Communicatieplan
In opdracht van de Natuurcoöperatie Krimpenerwaard Auteur: Stacey Dutry van Haeften 18 maart 2014
2
Inhoudsopgave 1.
Inleiding .......................................................................................................................................... 3
2.
SWOT-analyse................................................................................................................................. 4
3.
Doelgroepenanalyse ....................................................................................................................... 6
4.
De boodschap ................................................................................................................................. 8
5.
Middelen....................................................................................................................................... 10 5.1 Communicatiemiddel 1 Website ............................................................................................. 10 5.2 Communicatiemiddel 2 Informatieborden.............................................................................. 11 5.3 Communicatiemiddel 3 Artikel in huis-aan-huisblad .............................................................. 12 5.4 Communicatie middel 4 Huisstijl ............................................................................................. 13 5.5 Communicatiemiddel 5 Thema avonden ................................................................................ 14
6.
Andere communicatiemiddelen .................................................................................................... 15
7.
Planning ........................................................................................................................................ 16
8.
Kosten en financiering .................................................................................................................. 19
Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 21
3
1.
Inleiding
1.1 Beschrijving De Natuurcoöperatie Krimpenerwaard (voortaan te benoemen als NCK) is een vrij nieuwe organisatie in de Krimpenerwaard. Vanaf februari 2013 worden gronden beheerd door agrariërs met behulp van de NCK. Voor de organisatie zal er een plan worden ontwikkeld om de communicatie naar buiten toe (recreant en burger) en gedeeltelijk intern (leden NCK) op te pakken. Uitvoering van het plan zal in 2014 plaatsvinden. Het plan is geschreven door Stacey Dutry van Haeften, derdejaars studente Landscape and Environment Management aan Hogeschool Inholland Delft. 1.2 Aanleiding en doel Aanleiding voor dit plan is het missen van contact tussen de NCK en externen. Inwoners van het gebied de Krimpenerwaard kennen de organisatie niet en recreanten hebben geen idee door wie het land wordt beheerd als zij langs een perceel van de NCK fietsen of wandelen. Dit is wel gewenst vanuit het bestuur van de NCK. Doel van dit plan is om het bestuur van de NCK richtlijnen te geven hoe op een optimale manier gecommuniceerd kan worden naar verschillende partijen. Daarnaast is het doel om burger en recreant te informeren over de organisatie en leden meer bij de ontwikkelingen van de NCK te betrekken. De informatie naar zowel burger, recreant en lid zal zo eenduidig worden overgebracht. 1.3 Doelstelling communicatieplan Binnen een jaar moeten de communicatiemiddelen in dit plan uitgevoerd zijn door een medewerker van de NCK. De externe communicatie is met behulp van leden opgepakt en zorgt voor naamsbekendheid in de Krimpenerwaard.
4
2.
SWOT-analyse
Om de huidige situatie van de NCK in combinatie met communicatie te analyseren zal er een SWOTanalyse uitgevoerd worden. Intern zullen de sterktes en zwaktes (‘strenghts’ en ‘weaknesses’) benoemd worden, extern zullen dit kansen en bedreigingen (‘opportunities’ en ‘threats’) zijn. Sterktes en kansen kunnen hulpvol zijn voor het communicatieplan, zwaktes en bedreigingen kunnen schadelijk zijn. Het is van belang dat dit duidelijk in beeld wordt gebracht, zodat er later niet meer op teruggekoppeld hoeft te worden. Tabel 1 SWOT-analyse
Strengths
Weaknesses
Goed contact met leden
Vrij nieuwe organisatie
Ruimte voor nieuwe ideeën
Onbekendheid bij burger en recreant
Leden willen graag meewerken Opportunities
Threats
Hulp van leden om kenbaar te maken
Concurrentie van grote organisaties
Veel ideeën van actoren
Korte tijd beschikbaar om communicatieplan uit te voeren
Onbekendheid bij burger en recreant
Strengths De NCK heeft goed contact met haar leden. Leden hebben één keer per maand tot één keer per half jaar contact met de NCK. De leden hebben het liefst telefonisch contact of email contact. Daarnaast zijn er tien leden die graag mee willen werken aan het bekend maken van de NCK bij burger en recreant. Er is nog niet eerder nagedacht over communicatie(middelen), er is veel ruimte voor nieuwe ideeën. Weaknesses Naast sterke punten heeft de NCK zwakke punten. Het feit dat de organisatie vrij nieuw is niet bevorderlijk voor het kenbaar maken van de NCK. De NCK kan concurrentie ondervinden van een sterke communicatie van andere natuurorganisaties in het gebied. Het feit dat de NCK een nieuwe organisatie is kan ook een sterkte zijn. Er kunnen veel nieuwe ideeën meteen gebruikt worden in het communicatieplan. Daarnaast is er op het moment veel onbekendheid over de NCK bij burger en recreant, uiteindelijk is het doel om dit om te vormen tot bekendheid. Opportunities Extern zijn er een aantal kansen die het opstellen en het uitvoeren van het communicatieplan kunnen vergemakkelijken. Ten eerste is er veel hulp van leden om de NCK kenbaarder te maken onder burger en recreant. Tijdens een enquête onder de vijfentwintig leden is er gevraagd of zij bereid zijn om mee te helpen, van de negentien respondenten (responspercentage van 76%) zouden
5 dertien leden mee willen helpen. Ten tweede zijn er vanuit verschillende actoren veel ideeën wat betreft communicatiemiddelen. Met behulp van deze ideeën is er uiteindelijk een keuze gemaakt welke communicatiemiddelen terug komen in dit plan. De onbekendheid die op het moment heerst bij burgers en recreanten is een zwakte, maar kan ook gezien worden als kans. Zij kunnen helpen om de NCK bekend te maken onder andere burger en/ of recreanten. Threats Extern zijn er een aantal bedreigingen te noemen. De concurrentie van grote organisaties is een redelijke grote bedreiging. Grote organisaties zoals Zuid-Hollands Landschap zijn reeds voorzien van een communicatieplan of dergelijke. Zo snel zij zich in een gebied zichtbaar moeten maken hebben zij van andere gebieden al richtlijnen en regels om dit te doen. Een goed voorbeeld is het plaatsen van informatieborden. Zuid-Hollands Landschap heeft hier een vast format voor, de NCK moet dit nog ontwikkelen. Een andere bedreiging is de tijd dat aan het communicatieplan en de uitvoering hiervan. De stagiair zal hier fulltime aan werken tot en met januari, maar daarna zal het overgenomen moeten worden door een medewerker van de NCK.
6
3.
Doelgroepenanalyse
Het communicatieplan zal gericht zijn op een aantal groepen. Deze doelgroepen zullen per categorie beschreven worden en uiteindelijk worden verwerkt in een doelgroepen-middelen matrix. Deze matrix zal de doelgroepen koppelen aan verschillende communicatiemiddelen. 3.1 Categorieën en doelgroepen Na gesprekken met betrokkenen van de NCK en twee andere natuurcoöperaties zijn er doelgroepen geformuleerd. Deze doelgroepen zijn belangrijke factoren voor de NCK, zij zullen uiteindelijk voor een positief beeld van de NCK zorgen. De doelgroepen waarvoor dit communicatieplan wordt geschreven worden in drie categorieën verdeeld. De eerste categorie zijn de inwoners van de Krimpenerwaard. De tweede categorie zijn de recreanten die de Krimpenerwaard bezoeken. Derde en laatste categorie zijn de leden van de NCK. Deze doelgroepen zijn voortgekomen uit gesprekken met Rianne de Wit. Inwoners Inwoners in de Krimpenerwaard zijn een grote doelgroep voor het communicatieplan. Zij wonen in de regio waar de organisatie haar werkzaamheden uitvoert. Dit zijn mannen en vrouwen van alle leeftijdscategorieën met elk opleidingsniveau en inkomen. Een deel van de inwoners vallen ook onder de andere categorie, deze inwoners zijn tevens dagjesmensen en bezoeken het gebied regelmatig. Recreanten Dit is een grote doelgroep voor het plan. De meeste communicatiemiddelen zijn gericht op deze categorie. Onder recreanten vallen de volgende doelgroepen: Gezinnen Deze doelgroep komen zowel uit de regio Krimpenerwaard als daarbuiten. Ze komen een dag(deel) naar het gebied om te recreëren. De gezinnen bestaan uit ouders of alleenstaande ouders met kinderen van alle leeftijden. Gepensioneerden Door vergrijzing van de samenleving leven er in Nederland in verhouding veel senioren en gepensioneerden. Deze doelgroep stapt geregeld op de fiets om een route af te leggen in de Krimpenerwaard. Nederlandse toeristen Deze doelgroep zijn mensen die niet in de regio Krimpenerwaard wonen, maar vanuit daarbuiten naar het gebied toe komen. Zij komen hierheen om één of meerdere dagen te recreëren, met of zonder overnachting in het gebied. Buitenlandse toeristen Buitenlandse toeristen zijn toeristen die niet uit Nederland komen.
7 Leden NCK Een doelgroep waar het communicatieplan op gericht is, zijn de leden van de NCK. Er zijn vijfentwintig leden van de NCK, een groot deel beheert land via de NCK, een deel is wel lid maar heeft geen grond in beheer. De leden hebben onder andere behoefte aan een website, themaavonden en perceelnummerbordjes in het gebied. De uitvoering van het plan is zowel op inwoners en recreanten als leden gericht. 3.2 Verwachtingen De doelgroepen (m.u.v. leden) zijn niet op de hoogte van de NCK. Ze hebben geen idee wat het inhoudt en zullen er niet eerder van gehoord hebben. De verwachtingen van de inwoners en recreanten zullen om deze reden niet hoog zijn. Burgers en recreanten zullen niet op de hoogte zijn van dit communicatieplan, zij zullen alleen de uitvoering ervan waarnemen. Van de leden wordt wel verwacht dat zij op de hoogte zijn van dit communicatieplan, daarnaast zullen zij net zoals de andere doelgroepen de uitvoering van het plan waarnemen. Vanuit de leden is er medewerking om het communicatieplan ter uitvoering te brengen. 3.3 Doelgroepen/middelen matrix De doelgroepen worden gelinkt aan de verschillende communicatiemiddelen. Deze middelen zijn voortgekomen uit gesprekken met de gebiedsregisseur en gesprekken met Rianne de Wit en Barend Meerkerk. In tabel 2 zijn de doelgroepen onder elkaar gezet en gecombineerd met de communicatiemiddelen. De website is geschikt voor alle doelgroepen. Voor de recreanten en inwoners is de website handig om algemene informatie te vinden over de NCK, voor leden zal de website vooral geschikt zijn voor actuele informatie. De informatieborden zijn, net zoals de website, geschikt voor alle doelgroepen. Het artikel in een huis-aan-huisblad zal gelezen worden door de inwoners en de leden van de NCK, maar zal niet snel gelezen worden door recreanten. De huisstijl is geschikt voor alle doelgroepen, dit komt terug in artikelen en informatieborden. De thema-avonden zijn uitsluiten voor de leden van de NCK geschikt.
Tabel 2 Doelgroepen/middelen matrix
Inwoners Krimpenerwaard Dagjesmensen - gezinnen - gepensioneerden Toeristen - Nederlandse toeristen - Buitenlandse toeristen Leden NCK
Website X
Infoborden X
X
X
X
X
X
X
Huis-aan-huisblad artikel X
X
Thema avonden
X
8
4.
De boodschap
De boodschap die vanuit de NCK wordt verzonden is het verstrekken van informatie over de ontwikkelingen van de NCK. Deze boodschap kan enigszins verschillen per doelgroep. In de volgende paragraaf wordt de boodschap per doelgroep verder uitgewerkt. 4.1 Boodschap per doelgroep Inwoners Voor de inwoners van de Krimpenerwaard geeft een meerwaarde in hun woonomgeving als zij kunnen zien wie het land beheerd dat bij hun om de hoek ligt. Door middel van de communicatiemiddelen wordt de doelgroep geïnformeerd over de activiteiten en ontwikkelingen die namens de NCK in het gebied plaatsvinden. In gevallen van werkzaamheden zijn zij van tevoren op de hoogte gebracht. Daarnaast kan met behulp van communicatiemiddelen kennis gedeeld worden. De inwoners kunnen informatie vinden op bijvoorbeeld de website, maar inwoners kunnen hun kennis ook delen met de NCK door via de website contact te zoeken. Recreanten Voor de recreanten moet er een gelegenheid komen om informatie op te zoeken over de NCK en hoe de Krimpenerwaard er uit ziet. Door aanwezig te zijn op het internet met een website kan de NCK informatie verstrekken aan recreanten over bijvoorbeeld het gebied en wat daar precies gebeurd. Door informatieborden te plaatsen komen de recreanten te weten door wie het perceel beheerd wordt. De boodschap is dus het verstrekken van (vooral algemene) informatie over de NCK. Op de website kan informatie over de organisatie gegeven worden, nieuws en contactgegevens van de NCK. Leden Leden van de NCK hebben aangegeven in de enquête dat zij niet veel contact hebben met de NCK, maar dat dit wel gewenst is. Op het moment hebben de meeste leden één keer per maand of minder contact met de NCK. Er is meer behoefte aan meer contact vanuit het bestuur over de voortgang van de NCK. Om de leden meer bij de ontwikkelingen (bijvoorbeeld over nieuwe stukken te beheren land) te betrekken zullen zij meer geïnformeerd moeten worden. Door middel van een nieuwsbrief, actuele nieuwsberichten op de website of thema-avonden worden zij op de hoogte gehouden. 4.2 Aansluiting verschillende doelgroepen De doelgroepen voor het communicatieplan hebben tot een zekere hoogte aansluiting met elkaar. Om een goed voorbeeld te geven, inwoners uit de Krimpenerwaard wonen niet alleen hier, maar recreëren ook in dit gebied. Dit maakt hun tevens een recreant. Ditzelfde geldt voor de leden van de NCK. Zij wonen en werken in de Krimpenerwaard, maar zullen misschien ter ontspanning door het gebied wandelen of fietsen. Dan zijn ze niet alleen lid van de NCK, maar daarnaast recreant.
9 4.3 Aansluiting boodschap op doelstellingen Doel van het plan is om burger, recreant en lid te informeren over de organisatie en leden meer bij de ontwikkelingen van de NCK te betrekken. Door de boodschap hoofdzakelijk informatief te houden zal deze aansluiten op de doelstelling van het plan.
10
5.
Middelen
5.1 Communicatiemiddel 1 Website Een website is een communicatiemiddel geschikt voor alle doelgroepen. De recreant kan op de website informatie vinden over het gebied en de organisatie, de inwoners van de Krimpenerwaard vinden informatie over het bestuur en leden en contactgegevens. Leden van de NCK kunnen informatie lezen over de voortgang en vinden hier de contactgegevens van de NCK. Het webadres van de NCK zal www.nckrimpenerwaard.nl worden. Doel van de website is informatie over de NCK overdragen naar alle doelgroepen toe. Hoe meer de doelgroepen te weten komen over de NCK, hoe meer bekendheid dit oplevert. De boodschap zal binnen twee maanden overgebracht moeten worden. Het internet wordt veel gebruikt voor het inwinnen van informatie, de NCK kan hierop inspelen door in korte tijd een website te publiceren. Tijdens het schrijven van dit plan is al reeds een begin gemaakt met de website. Algemene informatie over de NCK dat op de website geplaatst zal lange tijd beschikbaar blijven, dit zal minstens de komende drie jaar zijn. Algemene informatie zal vanaf het begin op de website worden geplaatst en alleen worden veranderd als de inhoud niet meer juist is of dit nodig wordt geacht. Informatie over de ontwikkelingen worden op de website geplaatst als dit nodig wordt geacht. Algemene informatie die op de website komen te staan zijn: - informatie over de Krimpenerwaard - bestuur en leden - links - contactgegevens Informatie dat veranderd wordt als dit nodig wordt geacht: - nieuws
11 5.2 Communicatiemiddel 2 Informatieborden Om de NCK visueel zichtbaarder te maken in het gebied wordt er aanbevolen om informatieborden bij de percelen te plaatsen. Op deze manier kunnen recreanten en inwoners van de Krimpenerwaard zien door wie het land wordt beheerd. Daarnaast zien leden welk perceel zij voor zich hebben. Het doel van de informatieborden is dus naar alle doelgroepen informatie uitzenden. Weerbestendig, makkelijk te bevestigen aan hekken Op de borden kan de volgende informatie weergegeven worden: - logo van de NCK - door wie het perceel wordt beheerd (bijvoorbeeld: ‘ook dit perceel wordt beheerd door:’) - het webadres van de NCK - perceelnummer In overleg met de Rudi Terlouw, gebiedsregisseur van de NCK, is er gekeken naar eventuele ontwerpen voor de informatieborden. Onderstaande afbeeldingen zijn ideeën voor de informatieborden.
Idee 1
Idee 2
Na overleg met Rianne de Wit is er een definitief ontwerp ontworpen. Definitief ontwerp informatiebord
12 5.3 Communicatiemiddel 3 Artikel in huis-aan-huisblad Om naamsbekendheid te creëren onder inwoners wordt er aanbevolen om één keer in de vier á vijf maanden een artikel in een huis-aan-huis blad te plaatsen. Het huis-aan-huis blad wordt verspreidt in de regio Krimpenerwaard. Dit artikel kan een verhaal zijn van een bestuurslid, maar ook van een lid van de NCK. Inhoud artikel Het artikel zal worden geschreven door een bestuurslid of lid van de NCK. In dit artikel kan een bestuurslid uitleggen hoe de NCK tot stand is gekomen en hoe de ontwikkelingen nu gaan. Een lid kan uitleggen waarom hij heeft gekozen om namens de NCK land te beheren als natuur. Daarbij kan hij uitleggen hoe hij dit ervaart. Een ander artikel dat in het huis-aan-huisblad geplaatst kan worden is de lancering van de nieuwe website. Een artikel zal eenmalig geplaatst worden in twee edities van een huis-aan-huis blad. Als er een nieuw artikel wordt geschreven kan deze weer in het blad worden geplaatst. Het wordt tevens aanbevolen om de artikelen op de website van de NCK te plaatsen. Zo worden er extra doelgroepen bereikt. Met het artikel in een huis-aan-huis blad worden de inwoners bereikt, met het artikel op de website worden ook de leden en recreanten bereikt. Plaatsing huis-aan-huis blad In overleg met Rianne de Wit zal er in februari 2014 geadverteerd worden in het Kontakt. Het Kontakt heeft acht edities, waarvan er twee edities in de Krimpenerwaard worden verspreid. Dit zijn Lek en IJssel Oost en Lek en IJssel West. Totaal worden in dit gebied 43.700 exemplaren verspreid. Het Kontakt verschijnt in beiden edities op dinsdag. Het artikel zal op maandag voor 13.30 uur (Lek en IJssel West) en 14.00 uur (Lek en IJssel Oost) aangeleverd moeten worden. In bijlage 1 en 2 is er meer informatie over het plaatsen van een advertentie in Het Kontakt te vinden. Naast het plaatsen van een advertentie is het mogelijk om de redactie te tippen over een onderwerp. Dit is te versturen via het webadres http://www.hetkontakt.nl/lek-en-ijssel/tip-de-redactie. Hierbij kan een korte omschrijving met een foto worden opgestuurd. Plaatsing artikelen andere bladen Op lange termijn kunnen er landelijke agrarische bladen benaderd worden om een artikel in het blad te plaatsen. Bladen zoals Nieuw Oogst, Boerderij en Agraaf worden gelezen door agrariërs in de Krimpenerwaard.
13 5.4 Communicatie middel 4 Huisstijl Het belangrijkste doel van dit communicatieplan en de uitvoering hiervan is bekendheid creëren onder verschillende doelgroepen. Behalve dat er communicatiemiddelen ontwikkeld zullen worden is het belangrijk dat deze communicatiemiddelen zo eenduidig mogelijk naar de doelgroepen worden uitgezonden. Hierbij kan worden gedacht aan eenzelfde lettertype, kleur of format voor artikelen. Op het moment wordt er nog niet gebruik gemaakt van een huisstijl. Lettertype Zoals eerder werd vermeld is het belangrijk om de boodschap van de NCK zo eenduidig mogelijk naar doelgroepen uit te zenden. Eén manier om dat te doen is zo vaak mogelijk hetzelfde lettertype gebruiken. Op informatieborden, informatiebrieven, artikelen en andere kleine communicatiemiddelen. Dit lettertype kan door het bestuur of medewerker van de NCK bepaald worden met behulp van lettertypen in het programma Microsoft Word. Koppen: Cambria 14 dikgedrukt donkergroen Onder koppen: Cambria 11 dikgedrukt groen Tekst: Calibri 11 zwart Kleur De kleur van bijvoorbeeld het lettertype (dan voornamelijk in titels) kan ook zorgen voor een eenduidige boodschap. De kleur kan in de stijl van het logo zijn, de kleur groen. Aanbevolen wordt om de precieze kleur te laten bepalen door het bestuur of door een medewerker van de NCK. Format Een format gemaakt voor het opstellen van informatiebrieven of artikelen kan bijdragen aan het uitzenden van een eenduidige boodschap. Zo wordt de stijl eerder herkend, wat voor bekendheid zorgt. Een aantal voorbeelden van verschillende formats zijn te vinden in de bijlage. Het bestuur of een medewerker van de NCK kan de keuze maken om deze te gaan gebruiken.
14 5.5 Communicatiemiddel 5 Thema avonden Het idee van een thema avond is geopperd door de gebiedsregisseur van de NCK, Rudi Terlouw. Dit idee is meegenomen in de enquête die verstuurd is naar de leden van de NCK. Thema avonden om de NCK in zijn algemeenheid onder de aandacht te brengen is bij meer dan de helft van de gereageerde leden goed ontvangen. Een thema avond is bedoeld om in de winter het contact tussen bestuur en leden te onderhouden. De bijeenkomsten zijn niet alleen voor leden die grond beheren via de NCK, maar ook leden die (nog) geen grond beheren. Doel van deze avond is het versterken van het contact tussen bestuur en leden en het overdragen van kennis. De bijeenkomsten hebben een agrarisch gerelateerd thema. Dit kan bijvoorbeeld een presentatie zijn over weidevogels, ruige mest, slootkantenbeheer of waterbeheer. Een presentatie kan ongeveer één uur duren, waarna er nog koffie en thee kan worden gedronken. De avond kan worden georganiseerd door een medewerker van de NCK. Samen met het bestuur kan worden besloten wat het onderwerp van deze avond wordt, evenals de locatie.
15
6.
Andere communicatiemiddelen
In hoofdstuk 5 zijn communicatiemiddelen geadviseerd die op korte termijn gerealiseerd kunnen worden. Uit gesprekken zijn er meer communicatiemiddelen naar voren gekomen. Deze middelen zullen niet op korte termijn uitgevoerd worden, maar zijn een optie voor op langere termijn. De volgende communicatiemiddelen kunnen in de toekomst nog ontwikkeld en uitgevoerd worden: - QR-code (op bijv. informatiebord) - Google Earth - Uitkijktoren - Smoelenboek voor derden - Slogan - Boeren/bestuur filmen
16
7.
Planning
Per communicatiemiddel zal een visueel plan worden beschreven. In dit plan zal er uitgelegd worden welke taken er uitgevoerd moeten worden ter voorbereiding van een communicatiemiddel. Vervolgens worden de taken beschreven die er zijn tijdens de uitvoering van het communicatiemiddel. Welke personen zijn betrokken bij deze activiteiten en welke verantwoordelijkheden hebben zij. Na het visueel communicatieplan wordt er in een communicatieplanning duidelijk weergegeven welke communicatiemiddel wanneer wordt uitgevoerd. Hierin is de boodschap te vinden, de frequentie van het communicatiemiddel en wie hier verantwoordelijk voor is. 7.1 Visueel communicatieplan Communicatiemiddel 1 Website Voordat de website online wordt gezet is het belangrijk dat er genoeg informatie te vinden is. Ter voorbereiding van het uitvoeren van de website zijn de volgende taken van belang: - informatie verzamelen voor de website - lay-out van de website klaar hebben - informatie gebruiksklaar maken voor de website Taken tijdens de uitvoering van het communicatiemiddel: - informatie verdelen over de website - financiering van website voldoen Verantwoordelijke: - Stacey Dutry van Haeften - Rianne de Wit Verantwoordelijkheden - Stacey Dutry van Haeften: ontwerpen en online zetten van website. - Rianne de Wit: financieren en onderhouden van website Communicatiemiddel 2 Informatiebordjes Voordat er informatieborden in het gebied geplaatst kunnen worden moeten er aantal zaken op een rij staan. De volgende taken moeten worden uitgevoerd voordat de informatieborden geplaatst kunnen worden: - ontwerp van het informatiebord - financiering van het ontwikkelen en plaatsen van het informatiebord - op de hoogte brengen van leden en pers over het plaatsen van het informatiebord Taken tijdens de uitvoering van het communicatiemiddel: - plaatsen van de informatieborden Verantwoordelijke: - Stacey Dutry van Haeften - Rianne de Wit Verantwoordelijkheden - Stacey Dutry van Haeften: ontwerp informatieborden, financiering informatieborden, organisatie plaatsing - Rianne de Wit: financiering informatieborden, plaatsing informatieborden, organisatie plaatsing
17 Communicatiemiddel 3 Artikel huis-aan-huisblad Voordat er een artikel in het Kontakt kan worden geplaatst zullen er een aantal taken uitgevoerd moeten worden. Dit zijn: - schrijven van een artikel door bestuur - foto verzorgen bijpassend bij het artikel - contact opnemen met Het Kontakt over plaatsen artikel Tijdens de uitvoering van dit communicatiemiddel zijn er geen taken. Voor vragen of informatie van Het Kontakt of lezers kan er contact worden gezocht met het kantoor van de NCK. Verantwoordelijke: - Stacey Dutry van Haeften - Rianne de Wit Verantwoordelijkheden: - Stacey Dutry van Haeften: tekst artikel en foto artikel via bestuur verzorgen - Rianne de Wit: aanspreekpunt voor Het Kontakt en vragen van lezers Communicatiemiddel 4 Huisstijl De huisstijl is een communicatiemiddel die middels verschillende taken uitgevoerd kan worden. Belangrijk bij dit communicatiemiddel is dat tijdens het sturen van brieven, emails, artikelen etc. er rekening wordt gehouden met het lettertype, kleur en format. Verantwoordelijke: - Bestuur - Rianne de Wit Verantwoordelijkheden - Bestuur en Rianne de Wit: aanhouden van hetzelfde lettertype, kleur en format in brieven, emails, artikelen etc. Communicatiemiddel 5 Thema-avonden Voordat er een thema-avond georganiseerd kan worden zullen er een aantal taken uitgevoerd moeten worden. Dit zijn de volgende taken: - bespreken van thema door het bestuur - spreker op de avond benaderen om over het thema te vertellen - uitnodigingen naar leden versturen - reserveren en bespreken zaal om thema-avond in te huisvesten - maken en/of voorbereiden van (korte) powerpoint presentatie voor de thema-avond De taken tijdens de uitvoering van de thema-avond zijn als volgend: - ontvangen van leden en spreker op de thema-avond - opening van de thema-avond - afsluiting van de thema-avond Verantwoordelijke: - Bestuur - Rianne de Wit Verantwoordelijkheden: - Bestuur: thema bespreken, spreker benaderen, ontvangen van leden en spreker, openen van thema-avond, afsluiten van de thema-avond - Rianne de Wit: uitnodigingen versturen, reserveren en bespreken zaal, maken (korte) powerpoint
18 7.2 Communicatieplanning
Datum December 2013
Doelgroep Recreant
December 2013
Burger
December 2013
Leden
Januari 2014
Burger
Januari 2014
Recreant
Januari 2014
Burger
Januari 2014
Leden
2014
Leden
Boodschap Informeren over NCK Informeren over NCK Informeren over NCK Informeren over NCK Informatie over NCK Informatie over NCK
Middel Website
Afzender NCK
Website
NCK
Website
NCK
Informatiebordjes NCK
Eenmalig
Informatie over NCK Voortgang over NCK
Informatiebordjes NCK
Eenmalig
Thema avond
3x per jaar
Artikel huis-aanNCK huis blad Informatiebordjes NCK
NCK
Frequentie Afhankelijk van doelgroep Afhankelijk van doelgroep Afhankelijk van doelgroep Eenmalig
Materiaal -
Verantwoordelijk Stacey Dutry van Haeften
-
Stacey Dutry van Haeften
-
Stacey Dutry van Haeften
-
Stacey Dutry van Haeften
Eenmalig
Materialen borden Materialen borden
Stacey Dutry van Haeften en Rianne de Wit Stacey Dutry van Haeften en Rianne de Wit
Materialen borden -
Stacey Dutry van Haeften en Rianne de Wit Stacey Dutry van Haeften en Rianne de Wit
19
8.
Kosten en financiering
8.1 Kosten communicatiemiddelen Per communicatiemiddel zullen de kosten van de communicatiemiddelen beschreven worden. Van een aantal communicatiemiddelen zijn de kosten reeds bekend, van andere communicatiemiddelen zijn deze (nog) niet bekend. Er wordt naar gestreefd een zo nauwkeurig mogelijk beeld te geven van de kosten van de communicatiemiddelen. Communicatiemiddel 1 Website De website zal gemaakt worden met behulp van de website Wix. Hiervoor is gekozen omdat dit eenvoudig is om te bouwen en simpel is om te onderhouden. De kosten hiervan zijn €10,95 per maand op basis van jaarlijks betalen. Dit komt uit op €131,40 per jaar. De website zal gebouwd worden door de stagiaire van de NCK, hier zijn geen arbeidskosten aan verbonden. Communicatiemiddel 2 Informatieborden Voor het ontwerpen van de informatieborden zijn geen kosten aan verbonden. Het ontwerp zal ontwikkeld worden door de stagiaire van de NCK. Op het moment van schrijven worden er offertes aangevraagd bij Kaowka Reklame in Stolwijk en PressArt. Deze borden krijgen het formaat van een A5 (210 mm x 148 mm). Communicatiemiddel 3 Artikel in huis-aan-huisblad Het schrijven van een artikel zal gebeuren door het bestuur, waar geen kosten aan verbonden zijn. Het plaatsen van een advertentie in Het Kontakt zal kosten met zich meebrengen, meer informatie is te vinden in bijlage 1 en 2. Voor het plaatsen van een artikel kan er informatie worden gestuurd naar de redactie van Het Kontakt. Communicatiemiddel 4 Huisstijl Aan dit communicatiemiddel zijn geen kosten verbonden. Het aanhouden van dezelfde kleur, lettertype en format brengen geen kosten met zich mee. Er wordt gebruik gemaakt van het nu al bestaande logo. Communicatiemiddel 5 Thema-avonden Een thema-avond brengt meerdere kosten met zich mee. Ten eerste zal er een zaal gereserveerd moeten worden waar de avond gehouden kan worden. Vergaderingen van Weidehof Krimpenerwaard (agrarische natuurvereniging Krimpenerwaard) worden gehouden in Cultuur Centrum de Zwaan in Berkenwoude. Kosten van de zaal is ongeveer €250,-, inclusief hapjes. Ten tweede moet er rekening worden gehouden met arbeidskosten van sprekers op de avond.
20 8.2 Financiering communicatiemiddelen Financiering van de communicatiemiddelen kan via verschillende manieren gaan. Een optie om financiering te verwerven is het StreekFonds Krimpenerwaard aanschrijven. ‘Het Streekfonds is bedoeld om het gebied met privaat geld duurzaam te ontwikkelen en aantrekkelijk te houden voor iedereen: bewoners, (boeren)bedrijven en bezoekers.’ (streekfonds.nl) Het streekfonds verkrijgt zijn gelden middels giften en de Streekrekening van de Rabobank. De Rabo StreekRekening is geopend om particulieren de mogelijkheid te geven om geld te geven aan het Streekfonds door middel van jaarlijks 5% rente te doneren. Een tweede financieringsmanier is de communicatiemiddelen financieren uit eigen middelen. Dit zal eerst goedgekeurd moeten worden door bestuur voordat het communicatiemiddel wordt uitgevoerd. Middelen die door de NCK zelf gefinancierd kunnen worden is het plaatsen van een artikel in Het Kontakt, het betalen van de website en de thema-avonden.
Tabel 3 Overzicht kosten en financiering communicatiemiddelen
Middel Website Informatieborden Artikel aan huis-aan-huis blad Huisstijl Thema-avonden
Kosten €131,40 per jaar +/- €75,00 per bord Niet bekend (aanvragen via Het Kontakt) Geen kosten aan verbonden €250,00 verhuur zaal Bijkomende kosten sprekers
Financiering Eigen middelen Eigen middelen Eigen middelen of StreekFonds Eigen middelen
21
Literatuurlijst
Januari 2014 http://zakelijk.infonu.nl/marketing/43657-communicatieplan-maken.html Januari 2014 http://www.rabobank.nl/particulieren/lokalebanken/krimpenerwaard/betrokken_in_de_regio/rabo _streekrekening/
22
Bijlage 1
23
Bijlage 2
24
Bijlage 3
25
Nieuws van Natuurcoöperatie Krimpenerwaard Tweemaandelijkse nieuwsbrief van de Natuurcoöperatie
januari 2014
Koptekst Het doel van een nieuwsbrief is om een bepaalde doelgroep speciale informatie te bieden. Nieuwsbrieven vormen een uitstekende manier om uw product of dienst te promoten, geven u geloofwaardigheid en bekendheid aan u en de diensten die u levert. Gebruik positieve blikvanger citaten van klanten, zoals een opvallen maar subtiele marketing.
Tips voor het produceren van een nieuwsbrief Bij het maken van een nieuwsbrief moet u zichzelf steeds het volgende afvragen: V: Wie zijn onze lezers? A: Bestaande en potentiële klanten.
“ ruimte voor een citaat” Blabla Natuurcoöperatie Krimpenerwaard blabla
- Stacey Dutry van Haeften
V: Wat willen onze lezers weten over ons bedrijf? A: Snelle, handige informatie over probleemoplossingen.
Maak de nieuwsbrief aantrekkelijk. Zorg dat de inhoud zo actueel mogelijk is. Als u maandelijks een brief publiceert, moet u alleen informatie van de afgelopen maand opnemen. Gebruik bovendien foto’s en andere afbeeldingen om interesse te wekken en de lezer de mogelijkheid te geven om snel te zien welke informatie de brief bevat.
Contact Voor vragen of informatie kunt u contact opnemen met het kantoor. Natuurcoöperatie Krimpenerwaard Ambachtstraat 1 2861 EW Bergambacht 0812-357400
[email protected]
