar een nieuwe studiereiscommissie, nam Menno de Jong contact op met het Bestuur 2011. Hij gaf aan dat hij graag zou zien dat China de reisbestemming werd en dat hij daar al wel een aantal contacten had. Ook zou er een grote opdracht klaar liggen die een aanzienlijk deel van de studiereis zou kunnen financieren, namelijk de opdracht voor gemeente Nieuwegein. Om het vormen van de commissie een handje te helpen en vanwege de grote opdracht die klaar lag, heeft de opleiding een bijeenkomst georganiseerd ter informatie en inventarisatie van de geïnteresseerden in de studiereis, de opdracht en de commissie. Niet alle informatie die hier verteld werd, klopte. Er werden uitspraken gedaan over zaken betreft de deelnemersbijdrage, de financiën van de reis en de vergrote kans om mee op reis te gaan als leden al begonnen met de contract research opdracht die al klaar lag. Deze uitspraken konden echter (nog) niet gedaan worden en zijn ook aan de commissie om te bepalen, aangezien zij zich ook aan een aantal regels moet houden. Het beeld van een studiereis van de opleiding en die van het Bestuur 2011 kwamen niet geheel overeen, waardoor het van start gaan met de commissie nog wat langer op zich liet wachten. Aangezien de 50
opleiding ook betrokken is bij de studiereis, was het van groot belang dat deze beelden overeenkwamen voordat de studiereiscommissie van start kon gaan met de daadwerkelijke organisatie. Naar aanleiding van bovenstaande bijeenkomst, heeft de Voorzitter, als bestuursverantwoordelijke van deze commissie, contact opgenomen met de geïnteresseerden en met succes. Voor de zomervakantie bestond de commissie uit vijf leden. Na de zomervakantie zijn daar nog twee commissieleden bijgekomen die samen de taak van Commissaris Externe Betrekkingen op zich hebben genomen. Ook de deelnemers van de studiereis zijn ondertussen bekend en er hebben al een aantal deelnemersbijeenkomsten plaatsgevonden. De studiereis zal plaatsvinden van 1 juli tot 24 juli 2012 en er zullen daarbij 18 deelnemers, 7 commissieleden en 2 mensen van de opleiding mee gaan. Tijdens de reis zullen de volgende steden worden aangedaan: Beijing, Shanghai en Xi’an. Alle deelnemers zullen voor het onderzoek dat zij doen tijdens de studiereis, een vak moeten volgen dat wordt opgezet door de studiereiscommissie. De grote lijnen voor de colleges staan ondertussen al vast en deelnemers kunnen zich al inschrijven op Blackboard. De colleges zullen gegeven worden door Prof. Dr. David Pinto en betreffen verschillende onderwerpen die terug komen in het thema van de studiereis; interculturele communicatie. Op dit moment is de commissie nog druk bezig met het binnen halen van het benodigde contract research. Over de opdracht in Nieuwegein is er geen nieuwe informatie, maar Menno de Jong gaat er van uit dat dit onderzoek plaats zal gaan vinden en anders wordt er vanuit de opleiding gezocht naar een nieuwe opdracht van deze omvang. Verder is de commissie momenteel bezig met het maken van het reisprogramma en het plannen van de bedrijfsbezoeken in China. Ook bij de studiereiscommissie is het van belang om als bestuursverantwoordelijke aanwezig te zijn bij de vergaderingen. De bestuursleden van S.v. Communiqué staan ook ingeschreven als het bestuur van stichting Commplus, de stichting die de studiereis organiseert, en zijn dus eindverantwoordelijk. Daarom is het belangrijk dat het gehele Bestuur op de hoogte is van de voortgang van de studiereis. Daarnaast wordt er tijdens het organiseren van de studiereis veel contact onderhouden met de opleiding en de bestuursverantwoordelijke kan daarin een goede rol spelen. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om te wachten met het opzetten van een volgende studiereis, totdat de huidige studiereiscommissie in haar afrondende fase zit. Wanneer het zover is dat er een nieuwe studiereis wordt opgezet, raadt het Bestuur 2011 aan om goed na te denken over de bestemming van de studiereis. Tijdens de inspraakpauze in januari is er gebleken dat vooral de bestemming een rol speelt bij deelname aan de studiereis, het thema van de studiereis speelt daar een kleinere rol in. Wanneer het Bestuur 2012 op zoek gaat naar commissieleden, raadt het Bestuur 2011 haar aan om te kijken of er mogelijkheden zijn voor het toekennen van studiepunten aan de commissieleden. Dit zou een wijze kunnen zijn waarop de studiereiscommissie aantrekkelijker wordt, vooral nu er flink bezuinigd wordt op de financiële compensatie van studievertraging.
51
3.2.6 Symposiumcommissie Sinds mei 2011 is er een nieuwe symposiumcommissie aan het werk gegaan voor het organiseren van een symposium. In het halfjaarverslag was nog sprake van een symposium dat zou plaatsvinden op 14 december 2011. Dit was echter een te ambitieuze planning, daarom is het symposium verzet naar 15 februari 2012. Er hebben sinds september twee commissieleden de commissie verlaten. Deze openstaande vacatures konden snel worden opgevuld, waardoor de werkzaamheden zonder vertraging konden worden voortgezet. Het thema van het symposium luidt “Hoe Krijg Ik Wat Ik Wil Sociale beïnvloeding door communicatie”. Er zullen drie lezingen plaatsvinden en deelnemers kunnen kiezen uit zeven workshops. Op het moment van schrijven is de inschrijving net een week geopend, en het lijkt erop alsof deze soepel gaat verlopen. Het afgelopen jaar is de bestuursverantwoordelijke van de symposiumcommissie continu bij de vergaderingen aanwezig geweest. Bij de vergaderingen van de symposiumcommissie is vaak terugkoppeling nodig vanuit de verschillende bestuursleden; de bestuursverantwoordelijke kon deze terugkoppeling verwezenlijken. Zo moeten er vaak contracten worden getekend door de Voorzitter en de Penningmeester, moet de Penningmeester in de gaten houden of het geld van de sponsoren al binnen is en of de contracten al verstuurd zijn. Daarnaast is er veel contact met de opleiding, bijvoorbeeld over het rooster en over de subsidie van de opleiding, wat handig is om via de Commissaris Onderwijszaken te laten verlopen. Advies: Het Bestuur 2011 raadt aan haar opvolging aan om na het plaatsvinden van het symposium meteen te beginnen met het vormen van een nieuwe commissie. Dan kan het symposium van het Bestuur 2012 in het eigen bestuursjaar plaatsvinden.
52
4. Overlegorganen 4.1 Externe Betrekkingen Overleg Het Externe Betrekkingen overleg is een maandelijks overleg waar alle Commissarissen Externe Betrekkingen bijeen komen en functie gerelateerde zaken bespreken. Het eerste half jaar is er bij dit overleg een contract gesloten met alle studieverenigingen en Twente Werkt. Dit is een nieuwe organisatie en zij wil graag studenten in contact brengen met bedrijven en andersom. Voor ieder contact dat wordt gelegd tussen een lid van een studievereniging en een bedrijf, krijgt de studievereniging een klein bedrag. Het ‘leggen van contacten’ houdt hier in dat een werknemer van een bedrijf studenten benadert via Twente Werkt. Een student heeft in zijn/haar profiel staan bij welke studievereniging hij/zij hoort, waardoor er een link wordt gelegd met de studievereniging en ontvangt S.v. Communiqué een klein bedrag. De website van Twente Werkt is in december online gegaan en het is nog niet bekend hoe dit precies gaat lopen. Gedurende afgelopen bestuursjaar is er ook aandacht geschonken aan Meetingpoint Twente. Dit is eveneens een platform waar studenten en bedrijven elkaar kunnen vinden. Twee studenten zijn dit platform aan het opzetten, maar dit platform is momenteel nog niet online. Doordat dit project afhankelijk is van verschillend externe partijen, waaronder de gemeente Enschede en deelnemende bedrijven, is het onbekend wanneer dit platform online gaat. Wel wordt er vaak tijdens het Externe Betrekkingen Overleg een update gegeven over de voortgang van dit project. Momenteel wordt er gekeken naar het afsluiten van een gezamenlijk koffiecontract, om hierdoor meer korting te krijgen. Verschillende offertes zijn al aangevraagd, er moet enkel nog een keuze worden gemaakt tussen drie verschillende koffieleveranciers en er moet worden gekeken of iedere vereniging hiermee akkoord gaat. Dit gezamenlijk contract kan waarschijnlijk ook voordelen opleveren voor S.v. Communiqué. Tevens wordt er momenteel gekeken of het mogelijk is om een contract af te sluiten met een drukker, welke de periodiek van iedere vereniging gaat drukken. Dit is echter erg lastig, aangezien iedere vereniging andere eisen aan haar periodiek heeft. Om het contract voordelig te krijgen, moeten de eisen voor de periodiek bij iedere vereniging gelijk zijn. De mogelijkheden hiervoor worden op dit moment bekeken. In eerste instantie heeft het Bestuur 2011 geen interesse in een dergelijk contract, aangezien het contact met de huidige drukker zeer goed bevalt. Advies: Het advies aan het Bestuur 2012 is om het maandelijkse EB-overleg te blijven bezoeken, omdat dit een goed moment is om te kijken naar gezamenlijke contracten. Daarnaast is het een goed moment om ervaringen uit te wisselen en om te kijken hoe andere (vergelijkbare) verenigingen contact legt en onderhoudt met bedrijven.
4.2 Kasco De Kasco is dit jaar vier keer bijeen gekomen. Dit om de Penningmeester te controleren op haar werk en om de verslagen voor de ALV’s te controleren. Voor iedere ALV heeft de Kasco samen met de Penningmeester een overzicht van de boekhouding doorlopen. Tevens heeft de Penningmeester de hulp van de Kasco ingeschakeld bij het opstellen van de halfjaarlijkse balans en begroting. 53
Momenteel bestaat de Kasco nog steeds uit twee leden en zij hebben aangegeven het werk ook met twee personen te kunnen verrichten. Echter zijn zij niet bekend met het boekhoudprogramma Informer. Dit houdt in dat zij enkel de adviserende en controlerende functie kunnen uitoefenen, maar geen hulp kunnen bieden wanneer de Penningmeester dit nodig heeft bij het gebruik van Informer. Sommige andere verenigingen gebruiken echter ook het boekhoudprogramma Informer en zijn ook bereidt hulp te bieden wanneer dit nodig blijkt. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om gebruik te blijven maken van de hulp die de Kasco aanbiedt. Het is verstandig om voor iedere ALV een (of meerdere) bijeenkomst(en) te plannen, de Penningmeester heeft het daarnaast ook als nuttig ervaren om meerdere vergaderingen met de Kasco te plannen. Dit zodat meer controle is en de Kasco goed op de hoogte blijft van de gang van zaken.
4.3 Opleidingscommissie (OLC) De Opleidingscommissie bestaat uit een voorzitter, docent-leden, student-leden, de opleidingsdirecteur en de onderwijscoördinator. Deze commissie houdt zich bezig met de kwaliteit en de inrichting van het onderwijs en behandelt bijvoorbeeld evaluaties van vakken. Het afgelopen jaar heeft de Commissaris Onderwijszaken de vergaderingen van deze commissie bijgewoond. Deze vergaderingen zouden in principe maandelijks plaatsvinden, maar in de praktijk kwamen deze veel minder vaak voor en was de Commissaris Onderwijszaken enkele keren verhinderd. Dit jaar is er vooral vergaderd over het taalbeleid, de zelfstudie voor de visitatiecommissie, de onderwijsprogramma’s van de bachelor en master en de vakevaluaties. Tijdens deze overleggen worden stukken ingestuurd die dan besproken of gediscussieerd worden. Deze opmerkingen kunnen weer meegenomen worden in het verder uitwerken van het concept. Er is bijvoorbeeld een wijziging van de beoordeling/begeleiding Master Thesis Cs besproken en toegepast. Advies: De Commissaris Onderwijszaken raadt aan om dit overleg ook gedurende volgend jaar bij te wonen omdat het nuttig is om op de hoogte te blijven wat er op onderwijsgebied in de opleiding gebeurt. Het is belangrijk om de stukken goed te lezen voor aanvang van het overleg, het is namelijk een redelijk formeel overleg waar belangrijke beslissingen genomen worden.
4.4 Opleidingsoverleg Tijdens het opleidingsoverleg worden er bijna wekelijks allerlei zaken besproken die bij de opleiding spelen. Eén onderwerp was bijvoorbeeld de P-uitreiking. Het afgelopen jaar is de Commissaris Onderwijszaken bij zoveel mogelijk vergaderingen aanwezig geweest. Dit bijwonen is namelijk handig om op de hoogte te blijven van de belangrijke zaken binnen de opleiding. Echter zijn er ook genoeg momenten waarbij zaken besproken worden die voor de Commissaris Onderwijszaken niet relevant zijn. Wel is er input geleverd door de Commissaris Onderwijszaken. Bijvoorbeeld over de Impuls, de DOP en informatie voor commissies. Bovendien zijn zaken zoals veranderingen in het onderwijs binnen de opleiding ook interessant voor S.v. Communiqué. Advies: De Commissaris Onderwijszaken raadt het Bestuur 2012 dan ook aan het actief bijwonen van 54
deze overleggen, voort te zetten. En deze overleggen te gebruiken om zaken met de opleiding te bespreken, aangezien je dan alle personen waarmee je wilt overleggen bij elkaar hebt.
4.5 Overleg Studieverenigingen (OS) Het OS is het overkoepelende orgaan van alle studieverenigingen op de UT. Zij behartigt de belangen van de studieverenigingen en het contact tussen studieverenigingen onderling. Een keer per maand vindt er een OS ALV plaats waar er een aantal onderwerpen worden besproken. Studieverenigingen kunnen hun mening geven en samen wordt er gezocht naar de beste oplossing. Het eerste half jaar van het Bestuursjaar 2011 waren er een aantal onderwerpen waar veel aandacht aan werd besteed tijdens de vooroverleggen en de ALV’s, namelijk: het boekencontract met Broekhuis, de presentatie van alle verenigingen tijdens de informatiemarkt van de Kick-In en de opvolging van het OS bestuur (OSb). S.v. Communiqué biedt haar leden altijd boeken aan met korting. Dit gaat in samenwerking met de leverancier Broekhuis, waarmee S.v. Communiqué een gezamenlijk contract heeft met de andere studieverenigingen van de UT. Dit contract kon echter op verschillende manieren geïnterpreteerd worden, waardoor studieverenigingen dachten dat Broekhuis het contract niet juist naleefde. Broekhuis dacht daar anders over en na vele onderhandelingen waren er twee mogelijkheden. Of het contract zou onveranderd blijven, wat zou resulteren in een aflopend contract en een zoektocht naar een nieuwe leverancier, of er zou een nieuw contract opgesteld worden waarin beide partijen zich konden vinden. Het OSb heeft na vele onderhandelingen een nieuw contract opgesteld, maar daar waren niet alle verenigingen het mee eens. Unanimiteit was echter wel een voorwaarde bij dit contract. Daarom is er besloten een geheel nieuw contract op te stellen met Broekhuis, waarbij studieverenigingen zelf konden beslissen of ze er mee akkoord wilden gaan. S.v. Communiqué is akkoord gegaan met het nieuwe contract met Broekhuis omdat S.v. Communiqué middels dit contract haar leden nog steeds korting kan bieden en de goede service van Broekhuis ook erg gewaardeerd wordt. Een van de andere hoofdpunten tijdens de OS vergaderingen was de presentatie van de verenigingen tijdens de Kick-In. Ieder jaar wordt er namelijk op de eerste dag van de Kick-In een informatiemarkt georganiseerd, waarbij alle verenigingen van de UT zich presenteren. Dit keer presenteerden de studieverenigingen zich door allemaal een eigen stand te bemannen, een algemene publiekstrekker: kratstapelen, en tijdens de informatiemarkt liepen er allemaal leden in voorlichtingsshirts rond om zo een herkenbaar aanspreekpunt te vormen. Uit de evaluatie bleek dat het zeer positief was dat alle studieverenigingen aanwezig waren en dat ook de voorlichtingsshirts goed werkten. Er moet volgend jaar echter gekeken worden naar een andere locatie in overleg met de Kick-In en er moet nagedacht worden over de invulling van het budget, want een publiekstrekker levert het beoogde effect niet op. Het zoeken van opvolging voor het OSb verliep zeer moeizaam. Maar na enige tijd werd er opvolging gevonden en het bestuur is gewisseld. Het tweede halfjaar van het Bestuursjaar 2011 werd er vooral aandacht besteed aan het afstudeermaandenmodel. Zoals bekend is, wordt er flink bezuinigd op de financiële compensatie 55
voor activisme. Het budget dat er is ter compensatie van het oplopen van studievertraging door activisme, is gehalveerd en dit heeft veel invloed op de besturen en commissies van studieverenigingen. Dit betekent dat er minder afstudeermaanden beschikbaar zijn voor bestuurs- en commissieleden die studievertraging oplopen door activisme, en zij dus minder financiële compensatie zullen ontvangen voor dezelfde inspanningen. Het hele afstudeermaandenmodel, waarin staat hoe studieverenigingen gecompenseerd worden voor hun inspanningen, is veranderd en aangepast op het aantal afstudeermaanden dat beschikbaar is gesteld voor studieverenigingen. In november 2011 is het nieuwe afstudeermaandenmodel goedgekeurd en deze is ingegaan in januari 2012. Dit houdt in dat het Bestuur 2012 met dit nieuwe model zal gaan werken. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om deel te blijven nemen aan de OS ALV's. Wat betreft het nieuwe afstudeermaandenmodel, adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om zo veel mogelijk activiteiten te organiseren. Op deze wijze kan zij punten behalen in het afstudeermaandenmodel en dit is de enige manier waarop er financiële compensatie behaald kan worden. Het Bestuur 2011 raadt tevens aan om richtlijnen op te stellen voor het verdelen van afstudeermaanden, om zo inzichtelijk te maken hoe deze maanden verdeeld worden.
4.6 Overleg Studieverenigingen Internationaliseringcommissie (OSIC) Elke maand is er een vergadering met de internationaliseringcommissie van het Overleg Studieverenigingen. Tijdens deze vergaderingen wordt met verschillende studieverenigingen besproken hoe er wordt omgegaan met de integratie van internationale studenten. Zo wordt er op het moment van schrijven nagedacht over een pre-introductie voor internationale studenten. Elk jaar houdt de Student Union een enquête om na te gaan of de (informatie)behoeften van internationale studenten zijn bevredigd na de Kick-In. Aan de hand van deze enquête wordt een programma opgesteld voor de internationale pre-introductie. Vanuit het OSIC heeft de Commissaris Interne Betrekkingen een workshop interculturele communicatie bijgewoond. Tijdens deze workshop werden de verschillen tussen de communicatiestijlen van bepaalde culturen toegelicht. Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast op de verschillen tussen de normen en waarden van Duitse studenten en die van Nederlandse studenten. Hierop kan worden ingespeeld bij het benaderen van Duitse studenten om actief lid te worden. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert aan het Bestuur 2012 om actief deel te nemen aan de OSICvergaderingen en om alle bevindingen mee te nemen in het plan van aanpak voor de integratie van Duitse studenten.
4.7 Overleg Onderwijscommissarissen (OOC) Maandelijks wordt er bij het OOC veel kennis uitgewisseld tussen de verschillende studieverenigingen. Dit gaat over uiteenlopende zaken wat betreft het onderwijs op de UT. De Commissaris Onderwijszaken heeft het OOC als een zeer nuttige vergadering ervaren. Er wordt hier namelijk veel overlegd en gediscussieerd over zaken waar de Commissarissen Onderwijszaken mee te maken hebben. Dit helpt om tot de juiste oplossingen te komen en de juiste beslissingen te maken. Een voorbeeld van een onderwerp waar het afgelopen jaar veel aandacht aan is besteed bij het OOC 56
is het Twents Onderwijs Model (TOM). Ook heeft er afgelopen jaar een overleg plaatsgevonden met het contactpersoon de boekenleverancier. Dit is handig voor S.v. Communiqué om afspraken te maken over de boeken. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert de Commissaris Onderwijszaken 2012 dit overleg ook actief bij te wonen. Dit is immers handig om op de hoogte te blijven van de vernieuwingen die gaan plaatsvinden binnen de UT. Ook raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om belangrijke uitkomsten van deze overleggen op de onderwijspagina te zetten op de website van S.v. Communiqué en deze te bespreken met het SOCOM.
4.8 Penningmeester Overleg Dit jaar heeft er geen gezamenlijk Penningmeester Overleg plaatsgevonden tussen de Penningmeester van het Bestuur 2011 en de penningmeesters van iedere commissie. Wel heeft de Penningmeester een bijeenkomst gepland met iedere nieuwe penningmeester. Dit om kort uit te leggen wat er van hem/haar wordt verwacht, vragen te beantwoorden en eventueel te helpen bij de eerste begroting en/of resultatenrekening. Bij grotere commissies, zoals de CWic-In en Symposiumcie, werden afspraken gepland, zodat de Penningmeester goed op de hoogte werd gehouden van de financiële gang van zaken binnen de commissie. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om het Penningmeester Overleg niet op te nemen in het organigram en het niet te zien als officieel overleg. Wel adviseert het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 om goed contact te houden met de verschillende penningmeesters, zodat de Penningmeester goed op de hoogte is van de financiële situatie van iedere commissie.
4.9 Rubix Overleg Dit jaar heeft er één officieel Rubix Overleg plaatsgevonden, wat andere jaren vier keer per jaar plaatsvond. Er werd daarentegen wel vaak contact gezocht via e-mail of er werd even binnengelopen in een van de verenigingskamers. W.T.S Ideefiks heeft dit jaar echter nauwelijks iets van zich laten horen, enkel wanneer de overige twee verenigingen iets van haar moesten weten, of als zij iets moest ondertekenen. Dimensie en S.v. Communiqué hebben het contact over de Rubix dit jaar dus wel onderhouden, maar niet via officiële vergaderingen. Dit omdat er vrij weinig te bespreken is, enkel dat de Rubix schoon moet worden achtergelaten na gebruik. De verdeelsleutel voor de sponsor van de Rubix is dit jaar ook opnieuw vastgesteld. Dit is een contract waarin jaarlijks wordt vastgesteld wat het aandeel van iedere vereniging is om het sponsorgeld evenredig te verdelen. Het aandeel van iedere vereniging wordt bepaald aan de hand van het aantal leden van iedere vereniging. Advies: Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 aan om het contact op deze wijze voort te zetten en zo nodig een vergadering te plannen. Het is echter wel belangrijk dat dit contact blijft en niet langzaam verwatert. Wanneer het contact niet via officiële vergadermomenten plaatsvindt, is de kans waarschijnlijk groter dat dit contact langzaam minder wordt. Het is daarom van belang dit goed in de gaten te houden en andere verenigingen hier ook op aan te spreken, als dit het geval zou zijn.
57
4.10 Raad van Advies (RvA) Het Bestuur 2011 heeft het afgelopen jaar drie overlegmomenten gehad met de RvA; voor haar beleidsplan, halfjaarverslag en jaarverslag. Gedurende het jaar is er ook contact opgenomen met de RvA over de brochure die het Bestuur 2011 wilde maken. Het Bestuur 2011 vroeg zich af of de brochure veel toegevoegde waarde zou hebben wanneer het onderwijsmodel op de UT verandert. De RvA heeft toen geadviseerd om de brochure te maken en dit advies is opgevolgd. In de tussentijd hebben er een aantal veranderingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvA. Tijdens de wissel-ALV in februari 2011, heeft Marijn Keijzer besloten om de RvA te verlaten en Gert Brinkman heeft haar plaats ingenomen. De RvA bestond vanaf dat moment uit de volgende leden: Sijbrand van der Tang, Jordy Gosselt, Matthijs de Rover, Jeroen Timmer en Gert Brinkman. Bij het bespreken van het halfjaarverslag, kwam het Bestuur 2011 erachter dat zij eigenlijk behoefte had aan meer kritisch commentaar. Daarom is er na de HALV weer contact opgenomen met de leden van de RvA om na te gaan of alle commissieleden hun deelname aan de RvA nog voort wilden zetten, aangezien een aantal leden binnen S.v. Communiqué interesse hadden getoond in de RvA en Matthijs de Rover al had aangegeven om zijn werkzaamheden binnen de RvA stop te willen zetten. Dit heeft geleid tot de volgende samenstelling van de RvA, welke nu zes leden telt: Sijbrand van der Tang, Jordy Gosselt, Gert Brinkman, Astrid Neefs, Annemieke Yperlaan en Jochem van de Fliert. Het Bestuur 2011 was ook van mening dat er meer structuur mocht komen in de bijeenkomsten van de RvA, dit heeft bijgedragen aan het professioneler worden van het adviesorgaan. Sijbrand van der Tang heeft deze verantwoording op zich genomen en heeft dit doorgespeeld naar de overige leden van de RvA. Advies: Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om gedurende haar bestuursjaar regelmatig een update te sturen naar de RvA. Ook bij kleine veranderingen kan er een beroep worden gedaan op de RvA en kan zij advies geven over het al dan niet doorvoeren van veranderingen. Door regelmatig een update te sturen, blijft de RvA beter op de hoogte van situatie waarin S.v. Communiqué zich bevindt.
4.11 Studentmentorschap (SMS) De Commissaris Onderwijszaken heeft voor het komende studiejaar nieuwe studentmentoren geregeld. Vele van hen zijn met hun groepje uit eten geweest tijdens de opleidingsintroductie. Dit uitstapje was de eerste kennismaking tussen de aankomende studenten en hun studentmentoren. Hoewel er andere jaren altijd twee gesprekjes waren, is er dit jaar, na overleg met alle studentmentoren en de studieadviseur Gert Brinkman, besloten om er drie te houden. Hierin wordt besproken of de studie aan hun verwachtingen voldoet en of ze problemen hebben met vakken/ docenten. Inmiddels heeft ieder groepje twee keer een mentorgesprek gehad; één voor de eerste tentamenperiode en één vlak na de eerste tentamenperiode. De resultaten van deze gesprekken zijn genoteerd door de studentmentoren en doorgespeeld naar de opleiding. Deze zijn besproken met de Commissaris Onderwijszaken. Zo is er vanaf dit studiejaar ingevoerd dat naast de 35 EC elke eerstejaars drie van de vier Methoden & Technieken vakken moet halen. Het bleek onder andere dat de meeste studenten niet bang zijn dat ze dit niet halen.
58
De brochure die in het eerste half jaar door het Bestuur 2011 is aangevuld met vakbeschrijvingen en evaluaties van alle vakken in de bachelor is tijdens deze gesprekjes besproken en geëvalueerd. Het derde mentorgesprek zal dit collegejaar nog plaatsvinden. Advies: Het Bestuur 2011 raadt aan om op tijd te beginnen met het zoeken naar studentmentoren, omdat iedereen in de vakantie moeilijk bereikbaar is. Verder is het belangrijk om goed overleg te houden met Gert Brinkman en de studentmentoren.
4.12 Voorzittersoverleg Gedurende het bestuursjaar was er sprake van onduidelijkheid over de interpretatie van het voorzittersoverleg. Het Bestuur 2011 interpreteerde het voorzittersoverleg als een overleg tussen alle voorzitters van de verschillende studieverenigingen van de UT. Na de laatste bijeenkomst met de RvA, bleek echter dat het een overleg was met alle voorzitters van de commissies van S.v. Communiqué. Het Bestuur 2011 is hier nooit eerder op gewezen en kon een dergelijk overleg in deze vorm dan ook niet organiseren. Er is toen contact opgenomen met de Voorzitter van het Bestuur 2010. Zij gaf aan dat het voorzittersoverleg in hun bestuursjaar ook niet heeft plaatsgevonden, maar dat zij toch de voorzitters van de commissies apart benaderde. Terugkijkend op het afgelopen jaar, kan ook het Bestuur 2011 zeggen dat dit is gebeurd. Het Bestuur 2011 heeft veel contact onderhouden met de voorzitters van de commissies en wanneer er een commissie niet zo lekker liep, heeft er een gesprek plaatsgevonden met de voorzitter van de commissie, de bestuursverantwoordelijke van de commissie en de Voorzitter (wanneer deze niet de bestuursverantwoordelijke was). Advies: Het Bestuur 2011 achtte het niet noodzakelijk om alsnog een gezamenlijk overleg te plannen en raadt het Bestuur 2012 dan ook aan om het voorzittersoverleg niet meer op te nemen bij de overlegorganen. Het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 echter wel aan om goed contact met de voorzitters te onderhouden, zodat er ingegrepen kan worden wanneer dat nodig is.
59
5. Financieel verslag In dit hoofdstuk wordt de financiële situatie van S.v. Communiqué beschreven. Als eerste worden de kosten getoond die de opleiding Communicatiewetenschap jaarlijks betaalt voor S.v. Communiqué. Daarna wordt de balans weergegeven welke is opgesteld aan het begin van het boekjaar 2010. Eveneens wordt de balans op het moment van 31 december 2011 getoond. Tot slot wordt de resultatenrekening getoond en per post toegelicht.
5.1 Bijdrage van de opleiding Onderstaand tabel laat de bedragen zien die de opleiding jaarlijks betaalt voor S.v. Communiqué. Deze bedragen worden rechtstreeks door de opleiding betaald en vallen daardoor buiten de boekhouding van S.v. Communiqué. Deze kosten worden dan ook niet opgenomen in de begroting. De bijdrage van de opleiding betreft onder andere de kamerhuur, drukkosten en porto kosten. Ook zijn er kosten gemaakt voor de introductie, aangezien S.v. Communiqué dit organiseert in opdracht van de opleiding en de kosten om deze reden ook door de opleiding worden betaald.
Overzicht betalingen opleiding 2011 Huisvesting Diverse kantoorbehoeften Drukwerk overig Drukwerk Xerox Porto Telefoonkosten Subsidies en bijdragen Introductiekosten Representatie/vergaderkosten Huur auto Totaal
€ € € € € € € € € € €
14.598,00 121,08 52,38 9.254,55 2.799,24 507,01 7.471,07 1.524,00 2.958,65 1.530,08 40.816,06
5.2 Balans De balans is een momentopname van alle bezittingen en schulden van S.v. Communiqué. Links, aan de debetzijde (activa) van de balans, staan alle bezittingen en wordt duidelijk zichtbaar over welke posten deze bezittingen zijn verdeeld. Rechts aan de creditzijde (passiva) worden alle schulden vermeld, met het eigen vermogen als speciale creditpost. Het eigen vermogen bedroeg op 31 december 21.517,96 euro. Hieronder wordt de balans van 1 januari 2011 en 31 december 2011 weergegeven.
60
Balans S.v. Communiqué per 1 januari 2011 Activa
Passiva
Kas Algemeen Courant Spaarrekening Debiteuren Te ontvangen bedragen Vooruit betaalde bedragen
€ 355,18 € 1.066,62 € 14.944,68 € 13.640,38 € 1.988,80 € 68,96
Eigen Vermogen Reservering Computers, software Reservering Lustrum Reservering Huisbibliotheek Reservering Almanak Crediteuren Te betalen bedragen Vooruit ontvangen bedragen
Totaal
€ 32.064,62 Totaal
€ 21.017,96 € 686,89 € 500,00 € 191,85 € 2.584,90 € 1.451,44 € 5.081,58 € 550,00 € 32.064,62
Balans S.v. Communiqué 31 december 2011 Activa Kas Kas Borrel Algemeen Courant Spaarrekening Debiteuren Te ontvangen bedragen Vooruit betaalde bedragen
Totaal
Passiva € 788,55 € 243,70 € 3.157,95 € 21.932,95 € 8.255,53 € 1.729,88 € 145,75
Eigen vermogen Reservering Almanak Reservering Huisbibliotheek Reservering Computers/software Reservering Lustrum Crediteuren Te betalen bedragen
€ 20.517,96 € 2.475,60 € 165,08 € 686,89 € 1.000,00 € 3.781,30 € 7.454,82
Winst 2011
€
€ 36.254,31 Totaal
172,66
€ 36.254,31
5.2.1. Toelichting debetzijde balans Kas De kas bedraagt momenteel 788,55 euro. Volgens het boekhoudprogramma Informer zou de kas echter 860,86 euro moeten bevatten. Er kan dus worden gesteld dat er een negatief resultaat van 72,31 euro is. Hoe dit bedrag tot stand is gekomen, is onbekend. Het is wel bekend dat de kas dit jaar regelmatig is geteld en dit resultaat tussen september en november is ontstaan. Er wordt gestreefd om het bedrag in de kas op ongeveer 300 euro te houden. Het is namelijk onnodig om meer contant geld in de kas te hebben en daarnaast levert dit geld geen rente op. Ondertussen is er dan ook geld naar de bank gebracht. Verder is een lager bedrag handiger met tellen. Naar aanleiding van het kasverschil dit jaar en voorgaande jaren, adviseert de Kasco om iedere telling ook te melden op het kasformulier, eventueel met een goedkeuring van een tweede persoon. Daarnaast is het verstandig dat enkel de Penningmeester een sleutel van deze kas heeft. Andere jaren heeft de Commissaris Onderwijszaken ook een sleutel van deze kas gehad, aangezien het voorkomt dat studenten de boeken contant willen betalen. De Kasco raadt aan om voor de boekverkoop een aparte wisselkist te maken, zodat de Commissaris Onderwijszaken niet meer in het bezit hoeft te zijn van de kassleutel.
61
Borrelkas De borrelkas bedraagt momenteel 243,70 euro. Dit geld dient als wisselkist tijdens de maandelijkse borrel en dit bedrag is daarvoor ook voldoende. Algemeen courant De algemene rekening bevat momenteel een bedrag van 3.157,95 euro. Doordat er onlangs enkele sponsorbedragen zijn ontvangen, is het bedrag op de algemene rekening hoger dan nodig is. Het is voldoende als het bedrag op deze rekening tussen de 1.000 euro en 2.000 euro is. Op deze rekening wordt namelijk geen rente ontvangen. Spaarrekening Op de spaarrekening staat momenteel een bedrag van 21.932,95 euro. Debiteuren Momenteel staat er een bedrag van 8.255,53 euro open aan debiteuren. Dit zijn bedragen die in het boekjaar 2012 worden ontvangen, maar horen bij het boekjaar 2011. Zoals onderstaand tabel laat zien, staan er nog veel sponsorbedragen open, waaronder ook enkele bedragen van het symposium dat op 15 februari zal plaatsvinden. Daarnaast moeten er ook nog bedragen door de opleiding betaald worden. Deze facturen zijn in december verstuurd, net als de andere openstaande vacatures. Op het moment van schrijven zijn enkele bedragen al ontvangen, de overige bedragen worden in het begin van februari verwacht.
Debiteuren De Pijp sponsoring 2011 Student Union sponsoring 2011 Outdoor advertising/Hillenaar Husk Sponsoring 2011 Memory Events sponsoring 2011 Logeion (symposium) HVR Group (symposium) Opleiding Stress Nedap sponsoring 2011 Opleiding Impuls 5 Opleiding IBR (symposium)
€ € € € € € € € € € € €
openstaand bedrag 390,24 260,00 1.000,00 150,00 900,00 100,00 250,00 2.270,00 38,45 290,00 807,75 799,09 1.000,00
Totaal
€
8.255,53
Te ontvangen bedragen Enkele bedragen op deze post uit 2010 zijn nog niet ontvangen of vielen lager uit dan verwacht en staan daarom nog op deze post. Zo waren de kosten voor Impuls 2 lager dan begroot, namelijk 845,35 euro in plaats van 875,- euro. Tevens is niet al het deelnemersgeld van de Scavenger Hunt ontvangen omdat de bestuursverantwoordelijke van het Bestuur 2010 niet meer kon achterhalen wie wel en wie niet heeft betaald voor dit evenement. Op deze post staat nog een bedrag van 16,euro. Deze twee posten samen zorgen ervoor dat er nog een bedrag van 45,65 euro open staat.
62
Daarnaast is deze post aangevuld met bedragen behorende tot het jaar 2011, welke worden ontvangen in het boekjaar 2012. Onderstaande tabel ‘te ontvangen voor 2011’ geeft deze bedragen weer. In de tabel ‘te ontvangen voor 2012’ zijn enkele bedragen geboekt welke behoren tot het boekjaar 2012 en zouden dus ook als ‘te betalen bedragen’ kunnen worden geboekt. Deze bedragen moeten van de bedragen te ontvangen 2011 worden afgetrokken, waarna een totaal van 1.729,88 euro is geboekt als ‘te ontvangen bedragen’. Te ontvangen voor 2011 openstaand bedrag Opleiding Impuls 2 2010 Scavengerhunt 2010 Ferie Communiquétrui Studentfiets sponsoring Newcom Springest PDS Sponsoring de Pijp voor 2011 Bijdrage opleiding Impuls 1 Opleiding Impuls 2 Eigen bijdrage shirtjes PreMaCie Totaal
€ € € € € € € € € € € €
29,65 16,00 22,50 150,00 525,00 75,00 100,00 250,00 861,25 825,00 15,48 2.869,88
Te ontvangen voor 2012 openstaand bedrag Rabobank Memory Events voor 2012 Outdoor advertising/Hillenaar Totaal
€ € € €
250,00 300,00 590,00 1.140,00
Vooruit betaalde bedragen In het boekjaar 2011 zijn er al twee bedragen betaald welke horen bij het boekjaar 2012. Dit betreft een gedeelte van het deelnemersgeld voor de Batavierenrace 2012 van 140,- euro. Het overige bedrag van 5,75 euro behoort tot het bestuurswisselweekend, welke in februari plaatsvindt. Dit betreft accessoires voor het kandidaatsbestuur tijdens dit weekend. 5.2.2. Toelichting creditzijde Eigen vermogen Zoals al eerder is vermeld, bedraagt het eigen vermogen momenteel 20.517,96 euro. Dit bedrag is 500,- euro lager dan in het begin van het jaar, omdat de reservering voor het Lustrum van deze post is geboekt. Reserveringen computers Zoals verwacht is de reservering voor de computers dit jaar niet nodig geweest en staat deze reservering nog steeds op een bedrag van 686,89 euro. Deze reservering is niet aangevuld voor eventuele onkosten aan de computers in de toekomst. Het is echter wel verstandig om deze reservering aan te vullen, zodat eventuele onkosten in de toekomst kunnen worden betaald middels deze reserveringen. Reservering Lustrum Er is dit jaar wederom een reservering gemaakt voor het Lustrum in 2014, deze reservering bedraagt 500,- euro, met momenteel een totaal van 1.000,- euro. 63
Reservering huisbibliotheek Op aanraden van de HALV is de huisbibliotheek aangevuld. Deze aanvulling bestaat uit één boek, ter waarde van 26,77 euro. Dit omdat er in de Cubicus een faculteitsbibliotheek komt en het verstandig is om eerst te kijken welke boeken deze bibliotheek bevat en hoe deze bibliotheek wordt gebruikt, voordat de huisbibliotheek van S.v. Communiqué wordt aangevuld. Het is echter nog niet bekend wanneer deze bibliotheek in de Cubicus komt. Wel is bekend dat de boeken voor deze bibliotheek ondertussen zijn besteld door de faculteit en grotendeels binnen zijn. Reservering Almanak Deze post bedroeg tijdens de HALV 300,60 euro en dit bedrag zou worden besteed aan de Almanak 2011/2012. Er is echter nog een factuur van 75,- euro behorende bij de Almanak 2010/2011 binnengekomen, waardoor deze reservering momenteel 225,60 euro bedraagt. Wanneer het nodig blijkt, kan dit bedrag alsnog aan de komende Almanak worden besteed. Crediteuren Deze post kent momenteel een bedrag van 3.781,30 euro. Dit zijn openstaande bedragen die S.v. Communiqué nog moet betalen aan leden en bedrijven en bevatten dus verschillende declaraties en facturen. Te betalen bedragen Nog niet alle te betalen bedragen behorende bij het boekjaar 2010 zijn afgehandeld. In het begin van het jaar stond er een bedrag van 5.081,58 euro op deze post. Deze bedragen zijn in het boekjaar 2010 geboekt op ‘te betalen bedragen’, doordat enkele bedrijven, de opleiding en verenigingen nog geld tegoed hadden van S.v. Communiqué. Momenteel staat er nog een bedrag van 871,55 euro open op deze post. Dit betreft twee facturen van mappen behorende bij enkele vakken. Verder moet er nog een factuur van 110,- euro van W.T.S. Ideefiks worden ontvangen. Het overige bedrag van 60,55 euro moet worden weggeboekt. Dit betreft namelijk twee facturen; het cadeau voor het Bestuur 2010 en de Impuls 2, welke lager uitvielen dan verwacht. Deze post is ook weer aangevuld met bedragen die in het boekjaar 2012 worden betaald, maar tot het boekjaar 2011 behoren. Onderstaand tabel laat een specificatie zien van deze post.
64
Winst 2011 Zoals de balans weergeeft, is er dit jaar uiteindelijk winst gemaakt. Deze winst bedraagt 172,66 euro. Tijdens de HALV is er besloten om te kijken naar de mogelijkheden om het eigen vermogen deels te investeren, want het is onnodig om het eigen vermogen zo hoog te houden. Dit bedrag is namelijk ongeveer even hoog als de totale begroting. De Kasco stelt voor om de winst van 2011 te boeken op het eigen vermogen, maar dat er nu daadwerkelijk wordt gekeken hoe het eigen vermogen kan worden geïnvesteerd. De ALV zal hier echter over beslissen.
5.3 Resultatenrekening In onderstaand overzicht staan de uiteindelijke uitgaven per post vermeld. Tevens staan hier de bedragen die begin dit jaar zijn begroot. In de komende twee paragrafen worden de baten en lasten per post toegelicht.
65
Resultatenrekening Baten
Lasten Begroot '11
Resultaat '11
Bijdragen opleiding/faculteit Subsidie Subtotaal bijdragen opleiding
€ €
2.270,00 € 2.270,00 €
2.270,00 2.270,00
Contributie Contributie studenten Contributie docenten Subtotaal contributie
€ € €
7.705,00 € 180,00 € 7.885,00 €
7.155,75 160,00 7.315,75
Sponsoring Hoofdsponsor Rabobank Algemene Sponsoring Subtotaal Sponsoring
€ € €
3.000,00 € 4.653,34 € 7.653,34 €
3.000,00 4.620,38 7.620,38
Overig Rente Resultaat boekenverkoop Sponsorcie Subtotaal Overig
€ € € €
250,00 2.053,42 2.303,42
238,27 1.170,26 205,00 1.613,53
Subtotaal Baten
Positief resultaat 2011
Reserveringen Reservering Lustrum Reservering Almanak Subtotaal reserveringen
€
€ € €
€ € € €
20.111,76 €
18.819,66
€
2.213,41
Resultaat
Vrijval reserveringen Vrijval Reserving Software & Computers Vrijval Reserving Huisbibliotheek Vrijval Reservering Almanak
Begroot '11
-
€ € € €
2.386,07 26,77 2.359,30
€
-172,66
Algemeen Bestuurswissel Bestuurswisselweekend Cadeau oud bestuur en nieuw bestuur Diverse abonnementen en contributies Batavierenrace Bank Reiskosten Actieve Ledenuitjes Verenigingskleding Representatie Huisbibliotheek Vanuit reservering huisbibliotheek Kamerbenodigdheden Kantoorbenodigheden Subtotaal Algemeen Commissies Impuls Competencie CWaccie Borrelcie Eerstejaarscie Premacie Almanakcie Vanuit reservering Vanuit Communiqué Symposiumcommissie Place Branding Hoe Krijg Ik Wat Ik Wil Studiereiscommissie Galacie SOCOM Scavengerhuntcie Vanuit Communiqué Subtotaal Commissies Winst 2011 Verlies vorig boekjaar 2010 Onvoorzien
Totaal
€ 20.111,76 € 21.033,07 Totaal
€ € € €
Resultaat '11
500,00 € € 500,00 €
2.750,00
€ € € € € € € € € €
1.500,00 400,00 300,00 388,23 750,00 420,00 200,00 2.000,00 1.180,00 1.280,00
€ € € € € € € € € €
1.604,37 415,05 294,01 309,45 713,13 481,54 161,60 1.842,81 1.472,29 1.044,88
€ € €
€ 220,00 € 300,00 € 8.938,23 €
26,77 203,63 299,23 8.868,76
€ € € € € €
4.750,00 400,00 350,00 150,00 200,00 300,00
€ € € € € €
4.110,97 344,96 307,81 -11,60 143,11 289,55
€ €
€ 2.250,00 €
2.359,30 -
€ € € € €
500,00 250,00 500,00 100,00
€ € € € €
713,71 250,00 176,23 130,69
€ €
150,00 € 9.900,00 €
129,79 8.944,52
€ € €
€ 773,53 €
261,74 208,05
€ 20.111,76 € 21.033,07
5.3.1. Baten In dit hoofdstuk worden één voor één de posten aan de batenkant toegelicht, beginnende bij de bijdrage van de opleiding. 66
500,00 2.250,00
Bijdrage van de opleiding Naast de eerder genoemde bijdrage van de opleiding buiten de boekhouding, betaalt zij nog twee bedragen welke wel zijn opgenomen in de begroting. Dit betreft de helft van de kosten voor het verenigingsblad de Impuls en een jaarlijkse subsidie. Deze post bevat de jaarlijkse subsidie en deze factuur is begin december verstuurd naar de opleiding. Op het moment van schrijven is dit geld nog niet ontvangen. Contributie studenten Ondanks de contributieverhoging is het totale bedrag aan contributie minder dan vorig jaar. Er stonden nog erg veel oud-studenten in de database, die geen lid meer bleken te zijn. Daarnaast bleken er leden in de database te staan met zowel onjuiste bankgegevens als contactgegevens. Met deze personen kon dan ook geen contact worden opgenomen. Zij zijn verwijderd uit de database. De database is momenteel opgeschoond, zodat het Bestuur 2012 met een database kan werken die upto-date is. Doordat het ledenaantal groter leek dan in werkelijkheid was, is er minder contributie geïnd dan begroot. In totaal namelijk 7.155,75 euro. Contributie docenten Enkele docenten gaven in het begin van 2011 aan dat zij graag lid wilden worden van S.v. Communiqué. Het bleek echter lastig om sommige docenten te bereiken. Momenteel zijn er zestien docenten lid van S.v. Communiqué, terwijl er was begroot dat er achttien docenten lid zouden worden. Sponsoring In totaal is er dit jaar 7.620,38 euro binnengehaald aan sponsoring. Dit is 32,96 euro minder dan begroot, maar dit is een minimaal verschil. Dit bedrag aan sponsoring is nog niet geheel ontvangen, aangezien sommige contracten nog doorlopen in het boekjaar 2012 en enkele facturen in december zijn verstuurd. Het openstaande bedrag aan sponsoring bedraagt 2.725,24 euro. Er zijn ondertussen ook enkele contracten afgesloten voor het volgende jaar. Deze horen alvast bij de begroting van 2012. Het gaat hier om een bedrag van 3.725 euro. De tabel op de volgende pagina laat de reeds binnengehaalde sponsoring voor 2012 zien.
67
Rente Het rentepercentage bedraagt momenteel 1,8 procent, dit is een verlaging van 0,3 procent ten opzichte van vorig jaar. Dit terwijl in 2009 het rentepercentage nog 4,7 procent was. Ondanks dit lagere rentepercentage, is er alsnog 238,27 euro ontvangen aan rente. Boekenverkoop De inkomsten van de boekverkoop bedragen 1.170,26 euro. Dit lage bedrag is onder andere te verklaren doordat Broekhuis dit jaar een onjuiste berekening heeft gemaakt. Hierdoor kregen alle verenigingen een bedrag terug, dit bedrag was afhankelijk van de totale afname aan boeken in het tweede kwartiel. Dit bedrag is echter bedoeld voor de studenten, aangezien in het verleden de boekenprijzen hoger waren dan afgesproken, en wordt daarom doorberekend in de boekenprijzen. Doordat de prijzen van de boeken hierdoor lager waren, is er minder geld binnengehaald. Tevens zijn er in vergelijking met 2010 minder boeken verkocht. In het derde kwartiel zijn er in 2010 302 boeken besteld en in 2011 186 boeken. Ook in het tweede kwartiel is er een groot verschil; in 2010 was er in dit kwartiel voor 10.068,20 euro aan boeken besteld en in 2011 5.944,41 euro. Boekenverkoop Opbrengsten
Kosten
Opbrengsten boekenverkoop blok 3 Opbrengsten boekenverkoop blok 4 Opbrengsten boekenverkoop blok 1 Opbrengsten boekenverkoop blok 2
€ € € €
10.441,99 1.481,67 34.090,01 4.940,77
Kosten boekenverkoop blok 3 Kosten boekenverkoop blok 4 Kosten boekenverkoop blok 1 Kosten boekenverkoop blok 2
Totaal
€
Batig saldo 50.954,44 Totaal
68
€ € € €
10.144,20 1.019,94 33.373,20 5.246,84
€ €
1.170,26 50.954,44
Sponsorcie Aangezien de Sponsorcie een commissie is met als doelstelling geld binnenhalen, staat deze commissie aan de batenkant van de resultatenrekening. De Sponsorcie kent een opbrengst van 205,- euro voor de kalenders uit 2010. De Penningmeester van het Bestuur 2010 heeft deze opbrengst niet vermeld in de te ontvangen bedragen of debiteuren. In overleg met de Kasco is daarom besloten om voor te stellen dit bedrag te boeken voor de Sponsorcie 2011. Vrijval reserveringen Van de bestaande reserveringen is de reservering voor de Almanak grotendeels gebruikt om de Almanak 2010 te betalen. Deze reservering bevat nog 225,60 euro en wordt, indien nodig, besteed aan de Almanak 2011. Tevens is er op aanraden van de HALV besloten om boeken aan te schaffen voor de huisbibliotheek. Dit is echter bij één boek gebleven omdat er binnen de faculteit is besloten een bibliotheek te starten in de Cubicus. Wanneer deze bibliotheek is geopend, kan er gekeken worden of het alsnog zinvol is om de huisbibliotheek aan te vullen. Na de aanschaf van het gekochte boek bedraagt de reservering voor de huisbibliotheek 165,08 euro. Positief resultaat Ook al zijn sommige baten tegengevallen, er is alsnog een winst gemaakt van 172,66 euro. Dit doordat niet alle posten aan de lastenkant volledig zijn benut. Dit wordt onder het volgende kopje toegelicht. 5.3.2. Lasten De lasten zijn onderverdeeld in vier categorieën: reserveringen, algemeen, commissies en onvoorzien. In deze volgorde worden de categorieën eveneens behandeld en de bijbehorende posten toegelicht. Reserveringen Net zoals vorig jaar, is er ook dit jaar een reservering gemaakt voor het Lustrum in 2014. Deze reservering zal komende jaren ook worden gemaakt, zodat er in 2014 een Lustrum kan worden georganiseerd. Algemeen Bestuurswissel Doordat het bedrag van de Bestuurswissel 2010 veel hoger was uitgevallen dan begroot, is er extra opgelet om ditmaal de kosten niet in extreme mate te overschrijden. Er was een bedrag begroot van 1.500,- euro en uiteindelijk is er een bedrag van 1.604,37 euro uitgegeven. Ook dit jaar is er weer een contract afgesloten met studievereniging ConcepT, zodat het begrote bedrag niet wordt overschreden. Bestuurswisselweekend Voor het bestuurswisselweekend is een bedrag van 415,05 euro uitgegeven en er was een bedrag van 400,- euro begroot. De verlaging in begroting wat betreft het bestuurswisselweekend ten 69
opzichte van 2010 bleek dus net iets te groot te zijn. Aangezien het Bestuur 2012 groter is dan het Bestuur 2011, is het advies om deze post iets te verhogen. Cadeau oud Bestuur en nieuw Bestuur Zoals ieder jaar worden er cadeaus gegeven; het vorige bestuur aan het nieuwe bestuur en andersom. In de boekhouding betaalt ieder bestuur haar eigen cadeaus. Doordat het Bestuur 2012 logischerwijs nog geen cadeau heeft gegeven, is hiervoor een schatting van 150,- euro gemaakt. Dit bedrag wordt namelijk ieder jaar voor het cadeau uitgetrokken. In het halfjaarverslag werd gemeld dat het Bestuur 2010 het cadeau voor het Bestuur 2011 nooit heeft gedeclareerd, of niet heeft geboekt. Dit bleek onjuist te zijn, aangezien dit bedrag op een andere post was geboekt. Nu dit allemaal is veranderd in de boekhouding, is er een bedrag van 294,01 euro uitgegeven aan cadeaus. Diverse abonnementen en contributies Zoals te zien in onderstaande specificatie is er dit jaar 309,45 euro uitgegeven aan abonnementen en contributies. Dit is minder dan begroot, doordat de kosten voor het Overleg Studieverenigingen lager waren dan verwacht. Tevens is er geen factuur ontvangen voor de website van de Nationale Dag van de Communicatie. Er is dit jaar echter een post toegevoegd aan deze tabel, namelijk de servicekosten voor de pinautomaat. Dit bedroeg een bedrag van 17,85 euro. Het Bestuur 2011 adviseert om de laatst genoemde kosten op te nemen in de post Diverse abonnementen en contributies, aangezien deze kosten jaarlijks zullen terugkeren.
Batavierenrace Samen met het Bestuur 2010 is er besloten om dit jaar geen reservering te maken voor de Batavierenrace. Om toch hetzelfde bedrag te besteden aan dit evenement, is er 750,- euro begroot. Doordat er enkele financiële afspraken niet werden nageleefd door het bedrijf waar het busje was gehuurd, was het onduidelijk wat de precieze kosten voor het busje waren. Hierdoor duurde het erg lang voordat bekend was wat de onkosten voor de deelnemers zouden zijn. Ondertussen is de deelnemersbijdrage geïnd en kan er gesteld worden dat bijna het gehele budget is besteed, er is namelijk een bedrag van 713,13 euro uitgeven aan de Batavierenrace.
70
Bank Deze post bevat de bankkosten. Deze kosten worden onder andere gemaakt door het uitvoeren van automatische incasso en het ontvangen van papieren bankafschriften. In totaal is er dit jaar op deze post 481,54 euro uitgegeven terwijl er 420,- euro was begroot. De voorgaande twee jaar bleek het voldoende te zijn om 420,- euro te begroten voor de bankkosten. Vergeleken met vorig jaar, zijn er dit jaar meer betaalopdrachten geweest. Zo bedroegen de kosten voor de betaalautomaat dit jaar 24,80 euro en vorig jaar 9,12 euro. Tevens hebben er dit jaar 221 betaalopdrachten via internetbankieren plaatsgevonden, vorig jaar was dit aantal 103. De abonnementskosten zijn dit jaar ook gestegen door de aanschaf van de creditcard. Deze kosten bedroegen vorig jaar in totaal 12,euro en dit jaar 33,- euro. Reiskosten Op aanraden van het Bestuur 2010 is deze post verlaagd naar 200 euro. Dit budget bleek alsnog erg ruim te zijn, in totaal is er namelijk 161,60 euro uitgegeven. Dit bedrag is onder andere besteed aan enkele bezoeken aan bedrijven, symposia en een beurs. Actieve Leden Uitje Dit jaar is er gekozen om de twee Actieve Leden Uitjes te vervangen door een Actieve Leden Weekend. In eerste instantie was er een deelnemersbijdrage begroot van 20,- euro per persoon. Na het weekend bleek echter dat deze bijdrage niet geheel was besteed, daarom heeft de Penningmeester een bedrag van 3,20 euro teruggestort naar iedere deelnemer. Uiteindelijk bleek echter dat zelfs met deze teruggave niet de gehele bijdrage vanuit S.v. Communiqué besteed was. Nadat alle facturen waren ontvangen, bleken de kosten alsnog positiever uit te vallen. Zo zijn er boodschappen over gekocht en was de kampeerboerderij goedkoper dan de eigenaren hadden aangegeven. Onderstaande tabel laat een overzicht zien van de gemaakte kosten en inkomsten.
71
Resultaat Actieve Leden Weekend Opbrengsten
Kosten
Kosten per persoon
€
Bijdrage Communiqué
€
Totaal
€
873,00 Teruggave deel bijdrage Accomodatie Gas/water/elektriciteit Eten/drinken Zeskamp Bezinekosten Bus Time Out 1.842,81 Entrée Time Out Contanten 2.715,81 Totaal
€ € € € € € € € € €
217,80 1.188,25 716,44 23,32 50,00 100,00 210,00 210,00 2.715,81
Verenigingskleding Op deze post is het afgelopen jaar een bedrag van 1472,29 euro uitgegeven. Dit houdt in dat het begrote bedrag met 292,29 euro is overschreden. Op aanraden van de Kasco is dit bedrag in de begroting verlaagd, maar deze verlaging blijkt toch niet haalbaar. Enkele commissies waren groter dan verwacht. Daarnaast was er geen kleding begroot voor de CWaccie en de Studiereiscommissie, terwijl zij deze wel nodig bleken te hebben. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 om dit bedrag weer te verhogen, aangezien dit jaar is gebleken dat 600,- euro voor commissiekleding niet haalbaar is.
Representatiekosten Deze post is onderverdeeld in allerlei verschillende onderdelen, welke in onderstaande tekst worden toegelicht. -
-
-
Visite en constitutiekaartjes: Doordat Promotioneel Drukwerk Service de visitekaartjes heeft gesponsord en dus enkel het drukken voor de constitutiekaartjes is berekend door Promotioneel Drukwerk Service, is er een bedrag van 136,85 euro besteed en bleek het begrote bedrag van 150,- euro dus voldoende. Tevens is er gekozen om de foto’s voor de constitutiekaartjes te laten maken door een bekende van het oud bestuur, waardoor de kosten hiervoor erg laag waren. StAf-toernooi: Ook dit jaar heeft S.v. Communiqué met één team deelgenomen aan het dit voetbaltoernooi. Er is echter geen factuur ontvangen van dit toernooi, waardoor deze post op 0 euro staat. Relatiegeschenken extern en bedankjes: Op deze post is dit jaar 30,89 euro uitgegeven. Voor dit bedrag zijn vier bedankjes gekocht, namelijk voor de fotograaf van de bestuursfoto’s, de trainer van de workshop ‘boeiende teksten schrijven’ en voor twee leden die het 72
-
-
-
-
sponsorplan in het Duits hebben vertaald. Het begrote bedrag van 100 euro blijkt erg ruim te zijn en het Bestuur 2011 raadt het Bestuur 2012 dan ook aan om dit bedrag te verlagen. Kosten bestuursdeelname interne activiteiten: Dit bedrag van 80,- euro is verdeeld over de bestuurders als tegemoetkoming voor de deelname aan alle activiteiten. Rozen diploma-uitreiking: Voor de verschillende diploma-uitreikingen is dit jaar een bedrag van 172,- euro besteed aan rozen. Het is ieder jaar weer erg lastig om dit bedrag in te schatten, aangezien het onbekend is hoeveel mensen een roos mogen ontvangen. Toch bleek 200,- euro dit jaar toereikend. Promotiemateriaal: Dit boekjaar is er een bedrag van 388,55 euro uitgegeven aan nieuwe stickers en flesopeners aan een sleutelhanger. De stickers zijn aangeschaft aangezien deze bijna op waren. De sleutelhangers zullen worden uitgedeeld aan de (actieve) leden. De overige sleutelhangers worden verdeeld onder de introductietasjes, zodat nieuwe leden ook S.v. Communiqué kunnen promoten. In totaal was er voor promotiemateriaal 400 euro begroot. Lunches: Er hebben dit jaar verschillende Birthdaylunches plaatsgevonden, maar er hebben ook andere lunches plaatsgevonden. Zo zijn er ook lunches verzorgd geweest tijdens de ALV’s, inspraakpauze en bestuursinteresselunch. Tevens is er beschuit met muisjes gekocht om de docenten en leden kennis te laten maken met het Bestuur 2011 na de wissel. Het totale bedrag dat is uitgegeven bedraagt 154,92 euro, het begrote bedrag voor de lunches was 200,- euro. Overig: Deze post kent op het einde van het boekjaar een bedrag van 81,74 euro. Dit betreft onder andere entree voor de Nationale Dag van de Communicatie en de Besturendag georganiseerd door Audentis, dit heeft samen 35,- euro gekost. Daarnaast is er een bedrag van 15,27 euro uitgegeven aan versiering van de stand tijdens de eerste dag van de Kick-In. Zoals voorgaande jaren heeft het Bestuur 2011 agenda’s gekocht voor het volgende Bestuur, dit is ook geboekt op deze post. De overige 13,52 euro is besteed aan kennismakingen met enkele kandidaatsbesturen Op de post overig was 100,- euro begroot, dit bleek voldoende te zijn.
Kamerbenodigdheden Er is dit jaar geen verlies gemaakt op de verkoop van koek en snoep. Onderstaande tabel laat namelijk zien dat 496,21 euro is besteed aan etenswaren, terwijl er 497,28 euro is binnengekomen. 73
Deze post bevat ook kosten van thee, koffie en overige kamerbenodigdheden. De inleg vanuit S.v. Communiqué bedraagt dit jaar 203,63 euro, terwijl er 220 euro was begroot.
Resultaat Kamerbenodigdheden Opbrengsten
Kosten
Koeken/chips-verkoop
€ 497,28 Kosten etenswaren Vaatwastabletten, koffie, thee e.d.
Bijdrage Communiqué
€ 203,63
Totaal
€ 700,91 Totaal
€ 496,21 € 204,70
€ 700,91
Kantoorbenodigdheden Op 77 cent na is het budget voor deze post dit jaar geheel besteed. Op deze post is namelijk een bedrag van 299,23 uitgegeven. Onderstaande tabel laat een specificatie van de kosten zien. De grootste kosten zijn gemaakt voor het bestellen van nieuwe enveloppen, aangezien 1000 enveloppen in verhouding voordeliger was dan wanneer er 500 enveloppen werden besteld.
Commissies Impuls Dit boekjaar is de Impuls vijfmaal verschenen. De eerste Impuls behoorde echter nog tot het boekjaar 2010. Ook dit jaar zal de laatste Impuls na het boekjaar pas verschijnen, hiervoor is dan ook een schatting gemaakt en deze is geplaatst onder de post ‘te betalen bedragen’. Voor deze Impuls is een bedrag van 1.650 euro begroot, waarvan de opleiding de helft betaalt (geboekt onder ‘te ontvangen bedragen’). Onderstaande tabel laat een overzicht zien van de gemaakte kosten en betalingen vanuit de opleiding. Er was een bedrag van 4.750 euro begroot. In totaal is er een bedrag van 4.110,97 euro uitgegeven. Doordat de Impuls het laatste jaar niet onder alle leden wordt verspreid, maar enkel wanneer leden dit aangeven, zijn de kosten gedaald. Alle alumni hebben een brief gekregen welke ze per e-mail moesten beantwoorden om aan te geven of ze de Impuls wilden blijven ontvangen. Dit heeft niet iedereen gedaan, waardoor de oplage is verminderd en daardoor de kosten zijn gedaald.
74
Resultatenrekening Impuls Opbrengsten
Kosten
Bijdrage opleiding Impuls 3 Impuls 4 Impuls 5 Impuls 1 Impuls 2 (schatting)
€ € € € €
Bijdrage communiqué Totaal
€ €
804,76 812,21 807,75 861,25 825,00
Kosten Impuls 3 Kosten Impuls 4 Kosten Impuls 5 Kosten Impuls 1 Kosten Impuls 2 (schatting)
4.110,97 8.221,94 Totaal
€ € € € €
1.609,53 1.624,42 1.615,49 1.722,50 1.650,00
€
8.221,94
Competencie De Competencie is dit jaar binnen het begrote bedrag gebleven. Het tweede half jaar heeft ze meer activiteiten georganiseerd, maar alsnog niet het gehele budget besteed. Resultatenrekening Competencie Opbrengsten
Kosten
Webdesign Workshop Competencie Creative Bastards Photoshop workshops Excursie Münster
€ € € €
92,50 49,00 213,90 19,00
Bijdrage Communiqué Totaal
€ €
344,96 719,36 Totaal
Webdesign Workshop Photoshop workshops Excursie Quest Excursie Münster Excursie Merkbeleving inc. 2012
€ € € € €
285,00 104,99 12,98 33,49 282,90
€
719,36
CWaccie Tijdens de Halfjaarlijkse ALV had de CWaccie een bedrag van 4,21 euro besteed. De commissie heeft de tweede helft van het jaar haar activiteiten goedkoper gemaakt, maar alsnog is niet het gehele budget besteed. De CWaccie heeft dit jaar een bedrag van 307,81 euro besteed, terwijl zij 350 euro heeft te besteden. De CWaccie heeft dit jaar enkele goede en winstgevende feesten georganiseerd, waardoor zij veel geld heeft binnengehaald. De inkomsten van de feesten bedroegen 518,50 euro. Echter kent ieder feest ook uitgaven, waaronder de aankleding en het welkomstdrankje. Voor de feesten georganiseerd in het Bestuursjaar 2011 bedroegen deze uitgaven 243,77 euro. De feesten hebben dus voor een winst van 274,73 euro gezorgd. Tevens heeft de commissie al geld uitgegeven voor het feest in januari, dit is echter in bovenstaande som niet meegerekend. Doordat de CWaccie zelf voor veel geld heeft gezorgd, zijn er enkele activiteiten georganiseerd, waaronder het lasergamen, waar het deelnemersgeld erg laag was. Avdies: De CWaccie zorgt deels voor haar eigen inkomsten, daarom raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om het budget voor de CWaccie te verlagen.
75
Resultaat CWaccie Opbrengsten
Kosten
PYGITB feest Pimp my Bike Karaoke in de Wigwam Egyptian Night feest Lasergamen Workout feest
€ € € € € €
Bijdrage Communiqué Totaal
€ €
203,50 12,00 6,05 103,00 50,00 212,00
PYGITB feest Pimp my Bike Karaoke in de Wigwam Egyptian Night feest Kroegentocht Lasergamen Workout feest 307,81 Blacklight feest 894,36 Totaal
€ € € € € € € € €
61,59 62,06 100,00 93,11 52,00 200,00 89,07 236,53 894,36
Borrelcie De Borrelcie heeft, evenals vorig jaar, het begrote budget niet besteed maar een winst gemaakt van 11,60 euro. Het budget van de Borrelcie is ten opzichte van 2010 al verlaagd en de Borrelcie heeft dit jaar meerdere activiteiten georganiseerd naast de maandelijkse borrel. Zo heeft de commissie een barbecue georganiseerd, heeft er een pubquiz plaatsgevonden, heeft er een daghap plaatsgevonden voor de borrel en is er een karaokeborrel met studievereniging Stress georganiseerd. Alsnog blijkt dat het budget voor deze commissie aan de hoge kant is. Advies: Ook voor de Borrelcie raadt het Bestuur 2011 het Bestuur 2012 aan om het budget te verlagen. Sinds de borrel plaatsvindt in Café De Pijp heeft de Borrelcie namelijk een positief resultaat behaald.
Eerstejaarscie In juni heeft de Eerstejaarscie samen met Dimensie en W.S.G. Newton een feest georganiseerd, met een opbrengst van 22,65 euro. Daarnaast heeft de Eerstejaarscie, in overleg met de Penningmeester 2010, de opbrengst gekregen van het Eerstejaarsfeest, dat werd gegeven in 2010. Dit was een bedrag van 58,56 euro. Naast de organisatie van het Eerstejaarsfeest heeft deze commissie nog meer activiteiten georganiseerd. De Eerstejaarscie hebben echter niet het gehele budget besteed, maar ze hebben 55,89 euro ongebruikt gelaten.
76
Resultatenrekening Eerstejaarscie Opbrengsten
Kosten
High tea wisselgeld Waterskien Opbrengst Eerstejaarsfeest 2010 Opbrengst Eerstejaarsfeest 2011 Pizza eten en bowlen Zwemmen
€ € € € € €
17,25 111,00 58,56 22,65 30,95 39,00
Wisselgeld High Tea Waterskien Pizza eten en bowlen Zwemmen
Bijdrage Communiqué Totaal
€ €
143,11 422,52 Totaal
€ 45,00 € 242,31 € 100,00 € 35,21
€ 422,52
PreMaCie Tijdens de Halfjaarlijkse ALV had de PreMaCie een positief resultaat van 138,09 euro, dit doordat PreMaCiePop een groot succes was en het bezoekersaantal erg hoog was. Deze activiteit kende een positief resultaat van 107,13 euro. Uiteindelijk heeft de commissie 269,60 euro van haar budget uitgegeven, dit houdt in dat zij 30,10 euro ongebruikt heeft gelaten.
Almanakcie De Almanak 2010/2011 is betaald uit de reservering die hiervoor was gemaakt. Deze reservering is echter niet geheel gebruikt. De drukkosten voor deze Almanak waren namelijk 2.284,30 euro. Onlangs werd er alsnog een factuur ontvangen voor de foto’s van het smoelenboek, deze factuur bedroeg een bedrag van 75 euro. In totaal bevat de reservering nog een bedrag van 225,60 euro. Het overige budget vanuit de reservering kan eventueel worden gebruikt voor de Almanak 2011. Voor deze Almanak is een bedrag van 2.250,- euro begroot. Er zijn nog geen kosten gemaakt voor deze almanak en dit bedrag is dan ook toegevoegd aan de reservering. Symposiumcommissie Deze post gaat over twee symposia, namelijk het symposium Place Branding en het symposium ‘Hoe Krijg Ik Wat Ik Wil’. Het eerste symposium is geheel afgesloten en voor het tweede symposium moeten nog veel betalingen plaatsvinden. De opbrengsten voor het Symposium Place Branding vielen erg tegen. Het bezoekersaantal was namelijk stukken lager dan ingeschat. De schatting was dat er 120 betalende bezoekers aanwezig zouden zijn, terwijl uiteindelijk 91 betalende bezoekers het symposium hebben bezocht. Ook het 77
totaal aan sponsorbijdragen was lager dan begroot, er is namelijk 112,50 euro minder binnengehaald dan begroot. Enkele kosten vielen ook stukken hoger uit dan verwacht, zo was de catering stukken duurder dan begroot. Deze kosten bedroegen 3.330,50 euro, terwijl er 2.099,50 euro was begroot. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van dit Symposium weer. Resultatenrekening Symposium Place Branding Opbrengsten
Kosten
Inschrijfgeld deelnemers Sponsorbijdragen Bijdragen opleiding
€ € €
728,00 Terugboeking inschrijfgeld 2x 1.350,00 Programmaboekje 4.701,00 Dagvoorzitter Dagfotograaf Bedankjes Vrijhof (huur, bloemstukken, catering) Boodschappen en algemene kosten
€ € € € € € €
16,00 416,50 500,00 50,00 115,99 5.352,94 1.541,28
Bijdrage Communiqué 2010 Bijdrage Communiqué 2011 Totaal
€ € €
500,00 713,71 7.992,71 Totaal
€
7.992,71
Voor het symposium ‘Hoe Krijg Ik Wat Ik Wil’ zijn nog niet erg veel kosten gemaakt. Er zijn echter wel al veel sponsorcontracten afgesloten. Het gaat hier om een totaalbedrag van 1.950,- euro en dit is dan ook beduidend meer dan de sponsorbijdrage van het Symposium Place Branding, waar een bedrag van 1350,- euro aan sponsorgeld is ontvangen. Voor dit symposium is een bedrag van 1.796,53 euro geboekt op de post ‘te betalen bedragen’. Onder dit bedrag vallen de opbrengsten min de kosten die tot nu toe zijn gemaakt.
Resultatenrekening Symposium 'Hoe krijg ik wat ik wil?' Opbrengsten
Kosten
Sponsorbijdragen
€
Bijdragen Communiqué
€
Totaal
€
1.950,00 Domeinnaam Vergadering dagvoorzitter (reis/eten) Blue man suit Poster Symposium tasjes Vlag
500,00 Te ontvangen in 2012 2.450,00 Totaal
€ € € € € €
12,47 24,20 34,95 11,20 475,45 95,20
€
1.796,53
€
2.450,00
Studiereiscommissie De studiereiscommissie krijgt vanuit S.v. Communiqué dit jaar 250,- euro. Op het moment van schrijven is dit geld nog niet overgemaakt, maar dit is wel geboekt op de post ‘te betalen bedragen’. Doordat de Studiereiscommissie een eigen stichting is, is de begroting en resultaatrekening van deze commissie niet opgenomen in het financieel verslag. Zowel voor de studiereis E-Motion, als de Studiereis Acacia is deze begroting opgenomen in respectievelijk 7,4 en 7.5.
78
Galacie Ook dit jaar is er in samenwerking met studievereniging ConcepT een gala georganiseerd. Doordat de kaartverkoop van het gala dit jaar buiten verwachting goed liep en het gala door meer studenten werd bezocht dan andere jaren, waren de opbrengsten hoger dan begroot. In overleg met ConcepT is er besloten om alle foto’s op te kopen, zodat deze beschikbaar zijn voor alle leden en zij zelf niet hoeven te betalen voor de foto’s. In totaal heeft S.v. Communiqué een bedrag van 176,23 euro uitgeven voor dit evenement. Advies: Het budget voor deze commissie blijkt al twee jaar niet geheel nodig. Vorig jaar was er namelijk 387,38 euro uitgegeven bij beide verenigingen. Het Bestuur 2011 adviseert het Bestuur 2012 dan ook aan om deze post iets te verlagen, dit wel in overleg met studievereniging ConcepT.
Resultatenrekening Gala Opbrengsten
Kosten
Galadiner
€
450,00 Galadiner Gala kosten
€ €
450,00 176,23
Bijdrage Communiqué Totaal
€ €
176,23 626,23 Totaal
€
626,23
SOCOM Het SOCOM heeft haar budget dit jaar overschreden met 30,29 euro. Dit doordat Dimensie dit jaar meer bloemen heeft gekocht dan andere jaren. Deze kosten worden gedeeld met S.v. Communiqué, waardoor het budget is overschreden.
Scavengerhuntcie Dit jaar was de Scavenger Hunt groter dan voorgaande jaren. Meer teams hebben zich aangemeld en er zijn zelfs sponsoren geworven om dit evenement te financieren. In totaal is er een bedrag van 127,79 euro uitgegeven en was er een bedrag van 150 euro begroot.
79
Onvoorzien De grootste onkosten op deze post zijn gemaakt voor een nieuwe camera. Dit was noodzakelijk, aangezien de vorige camera is bij een inbraak meegenomen toen deze na de Wisselborrel bij een lid thuis lag. Voor deze nieuwe camera was ook een geheugenkaart nodig, dit is ook op deze post geboekt. Verder zijn er dit jaar vissen gekocht en was dit niet begroot, ook dit is geboekt op de post ‘onvoorzien’. Zoals al eerder is vermeld was het werkelijke bedrag in de algemene kas lager dan Informer aangaf. Dit negatieve resultaat is ook op deze post geboekt en bedroeg een bedrag van 72,31 euro.
80
6. Bijlagen 6.1 Overzicht collegepraatjes Maand
Datum
Wie
College
Jaarlaag
-
Ferie Benthe
Statistiek 1 -
1 2
Kirsty
Modelontwerp in de communicatiewetenschap Communication Research
3
maart
Week 10/11 10 maart
Ester
april
-
-
-
2+ (pre)masters Master Marketing Master Corporate Master New Media -
mei
16 mei
Ferie
Statistiek 2
1+ 2
Benthe
Nieuwe media & communicatie
3 mei
Kirsty
Filosofie
-
Ester
-
2+ premasters 3 + premasters Pre-masters
Ester Ester Ester
Ester
Ferie
Master Marketing Master Corporate Master New Media 1
Benthe
2
Ester Ester juni
Kirsty
-
3
Ester
premasters
81
Reden waarom het niet heeft plaatsgevonden n.v.t. Ester had tijdens haar college praatje de ook de 2 jaarlaag n.v.t. n.v.t.
Tentamenweken en afwezigheid van Kirsty wegens privéomstandighede n. Hierdoor werd de belasting voor de rest te groot. Er was afgesproken om het collegepraatje aan het einde van het college te houden, maar het college liep uit. n.v.t. n.v.t. Kirsty had tijdens haar collegepraatje ook de premasters.
Één keer vergeten, één keer was er al een andere presentatie en mocht ik niet. Twee keer vergaderingen Tweedejaars hadden geen colleges meer. De derdejaars hadden geen colleges meer Premasters hadden
één college, maar de docent wilde geen collegepraatjes. Masters hadden geen college meer. Ester Ester Ester juli augustus september
8 septembe r 14 septembe r 12 septembe r 22 septembe r 19 septembe r -
Ferie
Inleiding communicatiewetenschap
Benthe
Corporate communicatie
2 + premasters
n.v.t.
Kirsty
Communicatieonderzoek
(3) + premaster
n.v.t.
Ester
Bacherloronderzoek
3 jaars
n.v.t.
Ester
Essentials in Marketing Communication
Master marketing
n.v.t.
-
Ester Ferie
-
Master Corporate Master New Media 1
12-10
Benthe
Corporate Communicatie
Geen reactie van docent Geen reactie van docent Mocht geen houden, verkeerde zaal n.v.t.
10-10
Kirsty
Communicatieonderzoek
18-10
Benthe
Marketing Communicatie
-
Ester
Corporate Visual Identity Management
-
Ester
22-11 16-11
Ferie Benthe
Organisatiekunde voor CW Corporate Communicatie
21-11
Kirsty
Filosofie van de Communicatie
Ester
oktober
november
Ester
23-11
Ester
Essentials in Marketing Communication and Consumer Behaviour Communication and Compliance New Media in Organisations
13-12 15-12
Ferie Benthe Benthe
Organisatiekunde Gezondheidscommunicatie Psychologie
Ester
december
Master Marketing Master Corporate Master New Media 1
82
e
2+ premasters 3 + premasters Master marketing Master Corporate Master New Media 1e jaars 2ejaars + premasters e 3 jaar + premaster Master Marketing Master Corporate Master New Media 1 2 e 3 jaar + premaster
vakantie vakantie n.v.t.
n.v.t. n.v.t. Late reactie van docent, laatste college al geweest
n.v.t n.v.t. n.v.t. Laat een reactie van docent dat het niet uitkwam. n.v.t.
Ester
Essentials in Marketing Communication and Consumer Behaviour Crisis and Risk Communication
Master Marketing
Ester
Research Topics in New Media and Communication
Master New Media
Ferie Benthe Kirsty
Organisatiekunde
Ester
Essentials in Marketing Communication and Consumer Behaviour Crisis and Risk Communication
1 2 e 3 jaar + premaster Master Marketing
Ester
januari
Ester
Ester
Research Topics in New Media and Communication
83
Master Corporate
Master Corporate
Master New Media
Afspraak liep uit, waardoor ik te laat was voor het collegepraatje Docent had een erg druk college, waardoor ik geen collegepraatje mocht houden
Afspraak liep uit, waardoor ik te laat was voor het collegepraatje Docent had een erg druk college, waardoor ik geen collegepraatje mocht houden
6.2 Overzicht activiteiten van Communiqué Februari Datum 9 februari 2011 10 februari 2011 14 februari 2011 15 februari 2011 16 februari 2011 18 februari 2011 22 februari 2011 Maart Datum 1 maart 2011 2 maart 2011 8 maart 2011 15 maart 2011 18-27 maart 2011 25 maart 2011 29 maart 2011 30 maart 2011
April Datum 16 april 2011 19 april 2011 20 april 2011 28 april 2011
Mei Datum 4 mei 2011 7 mei 2011 11 mei 2011 23 mei 2011 24 mei 2011
Activiteit Wisselborrel Lezing: Bright Twente Nieuw bestuur vieren: beschuit met muisjes eten Workshop Webdesign (1/3) Aspen feest: ‘Put your gender in the blender’ Excursie: Beurs van Berlage Workshop Webdesign (2/3)
Door Borrelcie Nicole Bestuur Competencie CWaccie Competencie Competencie
Activiteit Workshop Webdesign (3/3) Uitreiking DOP High tea-en met de eerstejaars Birthdaylunch: februari & maart Skireis Val Thorens Rondleiding Grolsch Veste + bezoek aan de communicatie afdeling Commissiemarkt Karaoke avond CommuniKrant
Door Competencie Nadja Eerstejaarscie Bestuur Skicie 2010 PreMaCie
Activiteit Ouderdag Eerstejaars Birthdaylunch: april Pubquizborrel PreMaCiePop CommuniKrant Impuls 3
Door Eerstejaarscie Bestuur Borrelcie PreMaCie Bestuur Impuls
Activiteit ‘Pimp my bike’ Batavierenrace Aspen feest: ‘Egyptian Nights’ Workshop posters maken: beginners Workshop posters maken: gevorderden
Door CWaccie Bestuur CWaccie Competencie Competencie
84
Bestuur CWaccie Bestuur
25 mei 2011 25 mei 2011
BBQ Borrel CommuniKrant
Borrelcie Borrelcie Bestuur
Activiteit Waterskien Eerstejaarsciefeest: ‘Beauty and the Nerd’ Scavenger Hunt Birthdaylunch juni & juli Eindejaarspicknick * werd afgelast wegens het slechte weer
Door Eerstejaarscie Eerstejaarscie Scavengerhuntcie Bestuur CWaccie
Activiteit Commissiemarkt Introductiekamp tijdens de introductie MIK CommuniKrant Impuls 4
Door Bestuur CWic-In PreMaCie Bestuur Impuls
Activiteit Borrel Birthdaylunch augustus & September Kroegentocht CommuniKrant
Door Borrelcie Bestuur CWaccie Bestuur
Oktober Datum 3 oktober 2011 5 oktober 2011 11 oktober 2011 12 oktober 2011 18 oktober 2011 18 oktober 2011 18 oktober 2011 25 oktober 2011
Activiteit Fragenstunde Oktoberborrel Workshop posters maken: beginners Workshop posters maken: gevorderden Birthdaylunch Oktober PreMaCie Daghap Pubquiz Bestuursinteresselunch
Door Bestuur Borrelcie Competencie Competencie Bestuur PreMaCie PreMaCie Bestuur
November Datum
Activiteit
Door
Juni Datum 1 juni 2011 8 juni 2011 9 juni 2011 14 juni 2011 16 juni 2011
Augustus Datum 29 augustus 2011 29 t/m 31 augustus 30 augustus
September Datum 14 september 2011 20 september 2011 29 september 2011
85
15 november 2011 15 november 2011 16 november 2011 16 november 2011 17 november 2011 18 november 2011 24 november 2011 24 november 2011
December Datum 2 december 2011 7 december 2011 13 december 2011 16 december 2011 20 december 2011 21 december 2011
Birthdaylunch November Pregala High Tea Met ConcepT Pizza eten & bowlen Borrel Laserquesten Workshop: boeiende teksten schrijven door Loo van Eck Pregala diner Met ConcepT Gala Rock ‘n Royal Met ConcepT CommuniKrant Impuls 5
Bestuur Galacommissie
Activiteit Excursie & workshop redactie Quest Decemberborrel PreMaCie eten + film Bezoek aan de redactie Westfälische Nachrichte + aansluitende kerstmarkt Munster Zwemmen met de eerstejaars KKKK Impuls 1
Door Competencie Borrelcie PreMaCie Competencie
86
Eerstejaarscie Borrelcie CWaccie Ester Galacommissie Galacommissie Bestuur Impuls
Eerstejaarscie Borrelcie en Stress Impuls
6.3 Organigram
87
6.4 Reflectie op de SWOT-analyse Aan het begin van haar bestuursjaar heeft het Bestuur 2011 een SWOT-analyse opgesteld om S.v. Communiqué als vereniging in kaart te brengen, op basis van sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen. In dit hoofdstuk zal het Bestuur 2011 reflecteren op haar aannames die zij maakte aan het begin van haar bestuursjaar. 6.4.1 Strengths 6.4.1.1 Groot ledenaantal S.v. Communiqué heeft - als studievereniging van één bachelorstudie – meer dan 800 leden. In het beleidsplan schreef het Bestuur 2011 daarom dat zij tot de grotere studieverenigingen van de Universiteit Twente behoort, en dat dit als een sterk punt kon worden beschouwd. Het afgelopen jaar heeft het grote ledenaantal inderdaad in het voordeel van S.v. Communiqué gewerkt. Met zo’n groot ledenaantal wordt er veel geld aan contributie binnengehaald. Daarnaast is met zo veel leden het bereik van de studievereniging erg groot, wat kon worden ingezet bij het promoten van S.v. Communiqué bij mogelijke sponsoren. Er is echter gebleken dat andere studies – en daarmee ook de ledenaantallen van studieverenigingen - veel harder zijn gegroeid dan Communicatiewetenschap en daarmee S.v. Communiqué. Dit betekent dat er steeds meer verenigingen zijn met een dergelijk groot – of zelfs veel groter – ledenaantal. Vergeleken met andere studieverenigingen op de campus van de Universiteit Twente, heeft S.v. Communiqué dus geen groot ledenaantal. Om deze reden raadt het Bestuur 2011 aan om het grote ledenaantal niet meer als sterk punt te noemen. 6.4.1.2 Goede relatie met de leden S.v. Communiqué heeft een goede relatie met haar leden. De Communiquékamer wordt regelmatig bezocht, evenals de activiteiten die door S.v. Communiqué georganiseerd worden. De goede relatie met de leden is het afgelopen jaar belangrijk geweest voor S.v. Communiqué. Leden bezochten regelmatig de Communiquékamer en de verschillende activiteiten die werden georganiseerd. Tijdens deze activiteiten en drukke uren in de Communiquékamer konden leden worden aangesproken voor het vullen van vacatures en het promoten van of inschrijven voor activiteiten. 6.4.1.3 Groot aantal actieve leden Met haar 90 actieve leden kan het aantal actieve leden van S.v. Communiqué als een groot aantal worden beschouwd. Veel studenten zijn actief bij een of meerdere commissies van S.v. Communiqué. Door het enthousiasme en de inzet van de leden, is S.v. Communiqué in staat om vele diverse activiteiten neer te zetten. Het grote aantal actieve leden is het afgelopen jaar als erg positief ervaren. Door hen konden commissies gevuld blijven en konden er activiteiten worden georganiseerd. 6.4.1.4 Bekendheid S.v. Communiqué UT-breed S.v. Communiqué heeft een grote bekendheid op de Universiteit Twente. Dit heeft zij te danken aan de verschillende activiteiten die de commissies organiseren en aan haar leden. Het afgelopen jaar is inderdaad gebleken dat S.v. Communiqué een goede naamsbekendheid heeft op de Universiteit Twente. De niet studiespecifieke activiteiten werden veelal door studenten van andere studies bezocht en deze studenten waren vaak positief over deze activiteiten. Hierdoor werd S.v. Communiqué vaak benaderd door andere studieverenigingen voor samenwerkingen. 88
6.4.1.5 Goede relatie met opleiding CW S.v. Communiqué heeft een goede relatie met medewerkers van de opleiding Communicatiewetenschap. Het contact met de opleiding is erg laagdrempelig, waardoor het makkelijk is om elkaar te benaderen. De goede relatie met de medewerkers van de opleiding is het afgelopen jaar zeer voordelig geweest. Zo kon de hulp van de medewerkers van de opleiding worden ingeschakeld bij het versturen van uitnodigingen voor en het promoten van het symposium. Daarnaast levert zij ook ieder jaar een financiële bijdrage aan het symposium. Vanwege het goede contact is ook aan een groot aantal docenten gevraagd of zij lid wilden worden van S.v. Communiqué. Dit heeft 7 nieuwe docentleden opgeleverd. Daarnaast was het ook makkelijk om voor vragen bij de kantoren van de opleidingsmedewerkers binnen te lopen. 6.4.1.6 Goede relatie met het bedrijfsleven S.v. Communiqué heeft een goede relatie met een bedrijfsleven. Er is veel contact met bedrijven en hieruit kunnen sponsormogelijkheden ontstaan. Ook kunnen er uit deze contacten sprekers en workshopbegeleiders voortkomen. Het afgelopen jaar heeft het Bestuur 2011 geprobeerd om de goede relatie met het bedrijfsleven te onderhouden. Uit de contacten met een bedrijf is een workshop gevloeid. Daarnaast zijn alle sponsorcontracten verlengd. Ook zijn er twee nieuwe sponsorcontracten binnengehaald. 6.4.1.7 Goede relatie met andere studieverenigingen Er is veel contact met andere studieverenigingen, zowel binnen de UT als daarbuiten met de zusterverenigingen. Dit is terug te zien bij de samenwerking bij sommige activiteiten. Ook het afgelopen jaar is er weer veel contact geweest met de studieverenigingen. Met iedere studievereniging is er een koffiedate gehouden, en er zijn verschillende activiteiten samen met andere studieverenigingen georganiseerd. Doordat deze activiteiten met meerdere studieverenigingen werden georganiseerd, was er een hogere opkomst. Het Bestuur 2011 heeft dit als een sterk punt ervaren. 6.4.1.8 Groot activisme onder de eerstejaars Er heerste in collegejaar 2010-2011 een groot activisme onder de eerstejaars. De eerstejaars hebben zich in het bestuursjaar 2010 in grote getale ingeschreven voor de commissies, waardoor deze goed konden worden gevuld. Het afgelopen jaar is bovenstaand punt als zeer positief ervaren; veel studenten die in het bestuursjaar 2010 actief zijn geworden bij S.v. Communiqué, zijn actief gebleven waardoor zij een groot deel van de commissies konden vullen. Omdat dit als zodanig positief werd ervaren, heeft het Bestuur 2011 – net als het Bestuur 2010 – onder de nieuwe lichting eerstejaars ook de commissies uitgebreid gepromoot waardoor er wederom veel activisme onder de nieuwe eerstejaars heerst. 6.4.1.9 Ligging Communiquékamer Als laatste werd de ligging van de Communiquékamer genoemd als een van de sterke punten van S.v. Communiqué. De kamer ligt erg centraal in de Cubicus, het gebouw van Gedragswetenschappen. Veel leden lopen daardoor langs de kamer. Daarnaast zit in dit gebouw ook een groot aantal medewerkers van de opleiding, waaronder de opleidingsdirecteur en veel docenten. Het feit dat de Communiquékamer zo dicht bij de kantoren van de medewerkers van de opleiding Communicatiewetenschap ligt, is het afgelopen jaar als een sterk punt ervaren. De ligging van de 89
Communiquékamer ten opzichte van de collegezalen waar vaak Communicatiewetenschapvakken worden gegeven, is iets minder voordelig. Leden van S.v. Communiqué hebben vaak colleges over de gehele campus verspreid. Bij andere studieverenigingen worden colleges vaak in het eigen gebouw gegeven, waardoor er veel vaker studenten langs komen voor een kopje koffie of thee; de drempel is daar veel lager. Er zou voor S.v. Communiqué echter geen betere plaats voor de verenigingskamer dan in de Cubicus, daarom wordt dit nog steeds als een sterk punt ervaren. 6.4.2 Weaknesses 6.4.2.1 Diversiteit bezoekers van de Communiquékamer De diversiteit van de bezoekers van de Communiquékamer beschouwde het Bestuur 2011 als een zwak punt. Vaak waren het dezelfde leden die de Communiquékamer bezochten en dit verhoogt de drempel om binnen te stappen voor studenten die minder vaak in de kamer komen. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op dit punt, merkt zij inderdaad dat het vaak dezelfde leden zijn die langs komen bij de Communiquékamer. Echter is deze groep wel uitgebreid met nieuwe eerstejaars en (pre-)masterstudenten. Er kan dus gezegd worden dat er een drempel aanwezig is, maar dat deze drempel niet zo hoog is dat nieuwe studenten de Communiquékamer niet durfden te betreden. 6.4.2.2 Laag aantal niet actieve leden bij activiteiten. Er zijn vaak weinig ‘niet-actieve leden’ aanwezig bij de activiteiten die door S.v. Communiqué georganiseerd worden. Het zijn vaak dezelfde mensen die een activiteit bijwonen, maar ook meestal actieve leden. Het afgelopen Bestuursjaar heeft het Bestuur 2011 gemerkt dat bovengenoemd punt voor veel activiteiten geldt. Vele gezichten zijn bij iedere activiteit te zien en vaak zijn dit ook de actieve leden. De instroom van nieuwe eerstejaars en pre-masters is dit jaar echter erg groot. Er is een groep binnen deze jaarlaag, niet actief binnen S.v. Communiqué, maar wel vaak aanwezig bij activiteiten. Ook bij grotere activiteiten, zoals het symposium en de studiereis, wordt er wel vaak deelgenomen door niet actieve studenten. Zo zijn er bij de studiereis naar China tien deelnemers momenteel niet actief bij S.v. Communiqué. 6.4.2.3 Wisselend bezoekersaantal op activiteiten in het algemeen S.v. Communiqué heeft te kampen met een wisselend aantal aan bezoekers op activiteiten. Hier kan geen reden aan worden gekoppeld en wordt daarom beschouwd als een van de zwakke punten van S.v. Communiqué. Over het algemeen zijn de activiteiten dit jaar in goede mate bezocht. Na de zomervakantie heeft bijvoorbeeld de maandelijkse borrel een redelijk vaste opkomst gekend. Ook bij de activiteiten met een vastgelegd maximum aan bezoekers, werd dit aantal vaak gehaald. Naast deze activiteiten met een stabiel bezoekersaantal, waren er ook activiteiten die in mindere mate werden bezocht. Het is lastig te zeggen wat de redenen zijn voor deze wisseling aan bezoekersaantallen. Redenen zouden kunnen zijn dat sommige activiteiten minder toegankelijk zijn en daardoor minder populair. Of dat de promotie in sommige gevallen beter zou kunnen worden uitgevoerd. 6.4.2.4 Beperkt contact met de niet-actieve leden Niet actieve leden zijn vaak minder geneigd om langs te komen bij de Communiquékamer en de georganiseerde activiteiten. Doordat er maar beperkt contact is met deze niet-actieve leden, is het erg lastig om hen meer te betrekken bij de studievereniging. 90
Het Bestuur 2011 heeft dit jaar ervaren dat het lastig is om de niet-actieve studenten te bereiken. De bestuursleden hebben maandelijks collegepraatjes gehouden, dit om ook de mensen te bereiken die niet aanwezig zijn bij activiteiten of in de Communiquékamer. Bij sommige activiteiten, bijvoorbeeld activiteiten door de PreMaCie en Eerstejaarscie, wordt er tijdens college een praatje door de commissie gehouden. Hier zijn tevens inschrijflijsten aanwezig, waardoor de drempel wordt verlaagd om in te schrijven. In het afgelopen jaar is dit dan ook als effectief ervaren. Voor de meeste activiteiten wordt er een evenement op Facebook aangemaakt. Voor dit evenement worden alle leden uitgenodigd, waardoor niet-actieve leden ook worden gevraagd en zonder enige moeite meer informatie kunnen verkrijgen over de activiteit. 6.4.2.5 Promotie van de activiteiten In de SWOT-analyse die aan het begin van het bestuursjaar is gemaakt, stond dat de promotie is op sommige vlakken al een stuk verbeterd was in vergelijking met het voorgaande jaar; zo werd er bij de meeste activiteiten veel en op tijd geflyerd, waardoor de studenten op de hoogte zijn van de activiteiten die S.v. Communiqué organiseert. Dit is te danken aan het Bestuur 2010, zij hebben namelijk een promotieplan geschreven waarin alle richtlijnen voor een goede promotie uiteengezet worden. Toch blijkt dat niet iedere activiteit met dezelfde mate gepromoot wordt. Het Bestuur 2011 heeft het niet als zwakte ervaren dat niet iedere activiteit op dezelfde mate gepromoot is. Het symposium is nou eenmaal groter dan een workshop Photoshop, georganiseerd door de Competencie. Iedere commissie is echter wel op de hoogte gebracht van de promotiechecklist en het gebruik hier van. Het is echter onmogelijk en niet reëel om iedere commissie op dezelfde manier de activiteiten te laten promoten. 6.4.2.6 Integratie tussen Duitsers en Nederlanders De integratie van Duitse studenten wordt als een van de zwakke punten beschouwd. Duitse en Nederlandse studenten zijn nu nog steeds twee aparte groepen, op enkele uitzonderingen na. Volgens het Bestuur 2011 wordt dit mede veroorzaakt door het feit dat er maar weinig Duitse studenten zijn die actief zijn binnen Communiqué. Dit jaar is gebleken dat er niet alleen weinig actieve Duitse studenten zijn (11 actieve Duitse studenten), maar dat er voornamelijk weinig Duitse leden lid worden van S.v. Communiqué. Het blijkt dat zij in het begin van het jaar zoveel informatie krijgen, maar hier nog geen behoefte aan hebben. Ze zijn net verhuisd naar een nieuw land, waar ze in aanraking komen met een vreemde taal. Er komt zoveel op hun pad, dat het lid worden van een vereniging niet de eerste prioriteit heeft. Daarna worden zij vaak niet meer benaderd, waardoor ze naderhand ook geen lid worden. Het Bestuur 2011 ziet hier dan ook kansen liggen voor de toekomst. 6.4.2.7 Imago Communicatiewetenschap Het imago van de opleiding Communicatiewetenschap kan ook als een zwakte worden beschouwd. Veel mensen uit de directe omgeving van de bestuursleden, bijvoorbeeld familie, vrienden en collega’s, weten niet precies wat de opleiding inhoudt en wat je er in de toekomst mee kan doen. Het imago dat zij zien bij de opleiding, komt niet overeen met de identiteit van de opleiding en dit wordt door het Bestuur 2011 gezien als een zwakte. Om ervoor te zorgen dat nieuwe studenten wel een duidelijk beeld van de opleiding hebben, is er dit jaar een boekje ontwikkeld waarin ieder vak wordt beschreven. Dit zodat de studenten zelf wel een duidelijk beeld van de opleiding krijgen. Het imago over de studie in het algemeen is vaak niet geheel positief. De studie wordt als eenvoudig gezien en ook het woord ‘cursus’ wordt vaak genoemd. 91
6.4.2.8 Weinig ondersteuning voor twijfelaars Vanuit de studievereniging is er weinig ondersteuning voor studenten die twijfelen of ze een goede studiekeuze hebben gemaakt. Zoals hierboven beschreven, is er dit jaar een boekje gemaakt waarin ieder vak binnen de opleiding Communicatietwetenschap wordt beschreven. Dit door ervaringen van de studenten zelf. Eerstejaarsstudenten vinden de studie vaak erg theoretisch en gericht op onderzoek en wetenschap, dit hadden ze vaak in eerste instantie niet verwacht. De brochure voor twijfelaars laat zien welke vakken de studenten in de andere jaren krijgen, zodat ze kunnen zien dat het eerstejaars uit veel basisvakken bestaat en daarom veel theorie kent. 6.4.3 Opportunities 6.4.3.1 Activisme onder nieuwe studenten Uit voorgaande jaren is gebleken dat het eerste jaar bij de opleiding vaak bepalend is voor de mate waarin studenten actief zijn binnen een studievereniging. Als een student tijdens zijn/haar eerste jaar bij de opleiding een actief lid wordt, blijft dit vaak ook zo gedurende de rest van de jaren. Andersom gaat het ook op; wanneer een student niet actief wordt tijdens zijn/haar eerste jaar bij de opleiding, wordt hij/zij dat in de meeste gevallen ook niet meer in de loop van zijn/haar studententijd. Daarom heeft het Bestuur 2011 vooral het activisme onder de nieuwe studenten, zowel eerstejaars als nieuwe (pre)masterstudenten, gestimuleerd. Op deze manier heeft het Bestuur 2011 afgelopen jaar actieve leden geworven voor S.v. Communiqué, die hopelijk ook actief blijven. 6.4.3.2 Contacten met bedrijfsleven Het Bestuur 2011 was aan het begin van het jaar van mening dat het aantrekken van de economie mogelijkheden zou bieden voor sponsoring en het werven van sprekers. Het afgelopen jaar is gebleken dat de economie nog niet dusdanig aantrekt dat S.v. Communiqué hiervan kan profiteren en dat het aantrekken van de economie dus (nog) niet gezien kan worden als een kans voor S.v. Communiqué. Het verwachte sponsorbedrag is dit jaar echter wel binnengehaald. 6.4.3.3 Contacten met bedrijven in Duitsland Een andere kans voor het bedrijfsleven zag het Bestuur 2011 in de bedrijven in Duitsland. Het Bestuur 2011 wilde het contact met het bedrijfsleven uitbreiden naar Duitsland. Op deze manier hoopte het Bestuur 2011 commissies als bijvoorbeeld de Sponsorcie, aantrekkelijker te maken voor Duitse Studenten. Het afgelopen jaar heeft het Bestuur 2011 het sponsorpakket laten vertalen naar het Duits, zodat er het komende jaar contacten kunnen worden gelegd in Duitsland. Dit zorgt vooral voor kansen die het Bestuur 2012 kan benutten. Het Bestuur 2011 zag hier ook een mogelijkheid in om commissies, zoals de Sponsorcie, aantrekkelijker te maken voor Duitse studenten. Dit bleek echter niet het geval te zijn. 6.4.3.4 Afstemming tussen opleiding en student De volgende kans was gelegen in de afstemming tussen de opleiding en de student. Een betere afstemming tussen opleiding en student zorgt voor meer wederzijds begrip. Met wederzijds begrip werd hier gedoeld op het feit dat de opleiding op de hoogte is van wat de student verwacht van de opleiding en van bepaalde vakken én dat studenten weten wat er van hen verwacht wordt door de opleiding. Een beter wederzijds begrip zal voor studenten betekenen dat ze beter kunnen studeren. Voor de opleiding betekent dit dat ze beter kunnen inspelen op de verwachtingen en vaardigheden van de student. 92
Terugkijkend op het afgelopen bestuursjaar is dit vooral een kans geweest voor de Commissaris Onderwijszaken en de SOCOM. Vooral nu het onderwijsmodel aan veel veranderingen onderheven is en deze in de toekomst nog vorm moeten krijgen, wordt duidelijk dat hier ook voor komende besturen nog kansen liggen. 6.4.3.5 Promotie Het Bestuur 2010 heeft een promotieplan geschreven dat richtlijnen omvat betreft het promoten van activiteiten. Door dit plan is de promotie van enkele activiteiten verbeterd, maar dit was nog niet bij alle activiteiten het geval, omdat het plan niet altijd uitgevoerd werd. Het Bestuur 2011 zag het dan ook als een kans om de promotie bij alle activiteiten te verbeteren door bij alle commissies gebruik te maken van het promotieplan. Dit is het afgelopen jaar nageleefd. 6.4.3.6 Integratie van Duitse studenten Ook dit jaar werd de integratie van Duitse studenten als een kans beschouwd. Het Bestuur 2011 vond dit een belangrijk onderwerp, omdat de opleiding ieder jaar weer veel Duitse studenten aantrekt. Een goede integratie is niet alleen in het belang van de Duitse studenten, maar ook voor de Nederlandse studenten. Dit punt blijkt niet alleen een kans, maar ook een uitdaging. Het Bestuur 2011 is tot de conclusie gekomen dat het grootste deel van de Duitse studenten geen lid is van de studievereniging. Zij zijn daardoor moeilijker te bereiken en dit is niet bevorderlijk voor de integratie. Ook in de toekomst zal hier veel aandacht aan besteed moeten worden. 6.4.3.7 Online activisme Op het gebied van sociale netwerken zag het Bestuur 2011 een kans om te groeien en meer studenten bij S.v. Communiqué te betrekken. Het Bestuur 2011 heeft deze kans benut door de actieve houding van het Bestuur 2010 voort te zetten en uit te breiden. Leden van S.v. Communiqué werden uitgenodigd om lid te worden van de pagina’s van S.v. Communiqué bij verschillende sociale netwerken. Ook heeft het Bestuur 2011 een account op StudiVZ aangemaakt. Dit was echter geen doorslaand succes, aangezien het blijkt dat Duitse studenten meer gebruik maken van Facebook en Google+. Doordat de mogelijkheden binnen de sociale netwerken blijven groeien, zal hier ook in de toekomst op ingespeeld moeten worden. 6.4.3.8 Efficiëntie en professionaliteit De laatste kans die het Bestuur 2011 zag, heeft te maken met het feit dat het Bestuur 2011 slechts vier leden telt. Hierdoor heeft het Bestuur 2011 terug moeten gaan naar de basis van het besturen. Dit leverde kansen op tot professionalisering en het efficiënter worden van S.v. Communiqué. Het afgelopen jaar heeft het Bestuur 2011 een aantal documenten opgesteld die de processen binnen de vereniging in kaart brengen. Deze processen lijken vanzelfsprekend binnen een vereniging, maar worden daardoor vaak onderschat. De documenten zullen dan ook steun bieden aan toekomstige bestuurders van S.v. Communiqué. Ook voor activiteiten als de commissiemarkt is er een ander plan van aanpak opgesteld, waardoor deze op een professionelere wijze kunnen worden georganiseerd. Dit is zeker een kans geweest het afgelopen bestuursjaar en zal ook mogelijkheden bieden in de toekomst.
93
6.4.4 Threats 6.4.4.1 Afname motivatie binnen commissies Afgelopen jaren was er in de loop van het jaar steeds sprake van een afname van de motivatie binnen commissies. Commissieleden zouden hierdoor stoppen met hun werkzaamheden binnen de commissie en er zouden een aantal vacatures ontstaan. Vanwege het feit dat dit proces al een aantal jaren op rij merkbaar was, zag het Bestuur 2011 dit als een bedreiging. Wanneer het Bestuur 2011 terugkijkt op deze bedreiging, kan zij stellen dat het gedurende het afgelopen bestuursjaar geen bedreiging vormde voor S.v. Communiqué. Het Bestuur 2011 heeft geen afname van de motivatie van commissieleden opgemerkt in haar bestuursjaar en heeft op moment van schrijven dan ook geen openstaande vacatures. 6.4.4.2 Regeringsbeleid met boete voor langstudeerders De regering heeft de zogenaamde ‘langstudeerboete’ ingevoerd, wat tot gevolg heeft dat alle studenten die meer dan twee jaar studievertraging oplopen (één jaar studievertraging tijdens de bachelor en één jaar studievertraging tijdens de master) 3.000 euro aan extra collegegeld moeten betalen. Het Bestuur 2011 zag dit als een bedreiging, omdat dit negatieve invloed kon hebben op het activisme binnen S.v. Communiqué. Het Bestuur 2011 zag het bovenstaande punt als een terechte bedreigen. Vanwege de regelgeving die opgelegd wordt door de regering, zijn studenten minder gemotiveerd om commissiewerk te doen, waarbij er studievertraging kan worden opgelopen. Dit heeft het Bestuur 2011 voornamelijk terug gezien bij het vullen van de studiereiscommissie. Studenten nemen minder snel deel aan een grote commissie waarbij studievertraging kan worden opgelopen, omdat ze het risico niet willen nemen om in aanmerking te komen voor de langstudeerboete. Daarnaast is er flink gesneden in de financiële compensatiemiddelen voor studenten die studievertraging oplopen, waardoor commissiewerk nog minder aantrekkelijk wordt. 6.4.4.3 Het Bestuur 2011 telt slechts vier leden Het Bestuur 2011 telde slechts vier leden, waardoor zij het moeilijker zou krijgen met de kamerdiensten, het bijwonen van vergaderingen en zou zij niet in staat zijn om grote veranderingen door te voeren. Omdat het Bestuur 2011 minder bestuursleden telde dan voorgaande jaren, zag zij dit als een bedreiging. Het afgelopen bestuursjaar heeft het Bestuur 2011 ondervonden dat het nadelig kan zijn om een bestuur te zijn dat bestaat uit vier bestuursleden. Het is dan ook een aantal keer voorgekomen dat zij beroep moest doen op haar leden om de Communiquékamer open te houden, in verband met vergaderingen die plaatsvonden. Betreft de commissievergaderingen had het Bestuur 2011 een onderverdeling gemaakt in vergaderingen die zij moest bijwonen en vergaderingen waarbij de aanwezigheid van een bestuurslid niet noodzakelijk was. Deze onderverdeling heeft voor het Bestuur 2011 goed gewerkt en ze heeft hierdoor geen problemen ondervonden. Zoals verwacht, was het Bestuur 2011 niet in staat om grote veranderingen door te voeren. Het Bestuur 2011 heeft zich het afgelopen jaar dan ook vooral bezig gehouden met het draaiende houden van de vereniging en niet met het veranderen van de vereniging. 6.4.4.4 BSA De laatste bedreiging die het Bestuur 2011 zag aan het begin van haar bestuursjaar zag, was het bindend studie advies (BSA). Deze regel hield in dat studenten minstens 35 studiepunten moeten behalen in hun eerste jaar, om hun opleiding te vervolgen. Het Bestuur 2011 zag dit als een bedreiging voor het activisme onder de eerstejaars. 94
Terugkijkend op het afgelopen jaar, kan het Bestuur 2011 stellen dat deze bovenstaande bedreiging geen invloed heeft gehad. Een groot aantal eerstejaarsstudenten is actief geworden en geen enkel lid heeft aangegeven dat het BSA een mogelijke belemmering is voor het uitvoeren van commissiewerk.
95
6.5 Verslag van de kascontrolecommissie 2011 Boekjaar: Penningmeester: Kascontrolecommissie:
1 januari 2011 t/m 31 december 2011 Ester van de Ven Erik van Nistelrooij / Mark Tempelman / Tjitske Willemsma
In 2011 heeft de kascontrolecommissie wederom de financiële gang van zaken betreffende S.v. Communiqué in de gaten gehouden. Dit is gedaan op basis van diverse bijeenkomsten tussen de penningmeester en minstens twee leden van de kascontrolecommissie. Op 24 januari 2012 heeft de daadwerkelijke kascontrole over het boekjaar 2011 plaatsgevonden, waarbij de penningmeester, Mark Tempelman en Erik van Nistelrooij aanwezig waren. De kascontrolecommissie heeft het financiële jaarverslag, bestaande uit de balans, resultatenrekening en toelichting in goede orde ontvangen en besproken met de penningmeester. Naar aanleiding van de uitleg van de penningmeester, met betrekking tot onduidelijkheden tot vragen van de kascontrolecommissie, heeft deze voldoende vertrouwen gekregen in de juistheid van de gevoerde administratie. Naar aanleiding van de controlebijeenkomst wil de kascontrolecommissie de penningmeester graag een aantal adviezen ter hand geven richting de jaarvergadering: - Toelichting debiteuren: De post debiteuren staat met 8.255,53 op de balans. Meer dan de helft van dit bedrag is gerelateerd aan de opleiding. Na toelichting van de penningmeester en inzage in de debiteurenadministratie heeft de kascontrolecommissie voldoende vertrouwen gekregen dat de bedragen ook ontvangen zullen worden. - Toelichting liquide middelen: De liquide middelen van S.v. Communiqué zijn momenteel ruim 25.000. Dat gaat gepaard met een groot Eigen Vermogen. - Toelichting Eigen Vermogen: Het eigen vermogen van S.v. Communiqué is 21.017,96. Dit is een solvabiliteitsratio van ruim 60%, waar 25% als gezond wordt gezien. - Toelichting verlies 2010: Het eigen vermogen is niet gemuteerd het afgelopen jaar, omdat het verlies van het bestuur 2010 is geboekt als kostenpost voor het bestuur 2011. Dit is echter incorrect. De winst van het huidige bestuur zal dan ook op een correcte manier worden afgehandeld. Zie ook het voorstel voor 2012. - Positief ontvangen zijn de toelichting van de penningmeester over alle posten. Deze zijn allen besproken en bieden gezien de huidige stand in financiële zaken geen aanleiding tot ingrijpende maatregelen. Het financieel jaarverslag over het boekjaar 2011 geeft volgens de Kascontrolecommissie een volledig en inzichtelijk beeld van de financiële situatie van S.v. Communiqué. De kascontrolecommissie verzoekt dan ook tijdens de vergadering om aan de penningmeester decharge te verlenen met betrekking tot juistheid van cijfers. Aanbevelingen 2012 - Geadviseerd wordt om de gemaakte winst te boeken op het Eigen Vermogen. De winst is namelijk te beperkt om de leden op een gepaste wijze tegemoet te komen. - De boekenverkoop en contributie zijn in 2011 lager geweest dan vooraf was begroot. Dit punt verdient aandacht voor het nieuwe bestuur. - Het verdient aanbeveling om een overzicht op te nemen van de kosten en baten van enkele jaren in het jaarverslag op te nemen, zodat structurele mutaties (zoals trends in boekenverkoop en contributie) zichtbaar worden. - De herkomst van het geconstateerde kasverschil is niet te achterhalen en daardoor als verlies benadert. Om dit in de toekomst te voorkomen wordt voorgesteld de kasstromen beter te registreren en vaker (maandelijks) te controleren. Hiervoor zijn inmiddels plannen gemaakt in samenspraak met de Kasco. Namens de kascontrolecommissie 2011, Erik van Nistelrooij en Mark Tempelman
96
6.6 Financieel overzicht studiereis E-Motion Algemene informatie Studievereniging/stichting Bestemming(en)
CommPlus Zweden
SRC boekjaar Ingeleverd op:
Totaal aantal deelnemers
16
Eerste dag reis
Student deelnemers Waarvan subsidiabel Overige deelnemers
14 14 2
Laatste dag reis Aantal dagen Aantal nachten
Financieel overzicht Inkomsten 1. Student-deelnemers 2. Overige deelnemers 3. Derden 4. Sponsoring 5. SRC subsidie 6. Rente
: : : : : : Totaal inkomsten : Tekort : Overschot :
€ € € € € € € € €
5.600,00 1.401,49 8.808,11 3.890,00 3.570,00 23.269,60 3.709,93
€ € € € € € € € € Subtotaal : €
Totaal 6.351,37 6.721,24 2.460,02 328,41 714,66 837,38 589,48 155,63 18.158,18
Overige deelnemers Totale kosten
€
1.401,49
Totaal uitgaven:
€
19.559,67
Vastgestelde subsidie per sd : € Totale subsidie : €
255,00 3.570,00
Uitgaven Student deelnemers 1. Reiskosten 2. Verzekering 3. Overnachtingen 4. Maaltijden 5. Organisatie 6. Representatie 7. Verslag 8. Diversen 9. Onvoorzien
: : : : : : : :
SRC subsidie
97
2010 5-1-2010 29-112010 17-122010 19 18
6.7 Financieel overzicht studiereis Acacia 6.7.1 Begroting studiereis Acacia
Algemene informatie Studievereniging/stichting Bestemming(en)
S.V. Communiqué China
SRC boekjaar Ingeleverd op:
Totaal aantal deelnemers
27
Eerste dag reis
Student deelnemers Waarvan subsidiabel Overige deelnemers
25 25 2
Laatste dag reis Aantal dagen Aantal nachten
Financieel overzicht Inkomsten 1. Student-deelnemers 2. Overige deelnemers 3. Derden 4. SRC subsidie 5. Rente
: : : : : Totaal inkomsten : Tekort : Overschot :
€ € € € € € € €
25.000,00 5.900,00 32.950,00 5.500,00 69.350,00 251,17
€ € € € € € € € € Subtotaal : €
Totaal 24.687,50 9.500,00 8.625,00 949,07 1.805,56 4.144,44 8.202,69 5.362,43 63.276,69
Overige deelnemers Totale kosten
€
5.822,14
Totaal uitgaven:
€
69.098,83
Vastgestelde subsidie per sd : € Totale subsidie : €
220,00 5.500,00
Uitgaven Student deelnemers 1. Reiskosten 2. Verzekering 3. Overnachtingen 4. Maaltijden 5. Organisatie 6. Representatie 7. Verslag 8. Diversen 9. Onvoorzien
: : : : : : : :
SRC subsidie
98
2012 1-72012 23-72012 23 19
6.7.2 Minimale begroting studiereis Acacia
Algemene informatie Studievereniging/stichting Bestemming(en) Totaal aantal deelnemers Student deelnemers Waarvan subsidiabel Overige deelnemers
S.V. Communiqué China 27 25 25 2
Financieel overzicht Inkomsten 1. Student-deelnemers 2. Overige deelnemers 3. Derden 4. SRC subsidie 5. Rente
: : : : : Totaal inkomsten : Tekort : Overschot :
€ € € € € € € €
25.000,00 5.900,00 35.040,00 3.250,00 69.190,00 91,17
€ € € € € € € € € Subtotaal : €
Totaal 24.687,50 9.500,00 8.625,00 949,07 1.805,56 4.144,44 8.202,69 5.362,43 63.276,69
Overige deelnemers Totale kosten
€
5.822,14
Totaal uitgaven:
€
69.098,83
Vastgestelde subsidie per sd : € Totale subsidie : €
130,00 3.250,00
Uitgaven Student deelnemers 1. Reiskosten 2. Verzekering 3. Overnachtingen 4. Maaltijden 5. Organisatie 6. Representatie 7. Verslag 8. Diversen 9. Onvoorzien
: : : : : : : :
SRC subsidie
99
SRC boekjaar Eerste dag reis Laatste dag reis Aantal dagen Aantal nachten
2012 1-7-2012 23-7-2012 23 19
6.8 Lijst met gebruikte afkortingen ALV BSA -cie Competencie CW CWaccie CWIC DOP EB GW Graficie HALV Kasco OLC OOC OS OSIC PreMaCie RvA SMS SOCOM S.v. TOM UT
Algemene Ledenvergadering Bindend Studieadvies Commissie Competentiecommissie Communicatiewetenschap Communicatiewetenschap Activiteitencommissie Communicatiewetenschap IntroductieCommissie Decentrale Onderwijsprijs Externe Betrekkingen Gedragswetenschappen Grafische Commissie Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Kas Controle Commissie Opleidingscommissie Overleg Onderwijs Commissarissen Overleg Studieverenigingen Overleg Studieverenigingen InternationaliseringCommissie Premastercommissie Raad van Advies Studentmentorschap Student Overleg COMmunicatie Studievereniging Twents Onderwijs Model Universiteit Twente
100
