COMMUNICATIEPLAN EN STRUCTUUR Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Drechtsteden
Concept versie; d.d. 28.01.2014
Inhoud: 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 4. 4.1 4.2 5 6 7 8
Verantwoording Doelen en gebruikswaarde van het Communicatieplan Organisatie van het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Drechtsteden Organigram Bestuur Directie Ondersteuningsplanraad Adviesraad Werkgroepen Werkgroepen IB Werkgroep 1-zorgroute Werkgroep PAB Werkgroep POVO Werkgroep Voorbereiding Werkbijeenkomsten SWV Vergaderingen Schematisch overzicht Afstemming tussen de vergaderingen Financiële administratie en secretariaat van het SWV Werkbijeenkomsten en deskundigheidsbevordering Externe contacten Nieuwsbrief en website
1. Verantwoording De notitie “Communicatieplan en structuur” beschrijft de communicatie en organisatie voor het SWV Passend Onderwijs Drechtsteden. De notitie is bestemd voor besturen, directies, intern begeleiders, teamleden, ouders en partners van het SWV. Met de toenemende bestuurlijke schaalvergroting in relatie tot passend onderwijs, de transitie van de jeugdzorg en de groei van het aantal scholen en partners van het Samenwerkingsverband is een effectieve en efficiënte communicatie noodzakelijk. In de laag tussen de schoolbesturen en scholen zien we dat steeds meer activiteiten worden ontwikkeld op bovenschools niveau. Deze notitie is geschreven om - inzicht te geven in de organisatie van het SWV zelf, - te belichten op welke manier de communicatie is geregeld tussen het bestuur en de geledingen van het SWV. - de externe communicatiemiddelen te beschrijven, waarmee het SWV zich presenteert. Verslaglegging van de communicatiestructuur is geen doel op zich. Verbetering van de communicatie zal uiteindelijk merkbaar moeten zijn in de dagelijkse praktijk van het onderwijs aan de leerlingen op de scholen van ons SWV. 2. Doel en gebruikswaarde van het communicatieplan Het communicatieplan kent de volgende doelen. 1. Het SWV “op de kaart zetten” 2. De lezer informatie brengen en bieden met betrekking tot het SWV 3. De geledingen van het SWV informeren over de wijze van interne en externe communicatie m.b.t. informatieverstrekking, afspraken en besluitvorming.
3.
Organisatie Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Drechtsteden
3.1
Organigram
3.2 Bestuur Algemeen Bestuur (AB) De deelnemende besturen in het SWV vormen het Algemeen bestuur. De bevoegdheden van het Algemeen Bestuur zijn geregeld in het bestuursreglement. Dagelijks Bestuur (DB) Het DB wordt benoemd door het AB. Het DB kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De bevoegdheden van het DB zijn geregeld in het bestuursreglement. 3.3 Directeur De taken en bevoegdheden van de directeur van SWV zijn geregeld in het managementstatuut. De directeur woont in deze hoedanigheid van adviseur de bestuursvergaderingen bij.
3.2 Bestuur Algemeen Bestuur (AB) De deelnemende besturen in het SWV vormen het Algemeen bestuur. De bevoegdheden van het Algemeen Bestuur zijn geregeld in het bestuursreglement. Dagelijks Bestuur (DB) Het DB wordt benoemd door het AB. Het DB kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De bevoegdheden van het DB zijn geregeld in het bestuursreglement. 3.3 Directeur De taken en bevoegdheden van de directeur van SWV zijn geregeld in het managementstatuut. De directeur woont in deze hoedanigheid van adviseur de bestuursvergaderingen bij.
3.4 Ondersteuningsplanraad De Ondersteuningsplanraad (OPR) is het medezeggenschapsorgaan van het Samenwerkingsverband. De OPR heeft de bevoegdheid instemmingsrecht op het ondersteuningsplan van het SWV. De in het SWV deelnemende besturen zijn in de OPR vertegenwoordigd, hetzij door een personeelslid, hetzij door een ouder verbonden aan een der scholen van de besturen. 3.5 Adviesraad Het DB houdt een Adviesraad in stand, die bestaat uit - 5 directeuren basisonderwijs (1 per gemeente) - 2 directeuren s(b)o - 5 intern begeleiders (1 per werkgroep IB) De leden van de Adviesraad hebben elk een plaatsvervanger. De directeur van het samenwerkingsverband is voorzitter van de Adviesraad. De Adviesraad heeft de volgende taken. zij is verantwoordelijk voor de voortgang van de uitvoering van de activiteiten, geformuleerd in het ondersteuningsplan en het jaarplan; zij adviseert het bestuur in de voorbereiding tot de besluitvorming op de beleidsterreinen van het SWV; zij reflecteert gevraagd en ongevraagd op de concept beleidsstukken en te ondernemen stappen. De Adviesraad kan besluiten tot het instellen van werkgroepen met een specifieke opdracht. 3.6 Werkgroepen 3.6.1 Werkgroepen IB De Werkgroepen IB zijn lokaal samengesteld. De Werkgroepen IB bespreken onderwerpen op lokaal en (sub)regionaal niveau. Zij worden betrokken bij de beleidsvoorbereiding van onderwerpen van het samenwerkingsverband. De voorzitters van de Werkgroepen IB zijn bij voorkeur ook lid van de Adviesraad. De voorzitters van de Werkgroepen IB hebben met de directeur van het SWV zgn. afstemmingsoverleg. Op basis van het jaarplan wordt in het overleg vastgesteld welke activiteiten in elke werkgroep IB geagendeerd worden. 3.6.2 Werkgroep 1-zorgroute De werkgroep 1-zorgoute is belast met de uitvoering van activiteiten gericht op de zorgstructuur in en rondom de scholen, handelings- en opbrengstgericht werken en facetten van de ondersteuningstoewijzing. De Werkgroep is tevens belast met de evaluatie van genoemde beleidsterreinen en doet voorstellen ter verbetering van de uitvoering. 3.6.3 Werkgroep PAB De Werkgroep Preventieve Ambulante Begeleiding is belast met de evaluatie van het arrangement PAB. De Werkgroep doet voorstellen ter verbetering van de uitvoering
3.6.4 Werkgroep POVO De Werkgroep POVO is samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit het Primair en Voortgezet Onderwijs. De Werkgroep is belast met activiteiten op het gebied van de overdracht en doorgaande lijn POVO. 3.6.5 Werkgroep Voorbereiding Werkbijeenkomsten SWV Het SWV organiseert elk schooljaar een aantal bijeenkomsten bestemd voor bestuurders, directies, internbegeleiders en partners gericht op actuele thema’s en onderwerpen. Naast noodzakelijke afstemming op bepaalde terreinen onderkent het SWV het belang van de onderlinge ontmoeting van de professionals binnen het netwerk van het SWV. 4 Vergaderingen van SWV 4.1 Schematisch overzicht Vergadergremium Algemeen Bestuur (AB)
Dagelijks Bestuur (DB)
Adviesraad
Werkgroepen IB Afstemmingsoverleg voorzitters werkgroepen IB Werkgroep 1-zorgroute Werkgroep IB/PAB Werkgroep PO/VO Werkgroep voorbereiding werken info bijeenkomsten
Aanwezigen De leden van het AB Directeur SWV Secretaresse De leden van het DB Directeur SWV Secretaresse Leden van de Adviesraad Directeur SWV Secretaresse Intern Begeleiders Voorzitter tevens lid Adviesraad Voorzitters werkgroepen IB Directeur SWV Leden Werkgroep Directeur SWV AB’s en IB’s Directeur SWV Leden Werkgroep Directeur SWV PO en VO Leden Werkgroep Directeur SWV
Frequentie 2 x per schooljaar
9 x per schooljaar
9 x per schooljaar
3 tot 4 x per schooljaar Aanvang en einde schooljaar 3 tot 4 keer per schooljaar 3 keer per schooljaar 3 keer per jaar Ad hoc
4.2 Afstemming tussen de vergaderingen De vergaderingen van de geledingen zijn qua inhoud en vergaderfrequentie op elkaar afgestemd. De agenda en vergaderstukken voor de vergaderingen worden door het secretariaat een week tevoren rondgestuurd. De concept verslagen van vergadering (actie-, mededelingen- en besluitenlijst) worden zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering verzonden naar de leden en na vaststelling gepubliceerd op het intranet van de website van het SWV.
5. Financiële administratie en secretariaat van het SWV Het bestuur van het SWV heeft een overeenkomst met Groenendijk Onderwijsadministratie m.b.t.: -het voeren van de financiële administratie van het SWV -het voorbereiden en opstellen van het (financiële) jaarverslag -het voorbereiden en opstellen van de begroting -het secretariaat van het SWV. 6. Werkbijeenkomsten en deskundigheidsbevordering Om de onderwijskundige visie en de daaraan gekoppelde activiteiten gestalte te geven wordt op het niveau van het SWV jaarlijks werk- en infobijeenkomsten georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld voor de directies, intern begeleiders en partners van het SWV. In dit kader spelen onderwerpen, die raakvlakken hebben tussen de doelen van het SWV en die van de scholen een centrale rol. De schoolbesturen zijn primair verantwoordelijk voor de deskundigheidsbevordering van de schoolteams. Het SWV kan in het kader van deskundigheidsbevordering voorstellen doen met betrekking tot (deels) collectieve scholing. Schoolteams van de verschillende scholen volgen vaak dezelfde of vergelijkbare cursussen bij uiteenlopende opleidingsinstituten. Het blijkt in de praktijk efficiënter en goedkoper om cursussen te geven op een locatie en deze te laten verzorgen door eigen deskundigen of ingehuurde docenten. De (meerjaren)scholingsplannen van schoolbesturen en de scholingsbehoefte op het niveau van het SWV kent raakvlakken. Afstemming in dit kader is noodzakelijk. 7.
Externe contacten
Het Samenwerkingsverband onderhoudt externe contacten, waaronder Lokale overheden Ministerie OC&W Bestuurlijk overleg tussen PO en VO Onderwijsinspectie Onderwijsbegeleidingsdiensten Besturenorganisaties Sector organisaties Organisaties voor jeugdhulpverlening
8. Nieuwsbrief en Website Het SWV heeft een website met informatief en archief deel. In de eerst week van iedere schoolmaand wordt de website bijgewerkt. Met gebruik van de maandelijkse nieuwsbrief wordt aangegeven met welke onderwerpen de website is bijgewerkt. De directeur is belast met de inhoudelijk kant van de website en voert de eindredactie. De technische uitvoering wordt verzorgd door de webmaster. De website is tevens platform voor actualiteiten en nieuws op het gebied van onderwijs. De website kan de mogelijkheid bieden om door te klikken naar de websites van de besturen en aangesloten scholen.
