Communicatieplan. Regionale Scholengemeenschap Enkhuizen

Communicatieplan Regionale Scholengemeenschap Enkhuizen

Bedoeld is iets anders dan gezegd Gezegd is iets anders dan gehoord Gehoord is iets anders dan begrepen Begrepen is iets anders dan akkoord Akkoord is iets anders dan doen

Communicatieplan RSG Enkhuizen

Pagina 1 van 16

Samenvatting 1

Inleiding

2 Identiteit en Beleid 2.1 Visie op leren 2.2 Ontwikkelingen en Schoolplan 3 Organisatie 3.1 Organigram 3.2 Onderwijskundig overzicht 3.3 Verantwoordelijkheidslijnen 3.4 Overlegstructuur 3.5 Vergaderreglementen 3.6 Handboek RSG 4 Informatievoorziening 4.1 Huisstijl 4.2 Informatiegids 4.3 Nieuwsbrief 4.4 Mededelingenblad 4.5 Werving nieuwe brugklasleerlingen 4.6 Magister 4.7 Informatie voor leerlingen 4.8 Website 4.9 Schoolkrant Skepsis 4.10 Elektronische leeromgeving (ELO) 4.11 Cum Laude 4.12 Merces 4.13 Tredin/arbodienst 4.14 Werving en selectie 5 Communicatie 5.1 Formele en informele communicatie 5.2 Uitgangspunten 5.3 Spelregels 5.4 Horizontale verantwoording 6

Crisiscommunicatie

7 Uitwerking communicatieplan 7.1 Plan van aanpak communicatieplan 7.2 Overzicht communicatiemiddelen RSG


Pagina 2 van 16

Samenvatting Het communicatieplan van de RSG Enkhuizen is vastgesteld met het doel de interne en externe communicatie van de school met alle betrokken partijen te structureren en te optimaliseren. Het plan geeft in hoofdlijnen het beleid (hoofdstuk 2) en organisatie- en cultuuraspecten (hoofdstuk 3) weer. Met betrekking tot informatievoorziening (hoofdstuk 4) en communicatie (hoofdstuk 5) wordt weergegeven welke vormen aanwezig zijn en waarvoor deze worden ingezet. Hoofdstuk 6 schrijft voor hoe de communicatie dient te verlopen in geval van een crisissituatie. Hoofdstuk 7 geeft in een schematische overzicht weer welke communicatiemiddelen op de RSG worden ingezet. Ook zijn daarbij verbeter-/actiepunten aangegeven. Het tweede overzicht geeft de communicatiedoelgroepen weer. 1. Inleiding Een school is een dynamische omgeving. Dagelijks verblijven zo’n 1800-1900 personen in het gebouw. Voor het grootste deel zijn dat leerlingen, die onderwijs volgen. Maar er zijn ook veel docenten en onderwijsondersteunend personeel. En er zijn vrijwilligers die helpen in bijvoorbeeld de kantine of in de mediatheek. Het is van groot belang dat al die personen die binnen de school werkzaam zijn tijdig en duidelijk worden geïnformeerd over relevante zaken. Naast al deze personen die in de school werkzaam zijn, kent de school relaties, zoals ouders, de Raad van Toezicht, de Inspectie, basisscholen en scholen voor vervolgonderwijs, gemeenten en instellingen, etc. Dynamisch is de RSG Enkhuizen ook als het gaat om missie en visie en de doelen die de school wil bereiken. De school wil een uitstekende school zijn voor leerlingen, ouders en personeel. Om dat te bereiken is vel nodig: duidelijkheid over de doelen, over de manier waarop deze doelen moeten worden bereikt, wat daarvoor nodig is en welke resultaten daarmee worden behaald. De school wil veel presteren met leerlingen. Naast goed personeel is daarvoor een goed gebouw nodig, contacten met het basis-, voortgezet- en het vervolgonderwijs, met de pers, met gemeentes en instellingen waarmee wordt samengewerkt. Dit leidt tot de behoefte aan een gestructureerde aanpak van de externe en interne communicatieactiviteiten. Het is daarom dat dit communicatieplan richting geeft aan de wijze waarop de school in verbinding staat met iedereen die voor de school belangrijk is. 2. Identiteit en beleid Als uitgangspunt voor het beleid en het handelen van de RSG Enkhuizen en al haar medewerkers is een statement en een missie geformuleerd. De missie is de centrale bewering hoe de school wil zijn voor haar leerlingen en voor haar medewerkers. In de missie wordt het statement verfijnd tot richtinggevende uitspraken. De missie van de RSG Enkhuizen luidt:

De RSG Enkhuizen, een levende school, een school voor je leven! Wij zijn een bruisende school waar ruimte is voor tal van leeractiviteiten binnen en buiten de schoolmuren. Wij laten je kennis opdoen over de wereld van vandaag en maken je nieuwsgierig naar die van morgen. Wij dagen je uit tot het geven van antwoorden en vooral tot het stellen van vragen. Wij helpen je het beste uit jezelf te halen in je ontwikkeling tot een zelfstandig mens. Wij zijn ook een kleurrijke school waar je mag zijn wie je bent en waar je zorg draagt voor elkaar. Wij volgen jouw ontwikkeling en die van onszelf nauwgezet. Zo houden we iedereen bij de les!


Pagina 3 van 16

2.1 Visie op leren De RSG heeft een onderwijsvisie waarin het leren leren van de leerlingen centraal staat. Het leren van de leerling beweegt zich tussen zelf werken, zelfstandig werken, zelfstandig leren en mogelijk zelfs zelfverantwoordelijk leren. Het leren leren concept vormt het onderwijskundig uitgangspunt van de school. Wil de school dit doel realiseren, dan dient een congruente leeromgeving voor alle medewerkers te ontstaan. Er is sprake van parallelle processen: de ontwikkeling van het onderwijs aan de RSG Enkhuizen pretendeert een ontwikkeling van de leerling naar zelfverantwoordelijk leren en vraagt een vergelijkbare ontwikkeling van de docent, de onderwijsondersteunende medewerkers en de leidinggevenden. 2.2 Ontwikkelen en schoolplan Het beleid van de overheid is de laatste jaren er op gericht dat hogere onderwijsresultaten moeten worden behaald, om Nederland een sterke positie te bezorgen binnen de wereldeconomie. Hiertoe zijn het Ministerie van OCW en de VO-raad een bestuursakkoord overeengekomen. 1. Goede prestaties op kernvakken en daarnaast aandacht voor een brede vorming. 2. Scholen werken opbrengstgericht. 3. Docenten signaleren verschillen tussen leerlingen en gaan daar op adequate wijze mee om. 4. Op scholen heerst een ambitieuze leercultuur waar excellentie wordt gestimuleerd en hoogbegaafdheid wordt ondersteund. 5. Op scholen is sprake van een lerende cultuur. Goed HRM (HRM=Human Resource Management), gericht op een lerende organisatie, is daarvoor voorwaarde. Jaarlijks maakt de RSG een Strategisch Beleidsplan dat drie jaar vooruit kijkt. Dit is een door de wet voorgeschreven document waarin de school de strategie voor de langere termijn ontwikkeling communiceert. De doelen uit het Strategisch Beleidsplan zijn: - Strategisch hoofddoel: versterking kwaliteit van het onderwijs. Hieruit afgeleide strategische doelen: - professionalisering en - opbrengstgericht werken/kwaliteitsbewustzijn. Het Strategisch Beleidsplan wordt door de schoolleiding omgezet in een schoolplan (ook driejarig). De RSG heeft ambities in het schoolplan beschreven die voortkomen uit het bestuursakkoord. In het schoolplan 2014-2017 zijn drie ambities beschreven: - Ontwikkelingen krijgen één samenhangende richting. - Resultaatverwachtingen zijn concreet. - Een PDCA-cyclus borgt resultaten (PDCA=Plan Do Check Act) – cyclus/evaluatiecyclus. Een lerende organisatie is een absolute voorwaarde om het onderwijsideaal te realiseren. Vakmanschap en creatief onderwijsondernemerschap dienen zich aan. Dit vraagt een nieuwe vorm van professionaliteit, waarvoor de schoolorganisatie de juiste voorwaarden moet scheppen. De RSG erkent dit en pakt de uitdaging op. Permanente professionalisering van het personeel is een primair uitgangspunt. Het gaat om professionalisering die leidt tot persoonlijk meesterschap. Persoonlijk meesterschap dat zich kenmerkt in het kennen van de eigen competenties en het nemen van de persoonlijke verantwoordelijkheid om die verder te ontwikkelen. Excellentie De RSG wil een excellente school zijn; excellent vanuit de zelfopgelegde missie en onderwijsvisie. De RSG is een excellente school als minimaal 10% van de leerlingen een hoger diploma haalt dan in het advies van de basisschool staat aangegeven en als tenminste 70% van de oud-leerlingen aangeeft dat de kennis en vaardigheden die ze op de RSG hebben opgedaan hen goed hebben voorbereid op hun vervolgonderwijs. De school wil zich verantwoorden voor de manier waarop leerlingen kennis en vaardigheden verwerven, op de vorming die zij doormaken en op de resultaten bij de talentontwikkeling van de leerlingen. Ten aanzien van het primaire proces is de RSG een goede school als de leerlingen de school verlaten op tenminste het niveau dat zij hadden toen zij binnen kwamen. 3. Organisatie De RSG heeft een platte en overzichtelijke organisatiestructuur. De RSG is een z.g. éénpitter die ressorteert onder het College van Bestuur van de RSG Enkhuizen. Daaronder geven vijf conrectoren leiding aan de afdelingen. Vier afdelingen zijn gericht op het onderwijs en één op onderwijs ondersteunende processen. In de volgende paragraaf is de organisatie duidelijk in schema weergegeven. Communicatieplan RSG Enkhuizen

Pagina 4 van 16

Organogram RSG Enkhuizen handboek regeling 6.1.3.

college van bestuur tweehoofdig bestuurssecretariaat

conrector

conrector

conrector

conrector

conrector

onderw ijs

onderw ijs

onderw ijs

c

onderw ijs

financiën en

brugklas

vm bo-tl

havo

atheneum

bedrijfsvoering

STAF

onderw ijs-

orthopedagoog

ondersteuning

zorgcoördinator leer-en gedragsproblem atiek

team brugklas

team vm bo-tl

team havo

team atheneum

zorgcoordinator sociaal -em otionele problem atiek

docent/onderw ijsassistent




*** facilitaire zaken

psychologisch assistent

****

dyslexiespecialist

adm inistratie

coach docenten hoofd

hoofd

hoofd

onderw ijs

facilitaire zaken

adm inistratie

technisch onderw ijs-

rooster en planning

personeelsadm inistratie

assistentie

conciërgerie

leerlingenadm inistratie

onderhoud

financiële adm inistratie

ondersteuning

m ediatheek

drukkerij

audio-visueel

kantine

autom atisering

receptie schoonm aak


Pagina 5 van 16

3.2 Onderwijskundig overzicht

Opbouw van de school

leerjaar 3

TTO

Atheneum Atheneum Atheneum Atheneum

leerjaar 2

TTO

Atheneum

leerjaar 1

TTO

leerjaar 6 leerjaar 5 leerjaar 4


HAVO HAVO HAVO

VMBO-TL VMBO-TL

HAVO

VMBO-TL

Brugklas

Stromenschool leerjaar 1 en 2: Brede stroom Science & ICT Sport Kunst & Cultuur

Pagina 6 van 16

3.3 Verantwoordelijkheidslijnen Dankzij de overzichtelijke structuur is het voor iedereen duidelijk hoe verantwoordelijkheidslijnen lopen. In principe heeft elk personeelslid één leidinggevende met wie afspraken worden gemaakt en aan wie verantwoording wordt afgelegd. De onderwijsconrectoren en hun teams zijn verantwoordelijk voor de onderwijsontwikkeling en het verzorgen van onderwijs en leerlingbegeleiding op hun afdeling en de resultaten die daarna worden behaald. De vaksecties zijn ondersteunend aan de teams. Met andere woorden: de teams dragen direct bij aan de horizontale afstemming, terwijl de vaksecties verantwoordelijk zijn voor de verticale leerlijnen. De onderwijs ondersteunende teams zijn verdeeld in facilitair en rooster & planning, administratie (financiële, personeels- en leerlingenadministratie) en onderwijsondersteuning. Voor alle teams geldt dat het College van Bestuur de koers bepaalt en de kaders stelt. Per afdeling wordt er vervolgens vorm en inhoud aan gegeven. 3.4 Overlegstructuur Voor vergaderingen, studiebijeenkomsten en werkoverleg is de donderdagmiddag vrijgeroosterd van lessen. In een vast vergadercyclus zijn teamvergaderingen, sectiebijeenkomsten en andere vormen van overleg gepland. Hiertoe wordt voor het begin van elk schooljaar een rooster gemaakt. De schooldirectie kent drie soorten overleg: SL2, SL5(+) en SL1. SL2 is het College van Bestuur die elke maand een vrije sessie houdt om te brainstormen over lopende ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden. Daarnaast is er eens per twee weken op vrijdag een werkoverleg, waaraan de conrector financiën en bedrijfsvoering als adviseur deelneemt. SL5(+) betreft alle vijf de conrectoren. Zij vergaderen twee keer per drie weken. Zij volgen de ontwikkelingen op de afdelingen en het dagelijkse onderwijsproces. Zo nodig zorgen zij voor afstemming tussen de verschillende afdelingen. Eens per maand vindt een SL5+ vergadering plaats. Dit betreft de vijf conrectoren en het lid van het College van Bestuur met de portefeuille onderwijs. SL1 zijn de vijf conrectoren en de twee leden van het College van Bestuur, ofwel de brede directie. Eens per maand komen zij bijeen voor overleg over onderwijsontwikkeling, planning en uitwisseling. 3.5 Vergaderreglementen Voor de SL vergaderingen, maar ook voor de teams, de secties en het OOP-overleg zijn vergaderreglementen beschikbaar. Deze zijn opgenomen in het handboek RSG. 3.6 Handboek RSG De RSG kent een digitaal handboek. Volgens een vaste structuur wordt alle informatie die voor een leerling, ouder en/of medewerker van de RSG van belang is in het handboek opgenomen en actueel gehouden. Het handboek bestemd voor leerlingen, ouders en medewerkers is geplaatst op de website van de RSG. Het handboek bestemd voor medewerkers van de RSG in geplaatst op het intranet van de school. Hierdoor zijn alle beleidsstukken, regelingen, reglementen en procedures eenvoudig toegankelijk. Elk beleidsstuk wordt geschreven volgens een vast stramien met een hoofdstuk communicatie. Dit is een verplicht onderdeel van elke regeling in het handboek. Het personeelslid dat verantwoordelijk is voor een bepaalde regeling zorgt dat het format volledig is ingevuld. Daarin wordt aangegeven wanneer en door welke vergaderingen de regeling is vastgesteld en wanneer deze geëvalueerd dient te worden. 4

Informatievoorziening

4.1 Huisstijl De RSG hanteert een huisstijl die is gebaseerd op een eigen logo. Het logo geeft duidelijk aan: de school is primair voor de leerlingen. De basis van dit logo keert in verschillende verschijningen bij diverse vormen van drukwerk terug. Daarbij streeft de school naar vaste afspraken met betrekking tot: lettertype, lettergrootte, regelafstand, handtekening in outlook en taalformulering in het algemeen vanuit de school. 4.2 Informatiegids Jaarlijks wordt een informatiegids uitgegeven. Deze gids vormt een onderdeel van de wettelijke verplichte schoolgids. De informatiegids verschijnt slechts digitaal en wordt aan het eind van het voorgaande schooljaar gepubliceerd op de website. Hierbij wordt ook de meest actuele opbrengstenkaart


Pagina 7 van 16

gepubliceerd. In de informatiegids wordt verder algemene schoolinformatie en afdelingsspecifieke informatie verstrekt. Tijdens de informatieavonden voor ouders van nieuwe brugklasleerlingen wordt een flyer uitgereikt waarin wordt verwezen naar diverse, voor nieuwe ouders belangrijke, onderdelen op de website. 4.3 Nieuwsbrief Maandelijks brengt de RSG voor ouders en leerlingen de Nieuwsbrief uit. In de Nieuwsbrief wordt actuele informatie verstrekt over nieuwsfeiten, personele mutaties, roosters en activiteiten. De Nieuwsbrief wordt digitaal verstuurd. Ouders kunnen zich via de website aan- en afmelden voor het ontvangen van de Nieuwsbrief per email. De Nieuwsbrief wordt ook op de website gepubliceerd. 4.4 Mededelingenblad Voor het personeel wordt wekelijks een Mededelingenblad uitgegeven. Actuele nieuwsfeiten, mededelingen en personele aangelegenheden worden hierin vermeld. Het Mededelingenblad wordt digitaal verzonden. 4.5 Werving nieuwe brugklasleerlingen Voor de werving van nieuwe brugklasleerlingen wordt een aantal informatiebrochures voor ouders en leerlingen uitgegeven. 4.6 Magister Ouders kunnen een aantal gegevens en feiten over hun kind inzien in Magister Web Portal. Voor mentoren en schoolleiding is Magister een communicatiemiddel om gegevens en cijfers van leerlingen in te zien. Magister als schooladministratiesysteem geeft onder andere de adresgegevens van leerlingen en ouders/verzorgers, de behaalde cijfers en de aanwezigheid weer. Brieven aan ouders/verzorgers worden verstuurd via het in Magister geregistreerde e-mailadres. Het is dus zaak dat het e-mailadres up-to-date is. Ouders kunnen zelf het e-mailadres aanpassen in Magister. 4.7 Informatie voor leerlingen Leerlingen kunnen op verschillende manieren actuele informatie verkrijgen: a- via de website, waarop b.v. de dagelijkse roosterwijzigingen worden gepubliceerd en via Magister Web Portal, waar zij inzage hebben in diverse persoonlijke gegevens; b- vanaf beeldschermen die op centrale plekken in de school hangen. Elke afdeling heeft een eigen scherm voor roosterwijzigingen. Daarnaast is er een scherm voor algemene informatie; c- door de mentor; d- door een app op de gsm waarmee direct verbinding wordt gemaakt met Magister; e- door toegang tot Its Learning (elektronische leeromgeving). 4.8 Website De website heeft als functie het verstrekken van informatie over de school. 4.9 Schoolkrant Skepsis Voor de leerlingen wordt enkele keren per jaar een schoolkrant uitgebracht: de Skepsis. Hiervoor bestaat een redactiestatuut. De redactie bestaat uit leerlingen die worden begeleid vanuit het docentenkorps. Door de ontwikkeling van een eigen leerlingensite (www.deskepsis.nl) is een eigentijds medium hieraan toegevoegd. 4.10 Elektronische leeromgeving (ELO) en Its Learning Digitale leermiddelen zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs van tegenwoordig: extra uitleg over de lesstof door middel van instructiefilmpjes, digitale documenten die nodig zijn voor een opdracht, onderwerpen uit de les die online nabesproken en bediscussieerd worden, samenwerken via het internet, de mogelijkheden zijn eindeloos! Het is echter wel van belang dat leerlingen geholpen worden bij het zoeken en vinden van deze digitale leermiddelen én dat er een (veilige) digitale omgeving wordt geboden waarin het digitale schoolwerk gedaan kan worden. Daarom werkt de RSG Enkhuizen al een aantal jaren met een ELO: Its Learning. In de ELO staan verwijzingen naar alle vakken die de leerling heeft. Daarnaast wordt ook informatie toegevoegd die andere ‘schoolse zaken’ aangaan, bijvoorbeeld nieuws vanuit het domein.


Pagina 8 van 16

Op deze manier krijgt de leerling alleen te zien wat voor hem/haar belangrijk is. Klikken op een bepaald vak geeft het ‘digitale lokaal’ van dat vak, met daarin ook de digitale studiewijzer. Docenten van de verschillende vakken in toenemende mate informatie via Its Learning aan hun leerlingen gaan aanbieden. 4.11

Sociale media

Sociale media in het algemeen Sociale media is een verzamelnaam voor alle internet-toepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze. Het betreft niet alleen informatie in de vorm van tekst (nieuws, artikelen). Ook geluid (podcasts, muziek) en beeld (fotografie, video) worden gedeeld via sociale media websites. Met andere woorden, sociale media staat voor 'Media die je laten socialiseren met de omgeving waarin je je bevindt. Inleiding Het is niet meer weg te denken uit het dagelijks leven, de maatschappij, en ook niet uit de school: sociale media zijn een ‘fact of life’. Sociale media vormen een verlengstuk van de omgangsvormen met elkaar binnen en buiten de RSG en met de media. Dit document biedt aanbevelingen voor medewerkers voor het gebruik van sociale media. Verder biedt het specifieke richtlijnen voor het beheer van officiële RSG-Accounts. Visie en verantwoordelijkheid De RSG vervult een belangrijke rol in de leefomgeving, samenleving en in het Voortgezet Onderwijs in het algemeen. De RSG omarmt sociale media als middel om in gesprek te zijn met de maatschappij en het bedrijfsleven. Sociale media vergemakkelijken het openbare debat en kennisuitwisseling. Via sociale media komen mensen niet alleen met elkaar in contact, maar ook met de wereld van kennis, wetenschap en hoger onderwijs. Ook bieden sociale media kansen voor een toegankelijke communicatie tussen leerlingen en medewerkers onderling. De RSG streeft ernaar een betrokken, betrouwbare en ambitieuze school te zijn. Dit draagt de RSG uit door met respect, professionaliteit en verantwoordelijkheid te communiceren. Medewerkers zijn ambassadeur van de RSG. Zij vervullen een rol in de communicatie van en over de RSG via openbare en sociale media. Dat brengt vrijheid en verantwoordelijkheid met zich mee. Vrijheid binnen kaders van de visie en de doelen van de RSG en de eigen professionele verantwoordelijkheid. Afzender : RSG of individu? De waarden die de RSG onderschrijft, worden zichtbaar in de online communicatie, ook via sociale media. De RSG staat midden in de maatschappij, en onderschrijft het belang van de bijdrage aan een menswaardige samenleving. Het gebruik van sociale media met officiële RSG-accounts kent andere aandachtspunten dan het gebruik van sociale media door individuen (op persoonlijke titel). leerling Voor leerlingen geldt bovenal vrijheid van meningsuiting. Toon je daarbij bewust van de sociale omgangsvormen. In de huisregels staat beschreven wat gewenst en ongewenst gedrag is. Dat geldt uiteraard ook voor sociale media. Medewerker op persoonlijke titel De RSG voert geen regie op de informatie die je zendt op persoonlijke titel. Wees je er daarbij van bewust dat je een voorbeeldfunctie bekleedt die mede het gezicht bepaalt van de school en hou je aan de omgangsvormen. RSG als afzender De RSG is verantwoordelijk voor alle informatie die er geplaatst wordt uit naam van de school. Dat betekent dat de informatie, de toon, de taal en de huisstijl van een RSG-account moet kloppen. Spreek je namens de RSG, wees je dan bewust van die verantwoordelijkheid.


Pagina 9 van 16

Aanbevelingen voor gebruik sociale media De RSG moedigt medewerkers aan sociale media te gebruiken, vanuit nieuwsgierigheid en omdat het nuttig is en leuk. Wees vrij en wees je bewust van je ambassadeurschap van de RSG. Ook voor gedrag op sociale media gelden de huisregels van de RSG en de kaders voor gewenst en ongewenst gedrag. Digitale informatie is openbaar, vindbaar en deelbaar. Wees je ervan bewust dat digitale informatie het eeuwige leven heeft. Een bericht is snel geretweet, en een gerucht snel verspreid. Algemene omgangsvormen  Help elkaar;  Respecteer elkaar en het eigendom van kennis. Geef mensen ‘credit’ voor hun ideeën;  Spreek mensen aan zoals je ze in een werksituatie ook aan zou spreken;  Signaleer complimenten en kritiek;  Reageer niet vanuit emotie, wees kalm en overdenk je antwoord goed;  Als je een fout hebt gemaakt: geef het toe en probeer niet het verdoezelen;  Wees eerlijk. Ambassadeurschap van de RSG  Verspreid geen vertrouwelijke en niet-openbare informatie over de RSG;  Het is prima om RSG-berichten of ander relevant nieuws te delen. Check wel de bron en de feiten;  Let op spelling;  Wees je bewust van je voorbeeldfunctie;  Beledig geen mensen uit naam van de RSG;  Blijf vriendelijk en professioneel;  Verspreid geen persoonlijke of zakelijke gegevens van medewerkers of docenten via openbare sociale media kanalen, doe dit indien nodig via de RSG-Account. Check de feiten  Check bij het doorplaatsen van een boodschap altijd de bron en de feiten;  Vermeld bij het retweeten of doorplaatsen van informatie altijd de bron;  Ga niet inhoudelijk in op kwesties over de RSG waarvan je de oorsprong niet kent. Verplaats je in je volgers  Sta stil bij de relevantie en kwaliteit van de boodschap voor de doelgroep;  Wees je bewust van de overvloed aan berichten waaraan mensen worden blootgesteld. Bij incidenten  Voer onderlinge of interne discussies niet openbaar via sociale mediakanalen. Doe dit, wanneer echt nodig, alleen via privéberichten;  Is er sprake van een ‘crisis’ of incident, bericht of reageer hier dan niet op/over namens de RSG voordat je hebt overlegd met de relevante afdeling;  Geef geen informatie waarvan je weet dat die vertrouwelijk is. Ga af op je inschattingsvermogen en gezond verstand. Volg drie stappen wanneer iets mis gaat:  Onderken het probleem of het issue;  Excuseer wanneer nodig;  Reageer (los het op of verwijs door naar relevante afdelingen). 4.12 Cum Laude Cum Laude is een managementinformatietool. Het geeft overzichtelijke en begrijpelijke visualisaties, waarmee de processen binnen de school gevolgd en geanalyseerd kunnen worden tot op leerlingen docentniveau. Cum Laude maakt voor het genereren van de managementinformatie gebruik van de gegevens die zijn ondergebracht in Magister. Deze tool ondersteunt het opbrengstgericht werken.


Pagina 10 van 16

4.13 Merces Medewerkers kunnen online via Merces hun salarisstrook of jaaropgave inzien. 4.14 Tredin/Arbodienst Het verzuimbeleid op de RSG wordt ondersteund door een externe arbodienst: Tredin. In het handboek staan de ziek- en hersteld meldingsprocedure, het arbobeleidsplan en het stappenplan verzuim. Bij ziekte en het volgen van de ziekmeldingsprocedure krijgt de medewerker in eerste instantie te maken met de leidinggevende en de arbeidsdeskundige van Tredin. In overleg met de arbeidsdeskundige wordt een afspraak met de bedrijfsarts gemaakt. De leidinggevende en arbeidsdeskundige leggen alle afspraken en gespreksverslagen vast in Trackverzuim. Dit dossier is op aanvraag door de medewerker in te zien. 4.15 Werving en selectie De procedure werving en selectie is opgenomen in het handboek van de RSG. Er ligt een vast format voor vacatures die in- en extern worden gepubliceerd. Voor de werving van conrector, lid College van Bestuur of lid Raad van Toezicht is een aparte benoemingsprocedure vastgesteld. Deze procedures zijn tevens opgenomen in het handboek RSG.


Pagina 11 van 16

5 Communicatie 5.1 Formele en informele communicatie Iedereen die een boodschap uitzendt wil uiteraard dat de boodschap zo goed mogelijk wordt ontvangen. Top-down informatie komt zelden zondermeer terecht op de plaats van bestemming. Hoe langer de afstand tussen zender en ontvanger, hoe groter de kans op ruis of op het helemaal verloren gaan. Gebleken is dat informele communicatie voor 80% effectief is en formele voor de overige 20%. Schematisch vertaald naar de communicatie op een school ziet dat er als volgt uit: de RSG zet in op beide sporen, maar probeert de informele communicatielijn zo sterk mogelijk te krijgen.

80 % effect informele communicatie

CvB/schooldirectie

20 % effect formele communicatie

teams / secties

leerlingen

ouders en/of verzorgers

externe relaties / samenleving

Uitgaande van de grote mate van effectiviteit van informele communicatie worden m.b.t. informatieoverdracht en communicatie de volgende speerpunten benoemd in de gedragingen van personen binnen de RSG: - proactief; - man-to-man; - direct regelen en doen wat is afgesproken of toegezegd en dit communiceren met belanghebbenden; - het zoveel mogelijk tussen de mensen bewegen. 5.2 Uitgangspunten Werken vanuit een gedeelde visie is de basis voor professionele samenwerking en optimale communicatie. Hierbij geldt ook dat de procesgerichte kant van de communicatie minstens zo belangrijk is als de uitkomst. Het past binnen de missie en visie om daaraan een grote waarde toe te kennen. Natuurlijk vindt de RSG de externe oriëntatie en de profilering van de school naar buiten toe belangrijk, maar de schoolleiding is ervan overtuigd dat interne duidelijkheid en draagvlak door hun uitstraling naar buiten winst zullen opleveren. Binnen beginnen is buiten winnen. Een goed geoliede interne communicatie draagt bij aan een gevoel van trots, creëert begrip voor veranderingen, plaatst beslissingen in het juiste kader en verbetert de verhoudingen tussen mensen. Uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de plannen om de communicatie te verbeteren zijn: Interne communicatie is een verantwoordelijkheid van iedereen in de organisatie. Alle medewerkers zijn ambassadeur van de school (je krijgt geen tweede kans een eerste indruk te maken). Interne communicatie is doelgericht, qua vorm, inhoud en doelgroep en is transparant. De informatiemiddelen zijn voor alle medewerkers toegankelijk. Alle medewerkers weten waar zij de juiste informatie kunnen halen.


Pagina 12 van 16

-

Informeel overleg binnen en tussen alle lagen in de school naast formeel overleg wordt aangemoedigd. Afspraak is afspraak. Het devies bij communicatie is: niet mopperen, maar opperen.

5.3 Spelregels Deze uitgangspunten leiden tot de volgende spelregels: - De voorzitters van alle vormen van overleg zorgen dat alle (vastgesteld) verslagen binnen maximaal vijf werkdagen op intranet staan. - Medewerkers kiezen zelf welke verslagen zij van het intranet willen halen. - Medewerkers spreken elkaar aan op het nakomen van afspraken. Deze vorm van elkaar aanspreken staat los van hiërarchische verhoudingen. 5.4 Horizontale verantwoording Horizontale verantwoording is een gevolg van de discussie over goed bestuur in het onderwijs. Deze vorm van verantwoording is een direct gevolg van deze opvatting over goed bestuur. De code goed onderwijsbestuur moet worden gezien als een kader voor het bestuurlijk handelen. Gestimuleerd door de Rijksoverheid verplicht het College van Bestuur zich door de code tot horizontale verantwoording. Horizontale verantwoording richt zich op de belanghebbenden in de omgeving van de school: ouders, leerlingen, gemeenten, etc. Om aan de horizontale verantwoording op de RSG vorm te geven worden met regelmaat sessies met georganiseerd met ouders en met leerlingen. Daarbij wordt naast de ouderklankbordgroepen, drie keer per jaar via de nieuwsbrief een oproep gedaan om te reageren op een stelling vanuit de school. Het toezicht door de Inspectie van het VO moet worden gezien als verticale verantwoording. Het is een voornemen van de overheid verticaal toezicht te reduceren of zelfs af te schaffen wanneer een bestuur de horizontale verantwoording goed heeft verankerd in de beleidscyclus. 6. Crisiscommunicatie (voorbeeldtekst – wordt nader vastgesteld na presentatie Margret) Er wordt gesproken over een ‘’incident’’ als de gebeurtenis gericht is tegen personen waarbij sprake is van (onder meer) direct verbaal of fysiek geweld, bedreiging, grove pesterijen, afpersing, seksuele intimidatie of misbruik. Het voorkomen van incidenten is een belangrijke voorwaarde voor een goed pedagogisch klimaat. De manier waarop de school reageert voor, tijdens en na schokkende gebeurtenissen is heel bepalend voor de reacties, de verwerking van eventuele trauma’s en het herstel van het gewone leven. Na een incident of een calamiteit is het bepalen van een definitie en beschrijving van de fasen van belang. De beschrijvingen zijn in geval van een calamiteit richtinggevend aan het handelen. Er zijn verschillende calamiteiten/rampen die zowel op school kunnen plaatsvinden als daarbuiten (busongeluk met leerlingen of iets van de gehele gemeente betreft). Op de meeste incidenten kan de school prima inspelen op basis van reguliere afspraken en regels. Echter, wanneer er sprake is van een ernstig incident is er geen enkele school die daarbij draait op ‘’routine’’. Juist ten aanzien van die incidenten moeten afspraken worden gemaakt en protocollen worden vastgesteld. Eerlijke communicatie is van groot belang. In principe is het College van Bestuur woordvoerder naar externen. Bij het wegvallen van de leden van het College van Bestuur wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht automatisch aangewezen als woordvoerder vanuit de school. De hoofden BHV en de voltallige schooldirectie is in geval van rampen operationeel als crisisteam op de RSG Enkhuizen.


Pagina 13 van 16

7. Uitwerking communicatieplan 7.1. Plan van aanpak Na definitieve vaststelling van dit plan dient dit plan tot uitvoering te worden gebracht. Daartoe worden de volgende stappen gezet: 1- De vaststelling van het communicatieplan wordt bekend gemaakt aan de Raad van Toezicht, het personeel en de Medezeggenschapsraad. 2- Het communicatieplan wordt opgenomen in het Handboek RSG Enkhuizen. 3- Onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur worden de actie- en verbeterpunten nader uitgewerkt. 4- Jaarlijks vindt een evaluatie plaats in de vergadering van SL1. 5- In de tevredenheidsonderzoeken wordt specifiek naar de effecten van dit beleid gevraagd.


Pagina 14 van 16

7.3

Overzicht communicatiemiddelen RSG Enkhuizen

Onderwerp: Schoolgids

Beheer:

Evaluatie/verbeterpunten/Actiepunten:

 Jaarlijks de actualisatie van school-

gids coördineren.  Deadlines bewaken en zorgen voor

plaatsing op website.

 Actualiseren informatie op website,

Website

m.n. het noemen van namen, achterhaald nieuws etc.  Door inspectie verplichtte publicaties beheren: opbrengstenkaart etc.  Vacatures op website beheren.  Contactpersonen, verslagen, forum.

Gerealiseerd:  Hoeveelheid informatie terugbrengen/

 Ontwerp/opbouw website evalueren

en zo mogelijk aanpassen (met extern advies/expertise).

verwijzen naar website voor onderdelen als jaarplanning en reglement.  Financieel overzicht maken van de kosten van de schoolgids.  Digitaliseren schoolgids.  Nagaan of wettelijke regels bestaan omtrent wijze van publiceren?  Namen actualiseren.  Actualisatie van door inspectie verplichtte publicaties controleren.  Vacatures beheren op de website.  Netwerk binnen de school opbouwen: wie levert aan?

Correspondentie intern:  Mededelingenblad (MB)

 Wekelijks opstellen/verspreiden MB

 Intranet

 RSG verslagen.  Mededelingenblad.  Nieuwsbrief.  Handboek RSG.

 Informatiepakket bij

 Samenstellen informatiepakket

aanname Personeel  Handboek RSG

volgens huisstijl RSG en deze jaarlijks actualiseren.  Nieuwe/gewijzigde/of verwijderde

regelingen verwerken in handboek.  Alle medewerkers via MB informeren over wijzigingen in HB.  Te evalueren regelingen voorleggen aan de verantwoordelijke. Communicatie extern:  Brieven naar ouders

 Bewaken dat alle uitgaande brieven

volgens huisstijl verstuurd worden.

 Nieuwsbrief

 Evaluatiecyclus uitwerken om hand-

boek actueel te houden.

 Opstellen, actualiseren en invoeren

van een standaard faxformulier, brief en voorblad.  Invoeren dat emails naar externen voorzien worden van standaardlogo en handtekening vanuit outlook.

 Maandelijks opstellen nieuwsbrief.

NB online versturen vanaf de website.  Via website

 Melding in NB aan ouders wanneer er

een belangrijke wijziging op de website is. Bijv. bij publicatie schoolgids op de website.

 Via mail (zoals verzending nieuws-

brief) ouders op de hoogte stellen van belangrijke nieuwe/gewijzigde informatie op de website.  Social Media  Facebookpagina RSG beheren als

Contacten externe communicatiebedrijven

Vacatures RSG

Contactformulier RSG

Persberichten algemeen

Skepsis/Schoolkrant

 Bulkofferte aanvragen bij verschillende

 Advertentie opstellen/aanleveren.

 Bijhouden hoeveel vacatures en wor-

Informatie voor website RSG en vacaturessites aanleveren en tijdig wijzigen of verwijderen.  Vacature op website publiceren en tijdig wijzigen of verwijderen.  Jaarlijks de standaardvacature actualiseren en vaststellen in SL2.

den geplaatst en via welk middel de vacature is vervuld.

 Eerste aanspreekpunt contactfor-

mulier, bewaakfunctie dat elk formulier wordt beantwoord.  Laatste controle persberichten op huisstijl en tekstueel.  Verzamelen persberichten en bijhouden archief.  Alleen het CvB is bevoegd contactpersoon bij een interview door pers.  Ter informatie de inhoud bijhouden.  Lettertype.  Lettergrootte.  Regelafstand.  Gebruik logo.  Standaard handtekening outlook.  Standaardformulier voor notulen

Huisstijl

 Facebookpagina RSG operationeel

het gaat om nieuwtjes, vacatures etc.  Onderhouden contacten met externe communicatiebedrijven v.w.b. afspraken rondom kosten etc.

maken.

aanbieders voor opmaak brochures, folders etc.

 Financieel overzicht maken van de

kosten van Minkovsky.  Nagaan welke verplichtingen de school heeft t.o.v. Minkovsky. (GEEN!)  Werkprocedure opstellen.  Financieel overzicht maken van de kosten van werving het afgelopen jaar.  Contract Abovo nagaan.  Contract mm NHD nagaan.  Contract VK-banen nagaan.  Standaardvacaturetekst en lay-out opstellen.

 Bijhouden hoeveel contactformulieren/

klachten jaarlijks binnenkomen.

 Invoeren vaste RSG huisstijl.  Standaardformulieren maken en

en hierover intern communiceren.  Bewaken dat de huisstijl op de juiste

wijze wordt gebruikt.

van interne vergaderingen.  Gebruik foto’s.  Gebruik logo.  Publicatie folders (huisstijl).

De VO-gids? ouders/leerlingen groep 8 Crisiscommunicatie

 Crisisteam instellen en introductiebij-

eenkomst inplannen.  Woordvoerders bij rampen vaststellen/

communiceren binnen de school.


Pagina 15 van 16

Verantwoordelijk:

Overzicht communicatiedoelgroepen RSG Enkhuizen Doelgroep: Leerlingen

Beheer:

Evaluatie/verbeterpunten/Actiepunten:





Ouders





Medewerkers





Raad van Toezicht





Medezeggenschapsraad





Gemeenten





Inspectie/VvV





Klankbordgroepen ouders

 Coördineren dat vertegenwoordiging, verslagen

en forum op website wordt geplaatst.

Klankbordgroepen leerlingen

 Coördineren dat vertegenwoordiging, verslagen

Basisscholen



en forum op website wordt geplaatst.


 Inventariseren deelnemers klankbordgroepen en

coördineren dat naam/contactpersoon (ouder) op website genoemd wordt en opzet van een forum op de website.  Inventariseren namen leerlingenraad en het opzetten van een klankbordgroep en forum op website. 

Pagina 16 van 16

Gerealiseerd:

Communicatieplan. Regionale Scholengemeenschap Enkhuizen

Recommend Documents