Coloriet Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Plan van aanpak: door co-creatie duurzame liefdevolle zorg met de mensen en middelen die er zijn
Coloriet juni 2015
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 1
Inleiding We werken met een team van ruim 500 vrijwilligers en 1100 medewerkers samen met de cliënten en diens netwerken elke dag weer aan het verbeteren van het woon-, leef- en zorgklimaat van Coloriet. Bevlogen medewerkers, die hun talenten optimaal benutten, zelforganiserend werken en meer ruimte krijgen voor eigen initiatief kunnen daaraan nóg beter voldoen. Dit vraagt veranderingen op alle niveaus in de organisatie. ‘Om waarde te blijven toevoegen, is anders werken nodig’ Coloriet is al enkele jaren bezig met allerlei initiatieven en projecten op het terrein van organisatieontwikkeling. Dit heeft tot het inzicht geleid dat anders werken nodig is. Coloriet wil uitstekende ondersteuning blijven geven aan haar cliënten en diens netwerk en een financieel en duurzaam gezonde organisatie blijven, die flexibel en innovatief kan meebewegen met veranderingen zodat we waarde blijven toevoegen aan de samenleving. ‘Samen kleur geven aan waardevol leven’ Is de basis voor deze verandering met als grondslag co-creatie. Dit is het samenspel tussen cliënt, zijn netwerk, vrijwilligers en professionele zorg- en dienstverleners. We benaderen de veranderingen stapsgewijs. Dit plan van aanpak geeft inzicht in de wijze waarop wij op weg zijn naar voortdurende verbetering en een toekomstbestendige organisatie.”
Anneke Groenenberg, Raad van Bestuur
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 2
1.
Visie
Waardevol leven Ieder mens leeft in verbinding met anderen en heeft daarbij recht op erkenning van zijn of haar unieke persoonlijkheid. Mensen ervaren geluk als zij van betekenis zijn en zelf kunnen bepalen hoe zij leven. Kleur geven Mensen organiseren waardevol leven binnen hun eigen sociale netwerk en voeren naar vermogen de regie. Samen zoeken mensen naar kleurrijke oplossingen voor zorg en welzijn. Zo nodig vullen de medewerkers van Coloriet de hulp van familie en mantelzorgers aan. Samen Samen creëren mensen een zinvol bestaan door elkaar te zien, te horen en te kennen. Daarbij hebben ze elkaar nodig op basis van gelijkwaardigheid: ouderen, jongeren, familieleden, mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers. Visie op kwaliteit1 Kwaliteit betekent écht luisteren naar alle belanghebbenden, je blijven ontwikkelen en je elke dag opnieuw afvragen of je de goede dingen doet en de dingen ook goed doet. Uiteindelijk draait het om een waardevol leven die wij samen kleur kunnen geven. Stip op de horizon: Samen Kleur geven aan Waardevol leven 2.
Doelen
Om onze missie en visie vorm te geven hebben we ons de volgende doelen gesteld. Regie bij de cliënt (met diens familie en mantelzorgers): vooral binnen onze intramurale setting betekent dat voor medewerkers een paradigma wijziging: vrijwilligers en familie zijn niet ondersteunend aan de professionele zorg, maar de professionele zorg heeft een plaats naast familie en vrijwilligers. Regie bij de medewerkers (in samenwerking met vrijwilligers): Coloriet heeft als visie dat medewerkers voldoende (regel)ruimte moeten krijgen om de regie op het eigen werk uit te kunnen voeren. Dat medewerkers vanuit eigen kracht en met hun specifieke talent en expertise hun werk doen, waarbij de leidinggevenden alleen de voorwaarden hoeven te scheppen. Dit maakt het werk aantrekkelijker (je kunt immers doen waar je voor bent opgeleid) en het sluit naadloos aan bij onze visie ‘regie bij de cliënt’ Uitstekende bedrijfsvoering: als teams vanuit de Lean-optiek voortdurend kritisch kijken naar eigen werkprocessen wordt door het voortdurend experimenteren en leren waarde toegevoegd en verspillingen voorkomen. Dit kan onder andere door zoveel mogelijk administratieve processen digitaal vormgeven en geen onnodige dubbele handelingen. Duurzaamheid: een integrale aanpak met samenhangende activiteiten en een continue focus op de stip op de horizon resulteert in liefdevolle zorg met de mensen en de middelen die er zijn, nu en in de toekomst. Daarbij werken we samen met mensen en organisaties die expertise bezitten die wij niet hebben. Dit zijn mantelzorgers, familie, vrijwilligers, medewerkers en ook externe partijen. Als we (tijdelijk) samenwerken met externe partijen 1
Visie op kwaliteit zie bijlage 1
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 3
koppelen wij interne mensen aan externe mensen zodat de opgebouwde expertise behouden blijft voor de interne organisatie als deze experts de organisatie weer verlaten. 3.
Aanpak
Om onze doelen te bereiken zijn en worden diverse projecten en activiteiten in samenhang vorm gegeven. Deze projecten en activiteiten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en dragen allen bij om de stip op de horizon ‘Samen Kleur geven aan Waardevol leven’ dichter bij te brengen. Regie bij de Cliënt Een van de acties die is ingezet om de doelstelling ‘Regie bij de cliënt’ te bereiken was de pilot ‘Samen Kleur geven’ . Deze pilot heeft bijgedragen aan het mede vormgeven van onze missie en visie. De gebruikte methodieken zijn gebaseerd op ‘Appreciative Inquiry (waarderend onderzoeken), the whole system in the room, Large Scale Interventions en de uitgangspunten van Sociaal Constructivisme. De methodiek geeft handvaten om een echte samenwerking tussen de professionals, de cliënt en de informele zorg te bewerkstelligen en de cliënt en de informele zorg een stem te geven in het beleid samen met de cliënten raden. De pilot heeft geleid tot meer wederzijds begrip, denken vanuit mogelijkheden en kansen en op willen bijdragen (intrinsiek) versus moeten bijdragen. Daarnaast heeft deze werkwijze bijgedragen aan het volwaardig kijken naar elkaar, elkaar waarderen en dit ook uitspreken, elkaar om hulp vragen en elkaars talenten beter te benutten. Het betreft hier gedrag van een ieder in het leefsysteem. De pilot en de gebruikte methodiek heeft daarbij ook als effect gehad dat er bewustwording is ontstaan bij leidinggevenden en medewerkers over het meer volwaardig omgaan met cliënten en familie Deze pilot heeft geresulteerd2 in de afspraak dat op alle locaties en in alle projecten deze werkwijze zal worden geïmplementeerd en dat bijzondere aandacht wordt gegeven aan het borgen van deze werkwijze. De looptijd van dit traject is 2 jaar en is daarna een aanpak die geborgd is in beleid en activiteiten. Regie bij de medewerker Een cliënt die eigen regie kan voeren en tevreden is over de zorg- en dienstverlening is onlosmakelijk verbonden met een medewerker die eigen regie op haar werk kan voeren en tevreden is. Uit medewerker tevredenheidonderzoeken blijkt dat medewerkers het meest tevreden zijn wanneer zij hun talenten kunnen inzetten en invloed kunnen uitoefenen. Een hoge mate van zelf organiserend vermogen in teams kan bereikt worden door het zelfregulerend vermogen en talenten van medewerkers aan te spreken en ze daarbij instrumenten aan te bieden die hierbij kunnen ondersteunen. Een van de acties die is ingezet om de doelstelling ‘Regie bij de medewerker’ te bereiken is het programma ‘Samen Doen’3. Onze ambitie is om een hoge mate van zelforganisatie door medewerkers en teams te bewerkstelligen, waarbij professionals een grote mate van regelruimte hebben om in samenspraak met de cliënt en diens netwerk tot dienstverlening te komen die aansluit bij datgene wat voor de cliënt belangrijk is. Dit betekent dat de cliënt zelf de regie kan voeren op alle aspecten van zijn persoonlijk leven en zelf keuzes kan maken over zijn woonleefomstandigheden, de wijze van participatie aan de maatschappij, de wijze waarop hij zijn mentaal welbevinden en autonomie vorm geeft en 2 3
Evaluatie samen kleur geven Plan van aanpak programma Samen Doen
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 4
de wijze waarop hij zijn lichamelijk welbevinden en gezondheid vormgeeft zodat hij een waardevol leven ervaart. Als de cliënt niet meer (geheel) de eigen regie kan voeren en keuzes kan maken wordt in samenspraak met zijn naasten afgesproken welke keuzes gemaakt worden. Uiteraard met oog voor de professionele standaarden zoals die er zijn op het gebied van hygiëne, infectiepreventie, medische behandeling, brandveiligheid, onvrijwillige zorg, medicatie verstrekking etc. Dit traject is gestart in het najaar van 2014 en heeft een doorlooptijd van drie jaar. Naast regie op het eigen werk vinden we ook de regie op de eigen inzetbaarheid van medewerkers een belangrijke doelstelling evenals het continu leren & ontwikkelen4 Een van de acties die is ingezet om deze doelstelling te bereiken is het project ‘Samen waarde toevoegen aan inzetbaarheid’. Onze ambitie hierbij is het bevorderen van de leercultuur voor medewerkers. De opzet van het project heeft tot doel te komen tot een organisatie brede procesverbetering van het huidige verzuim- en re-integratieproces dat gaat leiden tot een herijking van de wijze waarop Coloriet en de medewerkers omgaan met verzuim en (duurzame) inzetbaarheid. Daarbij hanteren we de uitgangspunten van het zelfsturend leren en ontwikkelen. In de locaties Laarhof en Laarstaete worden de opgedane inzichten direct toegepast, uitgaande van eigen casuïstiek en praktijkgericht leren. Vanuit deze wisselwerking ontstaat een nieuw handelingsperspectief waarin medewerkers verantwoordelijkheid nemen voor hun werkvermogen en leidinggevenden en adviseurs ondersteunen met de handen op de rug (net zoals dat bij de cliënten wordt nagestreefd). Dit project loopt gelijk op met het traject ‘Samen doen’ en heeft naar verwachting een doorlooptijd van 2 jaar. Natuurlijk vinden wij veiligheid en kwaliteit een van de belangrijkste speerpunten in ons werk. Coloriet wil zich de komende jaren verder profileren op de thema’s veiligheid en kwaliteit. Daarom zij we in mei 2014 gestart met het werken met een meldplein (TriasWeb5). Dit is een passend meld- en verbetersysteem dat aansluit bij de visie en behoeften van Coloriet en is daarmee een essentieel onderdeel van integrale zorgveiligheid. Het belang van een meld-, leer- en verbetersysteem is evident, maar belangrijker is de toepassing ervan in de dagelijkse praktijk die de processen moet ondersteunen op weg naar nog meer veiligheid. De meldroutes op het meldplein van Coloriet betrekken op een actieve en zeer gebruikersvriendelijke manier alle medewerkers bij het werken aan veilige zorg, een veilig team en een veilige afdeling. De melder wordt bij het beantwoorden van een klein aantal vragen in een bewustwordingsproces getrokken; hij/zij doet de eerste analyse van het voorval dat gemeld wordt. De doorlooptijd van dit traject is 1 ½ jaar. Uitstekende bedrijfsvoering In o.a. de bovengenoemde projecten leren we medewerkers en teams om vanuit de Leanoptiek voortdurend kritisch te kijken naar eigen werkprocessen. Door het voortdurend experimenteren en leren wordt waarde toegevoegd en verspillingen voorkomen. Daarnaast worden middels deze methodiek alle processen opnieuw met betrokkenen via de zogenaamde ‘waardenstroomanalyse’ besproken en ‘Lean’ ingericht.
4 5
Zie visie op werk en leren&ontwikkelen Projectplan en voortgangsnotitie meldplein coloriet
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 5
Dit traject is gestart in 2014. Naar verwachting zullen we in 2016 alle processen op deze manier geëvalueerd en bijgesteld hebben. Duurzaamheid Wij geloven dat een integrale zorgvuldige aanpak met samenhangende activiteiten en een continue focus op de stip op de horizon resulteert in liefdevolle zorg met de mensen en de middelen die er zijn, nu en in de toekomst, waarbij we ook leren van anderen en de goede voorbeelden van anderen ons ook verder helpen. 4.
Resultaten
Een organisatie die vraaggericht werkt (in plaats van aanbodgericht) Een organisatie die veiligheid en kwaliteit aantoont. Een organisatie die werkt met resultaatverantwoordelijke teams die vakmanschap tonen met een leidinggevende/teamcoach op afstand. Waarbij de leidinggevenden faciliteren en coachen (in plaats van directief en top-down aansturen) Een financieel gezonde organisatie met een uitstekende bedrijfsvoering. Een organisatie die zich aantoonbaar bezig houdt met zelfreflectie en verbetering in een continu proces. 5.
Inzichtelijk maken van resultaten
We gaan experimenteren met de Verbetermeter van Actiz op team en op organisatieniveau. We starten hiermee in de zomer van 2015. De resultaten dragen bij aan het op eenvoudige wijze informatie verzamelen, deze te analyseren en te komen tot verbeteracties. In oktober 2014 zijn we gestart met de implementatie van Triasweb (Meldplein Coloriet) om zo informatie te kunnen generen en te komen tot verbeteracties Daarnaast hebben we een interne audit cyclus die niet alleen helpt om de resultaten te meten maar die ook bijdraagt aan het met elkaar in gesprek gaan over wat gaat goed en wat kan beter (rondje van de zaak) Met andere woorden: wij willen middels bovenstaande ‘meetinstrumenten’ gecombineerd met de evaluaties komen tot voortdurende zelfreflectie en verbetering in een continu proces. 6.
Risico afweging
Als voornaamste risico voor het bereiken van onze doelstelling zien we de huidige verantwoordingscultuur waarin onze sector is beland. De overmaat aan verantwoordingsverplichtingen zorgt voor een forse administratieve lastendruk in alle lagen van de organisatie. Door de financiële consequenties die aan sommige verantwoordingen zijn gekoppeld ontstaat bovendien nog extra controle druk. Het opleggen van verantwoordingsverplichtingen in de huidige omvang is ook principieel tegenstrijdig met onze visie van eigen regie bij de cliënten en de medewerkers. Als het dus niet mogelijk zal blijken om de verantwoordingsverplichtingen te verminderen en in lijn te brengen met de visie van eigen regie vormt dit een groot risico voor het behalen van het gewenste resultaat. Daar bovenop worden we ook geconfronteerd met inhoudelijke eisen en normen van bijvoorbeeld de inspectie (denk aan veiligheid/hygiëne enz.) die niet altijd verenigbaar zijn met de wensen van onze cliënten. De mate waarin we ruimte zullen krijgen om hier in het belang van onze cliënten pragmatisch mee om te kunnen gaan zal ook bepalend zijn voor het bereiken van onze doelstellingen die gebaseerd zijn op onze stip op de horizon ‘Samen kleur geven aan waardevol leven’.
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 6
7.
Samenwerking met externe partners
In het project ‘Samen Kleur geven’ werkten we samen met het LOC. Het LOC heeft in dit kader een vierluik gepubliceerd over de werkwijze waarmee wij samen met cliënten, hun familie, mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers samen kleur geven aan waardevol leven. Natuurlijk werken we samen met mensen en organisaties in de keten om de kwaliteit van de ketenzorg voortdurend te optimaliseren. Dit zijn onze partners in de 0e, 1ste en 2e lijn. Daarnaast werken wij samen met mensen en organisaties die expertise bezitten die wij (nog) niet hebben waarbij wij interne mensen koppelen aan externe mensen zodat de opgebouwde expertise behouden blijft voor de interne organisatie als deze externe experts de organisatie weer verlaten. Dit betreffen o.a.de volgende partners: Bureau Tijd voor Nieuw (project samen kleur geven), bureau Dexisarbeid (project samen waarde toevoegen aan duurzaamheid), In voor zorg (project Samen Doen), Hogeschool Windesheim Flevoland (comakership6 om medewerkers via praktijkgericht onderwijs te vinden en te binden aan Coloriet die zijn toegerust om hoog complexe zorg adequaat te kunnen leveren op basis van de missie en visie van Coloriet. Naast de samenwerking met bovenstaande organisaties werken we samen met opleidingsinstituten o.a. ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.
6
Samenwerkingsovereenkomst Coloriet-Windesheim
Plan van aanpak: Samen Kleur geven aan Waardevol leven
Pagina 7
