CMC minősítés Kovács László Intézmények, társaságok összevonása a közszolgálatban
Budapest, 2008. március 18.
Tartalom
2
Intézmények, társaságok összevonásának kritikus pontjai
Összevonások végrehajtása
Új szervezet működésének integrációja
A közszolgálati szektor számos területén került sor összevonásokra az elmúlt időszakban Nyomás az állami szervezetek irányába, hogy változtassanak a jelenlegi működésen
Költségvetési kényszer
Oktatási Hivatal kialakítása
Közlekedési Hatóság kialakítása
Állami vagyonkezelés MNV Zrt. Rendőrség és Határőrség összevonása
Intézményi funkciók összevonása
3
Hatékonyabb feladatellátás és irányítás
Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal kialakítása Intézmény összevonások iskolák
Kormányzati ellátás KSzF Irányító hatóságok integrációja az NFÜ-be
Magyar Közút Kht. kialakítása
Önkormányzati vagyonkezelés holdingok kialakítása
Számos összevonás tapasztalata mutatja, hogy „lehetett volna jobban is csinálni”
4
Az összevonás által elérendő célok nem rögzítettek.
Nem helyeznek elegendő hangsúlyt az előkészítésre.
Nincs előre kidolgozott feladat és ütemterv, menetközben alakul ki.
A kulcsvezetők kiválasztása az összevonás végére sem mindig történik meg.
A jogi, szabályozási és számviteli feladatokra összpontosítanak.
Az összevonással az integrációt befejezettnek tekintik.
A legtöbb sikertelen tevékenység összevonás a rosszul menedzselt integrációs folyamatra vezethető vissza
Hatékonyságjavulás 21 % Hatékonyságcsökkenés 43% Nincs változás 36%
Az összevonás legtöbbször az integráció gyenge menedzselése miatt válik sikertelenné!
A válaszadók százaléka
A tevékenység összevonási projektek háromnegyede nem hozza a várt eredményeket!
57%
30% 17%
Stratégia
Forrás: Jansen 2000: Post Merger Integration in Deutschland. 5
Tranzakció
Integráció
Forrás: Habeck et al. 2000: After the merger. Financial Times
A szervezetek és tevékenységek összevonása során számos hiedelem él a döntéshozókban Döntés ….
….
….
…
Az intézmények integrációja, a céljával ellentétben számos esetben vezet hatékonyság és minőség romláshoz! Ennek okai, hogy… z z
Integrált szervezet Alapt.
HR
Pü
Számv
…
Az integrált szervezetben a feladatokat együttesen kell megszervezni.
A támogató területek célja hatékony, standard szolgáltatás biztosítása.
A szolgáltatások biztosítása történhet saját kapacitásokkal és piaci partnerek bevonásával.
6
z
…a tevékenységek egyszerű összevonása nem csökkenti a feladatot. …jelentős szervezeti ellenállást szül, és a munkatársak „bebizonyítják”, hogy az intézményi integráció nem hatékony. …a valóban hatékonyabb működéshez szükséges infrastrukturális feltételek megteremtése elmarad vagy késik.
Az intézményi összevonás akkor vezet hatékonyságnövekedéshez, ha az integrált intézmény… …tevékenységei, felelőssége és elszámoltathatósága világosak. …standard, világosan definiált folyamatok mentén működik. …folyamatait egységes informatikai rendszer támogatja.
Tartalom
7
Intézmények, társaságok összevonásának kritikus pontjai
Összevonások végrehajtása
Új szervezet működésének integrációja
Az összevonások előkészítése időben és ráfordításokban is megtérül a munka előrehaladásával Tevékenység ráfordításai (2005.) Tevékenység megnevezése
Szervezet alapvető újragondolá sa Működési hatékonysá Működés g javítása folytonossá gának fenntartása, az elődszervez etek megszüntet Funkciók ése elkülönülés e
Infrastrukturális jellegű tevékenységek Takarítás Ingatlan őrzés-védelem Portaszolgálat Karbantartás, TMK Ingatlanfejlesztés (felújítás, beruházás) Vagyongazdálkodás, ingatlanhasznosítás, bérbeadás Ingatlanokhoz kapcsolódó nyilvántartás vezetése Kézbesítés Beszerzés-ellátás Közbeszerzés (központosított is), egyéb beszerzés Készlet- és eszközgazdálkodás, pótlás Raktározás Gépjármű üzemeltetés (személy- és teherszállítás) Költöztetés Eszközökhöz kapcsolódó nyilvántartások vezetése Informatika és telekommunikáció Munkaállomások üzemeltetése Hálózat üzemeltetése (szerverek, hálózati eszközök) Szoftverek üzemeltetése (operációs rendszerek, irodai alkalmazások, levelezés, vírusirtók, Internet és Intranet, felhasznhálók adminisztrálása)
Az ….. szervezetének felépítése az integrált vagyonkezelést szolgálja, ne a jelenlegi szervezetek struktúráinak összetolását. Az átfedő feladatok esetében szervezeti felépítés biztosítsa a feltételeit a szakmai integráció megvalósításának.
Tevékenységet végző létszám (fő) 0,5
Munka- és egészségvédelem (tűz-, baleset-, katasztrófavédelem) Analitikák vezetése Egyéb szakmai szolgáltatások Ügyfélszolgálat működtetése Pályázati tanácsadás, pályázati iroda Jogi képviselet és tanácsadás (munkajog, polgári jog, szerzői jog) Minőségfejlesztés, belső ellenőrzés (ISO, FEUVE) Továbbképzés, fejlesztés Marketing, reklám
Az integráció végrehajtása közben, illetve a feladatok átadás-átvételét követően is biztosítani kell a vagyonkezelés folytonosságát, a folyamatban lévő ügyek végrehajtását, valamint gondoskodni kell az elődszervezetek megszüntetéséről, a 2007. december 31-i fordulónappal történő végelszámolásáról, a feladatok átvételéről.
Személyi (bér + járulékok) (ezer Ft)
242
985
604
186
Tevékenység ráfordításai (2006.)
Egyéb (ezer Ft)
Anyagjellegű (ezer Ft)
5310 1673
Személyi (bér + járulékok) (ezer Ft)
222
1065
588
491
Egyéb (ezer Ft)
Átmeneti modell
1
1640
1
1839
1832
…….. felelős vezérigazgatóhelyettes
Kockázat megnevezése
Érintett team
Kockázat kezelhetősége
Teljes projektszervezet részben kezelhető
Termékfejlesztési team, Szervezet és folyamatok team
részben kezelhető
Kockázatfelelős
3 1
5340 1448
3,5
4612
vállalkozó
4 442
A januári kiírások előkészítése kapjon prioritást, míg a kereskedelmi bankokkal történjen meg a kapcsolatfelvétel.
vállalkozó
488 265
4145
2557
A rendelkezésre álló akciótervek nem tartalmaznak pontos mennyiségi és értékbecslést, a jogosultsági kritériumok nem kellően pontosak, valamint szakmailag egy-egy kérdésben a gyakorlati szempontok nem jelennek meg.
Termékfejlesztési team
részben kezelhető
nagy hatású
A termékfejlesztés aktív jelenléte az akciótervezésben, a szakmai kifogások kommunikálása.
Kulcs szereplők (vezetők) 4. kinevezése nem történik meg időben
Amennyiben a kulcsszereplők (jövőbeli vezetők) kinevezése nem történik meg november közepéig, az veszélyezteti a munka sikeres végrehajtását, a részleteket érintő döntések késve születnek meg, azokat utólag korrigálni kell.
Szervezet és folyamatok team
jól kezelhető
nagy hatású
Kulcsterületek esetében legyen meg a felelős vezető, aki alatt a további vezetők megnevezése várathat magára. Ki kell jelölni a kulcsterületeket!
Az eljárásrendek kialakításához a 5. jogszabályi háttér kialakítása elhúzódik
Az ..... eljárásrend kialakításának előfeltételül szolgáló jogszabályi háttér kialakításának az elhúzódása nem teszi lehetővé, hogy a folyamatok előkészítése olyan ütemben haladjon előre, hogy a jövő év elején szabályozott keretek között elinduljon a működés.
Akciótervek kidolgozása nem 3. elégséges a kiírások elkészítéséhez
Amennyiben az integrálandó szervezetek szervezeti A szervezetek (főként hazai) …….. átvilágítása során kiderül, hogy nagyobbrészt a hazai gyakorlatot tekintve jelentős eltérésekkel hajtják végre a 6. gyakorlatában jelentős eltérések támogatásközvetítési feladatokat, akkor a mutatkoznak. hatékonyságjavításra nincs lehetőség év elejéig. Amennyiben a hazai pályázatok kezelésének Hazai pályázatok kezelésének finanszírozási forrása és a finanszírozás módja nem kerül 7. finanszírozási forrása és a meghatározásra időben, az egyrészt veszélyezteti az üzleti finanszírozás módja nem tisztázott. tervezést, másrészt a feladatok ellátását.
Szervezet és folyamatok team
részben kezelhető
nagy hatású
Gazdálkodási team
részben kezelhető
nagy hatású
Tárgyalás kezdeményezése a …..., a várható feladatok finanszírozási igényének meghatározása.
….. team
nem kezelhető
nagy hatású
Szükséges jogszabályi változtatások megfogalmazása, a hazai termék és piaci tapasztalatok összefoglalása.
Termékfejlesztési team
részben kezelhető
közepes hatású
Termékfejlesztés keretében a méretgazdaságosság feltételeinek megteremtése, valamint a finanszírozási keretek bővítése.
Projektvezetés
jól kezelhető
nagy hatású
A …... termékek kidolgozásához rögzíteni kell az uniós és hazai feltételrendszert ahhoz, hogy a termék- és eljárásrend fejlesztése határidőre és elvárt tartalommal elkészüljön. Mindehhez elő kell készíteni a külső piaci szereplők bevonását.
Bankok részéről nincs megfelelő 9. érdeklődés a folyamatban való részvételre.
A pénzügyi szolgáltatók miután átfogóan tájékozódnak a...... jogszabályi, eljárásrendi és finanszírozási feltételeiről, nem lesznek érdekeltek a ....... való részvételben. Ez veszélyezteti azt a szándékot, hogy a pénzügyi szolgáltatók bevonásra kerüljenek az eljárásokba.
11. Projekten belüli kommunikáció
A projekt során kiemelt fontosságú figyelemet szükséges fordítani mind a külső érintettekkel, mind pedig a belső érintettekkel kapcsolatos kommunikációra. Hiányos vagy nem megfelelő kommunikáció esetén minden team munkája lassulhat. A projektről kifele nem egységes a kommunikáció, esetlegesen olyan részanyagok szivárognak ki, amelyek veszélyeztetik a ….. megítélését, a projekt sikerességét.
Projektvezetés
jól kezelhető
közepes hatású
A beintegrálandó szervezetek eltérő szervezeti kultúrával rendelkeznek. Ezen kultúrák összeillesztése hosszú folyamatot vesz igénybe. A változáskezelés hiányában az új szervezet megfelelő és hatékony működését nagy mértékben gátolhatja. Veszélyt jelent, hogy a munkavégzés egységesítésének hiányában nem valósul meg a szervezetek migrálása. Az üzleti tervben a feladat és finanszírozása nem jelenik meg.
Projektvezetés
jól kezelhető
nagy hatású
13.
Változáskezelés: egységes szervezeti kultúra kialakítása
Ütemterv a hazai gyakorlat egységesítésének a végrehajtására. Hatékonyságjavítás célértékének meghatározása.
I. Pro jektszerű működés bi ztosítása
Kezdés Thu 07.01.25
Bef ejezés Fri 07.06. 29
Mon 07.02. 26
Thu 07.05.31
Projektszerű működési kialakítása
Mon 07.02. 26 Mon 07.03. 12
8
Projektmenedzsment fel adatok ellátása
Mon 07.03. 12
12 13 15
Gazdasági igazgató
Vezető kiválasztás
Kialakítandó működési modell
Átmeneti a végleges modell
….. kezelése
Önálló terület a végleges modellben
II. Szervezet kialakítása A kulcspozíci ókat betöltő vezetők kiválasztása Szervezet és működés tervezés
Tue 07. 02.20
Fri 07.06. 15
Mon 07.03. 12
Fri 07.03. 30
Tue 07. 02.20
Mon 07.03. 12 Mon 07.04. 30
Működés, folyamatok tervezése
Tue 07. 02.20
Thu 07.05.31
Támogató területek felülvi zsgálata
Tue 07. 02.20
Fri 07.05. 04
39
Összevont alaptevékenységi területek felülvizsgálata Beszerzési folyamat átalakí tása
Tue 07. 02.20
Fri 07.05. 04
Mon 07.03. 12
Thu 07.05.31
54 55 56 60
Ál talános működ és szabályozás III . Működés személyi fel tételeinek megteremtése Létszámtervezés Szerv ezeti egy ségek létszámigény ének meghat ározása Egységes j avadalmazás kialakí tása Munkajogi audit
63
Admi ni sztratí v átvétel
66
Átvett munkatársak mun kaköri leí rásainak elkészítése
February March 01.22 02.12 03.05
April 03.26
May 04.16
05.07
June 05.28
July 06.18 07.09
Igazgatóság
Projektadminisztráció
Projektvezető
Projekt Irányító Bizottság
Fri 07.06. 15
Szervezet tervezés
34 35
43
January 01.01
Wed 07. 05.02
Fri 07.06. 15
Mon 07.03. 19
Thu 07.05.31
Mon 07.04. 02
Fri 07.05. 11
Mon 07. 04.23
Fri 07.05.11
Mon 07.04. 02
Fri 07.05. 04
Mon 07.04. 23
Thu 07.05.31
Mon 07.05. 21
Thu 07.05.31
Mon 07.03. 19
Fri 07.05. 25
……… team
Szervezet team
Gazdálkodási team
Infrastruktúra team
Jogi team
Humán erőforrások team
Teamvezető: ….
Teamvezető: …..
Teamvezető: ….
Teamvezető: ….
Teamvezető: ……
Teamvezető: ….
Tagok: …….
Tagok: …….
Tagok: …….
Tagok: …….
Tagok: …….
Tagok: …….
Műszaki és ellátási szolgáltatásokra érvényes szerződések No
A teamek munkáját érintő döntések, megállapodások, feltételek folyamatos kommunikációja. Folyamatos kapcsolattartás a teamvezetőkkel.
Szerződés tárgya
Szerződés értéke Bruttó eHUF/év
Szerződés kelte
Szerződő partner (cím, telefon)
Nettó eHUF/év
1 2 3
Titoktartási nyilatkozatok aláírása, a kifele megvalósuló kommunikáció központosítása és szabályozása írásban.
4 5 6
Változáskezelésre feladatterv és finanszírozási terv összeállítása. Az egységes végrehajtás és szervezeti migráció "erőltetése". A vezetők ösztönzésébe a VTk szervezeti kultúra erősítésének a beépítése.
7 8 9 10 11
14.
Nem beköltözhető időben az irodaház
Amennyiben nem beköltözhető időben a ….. vezetése számára az irodaház, az nagy mértékben veszélyeztetheti a 2007. január 1-ei migráció tényleges végrehajtását, valamint plusz terheket jelent a szervezet számára alternatív elhelyezés megoldása.
Infrastrukturális team részben kezelhető
nagy hatású
12
Vészforgatókönyv készítése arra az esetre, amikor az összeköltözés január 1-ével nem megvalósítható.
13 14 15
Kockázatok elemzése, értékelése
8
Feladat- és ütemterv kidolgozása
Vezérigazgató
Fizikai integráció végrehajtása teljes körűen év végéig
Átmeneti modell + végleges modell
Egyből végleges modell
Az értékesíthető Nem önálló terület a végleges vagyonelemek kikerülnek a modellben …. kezeléséből
Általános vezérigazgató-helyettes
Fizikai integráció végrehajtása a végleges működési modell bevezetésével
Fizikai integráció részleges végrehajtása év végéig (törzskar, támogató-, szakmai szolgáltató területek)
Működési modell kialakítása
Thu 07.05.31
16
53 közepes hatású
Feladatok Egységes vállal at feláll ítása
…… felelős vezérigazgatóhelyettes
Döntési pontok
3
46 Szervezet és folyamatok team, jogi részben kezelhető team
A …... termékek eljárási és 8. intézményi feltételei nem tisztázottak
12. Projekten kívüli kommunikáció
A jogszabályokra vonatkozó …. vélemények megfogalmazása és hatékony lobbi folytatása.
2
……. felelős vezérigazgató helyettes
2399
Due dilligence
ID 1
……. felelős vezérigazgatóhelyettes
Informatikai és nyilvántartási igazgató
1584
485
Intézkedési javaslat
Kijelölő kormányrendelet előkészítésében közreműködés.
nagy hatású
Általános vezérigazgatóhelyettes
Jogi igazgató
Kockázat hatása
nagy hatású
……… felelős vezérigazgatóhelyettes
5
Kockázat értékelése Kockázat rövid leírása
A munka végrehajtásához szükséges az integráció résztvevőinek hivatalos megerősítése, valamint ezen Szervezetek és feladatok kijelölése keresztül a ….. felhatalmazásának megerősítése. Ennek nem végleges pozitív hatása van a szervezeteken belüli bizonytalanság csökkentésére. Akciótervek elkészítése késik, így a termékfejlesztés, az eljárásrendek kialakítása, valamint a külső partnerek 2. Akciótervek elkészítése késik (kereskedelmi bankok) bevonásának előkészítése sem lehetséges időben.
…….. felelős vezérigazgató helyettes
460 57
Fizikai integráció végrehajtása
#
Ellenőrző Bizottsá g
Vezériga zgató
Törzskar
123
1929
475
Szakmai szolgáltató és támogató területek irányítása
1.
Igazg atósá g
Végleges modell
Vezérigaz gató
0,5
kapcsolt munkakör
Az …… szervezetében legyen biztosított a stratégiai és operatív feladatok szétválasztása, valamint a szakmai, a szakmai támogató és a támogató funkciók elkülönülése.
Döntéshozói célok, elvárások rögzítése
Ellenőrz ő Bizottsá g
Igazgatóság
5651 4071 Törzskar
Telefonok, mobiltelefonok, központok, alközpontok üzemeltetése Gazdasági és munkaügyi adminisztráció Pénzügyi-számviteli adminisztráció x Bérszámfejtés Munkaügyi adminisztráció
Az integráció eredményeként az …… a ……. tevékenységet hatékonyabban lássa el, mint az elődszervezetek: az új szervezet keretei között az azonos és összefüggő ügyek együttes kezelése, standard folyamatok kialakítása, a szinergiák kihasználása révén javul a működés hatékonysága és a rendelkezésre álló erőforrás felhasználása.
Anyagjellegű (ezer Ft)
vállalkozó
Összevonás végrehajtása
Az összevonás egyik kulcspontja, hogy a végrehajtásban már a kijelölésre kerüljenek a kulcsvezetők Vezető testület
Projektadminisztráció
Projektvezető
Projekt Irányító Bizottság
Alaptevékenység team
Szervezet team
Gazdálkodási team
Infrastruktúra team
Jogi team
Humán erőforrások team
Az alaptevékenységhez kapcsolódó változások koordinációja, végrehajtása.
A szervezet kialakítása (munkamegosztás, felelősségekhatáskörök). Főbb folyamatok meghatározása, szabályozása.
Az integrált vállalat gazdálkodási feladatainak kialakítása, üzleti terv összeállítása.
Az integrált szervezet működéséhez szükséges infrastruktúra biztosítása (IT is)
Az integrációhoz kapcsolódó jogi feladatok koordinációja, szakmai támogatása.
Az integrációhoz kapcsolódó humán kérdések kezelése, kidolgozása.
Integrálódó szervezetek munkaszervezete, amely részt vesz az összevonás végrehajtásában.
9
Tartalom
10
Intézmények, társaságok összevonásának kritikus pontjai
Összevonások végrehajtása
Új szervezet működésének integrációja
Az összevonást követően kerül a vezetés abba a helyzetbe, hogy elindítsa a működés integrációját Összevonás végrehajtása
Stratégia alkotás
Folyamatok integrációja
Teljesítménymenedzsm. kiépítése Szervezet finomhangolása Infrastruktúra integrációja
11
Szerződés konszolidáció
Az összevonások esetében kritikus kérdés, hogy az új szervezet kialakításával párhuzamosan a működés integrációja is elvégezhető-e
Összevonás végrehajtása
12
Az összevonás során már meg kell határozni, hogy kiket kíván átvenni a szervezet. Ez egyben tekinthető felmondási oknak is. Az összevonás során a belülről kiválasztott vezetők többnyire két szerepet töltenek be, irányítják saját szervezetüket, illetve vezetik az összevonást. A működőképesség fenntartása minden más tényezőnél előrébb való.
Működés integrációja
Az összevonás során már szükséges számos területen elindítani az integrációt z
Pénzügy-számvitel
z
Javadalmazási rendszer
z
Informatikai infrastruktúra
z
Szabályozás
A stratégia hiányában nehezen indítható el a működés átalakítása.
A vezetőknek „képbe kell kerülniük” a szervezetükről, feladataikról.
Az integrációt alapvetően három fázisra lehet bontani, amelyek következetes végrehajtásával az összevonás sikeres lehet
Előkészítés, tervezés
13
Első fázis során az integráció megtervezése és előkészítése a cél
Összevonás
Az összevonás során cél a jogi, számviteli és humán összevonás végrehajtása a működőképesség megtartásával
Integráció
Az összevonást követően cél a működés hatékonyságának és eredményességének a javítása
