Communicatieplan Herindeling Krimpenerwaard
Opgesteld door: Brenda Rieke Communicatieadviseur Projectbureau herindeling Datum: 14 januari 2015
Inhoud 1.
Inleiding 1.1 Opdracht communicatie 1.2 Wat hoort niet tot de opdracht?
2 2 2
2.
Communicatie 2.1 Probleemstelling 2.2 Doelstelling 2.3 Uitgangspunten communicatie
3 3 3 4
3.
Doelgroepen 3.1 Intern - bestuurlijk 3.2 Intern - niet bestuurlijk 3.3 Extern
6 6 6 8
4.
Strategie en kernboodschap 4.1 Strategie 4.2 Kernboodschap
9 9 10
5.
Communicatiemiddelen 5.1 Algemeen 5.2 Intern - medewerkers 5.3 Intern - projectorganisatie 5.4 Extern 5.5 Doelgroep-middelenmatrix
11 11 11 13 14 17
6.
Organisatie van de communicatie 6.1 Taken en verantwoordelijkheden 6.2 Woordvoering
18 18 18
7.
Planning
19
1
1.
Inleiding
1.1
Opdracht communicatie
De projectgroep herindeling heeft de aangesloten communicatieadviseur de opdracht gegeven zo spoedig mogelijk een praktisch communicatieplan te leveren, waarin kort en bondig staat beschreven hoe de interne en externe communicatie over het herindelingsproces wordt ingericht. Dit communicatieplan beschrijft op hoofdlijnen het communicatietraject tot aan het moment dat de nieuwe gemeente een feit is, dit wil zeggen tot 1 januari 2015. In dit communicatieplan zijn de doelstellingen en uitgangspunten opgenomen waar de communicatie tijdens het herindelingsproces aan moet voldoen. Verder zijn in dit plan doelgroepen, communicatie binnen de projectstructuur, middelen en een globale planning opgenomen. Voor bepaalde in te zetten middelen worden aanvullende praktische actieplannen opgesteld. Tevens wordt een korte aanzet gemaakt tot de communicatie direct na 1 januari 2015. De communicatie kan namelijk niet op 1 januari direct stop gezet worden. De communicatie dient vloeiend in elkaar over te gaan. Het is daarom aan te bevelen om een vervolg plan te schrijven voor e het 1 kwartaal 2015 en/of dit mee te nemen in het strategisch communicatiebeleid / jaarplan van de nieuwe gemeente. Gezien de snelheid van het proces zijn parallel aan het schrijven van dit plan al enkele communicatie middelen die prioriteit hebben uitgezet en ontwikkeld. Zo is bijvoorbeeld ten tijde van schrijven van dit plan een intranet in de lucht gebracht, zodat medewerkers op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken rondom het proces en de benodigde documenten kunnen raadplegen. Ook is een aanzet gemaakt voor een project huisstijl. Een gemeentelijke herindeling is een dynamisch proces, waardoor ook dit communicatieplan tijdens het proces geactualiseerd en aangepast kan worden aan de ontwikkelingen.
1.2
Wat hoort niet tot de opdracht?
Voor de duidelijkheid vermelden we dat in dit communicatieplan de harmonisatie van het communicatiebeleid, de organisatie van de communicatie en de profilering van de uiteindelijke nieuwe gemeente niet valt onder de hier geformuleerde opdracht. Praktische zaken als de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl, een nieuwe website en andere (corporate) communicatiemiddelen als gemeentepagina en gemeentegids, zijn activiteiten die worden uitgevoerd door de werkgroep communicatie.
2
2.
Communicatie
2.1
Probleemstelling
Het algemeen streven in het herindelingsproces is het tot stand brengen van een nieuwe, volledig gefuseerde gemeente voor burgers, partners, medewerkers en bestuur. Een gemeentelijke herindeling is voor alle betrokkenen een verstrekkende gebeurtenis. Intern Voor medewerkers geldt dat zij te maken krijgen met een nieuwe organisatie, andere collega’s, een nieuwe manier van werken, een andere omgeving. Voor ambtenaren betekent dit een grote omschakeling dat het nodige kan losmaken. Veranderingen brengen altijd onzekerheden en spanningen met zich mee. Het effect van alle veranderingen op het functioneren van medewerkers wordt nogal eens onderschat. Het kan leiden tot onrust, onvrede en verloop. De consequenties worden vaak pas duidelijk als de herindeling achter de rug is. Ook voor het bestuur en management is het herindelingsproces ingrijpend. Zij moeten ‘gaan staan’ voor het herindelingsproces, en daarmee voor een grootschalig verandertraject. Zij dienen op te treden als boegbeeld, een luisterend oor bieden, gevoelens en emoties signaleren, duidelijkheid verschaffen en waar kan onzekerheden proberen weg te nemen. Tegelijkertijd dienen zij te sturen op voortgang en resultaat. Sturing geven aan dit verandertraject waarbij ‘ratio’ en ‘emotie’ elkaar afwisselen, vraagt om continue alertheid, commitment en een open houding van bestuur en management. Extern Het opheffen van de oude gemeente en de overgang naar een nieuwe gemeente maakt ook veel los onder de bevolking. Burgers vrezen vaak dat voorzieningen afnemen, de gemeentelijke belastingen omhoog gaan, de afstand tot het bestuur groter wordt en de eigen identiteit verdwijnt. Zij hebben behoefte aan uitleg en verantwoording. Extra aandachtspunt Eenduidige communicatie over het herindelingsproces wordt bemoeilijkt doordat er niet bij elke gemeente voldoende draagvlak is voor de herindeling. Sommige gemeenten bewandelen - tot aan de definitieve beslissing door de eerste / tweede kamer - twee aparte wegen. Enerzijds gaan zij ‘de boer op’ om voor onafhankelijkheid te streven (of een andere herindelingsvariant), anderzijds zijn zij gebonden aan de Arhi procedure en zal er vanuit het bestuur van deze gemeente(n) volledige medewerking en samenwerking nodig zijn (en worden geboden) om het herindelingstraject succesvol te laten verlopen. In de communicatie, vooral extern, zal hier rekening mee gehouden moeten worden.
2.2
Doelstellingen
Het succes van het herindelingsproces wordt voor een belangrijk deel bepaald door de organisatie, de inhoud en de uitvoering van de communicatie. Feitelijk gaat het om één groot proces van interactie en dialoog, gericht op het vormgeven van de nieuwe gemeente. Communicatie moet ervoor zorgen dat er sprake is van positieve beeldvorming, vertrouwen, participatie, begrip en creativiteit. Het is voor de succesvolle voortgang in het traject van belang dat alle partijen en daarmee ook de burgers, bedrijven en instellingen gelijktijdig en consistent geïnformeerd worden over het hoe, waarom en waar we met het fusieproces naar toe gaan. De nieuwe gemeente moet een plek krijgen in de hoofden en harten van de burgers, de medewerkers en de bestuurders.
3
Concreet betekent dit voor de drietrap ‘kennis - houding - gedrag’ het volgende: Kennis: De doelgroepen zijn bekend met de plannen en ontwikkelingen rondom het herindelingsproces. Voldoende kennis is een basisvoorwaarde voor begrip en medewerking. Houding: De doelgroepen ontwikkelen/behouden een positieve houding ten aanzien van de herindeling, voelen zich betrokken, hebben vertrouwen in het proces en hebben het gevoel dat de gemeenten samen en gelijkwaardig optrekken. Gedrag: De doelgroepen werken en/of denken actief mee aan/over de plannen voor de herindeling en zijn zichtbaar betrokken, bijvoorbeeld door deelname aan werkgroepen, het bijwonen van bijeenkomsten en/of het zelf actief ‘halen’ van informatie. Belangrijk is om tussentijds te evalueren om zo te kijken of de doelstellingen worden behaald en waar bijsturing noodzakelijk is.
2.3
Uitgangspunten voor de communicatie
De communicatie dient aan de volgende randvoorwaarden te voldoen: lntern voor extern Bestuurders en medewerkers worden als eerste op de hoogte gebracht van de laatste stand van zaken in het herindelingsproces. Daarna kan de informatie hierover naar buiten worden gecommuniceerd. Gelijktijdig Planning van communicatieactiviteiten en -boodschappen wordt afgestemd in de stuuren projectgroep. Belangrijk is dat medewerkers op hetzelfde moment over dezelfde interne boodschappen kunnen beschikken. Voor de externe communicatie geldt dat belanghebbenden op hetzelfde moment over dezelfde informatie kunnen beschikken. Gelijkluidend Alle gemeenten spreken met één mond als het gaat om het herindelingsproces. Communicatie met inwoners en medewerkers is vanuit alle gemeenten gelijkluidend, zonder voorbij te gaan aan de verschillende gevoeligheden die er spelen. Gelijkwaardig ln de formulering van de communicatieboodschappen en de wijze waarop die worden gecommuniceerd, is duidelijk dat de gemeenten gelijkwaardig met elkaar opereren in het herindelingssproces. Elke gemeente speelt een even belangrijke rol en heeft evenveel zeggenschap. Herkenbaar Uit alle communicatieboodschappen en -middelen blijkt dat de projectorganisatie herindeling Krimpenerwaard de afzender is (dus niet de gemeenten afzonderlijk). Open, eerlijk en correct De stijl van communiceren, is er een met een luisterend oor en uitnodigend voor inbreng. De inhoud van de communicatie is actueel, volledig, laagdrempelig en op waarheid berust.
4
Proactief De communicatieboodschappen sluiten waar mogelijk aan op de te verwachten informatiebehoefte van de medewerkers en belanghebbenden. Anticiperen in plaats van reageren staat hierin centraal. Frequent De organisatie en belanghebbenden krijgen regelmatig bericht over de laatste stand van zaken in het herindelingsproces. Positief en constructief De toonzetting van de communicatie over de herindeling is positief, constructief, ambitieus en geeft blijk van de meerwaarde die de nieuwe gemeente in zich heeft. Respect voor gevoelens De inhoud van de communicatie en de wijze waarop die wordt uitgevoerd, geeft de medewerkers en belanghebbenden het gevoel dat ze gehoord en begrepen worden.
5
3.
Doelgroepen
Doelgroep
Welke rol heeft de doelgroep?
Wat hebben zij nodig?
Open staan voor signalen uit de ambtelijke organisatie. Proactief en positief zijn over het herindelingsproces. Vragen/opmerkingen uit de raad doorspelen naar de Stuurgroep. Volksvertegenwoordigende en controlerende rol. Besluiten nemen, bijv. over visie, begroting, inrichting griffie en huisvesting. Geeft sturing aan het project. Openstaan voor informatie uit de (project)organisatie. Zichtbaar zijn voor interne en externe doelgroepen (boegbeeld). Dagelijkse regie op uitvoering. Proactief en positief zijn over het herindelingsproces. Verschaffen van tijdige, accurate informatie. Openstaan voor vragen en input vanuit de organisaties. Verwachtingen duidelijk maken richting interne doelgroepen.
Voortgangsinformatie
Voortgang bewaken project. Projectgroep en Stuurgroep voeden met informatie over de voortgang. Tijdige, accurate en duidelijke communicatie richting medewerkers en burgers. Tijdige verspreiding van stukken. Fungeren als vraagbaak. Signalen vanuit het hele spectrum opvangen. Opstellen en uitvoeren plannen van aanpak. Verbinding leggen met andere relevante werkgroepen. Projectgroep/linking pin informeren over voortgang.
Informatie vanuit Stuurgoep, projectgroep, werkgroepen, BOR en BGO,
3.1 Intern – bestuurlijk Colleges b&w
Gemeenteraden
Stuurgoep (burgemeesters en wethouders)
Projectgroep (gemeentesecretarissen en ambtelijke ondersteuning)
Voortgangsinformatie. Raadscyclus voor formele besluiten
Voortgangsinformatie, adviezen en stukken ten aanzien van het herindelingsproces
Informatie/ stukken vanuit de stuurgroep, werkgroepen, BOR en BGO.
3.2 Intern - niet bestuurlijk Projectbureau (Projectleider, secretariële ondersteuning, communicatie en control)
Ambtelijke werkgroepen
Actuele informatie stavaza herindelingsproces. Informatie vanuit andere werkgroepen. Handige formats voor opstellen van stukken.
6
Managementteams (MT)
Bijzondere Ondernemingsraad (BOR)
Proactief en positief zijn over het herindelingsproces naar medewerkers. Signalen opvangen van medewerkers over eventuele knelpunten in de ‘workload’ / afweging tussen ‘wat doen we voor de eigen gemeente’ en ‘wat doen we voor de herindeling. Behartigt belangen personeel. Positief kritische houding. Heeft eigen communicatielijn naar medewerkers.
Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO)
Behartigt belangen personeel. Positief kritische houding. Heeft eigen communicatielijn naar medewerkers.
Ondernemingsraden ‘eigen’ gemeenten (OR)
Behartigt belangen personeel. Positief kritische houding Heeft eigen communicatielijn naar medewerkers.
Medewerkers
Betrokkenheid. Actieve deelname aan (sub)werkgroepen. Feedback geven aan leden van de projectorganisatie en/of leidinggevende. Adviseren Stuurgroep. Voorbereiden gezamenlijke raadsvoorstellen. Betrokkenheid bij harmonisatie en ontwikkelen van nieuw beleid. Bijdrage leveren aan ontwikkeling van visie op de nieuwe gemeente. Betrokken bij het opstellen van nieuwe begroting. Voorbereiden informatiebijeenkomsten raadsleden. Informeren raadsleden.
Klankbordgroep raden
Actuele informatie stavaza herindelingsproces.
Actuele informatie over stavaza herindelingsproces. Tijdig relevante stukken. WOR-bestuurder als gesprekspartner. Overzicht van stukken voor advies of afstemming. Eigen deel op intranet. Actuele informatie over stavaza herindelingsproces. Tijdig relevante stukken. Overzicht van stukken voor advies of afstemming. Eigen deel op intranet. Actuele informatie over stavaza herindelingsproces. Tijdig relevante stukken. WOR-bestuurder als gesprekspartner. Overzicht van stukken voor advies of afstemming. Actuele informatie over stavaza herindelingsproces.
Voortgangsinformatie. Raadscyclus voor formele besluiten. Tijdig relevante stukken.
7
3.3 Extern Inwoners
Bedrijven/ondernemers
(Maatschappelijke) instellingen en verenigingen
Belangen organisaties
Politie/brandweer/ambulance Waterschappen Externe relaties Mede-overheden (omliggende gemeenten, Provincie, Rijk) Pers
Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces. Waar mogelijk en ruimte wordt geboden actief meedenken over de nieuwe gemeente. Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces. Waar mogelijk en ruimte wordt geboden actief meedenken over de nieuwe gemeente. Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces. Waar mogelijk en ruimte wordt geboden actief meedenken over de nieuwe gemeente. Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces. Waar mogelijk en ruimte wordt geboden actief meedenken over de nieuwe gemeente. Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces Bereidheid om kennis tot zich te nemen over het herindelingsproces Aandacht in media schenken aan de herindeling dat bijdraagt aan een positieve beeldvorming.
Actuele informatie over stavaza en gevolgen herindelingsproces. Toegang tot relevante stukken.
Idem
Idem
Idem
Idem Idem Idem Idem Idem
8
4.
Strategie en kernboodschap
4.1
Strategie
In de communicatie rondom de herindeling staan vier pijlers centraal: informeren, erbij betrekken, samenwerken en overtuigen. Informeren In de eerste plaats is het noodzakelijk om de betrokkenen voldoende te informeren over de relevante aspecten van het herindelingsproces. Kernwoorden hierin zijn actieve en open communicatie. Met open communicatie wordt bedoeld: laat weten wat er gebeurd en wacht niet altijd tot alle informatie volledig is. Dus ook informeren als er geen nieuwe informatie beschikbaar is, of als er over bepaalde onderwerpen nog geen inhoudelijke berichtgeving kan plaatsvinden. Informeer medewerkers dan over het proces, neem ze hierin mee. Erbij betrekken Met communicatie willen we ook bijdragen aan het creëeren van draagvlak voor de fusie, zodat alle betrokkenen zo positief mogelijk de overgang naar de nieuwe gemeente ingaan. Het is daarom van belang om alle betrokkenen zoveel mogelijk bij het proces te betrekken. Communicatie draagt zo bij aan het eigen maken van de nieuwe gemeente in de hoofden en harten van medewerkers, bestuurders en inwoners. Samenwerken Medewerkers gaan tijdens het herindelingsproces al samenwerken in ambtelijke werkgroepen en/of subwerkgroepen. Het is belangrijk dat de werkgroepen bij de start de juiste verwachtingen hebben over wat hun taak is en wat zij kunnen inbrengen en wat er van hun wordt verwacht. Een goede terugkoppeling naar de werkgroepen is zeer belangrijk. Om medewerkers gemotiveerd te houden, dienen zij terugkoppeling te krijgen over hoe hun inbreng wordt meegenomen, verwerkt en wat erover besloten is en waarom. De kans is groot dat medewerkers die zitting hebben in een werkgroep beter op de hoogte zijn van de ontwikkelingen. Belangrijk is dus om ervoor te zorgen dat álle medewerkers continu aangesloten blijven bij het proces. Hierbij is bijvoorbeeld extra aandacht nodig voor de buitendienst. Overtuigen Ondanks dat de herindeling een opgelegd proces is vanuit het Rijk en er geen draagvlak bestaat bij elke gemeente, is het van belang om vanuit het bestuur - richting zowel medewerkers als inwoners nut en noodzaak van de herindeling te communiceren. Hierbij moet men de kans krijgen om ook tegengeluid te laten horen, of aan te geven wat zij belangrijk vinden om mee te geven aan de nieuwe gemeente. Hiervoor is het aangaan van dialoog met elkaar van groot belang. Mensen een ‘stem’ geven en’ zich gehoord’ laten voelen, zal bijdragen aan een positieve beeldvorming van de nieuwe gemeente.
9
4.2
Kernboodschap
Het is van belang om gedurende het gehele herindelingsproces een heldere, eenduidige kernboodschap uit te dragen. De kernboodschap dient het volgende weer te geven, dat: Intern: …we samen werken aan een nieuwe gemeente / we gaan samen op weg. …de herindeling een interessant proces is, dat medewerkers een nieuwe uitdaging en kansen biedt. …medewerkers actief kunnen bijdragen aan de bloei en ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige organisatie / gemeente. Extern: …vijf gemeenten samen bouwen aan één nieuwe gemeente, die een sterke partner is t.o.v. andere omliggende gemeenten in de regio …de nieuwe gemeente van belang is om aan de toekomstige opgaven te kunnen blijven voldoen (bijvoorbeeld de drie decentralisaties) …de nieuwe gemeente hiermee de dienstverlening verder kan optimaliseren …de eigen identiteit van de verschillende dorpskernen behouden blijft Kernwoorden: Positief / enthousiast / energiek Toekomstgericht / ambitieus / professioneel Bloei / ontwikkeling Persoonlijk / interactief Slogan De kernboodschap wordt doorvertaald in een nog op te stellen pakkende slogan. De slogan moet aansluiten bij het gebied (groen, polderlandschap, natuur), aanduiden dat we in een proces zitten dat iets nieuws / moois gaat opleveren, persoonlijk aanspreken en aansporen tot gedrag (kijken/lezen/aandacht geven aan).
10
5.
Communicatiemiddelen
5.1
Algemeen
Project(huis)stijl Voor de herkenbaarheid en het creëren van een gevoel van gezamenlijkheid wordt een projectstijl ontwikkeld. De projectstijl bestaat uit een ‘logo’, beeld, kleurgebruik en lettertype. Het moet duidelijk zijn dat dit geen logo is voor de nieuwe gemeente, maar dat het gericht is op het project, de weg er naartoe. Het beeld moet hierop aansluiten. Uitgangspunt voor de creatie zijn de kernboodschap en slogan. De projectstijl zal zowel intern als extern gebruikt worden.
5.2
Intern - medewerkers
Intranet Een tijdelijk intranet waarop medewerkers alle informatie kunnen vinden over het herindelingsproces en de projectorganisatie: nieuws, actualiteiten, vergaderdata, achtergrondinformatie, documenten en verslagen, presentaties, Q&A lijst, etc. Tevens wordt aan het intranet een personengids toegevoegd, zodat medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen vinden. Personeelsbijeenkomsten Op belangrijke momenten / mijlpalen in het proces worden personeelsbijeenkomsten georganiseerd, bijvoorbeeld wanneer de visie en hoofdstructuur van de organisatie bekend zijn. De bijeenkomsten worden in het kader van ‘gezamenlijkheid’ zo veel mogelijk gemengd georganiseerd, dus niet per gemeente afzonderlijk. Interne bijeenkomsten In de inleiding is aangegeven dat een veranderingsproces veel los maakt bij medewerkers. Zij kunnen zich onzeker voelen over hun rol in het proces en over de toekomst (Heb ik straks nog een baan? Of, een baan passend bij mijn wensen/ambities?). Een herindeling is een complex proces, waar bij aanvang nog niet overal een antwoord op te geven is. Het is goed om continu de dialoog met elkaar te blijven zoeken. Medewerkers moeten de kans krijgen om in een vertrouwde omgeving zorgen en/of vragen aan te kaarten. Kleinschalige (lunch)bijeenkomsten die in de eigen gemeente worden georganiseerd, kunnen hieraan bijdragen. Het biedt de kans om wat dieper met elkaar in te gaan op wat het veranderingsproces precies teweegbrengt en hoe hier het beste mee om te gaan in het dagelijks functioneren. Ambassadeurs Leden van de stuur- en projectgroep zijn ambassadeurs voor het herindelingsproces. In die zin hebben zij een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers, bestuurders en raadsleden in de vijf gemeenten. Medewerkers die zitting hebben in een werkgroep zijn goed aangehaakt bij het herindelingsproces en fungeren ook als ambassadeur van dit proces naar de overige medewerkers in de organisatie. Lijncommunicatie / werkoverleg Leidinggevenden hebben de taak de herindeling te bespreken in het werkoverleg (vast agendapunt). Op deze manier kunnen signalen vanuit medewerkers worden opgevangen en doorgespeeld naar de projectorganisatie. Infodesk Medewerkers kunnen zelf ook vragen stellen door een mail te sturen naar de infodesk / projectbureau.
11
Digitale nieuwsbrief Met regelmaat (bijv. 1 x in 6 weken) wordt een digitale nieuwsbrief verstuurd. Ook zal een aantal stuks worden geprint, zodat ook medewerkers zonder vaste werkplek / pc (buitendienst) op de hoogte blijven van de ontwikkelingen. Fusieblad/magazine Een personeelsblad biedt mogelijkheden om vooral achtergronden te belichten: interviews en verhalen met/van bestuurders, medewerkers, werkgroepen, medezeggenschap, vraag/antwoord rubriek, etc. Op deze manier kunnen de ‘human interest’ aspecten breed in de organisatie worden gedeeld. Dit fusieblad kan bijv. 2 of 3 keer worden uitgegeven, in het voorjaar, rondom de zomer en in het najaar. Een fusieblad is tevens een mooi middel om externe relaties en andere belangrijke partijen (bijv. mede-overheden) geïnformeerd te houden over het proces en hun een ‘kijkje in de keuken van de Krimpenerwaard’ te geven. Het fusieblad kan bij aanvang van de nieuwe gemeente worden overgezet in een personeelsblad, want het proces stopt niet op 1 januari 2015, dan begint het pas. Ook dan is het van belang om verder te bouwen aan de interne communicatie, betrokkenheid en de nieuwe ‘corporate story’, die vanuit de visie zal moeten gaan ontstaan. Het fusie/personeelsblad is hiermee een lange termijn investering. Online samenwerken / Mett Om de werkgroepen te faciliteren is het wenselijk om een online platform in het leven te roepen waarop medewerkers documenten met elkaar kunnen delen en online met elkaar kunnen samenwerken. Mett is hiervoor een geschikte tool, waar een aantal gemeenten al ervaring mee hebben. Ludieke start herindelingsproces De herindeling dient in een korte tijd, één jaar, gerealiseerd te worden. Alle medewerkers dienen dus vanaf 1 januari 2014 vol aan de slag te gaan om de beoogde datum van 1 januari 2015 te halen. Er zal in korte tijd veel werk verzet moeten worden. Dit vraagt enorme inzet en betrokkenheid van medewerkers. Daarnaast brengt dit proces ook veel onrust en onzekerheid met zich mee. Om medewerkers te motiveren, een hart onder de riem te steken en een positieve ‘vibe’ te creëren is het goed om het proces op ludieke wijze in te luiden.
12
5.3
Intern - (project)organisatie
Agenda’s / verslagen / besluiten / plannen De stuurgroep, projectgroep, werkgroepen, BOR en BGO vergaderen met regelmaat. Hiervoor worden agenda’s opgesteld, korte besluitenlijsten opgesteld en diverse stukken/plannen aangeleverd. Na goedkeuring worden ze gepubliceerd op het intranet (geldt voor alle verslagen, stukken en plannen, behalve de besluitenlijst van de projectgroep). B&W agenda’s De voortgang van het herindelingsproces staat standaard op de B&W agenda’s. Formats/sjablonen Voor de werkgroepen worden formats/sjablonen opgesteld, zodat iedereen op dezelfde wijze verslaglegging doet, denk aan een format voor een besluitenlijst, plan van aanpak, etc. Medezeggenschap De BOR en BGO krijgen een eigen deel op het intranet om nieuws en verslagen op te communiceren. Voor de inhoudelijke invulling hiervan zijn zij zelf verantwoordelijk. Klankbordgroep raden De organisatie van de communicatie tussen stuurgroep en klankbordgroep raden / gemeenteraden verloopt via het projectbureau en wordt door de griffiers georganiseerd. Via het RaadDigitaal systeem worden raadsstukken op de website gepubliceerd. Start vieren nieuwe organisatie De communicatie rondom het herindelingsproces stopt niet op 1 januari 2015. De communicatie dient te worden voortgezet t.b.v. kennis/informatie, draagvlak en positieve sfeer. Om alvast een doorkijkje te geven, kan gedacht worden aan het vieren van de start/geboorte van de nieuwe organisatie / nieuwe gemeente. Dit kan bijv. worden gekoppeld aan een nieuwjaarsbijeenkomst, die op een speciale manier wordt opgezet. Het is aan te bevelen om voor na 1 januari 2015 een vervolg plan te schrijven en/of dit mede op te nemen in het strategisch communicatiebeleid / jaarplan van de nieuwe gemeente.
13
5.4
Extern
Website Er wordt een speciale herindelingswebsite ingericht waarop bewoners alle informatie kunnen vinden over het proces naar de nieuwe gemeente toe: nieuws en actualiteiten, persberichten, openbare stukken, publicaties, meest gestelde vragen, etc. Om het bereik te vergoten is het goed om één portal pagina in te richten waarop links staan naar de websites van de vijf gemeenten en de herindelingswebsite. Op deze manier trekken de vijf gemeenten direct vanaf de start van het proces naar buiten toe samen op. Dat zorgt voor vertrouwen en duidelijkheid. Aan de website kunnen ook interactieve onderdelen worden toegevoegd, zoals een forum of ‘ideeënbus’. Huis-aan-huis krant (2 edities) Een huis-aan-huis krant is een laagdrempelige manier om inwoners te informeren over het herindelingsproces. Een dergelijke krant is al voor verschillende beleidsterreinen (CJG, duurzaamheid, Wabo, Afval scheiden) met succes ingezet. Een huis-aan-huis krant biedt de mogelijkheid om naast praktische informatie ook meer achtergrondinformatie te geven en aandacht te besteden aan de gevolgen voor verschillende groepen. Tevens kunnen in een huis-aan-huis krant ook inwoners zelf aan het woord komen, zodat zij hun ideeën over wat belangrijk is voor de nieuwe gemeente kunnen delen met anderen. Nr. 1 Proces / Nr. 2 Verkiezingen: De krant kan 2 x verschijnen; 1 x direct na het officiële besluit door de Eerste en Tweede kamer rondom de zomer, en 1x in september / oktober m.b.t. de verkiezingen. Speciale gemeente/fusiepagina Kort actueel nieuws over het herindelingstraject kan op een speciale fusie gemeentepagina worden geplaatst in de daarbij horende projectstijl. Dit zou bijvoorbeeld 1 x per maand kunnen in een lokale krant die het totale gebied dekt. (Het Kontakt heeft een West en Oost editie en dekt het gehele gebied). Op deze pagina kan weer worden verwezen naar de website waar men meer stukken kan inzien. Het biedt ook de mogelijkheid om bijv. een korte column te plaatsen, die rouleert tussen de burgemeesters. Digitale nieuwsbrieven Mensen kunnen zich via de website aanmelden voor de digitale nieuwsbrief. Een keer per maand worden de actuele nieuwsberichten vanuit de website verzameld in een digitale nieuwsbrief. Inloopbijeenkomsten Per gemeente kan een of twee keer een inloopbijeenkomst worden georganiseerd, waar inwoners terecht kunnen met vragen en opmerkingen. Belangrijk is dat bestuursleden hier aanwezig zijn en de dialoog aangaan met inwoners. Infopunten / roadshow Om de dialoog aan te gaan met inwoners over wat zij belangrijk vinden voor de nieuwe gemeente en/of de nieuwe gemeente willen meegeven, is het goed om (mobiele) infopunten in te richten. Dit kan op verschillende manieren. Een manier is bijv. een voorlichtingsbus, die wordt ingezet op weekmarkten en tijdens speciale evenementen. Ook kan worden gedacht aan een info ’corner’ waar interactieve elementen in worden aangebracht, die inwoners een mogelijkheid biedt om actief mee te denken met de nieuwe gemeente. Dit zal in een nader plan worden uitgewerkt.
14
Verkiezingscampagne In november 2014 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats voor de nieuwe gemeente. Aangezien de verkiezingen alleen in deze vijf fusiegemeenten plaatsvinden, kunnen we niet meeliften op landelijke aandacht hiervoor en zal er dus veel publiciteit moeten zijn om inwoners naar de stembus te trekken. Ook hier kan worden gedacht aan de inzet van een informatiebus / infopunt. Communicatie rondom de verkiezingen zal in een apart plan nader moeten worden uitgewerkt (in samenwerking met de werkgroep Burgerzaken). Briefpapier/enveloppen Briefpapier biedt bij uitstek de kans om aan zowel inwoners als relaties te communiceren dat er een nieuwe gemeente gaat ontstaan. Het logo en de projectstijl kan een plek krijgen op het huidige briefpapier en enveloppen van elke gemeente. Folder In een folder kan kort en krachtig uiteen worden gezet wat de herindeling inhoudt en wat de gevolgen zijn voor de burger. Deze folder kan worden neergelegd bij de publieksbalie en/of worden uitgedeeld tijdens weekmarkten/evenementen. Filmpje In een kort filmpje van 5 - 10 minuten kan worden verteld wat de gemeentelijke herindeling inhoudt, wat nut en noodzaak is en eventuele gevolgen voor inwoners, bedrijven, instellingen en bezoekers. Het filmpje kan op de website worden vertoond, op Youtube en bij informatiebijeenkomsten / infopunten. Videozuil Een ander middel op mensen op laagdrempelige wijze een stem te geven is het inzetten van een videozuil. Inwoners kunnen dan een persoonlijke videoboodschap opnemen over wat zij aan de nieuwe gemeente willen meegeven. Van alle boodschappen kan een leuke compilatie worden gemaakt en in een filmpje aan de website worden toegevoegd. De videozuil kan bijv. tijdens de ‘roadshow’ of in de info corner worden verwerkt. Fusieblad/magazine Het fusieblad/magazine dat eerder is vermeld bij de middelen voor interne doelgroepen, kan uiteraard ook extern worden ingezet. Een fusieblad is een mooi middel om externe relaties en andere belangrijke partijen (bijv. mede-overheden) geïnformeerd te houden over het proces en hun een ‘kijkje in de keuken van de Krimpenerwaard’ te geven. Persbijeenkomsten/berichten Uiteraard zullen lokale en regionale media moeten worden betrokken bij het herindelingsproces. Het is goed om op belangrijke momenten persbijeenkomsten te organiseren en actuele nieuwsfeiten proactief via persberichten te melden aan de pers. Persberichten worden opgesteld namens de projectorganisatie, onder leiding van de voorzitter van de stuurgroep. Social media Social media is tegenwoordig een belangrijk medium om informatie te delen, maar ook om informatie tot ons te nemen. Het is aan te bevelen om een twitter account open te stellen en hierop actief actueel nieuws te melden. Twitter berichten worden gekoppeld aan de website. Daarnaast is het voor de jongere doelgroep goed om een facebook account aan te maken en richting zakelijke relaties op Linkedin.
15
Ambassadeurs Leden van de gemeenteraden, stuur-en projectgroep en werkgroepen zijn ambassadeurs voor het herindelingsproces. Niet alleen intern, maar ook extern. Hier moeten zij zich goed bewust van zijn. Gluren bij de buren Om inwoners kennis te laten maken met hun nieuwe gemeente is een ‘gluren bij de buren’ concept een leuk middel. Dit kan op diverse manieren worden ingestoken. Denk bijvoorbeeld aan een fietsroute door de vijf gemeenten waar lokale ondernemers aan meedoen d.m.v. speciale openingen / tentoonstellingen of kortingsbonnen. Dit onderdeel kan ook na 1 januari worden ingezet. Nieuwjaarsreceptie Ditzelfde geldt voor het organiseren van een nieuwjaarsreceptie. Het is aan te bevelen om voor na 1 januari 2015 een vervolg plan te schrijven en/of dit mede op te nemen in het strategisch communicatiebeleid / jaarplan van de nieuwe gemeente.
16
Raden / klankbordgroep
Inwoners
Bedrijven
Instellingen
Belangenorganisaties
Mede-overheden
Relaties
Pers
Doelgroep - middelenmatrix
Medewerkers
5.5
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Projectgroep
Colleges b&w
Management
Werkgroepen
BOR/BGO/OR
Middel
Stuurgroep
Doelgroep
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Projectstijl Intern Intranet
x
Personeelsbijeenkomsten x
Lunchbijeenkomsten
x
x
x
Werkoverleg
x
Infodesk
x
x
x
x x
x
x
x
Online samenwerken / Mett Ludieke start / give-away
x
x
x
x
x
x
x
Agenda’s / verslagen/ besluiten / plannen
x
x
x
x
x
x
x
x
Formats x
Kick-off nieuwe gemeente
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Ambassadeurs x
Digitale nieuwsbrief Fusieblad/magazine
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Huis-aan-huis krant
x
x
x
x
Gemeente/fusiepagina
x
x
x
Inloopbijeenkomsten
x
x
x
Infopunten / roadshow
x
Verkiezingscampagne
x
Briefpapier/enveloppen
x
x
x
Folder
x
x
x
Filmpje
x
x
x
Videozuil
x
x
x
Website
x
x
x
x
x
x
Persbijeenkomsten / berichten Social media
x
x x
x
x
Gluren bij de buren
x
Nieuwjaarsreceptie
x
x
x
x
x
x
x
x
x
17
x
x
6.
Organisatie van de communicatie
Binnen de projectorganisatie vervult het projectbureau een spilfunctie. Het projectbureau is verantwoordelijk voor het (mede namens de stuur- en projectgroep) organiseren en onderhouden van de communicatie binnen de projectorganisatie, tussen de projectorganisatie en medewerkers en tussen de projectorganisatie en externe partijen.
6.1
Taken en verantwoordelijkheden
Aan het projectbureau is een communicatieadviseur toegevoegd. De communicatieadviseur is belast met: -
de advisering over communicatiestrategie- en beleid het opstellen van het communicatieplan voor zowel de interne als externe communicatie het uitvoeren van de diverse communicatieactiviteiten die uit het communicatieplan voortvloeien het bewaken van de communicatieplanning en -begroting het oppikken van signalen uit de interne en externe omgeving en de projectorganisatie hierover informeren en adviseren het opstellen van persberichten, internet- en intranetberichten, het organiseren van persbijeenkomsten en doet - in nauw overleg met de projectleider - de woordvoering richting de pers
De communicatieadviseur levert twee dagen per week inzet voor het projectbureau. Dit wordt flexibel ingevuld. In de opstartfase zal er meer inzet nodig zijn. De praktijk zal moeten uitwijzen of deze inzet voldoende is of eventueel uitgebreid zal moeten worden met extra uren en/of een extra personele ondersteuning (bijv. een webmaster die zich richt op het onderhouden van de website en intranet).
6.2
Woordvoering
De afzender van alle officiële informatie over het herindelingsproces is de projectorganisatie (zowel stuurgroep als projectgroep). De projectorganisatie wordt vertegenwoordigd door twee personen: de voorzitter van de stuurgroep en de projectleider. Extern Het is van belang om de externe woordvoering zoveel mogelijk door één persoon te laten doen, zodat de projectgroep consequent met dezelfde boodschap en vanuit één centraal punt naar buiten treedt. In persberichten worden de contactgegevens van het Projectbureau / de communicatieadviseur vermeld. Alle persvragen worden alleen beantwoord door de communicatieadviseur, de projectleider of de voorzitter van de stuurgroep. Wanneer persvragen bij andere personen / medewerkers binnenkomen, verwijzen zij te allen tijde de pers door naar het projectbureau. Intern De projectleider is woordvoerder voor alle interne communicatie (bijvoorbeeld overleg met de BOR, personeelsbijeenkomsten, vragen van medewerkers). Interne vragen en verzoeken worden doorgespeeld aan het projectbureau, die dit doorgeeft aan de projectleider. Terugkoppeling vindt plaats afhankelijk van de vraag of het verzoek persoonlijk of in de reguliere werkgroepvergaderingen.
18
7.
Planning
Projectstijl
x
Intranet
x
Personeelsbijeenkomsten Lunchbijeenkomsten
x
x
x x
x
x x
x
x x
x
x
x x
x
x
x
x
x x x
x
x
Fusieblad/magazine Website
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x
Inloopbijeenkomsten
x
x x
x
Roadshow / infopunten
x
x
x x
Briefpapier
x
Folder
x
Filmpje
x
x
Videozuil
x
x
x
x
x
x
x
Verkiezingscampagne
Persbijeenkomsten / berichten
x
x
Huis-aan-huis krant Gemeente/fusiepagina
e
x
Kick-off nieuwe gemeente Digitale nieuwsbrief
e
Januari 2015
December
November
Oktober
September
Augustus
Juli
Juni
Mei
April
Maart
x
Ludieke start Formats
Februari
Middel
Januari
Maand
1 / 2 kwartaal
Onderstaande is een globale en dynamische planning. Er zijn vele actoren in het proces actief waardoor er continu ingespeeld moet worden op nieuwe inzichten en ontwikkelingen.
x
x
x x
x
Gluren bij de buren
x
Nieuwjaarsreceptie
x
19
