Communicatieplan. CO2 prestatieladder. Alfen CO2 bewust. Auteur: B. Bor Versie: 2.0 Datum: Doc.nr: EMS.COM

Communicatieplan CO2 prestatieladder

Alfen CO2 bewust

Auteur: Versie: Datum: Doc.nr:

B. Bor 2.0 3-11-2015 EMS.COM

Alfen B.V. Communicatieplan

Doc. nr. EMS.COM 3-11-2015

Distributielijst Naam B. Bor M. Roeleveld

Accorderingslijst Naam M. Roeleveld

Paraaf MR

Versiebeheer Versie 2.0 1.0 0.2 0.1

Datum 3-11-2015 15-11-2010 8-10-2010 28-6-2010

Auteur B.Bor B.Bor B.Bor Adriaan Lavèn

Opmerkingen Update naar actuele situatie Definitieve versie Conceptdocument voor intern gebruik Initiële versie (template)

ii



Inhoud 1

INTRODUCTIE ......................................................................................... 4

2

DOELSTELLINGEN EN DOELGROEPEN ...................................................... 5

2.1 COMMUNICATIEDOELSTELLING ......................................................................... 5 2.2 INTERNE DOELGROEPEN ................................................................................. 5 2.3 EXTERNE DOELGROEPEN................................................................................. 5 2.3.1 Klanten ............................................................................................ 5 2.3.2 Leveranciers / Partners ...................................................................... 6 2.3.3 NGO’s (niet-gouvernementele organisaties)........................................... 6 2.3.4 Overheden en overheidsinstellingen ..................................................... 6 3

MEDIA ..................................................................................................... 7

3.1 INTERNE COMMUNICATIE ................................................................................ 7 3.1.1 Managementteamvergadering ............................................................. 7 3.1.2 Afdelingsoverleg ................................................................................ 7 3.1.3 Nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust” ........................................................... 7 3.1.4 Alfen Website.................................................................................... 8 3.1.5 Overige mediamiddelen ...................................................................... 8 3.2 EXTERNE COMMUNICATIE ............................................................................... 9 3.2.1 Alfen website .................................................................................... 9 3.2.2 Mailing met nieuwsbrief ‘Alfen CO2 bewust” ........................................... 9 3.2.3 Actieve deelname in werkgroepen ...................................................... 10 3.2.4 Gesprekken NGO’s en overheden ....................................................... 10 3.2.5 Gesprekken met aandeelhouder ........................................................ 10 4

UITVOERING ......................................................................................... 11

4.1 DOELSTELLINGEN EN BELEID.......................................................................... 11 4.2 VERANTWOORDELIJKHEDEN ........................................................................... 11 4.3 OVERZICHT UITVOERINGSASPECTEN ................................................................. 12 4.3.1 Interne communicatie ...................................................................... 12 4.3.2 Externe communicatie ...................................................................... 12

iii


1


Introductie

Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van Certificering op CO2prestatieladder en de inbedding van het bewustwordingsproces betreffende CO2uitstoot bij Alfen B.V. (verder: Alfen). Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder invalshoek C van het Handboek CO2prestatieladder voor niveau 4 binnen Alfen is geregeld. Zowel intern als extern wordt over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. Hierin worden ook de activiteiten en voortgang rondom initiatieven en in de ketens waar Alfen actief is meegenomen. In het communicatieplan worden de interne en externe doelgroepen, de wijze van communicatie, de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende taken benoemd en uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan verantwoordelijken. Het communicatieplan heeft de volgende opbouw: In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 wordt de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.

4-12


2


Doelstellingen en doelgroepen

2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie.

2.2 Interne doelgroepen Binnen Alfen zijn diverse doelgroepen te onderscheiden. Het onderscheid zit in de functie / taak en in de wijze waarop mensen worden bereikt. De 1. 2. 3. 4.

volgende doelgroepen worden onderscheiden: Managementteam; Afdelingen; Medewerkers met een e-mail account; Medewerkers zonder e-mail account;

2.3 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Klanten; 2. Leveranciers /Partners; 3. NGO’s; 4. Overheid; 5. Aandeelhouder.

2.3.1 Klanten Klanten zullen steeds meer vragen stellen over de CO2-footprint van Alfen. Dit is merkbaar in aanbestedingstrajecten en bij gesprekken met klanten die reeds bewust omgaan met CO2-emissie. Belangrijke klanten voor Alfen zitten in de volgende branches:        

Energie (distributie) Industrie (Glas)tuinbouw Stedenbouw Elektrisch vervoer Water Gas Rail

5-12



2.3.2 Leveranciers / Partners Leveranciers / partners leveren een bijdrage in het reductiebeleid dat Alfen heeft ingezet voor haar CO2-emissie. Om de leveranciers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren is het belangrijk een goede verstandhouding te hebben met de leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die Alfen zich stelt in zake de reductie van CO2-emissie. Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën:  Leveranciers van materialen;  Leveranciers van niet-materialen /diensten. Met de groep A/C leveranciers is een proactieve communicatie.

2.3.3 NGO’s (niet-gouvernementele organisaties) NGO’s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Deze NGO’s zijn zowel geïnteresseerd in de activiteiten die Alfen doet op het gebied van CO2-emissiereductie als bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot een betere samenleving. Met de volgende NGO’s is vanuit Alfen proactieve communicatie:  Uneto-VNI;  FME-CWM;  Dutchpower;  Fedet;  CvE.

2.3.4 Overheden en overheidsinstellingen Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de klantengroep van Alfen. Het is van belang deze groep naast de klantengroep apart te benoemen. De reden hiervoor is dat, naast de wijze waarop klanten worden geïnformeerd, binnen deze groep een additionele behoefte bestaat contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat. Overheden en overheidsinstellingen zijn tevens regelgever en handhaver. Denk hierbij aan:  Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting);  Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen o.a. in het kader van milieuvergunning);  MJA’s (Meer Jaren Afspraken). Bij de volgende overheden zijn gesprekken geïnitieerd:  EZ (NMA) 2.3.5 Aandeelhouder Sinds medio december 2014 heeft (meerderheidsbelang) en TBI Holdings.

Alfen

twee

aandeelhouders:

Infestos

Afhankelijk van de ontwikkelingen op het MVO vlak (en als onderdeel daarvan de CO2prestaties van Alfen) worden zaken binnen het reguliere directieoverleg met de aandeelhouder meegenomen.

6-12


3


Media

Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, wordt diverse media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie.

3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie worden de volgende overlegorganen en/of media gebruikt: 1. Direct (mondeling) bij Managementteamvergadering; 2. Direct (mondeling) bij afdelingsoverleg; 3. Geschreven (schriftelijk) middels diverse mediamiddelen waaronder belangrijkste de nieuwsbrief op publicatieborden, e-mail en intranet; 4. Geschreven (schriftelijk) middels de Alfen website;

als

3.1.1 Managementteamvergadering Halfjaarlijks wordt tijdens het regulier overleg directie/afdelingshoofden de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO2reductie besproken. Nieuwe initiatieven / plannen kunnen hier worden ingebracht / toegelicht. 3.1.2 Afdelingsoverleg Informatie, m.b.t. CO2 activiteiten, die in de Managementteamvergadering wordt gedeeld, wordt door de individuele afdelingshoofden tijdens regulier afdelingsoverleg, gebruikt om de medewerkers te informeren (eventueel met ondersteuning van de afdeling QHSE). Met name voor de afdeling relevante acties kunnen hier verder worden uitgediept. 3.1.3 Nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust” Er worden diverse mediamiddelen gebruikt om de medewerkers te informeren en te attenderen over CO2-reductie en de CO2-prestatieladder, waarbij de “Alfen CO2 bewust” nieuwsbrief, die jaarlijks verschijnt, de belangrijkste is . De     

inhoud van deze nieuwsbrief bevat minimaal: Het geformuleerde energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO2-uitstoot en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie; Voortgang / trens ten opzichte van de doelstellingen; E-mail account voor vragen en/of ideeën rondom de CO2-prestatieladder en CO2reductie: [email protected]

7-12



3.1.4 Alfen Website Via de Alfen website www.Alfen.Com button “MVO (CO2-prestatieladder)” is voor zowel interne als externe betrokkenen / geïnteresseerden meer actuele achtergrondinformatie te vinden, waaronder:  CFA rapportage(s);  Energieauditverslag;  Certificaat;  Verklaring verificatie CO2 inventarisatie door CI;  Rapport CO2- en energiereductiedoelstellingen;  Beschrijving deelname in Initiatieven.  Keten-activiteiten 3.1.5 Overige mediamiddelen Om op relevante momenten bepaalde aspecten in het kader van CO2 extra aandacht te geven kunnen andere mediamiddelen worden gebruikt. Hierbij valt te denken aan:  Extra nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust”;  Presentatie door KAM manager bij afdelingsoverleg;  Extra medewerkersbijeenkomst met toelichting door directie.

8-12



3.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. Er is een apart mailaccount aangemaakt voor vragen en/of ideeën betreffende de CO2-reductiedoelstellingen, CO2-prestatieladder en deelname aan het initiatief van Alfen: [email protected] . De volgende overlegorganen en/of media worden onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Internet met website Alfen www.Alfen.com button “MVO (CO2-prestatieladder)”; Mailing met nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust” ; Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; Gesprekken met NGO’s en overheden; Gesprekken met aandeelhouders;. Gesprekken met ketenpartners.

3.2.1 Alfen website Alfen heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden (waaronder ook eigen medewerkers) een CO2-webpagina ingericht op internet (www.Alfen.com button “MVO (CO2)”. De website bestaat uit een aantal onderdelen:  

Informatie: informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2- en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname aan initiatieven: informatie over de initiatieven waar Alfen zich bij aan heeft gesloten.

Concreet worden de volgende documenten via de website gepubliceerd:  CFA rapportage(s) met daarin reductiedoelstellingen en voortgang;  Certificaat;  Verklaring verificatie CO2 inventarisatie door CI;  Beschrijving deelname in Initiatieven;  Keten-activiteiten / doelstellingen.

3.2.2

Mailing met nieuwsbrief ‘Alfen CO2 bewust”

De door Alfen zal geïdentificeerde externe partijen worden middels een mailing met de nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust” op de hoogte gesteld van haar beleid, carbon footprint rapportage en energie en CO2 reductiedoelstellingen. Ook andere in Alfen geïnteresseerden die zich op de algemene Alfen nieuwsbrief hebben geabonneerd krijgen automatisch de Alfen CO2 bewust” nieuwsbrief.

9-12



3.2.3 Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Alfen opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren door toepassing van duurzame technologieën of optimalisatie van energiestromen. Alfen participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van CO2-emissiereductie in het kader van processen en technologieën voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Alfen heeft zich aangesloten bij het volgende initiatieven:  Project “Cellular Smart Grid Platform (CSGriP), in de wandelgangen ook wel SOPRA geheten;  Onderzoeksproject “Network”;  Project “Nigeria”.

3.2.4 Gesprekken NGO’s en overheden Met de onder 2.3.3 en 2.3.4 genoemde instanties vinden gesprekken plaats. Doelstelling van de gesprekken is:  de door de NGO geformuleerde punten van zorg te bespreken;  datgene wat Alfen doet in het kader van energie- en CO2-reductie aan te geven;  daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO2reductie. 3.2.5 Gesprekken met aandeelhouder Afhankelijk van de ontwikkelingen op het MVO vlak (en als onderdeel daarvan de CO2- prestaties van Alfen) worden zaken binnen het reguliere directieoverleg met de aandeelhouder meegenomen

10-12


4


Uitvoering

In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven.

4.1

Doelstellingen en beleid

Ieder jaar wordt door de directie onderstaande aspecten getoetst, vast- en/of bijgesteld en gerapporteerd in een directiebeoordeling:  Energiebeleid;  Energiereductiebeleid;  CO2-reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geüpdate door de afdeling KAM:  CO2-prestatieresultaten scope I, II en III;  Voortgang resultaten versus doelstellingen;  Diverse lopende projecten en (keten) initiatieven om CO2-uitstoot te reduceren.

4.2

Verantwoordelijkheden

Namens Alfen is de afdeling KAM algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan en het toezicht op het naleven van de inhoudelijke uitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan.

11-12


4.3 4.3.1

Overzicht uitvoeringsaspecten Interne communicatie

Activiteit Directiebeoordeling  Besluitvorming/strategie/ doelstellingen CO2-reductie Managementteamvergadering  Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie  Acties koppelen aan doelstellingen CO2-reductie en uitzetten bij de verschillende afdelingen Afdelingsoverleg  Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie  Acties uitzetten waar nodig Nieuwsbrief “Alfen CO2 bewust” via e-mail en publicatiebord prikbord:  Beleid, voortgang en status doelstellingen C02-reductie en initiatieven Website (www.Alfen.com button “MVO (CO2-prestatieladder”:  Beleid en voortgang en status doelstellingen  Achtergrondinformatie Toelichting op specifiek onderwerp

4.3.2


Termijn Jaarlijks

Verantwoordelijke Algemeen directeur

Halfjaarlijks

Algemeen directeur

Halfjaarlijks

Afdelingshoofd

Halfjaarlijks

KAM-manager

Halfjaarlijks

KAM-manager

Adhoc

KAM-manager

Externe communicatie

Activiteit Nieuwsbrief ‘Alfen CO2 bewust” per mailing Website www.Alfen.com button “MVO (CO2)” Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken NGO’s en overheden

Termijn Jaarlijks

Verantwoordelijke KAM-manager

Halfjaarlijks

KAM-manager

Halfjaarlijks Halfjaarlijks

Directie / E.Raaijen Directie / E.Raaijen

12-12

Communicatieplan. CO2 prestatieladder. Alfen CO2 bewust. Auteur: B. Bor Versie: 2.0 Datum: Doc.nr: EMS.COM

Recommend Documents