Cliëntenraad Reinier de Graaf
JAARVERSLAG 2013 Versie: 1 juli 2014
Inleiding Het jaarverslag van de Cliëntenraad van het Reinier de Graaf ziekenhuis wordt hierbij voor de eerste keer als publicatie aan een ieder aangeboden. Dit jaarverslag is een verdere uitwerking van de informatie die is opgenomen in het financieel jaarverslag van het Reinier de Graaf totaal. Wij vinden belangrijk dat onze achterban, de groep (potentiele) patiënten van het Reinier de Graaf, kan lezen over onze werkzaamheden. Hiermee leggen wij verantwoording af over onze inzet. Dit jaarverslag bevat een overzicht van onze activiteiten en de achtergronden van het proces waar de Cliëntenraad in handelt. Door alle onderwerpen heen staat de focus op de patiënten, de zorg, centraal. De Cliëntenraad leden van Reinier de Graaf groep zijn: Leyla In, voorzitter Hans Witjens, secretaris John Aarssen, vice voorzitter Harm Teunissen Ceciel Turkenburg Ellis Remmerswaal Jacqueline Landman, ambtelijk secretaris
Ontwikkelingen in 2013 De Cliëntenraad is in 2013 voortgegaan op de weg die in 2011 werd ingeslagen en in 2012 is uitgestippeld. De aandachtspunten zijn de communicatie met haar achterban, profilering intern en extern en de momenten van advisering en facilitering van de ondersteuning. Het is gewoner geworden dat wij deelnemen aan diverse overleggen, onder andere met het management van de afdeling Facilitair Bedrijf, met het Verbindingsteam en met de Klankbordgroep Nieuwbouw. Einde 2012 hebben een aantal leden afscheid van de Cliëntenraad genomen. Dit leidde tot het inzetten van werving van nieuwe leden. Aan het einde van de zomer in 2013 zijn wij als groep verder gevormd door de start van twee nieuwe leden. Met deze “nieuwe” groep hebben we aandachtsgebieden bepaald en verder ingevuld. Deze aandachtsgebieden zijn verdeeld over de leden in tweetallen. Dit is een bewuste keuze geweest, om de continuïteit te waarborgen en kwetsbaarheid te beperken. Wij zetten ons nu in voor de volgende portefeuilles: Communicatie / interne en externe contacten / diverse patiënten groepen Kwaliteit / veiligheid / zorg Financiën / fusie Facilitaire zaken / gastvrijheid Algemene en interne zaken Bouw / nieuwbouw In december 2013 was de samenstelling van de Cliëntenraad: 3 vrouwen en 3 mannen 4 personen van 60 jaar of ouder, 2 personen tussen 40 en 50 jaar 5 autochtonen, 1 allochtoon 4 leden nog werkend en 2 leden gepensioneerd
Als Cliëntenraad werken wij samen met mensen van het Reinier de Graaf in diverse overlegstructuren. Zo hebben wij vrijwel elke vergadering de directeur Jaap van den Heuvel als gast. Hij beantwoordt waar mogelijk onze vragen en hij geeft ons informatie over de actuele bedrijfsprocessen. Ook meerdere keren per jaar hebben de portefeuillehouders overleg met de manager van het Facilitair Bedrijf en is er afstemming over onderwerpen zoals parkeren, catering, telefonie, en gastvrijheid. Verder is een lid van de Cliëntenraad vaste deelnemer in de Klankbordgroep Nieuwbouw, waar de voortgang wordt besproken en uitdagingen worden gedeeld. In 2013 heeft de Cliëntenraad: 10 keer een vergadering gehouden 5 adviezen uitgebracht aan de Raad van Bestuur 5 spiegelgesprekken bijgewoond De vergaderingen van de Cliëntenraad zijn gewoonlijk op woensdag ochtend tussen 9:00 en 12:00 uur. Van de leden is de verdeling voor de zittingstermijn: 1 persoon in tweede termijn, 5 personen in eerste termijn (waaronder 2 nieuwe leden).
Communicatie Jaarlijks hebben wij afstemming over lopende zaken met ook andere functionarissen, die in hun werk ook de belangen van patiënten raken. Gesprekken vinden plaats met de kwaliteitsfunctionaris, de financieel manager, het dagelijks bestuur van Bestuur Medische Staf en Ondernemingsraad en ook met de klachtenfunctionaris. In het afgelopen jaar is vorm gegeven aan de pagina voor de Clientenraad op de website van Reinier de Graaf. Hier vindt u nu algemene informatie, maar ook het werkplan en de biografieën van de verschillende leden. De organisatie heeft in 2013 ook een nieuw intranet gekregen, Reiniernet. Binnen dit intranet heeft de Clientenraad ook een eigen groepspagina, waar medewerkers meer informatie kunnen vinden en we verbinding met elkaar kunnen maken.
Verbindingsteam Met hoge regelmaat heeft een lid van de Cliëntenraad deelgenomen aan het overleg van het Verbindingsteam, waarin medewerkers uit diverse afdelingen van het Reinier de Graaf ook deelnamen. De activiteiten van het Verbindingsteam stonden onder leiding van Dick van Duijn, tevens één van de centrummanagers. Ambitieus, patiëntkennis; compassie en empathie; meest verbonden; professioneel. Dit zijn de vijf kernassociaties van het Reinier de Graaf. Een kernassociatie is de ervaring van de patiënt over onze kernwaarden. Dit zijn de onderwerpen, welke zijn besproken in het verbindingsteam.
Lean Sigma. Naar aanleiding van de notitie Lean Sigma en de invoering hiervan heeft een delegatie van de Cliëntenraad een gesprek gehad met de trekkers van dit project. Onderwerp punten uit notitie, ontwikkeling, lopende zaken en behaalde resultaten. Dit alles bezien vanuit patiënten belang.
Bestuur Medische staf. Op initiatief van de Cliëntenraad zijn er dit verslagjaar twee gesprekken gevoerd met het bestuur van de medische staf. In deze gesprekken is de zienswijze van de CR besproken Dit werd ondersteund door het bestuur van de medische staf. Zij vinden, dat de patiënt betrokken moet worden bij het beleid.
Fusie. De CR is uiteraard advies gevraagd over de bestuurlijke samenwerking met Haga. Vanuit de organisatie is de CR ruim voldoende geïnformeerd om positief te kunnen adviseren over deze fase van de samenwerking. Vooruitlopend op een toekomstige samenwerking heeft de CR contact gehad met de CAR van het HAGA ziekenhuis. Meningen en visie zijn uitgewisseld, wat vooralsnog geresulteerd heeft in de afspraak, dat we ons richten op de eigen locatie inzake patiënten behartiging.
Financiën De cliëntenraad volgt hierbij de gehanteerde Planning & control cyclus. De ter beschikking gestelde documenten worden op voor de patiënten relevante onderdelen besproken met medewerkers van Reinier de Graaf. Op deze wijze wordt de basis gelegd voor de uit te brengen adviezen. De heer Rob de Rijke, manager Financiën, heeft aan de Clientenraad een presentatie verzorgd over de ontwikkelingen van de DBC. Waar komen we vandaan en waar gaan we naar toe. Hierdoor kregen we meer duidelijk waar de uitdagingen voor dit ziekenhuis liggen.
Nieuwbouw In de periode tot de ingebruikname van het nieuwe ziekenhuis op naar verwachting 1 september 2015 vinden regelmatig bijeenkomsten plaats waarin over de voortgang van het project wordt gesproken. Zo participeert de cliëntenraad in de klankbordgroep, waardoor een bijdrage wordt geleverd aan het verbeteren van de omstandigheden waarin de patiënten in de te realiseren nieuwbouw komen te verkeren. In dat kader heeft een lid van de Cliëntenraad meegewerkt aan een beoordeling van een opgestelde Mock up kamer. In het overleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur wordt regelmatig de voortgang van het project besproken.
Facilitair Op aanvraag heeft de Cliëntenraad gekeken naar de business case voor het uitbesteden van de schoonmaak activiteiten. Na diverse overwegingen en overleg met de manager Facilitair Bedrijf is hierover positief advies gegeven. In het voorjaar van 2013 hebben enkele leden van de Cliëntenraad deelgenomen aan het interview met de auditoren voor Gastvrijheidszorg met Sterren en aansluitend een bezoek gebracht aan het Congres hierover in Ede. In relatie tot de nieuwbouw activiteiten hebben enkele leden ook deelgenomen aan werkgroepen en meegedacht en gesproken over bijvoorbeeld bedkamers, de hoogte van balies bij de poliklinieken, en wayfinding.
Gastvrijheid Met de Raad van Bestuur zijn afspraken gemaakt, dat buiten veiligheid, kwaliteit en doelmatigheid de invalshoek gastvrijheid bij de adviesaanvragen eveneens wordt gehanteerd. Zo is er ook actie genomen om: Afspraken te maken over regulier overleg met de manager Facilitair Bedrijf. Besproken onderwerpen waren parkeerbeleid, vrijwilligersbeleid, telefonische bereikbaarheid, interpretatie van resultaten tevredenheidsonderzoeken. Kennismakingsgesprekken te realiseren met cliëntenraden van het Vlietland Ziekenhuis en Sint Franciscus ziekenhuis. Meer aandacht te geven aan de doelgroep sociaal kwetsbare ouderen. Deel te nemen aan de open dag in locatie Voorburg.
