Colofon Rekenkamercommissie Skarsterlân De rekenkamercommissie van Skarsterlân bestaat uit één raadslid en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door de gemeente gevoerde bestuur op de onderdelen: Doeltreffendheid; zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? Doelmatigheid: zijn de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de werkwijze van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Personele samenstelling Drs. P.L. Polhuis MA, voorzitter (extern) Drs. A.J. Meindertsma, extern lid Drs. W. Hoekstra, raadslid (intern) J. H. de Jong, secretaris (extern) Voorts is ir. H.E. Zonderland regulier (extern) lid van de rekenkamercommissie van Skarsterlân, maar is voor de inhoud van dit rapport niet verantwoordelijk (zie het Voorwoord van de voorzitter). De rekenkamercommissie vergadert meestal gezamenlijk met de rekenkamercommissies van Lemsterland, Heerenveen en Opsterland. Naast de hierboven genoemde externe leden hebben deze gemeenten de volgende leden benoemd: Mw. dr. J.M. van Leeuwen, raadslid Heerenveen H. de Jong, raadslid Lemsterland
Inhoud Voorwoord 1
Inleiding
3
1.1
Aanleiding en voorgeschiedenis van het onderzoek
3
1.2
Probleemstelling en deelvragen
4
1.3
De methoden van onderzoek
5
1.4
Wat is innovatief aanbesteden en welke vorm is gekozen?
6
1.5
Structuur van het rapport
7
2
Beantwoording van de onderzoeksvragen
8
2.1
Beantwoording van de algemene deelvragen
8
2.2
Beantwoording van de recht-matigheidsvragen
10
2.3
Beantwoording van de doelmatigheidsvragen
14
2.4 3
Beantwoording van de doeltreffendheidvragen Conclusies en aanbevelingen
20 23
3.1
Concluderende opmerkingen
23
3.2
Aanbevelingen
27
Bijlagen 1.
Tijdlijn en feitenoverzicht
2.
Geïnterviewden
3.
Uitnodiging groepsgesprek raadsleden
4.
Samenstelling klankbordgroep
5.
Betrokkenen die een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend
6.
Belangrijkste documenten
Voorwoord van de voorzitter Op verzoek van de gemeenteraad heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het aanbestedingsproject van de brede school te Joure-zuid (BSJz). In algemene zin kunnen over dit onderzoek een paar opmerkingen gemaakt worden. In de eerste plaats diende dit onderzoek binnen een zeer krap gestelde doorlooptijd te worden uitgevoerd. De raad ging uit van 6 weken; de rekenkamercommissie schatte de doorlooptijd op 8 weken. Het onderzoek kon feitelijk starten in week 10 en werd afgerond in week 18. Deze uitzonderlijk korte doorlooptijd was mogelijk door de coöperatieve inzet van alle betrokkenen en door de buitengewone inzet van de externe onderzoekers die het veldwerk voor de rekenkamercommissie hebben gedaan. Graag zeg ik allen dank voor hun medewerking en hun inzet. In de tweede plaats wil ik er op wijzen dat de rekenkamercommissie voor dit onderzoek niet de gebruikelijke samenstelling had. Vanwege zijn voorzitterschap van It Toanhȗ s heeft de rekenkamer
bij
het
allereerste
begin
van
het
onderzoek
besloten
dat
het
rekenkamercommissielid Zonderland op geen enkele wijze zou participeren in het onderzoek. Ik hecht er aan op te merken dat de heer Zonderland deze discussie mede heeft geïnitieerd en zich derhalve volledig kon verenigen met het genomen besluit. Hij heeft geen analyses, tussenrapportages of andere documenten ontvangen en heeft aan geen enkele bespreking over de bevindingen, conclusies en aanbevelingen deelgenomen. Op deze manier is elke schijn van bevooroordeling voorkomen. In de derde plaats kent dit onderzoek niet de gebruikelijke fasen van technisch (= ambtelijk) en bestuurlijk wederhoor. Gegeven de gewenste doorlooptijd was dat onmogelijk. Wel heeft de rekenkamercommissie tussentijds zo veel als mogelijk was de feiten uit het onderzoek laten verifiëren. Het bestuurlijk horen – met name over de conclusies en de aanbevelingen – zal, zoals aan het begin van het onderzoek is afgesproken, plaatsvinden nadat het rapport aan de raad is aangeboden. Deze werkwijze is overigens mogelijk gemaakt in het visiedocument dat na de evaluatie van de rekenkamercommissie in 2008/2009 aan de raad is voorgelegd. Ik wijs er op dat in het geval waarin bestuurlijk horen na aanbieding van het rapport aan de raad plaatsvindt, de rekenkamercommissie in de gelegenheid wordt gesteld om kort op de bestuurlijke reactie van het college te reageren. Namens de rekenkamercommissie spreek ik de hoop uit dat het rapport tegemoet komt aan de informatiebehoefte van de raad en dat de aangeboden aanbevelingen als leringen uit de geanalyseerde casus zullen worden overgenomen.
P.L. Polhuis 3 mei 2013
Pagina 1
Pagina 2
1
Inleiding 1.1 Aanleiding en voorgeschiedenis van het onderzoek De gemeente Skarsterlân heeft besloten tot de bouw van een zogenaamde brede school in Joure (BSJz). Na een betrekkelijk lang voortraject is gekozen voor een aanbestedingsprocedure die er uiteindelijk toe heeft geleid dat de bouw en het onderhoud van deze BSJz is gegund aan een consortium onder leiding van Facilicom Services Group te Schiedam. Na de gunning ontstond maatschappelijke en publicitaire discussie over onder andere de vraag waarom de bouw niet aan een lokale of regionale aannemer was gegund, dan wel over de vraag of lokale en regionale aannemers een eerlijke kans in de aanbestedingsprocedure hebben gehad. Gezien de heftigheid bereikte deze discussie ook de politieke en bestuurlijke organen van Skarsterlân. De gemeenteraad achtte het raadzaam dat er een onafhankelijk onderzoek naar de aanbestedingsprocedure zou worden gehouden. Op woensdag 27 februari jl. heeft de raad van Skarsterlân middels een raadsbreed gesteund amendement besloten om de rekenkamercommissie te verzoeken dit onderzoek uit te voeren. Het besluit bevat inhoudelijke aanwijzingen voor de probleemstelling van het onderzoek en enkele randvoorwaardelijke zaken. De twee inhoudelijke aanwijzingen luidden: “(…) een onderzoek in te stellen naar het traject van het tot stand komen van de aanbesteding van de Brede School Joure vanaf het allereerste begin;” alsmede “(…) punten (…) aan te reiken uit dit innovatieve aanbestedingstraject waar de raad en college van kunnen leren voor de toekomst om daarmee een herhaling van de ontstane situatie te voorkomen.” Randvoorwaardelijk heeft de raad besloten de rekenkamercommissie te verzoeken om binnen 6 weken te rapporteren, dat er een begeleidingscommissie uit de raad wordt geformeerd en dat het college alle voor de rekenkamercommissie relevante informatie op korte termijn beschikbaar stelt voor het onderzoek. Snel na dit raadsbesluit is de rekenkamercommissie bijeen gekomen. Een van de eerste acties betrof
het
overleg
met
de
klankbordgroep
die
de
raad
had
samengesteld.
De
rekenkamercommissie heeft de primaire probleemstelling van de raad uitgewerkt tot een probleemstelling met deelvragen. De klankbordgroep heeft daarmee ingestemd.
Pagina 3
1.2 Probleemstelling en deelvragen Als algemene probleemstelling is geformuleerd: Hoe dient het aanbestedingstraject van de Brede School Joure te worden beoordeeld
in
termen
van
rechtmatigheid,
doelmatigheid
en
doeltreffendheid en welke lessen kunnen vanuit deze drie invalshoeken worden getrokken? Deze algemene probleemstelling valt uiteen in een aantal algemene deelvragen en deelvragen die te rubriceren zijn naar de invalshoeken rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Deelvragen algemeen: Wat is het object waarop de aanbesteding betrekking heeft? Wat is in het kort het bestuurlijke besluitvormingstraject geweest dat heeft geleid tot de innovatieve aanbesteding? Hoe is de aanbestedingsprocedure verlopen (tot en met het gunningbesluit). Welke locale ondernemers hebben belangstelling getoond en welke ondernemers hebben daadwerkelijk geoffreerd? Welke afspraken heeft de gemeente gemaakt over de inschakeling van lokale ondernemers na de gunning? Deelvragen met betrekking tot rechtmatigheid: Was de keuze voor de innovatieve aanbesteding in 2009 conform het toenmalige vigerende beleid van de gemeente inzake inkoop- en aanbesteding? Welke vrijheidsgraden had de gemeente bij de gekozen aanbestedingsvorm (europees met voorselectie) en heeft de gemeente zich gehouden aan de daaruit voortvloeiende eisen en voorschriften? Zijn de gevoerde innovatieve aanbesteding en de opgestelde selectie- en gunningscriteria transparant, non-discriminant en objectief? Zou de aanbesteding in het licht van de nieuwe wetgeving die per april 2013 van kracht wordt rechtmatig zijn? Welke betekenis moet worden toegekend aan de versobering van het programma van eisen tijdens de aanbestedingsprocedure? Is de uiteindelijke keuze gebaseerd op de vooraf vastgestelde gunningcriteria? Deelvragen met betrekking tot doelmatigheid: Welke bestuurlijke, ambtelijke en private actoren zijn actief betrokken geweest bij deze aanbesteding? Wat waren de overwegingen om deze aanbesteding door externe bureaus te laten begeleiden? Wat was in algemene zin de taakverdeling tussen de gemeente en de externe bureaus en zijn de afgesproken regieafspraken daadwerkelijk terug te vinden in het proces? Welke kosten, zowel voorcalculatorisch als nacalculatorisch, heeft de gemeente gemaakt en waren deze kosten voor de onderhavige aanbesteding gangbaar in de sector? Hoe is de keuze voor de pregeselecteerde partijen tot stand gekomen en hoe is daarover gecommuniceerd? Hoe zijn de ambtelijke organisatie en het college op de hoogte gehouden van de aanbestedingsprocedure? Hoe zijn locale ondernemers voorafgaande aan, tijdens en na het aanbestedingsproces geïnformeerd over deze aanbestedingsprocedure?
Pagina 4
Deelvragen met betrekking tot doeltreffendheid: Wat waren de overwegingen (voor- en nadelen, kansen en bedreigingen) om de Brede School innovatief aan te bestreden? Hebben overwegingen van lokale economie een rol gespeeld bij het besluit om innovatief aan te besteden? Hoe moeten deze voor- en nadelen worden beoordeeld na de gunning? Welke rol had de raad in deze aanbesteding en op welke momenten en met welke informatie is de raad op de hoogte gehouden van deze aanbestedingsprocedure? Was voor deze aanbesteding een specifiek communicatieplan opgesteld?
1.3 De methoden van onderzoek Om de deelvragen te beantwoorden is dossieronderzoek verricht. Naast dossieronderzoek zijn interviews gehouden met de verantwoordelijk wethouder, de voormalige wethouder, raadsleden, de voormalige gemeentesecretaris, de drie ambtelijke projectleiders van deze procedure, de ambtelijke secretaris van het project, de gemeentelijke inkoopcoördinator, ondernemers die in deze procedure hebben meegedaan en met een vertegenwoordiger van Bouwend Nederland (zie bijlage 2). Van de gesprekken zijn gespreksverslagen gemaakt die ter accordering aan de desbetreffende respondent zijn voorgelegd. Het dossieronderzoek en de interviews hebben in eerste instantie de aanloop naar het besluit om te komen tot een BSJz in beeld gebracht, alsmede de belangrijkste besluitvormingsmomenten die uiteindelijk hebben geleid tot het gunningsbesluit in januari 2013. Dit feitelijke relaas is vastgelegd in een verkorte en integrale tijdlijn die in bijlage 1 zijn opgenomen. Voor het dossieronderzoek en de interviews heeft de rekenkamer zich laten ondersteunen door twee onderzoekers van het organisatieadviesbureau KplusV, te weten de heer ing. L. Rings en mevrouw F. van Bennekom. Gezien het belang van het onderwerp is op 24 april een zogenaamde expertmeeting georganiseerd. Hiervoor was uitgenodigd prof.dr. J. Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement van de publieke sector aan Universiteit Twente, tevens voorzitter van NEVI-publiek, de Nederlandse Vereniging van inkopers in de publieke sector. Op basis van de tijdlijnen en een eerste weging van de feiten door KplusV en de rekenkamercommissie is uitvoerig gediscussieerd over de handelwijze van de gemeente, over te trekken conclusies en over aanbevelingen die als leerervaringen aan de gemeente voorgehouden konden worden. Gedurende
het
plaatsgevonden.
onderzoek De
heeft
regelmatig
klankbordgroep,
die
afstemming
bestond
uit
met
de
klankbordgroep
vertegenwoordigers
(veelal
fractievoorzitters) van alle partijen, is vier maal bijeengekomen en heeft op een constructieve wijze het onderzoek begeleid. Eén vergadering van de klankbordgroep, in licht gewijzigde personele samenstelling, was gewijd aan de vraag hoe de raadsleden van Skarsterlân de aanloop naar en de aanbestedingsprocedure van de BSJz hadden ervaren. Gezien de krappe termijn (6 weken) waarop de rekenkamer werd verzocht te rapporteren is de gebruikelijke fase van ambtelijk en bestuurlijk wederhoren aanzienlijk ingekort. De tijdlijnen hebben wij ambtelijk en in de klankbordgroep laten verifiëren. Afgezien is van de gebruikelijke bestuurlijke reactie op onze conclusies en aanbevelingen. Aan het begin van het onderzoek is afgesproken, onder andere met de klankbordgroep, dat het rapport zonder een reactie van het college direct aan de raad zal worden aangeboden en dat het college daarna haar bestuurlijke reactie zal geven.
Pagina 5
1.4 Wat is innovatief aanbesteden en welke vorm is gekozen? Innovatief aanbesteden is geen eenduidig, maar een relatief begrip. Een aanbestedingsprocedure wordt door zowel de aanbestedende als een geïnteresseerde partij innovatief genoemd als men er geen ervaring mee heeft. Dus wat voor de één innovatief is, kan voor een ander bestaande praktijk of routine zijn. Het eigen referentiekader ten aanzien van aanbestedingen bepaalt of een aanbesteding innovatief is. Desalniettemin zijn er twee aspecten die vaak bepalen of een aanbestedingsprocedure wordt aangemerkt als meer of minder innovatief, te weten de contractvorm en de procedure waarmee het contract op de markt wordt gezet. Aanbestedingen van gebouwen kennen verschillende, samenhangende elementen: ontwerp (Design), constructie (Construct), bouw (Build), exploitatie en beheer (Operate), onderhoud (Maintain) en financiering (Finance), die afzonderlijk of in combinatie worden aangeboden aan de markt. In het algemeen kan worden gezegd dat hoe meer elementen – dus hoe meer ‘letters’- samenhangend worden aangeboden, hoe meer innovatief de aanbesteding wordt genoemd. Een aanbesteding voor een DB contract wordt al niet meer als innovatief aangemerkt; vrijwel alle bouwbedrijven kunnen hierop zelfstandig of in combinatie inschrijven. In de aanbesteding voor de BSJz gaat het om zowel Design, Build, Maintain & Operate (DBMO). Deze vorm van aanbesteden is binnen Nederland, zeker voor grotere gebouwen, al een ingevoerde methode. Enkele tientallen bouwbedrijven - zelfstandig of in combinatie met andere bedrijven - zijn hiermee inmiddels op de hoogte. Voor Skarsterlân is deze vorm van contracteren nieuw en daarom als innovatief aan te merken. Het andere element voor innovatie is de procedure die wordt gevolgd. De aanbesteding van de BSJz was een Europese aanbesteding, waarbij gekozen is voor de variant van Europese aanbesteding met voorselectie. Dit betekent dat gegadigden zich onder overlegging van een aantal gegevens en referenties kunnen aanmelden bij de opdrachtgever die vervolgens op basis van vooraf vastgelegde en bij de gegadigden bekende selectiecriteria bepaalt of bedrijven worden toegelaten tot de eigenlijke procedure. Een opvallend kenmerk van deze aanbesteding was dat de outputspecificatie – de zogenaamde uitvraag van de opdrachtgever – gevolgd werd door een dialoogfase tijdens de aanbestedingsprocedure met potentiële uitvoerders. In zo’n dialoogfase krijgt de invulling van de uitvraag nadere vorm. Deze zogenoemde competitative dialogue of concurrentie gerichte dialoog is in Europese aanbestedingen sedert 2005 in Nederland
1
toegestaan .
Er
zijn
sedertdien
enkele
tientallen
concurrentie
gerichte
dialoogprocedures uitgevoerd, voornamelijk voor grote (infra)structurele werken. Voor de gemeente Skarsterlân is de gekozen procedure als innovatief aan te merken, enerzijds door de fase van competitive dialogue waar geen eerdere ervaring mee was opgedaan en anderzijds omdat deze procedure werd toegepast voor een bouwwerk (de BSJz) van aanzienlijk mindere omvang dan waar inmiddels in den lande ervaring mee was opgedaan.
1
Besluit van 16 juli 2005, besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten: procedure van gunning door middel van onderhandelingen.
Pagina 6
1.5 Structuur van het rapport In hoofdstuk 2 worden bovenstaande deelvragen beantwoord. In een enkel geval hebben wij vragen gecombineerd. Wij hebben er voor gekozen om de beantwoording zo feitelijk mogelijk te doen. In hoofdstuk 3 beoordelen wij de feitelijke bevindingen en worden de belangrijkste bevindingen als antwoorden op de hoofdvraag in de vorm van conclusies gepresenteerd. Het hoofdstuk sluit af met onze aanbevelingen die vooral bedoeld zijn als leerervaringen voor de gemeente.
Pagina 7
2
Beantwoording van de onderzoeksvragen Dit hoofdstuk bevat de antwoorden op de deelvragen die in het kader van het onderzoek zijn gesteld. Wij beantwoorden deze vragen kort en feitelijk. Voor het juiste begrip van de beantwoording is kennis van de tijdlijnen die wij als bijlagen hebben toegevoegd onontbeerlijk.
2.1 Beantwoording van de algemene deelvragen Wat is het object waarop de aanbesteding betrekking heeft? De aanbesteding had betrekking op de bouw en het beheer en onderhoud (gedurende 25 jaar) van een gebouw ten behoeve van de Brede School Joure Zuid (BSJz). Deze BSJz is in eerste instantie gestart als netwerkorganisatie tussen diverse scholen en
maatschappelijke
organisaties in Joure Zuid. Verschillende ontwikkelingen, waaronder de toenemende onderhoudskosten van de verouderde schoolgebouwen en de behoefte aan versterking van het netwerk door gezamenlijke huisvesting, hebben ertoe geleid dat eind 2006 de keuze is gemaakt voor het bouwen van de Brede School. In de daarop volgende jaren heeft het plan verder vorm en invulling gekregen, waarna in 2011 de eerste stappen richting aanbesteding zijn gemaakt. Begin 2013 is de opdracht voor Design, Build, Maintain en Operate (DBMO) gegund aan Facilicom Services Group (ook wel: Facilicom) te Schiedam. De BSJz omvat straks de volgende gebruikers: een fusieschool samengesteld uit OBS Zuiderveldschool en OBS Lyts Luchtenveldskoalle; PCO basisschool de dr. E.A. Borgerschool; Centrum voor de kunsten It Toanhûs; Skik Kinderopvang; Miks Welzijn. In het gebouw komt een gymzaal, die multifunctioneel gebruikt kan worden. De variëteit aan gebruikers brengt met zich mee dat er sprake zal zijn van een multifunctioneel gebouw met bijzondere eisen. Vooral de huisvesting van It Toanhûs brengt verregaande eisen met betrekking tot geluidsisolatie met zich mee. Het initiële budget voor BSJz na de verhoging van 5 juli 2012 (Design en Build) is € 7.150.000 inclusief 21% btw en is een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. Het beheerbudget (Maintain en Operate) is € 4.900.000 en is eveneens een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. Het beheerbudget (incl. 21% btw) is netto contant gemaakt naar 2012. Wat is in het kort het bestuurlijke besluitvormingstraject geweest dat heeft geleid tot de innovatieve aanbesteding? Hoe is de aanbestedingsprocedure verlopen (tot en met het gunningbesluit).
Pagina 8
Het proces is op hoofdlijnen weergegeven in de tijdlijn in bijlage 1. De belangrijkste momenten waren: Het besluit van de raad in maart 2007 om een PPS-constructie als uitgangspunt te nemen. Dit is feitelijk nog voorafgegaan aan het besluit om innovatief aan te besteden. Het werkbezoek van Raad en College aan RWS te Sneek, waar enthousiast uitleg is gegeven over innovatief aanbesteden. Het besluit tot innovatieve aanbesteding van de raad op 1 juli 2009. Dit besluit is niet ambtelijk of door het college geïnitieerd. Het uitvoeren door de projectorganisatie van een quick scan en een Public Private Comparator om te onderzoeken of een innovatieve aanbesteding een haalbare werkwijze zou zijn. Het goedkeuringsbesluit van de raad om € 7.745.000 beschikbaar te stellen als projectbudget voor de DBM aanbesteding van de brede school op 30 juli 2010. De bijeenkomst voor regionale (bouw)bedrijven over innovatieve aanbesteding in november 2010. De (besloten) presentatie van innovatieve aanbesteding in de gemeenteraad op 8 februari 2011. Het collegebesluit om in te stemmen met het ambitiedocument, de doelen en concepten, de selectieleidraad, de gunningcriteria en de weging en de outputspecificatie voor een aanbesteding DBMO op 17 mei 2011. De toelichting op het ambitiedocument, de doelen en concepten, de selectieleidraad, de gunningcriteria en de weging en de outputspecificatie voor een aanbesteding DBMO aan de raadscommissie samenleving tijdens de vergadering van 25 mei 2011. De publicatie van het voornemen tot aanbesteden in het publicatieblad van de EU en op aanbestedingskalender op 14 juni 2011. De versobering van de selectiecriteria door het college in juni 2011. De eerste selectie van gegadigden 25 juli 2011 door de projectorganisatie. De nadere selectie op 6 september 2011 door de projectorganisatie. Het collegevoorstel en raadsbesluit om het projectbudget ad. € 7.745.000 te verhogen met € 500.000 en de jaarlasten met € 25.000 en door te gaan met DBMO -aanbesteding op 5 juli 2012. De
beoordeling
van
de
twee
inschrijvingen
18
december
2012
door
de
beoordelingscommissie. Het besluit tot gunning op 29 januari 2013 door het college. Welke locale ondernemers hebben belangstelling getoond en welke ondernemers hebben daadwerkelijk geoffreerd? In de procedure hebben de volgende aantallen Friese bedrijven geparticipeerd: Datum
Actie
Aantal
Aantal Friese
bedrijven/consortia
bedrijven*/consortia
30 juni 2011
Inlichtingenbijeenkomst
32
10
6 juli 2011
Eerste nota van inlichtingen
39
13
15 juli 2011
Tweede nota van inlichtingen
39
13
25 juli 2011
Eind van de inschrijftermijn
14
5
25 augustus 2011
Eerste selectie
6
2
15 september 2011
Uitkomst van de nadere selectie
3
1
5 oktober 2012
Voortzetting Dialoog fase 2
2
1
29 januari 20113
Gunning van de opdracht
1
0
* of met een belangrijke Friese vestiging.
Pagina 9
Er hebben zich op 25 juli 2011 vijf Friese bedrijven ingeschreven: Bouwcombinatie Van der Werf/Noppert, Bouwcombinatie Friso/Koopmans, bouwgroep Dijkstra Draisma BV, Van Wijnen en bouwbedrijf Reitsma. Na de eerste selectie waren nog twee bedrijven uit Friesland over: Van Wijnen en bouwbedrijf Reitsma. Na de nadere selectie door middel van een presentatie bleef alleen Van Wijnen als Fries bedrijf over. Welke afspraken heeft de gemeente gemaakt over de inschakeling van lokale ondernemers na de gunning? Er zijn met Facilicom geen schriftelijke afspraken vastgelegd over de inschakeling van Friese aannemers of bedrijven bij de realisering van het bouwwerk en het daarop volgende onderhoud. Facilicom heeft wel kenbaar gemaakt dat zij zo veel mogelijk lokale ondernemers wil betrekken bij de bouw en het onderhoud. Tijdens de inschrijving schatte Facilicom in dat tussen de 70 en 80% werknemers uit Friesland zouden worden ingezet tijdens de bouw en de daaropvolgende beheersperiode. Deze toezegging ligt niet schriftelijk vast in een overeenkomst tussen de gemeente en Facilicom.
2.2 Beantwoording van de rechtmatigheidsvragen Was de keuze voor de innovatieve aanbesteding in 2009 conform het toenmalige vigerende beleid van de gemeente inzake inkoop- en aanbesteding? Het op dit moment nog steeds vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid (2007) van Skarsterlân zegt niets over innovatief aanbesteden. Het inkoop en aanbestedingsbeleid heeft als doelstellingen: rechtmatig, transparant, objectief, non-discriminant, maatschappelijke verantwoord inkopen, regionale economie stimuleren binnen de regelgeving, doelmatig inkopen en waar mogelijk in samenwerking. Binnen deze doelstellingen kan zowel traditioneel als innovatief worden aanbesteed. In meer overstijgend beleid van de gemeente is wel expliciet sprake van innovatie. In de 2
toekomstvisie van de gemeente Skarsterlân werd voor de gemeente een ambitie uitgesproken waarin innovatie een belangrijke rol speelt. In die zin past innovatief aanbesteden wel binnen het algemene beleid van de gemeente. De keuze voor innovatief aanbesteden is geïnitieerd vanuit de gemeenteraad. Op dat moment (2010) was de kennis van innovatieve aanbestedingen beperkt aanwezig. De gemeente had enige ervaring opgedaan met DBM voor aanbestedingen van wegen en een brug en door haar betrokkenheid bij de innovatieve aanbesteding van het verkeersknooppunt A6/A7. Deze kennis is slechts in beperkte mate vergelijkbaar met de aanbesteding van de Brede School, omdat bij de Brede school sprake was van Design, Build, Maintain én Operate (DBMO). De keuze voor deze innovatieve aanbesteding is vooral geënt op een verwachte kostenbesparing, het kunnen sturen op outputkaders en het gebruik van kennis en creativiteit van de markt. De gemeenteraad baseerde haar keuze met name op informatie die tijdens een bezoek aan RWS te Sneek was verkregen.
2
Skarsterlân: Sturen op kwaliteit, vernieuwing en authentieke waarde, Visie 2030. Vastgesteld door de gemeenteraad op 25-6-2008.
Pagina 10
Bij de procedure is in de eerste aanleg uitgegaan van een DBM aanbesteding, waarbij de O van Operate beperkt werd gevraagd en daarom tussen haakjes stond: DBM(O). In de dialoog met de drie partijen geven deze blijkens de dialoogverslagen aan Operate volledig aan te kunnen bieden. Welke vrijheidsgraden had de gemeente bij de gekozen aanbestedingsvorm (Europees met voorselectie) en heeft de gemeente zich gehouden aan de daaruit voortvloeiende eisen en voorschriften? Overeenkomstig de vigerende wet- en regelgeving en het gemeentelijk beleid is op basis van de verwachte bouwsom van meer dan € 5.000.000 Europees aanbesteed. De gemeente heeft daarbinnen de vrijheid om te kiezen voor een openbare procedure of een procedure met voorselectie. Er is gekozen voor een aanbesteding met voorselectie, een zogenoemde niet openbare Europese aanbesteding. Hiermee krijgen alle mogelijk geïnteresseerde bedrijven een kans zich te melden, maar wordt door het opleggen van tevoren bekend gemaakte selectiecriteria het uiteindelijke aantal bedrijven (of consortia) dat een inschrijving mag doen beperkt tot die bedrijven die aantoonbaar financiële continuïteit en inhoudelijke kennis en ervaring hebben. Deze selectiecriteria stelde het college vast en zijn voor de aanvang van de procedure bekend gemaakt. De gestelde eisen zijn non discriminant, objectief en transparant. Een belangrijk onderdeel van de selectiecriteria zijn de zogenaamde referentiecriteria. Dat zijn criteria die betrekking hebben op de ervaring met vergelijkbare bouwwerken van potentiële inschrijvers. De hoogte van met name de referentiecriteria (in de gemeentelijke selectiecriteria 2.0) is bepaald op 60% van de omvang van het gevraagde gebouw, overeenkomstig het maximum van de in 2013 in werking tredende proportionaliteitsgids. Na de selectie werd de eigenlijke procedure uitgevoerd, de concurrentie gerichte dialoog. Deze dialoogfase leverde twee concrete inschrijvingen op die werden beoordeeld aan de hand van eveneens tevoren door het college vastgestelde en aan de bedrijven toegezonden gunningcriteria. Het consortium dat in de beoordeling de meeste punten verzamelde voor de inschrijving wordt de opdracht gegund: Facilicom Services Group. De gekozen procedure, Europees met voorselectie en vervolgens concurrentiegerichte dialoog met de geselecteerde gegadigden, is goed georganiseerd en gedocumenteerd. Uit de documenten blijken geen onregelmatigheden. Tijdens de dialoogfase is zorgvuldig bewaakt geen informatie uit te wisselen die de eigen oplossingen van bedrijven zou kunnen 3
beïnvloeden . De besluiten in het kader van de aanbesteding zijn gemotiveerd. Geen van de niet geselecteerde partijen is, na het gemotiveerde bericht dat van hun aanbieding in de verdere procedure geen gebruik wordt gemaakt, in beroep gegaan tegen dit besluit. Wel is er een onduidelijkheid geweest in de procedure. Het was voor enkele bedrijven tot laat in de procedure niet duidelijk of het budget voor de ontwikkeling en bouw een bedrag inclusief of exclusief btw was. In de derde nota van inlichtingen bevestigde de gemeente dat het beschikbare budget voor de ontwikkeling en bouw een bedrag inclusief btw was. Zijn de gevoerde innovatieve aanbesteding en de opgestelde selectie- en gunningscriteria transparant, non-discriminant en objectief?
3
In de tweede fase van de dialoog is hier volgens een van de bedrijven zelfs te strak mee omgegaan.
Pagina 11
De selectiecriteria voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Ieder bedrijf dat dacht een kans te kunnen maken, alleen of in samenwerking met een of meer andere bedrijven kon zich melden onder overlegging van de gevraagde gegevens. Geen van de bij de eerste selectie afgevallen bedrijven heeft bezwaar gemaakt tegen de gemotiveerde afwijzing. Ook de gunningcriteria zijn bij het begin van de procedure aan de gegadigden bekend gemaakt. Als gunningcriterium gold de economisch meest voordelige inschrijving(EMVI), bestaand uit twee elementen: prijs en kwaliteit. De onderverdeling van deze elementen, met name de subcriteria voor kwaliteit, werd tijdens de dialoogfase bekendgemaakt aan de deelnemende bedrijven. Zou de aanbesteding in het licht van de nieuwe wetgeving die per april 2013 van kracht wordt rechtmatig zijn? Ook bij de nieuwe aanbestedingswet zou de gevoerde procedure (Europees met voorselectie, concurrentiegericht dialoog en EMVI) en de aanbesteding voor DBMO rechtmatig zijn. Hiervoor zijn drie aspecten in de nieuwe wet van belang: 7. In de nieuwe aanbestedingswet is een van de uitgangspunten dat bij aanbesteding door de overheid optimaal gebruik gemaakt moet worden van de kennis en ervaring van bedrijven. Daarbinnen kan worden gekozen voor de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). In zo'n EMVI kunnen bedrijven hun kennis en ervaring optimaal kwijt. Innovatieve aanbesteding kent een aantal vormen waarin het bedrijfsleven op basis van eigen ervaring en kennis een aanbieding doet; de concurrentiegerichte dialoog is daarin zeer vergaand. 8. Een ander uitgangspunt in de aanbestedingswet is de proportionaliteit van de gevraagde referenties en ervaring. In de aanbesteding BSJz is gekeken naar de proportionaliteitsgids die bij de nieuwe aanbestedingswet behoort. Deze maximeert de gevraagde referenties tot 60% van de omvang van het gevraagde werk. De gevraagde referenties zijn in de selectieleidraad 2.0 op basis daarvan naar beneden bijgesteld: in de selectieleidraad 1.0 waren de referenties veel hoger. 4
9. Een uitgangspunt is verder dat overheden in hun aanbesteding niet mogen samenvoegen . maar ook niet onbeperkt in percelen mogen opdelen, tenzij dit gemotiveerd kan worden. Aanbesteding van samenhangende activiteiten op één locatie zoals in deze casus is niet als samenvoegen genoemd. De motivering is daarbij belangrijk. Door de rijksoverheid, met name het ministerie van Financiën, wordt "value for money" als voldoende motivering genoemd. Het is in dat licht niet waarschijnlijk dat DBMO een vorm van samenvoeging is die door de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingswet niet meer mogelijk is. Welke betekenis moet worden toegekend aan de versobering van het programma van eisen tijdens de aanbestedingsprocedure? In de selectieleidraad 1.0 (14 juni 2011) werden met name de ervaringseisen te hoog bevonden. Deze zijn daarom in selectieleidraad 2.0 (30 juni 2011), na opmerkingen hierover uit het regionale bedrijfsleven, naar beneden bijgesteld. Hierbij is rekening gehouden met de in 2013 inwerking tredende aanbestedingswet en de daarbij behorende proportionaliteitsgids, die voorschrijft dat de eis gesteld mag worden dat de bouwer een gelijkwaardig gebouw tot 60% van de omvang gebouwd moet hebben.
4
Het voorbeeld voor samenvoeging dat daarbij in de toelichting wordt gegeven is van een andere orde dan in deze casus. Het voorbeeld is dat een overheid die verspreid over het land 120 locaties laat schoonmaken, de schoonmaakactiviteiten op deze locaties niet in één bestek mag aanbesteden.
Pagina 12
Een tweede versobering heeft plaatsgevonden in mei 2012, nadat in de eerste fase dialoog de consortia die na de nadere selectie waren overgebleven hun eerste daadwerkelijke ideeën en berekeningen ten behoeve van het ontwerp van de BSJz hadden uitgevoerd. De drie consortia gaven aan dat de ambities en het beschikbare budget in hun ogen niet overeen kwamen. Tussen de drie consortia was er enig verschil in de mate waarin ze het budget te krap vonden. Waar het ene consortium aangaf een verschil van ruim € 1 mln. te zien in de DB fase, zei een ander consortium dat er wel "enige druk op het budget" werd gevoeld, terwijl het derde consortium kortweg aangaf dat het beschikbaar budget niet voldoende was. Deze constateringen door de consortia waren reden voor de gemeente om enerzijds een hoger budget beschikbaar te stellen en anderzijds de consortia te vragen de tot dan toe opgestelde plannen te versoberen, evenwel zonder te tornen aan de outputspecificatie, de uitvraag, van de gemeente. Is de uiteindelijke keuze gebaseerd op de vooraf vastgestelde gunningcriteria? De gunningcriteria waren vastgelegd in de leidraad, die vooraf vastgesteld was door het college. Hierin zijn zowel de gunningcriteria als de mogelijke maximale score per criterium vastgelegd (de weging). Deze gunningcriteria waren tevoren bij de inschrijvers bekend. De keuze uit de twee
ingediende
inschrijvingen
is
gemaakt
door
een
daarvoor
ingestelde
beoordelingscommissie. De leden van de beoordelingscommissie (bestaande uit projectbureau, gebruikersvertegenwoordigers uit het zogenaamde technische team, gemeentelijke en externe deskundigen) hebben ieder voor zich het "invulformulier beoordeling" ingevuld, alvorens deze, eventueel gewijzigd na de presentaties door de beide overgebleven inschrijvers, op 18 december 2012 in te leveren. De individuele beoordelingen zijn vervolgens opgeteld en gemiddeld om de eindscore te bepalen. Tabel 1. Gunningscriterium Huisvestingsconcept Stedenbouwkundig concept Architectonisch concept Duurzaamheidsconcept Planning Aanpak en kwaliteitsborging Win-win mogelijkheden TOTAAL
max score 48 31 17 4 10 15 5 130
score Van Wijnen Facilicom 28,84 34,40 23,09 20,27 10,80 11,95 2,36 3,37 7,20 7,80 9,87 12,13 2,73 4,00 84,88 93,92
Op basis van bovenstaande geeft de beoordelingscommissie het gunningsadvies het project te gunnen aan Facilicom Services Group.
Figuur 1. De eindscore van de gunning.
Pagina 13
2.3 Beantwoording van de doelmatigheidsvragen Welke bestuurlijke en ambtelijke actoren zijn actief betrokken geweest bij deze aanbesteding? Bestuurlijk zijn vier colleges verantwoordelijk geweest voor de ontwikkeling van de BSJz tot en met heden: 1998 - 2002: College CDA, PvdA en FNP. Portefeuillehouder Atty Mulder-Knol (CDA). 2002 - 2006: College van CDA, PvdA en VVD. Portefeuillehouder Felix van Beek (VVD). 2006 - 2010: College van PvdA en CDA. Portefeuillehouder Jan Walrecht (PvdA). 2010 – heden: College FNP en CDA. Portefeuillehouder Jan Benedictus (FNP). Bij de (voorbereiding van de) innovatieve aanbesteding was eerst wethouder Walrecht (tot en met maart 2010), daarna wethouder Benedictus betrokken. Ambtelijke betrokkenen waren: drie projectleiders,
de
projectsecretaris,
technisch
deskundigen
(bouwkundigen),
stedenbouwkundigen, het ingenieursbureau (openbare ruimte) en de inkoopadviseur. Aan de stuurgroep nam ook de adjunct-directeur deel. Reeds in 2002 was er sprake van een projectgroep. Deze is in de loop der tijd wel gewijzigd in samenstelling, met name vanaf het moment dat besloten werd tot de bouw van een brede school. Vanaf dat moment ontstond de behoefte aan meer kennis van bouwkundige- en aanbestedingsprocessen. De projectstructuur is tot het moment van gunning aangehouden. In de onderstaande figuur is de projectorganisatie geschetst.
Figuur 2. Projectorganisatie
Naast intern betrokkenen waren er externe betrokkenen, zoals vertegenwoordigers van de participanten in de BSJz en het externe bureau dat het proces begeleid heeft. Deze personen dienden vanwege de te volgen procedure een geheimhoudingsverklaring te tekenen. De namen van deze externe betrokkenen zijn vermeld in bijlage 5. Wat waren de overwegingen om deze aanbesteding door externe bureaus te laten begeleiden?
Pagina 14
Externe begeleiding werd belangrijk gevonden omdat het een voor de gemeente nieuwe vorm van aanbesteding betrof. Het toevoegen van het onderdeel 'Operate' in de innovatieve aanbesteding was nieuw en maakte, volgens de gemeente, een vorm van aanbesteden met dialoog noodzakelijk. Deze variant van innovatief aanbesteden was door de gemeente niet eerder toegepast. Dialoogaanbestedingen komen niet veel en als daar voor wordt gekozen hebben ze betrekking op onderwerpen die moeilijk vooraf compleet juridisch en technisch te beschrijven zijn. In het overleg met de participanten is vastgesteld dat er veel samenhang is tussen bouw en exploitatie (DB en MO). Om de samenhang goed tot zijn recht te laten komen, achtte men het nodig om de dialoog te voeren met de gegadigden. Wat was in algemene zin de taakverdeling tussen de gemeente en de externe bureaus en zijn de afgesproken regieafspraken daadwerkelijk terug te vinden in het proces? Er zijn gedurende het hele traject twee externe bureaus (tot juli 2012 OPPS, aansluitend Twynstra Gudde) geweest die de gemeente hebben begeleid in het aanbestedingsproces. De afspraken met het eerste bureau hadden betrekking op inzet, tijd en uit te voeren werkzaamheden en niet op een specifiek benoemd resultaat. Met andere woorden: het betrof procesbegeleiding. Het heeft ertoe geleid dat er na een initiële offerte van 22 oktober 2010 voor een technisch projectleider (€ 63.000) al snel vervolgoffertes kwamen voor werkzaamheden die niet voorzien waren, bijvoorbeeld het opstellen van de nota van inlichtingen en het voorbereiden en voorzitten van de dialoogfase. In totaal bedroegen de kosten voor OPPS tot juli 2012 € 231.375 exclusief btw. Met het tweede bureau, dat na de afronding van de eerste fase dialoog werd ingeschakeld, is een resultaatafspraak gemaakt voor begeleiding tot en met de gunning. De kosten hiervoor bedroegen tot eind februari 2013 € 178.460 exclusief btw. Naast deze twee bureaus heeft de gemeente zich laten adviseren door Straatman Koster Advocaten voor de juridische kant van zowel de aanbesteding als het contract. De overgang van OPPS naar Twynstra Gudde had te maken met de indruk bij de gemeente dat zij bij OPPS te weinig zicht had op de uiteindelijke resultaten. Omdat objectief gezien het bureau aan zijn verplichtingen had voldaan, is op nette wijze afscheid van elkaar genomen. Na de overgang heeft Twynstra Gudde de projectgroep geadviseerd de uitvoering lichter te maken door minder tot in detail zaken van de consortia op te vragen en vast te leggen in de overeenkomsten. Welke kosten, zowel voorcalculatorisch als nacalculatorisch, heeft de gemeente gemaakt en waren deze kosten voor de onderhavige aanbesteding gangbaar in de sector?
Pagina 15
Voor het project is de volgende investeringsraming opgesteld: Nieuwbouw
€ 5.569.000
Aanleg terrein
€ 135.000
Parkeervoorzieningen
€ 210.000
Onvoorzien
€ 709.000 +
Totaal DB bij start aanbesteding
€ 6.623.000
dit is de basis voor het eerste plafondbedrag DB
Verhoging 5-7-2012
€ 500.000 +
Totaal DB na 5-7-2012
€ 7.123.000
dit is de basis voor het 2e plafondbedrag DB van € 7.150.000
Overige kosten Bijkomende (project) kosten
€ 1.182.000
Stelpost planschade
€ 100.000 +
Totaal overige kosten DB
€ 1.282.000
Totale kosten DB van de BSJz
€ 8.405.000
na 5-7-2012 Tabel: raming kosten DB, alle bedragen inclusief btw
Uit de tabel kan worden opgemaakt dat voor de kosten voor het ontwerp en het bouwen (DB) alsmede voor de inrichting van de omgeving van de BSJz op het moment van inschrijven een plafondbedrag van € 7.150.000 inclusief btw gold. Dit bedrag was bij de inschrijvers bekend. In de "nacalculatie" wordt op basis van eenheidsprijzen berekend dat de realisatie van de BSJz en de directe omgeving een bedrag van € 7.687.993 inclusief btw zou vergen. Het voordeel van de inschrijving bedraagt volgens deze berekening € 537.993. Voor het MO deel wordt het plafondbudget van € 4.900.000 inclusief btw bepaald op basis van ondermeer het exploitatiebudget voor scholen, de Londo vergoedingen en verwachte huurinkomsten. Deze jaarlijkse inkomsten zijn voor een periode van 25 jaar gekapitaliseerd naar 2012. Voor het MO-deel wordt op basis van eenheidsprijzen (eveneens gekapitaliseerd) berekend dat een bedrag van € 5.488.784 (inclusief btw) nodig zou zijn. Het voordeel van de inschrijving bedraagt volgens deze berekening € 588.784. De kosten die direct gerelateerd zijn aan het innovatieve karakter kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën, te weten: de externe begeleidingskosten, de overige kosten en de eigen personele kosten. Tot de externe begeleidingskosten rekenen wij de kosten voor de twee begeleidende bureaus, de kosten voor het juridische bureau, een quick scan van BNG om na te gaan of een innovatieve aanbesteding mogelijk was (de PPC) en een haalbaarheidsonderzoek 5
van ICS adviseurs .
5
In 1955 opgericht als Informatie & Advies Centrum Schoolaccommodaties.
Pagina 16
Gespecificeerd geeft dat het volgende beeld (alles exclusief btw): OPPS
€ 231.375
Twynstra Gudde
€ 178.460
Straatman Koster Advocaten
€ 56.300
ICS
€ 53.300
BNG
€ 12.100 +
Subtotaal aan externe begeleiding
€ 531.535
Inhuur projectleider en secretariaat € 115.583 Overige inhuur
€ 44.814 +
Totaal aan externe kosten
€ 691.932
De totale externe bureaukosten bedroegen dus € 531.535. Omdat ook de projectleider en deels het secretariaat zijn ingehuurd van een andere gemeente (€ 115.583) en er nog "inhuur overig" is geweest, zijn de totale diensten van derden voor het project in de nacalculatie berekend op € 691.932. Naast deze externe begeleidingskosten zijn er externe kosten gemaakt die gebruikelijk zijn. Zo is er € 23.800 uitgegeven aan ecologisch, archeologisch, planologisch, milieu en geluidonderzoek. Deze kosten zouden ook gemaakt zijn in een traditionele aanbesteding. De eigen personele kosten van de gemeente zijn berekend op € 147.295. Voor voorlichting, de ontwerpvergoeding, begeleidingskosten en diverse andere kosten is een bedrag van € 264.745 inclusief btw uitgegeven. Dit betekent dat de totale bijkomende (proces)kosten op € 1.127.772 uitkomen. Uit andere inkoop- en aanbestedingsonderzoeken blijkt dat vrijwel alle gemeentelijk Europese aanbestedingen extern zijn begeleid. De kosten daarvoor zijn afhankelijk van het werkveld tussen de € 0,5 ton en € 1 ton per aanbesteding. Op basis van de businesscase van 21 januari 2013 is voor de bijkomende projectkosten (inhuur, voorlichting, onderzoeken, eigen personele kosten en overige kosten) een bedrag van € 1.127.772 inclusief btw uitgegeven. In de raming was voor deze kosten een bedrag opgenomen van € 1.182.000. Omdat dit een voor Nederlandse gemeenten uitzonderlijke aanbestedingsvorm betrof (DBMO en dialoog), kan niet worden aangegeven welke kosten gangbaar zijn. Uit de ervaringen van het Rijk en ook uit de voor dit project gemaakte Public Private Comparator (PPC) in 2010 (een vergelijking tussen innovatief en traditioneel aanbesteden) blijkt dat eventuele meerkosten vanwege het intensieve voortraject naar verwachting worden terugverdiend in de fase na de aanbesteding. Voor dit traject werd dit voordeel op ca. 3% van de investeringskosten berekend, hetgeen zou neerkomen op circa € 220.000. De ontwikkeling van het budget door de looptijd van het projet is in de onderstaande tabel weergegeven uit het feitenoverzicht.
Pagina 17
Datum
Besluit van
Bedrag
28-3-2007
Gemeenteraad
€ 3,1 miljoen (afwegen bij vaststelling kadernota)
Kadernota 2007
€ 3,4 miljoen
Kadernota 2008
€ 4.000.000
Gemeenteraad
Amendement: + € 1.000.000, dus totale budget is €
1-7-2009
5.000.000, (waarvan € 4.250.000 uit de reserves en de rest uit de verkoop van grond) 30-6-2010
Gemeenteraad
Voor de realisering van een brede school een krediet beschikbaar te stellen van € 7.745.000. (Investering van € 7.905.000 minus stelpost aanbestedingsvoordeel van € 160.000) ten laste van de algemene reserve (€ 5.000.000), reserveringen huidige scholen (€ 400.000), grondexploitatie (€ 1.060.000) en huuropbrengsten (€ 1.285.000)
5-7-2012
Gemeenteraad
Verhoging projectbudget met € 500.000
Hoe is de keuze voor de pregeselecteerde partijen tot stand gekomen en hoe is daarover gecommuniceerd? De gegadigden kwamen op de hoogte van het voornemen tot aanbesteding van de bouw van de BSJz door middel van het publicatieblad van de Europese Unie voor Europese aanbestedingen door de overheid en de aanbestedingskalender. Dit zijn de normale kanalen om dergelijke aanbestedingen te publiceren. De regionale bedrijven werden daarenboven nog door middel van een brief van de wethouder opmerkzaam gemaakt op het feit dat de gemeente het voornemen tot aanbesteden op de aanbestedingskalender had gepubliceerd. Nog voor dat er sprake was van een daadwerkelijke publicatie van het voornemen tot aanbesteden werd een bijeenkomst georganiseerd door de gemeente waarvoor regionale bedrijven werden uitgenodigd. Het onderwerp van deze bijeenkomst was "innovatief aanbesteden'. Tijdens deze bijeenkomst heeft de gemeente duidelijk gemaakt voornemens te zijn de BSJz te zijner tijd innovatief aan te besteden. Hoe zijn de ambtelijke organisatie en het college op de hoogte gehouden van de aanbestedingsprocedure? De direct betrokken ambtelijke medewerkers waren goed op de hoogte van inhoud en voortgang van het project. Het college werd door de wethouder op de hoogte gehouden van ontwikkelingen in de stuurgroep. Daarnaast waren er voortgangsrapportages van de projectgroep aan het college (drie maal in het eerste half jaar van 2011). De gekozen procedure hield in dat er een strikte geheimhouding was over de inhoud en de ontwerpen. De aanbestedingsvorm door concurrentiegerichte dialoog betekent immers dat er met drie partijen afzonderlijk wordt gesproken over hun invulling van de uitvraag van de opdrachtgever. De gesprekken met de ene kandidaat mogen niet tot wijziging leiden in ideeën en ontwerp van een andere gegadigde. Het aantal momenten waarop personen buiten de kring van direct betrokkenen zijn ingelicht was hierdoor beperkt. Alleen tijdens de voorbereidingen, over de selectiecriteria, de outputspecificaties en de gunningcriteria, bij de start van de dialoogfase en bij de definitieve gunning waren momenten waarop raad, college, participanten en de ambtelijke staf zijn ingelicht.
Pagina 18
In tegenstelling tot traditionele aanbestedingen zagen het college, participanten en de ambtelijke staf van de gemeente pas wat er gebouwd zou worden na de beoordeling en het gunningadvies; de omwonenden pas na de gunning. Deze geheimhouding gold ook de raad. De raad is voorafgaand aan de daadwerkelijke start van de aanbestedingsprocedure in een informatieve bijeenkomst bijgepraat over 'innovatieve aanbesteding' in algemene zin en DBM(O) contracten in het bijzonder. Financieel is de raad vanaf het begin op de hoogte gehouden, maar door de bovengenoemde geheimhouding tijdens de procedure kwam voor de raad het verzoek om extra geld vrij te maken na de opschorting van de dialoog in juli 2012 als een verrassing. Men stemde in met de verhoging omdat men het gevoel had in een rijdende trein te zitten die niet meer gestopt kon worden. Hoe zijn lokale ondernemers voorafgaande aan, tijdens en na het aanbestedingsproces geïnformeerd over deze aanbestedingsprocedure? In algemene zin is met vertegenwoordigers van de lokale ondernemersvereniging gesproken over het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente bij de ontwikkeling van dit beleid in 2007. Nadat de raad het besluit had genomen dat de brede school innovatief zou worden aanbesteed is er in november 2010, dus voor de publicatie op de aanbestedingskalender, een bijeenkomst geweest voor het lokale en regionale bedrijfsleven. Hier heeft de projectleider de bedrijven meegenomen in het proces van innovatief aanbesteden en de eisen die daarbij gesteld worden aan kennis en ervaring. Daar is ook op basis van landelijke ervaringen gewezen op vorming van consortia om in te schrijven. Door middel van een brief van de wethouder zijn regionale ondernemers opmerkzaam gemaakt op de plaatsing van het voornemen tot opdrachtverlening op de aanbestedingskalender. Alle gegadigde bedrijven, ook de regionale gegadigde bedrijven, zijn uitgenodigd voor een inlichtingenbijeenkomst, waarbij uitleg is gegeven over de aanbesteding BSJz. Geïnteresseerde (lokale) bedrijven hebben naar aanleiding van het bericht op de aanbestedingskalender de stukken kunnen opvragen en hebben diverse nota's van inlichtingen gekregen. Vanuit het regionaal bedrijfsleven is er contact geweest met de wethouder na de publicatie van de selectiecriteria. Mede dit contact heeft geleid tot aanpassing van de selectiecriteria; de selectiecriteria zijn minder zwaar geworden. De betrokkenheid van Friese bedrijven kan als volgt worden weergegeven. a. Voorafgaand aan de procedure: november 2010 vindt een bijeenkomst plaats voor regionale bedrijven over innovatief aanbesteden door de gemeente Skarsterlân; 16 juni 2011 schrijft de wethouder 43 Friese bedrijven aan dat de aanbesteding op de aanbestedingskalender is geplaatst. b. In de procedure:
Pagina 19
Datum
Actie
Aantal
Aantal Friese
bedrijven/consortia
bedrijven*/consortia
30 juni 2011
Inlichtingenbijeenkomst
32
10
6 juli 2011
Eerste nota van inlichtingen
39
13
15 juli 2011
Tweede nota van inlichtingen
39
13
25 juli 2011
Eind van de inschrijftermijn
14
5
25 augustus 2011
Eerste selectie
6
2
15 september 2011
Uitkomst van de nadere selectie
3
1
5 oktober 2012
Voortzetting Dialoog fase 2
2
1
29 januari 20113
Gunning van de opdracht
1
0
* of met een belangrijke Friese vestiging Eén regionaal bedrijf heeft na de nadere selectie contact opgenomen met de projectorganisatie om te vragen op welke punten men zich zou kunnen verbeteren. Na de gunning zijn er geen algemene berichten of bijeenkomsten geweest gericht op lokale of regionale bedrijven. Na de gunning is nog wel op verzoek van het verliezende bedrijf een bijeenkomst geweest waarop door de beide inschrijvers elkaars ontwerpen konden worden bekeken.
2.4 Beantwoording van de doeltreffendheidvragen Wat waren de overwegingen (voor- en nadelen, kansen en bedreigingen) om de Brede School innovatief aan te bestreden? Aan de keuze voor innovatieve aanbesteding lagen diverse redenen ten grondslag: Meer voor minder geld. Inschakeling van de creativiteit van de markt, gebruik van deskundigheid die in het gemeentelijke apparaat niet aanwezig was. Aanbesteden op basis van output, outcome en doelen. Er waren positieve ervaringen opgedaan met innovatief aanbesteden in andere gemeenten en bij RWS. Het sloot aan op innovatieve pretenties/ambities van de gemeente; de gemeente won 6
regelmatig prijzen als innovatieve gemeente . Met name de financiële reden wordt als doorslaggevend aangemerkt: innovatieve aanbesteding zou leiden tot de hoogst mogelijke kwaliteit voor het beschikbare budget. Hebben overwegingen van lokale economie een rol gespeeld bij het besluit om innovatief aan te besteden? Noch bij het besluit van de raad, noch bij de invulling van dat besluit door het college hebben wij expliciete overwegingen met betrekking tot de lokale economie aangetroffen. Ons is niet gebleken dat raad en/of college van oordeel waren dat regionale bedrijven een dergelijke aanbesteding niet zouden aankunnen.
6
Zie bijvoorbeeld de innovatieprijs 2008 voor kleinere gemeenten voor het project Wylde Hoarne
Pagina 20
Het inkoop en aanbestedingsbeleid heeft zoals reeds eerder aangegeven als doelstellingen: rechtmatig, transparant, objectief, non-discriminant, maatschappelijke verantwoord inkopen, regionale economie stimuleren binnen de regelgeving, doelmatig inkoppen en waar mogelijk in samenwerking. Vanuit deze optiek zijn regionale bedrijven vooraf geattendeerd op de naderende aanbesteding en uitgenodigd voor een bijeenkomst over innovatief aanbesteden in algemene zin. Tijdens de procedure is een inlichtingenbijeenkomst gehouden voor alle in de opdracht geïnteresseerde bedrijven. Hoe moeten deze voor- en nadelen worden beoordeeld na de gunning? Het initiële budget (Design en Build) is € 7.150.000 - inclusief 21% btw en is een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. In de businesscase BSJz van 21 januari 2013 is een verschil tussen de voorcalculatie van de bouw à € 7.687.000 en de aanneemsom van € 7.150.000 (gelijk aan het plafondbudget) berekend op € 537.000, of wel 7%. Ook het beheerbudget (Maintain en Operate) is een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. Het beheerbudget is € 4.900.000 inclusief 21% btw, netto contant gemaakt naar 2012. Het businessplan berekent voor de MO fase een contante waarde van € 5.488.784. De aanbieding tegen het plafondbudget levert dan een voordeel op van € 588.784, circa 11%. Er is door middel van dialoogfasen in de aanbestedingsprocedure gebruik gemaakt van de kennis en deskundigheid van de markt. De twee inschrijvingen verschilden van elkaar, maar beantwoordden beide wel de vraag (outputspecificatie) van de gemeente. In de motivering voor de gunning wordt vermeld dat kwalitatief goede invulling is gegeven aan architectuur, duurzaamheid en verbinding tussen de participanten van het multifunctionele gebouw ten behoeve van de BSJz. Tegenover deze voordelen staat evenwel volgens de businesscase ook een bedrag aan diensten van derden, de advisering en begeleiding van de gemeente in de procedure en interne personele kosten van de gemeente voor de procedure. De proceskosten voor de gemeente bedragen volgens de businesscase van 21 januari 2013 € 1.127.772 (of 14% van het plafondbudget voor de bouw). Na de gunning worden als nadelen aangegeven: Door ondernemers wordt het nadeel aangegeven dat door de gevraagde ervaringseisen op verschillende terreinen inschrijving door regionale bedrijven lastiger werd. Door betrokkenen bij de aanbestedingsprocedure (zowel bedrijven als betrokken ambtenaren) werd aangegeven dat dialoog veel inspanning vergt van zowel de gemeentelijke organisatie als van de inschrijvers en daardoor een relatief zwaar instrument is. De gemeentelijke organisatie voelde als nadeel dat door deze vorm van aanbesteding men weliswaar regie houdt, maar het niet meer voor het zeggen heeft. Welke rol had de raad in deze aanbesteding en op welke momenten en met welke informatie is de raad op de hoogte gehouden van deze aanbestedingsprocedure? De raad is in deze procedure de initiator. Door middel van amendementen bij het voorstel voor de bouw van BSJz op 7 juli 2009 wordt de innovatieve aanbesteding opgezet. De raad is verder tijdens de procedure op de hoogte gehouden, maar door de gekozen procedure (dialoog) slechts spaarzaam teneinde de geheimhouding te bewaken.
Pagina 21
Het aanbesteden betrof vooral een uitvoerend proces zonder beslismomenten voor de raad. De raad is op de volgende momenten geïnformeerd: Over het proces en de juridische consequenties van innovatief aanbesteden tijdens een informatieve presentatie. Bij de vaststelling van de selectiecriteria, output en outcome eisen, doelen en condities en het ambitiedocument. Bij het opschorten van de dialoogfase. Uiteindelijk heeft de raad besloten het budget te verhogen en door te gaan met de aanbesteding volgens DBMO (5 juli 2012). Bij de gunning in januari 2013. De raad is geïnformeerd over de eindselectie. Daarnaast zijn er diverse presentaties geweest voor de raad of de raadscommissies. Was voor deze aanbesteding een specifiek communicatieplan opgesteld? Wij hebben voor deze aanbesteding geen communicatieplan aangetroffen. Wel is communicatie met de buurt en de toekomstige gebruikers een voortdurend aandachtspunt geweest in de Stuurgroep. Verder is voorafgaand aan de aanbesteding communicatie met regionale bedrijven geweest over innovatief aanbesteden. De communicatie tijdens de procedure met de gegadigden verliep door middel van het publicatieblad van de Europese Unie, de aanbestedingskalender, de informatiebijeenkomst in het kader van de procedure en de diverse nota's van inlichtingen. Dit is de normale vorm van communicatie in Europese aanbestedingen.
Pagina 22
3
Conclusies en aanbevelingen In hoofdstuk 2 stond de beantwoording van de deelonderzoeksvragen centraal. Onlosmakelijk zijn daarmee de in bijlage 1 beschreven uitgebreide en verkorte tijdlijnen– de zogenaamde chronologie – van het gehele traject inzake de BSJz verbonden. Zowel de beantwoording van de deelvragen als de weergave van de tijdlijnen is zo feitelijk mogelijk gehouden. Na deze feitelijke weergaven kan een gewogen oordeel worden gevormd. Dat is de kern van dit hoofdstuk. In paragraaf 3.1 geven wij ons oordeel in de vorm van concluderende opmerkingen. Onze invalshoeken hierbij zijn de voor de rekenkamercommissie gebruikelijke thema’s van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Voorts geven wij antwoord op de hoofdvraag van het onderzoek. Paragraaf 3.2 bevat een aantal aanbevelingen. Als die ter harte worden genomen, getuigt de gemeente dat er lering is getrokken uit de onderzochte casus.
3.1 Concluderende opmerkingen Algemeen 1. De raad van de gemeente Skarsterlân neemt, na een lange voorgeschiedenis, op 1 juli 2009 het besluit om een brede school in Joure Zuid (BSJz) te bouwen. Participanten in deze brede
school
zijn
twee
scholen,
de
muziekschool,
een
kinderopvang
en
een
welzijnsinstelling. Door middel van een unaniem aangenomen voorstel geeft de raad zelf aan dat de aanbesteding innovatief dient te zijn. De vraag is of de raad in voldoende mate op de hoogte was wat een innovatieve aanbesteding kan inhouden en welke keuzes daarin zijn te maken. Onzes inziens is juist in de beginfase van het traject deze discussie in onvoldoende mate gevoerd. Wij wijzen er bijvoorbeeld op dat de aanbesteding ook innovatief zou zijn geweest als gekozen was voor een DBMO-contract, zonder de dialoogfasen. Zelfs alleen een DBM-contract zou al innovatief zijn geweest. 2. Door de krachtige uitspraak van de raad was er in de beginfase nauwelijks meer ruimte voor een zogenaamde klassieke aanbesteding. Hiermee bedoelen wij een aanbesteding op basis van
een
functioneel
en
technisch
ontwerp
van
de
opdrachtgever.
Het
is
de
rekenkamercommissie niet gebleken dat er voor de onderhavige aanbesteding een intrinsieke noodzaak voor een innovatieve aanbesteding heeft bestaan. De rekenkamer heeft de indruk gekregen dat innovatieve aanbesteding de werking kreeg van een soort paradigma, waaraan bij latere processtappen niet meer te ontsnappen was. De unanimiteit van de raad heeft zeker bijgedragen aan de kracht van dit paradigma. 3. De uitspraak van de raad roept ook een interessante discussie op waar in het kader van de duale verhoudingen tussen raad en college en in het licht van het politieke primaat van de raad kaderstelling eindigt en uitvoering begint. De rekenkamer is van oordeel dat het besluit van de raad om innovatief aan te besteden de vorm van een uitvoeringsbesluit heeft gekregen. 4. De gekozen aanbestedingsvorm kenmerkt zich ondermeer door de concurrentiegerichte dialoog. Voor een bouwwerk als de BSJz kan dit als zwaar worden aangemerkt. Aanbestedingen met dialoog worden veelal gehanteerd voor grote (infra)structurele bouwwerken van meer dan 25 miljoen euro en voor werken die voor de opdrachtgever moeilijk juridisch en technisch te omschrijven zijn, omdat men onvoldoende weet wat men wil. Aan beide voorwaarden voldeed de BSJz niet. De investering voor de bouw lag
Pagina 23
aanzienlijk onder de 25 miljoen euro grens (namelijk € 7.745.000) en de outputspecificaties waren helder. Ook de opname van de elementen voor een langdurige periode (25 jaar) van Maintain (M) en Operate (O) rechtvaardigen onvoldoende deze dialoogvorm, omdat van de gemeente verwacht mag worden dat men op basis van eerdere ervaringen voldoende kennis had over te stellen eisen aan onderhoud en beheer. Rechtmatigheid 5. De aanbesteding van de BSJz is rechtmatig verlopen. Gegeven de wettelijke drempelbedragen is terecht gekozen voor een Europese aanbesteding. Ondanks het feit dat voor een ingewikkelde aanbesteding (preselectie, DBMO met dialoog en gunning op basis van EMVI) is gekozen, is de procedure, waaronder de gunning, juist verlopen; de aanbesteding was transparant, non-discrimant en objectief. Uiteindelijk is het werk gegund aan de aanbieder die niet alleen de hoogste gunningscore kreeg, maar ook op 6 van de 7 gunningscriteria hoger scoorde dan de concurrent. Wij hebben voorts geen strijdigheid kunnen constateren met het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. Ook onder het regime van de nieuwe aanbestedingswet van april 2013 zou de procedure rechtmatig zijn geweest. Bij dit positieve rechtmatigheidoordeel plaatsen wij wel twee kanttekeningen. 1. In het gemeentelijke beleid is de doelstelling opgenomen om de regionale economie te stimuleren. Deze doelstelling heeft een marginale invulling gekregen door alleen bedrijven te informeren. 2. In de tweede plaats zijn de subgunningscriteria met betrekking tot de kwaliteit in de dialoogfase bekend gemaakt. Dat is op zich zelf niet onrechtmatig, maar het had van een grotere professionaliteit getuigd als deze voor de dialoogfase bekend waren geweest. Doelmatigheid 6. Vastgesteld moet worden dat de gemeente nauwelijks eigen ervaring had met aanbestedingen in de vorm van DBMO en met de dialoog in het aanbestedingstraject. Dit heeft de gemeente zich gerealiseerd en heeft besloten externe expertise in te huren. Bij deze procesbegeleiding vallen twee zaken op. Ten eerste is bij de start het bureau OPPS ingehuurd. Dat is een gerenommeerd bureau dat vele grote aanbestedingsprojecten heeft begeleid. De vraag is echter of het bureau ook voor deze procedure het meest voor de hand lag. Wij wijzen er op dat OPPS vooral complexe aanbestedingen heeft gedaan, veelal voor het Rijk, waarin ook de financiering (dus DBFMO) aan de orde was. Dat vijfde element – dus de F – was uitgerekend in deze aanbesteding niet aan de orde. Bovendien moet de vraag gesteld worden of een bureau dat grote en complexe aanbestedingen heeft begeleid voor grote opdrachtgevers het meest voor de hand liggende bureau is voor een veel kleinere aanbesteding in een gemeente als Skarsterlân. De rekenkamer wijst er hierbij op dat de redenering dat als je het “grotere” kunt je vanzelfsprekend ook tot het “kleinere” in staat bent, niet altijd opgaat. In de tweede plaats is het opvallend dat in een relatief laat stadium (juli 2012) afscheid is genomen van OPPS en gekozen is voor Twijnstra Gudde. De rekenkamercommissie is van oordeel dat vraagtekens geplaatst moeten worden bij de initiële keuze voor OPPS. Bovendien had eerder in het proces kunnen worden vastgesteld dat de expertise van OPPS niet aansloot bij de aanbesteding voor BSJz.
Pagina 24
7. Dat de gemeente zich bij de aanbesteding van de BSJz heeft laten adviseren door externe deskundigheid is op zichzelf verstandig; vrijwel elke Europese aanbesteding wordt extern begeleid. Zeker bij complexe, langdurige en veel impact hebbende projecten ontstaat altijd het dilemma welke mate van expertise de gemeente zelf in huis dient te hebben om de externe expertise te beoordelen. De rekenkamer heeft de indruk gekregen dat deze interne expertise in onvoldoende mate aanwezig was, waardoor de afhankelijkheid van de externe expertise erg groot werd. 8. Naast het gevaar van afhankelijkheid van externe expertise, brengt een ingewikkelde aanbestedingsprocedure, waar weinig of geen ervaring mee is, hoge kosten met zich mee. In het onderhavige geval hebben wij de externe diensten van derden berekend op 691.932 euro. De rekenkamercommissie constateert dat dit bedrag ver uitstijgt boven datgene wat voor een dergelijke aanbesteding aannemelijk geacht kan worden. Het feit dat deze aanbestedingsprocedure een dialoogfase kende is mede verantwoordelijk voor deze hoge kosten voor externe begeleiding. De ingeschakelde externe expertise kende naast de benodigde specifieke expertise ook onderdelen waarvan verwacht mag worden dat deze binnen de gemeente op ambtelijk niveau aanwezig was, dan wel reeds bij andere externe bureaus was ingehuurd (bijvoorbeeld juridische kennis). 9. Een belangrijk moment in de procedure is de vaststelling van de selectie-eisen. Immers op basis van deze eisen wordt bepaald welke bedrijven wel en welke niet tot de vervolgprocedure worden toegelaten. Ter bepaling van deze selectie-eisen heeft de 7
gemeente zich mede gebaseerd op de toen in ontwikkeling zijnde proportionaliteitsgids. Wij constateren dat de eisen hoog waren, omdat de gemeente de keuze heeft gemaakt om het maximale te vragen van wat op basis van deze gids mogelijk was. Zo werden financiële eisen over de boekjaren 2008, 2009 en 2010 - gebruikelijk bij opdrachten waarbij ook de financiering onderdeel uitmaakt van het contract - en hoge zogenaamde referentie-eisen gesteld. Door deze stapeling, veelal een uiting van onzekerheid bij opdrachtgevers, bleven alleen zeer sterke aanbieders met zeer veel ervaring m.b.t. de realisatie van multifunctionele schoolgebouwen over en zijn veel aanbieders, waaronder regionale, afgevallen. 10. De
BSJz
is
uiteindelijk
aanbesteed
binnen
de
gestelde
plafondbudgetten
van
respectievelijke € 7.150.000 voor DB en € 4.900.000 voor MO. In de businesscase van 21.01.2013 is een voordeel berekend van € 537.000 op het DB-deel en € 588.784 op het MO-deel. Het totale voordeel zou dan € 1.125.784 bedragen. De rekenkamer maakt hierbij de opmerking dat deze voordelen zijn berekend op basis van eenheidsprijzen en dat door de huidige marktsituatie in de bouw in het algemeen lager wordt aangeboden dan deze eenheidsprijzen. Het voordeel mag dan ook zeker niet geheel aan het innovatieve karakter van deze aanbesteding worden toegeschreven. Bovendien zijn de kosten voor externe expertise in deze aanbesteding hoog geweest, waardoor de conclusie gerechtvaardigd is dat het eventuele financiële voordeel als gevolg van de gekozen vorm van innovatieve aanbesteding geheel, of grotendeels, weg valt tegen de gemaakte kosten voor externe expertise. 11. In de investeringsraming is een bedrag van € 1.182.000 inclusief opgenomen voor "Bijkomende (project)kosten". Ten opzichte van een investeringsbedrag van € 7.905.000 is dit 14,9%. De rekenkamer is van mening dat dit een hoog percentage is.
7
Deze proportionaliteitsgids is per 1 april 2013 van kracht geworden.
Pagina 25
Doeltreffendheid en sturing 12. Zoals opgemerkt heeft de doelstelling van de bevordering van de lokale en regionale economie een marginale invulling gekregen. Er kan niet gesteld worden dat de gemeente geen aandacht heeft gehad voor deze doelstelling. Zo is er bij het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid een algemeen overleg geweest met het lokale bedrijfsleven. Voorts zijn er in het kader van de aanbesteding BSJz enkele specifieke acties geweest. Er is bij de start van het traject een bijeenkomst voor lokale ondernemers geweest waarin de gemeente in algemene zin uitleg heeft gegeven over innovatieve vormen van aanbesteding. Vervolgens hebben de lokale ondernemers een door de wethouder 8
ondertekende brief ontvangen waarin er op werd gewezen dat de aanbesteding op de aanbestedingskalender
was
geplaatst.
Een
volgend
contactmoment
was
de
inlichtingenbijeenkomst, die door 32 bedrijven/consortia, waarvan 10 Friese, werd bezocht. Zo’n inlichtingenbijeenkomst is niet formeel voorgeschreven, maar wel gebruikelijk. Wel verplicht is dat in de procedure afvallende bedrijven schriftelijk daarvan op de hoogte worden gesteld. Dat is gebeurd. Na de gunning zijn geen speciale acties naar het lokale en regionale bedrijfsleven ondernomen. Wel heeft de gemeente ingestemd met een bijeenkomst waarop de twee laatst overgebleven bedrijven, waaronder dus een Fries bedrijf, de
ingediende
inschrijvingen
met
elkaar
konden
vergelijken.
Toch
is
de
rekenkamercommissie van oordeel dat de gemeente op het punt van de stimulering van de regionale en lokale economie kansen heeft laten liggen. Met name moet hierbij gedacht worden aan de bepaling van de selectie-eisen en gunningcriteria. In plaats van de hoge selectie-eisen – zie hierboven – had de gemeente eisen kunnen stellen waardoor de drempel voor alle bedrijven, en dus ook de regionale en lokale bedrijven, lager zou zijn geweest. Ook in de gunningcriteria had de gemeente de positie van regionale bedrijven kunnen aanspreken. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan onmiddellijke beschikbaarheid in geval van storingen of aan beperkingen van de CO2 uitstoot als gevolg van verkeersbewegingen. 13. Het werk is uiteindelijk gegund aan Facilicom Services Group te Schiedam. Dit bedrijf heeft zich gespecialiseerd in facilitaire dienstverlening en heeft voor deze opdracht een consortium gevormd met een grote scholenbouwer: Pellikaan (Tilburg). Het consortium is niet te kenmerken als regionaal of lokaal. Bij de gunning zijn geen afspraken gemaakt over de inschakeling van lokale of regionale bedrijven bij de bouw en/of de onderhoud- en beheerfase van 25 jaar. Wel heeft een vertegenwoordiger van het consortium in de raadscommissie de verwachting uitgesproken dat bij de bouw, onderhoud en beheer op een hoog percentage Friese bedrijven/ZZP'ers/onderaannemers een beroep zal worden gedaan. Deze verwachting of toezegging ligt echter niet vast in een schriftelijk document met juridische betekenis. 14. Het onderzoek geeft aan dat het college en de raad op de hoogte zijn geweest van het proces en de voortgang van het traject. Het college werd op de hoogte gehouden door de wethouder die rechtstreeks vanuit de stuurgroep het college kon informeren. De raad is na het zelf geïnitieerde besluit tot innovatieve aanbesteding regelmatig door presentaties op de hoogte gehouden en bij de noodzakelijke keuzemomenten betrokken. Door de ingebouwde dialoogfase was de bestuurlijke en politieke informatievoorziening in die fase uiterst beperkt. Door deze “geheime” fase werd de raad pas weer ingelicht over het verloop van de procedure – niet over de inhoud - toen het budget te krap bleek en er vijf ton extra gevoteerd moest worden.
8
Zie bijlage 6
Pagina 26
15. De gemeente en de toekomstige gebruikers zijn tevreden over het uiteindelijk te realiseren ontwerp en de voorwaarden waaronder dat zal plaatsvinden. Wij wijzen wel op een risico dat, naar het lijkt, onvoldoende is afgedekt. De beheer- en onderhoudsfase is lang (25 jaar). In de komende jaren zullen ongetwijfeld ontwikkelingen plaatsvinden die de huurpositie van toekomstige gebruikers zullen raken. Voor zover ons bekend is er geen risicoanalyse (of een plan B) op dit punt gemaakt. Het antwoord op de hoofdvraag In hoofdstuk 1 is als hoofdvraag geformuleerd: Hoe dient het aanbestedingstraject van de Brede School Joure te worden beoordeeld
in
termen
van
rechtmatigheid,
doelmatigheid
en
doeltreffendheid en welke lessen kunnen vanuit deze drie invalshoeken worden getrokken? Gegeven de beantwoording van de deelvragen (hoofdstuk 2), de chronologie van het traject (bijlage 1) en bovenstaande concluderende opmerkingen is de rekenkamercommissie tot de slotsom gekomen dat het aanbestedingstraject van de BSJz rechtmatig en in beginsel doeltreffend is geweest. Wel had de gemeente meer expliciet beleid kunnen voeren op het punt van de stimulering van de lokale economie. Bij de doelmatigheidsvraag is het oordeel kritischer. De rekenkamercommissie is niet overtuigd van de intrinsieke noodzaak van een innovatieve aanbesteding zoals die gekozen is. Met name is hierbij te wijzen op de dialoogfase die kenmerkend was voor deze aanbesteding. Voorts is de rekenkamercommissie van oordeel dat – gegeven de gemaakte keuzes – bij de start van het traject de voor- en nadelen, alsmede de kansen en bedreigingen onvoldoende zijn doordacht en besproken. Het kritische oordeel van de rekenkamercommissie inzake de doelmatigheid is verder gebaseerd op de afhankelijkheid van de gemeente van externe expertise en op de hoge kosten die voor de externe procesbegeleiding zijn gemaakt. De dialoogfase maakte de aanbesteding ons inziens onnodig ingewikkeld en mede daardoor duur. Positief is dat het werk uiteindelijk gegund is binnen de vastgestelde budgetplafonds, zij het dat daarvoor wel een tussentijdse verhoging van het budget noodzakelijk was. Bij de vermeende financiële
voordelen
van
deze
innovatieve
aanbesteding
plaatst
de
rekenkamer
kanttekeningen. Het tweede deel van de hoofdvraag vraagt naar de lessen die uit de onderzochte casus kunnen worden getrokken. Die hebben wij in de vorm van aanbevelingen in de volgende paragraaf opgenomen.
3.2 Aanbevelingen Het onderzoek naar de aanbesteding van de brede school Joure-Zuid geeft aanleiding tot de volgende aanbevelingen. 1. Ontwikkel zo snel mogelijk een nieuw inkoop en aanbestedingsbeleid ter vervanging van het beleid uit 2007. Geef daarin duidelijk aan welke vormen van aanbesteden gehanteerd zullen worden en welke bestuurlijke weg afgelegd moet worden als innovatieve vormen van aanbesteding worden overwogen.
Pagina 27
2. Expliceer en instrumentaliseer in het inkoopbeleid de doelstelling met betrekking tot stimulering van de lokale en regionale economie. Onderzoek daarbij de grenzen om lokale ondernemers een optimale kans te geven in inkoop- en aanbestedingsprocessen, zonder in strijd te komen met het non-discriminantie beginsel. In dit verband past ook het opnemen en verder uitwerken van eisen met betrekking tot social return en de verkenning van mogelijkheden die andere gemeenten uitproberen om de lokale economie te stimuleren, zoals het experiment in Leeuwarden met zogenaamde aanbestedingsvouchers. 3. Besteed bijzondere aandacht aan de organisatie van de inkoop, zoals de positionering van inkoopfunctionarissen in de organisatie en hun onderlinge bevoegdheidsverdeling. Aandacht voor inkoopbeleid en de daarbij passende organisatie is noodzakelijk vanuit het besef dat voor een gemeente inkopen tot de grote kostenposten van een gemeente horen. 4. Wees terughoudend met betrekking tot experimentele vormen van aanbesteding waar nog weinig ervaring mee is opgedaan en ga goed na of de gekozen vorm van aanbesteding past bij de te realiseren output. Deze aanbeveling geldt zeker als overwogen wordt om een dialoogfase in het aanbestedingstraject op te nemen. 5. Indien zich situaties voordoen waarin een vorm van aanbesteding beoogd wordt waar men geen ervaring mee heeft – dus een innovatieve aanbesteding – zorg er dan voor dat op alle beslissingsniveaus een helder idee bestaat over wat de innovatieve aanbesteding inhoudt, welke procedures daar mee samenhangen en welke consequenties dat heeft voor de beheerslast en voor het politieke en bestuurlijke besluitvormingsproces. 6. In gevallen waarin een beroep wordt gedaan op externe deskundigheid om complexe (Europese) aanbestedingen te begeleiden dient de organisatie bij voorkeur zelf te beschikken over voldoende eigen deskundigheid (countervailing power) om de regie te houden over de externe deskundigheid. Zeker in situaties waarin deze eigen deskundigheid niet aanwezigheid is dienen bij de strategische momenten in het proces, zoals de keuze van het externe bureau, second opinions of expertmeetings met sparringpartners te worden georganiseerd. 7. Organiseer minstens
tweejaarlijks
een
informatieavond
voor lokale
en
regionale
ondernemers, waarin uitleg wordt gegeven over beleidsontwikkelingen m.b.t. inkoop en aanbesteding, de processen en de voorwaarden die de gemeente hanteert en over concrete projecten die de gemeente denkt te gaan aanbesteden. 8. Bij het realiseren van grote bouwprojecten dient altijd een communicatieplan te worden opgesteld. Dit door het college op te stellen plan dient niet alleen gericht te zijn op de omwonenden en andere belanghebbenden, maar ook, zeker na de gunning, op de lokale ondernemers. 9. Reken bij een nieuwe samenstelling van raad en college niet te veel op de continuïteit van het bestuur. Na verkiezingen en/of een nieuw college moeten de grote dossiers weer uitvoerig op de politieke en bestuurlijke agenda worden gezet. Investeer daarbij extra in de informatievoorziening aan politieke fracties die afwijkende standpunten innemen. 10. Leg alsnog de toezegging van Facilicom Services Group om bij de bouw en het onderhoud/beheer van de BSJz een substantieel beroep te doen op de lokale economie zo smart mogelijk vast in een document met juridische betekenis (side letter).
Pagina 28
11. Maak een risicoanalyse voor de onderhoud- en beheersfase van 25 jaar en ontwikkel een plan voor gevallen waarin zich wijzigingen voordoen in de huidige huurderssituatie, mede gelet op de specifieke inrichtingsvoorzieningen die voor de huidige gebruikers worden aangebracht. 12. Houd binnen de duale verhoudingen tussen raad en college goed het onderscheid tussen kaderstelling en uitvoering in het oog, zeker bij vernieuwende projecten en bij raadsbreed geschraagde wensen.
Pagina 29
Bijlage 1 Tijdlijn en feitenoverzicht
Pagina 1
Pagina 2
Initiatieffase brede school Juni 2008 aug. 2007 Collegebesluit verdere aanpak brede school
Bijeenkomst stuurgroep brede school, bespreking startnotitie
mrt. 2008 Haalbaarheidsonder zoek Brede School
Collegevoorstel 2 scholen als multifunctionele voorziening, volledige nieuwbouw, € 4,75 mln. netto als budget
mrt. 2009 Raadsvoorstel Haalbaarheidsonderzoek College vraagt raad richtinggevende uitspraak
feb.-april 2008 Mattheüsschool maakt kenbaar deel te willen nemen aan de ontwikkeling Brede School, college geeft aan dit op te zullen nemen in de kadernota en daarmee niet te zullen voorstellen aan de raad
okt.2009
mei 2009
Besluit coördinatie brede school door gemeente
1 juni 2009 Raadsbesluit
30 juli 2010 Raadsbesluit bouw brede school, DBM aanbesteding en € 7,75 mln. beschikbaar stellen
25 mei 2010 Collegebesluit:bred e school, DBM aanbesteding, krediet € 7,75 mln.
nov. 2009 Stuurgroep constateert krapte budget, hoop op innovatieve aanbesteding en gunstig aanbestedingsklimaat
Bouw 2 scholen multifunctioneel, Financiële mogelijkheden partners meenemen, Innovatieve aanbesteding nov. 2010 Dekking 4,25 mln. uit reserves, Informatiebijeenkomst overig uit opbrengsten. Het voor lokale bedrijven scenario waarin de m.b.t. innovatief Mattheüsschool alsnog mee zou aanbesteden doen wordt hiermeeKplusV afgewezen. organisatieadvies, verschil zien verschil maken
Pagina 3
Pagina 4
In deze bijlage staan op datum gerangschikt de gebeurtenissen en activiteiten vermeld die met de aanbesteding van de brede school en de periode daaraan voorafgaand te maken hebben. De bron voor de kennis is eveneens opgenomen, met eventuele opmerkingen. cruciaal moment/datum De feitelijke aanbestedingsprocedure College Raad of raadscommissie
Datum
Gebeurtenis / activiteit
Betrokkenen
Bron
Opmerking
9-jan-02
Vragen aan de gemeente vanuit de projectgroep met betrekking tot gewenste omvang en activiteiten in de brede school. Wordt het een kleine verbouwing van de Zuiderveldschool of toch groter?
J. Dijkstra, Weth. Koning, Weth. Mulder, Rindert Kramer, Christina Glimmerveen
Memo Zuiderbreedte, 9-1-2002
Vanwege verschuivingen in de leerlingenstromen is uitbreiding van de Zuiderveldschool nu niet nodig en ligt de Westermarskoalle meer voor de hand. Projectgroep geeft aan positief te staan tegenover brede school gedachte. Bij de bouw kan rekening worden gehouden met de buurtfunctie, waarbij de nadruk moet liggen op de brede school functie. Deze boodschap is in het Zuiderveld aan Z overleg veelvuldig aangegeven, maar lijkt niet over te komen. De projectgroep denkt breed en groot, maar wordt niet concreet.
31-jan-02
Antwoord op memo 9-1-02: Gemeente staat positief tegenover de ontwikkeling van een brede school. Gebouwelijk betekent dit het huidige gebouw met wat aanpassingen. De werkgroep trekt zich weinig aan van dit standpunt en vindt dat als je flink in de wijkt investeert, je niet zuinig moet zijn met voorzieningen.
J. Dijkstra, Weth. Koning, Weth. Mulder, Rindert Kramer, Christina Glimmerveen
Memo Zuiderbreedte, 31-1-2002
Eind februari moet er een plan liggen
Brief en notitie12 april 2002
Notitie onder kopje achtergrond: Een rondgang in de wijk leert dat er, behoudens het beperkte gebruik van de Zuiderveldschool, nu geen enkele plaats is, die zich kenmerkt als karakteristiek symbool van de wijk. Stichting Zuiderveld aan Zet en het wijkcomité worden regelmatig geconfronteerd met nieuwe initiatieven die vragen om een eigen plekje in de wijk. Onder kopje Zuiderbreedte in brede zin: doelstelling is tevens om dienstverlening van elders dichterbij te halen, zodat deze door bewoners beter benut kan worden. Onder kopje Zuiderbreedte in enge zin: kwaliteit van de school verbeteren door taalachterstanden weg te werken, beginnend bij de peuterspeelzaal en de buurt erbij te betrekken. Conclusie en stellingen: brede school baseren op een visie voor de komende 30 jaar, middelpunten voor jong en oud, nieuwbouw is noodzakelijk Startdocument projectmatig werken: voorstel om externe deskundigheid in te huren m.b.t. brede school en m.b.t.
15-4-2002
Formele toezending notitie 'Zuiderbreedte, een brede school in de wijk Zuiderveld' van de projectgroep aan het college.
J. Dijkstra/college
Pagina 5
Ontwikkelingen en aanhaken van de woningstichting en Talant worden als positief ervaren. De wijk verdient gelet op zijn structuur extra aandacht. Politieke werkelijkheid: er is een idee, maar de middelen zijn ontoereikend. De voorkeur gaat uit naar een groeimodel. Ontwikkeling integraal huisvestingsplan en input visievorming over de brede school. P4: Doel van de brede school is vergroten van de kwaliteit en minder uitval bij de school en in de maatschappij. Gezamenlijke huisvesting is wenselijk, maar geen doel op zich. Offerte beschrijf nog steeds verbouwing van bestaande gebouwen, maar geeft ook aan dat gezamenlijke huisvesting wenselijk is. Doel van traject is kadernota m.b.t. samenwerking. Heroverwegen huisvesting is een ander traject.
24-6-2002
Overleg college-werkgroep Zuiderbreedte m.b.t. de notitie 'Zuiderbreedte, een brede school in de wijk Zuiderveld'
Leden van het college en leden van de werkgroep.
Verslag 24 juni 2002
14-3-2003
Discussie olv Deloitte en ICS Adviseurs
Projectgroepleden, collegeleden, ambtenaren en vertegenwoordigers van organisaties in de wijk
Verslag 14 maart 2003
18-8-2003
Offerte Sardes mbt begeleiding ontwikkeling brede school
Drs. JJJ Kloprogge, gericht aan J. Dijkstra en C. Glimmerveel
Offerte 14 augustus 2002
2-9-2003
Collegeadvies wordt aangehouden in afwachting van een 2e offerte
College
Advies aan het college 20 aug. 2003
Offerte voor gebouwensituatie volgt later.
23-9-2003
College maakt afweging tussen 2 offertes en kiest voor Sardes
College
Advies aan het college 17 sept. 2003
ISM heeft offerte uitgebracht. Werkt nauw samen met Ingenieursbureau het Noorden (IHN). Offerte ISM is iets duurder (€16.800, Sardes € 16,150). Daarnaast biedt Sardes meer voor minder geld en heeft Sardes meer kennis op dit gebeid, zodat dit meer waarborgen biedt voor het algemene beleid dat uit de pilot voort zal vloeien. De voordelen van de contacten van ISM met het Friese IHN wegen hier niet tegenop.
22-10-2003
Formele uitnodiging aan Projectgroep Brede School voor opstartbijeenkomst.
Gericht aan projectgroepleden
Brief 22-10-2003
1e bijeenkomst is op 12-11
25-2-2004
Kadernota Sardes in de projectgroep
Projectgroep en wethouder
Verslag 25-04-2004
11-3-2004 en 28-4-2004
Kadernota in de gemeenteraad
Gemeenteraad
Advies aan college d.d. 11 maart 2004 en behandeling in raad op 28-4
4-10-2004
Offerte ISM voor coördineren vervolgfase ontwikkeling brede school
Dhr Dijkstra
Pagina 6
Er is discussie op onderdelen, maar verder wel een breed draagvlak voor de kadernota. Kadernota bevat 6 scenario's: (0) huidige situatie handhaven (1) een netwerk (voor de brede school) (2) een gemeenschapshuis (zonder netwerk) (3) een netwerk en een gemeenschapshuis (4) een multifunctionele accommodatie (zonder netwerk) (5) een multifunctionele accommodatie en netwerk Advies aan college en raad: eerst netwerk organiseren, gebouwen zijn volgend. Scenario 1, 3 en 5 worden meegegeven als ontwikkelrichtingen. Kadernota wordt vastgesteld, gestart wordt met ontwikkelen van het netwerk. Ondertekend door dhr Dijkstra in overleg met dhr Goodijk
3-5-2005
Offerte ISM voor theatrale inleiding en ondersteuning van de bijeenkomst op 1 juni 2005
6-6-2005
Notitie tussenbalans van de begeleiding van het ISM van de Brede School Joure
6-6-2005 16-6-2005 28-6-2005
Advies aan het college m.b.t. Strategische maatschappelijke visie Skarsterlân in relatie tot de brede school. Offerte ISM voor begeleiding brede school Traject Joure Collegebesluit ondertekening intentieverklaring
Dhr Dijkstra
Dhr Dijkstra
Ondertekend door dhr Dijkstra op 15-06-2005
College
29-6-2005
Ondertekening intentieverklaring brede school
4-7-2005
College neemt kennis van de tussenevaluatie en wacht voor de fysieke kant van de brede school op de uitkomsten van de stuurgroep onderwijshuisvesting Joure.
College
Correspondentie met bewoners Julianalaan n.a.v. klachten omwonenden dat zij niet zijn geïnformeerd.
Er is het voorgaande jaar concrete invulling gegeven aan samenwerking op onderdelen. In de aanbevelingen wordt voorgesteld concreet te gaan nadenken over fysieke inrichting met verschillende partners, bijvoorbeeld via een PPS-contructie. Wederom aandacht voor de gebouwen gevraagd. Als niet op korte termijn wordt besloten over de huisvesting, moet het nodig gebeuren aan de bestaande gebouwen.
College
Gem. Skarsterlân, Zuiderveldschool en Lyts Luchtenveld, Dr. E.A. Borgerschool, St. Mattheüsschool, Bibliotheek, Thuiszorg Zuidwest Friesland, Stichting kunstzinnige vorming it Toanhus, Miks, Zuiderveld aan Zet, Kinderopvang Skarsterlân, Peuterspeelzalen Skarsterlân, Maatschappelijk Werk, Woningstichting Haskerland, Talant
4-1-2006 - 31-5-2010
Ondertekend door dhr Dijkstra op 10-5-2005
College
Pagina 7
Intentieverklaring 29-6-2005
Nieuwbouw is nog niet expliciet aan de orde. Het gaat om het creëren van een netwerk.
Advies aan college d.d. 16 juni 2005 en voorgelegd aan de raadscommissie (14-92005).
Coördinatie wordt voortgezet.
Verschillende brieven
Raad heeft kennisgenomen van de klachten en afhandeling. Er heeft tevens een bewonersbijeenkomst plaatsgevonden. Klachten betreffen vooral de verkeerssituatie als er aan de Julianalaan een brede school komt. Zuiderveld aan Zet dient verzoek in om haalbaarheidsonderzoek. Deze wijst het college af.
2-3-2006 20-1-2006
project professionalisering Inkoop, op basis offerte van Progido Commissie Samenlevingszaken bezoekt brede school
8-3-2006
Notitie tussenevaluatie begeleiding ISM
30-5-2006
eerste opzet inkoopbeleid
8-6-2006 11-9-2006
19-10-2006
datumloos
College neemt de tussenevaluatie voor kennisgeving aan Offerte ISM voor begeleiding Brede School Traject Joure Projectgroep biedt een 2e intentieverklaring aan aan het college. Partijen willen een clustering van voorzieningen ter bevordering van de inmiddels ontstane samenwerking en vinden de huisvestingssituatie nijpend. Enquête onder deelnemers bewonersbijeenkomst
MB
opdrachtbrief
offerte bedrag€ 28.500
Verslag 20-01-2006
Notitie ISM 1 maart 2006, p6 Afsluiting
MB
advies aan directie 30-5-2006
College
Advies 18-5-2006 aan college.
Dhr Dijkstra
In het proces is niet iedereen even enthousiast, betrokken en gemotiveerd. De keuze voor eerst samenwerking en dan het plaatsen van een gebouw is niet de makkelijkste weg, maar wel de weg die op korte en lange termijn meer perspectief biedt. opmerkingen bij concept beleid betreffende voorgestelde drempelbedragen. Verder losse opmerking "regionale aannemers" Tussenevaluatie gaat pas naar de raad als ook de rapportage over de fysieke kant is afgerond. Ondertekend door dhr Dijkstra op 17-10-2006
Participanten van de Brede School
Vooral informatief voor bewoners en input vragen.
12-10-2006
Advies aan het college m.b.t. Evaluatie brede school Joure Zuid 2005/2006 en vervolg 2006/2007 en opdracht projectleiding 2006/2007
College
1&7-11-2006
bespreking voorstel inkoopbeleid in college
College
advies aan college d.d. 16-8-2006
13-11-2006
behandeling inkoop- en aanbestedingsbeleid Raadscie
Raadscommissie bestuur en financiën
document voor gemeenteraad d.d.29-11-2006
29-11-2006
behandeling inkoop- en aanbestedingsbeleid Raad
Gemeenteraad
document voor gemeenteraad d.d.29-11-2006
Pagina 8
opmerkingen: dilemma efficiency en plaatselijke bedrijven in tekst opnemen, drempelbedragen, nota communiceren met lokale ondernemersverenigingen beleidsdoelstellingen: rechtmatig, transparant, objectief, non-discriminerend, maatschappelijke verantwoord inkopen, regionale economie stimuleren binnen regelgeving, doelmatig en waar mogelijk samenwerking. Afwijking van beleid gemotiveerd aan B&W voorleggen. Drempelbedragen vastgesteld onder EU aanbestedingsdrempel (€ 5.278.000 voor werken, gemeente hanteert € 5.000.000.) Als organisatie vorm gecoördineerde decentrale inkoop
21-2-2007
College besluit op basis van varianten om Julianalaan als locatie aan te wijzen en andere partijen uit te nodigen deel te nemen aan de ontwikkeling van een brede school
College, J. Dijkstra
Collegevoorstel 15-2-2007
28-3-2007
Op basis van variantenvisie onderwijshuisvesting Joure besluit de raad om de Julianalaan aan te wijzen als locatie voor de brede school
Gemeenteraad
Voorstel en besluit 28-3-2007
28-8-2007
College besluit ontwerp verder aanpak brede school
College, J. Dijkstra
Voorstel 8-8-2007
3-1-2007
advies inkoopbeleid vast te stellen
College
advies aan college inkoopbeleid
Pagina 9
College besluit de raad voor te stellen dat: De locatie Koningin Julianalaan aan te wijzen als te ontwikkelen locatie voor de brede school in Joure Zuid. Variant B verder uit te werken, waarbij een nieuwe openbare fusieschool en een pc school wordt gebouwd. De St Mattheüsschool blijft vooralsnog op de huidige locatie. Andere partijen uit te nodigen om deel te nemen aan de ontwikkeling van een brede school, waarbij naar evenredigheid meebrengen van eigen financiering het uitgangspunt is. Onderzoeken of bouwen met een derde partij voordelen oplevert. De financiële consequenties, investeringen € 3,1 miljoen, mee laten wegen bij de vaststelling van de kadernota investeringsjaar 2010. Gemeenteraad besluit conform het raadsvoorstel: A: De locatie Koningin Julianalaan aan te wijzen als te ontwikkelen locatie voor primair onderwijs en overige brede school functies in Joure Zuid. B: 1. Daarin in ieder geval opnemen de bouw van een nieuwe openbare fusieschool en een pc school, zoals bijvoorbeeld in variant B. 2. Te vertrekken vanuit een Publiek Private Samenwerkingsconstructie (PPS) 3. Andere partijen uit te nodigen deel te nemen aan de ontwikkeling van brede school functies, waarbij het meebrengen van eigen financiering voor huisvesting een uitgangspunt is. 4. Als financiële randvoorwaarde netto investeringen van 3.1 miljoen hanteren en deze af te wegen bij de vaststelling van de kadernota met als investeringsjaar 2010. 5, De raad op korte termijn een nader stappenplan overleggen, alsmede een communicatieplan. Het college besluit: De verdere uitwerking van de brede school in Joure Zuid oppakken in samenwerking met woningstichting Haskerland; Voor de begeleiding van het project een 3-tal bedrijven uit te nodigen een presentatie te houden; De keuze in samenspraak met de woningstichting te bepalen, wethouder Walrecht te mandateren hier namens de gemeente een keuze in te maken. paragraaf 3.8 betreft de regionale economie. Regionale bedrijven worden tijdig op de hoogte gesteld van te verwachten inkooptrajecten. Binnen wet- en regelgeving stimuleren.
Brief 20-09-2007
In de brief wordt aangegeven dat de selecties plaatsvindt op basis van prijs en kwaliteit. Inkoop betreft in eerste instantie alleen de eerste fase. Daarna wordt bekeken of het geselecteerde bureau ook bij de tweede fase betrokken zal worden of een andere keuze zal worden gemaakt.
Brief aan gemeenteraad 28-11-2007
Ter Huivra/Julianalaan wordt beoordeeld als meest geschikte locatie.
20-9-2007
Het college nodigt zelf geselecteerde bedrijven uit om een presentatie te houden m.b.t. de begeleiding van het proces dat moet leiden tot nieuwbouw.
28-11-2007
Voorstel aan de gemeenteraad: Scenarioonderzoek naar de toekomst van sporthal De Stuit, uitgevoerd door FAME bouwmanagement
13-12-2007
Brief uitnodiging presentatie (vervolg op de brief van 20-9-2007)
Schooljaar 2007/2008 en 2008/2009
Inzet coördinator brede school via provinciale subsidie
5-2-2008
st. Mattheüsschool maakt schriftelijk kenbaar deel te willen nemen aan de verdere ontwikkeling Brede School.
Mattheüsschool aan het college
brief 6-2-2008.
4-3-2008
Offerte ICS voor haalbaarheidsonderzoek brede school Joure Zuid.
ICS aan J. Dijkstra
Offerte 4-3 2008
22-4-2008
Het college informeert de st. Mattheüsschool per brief dat zij bij de behandeling van de kadernota heeft besloten de benodigde investering voor het inpassen van de Mattheüsschool niet voor te stellen aan de gemeenteraad.
College aan Mattheüsschool
Brief 22-4-2008
13-5-2008
Workshops 'Together alone' voor vertegenwoordigers uit het maatschappelijk veld (professionals, omwonenden) over samenwerken en samenwonen m.b.t. tot de toekomstige brede school.
Ambtenaren, maatschappelijke partners, omwonenden
Brief d.d. 18-4-2008
Begeleiding door ICS.
bijeenkomst stuurgroep
Jan Walrecht, wethouder; Sjoerd Seffinga; Henk van de Belt; Rienus de Jong; Erwin Veneklaas Slots (ICS); Annet de Rooy (ICS), afwezige leden: Wim Dijkstra; Johan vd Schalie; Johan Heesen
verslag bijeenkomst stuurgroep
bespreking van een startdocument van ICS
verslag stuurgroep
Het is inmiddels wel duidelijk, dat het om een groot project gaat, dat in omvang naar een relatief groot gebouw vertaald zal moeten worden. Door de omvang zal er Europees moeten worden aanbesteed.
26-6-2008
15-8-2008
bijeenkomst stuurgroep
College, BCN, ICS, Grontmij
College, BCN, ICS, Grontmij, Van der Belt Sportaccommodaties, Anyforum J. Dijkstra, J. Kornelis (coördinator brede school)
stuurgroep
Pagina 10
Subsidiebesluiten provincie sept/okt 2008
Provincie subsidieert € 20.000 per jaar, restkosten betaald de gemeente College neemt 26-2-2008 formeel kennis hiervan en geeft schriftelijk aan het inpassen van de st. Mattheüsschool inde Brede School in de behandeling van de kadernota te zullen meenemen. Ondertekend door J. Dijkstra d.d. 29-9-2008
3-2-2009
Startdocument (haalbaarheidsonderzoek) Brede School Joure Zuid wordt opgeleverd door ICS
Breed onderzoek, vele betrokkenen
Rapport 3-2-2009
24-2-2009 / 19-3-2009 en brieven ter informatie t/m juli 2009
Participantenoverleggen
Participanten en betrokken ambtenaren
Brief 6-2-2009 en verslag 24-2-2009
17-3-2009
Advies aan college m.b.t. Ontwerp haalbaarheidsonderzoek brede school Joure Zuid
College
Advies d.d. 30-01-2009
18-3-2009
Informatiebijeenkomst en consultatiebijeenkomst m.b.t. onderzoeksresultaten haalbaarheid Brede School Joure Zuid
College, raad, belanghebbenden, personeel onderwijsinstellingen, ouders, omwonenden, andere belangstellenden
Verslagen 18 maart.
25-3-2009
Raadsvoorstel Haalbaarheidsonderzoek Brede School Joure
Gemeenteraad
Pagina 11
Raadsvoorstel 25-3-2009
Beschrijft uitkomsten van het proces in de periode mei-sept 2008. Conclusie: Brede School Joure Zuid is haalbaar mits de gemeente: - de eenmalige investering pleegt voor scholen (huisvestingsplicht); jaarlijks het exploitatietekort dekt van de door haar gesubsidieerde organisaties, bestaande uit huurlasten en gebruikerslasten; overige partijen bereid zijn de berekende huurprijs te betalen; nader onderzoek moet dit uitwijzen. ICS heeft tevens een actieplan voor de periode tot en met de bouw opgenomen. Ook het raadsbesluit van 1 juli 2009 wordt aan de deelnemers toegestuurd. De deelnemers zijn uitgenodigd voor de raadsvergadering. College neemt het rapport van ICS voor kennisgeving aan en verzoekt de raad een richtinggevende uitspraak te doen over de voorliggende varianten.
Voorgesteld wordt: 1. Het startdocument brede school Joure voor kennisgeving aan te nemen; 2. Ten aanzien van de in de rapportage genoemde varianten een richtinggevende uitspraak te doen; 3. Definitieve besluitvorming te laten plaatsvinden bij de vaststelling van de kadernota.
29-4-2009
Memo ICS: Scenario Brede School Joure Zuid
ICS aan de gemeente
26-5-2009
Collegebesluit Ontwikkeling Brede school Joure Zuid
College
1-7-2009
Raadsvoorstel Ontwikkeling brede school JoureZuid
Gemeenteraad
Pagina 12
In het kader van het haalbaarheidsonderzoek is de wens geuit om, naast de reeds gepresenteerde varianten, nog een variant te onderzoeken, Uitgangspunt is een beschikbaar budget van 4 miljoen. De gemeenteraad heeft dit signaal afgegeven tijdens een informatieve bijeenkomst.
Raadsvoorstel 1-7-2009
Conclusie: Een scenario waarbij de E.A. Borgusschool deels wordt gehandhaafd biedt slechts een beperkte oplossing voor de realisatie van de Brede School binnen het budget van 4 miljoen. Aandachtspunten: Het budget van 4 miljoen is gebaseerd op een normberekening van een aantal jaren geleden. De normering voor het onderwijsdeel en de kleine gymzaal moet worden bijgesteld naar € 4.470.000; - De boekwaarde van de A.E. Borgusschool is € 432.000 en vormt daarmee een relatief hoge kostencomponent en variant B. - Locatiegebonden kosten zijn relatief hoog. Kiezen voor een andere locatie kan resulteren in lagere locatiegebonden kosten / interne gemeentelijke projectkosten. De huidige markt wekt de indruk dat er een besparing valt te behalen op de investering, uitgaande van het huidige prijspijl. Het is moeilijk voorspelbaar hoe de bouwmarkt zich de komende jaren ontwikkelt. Een vlotte voortgang is daarom gewenst; - Er kan overwogen worden een taakstellend budget vast te stellen. Belangrijke kanttekening daarbij is dat de kwaliteit onder druk komt te staan, oftewel, taakstelling gaat altijd ten koste van technische-gebouwelijke kwaliteit en daarmee de exploitatie op de lange termijn. Het college besluit: De raad voorstellen 2 scholen te bouwen inclusief gymlokaal als multifunctionele geïntegreerde voorziening en hier alleen voor de gemeente budgetneutrale voorzieningen aan toe te voegen. De raad voorstellen te kiezen voor de variant waarbij volledige nieuwbouw wordt gepleegd, netto kosten € 4.75 miljoen en het budget met € 750.000 uit te breiden. Voorgesteld wordt: 1. 2 scholen te bouwen inclusief gymlokaal als multifunctionele geïntegreerde voorziening en hier alleen voor de gemeente budgetneutrale voorzieningen aan toe te voegen. 2. te kiezen voor de variant waarbij volledige nieuwbouw wordt gepleegd, netto kosten € 4.75 miljoen, en hiervoor de middelen beschikbaar te stellen.
1-7-2009
2-7-2009
7-7-2009
30-9-2009
Raadsbesluit bouw brede school
Kinderopvang SKIK maakt schriftelijk kenbaar dat zij nog steeds belangstelling heeft voor deelname in de Brede school. Niet meer alleen met BSO, maar ook met dagopvang (2-6 groepen) en kantoorruimte. Zij verzoekt de gemeente hier rekening mee te houden. gemeente ondertekent deelname verklaring Duurzaam Inkopen CFI wijst subsidieverzoek stimuleringsregeling af, omdat het nieuwbouw betreft. Alleen voor aanpassing bestaande bouw wordt subsidie verleend.
Gemeenteraad
Besluit 1-7-2009
De gemeenteraad besluit (nav amendement PvdA, CDA en VVD): 1. twee scholen, een openbare en een PC-school, te bouwen na innovatieve aanbesteding op de locatie Koningin Julianalaan te Joure, inclusief gymlokaal als multifunctionele geïntegreerde voorziening alsmede daarmee verbonden een gebouw voor muziekonderwijs (It Toanhûs) en voorts hiervoor alleen de voor de gemeente budgettair neutrale voorzieningen ten bate van de Brede School aan toe te voegen waarbij de gemeente maximaal 5 miljoen uit de reserves beschikbaar stelt en uit te gaan van de begrote opbrengsten zoals die in het dekkingsplan zijn opgenomen zonder verhoging van de lasten hoe ook genaamd; 2. alvorens wordt overgedaan naar punt 3 eerst kritisch te kijken/overleggen met betrokken partijen van de Brede School en hen ook te betrekken bij de financiële en/of andere mogelijkheden; 3. dan wel, indien het bovenstaande niet mogelijk blijkt, twee scholen, een openbare en een PC-school, te bouwen, na innovatieve aanbesteding op de locatie Koningin Julianalaan te Joure, inclusief gymzaal als multifunctionele geïntegreerde voorziening en voorts hiervoor alleen de voor de gemeente budgettair neutrale voorzieningen ten bate van de Brede School aan toe te voegen waarbij de gemeente maximaal € 4.250.000 beschikbaar stelt uit de reserves en uit te gaan van de begrote opbrengsten zoals die in het dekkingsplan zijn opgenomen zonder verhoging van lasten hoe ook genaamd. Het scenario waarin de Mattheüsschool deelneemt valt af met dit besluit.
Brief van directeur Skik (ineke Fennema) een weth. Walrecht.
Brief SKIK 2-7-2009 en antwoord weth. Walrecht 20-7-2009
Weth. Walrecht beantwoord de brief op 20-7 en geeft aan dat de gemeente voor kinderopvang goede mogelijkheden ziet in de brede school, maar dat er meerdere aanbieders zijn en dat de gemeente zich nog beraad op de wijze waarop hiermee omgegaan zal worden.
advies aan directie d.d. 23-6-2009
ondertekent door beleidsmedewerker milieu
A. Bos
Pagina 13
De raad besluit: Het college opdragen de afstemmende rol van de gemeente vorm te geven in een stuurgroep brede scholen; De inhoudelijke coördinatie van de brede scholen over te laten een de betrokken instellingen; Het beschikbare budget voor brede schoolontwikkeling ad € 20.000 inbrengen in de regeling combinatiefunctionaris; Afstemmen met betrokken instellingen op basis van gelijkwaardigheid. Kennis nemen van de ontwikkelingen op het gebied van brede scholen in onze gemeente. De financiële zaken worden besproken, vastgesteld wordt dat een budget van 7 mln krap is, alleen sec voor bouw. Een geïntegreerde aanbesteding waarin zowel het ontwerp, de bouw, het onderhoud en wellicht een deel van de exploitatie (energie; schoonmaak e.d.) zijn opgenomen zou voordeel kunnen bieden. Wethouder Walrecht zegt ook prijsvoordeel te willen halen uit een gunstig aanbestedingsklimaat.
22-9-2009 en 28-10-2009
College en gemeenteraad besluiten over onderwerp coördinatie/ evaluatie brede scholen
College en gemeenteraad
Advies 2-9-2009 en raadsbesluit 28-10-2009
19-11-2009
bijeenkomst stuurgroep
stuurgroep
aantekeningen stuurgroep
Weth. J. Walrecht, H. van de Belt, S. Seffinga, J. Posthumus, C. de Jong, W. Veekman, A. Suurmeijer. Later: G. Heerschop, A. Jonker, Wethouder Benedictus, G. de Wolff, W. Geerstma, P. Pouwelsen, H. Dijkstra, A. Suurmeijer
Eerste bijeenkomsten korte verslagen, later alleen besluiten-/actielijsten.
Stuurgroep bewaakt voortgang en bespreekt voorliggende documenten
College, C de Jong
Advies 9-2-2010
Stichting Service Centrum Scholenbouw (SCS) zal via de uitvoering van de PPC de financiële meerwaarde van een PPS inzichtelijk maken
Rapporten 18-3-2010 en 25-3-2010
Belangrijkste aanbevelingen: - zorg voor meer onderbouwing van zowel stichtings- als exploitatiekosten; - kies voor innovatieve aanbesteding, waarin er een rechtstreekse relatie is tussen verantwoordelijkheden voor het ontwerp, bouw en onderhoud, al dan niet in combinatie met exploitatie, opdat er een financiële meerwaarde gerealiseerd kan worden; - organiseer een terugvaloptie: indien tijdens de voorbereidings- of aanbestedingsfase blijkt dat er onvoldoende interesse is voor een innovatief contract of dat er sprake is van onvoldoende aantrekkelijke aanbiedingen, is het belangrijk een terugvaloptie te hebben. Door de aanbesteding modulair voor te bereiden kan in dat geval zonder veel tijdverlies de innovatieve aanbesteding worden stopgezet en kan op basis van de terugvaloptie (zoals een aanbesteding in de vorm van DB of zelfs volledig traditioneel) aan de realisatie van de brede school worden gewerkt.
3-12-2009 / 6-1-2010 / 4-22010 / 8-3-2010 / 8-42010/ 9-9-2010 / 30-9Bijeenkomst voorlopige stuurgroep Brede school 2010 / 28-2-2011 / 13-9Joure-Zuid 2011 / 2-11-2011 / 2-22012
9-2-2010
College besluit in te stemmen met het laten uitvoeren van een PPC (Publiek Private Comparator) voor de Brede School Joure Zuid
18-3-2010 / 25-3-2010
Eindrapport quick-scan en PPC van stichting SCS en BNG-advies
15-4-2010
Notitie over de fiscale aspecten van de bouw Brede School Joure Zuid
Caraad Belastingadviseurs een dhr. K. Wesseling
Pagina 14
Notitie 15-4-2010
27-4-2010
Collegebesluit
College, AGA Suurmeijer/ C. de Jong
Advies 21-4-2010
25-5-2010
College stemt in met voorgestelde besluiten en raadsvoorstel
College
Advies 6-5-2010
30-6-2010
26-8-2010
22-10-2010
Raadsbesluit
offerte uitvraag OPPS inzake projectleider technisch team Brede School (en Sportief knooppunt Joure, grote sporthal) offerte OPPS aan Skarsterlân
Gemeenteraad
mw. P. Pouwelsen, mw. E. Blaauw (sec), gemeente Skarsterlân; Ronald Pereboom, OPPS mw. P. Pouwelsen, E. Blaauw, gemeente;
Pagina 15
Het college besluit: - Kennisnemen van de quick scan, PPC en de daarop geënte geactualiseerde berekeningen. - De raad voor te stellen te kiezen voor de combinatie van scholen/Toanhûs en aanvullende voorzieningen. - Op basis van de PPC te kiezen voor innovatieve aanbesteding, waarin meegenomen Design, Build en Maintain. Het college had op 27-4 aanvullende vragen gesteld. Deze zijn beantwoord. Het college besluit de gemeenteraad voor te stellen: 1. Kiezen voor de realisering van een brede school als multifunctionele voorziening, waarin worden ondergebracht: twee scholen (de openbare fusieschool Lyts Luchtenveld/Zuiderveld en PCO E.A. Borgerschool), It Toanhûs, Skik kinderopvang en Miks Welzijnsorganisatie. 2. In te stemmen met een innovatieve aanbesteding volgens een DBM model. 3. Voor de realisering van een brede school een krediet beschikbaar te stellen van € 7.745.000. 4. Ten behoeve van het onderhavige project een bestuurlijk projectdocument vast te stellen.
Besluit 30-6-2010
De gemeenteraad besluit: 1. Kiezen voor de realisering van een brede school, als multifunctionele voorziening, waarin worden ondergebracht: twee scholen (de openbare fusieschool Lyts Luchtenveld/Zuiderveld en PCO E.A. Borgerschool), Centrum voor de kunsten It Toanhûs, Skik kinderopvang en Miks Welzijnsorganisatie. 2. In te stemmen met een innovatieve aanbesteding volgens een DBM (design, Build, Maintain) model. 3. Voor de realisering van een brede school een krediet beschikbaar te stellen van € 7.745.000. (Investering van € 7.905.000 minus stelpost aanbestedingsvoordeel van € 160.000) ten laste van de algemene reserve (€ 5.000.000), reserveringen huidige scholen (€ 400.000), grondexploitatie (€ 1.060.000) en huuropbrengsten (€ 1.285.000) 4. Ten behoeve van het onderhavige project een bestuurlijk projectdocument, conform de bijlage bij dit besluit, vast te stellen.
brief gemeente d.d. 26-8-2010
vraag is technisch projectleider voor het opstellen van de outputspecificatie en gunningscriteria okt 2010 - mrt 2011, 3 dagen /week
offerte
Math Feijen en Ilse Meier, OPPS uitvoerders, € 63.000 excl. btw
11-11-2010
Informatiesessie innovatief aanbesteden
Bouwondernemers gemeente Skartsterlân en omstreken. Aanwezigen vanuit de volgende bedrijven: Bouwbedrijf Cornel, Bouwbedrijf H. Veenstra, CIC Holding, DEC-Nederland, Domien Silvius Spuit- en Schilderwerk, DVJ infra en milieu, Heijmans Utiliteitsbouw, Jansma Bouw en Beton, Kramer's Bouwbedrijf, ProCensus, Schildersbedrijf Kuperus, Technisch Installatiebedrijf J. Oosterveld, Tromp Partners Architecten, Van der Werf’s Bouwbedrijf, Van Wijnen Projectontwikkeling Noord, Verenigde Bedrijven Noppert
24-11-2010
Offerte advisering project brede school Joure Zuid, bureau meer dan 1000
Tom van de Mast, hoofd afd. Ruimte
Offerte 24-11-2010
8-12-2010
Offerte ecologische quick-scan
Bureau Bakker
Offerte 8-12-2010
17-12-2010
Advies aan directeur
Directie, A. Suurmeijer
Advies 8-12-2010
21-12-2010
Akkoord offerte advisering Project Brede School
Daad Architecten en J. Bosma (hoofd afd. Ruimte)
Brief 21-12-2010
22-12-2010
College stemt in met de intentieverklaring Brede School Joure Zuid
College, AGA Suurmeijer
Advies 7-12-2010
dec. 2010
Geheimhoudingsverklaringen
G. Heerschop, SJ Seffinga, J. Hakse, R. Brandsma, R. Wagenmakers, J. Posthumus, T. Stegenga, J. Fennema, T. van der Mast, M. van Dijk-de Boer, R. Hendriks, M. Straatman, A. Jonker, HA van der Molen, I. Hensen, T. Mars, JW Fanoy, JAFA Timmermans
4-1-2011
College neemt kennis van de stand van zaken project Brede School
College
Pagina 16
Deelnemerslijst 11-11-2010, GS advertentie ondernemers, Brief met aanvullende informatie d.d. 26-10-2010.
Advies 7-12-2010 en voortgangsrapportage november 2010 , P. Pouwelsen
Het programma van deze middag is als volgt: 13.30 Ontvangst 14.00 Korte inleiding door Bé de Winter en Jan Benedictus (wethouders gemeente Skarsterlân) 14.15 Algemene uitleg van PPS door Elte Palm (PPS Netwerk Nederland) 14.35 Toelichting op het proces vanuit overheidszijde door Petra Pouwelsen (projectleider gemeente Skarsterlân) 15.00 Pauze 15.15 Toelichting op het proces vanuit marktzijde door Math Feijen (OPPS) 15.45 Voorbeeldprojecten: 1. Gemeentehuis Den Helder door Bernard Fritzsche (oud-wethouder) 2. Sportcomplex Lichtenvoorde door Henk Gerrits (oud-wethouder) 16.15 Vragenronde 16.30 Afsluiting
Ondertekend door afd. hoofd. Doel: inbrengen expertise bij de totstandkoming Ambitiedocument en outputspecificaties. J. Bosma tekent op 7-1-2011 voor akkoord. Directie stemt in met het projectplan van het project Brede School Joure Zuid Gem. Skarsterlân gaat akkoord met de offerte van 8 december voor stedenbouwkundig advies m.b.t. Project Brede School Joure Zuid en Sportief Knooppunt. Inzet: 16 weken, 12 uren, uurtarief € 120. Weth. J. Benedictus wordt gemachtigd om de intentieverklaring te ondertekenen
Bodem Ter Huivra is verontreinigd. Kosten voor sanering (€ 100.000) zitten niet in de begroting.
13-1-2011
16-1-2011
offerte van Straatman Koster advocaten inzake juridische advisering bij EU aanbesteding brede school Joure Zuid
conceptnotitie betreffende contractvorm en aanbesteding brede school
mw. P. Pouwelsen, gemeente Skarsterlân; Thijs Straatman, advocaat; mr. M van Leeuwen, senior medewerker Straatman Koster
Straatman, gericht aan P.Pouwelsen
Pagina 17
offerte d.d. 13-01-2011
de offerte beschrijft de gevraagde werkzaamheden als: begeleiden van de gemeente Skarsterlân bij de Europese aanbesteding Brede School Joure. De brede school omvat de plaatselijke openbare school, de protestant christelijke school, de muziekschool, de kinderopvang, de buitenschoolse opvang en de welzijnsorganisatie MIKS. De gemeente wil aanbesteden volgens de innovatieve contractvorm DBM, tenminste DB. de gemeente heeft geen ervaring met deze contractvorm. De gemeente wil een selectie op basis van concurrentiegerichte dialoog. de gemeente vraagt juridische advisering m.b.t. de inhoud en vorm van het contract, de juridische voorbereiding van de EU aanbesteding, de eindredactie van de procedurele bepalingen van de aanbestedingsdocumenten en enige juridische begeleiding tijdens de dialoogfase. de heer M. Feijen is adviseur OPPS van de gemeente en heeft ervaring met EU aanbestedingen. Straatman Koster wordt ingeschakeld bijjuridische vraagstukken. gerekend wordt op synergie voordeel met de gelijktijdig aanbestede begeleiding van het project Sportief Knooppunt Joure.
conceptnotitie d.d. 16-01-2011
de notitie noemt de uitgangspunten van de gemeente: € 7,7 miljoen voor het project, waarvan ruim € 5.5 miljoen stichtingskosten. Het project wordt gerealiseerd als volledig eigendom van de gemeente, om niet ter beschikking scholen, kostendekkende verhuur aan SKIK en MIKS voor looptijd 40 jaar. gemeente treedt op als opdrachtgever. krachtens onderwijswet is dit mogelijk stelt Straatman, er dient wel een bestuursovereenkomst te komen tussen de initiatiefnemers onderling en de gemeente. Voorts worden over de verschillende vormen advies gegeven. De initiatiefnemers zijn voornemens het facilitair beheer gezamenlijk aan te besteden (stichting oprichten). er wordt uitleg gegeven over het voordeel van DBM contacten: er is slechts een rechtspersoon aansprakelijk voor de bouw en eventuele gebreken/schade/fouten. Onderhoud van gebouw en installaties in een hand heeft tot voordeel een efficiënter op onderhoud geoptimaliseerde bouwwijze, waardoor kosten worden bespaard. Het betalingsmechanisme moet hierop zijn afgestemd;een percentage van de opdrachtsom kan pas worden geïnd gedurende het meerjarig onderhoud. hierdoor mogen evenwel geen financieringsproblemen bij de opdrachtnemer ontstaan. Straatman beveelt verder aan tijdens de bouw tussentermijnbetalingen te doen. In principe kan ook alleen bij oplevering worden betaald, maar volgens Straatman beperkt dit het aantal aannemers dat kan inschrijven sterk. advies: gebruik modelcontract UAVGC 2005 (GC = geïntegreerd contract) van CROW
17-1-2011
Ondertekening intentieverklaring brede school
Gemeente Skarsterlân, Vereniging voor Protestants Christelijk Primair Onderwijs in de gemeenten Lemsterland en Skarsterlân, Stichting Openbaar Onderwijs Skarsterlân, Stichting voor Kunstzinnige Vorming It Toanhûs, Skik stichting kinderopvang, Stichting Miks
17-1-2011
Offerte advies architectuur, stedenbouw en duurzaamheid PPS
SVALK Architecture
Offerte 17-1 en bevestiging 19-1-2011
Geaccordeerd door J. Bosma
19-1-2011
opdrachtbrief juridische begeleiding
J Bosma, hoofd afdeling ruimte namens B&W
opdrachtbrief
gemeente akkoord met aanbieding begeleiding ad € 16.625 exclusief BTW en exclusief 5% bureaukosten
7-2-2011
Informatieavond voor toekomstige gebruikers
8-2-2011
Presentatie voor de raad, besloten bijeenkomst
10-2-2011
Informatieavond voor omwonenden Uitnodiging aan omwonenden voor deelname klankbordgroep
11-2-2011
Intentieverklaring 17-1-2011
Brief 20-1-2011 Gemeenteraad
brief 27-1-2011 Brief 20-1-2011 Brief 11-2-2011 Er zijn geen opmerkelijkheden geconstateerd die de bouw van de Brede School in de weg staan. aanvullende werkzaamheden naast aanbieding van oktober, € 26.000. o.a. ambitiedocument en selectieleidraad, nota van inlichtingen en beoordeling, de voorbereidingsfase t/m maart 2011. Firma Oranjewoud maakt kostenraming voor Sanering. Middelen voor verkeersaanpassingen Julianalaan zitten niet in het budget.
27-2-2011
Rapport ecologisch onderzoek
Bureau Bakker
Rapport 27-2-2011
14-3-2011
aanvullende offerte OPPS
Mw. P. Pouwelsen, Mw. E. Blaauw, gemeente; R. Pereboom, OPPS
offerte d.d. 14-3 2011
21-3-2011
College neemt kennis van de stand van zaken project Brede School
College
Advies 21-2-2010 en voortgangsrapportage januari 2011, P. Pouwelsen
21-3-2011
Reactie klankbordgroep omwonenden op Ambitiedocument Brede School Joure Zuid
M. van Dijk
Rapport 21-3-2011
Resulteert in een aantal aandachtspunten
offerte23-3-2011
financieel expert, Iris Hensen, bedrag € 21.000
opdrachtbrief dd 25-3-2011
akkoord bedrag € 26.000
Gemeente Skarsterlân
Rapport 1-4-2011
Antwoorden vanuit de gemeente
Participanten
Brief 4-4-2011
Resulteert in een aantal aanpassingsvoorstellen.
23-3-2011
offerte financiële advisering PPS bede school
25-3-2011
opdrachtbrief aanvullende werkzaamheden Rapport antwoorden n.a.v. reactie leden klankbordgroep omwonenden op het conceptAmbitiedocument Schriftelijke reactie van participanten op Ambitieniveau PPS Brede School Joure Zuid
1-4-2011 4-4-2011
Pereboom OPPS, Mw. P. Pouwelsen gem, Mw E. Blaauw gem Mw. E. Blaauw gem.
Pagina 18
Daad Architecten en J. Bosma (hoofd afd. Ruimte)
Offerte 5-4-2011
E. Blaauw ondertekent voor akkoord.
Offerte Quick-scan GreenCalc+
dGmR
Offerte 11-4-2011
Doel: verkrijgen van inzicht in de mate van duurzaamheid op de gebieden energie, materiaalgebruik en water voor de Brede School. MJ Visser ondertekent op 13-4 voor akkoord
14-4-2011
offerte begeleiding concurrentiegerichte dialoog
Pereboom, OPPS, Mw. E. Blaauw gemeente
offerte
14-4-2011
offerte voorzitterschap dialoogteam
Mw. E. Blaauw gem. Pereboom OPPS
offerte
19-4-2011
Notitie GreenCalc+ Quick-scan
gGmR
Notitie 19-4-2011
22-4-2011
aanvullende offerte voorbereiding OPPS
Mw. E. Blaauw gem. Pereboom OPPS
offerte
voorbereiding dialoogfase €11.000 (M.Feijen, I. Meijer)
27-4-2011
advies aan directeur over offerte begeleiding
Mw. P. Pouwelsen, Mw. E. Blaauw, gemeente
notitie
Directie besproken 29-4-2011, conform. In notitie wordt melding gemaakt van overschrijding van de apparaatskosten ad € 50.000, dit is gemeld in de voortgangsnotitie van maart. Overschrijding past binnen de ramingen
29-4-2011
Offerte risicoanalyse planschade Brede School
J. Marskamp (SOAZ) en E. Blaauw
Offerte 29-4 en akkoord 16-5
E. Blaauw ondertekent voor akkoord.
3-5-2011
College neemt kennis van de stand van zaken project Brede School
College
Advies 15-4-2010 en voortgangsrapportage maart 2011, , P. Pouwelsen
5-4-2011
Offerte vlekkenplan
7-4-2011/15-5-2011
Bijeenkomsten klankbordgroep
11-4-2011
begeleiding van de gemeente tijdens de daadwerkelijke dialoogfase M. Feijen en I. Meijer, € 65.280. Document beschrijft (voordelen) concurrentiegerichte dialoog M. Feijen, gebaseerd op 2 ronden met drie kandidaten, € 30.600 Resultaat: enkele duurzaamheidsadviezen, tevens in relatie tot gezondheidseisen 'Frisse scholen'.
Het college besluit: - In te stemmen met het niet hanteren van de 1% kunstregeling voor het Project Brede School; - In te stemmen met het opnemen van een waardering in gunningcriteria van het realiseren van een kunstwerk door het consortium. Resultaat: diverse adviezen m.b.t. voorkomen geluidshinder (verkeer, kinderen, etc.)
10-5-2011
Collegebesluit
College
Advies 21-4-2011, , P. Pouwelsen
April-aug 2011
Geluidsonderzoeken
Sroop ingenieurs en P.Pouwelsen
Diverse offertes, bevestigd door mw Blaauw
16-5-2011
opdrachtbrief begeleiding OPPS
Mw. E. Blaauw gem.
brief d.d. 16-5-2011
akkoord begeleiding OPPS a € 65.280
Advies 13-5-2011, "schriftjes" Secretaris Mw. Blaauw
Het college besluit: - In te stemmen met de in de bijlage gevoegde producten, te weten het Ambitiedocument, de Doelen, en Concepten, Gunningscriteria en weging, de Selectieleidraad en de Outputspecificatie. - In te stemmen met de gewijzigde scope DBMO. - De raad actief te informeren conform bijgevoegde actieve informatie. Collegeleden zijn benieuwd naar de Friese bedrijven bij deze aanbetseding
17-5-2011
Collegebesluit
College, P. Pouwelsen
Pagina 19
18-5-2011
Concept rapport risicoanalyse planschade
J. Marskamp (SOAZ)
Concept-rapport mei 2011, definitief rapport dd 22-6-2011
25-5-2011
Informatie aan de gemeenteraad
Gemeenteraadscommissie samenleving
Informatiedocument 25-5-2011
14-6-2011
selectieleidraad 1.0 (def) uitgebracht
gemeente, voorwoord College
selectieleidraad versie 1.0 def dd 110610
16-6-2011
brief van Wethouder Benedictus aan circa 40 regionale bedrijven
wethouder Benedictus namens B&W
brief d.d. 16-6-2011 kenmerk 11061601
16-6 t/m 12-7-2011
brieven ter verzending van de selectieleidraad aan aangemelde gegadigden
Mw. A. Suurmeier - Terpstra, projectsecretaris
diverse brieven
23-6-2011
Brief vanuit de klankbordgroep omwonenden aan de raad
24-6-2011
einde periode vragen1 aanbesteding
27-6-2011
Rapport verkeerseffecten brede school Joure
Erik Wietses
Rapport 27-06-2011
30-6-2011
informatiebijeenkomst over het project
gemeente Skarsterlân
aankondiging van de opdracht
30-6-2011
selectieleidraad2.0 (def) uitgebracht
gemeente, voorwoord College
selectieleidraad versie 2.0 def dd 300610
1-7-2011
eerste nota van inlichtingen gepubliceerd op aanbestedingskalender
6-7-2011
eerste nota van inlichtingen gepubliceerd op aanbestedingskalender en verstuurd
Klankbordgroep omwonenden
Brief 23-6-2011
selectieleidraad
Verwachte te vergoeden risico op planschade is € 6.000 De gemeenteraad is breed geinformeerd over de stand van zaken, opgestelde documenten (selectieleidraad etc), en de inhoudelijke vorderingen van het project. € 50.000 voor bedrijven aan wie niet wordt gegund voor ontwerpen en uitwerking in dialoogfase 1 en 2. selectiecriteria uitgewerkt in uitsluitingsgronden (BIBOB) en criteria, puntentelling voor nadere selectie indien er meer dan drie gegadigden overblijven. Criteria zijn economische / financieel, beroepsbekwaamheid, ervaring, technische en organisatorische vaardigheid, (ontwerp, bouw,beheer en onderhoud) Nadere selectie door middel van presentatie en beoordeling, gepland 29 augustus 2011.verdere fasering aanbesteding wordt geschetst: Fase 1 dialoog, Fase 2 dialoog, inschrijving, aanwijzing EMVI, gunning. brief wijst de bedrijven op de aankondiging van de opdracht op de aanbestedingskalender en de informatiebijeenkomst van de gemeente. Het betreft architecten, aannemersbedrijven , installatiebedrijven, constructiebedrijven enz. in totaal 33 gemelde gegadigden, waarvan 11 regionale bedrijven (Friesland), hebben de selectieleidraad gekregen. De klankbordgroep spreekt haar tevredenheid uit over de samenwerking met de gemeente, maar wil bij de raad enkele punten onder de aandacht brengen. De brief is ter kennisgeving voorgelegd aan de raad en op 22-8 is schriftelijk gereageerd. is soepel mee omgegaan, in eerste nota inlichtingen staat een vraag van 24 -6-2011 van een regionaal bedrijf Diverse aanbevelingen m.b.t. parkeren, ontsluiting en veiligheid. Er zijn 29 bedrijven op de informatiebijeenkomst. Daaronder tenminste 6 regionaal. verschil versie 1.0: omvang gebouw is t.b.v. ervaring en bekwaamheid teruggebracht van 3500 m2 naar 2500 m2 , aanpassing definitie multifunctioneel gebouw
bijlage bij brief d.d. 6 -7-2011 gemeente, mw A. Suurmeier Terpsta
Pagina 20
brief d.d. 6 -7-2011
vragen en toelichting in bijlage op papier, 23 vragen. Verstuurd aan 39 bedrijven, waarvan 13 regionaal (Friesland)
11-7-2011
einde periode vragen 2
15-7-2011
tweede nota van inlichtingen verstuurd
25-7-2011
einde periode aanmelding tot deelname (12:15 uur)
26-7-2011
brieven aan bedrijven uitslag eerste toetsing
Namens college H. van der Molen, projectleider brede school
brieven 26-7-2011
22-8-2011
brief verificatievragen
projectgroep
brieven 22-8-2011
25-8-2011
einde verificatietermijn
gemeente, mw A. Suurmeier Terpsta
brief d.d. 15-7-2011
vragen en toelichting in bijlage op papier, 57 vragen. Verstuurd aan 39 bedrijven, waarvan 14 regionaal (Friesland) De resultaten van de eerste selectie door het beoordelingsteam zijn voorgelegd aan de jurist. Enkele gegadigden krijgen verzoek tot verificatie. brief dat de inschrijving is ontvangen en in behandeling is bedrijven waar de projectgroep vragen had over onderdelen van de aanbieding zijn deze gevraagd nadere informatie te leveren. Dit is in augustus gedaan i.v.m. de vakantieperiode.
brieven 22-8-2011
25-8-2011
eerste selectie
College en directie
intern memo 25-8-2011, Henk de Vries
25-8-2011
brieven aan bedrijven uitslag eerste selectie
Namens college H. van der Molen, projectleider brede school
brieven 25-8-2011
28-9-2011
brieven dialoog
namens college Mw A. SuurmeierTerpstra
brieven 28-9-2011
29-8-2011
geplande Nadere selectie, presentaties
6-9-2011
Nadere selectie
7-9-2011
Nadere selectie
Er hebben zich 14 bedrijven/consortia waaronder 5 regionale bedrijven/consortia, tijdig gemeld als deelnemer. Daarvan voldoen er 6 aan de gestelde eisen, 8 niet. Bij de 6 bedrijevn die voldoen is 1 regionaal bedrijf (Bouwbedrijf Reitsma) en 1 landelijk bedrijf met een vestiging in Friesland (Van Wijnen). Bij de bedrijven diem niet voldoen aan de selectiecriteria zijn3 regionale consortia: Bouwcombinatie Van der Werf/ Noppert, Bouwcombinatie Friso / Koopmans en bouwgroep Dijkstra Draisma BV. Alle gegadigden hebben een gemotiveerde brief gekregen. Sommige brieven zijn directe uitslag: geen verder gebruik aanbieding, andere door naar volgende ronde wegens het niet voldoen aan de Knock-out criteria of vanwege het iet voldoen aan de ervaringscriteria. De drie Friese bedrijven die in deze selectie afvallen hebben niet kunnen aantonen alle gevraagde ervaring uit referentieprojecten te hebben. toezending Leidraad eerste fase dialoog en concept outputspecificatie met bijlagen, procedureafspraken en aankondiging informatiebijeenkomst 11 oktober
selectieleidraad
projectgroep projectgroep
vertrouwelijke notitie eerste en nadere selectie PPS Brede School vertrouwelijke notitie eerste en nadere selectie PPS Brede School vertrouwelijke notitie eerste en nadere selectie PPS Brede School
vertrouwelijke notitie eerste en nadere selectie PPS Brede School
projectgroep
15-9-2-11
brieven aan bedrijven uitslag nadere selectie
college (Mw. E Blaauw)
brieven 15-9-2011
28-9-2011
uitbrengen leidraad eerste fase dialoog
projectgroep, bedrijven van Wijnen, Structon en Facilicom
leidraad v 1.0 dd 28-09-2011
Pagina 21
drie bedrijven geselecteerd voor dialoogfase: Strukton Bouw , Facilicom en Van Wijnen drie bedrijven geselecteerd voor dialoogfase: Strukton Bouw , Facilicom en Van Wijnen Ter voorbereiding op stuurgroepbijeenkomst uitslag van de nadere selectie, afwijzing gemotiveerd en bedrijven die door gaan uitnodiging voor dialoog: Strukton Bouw , Facilicom en Van Wijnen maximale budget wordt volgens public Sector Comparator begroot op traditionele wijze bekend gemaakt bij tweede fase dialoog. In eerste fase wordt uitgegaan van raming € 11.300.000 indicatief budget DBMO en € 2.100.000 indicatieve prijsopslag als alleen DBM wordt aangeboden, beide bij ingang exploitatie 2014. Planning voor de start eerste fase dialoog is 15-11- t/m 17-11 2011.
24-10-2-11
vragen geselecteerden over derde nota van inlichtingen
28-10-2011
algemene nota van inlichtingen (4) Eerste fase Dialoog. Tevens bekendmaking dialoogdagen.
8-11-2011
offerte aanvullende werkzaamheden voorzitterschap dialoogteam
15-11-2-11
algemene nota van inlichtingen (5) Eerste fase Dialoog.
bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom, projectgroep Mw. A. Suurmeier-Terpstra namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom Pereboom OPPS, Mw E. Blaauw gem Mw. A. Suurmeier-Terpstra namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom Mw. A. Suurmeier-Terpstra namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
mailberichten en brief 24-1-2011 brief d.d. 28-10-2011
diverse vragen o.a. over budget De dialoogdagen zijn vastgesteld op 29 november (van Wijnen), 30 november (Facilicom) en 1 december 2011 ( Strukton Bouw)
offerte
€ 30.600
brief d.d. 15-11-2011
deadline voor indienen dialoogproducten van de geselecteerde bedrijven is 18-11-2011 voor 16:00 uur
brieven d.d. 28-11-2011
belangrijke wijziging is dat de gemeente geen financieel model zal aanleveren omdat verwacht wordt dat bedrijven efficiënter met eigen model kunnen werken
29-11-2011
algemene nota van inlichtingen (6) Eerste fase Dialoog. Tevens agenda voor dialoog 1.1 en dialoog 1.2 bijgevoegd eerste ronde dialoog fase 1 (1.1) Van wijnen
30-11-2011
eerste ronde dialoog fase 1 (1.1) Facilicom
brieven d.d. 28-10-2011
1-12-2011
eerste ronde dialoog fase 1 (1.1) Structon
brieven d.d. 28-10-2011
5&7-12-2011
formele en vertrouwelijke vragen dialoogproduct 1.1 deelnemers aan projectgroep
bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom aan projectteam
mail 5 en 2x 7 12-2011
14 & 15 -12-2-11
formele en vertrouwelijke vragen dialoogproduct 1.2 deelnemers aan projectgroep
bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom aan projectteam
mails 14 en 15 12-2011
15-12-2011
Algemene nota van inlichtingen (8) en Vertrouwelijke nota van inlichtingen (2) eerste fase dialoog
Mw. A. Suurmeier-Terpstra namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brieven van 15-12-2011
tevens worden de Algemene nota van inlichtingen (7) en Vertrouwelijke nota van inlichtingen (1) verstuurd, deze waren reeds eerder gemaild.
20-12-2011
Offerte secretarieel administratieve ondersteuning project Brede school Joure Zuid.
Dhr Bosma, Bouwkundig bureau Van Dijk
Offerte 20-12-2011
Uurtarief: € 20. Periode 1-1-2012-30-1-2012. Uren per week onbekend.
28-11-2011
brieven d.d. 28-10-2011
Pagina 22
er is verschil tussen formele vragen, openbaar voor alle deelnemers te beantwoorden, en vertrouwelijke vragen die betrekking hebben op specifieke onderdelen van het eigen globaal voorlopig ontwerp. De vragen zijn ter verduidelijking van technische /ontwerp zaken of gebruikswijzen.
22-12-2011
22-12-2011
definitieve Leidraad tweede Fase Dialoog
toezending stukken ten behoeve van tweede fase dialoog aan deelnemers
projectgroep
Mw. A. Suurmeier-Terpstra namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
leidraad 22-12-2011 V1.0
De doelstelling voor de tweede fase dialoog is depresentatie van Globaal Voorlopig Ontwerp; de Monitoring & fasering, technisch inhoudelijke specificaties & kwaliteitszorg; vaststelen van financiële haalbaarheid en mogelijke optimalisaties; en optimalisaties concept DBM(O) overeenkomst. De leidraad bevat een indicatieve planning: 14-2 / 16/2 2012 dialoog 2.1 en 6-3 / 8-3-2012 dialoog 2.2. Het kernteam voor de gemeente bestaat uit Helga van de Molen, projectleider, gemeente; Astrid Suurmeijer, secretaris, gemeente; Math Feijen, voorzitter OPPS en zal technisch worden bijgestaan door Ilse Meijer, OPPS; Jan Willem Verbeek, gemeente; en Maarten Jan Bijl, gemeente. Juridische bijstand is er van Iris Hensen, OPPS en Joost Fanoy / Thijs Straatman, Straatman Koster Advocaten. De leidraad bevat voorts de geformuleerde kwaliteitsaspecten met de mogelijke scores en de subgunningscriteria aan de hand waarvan de EMVI zal worden beoordeeld. In de bijlagen van de leidraad zijn de inhoudelijke en vormeisen opgenomen voor het globaal voorlopig ontwerp en het financieel deel.
brieven d.d. 22-11-2011
toegezonden worden:- De leidraad Tweede Fase Dialoog V1.0; - Wijzigingenoverzicht concept outputspecificaties 2.0 d.d. 22-12-2011; - concept basisovereenkomst 2.0 d.d. 2212-2011; - Concept annexen bij de Vraagspecificatie 2.0 d.d. 22-12-2011; - Concept dienstverleningsovereenkomst 2.0 d.d.22-12-2012. De deelnemers wordt gewezen op het Ambitiedocument 1.0 van 11 mei 2011, de selectieleidraad 2.0 van 30 juni 2011 en de leidraad eerste fase dialoog 1.0 van 28 sept. 2010.Verder zijn bijgevoegd de Algemene nota van inlichtingen (9) , de Algemene nota van Inlichtingen (7) en de vertrouwelijke nota van inlichtingen (1).
22-12-2011
vragen n.a.v. leidraad en andere stukken
Van Wijnen aan projectteam
mail 22 - 12-2011
23-12-2011
vragen n.a.v. leidraad en andere stukken
Strukton aan projectteam
mail 23- 12-2011
Pagina 23
Van Wijnen stelde eerder al vraagtekens bij de geluideisen. Deze zijn naar hun mening zeer zwaar, hetgeen tot grote gevolgen leidt in de bouwkosten. Voorstel om hierover met de geluidexpert van de gemeente in een kennismeeting te praten. juiste datum inleveren GVO wordt 6 februari 2012 en niet zoals eerder vermeld 27 januari 2012
10-1-2012
toezending Algemene nota van inlichtingen (10) en Vertrouwelijke nota van inlichtingen (4) eerste fase dialoog opdrachtbrief voorzitterschap
12-1-2012
toezending Algemene nota van inlichtingen (11)
17-1-2012
toezending Algemene nota van inlichtingen (12) en Vertrouwelijke nota van inlichtingen (5) eerste fase dialoog
Mw. A. Suurmeier-Terpstra, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
mailberichten van 17-1-2012
10-2-2012
toezending agenda Tweed Fase Dialoog 2.1 en Algemene nota van inlichtingen (13)
Mw. A. Suurmeier-Terpstra, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
mailberichten van 10-2-2012
3-1-2012
Mw. A. Suurmeier-Terpstra, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom MW. E. Blaauw Mw. A. Suurmeier-Terpstra, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
ambitie gemeente en budget niet in overeenstemming volgens bedrijven
28-2-2012
Brief opschorting Tweede Fase Dialoog
mailberichten van 3-1-2012 brief d.d. 10-1-2012 mailberichten van 12-1-2012
interviews H. van der Molen, Van Wijnen, Facilicom, Strukton
Mw. H. Van de Molen namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brieven van 28-2-2012,
30-3-2012
nadere informatie opschorting Dialoog
Mw. H. Van de Molen namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brieven van 30-3-2012
16-4-2012
offerte aanvullende werkzaamheden scenarioanalyse
Pereboom OPPS, E. Blaauw gem.
offerte OPPS
15-5-2012
nadere informatie opschorting Dialoog
Mw. H. Van de Molen namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brief van 14-5-2012
29-5-2012
besluitvorming
Gezamenlijke Colleges B&W De Friese Meren
brief van 6-6-2012 aan bedrijven
Pagina 24
gemeente zegt toe een second opinion te vragen t.a.v. de geluideisen
nadere toelichting m.b.t geluideisen. Op basis van de bijgevoegde second opinion besluit de gemeente de geluideisen niet aan te passen de antwoorden betreffen de in te dienen presentaties (3D) en 32 aangezichten binnen en buiten (forse investering en al ver op weg naar DO, terwijl fase pas VO is). Vragen over het financiële deel, basisovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst.
Bedrijven geven allen aan dat ambitieniveau en budget niet met elkaar in overeenstemming zijn en geven de opdracht in feite terug gelet op geschetste ontwikkelingen t.a.v. budgetverhoging heeft de projectgroep een voorstel gedaan aan het college. Het college heeft opdracht gegeven voor een nader onderzoek om na te gaan of het opgestelde ambitieniveau nog strookt met het budget. De dialoog wordt daarvoor een maand opgeschort, bedrijven wordt aangeraden hun werkzaamheden niet voort te zetten aangezien de conclusie n.a.v. de uitkomst van het onderzoek ongewis is. Er worden door de projectgroep (op verzoek college) een aantal scenario's bestudeerd. College kan hierover 14 april besluiten en zal afhankelijk daarvan 16 mei de raad kunnen informeren. Na besluit college komt nadere informatie. De gemeentelijke fusie kan hierin nog wijziging brengen. aanvullende werkzaamheden Math Feijen, Iris Meier en Ilse Hensen. € 8.810 + €16.690 na telefonisch contact eerder een bevestiging van hetgeen is besproken: het college heeft besloten om het voorstel 16 mei volledig ter consultatie voor te leggen aan de raadcommissie samenleving en daarna op 30 mei 2012 aan de raad. Het gemeenschappelijk B&W (de fusiegemeente De Friese Meren) heeft er mee ingestemd de innovatieve aanbesteding voort te zetten en het projectbudget te verhogen met € 500.000.
11-6-2012
nadere informatie opschorting Dialoog
Mw. H. Van de Molen namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brief van 6-6-2012
raadscommissie Samenlevingszaken
Raadscommissie
verslag raadcie.
raadsvergadering
college, raad De Friese Meren
verslag raadvergadering
brief herstart Fase Twee Dialoog
Mw. H. Van de Molen namens college, bedrijven van Wijnen, Strukton en Facilicom
brief van 20-7-2012
28-6-2012
offerte uitvraag aanvullend werk dialoog fase 2
Mw. H. van der Molen, J. Bosma, gem
brief d.d. 28-6-2012
1-7-2012
Gemeente en OPPS gaan uit elkaar, OPPS is niet langer de begeleider van het aanbestedingstraject
20-7-2012
offerteaanvraag dialoog fase 2 t/m gunning
20-6-2012 5-7-2012 20-7-2012
20-7-2012
offerteaanvraag dialoog fase 2 t/m gunning
juli-augustus 2012
archeologisch onderzoek Advies over mogelijk fiscaal voordeel bij de bouw van het complex
3-8-2012
offerte TG d.d. 21-8-2012 Mw. H. van der Molen, gem
Mw. H. van der Molen, gem aan Twynstra en Gudde, de heer van Hardevelt
Pagina 25
Instemming met verhogen projectbudget De Brede School met € 500.000 en de jaarlasten met € 25.000 en doorgaan met aanbesteding volgens BDM(O) In de brief wordt het besluit van de raad van 5 juli om het projectbudget Brede School e verhogen vermeld. Er wordt een indicatieve planning gegeven, de consortia worden uitgenodigd te participeren. Een werksessie is gepland voor 11, 12 en 13 september. verzoek betreft herstart dialoog fase 2, voorzitterschap en voortzetting werkzaamheden, inschatting uren = 32, voortzetting werkzaamheden Iris Meier = 25 uur. Offerte indienen voor 5 juli. Gemeente en OPPS gaan uit elkaar omdat OPPS de gemeente onvoldoende doorkijk (en dus grip) bood op het proces en de vragen uit het offerteverzoek onvoldoende kon beantwoorden.
brieven aan: Arcadis, Lindhorst, TG
offerte TG d.d. 21-8-2012
offerte TG Caraad Belastingadviseurs een dhr. Sangers
29 mei zijn de fusiegemeentes De Friese Meren geïnformeerd. Het gemeenschappelijk B&W heeft ingestemd de innovatieve aanbesteding voort te zetten en het projectbudget te verhogen met € 500.000. Het besluit zal 20 juni worden voorgelegd aan de raadscommissie samenlevingszaken en 5 juli aan de raad. vooruitlopend op een positief besluit kan de dialoog in september worden herstart. Er zal een extra werksessie worden inpast en daarna dialoog 2.2. consultatie verhoging projectbudget
Notitie 3-8-2012
gevraagd wordt een plan van aanpak te schrijven voor de aanbesteding, ondersteuning bij dialoog 2.2, juridisch adviseur, bouwkundig adviseur en een financieel adviseur. Een tweede offerte wordt gevraagd voor advies t.a.v. bouwbegeleiding en contractmanagement. De offerte is meervoudig gevraagd, gunningscriteria zijn opgenomen: visie op brede school 20%, kwaliteit aanpak 30%, kwaliteit projectteam 30% en prijs 20%.
21-8-2012
offerte TG
Van Hardevelt, TG; Bosma, gemeente
offerte d.d. 21-8-2012
De aanbesteding is in de dialoogfase met drie consortia, na fase 2.1 is een pauze ingelast. De consortia hebben aangegeven dat het budget niet toereikend is voor de gewenste realisering volgens de outputspecificaties. De gemeente heeft inmiddels besloten extra geld ter beschikking te stellen. Het voorstel TG betreft het resterend deel van de aanbesteding en advies over bouwbegeleiding en contractmanagement. de offerte omvang is € 34.600 voor opstellen PvA, € 55.900 voor vervolg dialoogfase, € 53.900 voor begeleiding inschrijvingsfase en gunning alsmede € 7.500 voor advies bouwbegeleiding en contractmanagement, totaal € 151.900. planning is inschrijvingen december 2012 en contract per mei 2013. De offerte van TG heeft enkele opmerkingen t.a.v. het tot dan toe gevolgde traject. De keuze voor DBM (eventueel gevolgd door O) is goed, creëert toegevoegde waarde en prijsgarantie. Echter is de aanpak van zowel inschrijvers als opdrachtgever niet geheel in lijn met de omvang van het project, waardoor de doorlooptijd ruim wordt. inzet van alle partijen verminderen is een mogelijke impuls. dat de O optioneel wordt gevraagd is een onduidelijkheid. Ook de EMVI criteria zijn niet volledig, zijn geënt op de designopgave en voor de build, maintain en operate opgave zitten geen elementen in de EMVI (alleen prestatie-eis). voorstel PPS light te gebruiken, terughoudende rol aanbestedende overheid
30-8-2012 30-8-2012
opdrachtbrief aan TG, namens college H. Van der Molen, projectleider niet-gegund brieven aan Arcadis en Lindhorst, namens college H. van der Molen
Van der Molen, gemeente
opdrachtbrief TG 30-8-2012
Van der Molen, gemeente
brieven 30-8-2012
11-9-2012
werksessie met consortium
opdrachtbrief TG, planning brief 20-6-2012
12-9-2012
werksessie met consortium
opdrachtbrief TG, planning brief 20-6-2012
13-9-2012
werksessie met consortium
opdrachtbrief TG, planning brief 20-6-2012
26-9-2012
brief aan inschrijvers
projectgroep/ TG
Pagina 26
brief van 26-9-2012 "notitie ombuiging aanbesteding BSJZ"
gemotiveerde afwijzing.
terugblik op extra bijeenkomsten. Ter voorkoming van eventuele discussies in een later stadium verzoekt de Gemeente alle inschrijvers aan de Gemeente schriftelijk en zonder voorbehouden te bevestigen akkoord te gaan met aangegeven uitwerking van de aanbesteding; de Gemeente wenst die bevestiging te ontvangen in week 40 2012 (week van 1 oktober 2012) (actie inschrijvers). verdere planning dialoogfase. Bepalen start inschrijffase op 15 november 2012 • Inschrijving 14 december 2012, 12.00 uur. Inschrijving indienen bij Twynstra Gudde te Amersfoort (dit i.v.m. interne verhuizingen Gemeente). Het initiële budget (Design en Build) is € 7.150.000,inclusief 21% btw is prijsvast tot einde werk en is een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. Ook het beheerbudget (Maintain en Operate) is een plafondbudget dat niet overschreden mag worden. Het beheerbudget is € 4.900.000,- incl. 21% btw, netto contant gemaakt naar 2012 (discontovoet 5%, inflatie 2%, zie format inschrijving). De op de gunningcriteria te behalen scores worden bekend gemaakt.
4-10-2012
5-1-2012 5-1-2012
Strukton trekt zich per direct terug uit aanbesteding Strukton, gemeente, projectteam
Facilicom stemt onvoorwaardelijk in met ombuiging Van Wijnen stemt onvoorwaardelijk in met ombuiging
brief Structon van 4-1-2012
Facilicom, gemeente
verslag dialoog-fase 2.1 B Facilicom
Van Wijnen, gemeente
verslag dialoog-fase 2.1 B Van Wijnen
15-10-2012
dialoogfase 2.1 B Van Wijnen
Van Wijnen, Projectteam
verslag dialoog-fase 2.1 B van Wijnen
16-1-2012
dialoogfase 2.1 B Facilicom
Facilicom, Projectteam
verslag dialoog-fase 2.1 B Facilicom
8-10-2012
Skik verzoekt om minder ruimte voor de BSO in de Brede School.
Directeur Skik (Ineke Fennema), Helga van der Molen
Brief 8-10-2012
Strukton constateert dat de budgetten van de gemeente voor haar ontoereikend zijn voor enerzijds s ontwerp en realisatie en anderzijds voor beheer en onderhoud van een brede school. De knip DB en OM heeft als consequentie dat financieringslasten volgens Strukton op het budget komen. Strukton heeft in de aanbesteding tot dan toe ca 100.000 Euro kosten gemaakt en verzoekt een tegemoetkoming.
in de opgave wordt gemeld dat de eerste fase binnen het budget is afgerond en wordt voor de overige werkzaamheden (uitrol dialoog en uitrol inschrijving) een kostenoverzicht gegeven. Dit wijkt af van de offerte van 21 82012 (verschuiving naar dialoogfase) , maar blijft beneden de totale offertesom. De brief is als nieuwe aanbieding te beschouwen Dit document maakt inzichtelijk op welke manier de Nota’s van Inlichtingen hebben geleid tot een wijziging in een van de documenten die deel uitmaken van de Vraagspecificatie. Daar waar nodig is toelichting gegeven waarom desbetreffend artikel wel of niet is verwerkt in een van de documenten.
26-10-2012
opgave besteding brede school TG
Van Hardevelt, TG; J. Bosma, gemeente
brief TG
1-11-2012
Overzicht NvI's tijdens project
projectteam
Overzicht NvI's d.d.1-11-2012
6-11-2012
dialoogfase 2.2 Van Wijnen
Van Wijnen, Projectteam
verslag dialoog-fase 2.2 van Wijnen
7-11-2012
dialoogfase 2.2 Facilicom
Facilicom, Projectteam
verslag dialoog-fase 2.2 Facilicom
9-11-2013
aankondiging dialoog fase 3 (facultatief)
projectteam, beide inschrijvers
brief van 9-11-2012
facultatief dialoog fase 3 op 27-11-2013
14-11-2012
Leidraad inschrijving vastgesteld; overeenkomst brede school; annexen overeenkomst brede school JZ; definitieve outputspecificatie (programma van eisen, een document van 448 pagina's); inschrijfbiljet en -format.
gemeente
Leidraad inschrijving BSJZ d.d. 14-11-2012
de overeenkomst met annexen, de leidraad en de outputspecificatie zijn de formele documenten voor de inschrijffase die loopt tot en met de contracteren die in maart 2013 wordt verwacht: de uitvraag waarop de inschrijvingen worden getoetst.
15-11-2-12
definitieve beoordelingssystematiek openbaar gemaakt
projectteam, beide inschrijvers
brief beoordelingssystematiek
19-11-2012
bijeenkomst stuurgroep
stuurgroep
verslag stuurgroep
meegedeeld wordt dat Strukton zich formeel heeft teruggetrokken en geen aanbieding zal doen. Oorzaak voor terugtrekking is het budget. Zij kunnen geen Brede School realiseren voor de plafondprijs.
27-11-2012
dialoog fase 3 Verschillendocument Van Wijnen
Projectteam, Van Wijnen
dialoog fase 3 Verschillendocument Van Wijnen
de reactie van de gemeente op de voorgestelde afwijkingen van het consortium ten opzichte van de Vraagspecificatie
27-11-2012
dialoog fase 3 Verschillendocument Facilicom
Projectteam, Facilicom
dialoog fase 3 Verschillendocument Facilicom
de reactie van de gemeente op de voorgestelde afwijkingen van het consortium ten opzichte van de Vraagspecificatie
29-11-2012
notitie beoordeling en besluitvorming BSJZ
projectteam, gemeente
interne notitie t.b.v. gemeente d.d. 29-11-2012
notitie beschrijft de gang van zaken en de planning t.b.v. de beoordeling en de daarop volgende besluitvorming voor de gunning van de opdracht
30-11-2012
akkoordbrief nieuwe aanbieding TG
J. Bosma
brief d.d. 30-11-2012
3-12-2012
Nota van inlichtingen documenten 14-11-2012
projectteam
Nota van inlichtingen 3-12-2012
Pagina 27
volgende opgave bestedingen wordt week 6 verwacht. bevat de gunning criteria en de subgunningscriteria, de mogelijke scores en de uitleg over de criteria
4-12-2012
vaststellen beoordelingsformulier
projectteam
Invulblad beoordeling
13-12-2012
ontvangst inschrijvingen
inschrijvers, gemeente projectteam/TG
verduidelijkende vragen inschrijfformat Van Wijnen
projectteam, Van Wijnen
notitie beoordeling inschrijving BSJZ d.d. 20-122012 notitie beoordeling inschrijvingen d.d. 20-122012
13-12 / 18-12-2012
18-12-2012
Individuele beoordeling
plenaire bijeenkomst beoordelingscommissie
De leden van de beoordelingscommissie hebben ieder voor zich het invulformulier beoordeling ingevuld, alvorens deze, eventueel gewijzigd, na de presentaties op 18-12-2012 in te leveren. De individuele beoordelingen zijn vervolgens via een programma opgeteld en gemiddeld om tot de eindscore.
leden beoordelingscommissie
beoordelingscommissie, inschrijvers
formulier voor de beoordeling met een toelichtingblad per inschrijver ten behoeve van de leden van de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie bestaat uit de volgende personen: - de participanten: . Rein Brandsma (OG Primus) . Menno Koudenburg (EA Borgersschool) . Sjoerd Seffinga (CBO Meilân) . Ruud Wagenmakers (Fusieschool) . Jelle Posthumus (it Toanhûs) . Tjitske Stegenga (MIKS welzijn) . Ineke Fennema (SKIK) - adviseurs van de gemeente: . Jan Willem Verbeek (Gemeente Skarsterlân, bouwkundige) . Maarten Jan Bijl (Gemeente Skarsterlân, ruimtelijke ordening) . Rob Hendriks (Daad architecten, stedenbouwkundig adviseur) - de leden van het projectteam: . Helga van der Molen (Gemeente Skarsterlân, project manager) . Celine Knip (Gemeente Skarsterlân, project secretaris) . John Dols (Twynstra Gudde, adviseur aanbesteding) . Hanneke van Schijndel (Twynstra Gudde, adviseur).
notitie beoordeling en besluitvorming BSJZ, notitie beoordeling inschrijvingen d.d. 20-122012
Plenaire bijeenkomst om tot een totale beoordeling van de aanbiedingen te komen. Presentatie van de aanbiedingen. De beoordelingscommissie, bestaande uit projectbureau, gebruikersvertegenwoordigers (zogenaamde technische team), gemeentelijke en externe deskundigen, zullen individueel aan de hand van de gunningscriteria en bijbehorende wegingen (vastgelegd in de leidraad) de beoordeling van de aanbieding verrichten. Tabel 1. Gunningscriterium Huisvestingsconcept Stedenbouwkundig concept Architectonisch concept Duurzaamheidsconcept Planning Aanpak en kwaliteitsborging Win-win mogelijkheden TOTAAL
max score 48 31 17 4 10 15 5 130
score Van Wijnen Facilicom 28,84 34,40 23,09 20,27 10,80 11,95 2,36 3,37 7,20 7,80 9,87 12,13 2,73 4,00 84,88 93,92
Op basis van bovenstaande geeft de beoordelingscommissie het gunningsadvies het project te gunnen aan Facilicom Services Group.
Pagina 28
Tabel 1. Gunningscriterium
20-12-2012
notitie beoordeling inschrijvingen met uitslag en advies gunning.
projectteam
notitie beoordeling inschrijvingen d.d. 20-122012
Huisvestingsconcept Stedenbouwkundig concept Architectonisch concept Duurzaamheidsconcept Planning Aanpak en kwaliteitsborging Win-win mogelijkheden TOTAAL
max score 48 31 17 4 10 15 5 130
score Van Wijnen Facilicom 28,84 34,40 23,09 20,27 10,80 11,95 2,36 3,37 7,20 7,80 9,87 12,13 2,73 4,00 84,88 93,92
Op basis van bovenstaande geeft de beoordelingscommissie het gunningsadvies het project te gunnen aan Facilicom Services Group.
7-1-2013
bijeenkomst stuurgroep
stuurgroep + dhr Bosma
verslag stuurgroep
16-1-2013
uitslag beoordeling aanbesteding aan Facilicom
projectteam/ TG
brief TG d.d. 16-01-2013 aan Facilicom
16-1-2013
uitslag beoordeling aanbesteding aan Van Wijnen
projectteam/ TG
brief TG d.d. 16-01-2013 aan Van Wijnen
Pagina 29
de uitslag van de beoordelingscommissie wordt gepresenteerd. Leden van de stuurgroep stemmen in met keuze. De planning wordt bespreken: GBW 15 jan, alcateltermijn(week van 22 of 29 jan) besluit tot gunning door GBW, raad informeren en i.v.m. tijdsdruk vragen om besluit. De uitslag van de beoordeling wordt meegedeeld. Facilicom is EMVI. De stuurgroep BSJZ en vervolgens het college hebben de uitslag en aansluitend het voornemen tot gunning aan Facilicom bekrachtigd. Facilicom wordt uitgenodigd voor een evaluatiebijeenkomst op 22-1-2013. bezwaar is mogelijk binnen 15 dagen na dagtekening. Vertrouwelijk i.v.m. eenduidige openbaarmaking door college. De uitslag van de beoordeling wordt meegedeeld. Facilicom is EMVI. De stuurgroep BSJZ en vervolgens het college hebben de uitslag en aansluitend het voornemen tot gunning aan Facilicom bekrachtigd. Facilicom wordt uitgenodigd voor een evaluatiebijeenkomst op 22-1-2013. bezwaar is mogelijk binnen 15 dagen na dagtekening. Vertrouwelijk i.v.m. eenduidige openbaarmaking door college.
21-1-2013
bijeenkomst stuurgroep
stuurgroep + dhr Bosma
verslag stuurgroep
21-1-2013
doorrekening businesscase BSJZ
TG
Doorrekening businesscase op basis beschikbaar krediet en aanbieding van Facilicom.
22-1-2013
bekrachtiging aanbestedingsresultaat
College
uit raadstuk voor raadscie SOW d.d. 14-2-2013
29-1-2013
Collegebesluit gunning
College
internetsite gemeente, besluitenlijst
1-2-2013
brieven college definitieve gunning
College
1-2-2013
persbericht
gemeente
uit raadstuk voor raadscie SOW d.d. 14-2-2013
na 1-2-2013
stukken in de pers/internet
diversen
internet
12-2-2013
Informatieavond belanghebbenden
Direct omwonenden, leerkrachten, participanten
14-2-2013
informatie aan raad
college, Raad
27-2-2013
Raad vraagt onafhankelijk onderzoek naar aanbesteding Brede School
Raad
5-3-2013
Ondertekening contracten en annexen
college, Facilicom, gebruikerspartijen
5-3-2013
Informatieavond inwoners
Pagina 30
voorbereiding presentatie voor college. Verdere invulling planning: 30 januari mondelinge informatie aan raad, 14 februari in raadscommissie. TG komt tot de conclusie na doorrekening dat de BSJZ volgens de aanbieding en het beschikbare budget de komende 40 jaar kostenneutraal is voor de gemeente Op 22 januari, na de bekrachtiging van het voorstel aan het GBW is de uitslag van de aanbesteding aan beide consortia kenbaar gemaakt.
Op 1 februari ( nadat de Alcatel termijn verlopen is) is middels een persbericht de media ingelicht en hebben omwonenden en de achterban van de participanten een brief ontvangen. De raad en andere belangstellenden zijn in de brief uitgenodigd om door de gemeente in samenwerking met Facilicom Services group, verder voorgelicht te worden middels een presentatie, ten aanzien van het ontwerp en de realisatie van de Brede School Joure Zuid. onbegrip bij de uitkomst van de aanbesteding aan een niet Fries bedrijf.
stukken voor raadscie SOW d.d. 14-2-2013
korte schets gang van zaken en uitkomst aanbesteding met gunning aan Facilicom, verwachting start bouw oktober 2013.
Agenda raadsvergadering 27-2-2013 op site gemeente
De fracties van PvdA, FNP en CDA hebben een initiatiefvoorstel ingediend wat moet leiden tot het instellen van een onderzoekscommissie. Deze commissie doet onderzoek naar het traject van de besluitvorming rond de aanbesteding van de Brede School Joure. Het resultaat van dit onderzoek moet zijn dat de raad en college hier iets van kunnen leren om herhaling van de ontstane situatie te voorkomen. Bij afwezigheid van de voorzitter van de raad heeft de vicevoorzitter op basis van het raadsreglement besloten het initiatiefvoorstel op de agenda te plaatsen van de raadsvergadering van 27 februari. Amendement stelt voor rekenkamercommissie te vragen het onderzoek uit te voeren.
Bijlage 2 Geïnterviewden De onderstaande personen zijn in het kader van dit onderzoek geïnterviewd. In verband met de vertrouwelijkheid van deze interviews zijn de gespreksverslagen niet opgenomen in dit rapport. Naam
Functie
Jan Benedictus
Huidige wethouder
Evelien Blaauw
Voormalig gemeentesecretaris
Marten Cornel
Voorzitter bouwend Friesland
Paul Dreef
Tendermanager Structon
Rienus de Jong
Eerste projectleider
Helga van de Molen
Derde projectleider
Petra Pouwelsen
Tweede projectleider
Astrid Suurmeijer
Projectsecretaris
Rick Veenendaal
Voormalig manager Facilicom
Henk de Vries
Inkoopadviseur
Jan Walrecht
Voormalige wethouder
Guido van der Veen
Projectontwikkelaar Van Wijnen
Anno van der Werf
Directeur technische zaken Van Wijnen Noord
Raadsleden: Gerda de Vries (FNP) Jeltje Hoekstra-Sikkema (VVD) Rein de Jong (CU) Harry Nouta (CDA) Frans Westra (PvdA)
Pagina 31
Bijlage 3 Uitnodiging groepsgesprek raadsleden De vragen aan de raadsleden in het groepsinterview over de brede school te Joure In de klankbordgroep van het rekenkameronderzoek naar de brede school is afgesproken dat er een collectief interview zal worden gehouden met vertegenwoordigers van fracties. De bijeenkomst vindt plaats op 9 april as. (18:30-20:00 uur; gemeentehuis Joure). Hieronder treft u de vragen die in het interview centraal staan. Het gesprek zal worden geleid door de voorzitter van de rekenkamercommissie. Voorts zijn van de kant van de rekenkamer de secretaris en de twee onderzoekers aanwezig. Uit de twee aan u voorgelegde tijdlijnen (de uitgebreide en de gecondenseerde) blijkt wat betreft de aanpak van een nieuw gebouw voor de brede school ondermeer het volgende. 1. 6 juni 2006: in een notitie wordt aangegeven de mogelijkheid van bouwen via een PPS constructie. 2. 28-3-2007: raad besluit brede school te bouwen aan de Julianalaan, met als uitgangspunt PPS constructie. 3. In de raad van 1 juli 2009 wordt , na een amendement van de PvdA, CDA en VVD, besloten om de brede school te Joure te bouwen door middel van een innovatieve aanbesteding. 4. In het raadsvoorstel wordt de innovatieve aanbesteding door het college niet onderbouwd. Uit de interviews komt naar voren dat het besluit om voor de bouw van de brede school innovatief aan te besteden geïnitieerd is vanuit de gemeenteraad. Deze discussie lijkt gestart na een werkbezoek van raadsleden aan een wegenproject in Sneek. Vragen voor het groepsinterview. 1. welke rol heeft het werkbezoek aan Sneek gespeeld bij het besluit van de raad om innovatief aan te besteden? 2. Welke overwegingen stonden bij die keuze destijds op de voorgrond? 3. Wat was daarbij de rol van het college? 4. Is de raad in voldoende mate geïnformeerd geweest in het verdere proces van de aanbesteding en met name op de momenten waarop expliciete raadsbesluiten noodzakelijk waren? 5. Zijn de tijdlijnen volledig? Zijn er belangrijke processtappen niet beschreven?
Pagina 32
Bijlage 4 Samenstelling klankbordgroep Vanuit de raad: Frans Westra Rindert de Bruin Rein de Jong Jeltje Hoekstra Gerda de Vries griffier Beent Keulen Vanuit de Rekenkamercommissie: Peter Polhuis Jane de Jong Wiebe Hoekstra
Pagina 33
Bijlage 5 Betrokkenen die een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend Naam
Functie
R. Brandsma
Controller Primus
M. van Dijk-de Boer
Destijds projectsecretaresse
J.W. Fanoy J. Fennema
directeur SKIK
J. Hakse
Destijds directeur Primus
G. Heerschop
Boven schoolse directeur CBO Meilan
R. Hendriks
Stedenbouwkundige bureau DAAD
I. Hensen
Financieel consulent OPPS
A. Jonker
Raad van bestuur Primus
T. Mars T. van der Mast
Beleidsmedewerker onderwijs Skarsterlân
H.A. van der Molen
Projectleider
J. Posthumus
Directeur Toanhus
S.J. Seffinga
Voorzitter College van Bestuur CBO Meilân
T. Stegenga
Directeur MIKS
M. Straatman
Advocaat/jurist via OPPS
J.A.F.A. Timmermans
Directeur Welstand (Hus en Hiem)
R. Wagenmakers
Directeur Zuiderveld/LL skoalle (Primus)
Pagina 34
Bijlage 6 Belangrijkste documenten
Pagina 35
